Ano

Observações do Tribunal

Fase da medida corretiva

(Concluída/Em curso/Pendente/N/A)

2012

O contabilista ainda não validou o sistema contabilístico do Gabinete de Apoio.

Concluída

2012

Uma transição de dotações no montante de 0,2 milhões de euros não estava coberta por um compromisso jurídico (contrato), sendo por conseguinte irregular.

N/A

2012

Não foi realizado qualquer inventário físico a fim de garantir que todos os equipamentos comprados para instalação do Gabinete de Apoio são incluídos no registo.

Concluída

2012

Foram efetuados 50 pagamentos, que representam cerca de 20 % do montante total de pagamentos, após os prazos estipulados pelo Regulamento Financeiro.

N/A

2012

Dez das 16 normas de controlo interno (1) ainda não tinham sido totalmente aplicadas.

Em curso

2012

As necessidades orçamentais para 2012 foram consideravelmente sobreavaliadas, tendo sido autorizados apenas 4,8 milhões de euros dos 7 milhões de euros transferidos depois de o Gabinete de Apoio receber autonomia financeira.

N/A

2012

Foram transitadas dotações autorizadas no montante de 3,2 milhões de euros, que representam 65,13 % do total das dotações autorizadas para o período de autonomia financeira (2). Estas transições dizem respeito ao Título I (despesas de pessoal) no montante de 0,3 milhões de euros, ao título II (outras despesas administrativas) no montante de 1,4 milhões de euros e ao título III (atividades operacionais) no montante de 1,5 milhões de euros. Referem-se principalmente a faturas ainda não recebidas e/ou pagas no final do ano, bem como a reembolsos pendentes de despesas relativas a peritos. Além disso, cerca de 0,8 milhões de euros dizem respeito a trabalhos de renovação realizados nas instalações do Gabinete de Apoio em 2012, cujos pagamentos serão efetuados após a receção final (3). Contudo, um tão elevado nível de dotações transitadas não respeita o princípio orçamental da anualidade.

N/A

2012

Os montantes de várias autorizações orçamentais foram insuficientes para cobrir a respetiva prestação de bens e serviços. Estima-se que o montante das prestações não cobertas seja de 0,2 milhões de euros, o que causa uma sobredeclaração correspondente na conta de resultados da execução orçamental.

N/A

2012

O Gabinete de Apoio coordena a colocação de peritos dos Estados-Membros com o objetivo de apoiar outros Estados-Membros em situações de crise (ações de ajuda de emergência) e reembolsa as despesas de deslocação em serviço dos peritos numa base fixa. O total das despesas de deslocações em serviço reembolsadas elevou-se a cerca de 4 17  000 euros (24 % do total dos pagamentos). Efetuaram-se igualmente reembolsos fixos de despesas a participantes externos em reuniões realizadas nas instalações do Gabinete de Apoio. As despesas relativas às reuniões foram repartidas por várias rubricas orçamentais, não se conhecendo o seu montante total. Embora a aplicação de taxas fixas reduza os encargos administrativos, os reembolsos podem ser superiores aos custos efetivamente ocorridos.

N/A

2012

Para acolher o Gabinete de Apoio, o Governo maltês ofereceu o edifício (4) e o contrato de arrendamento com a autoridade de transportes de Malta estipula que as instalações são transferidas numa forma acabada, sendo fornecidos vários pontos de serviços essenciais. No entanto, para o edifício ficar funcional era necessário ser adaptado (5) com um custo estimado de 4,3 milhões de euros, dos quais 3,8 milhões de euros deveriam ser cobertos pela Comissão. No final de 2012, a maior parte dos trabalhos estava concluída, tendo sido pagos ao Governo maltês adiantamentos no valor de aproximadamente 3 milhões de euros. Além disso, o Gabinete de Apoio deverá pagar rendas no valor de cerca de 3,7 milhões de euros durante um período de nove anos.

