—

Zorgen voor de leiding, de coördinatie en de aansturing van de afdelingen van het directoraat A van het directoraat-generaal Presidium;

—

De bevoegdheden van het tot aanstelling bevoegde gezag uitoefenen;

—

Instaan voor het beheer van projecten;

—

De instelling vertegenwoordigen in diverse interne comités en interinstitutionele organen;

—

De functie van gesubdelegeerd ordonnateur uitoefenen;

—

Toezicht houden op en beheren van de voorbereiding van het verloop en follow-up van plenaire vergaderingen;

—

Toezicht houden op en beheren van de ingekomen stukken en de verwijzing van officiële documenten;

—

Instaan voor de ontvangst en verdeling van de officiële post van het Europees Parlement;

—

Toezicht houden op en beheren van de vragen met verzoek om schriftelijk antwoord, vragen met verzoek om mondeling antwoord, interpellaties, de handelingen van de Unie;

—

Instaan voor de administratie van de leden.

—

Ontwikkelen, beheren en controleren van het volledig verslag der vergaderingen (CRE) dat, na taalkundige revisie, de volgende dag in een meertalige versie wordt gepubliceerd („Arc-en-ciel”); controleren en invoegen van de stemverklaringen en schriftelijke verklaringen, instaan voor de publicatie van CRE in schriftelijke en elektronisch vorm (Epades, Europarl, Documentenregister);

—

Vervaardigen van de processen-verbaal (PV) van de vergadering in de oorspronkelijke taal, die na vertaling, de volgende dag in alle talen als voorlopige versie in schriftelijke en elektronische vorm beschikbaar zijn (Epades, Europarl, Documentenregister); collationeren van de PV’s en voorbereiden van de definitieve versie die in elektronische vorm in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerd wordt;

—

Instaan voor de parallellie en de complementariteit van het PV, het CRE en VOD („Video on demand”) tijdens de collationering, de revisie en de controle. Deelnemen aan het updaten en vervangen van de applicaties;

—

Coördineren van de vertaalwerkzaamheden van het PV, de transcriptie en de revisie van CRE, met de diensten van DG TRAD; instaan voor het beheer van deze werkzaamheden;

—

Voeden en controleren van de index van VOD-CRE tijdens de sessies; instaan voor de controle en de postediting van VOD na de sessie;

—

Beantwoorden van vragen van leden, parlementair medewerkers, ambtenaren en burgers over het PV, het CRE en VOD; instaan voor de scholing in de applicaties PV en CRE van het personeel van DG TRAD; deelnemen aan seminars en interne en externe opleidingen;

—

Ontwikkelen, beheren en controleren van het CRE van debatten in andere vergaderingen (Conferentie van voorzitters toegankelijk voor leden, verklaring van de Europese Centrale Bank voor de Commissie economische en monetaire zaken (ECON), hoorzittingen van genomineerde commissarissen, enquêtecommissies); vervaardigen van de processen-verbaal in FR, EN DE van de Conferentie van voorzitters toegankelijk voor leden;

—

Toezicht houden op en controleren van de verzending van de Aangenomen Teksten aan de geadresseerden.

—

Instaan voor het beheer van de teksten van vragen met verzoek om schriftelijk antwoord (met voorrang en zonder voorrang) aan de Commissie en de Raad, de voorzitter van de Europese Raad en de hoge vertegenwoordiger/vicevoorzitter, met inbegrip van de antwoorden daarop en de voeding van de databank Parlementaire vragen (QP);

—

Controleren van de ontvankelijkheid van de parlementaire vragen, assistentie verlenen aan vragenstellers en instaan voor de follow-up van de besluitvorming met betrekking tot de vragen;

—

Controleren op de aanwezigheid van voorgaande soortgelijke parlementaire, vragen met antwoorden die reeds beschikbaar zijn bij de onderzoeksdiensten van het Parlement en follow-up van de besluitvorming dienaangaande;

—

Instaan voor het beheer van de teksten, controleren van de ontvankelijkheid, assistentie verlenen aan de vraagstellers, instaan voor de follow-up van de besluitvorming met betrekking tot de interpellaties, voeden van de databank Parlementaire vragen, instaan voor de follow-up en het beheer van de antwoorden en plaatsing op de agenda;

—

Instaan voor het beheer van de teksten van de vragen met verzoek om mondeling antwoord gevolgd door een debat aan de Raad, Commissie en de hoge vertegenwoordiger/vicevoorzitter, voeden van de databank Parlementaire vragen;

