ALLEGATO I

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO APE

introdotto dall’accordo interinale che istituisce un quadro per un accordo di partenariato economico tra gli Stati dell’Africa orientale e australe, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra

Articolo 1

Ambito di applicazione

Tale regolamento interno si applica a tutte le riunioni del comitato APE.

Articolo 2

Composizione e presidenza

1.   Il comitato APE è costituito, da un lato, dai rappresentanti degli Stati firmatari dell’Africa orientale e australe («Stati dell’ESA firmatari») (1) e, dall’altro, dai rappresentanti della parte UE, a livello ministeriale o di alti funzionari.

2.   Il riferimento alle «parti» in tale regolamento interno è conforme alla definizione di cui all’articolo 61 dell’accordo.

3.   Il comitato APE a livello ministeriale è copresieduto da un rappresentante degli Stati dell’ESA firmatari e da un rappresentante dell’Unione europea («UE»). A livello di alti funzionari il comitato APE è copresieduto da dai rappresentanti degli Stati dell’ESA firmatari, di norma alti funzionari, e da alti funzionari della Commissione europea, per conto della parte UE. Gli Stati dell’ESA firmatari assumono la presidenza a rotazione annuale.

Articolo 3

Osservatori

1.   I rappresentanti del Mercato comune dell’Africa orientale e australe (COMESA) e i rappresentanti della Commissione dell’Oceano indiano (IOC) sono invitati a partecipare alle riunioni del comitato APE in qualità di osservatori.

2.   Il segretario del comitato APE informa i rappresentanti del COMESA e dell’IOC riguardo a tutte le riunioni del comitato APE, perché possano parteciparvi come osservatori.

3.   Le parti possono decidere collettivamente di invitare altri osservatori, su base ad hoc. Tali osservatori possono partecipare alle riunioni su invito di un copresidente e con l’approvazione del comitato APE.

4.   Il comitato APE può decidere che una qualsiasi parte delle riunioni riguardante questioni delicate può essere chiusa agli osservatori.

Articolo 4

Riunioni

1.   Il comitato APE si riunisce una volta all’anno o quando le circostanze lo richiedono, se convenuto dalle parti. Con l’accordo di entrambe le parti, le riunioni del comitato APE possono essere svolte mediante video o teleconferenza. In tal caso ciascuna parte sostiene le rispettive spese legate allo svolgimento della riunione con tali mezzi, salvo altrimenti concordato.

2.   La data e il luogo di ciascuna sessione del comitato APE sono concordati da entrambe le parti.

3.   Le riunioni del comitato APE sono convocate dal segretario del comitato APE.

Articolo 5

Delegazioni

Prima di ciascuna riunione i copresidenti del comitato APE sono informati della composizione prevista delle delegazioni degli Stati dell’ESA firmatari e della parte UE.

Articolo 6

Segretariato

1.   Il ruolo di segretario del comitato APE è ricoperto a turno, per periodi di dodici mesi, da funzionari degli Stati dell’ESA firmatari e della Commissione europea. Lo Stato dell’ESA firmatario può essere assistito dal segretariato del COMESA.

2.   In derog a al paragrafo 1, il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del comitato APE e termina il 31 dicembre dell’anno successivo. Il segretariato del comitato APE è assunto inizialmente da un rappresentante della Commissione europea. Gli Stati dell’ESA firmatari assumono il segretariato a rotazione annuale.

Articolo 7

Documenti

Qualora il comitato APE deliberi sulla base di documenti giustificativi scritti, questi sono numerati e diffusi dal segretariato come documenti del comitato APE almeno 14 giorni prima dell’inizio della riunione.

Articolo 8

Corrispondenza

1.   Tutta la corrispondenza indirizzata al comitato APE è diretta al suo segretario.

2.   Il segretario provvede affinché la corrispondenza indirizzata al comitato APE sia trasmessa ai copresidenti del comitato e diffusa, se del caso, come documenti di cui all’articolo 7.

3.   La corrispondenza inviata dai copresidenti del comitato APE è trasmessa alle parti dal segretario e diffusa, se del caso, come documenti di cui all’articolo 7.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il segretario del comitato APE redige un ordine del giorno provvisorio commentato per ogni riunione sulla base delle proposte presentate dalle parti. Tale ordine del giorno è trasmesso alle parti dal segretario del comitato APE almeno tre settimane prima dell’inizio della riunione.

