Verwaltung des Schriftguts und der Archive der Europäischen Kommission
ZUSAMMENFASSUNG DES DOKUMENTS:
Beschluss (EU) 2021/2121 über die Schriftgutverwaltung und Archive
WAS IST DER ZWECK DES BESCHLUSSES?
Der Beschluss legt Vorschriften zur Aufbewahrung der Dokumente, die für den Betrieb und die laufende Arbeit der Europäischen Kommission verwendet werden, fest, unabhängig von deren Format, dem Trägermedium, ihrem Alter oder Standort. Er betrifft vor allem:
Die Vorschriften sollen den Informationsaustausch erleichtern, als Nachweis für ergriffene Maßnahmen und zur Erfüllung der rechtlichen Pflichten dienen und das Andenken der Kommission wahren.
WICHTIGE ECKPUNKTE
Schriftgut
Ein „Schriftgut“ sind Informationen, die in Form eines Dokuments, einer Datensammlung oder in anderer Form auf einem digitalen oder analogen Träger empfangen und erstellt wurden und in einem amtlichen Archiv erfasst und als Nachweise und Vermögenswerte verwaltet und aufbewahrt werden. Gemäß der Vorschriften muss ein Schriftgut:
- analysiert werden, um das elektronische System festzulegen, das verwendet werden soll, und um zu bestimmen, in welchem amtlichen Archiv es aufbewahrt werden soll;
- in Übereinstimmung mit den Anforderungen, die für die betreffende Art von Schriftgut festgelegt wurden, erstellt werden;
- systematisch in elektronischer Form erstellt, mit einigen Ausnahmen, oder bei ursprünglich analoger Form digitalisiert werden und
- in einem amtlichen elektronischen Archiv erfasst werden.
Erfassung und Registrierung
Die Kommissionsdienststellen überprüfen regelmäßig die Arten von Informationen, die erstellt oder empfangen werden, um zu ermitteln, welche in einem amtlichen elektronischen Archiv „erfasst“ werden sollen.
- Das erfasste Schriftgut darf nicht verändert werden, aber es kann entfernt oder durch nachfolgende Versionen ersetzt werden, bis die zugehörige Akte geschlossen wird.
- Dokumente werden registriert, wenn sie wichtige dauerhafte Informationen enthalten oder das Tätigwerden oder Folgemaßnahmen nach sich ziehen können.
Rechtswirkung von elektronischen Signaturen, elektronischen Siegeln, elektronischen Zeitstempeln und Diensten für die Zustellung von Einschreiben
- Eine elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
- Für ein elektronisches Siegel gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten.
- Für elektronische Zeitstempel gilt die Vermutung der Richtigkeit sowie der Unversehrtheit.
- Für Daten, die mittels eines Dienstes für die Zustellung elektronischer Einschreiben abgesendet und empfangen werden, gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten, des Empfangs und der Korrektheit des Datums und der Uhrzeit der Absendung und des Empfangs.
Gültigkeit und Zulässigkeit von Dokumenten
Ein Dokument gilt als den Gültigkeits- oder Zulässigkeitskriterien entsprechend, wenn:
- die Person, von der das Dokument stammt, identifiziert wurde;
- der Kontext, in dem das Dokument erstellt wurde, zuverlässig ist, und das Dokument die Bedingungen erfüllt, die seine Unversehrtheit garantieren;
- das Dokument den Anforderungen gemäß geltendem EU-Recht oder geltendem einzelstaatlichem Recht entspricht;
- elektronische Dokumente so erstellt werden, dass die Unversehrtheit, Zuverlässigkeit und Nutzbarkeit des Inhalts des Dokuments sowie der begleitenden Metadaten* gewährleistet ist.
Informationsaustausch
- Daten und Informationen sollten innerhalb der Kommission möglichst weit verbreitet werden, es sei denn der Zugang ist aufgrund rechtlicher Pflichten eingeschränkt.
- Die Generaldirektionen (GD) und die diesen gleichgestellten Dienststellen sorgen dafür, dass ihre Akten soweit zugänglich sind, wie es der sensible Charakter ihres Inhalts zulässt.
Speicherung und Aufbewahrung
Die Speicherung und Aufbewahrung erfolgt unter folgenden Bedingungen:
- jedes Schriftgut wird in der Form aufbewahrt, in der es erstellt, verschickt oder empfangen wurde, bzw. in einer Form, die die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Inhalts des Schriftguts wahrt;
- der Inhalt des Schriftguts muss während der gesamten Dauer der Speicherung für alle zugangsberechtigten Personen lesbar sein;
- Herkunft und Bestimmung sowie das Datum und die Uhrzeit der Erfassung und Registrierung elektronischer Dokumente müssen anhand der begleitenden Metadaten feststellbar sein.
