Snabbare digital omvandling av förvaltningar i EU – handlingsplan för 2016–2020

 

SAMMANFATTNING AV FÖLJANDE DOKUMENT:

Meddelande från Europeiska kommissionen (COM(2016) 179 final) – EU:s handlingsplan för e-förvaltning

Artikel 197 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget)

Artikel 41 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna

VILKET SYFTE HAR MEDDELANDET, FÖRDRAGSARTIKELN OCH STADGAN?

Sedan 2005 har Europeiska kommissionen antagit EU-handlingsplaner för e-förvaltning för att driva på agendan för modernisering av den offentliga sektorn i EU. Syftet med sådana handlingsplaner är att främja samordningen, samverkan och gemensamma åtgärder på området e-förvaltning i EU.

Den senaste handlingsplanen syftar till att underlätta administrativa förfaranden, förbättra tjänsternas kvalitet och öka effektiviteten genom att man utnyttjar den digitala tekniken fullt ut. Den syftar också till att minska företagens och medborgarnas administrativa börda genom att göra deras kontakter snabbare, bekvämare och billigare, vilket ger ytterligare ekonomiska och sociala vinster för samhället som helhet.

Enligt artikel 197 i EUF-fördraget får EU stödja EU-ländernas ansträngningar att förbättra sin administrativa förmåga att genomföra EU-lagstiftningen.

Enligt artikel 41 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna har var och en rätt att

• få sina angelägenheter behandlade opartiskt, rättvist och inom skälig tid av EU:s organ, bland annat att bli hörd innan en enskild åtgärd som skulle beröra honom eller henne negativt vidtas mot honom eller henne,
• få tillgång till de akter som berör honom eller henne, med förbehåll för berättigade intressen när det gäller sekretess, tystnadsplikt och affärshemligheter.

VIKTIGA PUNKTER

Handlingsplanen bygger på visionen om att offentliga förvaltningar och institutioner i EU senast 2020 ska vara öppna, effektiva och inkluderande och tillhandahålla gränslösa, individanpassade, användarvänliga och digitala offentliga tjänster åt alla medborgare och företag.

Innovativa metoder används för att utforma och tillhandahålla bättre tjänster som är anpassade till medborgarnas och företagens behov och önskningar. De offentliga förvaltningarna utnyttjar de möjligheter som den nya digitala miljön erbjuder för att underlätta sina kontakter med alla berörda parter och med varandra.

Denna handlingsplan syftar till att samordna de åtgärder som vidtas för att undanröja de befintliga digitala hindren för en digital inre marknad. Handlingsplanen har inte någon egen budget, utan bidrar till samordningen av de resurser som EU-länderna har tillgång till genom olika EU-program. Initiativen inom ramen för denna handlingsplan bygger på följande principer:

• Digitalt som standard: tjänster levereras digitalt som förstahandsalternativ via en enda kontaktpunkt.
• Endast en gång: medborgare och företag behöver lämna samma uppgifter till en offentlig förvaltning endast en gång.
• Inkluderande och tillgängliga tjänster: de digitala offentliga tjänsterna är inkluderande och tillgodoser olika behov, såsom behoven hos personer med funktionshinder.
• Öppenhet och insyn: offentliga förvaltningar utbyter information och uppgifter med varandra och ger medborgare och företag åtkomst till sina egna uppgifter samt interagerar med företag och andra när det gäller utformningen av tjänster.
• Gränsöverskridande: digitala offentliga tjänster görs tillgängliga över gränserna, vilket förhindrar att ytterligare fragmentering uppstår och främjar rörligheten på EU:s inre marknad.
• Interoperabilitet: digitala tjänster utformas så att de fungerar sömlöst på hela den inre marknaden och i olika organisationer.
• Tillförlitlighet och säkerhet: initiativen går längre än till att bara uppfylla de rättsliga kraven i fråga om skydd av personuppgifter, personlig integritet och it-säkerhet.

Handlingsplanen består av tjugo punkter, som är uppdelade på tre pelare. Ett måldatum anges för varje åtgärd som ska vidtas.

