(1)

L'accroissement des compétences de l'Union européenne conduit les citoyens à avoir de plus en plus souvent affaire aux institutions, organes et organismes de l'Union, sans toujours bénéficier d'une protection correcte de leurs droits procéduraux.

(2)

Dans une Union soumise à l’état de droit, il est nécessaire que les droits et obligations d'ordre procédural soient en tout temps bien définis, établis et respectés. Les citoyens sont en droit d'attendre un niveau élevé de transparence, d'efficacité, de rapidité d'exécution et de réactivité de la part des institutions, organes et organismes de l'Union, ainsi que de recevoir des informations appropriées au sujet de la possibilité d'entreprendre d'autres démarches dans l'affaire qui les concerne.

(3)

Les règles et principes en vigueur en matière de bonne administration sont disséminés dans des sources diverses et variées: droit primaire, droit dérivé, jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne, dispositions non contraignantes et engagements unilatéraux des institutions de l'Union.

(4)

Au fil des années, l'Union a mis en place un nombre important de procédures administratives sectorielles, sous la forme de dispositions contraignantes et non contraignantes, sans nécessairement tenir compte de la cohérence globale du système. Ces procédures présentent, du fait de leur diversité complexe, des lacunes et des incohérences.

(5)

Le fait que l'Union ne dispose pas d'un ensemble cohérent et complet de règles codifiées de droit administratif ne facilite pas la compréhension, par les citoyens, des droits en matière administrative que leur confère le droit de l'Union.

(6)

En avril 2000, le Médiateur européen a proposé aux institutions un code de bonne conduite administrative, convaincu que le même code devrait s'appliquer à l'ensemble des institutions, organes et organismes de l'Union.

(7)

Dans sa résolution du 6 septembre 2001, le Parlement européen a approuvé le projet de code du Médiateur européen, en le modifiant, et a invité la Commission à présenter une proposition de règlement établissant un code de bonne conduite administrative, sur la base de l'article 308 du traité instituant la Communauté européenne.

(8)

Les codes de conduite internes en vigueur qui ont été adoptés par la suite par les différentes institutions, fondés principalement sur ce code du Médiateur, ont un effet limité, diffèrent les uns des autres et ne sont pas juridiquement contraignants.

(9)

L'entrée en vigueur du traité de Lisbonne a fourni à l'Union une base juridique pour l'adoption d'un règlement relatif à la procédure administrative. L'article 298 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne prévoit l'adoption de règlements visant à garantir que, dans l'accomplissement de leurs missions, les institutions, organes et organismes de l'Union s'appuient sur une administration européenne ouverte, efficace et indépendante. L'entrée en vigueur du traité de Lisbonne a également conféré à la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne (ci-après dénommée «Charte») la même valeur juridique que les traités.

(10)

Le titre V («Citoyenneté») de la Charte consacre le droit à une bonne administration à l'article 41, lequel prévoit que toute personne a le droit de voir ses affaires traitées impartialement, équitablement et dans un délai raisonnable par les institutions, organes et organismes de l'Union. L'article 41 de la Charte cite également, de manière non exhaustive, certains des éléments entrant dans la définition du droit à une bonne administration, comme le droit d'être entendu, le droit de chaque personne d’avoir accès au dossier qui la concerne, le droit à la communication des motifs d'une décision de l'administration et la possibilité de demander réparation pour les dommages causés par les institutions ou par leurs agents dans l'exercice de leurs fonctions, et les droits linguistiques.

(11)

L'efficacité de l'administration de l'Union est essentielle pour l'intérêt public. Un excès ou un manque de règles et procédures peut être source de mauvaise administration, tout comme l'existence de règles et de procédures contradictoires, incohérentes ou peu claires.

(12)

Des procédures administratives bien structurées et cohérentes favorisent à la fois l'efficacité de l'administration et l'application correcte du droit à une bonne administration consacré comme un principe général du droit de l'Union et prévu par l'article 41 de la Charte.

