23.2.2013   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 52/25

(1)

Det bör fastställas vilka uppgifter som ska lämnas till Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten (Esma) i en ansökan om registrering som transaktionsregister.

(2)

Varje person som ansöker om registrering som transaktionsregister bör lämna uppgifter om de interna kontrollernas struktur och ledningsorganens oberoende så att Esma kan bedöma om styrningsstrukturen garanterar transaktionsregistrets oberoende och om denna struktur och rapporteringsrutinerna är adekvata.

(3)

Esma, som inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1095/2010 av den 24 november 2010 om inrättande av en europeisk tillsynsmyndighet (Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten) (3), ansvarar för registrering och tillsyn av transaktionsregister enligt avdelning VI i förordning (EU) nr 648/2012. För att Esma ska kunna bedöma om den högsta ledningen för ett blivande transaktionsregister har gott anseende, erfarenhet och kompetens bör sökanden lämna uppgifter som är relevanta för en sådan bedömning.

(4)

Sökanden bör lämna uppgifter till Esma som visar att den har de finansiella medel som krävs för att fortlöpande utföra sina funktioner, samt ett lämpligt system för kontinuerlig verksamhet.

(5)

När transaktionsregister bedriver verksamhet via filialer är dessa visserligen inte separata juridiska personer, men separata uppgifter om filialerna bör ändå lämnas in så att Esma förstår var de befinner sig i transaktionsregistrets organisationsstruktur, kan bedöma den högsta ledningens duglighet och lämplighet och om kontrollmekanismerna, funktionen för regelefterlevnad och andra funktioner kan anses vara tillräckligt robusta för att identifiera, utvärdera och hantera filialernas risker på lämpligt sätt.

(6)

Det är viktigt att en sökande lämnar uppgifter till Esma om verksamhetsanknutna tjänster eller andra affärsområden som transaktionsregistret har vid sidan om sin kärnverksamhet, som är derivatrapportering, framför allt vad gäller den centrala kärnverksamhet som utgörs av lagstadgad rapportering.

(7)

För att Esma ska kunna bedöma om sökanden har driftsäkra och väl fungerande tekniska system bör sökanden lämna beskrivningar av de relevanta tekniska systemen och hur de hanteras. Sökanden bör också beskriva alla arrangemang för utkontraktering som är av relevans för dess tjänster.

(8)

Avgifterna för de tjänster som tillhandahålls av transaktionsregistren är viktig information för att marknadsaktörerna ska kunna fatta välgrundade beslut och bör därför ingå i ansökan om registrering som transaktionsregister.

(9)

Eftersom marknadsaktörer och regleringsmyndigheter är beroende av transaktionsregistrens uppgifter bör det klart framgå av ett transaktionsregisters ansökan om registrering vilka stränga krav som tillämpas när det gäller operativ verksamhet och dokumentation.

(10)

Riskhanteringsmodellerna för de tjänster som tillhandahålls av ett transaktionsregister är en punkt som måste ingå i registrets ansökan om registrering för att marknadsaktörerna ska kunna fatta välgrundade beslut.

(11)

För att säkerställa fullständig tillgång till transaktionsregistret beviljas tredjepartsleverantörer av tjänster icke-diskriminerande tillgång till de uppgifter som registrerats av transaktionsregistret, under förutsättning att den enhet som tillhandahåller uppgifterna och de berörda motparterna har gett sitt medgivande till detta. Ett transaktionsregister som inkommer med en ansökan bör därför lämna uppgifter till Esma om sina riktlinjer och rutiner när det gäller dataåtkomst.

(12)

För att Esma ska kunna utföra sina auktoriseringsuppgifter på ett effektivt sätt bör myndigheten få alla uppgifter från transaktionsregister, anknutna tredje parter och tredje parter till vilka transaktionsregistren har utkontrakterat operativa funktioner eller verksamheter. Dessa uppgifter är nödvändiga för att pröva eller slutföra prövningen av ansökan om registrering och bifogade handlingar.

(13)

Denna förordning grundar sig på de förslag till tekniska standarder för tillsyn som Esma har lagt fram för kommissionen.