Pelare I: Modernisera offentliga förvaltningar genom IKT

Åtgärderna inom denna pelare syftar till att med hjälp av viktiga digitala verktyg förbättra offentliga förvaltningars effektivitet och ändamålsenlighet. Detta är något som fortfarande är viktigt i det nuvarande ekonomiska klimatet och mot bakgrund av budgetåtstramningarna. Kommissionen kommer att göra följande:

1. Under 2019: stödja EU-ländernas övergång till fullständig e-upphandling och användning av register över kontrakt.

2. Under 2016: påskynda införandet av e-idas-tjänster.

3. Under 2018: säkerställa hållbarheten hos infrastruktur för digitala tjänster över gränserna.

4. Under 2016–2019: lägga fram en reviderad version av den europeiska interoperabilitetsramen och stödja EU-ländernas användning av denna.

5. Under 2017: samordna utvecklingen av en prototyp till en europeisk katalog över IKT-standarder för offentlig upphandling.

6. Under 2016–2019: gradvis införa principerna ”digitalt som standard” och ”endast en gång” samt e-fakturering och e-upphandling och analysera om det är möjligt att införa principen ”no legacy”.

Pelare II: Främja rörlighet över gränserna med digitala offentliga tjänster

De senaste årens jämförelse av e-förvaltningen visar att tjänster som erbjuds inom EU ligger långt efter de nationella tjänsterna och att tillgängligheten hos och kvaliteten på de tjänster som erbjuds utländska medborgare är otillräcklig. Exempelvis kan man fortfarande behöva fylla i pappersansökningar och gå på personliga möten innan man kan skriva in sig för studier i ett annat land.

Åtgärderna inom denna pelare syftar till att underlätta rörligheten för och tillgången till digitala offentliga tjänster över gränserna för medborgare och företag i ett interoperabelt EU. Kommissionen kommer att göra följande:

7. Under 2017: lägga fram ett förslag om en gemensam digital ingång.

8. Under 2016: göra den europeiska e-juridikportalen till en gemensam kontaktpunkt för information.

9. Under 2017: uppnå obligatorisk sammankoppling av alla EU-ländernas företagsregister.

10. Under 2019: fortsätta arbetet med den elektroniska sammankopplingen av insolvensregister.

11. Under 2017: lägga fram ett initiativ för digitala lösningar under ett företags hela livscykel.

12. Under 2016: utvidga den gemensamma elektroniska mekanismen för registrering och betalning av mervärdesskatt.

13. Under 2016: inleda ett pilotprojekt avseende principen endast en gång för företag.

14. Under 2018: inrätta en gemensam mekanism för rapportering på sjöfartsområdet och digitalisera transportdokument.

15. Under 2019: avsluta inrättandet av systemet för elektroniskt utbyte av socialförsäkringsuppgifter.

16. Under 2017: vidareutveckla Eures-portalen för rörlighet i arbetslivet.

17. Under 2016–2018: stödja EU-länderna vid utvecklingen av gränsöverskridande e-hälsotjänster.

Pelare III: Underlätta digital interaktion med medborgare och företag

Åtgärderna inom denna pelare ska leda till att medborgarna och företagen ökar sin användning av digitala offentliga tjänster. Detta innebär att användarvänligheten behöver förbättras genom exempelvis individanpassning, samtidigt som hänsyn måste tas till den personliga integriteten och uppgiftsskyddet. Detta kan åstadkommas genom att användarna själva medverkar i utformningen, produktionen och tillhandahållandet av offentliga tjänster.

Till de mest verkningsfulla åtgärderna hör att införa elektronisk identifiering och betrodda tjänster (e-idas-tjänster), genomföra principen endast en gång och vidare utnyttja byggstenarna för infrastrukturer för digitala tjänster för gränsöverskridande offentliga tjänster. Vissa åtgärder rör särskilt kommissionens egna digitala omvandling.

Inom denna pelare kommer kommissionen att vidta följande åtgärder:

18. Under 2019: analysera möjligheten att tillämpa principen endast en gång för medborgare i gränsöverskridande sammanhang.