(13)

Dans sa résolution du 15 janvier 2013, le Parlement européen a demandé l'adoption d'un règlement relatif à un droit européen de la procédure administrative afin de garantir le droit à une bonne administration au moyen d'une administration européenne ouverte, efficace et indépendante. La mise en place d'un ensemble de règles communes de procédure administrative au niveau des institutions, organes et organismes de l'Union devrait renforcer la sécurité juridique, combler les lacunes du système juridique de l'Union et contribuer ainsi au respect de l'état de droit.

(14)

L'objet du présent règlement est d'établir un ensemble de règles de procédure que l'administration de l'Union devrait respecter dans l'exercice de ses activités administratives. Ces règles de procédure visent à garantir une administration ouverte, efficace et indépendante ainsi que l'application correcte du droit à une bonne administration.

(15)

Conformément à l'article 298 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, le présent règlement ne devrait pas s'appliquer aux administrations des États membres, ni aux procédures législatives, aux procédures judiciaires et aux procédures aboutissant à l'adoption d'actes non législatifs directement fondés sur les traités, d'actes délégués ou d'actes d'exécution.

(16)

Le présent règlement devrait s'appliquer à l'administration de l'Union sans préjudice d'autres actes juridiques de l'Union qui prévoient des règles spécifiques de procédure administrative. Toutefois, les procédures administratives sectorielles ne sont pas totalement cohérentes et exhaustives. En vue d'assurer la cohérence globale des activités administratives de l'administration de l'Union et le plein respect du droit à une bonne administration, les actes juridiques prévoyant des règles spécifiques de procédure administrative devraient, dès lors, être interprétés dans le respect du présent règlement et leurs lacunes devraient être comblées par les dispositions pertinentes qu'il contient. Le présent règlement établit les droits et obligations applicables par défaut à toutes les procédures administratives prévues par le droit de l'Union et réduit par conséquent le caractère fragmentaire des règles de procédure applicables, qui découlent de la législation sectorielle.

(17)

Les règles de procédure administrative énoncées dans le présent règlement ont pour but de mettre en œuvre les principes de bonne administration établis dans un large éventail de sources de droit à la lumière de la jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne. Ces principes sont repris ci-après et leur formulation devrait inspirer l'interprétation des dispositions du présent règlement.

(18)

L'état de droit, ainsi qu'il est rappelé à l'article 2 du traité sur l'Union européenne, est un principe fondamental sur lequel reposent les valeurs de l'Union. En vertu de ce principe, tout acte de l'Union doit être fondé sur les traités en conformité avec le principe d'attribution des compétences. En outre, le principe de légalité, en tant que corollaire de l'état de droit, exige que les activités de l'administration de l'Union respectent pleinement le droit.

(19)

Tout acte juridique du droit de l'Union doit respecter le principe de proportionnalité. Toute mesure de l'administration de l'Union doit ainsi être appropriée et nécessaire à la réalisation des objectifs légitimement poursuivis par la mesure en cause: lorsque plusieurs mesures potentiellement appropriées sont envisageables, l'option la moins contraignante doit être choisie et les frais éventuels imposés par l'administration ne doivent pas être disproportionnés par rapport aux objectifs poursuivis.

(20)

Le droit à une bonne administration exige que les actes administratifs soient pris par l'administration de l'Union conformément à des procédures administratives qui garantissent l'impartialité, l'équité et le respect des délais.

(21)

Le droit à une bonne administration exige que toute décision d'ouvrir une procédure administrative soit notifiée aux parties et contienne les informations nécessaires leur permettant d'exercer leurs droits au cours de la procédure administrative. Dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, lorsque l'intérêt public l'exige, la notification peut être retardée ou omise par l'administration de l'Union.

(22)

Lorsque la procédure administrative est engagée sur requête d'une partie, le droit à une bonne administration impose à l'administration de l'Union l’obligation d'accuser réception de la requête par écrit. L'accusé de réception doit comporter les informations nécessaires à la partie pour exercer ses droits de la défense au cours de la procédure administrative. Toutefois, l'administration de l'Union devrait être autorisée à rejeter les requêtes injustifiées ou abusives qui pourraient mettre en péril l'efficacité administrative.

(23)

Pour des raisons de sécurité juridique, une procédure administrative devrait être introduite dans un délai raisonnable à compter de la survenue de l'événement. Par conséquent, le présent règlement devrait comporter des dispositions relatives à un délai de prescription.