N/A

2012

A Comissão tinha informado o Parlamento Europeu e o Conselho acerca dos acordos celebrados com o Estado anfitrião e do facto de o edifício necessitar de obras de adaptação que seriam financiadas pelo Governo maltês e pela Comissão. Apesar de as autoridades orçamentais terem sido informadas acerca do projeto, nada indica que tivessem conhecimento dos custos previstos e da parte a suportar pela UE.

N/A

2012

É possível melhorar a transparência dos procedimentos de recrutamento: não existiam provas de que as ponderações e os requisitos mínimos para ser convocado para a entrevista e para constar da lista de reserva foram definidos antes do exame das candidaturas ou que as questões colocadas nas provas escritas e entrevistas foram definidas antes do exame das candidaturas.

Pendente

Domínios de competência da União segundo o Tratado

(Artigo 3.o do Tratado da União Europeia e artigos 67.o, 78.o e 80.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia)

A União proporciona aos seus cidadãos um espaço de liberdade, segurança e justiça sem fronteiras internas, em que seja assegurada a livre circulação de pessoas, em conjugação com medidas adequadas em matéria de controlos na fronteira externa, de asilo e imigração, bem como de prevenção da criminalidade e combate a este fenómeno.

A União desenvolve uma política comum em matéria de asilo, de proteção subsidiária e de proteção temporária, destinada a conceder um estatuto adequado a qualquer nacional de um país terceiro que necessite de proteção internacional e a garantir a observância do princípio da não repulsão. Esta política deve estar em conformidade com a Convenção de Genebra, de 28 de julho de 1951, e o Protocolo, de 31 de janeiro de 1967, relativos ao Estatuto dos Refugiados, e com os outros tratados pertinentes.

Para o efeito, devem ser adotadas medidas relativas a um sistema europeu comum de asilo que inclua: um estatuto uniforme de asilo para os nacionais de países terceiros, válido em toda a União; um estatuto uniforme de proteção subsidiária para os nacionais de países terceiros que, sem obterem o asilo europeu, careçam de proteção internacional; um sistema comum que vise, em caso de afluxo maciço, a proteção temporária das pessoas deslocadas; procedimentos comuns em matéria de concessão e retirada do estatuto uniforme de asilo ou de proteção subsidiária; critérios e mecanismos de determinação do Estado-Membro responsável pela análise de um pedido de asilo ou de proteção subsidiária; normas relativas às condições de acolhimento dos requerentes de asilo ou de proteção subsidiária; a parceria e a cooperação com países terceiros, para a gestão dos fluxos de requerentes de asilo ou de proteção subsidiária ou temporária.

No caso de um ou mais Estados-Membros serem confrontados com uma situação de emergência, caracterizada por um súbito fluxo de nacionais de países terceiros, podem ser adotadas medidas provisórias a favor desse ou desses Estados-Membros.

As políticas da União relativas ao asilo e a sua execução são regidas pelo princípio da solidariedade e da partilha equitativa de responsabilidades entre os Estados-Membros, inclusive no plano financeiro.

Competências do Gabinete de Apoio

[Regulamento (UE) n.o 439/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho, que cria um Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo]

Objetivos

O Gabinete de Apoio contribui para a execução de um Sistema Europeu Comum de Asilo. Facilita, coordena e reforça a cooperação prática em matéria de asilo entre os Estados-Membros nos seus múltiplos aspetos, tais como: prestar apoio prático e operacional aos Estados-Membros; prestar apoio operacional efetivo aos Estados-Membros com necessidades específicas ou cujos sistemas de asilo e acolhimento estejam particularmente sujeitos a pressões; prestar assistência científica e técnica no que se refere às políticas e à legislação da União em todos os domínios que tenham impacto direto ou indireto sobre o asilo.

Atribuições

Governação

Conselho de Administração

Composição

O Conselho de Administração é composto por um membro designado por cada Estado-Membro, com exceção da Dinamarca, por dois membros designados pela Comissão Europeia e por um membro do ACNUR sem direito de voto. Todos os membros são designados com base na sua experiência, na sua responsabilidade profissional e nas suas competências de alto nível no domínio do asilo.