Aufbewahrung, Überführung und Vernichtung
- Die Aufbewahrungsfrist für die verschiedenen Aktenkategorien wird kommissionsweit im Wege rechtlicher Instrumente festgelegt.
- Die Generaldirektionen bewerten, welche Aktenkategorien in das Historische Archiv der Kommission überführt oder vernichtet werden.
- Als Nachweis für das Schriftgut und die Akten und dessen bzw. deren Überführung oder Vernichtung wird jeweils ein Metadatensatz aufbewahrt.
- In den Geheimhaltungsgrad „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestufte Informationen werden nicht in das Historische Archiv überführt.
Historisches Archiv der Kommission
Das Archiv nimmt folgende Aufgaben wahr:
- Gewährleistung der Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit von sowie Zugang zu Schriftgut, Akten und Archiven;
- Sicherstellung des materiellen Schutzes und der Unversehrtheit der Metadaten;
- Bereitstellung von Schriftgut und Akten auf Anfrage an die Generaldirektionen und an diesen gleichgestellte Dienststellen;
- erforderlichenfalls zweite Überprüfung sämtlichen übertragenen Schriftguts bzw. sämtlicher übertragenen Akten und Archive in Zusammenarbeit mit der abgebenden Generaldirektion;
- Einleitung der Freigabe von als Verschlusssache eingestuften Dokumenten;
- öffentliche Zugänglichmachung der historischen Archive der Kommission nach Ablauf einer Frist von 30 Jahren, mit Ausnahme von Schriftgut, das unter die Ausnahmen zum Schutz der Privatsphäre bzw. betreffend die geschäftlichen Interessen oder das geistige Eigentum fällt;
- Hinterlegung der öffentlich zugänglich gemachten historischen Archive der Kommission im Historischen Archiv beim EHI.
Die historischen Archive der Kommission beim Europäischen Hochschulinstitut
- Das EHI ist die Hauptzugangsstelle zu den historischen Archiven, die der Öffentlichkeit zugänglich sind.
- Die Kommission gewährt dem EHI nach Möglichkeit Zugang zu digitalisierten Kopien des auf analogen Trägern aufbewahrten Schriftguts sowie Beschreibungen der hinterlegten Archive. Sie fördert die Interoperabilität zwischen ihren Archivsystemen und denen des EHI.
Durchführungsbestimmungen
Jeder Generaldirektor bzw. Dienststellenleiter schafft die organisatorischen, administrativen, materiellen und personellen Voraussetzungen für die praktische Umsetzung dieses Beschlusses und seiner Anwendungsmodalitäten durch seine Dienststellen. Die Durchführungsbestimmungen werden regelmäßig aktualisiert, wobei Folgendem Rechnung getragen wird:
- den Entwicklungen in Bezug auf die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie den Ergebnissen der akademischen und wissenschaftlichen Forschung, einschließlich der Entwicklung einschlägiger Normen;
- den Entwicklungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien;
- Transparenz, den öffentlichen Zugang zu Dokumenten und die öffentliche Zugänglichmachung von Archiven;
- Harmonisierung des Schriftguts.
WANN TRITT DER BESCHLUSS IN KRAFT?
Er ist am 6. Juli 2020 in Kraft getreten.
HINTERGRUND
Weiterführende Informationen:
SCHLÜSSELBEGRIFFE
Metadaten. Informationen, die den Zusammenhang, Inhalt und Aufbau des Schriftguts sowie dessen Verwaltung im Laufe der Zeit beschreiben, u. a. zum Zwecke des Abrufs, der Zugänglichkeit und der Wiederverwendung.
HAUPTDOKUMENT
Beschluss (EU) 2021/2121 der Kommission vom 6. Juli 2020 über die Schriftgutverwaltung und Archive (ABl. L 430 vom 2.12.2021, S. 30-41).
VERBUNDENE DOKUMENTE
Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39-98).
Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43-48).
Geschäftsordnung der Kommission (K(2000) 3614) (ABl. L 308 vom 8.12.2000, S. 26-34).
Nachfolgende Änderungen der Geschäftsordnung wurden in den Originaltext eingefügt. Diese konsolidierte Fassung hat ausschließlich dokumentarischen Charakter.
Durchführungsbestimmungen für Beschluss K(2020) 4482 über die Schriftgutverwaltung und Archive.
Letzte Aktualisierung: 17.05.2022