This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 02008D0458-20120920
Commission Decision of 5 March 2008 laying down rules for the implementation of Decision No 575/2007/EC of the European Parliament and of the Council establishing the European Return Fund for the period 2008 to 2013 as part of the General programme Solidarity and Management of Migration Flows as regards Member States' management and control systems, the rules for administrative and financial management and the eligibility of expenditure on projects co-financed by the Fund (notified under document number C(2008)796) (Only the Bulgarian, Czech, Dutch, English, Estonian, Finnish, French, German, Greek, Hungarian, Italian, Latvian, Lithuanian, Maltese, Polish, Portuguese, Romanian, Slovak, Slovenian, Spanish and Swedish texts are authentic) (2008/458/EC)
Consolidated text: Odluka Komisije od 5. ožujka 2008. o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za povratak za razdoblje 2007. – 2013. u okviru općeg programa Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima u pogledu upravljačkih i kontrolnih sustava država članica, pravila za upravno i financijsko upravljanje te prihvatljivosti izdataka za projekte koje sufinancira Fond (priopćena pod brojem dokumenta C(2008)796) (Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, engleskom, estonskom, finskom, francuskom, grčkom, latvijskom, litavskom, mađarskom, malteškom, nizozemskom, njemačkom, poljskom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom, švedskom i talijanskom jeziku) (2008/458/EZ)
Odluka Komisije od 5. ožujka 2008. o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za povratak za razdoblje 2007. – 2013. u okviru općeg programa Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima u pogledu upravljačkih i kontrolnih sustava država članica, pravila za upravno i financijsko upravljanje te prihvatljivosti izdataka za projekte koje sufinancira Fond (priopćena pod brojem dokumenta C(2008)796) (Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, engleskom, estonskom, finskom, francuskom, grčkom, latvijskom, litavskom, mađarskom, malteškom, nizozemskom, njemačkom, poljskom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom, švedskom i talijanskom jeziku) (2008/458/EZ)
02008D0458 — HR — 20.09.2012 — 004.004
Ovaj je tekst namijenjen isključivo dokumentiranju i nema pravni učinak. Institucije Unije nisu odgovorne za njegov sadržaj. Vjerodostojne inačice relevantnih akata, uključujući njihove preambule, one su koje su objavljene u Službenom listu Europske unije i dostupne u EUR-Lexu. Tim službenim tekstovima može se izravno pristupiti putem poveznica sadržanih u ovom dokumentu.
|
ODLUKA KOMISIJE od 5. ožujka 2008. o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za povratak za razdoblje 2007. – 2013. u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” u pogledu upravljačkih i kontrolnih sustava država članica, pravila za upravno i financijsko upravljanje te prihvatljivosti izdataka za projekte koje sufinancira Fond (priopćena pod brojem dokumenta C(2008)796) (Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, engleskom, estonskom, finskom, francuskom, grčkom, latvijskom, litavskom, mađarskom, malteškom, nizozemskom, njemačkom, poljskom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom, švedskom i talijanskom jeziku) ( L 167 27.6.2008, 135) |
Koju je izmijenila:
|
|
|
|||
|
br. |
stranica |
datum |
||
|
L 210 |
36 |
14.8.2009 |
||
|
L 36 |
32 |
9.2.2010 |
||
|
L 77 |
32 |
23.3.2011 |
||
|
L 326 |
17 |
24.11.2012 |
||
ODLUKA KOMISIJE
od 5. ožujka 2008.
o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za povratak za razdoblje 2007. – 2013. u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” u pogledu upravljačkih i kontrolnih sustava država članica, pravila za upravno i financijsko upravljanje te prihvatljivosti izdataka za projekte koje sufinancira Fond
(priopćena pod brojem dokumenta C(2008)796)
(Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, engleskom, estonskom, finskom, francuskom, grčkom, latvijskom, litavskom, mađarskom, malteškom, nizozemskom, njemačkom, poljskom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom, švedskom i talijanskom jeziku)
(2008/458/EZ)
|
SADRŽAJ |
|
|
Dio I. |
Uvod |
|
Poglavlje I. |
Predmet i definicije |
|
Članak 1. |
Predmet |
|
Članak 2. |
Definicije |
|
Dio II. |
Zajedničke odredbe za četiri fonda |
|
Poglavlje 1. |
Imenovana tijela |
|
Članak 3. |
Zajednička tijela |
|
Članak 4. |
Delegirano tijelo |
|
Članak 5. |
Povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima |
|
Poglavlje 2. |
Upravljački i kontrolni sustavi |
|
Članak 6. |
Priručnik postupaka |
|
Članak 7. |
Provedba Fonda od strane odgovornog tijela |
|
Članak 8. |
Uvjeti u skladu s kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo |
|
Članak 9. |
Selekcija i postupak dodjele kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu |
|
Članak 10. |
Sporazumi o potporama s krajnjim korisnicima kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu |
|
Članak 11. |
Ugovori o provedbi |
|
Članak 12. |
Određivanje konačnog doprinosa Zajednice |
|
Članak 13. |
Tehnička pomoć |
|
Članak 14. |
Izdaci za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela |
|
Članak 15. |
Provjera od strane odgovornog tijela |
|
Članak 16. |
Postupak pri reviziji |
|
Članak 17. |
Revizije sustava i revizije projekata |
|
Članak 18. |
Provjere od strane tijela za potvrđivanje |
|
Poglavlje 3. |
Informacije koje treba priopćiti u vezi uporabe Fonda |
|
Članak 19. |
Načelo proporcionalnosti |
|
Članak 20. |
Opis upravljačkih i kontrolnih sustava |
|
Članak 21. |
Revizija opisa upravljačkih i kontrolnih sustava |
|
Članak 22. |
Programski dokumenti |
|
Članak 23. |
Revizija financijske raščlambe u godišnjim programima |
|
Članak 24. |
Napredak i završna izvješća o provedbi godišnjih programa i zahtjeva za plaćanje |
|
Članak 25. |
Dokumenti koje izdaje revizorsko tijelo |
|
Članak 26. |
Dokumenti koje izdaje tijelo za potvrđivanje |
|
Poglavlje 4. |
Izvješćivanje o nepravilnostima |
|
Članak 27. |
Prvo izvješćivanje – odstupanja |
|
Članak 28. |
Izvješćivanje o praćenju – neizvršen povrat |
|
Članak 29. |
Kontakti s državama članicama |
|
Članak 30. |
Uporaba informacija |
|
Poglavlje 5. |
Informacije i obavješćivanje javnosti |
|
Članak 31. |
Informacije za potencijalne krajnje korisnike |
|
Članak 32. |
Informacije za krajnje korisnike |
|
Članak 33. |
Odgovornost odgovornog tijela u vezi informacija i obavješćivanja šire javnosti |
|
Članak 34. |
Odgovornost krajnjih korisnika u vezi informacija i obavješćivanja šire javnosti |
|
Članak 35. |
Tehnička svojstva informacija i obavješćivanje javnosti o operaciji |
|
Poglavlje 6. |
Osobni podaci |
|
Članak 36. |
Zaštita osobnih podataka |
|
Poglavlje 7. |
Elektronička razmjena dokumenata |
|
Članak 37. |
Elektronička razmjena dokumenata |
|
Članak 38. |
Računalni sustav za razmjenu dokumenata |
|
Dio III. |
Posebne odredbe Fonda za povratak |
|
Poglavlje 1. |
Pravila o prihvatljivosti |
|
Članak 39. |
Pravila o prihvatljivosti |
|
Dio IV. |
Završne odredbe |
|
Članak 40. |
Adresati |
|
PRILOZI |
|
DIO I.
UVOD
POGLAVLJE I.
Predmet i definicije
Članak 1.
Predmet
Ovom se Odlukom utvrđuju pravila za provedbu Fonda s obzirom na:
imenovana tijela;
upravljačke i kontrolne sustave;
informacije koje države članice moraju priopćiti Komisiji u vezi uporabe Fonda;
izvješćivanje o nepravilnostima;
informacije i obavješćivanje javnosti;
osobne podatke;
elektroničku razmjenu dokumenata.
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:
DIO II.
ZAJEDNIČKE ODREDBE ZA ČETIRI FONDA
POGLAVLJE 1.
Imenovana tijela
Članak 3.
Zajednička tijela
Države članice mogu imenovati isto odgovorno tijelo, revizorsko tijelo ili tijelo za potvrđivanje za dva ili više od četiri fonda.
Članak 4.
Delegirano tijelo
Akt o delegiranju sadržava najmanje:
pozivanje na odgovarajuće zakonodavstvo Zajednice;
zadaću povjerenu delegiranom tijelu;
prava i dužnosti delegiranog tijela i odgovornosti koje preuzima;
obvezu delegiranog tijela da uspostavi i održava organizacijski ustroj i upravljački i kontrolni sustav prilagođen njegovu obavljanju dužnosti;
osiguranje u vezi zdravog financijskog upravljanja te zakonitosti i pravilnosti delegiranih zadaća.
Članak 5.
Povjeravanje zadaća vanjskim izvršiteljima
Imenovana tijela mogu svoje pojedine poslove povjeriti vanjskim izvršiteljima, ali ona ostaju odgovorna za dodijeljene poslove vanjskim izvršiteljima u skladu s odgovornostima iz članaka 27., 29. i 30. temeljnog akta.
POGLAVLJE 2.
Upravljački i kontrolni sustavi
Članak 6.
Priručnik postupaka
U skladu s člankom 31. stavkom 2. temeljnog akta i uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, države članice izrađuju priručnik u kojem se navode postupci i praktični mehanizmi u vezi:
djelovanja imenovanih tijela;
mehanizama kojima se osigurava odgovarajuća podjela funkcija;
praćenja, kad je to potrebno, delegiranih tijela i drugih poslova povjerenim vanjskim izvršiteljima;
pripreme višegodišnjih i godišnjih programa;
utvrđivanja revizijske strategije i godišnjih revizorskih planova;
odabira projekata, dodjele potpora i praćenja financijskog upravljanja projekata;
upravljanja nepravilnostima, financijskim ispravcima i povratom;
pripreme i provedbe revizija;
pripreme revizorskih izvješća i izjava;
potvrđivanja izdataka;
ocjenjivanja programa;
izvješćivanja Komisije;
postupka pri reviziji.
Članak 7.
Provedba Fonda od strane odgovornog tijela
Ni odgovorno tijelo ni delegirano tijelo ne može se javiti na poziv za dostavu prijedloga.
U propisno utemeljenim slučajevima, uključujući nastavak višegodišnjih projekata u skladu s člankom 15. stavkom 6. temeljnog akta koji su odabrani nakon prethodnog poziva za dostavu prijedloga ili u izvanrednim situacijama, potpore se mogu dodijeliti bez natječaja za prikupljanje prijedloga.
Članak 8.
Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo
Kad se očekuje da odgovorno tijelo redovito obavlja zadaće izvršnog tijela za projekte sufinancirane u okviru Fonda:
revizorsko tijelo nije dio istog tijela kao odgovorno tijelo, osim kad je njegova revizorska neovisnost zajamčena i kad je odgovorno drugom tijelu izvan tijela, čijim je samo dijelom, kao i odgovorno tijelo;
u slučajevima kad odgovorno tijelo i neposredno provodi projekte to ne utječe na zadaće odgovornog tijela kako su definirane člankom 27. temeljnog akta.
Članak 9.
Postupak odabira i dodjele kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu
U pozivu za dostavu prijedloga navode se:
ciljevi;
kriteriji odabira koji su u skladu s člankom 15. stavkom 5. temeljnog akta i odgovarajući popratni dokumenti;
mehanizmi za financiranje Zajednice i, ako je primjenljivo, za nacionalno financiranje;
aktivnosti i konačni datum za podnošenje prijedloga.
Za potrebe odabira projekata i dodjelu potpora odgovorno tijelo osigurava da potencijalni korisnici budu obaviješteni o sljedećim posebnim uvjetima koji se odnose na projekte koji se trebaju provesti:
pravilima prihvatljivosti za izdatke;
roku za provedbu; i
financijskim i drugim informacijama koje treba pohraniti i priopćiti.
Prije donošenja odluke o dodjeli odgovorno se tijelo uvjerava da su krajnji korisnik i/ili partneri u projektu sposobni ispuniti te uvjete.
Članak 10.
Sporazumi o potporama s krajnjim korisnicima kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu
Odgovorno tijelo utvrđuje detaljne postupke upravljanja projektima koji, između ostalog, obuhvaćaju:
potpis sporazuma o potporama s odabranim krajnjim korisnicima;
praćenje sporazuma i svih njihovih izmjena uspostavom sustava za upravno praćenje projekata (razmjena korespondencije, izdavanje i praćenje izmjena i opomena, prijam i obradu izvješća itd.).
Sporazumi o potporama, između ostalog, utvrđuju:
najviši iznos potpore;
najviši postotak doprinosa Zajednice u skladu s člankom 15. stavkom 4. temeljnog akta;
podroban opis i vremenski raspored projekta s potporom;
dio zadaća i s tim povezanih troškova koje krajnji korisnik namjerava dati podugovorom trećim stranama, ako je primjenjivo;
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući fiksni postotak neizravnih troškova kako je definiran u Prilogu XI. o pravilima prihvatljivosti izdataka;
rok i odredbe za provedbu sporazuma (obveze izvješćivanja, izmjene i raskid ugovora);
operativne ciljeve projekta i pokazatelje koji se primjenjuju;
definiciju prihvatljivosti troškova;
uvjete u vezi plaćanja potpore i knjigovodstvene zahtjeve;
uvjete u vezi postupka pri reviziji;
odgovarajuće odredbe u vezi zaštite podataka;
odgovarajuće odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
Krajnji korisnici pohranjuju potvrđene primjerke računovodstvenih dokumenata koji potvrđuju prihode i izdatke koje imaju partneri u vezi predmetnog projekta.
Članak 11.
Ugovori o provedbi
Prilikom dodjele ugovora o provedbi projekata, državna, regionalna ili lokalna tijela, javnopravna tijela, udruženja koja osnuje jedno ili više takvih tijela ili nekoliko takvih javnopravnih tijela, djeluju u skladu s primjenjivim pravom i načelima Unije i država članica o javnoj nabavi.
Subjekti koji nisu navedeni u prvom stavku dodjeljuju ugovore o provedbi projekata nakon odgovarajuće objave natječaja, kako bi se osiguralo poštovanje načela transparentnosti, nediskriminacije i jednakog postupanja. Ugovore čija je vrijednost manja od 100 000 EUR moguće je dodijeliti, pod uvjetom da dotični subjekt dobije barem tri ponude. Ne dovodeći u pitanje nacionalna pravila, ugovori čija je vrijednost manja od 5 000 EUR ne podliježu nikakvim postupovnim obvezama.