(24)

Le droit à une bonne administration exige que l'administration de l'Union exerce un devoir de diligence, qui l'oblige à établir et examiner de manière rigoureuse et impartiale tous les éléments de fait et de droit pertinents d'une affaire en tenant compte de tous les intérêts pertinents, à tous les stades de la procédure. À cette fin, l'administration de l'Union devrait être habilitée à entendre le témoignage des parties, des témoins et des experts, demander des documents et des enregistrements et procéder à des visites ou inspections. Lorsqu'elle choisit des experts, l'administration de l'Union devrait garantir qu'ils disposent des compétences techniques requises et ne se trouvent pas en situation de conflit d'intérêts.

(25)

Au cours de l'enquête menée par l'administration de l'Union, les parties devraient avoir l'obligation de coopérer en aidant l'administration à établir les faits et les circonstances de l'espèce. Lorsqu'elle demande aux parties de coopérer, l'administration de l'Union devrait leur laisser un délai raisonnable pour répondre et leur rappeler le droit de ne pas s’incriminer soi-même, lorsque la procédure administrative peut donner lieu à une sanction.

(26)

Le droit d'être traité de façon impartiale par l'administration de l'Union est un corollaire du droit fondamental à une bonne administration et implique que les membres du personnel sont tenus de s'abstenir de prendre part à une procédure administrative dans laquelle ils ont, directement ou indirectement, un intérêt personnel, notamment familial ou financier, de nature à compromettre leur impartialité.

(27)

Le droit à une bonne administration pourrait nécessiter, dans certains cas, que l'administration effectue des inspections, lorsque le respect d'une obligation ou la réalisation d'un objectif relevant du droit de l'Union l'exigent. Ces inspections devraient respecter certaines conditions et procédures afin de préserver les droits des parties.

(28)

Le droit d'être entendu devrait être respecté dans toute procédure ouverte à l'encontre d'une personne et susceptible de conduire à une mesure lui portant préjudice. Il ne devrait pas être exclu ou limité par des mesures législatives. Le droit d'être entendu exige que la personne concernée reçoive un exposé précis et complet des allégations ou objections soulevées et ait la possibilité de présenter ses observations sur la réalité et la pertinence des faits, ainsi que sur les documents utilisés.

(29)

Le droit à une bonne administration comporte notamment le droit d'une partie à la procédure administrative d'avoir accès à son propre dossier, qui est également une condition essentielle afin de bénéficier du droit d'être entendu. Lorsque la protection des intérêts légitimes de la confidentialité et du secret professionnel et des affaires ne permet pas un accès complet au dossier, la partie devrait au moins disposer d'un résumé suffisant du contenu du dossier. En vue de faciliter l'accès des intéressés à leur dossier et, ce faisant, garantir la gestion transparente des informations, l'administration de l'Union devrait tenir un registre du courrier entrant et sortant, des documents reçus et des mesures prises ainsi qu'établir un index des fichiers enregistrés.

(30)

L'administration de l'Union devrait adopter les actes administratifs dans un délai raisonnable. Une administration lente est une mauvaise administration. Tout retard dans l'adoption d'un acte administratif devrait être justifié et la partie à la procédure administrative devrait en être dûment informée et recevoir une estimation de la date prévue pour l'adoption de l'acte administratif.

(31)

Le droit à une bonne administration impose à l'administration de l'Union l’obligation d'indiquer les motifs sur lesquels reposent ses actes administratifs. L'exposé des motifs doit indiquer la base juridique de l'acte, la situation d'ensemble qui a conduit à son adoption et les objectifs généraux qu'il se propose d'atteindre. Il doit faire apparaître d'une façon claire et non équivoque le raisonnement de l'autorité compétente qui a adopté l'acte, de manière à permettre aux intéressés de décider s'ils souhaitent défendre leurs droits par une demande de contrôle juridictionnel.

(32)

En vertu du droit à un recours effectif, ni l'Union, ni les États membres ne peuvent rendre en pratique impossible ou excessivement difficile l'exercice des droits conférés par le droit de l'Union. En revanche, ils sont tenus d'assurer une protection juridictionnelle effective et efficace et il leur est interdit d'appliquer toute règle ou procédure susceptible d'empêcher, même à titre provisoire, le droit de l'Union de produire pleinement ses effets.

