BILAGA I

DEL 1

GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR SÄKERHET NÄR DET GÄLLER SKYDD AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER

1.   Inledning

I dessa bestämmelser fastställs de grundläggande principer och miniminormer för säkerhet som ska följas av Europaparlamentet på alla dess anställningsorter, samt av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter och annan sekretessbelagd information, så att säkerheten garanteras och berörda personer kan vara förvissade om att det råder en gemensam standard för skyddet. Bestämmelserna åtföljs av regler om hur parlamentsutskotten och andra parlamentsinstanser eller befattningshavare inom parlamentet ska behandla sekretessbelagd information.

2.   Allmänna principer

Europaparlamentets säkerhetspolicy utgör en del av dess allmänna interna förvaltningspolicy och grundar sig således på de principer som ligger till grund för denna allmänna policy. Dessa principer innefattar laglighet, öppenhet och insyn, ansvarsskyldighet samt subsidiaritet och proportionalitet.

Laglighetsprincipen innebär behovet att strikt följa de rättsliga ramarna i genomförandet av säkerhetsföreskrifterna och att följa de tillämpliga rättsliga kraven. Det innebär också att ansvaret på säkerhetsområdet måsta grunda sig på vederbörliga rättsliga bestämmelser. Bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna, särskilt artikel 17 om personalens skyldighet att inte utan tillstånd lämna ut uppgifter som de fått tillgång till i tjänsten samt avdelning VI om disciplinära åtgärder, gäller till fullo. Slutligen innebär det att sekretessbrott inom Europaparlamentets ansvarsområde måste hanteras på ett sätt som överensstämmer med Europaparlamentets policy för disciplinära åtgärder.

Principen om öppenhet och insyn innebär behovet av tydlighet avseende alla säkerhetsbestämmelser och säkerhetsföreskrifter för att en avvägning ska kunna göras mellan olika tjänster och olika områden (fysisk säkerhet jämfört med informationsskydd osv.) och av en konsekvent och strukturerad policy för säkerhetsmedvetenhet. Det innebär också att tydliga, skriftliga riktlinjer är nödvändiga för genomförande av säkerhetsåtgärder.

Principen om ansvarsskyldighet innebär att ansvarsförhållanden på säkerhetsområdet tydligt definieras. Dessutom innebär det behovet att regelbundet övervaka om dessa ansvarsförhållanden har fullgjorts på korrekt sätt.

Subsidiaritetsprincipen innebär att säkerhet ska organiseras på lägsta möjliga nivå och så nära Europaparlamentets generaldirektorat och enheter som möjligt. Proportionalitetsprincipen innebär att säkerhetsverksamheten strikt ska begränsas till vad som är absolut nödvändigt och att säkerhetsåtgärderna ska stå i proportion till de intressen som ska skyddas samt till det faktiska och potentiella hotet mot dessa intressen, så att de kan skyddas på ett sätt som orsakar minsta möjliga störning.

3.   Grunderna för informationssäkerhet

Grunderna för en god informationssäkerhet är följande:

a)	I Europaparlamentet: en teknisk enhett för informationssäkerhet (Infosec) som är ansvarig för att tillsammans med den berörda säkerhetsmyndigheten tillhandahålla information och ge råd om tekniska hot mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas.

b)	Ett nära samarbete mellan Europaparlamentets ansvariga enheter och övriga EU-institutioners säkerhetstjänster.

4.   Principer för informationssäkerhet

4.1   Mål

Informationssäkerhetens huvudsyften är:

a)	att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter och annan sekretessbelagd information mot spioneri, sekretessbrott och obehörigt röjande,

b)	att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter som hanteras i nätverk och system för kommunikation och information mot hot som riktar sig mot uppgifternas sekretess, integritet och tillgänglighet,

c)	att skydda Europaparlamentets lokaler där sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras från sabotage och uppsåtlig skadegörelse,

d)	i händelse av en säkerhetsbrist, att bedöma omfattningen av den skada som åsamkats, begränsa följderna av den, genomföra säkerhetsutredningar och vidta nödvändiga avhjälpande åtgärder.