A Croácia foi convidada a assistir a todas as reuniões do Conselho de Administração e a outras reuniões importantes na qualidade de observador, até 1 de julho de 2013, quando se tornou membro de pleno direito do Gabinete de Apoio na sequência da entrada em vigor do Tratado de Adesão entre a UE e a Croácia de 9 de dezembro de 2011.

A Dinamarca, a Islândia, o Listenstaine, a Noruega e a Suíça são convidados a assistir a todas as reuniões do Conselho de Administração e a outras reuniões importantes na qualidade de observadores.

Atribuições

As principais funções do Conselho de Administração, enquanto órgão responsável pela gestão e pela programação do Gabinete de Apoio, estão definidas no artigo 29.o do regulamento que cria o Gabinete de Apoio e incluem nomear o director-executivo e aprovar o programa de trabalho e os relatórios anuais do Gabinete de Apoio, bem como o seu orçamento geral. Compete-lhe assegurar que o Gabinete de Apoio executa as suas atribuições de forma eficaz.

Diretor-executivo

O director-executivo, que exerce as suas funções com total independência, é o representante legal do Gabinete de Apoio, sendo responsável nomeadamente pela sua gestão administrativa e pela execução do programa de trabalho e das decisões aprovados pelo Conselho de Administração. O director-executivo do Gabinete de Apoio, dr. Robert K. Visser, assumiu funções em 1 de fevereiro de 2011. Exerce um mandato de cinco anos, renovável uma única vez por mais três anos.

Fórum Consultivo

O Gabinete de Apoio criou um Fórum Consultivo nos termos do artigo 51.o do regulamento que cria o Gabinete de Apoio. O Fórum Consultivo permite assegurar ao Gabinete de Apoio um estreito diálogo com as organizações da sociedade civil e com os organismos competentes pertinentes. Este fórum constitui uma instância de intercâmbio de informações e de partilha de conhecimentos entre o Gabinete de Apoio, as organizações da sociedade civil e os órgãos pertinentes que exercem atividades no domínio da política de asilo. Nos termos do regulamento aplicável, o Fórum Consultivo reúne em sessão plenária, no mínimo, uma vez por ano. Além disso, o Gabinete de Apoio dispõe de um calendário anual de consultas para organizar as suas várias metodologias e atividades de consulta, por exemplo reuniões de peritos, workshops, seminários e consultas em linha.

Auditoria interna

Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão.

Auditoria externa

Tribunal de Contas Europeu.

Autoridade de quitação

Parlamento Europeu sob recomendação do Conselho.

Meios colocados à disposição do Gabinete de Apoio em 2013

Orçamento definitivo

12 milhões de euros

Efetivos em 31 de dezembro de 2013

Lugares autorizados (agentes temporários): 45. Lugares ocupados: 44

Outros lugares: (agentes contratuais e PNE): 32. Lugares ocupados: 27

Número total de lugares: 77

Lugares ocupados: 71, dos quais desempenhando:

Atividades e serviços fornecidos em 2013

As atividades do Gabinete de Apoio podem ser divididas em cinco áreas principais: o apoio permanente, o apoio especial, o apoio de emergência, o apoio informativo e analítico e o apoio a países terceiros.

Apoio permanente: no que respeita à formação, o Gabinete de Apoio organizou 13 sessões de formação para formadores, desenvolveu três novos módulos de formação e atualizou seis módulos já existentes, elaborou dois manuais de formação e um sistema de recolha e análise de dados (training cockpit), concebeu um novo percurso de formação e organizou o seminário didático anual, duas reuniões de formação dos pontos de contacto nacionais e uma reunião com o grupo de formação de referência.

As atividades do Gabinete de Apoio relativas à qualidade dos procedimentos e decisões em matéria de asilo incluíram a elaboração da matriz de qualidade do Gabinete, a organização de quatro reuniões de cooperação prática temáticas e uma reunião dos pontos de contacto nacionais sobre a qualidade.

