PROGETTO

DECISIONE N. …/2018 DEL COMITATO MISTO DI FACILITAZIONE DEL RILASCIO DEI VISTI ISTITUITO DALL'ACCORDO SULLA FACILITAZIONE DEL RILASCIO DEI VISTI TRA L'UNIONE EUROPEA E LA REPUBBLICA DELL'AZERBAIGIAN

del …

riguardo all'adozione del suo regolamento interno

IL COMITATO,

visto l'accordo sulla facilitazione del rilascio dei visti tra l'Unione europea e la Repubblica dell'Azerbaigian («accordo»), in particolare l'articolo 12, paragrafo 4,

considerando che l'accordo è entrato in vigore il 1o settembre 2014,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Presidenza

Il comitato misto di facilitazione del rilascio dei visti («comitato misto») è presieduto congiuntamente da un rappresentante dell'Unione europea e da un rappresentante della Repubblica dell'Azerbaigian.

Articolo 2

Compiti del comitato misto

1.   In conformità dell'articolo 12, paragrafo 2, dell'accordo, il comitato misto svolge, in particolare, i seguenti compiti:

a)	controlla l'applicazione dell'accordo;

b)	suggerisce modifiche o aggiunte all'accordo;

c)	dirime eventuali controversie in relazione all'interpretazione o all'applicazione delle disposizioni dell'accordo.

2.   Il comitato misto può concordare raccomandazioni contenenti linee direttive o buone prassi che aiutino ad applicare l'accordo.

Articolo 3

Riunioni

1.   Il comitato misto si riunisce almeno una volta l'anno e ogniqualvolta risulti necessario, su richiesta delle parti.

2.   Salvo diversamente concordato, le parti ospitano a turno le riunioni.

3.   Le riunioni del comitato misto sono convocate dai copresidenti.

4.   I copresidenti stabiliscono la data della riunione e si scambiano i documenti necessari con il dovuto anticipo per assicurare un'adeguata preparazione, 30 giorni prima della riunione.

5.   La parte che ospita la riunione prende i necessari accordi per quanto riguarda gli aspetti logistici.

Articolo 4

Delegazioni

Le parti si notificano la composizione prevista delle rispettive delegazioni, almeno sette giorni prima della riunione.

Articolo 5

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Almeno 14 giorni prima di ciascuna riunione i copresidenti redigono un ordine del giorno provvisorio. Tale ordine del giorno comprende i punti per i quali uno dei copresidenti ha ricevuto una richiesta di iscrizione all'ordine del giorno almeno 14 giorni prima della riunione.

2.   Ciascuna parte può aggiungere dei punti all'ordine del giorno provvisorio in qualsiasi momento prima della riunione, previo accordo dell'altra parte. Le richieste di aggiungere punti all'ordine del giorno provvisorio sono inviate per iscritto e sono accolte nella misura del possibile.

3.   All'inizio di ciascuna riunione i copresidenti adottano l'ordine del giorno definitivo. Un punto non previsto nell'ordine del giorno provvisorio può esservi iscritto con l'assenso delle parti ed è trattato nella misura del possibile.

Articolo 6

Verbali della riunione

1.   Il copresidente della parte che ospita la riunione prepara appena possibile un progetto di verbale.

2.   Il verbale indica di norma per ciascun punto all'ordine del giorno:

a)	la documentazione fornita al comitato misto,

b)	le dichiarazioni che le parti hanno chiesto di mettere a verbale e

c)	le decisioni prese, le raccomandazioni formulate e le conclusioni adottate per ciascun punto.

3.   Il verbale riporta i nomi dei singoli componenti delle delegazioni partecipanti, con l'indicazione del ministero, dell'organismo o dell'istituzione che ognuno di essi rappresenta.

4.   Il verbale è approvato dal comitato misto nella riunione successiva a quella cui si riferisce.

Articolo 7

Decisioni e raccomandazioni del comitato misto

1.   Le decisioni del comitato misto sono adottate con l'accordo di entrambe le parti.

2.   Ogni decisione del comitato reca il titolo «decisione», seguito da un numero progressivo e da una descrizione dell'oggetto. È indicata inoltre la data dell'entrata in vigore. Le decisioni sono firmate dai rappresentanti del comitato misto abilitati a deliberare a nome delle parti. Le decisioni sono redatte in duplice esemplare, ciascuna copia facente ugualmente fede.

3.   Mutatis mutandis, i paragrafi 1 e 2 si applicano anche alle raccomandazioni del comitato misto.

Articolo 8

Spese

1.   Ciascuna parte è responsabile delle spese sostenute per partecipare alle riunioni del comitato misto, comprese le spese di personale, viaggio e soggiorno e le spese postali o di telecomunicazioni.

2.   Le altre spese connesse all'organizzazione delle riunioni sono a carico della parte che ospita la riunione, salvo decisione contraria adottata dalle parti.

Articolo 9

Procedure amministrative

1.   Salvo diversa decisione del comitato misto, le sue riunioni non sono aperte al pubblico.

2.   I verbali e gli altri documenti del comitato misto sono riservati.

3.   Previo accordo dei copresidenti, possono essere invitati partecipanti diversi dai funzionari delle parti e degli Stati membri, che sono soggetti agli stessi obblighi di riservatezza.

4.   Le parti possono procedere a comunicazioni pubbliche o informare altrimenti il pubblico interessato circa i risultati delle riunioni del comitato misto.

Articolo 10

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

DICHIARAZIONE COMUNE DELL'UNIONE EUROPEA E DELLA REPUBBLICA DELL'AZERBAIGIAN ALLEGATA AL REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO MISTO DI FACILITAZIONE DEL RILASCIO DEI VISTI ISTITUITO DALL'ACCORDO SULLA FACILITAZIONE DEL RILASCIO DEI VISTI TRA L'UNIONE EUROPEA E LA REPUBBLICA DELL'AZERBAIGIAN

Per garantire un'applicazione costante, armonizzata e corretta dell'accordo, gli Stati membri dell'Unione, la Commissione europea e Repubblica dell'Azerbaigian prendono contatti informali prima delle riunioni formali del comitato misto di facilitazione del rilascio dei visti, al fine di trattare le questioni urgenti. Su tali questioni e contatti informali si riferisce in occasione della successiva riunione del comitato misto di facilitazione del rilascio dei visti.