4.2   Sekretessbeläggning

4.2.1   I sekretessfrågor krävs det omsorg och erfarenhet vid valet av vilka uppgifter och vilket material som ska skyddas och bedömningen av vilken skyddsnivå som krävs. Grundläggande är att skyddsnivån ska motsvara känsligheten hos de enskilda uppgifterna eller det material som ska skyddas. För att säkerställa ett smidigt informationsflöde ska såväl överdriven sekretessbeläggning som fall där sekretessbeläggningen inte är tillräcklig undvikas.

4.2.2   Systemet för sekretessbeläggning är det instrument som ska användas för att omsätta principerna som fastställs i detta avsnitt i praktiken. Ett liknande system för sekretessbeläggning ska följas i planeringen och organiseringen av arbetet mot spioneri, sabotage, terrorism och andra hot, så att de viktigaste utrymmen där sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras och de känsligaste punkterna i dessa får högsta möjliga skyddsnivå.

4.2.3   Ansvaret för sekretessbeläggning ligger enbart hos uppgifternas upphovsman.

4.2.4   Sekretessgraden ska endast grunda sig på uppgifternas innehåll.

4.2.5   Sekretessgraden för ett antal uppgifter i grupp ska som helhet vara minst densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden. Samlade uppgifter får dock ges en högre sekretessgrad än de enskilda uppgifter som ingår.

4.2.6   Uppgifter ska endast sekretessbeläggas när det är nödvändigt och under så lång tid som är nödvändigt.

4.3   Syftet med säkerhetsåtgärderna

Säkerhetsåtgärderna ska:

a)	omfatta alla personer som har tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter, sekretessbelagda EU-uppgiftsbärande medier och annan sekretessbelagd information samt utrymmen där sådana uppgifter förvaras och viktiga anläggningar finns,

b)	vara utformade så att personer upptäcks vars ställning kan äventyra säkerheten för sådana uppgifter och för viktiga anläggningar där sådana uppgifter förvaras, och kunna utestänga eller avlägsna dessa personer,

c)	hindra obehöriga från att få tillgång till sådana uppgifter eller de anläggningar där uppgifterna förvaras,

d)	säkerställa att sådana uppgifter sprids endast på grundval av principen om behov av kännedom i tjänsten, som är grundläggande för alla aspekter av säkerhet,

e)

säkerställa integriteten för (dvs. förebygga förvanskning, obehörig ändring eller radering) och tillgängligheten (dvs. för de som behöver och är behöriga att få tillgång till uppgifterna) till alla sekretessbelagda uppgifter , oavsett om de är säkerhetsklassificerade eller inte, särskilt för sådana uppgifter som lagras, bearbetas eller överförs i elektronisk form.

5.   Gemensamma miniminormer

Europaparlamentet ska se till att gemensamma miniminormer för säkerhet följs av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter, både inom institutionen och under dess befogenhet, inbegripet alla dess enheter och uppdragstagare, så att sådana uppgifter kan föras vidare i förvissning om att de kommer att hanteras med samma omsorg överallt. Sådana miniminormer ska omfatta kriterier för säkerhetsprövning av Europaparlamentets tjänstemän och övriga anställda vid parlamentet som arbetar för de politiska grupperna samt förfaranden för skydd av sekretessbelagda uppgifter.

Europaparlamentet får tillåta att sådana uppgifter vidarebefordras till utomstående instanser bara om dessa kan garantera att de följer föreskrifter som minst motsvarar dessa gemensamma miniminormerna när de hanterar uppgifterna.

Sådana gemensamma miniminormer ska också tillämpas när Europaparlamentet enligt kontrakt eller bidragsöverenskommelser, tilldelar uppgifter till företag eller andra enheter vilka medför sekretessbelagda uppgifter.