No que se refere às informações sobre o país de origem (COI), o Gabinete de Apoio adotou o seu método de rede relativo às COI, criou três redes específicas de COI consagradas à Síria, à Somália e ao Paquistão, disponibilizou 2  108 novos documentos relativos às COI no portal europeu comum das COI, organizou duas reuniões de administradores dos portais nacionais comuns, duas reuniões da rede estratégica COI, bem como dez workshops e seminários específicos aos países. Além disso, elaborou uma análise comparativa sobre os Balcãs Ocidentais e ministrou formação sobre o portal das COI.

No domínio dos menores não acompanhados, publicou um documento intitulado «EASO — age assessment practice in Europe», organizou quatro reuniões de cooperação prática, uma conferência anual sobre o tema dos menores não acompanhados e realizou uma pesquisa sobre a procura das famílias.

Atualizou a lista de línguas disponíveis para tradução direta nos Estados-Membros, participou nas reuniões pertinentes das agências JAI sobre o tráfico de seres humanos e reforçou a cooperação com os membros dos Tribunais.

Apoio especial: o Gabinete de Apoio prestou apoio especial à Suécia e à Itália. No caso da Suécia, ministrou formação específica sobre dois dos seus módulos e, no caso da Itália, contribuiu para a execução de um plano de apoio especial que abrangia 45 atividades de apoio. Vinte e cinco peritos foram colocados em dez equipas de apoio, tendo animado seis workshops temáticos sobre o sistema de Dublim e as COI, elaborado o mapa do sistema de acolhimento de Itália e ministrado formação aos magistrados italianos. Além disso, o Gabinete de Apoio organizou duas reuniões de cooperação prática sobre recolocação, participou no primeiro Fórum Anual sobre Recolocação e esteve implicado no grupo de ação para o Mediterrâneo, no âmbito do qual foram lhe atribuídas oito ações.

Apoio de emergência: o Gabinete de Apoio prestou apoio de emergência à Grécia e à Bulgária, destacando 49 peritos para 25 equipas de apoio «asilo». Foi executado um projeto conjunto entre o Gabinete de Apoio e o ACNUR para a Grécia, dedicado ao tratamento dos casos pendentes, e realizado um exercício de emergência com a Frontex na fronteira romena e húngara. O Gabinete de Apoio organizou três reuniões dos pontos de contacto nacionais da reserva de intervenção «asilo».

Apoio informativo e analítico: o Gabinete de Apoio publicou o seu relatório anual sobre a situação em matéria de asilo na UE em 2012, bem como três relatórios trimestrais e doze relatórios mensais sobre o tema do asilo. Além disso, desenvolveu a Fase II do seu sistema de alerta rápido e de preparação.

Apoio a países terceiros: o Gabinete de Apoio adotou a sua estratégia de ação externa, participou no processo de Praga, nas parcerias europeias para a mobilidade assinadas com a Tunísia e Marrocos e no diálogo sobre a migração, mobilidade e segurança com a Jordânia. Foi acordado um projeto com estes três países em dezembro de 2013 no contexto do Instrumento Europeu de Vizinhança e Parceria. Por fim, o Gabinete de Apoio organizou duas reuniões de cooperação prática, uma sobre reinstalação e a outra sobre a dimensão externa do Sistema Europeu Comum de Asilo (SECA), tendo ainda participado em dois workshops do Instrumento de Assistência Técnica e Intercâmbio de Informações (TAIEX).

Apoio a países terceiros: o Gabinete de Apoio organizou uma conferência sobre a reinstalação e participou em reuniões das parcerias de mobilidade da UE com a Tunísia, Marrocos e Jordânia. No que respeita à sua organização, o Gabinete de Apoio realizou quatro reuniões e adotou três decisões do Conselho de Administração, assinou um acordo de trabalho com o ACNUR e a Agência dos Direitos Fundamentais da União Europeia, organizou a terceira reunião do Fórum Consultivo e consultou a sociedade civil sobre diversos temas. O Gabinete de Apoio adotou o seu programa de trabalho plurianual para 2014-2016. Por último, em 2013 a Comissão Europeia realizou uma avaliação do impacto da cooperação prática do Gabinete de Apoio sobre as questões do asilo e sobre o SECA.