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Document 52015TA1110(02)
Annual report of the Court of Auditors on the activities funded by the 8th, 9th, 10th and 11th European Development Funds (EDFs) concerning the financial year 2014, together with the Commission's replies
Annual report of the Court of Auditors on the activities funded by the 8th, 9th, 10th and 11th European Development Funds (EDFs) concerning the financial year 2014, together with the Commission's replies
Annual report of the Court of Auditors on the activities funded by the 8th, 9th, 10th and 11th European Development Funds (EDFs) concerning the financial year 2014, together with the Commission's replies
OJ C 373, 10.11.2015, p. 289–315
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.11.2015 |
EN |
Official Journal of the European Union |
C 373/289 |
ANNUAL REPORT ON THE ACTIVITIES FUNDED BY THE 8TH, 9TH, 10TH AND 11TH EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS (EDFs)
(2015/C 373/02)
Annual report on the activities funded by the 8th, 9th, 10th and 11th European Development Funds (EDFs)
TABLE OF CONTENTS
Introduction | 1-12 |
Specific characteristics of the European Development Funds | 2-12 |
Risks to regularity | 8-12 |
Chapter I — Implementation of the 8th, 9th, 10th and 11th EDFs | 13-19 |
Financial implementation | 13-19 |
Chapter II — The Court’s statement of assurance on the EDFs | 20-46 |
The Court’s statement of assurance on the 8th, 9th, 10th and 11th EDFs to the European Parliament and the Council — Independent auditor’s report | I-IX |
Information in support of the statement of assurance | 20-46 |
Audit scope and approach | 20-23 |
Reliability of accounts | 24-25 |
Regularity of transactions | 26-35 |
Examination of selected systems and annual activity reports | 36-46 |
Conclusion and recommendations | 47-50 |
The conclusion for 2014 | 47-48 |
Recommendations | 49-50 |
Annex 1 — |
Results of transaction testing for the European Development Funds |
Annex 2 — |
Follow-up of previous recommendations for the European Development Funds |
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INTRODUCTION |
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Graph 1 — European Development Funds — Key information 2014
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Specific characteristics of the European Development Funds |
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Risks to regularity |
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The rules and templates for tendering and awarding contracts for both the general budget and the EDF compiled in the Procurement and Grants practical guide (PRAG) developed by DG DEVCO, are widely commended by the European federations of contractors. |
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CHAPTER I — IMPLEMENTATION OF THE 8TH, 9TH, 10TH AND 11TH EDFs |
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Financial implementation |
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Table 2 — Use of EDF resources at 31 December 2014
(million euro) Situation at end of 2013 Budgetary implementation during the financial year 2014 (net) (60)
Situation at end of 2014
Total amount
Implement. rate (56)
8th EDF (57)
9th EDF (57)
10th EDF 11th EDF
Total amount
8th EDF 9th EDF 10th EDF 11th EDF
Total amount
Implement. rate (56)
A —
49 026
- 64
- 373
- 1 105
1 616
74
10 417
15 739
21 328
1 616
49 100
B —
1.
47 952
97,8 %
- 63
- 381
- 95
1 160
621
10 415
15 703
21 294
1 160
48 573
98,9 %
2.
41 410
84,5 %
- 37
- 1
2 687
731
3 380
10 400
15 407
18 252
731
44 790
91,2 %
3.
