11.12.2009

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 325/6

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DECISIONE 2009/934/GAI DEL CONSIGLIO

del 30 novembre 2009

che adotta le norme di attuazione relative alle relazioni di Eurogol con i partner, incluso lo scambio di dati personali e informazioni classificate

IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,

vista la decisione del Consiglio 2009/371/GAI del 6 aprile 2009, che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol) (1) («decisione Europol»), in particolare l’articolo 26, paragrafo 1, lettera b) e l’articolo 59, paragrafo 1, lettera c),

visto il progetto di norme presentato dal consiglio di amministrazione su cui l’autorità di controllo comune ha espresso un parere,

visto il parere del Parlamento europeo,

considerando che conformemente alla decisione Europol, spetta al Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adottare le norme di attuazione relative alle relazioni di Europol con i partner, incluso lo scambio di dati personali e informazioni classificate (le «norme»),

DECIDE:

TITOLO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Definizioni

Ai fini delle presenti norme si intende per:

a)	«paesi terzi», ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 1, lettera a) della decisione Europol, gli Stati che non sono Stati membri dell’Unione europea;

b)	«organizzazioni», ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 1, lettera b) della decisione Europol, le organizzazioni quali organizzazioni internazionali ed enti di diritto pubblico a quelle subordinate o altri organi di diritto pubblico istituiti da o sulla base di un accordo tra due o più Stati;

c)	«terzi», i paesi terzi e le organizzazioni;

d)	«organi dell’UE», le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie istituite dal trattato sull’Unione europea e dal trattato che istituisce la Comunità europea, o sulla base dei medesimi, di cui all’articolo 22, paragrafo 1 della decisione Europol;

e)

«dati personali», qualsiasi informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento ad un numero di identificazione o ad uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale;

f)

«informazioni classificate», le informazioni e il materiale, in qualsiasi forma, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi essenziali di Europol, di uno o più Stati membri o dei partner di cooperazione di Europol e per le quali occorre applicare adeguate misure di sicurezza;

g)	«accordo strategico», un accordo che consente lo scambio di informazioni, esclusi dati personali;

h)	«accordo operativo», un accordo che consente lo scambio di informazioni, inclusi dati personali;

i)	«accordo di cooperazione», un accordo strategico o operativo;

j)	«accordo di lavoro», un accordo tra Europol e un organo dell’UE sulla loro cooperazione, che consente lo scambio di informazioni, inclusi dati personali;

k)

«trattamento di dati personali» o «trattamento», qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali, come raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, nonché blocco, cancellazione o distruzione;

l)	«autorità competenti», tutti gli organi pubblici degli Stati membri o dei paesi terzi preposti alla prevenzione e alla lotta contro la criminalità in forza della legislazione nazionale.

Articolo 2

Ambito di applicazione

Le presenti norme regolano le relazioni di Europol con gli organi dell’UE e i terzi, inclusi lo scambio di dati personali e informazioni classificate e stabiliscono le procedure applicabili alla negoziazione e alla conclusione di accordi di cooperazione e accordi di lavoro.

TITOLO II

CONCLUSIONE DI ACCORDI DI COOPERAZIONE E ACCORDI DI LAVORO

Articolo 3

Instaurazione di relazioni con gli organi dell’UE

Se utile allo svolgimento dei suoi compiti, Europol può, conformemente all’articolo 22, paragrafo 1 della decisione Europol, instaurare e mantenere relazioni di cooperazione con gli organi dell’UE.

Europol chiede il parere del consiglio di amministrazione, se intende avviare negoziati per la conclusione di un accordo di cooperazione o di un accordo di lavoro con un organo dell’UE non espressamente previsto nell’articolo 22, paragrafo 1, lettere da a) a f) della decisione Europol.

Articolo 4

Procedura per la conclusione di accordi di cooperazione o accordi di lavoro con gli organi dell’UE

1.   Conformemente all’articolo 22, paragrafo 2 della decisione Europol, Europol stipula accordi di cooperazione o accordi di lavoro con gli organi dell’UE al fine di instaurare relazioni di cooperazione. Gli accordi o accordi di lavoro possono riguardare lo scambio di informazioni operative, strategiche o tecniche, inclusi dati personali e informazioni classificate.

2.   La trasmissione di informazioni classificate è permessa solo se tra Europol e l’organo dell’UE esiste un accordo di riservatezza. Il comitato di sicurezza è informato in merito a tale accordo, formalizzato nell’accordo di cooperazione o accordo di lavoro.

