PROGETTO DI

DECISIONE N. …/2016 DEL COMITATO MISTO ISTITUITO AI SENSI DELL'ACCORDO TRA L'UNIONE EUROPEA E LA REPUBBLICA DEL CAPO VERDE RELATIVO ALLA FACILITAZIONE DEL RILASCIO DEI VISTI PER SOGGIORNI DI BREVE DURATA A CITTADINI DELLA REPUBBLICA DEL CAPO VERDE E DELL'UNIONE EUROPEA

del …

per quanto riguarda l'adozione del proprio regolamento interno

IL COMITATO MISTO,

visto l'accordo tra l'Unione europea e la Repubblica del Capo Verde relativo alla facilitazione del rilascio dei visti per soggiorni di breve durata a cittadini della Repubblica del Capo Verde e dell'Unione europea («accordo»), in particolare l'articolo 10, paragrafo 4,

considerando che l'accordo è entrato in vigore il 1o dicembre 2014,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Presidenza

Il comitato misto («comitato») è presieduto congiuntamente da un rappresentante dell'Unione europea e da un rappresentante della Repubblica del Capo Verde.

Articolo 2

Compiti del comitato misto

1.   A norma dell'articolo 10, paragrafo 2, dell'accordo, il comitato svolge in particolare i seguenti compiti:

a)	controlla l'applicazione dell'accordo;

b)	propone modifiche o aggiunte all'accordo;

c)	dirime eventuali controversie in relazione all'interpretazione o all'applicazione delle disposizioni dell'accordo.

2.   Il comitato può concordare raccomandazioni contenenti linee direttive o buone prassi per assistere nell'applicazione dell'accordo.

Articolo 3

Riunioni

1.   Il comitato si riunisce almeno una volta l'anno e ogni qualvolta risulti necessario, su richiesta delle parti.

2.   Salvo decisione contraria, le parti ospitano a turno le riunioni.

3.   Le riunioni del comitato sono convocate dai copresidenti.

4.   I copresidenti stabiliscono la data della riunione e si scambiano i necessari documenti con il dovuto anticipo, possibilmente 14 giorni prima della riunione, per assicurare un'adeguata preparazione.

5.   La parte che ospita la riunione si occupa degli aspetti logistici.

Articolo 4

Delegazioni

1.   Le parti si notificano, almeno sette giorni prima di ogni riunione, la composizione prevista delle rispettive delegazioni.

2.   L'Unione europea è rappresentata dalla Commissione, assistita da esperti degli Stati membri.

Articolo 5

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Almeno 14 giorni prima di ciascuna riunione i copresidenti redigono un ordine del giorno provvisorio. Tale ordine del giorno comprende i punti per i quali uno dei copresidenti ha ricevuto una richiesta d'iscrizione all'ordine del giorno almeno 14 giorni prima della riunione.

2.   Ciascuna parte può aggiungere dei punti all'ordine del giorno in qualsiasi momento prima della riunione, previo accordo dell'altra parte. Le richieste di aggiungere punti all'ordine del giorno provvisorio sono inviate per iscritto e sono accolte nella misura del possibile.

3.   All'inizio di ciascuna riunione i copresidenti adottano l'ordine del giorno definitivo. Un punto non previsto nell'ordine del giorno provvisorio può essere iscritto all'ordine del giorno con l'assenso delle parti e nella misura del possibile.

Articolo 6

Verbali della riunione

1.   Il copresidente della parte che ospita la riunione prepara appena possibile un progetto di verbale.

2.   Il verbale indica di norma per ciascun punto all'ordine del giorno:

a)	la documentazione fornita al comitato;

b)	le dichiarazioni che le parti hanno chiesto di mettere a verbale; nonché

c)	le decisioni prese, le raccomandazioni formulate e le conclusioni adottate per ciascun punto.

3.   Il verbale riporta anche i nomi dei singoli componenti delle delegazioni partecipanti, nonché l'indicazione del ministero, dell'organismo o dell'istituzione che rappresentano.

4.   Il verbale è approvato dal comitato nella riunione successiva a quella cui si riferisce.

Articolo 7

Decisioni e raccomandazioni del comitato

1.   Le decisioni del comitato sono adottate con l'accordo di entrambe le parti.

2.   Le decisioni del comitato recano il titolo «decisione», seguito da un numero progressivo e da una descrizione dell'oggetto. È indicata inoltre la data dell'entrata in vigore. Le decisioni sono firmate dai rappresentanti del comitato abilitati a deliberare a nome delle parti. Le decisioni sono redatte in duplice esemplare, ciascuna copia facente ugualmente fede.

3.   Mutatis mutandis, i paragrafi 1 e 2 si applicano anche alle raccomandazioni del comitato.

Articolo 8

Spese

1.   Ciascuna parte è responsabile delle spese sostenute per partecipare alle riunioni del comitato, comprese le spese di personale, viaggio e soggiorno e le spese postali e di telecomunicazioni.

2.   Le altre spese connesse all'organizzazione delle riunioni sono generalmente a carico della parte che ospita la riunione.

Articolo 9

Procedure amministrative

1.   Salvo decisione contraria da parte del comitato, le riunioni di quest'ultimo non sono aperte al pubblico.

2.   I verbali e altri documenti del comitato sono riservati.

3.   Previo accordo dei copresidenti, possono essere invitati alle riunioni partecipanti diversi dai funzionari delle parti e degli Stati membri, e sono soggetti agli stessi obblighi di riservatezza.

4.   Le parti possono procedere a comunicazioni pubbliche o informare altrimenti il pubblico interessato circa i risultati delle riunioni del comitato.

Articolo 10

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

DICHIARAZIONE CONGIUNTA ALLEGATA AL REGOLAMENTO INTERNO

Per garantire un'applicazione costante, armonizzata e corretta dell'accordo, la Repubblica del Capo Verde, gli Stati membri e la Commissione europea prendono contatti informali prima delle riunioni formali del comitato misto, al fine di trattare le questioni urgenti. Essi riferiscono in occasione della successiva riunione del comitato misto su tali questioni e contatti informali.