LIITE

1.   TEKNINEN OMISTAJUUDEN KÄSITE

Tietojen tallentamisesta vastaavan jäsenvaltion ja sen viisumitietojärjestelmään tallentamien tietojen välillä vallitsee tekninen omistajuussuhde.

Omistajuussuhde syntyy, kun viisumihakemustiedostoon tallennettuihin tietoihin liitetään tietojen tallentamisesta vastaavan jäsenvaltion tunniste.

Viisumihakemuksen ja siihen liittyvien viisumiviranomaispäätösten omistajuus rekisteröidään viisumitietojärjestelmään, kun luodaan uusi hakemustiedosto tai tallennetaan siihen liittyvä päätös. Omistajuutta ei rekisteröimisen jälkeen voi muuttaa.

2.   TIETOJEN TALLENTAMINEN JA HAKEMUSTEN LINKITTÄMINEN

2.1   Tietojen tallentaminen hakemusta jätettäessä

Kun hakemus jätetään toista jäsenvaltiota edustavan jäsenvaltion kansallisille viranomaisille, on tietojen viisumitietojärjestelmään tallentamista ja tämän jälkeistä hakemustiedostoa koskevan tiedonsiirron sisällettävä edustettavan jäsenvaltion tunniste. Tämä tunniste, joka tallennetaan attribuuttina ”represented User”, valitaan samasta kooditaulukosta, jossa on tietoja viisumitietojärjestelmään tallentavan jäsenvaltion tunniste.

Kaikkien VIS-asetuksen 8 artiklan 4 kohdan mukaisesti linkitettyjen hakemustiedostojen omistajuus on oltava samalla jäsenvaltiolla.

Kun jäsenvaltio kopioi sormenjälkiä viisumitietojärjestelmään rekisteröidystä hakemustiedostosta, sillä on oltava sen uuden hakemustiedoston omistajuus, johon sormenjäljet kopioidaan.

2.2   Tietojen tallentaminen hakemuksen jättämisen jälkeen

Kun toista jäsenvaltiota edustava jäsenvaltio päättää VIS-asetuksen 10–14 artiklan mukaisesti myöntää viisumin, keskeyttää viisumihakemuksen käsittelyn, evätä, mitätöidä tai peruuttaa viisumin taikka lyhentää tai pidentää sen voimassaoloaikaa, on tiedonsiirrossa, joka koskee tietojen tallentamista viisumitietojärjestelmään, mainittava edustettavan jäsenvaltion tunniste. Tämä tunniste valitaan samasta kooditaulukosta, jossa on tietoja viisumitietojärjestelmään tallentavan jäsenvaltion tunniste.

Päätökset, jotka koskevat viisumin myöntämistä tai sen voimassaolon pidentämistä taikka lyhentämisestä uudella viisumitarralla, tallennetaan viisumitietojärjestelmään viisumitarran tietojen kanssa ja samoin omistajuustiedoin.

Viisumitietojärjestelmään VIS-asetuksen 10 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti tallennetun viisumitarran numeron on neuvoston asetuksen (EY) N:o 856/2008 (1) mukaisesti koostuttava yhdeksännumeroisesta kansallisesta viisumitarran numerosta (sarjanumeron edessä on mahdollisesti nollia) ja kolmekirjaimisesta viisumin myöntävän jäsenvaltion maatunnuksesta (2).

2.3   Hakemusten linkittäminen

2.3.1   Hakemusten linkittäminen, kun järjestelmään on kirjattu aiempi hakemus

Vain se jäsenvaltio, joka on hakemustiedoston omistaja, saa VIS-asetuksen 8 artiklan 3 kohdan mukaisesti linkittää hakemustiedoston saman hakijan yhteen tai useampaan aiempaan hakemustiedostoon tai oikaisusyistä poistaa tällaisen linkin.

Hakijan sormenjäljet saa kopioida ainoastaan hakemustiedostoon linkitetyistä saman hakijan hakemustiedostoista enintään 59 kuukauden ajan. Jos sormenjälkitiedot kopioidaan hakijan aiemmasta hakemustiedostosta, joka on lisätty järjestelmään enintään 59 kuukautta aiemmin, hakemustiedostojen välistä linkkiä ei saa poistaa.

2.3.2   Yhdessä matkustavien henkilöiden hakemusten linkittäminen

Yhdessä matkustavien henkilöiden hakemustiedostojen linkittämiseksi VIS-asetuksen 8 artiklan 4 kohdan mukaisesti on hakemusnumerot tallennettava viisumitietojärjestelmään yhdessä asiaankuuluvan ryhmäarvon (perhe tai yhdessä matkustavat) kanssa. Ainoastaan se jäsenvaltio, joka on ryhmään kuuluvien yksittäisten hakijoiden hakemustiedoston/hakemustiedostojen omistaja, saa luoda ryhmän tai oikaisusyistä poistaa ryhmän yksittäisten jäsenten väliset linkit.

2.4   Noudatettavat menettelyt, kun jotakin tietoa ei oikeudellisista syistä vaadita tai sitä ei tosiseikkojen perusteella voida antaa

VIS-asetuksen 8 artiklan 5 kohdan mukaisesti merkintä ”not applicable” tallennetaan kuhunkin tekstikenttään käsin tai, jos mahdollista, valitsemalla se kooditaulukosta. Jos tietokenttä koostuu useammasta kuin yhdestä osasta, merkintä on tehtävä niihin kaikkiin.

Jos sormenjälkiä ei vaadita tai niitä ei voida antaa, on viisumitietojärjestelmässä VIS-asetuksen 8 artiklan 5 kohdan mukaisesti toteutettu kaksi Boolean-kenttää:

—	”fingerprintsNotRequired”;

—	”fingerprintsNotApplicable”.