3.   Tale accordo di cooperazione o accordo di lavoro è stipulato solo previa approvazione del consiglio di amministrazione.

4.   Se l’accordo di cooperazione o l’accordo di lavoro riguarda lo scambio di dati personali, il consiglio di amministrazione ottiene il parere dell’autorità di controllo comune preliminarmente all’approvazione di cui al paragrafo 3.

Articolo 5

Instaurazione di relazioni con terzi

1.   Se utile allo svolgimento dei suoi compiti, Europol può, conformemente all’articolo 23, paragrafo 1 della decisione Europol, instaurare e mantenere relazioni di cooperazione con terzi.

2.   Conformemente all’articolo 23, paragrafo 2, della decisione Europol, Europol stipula accordi con i terzi che sono stati immessi nell’elenco dei paesi e organizzazioni terzi di cui all’articolo 26, paragrafo 1, lettera a) della decisione Europol. Gli accordi possono riguardare lo scambio di informazioni operative, strategiche o tecniche, inclusi dati personali e informazioni classificate. In caso di accordo con un paese terzo, dette informazioni sono trasmesse attraverso un punto di contatto individuato nell’accordo.

3.   Europol può avviare la procedura per la conclusione di accordi con terzi non appena questi ultimi siano stati immessi nell’elenco di cui al paragrafo 2.

4.   Qualora sia prevista la conclusione di un accordo operativo con un terzo, Europol è tenuto a compiere una valutazione dell’esistenza di un adeguato livello di protezione dei dati garantito da tale terzo. Tale valutazione è trasmessa al consiglio di amministrazione dopo che questi abbia ottenuto il parere dell’autorità di controllo comune. Ai fini di tale valutazione, si tiene conto del quadro regolamentare e della prassi amministrativa del terzo interessato in materia di protezione dei dati, inclusa qualsiasi autorità indipendente esistente responsabile del controllo delle questioni relative alla protezione dei dati.

Articolo 6

Procedura per la conclusione di accordi di cooperazione con terzi

1.   Il consiglio di amministrazione decide, sulla scorta della valutazione di cui all’articolo 5, paragrafo 4, e tenuto conto del parere dell’autorità di controllo comune, se autorizzare l’avvio dei negoziati tra il direttore e un terzo sulla conclusione di un accordo operativo. Se ottiene una decisione favorevole del consiglio di amministrazione, il direttore avvia i negoziati con il terzo sulla conclusione di detto accordo. In caso di decisione negativa, il consiglio di amministrazione può prendere in esame la conclusione di un accordo strategico con il terzo interessato.

2.   La trasmissione di informazioni classificate da parte di Europol è permessa solo se tra Europol e il terzo esiste un accordo di riservatezza. Il comitato di sicurezza è informato in merito a tale accordo, formalizzato nell’accordo di cooperazione.

3.   Una volta conclusa la negoziazione di un accordo, il direttore presenta il progetto di accordo al consiglio di amministrazione. Nel caso di conclusione di un accordo operativo, il consiglio di amministrazione ottiene il parere dell’autorità di controllo comune. Il consiglio di amministrazione accetta il progetto di accordo prima di sottoporlo al Consiglio per approvazione.

In caso di accettazione di un accordo operativo, detto progetto di accordo e il parere dell’autorità di controllo comune sono trasmessi al Consiglio.

4.   A norma dell’articolo 23, paragrafo 2 della decisione Europol, tali accordi devono essere stipulati solo previa approvazione del Consiglio, che abbia previamente consultato il consiglio di amministrazione e, nella misura in cui tali accordi riguardano lo scambio di dati personali, abbia ottenuto il parere dell’autorità di controllo comune tramite il consiglio di amministrazione.

Articolo 7

Informazione per il consiglio di amministrazione

Il direttore informa con regolarità il consiglio di amministrazione sull’andamento dei negoziati in corso con gli organi dell’UE e i terzi.

TITOLO III

SCAMBIO DI INFORMAZIONI

CAPO I

Ricezione di informazioni

Articolo 8

Ricezione di informazioni prima dell’entrata in vigore di un accordo

Prima dell’entrata in vigore di un accordo o accordo di lavoro con un organo dell’UE o un terzo, Europol può, conformemente all’articolo 22, paragrafo 3, e all’articolo 23, paragrafo 3, della decisione Europol, ricevere direttamente ed utilizzare informazioni, inclusi dati personali e informazioni classificate, se ciò è necessario per il legittimo svolgimento dei suoi compiti il cui elenco figura nell’articolo 5 della decisione Europol.