2.   L’ordine del giorno provvisorio commentato comprende i punti per i quali è stata presentata al segretario una domanda d’iscrizione all’ordine del giorno almeno un mese prima dell’inizio della riunione, fermo restando che tali punti sono iscritti all’ordine del giorno provvisorio soltanto se i relativi documenti giustificativi sono pervenuti al segretario entro la data di spedizione dell’ordine del giorno provvisorio.

3.   Il comitato APE adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. Con l’accordo delle parti possono essere inseriti nell’ordine del giorno punti non figuranti nell’ordine del giorno provvisorio.

4.   I copresidenti del comitato APE possono, d’intesa con le parti, invitare esperti a partecipare alle riunioni per fornire informazioni su specifici argomenti.

5.   Con l’accordo delle parti, il segretario può abbreviare il termine indicato al paragrafo 1 per tener conto delle esigenze di uno specifico caso.

Articolo 10

Verbali

1.   Il segretario redige il progetto di verbale di ogni riunione al più presto, di norma entro un mese dalla data della riunione.

2.   Il verbale riassume in generale ciascun punto all’ordine del giorno, specificando all’occorrenza:

a)	tutti i documenti presentati al comitato APE,

b)	tutte le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del comitato APE,

c)	le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su specifici punti.

3.   Il verbale comprende anche un elenco dei membri del comitato APE che hanno partecipato alla riunione e degli osservatori presenti.

4.   L’approvazione del verbale è confermata per iscritto dagli Stati dell’ESA firmatari e dalla parte UE entro due mesi dalla data della riunione. Una volta approvato, il verbale è firmato dal segretario. Ciascuno Stato dell’ESA firmatario e la parte UE ricevono un originale di questi documenti autentici.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1.   Le decisioni e le raccomandazioni sono adottate per consenso dal comitato APE.

2.   Il comitato APE può decidere di presentare al Consiglio dei ministri ACP-UE qualsiasi questione generale, di interesse comune per i paesi ACP e dell’UE, sollevata nel quadro dell’accordo, come stabilito all’articolo 15 dell’accordo di partenariato tra i membri del gruppo degli Stati dell’Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra («l’accordo di Cotonou»).

3.   Nel periodo tra una riunione e l’altra, il comitato APE può adottare decisioni e raccomandazioni mediante procedura scritta, con l’accordo di entrambe le parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra le parti.

4.   Le decisioni e le raccomandazioni del comitato APE recano la denominazione «decisione» o «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da una descrizione dell’oggetto. Ogni decisione reca la data di entrata in vigore.

5.   Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal comitato APE sono autenticate da un rappresentante degli Stati dell’ESA firmatari e da un rappresentante della Commissione europea per conto della parte UE.

6.   Le decisioni e le raccomandazioni sono trasmesse alle parti come documenti del comitato APE.

Articolo 12

Pubblicità

1.   Salvo diversa decisione, le riunioni del comitato APE non sono pubbliche.

2.   Ciascuna parte può decidere la pubblicazione delle decisioni o delle raccomandazioni del comitato APE nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Articolo 13

Lingue

1.   Le lingue di lavoro del comitato APE sono le lingue ufficiali comuni delle parti, vale a dire l’inglese e il francese.

2.   Il comitato APE delibera e adotta le decisioni sulla base di documentazioni e di proposte redatte possibilmente nelle due lingue indicate al paragrafo 1. Le decisioni e le raccomandazioni sono fornite in entrambe le lingue indicate al paragrafo 1.

Articolo 14

Spese

1.   Ciascuna parte si assume l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato APE, sia i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.   Le spese legate all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3.   Le spese connesse alla fornitura di servizi di interpretariato nelle riunioni e di traduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione. Le spese per i servizi di interpretariato e di traduzione dei documenti da o in altre lingue ufficiali dell’Unione europea sono a carico della parte UE.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il regolamento interno può essere modificato conformemente al suo articolo 11, paragrafo 1.

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(1)  Madagascar, Mauritius, Seychelles e Zimbabwe.

ALLEGATO II

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO PER LA COOPERAZIONE DOGANALE

introdotto dall’accordo interinale che istituisce un quadro per un accordo di partenariato economico tra gli Stati dell’Africa orientale e australe, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra

Articolo 1

Ambito di applicazione

Detto regolamento interno si applica a tutte le riunioni del comitato per la cooperazione doganale.