Članak 12.
Određivanje konačnog doprinosa Zajednice
Za izračun konačnog plaćanja krajnjem korisniku, ukupan doprinos Zajednice za pojedini projekt najniži je od sljedećih triju iznosa:
najvišeg iznosa navedenog u sporazumu o potporama;
najvišeg iznosa sufinanciranja koji je rezultat množenja ukupnih prihvatljivih troškova predmetnog projekta postotkom iz članka 15. stavka 4. temeljnog akta (tj. 50 % ili 75 %); i
iznosa koji proizlazi iz primjene načela neprofitabilnosti, kako je definirano u točki I.3.3. Priloga XI.
Članak 13.
Tehnička pomoć
Članak 14.
Izdaci za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela
Članak 15.
Provjera od strane odgovornog tijela
Provjerama se osigurava da su prijavljeni izdaci stvarni i da opravdavaju svrhu projekta, da su odobreni projekti izvršeni u skladu sa sporazumima o potporama, da je doprinos Zajednice u skladu s pravilima, ponajprije kad je riječ o financijskom ustroju definiranom člankom 15. temeljnog akta, da su zahtjevi krajnjih korisnika za povrat točni te da su projekti i izdaci u skladu s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima te da sprečavaju dvostruko financiranje izdataka s drugim shemama Zajednice ili nacionalnim shemama te s drugim programskim razdobljima.
Osim toga provjere obuhvaćaju:
administrativne i financijske provjere svakog zahtjeva za povrat koji pošalju krajnji korisnici;
provjere važnosti, pravilnosti i prihvatljivosti izdataka, prihoda i troškova obuhvaćenih dodijeljenim prihodom koji su prijavili krajnji korisnici, barem na reprezentativnom uzorku popratnih dokumenata koji obuhvaćaju sve stavke proračuna priloženog sporazumu o potporama;
provjere na licu mjesta pojedinih projekata, barem na uzorku koji predstavlja približno odgovarajući omjer vrste i veličine projekata i koje uzimaju u obzir svaki već utvrđeni faktor rizika, kako bi se postiglo dovoljno osiguranje zakonitosti i pravilnosti glavnih transakcija povezanih s projektom, uzimajući u obzir stupanj rizika koji je utvrdilo odgovorno tijelo.
Provjere navedene u točkama (a) i (b) ne treba provoditi ako krajnji korisnik ima obvezu od nezavisnog revizora pribaviti potvrdu o reviziji koja obuhvaća sve aspekte navedene u točkama (a) i (b).
Članak 16.
Postupak pri reviziji
Za potrebe članka 27. stavka 1. točke (k) temeljnog akta, postupak pri reviziji smatra se odgovarajućim, ako ispunjava sljedeće kriterije:
omogućuje usklađivanje iznosa priopćenih Komisiji s podrobnom računovodstvenom dokumentacijom i popratnim dokumentima koje u vezi s projektima sufinanciranim u okviru Fonda čuvaju odgovorno tijelo, delegirana tijela i krajnji korisnici;
omogućuje provjeru plaćanja javnog doprinosa krajnjem korisniku dodjele i prijenosa sredstava Zajednice odobrenih u okviru Fonda te izvora sufinanciranja projekta;
omogućuje provjeru primjene kriterija za odabir utvrđenih za godišnji program;
za svaki projekt, ako je to primjereno, sadržava tehničke specifikacije i financijski plan, dokumente o odobrenju potpore, dokumente koji se odnose na postupak javne nabave i izvješća o provedenim provjerama i revizijama.
Članak 17.
Revizija sustava i revizija projekata
Metoda uzorkovanja:
uključuje odgovarajući omjer vrste i veličine projekata;
uzima u obzir sve faktore rizika koji su utvrđeni pri nacionalnim kontrolama ili kontrolama Zajednice te aspekte troškova i koristi provjera.
Uzorak uključuje, barem razmjerno, i projekte koje provodi odgovorno tijelo koje djeluje kao izvršno tijelo.
Metoda koja se upotrebljava za odabir uzorka se dokumentira.
Revizije projekata provode se na licu mjesta na temelju dokumentacije i evidencije koju vodi krajnji korisnik i/ili partneri u projektu. Revizijama se provjerava:
ispunjava li projekt kriterije odabira za godišnji program, je li proveden u skladu sa sporazumom o potpori i ispunjava li važeće uvjete koji se odnose na njegovu funkcionalnost i uporabu ili ciljeve koje treba ostvariti;
odgovaraju li prijavljeni izdaci računovodstvenoj evidenciji i popratnim dokumentima koje čuva krajnji korisnik i/ili partneri u projektu te odgovara li ta evidencija popratnim dokumentima koje čuva odgovorno tijelo ili delegirano tijelo;
odgovaraju li stavke izdataka zahtjevima o prihvatljivosti navedenim u Prilogu XI. zahtjevima specificiranim tijekom nacionalnog postupka odabira, uvjetima sporazuma o potporama i radovima koji su stvarno izvršeni te, ako je primjereno, drugim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima;
je li uporaba ili namjeravana uporaba projekta u skladu s ciljevima, djelovanjem i mjerama iz članaka 2., 3., 4., 5. i 17. temeljnog akta, i, kad je primjereno, obuhvaća li ciljnu populaciju;
je li krajnjem korisniku plaćen javni ili privatni doprinos u skladu s člankom 15. stavkom 2. temeljnog akta;
postoji li odgovarajući postupak pri reviziji;
postoji li sukob interesa i je li postignut dobar odnos cijene i ponude, osobito u slučajevima kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo projekta.
Članak 18.
Provjere od strane tijela za potvrđivanje
POGLAVLJE 3.
Informacije koje treba proslijediti u vezi uporabe Fonda
Članak 19.
Načelo proporcionalnosti
Članak 20.
Opis upravljačkih i kontrolnih sustava
Članak 21.
Revizija opisa upravljačkih i kontrolnih sustava
Članak 22.
Programski dokumenti
U financijskim planovima povezanim s godišnjim programima prikazana je raščlamba proračunskih iznosa prema kategorijama mjera, kako je definirano u članku 4. temeljnog akta, upućivanjem na prioritete.
Članak 23.
Revizija financijske raščlambe u godišnjim programima
Članak 24.
►M2 Napredak i završna izvješća o provedbi godišnjih programa i zahtjeva za plaćanje ◄
Ako država članica na nacionalnoj razini dodijeli iznos manji od ukupnog iznosa koji je određen u odluci o financiranju kojom je odobren godišnji program, ukupan iznos plaćanja iz naslova predfinanciranja ne prelazi 90 % ukupnog iznosa dodijeljenog na nacionalnoj razini.
Članak 25.
Dokumenti koje izdaje revizorsko tijelo
Članak 26.
Dokumenti koje izdaje tijelo za potvrđivanje
POGLAVLJE 4.
Izvješćivanje o nepravilnostima
Članak 27.
Prvo izvješćivanje — odstupanja
U izvješću se navodi:
fond, godišnji program i predmetni projekt;
odredba koja je prekršena;
datum i izvor prve informacije koja navodi na sumnju da je počinjena nepravilnost;
postupci primijenjeni pri počinjenju nepravilnosti;
vodi li taj postupak do sumnje na prijevaru, ako je primjereno;
način otkrivanja nepravilnosti;
iznos predmetnog doprinosa Zajednice.
Međutim, sljedeće slučajeve ne treba prijaviti, osim u slučaju sumnje na prijevaru:
slučajeve kad se nepravilnosti odnose na iznose manje od 10 000 eura iz općeg proračuna Europskih zajednica;
slučajeve kad je jedini aspekt nepravilnosti djelomično ili cjelokupno neizvođenje projekta uključenog u godišnji program zbog bankrota krajnjeg korisnika;
slučajeve koje je krajnji korisnik samoinicijativno prijavio odgovornom tijelu i prije nego što ga je odgovorno tijelo otkrilo, prije ili nakon isplate javnog doprinosa;
slučajeve koje je odgovorno tijelo otkrilo i ispravilo prije svih plaćanja javnog doprinosa krajnjem korisniku i prije uključivanja predmetnog izdatka u izjavu o izdacima koja se podnosi Komisiji.
Države članice na zahtjev Komisije u svim slučajevima daju dodatne podatke u vezi:
drugih upletenih država članica i trećih zemalja, kad je to primjereno;
razdoblja ili trenutka kad je nepravilnost počinjena;
nacionalnih tijela ili službi koje su sastavile službeno izvješće o nepravilnosti i tijela odgovornih za upravno i sudsko daljnje praćenje;
datuma uvođenja upravne ili sudske istrage o nepravilnosti;
identiteta upletene fizičke ili pravne osobe ili kojeg drugog subjekta sudionika, osim kad su takvi podaci zbog prirode predmetne nepravilnosti u borbi protiv nepravilnosti nevažni;
ukupnog proračuna i javnog doprinosa odobrenog za projekt i raspodjelu njegova sufinanciranja između Zajednice i nacionalnih doprinosa;
iznosa javnog doprinosa na koji je utjecala nepravilnost i odgovarajućeg doprinosa Zajednice koji je izložen riziku;
neplaćanja javnog doprinosa iz točke (g) osobama ili drugim identificiranim subjektima iznosa koji bi bili protupropisno isplaćeni da nepravilnost nije bila utvrđena;
suspenzije plaćanja, kad je primjenjivo, i mogućnosti za povrat;
prirode neispravnog izdatka.
Članak 28.
Izvješće o praćenju — neizvršen povrat
U izvješću se navode iznosi koji su naplaćeni ili koji će vjerojatno biti naplaćeni.
Države članice na zahtjev Komisije u svim slučajevima daju dodatne podatke u vezi:
privremenih mjera koje poduzimaju države članice da osiguraju naplatu neutemeljeno isplaćenih iznosa;
svakog sudskog ili upravnog postupka koji je pokrenut da se vrate iznosi koji su neutemeljeno isplaćeni i izreknu sankcije;
razloga za svako napuštanje postupka za povrat neutemeljeno isplaćenih iznosa;
razloga za svako napuštanje kaznenog progona.
Države članice izvješćuju Komisiju o svim upravnim i sudskim odlukama u vezi okončanja takvih postupaka ili njihovih glavnih točaka i, osobito, posebno navode upućuju li rezultati istrage na sumnju o prijevari.
Članak 29.
Kontakti s državama članicama
Članak 30.
Uporaba informacija
POGLAVLJE 5.
Informacije i obavješćivanje javnosti
Članak 31.
Informacije za potencijalne krajnje korisnike
Međutim, odgovorno tijelo može odlučiti da unutarnji mehanizmi vezani uz upravljanje, utvrđeni u višegodišnjim programima ili u godišnjim programima i sve druge informacije o provedbi Fonda zbog javne sigurnosti, ostanu tajni.
Odgovorno tijelo osigurava potencijalnim krajnjim korisnicima barem sljedeće informacije:
uvjete o prihvatljivosti koje treba ispuniti za financiranje u okviru godišnjeg programa;
opis postupaka za razmatranje zahtjeva za financiranje i predmetnih rokova;
kriterije za odabir projekata koji će se financirati;
kontakte koji im mogu dati informacije o godišnjim programima.
Osim toga, odgovorno tijelo obavješćuje potencijalne krajnje korisnike o objavi iz članka 33. stavka 2. točke (b).
Članak 32.
Informacije za krajnje korisnike
Odgovorno tijelo obavješćuje potencijalne krajnje korisnike da prihvaćanje financiranja podrazumijeva i prihvaćanje da ih se uključi na popis krajnjih korisnika objavljen u skladu s člankom 33. stavkom 2. točkom (b).
Članak 33.
Odgovornosti odgovornog tijela u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti
Odgovorno tijelo u vezi informiranja i obavješćivanja javnosti osigurava najmanje sljedeće:
najmanje jednu informacijsku aktivnost godišnje kojom se počevši se od 2008. prikazuje pokretanje višegodišnjeg programa ili dostignuća godišnjeg (godišnjih) programa (programâ);
godišnju objavu, barem na mrežnoj stranici, popisa krajnjih korisnika, imena projekata i iznosa javnih sredstava i sredstava Zajednice koja su im bila dodijeljena. Pojedinci koji pripadaju ciljnim skupinama definiranim u članku 7. temeljnog akta, ne imenuju se. Adresa mrežne stranice priopćuje se Komisiji.
Članak 34.
Odgovornosti krajnjih korisnika u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti
Krajnji korisnik postavlja trajnu istaknutu i dovoljno veliku ploču najkasnije tri mjeseca nakon završetka projekta koja ispunjava sljedeće uvjete:
ukupan doprinos Zajednice projektu prelazi 100 000 eura; i
operacija uključuje nabavu fizičkog objekta ili financiranje infrastrukture ili građevinske projekte.
Na ploči je navedena vrsta i ime projekta. Osim toga, informacije iz članka 35. zauzimaju najmanje 25 % površine ploče.
Članak 35.
Tehnička svojstva informacija i obavješćivanje javnosti o operaciji
Sve mjere u vezi informiranja i obavješćivanja javnosti namijenjene krajnjim korisnicima, potencijalnim krajnjim korisnicima i široj javnosti uključuju:
amblem Europske unije u skladu s grafičkim standardima navedenim u Prilogu X. i navođenje Europske unije;
navođenje Fonda;
izjavu koju odabire odgovorno tijelo, u kojoj je naglašena dodana vrijednost doprinosa Zajednice.
Za manje promotivne predmete ili za promotivne predmete povezane s dvama fondovima ili s više od četiri fonda ne primjenjuju se točke 1. i 3.
POGLAVLJE 6.
Osobni podaci
Članak 36.
Zaštita osobnih podataka
POGLAVLJE 7.
Elektronička razmjena dokumenata
Članak 37.
Elektronička razmjena dokumenata
Osim propisno potpisanih verzija dokumenata iz poglavlja 3., informacije se šalju i elektroničkim sredstvima.
Članak 38.
Računalni sustav za razmjenu dokumenata
DIO III.
POSEBNE ODREDBE FONDA ZA POVRATAK
POGLAVLJE 1.
Pravila o prihvatljivosti
Članak 39.
Pravila o prihvatljivosti
Komisija ocjenjuje ispunjavaju li važeća nacionalna pravila o prihvatljivosti taj uvjet.
DIO IV.
ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 40.