CAPO II

Trasmissione di informazioni

Articolo 9

Condizioni relative alla trasmissione di informazioni agli organi dell’UE e a terzi

Europol può trasmettere informazioni a un organo dell’UE o a un terzo solo alle seguenti condizioni:

1)	Fatto salvo quanto previsto dagli articoli 11, 12, 13 e 14, le informazioni possono essere trasmesse solo dopo che un accordo o accordo di lavoro è stato stipulato con l’organo dell’UE o con il terzo conformemente alle disposizioni del titolo II;

2)

se a trasmettere a Europol i dati in questione è uno Stato membro, Europol li trasmette agli organi dell’UE o a terzi solo con il consenso di quello Stato membro. Lo Stato membro in questione può dare un consenso preventivo alla trasmissione, generale o soggetto a condizioni particolari. Tale consenso può essere revocato in qualsiasi momento;

3)

se i dati non sono stati trasmessi da uno Stato membro, Europol si accerta che la loro trasmissione non sia tale da: a) ostacolare il corretto svolgimento dei compiti di competenza di uno Stato membro; b) costituire una minaccia per la sicurezza o l’ordine pubblico di uno Stato membro o arrecargli comunque pregiudizio;

4)

la trasmissione dei dati personali a terzi è permessa solo se: a) ciò sia necessario in singoli casi per la prevenzione o la lotta contro reati di competenza di Europol; e b) Europol abbia stipulato con i terzi interessati un accordo operativo che autorizza la trasmissione di tali dati sulla base di una valutazione che confermi un adeguato livello di protezione dei dati garantito da tali terzi conformemente all’articolo 5, paragrafo 4;

5)

la trasmissione di informazioni classificate da parte di Europol è permessa solo qualora: a) tra Europol e l’organo UE o il terzo esiste un accordo di riservatezza conformemente all’articolo 4, paragrafo 2, e all’articolo 6, paragrafo 2; e b) in caso di trasmissione di dati a terzi, ciò sia necessario in singoli casi per la prevenzione o la lotta contro reati di competenza di Europol.

Articolo 10

Responsabilità per quanto riguarda la trasmissione dei dati

Europol è responsabile della legittimità della trasmissione dei dati. Europol mantiene una traccia di tutte le trasmissioni di dati ai sensi delle presenti norme, e dei relativi motivi. I dati sono trasmessi solo se il destinatario si impegna a usarli unicamente per lo scopo per il quale sono stati trasmessi.

Articolo 11

Trasmissione di informazioni agli organi dell’UE prima dell’entrata in vigore di un accordo di cooperazione o di un accordo di lavoro

1.   Prima dell’entrata in vigore di un accordo operativo o accordo di lavoro con un organo dell’UE, Europol può, conformemente all’articolo 22, paragrafo 3 della decisione Europol e alle condizioni stabilite all’articolo 9, punti 2 e 3 delle presenti norme, trasmettere direttamente informazioni, inclusi dati personali, al suddetto organo dell’UE, se ciò è necessario per il legittimo svolgimento dei compiti del destinatario.

2.   La trasmissione da parte di Europol di informazioni classificate è permessa solo se tra Europol e l’organo dell’UE esiste un accordo di riservatezza conformemente all’articolo 4, paragrafo 2.

Articolo 12

Trasmissione di informazioni a terzi prima dell’entrata in vigore di un accordo

Prima dell’entrata in vigore di un accordo con un terzo, Europol può, conformemente all’articolo 23, paragrafo 4 della decisione Europol e alle condizioni stabilite all’articolo 9, punti 2 e 3 delle presenti norme, trasmettere direttamente informazioni, eccettuati dati personali e informazioni classificate, a detti terzi, se ciò è necessario per il legittimo svolgimento dei compiti del destinatario.

Articolo 13

Trasmissione di informazioni a terzi non inclusi nell’elenco del Consiglio

Conformemente all’articolo 23, paragrafo 5 della decisione Europol e alle condizioni stabilite all’articolo 9, punti 2 e 3 delle presenti norme, Europol può trasmettere direttamente informazioni, esclusi dati personali e classificazioni informate, a terzi non inclusi nell’elenco di cui all’articolo 26, paragrafo 1, lettera a), della decisione Europol se ciò è assolutamente necessario in singoli casi per la prevenzione o la lotta contro reati di competenza di Europol.

