(1)

L’efficienza del trasporto merci e della relativa logistica è di vitale importanza per la crescita e la competitività dell’economia dell’Unione, per il funzionamento del mercato interno e per la coesione sociale ed economica di tutte le regioni dell’Unione.

(2)

Il presente regolamento mira a incoraggiare la digitalizzazione del trasporto merci e della relativa logistica al fine di ridurre i costi amministrativi, migliorare le capacità di attuazione della normativa da parte delle autorità competenti e migliorare l’efficienza e la sostenibilità dei trasporti.

(3)

Lo spostamento delle merci, compresi i rifiuti, è accompagnato da un ampio flusso di informazioni scambiate ancora in formato cartaceo tra imprese e tra imprese e autorità competenti. L’impiego di documenti cartacei rappresenta un notevole onere amministrativo per gli operatori logistici e un costo supplementare per gli operatori logistici e i relativi settori (quali ad esempio il commercio e l’industria manifatturiera), in particolare per le PMI, e ha un impatto negativo sull’ambiente.

(4)

L’assenza di un quadro giuridico uniforme a livello di Unione che imponga alle autorità competenti di accettare in formato elettronico le pertinenti informazioni sul trasporto merci che è richiesto per legge di fornire è considerata il motivo principale dell’assenza di progressi verso la semplificazione e una maggiore efficienza degli scambi di informazioni resa possibile dai mezzi elettronici disponibili. L’accettazione da parte delle autorità competenti delle informazioni in formato elettronico con specifiche comuni agevolerebbe non solo le comunicazioni tra le autorità competenti e gli operatori economici, ma anche, indirettamente, lo sviluppo di una comunicazione elettronica uniforme e semplificata tra imprese nell’Unione. Consentirebbe inoltre notevoli risparmi sui costi amministrativi per gli operatori economici, in particolare per le PMI, che costituiscono la vasta maggioranza delle imprese di trasporto e di logistica all’interno dell’Unione.

(5)

Alcuni settori del diritto dei trasporti dell’Unione impongono alle autorità competenti di accettare informazioni digitalizzate, ma ciò ancora è lungi dal riguardare tutti i pertinenti atti giuridici dell’Unione. Dovrebbe essere possibile utilizzare mezzi elettronici per mettere le informazioni regolamentari sul trasporto merci a disposizione delle autorità competenti in tutto il territorio dell’Unione in tutte le fasi pertinenti delle operazioni di trasporto condotte all’interno dell’Unione. Inoltre tale possibilità dovrebbe riguardare tutte le informazioni regolamentari e tutti i modi di trasporto.

(6)

Le autorità competenti dovrebbero dunque essere tenute ad accettare informazioni messe a disposizione in formato elettronico ogni qualvolta gli operatori economici siano obbligati a mettere a disposizione tali informazioni per dimostrare la conformità alle prescrizioni stabilite negli atti giuridici dell’Unione contemplati dal presente regolamento. Tale obbligo dovrebbe comprendere anche le informazioni richieste dalle autorità come informazioni supplementari conformemente alle disposizioni di tali atti giuridici dell’Unione, ad esempio quando mancano alcune informazioni. Lo stesso dovrebbe valere quando il diritto nazionale prevede la comunicazione di informazioni regolamentari che sono in tutto o in parte identiche alle informazioni da fornire a norma degli atti giuridici dell’Unione che rientrano nell’ambito di applicazione del presente regolamento. Le autorità dovrebbero inoltre adoperarsi per comunicare per via elettronica con gli operatori economici interessati in relazione a tali informazioni. Tale comunicazione non dovrebbe pregiudicare le pertinenti disposizioni degli atti giuridici dell’Unione e del diritto nazionale relative alle misure di follow-up durante o dopo i controlli delle informazioni regolamentari. L’obbligo per le autorità competenti di accettare le informazioni messe a disposizione in formato elettronico dagli operatori economici dovrebbe altresì applicarsi ogniqualvolta le disposizioni degli atti giuridici dell’Unione o del diritto nazionale che rientrano nell’ambito di applicazione del presente regolamento richiedano informazioni contemplate anche da convenzioni internazionali pertinenti, come le convenzioni che disciplinano i contratti di trasporto internazionale nei diversi modi di trasporto, ad esempio la convenzione ONU relativa al contratto di trasporto internazionale di merci su strada (CMR), la convenzione relativa ai trasporti internazionali per ferrovia (COTIF), la risoluzione IATA 672 sulla lettera di vettura aerea elettronica (e-AWB), la convenzione per l’unificazione di alcune regole relative al trasporto aereo internazionale (convenzione di Montreal) e la convenzione di Budapest concernente il contratto di trasporto di merci per navigazione interna (CMNI).