(14)

Esma har i enlighet med artikel 10 i förordning (EU) nr 1095/2010 genomfört öppna offentliga samråd om förslagen till tekniska standarder för tillsyn, analyserat potentiella kostnader respektive positiva effekter och begärt in ett yttrande från den intressentgrupp för värdepapper och marknader som inrättades i enlighet med artikel 37 i förordning (EU) nr 1095/2010.

a)

Sökandens företagsnamn och registrerade adress inom EU.

b)

Ett utdrag ur relevant bolags- eller domstolsregister, eller andra handlingar som intygar var det ansökande företaget registrerades och dess verksamhetsinriktning och som är giltiga vid tidpunkten för ansökan.

c)

Uppgifter om vilka klasser av derivat som sökanden önskar bli registrerad för.

d)

Bolagsordning samt, i tillämpliga fall, andra lagstadgade handlingar där det fastställs att sökanden ska bedriva verksamhet som transaktionsregister.

e)

Protokoll från det möte där styrelsen godkände ansökan.

f)

Namn och kontaktuppgifter för den eller de personer som är ansvariga för regelefterlevnad eller annan personal som deltar i bedömningen av regelefterlevnad för sökandens räkning.

g)

Verksamhetsplan, inklusive uppgifter om var den huvudsakliga verksamheten är belägen.

h)

Uppgifter om eventuella dotterbolag samt i tillämpliga fall koncernstruktur.

i)

Varje tjänst som sökanden har för avsikt att tillhandahålla utöver funktionen som transaktionsregister.

j)

Uppgifter om pågående domstols-, förvaltnings- och skiljedomsförfaranden eller andra rättsliga processer, oavsett slag, som sökanden är part i, framför allt skatte- och insolvensärenden, och som kan ge upphov till betydande ekonomiska kostnader eller skada företagets anseende, samt avslutade rättsliga förfaranden som fortfarande i väsentlig grad kan påverka transaktionsregistrets kostnader.

a)

Uppgift om vem som ansvarar för att godkänna och upprätthålla riktlinjer och rutiner.

b)

En beskrivning av kontrollen av att riktlinjer och rutiner följs, samt vem som ansvarar för regelefterlevnaden i detta sammanhang.

c)

En beskrivning av de åtgärder som vidtas om riktlinjer och rutiner inte följs.

d)

Uppgift om hur väsentliga avsteg från riktlinjer och rutiner som bryter mot villkoren för den ursprungliga registreringen ska rapporteras till Esma.

a)

En förteckning med namn på alla personer eller enheter som direkt eller indirekt äger minst 5 % av sökandens kapital eller har motsvarande andel av rösterna eller som genom sitt ägande kan utöva ett betydande inflytande över sökandens ledning.

b)

En förteckning över alla företag där en person som avses i punkt a äger minst 5 % av kapitalet eller har motsvarande andel av rösterna eller genom sitt ägande kan utöva ett betydande inflytande över dess ledning.

a)

uppge registrerad adress,

b)

ange om moderbolaget är auktoriserat eller registrerat och är föremål för tillsyn, samt i så fall ange eventuellt referensnummer och namnet på ansvarig tillsynsmyndighet.

a)

Sökandens riktlinjer och rutiner för intern kontroll.

b)

Kontroll och utvärdering av att sökandens system är lämpliga och effektiva.

c)

Kontroll och skydd av sökandens informationsbehandlingssystem.

d)

Interna organ som ansvarar för att utvärdera resultaten.

a)

En förklaring av hur dess metoder för internrevision utformats och tillämpas med hänsyn till sökandens verksamhet, komplexitet och risker.

b)

En arbetsplan för tre år från och med tidpunkten för ansökan.

a)

En beskrivning av funktionerna för de personer som är ansvariga för regelefterlevnaden och annan personal som deltar i bedömningen av regelefterlevnad, inklusive hur sökanden säkerställer att funktionen för regelefterlevnad är oberoende i förhållande till övrig verksamhet.

b)

Interna riktlinjer och rutiner som har till syfte att säkerställa att sökanden, inklusive dennes chefer och anställda, följer samtliga bestämmelser i förordning (EU) nr 648/2012, inklusive en beskrivning av styrelsens och den högsta ledningens uppgifter.

c)

I förekommande fall, den senaste interna rapport som har utarbetats av personer som är ansvariga för regelefterlevnad eller annan personal som deltar i bedömningen av regelefterlevnad hos sökanden.

a)

En kopia av meritförteckningen för att möjliggöra en bedömning av om de har tillräcklig erfarenhet och kompetens för att kunna fullgöra sina uppgifter på ett adekvat sätt.

b)

Uppgifter om eventuella fällande domar i samband med tillhandahållandet av finansiella eller datarelaterade tjänster eller som avser bedrägeri eller förskingring, framför allt genom ett officiellt intyg om sådant kan inhämtas i den berörda medlemsstaten.