Articolo 2

Ruolo del comitato per la cooperazione doganale

Il comitato per la cooperazione doganale è istituito onformemente al protocollo 1, articolo 41, dell’accordo. Esso si occupa anche di tutte le questioni a esso delegate dal comitato APE.

Articolo 3

Composizione e presidenza

1.   Il comitato per la cooperazione doganale è costituito, da un lato, dai rappresentanti degli Stati dell’ESA firmatari dell’Africa orientale e australe («Stati dell’ESA firmatari») (1) e, dall’altro, dai rappresentanti della parte UE.

2.   Il riferimento alle «parti» nel regolamento interno è conforme alla definizione di cui all’articolo 61 dell’accordo.

3.   Il comitato per la cooperazione doganale è copresieduto da un rappresentante degli Stati dell’ESA firmatari e da un rappresentante della Commissione europea, per conto della parte UE. Gli Stati dell’ESA firmatari assumono la presidenza a rotazione annuale.

Articolo 4

Osservatori

1.   I rappresentanti del Mercato comune dell’Africa orientale e australe (COMESA) e i rappresentanti della Commissione dell’Oceano indiano (IOC) sono invitati a partecipare alle riunioni del comitato per la cooperazione doganale in qualità di osservatori.

2.   Il segretario del comitato per la cooperazione doganale informa i rappresentanti del COMESA e dell’IOC riguardo a tutte le riunioni del comitato per la cooperazione doganale, perché possano parteciparvi come osservatori.

3.   Le parti possono decidere collettivamente di invitare altri osservatori, su base ad hoc. Tali osservatori possono partecipare alle riunioni su invito di un copresidente e con l’approvazione del comitato per la cooperazione doganale.

4.   Il comitato per la cooperazione doganale può decidere che una qualsiasi parte delle riunioni riguardante questioni delicate può essere chiusa agli osservatori.

Articolo 5

Riunioni

1.   Salvo disposizioni contrarie dell’accordo, il comitato per la cooperazione doganale si riunisce su richiesta di una delle parti. Con l’accordo di entrambe le parti, le riunioni del comitato per la cooperazione doganale possono essere svolte mediante video o teleconferenza. In tal caso ciascuna parte sostiene le rispettive spese legate allo svolgimento della riunione con tali mezzi, salvo altrimenti concordato.

2.   La data e il luogo di ciascuna sessione del comitato per la cooperazione doganale sono concordati da entrambe le parti.

3.   Le riunioni del comitato per la cooperazione doganale sono convocate dal segretario del comitato per la cooperazione doganale.

Articolo 6

Delegazioni

Prima di ciascuna riunione, i copresidenti del comitato per la cooperazione doganale sono informati della composizione prevista delle delegazioni degli Stati dell’ESA firmatari e della parte UE.

Articolo 7

Segretariato

Il ruolo di segretario del comitato per la cooperazione doganale è ricoperto a turno, per periodi di dodici mesi, da funzionari degli Stati dell’ESA firmatari e della Commissione europea. Lo Stato dell’ESA firmatario può essere assistito dal segretariato del COMESA. Tali periodi coincidono con l’esercizio del segretariato del comitato APE da parte, rispettivamente, degli Stati dell’ESA firmatari e della Commissione europea. Gli Stati dell’ESA firmatari assumono il segretariato a rotazione annuale.

Articolo 8

Documenti

Qualora il comitato per la cooperazione doganale deliberi sulla base di documenti giustificativi scritti, questi sono numerati e diffusi dal segretario come documenti del comitato per la cooperazione doganale almeno 14 giorni prima dell’inizio della riunione.

Articolo 9

Corrispondenza

1.   Tutta la corrispondenza indirizzata al comitato per la cooperazione doganale è diretta al suo segretario.

2.   Il segretario provvede affinché la corrispondenza indirizzata al comitato per la cooperazione doganale sia trasmessa ai copresidenti del comitato e diffusa, se del caso, come documenti di cui all’articolo 8.

3.   La corrispondenza inviata dai copresidenti del comitato per la cooperazione doganale è trasmessa alle parti dal segretario e diffusa, se del caso, come documenti di cui all’articolo 8.

Articolo 10

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il segretario del comitato per la cooperazione doganale redige un ordine del giorno provvisorio commentato per ogni riunione sulla base delle proposte presentate dalle parti. Tale ordine del giorno è trasmesso alle parti dal segretario del comitato per la cooperazione doganale almeno tre settimane prima dell’inizio della riunione.