35 384
72,2 %
16
145
2 760
595
3 516
10 379
14 941
12 985
595
38 900
79,2 %
C —
12 568
25,6 %
36
762
8 309
565
9 673
19,7 %
D —
1 074
2,2 %
2
36
34
456
527
1,1 %
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CHAPTER II — THE COURT’S STATEMENT OF ASSURANCE ON THE EDFs |
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The Court’s statement of assurance on the 8th, 9th, 10th and 11th EDFs to the European Parliament and the Council — Independent auditor’s report |
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Management's responsibility |
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Auditor's responsibility |
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Reliability of the accounts |
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Opinion on the reliability of accounts |
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Legality and regularity of the transactions underlying the accounts |
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Revenue |
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Opinion on the legality and regularity of revenue underlying the accounts |
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Payments |
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Basis for adverse opinion on the legality and regularity of payments underlying the accounts |
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Adverse opinion on the legality and regularity of payments underlying the accounts |
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16 July 2015 |
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Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA |
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President |
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European Court of Auditors |
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12, rue Alcide de Gasperi, 1615 Luxembourg, LUXEMBOURG |
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Information in support of the statement of assurance |
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Audit scope and approach |
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Reliability of accounts |
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The Commission has considered that recognition as an expense should take place when ‘disbursement’ takes place, as at this stage all eligibility conditions have been duly assessed by the Commission services. The Commission also includes in the cut-off payment requests made by ACP States during the year and not yet paid because the Commission considers that when an ACP State sends a request for payment related to budget support, there is a high probability that the contractual criteria for eligibility are met. |
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Instructions are regularly sent to the authorising officers to remind them of the obligation to recover interest on pre-financing when due. A monitoring system has also been put in place. |
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Regularity of transactions |
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Revenue |
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Payments |
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Graph 2 — Contribution by type of error to the estimated level of error
Source: European Court of Auditors. |
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Box 1 — Examples of quantifiable errors in project transactions |
Box 1 — Examples of quantifiable errors in project transactions |
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We examined the final clearance of expenditure under a grant agreement to an organisation in charge of agricultural cooperation between ACP countries and found an error in the procurement of IT services amounting to 2 25 900 euro. The grant beneficiary based in the Netherlands did not follow an international restricted procurement procedure, which requires a tender notice to be published. Invitations were sent only to three Dutch companies of his choice. The failure to comply with procurement rules stipulated in the grant agreement resulted in restricted competition. |
The Commission is implementing relevant corrective measures, i.e. issuing a recovery order for the full amount of the final contract value 2 51 124 euro. A pre-information letter was sent to the beneficiary on 1 June 2015. |
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We examined the final clearance of expenditure incurred under the ‘Facilitating Agricultural Commodity Trade’ programme implemented across the Pacific region. We tested 20 expenditure items. For seven of them, relating to construction works, staff costs, daily allowances and hotel accommodation amounting to 22 117 euro, the essential supporting documents for the expenditure (e.g. invoices, proof of payment, evidence demonstrating the link between staff costs and project activities, evidence of travel and meeting participation to justify daily allowances and hotel accommodation) were not provided (39). |
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We examined a clearance of the EDF contribution to the TerrAfrica Leveraging Trust Fund. The administration agreement for the Trust Fund was signed in November 2012. The clearance made by the Commission was based on total disbursements of the Trust Fund during its lifetime from 2006 to 2013. Out of 6 7 14 489 euro accepted by the Commission, expenditure of 4 6 64 666 euro was incurred before the administration agreement entered into force. In addition, it had already been cleared by the Commission under the previous Trust Fund agreement, and was therefore paid twice. |
The Commission has fully implemented relevant corrective measures. The sampled clearing was cancelled and re-encoded taking into account the overstated amount. |
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We examined a clearance of prefinancing made under the ‘Implementation of humanitarian demining operations in Senegal (Casamance)’ programme. The international organisation implementing the programme claimed as actual expenditure the amount of a service contract for demining that had not yet been fully paid out. The demobilisation phase had not been completed (the equipment and material had not been removed from the project site and handed over to the national authorities, and the final report had not been submitted by the contractor) and the corresponding expenditure, 2 07 437,87 USD, had not been incurred by the beneficiary. |
The Commission is implementing relevant corrective measures, i.e. the recovery procedure has been initiated. In addition, a verification mission is planned for the closure of the project. |
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Examination of selected systems and annual activity reports |
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Review of annual activity report |
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CONCLUSION AND RECOMMENDATIONS |
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The conclusion for 2014 |
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Recommendations |
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The Commission accepts this recommendation. The Commission will further clarify clearing rules for Contribution Agreements in the DEVCO Companion and insist on the obligation for clearing to be based on actual incurred expenditure not including legal commitments. |
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The Commission accepts this recommendation. |
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The Commission accepts this recommendation. |
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The Commission accepts this recommendation within the framework defined by the central services. |
(1) For each EDF, the contribution key of each Member State is defined as a percentage of the total amount of resources.
