Europska središnja banka – očuvanje povijesne arhive i njezino otvaranje za javnost

KLJUČNE TOČKE

Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 utvrđuje se obveza prema kojoj je svaka institucija Europske unije (EU) dužna uspostaviti svoje povijesne arhive i otvoriti ih javnosti nakon isteka razdoblja od 30 godina od nastanka dokumenata.

Odlukom se utvrđuju interna pravila za ESB o identificiranju dokumenata u arhivi ESB-a³ koji će se sačuvati u njegovoj povijesnoj arhivi i staviti na raspolaganje javnosti. Također sadržava pravila o poštovanju pojedinaca pri obradi osobnih podataka.

Identifikacija dokumenata u arhivu ESB-a

ESB će:

• utvrditi koji će se dokumenti iz njegova arhiva sačuvati, a koje treba odložiti jer nemaju nikakvu administrativnu ili povijesnu vrijednost.
• čuvati dokumente koji:
  • pružaju dokaze o izvoru ovlasti, osnivanju, organizaciji i funkcioniranju ESB-a i njegovih prethodnika⁴, Europskog sustava središnjih banaka (ESSB), Eurosustava i svih relevantnih odbora, radnih skupina i projektnih skupina
  • znatno doprinose poznavanju i razumijevanju:
    • zemalja europodručja i/ili njihovih institucija i njihovih građana
    • utjecaja aktivnosti ESB-a i njegovih prethodnika i/ili ESSB-a i Eurosustava na vanjsko okruženje
    • međudjelovanja ljudi i organizacija s EU-om i njegovim tijelima
    • aspekata korporativne kulture ESB-a i njegovih prethodnika
• odlučiti hoće li skinuti oznaku tajnosti s tajnih dokumenata⁵ u roku od 25 godina nakon njihova nastanka. Ako ESB odluči skinuti oznaku tajnosti s dokumenata, ti dokumenti dobivaju status „ECB-PUBLIC”. Ako ESB odluči ne skinuti oznaku tajnosti s takvih dokumenata, mora ponovno preispitati dokumente barem svakih pet godina
• informirati fizičke ili pravne osobe prije skidanja oznake tajnosti s dokumenta koji bi mogao ugroziti njihove komercijalne interese, dajući im barem osam tjedana da odgovore
• staviti na raspolaganje javnosti, ako je to moguće putem interneta:
  • dokumente svojih prethodnika s kojih je skinuta oznaka tajnosti
  • dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti nakon 30 godina od njihova nastanka na ESB-ovim platformama za internetsku komunikaciju pod određenim uvjetima.

Ako nije moguće dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti staviti na raspolaganje javnosti putem interneta, ESB će ih staviti na raspolaganje u zgradama ESB-a ili dostavljanjem digitalne kopije na zahtjev podnositelja zahtjeva.

Dokumenti se stavljaju na raspolaganje u najnovijoj verziji u obliku i na jeziku na kojem su izrađeni.

Nacionalne središnje banke (NSB-ovi) koje su u posjedu arhiviranih dokumenata

• pridržavajući se istih kriterija kao i ESB, utvrdit će koje dokumente iz arhive ESB-a u njihovu posjedu treba sačuvati ili uništiti
• najkasnije u roku od 25 godina od nastanka tajnih dokumenata odlučit će hoće li s njih skinuti oznaku tajnosti
• ako NSB i ESB posjeduju iste dokumente iz arhive ESB-a, osigurat će da su sve njihove odluke o skidanju oznake tajnosti i odluke koje je donijela bilo koja druga institucija s kojom su podijeljeni dokumenti ESB-a u skladu s odlukama koje je donio ESB
• neće staviti na raspolaganje dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti prije isteka razdoblja od 30 godina od njihova nastanka.

Isti uvjeti primjenjuju se ako je NSB podijelio dokumente iz arhive ESB-a s trećom stranom.

Obrada osobnih podataka

ECB:

• se mora pridržavati Uredbe (EU) 2018/1725 o obradi osobnih podataka koju provode institucije EU-a (vidjeti sažetak);
• može prekoračiti prava pojedinaca, kao što su pravo na pristup, pravo na ispravak, pravo na ograničenje obrade, obveza obavješćivanja u vezi s ispravkom ili brisanjem osobnih podataka i pravo na podnošenje prigovora na obradu kad je to u javnom interesu i nužno za čuvanje cjelovitosti povijesne arhive ESB-a
• se mora pridržavati organizacijskih i tehničkih zaštitnih mjera kad prekoračuje prava pojedinaca. Drugim riječima, ESB:
  • uspostavlja postupke za zaštitu osobnih podataka (na primjer, sustavno brisanje i uništavanje datoteka koje sadrže osobne podatke)
  • omogućuje kontrolirani pristup dokumentima ako se ne mogu utvrditi osobni podatci
  • ne otkriva osjetljive osobne podatke
  • poduzima mjere pseudonimizacije i anonimizacije osobnih podataka.
• neće učiniti javno dostupnima arhivirane dokumente koji sadržavaju:
  • osjetljive podatke ili podatke koji ugrožavaju privatnost i integritet pojedinca
  • osobe podatke koji se odnose na kaznene osude ili
  • osobne podatke djeteta mlađeg od 13 godina prije isteka razdoblja od sto godina od datuma nastanka tih dokumenata.

U svojstvu voditelja obrade podataka ESB mora:

• obavijestiti fizičke ili pravne osobe da se dokumenti koji sadržavaju njihove osobne podatke mogu staviti na raspolaganje javnosti kao dio povijesne arhive ESB-a
• se savjetovati sa službenikom za zaštitu podataka prije prekoračenja prava pojedinca
• evidentirati sva odstupanja od pravila za zaštitu podataka, kao i obrazloženje za to
• na zahtjev Europskom nadzorniku za zaštitu podataka dostaviti sve relevantne činjenične i pravne dokumente.

Općenita pravila

ESB:

• mora dati svoje prethodno posebno odobrenje za svaku reprodukciju ili komercijalnu upotrebu povijesne arhive ESB-a ili opisa te arhive objavljene putem njegovih internetskih komunikacijskih platformi
• svake godine objavljuje informacije o svojim aktivnostima povezanima s povijesnom arhivom putem svojih internetskih komunikacijskih platformi
• uspostavlja skupinu za koordinaciju povijesne arhive ESB-a koju čine predstavnici ESB-a i NSB-a radi razmatranja primjene pravila ove odluke.

Odlukom se izmjenjuje Poslovnik ESB-a donesen Odlukom ESB/2004/2 (vidjeti sažetak) kako bi se pojasnilo da dokumenti koji pripadaju povijesnoj arhivi ESB-a moraju biti slobodno dostupni tek nakon isteka razdoblja od 30 godina, osim ako tijela nadležna za odlučivanje odluče drugačije.