(7)

Poiché il presente regolamento è inteso esclusivamente ad agevolare e incoraggiare la comunicazione di informazioni tra operatori economici e autorità competenti tramite mezzi elettronici, non dovrebbe pregiudicare le disposizioni degli atti giuridici dell’Unione o del diritto nazionale che determinano il contenuto delle informazioni regolamentari e, in particolare, non dovrebbe imporre alcuna prescrizione supplementare in materia di informazioni regolamentari o requisiti linguistici. Sebbene il presente regolamento intenda consentire il rispetto delle prescrizioni relative alle informazioni regolamentari tramite mezzi elettronici piuttosto che tramite documenti cartacei, esso non pregiudica la possibilità, per gli operatori economici interessati, di presentare tali informazioni in formato cartaceo, come previsto nelle pertinenti disposizioni degli atti giuridici dell’Unione o del diritto nazionale, né dovrebbe pregiudicare le pertinenti prescrizioni dell’Unione relative ai documenti da utilizzare per la presentazione strutturata delle informazioni in questione. Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare né le disposizioni del regolamento (CE) n. 1013/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio (3) relative agli obblighi procedurali per la spedizione di rifiuti né le disposizioni che fanno riferimento ai controlli eseguiti dagli uffici doganali. Il presente regolamento non dovrebbe inoltre pregiudicare gli obblighi di dichiarazione, compresi quelli relativi alla competenza degli uffici doganali o la competenza di altre autorità doganali, come stabilito nel regolamento (UE) n. 952/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) o negli atti di esecuzione o delegati adottati a norma dello stesso o nel regolamento (UE) 2019/1239 del Parlamento europeo e del Consiglio (5).

(8)

L’uso di mezzi elettronici per scambiare informazioni regolamentari può ridurre i costi amministrativi per gli operatori economici e può migliorare l’efficienza delle autorità competenti. Sia gli operatori economici che le autorità competenti dovrebbero adottare le misure necessarie per rendere possibili gli scambi elettronici di informazioni regolamentari sul trasporto merci (freight transport information - eFTI) in formato leggibile da piattaforme basate sulle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (piattaforme eFTI), tra cui l’acquisizione delle attrezzature necessarie. Gli operatori economici interessati dovrebbero tuttavia mantenere la responsabilità di fornire informazioni in formato leggibile dall’uomo su richiesta specifica da parte delle autorità competenti al fine di consentire alle autorità competenti di esercitare le loro funzioni in situazioni in cui l’accesso a una piattaforma eFTI non sia disponibile.

(9)

Per permettere agli operatori economici di comunicare informazioni pertinenti in formato elettronico in modo uniforme in tutti gli Stati membri è necessario avvalersi di specifiche comuni, che dovrebbero essere adottate dalla Commissione mediante atti delegati e di esecuzione di cui al presente regolamento.

(10)

Le specifiche comuni sulla definizione e sulle caratteristiche tecniche degli elementi di dati dovrebbero assicurare l’interoperabilità dei dati attraverso la messa a punto di un insieme di dati unico e completo da utilizzare ai fini della comunicazione elettronica delle informazioni. Tale insieme di dati unico e completo dovrebbe comprendere tutti gli elementi di dati corrispondenti alle prescrizioni in materia di informazioni contenute nelle pertinenti disposizioni degli atti giuridici dell’Unione e del diritto nazionale, in cui ogni elemento di dati comune a uno o più sottoinsiemi è incluso una sola volta.

