This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 01983R0354-20150326
Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 of 1 February 1983 concerning the opening to the public of the historical archives of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community
Consolidated text: Ir-Regolament tal-kunsill (KEE, Komunità Ewropea dwar l-enerġija atomika) Nru 354/83 ta’ 1 ta’ Frar 1983 dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta’ l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea ta’ l-Energija Atomika
Ir-Regolament tal-kunsill (KEE, Komunità Ewropea dwar l-enerġija atomika) Nru 354/83 ta’ 1 ta’ Frar 1983 dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta’ l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea ta’ l-Energija Atomika
1983R0354 — MT — 26.03.2015 — 002.001
Dan id-dokument ġie magħmul bil-ħsieb li jintuża bħala għodda ta’ dokumentazzjoni u l-istituzzjonijiet ma jassumu l-ebda responsabbiltà għall-kontenut tiegħu
|
IR-REGOLAMENT TAL-KUNSILL (KEE, Komunità Ewropea dwar l-enerġija atomika) Nru 354/83 ta’ 1 ta’ Frar 1983 (ĠU L 043, 15.2.1983, p.1) |
Emendat bi:
|
|
|
Il-Ġurnal Uffiċjali |
||
|
No |
page |
date |
||
|
IR-REGOLAMENT TAL-KUNSILL (KE, EURATOM) Nru 1700/2003 tat-22 ta’ Settembru 2003 |
L 243 |
1 |
27.9.2003 |
|
|
L 79 |
1 |
25.3.2015 |
||
IR-REGOLAMENT TAL-KUNSILL (KEE, Komunità Ewropea dwar l-enerġija atomika) Nru 354/83
ta’ 1 ta’ Frar 1983
dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta’ l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea ta’ l-Energija Atomika
IL-KUNSILL TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ekonomika Ewropea, u partikolarment l-Artikolu 235 tiegħu,
Wara li kunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika, u partikolarment l-Artikolu 203 tiegħu,
Wara li kunsidra l-proposta mressqa mill-Kummissjoni ( 1 ),
Wara li kunsidra l-opinjoni tal-Parlament Ewropew ( 2 );
Billi, fit-twettiq tal-funzjoni tagħhom, l-istituzzjonijiet tal-Komunità Ekonomika Ewropea u lKomunità Ewropea Dwar l-Enerġija Atomika akkumulaw ġabra kbira ta’arkivji; billi dawn l-arkivji jifformaw parti mill-proprjetà tal-Komunitajiet, fejn kull waħda minnhom ghandha personalità ġuridika;
Billi hija norma prattikata, kemm fl-Istati Membri kif ukoll f’organizzazzjonijiet internazzjonali, li tqiegħed l-arkivji għad-dispożizzjoni tal-pubbliku wara li jgħaddu numru ta’ snin; billi regoli komuni dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta'l-arkivji storiċi tal-Komunitajiet Ewropej għandhom jiġu stabbiliti;
Billi wħud mid-dokumenti u rekords li nħarġu mill-istituzzjonijiet tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika huma fiżikament miżmuma fl-arkivji tal-Istati Membri; billi l-Istati Membri japplikaw regoli differenti biex jistabbilixxu meta u b’liema kondizzjonijiet iqiegħdu l-arkivji tagħhom disponibbli għall-pubbliku; billi dokumenti klassifikati u rekords maħruġin mill-istituzzjonijiet tal-Komunità għandhom jiġu ostakolati milli jiġu rilaxxati lill-pubbliku f’arkivji nazzjonali fuq termini inqas stretti minn dawk imsemmija f’dan ir-Regolament;
Billi l-ipproċessar u l-analiżi kritika tal-arkivji tal-Komunità m'humiex biss ta’ valur għar-riċerka storika in-ġenerali imma jistgħu fl-istess ħin irendu aktar faċli l-attivitajiet tal-korpi involuti fl-affarijiet tal-Komunità u permezz ta’hekk jagħtu sehem għall-kisba aqwa tal-għanijiet kollha tal-Komunità;
Billi t-Trattati ma’ provdux għal xi poter ta’azzjoni speċifiku dwar l-istabbiliment ta’ regoli komuni fuq dan is-suġġett;
Billi ċerti prinċipji essenzjali biss hemm bżonn li jiġu determinati, l-addozzjoni tar-regoli rikjesti għall-implimentazzjoni, fuq livell intern, ta’ dawn il-prinċipji qed titħalla f’idejn kull instituzzjoni tal-Komunità,
ADOTTA DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
1. Dan ir-Regolament ifittex li jassigura illi dokumenti ta’ valur storiku u amministrattiv ikunu ippreservati u jitqiegħdu għad-disposzzjoni tal-pubbliku fejn ikun possibbli.