2.   L’ordine del giorno provvisorio commentato comprende i punti per i quali è stata presentata al segretario una domanda d’iscrizione all’ordine del giorno almeno un mese prima dell’inizio della riunione, fermo restando che tali punti sono iscritti all’ordine del giorno provvisorio soltanto se i relativi documenti giustificativi sono pervenuti al segretario entro la data di spedizione dell’ordine del giorno provvisorio.

3.   Il comitato per la cooperazione doganale adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. Con l’accordo delle parti possono essere inseriti nell’ordine del giorno punti non figuranti nell’ordine del giorno provvisorio.

4.   I copresidenti del comitato per la cooperazione doganale possono, d’intesa con le parti, invitare esperti a partecipare alle riunioni per fornire informazioni su specifici argomenti.

5.   Con l’accordo delle parti, il segretario può abbreviare il termine indicato al paragrafo 1 per tener conto delle esigenze di uno specifico caso.

Articolo 11

Verbali

1.   Il segretario redige il progetto di verbale di ogni riunione al più presto, di norma entro un mese dalla data della riunione.

2.   Il verbale riassume in generale ciascun punto all’ordine del giorno, specificando all’occorrenza:

a)	tutti i documenti presentati al comitato per la cooperazione doganale,

b)	tutte le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del comitato per la cooperazione doganale,

c)	le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su specifici punti.

3.   Il verbale comprende anche un elenco dei membri del comitato per la cooperazione doganale che hanno partecipato alla riunione e un elenco degli osservatori presenti.

4.   L’approvazione del verbale è confermata per iscritto dagli Stati dell’ESA firmatari e dalla parte UE entro due mesi dalla data della riunione. Una volta approvato, il verbale è firmato dal segretario. Ciascuno Stato dell’ESA firmatario e la parte UE ricevono un originale di questi documenti autentici.

Articolo 12

Decisioni e raccomandazioni

1.   Le decisioni e le raccomandazioni sono adottate per consenso dal comitato per la cooperazione doganale.

2.   Tra una riunione e l’altra, il comitato per la cooperazione doganale può adottare decisioni e raccomandazioni mediante procedura scritta, con l’accordo di entrambe le parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra le parti.

3.   Le decisioni o le raccomandazioni del comitato per la cooperazione doganale recano la denominazione «decisione» o «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da una descrizione dell’oggetto. Ogni decisione reca la data di entrata in vigore.

4.   Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal comitato per la cooperazione doganale sono autenticate da un rappresentante degli Stati dell’ESA firmatari e da un rappresentante della Commissione europea per conto della parte UE.

5.   Le decisioni e le raccomandazioni sono trasmesse alle parti e al comitato EPA come documenti del comitato per la cooperazione doganale.

Articolo 13

Pubblicità

1.   Salvo diversa decisione, le riunioni del comitato per la cooperazione doganale non sono pubbliche.

2.   Ciascuna parte può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del comitato per la cooperazione doganale nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Articolo 14

Lingue

1.   Le lingue di lavoro del comitato per la cooperazione doganale sono le lingue ufficiali comuni delle parti, vale a dire l’inglese e il francese.

2.   Il comitato per la cooperazione doganale delibera e adotta le sue decisioni sulla base di documentazioni e di proposte redatte possibilmente nelle due lingue indicate al paragrafo 1. Le decisioni e le raccomandazioni sono fornite in entrambe le lingue indicate al paragrafo 1.

Articolo 15

Spese

1.   Ciascuna parte si assume l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato per la cooperazione doganale, sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.   Le spese legate all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3.   Le spese connesse alla fornitura di servizi di interpretariato nelle riunioni e di traduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione. Le spese per i servizi di interpretariato e di traduzione dei documenti da o in altre lingue ufficiali dell’Unione europea sono a carico della parte UE.

Articolo 16

Relazioni

Il comitato per la cooperazione doganale riferisce al comitato APE.

Articolo 17

Modifica del regolamento interno

Detto regolamento interno può essere modificato dal comitato APE. Il comitato per la cooperazione doganale può presentare raccomandazioni al comitato APE proponendo modifiche del regolamento interno.

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(1)  Madagascar, Mauritius, Seychelles e Zimbabwe.