(33)

Pour faciliter l'exercice du droit à un recours effectif, l'administration de l'Union devrait faire figurer dans ses actes administratifs les voies de recours mises à la disposition des parties dont les droits et intérêts sont affectés par les actes en question. La partie concernée devrait avoir la possibilité, non seulement d'engager une procédure judiciaire ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen, mais aussi de demander un contrôle administratif et d'être informée de la procédure à suivre et des délais dans lesquels elle peut déposer une telle demande.

(34)

La demande de contrôle administratif est sans préjudice du droit de la partie à un recours juridictionnel. Aux fins de la fixation du délai à respecter pour une demande de contrôle juridictionnel, un acte administratif est réputé définitif si la partie ne présente pas de demande de contrôle administratif dans le délai imparti; si la partie présente une demande de contrôle administratif, l'acte administratif final est l'acte qui conclut ce contrôle administratif.

(35)

Conformément aux principes de transparence et de sécurité juridique, les parties à une procédure administrative devraient être en mesure de comprendre clairement leurs droits et devoirs découlant d'un acte administratif qui leur est adressé. À ces fins, l'administration de l'Union devrait veiller à ce que ses actes administratifs soient rédigés de façon claire, simple et compréhensible et prennent effet par leur notification aux parties. Dans le cadre de cette obligation, il est nécessaire que l'administration de l'Union fasse bon usage des technologies de l'information et de la communication, et s'adapte à leur développement.

(36)

À des fins de transparence et d'efficacité administrative, l'administration de l'Union devrait veiller à ce que l'autorité compétente corrige les erreurs de plume, les erreurs arithmétiques ou autres erreurs similaires qui entachent ses actes administratifs.

(37)

Le principe de légalité, en tant que corollaire de l'état de droit, impose à l'administration de l'Union l’obligation de rectifier ou de retirer un acte administratif illégal. Toutefois, étant donné que la rectification ou le retrait d'un acte administratif peuvent entrer en conflit avec la protection de la confiance légitime et le principe de sécurité juridique, l'administration de l'Union devrait évaluer avec soin et de manière impartiale les effets de la rectification ou du retrait sur d'autres parties et inclure les conclusions d'une telle évaluation dans la motivation de l'acte de rectification ou de retrait.

(38)

Les citoyens de l'Union ont le droit d'écrire aux institutions, organes et organismes de l'Union dans l'une des langues des traités et de recevoir une réponse dans la même langue. L'administration de l'Union devrait respecter les droits linguistiques des parties en veillant à ce que la procédure administrative se déroule dans l'une des langues des traités choisie par la partie. Dans le cas d'une procédure administrative engagée par l'administration de l'Union, la première notification doit être rédigée dans l'une des langues du traité correspondant à l'État membre dans lequel la partie est établie.

(39)

Le principe de transparence et le droit d'accès aux documents ont une importance particulière dans le cadre d'une procédure administrative, sans préjudice des actes législatifs adoptés en vertu de l'article 15, paragraphe 3, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne. Toute limitation de ces principes devrait être interprétée de manière restrictive afin de se conformer aux critères énoncés à l'article 52, paragraphe 1, de la Charte. Elle devrait donc être prévue par la loi et respecter l’essence des droits et libertés et être soumise au principe de proportionnalité.

(40)

Le droit à la protection des données à caractère personnel implique que, sans préjudice des actes législatifs adoptés en vertu de l'article 16 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, les données utilisées par l'administration de l'Union soient exactes, à jour et enregistrées de manière légale.

(41)

Le principe de protection de la confiance légitime découle de l'état de droit et suppose que les actions des organismes publics n'interfèrent pas avec les droits acquis et les situations juridiques finales, sauf en cas de nécessité impérative dans l'intérêt public. La confiance légitime devrait être dûment prise en compte dans les cas où un acte administratif est rectifié ou retiré.