Għal dak l-iskop, kull istituzzjoni tal-Komunità Ewropea u tal-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika, kif ukoll il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, il-Kumitat tar-Reġjuni, l-aġenziji u organi simili mwaqqfa mil-leġislatur (hawnhekk aktar ‘il quddiem imsejħa l-istituzzjonijiet) għandhom jistabbilixxu l-arkivji storiċi tagħhom u jiftħuhom għall-pubbliku skond it-termini stipulati f’dan ir-Regolament wara li jgħaddi perjodu ta’ 30 sena mid-data tal-ħolqien tad-dokument.
2. Għall-għnijiet ta’ dan ir-Regolament:
(a) “arkivji ta’ l-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej”, tfisser dawk id-dokumenti kollha, ta’ kull tip u ta’ kull forma, li oriġinaw minn jew li kienu riċevuti minn waħda mill-istituzzjonijiet jew mir-rappreżentanti jew imjegati tagħhom fil-qadi ta’ dmirijiethom, u li għandhom x’jaqsmu ma’ l-attivitajiet tal-Komunità Ewropea u/jew il-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika (hawnhekk iżjed il quddiem imsejħa l-Komunitajiet Ewropej);
(b) “arkivji storiċi ta’ l-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej”, jikkonsistu f’dik il-parti mill-arkivji ta’ l-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej li kienu magħżula, skond it-termini ta’ l-Artikolu 7, għall-preservazzjoni permanenti.
3. Id-dokumenti kollha li jkunu disponibbli għall-pubbliku qabel l-għeluq tal-perjodu msemmi fil-paragrafu 1 għandhom jibqgħu disponibbli mingħajr restrizzjoni.
4. Wara l-iskadenza tal-perjodu tat-30 sena previst fil-paragrafu 1, aċċess għall-arkivji storiċi għandu jiġu mogħti lil kwalunkwe persuna li japplika għalih u jaċċetta li jirrispetta regoli interni stabbiliti għall-għanijiet ta kull istituzzjoni.
5. L-arkivji storiċi għandhom ikunu aċċessibbli f’kopja forma tal-oriġinal. Madankollu, l-istituzzjonijiet jistgħu jirrilaxxaw l-oriġinal tad-dokumenti jew rekords jekk l-utent juri interess speċjali u sostanzjat kif għandu jkun.
Artikolu 2
1. Fil-każ ta’ dokumenti li jaqgħu taħt l-eċċezzjoni dwar il-privatezza u l-integrità ta’ l-individwu, kif definita fl-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess tal-pubbliku għal dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni ( 3 ) u taħt l-eċċezzjoni dwar l-interessi kummerċjali ta’ persuna natural jew ġuridika, inklużi proprjetà intellettwali, kif definiti fl-ewwel inċiż ta’ l-Artikolu 4(2) tar-Regolament Nru 1049/2001, l-eċċezzjonijiet jistgħu jibqgħu japplikaw għad-dokument kollu jew għal parti minnu wara l-perjodu ta’ 30 sena jekk il-kondizzjonijiet neċessarji għall-applikazzjoni tagħhom ikunu sodisfatti.
2. Dokumenti li jaqgħu taħt l-eċċezzjoni dwar il-privatezza u l-integrita ta’ l-individwu, kif definiti fl-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, inklużi fajls ta’ l-impjegati tal-Komunitajiet Ewropej, jistgħu jkunu magħmulha disponibbli skond ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ l-individwi fil-kuntest ta’ l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u mill-organi tal-Komunità u l-moviment liberu ta’ din id-data ( 4 ), u b’mod partikolari l-Artikoli 4 u 5 tiegħu.