Adresati
Ova je Odluka upućena Kraljevini Belgiji, Republici Bugarskoj, Češkoj Republici, Saveznoj Republici Njemačkoj, Republici Estoniji, Irskoj, Helenskoj Republici, Kraljevini Španjolskoj, Francuskoj Republici, Talijanskoj Republici, Republici Cipru, Republici Latviji, Republici Litvi, Velikom Vojvodstvu Luksemburgu, Republici Mađarskoj, Republici Malti, Kraljevini Nizozemskoj, Republici Austriji, Republici Poljskoj, Portugalskoj Republici, Rumunjskoj, Republici Sloveniji, Slovačkoj Republici, Republici Finskoj, Kraljevini Švedskoj i Ujedinjenoj Kraljevini Velike Britanije i Sjeverne Irske.
PRILOZI
|
PRILOG I. |
Obrazac za opis upravljačkih i kontrolnih sustava |
|
PRILOG II. |
Obrazac višegodišnjeg programa |
|
PRILOG III. |
Obrazac godišnjeg programa |
|
PRILOG IV. |
Obrazac izvješća o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa |
|
A. |
Tehničko izvješće |
|
B. |
Zahtjev za drugo plaćanje iz predfinanciranja |
|
PRILOG V. |
Obrazac završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa |
|
A. |
Tehničko izvješće |
|
B. |
Zahtjev za plaćanje razlike / izjava o povratu |
|
PRILOG VI. |
Obrazac revizijske strategije |
|
Prilog (prilozi) revizijskoj strategiji: godišnji planovi |
|
|
PRILOG VII. |
Obrazac izvješća revizorskog tijela |
|
A. |
Godišnje revizorsko izvješće |
|
B. |
Mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava |
|
C. |
Potvrđivanje zahtjeva za plaćanje |
|
PRILOG VIII. |
Obrazac potvrde o drugom plaćanju iz predfinanciranja |
|
PRILOG IX. |
Obrazac potvrde o završnom plaćanju |
|
PRILOG X. |
Upute o amblemu i definiciji standardnih boja |
|
PRILOG XI. |
Pravila o prihvatljivosti izdataka – Europski fond za povratak |
PRILOG I.
OBRAZAC ZA OPIS UPRAVLJAČKIH I KONTROLNIH SUSTAVA
Prva verzija
Revidirana verzija (broj, datum dan/mjesec/godina) nakon razgovora s Komisijom
Verzija revidirana zbog drugih razloga
DRŽAVA ČLANICA:
FOND(OVI):
GLAVNA KONTAKTNA TOČKA:
DOSTAVLJENE INFORMACIJE OPISUJU STANJE O:
1. IDENTIFIKACIJA IMENOVANIH TIJELA
1.1. Opće informacije o imenovanim tijelima
1.1.1. Kratak opis razloga za imenovanje različitih tijela
1.1.2. Navod funkcioniraju li ti upravljački i kontrolni sustavi
Ako ne funkcioniraju, navod datuma kad će početi funkcionirati
1.1.3. Navod je li Komisija te upravljačke i kontrolne sustave priznala za druge financijske instrumente Zajednice (ako je primjenjivo)
1.2. Organizacijska shema(-e) cjelokupnog tijela (ili više njih) u okviru kojih djeluju imenovana tijela
1.3. Odgovorno tijelo
1.3.1. Datum i način službenog imenovanja odgovornog tijela
1.3.2. Pravni status odgovornog tijela
1.3.3. Specifikacija poslova koje izravno obavlja odgovorno tijelo i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima, osim poslova povjerenih delegiranom tijelu (delegiranim tijelima) iz točke 1.4.)
1.3.4. Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)
1.3.5. Informacije može li odgovorno tijelo djelovati i kao izvršno tijelo za projekte sufinancirane iz Fonda
1.3.6. Ako je odgovorno tijelo isto za više od jednog od četiri fonda, opis zajedničkih poslova i sustava
1.4. Delegirano tijelo (delegirana tijela)
1.4.1. Razlozi za uspostavu bilo kojeg delegiranog tijela
1.4.2. Datum i način službenog imenovanja delegiranog tijela (delegiranih tijela)
1.4.3. Pravni status delegiranog tijela (delegiranih tijela)
1.4.4. Specifikacija poslova koje neposredno izvodi (izvode) delegirano tijelo (delegirana tijela) i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)
1.4.5. Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)
1.4.6. Informacije može li odgovorno tijelo djelovati i kao izvršno tijelo za projekte sufinancirane iz Fonda
1.4.7. Ako je odgovorno tijelo isto za više od jednog od četiri fonda, opis zajedničkih poslova i sustava
1.5. Tijelo za potvrđivanje
1.5.1. Datum i način službenog imenovanja tijela za potvrđivanje
1.5.2. Pravni status tijela za potvrđivanje
1.5.3. Specifikacija poslova koje neposredno izvodi tijelo za potvrđivanje i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)
1.5.4. Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)
1.5.5. Ako je tijelo za potvrđivanje isto za više od jednog od četiri fonda, opis zajedničkih poslova i sustava
1.6. Revizorsko tijelo
1.6.1. Datum i način službenog imenovanja revizorskog tijela
1.6.2. Pravni status revizorskog tijela
1.6.3. Specifikacija poslova koje neposredno izvodi revizorsko tijelo i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)
1.6.4. Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)
1.6.5. Osposobljenost osoblja za revizorsko tijelo i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) drugih tijela od kojih se očekuje da provode revizorski posao (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)
1.6.6. Ako je revizorsko tijelo isto za više od jednog od četiriju fondova, opis zajedničkih poslova i sustava
1.6.7. Ako odgovorno tijelo može djelovati kao izvršno za projekte sufinanciranje od Fonda, opis postupaka koji osiguravaju neovisan položaj revizorskog tijela u skladu s člankom 8.
Smjernice za odjeljke 2. – 4.
Prvi dio svake tablice
Opis postupaka mora uključivati poslove koje izvodi svako imenovano tijelo (ili tijela za koje je odgovorno) i njihovo međusobno djelovanje. Opis mora biti koncizan, međutim pritom omogućiti jasno razumijevanje kako postupci funkcioniraju u praksi.
Drugi dio svake tablice
Kontrolni popis mora nužno sadržavati navod o tome je li svaki cilj ostvaren i osigurati sve odgovarajuće informacije. Ako cilj nije ostvaren, molimo navedite razloge i, ako je potrebno, navedite predviđeni datum dovršenja.
Ako su postupci formalno određeni, potrebno je navesti pozivanje na dokument.
2. DJELOVANJE IMENOVANIH TIJELA
|
2.1. Imenovanje i nadzor imenovanih tijela |
|||
|
Kratak opis postupka za uspostavu pojedinog imenovanog tijela (Opis mora sadržavati sva tijela) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
U pravilima kojima se uređuju odnosi između države članice i imenovanih tijela navedene su njihove zadaće |
DA/NE |
|
|
2. |
Države članice odredile su smjernice za imenovana tijela da se osigura zdravo financijsko upravljanje (osposobljavanjem i/ili priručnicima) |
DA/NE |
|
|
3. |
Svako tijelo obavješćuje svoje osoblje o opisu zadaća organizacije te o opisu njihovih poslova i očekivanih rezultata |
DA/NE |
|
|
4. |
Poduzete su mjere za osiguranje da različita tijela imaju odgovarajuće osoblje s obzirom na broj, duljinu radnog vijeka (staž) i iskustvo da mogu obavljati svoje zadaće |
DA/NE |
|
|
2.2. Podjela poslova |
|||
|
Kratak opis mehanizama definiranih da se osigura odgovarajuća podjela poslova (Opis mora sadržavati sva tijela) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Definirana su pravila za osiguranje odgovarajuće podjele poslova između sudionika unutar odgovornog tijela za potpisivanje ugovora/sporazuma o potporama |
DA/NE |
|
|
2. |
Definirana su pravila za osiguranje odgovarajuće podjele poslova između aktera unutar odgovornog tijela za započinjanje, provjeru i odobrenje financijske transakcije |
DA/NE |
|
|
3. |
Revizorsko tijelo bit će funkcionalno neovisno o odgovornom tijelu i tijelu za potvrđivanje. |
DA/NE |
|
|
4. |
Tijelo za potvrđivanje neće sudjelovati u odabiru, provedbi i financijskim transakcijama povezanim sa sredstvima Zajednice |
DA/NE |
|
|
2.3. Praćenje delegiranog tijela (delegiranih tijela) – ako je primjenjivo |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj opis mora sadržavati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Zadaće koje se delegiraju jasno su definirane |
DA/NE |
|
|
2. |
Uspostavljeni su postupci u vezi s delegiranim zadaćama i provjerena njihova usklađenost s pravilima definiranim u temeljnom aktu/provedbenim pravilima |
DA/NE |
|
|
3. |
Provest će se službeni nadzor da se osigura da se zadaće obavljaju u skladu s utvrđenim postupcima |
DA/NE |
|
|
2.4. Praćenje drugih zadaća koje ne obavljaju sama tijela – ako je primjenljivo |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj opis mora uključivati sva tijela) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Za tijela koja djeluju u nadležnosti odgovornog tijela (i koja se ne smatraju delegiranim tijelima), uspostavljeni su kontrolni mehanizmi za osiguranje zdravog financijskog upravljanja |
DA/NE |
|
|
2. |
U slučaju provođenja revizorskih poslova od strane vanjskih izvršitelja i u slučaju tijela za koje je odgovorno revizorsko tijelo, uspostavljeni su kontrolni mehanizmi za osiguranje zajedničke metodologije revizije i dosljednosti revizije |
DA/NE |
|
|
3. |
U slučaju obavljanja poslova potvrđivanja od strane vanjskih izvršitelja i u slučaju tijela za koje je odgovorno tijelo za potvrđivanje, uspostavljeni su kontrolni mehanizmi za osiguranje zajedničkog pristupa postupku potvrđivanja |
DA/NE |
|
|
4. |
U slučaju povjeravanja poslova privatnim tijelima koja ne obavljaju javne poslove, definirani su mehanizmi da se osigura da zadaće koje mogu biti povjerene ne uključuju obnašanje javnih ovlasti ili ne zahtijeva primjenu diskrecijskih prava odlučivanja |
DA/NE |
|
3. OPERATIVNI I FINANCIJSKI POSTUPCI
|
3.1. Uspostavljanje višegodišnjih programa |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Predviđeni su mehanizmi da se osigura primjena načela partnerstva u skladu s važećim nacionalnim pravilima i praksama |
DA/NE |
|
|
2. |
Definirani su postupci kojima se provjerava je li višegodišnji program usklađen sa strateškim smjernicama i pravom Zajednice, čiji je cilj osigurati slobodno kretanje osoba s neposredno povezanim pratećim mjerama u vezi kontrole na vanjskim granicama, azila i imigracije |
DA/NE |
|
|
3. |
Višegodišnji program odobrit će odgovarajuće ovlaštena osoba |
DA/NE |
|
|
3.2. Uspostavljanje godišnjih programa |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Uspostavljeni su postupci za osiguranje: — usklađenosti između godišnjih programa i višegodišnjeg programa — prihvatljivosti mjera predviđenih u godišnjim programima — usklađenosti i komplementarnosti tih mjera s drugim nacionalnim instrumentima i instrumentima Zajednice — usklađenosti s pravilima o udjelu sufinanciranja — usklađenost s prioritetima/posebnim prioritetima navedenim u strateškim smjernicama |
DA/NE |
|
|
2. |
Uspostavljeni su postupci za podnošenje revizije godišnjeg programa u slučaju propisno utemeljenih izvanrednih okolnosti kako su opisane u temeljnom aktu, ako je primjenljivo |
DA/NE |
|
|
3. |
Uspostavljeni su postupci za podnošenje revizije godišnjeg programa kad je to potrebno u skladu s člankom 23. stavkom 1. ove Odluke |
DA/NE |
|
|
4. |
Svaka promjena financijske raščlambe godišnjeg programa i razlozi za promjene dokumentirani su |
DA/NE |
|
|
5. |
Svaka promjena godišnjeg programa koja nije povezana s financijskom raščlambom (npr. o prirodi i roku za natječaj za prikupljanje prijedloga ili područja primjene tehničke pomoći) i razlozi za promjenu su dokumentirani |
DA/NE |
|
|
3.3. Uspostavljanje revizijske strategije i godišnji revizorski planovi |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj se opis odnosi na revizorsko tijelo) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Definirana su pravila za osiguranje transparentne i odgovarajuće komunikacije između odgovornog tijela i revizorskog tijela o postupcima upravljanja koji se provode i o projektima prije i tijekom programskog razdoblja |
DA/NE |
|
|
2. |
Utvrđeni su postupci za definiranje godišnjih revizorskih planova (koje svake godine treba priložiti revizijskoj strategiji) i njihovo pravodobno dostavljanje Komisiji (ako je primjenljivo) |
DA/NE |
|
|
3. |
Revizorsku strategiju i godišnje planove revizije odobrila je propisno ovlaštena osoba |
DA/NE |
|
|
3.4. Odgovorno tijelo koje djeluje kao izvršno tijelo – ako je primjenjivo |
|||
|
Kratak opis razloga zbog kojih odgovorno tijelo neposredno provodi projekte i posebni mehanizmi predviđeni za jačanje upravljačkih i kontrolnih sustava (Ovaj opis mora uključivati sva tijela) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Opravdanost potrebe da odgovorno tijelo provodi projekte bit će dokumentirana i potvrđena na odgovarajućoj razini |
DA/NE |
|
|
2. |
Uspostavljeni su posebni mehanizmi za osiguranje da su priroda i ciljevi projekata sukladni s odredbama definiranima za Fond |
|
|
|
3. |
Uspostavljeni su posebni mehanizmi za sprečavanje sukoba interesa za projekte koje provodi odgovorno tijelo |
DA/NE |
|
|
4. |
Uspostavljeni su posebni mehanizmi da se pri provođenju projekata od strane odgovornog tijela poštuje načelo isplativosti (vrijednosti za novac) |
DA/NE |
|
|
5. |
Osigurani su postupci za osiguranje da su ugovorni uvjeti, kojima se uređuju projekti, jasni i potpuni, osobito kad je riječ o financijskim uvjetima, uvjetima plaćanja, pravilima prihvatljivosti i obvezama u vezi operativnog i financijskog izvještavanja |
DA/NE |
|
|
6. |
Uspostavljeni su posebni mehanizmi da se spriječi da glavne zadaće odgovornog tijela, kako su predviđene temeljnim aktom, budu ugrožene u vezi projekata koje provodi odgovorno tijelo |
DA/NE |
|
|
7. |
Kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo, revizorsko tijelo djeluje u okviru tijela koje nije odgovorno tijelo (ako to nije slučaj, molimo opišite dodatna jamstva kojima je osigurana puna nezavisnost revizorskog tijela) |
DA/NE |
|
|
8. |
Revizijska strategija obuhvatit će posebne rizike koji mogu biti povezani s provedbom projekata od strane odgovornog tijela |
DA/NE |
|
|
3.5. Odabir i provedba projekata (Odgovorno tijelo koje djeluje kao tijelo za dodjelu) |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
U slučaju natječaja za prikupljanje prijedloga (ili ponuda), definirana su pravila za osiguranje konkurencije i odgovarajućeg javnog obavješćivanja |
DA/NE |
|
|
2. |
Kriteriji za odabir uskladit će se s minimalnim kriterijima definiranim u temeljnom aktu |
DA/NE |
|
|
3. |
Definirani su postupci za prijam prijedloga (ili ponuda) |
DA/NE |
|
|
4. |
Definirani su postupci za osiguranje da prijedlozi (ili ponude) budu ocijenjeni prema prethodno definiranim pravilima i kriterijima na transparentan i nediskriminacijski način |
DA/NE |
|
|
5. |
Odluke o dodjeli i ugovore/sporazume o potporama odobravat će propisno ovlaštena osoba |
DA/NE |
|
|
6. |
Definirani su postupci da se natjecateljima odgovarajuće osiguraju ex-post (naknadne) informacije o rezultatima odabira |
DA/NE |
|
|
7. |
Definirani su postupci za osiguranje praćenja provedbe sporazuma o potporama/ugovora u skladu s uvjetima ugovora |
DA/NE |
|
|
3.6. Praćenje projekata koje provode krajnji korisnici |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Za svaki projekt definirat će se i pratiti ključni operativni i financijski pokazatelji i o njima će biti obaviješteno odgovorno tijelo |
DA/NE |
|
|
2. |
Predviđene su provjere na licu mjesta od strane odgovornog tijela, da se omogući praćenje (operativnih i financijskih aspekata) projekata |
DA/NE |
|
|
3. |
Odgovorno će tijelo osigurati da krajnji korisnici upotrebljavaju odgovarajući računovodstveni sustav u računalnom obliku. |
DA/NE |
|
|
4. |
Odgovorno će tijelo osigurati da krajnji korisnici provode odredbe o preglednosti (javnosti) financiranja EU |
DA/NE |
|
|
3.7. Financijsko upravljanje projektom |
|||
|
Kratak opis postupka (uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Financijske transakcije odobravat će propisno ovlaštene osobe |
DA/NE |
|
|
2. |
Prije izvršenja bilo kojeg plaćanja/povrata, obavit će se provjere, osobito za praćenje: — točnosti i pravilnosti zahtjeva za plaćanje, u vezi pravila o prihvatljivosti za Fond (fondove) — da su proizvodi i/ili usluge sufinancirani u okviru projekta stvarno dostavljeni/obavljeni — točnosti, potpunosti, i učinkovitog plaćanja drugih doprinosa primljenih iz javnih ili privatnih izvora — da su rezultati revizije uzeti u obzir |
DA/NE |
|
|
3. |
Obavljat će se provjere radi odgovarajućeg osiguranja zakonitosti i pravilnosti transakcija |
DA/NE |
|
|
4. |
Službeni nadzor provodit će se tijekom cjelokupnog programskog razdoblja za osiguranje poštovanja uspostavljenih financijskih postupaka |
DA/NE |
|
|
5. |
Obavljati će se provjere o komplementarnosti s drugim financijskim programima Zajednice da se spriječi dvostruko financiranje |
DA/NE |
|
|
3.8. Nepravilnosti, ispravci i povrati |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo, delegirano tijelo (delegirana tijela) i tijelo za potvrđivanje) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Utvrđene su definicije nepravilnosti koje su sukladne zahtjevima Zajednice |
DA/NE |
|
|
2. |
Uspostavljeni su mehanizmi da se osigura mogućnost za pravodobno otkrivanje nepravilnosti i trenutačno poduzimanje korektivnih mjera |
DA/NE |
|
|
3. |
Uspostavljeni su postupci za osiguranje da se Komisija obavješćuje o otkrivenim nepravilnostima i, ako je prikladno, o korektivnim mjerama poduzetim u skladu s obvezama navedenim u ovoj Odluci |
DA/NE |
|
|
4. |
Uspostavljeni su postupci za osiguranje pravilnog praćenja izdanih naloga za povrat i, ako je primjenljivo, zateznih kamata |
DA/NE |
|
|
5. |
U slučaju kad nalog za povrat nije moguće unovčiti, utvrdit će se razlozi da se ocijeni moraju li države članice vratiti sredstva u proračun Zajednice |
DA/NE |
|
|
3.9. Priprema i provedba revizija |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati revizorsko tijelo i, kao moguće predmete revizije, odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela) i, kao primatelja zaključaka, tijelo za potvrđivanje) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Revizorska praksa u skladu je s međunarodno priznatim standardima |
DA/NE |
|
|
2. |
Pripremljen je revizorski priručnik koji mogu upotrebljavati revizori na temelju zahtjeva definiranih u temeljnom aktu |
DA/NE |
|
|
3. |
Revizije će se obavljati da se provjeri učinkovito djelovanje upravljačkih i kontrolnih sustava |
DA/NE |
|
|
4. |
Pregledi prihvatljivih izdataka temeljit će se na odgovarajućem uzorku i obuhvaćati najmanje 10 % prihvatljivih izdataka |
DA/NE |
|
|
5. |
Provjere prihvatljivih izdataka uključivat će barem usklađenost, uspješnost i učinkovitost sljedećih elemenata: postupka odabira, ciljeva projekta, stvarnog ostvarenja, prihvatljivosti izdataka, propisnih pratećih dokumenata za izdatke, nacionalnog sufinanciranja, postupka pri reviziji |
DA/NE |
|
|
6. |
Praćenje prethodno navedenih preporuka odvijat će se redovito |
DA/NE |
|
|
7. |
Projekti koje provodi odgovorno tijelo bit će predmet strogog nadzora |
DA/NE |
|
|
3.10. Revizorsko izvješće o godišnjim programima i s tim povezanim izjavama |
|||
|
Kratak opis postupka (Ovaj opis mora uključivati revizorsko tijelo) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Utvrđeni su postupci objedinjavanje zaključaka revizije sustava i revizije projekata za svaki godišnji program |
DA/NE |
|
|
2. |
Obavljat će se pregledi da se ocijeni valjanost zahtjeva za plaćanje |
DA/NE |
|
|
3. |
U slučaju otkrivanja sustavnih pogrešaka ili pogrešaka iznad praga značajnosti pokrenut će se daljnji pregledi |
DA/NE |
|
|
4. |
Izvješće, i s tim povezane izjave, odobravat će propisno ovlaštena osoba |
DA/NE |
|
|
3.11. Potvrđivanje izdataka |
|||
|
Kratak opis postupka (uključuje u prvom redu tijelo za potvrđivanje, ali i odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Utvrđeni su postupci za osiguranje da odgovorno tijelo dostavlja potrebne informacije u svrhu potvrđivanja |
DA/NE |
|
|
2. |
Utvrđeni su postupci za osiguranje da revizorsko tijelo dostavlja revizorsko izvješće o svakom godišnjem programu i s tim povezane izjave |
DA/NE |
|
|
3. |
Utvrđeni su postupci radi osiguranja da se u konačnoj izjavi o izdacima uzmu u obzir povrati i za praćenje pravnih postupaka u tijeku ili upravnih žalba s odgodnim učinkom u vezi povrata |
DA/NE |
|
|
4. |
Provodit će se provjere za osiguranje točnosti i potpunosti izjave o izdacima (osobito u vezi bilo kakvih kamata nastalih predfinanciranjem od strane Komisije i učinkovite uporabe tih sredstava kao nacionalnog doprinosa) |
DA/NE |
|
|
5. |
U slučaju nacionalne valute, načini za izračun i preračun u eure u skladu su s pravilima koje je definirala Komisija |
DA/NE |
|
|
3.12. Ocjena programa |
|||
|
Kratak opis postupka (uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela)) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Smjernice Komisije o ocjenjivanju rasprostranjene su u široj javnosti i na raspolaganju svim potencijalnim krajnjim korisnicima i drugim zainteresiranim stranama |
DA/NE |
|
|
2. |
Ključni operativni i financijski pokazatelji, koje osiguravaju krajnji korisnici za mjerenje ostvarenja projekta, bit će evidentirani |
DA/NE |
|
|
3. |
Odgovorno tijelo (i/ili delegirana tijela) osiguravaju prikladnost odabranih pokazatelja za mjerenje ishoda i rezultata svakog projekta |
DA/NE |
|
|
4. |
Uspostavljeni su postupci za osiguranje da će se provesti potrebno ocjenjivanje kako se to zahtijeva temeljnim aktom |
DA/NE |
|
4. UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA
|
4.1. Dokumentacija o postupcima |
|||
|
Kratak opis postupka (uključuje sva tijela) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Tijela će osigurati da uspostavljeni postupci iz članka 7. ove Odluke budu u skladu s nacionalnim pravom i pravom Zajednice (npr. javna nabava, računovodstvena pravila itd.) |
DA/NE |
|
|
2. |
Postupke odobrava propisno ovlaštena osoba |
DA/NE |
|
|
3. |
Uspostavljeni postupci daju jasne upute o svakoj glavnoj operaciji i obrazlažu tijek odlučivanja u vezi obnašanja funkcija |
DA/NE |
|
|
4. |
Na snazi su mehanizmi za osiguranje da sve relevantno osoblje bude obaviješteno o uspostavljenim postupcima |
DA/NE |
|
|
5. |
Ti postupci, kad je primjenjivo, uključuju uporabu kontrolnih popisa sa sažetim prikazom kontrola koje se moraju provesti |
DA/NE |
|
|
6. |
Na snazi su mehanizmi za osiguranje zaštite osobnih podataka |
DA/NE |
|
|
4.2. Računovodstvo i knjigovodstvo |
|||
|
Kratak opis postupka (uključuje odgovorno tijelo, delegirano tijelo (delegirana tijela) i tijelo za potvrđivanje) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Na snazi su mehanizmi za osiguranje potpunih, pouzdanih i točnih računovodstvenih podataka. Računovodstveni sustav osobito omogućuje: — punu sljedivost izvora Zajednice na razini krajnjih korisnika i projekata — utvrđivanje svih kamata nastalih iz predfinanciranja Komisije — utvrđivanje izdanih naloga za povrat i, ako je primjenjivo, podatka jesu li unovčeni |
DA/NE |
|
|
2. |
Sustav računovodstvenog i financijskog izvještavanja u skladu je s nacionalnim zakonodavstvom za zaštitu podataka |
DA/NE |
|
|
3. |
Sustav računovodstvenog i financijskog izvještavanja koji se primjenjuje bit će u računalnom obliku |
DA/NE |
|
|
4. |
Postoji rezervni sustav koji jamči kontinuitet djelovanja, ako to bude potrebno |
DA/NE |
|
|
5. |
U slučaju domaće valute, načini za izračun i preračun u eure u skladu je s pravilima koje je definirala Komisija |
DA/NE |
|
|
4.3. Izvješćivanje Komisije |
|||
|
Kratak opis postupka (uključuje sva tijela) |
|||
|
|
Ključni ciljevi |
Ostvareno? |
Napomene |
|
1. |
Utvrđene su obveze izvješćivanja i posljedice za izvore |
DA/NE |
|
|
2. |
Uspostavljeni postupci omogućuju ispravan, pravodoban i potpun doprinos imenovanih tijela |
DA/NE |
|
|
3. |
Izvješće je odobrila propisno ovlaštena osoba |
DA/NE |
|
|
4.4. Postupak pri reviziji |
||
|
Kratak opis postupka (uključuje sva tijela) |
||
|
Gdje su pohranjeni sljedeći dokumenti? |
Nadležno tijelo/jedinica |
Koliko dugo? |
|
Opis upravljačkih i kontrolnih sustava uključujući priručnik(e) u vezi postupaka |
|
|
|
Revizijska strategija |
|
|
|
Nacionalni višegodišnji program i moguće revizije |
|
|
|
Nacionalni godišnji programi i moguće revizije |
|
|
|
Odluke Europske komisije o višegodišnjim i godišnjim programima |
|
|
|
Poziv na dostavu prijedloga/ponuda |
|
|
|
Dokumentacija podnositelja zahtjeva/Ugovorna dokumentacija |
|
|
|
Upravna, tehnička i financijska analiza primljenih projektnih prijedloga i ponuda (mreže ocjena) i izvješća odbora za ocjenjivanje |
|
|
|
Odluke o financiranju ili odbijanju projekta |
|
|
|
Sporazumi o financiranju projekta |
|
|
|
Odluke o financijskim obvezama za svaki projekt |
|
|
|
Izvješća o napretku i završna izvješća koja podnose primatelji sredstava |
|
|
|
Financijski izvještaji i zahtjevi za plaćanja koja se podnose za financirani projekt |
|
|
|
Prateći dokumenti za izdatke i prihode financiranog projekta |
|
|
|
Odobrenje isplata/sredstava povrata za financiranje (dokaz o obavljenim provjerama) |
|
|
|
Nalozi za plaćanja/povrate sredstava |
|
|
|
Dokaz o plaćanju/povratu sredstava |
|
|
|
Dokumentacija povezana s metodologijom uzorkovanja za revizorske poslove |
|
|
|
Izvješća o provedenim revizijama projekata |
|
|
|
Izvješća o provedenim revizijama upravljačkih i kontrolnih sustava na nacionalnoj razini |
|
|
|
Revizorska izvješća o godišnjim programima |
|
|
|
Mišljenja revizora o upravljačkim i kontrolnim sustavima |
|
|
|
Izjave revizora o valjanosti zahtjeva za plaćanje |
|
|
|
Zahtjevi za plaćanje poslani Europskoj komisiji |
|
|
|
Potvrde o plaćanju poslane Europskoj komisiji |
|
|
|
Izvješća o napretku u vezi provedbe poslana Europskoj komisiji |
|
|
|
Završna izvješća u vezi provedbe poslana Europskoj komisiji |
|
|
|
Dokaz o isplati primljen od Europske komisije |
|
|
|
Izvješća o ocjenjivanju poslana Europskoj komisiji |
|
|
5. ODOBRENJE OPISA UPRAVLJAČKIH I KONTROLNIH SUSTAVA
|
Tijelo |
Izjava |
Datum i potpis |
|
Odgovorno tijelo |
Potvrđujem točnost i potpunost informacija o identifikaciji i sustavu unutarnje kontrole odgovornog tijela |
Ime: Funkcija: Datum: |
|
|
|
Potpis |
|
Tijelo za potvrđivanje |
Potvrđujem točnost i potpunost informacija o identifikaciji i sustavu unutarnje kontrole tijela za potvrđivanje |
Ime: Funkcija: Datum: |
|
|
|
Potpis |
|
Revizorsko tijelo |
Potvrđujem točnost i potpunost informacija o identifikaciji i sustavu unutarnje kontrole revizorskog tijela i potvrđujem da navedeni opis osigurava pouzdanu sliku o svim upravljačkim i kontrolnim sustavima |
Ime: Funkcija: Datum: |
|
|
|
Potpis |
PRILOG II.