—

Instaan voor het beheer van de teksten, controleren van de ontvankelijkheid, assistentie verlenen aan de opstellers, instaan voor de follow-up van de besluitvorming dienaangaande;

—

Instaan voor het beheer van de teksten, controleren van de ontvankelijkheid, assistentie verlenen aan de vraagstellers, instaan voor de follow-up van de besluitvorming met betrekking tot de interpellaties, alsmede de follow-up en het beheer van de antwoorden;

—

Instaan voor de follow-up van de ontwikkeling van computerapplicaties betreffende het beheer van vragen met verzoek om schriftelijk en mondeling antwoord en beperkte en uitgebreide interpellaties; formuleren van voorstellen tot verbetering van procedures, inclusief regelgevende procedures; deelnemen aan verschillende werkgroepen.

—

Instaan voor het contact met de fracties, leden, andere diensten van het Secretariaat, de andere Europese instellingen en organen; opstellen van de plattegrond van de grote vergaderzaal; ontwerpen van het vergaderrooster; beheren en updaten van de uitspraakgids; vaststellen van de toerbeurten van de voorzitters van de vergaderingen alsmede van hun medewerkers; vragen beantwoorden met betrekking tot het verloop van de plenaire vergadering;

—

Voorbereiden van de spreektijd, de sprekerslijsten, de spreektijd van één minuut, de stemverklaringen, de mededelingen van de voorzitter, in samenwerking met andere diensten; assistentie verlenen aan de voorzitters van de vergadering;

—

Voorbereiden van de dossiers van de vergadering, instaan voor het beheer van de toegangskaarten voor de grote vergaderzaal;

—

Organiseren van de verkiezing van de voorzitter, de ondervoorzitters, de quaestoren en de Ombudsman; organiseren van de prijsuitreikingen in de plenaire vergadering en plechtige vergaderingen;

—

Behandelen van vragen over het verloop van de zittingen, analyseren van de problemen, definiëren van de te geven follow-up aan interventies in samenwerking met het cabinet van de voorzitter, analyseren van precedenten;

—

Opstellen en toepassen van de statistische follow-up van zittingen (verslagen, amendementen, resoluties, verklaringen van de Raad en de Commissie, andere interventies);

—

Kennisgeven van niet-begrotingsteksten die zijn aangenomen door het Parlement;

—

Instaan voor de ontvangst, afhandeling en verspreiding van de follow-up van de aangenomen teksten in plenaire vergadering;

—

Instaan voor het voeden en het bijhouden van de website van de plenaire vergadering: beheer in samenwerking met DG ITEC; coördineren van de verschillende diensten van informatieleveranciers; beantwoorden van alle interne en externe verzoeken om informatie en advies;

—

Voorlichten over de activiteiten en organisatie van de plenaire vergadering, met name in het kader van interne en externe opleidingen;

—

Organiseren van specifieke opleidingen in verband met de behoeften van de afdeling, interne vergaderingen, updaten van databanken; stagebegeleiding;

—

Voorbereiden en organiseren van de voor alle leden toegankelijke vergaderingen van de Conferentie van voorzitters;

—

Deelnemen aan verschillende werkgroepen (het modellenboek, documentenbeheer, toepassing van het nieuwe Reglement, computerapplicaties, enz.), alsook aan de ontwikkeling van computerapplicaties (sprekerslijsten, follow-up van handelingen, ELVIIS, PPMS, beheer van de precedenten van de plenaire vergadering, beheer van stemverklaringen, enz.).

—

Instaan voor de voorbereiding van de stemlijsten, de ontvangst van verzoeken om stemming in onderdelen, aparte stemming en hoofdelijke stemming, de briefing van en assistentie aan de voorzitters van de plenaire vergadering (stemmingen in plenaire vergadering);

—

Instaan voor de controle, registratie, verzending voor vertaling en de follow-up van amendementen en ontwerpresoluties (officiële indiening);

—

Controle van de conformiteit met parlementaire modellen: advies- en controleactiviteiten;

—

Instaan voor de ondersteuning en advisering van leden, commissies, fracties en het personeel van het Parlement met betrekking tot alle procedurevragen;

—

Adviseren van de secretariaten van parlementaire commissies en de voorzitter van het Parlement met betrekking tot alle ontvankelijkheidsvragen;

—

Instaan voor de controle, registratie, verzending voor vertaling en de follow-up van de door de parlementaire commissies goedgekeurde verslagen (officiële indiening);

—

Opstellen van statistieken over bepaalde hierboven genoemde activiteiten;

—

Deelnemen aan werkgroepen tussen de diensten (IT-projecten, het Reglement, „Parliamentary Project Portfolio”), alsook opleidingen voor de leden en hun medewerkers, fracties en het betrokken personeel van het algemeen secretariaat.