6.   Säkerheten för Europaparlamentets tjänstemän och övriga anställda vid parlamentet som arbetar för de politiska grupperna

6.1   Säkerhetsanvisningar för Europaparlamentets tjänstemän och övriga anställda vid parlamentet som arbetar för de politiska grupperna

Europaparlamentets tjänstemän och övriga anställda vid parlamentet som arbetar för de politiska grupperna, vilkas tjänster innebär att de kan få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter, ska både när de börjar sin tjänst och därefter med jämna mellanrum ges noggranna instruktioner om kraven på säkerhet och hur denna säkerhet erhålls. Dessa personer ska skriftligen intyga att de till fullo har läst och förstått dessa säkerhetsbestämmelser.

6.2   Ledningsansvar

Arbetsledningen ska ha skyldighet att känna till vilka i personalen som arbetar med sekretessbelagda uppgifter eller som har tillgång till skyddade kommunikations- eller informationssystem samt registrera och rapportera incidenter eller uppenbara sårbarheter som skulle kunna påverka säkerheten.

6.3   Säkerhetsstatusen för Europaparlamentets tjänstemän och övriga anställda vid parlamentet som arbetar för de politiska grupperna

Förfaranden ska fastställas för att säkerställa att det, när negativa uppgifter kommer fram om en av Europaparlamentets tjänstemän eller övriga anställda vid parlamentet som arbetar för en politisk grupp, vidtas åtgärder för att fastställa huruvida denna persons arbete innebär kontakt med sekretessbelagda uppgifter eller huruvida vederbörande har tillgång till skyddade kommunikations- eller informationssystem, och att Europaparlamentets ansvariga enhet informeras. Om det fastställs att personen utgör en säkerhetsrisk ska han eller hon avstängas eller avlägsnas från sådana uppdrag där han eller hon skulle kunna äventyra säkerheten.

7.   Fysisk säkerhet

Fysisk säkerhet innebär tillämpning av fysiska och tekniska skyddsåtgärder för att hindra obehörigt tillträde till sekretessbelagda EU-uppgifter.

7.1   Behov av skydd

Den grad av fysiska säkerhetsåtgärder som ska tillämpas för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter ska stå i proportion till sekretessgraden för och omfattningen av och hotet mot uppgifterna och materialet. Alla som har tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter ska tillämpa enhetliga rutiner för sekretessbeläggning av dessa uppgifter och ska följa gemensamma skyddsnormer för hur uppgifter och material som kräver skydd ska förvaras, överföras och förstöras.

7.2   Kontroll

Innan personer som har ansvar för sekretessbelagda EU-uppgifter lämnar obevakade utrymmen ska de se till att uppgifterna är i säkert förvar och att alla säkerhetsanordningar har aktiverats (lås, larm osv.). Ytterligare oberoende kontroller ska utföras efter kontorstid.

7.3   Byggnadernas säkerhet

Byggnader där sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras eller där det finns skyddade kommunikations- eller informationssystem ska skyddas mot obehörigt tillträde.

Arten av skydd för sekretessbelagda EU-uppgifter, t.ex. galler för fönster, lås för dörrar, vakter vid ingångarna, automatiska system för kontroll av tillträde, säkerhetskontroller och patruller, larmsystem, system för upptäckt av intrång och vakthundar, ska vara avhängig:

a)	sekretessgraden för och omfattningen av de uppgifter och det material som ska skyddas samt var i byggnaden detta förvaras,

b)	kvaliteten på säkerhetsskåpen för uppgifterna och materialet i fråga, och

c)	byggnadens konstruktion och belägenhet.

Arten av skydd för kommunikations- eller informationssystem ska vara avhängig av vilken bedömning som gjorts av värdet på de tillgångar som står på spel och av den potentiella skadan vid sekretessbrott, hur den byggnad där systemet finns är konstruerad samt dess belägenhet och var i byggnaden systemet finns.

7.4   Beredskapsplaner

Detaljerade planer ska utarbetas i förväg för hur sekretessbelagda uppgifter ska skyddas i händelse av en nödsituation.

8.   Säkerhetsbeteckningar, markeringar, fastsättande och hantering av sekretessgrader

8.1   Säkerhetsbeteckningar

Inga andra sekretessgrader än dem som definieras i artikel 2 c i detta beslut är tillåtna.