OBRAZAC VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA
Prva verzija
Revidirana verzija (broj, datum dan/mjesec/godina) nakon razgovora s Komisijom
Revidirana verzija u vezi ocjene i/ili poteškoća pri provedbi
Revidirana verzija nakon revizije strateških smjernica
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
ODGOVORNO TIJELO:
OBUHVAĆENO RAZDOBLJE:
1. STANJE U DRŽAVI ČLANICI
Opis početnog stanja u državi članici u području politike obuhvaćenim ciljevima Fonda
1.1. Stanje u državi i migracijski tokovi koji na njega utječu
1.2. Mjere koje je dosad poduzela država članica
1.3. Ukupna dodijeljena nacionalna sredstva
2. ANALIZA ZAHTJEVA U DRŽAVI ČLANICI
2.1. Zahtjevi u državi članici u vezi početnog stanja
2.2. Operativni ciljevi države članice za ispunjavanje njezinih zahtjeva
3. STRATEGIJA ZA OSTVARIVANJE CILJEVA
Opis kako Fond pridonosi ispunjavanju zahtjeva, koji su prioriteti odabrani i zašto
3.1. Prioritet 1.
3.2. Prioritet 2.
3.3. itd.
Raščlamba kad se prikazuju informacije o odabranim prioritetima
Cilj(evi) strategije i primjeri ključnih mjera
Opis predmetnog cilja (predmetnih ciljeva) i upotrijebljen(i) pokazatelj(i)
Ako je primjenjivo, podaci o ključnim mjerama za provedbu specifičnih prioriteta u okviru odabranog prioriteta
4. SPOJIVOST S DRUGIM INSTRUMENTIMA
Pokazatelj na koji je način ova strategija spojiva s drugim regionalnim i nacionalnim instrumentima i instrumentima Zajednice
4.1. Prioritet 1.
4.2. Prioritet 2.
4.3. itd.
5. OKVIR ZA PROVEDBU STRATEGIJE
5.1. Objava programa
5.2. Odabrani pristup za provedbu načela partnerstva
6. OKVIRNI FINANCIJSKI PLAN
6.1. Doprinos Zajednice
6.1.1. Tablica
|
Višegodišnji program – nacrt financijskog plana |
|||||||
|
Tablica 1. Doprinos Zajednice |
|||||||
|
Država članica: (…) |
|||||||
|
Fond: (…) |
|||||||
|
(u 000 EUR – tekuće cijene) |
2008. |
2009. |
2010. |
2011. |
2012. |
2013. |
Ukupno |
|
Prioritet 1: (…) |
|
|
|
|
|
|
0 |
|
Prioritet 2: (…) |
|
|
|
|
|
|
0 |
|
Prioritet 3: (…) |
|
|
|
|
|
|
0 |
|
Prioritet …: (…) |
|
|
|
|
|
|
0 |
|
Tehnička pomoć |
|
|
|
|
|
|
0 |
|
Ukupno |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
6.1.2. Napomene o iznosima/trendovima
6.2 Ukupan financijski plan
6.2.1. Tablica
|
Višegodišnji program — nacrt financijskog plana |
|||||||
|
Tablica 2. Ukupan financijski plan |
|||||||
|
Država članica: (…) |
|||||||
|
Fond: (…) |
|||||||
|
(u 000 EUR – tekuće cijene) |
2008. |
2009. |
2010. |
2011. |
2012. |
2013. |
Ukupno |
|
Doprinos Zajednice |
|
|
|
|
|
|
|
|
Javno sufinanciranje |
|
|
|
|
|
|
|
|
Privatno sufinanciranje |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ukupno |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
% doprinosa Zajednice |
% |
% |
% |
% |
% |
% |
% |
6.2.2. Napomene o iznosima/trendovima
(Potpis odgovorne osobe)
PRILOG III.
OBRAZAC GODIŠNJEG PROGRAMA
Prva verzija
Revidirana verzija (broj, datum dan/mjesec/godina) nakon razgovora s Komisijom
Verzija revidirana iz drugih razloga
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
ODGOVORNO TIJELO:
OBUHVAĆENA GODINA:
1. OPĆA PRAVILA ZA ODABIR PROJEKATA KOJI SE FINANCIRAJU U OKVIRU PROGRAMA
▼M3 —————
3. AKCIJE KOJE PODUPIRE PROGRAM U OKVIRU ODABRANIH PRIORITETA
3.1. Akcije za provedbu prioriteta 1.
3.2. Akcije za provedbu prioriteta 2.
3.3. Itd.
Aspekti prikazane akcije pri opisu svake mjere u točkama 3.1 do itd.
1. Svrha i područje primjene akcije
2. Predviđeni primatelji potpora
3. Kad je primjenljivo, navesti opravdanost u vezi projekta (projekata) koje neposredno provodi odgovorno tijelo koje djeluje kao izvršno tijelo
4. Predviđeni kvantificirani rezultati i pokazatelji koje treba upotrebljavati
5. Javnost financiranja EZ-a
6. Komplementarnost sa sličnim akcijama financiranim drugim instrumentima EZ-a, ako je primjenjivo
7. Financijske informacije
4. TEHNIČKA POMOĆ
4.1 Svrha tehničke pomoći
▼M3 —————
4.3 Javnost financiranja EZ-a
5. NACRT FINANCIJSKOG PLANA
|
Godišnji program – nacrt financijskog plana |
||||||||
|
Tablica 1. Pregledna tablica |
||||||||
|
Država članica: (…) Predmetni godišnji program: (…) Fond: (…) |
||||||||
|
|
Ref. prioritet |
Ref. posebni prioritet (1) |
Doprinos Zajednice |
Javna dodjela |
Privatna dodjela |
Ukupno |
% EZ |
Udio ukupnog iznosa |
|
(svi iznosi u EUR) |
|
|
(a) |
(b) |
(c) |
(d = a + b + c) |
(e = a/d) |
(d/ ukupno d) |
|
Akcija 1.: (…) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Akcija 2.: (…) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Akcija 3.: (…) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Akcija 4.: (…) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Akcija 5.: (…) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Akcija…: (…) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Akcija N: (…) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Tehnička pomoć |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Druge operacije (2) |
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
Ukupno |
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
% |
100 % |
|
(1)
Ako je primjenjivo.
(2)
Ako je primjenjivo. |
||||||||
(Potpis odgovorne osobe)
PRILOG IV.
OBRAZAC IZVJEŠĆA O NAPRETKU U VEZI PROVEDBE GODIŠNJEG PROGRAMA
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
ODGOVORNO TIJELO:
OBUHVAĆENA GODINA:
A. Tehničko izvješće
1. OPERATIVNA PROVEDBA
1.1. Vremenski raspored provedbe programa
1.2. Opis postupka za odabir projekata (na razini odgovornog tijela/delegiranog tijela ili pridruženih tijela) te njihovi rezultati
1.3. Postignut napredak pri provedbi akcija programa u okviru odabranih prioriteta
1.3.1 Akcije za provedbu prioriteta 1.
1.3.2 Akcije za provedbu prioriteta 2.
1.3.3. Itd.
1.4. Uporaba tehničke pomoći
1.5. Nastale poteškoće i poduzete mjere
2. FINANCIJSKA PROVEDBA
|
Izvješće o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa |
||||||||||
|
Tablica 1. Financijski izvještaj |
||||||||||
|
Država članica: (…) Predmetni godišnji program: (…) Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) Isplata (isplate) iz naslova predfinanciranja primljene od EZ-a: (iznos) |
||||||||||
|
(svi iznosi u EUR) |
Ref. prioritet |
Ref. posebni prioritet (1) |
Planirano od strane države članice |
Dodijeljeno na razini države članice |
Doprinos EZ koji plaća država članica krajnjim korisnicima |
Ukupni ►M3 — ◄ troškovi koje do danas imaju krajnji korisnici |
||||
|
Ukupni planirani troškovi |
Doprinos EZ |
% doprinosa EZ |
Ukupni prihvatljivi troškovi |
Doprinos EZ |
% doprinosa EZ |
|||||
|
|
|
|
(a) |
(b) |
(c = b/a) |
(d) |
(e) |
(f = e/d) |
|
|
|
Akcija 1.: (…) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Akcija 2.: (…) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Akcija 3.: (…) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Akcija 4.: (…) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Akcija5.: (…) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Akcija N: (…) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tehnička pomoć |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Druge operacije (2) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ukupno |
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
|
|||||||||
|
|
↓ |
↓ |
||||||||
|
|
> 60 % primljenih isplata iz predfinanciranja |
|||||||||
|
|
Da/Ne |
Da/Ne |
||||||||
|
(1)
Ako je primjenjivo.
(2)
Ako je primjenjivo. |
||||||||||
3. IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA
|
Od posljednjeg završnog izvješća o napretku poslanog Komisiji. (1)? |
Ne |
Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 2.) |
||||||
|
Izvješće o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa |
||||||||
|
Tablica 2. Prvo izvješćivanje o nepravilnosti |
||||||||
|
Država članica: (…) |
||||||||
|
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) |
||||||||
|
Fond: (…) |
||||||||
|
Referencija |
Godišnji program |
Projekt |
Prekršena odredba |
Vrsta nepravilnosti |
Datum/izvor prve informacije |
Način otkrivanja |
Mogućnost prijevare (DA/NE) |
Predmetni iznos u EUR (Doprinos Zajednice) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(1)
Obavijest o novim nepravilnostima |
||||||||
|
Praćenje prethodnih nepravilnosti? |
Ne |
Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 3.) |
||||||||
|
Izvješće o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa |
||||||||||
|
Tablica 3. Izvješćivanje o praćenju nepravilnosti |
||||||||||
|
Država članica: (…) |
||||||||||
|
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) |
||||||||||
|
Fond: (…) |
||||||||||
|
Referencija |
Godišnji program |
Projekt |
Prekršena odredba |
Predmetni iznos (doprinos Zajednice) u EUR |
Daljnje mjere |
Nalog za povrat (iznos u EUR) |
Opoziv doprinosa EZ-a |
|||
|
Izdani |
Plaćeni |
Zatezna kamata |
Napušteni |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
B. Zahtjev za drugo plaćanje iz osnove predfinanciranja
Ja, niže potpisani (ime odgovorne osobe pisano velikim slovima),
predstavnik odgovornog tijela za upravljanje i provedbu (ime Fonda) dajem zahtjev za plaćanje sljedećeg iznosa kao drugog plaćanja iz osnova predfinanciranja.
(točan iznos s dva decimalna mjesta)
Ovaj je zahtjev za plaćanje prihvatljiv zato što:
je izvješće o napretku o provedbi godišnjeg programa Komisiji podneseno ili je priloženo;
je potvrđena izjava o izdacima sastavljena za najmanje 60 % iznosa prvog predfinanciranja podnesena ili priložena;
je godišnji program proveden u skladu s načelom zdravog financijskog upravljanja i postoji odgovarajući dokaz da su s njim povezane transakcije zakonite i ispravne;
ne postoji utemeljeno mišljenje Komisije o kršenju iz članka 226. Ugovora, kad je riječ o mjerama za koje su izdaci prijavljeni u zahtjevu.
Komisija mora izvršiti plaćanje:
|
Tijelu odgovornom za primanja plaćanja |
|
|
Banci |
|
|
Na bankovni račun br. |
|
|
Vlasniku računa (ako nije isti kao tijelo odgovorno za primanja plaćanja) |
|
|
Datum |
Ime pisano velikim slovima, pečat, položaj i potpis nadležnog tijela |
PRILOG V.
OBRAZAC ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
ODGOVORNO TIJELO:
OBUHVAĆENA GODINA:
A. Tehničko izvješće
1. OPERATIVNA PROVEDBA
1.1. Vremenski raspored provedbe programa
1.2. Prema potrebi, ažuriran opis organizacije odabira projekata (na razini odgovornog tijela/delegiranog tijela ili pridruženih tijela) i njihovih rezultata iz izvješća o napretku
1.3. Postignuća u provedbi akcija programa u okviru odabranih prioriteta
1.3.1. Akcije za provedbu prioriteta 1.
1.3.2. Akcije za provedbu prioriteta 2.
1.3.3. itd.
Aspekti prikazane akcije pri opisu svake akcije iz točke 1.3. do itd.
1. Svrha i područje primjene akcije
2. Izmjene programa kako ih je odobrila Komisija (ako je primjenljivo)
3. Aktivnosti praćenja koje su provedene tijekom ili poslije provedbe
4. Stvarni rezultati
5. Ocjena stvarnih rezultata u usporedbi s ciljevima i pokazateljima u programu
1.4. Rezultati tehničke pomoći
1.5. Nastale poteškoće i mjere poduzete u vezi s provedbom programa
1.6. Primijenjeni postupci kad je odgovorno tijelo provodilo projekt (projekte) i neposredno djelovalo kao izvršno tijelo (ako je primjenljivo)
1.7. Usklađenost i komplementarnost s drugim instrumentima
1.8. Potvrda da nisu nastupile nikakve bitne izmjene u upravljačkom i kontrolnom sustavu od posljednje revizije priopćene Komisiji dana …
2. OCJENA POSTIGNUTOG NAPRETKA U PROVEDBI VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA
3. DONESENE MJERE ZA OSIGURANJE INFORMACIJA O PROGRAMU
3.1. Donesene mjere za objavu višegodišnjeg ( 8 ) i godišnjeg programa
3.2. Provedba načela javnosti
4. FINANCIJSKA PROVEDBA
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa
Tablica 1.