ALLEGATO III

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO MISTO PER LO SVILUPPO

introdotto dall’accordo interinale che istituisce un quadro per un accordo di partenariato economico tra gli Stati dell’Africa orientale e australe, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra

Articolo 1

Ambito di applicazione

Detto regolamento interno si applica a tutte le riunioni del comitato misto per lo sviluppo.

Articolo 2

Ruolo del comitato misto per lo sviluppo

Il comitato misto per lo sviluppo è istituito come sottocomitato del comitato APE. Conformemente all’articolo 52 dell’accordo, esso discute le questioni di cooperazione allo sviluppo legate all’attuazione di detto accordo.

Articolo 3

Composizione e presidenza

1.   Il comitato misto per lo sviluppo è costituito, da un lato, dai rappresentanti degli Stati dell’ESA firmatari dell’Africa orientale e australe («Stati dell’ESA firmatari») (1) e, dall’altro, dai rappresentanti della parte UE.

2.   Il riferimento alle «parti» nel regolamento interno è conforme alla definizione di cui all’articolo 61 dell’accordo.

3.   Il comitato misto per lo sviluppo è copresieduto da un rappresentante degli Stati dell’ESA firmatari e da un rappresentante della Commissione europea, per conto della parte UE. Gli Stati dell’ESA firmatari assumono la presidenza a rotazione annuale.

Articolo 4

Osservatori

1.   I rappresentanti del Mercato comune dell’Africa orientale e australe (COMESA) e i rappresentanti della Commissione dell’Oceano indiano (IOC) sono invitati a partecipare alle riunioni del comitato misto per lo sviluppo in qualità di osservatori.

2.   Il segretario del comitato misto per lo sviluppo informa i rappresentanti del COMESA e dell’IOC riguardo a tutte le riunioni del comitato misto per lo sviluppo perché possano parteciparvi come osservatori.

3.   Le parti possono decidere collettivamente di invitare altri osservatori, su base ad hoc. Tali osservatori possono partecipare alle riunioni su invito di un copresidente e con l’approvazione del comitato misto per lo sviluppo.

4.   Il comitato misto per lo sviluppo può decidere che una qualsiasi parte delle riunioni riguardante questioni delicate può essere chiusa agli osservatori.

Articolo 5

Riunioni

1.   Salvo disposizioni contrarie dell’accordo, il comitato misto per lo sviluppo si riunisce su richiesta di una delle parti. Con l’accordo di entrambe le parti, le riunioni del comitato misto per lo sviluppo possono essere svolte mediante video o teleconferenza. In tal caso ciascuna parte sostiene le rispettive spese legate allo svolgimento della riunione con tali mezzi, salvo altrimenti concordato.

2.   La data e il luogo di ciascuna sessione del comitato misto per lo sviluppo sono concordati da entrambe le parti.

3.   Le riunioni del comitato misto per lo sviluppo sono convocate dal segretario del comitato misto per lo sviluppo.

Articolo 6

Delegazioni

Prima di ciascuna riunione, i copresidenti del comitato misto per lo sviluppo sono informati della composizione prevista delle delegazioni degli Stati dell’ESA firmatari e della parte UE.

Articolo 7

Segretariato

Il ruolo di segretario del comitato misto per lo sviluppo è ricoperto a turno, per periodi di dodici mesi, da funzionari degli Stati dell’ESA firmatari e della Commissione europea. Lo Stato dell’ESA firmatario può essere assistito dal segretariato del COMESA. Tali periodi coincidono con l’esercizio del segretariato del comitato APE da parte, rispettivamente, degli Stati dell’ESA firmatari e della Commissione europea. Gli Stati dell’ESA firmatari assumono il segretariato a rotazione annuale.

Articolo 8

Documenti

Qualora il comitato misto per lo sviluppo deliberi sulla base di documenti giustificativi scritti, questi sono numerati e diffusi dal segretario come documenti del comitato misto per lo sviluppo almeno 14 giorni prima dell’inizio della riunione.

Articolo 9

Corrispondenza

1.   Tutta la corrispondenza indirizzata al comitato misto per lo sviluppo è diretta al suo segretario.

2.   Il segretario provvede affinché la corrispondenza indirizzata al comitato misto per lo sviluppo sia trasmessa ai copresidenti del comitato e diffusa, se del caso, come documenti di cui all’articolo 8.

3.   La corrispondenza inviata dai copresidenti del comitato misto per lo sviluppo è trasmessa alle parti dal segretario e diffusa, se del caso, come documenti di cui all’articolo 8.