3. L-istituzzjoni, qabel tiddeċiedi jekk tagħmilx disponibbli għall-pubbliku dokumenti li, jekk mikxufa, jistgħu ifixklu l-interessi kummerċjali ta’ persuna naturali jew ġuridika, inklużi proprjetà intellettwali, kif definiti fl-ewwel inċiż ta’ l-Artikolu 4(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, għandha tinforma lill-persuna konċernata, skond ir-regoli li għandhom jiġu stabbiliti minn kull istituzzjoni, dwar l-intenzjoni tagħha li tqiegħed id-dokumenti konċernati għad-disposizzjoni tal-pubbliku. Id-dokumenti ma għandhomx jiġu rilaxxati jekk, wara konsiderazzjoni ta’ l-osservazzjonijiet magħmulha mill-persuna konċernata, l-istituzzjoni jidhrilha illi dawn l-interessi kummerċjali ħa jiġu mfixkla jekk dawn id-dokumenti jitqiegħdu għad-disposizzjoni tal-pubbliku. Dan sakemm ir-rilaxx ta’ dawn id-dokumenti ma jkunx ta’ interess pubbliku importanti aktar minn kull interess ieħor.
4. Dokumenti sensittivi fis-sens ta’ l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 għandhom ikunu aċċessibbli fil-limiti stipulati f’dak l-Artikolu.
Artikolu 3
Il-pubbliku m’għandux ikollu aċċess għal dokumenti li kienu ikklassifikati skond l-Artikolu 10 tar-Regolament tal-Kunsill Nru 3 tal-31 ta’ Lulju 1958 li jimplimenta l-Artikolu 24 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika ( 5 ), sakemm dawn id-dokumenti ma kienux maħruġa minn din il-klassifikazzjoni.
▼M1 —————
Artikolu 5
Sabiex tkun tikkonforma mal-perjodu ta’ 30 sena stabbilit fl-Artikolu 1(1), kull istituzzjoni għandha fi żmien opportun, u mhux aktar tard minn ħamsa u għoxrin (25) sena wara d-data tal-ħolqien tad-dokument, teżamina d-dokumenti kollha ikklassifikati skond ir-regoli ta’ l-istituzzjoni konċernata sabiex tiddeċiedi jekk għandhiex toħroġhom minn din il-klassifikazzjoni. Id-dokumenti li ma jinħarġux mill-klassifikazzjoni wara l-ewwel eżaminazzjoni għandhom ikunu eżaminati perjodikament u ta’ l-anqas kull ħames snin.
Artikolu 6
Fejn, wara li jagħlaq il-perjodu ta’ 30 sena stabbilit fl-Artikolu 1(1), Stat Membru jagħmel il-ħsieb li jagħmel disponibbli għall-pubbliku dokumenti li joriġinaw mill-istituzzjonijiet u li jaqgħu taħt l-Artikolu 2 jew l-Artikolu 3, dan l-Istat Membru għandu jikkonsulta ma’ l-istituzzjoni konċernata sabiex id-deċiżjoni li jieħu ma tipperikolax il-kisba ta’ l-għanijiet ta’ dan ir-Regolament.
Artikolu 7
Kull istituzzjoni għandha titrasferixxi għall-arkivji storiċi tagħha d-dokumenti kollha miżmuma fl-arkivji kurrenti tagħha mhux aktar tard minn 15-il sena wara d-data tal-ħolqien tagħhom. Skond il-kriterji stabbiliti minn kull istituzzjoni skond l-Artikolu 9, għandu jkun hemm proċess inizjali ta’ tqassim bl-iskop li jiġu separati dawk id-dokumenti li għandhom ikunu preservati minn dawk id-dokumenti li ma għandhom l-ebda valur storiku jew amministrattiv.
Artikolu 8
1. Kull istituzzjoni, minbarra l-QĠUE u l-BĊE, għandha tiddepożita fl-Istitut Universitarju Ewropew (IUE) f'Firenze, id-dokumenti li jiffurmaw parti mill-arkivji storiċi tagħha u li tkun fetħet għall-pubbliku f'konformità ma' dan ir-Regolament. Id-depożitu għandu jitwettaq f'konformità mal-Anness.
Minkejja l-ewwel subparagrafu, l-istituzzjonijiet depożitanti jistgħu, għal raġunijiet legali jew amministrattivi, jeskludu d-depożitu ta' ċerti dokumenti oriġinali fl-IUE. F'dak il-każ, huma għandhom jiddepożitaw mikroforma jew kopja diġitali ta' dawn id-dokumenti.