19. Under 2016–2020: påskynda användningen av datainfrastruktur enligt Inspire-direktivet.

20. Under 2018: arbeta om EU:s webbplatser för att främja ökat deltagande från medborgare och företag i program och beslutsprocesser.

Ytterligare åtgärder kan behövas för att uppnå dessa mål och för att anpassa sig till den snabba tekniska utvecklingen.

Kommissionen har också inrättat en styrelse för e-förvaltningshandlingsplanen, som består av företrädare från EU-länderna. Styrelsen har till uppgift att samordna genomförandet och övervakningen av handlingsplanen samt bedöma och välja nya åtgärder.

Planen kommer visserligen inte att ha någon egen budget, men den kommer att få finansiering från olika EU-program. När finansieringen kommer från EU:s struktur- och investeringsfonder är den villkorad av att länderna i fråga följer EU:s förfaranden för ekonomisk styrning.

BAKGRUND

Den digitala omställningen av förvaltningen underlättar företagens kontakter med offentliga förvaltningar i EU, så att de lätt kan ta sig in på nya marknader. Den minskar också den administrativa bördan för medborgare som vill leva, arbeta, studera eller gå i pension i ett annat EU-land.

Digitala offentliga tjänster är viktiga för att minska företagens och medborgarnas administrativa börda eftersom de gör deras kontakter med offentliga förvaltningar snabbare, bekvämare och billigare.

Handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 syftar till att ta itu med de problem som medborgare, företag och offentliga förvaltningar står inför. Den omfattar följande strategiska mål, som fastställs i strategin för den digitala inre marknaden för Europa:

• 1.

  Modernisera den offentliga förvaltningen.

• 2.

  Uppnå gränsöverskridande samverkan.

• 3.

  Underlätta kontakterna med medborgarna.

Dynamisk handlingsplan

Under halvtidsöversynen av handlingsplanen för e-förvaltning för 2011–2015 kom man fram till att den nuvarande handlingsplanen inte längre bör vara ett femårigt, statiskt initiativ, utan bör bli en flexiblare, återkommande process. Handlingsplanen för e-förvaltning befinner sig därför i ständig utveckling, vilket underlättas av en interaktiv digital plattform, eGovernment4EU. Här sammanförs konkreta idéer för åtgärder från alla berörda parter. I samband med halvtidsöversynen av den digitala inre marknaden lades fem nya åtgärder till i handlingsplanen, men det går fortfarande att lägga till nya åtgärder.

Tiden efter handlingsplanen

Den ministerförklaring om e-förvaltning som antogs i Tallinn 2017 utgör ett starkt politiskt åtagande från de europeiska länderna (EU och Efta) om att skynda på den digitala omvandlingen av förvaltningen ytterligare i enlighet med principerna i handlingsplanen för e-förvaltning. I förklaringen erkänner man betydelsen av EU:s handlingsplan för e-förvaltning från 2016 i denna omvandling. Samtidigt pekar man emellertid på behovet av att lägga grunden för ytterligare digital utveckling och gemensamma åtgärder för tiden efter 2020 genom att sprida digitaliseringen till alla politikområden och se till att tjänsterna fokuserar på slutanvändarna.

Mer information finns här:

• Strategier för e-förvaltning (Europeiska kommissionen).
• En vision om offentliga tjänster (Europeiska kommissionen).
• Ministerförklaringen om e-förvaltning från Tallinn (Europeiska kommissionen).
• Webbplatsen eGovernment4EU (Europeiska kommissionen).

HUVUDDOKUMENT

Konsoliderad version av fördraget om europeiska unionens funktionssätt – Tredje delen – Avdelning XXIV – Administrativt samarbete – Artikel 197 (EUT C 202, 7.6.2016, s. 136).

Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna – Avdelning V – Medborgarnas rättigheter – Artikel 41 – Rätt till god förvaltning (EUT C 202, 7.6.2016, s. 401).

Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet, rådet, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén – EU:s handlingsplan för e-förvaltning för 2016–2020 – Snabbare digital omvandling av förvaltningar (COM(2016) 179 final, 19.4.2016).

Senast ändrat 03.04.2018