Ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące zdecentralizowanych agencji regulacyjnych

KLUCZOWE ZAGADNIENIA

Każdy organ UE podlegający pod niniejsze rozporządzenie delegowane Komisji musi respektować poniższe zasady budżetowe.

• Jedność i rzetelność budżetowa:
  • budżet organu na każdy rok budżetowy musi służyć do prognozowania i zatwierdzania wszelkich dochodów i wydatków uznanych za niezbędne dla organu;
  • wszystkie dochody i wydatki muszą być zapisane w odpowiedniej linii budżetowej;
  • żaden wydatek nie może przekraczać kwoty środków zatwierdzonych w budżecie.
• Jednoroczność:
  • rok budżetowy ujęty w budżecie trwa od 1 stycznia do 31 grudnia;
  • specjalne zasady dotyczą traktowania środków na zobowiązania² oraz środków na płatności³;
  • jeżeli budżet organu nie zostanie przyjęty na początku roku budżetowego, płatności można dokonywać miesięcznie do maksymalnej wysokości jednej dwunastej kwoty środków zatwierdzonych w budżecie organu na poprzedni rok.
• Równowaga:
  • dochody i wydatki muszą znajdować się w równowadze;
  • organ nie może zaciągać pożyczek w ramach budżetu;
  • niewykorzystane środki otrzymane z budżetu UE należy zwrócić Komisji.
• Jednostka rozliczeniowa:
  • budżet sporządza się i wykonuje w euro, to samo dotyczy prezentacji sprawozdania finansowego;
  • przepisy określają sposób przeliczania innych walut na euro.
• Uniwersalność:
  • suma dochodów musi pokrywać sumę płatności;
  • wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości, bez wprowadzania jakichkolwiek korekt między nimi;
  • szczególne zasady odnoszą się do dochodu w zależności od tego, czy został on wygenerowany zewnętrznie czy wewnętrznie.
• Specyfikacja:
  • środki przeznaczane są na określone cele według tytułów i rozdziałów, a następnie artykułów i linii;
  • pod określonymi warunkami dyrektor może dokonywać przesunięć środków z jednego tytułu lub jednego rozdziału do innego tytułu lub innego rozdziału.
• Należyte zarządzanie finansami oraz wykonanie:
  • wydatki muszą być zgodne z zasadą oszczędności, efektywności i skuteczności;
  • wydatki są ukierunkowane na wykonanie, w związku z czym ustala się cele programów i działań oraz wskaźniki stosowane do pomiaru postępów;
  • analiza porównawcza obejmuje analizy skuteczności służb horyzontalnych organu oraz ocenę kosztów i korzyści wzajemnego świadczenia usług lub też całkowitego przekazania ich do innego organu lub do Komisji;
  • programy i działania, które wiążą się ze znaczącymi wydatkami, są objęte ocenami ex ante (w oparciu o prognozy) oraz ocenami ex post (w oparciu o wynik końcowy).
• Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu:
  • ma zastosowanie na wszystkich szczeblach zarządzania;
  • ma na celu wystarczające zapewnienie:
    • skuteczności, efektywności i oszczędności w odniesieniu do operacji,
    • wiarygodności sprawozdawczości,
    • ochrony aktywów i informacji,
    • zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i prowadzenia działań następczych,
    • odpowiedniego zarządzania ryzykiem związanym z transakcjami.
• Przejrzystość:
  • streszczenie budżetu organu i budżetów korygujących publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od ich przyjęcia;
  • organ udostępnia na swojej stronie internetowej informacje na temat budżetu, planu zatrudnienia, a także szczegóły na temat liczby pracowników i oddelegowanych ekspertów krajowych, a następnie przekazuje je do Parlamentu Europejskiego, Rady, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego oraz Komisji w ciągu czterech tygodni od ich przyjęcia;
  • organ udostępnia na swojej stronie internetowej szczegółowe dane na temat odbiorców środków finansowych UE;
  • w kontekście konfliktu interesów, raz w roku organ publikuje na swojej stronie internetowej deklaracje interesów członków zarządu.

Zasady uchwalania budżetu i tworzenia jego struktury.