Nämä kentät on täytettävä seuraavan taulukon mukaisesti kolmessa mahdollisessa tapauksessa:

—	sormenjälkiä vaaditaan;

—	sormenjälkiä ei oikeudellisista syistä vaadita;

—	sormenjälkiä ei tosiseikkojen perusteella voida antaa.

VIS-kenttä	Sormenjälkiä vaaditaan	Sormenjälkiä ei oikeudellisista syistä vaadita	Sormenjälkiä ei tosiseikkojen perusteella voida antaa
”fingerprintsNotRequired”	FALSE	TRUE	FALSE
”fingerprintsNotApplicable”	FALSE	TRUE	TRUE

Lisäksi perusteet esitetään vapaassa tekstikentässä ”ReasonForFingerprintNotApplicable”.

Kun jäsenvaltio siirtää VIS-asetuksen 48 artiklan 3 kohdan mukaisesti ainoastaan mainitun asetuksen 5 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdassa tarkoitettuja tietoja, 5 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettujen tietojen puuttuminen on ilmoitettava siten, että tallennetaan merkintä ”not applicable”, jota täydennetään vapaassa tekstikentässä viittauksella VIS-asetuksen 48 artiklan 3 kohtaan ja maininnalla, ettei tietoja oikeudellisista syistä vaadita. Kenttiin merkitään seuraavat arvot: ”FingerprintsNotRequired” TRUE ja ”FingerprintsNotApplicable” TRUE.

3.   TIETOIHIN TUTUSTUMINEN

Turvapaikkahakemuksen päivämäärää on käytettävä tietohauissa, jotka tehdään VIS-asetuksen 21 artiklan 2 kohdan mukaisiin tarkoituksiin. Lisäksi hakemustietoja voi hakea VIS-asetuksen 8 artiklan 4 kohdan mukaisesti linkitettyjen hakemusten osalta ainoastaan sellaisista hakemuksista, jotka kuuluvat kohdassa 2.3.2 tarkoitettuun perheryhmään (puoliso ja/tai lapset).

4.   TIETOJEN MUUTTAMINEN, POISTAMINEN JA POISTAMINEN ENNEN MÄÄRÄAIKAA VIS-ASETUKSEN 24 ARTIKLAN MUKAISESTI

Seuraavia viisumitietojärjestelmään rekisteröityjä tietoja ei voi muuttaa:

—	hakemuksen numero,

—	viisumitarran numero,

—	päätöksen tyyppi,

—	edustettava jäsenvaltio (tarvittaessa),

—	jäsenvaltio, joka vastaa tietojen tallentamisesta viisumitietojärjestelmään.

Jos jotakin edellä mainituista tiedoista on oikaistava, hakemustiedosto tai viisumiviranomaispäätöksiä koskevat tiedot on poistettava ja tilalle on luotava uusi tiedosto. Hakemustiedoston voi poistaa vain se jäsenvaltio, joka on sen omistaja.

5.   TIETOJENKÄSITTELYTAPAHTUMALOKIN PITÄMINEN JA SEN TIETOIHIN TUTUSTUMINEN

5.1   Tapahtumalokin pitäminen

Kaikki viisumitietojärjestelmässä tehdyt tietojenkäsittelytapahtumat kirjataan lokitietona kentällä ”TypeOfAction”, jossa täsmennetään tietojen käyttötarkoitus VIS-asetuksen 34 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

Lokitieto kirjautuu automaattisesti sen saapumisajankohdan osoittavalla aikaleimalla. Aikaleiman avulla tunnistetaan myöhemmin ne lokitiedot, jotka on määrä poistaa.

Tietoja tallentavan tai hakevan viranomaisen tunniste tallennetaan lokitietoihin kaikkien tietojenkäsittelytapahtumien yhteydessä. Käyttäjä ja keskusviisumitietojärjestelmä yksilöidään lokitiedossa joko lähettäjäksi tai vastaanottajaksi.

Lokitiedot eivät sisällä muita tietoja kuin tietoja tallentaneen tai hakeneen viranomaisen tunnisteen ja viisumihakemuksen numeron. VIS-asetuksen 34 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu siirrettyjen tai haussa käytettyjen tietojen luonne on kirjattava.

Kun viisumitietojärjestelmä huomaa VIS-asetuksen 34 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja kirjattuja tietoja, joilla on kentässä ”TypeOfAction” arvona ”Delete Application” (”poista hakemus”) tai ”Automatic Deletion” (”automaattinen poisto”), järjestelmä varmistaa, että VIS-asetuksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun tietojen säilyttämisajan päättymisestä on kulunut yksi vuosi ja poistaa tiedot. Kaikki samalla hakemusnumerolla varustetut kirjatut tietojenkäsittelytapahtumat poistetaan yhtä aikaa, ellei niitä tarvita tietosuojan valvontatarkoituksiin VIS-asetuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

Tapahtumalokin tietoja ei saa muuttaa eikä poistaa ennen kuin on kulunut yksi vuosi VIS-asetuksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun tietojen säilyttämisajan päättymisestä.

5.2   Tapahtumalokin tietoihin tutustuminen

VIS-asetuksen 34 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun tietokantaa hallinnoivan viranomaisen ylläpitämiin lokitietoihin voivat tutustua ainoastaan asianmukaisesti valtuutetut viisumitietojärjestelmän hallinnoijat ja Euroopan tietosuojavaltuutettu. Tämä koskee soveltuvin osin myös lokitietoihin tutustumista koskevia lokitietoja.

---

(1)  EUVL L 235, 2.9.2008, s. 1.

(2)  Saksaa koskeva poikkeus: Saksan maatunnus on ”D”.