c)

En egen försäkran om gott anseende när det gäller tillhandahållandet av en finansiell eller datarelaterad tjänst, i vilken alla personer som ingår i den högsta ledningen samt alla styrelseledamöter ska ange om de

d)

En försäkran om potentiella intressekonflikter hos den högsta ledningen och styrelseledamöterna när de utför sina plikter och hur dessa konflikter hanteras.

a)

En kopia av ersättningspolicyn (i förordning (EU) nr 648/2012 kallat lönepolitik) för den högsta ledningen, styrelseledamöter och personal som arbetar med sökandens risk- och kontrollfunktioner.

b)

En beskrivning av de åtgärder som sökanden har infört för att begränsa risken för ett alltför stort beroende av enskilda anställda.

a)

En allmän förteckning över den anställda personalen, inklusive funktion och kvalifikationerna för varje funktion.

b)

En särskild beskrivning av den it-personal som är anställd för att tillhandahålla transaktionsregistrets tjänster, inklusive deras funktion och individuella kvalifikationer.

c)

En beskrivning av funktioner och kvalifikationer för varje person som är ansvarig för internrevision, interna kontroller, regelefterlevnad, riskbedömning och intern granskning.

d)

Uppgifter om särskilt avdelad personal samt om vilka personer i personalen som arbetar inom ramen för ett utkontrakteringsarrangemang.

e)

Uppgifter om utbildning och utveckling med relevans för transaktionsregistrets verksamhet, inklusive eventuella prov eller annan typ av formell bedömning som krävs för personalen när det handlar om att utföra transaktionsregisterverksamhet.

a)

En fullständig uppsättning finansiella rapporter som har upprättats i enlighet med de internationella standarder som antogs genom artikel 3 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1606/2002 av den 19 juli 2002 om tillämpning av internationella redovisningsstandarder (4).

b)

De finansiella rapporterna ska även innehålla revisionsberättelsen om årsredovisningеn och den konsoliderade årsredovisningen, om sökandens årsredovisningar omfattas av lagstadgad revision i den mening som avses i artikel 2.1 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG av den 17 maj 2006 om lagstadgad revision av årsbokslut och sammanställd redovisning (5).

c)

Om sökanden omfattas av revisionsgranskning ska den externa revisorns namn och nationella registreringsnummer anges.

d)

En finansiell affärsplan med olika verksamhetsscenarier för transaktionsregistrets tjänster, sett över en referensperiod på minst tre år.

a)

Proforma-sammanställning över lämpliga resurser och förväntad verksamhetsstatus sex månader efter beviljad registrering.

b)

En delårsrapport om det ännu inte finns några finansiella rapporter för den begärda tidsperioden.

c)

En rapport över finansiell ställning, t.ex. balansräkning, resultaträkning, förändringar i eget kapital, förändringar i kassaflöden, anmärkningar med en sammanfattning av redovisningspolicyn och andra förklarande anmärkningar.

a)

Uppgift om framtida planer att registrera dotterbolag och var de ska ligga.

b)

En beskrivning av den affärsverksamhet som sökanden planerar att utöva, med närmare uppgifter om dotterbolags eller filialers verksamhet.

a)

Riktlinjer och rutiner för att upptäcka, hantera och upplysa om intressekonflikter samt en beskrivning av det förfarande som tillämpas för att säkerställa att relevanta personer känner till riktlinjer och rutiner.

b)

Alla andra åtgärder och kontrollmekanismer som har införts för att kraven i punkt a i fråga om hantering av intressekonflikter ska vara uppfyllda.

a)

Att de används i olagliga syften.

b)

Att sekretessbelagda uppgifter lämnas ut.

c)

Att de används för kommersiella ändamål.

a)

System och användartjänster som sökanden har utvecklat för att tillhandahålla tjänster till kunderna, inklusive en kopia av alla användarmanualer och interna förfaranden.

b)

Investerings- och förnyelsepolicy för sökandens it-resurser.

c)

Utkontrakteringsarrangemang som sökanden har ingått, vilka metoder som tillämpas för att övervaka de utkontrakterade funktionernas servicenivå samt en kopia av de kontrakt som reglerar dessa arrangemang.

a)

De verksamhetsanknutna tjänster som sökanden eller dennes moderbolag utför samt en beskrivning av alla avtal som transaktionsregistret kan tänkas ha med företag som erbjuder handelstjänster, efterhandelstjänster eller andra tillhörande tjänster samt kopior av dessa avtal.

