Banco Central Europeu — Conservação e abertura ao público dos arquivos históricos

SÍNTESE DE:

Decisão (UE) 2023/1610 que cria os arquivos históricos do Banco Central Europeu e altera a Decisão BCE/2004/2 (BCE/2023/17)

QUAL É O OBJETIVO DESTA DECISÃO?

A decisão estabelece as normas internas relativas à conservação* e à abertura ao público dos arquivos históricos do Banco Central Europeu (BCE)* destinados aos mesmos.

PONTOS-CHAVE

O Regulamento (CEE, Euratom) n.^o 354/83 estabelece a obrigação de cada instituição da União Europeia (UE) instituir os seus arquivos históricos e torná-los acessíveis ao público uma vez decorrido o prazo de 30 anos a contar da data de criação de um documento.

A decisão estabelece as normas internas para o BCE no que se refere à identificação dos documentos nos arquivos do BCE* que serão conservados nos seus arquivos históricos e disponibilizados ao público. Contém, além disso, regras relativas ao respeito dos direitos das pessoas no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais.

Identificação de documentos nos arquivos do BCE

O BCE deve:

identificar quais os documentos incluídos nos seus arquivos que devem ser conservados e quais os documentos sem valor administrativo ou histórico que devem eliminados;
conservar os documentos que:
- forneçam provas da fonte de autoridade, da fundação, da organização e do funcionamento do BCE e dos seus antecessores*, do Sistema Europeu de Bancos Centrais (SEBC), do Eurosistema, bem como de quaisquer comités, grupos de trabalho e grupos de missão pertinentes;
- contribuam substancialmente para o conhecimento e a compreensão:
  - dos Estados-Membros cuja moeda é o euro e/ou das suas instituições e dos seus cidadãos;
  - do impacto das atividades do BCE e dos seus antecessores e/ou do SEBC e do Eurosistema na conjuntura externa;
  - da interação de pessoas e organizações com as instituições e organismos da UE;
  - aspetos da cultura empresarial do BCE e dos seus antecessores;
decidir sobre a desclassificação de documentos classificados* no prazo de 25 anos a contar da data da sua criação. Se o BCE decidir desclassificar os documentos, é-lhes atribuído o estatuto de ECB-PUBLIC. Se o BCE decidir não desclassificar tais documentos, deve reexaminá-los, pelo menos, de cinco em cinco anos;
informar as pessoas singulares ou coletivas antes da desclassificação de um documento suscetível de prejudicar os seus interesses comerciais, dando-lhes um prazo de, pelo menos, oito semanas para apresentarem resposta;
tornar acessíveis ao público, sempre que possível em linha:
- os documentos desclassificados herdados dos seus antecessores;
- os documentos desclassificados na sua posse, 30 anos após a data da sua criação, nas plataformas de comunicação em linha do BCE, sob reserva de determinadas condições.

Se não for possível tornar os documentos desclassificados, o BCE deve torná-los acessíveis aos requerentes nas instalações do BCE ou através da divulgação de uma cópia digital a pedido do requerente.

Os documentos são fornecidos na sua versão mais recente no formato e na língua em que foram criados.

Os bancos centrais nacionais (BCN) que sejam titulares de documentos arquivados pelos arquivos do BCE:

identificarão quais os documentos de arquivo do BCE na sua posse que devem ser conservados e quais os documentos que devem eliminados, de acordo com os mesmos critérios que o BCE;
decidirão se os documentos devem ou não ser desclassificados, o mais tardar, no prazo de 25 anos a contar da data da sua criação;
nos casos em que os BCN e o BCE possuam os mesmos documentos de arquivo do BCE, assegurarão que todas as suas decisões de desclassificação e as decisões adotadas por qualquer outra instituição com as quais tenham partilhado documentos do BCE estão em conformidade com as decisões tomadas pelo BCE;
não deverão tornar acessíveis ao público documentos desclassificados antes de decorrido o prazo de 30 anos a contar da data da sua criação.

As mesmas condições são aplicáveis se um BCN tiver partilhado documentos dos arquivos do BCE com terceiros.