—

Instaan voor de afhandeling van de officiële post van het Parlement en de post van de voorzitter (registratie, synthese en verdeling, ondersteuning van de gebruikers van GEDA wat betreft de registratie van de post);

—

Ontvangen en verder geleiden van de ingekomen post van de Instelling die (controle, sortering, registratie pakjes en aangetekende post, klantendienst);

—

Instaan voor de afhandeling van de uitgaande post (registratie en frankering);

—

Instaan voor het begrotingsbeheer met betrekking tot de post.

—

Instaan voor de procedurele en inhoudelijke analyse, kennisgeving, administratieve en digitale verdeling van officiële documenten aan parlementaire commissies, instaan voor de in de processen-verbaal van de plenaire vergadering op te nemen mededelingen en het opstellen van procedures; raadplegen van de andere instellingen, organen en agentschappen van de EU;

—

Instaan voor de ontvangst, de analyse van de formele en inhoudelijke criteria, registratie van de aan het Parlement gezonden verzoekschriften van de burgers of inwoners; instaan voor de contacten en de interactie met het secretariaat van de Commissie verzoekschriften; opstellen van de lijst verzoekschriften die mogelijk niet overeenstemmen met de bepalingen van artikel 277 VWEU; beheren van de verwijzingen van het bevoegde orgaan op de lijsten 1, 3 en 4; instaan voor de publicatie van de op de algemene rol ingeschreven verzoekschriften;

—

Instaan voor de ontvangst, conformiteitscontrole, acceptatie, registratie en beschikbaarstelling van de officiële documenten die zijn ontvangen van de leden, andere instellingen, organen en agentschappen van de EU, alsook van de nationale parlementen; instaan voor de officiële aankondiging van procedures (proces-verbaal) en documenten (website Europarl);

—

Instaan voor de ontvangst, conformiteitscontrole, acceptatie, registratie en toewijzing aan de bevoegde parlementaire commissies van uitvoeringsmaatregelen met betrekking tot informatierechten, inzagerechten, regelgevingsprocedures met toetsing, alsook de gedelegeerde handelingen en documenten betreffende de bijeenkomsten van nationale deskundigen en VBM-missies; communiceren van de aankondigingen die moeten worden opgenomen in de processen-verbaal van de plenaire vergadering; instaan voor de interactie binnen het DIAS-netwerk;

—

Instaan voor het voeden, de follow-up en het bijhouden van de Observatiepost wetgeving (OEIL); deelnemen aan het financiële beheer van OEIL, contact onderhouden met de externe contractant;

—

Deelnemen aan verschillende werkgroepen alsook aan de ontwikkeling van computerapplicaties (OEIL, ITER, EPgreffe, petiport, petigreffe).

—

Instaan voor de follow-up van de procedures in verband met het begin en het einde van het mandaat van de leden en waarnemers (vaststellen van processen-verbaal van aftreden en zending aan de Commissie juridische zaken (JURI), voorbereiding van de mededeling in de plenaire vergadering; kennisgeving aan de diensten, contact met de bevoegde nationale autoriteiten, voorbereiding van het dossier van de controle van de bevoegdheden van nieuwe leden);

—

Instaan voor het secretariaat van het Raadgevend Comité voor het gedrag van de leden (organisatie van vergaderingen, voorbereiden van vergaderdossiers, follow-up aan de besluiten van het Comité);

—

Instaan voor de ontvangst en registratie van verzoeken om opheffing en verdediging van de parlementaire immuniteit (informatie van het betrokken lid, voorbereiding van de mededeling in plenaire vergadering, zending van het dossier aan de Commissie JURI);

—

Instaan voor het beheer van de samenstelling van de parlementaire commissies en delegaties en het beheer van het register van interfractiewerkgroepen;

—

Instaan voor het beheer van het register van financiële belangenverklaringen van de leden en het register van geschenken en uitnodigingen voor door derden georganiseerde evenementen;

—

Instaan voor het beheer van de persoonsgegevens van de leden (registratie in de MEP-databank van elke wijziging van het persoonsdossier van de leden, te weten het lidmaatschap van een orgaan van het Parlement of een fractie, adreswijzigingen, enz.) en hun CV);

—

Afgeven van laissez passer en verklaringen, assistentie verlenen aan leden voor het verkrijgen van de speciale identiteitskaart van de Belgische overheid.