b)

Riktlinjer och rutiner som säkerställer att det görs en operativ åtskillnad mellan sökandens transaktionsregistertjänster och andra affärsområden, även i fall där ett separat affärsområde drivs av transaktionsregistret, av ett företag som ingår i dess holdingföretag eller ett företag med vilket sökanden har ett betydande avtal som rör handel- eller efterhandelskedjan eller detta affärsområde.

a)

Riktlinjer och rutiner för när användare ska få tillgång till uppgifter i ett transaktionsregister, inklusive processer för användare som kan behöva ändra eller modifiera registrerade kontrakt.

b)

En kopia av villkoren som anger användarens rättigheter och skyldigheter.

c)

En beskrivning av de olika kategorierna av tillgång för användarna, om det finns mer än en kategori.

d)

Riktlinjer och rutiner för när andra tjänsteleverantörer på icke-diskriminerande grunder ska få tillgång till transaktionsregistrets uppgifter i de fall då berörda motparter har gett sitt medgivande.

a)

den rapporterande motparten eller den inlämnande enheten följer rapporteringskraven,

b)

de rapporterade uppgifterna är korrekta,

c)

uppgifterna kan stämmas av mellan transaktionsregistren om motparterna rapporterar till olika transaktionsregister.

a)

prissättningspolicy, inklusive eventuella befintliga avdrag och rabatter och villkoren för att åtnjuta dessa,

b)

avgiftsstruktur för att tillhandahålla verksamhetsanknutna tjänster, inklusive beräknad kostnad för transaktionsregistertjänster och verksamhetsanknutna tjänster samt uppgifter om vilka metoder som används för att redovisa den separata kostnad som sökanden kan ådra sig i samband med tillhandahållande av transaktionsregistertjänster och verksamhetsanknutna tjänster,

c)

metoder som används för att göra informationen tillgänglig för kunder, särskilt rapporterande enheter, samt potentiella kunder, inklusive en kopia av avgiftsstrukturen där transaktionsregistertjänster och verksamhetsanknutna tjänster anges separat.

a)

En detaljerad beskrivning av tillgängliga medel och rutiner som har till syfte att identifiera och begränsa operativ risk och varje annan väsentlig risk som sökanden exponeras för, inklusive en kopia av alla relevanta manualer och interna rutiner.

b)

En beskrivning av de likvida nettotillgångar som finansieras genom eget kapital för att täcka potentiella allmänna verksamhetsförluster så att det är möjligt att fortsätta tillhandahålla tjänster vid fortsatt verksamhet, samt en bedömning av att det finns tillräckliga finansiella medel för att täcka de operativa kostnaderna vid en avveckling eller omorganisation av kritiska verksamheter och tjänster under åtminstone en sexmånadersperiod.

c)

Sökandens plan för kontinuerlig verksamhet, samt uppgift om riktlinjerna för uppdatering av planen. Planen ska framför allt innehålla uppgifter om

d)

En beskrivning av arrangemangen för att säkra sökandens transaktionsregisterverksamhet vid en störning samt hur dessa involverar transaktionsregistrens användare och andra tredje parter.

a)

de rapporterade uppgifterna registreras korrekt och i tid,

b)

uppgifterna finns både online och offline,

c)

uppgifterna kopieras på ett adekvat sätt mot bakgrund av kravet på en kontinuerlig verksamhet.

a)

en beskrivning av de resurser, metoder och kanaler som transaktionsregistret kommer att använda för att underlätta allmänhetens tillgång till uppgifterna i registret i enlighet med artikel 81.1 i förordning (EU) nr 648/2012 samt uppdateringsfrekvens, tillsammans med en kopia av särskilda manualer och interna riktlinjer,

b)

en beskrivning av de resurser, metoder och funktioner som transaktionsregistret kommer att använda för att underlätta de berörda myndigheternas tillgång till uppgifterna i registret i enlighet med artikel 81.3 i förordning (EU) nr 648/2012 samt uppdateringsfrekvens och de kontroller och verifieringar som transaktionsregistret kan införa för tillträdesfiltreringen, tillsammans med en kopia av särskilda manualer och interna rutiner,

c)

en beskrivning av de resurser, metoder och kanaler som transaktionsregistret kommer att använda för att underlätta motparternas tillgång till uppgifterna för kontrakt i registret i enlighet med artikel 80.5 i förordning (EU) nr 648/2012 samt uppdateringsfrekvens, tillsammans med en kopia av särskilda manualer och interna riktlinjer.