CAPO III

Trasmissione di informazioni in casi eccezionali

Articolo 14

Trasmissione di dati personali e informazioni classificate in casi eccezionali

1.   Conformemente all’articolo 23, paragrafi 8 e 9 della decisione Europol e alle condizioni stabilite all’articolo 9, punti 2 e 3 delle presenti norme, Europol può trasmettere dati personali e informazioni classificate in suo possesso a terzi qualora il direttore ne consideri assolutamente necessaria la trasmissione per salvaguardare gli interessi essenziali degli Stati membri interessati nell’ambito degli obiettivi di Europol o al fine di evitare un pericolo imminente associato alla criminalità o a reati terroristici.

2.   In caso di trasmissione di informazioni classificate, il direttore informa quanto prima il consiglio di amministrazione e il comitato di sicurezza della sua decisione.

3.   In caso di trasmissione di dati personali, il direttore tiene conto in tutti i casi del livello di protezione dei dati applicabile al terzo in questione, al fine di conciliare questo livello di protezione dei dati e gli interessi di cui sopra. A questo scopo il direttore tiene conto di tutti gli elementi pertinenti, quali il pericolo che potrebbe verificarsi se Europol non trasmettesse i dati personali interessati. Il direttore informa quanto prima il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune della sua decisione e della base di valutazione dell’adeguatezza del livello di protezione dei dati offerto dal terzo interessato.

4.   Prima di trasmettere dati personali a norma del paragrafo 1, il direttore valuta l’adeguatezza del livello di protezione dei dati offerto dai terzi interessati tenendo conto di tutte le circostanze relative alla trasmissione di dati personali, in particolare:

a)	il tipo di dati;

b)	la loro finalità;

c)	la durata del trattamento previsto;

d)	le disposizioni generali o particolari in materia di protezione dei dati applicabili ai terzi;

e)	il fatto che i terzi abbiano o meno acconsentito alle condizioni particolari richieste da Europol in relazione a tali dati.

CAPO IV

Condizioni specifiche per la trasmissione di dati personali

Articolo 15

Scopi perseguiti con la trasmissione di dati personali

1.   Qualora nella richiesta di dati personali non siano indicati lo scopo e le motivazioni della trasmissione, tali dati non sono trasmessi.

2.   La trasmissione di dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale nonché la trasmissione di dati relativi alla salute e alla vita sessuale di una persona sono autorizzate solo se strettamente necessarie.

Articolo 16

Rettifica e cancellazione dei dati personali

1.   Europol, nel trasmettere dati personali ad un organo dell’UE o a un terzo, si assicura che l’organo dell’UE o il terzo destinatari si impegnino a far sì che questi siano rettificati o cancellati se emerge che essi sono inesatti, non accurati, non aggiornati o che la trasmissione non avrebbe dovuto aver luogo. Se Europol rileva che i dati personali sono inesatti, non accurati, non aggiornati o che la trasmissione non avrebbe dovuto aver luogo, l’organo dell’UE o il terzo destinatari devono essere immediatamente informati e devono comunicare a Europol che i dati saranno rettificati o cancellati. Il direttore informa il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune delle attività di Europol in tale settore.

2.   Gli accordi conclusi sanciscono l’obbligo di rettificare o cancellare i dati secondo la procedura di cui al paragrafo 1.

3.   Europol, nel trasmettere dati personali, assicura che l’organo dell’UE o il terzo destinatari si impegnino a far sì che questi dati siano cancellati se non sono più necessari per gli scopi perseguiti con la loro trasmissione.

CAPO V

Ritrasmissione dei dati agli organi dell’ue e a terzi

Articolo 17

Autorità competenti e ritrasmissione

1.   La trasmissione di dati personali da Europol a un paese terzo e la trasmissione all’interno di tale paese è limitata alle autorità competenti, che sono espressamente citate negli accordi conclusi.

2.   Negli accordi di negoziato, Europol si adopera affinché il paese terzo, se possibile, designi un’autorità competente quale punto di contatto nazionale tra Europol e le altre autorità competenti di tale paese terzo.

3.   Europol, nel trasmettere dati personali, assicura che l’organo dell’UE o il terzo destinatari si impegnino a far sì che la ritrasmissione di tali dati sia limitata alle autorità competenti e sia soggetta alle stesse condizioni applicate alla trasmissione originaria.

4.   Qualora non sia possibile per un paese terzo designare un’autorità competente quale punto di contatto, gli accordi possono, in via eccezionale, prevedere la trasmissione diretta di informazioni da Europol ad una o più autorità competenti all’interno del paese terzo interessato.

Articolo 18

Condizioni relative alla ritrasmissione

1.   Europol trasmette dati personali ad una autorità competente di un paese terzo o trasmette dati personali ad un’organizzazione o a un organo dell’UE solo se tale autorità, organizzazione o organo accettano di non comunicare i dati personali in questione ad altri organi dell’UE o a terzi, eccettuato alle condizioni stabilite al paragrafo 2.