Podrobno financijsko izvješće
|
(svi iznosi su u eurima) |
Predviđeno od strane države članice (u godišnjem programu kako ga je odobrila Komisija |
Izvršeno na razini države članice |
Stvarni iznosi koje je prihvatilo odgovorno tijelo (troškovi koje imaju korisnici i završni doprinos EZ-a |
||||||||||||
|
Akcije |
Projekti |
Prioritet |
Posebni prioritet (1) |
Ukupni planirani troškovi |
Doprinos EZ-a |
% doprinosa EZ-a |
Ukupni prihvatljivi troškovi |
Doprinos EZ-a |
% doprinosa EZ-a |
Ukupni prihvatljivi troškovi |
Doprinos EZ-a |
% doprinosa EZ-a |
Doprinosi od trećih stranaka |
Primici nastali od projekta |
Plaćanje/ povrat koji treba izvršiti odgovorno tijelo |
|
(a) |
(b) |
(c = b/a) |
(d) |
(e) |
(f = e/d) |
(g) |
(h) |
(i = h/g) |
(j) |
(k) |
(l) |
||||
|
Akcija 1: […] |
projekt 1: […] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
projekt N: […] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ukupno akcija 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
Akcija …: […] |
projekt 1: […] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
projekt N: […] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ukupno akcija …: […] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
AkcijaN: […] |
projekt 1: […] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
projekt N: […] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ukupno akcija N |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
Tehnička pomoć |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
Druge operacije (1) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
UKUPNO |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 % |
0 |
|
|
|||
|
(1)
Ako je primjenljivo. |
|||||||||||||||
4.1. ►M1 Popis svih neriješenih povrata šest mjeseci nakon prihvatljivog roka za izdatke ◄
|
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa |
||||||
|
Tablica 2. Popis još neriješenih naloga za povrat |
||||||
|
Država članica: (…) |
||||||
|
Fond: (…) |
||||||
|
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) |
||||||
|
Referenca |
Godišnji program |
Projekt |
Ukupan iznos koji treba vratiti |
Doprinos EZ-a koji treba vratiti |
Odbijeno u, s tim povezanom, financijskom izvještaju (DA/NE) |
Razlozi za povrat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.2. Popis naloga za povrat koji nisu uključeni u financijske izvještaje prethodnih godišnjih programa (ako je primjenjivo)
|
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa |
||||||
|
Tablica 3. Popis naloga za povrat koji još nisu odbijeni u prethodnim izjavama o troškovima |
||||||
|
Država članica: (…) |
||||||
|
Fond: (…) |
||||||
|
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) |
||||||
|
Reference |
Godišnji program |
Projekt |
Ukupan vraćeni iznos |
Vraćeni doprinos EZ-a |
Datum povrata |
Razlozi za povrat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA
|
Od posljednjeg završnog izvješća o napretku poslanog Komisiji. (1)? |
Ne |
Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 4.) |
||||||
|
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa |
||||||||
|
Tablica 4. Prvo izvješćivanje o nepravilnosti |
||||||||
|
Država članica: (…) |
||||||||
|
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) |
||||||||
|
Fond: (…) |
||||||||
|
Referenca |
Godišnji program |
Projekt |
Prekršena odredba |
Vrsta nepravilnosti |
Datum/izvor prve informacije |
Način otkrivanja |
Mogućnost prijevare (DA/NE) |
Predmetni iznos u EUR (doprinos Zajednice) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(1)
Obavijest o novim nepravilnostima. |
||||||||
|
Praćenje prethodnih nepravilnosti? |
Ne |
Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 5.) |
||||||||
|
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa |
||||||||||
|
Tablica 5. Izvješćivanje o praćenju nepravilnosti |
||||||||||
|
Država članica: (…) |
||||||||||
|
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) |
||||||||||
|
Fond: (…) |
||||||||||
|
Referenca |
Godišnji program |
Projekt |
Prekršena odredba |
Predmetni iznos |
Daljnje mjere |
Nalog za povrat (iznos u EUR) |
Opoziv doprinosa EZ-a |
|||
|
(doprinos Zajednice) u EUR |
Izdani |
Plaćeni |
Zatezna kamata |
Napušteni |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. PRILOZI
Sukladnost prihvatljivih izdataka i prihoda projekta s načelom neprofitnosti i sažet opis projekta
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa
Tablica 6.A
Prihvatljivi troškovi projekta i izvori prihoda. Sukladnost s načelom neprofitnosti iz točke I.3.3. Priloga XI.
|
|
Prihvatljivi troškovi |
Izvori prihoda |
|||||
|
|
Izravni troškovi |
Neizravni troškovi |
Ukupni prihvatljivi troškovi |
Doprinos iz EU-a |
Doprinos od trećih stranaka |
Primici nastali od projekta |
Ukupan prihod (kako je utvrđen u točki I.3.3. Priloga XI.) |
|
|
(a) |
(b) |
(c) = (a) + (b) |
(e) |
(f) |
(g) |
(h) = (e) + (f) + (g) |
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
itd. |
|
|
|
|
|
|
|
|
UKUPNO AKCIJA 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
itd. |
|
|
|
|
|
|
|
|
UKUPNO AKCIJA 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
Referentni broj projekta |
|
|
|
|
|
|
|
|
itd. |
|
|
|
|
|
|
|
|
UKUPNO AKCIJA N |
|
|
|
|
|
|
|
|
TEHNIČKA POMOĆ |
|
|
|
|
|
|
|
|
UKUPNO GODIŠNJI PROGRAM |
|
|
|
|
|
|
|
B. Zahtjev za plaćanje razlike/izjava o povratu
Ja, niže potpisani (ime odgovorne osobe pisano velikim slovima),
koji zastupam odgovorno tijelo za (ime Fonda)
Taj iznos proizlazi iz razlike između ukupnog iznosa isplata predfinanciranja primljenih za ovaj godišnji program i stvarno prijavljenih troškova.
Zahtjev za plaćanje prihvatljiv je jer:
je završno izvješće o provedbi godišnjeg programa podneseno Komisiji ili je priloženo;
je potvrđena izjava o troškovima podnesena ili priložena;
je godišnje revizorsko izvješće, mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava i izjava o valjanosti zahtjeva za plaćanje koje je pripremilo revizorsko tijelo podneseno ili priloženo;
su sve kamate koje proizlaze iz predfinanciranja knjižene na godišnji program kao nacionalni doprinos i uzete u obzir u izjavi o troškovima;
je godišnji program proveden u skladu s načelom zdravog financijskog upravljanja i postoji odgovarajući dokaz da su s njim povezane transakcije zakonite i ispravne;
ne postoji utemeljeno mišljenje Komisije o kršenju iz članka 226. Ugovora, kad je riječ o mjerama za koje su izdaci prijavljeni u zahtjevu.
Komisija mora izvršiti plaćanje:
|
Tijelu odgovornom za primanja plaćanja |
|
|
Banci |
|
|
Na bankovni račun br. |
|
|
Vlasniku računa (ako nije isti kao tijelo odgovorno za primanja plaćanja) |
|
|
Datum |
Ime pisano velikim slovima, pečat, položaj i potpis nadležnog tijela |
PRILOG VI.
OBRAZAC REVIZIJSKE STRATEGIJE
DRŽAVA ČLANICA:
FOND(OVI):
ODGOVORNO TIJELO:
1. PRIRODA REVIZIJE
1.1. Područje primjene strategije (obuhvaćeni fondovi)
1.2. Razdoblje koje obuhvaća strategija
1.3. Primijenjeni standardi revizije
2. OCJENA RIZIKA
2.1. Utvrđivanje i ocjena rizika
2.2. Odgovor na rizik i preostali rizik
3. CILJEVI I PRIORITETI
3.1. Ciljevi revizija
3.2. Prioriteti za revizije
4. REVIZORSKI PRISTUP
4.1. Revizije sustava
4.1.1. Odgovorno tijelo/odgovorna tijela za poslove revizije
4.1.2. Tijela kod kojih treba obaviti reviziju
4.1.3. Horizontalna pitanja koja trebaju obuhvatiti revizije sustava
4.1.4. Okvirni višegodišnji plan za revizije sustava (ako je moguć)
4.2. Revizije projekata
4.2.1. Odgovorno tijelo/odgovorna tijela za poslove revizije
4.2.2. Opis metodologije uzorkovanja
5. REVIZORSKI PLANOVI KOJI OBUHVAĆAJU KALENDARSKE GODINE 2007. I 2008.
5.1. Godina 2007. ( 9 )
|
Godina 2007. |
|||||||||
|
Revizije sustava |
|||||||||
|
Fondovi |
Predmetna tijela |
Predmetni postupci |
Područje primjene revizije |
Radni dani po radniku |
Planiranje |
||||
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
Revizije projekata |
|||||||||
|
Fondovi |
Godina programa |
Prioritet |
Projekt |
Krajnji korisnik |
Ukupni prihvatljivi troškovi projekta |
Troškovi koje treba revidirati |
Radni dani po radniku |
Planiranje |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.2. Godina 2008.
Unijeti podatke uporabom obrasca tablice za godinu 2007.
Prilog (prilozi) revizijskoj strategiji ( 10 ): Godišnji planovi
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
ODGOVORNO TIJELO:
OBUHVAĆENA KALENDARSKA GODINA:
1. PROMJENE REVIZIJSKE STRATEGIJE, KAD JE PRIMJENJIVO
2. GLAVNI REZULTATI REVIZIJA PRETHODNE GODINE
3. REVIZORSKI PLAN ZA GODINU 20XX.
Unijeti podatke uporabom obrasca tablice za godinu 2007.
PRILOG VII.
OBRAZAC IZVJEŠĆA REVIZORSKOG TIJELA
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
ODGOVORNO TIJELO:
GODIŠNJI PROGRAM OBUHVAĆEN IZVJEŠĆEM:
A. Godišnje revizorsko izvješće
1. OPĆE INFORMACIJE
1.1. Tijela uključena u pripremu izvješća
1.2. Utvrđivanje i utemeljenost velikih promjena u pripremi revizorskih planova povezanih s predmetnim godišnjim programom
1.3. Zbirna tablica rezultata revizija
|
Revizorsko izvješće |
||||||||||
|
Država članica: (…) |
||||||||||
|
Predmetni godišnji program: (…) |
||||||||||
|
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) |
||||||||||
|
Revizije sustava zaključene od posljednjeg izvješća |
||||||||||
|
Fond(ovi) |
Predmetna tijela |
Predmetni postupci |
Područje primjene revizije |
Provedeni radni dani |
Datum završnog izvješća |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
Revizije projekata povezanih s godišnjim programom 20xx. |
||||||||||
|
Fond(ovi) |
Projekt |
Krajnji korisnik |
Ukupni prihvatljivi troškovi |
Revidirani prihvatljivi troškovi |
Financijski ispravak |
Čestoća pogreške |
||||
|
|
|
|
(a) |
(b) |
(c) |
(d = c/b) |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
Ukupno |
0 |
0 |
0 |
% |
||||||
|
Ukupni godišnji program |
(e) |
(f) |
Stopa obuhvata: (= f/e) |
|||||||
2. REVIZIJE SUSTAVA
2.1. Tijela koja su provela revizije
2.2. Zbirni popis provedenih revizija
2.3. Glavne konstatacije, preporuke i zaključci pripremljeni na temelju revizorskog posla za upravljačke i kontrolne sustave
2.4. Financijski utjecaj nalaza revizije
2.5. Dodatni poslovi, kad je primjenjivo
2.6. Navodi jesu li utvrđene poteškoće sustavne prirode i jesu li poduzete mjere, uključujući kvantifikaciju bilo kakvih financijskih ispravaka
2.7. Informacije o praćenju preporuka revizora
3. REVIZIJE PROJEKATA
3.1. Tijela koja su provela revizije
3.2. Zbirni popis provedenih revizija i postotak provjerenih troškova u odnosu na ukupne prihvatljive troškove prijavljene Komisiji
3.3. Glavne konstatacije, preporuke i zaključci revizija s obzirom na provedene projekte
3.4. Zaključci doneseni na temelju revizija u vezi s učinkovitošću upravljačkih i kontrolnih sustava
3.5. Financijski utjecaj nalaza revizije
3.6. Dodatni poslovi, kad je primjenjivo
3.7. Informacije o praćenju preporuka revizora
3.8. Navodi jesu li utvrđene poteškoće sustavne prirode i jesu li poduzete mjere, uključujući kvantifikaciju bilo kakvih financijskih ispravaka
4. DALJNJE AKTIVNOSTI U VEZI REVIZIJE OBUHVAĆENE PRETHODNIM IZVJEŠĆIMA, AKO JE PRIMJENJIVO
4.1. Informacije o daljnjim aktivnostima u vezi s preporukama prethodnih revizija sustava
4.2. Informacije o rezultatima revizija mjera sustavne prirode iz prethodnih godišnjih programa
(Potpis odgovorne osobe)
B. Mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava
Europskoj komisiji
1. UVOD
Ja, niže potpisani, predstavnik (ime revizorskog tijela koje je imenovala država članica), pregledao sam djelovanje upravljačkih i kontrolnih sustava (ime Fonda) u vezi akcija provedenih u okviru godišnjeg programa za godinu (20XX.), radi davanja mišljenja jesu li sustavi djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koje se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija.
2. PODRUČJE PRIMJENE PREGLEDA
Pregled je proveden u skladu s revizorskom strategijom u vezi tog Fonda tijekom razdoblja (dan/mjesec/godina) do (dan/mjesec/godina) i uključen u godišnje revizorsko izvješće iz odjeljka A.
Ili:
Područje primjene pregleda nije bilo ograničeno.
Ili:
Područje primjene pregleda ograničavali su sljedeći faktori:
(…);
(…);
itd.
(Navedite svako ograničenje u području primjene pregleda, npr. sustavne poteškoće, slabosti upravljačkog i kontrolnog sustava, nepotpunu prateću dokumentaciju, predmete u sudskim postupcima itd., i procijenite iznose troškova i doprinosa Zajednice na koje to utječe. Ako revizorsko tijelo smatra da ograničenja nemaju utjecaj na prijavljene izdatke, to je potrebno navesti.)
3. MIŠLJENJE
(Pozitivno revizorsko mišljenje:)
Na temelju navedenog pregleda smatram da su u navedenom godišnjem programu upravljački i kontrolni sustavi uspostavljeni za (ime Fonda) ispunili mjerodavne zahtjeve temeljnog akta br. 574/2007/EZ (i Odluke Komisije (EZ) br. (2008/456/EZ) i djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koje se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija.
Ili (uvjetno mišljenje):
Na temelju navedenog pregleda smatram da su u navedenom godišnjem programu upravljački i kontrolni sustavi uspostavljeni za (ime Fonda) ispunili mjerodavne zahtjeve temeljnog akta br. 575/2007/EZ (i Odluke Komisije (EZ) br. (2008/458/EZ) i djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koji se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija, osim u vezi:
(…);
(…);
itd.
Razlozi za moje mišljenje da taj aspekt ili ti aspekti sustava nisu ispunili zahtjeve i/ili nisu djelovali na takav način kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koji se dostavljaju Komisiji su:
(…);
(…);
itd.