• Organ przesyła do Komisji, Parlamentu Europejskiego i Rady projekt jednolitego dokumentu programowego do 31 stycznia każdego roku. Zawiera on informacje na temat programów prac organu, szacunków budżetowych czy szczegóły o polityce w zakresie nieruchomości.
• Po otrzymaniu opinii od Parlamentu Europejskiego i Rady Komisja przyjmuje projekt budżetu. Jego ostateczne przyjęcie następuje po przyjęciu całkowitego budżetu UE.
• Budżet organu musi zawierać oddzielne zestawienia dotyczące dochodów i wydatków oraz szczegółowe informacje na temat liczby pracowników.

Rozporządzenie stanowi, że:

• obowiązki wykonywane przez urzędników zatwierdzających i księgowych są rozdzielone i nie mogą być łączone, a każdy z tych podmiotów ma do dyspozycji zasoby niezbędne do wykonywania jego obowiązków;
• obowiązki urzędnika zatwierdzającego pełni dyrektor, a należą do nich:
  • wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami,
  • wprowadzanie struktury organizacyjnej i systemów kontroli wewnętrznej,
  • prowadzenie kontroli ex ante oraz, na ile to możliwe, kontroli ex post,
  • korzystanie z systemów przechowywania oryginałów dokumentów dotyczących wykonania budżetu w wersji papierowej lub elektronicznej przez okres przynajmniej 5 lat,
  • składanie zarządowi rocznego sprawozdania w formie szczegółowego rocznego skonsolidowanego sprawozdania z działalności;
• zarząd wyznacza niezależnego księgowego, który jest odpowiedzialny za:
  • właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów oraz odzyskiwanie należności,
  • przygotowanie, prezentację i prowadzenie księgowości,
  • określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego.

W mocy pozostają następujące zasady wydatkowania:

• na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje;
• zobowiązania budżetowe należą do jednej z trzech poniższych kategorii:
  • indywidualne, gdy odbiorca oraz kwota wydatków są znane,
  • globalne, gdy odbiorca albo kwota są nieznane,
  • tymczasowe, na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, gdy ani kwota, ani końcowi odbiorcy płatności nie są znani;
• zobowiązania mają określone terminy;
• płatności są dokonywane po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z zamówieniem.

Organ UE musi ustanowić funkcję audytu wewnętrznego. W ramach swojej roli audytor wewnętrzny Komisji:

• doradza w kwestiach ryzyka, jakości systemów zarządzania i kontroli oraz możliwych udoskonaleń;
• ocenia skuteczność i wydajność systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej oraz audytu wewnętrznego, a także wydajność departamentów w zakresie wdrażania programów;
• korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków oraz cieszy się pełną niezależnością.

Wkłady finansowe wnoszone przez organ UE muszą przyczyniać się do osiągania celów polityki UE i określonych rezultatów. Mogą one przyjmować różne formy, od zwrotu kosztów kwalifikowalnych po finansowanie według stawek zryczałtowanych.

Organ UE musi niezwłocznie powiadomić Komisję o przypadkach domniemanych nadużyć finansowych lub innych nieprawidłowości finansowych, o wszelkich zakończonych lub trwających dochodzeniach Prokuratury Europejskiej lub Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych oraz o wszelkich audytach i kontrolach prowadzonych przez Trybunał Obrachunkowy lub Służbę Audytu Wewnętrznego, nie naruszając poufności tych dochodzeń.

Reguły dotyczące rocznych sprawozdań finansowych wymagają od organu UE, aby przekazywał on swoje sprawozdania finansowe, sprawozdania z wykonania budżetu oraz dokumenty potwierdzające.

Trybunał Obrachunkowy, niezależny audytor zewnętrzny, Komisja, Rada oraz Parlament Europejski badają wykonanie budżetu, zanim posłowie do Parlamentu Europejskiego zatwierdzą lub odrzucą sprawozdanie roczne (w ramach procedury „udzielenia absolutorium”).

Organ UE udziela pracownikom Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do swoich terenów i lokali oraz do danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych może prowadzić dochodzenia, kontrole na miejscu oraz inspekcje.

Rozporządzenie uchyla rozporządzenie delegowane (UE) nr 1271/2013 stanowiące poprzednie ramowe rozporządzenie finansowe.