2. Kull istituzzjoni għandha, fuq talba, tforni lill-Istati Membri u lill-istituzzjonijiet l-oħra sakemm l-Istat Membru konċernat m’huwiex dak f’liema wieħed l-istituzzjoni tinsab jew l-istituzzjonijiet konċernati ma jinsabux f’dak l-istess Stat Membru, b’sett komplut ta’ kopji mikroformi tal-arkivji storiċi tagħha, safejn aċċess pubbliku għalihom huwa disponibbli taħt dan ir-Regolament.
3. Il-QĠUE u l-BĊE jistgħu jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-IUE fuq bażi volontarja.
4. L-istituzzjonijiet depożitanti għandhom iżommu s-sjieda tal-arkivji tagħhom, kif ukoll ir-responsabbiltà esklużiva għall-kompożizzjoni tad-dokumenti u tal-fajls li huma ddepożitati fl-IUE jew li altrimenti jitqiegħdu għad-dispożizzjoni fl-IUE.
5. Id-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-IUE ma għandux jaffettwa l-protezzjoni tal-arkivji kif previst fl-Artikolu 2 tal-Protokoll Nru 7 dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea anness mat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u mat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea.
6. L-IUE għandu jiżgura l-preservazzjoni u l-protezzjoni tal-arkivji ddepożitati. Din il-preservazzjoni u din il-protezzjoni għandhom jikkonformaw ma' standards internazzjonali rikonoxxuti għall-protezzjoni fiżika tal-arkivji u għandhom tal-anqas jirrispettaw ir-regoli tekniċi u ta' sigurtà li jikkorrispondu għal dawk użati għall-preservazzjoni u l-ġestjoni tal-arkivji pubbliċi fl-Italja. Għal dan il-għan, id-dokumenti ddepożitati għandhom jiġu ppreservati f'repożitorju mibni apposta.
7. L-IUE għandu ikun unikament responsabbli mill-persunal mitlub jimmaniġġa l-arkivji storiċi tal-UE ddepożitati fl-IUE. L-IUE għandu jiżgura li l-persunal assennjat għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi jkollu l-kwalifiki professjonali mitluba meħtieġa biex iwettaq x-xogħol f'dan il-qasam.
8. Kull istituzzjoni li tiddepożita l-arkivji għandha d-dritt li tirċievi l-informazzjoni li tikkonċerna l-ġestjoni tal-arkivji tagħha mill-IUE u li twettaq spezzjoni tal-arkivji li tkun iddepożitat hemmhekk.
9. L-IUE għandu jqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku l-arkivji storiċi li huwa jirċievi f'konformità mal-paragrafi 1 u 3. L-istituzzjonijiet jistgħu wkoll iqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku kopja tal-istess arkivji storiċi.
10. Il-kostijiet għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-Unjoni għandhom jiġu ffinanzjati bil-kontribuzzjonijiet mill-istituzzjonijiet depożitanti kollha għal-linja tal-baġit rilevanti, fil-limiti tal-approprjazzjonijiet annwali magħmula disponibbli mill-awtorità baġitarja f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni ( 6 ). Dawn il-kontribuzzjonijiet finanzjarji ma għandhomx ikopru kostijiet relatati mat-tqegħid għad-dispożizzjoni u l-adattament tal-bini u tar-repożitorji biex jilqgħu l-arkivji u l-persunal assenjat għalihom.
Id-daqs tal-kontribuzzjonijiet imsemmija fis-subparagrafu 1 għandhom ikunu proporzjonati għad-daqs tat-tabelli tal-persunal rispettivi tal-istituzzjonijiet depożitanti. Kull kontribuzzjoni ser terġa' tiġi kkalkulata mill-ġdid kull meta istituzzjonijiet addizzjonali jibdew jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-IUE jew minn tal-anqas kull ħames snin.
11. L-IUE għandu jaġixxi bħala proċessur f'konformità mal-Artikolu 2 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, skont l-istruzzjonijiet mingħand l-istituzzjonijiet depożitanti. L-IUE għandu jipproċessa kwalunkwe data personali li tinsab fl-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet f'konformità mal-garanziji li jinsabu f'dak ir-Regolament.
12. Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data għandu jkompli jkollu s-setgħat superviżorji fuq l-istituzzjonijiet fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali li tinsab fl-arkivji storiċi ddepożitati mal-IUE.