Articolo 10

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il segretario del comitato misto per lo sviluppo redige un ordine del giorno provvisorio per ogni riunione sulla base delle proposte presentate dalle parti. Tale ordine del giorno è trasmesso alle parti dal segretario del comitato misto per lo sviluppo almeno tre settimane prima dell’inizio della riunione.

2.   L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali è stata presentata al segretario una domanda d’iscrizione all’ordine del giorno almeno un mese prima dell’inizio della riunione, fermo restando che tali punti sono iscritti all’ordine del giorno provvisorio soltanto se i relativi documenti giustificativi sono pervenuti al segretario entro la data di spedizione dell’ordine del giorno provvisorio.

3.   Il comitato misto per lo sviluppo adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. Con l’accordo delle parti possono essere inseriti nell’ordine del giorno punti non figuranti nell’ordine del giorno provvisorio.

4.   I copresidenti del comitato misto per lo sviluppo possono, d’intesa con le parti, invitare esperti a partecipare alle riunioni per fornire informazioni su specifici argomenti.

5.   Con l’accordo delle parti, il segretario può abbreviare il termine indicato al paragrafo 1 per tener conto delle esigenze di uno specifico caso.

Articolo 11

Verbali

1.   Il segretario redige il progetto di verbale di ogni riunione al più presto, di norma entro un mese dalla data della riunione.

2.   Il verbale riassume in generale ciascun punto all’ordine del giorno, specificando all’occorrenza:

a)	tutti i documenti presentati al comitato misto per lo sviluppo,

b)	tutte le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del comitato misto per lo sviluppo,

c)	le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su specifici punti.

3.   Il verbale comprende anche un elenco dei membri del comitato misto per lo sviluppo che hanno partecipato alla riunione e un elenco degli osservatori presenti.

4.   L’approvazione del verbale è confermata per iscritto dagli Stati dell’ESA firmatari e dalla parte UE entro due mesi dalla data della riunione. Una volta approvato, il verbale è firmato dal segretario. Ciascuno Stato dell’ESA firmatario e la parte UE ricevono un originale di questi documenti autentici.

Articolo 12

Raccomandazioni

1.   Il comitato misto per lo sviluppo adotta le raccomandazioni per consenso.

2.   Tra una riunione e l’altra, il comitato misto per lo sviluppo può adottare raccomandazioni mediante procedura scritta, con l’accordo di entrambe le parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra le parti.

3.   Le raccomandazioni del comitato misto per lo sviluppo recano la denominazione «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da una descrizione dell’oggetto.

4.   Le raccomandazioni adottate dal comitato misto per lo sviluppo sono autenticate da un rappresentante degli Stati dell’ESA firmatari e da un rappresentante della Commissione europea per conto della parte UE.

5.   Le raccomandazioni sono trasmesse alle parti come documenti del comitato misto per lo sviluppo e sono sottoposte all’esame del comitato APE.

Articolo 13

Pubblicità

Salvo diversa decisione, le riunioni del comitato misto per lo sviluppo non sono pubbliche.

Articolo 14

Lingue

1.   Le lingue di lavoro del comitato misto per lo sviluppo sono le lingue ufficiali comuni delle parti, vale a dire l’inglese e il francese.

2.   Il comitato misto per lo sviluppo delibera e adotta le raccomandazioni sulla base di documentazioni e di proposte redatte possibilmente nelle due lingue indicate al paragrafo 1. Le raccomandazioni sono fornite in entrambe le lingue indicate al paragrafo 1.

Articolo 15

Spese

1.   Ciascuna parte si assume l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato misto per lo sviluppo, sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.   Le spese legate all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3.   Le spese connesse alla fornitura di servizi di interpretariato nelle riunioni e di traduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione. Le spese per i servizi di interpretariato e di traduzione dei documenti da o in altre lingue ufficiali dell’Unione europea sono a carico della parte UE.

Articolo 16

Relazioni

Il comitato misto per lo sviluppo riferisce al comitato APE.

Articolo 17

Modifica del regolamento interno

Detto regolamento interno può essere modificato dal comitato APE. Il comitato misto per lo sviluppo può presentare raccomandazioni al comitato APE proponendo modifiche del regolamento interno.

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(1)  Madagascar, Mauritius, Seychelles e Zimbabwe.