2.   La ritrasmissione di dati personali da un’autorità competente di un paese terzo, un’organizzazione o un organo UE con cui Europol ha stipulato un accordo operativo può essere effettuata solo:

a)	con il consenso preventivo di Europol, nei casi nei quali l’organo UE o il terzo che riceve i dati personali ha stipulato un accordo operativo con Europol; oppure

b)

in via eccezionale, previa autorizzazione del direttore che tiene conto del livello di protezione dei dati applicabile all’organo dell’UE o al terzo se ritiene che la ritrasmissione di dati personali da parte dell’organo dell’UE o del terzo sia assolutamente necessaria: i) per salvaguardare gli interessi fondamentali degli Stati membri in questione nel quadro degli obiettivi di Eurogol; o ii) al fine di evitare un pericolo imminente associato alla criminalità o a reati terroristici.

3.   Nessuna ritrasmissione di dati comunicati a Europol da uno Stato membro è autorizzata senza il preventivo consenso dello Stato membro interessato. Il direttore informa lo Stato membro interessato dei motivi della trasmissione di tali dati tramite un organo dell’UE o un terzo anziché mediante trasmissione diretta.

CAPO VI

Condizioni specifiche per la ricezione di informazioni di terzi da parte di Europol

Articolo 19

Valutazione della fonte e dell’informazione

1.   Per poter determinare l’affidabilità dell’informazione ricevuta da Europol, nonché della fonte, Europol chiede all’organo dell’UE o al terzo di valutare quanto prima possibile l’informazione e la fonte conformemente ai criteri stabiliti all’articolo 12 della decisione 2009/936/GAI del Consiglio, del 30 novembre 2009, che adotta le norme di attuazione degli archivi di lavoro per fini di analisi di Europol (2) (le «norme applicabili agli archivi di analisi di Europol»).

2.   In mancanza di tale valutazione, Europol cerca per quanto possibile di stabilire l’affidabilità della fonte o dell’informazione sulla base delle informazioni già in suo possesso conformemente ai criteri stabiliti all’articolo 12 delle norme applicabili agli archivi di analisi di Europol.

3.   Europol e un organo dell’UE o un terzo possono convenire in un accordo, in termini generali, la valutazione di alcuni tipi specifici di informazioni e di determinate fonti conformemente ai criteri stabiliti all’articolo 12 delle norme applicabili agli archivi di analisi di Europol.

Articolo 20

Rettifica e cancellazione di informazioni ricevute da Europol

1.   Gli accordi prevedono che l’organo dell’UE o il terzo informino Europol quando rettificano o cancellano le informazioni trasmesse a Europol.

2.   Quando un organo dell’UE o un terzo comunicano a Europol l’avvenuta rettifica o cancellazione delle informazioni ad esso trasmesse, Europol rettifica o cancella in conseguenza le informazioni. Europol non cancella le informazioni se ha ancora necessità di trattarle ai fini dell’archivio creato a fini d’analisi di cui trattasi o se, qualora le informazioni siano conservate in un altro archivio di dati di Europol, quest’ultimo nutre per esse un altro interesse, basato su informazioni che vanno al di là di quelle in possesso dell’organo dell’UE o del terzo che le trasmettono. Europol comunica all’organo dell’UE o al terzo interessati che tali informazioni continuano ad essere conservate.

3.   Europol, se ha motivo di presumere che le informazioni fornite siano non accurate o non aggiornate, ne informa l’organo dell’UE o il terzo che le ha fornite e lo invita a comunicargli la sua posizione in merito. Europol, se rettifica o cancella le informazioni conformemente all’articolo 31, paragrafo 1 della decisione Europol, comunica all’organo dell’UE o al terzo l’avvenuta rettifica o cancellazione.

4.   Fatto salvo l’articolo 31 della decisione Europol, le informazioni che sono state manifestamente ottenute da un paese terzo in palese violazione dei diritti umani non sono trattate.

5.   Gli accordi prevedono che l’organo dell’UE o il terzo informino Europol nella misura del possibile nel caso in cui l’organo UE o il terzo abbia motivo di ritenere che le informazioni fornite siano non accurate o non aggiornate.

TITOLO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 21

Entrata in vigore

Le presenti norme entrano in vigore il 1o gennaio 2010.

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(1)  GU L 121 del 15.5.2009, pag. 37.

(2)  Cfr. pag. 14 della presente Gazzetta ufficiale.

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