(42)

Le principe de sécurité juridique exige que les règles de l'Union soient claires et précises. Ce principe vise à garantir la prévisibilité des situations et relations juridiques régies par le droit de l'Union afin que les particuliers puissent connaître sans ambiguïté leurs droits et obligations et soient à même de prendre des mesures en conséquence. Conformément au principe de sécurité juridique, les mesures rétroactives devraient être réservées aux circonstances justifiées d'un point de vue juridique.

(43)

En vue d'assurer la cohérence globale des activités de l'administration de l'Union, les actes administratifs de portée générale devraient respecter les principes de bonne administration visés dans le présent règlement.

(44)

Dans l'interprétation du présent règlement, il y a lieu de tenir compte en particulier de l'égalité de traitement et de la non-discrimination, qui s'appliquent aux activités administratives en tant que corollaire important de l'état de droit et des principes d'une administration européenne efficace et indépendante,

a)

procédures législatives;

b)

procédures judiciaires;

c)

procédures aboutissant à l'adoption d'actes non législatifs fondés directement sur les traités, d'actes délégués ou d'actes d'exécution.

a)

«administration de l'Union», l'administration des institutions, organes et organismes de l'Union;

b)

«tâches administratives», toutes les activités menées par l'administration de l'Union pour appliquer le droit de l'Union, à l'exception des procédures visées à l'article 2, paragraphe 2;

c)

«procédure administrative», le processus par lequel l'administration de l'Union prépare, adopte, exécute et met en œuvre les actes administratifs;

d)

«membre du personnel», un fonctionnaire au sens de l'article 1 bis du statut et un agent au sens de l'article 1, tirets 1 à 3, du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne;

e)

«autorité compétente», l'institution, l'organe ou l'organisme de l'Union, ou l'entité qui en fait partie, ou le titulaire d'un poste au sein de l'administration de l'Union qui, en vertu de la loi applicable, est responsable de la procédure administrative;

f)

«partie», toute personne physique ou morale dont la situation juridique pourrait être affectée par le résultat d'une procédure administrative.

a)

un numéro de référence et la date;

b)

l'objet et la finalité de la procédure;

c)

la description des principales étapes de la procédure;

d)

le nom et les coordonnées du membre du personnel responsable;

e)

l'autorité compétente;

f)

le délai pour l'adoption de l'acte administratif et les conséquences du défaut d’adopter l'acte administratif dans le délai imparti;

g)

les voies de recours disponibles;

h)

l'adresse du site internet visé à l'article 28, le cas échéant.

a)

un numéro de référence et la date;

b)

le jour de la réception de la requête;

c)

une description des principales étapes de la procédure;

d)

le nom et les coordonnées du membre du personnel responsable;

e)

le délai pour l'adoption de l'acte administratif et les conséquences du défaut d’adopter l'acte administratif dans le délai imparti;

f)

l'adresse du site internet visé à l'article 28, le cas échéant.

a)

recevoir, de manière claire et compréhensible, toutes les informations pertinentes relatives à la procédure;

b)

communiquer et remplir, lorsque cela est possible et opportun, toutes les formalités de procédure à distance et par voie électronique;

c)

utiliser une des langues des traités et recevoir des communications dans la langue des traités de leur choix;

d)

recevoir notification de toutes les étapes de la procédure et de toutes les décisions susceptibles de leur faire grief;

e)

être représentées par un avocat ou toute autre personne de leur choix;

f)

ne payer que des frais raisonnables et proportionnés au coût de la procédure en question.

a)

entendre le témoignage des parties, des témoins et d'experts;

b)

demander des documents et des enregistrements;

c)

réaliser des visites et des inspections.

a)

de la notification de la décision d’ouvrir une procédure administrative si elle a été ouverte par l'administration de l'Union, ou

b)

de l'accusé de réception de la requête si la procédure a été ouverte à la suite d'une requête.

a)

un lien vers la législation applicable;

b)

une brève explication des principales obligations juridiques et de leur interprétation administrative;

c)

une description des principales étapes de la procédure;

d)

l'indication de l'autorité compétente pour l'adoption de l'acte final;

e)

l'indication du délai pour l'adoption de l'acte;

f)

l'indication des voies de recours disponibles;

g)

un lien vers des formulaires types pouvant être utilisés par les parties pour communiquer avec l'administration de l'Union dans le cadre de la procédure.