För att begränsa en sekretessgrads giltighet (för sekretessbelagda uppgifter som innebär en automatisk inplacering i en lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess) får en överenskommen säkerhetsbeteckning användas. Denna beteckning ska antingen vara ”UNTIL (till och med) … (tidpunkt/datum)” eller ”UNTIL (fram till) … (händelse)”.

Tilläggsmarkeringar, t.ex. CRYPTO eller någon annan säkerhetsbeteckning som är erkänd inom EU, ska användas när det är nödvändigt att begränsa utlämnandet och det krävs särskild hantering utöver vad som framgår av sekretessgraden.

Säkerhetsbeteckningar ska endast användas tillsammans med en sekretessgrad.

8.2   Markeringar

En markering får användas för att ange vilket område en viss handling omfattar eller särskild spridning, grundad på behovet att få tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen, eller (för icke-sekretessbelagda uppgifter) för att markera slutet på ett handelsförbud.

En markering är inte en sekretessgrad och får inte användas i stället för en sådan.

8.3   Fastsättande av sekretessgrader och säkerhetsbeteckningar

Sekretessgrader ska fastsättas enligt följande:

a)	Handlingar med beteckningen RESTREINT UE/EU RESTRICTED: på mekanisk eller elektronisk väg.

b)	Handlingar med beteckningen CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: på mekanisk väg, för hand eller genom tryck på förstämplat, registrerat papper.

c)	Handlingar med beteckningen SECRET UE/EU SECRET och TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, på mekanisk väg eller för hand.

Säkerhetsbeteckningar ska sättas fast omedelbart under sekretessgraden och med samma metod som använts för denna.

8.4   Hantering av sekretessgrader

8.4.1   Allmänt

Uppgifter ska sekretessbeläggas bara när det är nödvändigt. Sekretessgraden ska anges tydligt och korrekt, och ska upprätthållas bara så länge som uppgifterna kräver skydd.

Ansvaret för att sekretessbelägga uppgifter och för en eventuell senare inplacering i en lägre sekretessgrad eller för hävande av sekretessen vilar helt på upphovsmannen.

Europaparlamentets tjänstemän ska sekretessbelägga, inplacera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen på uppdrag av eller genom delegering från generalsekreteraren.

De detaljerade förfarandena för hantering av sekretessbelagda handlingar ska vara utformade så att de säkerställer att dessa får ett lämpligt skydd med hänsyn till de uppgifter de innehåller.

De personer som har behörighet att bli upphovsmän till handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ska vara så få som möjligt, och deras namn ska finnas på en förteckning som upprättas av enheten för behandling av sekretessbelagd information.

8.4.2   Tillämpning av sekretessbeläggning

Sekretessgraden för en handling ska fastställas med utgångspunkt i hur känsligt handlingens innehåll är, i enlighet med definitionerna i artikel 2. Det är viktigt att sekretessbeläggningen utförs korrekt och används sparsamt, särskilt när det gäller sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

Sekretessgraden för en skrivelse eller en not som åtföljs av bilagor ska vara densamma som den högsta sekretessgraden som beviljats en av bilagorna. Upphovsmannen ska tydligt ange med vilken sekretessgrad skrivelsen eller noten ska förses när den skilts från de bifogade handlingarna.

Upphovsmannen till en handling som ska sekretessbeläggas ska ha ovanstående bestämmelser i åtanke och ska hejda alla tendenser till för hög eller för låg sekretessgrad.

Enstaka sidor, stycken, avsnitt, bilagor, tillägg och bifogade ark till en viss handling kan kräva inplacering i en annan sekretessgrad och ska sekretessbeläggas i enlighet med detta. Sekretessgraden för handlingen som helhet ska vara densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden.

9.   Inspektioner

Periodiska inspektioner av säkerhetsarrangemangen för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter ska utföras av Europaparlamentets direktorat som ansvarar för säkerhet, eventuellt med stöd av enheten för behandling av sekretessbelagd information.

Europaparlamentets direktorat som ansvarar för säkerhet och säkerhetstjänster från andra institutioner, organ och byråer som har upprättats genom eller på grundval av fördragen som innehar sekretessbelagda EU-uppgifter får också komma överens om att genomföra utvärderingar korsvis av varandras säkerhetsarrangemang för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter.