(11)

Le specifiche comuni dovrebbero altresì fissare procedure comuni e norme dettagliate per l’accesso e il trattamento di tali informazioni da parte delle autorità competenti, comprese le relative comunicazioni tra le autorità competenti e gli operatori economici interessati, ad esempio le richieste di informazioni supplementari, necessarie affinché le autorità competenti possano esercitare le rispettive competenze normative di applicazione conformemente alle pertinenti disposizioni degli atti giuridici dell’Unione e del diritto nazionale.

(12)

Nel definire tali specifiche comuni si dovrebbe tenere debitamente conto delle pertinenti specifiche sullo scambio di dati definite nei pertinenti atti giuridici dell’Unione e contenute nelle pertinenti norme europee e internazionali in materia di scambio di dati, incluse le norme multimodali, e delle raccomandazioni e dei principi definiti nella comunicazione della Commissione del 23 marzo 2017 dal titolo «Quadro europeo di interoperabilità - Strategia di attuazione», che fornisce un approccio riguardante l’erogazione dei servizi pubblici digitali europei concordato dagli Stati membri. Bisognerebbe inoltre prestare particolare attenzione affinché tali specifiche restino neutre sotto il profilo tecnologico e siano aperte alle tecnologie innovative.

(13)

Al fine di ridurre al minimo i costi sia per le autorità competenti che per gli operatori economici, si potrebbe considerare la possibilità di istituire punti di accesso per le autorità competenti. Tali punti di accesso agirebbero soltanto come intermediari tra le piattaforme eFTI e le autorità competenti e, pertanto, non dovrebbero né archiviare né trattare i dati eFTI ai quali facilitano l’accesso, ad eccezione dei metadati connessi al trattamento dei dati eFTI, quali i registri delle operazioni necessari per fini di monitoraggio o statistici. Uno o più Stati membri potrebbero inoltre convenire di istituire punti di accesso congiunti per le rispettive autorità competenti.

(14)

Il presente regolamento dovrebbe stabilire le prescrizioni funzionali applicabili alle piattaforme eFTI che dovrebbero essere utilizzate dagli operatori economici per mettere a disposizione delle autorità competenti le informazioni regolamentari sul trasporto merci in formato elettronico al fine di soddisfare le condizioni per l’accettazione obbligatoria di tali informazioni da parte delle autorità competenti, secondo quanto previsto nel presente regolamento. È inoltre opportuno stabilire prescrizioni per i terzi che forniscono servizi di piattaforme (fornitori di servizi eFTI). Tali prescrizioni dovrebbero assicurare in particolare che tutti i dati eFTI possano essere trattati unicamente in conformità di un sistema globale di controllo dell’accesso basato su diritti che preveda funzionalità assegnate, che tutte le autorità competenti possano avere accesso immediato a tali dati conformemente alle rispettive competenze normative di applicazione, che il trattamento tramite mezzi elettronici dei dati personali possa essere svolto conformemente al regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (6) e che il trattamento di informazioni commerciali sensibili possa avvenire nel rispetto della riservatezza di tali informazioni.

(15)

La Commissione dovrebbe adottare specifiche riguardanti le prescrizioni funzionali per le piattaforme eFTI. Nell’adottare tali specifiche, la Commissione dovrebbe cercare di garantire l’interoperabilità delle piattaforme eFTI al fine di facilitare lo scambio di dati tra tali piattaforme e consentire agli operatori economici di utilizzare le piattaforme eFTI di loro scelta. Al fine di agevolare l’attuazione e ridurre al minimo i costi, la Commissione dovrebbe altresì tenere conto delle pertinenti soluzioni e norme tecniche utilizzate dai sistemi TIC esistenti. Al tempo stesso, la Commissione dovrebbe garantire che tali specifiche restino il più possibile neutre sotto il profilo tecnologico, al fine di incoraggiare l’innovazione continua ed evitare lock-in tecnologici.