Artikolu 9
1. Kull istituzzjoni għandha tadotta regoli interni għall-applikazzjoni ta' dan ir-Regolament. Dawn għandhom jinkludu regoli għall-preservazzjoni u l-ftuħ għall-pubbliku ta' arkivji storiċi u dwar il-protezzjoni ta' data personali li tinsab fihom. Fejn ikun possibbli, l-istituzzjonijiet għandhom jagħmlu l-arkivji tagħhom disponibbli għall-pubbliku permezz ta' mezzi elettroniċi, inklużi arkivji diġitizzati u dawk maħluqa b'mod diġitali, u jiffaċilitaw il-konsultazzjoni tagħhom fuq l-Internet. Huma għandhom jikkonservaw ukoll id-dokumenti li huma disponibbli f'forom li jissodissfaw ħtiġijiet speċjali (kitba bil-Braille, testi b'tipa kbira jew reġistrazzjonijiet).
2. Kull istituzzjoni għandha, kull sena, tippubblika informazzjoni dwar l-attivitajiet tagħha fejn għandhom x’jaqsmu ma’ l-arkivji storiċi.
3. F'isem l-istituzzjonijiet depożitanti, il-Kummissjoni għandha tikkonkludi ftehim qafas ta' sħubija mal-IUE. Dak il-ftehim qafas ta' sħubija għandu jinkludi dispożizzjonijiet dettalljati dwar ir-rwoli u r-responsabbiltajiet reċiproċi tal-istituzzjonijiet u tal-IUE għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-Unjoni, inkluż id-depożitu, il-preservazzjoni, l-aċċess u l-konsultazzjoni pubblika tagħhom.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u applikabbli direttament fl-Istati Membri kollha.
ANNESS
DISPOŻIZZJONIJIET FIR-RIGWARD TAD-DEPOŻITU TAL-ARKIVJI STORIĊI TAL-ISTITUZZJONIJIET FL-ISTITUT UNIVERSITARJU EWROPEW F'FIRENZE
1. Fil-każ ta' arkivji mhux diġitali, id-dokumenti oriġinali għandhom jiġu ddepożitati fl-IUE għall-preservazzjoni permanenti, flimkien ma' mikroforma u/jew kopja diġitali tagħhom.
Fil-każ ta' arkivji diġitali, l-IUE għandu jkollu aċċess permanenti għad-dokumenti b'tali mod li jippermettilu jaqdi l-obbligu tiegħu li jagħmel l-arkivji storiċi aċċessibbli għall-pubbliku minn post wieħed u li jippromwovi l-konsultazzjoni tagħhom. L-istituzzjonijiet oriġinarji għandhom jibqgħu responsabbli għall-preservazzjoni permanenti tal-arkivji diġitali tagħhom.
2. Id-depożitu għandu jsir f'intervalli fuq bażi annwali, u, sakemm ikun possibbli, skont il-proċeduri normali tal-ipproċessar arkivjali tal-istituzzjonijiet.
3. L-IUE ma għandux jimmodifika l-klassifikazzjoni arkivjali stabbilita mill-istituzzjonijiet depożitanti, jew jelimina jonkella jbiddel dokumenti jew fajls.
4. L-IUE għandu jibgħat lura lill-istituzzjonijiet depożitanti, l-oriġinali ta' kwalunkwe dokumenti u fajls iddepożitati, jekk jintalab jagħmel hekk minn dawn l-istituzzjonijiet. L-istituzzjonijiet depożitanti għandhom jirritornaw l-oriġinali lill-IUE hekk kif ma jibqgħux bżonnhom aktar.
5. L-IUE għandu jinforma immedjatament lill-istituzzjonijiet depożitanti dwar kwalunkwe ċirkostanza li tista' tipperikola l-invijolabbiltà tal-arkivji li huma ddepożitaw.
( 1 ) GU Nru C 132, 2.6. 1981, p. 6.
( 2 ) GU Nru C 327, 14. 12. 1981, p. 45.
( 3 ) ĠU L 145, tal-31.5.2001, p. 43.
( 4 ) ĠU L 8, tat-12.1.2002, p. 1.
( 5 ) ĠU C 17, tas-6.10.1958, p. 406/58.
( 6 ) ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1