10.   Förfarande för hävande av sekretess

10.1   Enheten för behandling av sekretessbelagd information ska granska sekretessbelagda EU-uppgifter och lämna förslag på hävande av sekretessen till upphovsmannen av handlingen allra senast 25 år efter dagen för dess upprättande. Handlingar för vilka sekretessen inte hävts vid den första granskningen ska regelbundet, dock minst vart femte år, granskas på nytt.

10.2   Förutom på handlingar som fysiskt befinner sig i säkerhetsarkivet och som sekretessbelagts får förfarandet för hävande av sekretess också tillämpas på andra sekretessbelagda uppgifter som finns i säkerhetsarkivet eller i Europaparlamentets Centrum för arkiv och dokumentation (Cardoc).

10.3   Enheten för behandling av sekretessbelagd information ska i upphovsmannens ställe ha ansvaret för att informera handlingens mottagare om förändringen av sekretessgraden, och dessa mottagare ska i sin tur vara ansvariga för att informera eventuella efterföljande mottagare till vilka de har översänt handlingen eller en kopia av den om ändringen.

10.4   Ett hävande av sekretessen ska inte påverka eventuella markeringar som kan finnas i handlingen.

10.5   Den ursprungliga sekretessgraden, som är angiven upptill och nedtill på varje sida, ska strykas över. Första sidan (försättsbladet) i handlingen ska stämplas och förses med en referensuppgift från enheten för behandling av sekretessbelagd information.

10.6   Texten till handlingen för vilken sekretessen hävts ska bifogas det elektroniska registerkortet eller det motsvarande system där handlingen är registrerad.

10.7   När det gäller känsliga handlingar och handlingar som omfattas av undantagen som rör den enskildes privatliv och personliga integritet eller en fysisk eller juridisk persons affärsintressen ska artikel 2 i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 vara tillämplig.

10.8   Utöver bestämmelserna i 10.1 till 10.7 ska följande regler gälla:

a)	När det gäller handlingar från tredje part ska enheten för behandling av sekretessbelagd information samråda med denna tredje part innan sekretessen hävs. Den tredje parten har åtta veckor på sig att inkomma med synpunkter.

b)	När det gäller undantaget som rör den enskildes privatliv och personliga integritet ska förfarandet för att häva sekretessen särskilt beakta om den berörda personen samtycker, om det är omöjligt att fastställa identiteten för den berörda personen och/eller om personen i fråga är avliden.

c)	När det gäller undantaget som rör en fysisk eller juridisk persons affärsintressen kan den berörda personen underrättas via offentliggörande i Europeiska unionens officiella tidning och ges en tidsfrist på fyra veckor från dagen för offentliggörandet att lämna in eventuella synpunkter.

DEL 2

FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING

11.   Förfarande för säkerhetsprövning av europaparlamentets ledamöter

11.1   Mot bakgrund av Europaparlamentets rättigheter och befogenheter får dess ledamöter ges tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter upp till och med sekretessgraden CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL utan säkerhetsprövning. För att få ta del av uppgifter med beteckningen CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL måste ledamöterna underteckna en försäkran på heder och samvete att de inte kommer att röja uppgifterna för tredje part.

11.2   För att få tillgång till uppgifter med beteckningarna TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och SECRET UE/EU SECRET måste ledamöterna ha getts behörighet i enlighet med det förfarande som avses i punkterna 11.3 och 11.4.

11.3   Behörighet ska endast beviljas Europaparlamentets ledamöter som har genomgått en säkerhetsprövning av de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna i enlighet med förfarandet i punkterna11.9–11.14. Talmannen ska vara ansvarig för att bevilja ledamöterna behörighet.

11.4   Talmannen får bevilja behörighet efter att ha inhämtat ett yttrande från de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna på grundval av den säkerhetsprövning som genomförts i enlighet med punkterna 11.8–11.13.