(16)

Per rafforzare la fiducia sia delle autorità competenti che degli operatori economici riguardo alla conformità delle piattaforme eFTI e dei fornitori di servizi eFTI a tali prescrizioni funzionali, gli Stati membri dovrebbero mettere in atto un sistema di certificazione sostenuto dall’accreditamento ai sensi del regolamento (CE) n. 765/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio (7). Per beneficiare dei vantaggi della certificazione, i fornitori di sistemi TIC già in uso sono incoraggiati ad assicurare che tali sistemi siano conformi alle prescrizioni per le piattaforme eFTI di cui al presente regolamento e a richiedere la certificazione. La certificazione dei sistemi TIC dovrebbe avvenire senza indugio.

(17)

L’uso delle piattaforme eFTI offre agli operatori economici la garanzia che le loro informazioni regolamentari saranno accettate e fornisce alle autorità competenti un accesso affidabile e protetto a tali informazioni. Tuttavia, pur senza dimenticare l’obbligo per tutte le autorità competenti di accettare le informazioni messe a disposizione mediante una piattaforma eFTI certificata conformemente al presente regolamento, dovrebbe rimanere possibile l’utilizzo di altri sistemi elettronici TIC qualora uno Stato membro decida in tal senso. Al tempo stesso, il presente regolamento non dovrebbe impedire che le piattaforme eFTI siano utilizzate tra imprese, né impedire l’utilizzo di funzionalità aggiuntive sulle piattaforme eFTI, a condizione che ciò non incida negativamente sul trattamento delle informazioni regolamentari che rientrano nell’ambito di applicazione del presente regolamento in conformità con i requisiti dello stesso.

(18)

Al fine di garantire condizioni uniformi per l’attuazione dell’obbligo di accettare le informazioni regolamentari messe a disposizione in formato elettronico ai sensi del presente regolamento, si dovrebbero attribuire competenze di attuazione alla Commissione. In particolare si dovrebbero attribuire alla Commissione competenze di esecuzione per definire procedure comuni e norme dettagliate destinate alle autorità competenti per l’accesso e il trattamento delle informazioni regolamentari nel caso in cui gli operatori economici interessati mettano a disposizione tali informazioni in formato elettronico, tra cui figurino anche norme dettagliate e specifiche tecniche, e per definire specifiche dettagliate per l’attuazione delle prescrizioni relative alle piattaforme eFTI e ai fornitori di servizi eFTI. È opportuno che tali competenze siano esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (8).

(19)

Al fine di garantire la corretta attuazione del presente regolamento, dovrebbe essere delegato alla Commissione il potere di adottare atti conformemente all’articolo 290 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea riguardo alla modifica dell’allegato I, parte A, in modo da tenere conto di ogni atto delegato o di esecuzione adottato dalla Commissione che stabilisca nuove prescrizioni dell’Unione in materia di informazioni regolamentari riguardanti il trasporto merci, e alla modifica dell’allegato I, parte B, in modo da integrare l’elenco delle prescrizioni relative alle informazioni regolamentari nel diritto nazionale notificate alla Commissione dagli Stati membri conformemente al presente regolamento, e al fine di integrare eventuali nuove norme della legislazione nazionale pertinente che modificano le prescrizioni nazionali in materia di informazioni regolamentari o che stabiliscono nuove prescrizioni pertinenti in materia di informazioni regolamentari che rientrano nell’ambito di applicazione del presente regolamento notificate alla Commissione dagli Stati membri conformemente al presente regolamento; e riguardo all’integrazione del presente regolamento mediante la definizione e la modifica dell’insieme di dati comuni e dei sottoinsiemi di dati in relazione alle rispettive prescrizioni in materia di informazioni regolamentari di cui al presente regolamento; e all’integrazione di alcuni aspetti tecnici del presente regolamento, segnatamente per quanto riguarda le norme sulla certificazione e sull’utilizzo del marchio di certificazione delle piattaforme eFTI e le regole per la certificazione dei fornitori di servizi eFTI. È di particolare importanza che durante i lavori preparatori la Commissione svolga adeguate consultazioni, anche a livello di esperti, nel rispetto dei principi stabiliti nell’accordo interistituzionale «Legiferare meglio» del 13 aprile 2016 (9).