Ocjenjujem da je utjecaj uvjeta (uvjetâ) (…) % ukupnih prijavljenih troškova. Doprinos Zajednice na koje utječe je (…)
Ili (negativno mišljenje):
Na temelju navedenog pregleda smatram da u navedenom godišnjem programu upravljački i kontrolni sustavi uspostavljeni za (ime Fonda) nisu ispunili propisane zahtjeve članaka (…) temeljnog akta br. 575/2007/EZ (i Odluke Komisije (EZ) br. 2008/458/EZ) i nisu djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koje se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija.
Ovo se negativno mišljenje temelji na:
(…);
(…);
itd.
Datum
Potpis
(Potpis odgovorne osobe)
C. Potvrđivanje zahtjeva za plaćanje
Europskoj komisiji
1. UVOD
Ja, niže potpisani, zastupam (ime revizorskog tijela koje imenuje država članica) za godišnji sam program (20XX.) (ime Fonda), pregledao rezultate revizije provedene u vezi ovoga godišnjeg programa (i proveo dodatne poslove koje sam smatrao potrebnima, kako je navedeno u izvješću).
Taj sam posao planirao i izvršio radi ocjene je li zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice za taj godišnji program (20XX.) valjan i jesu li transakcije obuhvaćene u izjavama o troškovima u vezi toga godišnjeg programa zakonite i pravilne.
2. PODRUČJE PRIMJENE PREGLEDA
Ili:
Područje primjene pregleda nije bilo ograničeno.
Ili:
Područje primjene pregleda ograničavali su sljedeći faktori:
(…);
(…);
itd.
3. MIŠLJENJE
Ili (pozitivno mišljenje):
Na temelju navedenog pregleda smatram da izjave o izdacima u svim bitnim aspektima objektivno prikazuju izdatke plaćene na temelju godišnjeg programa i da je zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice na temelju ovoga godišnjeg programa valjan.
Ili (uvjetno mišljenje):
Na temelju navedenog pregleda smatram da izjave o izdacima u svim bitnim aspektima objektivno prikazuju izdatke plaćene na temelju godišnjeg programa i da je zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice na temelju ovoga godišnjeg programa valjan, osim u vezi sljedećih točaka:
(…);
(…);
itd.
Ocjenjujem da je utjecaj uvjeta … ukupnih prijavljenih troškova. Doprinos Zajednice na koje utječe je tako….
Ili (negativno mišljenje)
Na temelju navedenog pregleda smatram da izjave o izdacima u svim bitnim aspektima ne prikazuju objektivno izdatke plaćene na temelju godišnjeg programa i da zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice na temelju ovoga godišnjeg programa nije valjan.
Datum
Potpis
(Potpis odgovorne osobe)
PRILOG VIII.
OBRAZAC POTVRDE O DRUGOM PLAĆANJU IZ PREDFINANCIRANJA
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:
GODIŠNJI PROGRAM OBUHVAĆEN POTVRĐIVANJEM:
Ja, niže potpisani, (ime odgovorne osobe)
zastupnik tijela za potvrđivanje koje je imenovano za (ime Fonda)
ovim potvrđujem da svi izdaci uključeni u izvješće o napretku o provedbi godišnjeg programa iznose:
|
EUR (1) |
|
(točan iznos na dva decimalna mjesta)
Također potvrđujem da mjere napreduju u skladu s ciljevima utvrđenim odlukom Komisije kojom se usvaja godišnji program i u skladu s temeljnim aktom i njegovim provedbenim pravilima, a osobito da:
je izjava o izdacima točna, da proizlazi iz pouzdanog računovodstvenog sustava i da se temelji na dokazivim popratnim dokumentima;
prijavljeni izdaci su nastali u vezi s mjerama koje su odabrane za financiranje u skladu s kriterijima koji se primjenjuju na godišnji program;
sam, za potrebe izdavanja potvrda, od odgovornog tijela dobio odgovarajuće informacije o provedenim postupcima i provjerama u vezi s izdacima uključenim u izvješća o izdacima;
izjava o izdacima i zahtjev za drugo plaćanje iz osnova pretfinanciranja uzima u obzir, kad je primjenljivo, sve iznose koji su vraćeni i sve kamate primljene u okviru godišnjeg programa.
Ova izjava o izdacima temelji se na računovodstvenim iskazima koji su privremeno zaključeni (dan/mjesec/20XX.).
U skladu s člankom 43. temeljnog akta, popratni dokumenti dostupni su i bit će dostupni najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.
|
Datum |
Ime velikim tiskanim slovima, pečat, položaj i potpis tijela za potvrđivanje |
PRILOG IX.
OBRAZAC POTVRDE O ZAVRŠNOM PLAĆANJU
DRŽAVA ČLANICA:
FOND:
TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:
GODIŠNJI PROGRAM OBUHVAĆEN POTVRĐIVANJEM:
Ja, niže potpisani, (ime odgovorne osobe)
zastupnik tijela za potvrđivanje koje je imenovano za (ime Fonda)
ovime potvrđujem da svi izdaci uključeni u završno izvješće o provedbi godišnjeg programa iznose:
|
EUR (1) |
|
|
(1)
Ukupan iznos prihvatljivih izdataka koje su platili krajnji korisnici ili su upotrijebljeni za tehničku pomoć. |
|
(točan iznos na dva decimalna mjesta)
Također potvrđujem da mjere napreduju u skladu s ciljevima utvrđenim odlukom Komisije kojom se usvaja godišnji program i u skladu s temeljnim aktom i njegovim provedbenim pravilima, a osobito da:
je izjava o izdacima točna, proizlazi iz pouzdanog računovodstvenog sustava i da se temelji na dokazivim popratnim dokumentima;
su prijavljeni izdaci u skladu s važećim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima i da su nastali u vezi s mjerama odabranim za financiranje u skladu s kriterijima koji važe za godišnji program i s važećim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima, osobito s pravilima za javnu nabavu;
postoji razuman dokaz da su s tim povezane transakcije zakonite i ispravne;
sam, za potrebe izdavanja potvrda, od odgovornog tijela dobio odgovarajuće informacije o provedenim postupcima i provjerama u vezi s izdacima uključenim u izvješća o izdacima;
su odgovarajuće uzeti u obzir svi rezultati revizije koju je provelo revizorsko tijelo ili su provedeni u njegovoj nadležnosti;
izjava o izdacima i zahtjev za drugo plaćanje iz osnova predfinanciranja uzima u obzir, kad je primjenljivo, sve iznose koji su vraćeni i sve kamate primljene u okviru godišnjeg programa.
Ova izjava o izdacima temelji se na računovodstvenim iskazima koji su privremeno zaključeni (dan/mjesec/20XX.).
U skladu s člankom 43. temeljnog akta, popratni su dokumenti dostupni i bit će dostupni najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.
|
Datum |
Ime velikim tiskanim slovima, pečat, položaj i potpis tijela za potvrđivanje |
PRILOG X.
UPUTE O AMBLEMU I DEFINICIJI STANDARDNIH BOJA
Simboličan opis
Na nebeskoplavoj podlozi 12 zlatnih zvijezda oblikuje krug koji prikazuju povezanost naroda Europe. Broj zvijezda je nepromjenljiv, broj dvanaest simbolizira potpunost i jedinstvo.
Heraldički opis
Na nebeskoplavoj podlozi nalazi se krug od 12 zlatnih petokrakih zvijezda čiji se krakovi ne dodiruju.
Geometrijski opis
Amblem ima oblik plave pravokutne zastave čija je osnovica jedan i pol puta dulja od stranice. Dvanaest zlatnih zvijezda nalazi se na jednakim udaljenostima od nevidljivog kruga čije je središte sjecište dijagonala pravokutnika. Promjer kruga jednak je trećini visine stranice pravokutnika. Svaka zvijezda ima pet krakova koji su na obodu nevidljiva kruga čiji je promjer jednak jednoj osamnaestini visine stranice pravokutnika. Sve su zvijezde uspravne, tj. jedan je krak uspravan, a dva su kraka u uspravnoj liniji pod pravim kutom na okomiti rub pravokutnika. Krug je raspodijeljen tako da su zvijezde raspoređene kao brojčanik na satu. Njihov je broj nepromjenljiv.
Propisane boje
Amblem je u sljedećim bojama: PANTONE REFLEX BLUE za površinu pravokutnika; PANTONE YELLOW za zvijezde.
Četverobojni postupak
Ako se upotrebljava četverobojni postupak, napravite dvije standardne boje uporabom četiriju boja četverobojnog postupka.
PANTONE YELLOW može se dobiti uporabom 100 % Process Yellow.
PANTONE REFLEX BLUE može se dobiti miješanjem 100 % Process Cyan i 80 % Process Magenta.
Internet
Na mrežnoj paleti boja PANTONE REFLEX BLUE odgovara boji RGB:0/0/153 (heksadecimalni zapis: 000099), a PANTONE YELLOW boji RGB:255/204/0 (heksadecimalni zapis boja: FFCC00).
Jednobojni reprodukcijski postupak
Ako upotrebljavate crno, nacrtajte crni pravokutnik i otisnite crne zvijezde na bijeloj podlozi.
Ako upotrebljavate plavo (Reflex Blue), upotrijebite 100 % Reflex Blue, a zvijezde neka budu u mat bijeloj boji.
Reprodukcija na podlozi u boji
Ako ne postoji druga mogućnost osim pozadine u boji, pravokutnik neka ima bijeli obrub čija širina mora biti jednaka 1/25 visine pravokutnika.
PRILOG XI.
PRAVILA O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA – EUROPSKI FOND ZA POVRATAK
I. Opća načela
I.1. Temeljna načela
1. U skladu s temeljnim aktom, da bi izdaci bili prihvatljivi, moraju:
biti u okviru područja primjene Fonda i njegovih ciljeva, kako su opisani u člancima 1.,2. i 3. temeljnog akta;
biti u okviru prihvatljivih aktivnosti i mjera iz članaka 4. i 5. temeljnog akta;
biti potrebni za izvršavanje aktivnosti obuhvaćenih projektom, koji je sastavni dio višegodišnjih ili godišnjih programa, kako ih je odobrila Komisija;
biti razumni i u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja, posebno s obzirom na vrijednost novca i učinkovitost troškova;
nastati na strani konačnog korisnika i/ili partnera u projektu, koji imaju poslovni nastan i registrirani su u državi članici, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca. U pogledu članka 39. stavka 2. ove Odluke, pravila koja se primjenjuju na konačnog korisnika, primjenjuju se mutatis mutandis i na partnere u projektu;
biti povezani s ciljanim skupinama utvrđenima u članku 7. temeljnog akta;
nastati u skladu s posebnim odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
2. U slučaju višegodišnjih mjera u smislu članka 15. stavka 6. temeljnog akta, za primjenu ovih pravila o prihvatljivosti kao projekt se smatra samo onaj dio mjere, koji se sufinancira iz godišnjeg programa.
3. Projekti koje podupire Fond ne financiraju se iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora.
I.2. Proračun projekta
Proračun projekta prikazuje se kako slijedi:
|
Izdaci |
Prihodi |
|
+ Izravni troškovi (IT) + Neizravni troškovi (fiksni postotak IT-a, utvrđen ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava) |
+ Doprinos EZ-a (definiran kao najniži od triju iznosa navedenih u članku 12. ove Odluke) + Doprinos konačnog korisnika i partnera u projektu + Doprinos trećih stranaka + Primici nastali od projekta |
|
= Ukupno prihvatljivi troškovi (UPT) |
= Ukupno prihodi (UP) |
Proračun je uravnotežen: Ukupni prihvatljivi troškovi jednaki su Ukupnim prihodima.
I.3. Prihodi i načelo neprofitnosti
1. Projekti koje podupire Fond moraju biti takvi da ne donose profit. Ako su na kraju projekta izvori prihoda, uključujući primitke, veći od izdataka, doprinos projektu iz Fonda se u skladu s tomu umanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti evidentirani u računovodstvenoj evidenciji ili u poreznoj dokumentaciji te se moraju moći utvrditi i nadzirati.
2. Prihodi projekta su svi financijski doprinosi koje za projekt odobri Fond, iz javnih ili privatnih izvora, uključujući doprinos konačnog korisnika kao i svakog primitka koji nastane od projekta. U smislu tog pravila „primici” obuhvaćaju prihode koje projekt dobije tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je to opisano u točki I.4., od prodaje, najma, usluga, upisnina/naknada ili drugih jednakovrijednih prihoda.
3. Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je to određeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, su „ukupni prihvatljivi troškovi” umanjeni za „doprinos trećih strana” i za „primitke nastale od projekta”.
I.4. Razdoblje prihvatljivosti
1. Troškovi u vezi projekta moraju nastati, a određena plaćanja (osim za amortizaciju) moraju se provesti nakon 1. siječnja godine iz odluke o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti je do 30. lipnja godine N ( *1 ) +2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma.
2. Iznimka od razdoblja prihvatljivosti iz stavka 1. dopušta se za tehničku pomoć država članica (iz točke IV.3.).
I.5. Evidencija izdataka
1. Izdaci odgovaraju plaćanjima konačnog korisnika. Plaćanja moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, osim plaćanja za amortizaciju.
2. Izdaci se u pravilu pravdaju službenim računima. Ako to nije moguće učiniti, izdaci se iskazuju računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti.
3. Izdaci se moraju moći utvrditi i provjeriti. Posebno,
moraju biti evidentirani u računovodstvenim evidencijama konačnog korisnika;
moraju biti određeni u skladu s računovodstvenim standardima koji se primjenjuju u državi u kojoj konačni korisnik ima poslovni nastan te u skladu s uobičajenim praksama troškovnog računovodstva konačnog korisnika; i
moraju biti prijavljeni u skladu sa zahtjevima važećeg poreznog i socijalnog zakonodavstva.
4. Prema potrebi, konačni korisnici moraju čuvati ovjerene preslike računovodstvene dokumentacije kojima se pravdaju prihodi i izdaci nastali na strani partnera, a u vezi s dotičnim projektom.
5. Pohranjivanje i obrada evidencija iz stavaka 2. do 4. moraju biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.
I.6. Teritorijalna primjena
1. Izdaci za aktivnosti i mjere opisane u člancima 4. i 5. temeljnog akta moraju:
nastati konačnim korisnicima utvrđenima u točki I.1.1.(e); i
nastati na državnom području država članica ili trećih zemalja.
2. Partneri u projektu koji su registrirani i osnovani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima samo ako tako ne nastanu dodatni troškovi, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca.