11.5   Europaparlamentets direktorat som ansvarar för säkerhet ska föra en aktuell förteckning över alla Europaparlamentets ledamöter som beviljats behörighet, inklusive tillfällig behörighet som avses i punkt 11.15.

11.6   Behörigheten ska vara giltig för en period av fem år eller för den tid som uppgifterna, som låg till grund för att den beviljades, varar. Den får förnyas i enlighet med förfarandet som fastställs i punkt 11.4.

11.7   Behörigheten ska dras in av talmannen om han eller hon anser att det är motiverat. Ett beslut om indragen behörighet ska meddelas dels den berörda ledamoten i Europaparlamentet, som kan begära att höras av talmannen innan indragandet träder i kraft, dels den behöriga nationella myndigheten.

11.8   Säkerhetsprövningen ska genomföras med bistånd av den berörda ledamoten i Europaparlamentet och på begäran av talmannen. Den behöriga nationella myndigheten för prövning ska vara den i den medlemsstat där den aktuella ledamoten är medborgare.

11.9   Som en del av prövningsförfarandet ska den berörda ledamoten i Europaparlamentet fylla i ett formulär med personliga uppgifter.

11.10   Talmannen ska i sin begäran till de behöriga nationella myndigheterna ange nivån på de sekretessbelagda uppgifter som den berörda ledamoten i Europaparlamentet ska få tillgång till, så att de kan genomföra säkerhetsprövningen.

11.11   Hela säkerhetsprövningsprocessen, som den genomförs av de behöriga nationella myndigheterna, ska tillsammans med de erhållna resultaten stå i överensstämmelse med de relevanta regler och förordningar som gäller i den berörda medlemsstaten, inklusive sådana som rör överklagande.

11.12   Om medlemsstatens behöriga nationella myndigheter avger ett positivt yttrande får talmannen bevilja den berörda ledamoten i Europaparlamentet behörighet.

11.13   Ett negativt yttrande från de behöriga nationella myndigheterna ska meddelas den berörda ledamoten i Europaparlamentet, som kan begära att höras av talmannen. Om talmannen anser det nödvändigt får han eller hon begära ytterligare förtydliganden från de behöriga nationella myndigheterna. Om det negativa yttrandet kvarstår ska behörighet inte beviljas.

11.14   Alla ledamöter i Europaparlamentet som beviljats behörighet enligt punkt 11.3 ska, när behörigheten beviljas och därefter med jämna mellanrum, erhålla alla nödvändiga anvisningar angående skyddet av sekretessbelagda uppgifter och hur detta skydd ska säkerställas. Ledamöterna ska underteckna en förklaring om att de mottagit dessa anvisningar.

11.15   Talmannen får i undantagsfall, efter att i förväg ha informerat de behöriga nationella myndigheterna och förutsatt att de inte har hört av sig inom en månad, bevilja tillfällig behörighet för en ledamot i Europaparlamentet för en period av högst sex månader, i avvaktan på resultatet av den prövning som avses i punkt 11.11. Den tillfälliga behörighet som beviljas på detta sätt ska inte ge tillgång till uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

12.   Förfarande för säkerhetsprövning av Europaparlamentets tjänstemän och parlamentetes övriga anställda som arbetar för de politiska grupperna

12.1   Endast Europaparlamentets tjänstemän, och parlamentets övriga anställda som arbetar för de politiska grupperna, som på grund av sina åligganden och för sin tjänsteutövning behöver känna till eller använda sekretessbelagda uppgifter, får ha tillgång till sådana uppgifter.

12.2   För att få tillgång till uppgifter med beteckningarna TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET och CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL måste de personer som avses i punkt 12.1 ha getts behörighet i enlighet med det förfarande som fastställts i punkterna 12.3 och 12.4.

12.3   Behörighet ska endast beviljas de personer som avses i punkt 12.1 som har genomgått en säkerhetsprövning av de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna i enlighet med förfarandet i punkterna 12.9–12.14. Generalsekreteraren ska vara ansvarig för att bevilja behörighet åt Europaparlamentets tjänstemän och parlamentets övriga anställda som arbetar för de politiska grupperna.

12.4   Generalsekreteraren får bevilja behörighet efter att ha inhämtat ett yttrande från de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna på grundval av den säkerhetsprövning som genomförts i enlighet med punkterna 12.8–12.13.

12.5   Europaparlamentets direktorat som ansvarar för säkerhet ska föra en aktuell förteckning över alla tjänster som kräver säkerhetsprövning, enligt uppgifter från relevanta avdelningar vid Europaparlamentet, och över alla personer som beviljats behörighet, inklusive tillfällig behörighet enligt punkt 12.15.

12.6   Behörigheten, som ska vara giltig för en period av fem år eller för den tid som uppgifterna, som låg till grund för att den beviljades, varar. Den får förnyas i enlighet med förfarandet i punkt 12.4.

12.7   Behörigheten ska dras in av generalsekreteraren om han eller hon anser att det är motiverat. Ett beslut om indragen behörighet ska meddelas dels den berörda tjänstemannen vid Europaparlamentet eller den anställde vid Europaparlamentet som arbetar för en politisk grupp, som kan begära att höras av generalsekreteraren innan indragandet träder i kraft, dels den behöriga nationella myndigheten.

12.8   Säkerhetsprövningen ska genomföras med bistånd av den berörda personen och på begäran av generalsekreteraren. Den behöriga nationella myndigheten för prövning ska vara den i den medlemsstat där den aktuella personen är medborgare. Om nationella lagar och förordningar så tillåter får de behöriga nationella myndigheter genomföra undersökningar i fråga om icke-medborgare som begär tillgång till uppgifter med sekretessgraden CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller högre.

12.9   Som en del av prövningsförfarandet ska den berörda tjänstemannen vid Europaparlamentet eller den anställde vid Europaparlamentet som arbetar för en politisk grupp fylla i ett formulär med personliga uppgifter.

12.10   Generalsekreteraren ska i sin begäran till de behöriga nationella myndigheterna ange nivån på de sekretessbelagda uppgifter som den berörda personen ska få tillgång till, så att de kan genomföra säkerhetsprövningen och yttra sig om på vilken nivå det är lämpligt att bevilja den berörda personen behörighet.

12.11   Hela säkerhetsprövningsprocessen, som den genomförs av de behöriga nationella myndigheterna, ska tillsammans med de erhållna resultaten stå i överensstämmelse med de relevanta regler och förordningar som gäller i den berörda medlemsstaten, inklusive sådana som rör överklagande.

12.12   Om medlemsstatens behöriga nationella myndigheter avger ett positivt yttrande får generalsekreteraren bevilja den berörda personen behörighet.

12.13   Ett negativt yttrande från de behöriga nationella myndigheterna ska meddelas den berörda tjänstemannen vid Europaparlamentet eller den anställde vid parlamentet som arbetar för en politisk grupp, som kan begära att höras av generalsekreteraren. Om generalsekreteraren anser det nödvändigt får han eller hon begära ytterligare förtydliganden från de behöriga nationella myndigheterna. Om det negativa yttrandet kvarstår ska behörighet inte beviljas.

12.14   Alla tjänstemän vid Europaparlamentet och övriga anställda vid parlamentet som arbetar för de politiska grupperna som beviljats behörighet enligt punkt 12.4 och 12.5 ska, när behörigheten beviljas och därefter med jämna mellanrum, erhålla alla nödvändiga anvisningar angående skyddet av sekretessbelagda uppgifter och hur detta skydd ska säkerställas. Dessa tjänstemän och anställda ska underteckna en förklaring om att de mottagit dessa anvisningar och att de åtar sig att följa dem.

12.15   Generalsekreteraren får i undantagsfall, efter att i förväg ha informerat de behöriga nationella myndigheterna och förutsatt att de inte har hört av sig inom en månad, bevilja en tjänsteman vid Europaparlamentet eller en anställd vid parlamentet som arbetar för en politisk grupp tillfällig behörighet för en period av högst sex månader, i avvaktan på resultatet av den prövning som avses i punkt 12.11 i detta avsnitt. Tillfälliga behörigheter som beviljas på detta sätt ska inte ge tillgång till uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.