Tratamento de dados pessoais

O BCE:

deve assegurar o cumprimento do Regulamento (UE) 2018/1725 relativo ao tratamento de dados pessoais por parte das instituições da UE (ver síntese);
pode sobrepor-se aos direitos das pessoas, como o direito de acesso, o direito à retificação, o direito à limitação do tratamento, a obrigação de notificar a retificação ou o apagamento de dados pessoais e o direito de oposição ao tratamento em caso de interesse público e de preservar a integridade dos arquivos históricos do BCE;
deve cumprir as garantias organizativas e técnicas quando se sobrepõe aos direitos das pessoas, o que significa que o BCE:
- adota procedimentos para proteger os dados pessoais (nomeadamente a eliminação e destruição sistemática de ficheiros que contenham dados pessoais);
- permite o acesso a documentos nos casos em que a existência de dados pessoais não possa ser determinada;
- não divulga dados pessoais sensíveis;
- adota medidas de pseudonimização e anonimização de dados pessoais.
não deve tornar acessíveis ao público os documentos dos arquivos que contenham:
- dados pessoais sensíveis ou dados relativos à privacidade e à integridade do indivíduo;
- dados pessoais relacionados com condenações penais e infrações; ou
- dados pessoais de crianças com menos de 13 anos, até 100 anos a contar da data da sua criação.

O BCE, na sua qualidade de responsável pelo tratamento de dados, deve:

informar as pessoas singulares ou coletivas sobre o facto de os documentos que contêm os seus dados pessoais poderem ser tornados acessíveis ao público como parte integrante dos arquivos históricos do BCE;
consultar o encarregado da proteção de dados antes de tomar uma decisão que se sobreponha aos direitos das pessoas;
registar quaisquer derrogações, bem como os fundamentos da derrogação, das regras em matéria de proteção de dados;
disponibilizar à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, mediante pedido, todos os documentos que contenham elementos factuais e jurídicos subjacentes.

Regras gerais

O BCE:

tem de conceder a sua autorização específica prévia a qualquer reprodução ou utilização para fins comerciais dos arquivos históricos do BCE ou das descrições desses arquivos, que é publicada nas suas plataformas de comunicações em linha;
publicar anualmente informação sobre as suas atividades de arquivo histórico através das suas plataformas de comunicação em linha;
deve instituir um grupo de coordenação dos arquivos históricos do BCE, composto por representantes do BCE e dos BCN para debater a aplicação das regras da decisão.

A decisão altera o Regulamento Interno do BCE estabelecido na Decisão BCE/2004/2 (ver síntese) para clarificar que os documentos pertencentes aos arquivos históricos do BCE apenas são acessíveis uma vez decorrido o prazo de 30 anos, salvo decisão em contrário dos órgãos de decisão.

A PARTIR DE QUANDO É APLICÁVEL A DECISÃO?

A decisão é aplicável desde 28 de agosto de 2023.

CONTEXTO

Para mais informações, consultar:

Arquivos (Banco Central Europeu).

PRINCIPAIS TERMOS

Conservação. O conjunto de atividades necessárias a assegurar a continuidade do acesso aos arquivos históricos do BCE e minimizar a perda de conteúdo informativo.

Arquivos históricos do BCE. Todos os documentos de valor histórico ou administrativo que fazem parte dos arquivos do BCE e foram selecionados para conservação permanente.

Arquivos do BCE. Todos os documentos, independentemente da sua natureza e suporte, que tenham sido elaborados ou recebidos pelo BCE, pelos seus antecessores ou pelos bancos centrais nacionais (BCN).

Antecessores do BCE. O Comité para o estudo da União Económica e Monetária, o Comité de Governadores dos Bancos Centrais dos Estados-Membros da Comunidade Económica Europeia, o Fundo Europeu de Cooperação Monetária e o Instituto Monetário Europeu.

Documentos classificados. Existem quatro categorias de documentos não públicos: ECB-SECRET, ECB-CONFIDENTIAL, ECB-RESTRICTED e ECB-UNRESTRICTED.

PRINCIPAIS DOCUMENTOS

Decisão (UE) 2023/1610 do Banco Central Europeu, de 28 de julho de 2023, que cria os arquivos históricos do Banco Central Europeu e altera a Decisão BCE/2004/2 (BCE/2023/17) (JO L 198 de 8.8.2023, p. 30-38).

Decisão 2004/257/CE do Banco Central Europeu, de 19 de fevereiro de 2004, que adota o Regulamento Interno do Banco Central Europeu (BCE/2004/2) (JO L 80 de 18.3.2004, p. 33-41).

As sucessivas alterações da Decisão BCE/2004/2 foram integradas no texto de base. A versão consolidada tem apenas valor documental.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.^o 45/2001 e a Decisão n.^o 1247/2002/CE (JO L 295 de 21.11.2018, p. 39-98).

Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.^o 354/83 do Conselho, de 1 de Fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (JO L 43 de 15.2.1983, p. 1-3).

Ver versão consolidada.

Decisão do Banco Central Europeu, de 4 de março de 2004, relativa ao acesso do público aos documentos do Banco Central Europeu (BCE/2004/3) (2004/258/CE).

Ver versão consolidada.

última atualização 27.10.2023