II. Kategorije prihvatljivih troškova (na razini projekta)
II.1. Izravni prihvatljivi troškovi
Izravno prihvatljivi troškovi projekata su troškovi koji se, uzimajući u obzir opće uvjete prihvatljivosti određene u dijelu I., mogu utvrditi kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni troškovi su uključeni u procijenjeni sveukupni proračun projekta.
Sljedeći su izravni troškovi prihvatljivi:
II.1.1.
1. Troškovi osoblja koje je dodijeljeno projektu, a koji obuhvaćaju plaće, doprinose za socijalnu sigurnost i druge zakonske troškove, prihvatljivi su pod uvjetom da su u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika.
2. Za međunarodne organizacije, prihvatljivi troškovi osoblja mogu uključivati sredstva za pokrivanje zakonskih obveza i drugih prihvatljivih troškova u vezi s plaćom.
3. Odgovarajući troškovi za plaće osoblja javnih tijela prihvatljivi su u mjeri u kojoj su povezani s troškovima za aktivnosti koje odgovarajuće javno tijelo ne bi izvršavalo da nije pokrenut dotični projekt; to se osoblje upućuje ili dodjeljuje za provedbu projekta pisanom odlukom konačnog korisnika.
4. Troškovi osoblja detaljno se određuju u planiranom proračunu, pri čemu je potrebno navesti funkcije i broj članova osoblja.
II.1.2.
1. Putni troškovi i dnevnice prihvatljivi su kao izravni troškovi za osoblje ili za druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima povezanima s projektom i koje moraju putovati radi provedbe projekta.
2. Putni troškovi prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova. Razine povrata temelje se na najjeftinijem obliku javnog prijevoza, a letovi zrakoplovom se, u pravilu, dopuštaju samo za putovanja dalja od 800 km (putovanje u oba smjera) ili ako zemljopisno odredište opravdava putovanje zrakoplovom. Ako se koristi privatni automobil, povrat se obično izvršava bilo na temelju troškova javnog prijevoza bilo na temelju obračuna kilometraže, u skladu s objavljenim službenim pravilima u dotičnoj državi članici ili na temelju kilometraže kako je obračunava konačni korisnik.
3. Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarnih troškova ili dnevnica. Ako organizacija ima vlastitu stopu izračuna dnevnica (dnevnice), ona se primjenjuje u okviru gornjih granica koje odredi država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Za troškove boravka obično vrijedi da obuhvaćaju lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke.
II.1.3.
II.1.3.1. Opća pravila
1. Troškovi koji se odnose na kupnju opreme prihvatljivi su samo ako su bitni za provedbu projekta. Oprema se treba odlikovati tehničkim svojstvima koja su potrebna za projekt te biti u skladu s primjenjivim normama i standardima.
2. Izbor između zakupa, najma ili kupnje uvijek se mora temeljiti na najjeftinijoj opciji. Ipak, ako zakup ili najam nisu mogući zbog kratkoće trajanja projekta ili zbog brze amortizacije opreme, dopuštena je kupnja.
II.1.3.2. Najam i zakup
Izdaci povezani s poslovima najma i zakupa prihvatljivi su za sufinanciranje u skladu s pravilima utvrđenima u državi članici, nacionalnom zakonodavstvu i praksi te u skladu s trajanjem najma ili zakupa za potrebe projekta.
II.1.3.3. Kupnja
1. Ako se oprema kupuje za vrijeme trajanja projekta, u proračunu se mora odrediti, jesu li prihvatljivi i uključeni svi troškovi ili samo dio amortizacije opreme, koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Dio amortizacije opreme se izračunava u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima.
2. Oprema koja je kupljena prije početka projekta, ali koja se koristila za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Ipak, ti troškovi nisu prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena bespovratnim sredstvima Zajednice.
3. Za pojedine predmete čija je cijena manja od 20 000 EUR prihvatljivi su puni troškovi kupnje, pod uvjetom da je, osim u opravdanim slučajevima, oprema kupljena prije posljednja 3 mjeseca trajanja projekta. Pojedini predmeti čija je cijena 20 000 EUR ili više, prihvatljivi su samo na temelju amortizacije. Odstupajući od gore navedenih uvjeta, za prijevozna sredstva čija je cijena manja od 250 000 EUR prihvatljivi su puni troškovi kupnje.
II.1.4.
II.1.4.1. Opća pravila
U slučaju kupnje, izgradnje, obnavljanja ili najma nekretnine, nekretnina se odlikuje tehničkim svojstvima koja su potrebna za projekt i koja su u skladu s primjenjivim normama i standardima.
II.1.4.2. Kupnja, gradnja ili obnova
1. Ako je kupnja nekretnine ključna za provedbu projekta i jasno je povezana s njegovim ciljevima, kupnja nekretnine, tj. već izgrađenih zgrada ili gradnja nekretnine prihvatljiva je za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova ili na temelju amortizacije, pod uvjetima koji su navedeni dalje u tekstu, ne dovodeći pritom u pitanje primjenu strožih nacionalnih pravila:
pribavlja se certifikat neovisnog stručnog procjenitelja ili propisno ovlaštenog stručnog tijela kojim se utvrđuje da cijena ne prelazi tržišnu vrijednost i potvrđuje da je nekretnina u skladu s nacionalnim propisima ili detaljno navodi točke koje nisu u skladu i koje krajnji korisnik planira ispraviti u okviru projekta;
nekretnina nije kupljena uz potporu Zajednice u bilo kojem trenutku prije provedbe projekta;
nekretnina će se isključivo koristiti za potrebe navedene u projektu tijekom razdoblja od najmanje 10 godina od datuma zaključenja projekta, osim ako Komisija izričito ne odluči drukčije u slučaju sufinanciranja svih ili dijela troškova; u slučaju sufinanciranja na temelju amortizacije ovo se razdoblje smanjuje na 5 godina;
kupnja nekretnine poštuje načela vrijednosti za novac i troškovne učinkovitosti te se smatra proporcionalnom cilju koji treba ostvariti provedbom projekta;
u slučaju sufinanciranja na temelju amortizacije, prihvatljiv je samo onaj dio amortizacije tih sredstava koji odgovara trajanju uporabe za projekt i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta; amortizacija se izračunava prema nacionalnim računovodstvenim pravilima.
2. Troškovi za obnovu, preuređenje i modernizaciju nekretnine ostvaruju uvjete za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova ili na temelju amortizacije. U slučaju troškova obnove primjenjuju se samo uvjeti iz točaka (c) i (e).
II.1.4.3. Najam
Najam nekretnina prihvatljiv je za sufinanciranje samo ako postoji jasna povezanost između najma i ciljeva dotičnog projekta, a pod dolje određenim uvjetima i ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih propisa:
nekretnine nisu kupljene bespovratnim sredstvima Zajednice;
nekretnine će se upotrebljavati isključivo za provedbu projekta. Ako to nije slučaj, prihvatljiv je samo onaj dio troškova koji odgovara uporabi za potrebe projekta.
II.1.5.
Troškovi za potrošni materijal, robe i opće usluge prihvatljivi su samo pod uvjetom da su prepoznatljivi i izravno potrebni za provedbu projekta.
II.1.6.
1. Kao opće pravo, konačni korisnici moraju biti sposobni sami upravljati projektom. Iznos za zadaće koje se u okviru projekta predmet podugovaraju mora biti jasno naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.
2. Izdaci koji su povezani sa sljedećim podugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda:
podugovaranje zadaća povezanih s općim upravljanjem projektom;
podugovaranje kojim se povećavaju troškovi projekta, a da se razmjerno ne povećava njegova vrijednost;
podugovori sklopljeni s posrednicima ili savjetnicima u kojima je plaćanje određeno u obliku postotka od ukupnih troškova projekta, osim ako takvo plaćanje ne opravda konačni korisnik upućujući na stvarnu vrijednost izvršenog rada ili pruženih usluga.
3. Za sve podugovore podizvođači se obvezuju revizorskim tijelima ili kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s aktivnostima koje su predmet podugovaranja.
II.1.7.
Troškovi potrebni za ispunjavanje zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem Unije, kao što je oglašavanje, transparentnost, ocjena projekta, vanjska revizija, bankovna jamstva, troškovi prevođenja, prihvatljivi su kao izravni troškovi.
II.1.8.
Prihvatljivi su troškovi pravnog savjetovanja, javnobilježničke naknade i troškovi za tehničke i financijske stručnjake.
II.1.9.
1. Posebni izdaci za ciljne skupine u skladu s mjerama iz članka 5. temeljnog akta sastojat će se od potpore, u cijelosti ili djelomično, u obliku:
troškova koje ima konačni korisnik za ciljne skupine;
troškova koje imaju povratnici, a koje vraća konačni korisnik; ili
paušalnih iznosa koji se ne vraćaju (kao što je slučaj s manjim početnim potporama za gospodarske djelatnosti i s gotovinskim poticajima za povratnike, kako su opisani u članku 5. stavcima 8. i 9. temeljnog akta).
2. Navedeni troškovi su prihvatljivi pod sljedećim uvjetima:
konačni korisnik čuva potrebne informacije i evidencije o tome da osobe odgovaraju posebnim ciljnim skupinama i stanjima utvrđenima u članku 5. temeljnog akata, čime ispunjavaju uvjete za dobivanje takve pomoći;
konačni korisnik čuva potrebne informacije o povratnicima koji primaju pomoć, kako bi omogućio ispravno utvrđivanje identiteta tih osoba, o datumu njihova povratka u njihovu zemlju i o evidencijama da su te osobe primale pomoć;
konačni korisnik čuva evidencije o pruženoj potpori (kao što su računi i potvrde o prijemu) a u slučaju paušalnoga iznosa moraju se čuvati evidencije o tome da su osobe primile potporu.
Pohranjivanje i obrada gore spomenutih informacija moraju biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.
3. Mjere pomoći nakon povratka u treću zemlju, kao što je pomoć u osposobljavanju i zapošljavanju, kratkoročne mjere potrebne za postupak ponovnoga uključivanja i pomoć nakon povratka, kako su opisane u članku 5. stavcima 5., 8. i 9. temeljnog akta traju najviše 12 mjeseci od datuma povratka državljanina treće zemlje.
II.2. Neizravni prihvatljivi troškovi
1. Neizravni prihvatljivi troškovi aktivnosti su oni troškovi koji se, poštujući uvjete prihvatljivosti opisane u točki I.1.1., ne mogu prepoznati kao posebni troškovi izravno povezani s izvođenjem projekta.
2. Odstupajući od točke I.1.1.(e) i točke 1.5., neizravni troškovi nastali u izvršenju akcije mogu biti prihvatljivi za paušalan iznos financijske pomoći koji je fiksiran na najviše 7 % ukupnog iznosa prihvatljivih izravnih troškova.
3. Organizacije koje primaju bespovratna sredstva za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu neizravne troškove uključiti u svoj planirani proračun.
III. Izdaci koji nisu prihvatljivi
Sljedeći troškovi nisu prihvatljivi:
PDV, osim ako konačni korisnik može dokazati da ne može ostvariti njegov povrat;
dobit od kapitala, dugovanje i troškovi dužničkih obveza, negativne kamate, devizne provizije i gubici, provizije za gubitke i moguće buduće obveze, plaćanje dugovanih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, troškovi sudskih postupaka i prekomjerni i nepotrebni izdaci;
troškovi za reprezentaciju isključivo za osoblje projekta, razumni troškovi gostoprimstva na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što su događanja prilikom okončanja projekta ili sastanci upravljačke skupine projekta su dopušteni;
troškovi koje je prijavio konačni korisnik, a pokriveni su drugim projektom ili radnim programom koji dobiva bespovratna sredstva Zajednice;
kupnja zemljišta;
doprinosi u naravi.
IV. Tehnička pomoć na inicijativu država članica
1. Svi troškovi potrebni za provedbu Fonda koji nastanu odgovornom tijelu, delegiranom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu nadležnom za ovjeravanje ili drugim tijelima koja pomažu u zadaćama iz stavka 2.prihvatljivi su u okviru tehničke pomoći i u granicama utvrđenima u članku 17. temeljnog akta.
2. To uključuje sljedeće mjere:
izdatke povezane s pripremom, odabirom, ocjenjivanjem, upravljanjem i praćenjem aktivnosti;
izdatke povezane s revizijama i terenskim provjerama aktivnosti ili projekata;
izdatke povezane s ocjenjivanjem aktivnosti ili projekata;
izdatke povezane s informiranjem, širenjem i transparentnošću u vezi s aktivnostima;
izdatke za stjecanje, ugradnju i održavanje računalnih sustava za upravljanje, praćenje i ocjenjivanje fondova;
izdatke za održavanje sastanaka nadzornih odbora i pododbora u vezi s provedbom aktivnosti; ti izdaci mogu uključivati i troškove za stručnjake i ostale sudionike u tim odborima, uključujući i sudionike iz trećih zemalja, ako je njihova nazočnost bitna za učinkovitu provedbu aktivnosti;
izdatke za jačanje upravnog kapaciteta za provedbu Fonda.
3. Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći moraju biti obavljene i odgovarajuća plaćanja izvršena nakon 1. siječnja godine koja je navedena u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje sve do roka za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa.
4. Sve javne nabave moraju biti izvršene u skladu s nacionalnim pravilima o javnim nabavama, koja su utvrđena u državi članici.
5. Države članice mogu mjere tehničke pomoći za ovaj Fond provoditi zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju, samo onaj dio troškova koji je upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koja odgovara ovom Fondu, prihvatljiv je za financiranje iz ovog Fonda, a države članice osiguravaju da:
se dio troškova za zajedničke mjere razumno i provjerljivo pripiše odgovarajućem fondu; i
ne dođe do dvojnog financiranja troškova.
( 1 ) SL L 292, 15.11.1996., str. 2.
( 2 ) SL 144, 6.6.2007., str. 1.
( 3 ) SL 144, 6.6.2007., str. 22.
( 4 ) SL L 168, 28.6.2007., str. 18.
( 5 ) SL L 330, 15.12.2007., str. 48.
( 6 ) SL C 316, 27.11.1995., str. 49.
( 7 ) SL L 160, 30.6.2000., str. 1. Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 681/2007 (SL L 159, 20.6.2007., str. 1.).
( 8 ) Primjenjivo samo za završno izvješće o provedbi prvoga godišnjeg programa.
( 9 ) Ako je primjenjivo.
( 10 ) Podnosi se nakon revizijske strategije, u skladu s člankom 25. stavkom 2.
( *1 ) Pri tome „N” znači godina iz odluke o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica.