Gestão dos documentos de arquivo e dos arquivos da Comissão Europeia
SÍNTESE DE:
Decisão (UE) 2021/2121 relativa à gestão dos documentos de arquivo e aos arquivos
QUAL É O OBJETIVO DESTA DECISÃO?
A decisão estabelece regras relativas à preservação dos documentos utilizados no funcionamento e no trabalho quotidiano da Comissão Europeia, independentemente da sua forma, meio, antiguidade e localização, concretamente no que diz respeito:
As regras visam facilitar o intercâmbio de informação, fornecer provas das medidas tomadas, cumprir as obrigações legais e proteger o legado da Comissão.
PONTOS-CHAVE
Documentos de arquivo
Por «documento de arquivo» entende-se a informação recebida e criada sob a forma de documento, compilação de dados ou outra forma num suporte digital ou analógico, capturada num repositório oficial e gerida e conservada como elemento de prova e como ativo. Segundo as regras, o documento de arquivo deve ser:
- analisado a fim de determinar o sistema eletrónico de gestão a utilizar e em que sistema de repositório oficial deve ser conservado;
- criado em conformidade com os requisitos estabelecidos para o tipo de documento em causa;
- criado sistematicamente em formato eletrónico, com algumas exceções, ou digitalizado se o original estiver em suporte analógico; e
- conservado em repositórios eletrónicos oficiais.
Captura e registo
Os serviços da Comissão devem rever regularmente os tipos de informações criadas ou recebidas, a fim de identificar aquelas que devem ser «capturadas» num repositório eletrónico oficial.
- Os documentos de arquivo capturados não podem ser alterados, mas podem ser apagados ou substituídos por versões posteriores até que o processo a que pertencem esteja encerrado.
- Os documentos devem ser registados se contiverem informações importantes que não sejam de curta duração ou se puderem envolver atuação ou ações de acompanhamento.
Efeitos jurídicos das assinaturas eletrónicas, selos, carimbos temporais e serviços de envio registado
- A assinatura eletrónica é considerada legalmente equivalente a uma assinatura manuscrita.
- O selo eletrónico beneficia da presunção da integridade dos dados e da correção da respetiva origem.
- O selo temporal beneficia da presunção da sua exatidão e integridade.
- Os dados transmitidos com recurso a um serviço qualificado de envio registado eletrónico beneficiam da presunção de integridade dos dados, do remetente e da data e hora de envio e receção.
Validade e admissibilidade dos documentos
Considera-se que um documento satisfaz os critérios de validade ou de admissibilidade se:
- a pessoa de origem é identificada;
- o contexto do documento é fiável e o documento satisfaz as condições que garantem a sua integridade;
- o documento cumpre os requisitos estabelecidos na legislação da UE ou nacional aplicável;
- no caso de um documento eletrónico, o documento está criado de forma a garantir a integridade, fiabilidade e facilidade de utilização do seu conteúdo e dos metadados* que o acompanham.
Intercâmbio de informações
- Os dados e as informações devem ser disponibilizados e partilhados o mais amplamente possível no âmbito da Comissão, a menos que o acesso seja limitado por razões jurídicas.
- As direções-gerais (DG) e serviços equiparados devem assegurar que os seus processos sejam tão amplamente acessíveis quanto a sensibilidade do seu conteúdo o permita.
Armazenamento e conservação
O armazenamento e a conservação devem ser assegurados nas seguintes condições:
- os documentos de arquivo são conservados na forma sob a qual foram criados, enviados ou recebidos ou numa forma que preserve a autenticidade, a fiabilidade e a integridade do seu conteúdo;
- os conteúdos são legíveis durante todo o período de conservação por qualquer pessoa autorizada a aceder aos mesmos;
- os metadados que acompanham o documento devem indicar de forma clara a origem ou o destino do documento de arquivo e a data e hora da captura ou do registo dos documentos eletrónicos.
Conservação, transferência e eliminação
- O período de conservação das diferentes categorias é fixado para toda a Comissão por meio de instrumentos regulamentares.
- As DG devem avaliar quais as categorias de processos que são transferidas para os arquivos históricos da Comissão ou eliminadas.
- Os metadados são conservados como prova dos documentos e processos e da sua transferência ou eliminação.
- As informações classificadas como «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» ou com classificação superior não podem ser transferidas para o Serviço de Arquivos Históricos.
O Serviço de Arquivos Históricos da Comissão
O serviço:
- garante a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e o acesso aos documentos de arquivo, processos e arquivos;
- assegura a proteção material e a integridade dos metadados;
- coloca os documentos de arquivo e processos à disposição das DG e serviços equiparados, mediante pedido;
- procede, se necessário e em cooperação com as DG, a uma segunda análise de todos os documentos de arquivo, processos e arquivos transferidos;
- inicia a desclassificação de documentos classificados;
- abre os arquivos históricos da Comissão ao público após o termo de um prazo de 30 anos, com exceções relacionadas com a privacidade, os interesses comerciais e a propriedade intelectual;
- deposita os arquivos da Comissão abertos ao público nos arquivos históricos da UE, no IUE.
Os arquivos históricos da Comissão no IUE
- O IUE é o principal ponto de acesso aos arquivos históricos abertos ao público.
- A Comissão faculta ao IUE, sempre que possível, acesso a cópias digitalizadas de documentos de arquivo conservados num suporte analógico, bem como as descrições dos arquivos depositados. Promove a interoperabilidade entre os seus sistemas de arquivos e os do IUE.
Regras de execução
Compete aos diretores-gerais ou chefes de serviços criar a estrutura organizacional, administrativa, material e em matéria de pessoal necessária à aplicação da decisão e das respetivas regras de execução pelos seus serviços. Estas regras são regularmente atualizadas tendo em conta, nomeadamente:
- a evolução da gestão de documentos de arquivo e de arquivos, da investigação académica e científica e das normas;
- a evolução das tecnologias da informação e comunicação;
- a transparência, o acesso do público aos documentos e a abertura de arquivos ao público;
- a harmonização dos documentos de arquivo.
A PARTIR DE QUANDO É APLICÁVEL A DECISÃO?
A decisão é aplicável desde 6 de julho de 2020.
CONTEXTO
Para mais informações, consultar:
PRINCIPAIS TERMOS
Metadados. Informação que descreva o contexto, o conteúdo e a estrutura dos documentos de arquivo e a sua gestão ao longo do tempo para efeitos, nomeadamente, de recuperação, acessibilidade e reutilização.
PRINCIPAL DOCUMENTO
Decisão (UE) 2021/2121 da Comissão, de 6 de julho de 2020, relativa à gestão dos documentos de arquivo e aos arquivos (JO L 430 de 2.12.2021, p. 30-41).
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE (JO L 295 de 21.11.2018, p. 39-98).
Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (JO L 145 de 31.5.2001, p. 43-48).
Regulamento Interno da Comissão [(C(2000) 3614)] (JO L 308 de 8.12.2000, p. 26-34).
As sucessivas alterações do regulamento foram integradas no texto de base. A versão consolidada tem apenas valor documental.
Regras de execução da Decisão C(2020) 4482 relativa à gestão dos documentos de arquivo e aos arquivos.
última atualização 17.05.2022