In particolare, al fine di garantire la parità di partecipazione alla preparazione degli atti delegati, il Parlamento europeo e il Consiglio ricevono tutti i documenti contemporaneamente agli esperti degli Stati membri e i loro esperti hanno sistematicamente accesso alle riunioni dei gruppi di esperti della Commissione incaricati della preparazione di tali atti delegati. Inoltre, l’impegno di tutti i pertinenti portatori di interessi nelle sedi appropriate, come il gruppo di esperti istituito dalla decisione della Commissione del 13 settembre 2018 che istituisce il Forum per la logistica e il trasporto digitale, è importante per lo sviluppo e la preparazione di tali atti.

(20)

Poiché l’obiettivo del presente regolamento, vale a dire garantire un approccio uniforme per l’accettazione da parte delle autorità competenti delle informazioni sul trasporto merci messe a disposizione in formato elettronico, non può essere conseguito in misura sufficiente dagli Stati membri ma, data la necessità di stabilire prescrizioni comuni, può essere conseguito meglio a livello di Unione, quest’ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall’articolo 5 del trattato sull’Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.

(21)

Il trattamento tramite mezzi elettronici dei dati personali, richiesto come parte integrante dei processi che riguardano le informazioni regolamentari sul trasporto merci, dovrebbe essere svolto conformemente al regolamento (UE) 2016/679.

(22)

La Commissione dovrebbe procedere alla valutazione del presente regolamento. Si dovrebbero raccogliere informazioni al fine di corroborare tale valutazione e di valutare l’efficacia del presente regolamento rispetto all’obiettivo perseguito.

(23)

L’effettiva ed efficace applicazione delle norme richiede che tutte le autorità competenti abbiano accesso diretto e in tempo reale alle pertinenti informazioni regolamentari in formato elettronico. A tal fine, e conformemente al principio del «digitale per definizione» indicato nella comunicazione della Commissione del 19 aprile 2016 intitolata «Piano d’azione dell’UE per l’eGovernment 2016-2020 - Accelerare la trasformazione digitale della pubblica amministrazione», l’uso di mezzi elettronici dovrebbe diventare il metodo predominante per lo scambio di informazioni regolamentari tra gli operatori economici e le autorità competenti. È pertanto opportuno che la Commissione valuti le iniziative possibili al fine di stabilire l’obbligo per gli operatori economici di utilizzare mezzi elettronici per rendere disponibili le informazioni regolamentari alle autorità competenti. La Commissione dovrebbe proporre, se del caso, iniziative corrispondenti, comprese eventuali modifiche del presente regolamento e di altri pertinenti atti giuridici dell’Unione. Al fine di migliorare le capacità di applicazione delle autorità competenti e ridurre al minimo i costi sia per le autorità competenti che per gli operatori economici, la Commissione dovrebbe prendere in considerazione ulteriori misure quali una maggiore interoperabilità dei sistemi e delle piattaforme TIC utilizzati per la registrazione e il trattamento delle informazioni regolamentari, e un punto di accesso comune a tali sistemi e piattaforme, come previsto in altro pertinente diritto dell’Unione in materia di trasporti.

(24)

Il presente regolamento non può essere applicato in modo efficace finché gli atti delegati e di esecuzione ivi contemplati non saranno entrati in vigore. Per questo motivo la Commissione ha l’obbligo giuridico di adottare tali atti delegati e di esecuzione e dovrebbe iniziare ad elaborali senza indugio, al fine di garantire l’adozione tempestiva delle specifiche pertinenti, ove possibile in anticipo rispetto alle relative scadenze fissate nel presente regolamento. La tempestiva adozione di tali atti delegati e di esecuzione è essenziale affinché gli Stati membri e gli operatori economici dispongano di tempo sufficiente per adottare le misure necessarie in conformità del presente regolamento. Pertanto, i diversi periodi di applicazione previsti dal presente regolamento dovrebbero essere fissati di conseguenza.

(25)

Analogamente, l’obbligo di notifica degli Stati membri ai sensi del presente regolamento dovrebbe essere soddisfatto entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, in modo da consentire alla Commissione di adottare tempestivamente il primo atto delegato ai sensi del presente regolamento.

(26)

Il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato a norma dell’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (10),