(2) See Articles 43, 48-50 and 58 of Council Regulation (EU) No 567/2014 of 26 May 2014 amending Regulation (EC) No 215/2008 on the Financial Regulation applicable to the 10th European Development Fund as regards the application of the transition period between the 10th European Development Fund and the 11th European Development Fund until the entry into force of the 11th European Development Fund Internal Agreement (OJ L 157, 27.5.2014, p. 52). See also the Court’s Opinion No 9/2007 on the proposal for a Council Regulation on a Financial Regulation applicable to the 10th European Development Fund (OJ C 23, 28.1.2008), paragraphs 5 and 6.
(3) In 2012, a tripartite agreement between the EIB, the Commission and the Court (Article 134 of Council Regulation (EC) No 215/2008 (OJ L 78, 19.3.2008, p. 1)) set out rules for the audit of these operations by the Court. The Investment Facility is not covered by the Court’s statement of assurance.
(4) See the Court’s Opinion No 3/2013 on the proposal for a Council Regulation on the Financial Regulation applicable to the 11th European Development Fund (OJ C 370, 17.12.2013), paragraph 6.
(5) Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on the financial rules applicable to the general budget of the Union and repealing Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 (OJ L 298, 26.10.2012, p. 1).
(6) The Directorate-General for Humanitarian Aid and Civil Protection (ECHO) managed 3,4 % of 2014 expenditure from the EDFs.
(7) See chapter 8 ‘Global Europe’ of the 2014 annual report on the implementation of the EU budget.
(8) Budget support involves the transfer of funds by the Commission to the national treasury of the partner country. It provides additional budgetary resources to support a national development strategy.
(9) Under direct management, aid is implemented directly by the Commission (head office or the delegations). Under indirect management, implementation is delegated to a third country (former decentralised management), an international organisation (former joint management) or a national body, such as the development agencies of the EU Member States (former indirect centralised management).
(10) See the Court’s Opinion No 3/2013 on the proposal for a Council Regulation on the Financial Regulation applicable to the 11th European Development Fund, paragraphs 3 and 4.
(11) Gross budget support payments made from the EDFs in 2014 amounted to 794 million euro.
(12) Gross payments from the EDFs in 2014 to multi-donor projects carried out by international organisations amounted to 776 million euro.
(13) OJ L 210, 6.8.2013, p. 1.
(14) Including 1 139 million euro managed by the EIB.
(15) Council Decision 2013/759/EU of 12 December 2013 regarding transitional EDF management measures from 1 January 2014 until the entry into force of the 11th European Development Fund (OJ L 335, 14.12.2013, p. 48).
(16) 2013: 3 923 million euro; 2012: 3 163 million euro.
(17) 2013: 2 963 million euro; 2012: 3 209 million euro.
(18) Reste à liquider (RAL).
(19) EDFs and general budget together.
(20) Old RAL.
(21) A contract is considered to have expired if it is still open more than 18 months after the end of its operational period. Delays in contract closure increase the risk of regularity errors as the supporting documentation might be difficult to retrieve if it has not been archived properly and key project staff have left. Late contract closure may also delay recovery of unspent prefinancing and ineligible expenditure.
(22) Reduction of old open prefinancing: 46 % achieved (25 % target); reduction of old RAL: 51,24 % achieved (25 % target).
(23) 15,52 % share achieved (15 % target).
(24) Of 5,3 billion euro in expired contracts, 3,7 billion (69 %) concerns the EDFs. The share of expired contracts on the number of all open EDF contracts is 25 %, compared to 15,5 % for the whole EuropeAid portfolio. For 477 (1,3 billion euro) of 1 528 expired EDF contracts (31 % in number; 35 % in value) the operational period expired before 2010.
(25) Pursuant to Articles 16, 43, 48, 49, 50 and 58 of the Financial Regulation applicable to the tenth EDF this Statement of Assurance does not extend to the part of the EDFs resources that are managed by the EIB and for which it is responsible.
(26) Financial Regulations applicable to 8th, 9th and 10th EDFs. The 10th EDF Financial Regulation applies also to the Bridging Facility which is accounted for under the 11th EDF.
(27) The accounting rules and methods adopted by the EDF accounting officer are drawn up on the basis of International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) or by default, International Financial Reporting Standards (IFRS) as respectively issued by the International Federation of Accountants and the International Accounting Standards Board.
(28) See Article 44 of Regulation (EU) No 567/2014: the financial statements comprise the balance sheet, the statement of financial performance, the statement of cash flow and the statement of changes in net assets.
(29) See Article 44 of Regulation (EU) No 567/2014: the reports on financial implementation include tables of allocations, commitments, assigned funds and payments.
(30) See Article 43 of Regulation (EU) No 567/2014.
(31) Global financial commitments and the corresponding legal commitments (financing agreements) following the adoption of a financing decision by the Commission.
(32) As defined in Annex 1.1 , paragraph 7, of the 2014 annual report on the implementation of the budget.
(33) African Union, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cameroon, Central African Republic, Democratic Republic of the Congo, Dominican Republic, Eritrea, Ethiopia, Fiji, Guinea-Bissau, Haiti, Ivory Coast, Lesotho and Swaziland, Liberia, Madagascar, Mali, Mauritania, Mauritius, Mozambique, Niger, Nigeria, Rwanda, Senegal, Sierra Leone and Uganda.
(34) EuropeAid: 34 payments; ECHO: four payments on humanitarian aid.
(35) Paragraph 19 of the 2012 annual report and paragraph 20 of the 2013 annual report.
(36) We calculated our estimate of error from a representative sample. The figure quoted is the best estimate. We have 95 % confidence that the rate of error in the population lies between 2,1 % and 5,6 % (the lower and upper error limits, respectively).
(37) The figure quoted is the best estimate based on a representative sample of 127 transactions. We have 95 % confidence that the rate of error in the population lies between 2,7 % and 6,9 % (the lower and upper error limits, respectively).
(38) Paragraph 25 of the 2013 annual report.
(39) We report quantifiable errors in cases where no documentation is available at all, where there is no evidence to support an activity reported to have taken place, or where there is no link between the expenditure charged and the documentation provided. There are two main reasons for the absence: (i) either the document has never existed, which should have been detected by ex ante checks; or (ii) the document exists, but could not be retrieved, which points to a weakness in document management.
(40) Including one known error detected outside the sample.
(41) On the basis of supporting documentation and required mandatory checks.
(42) See EuropeAid’s 2013 annual activity report, pp. 188-190 and 195-196.
(43) See EuropeAid’s 2014 annual activity report, pp. 114-115.
(44) Paragraph 42 of the 2010 annual report, paragraph 43 of the 2011 annual report, paragraph 35 of the 2012 annual report and paragraph 35 of the 2013 annual report.
(45) See EuropeAid’s 2014 annual activity report, pp. 84-86.
(46) Paragraph 51 and recommendation 5 of the 2013 annual report.
(47) Paragraph 43 and 44 of the 2013 annual report.
(48) See Article 66(9) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 and Article 38 of Regulation (EC) No 215/2008.
(49) See EuropeAid’s 2014 annual activity report, pp. 86–89 and 93–95.
(50) Article 66(9) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012.
(51) E.g. Evaluation of staff costs and external costs for the supervision of works contracts.
(52) The objective of this follow-up was to verify the introduction and existence of corrective measures in response to our recommendations. It did not aim to assess their effective implementation. For some measures which were still under development the verification was too early to be made.
(53) Contribution from the EDFs to cover expenditure incurred both at the Commission and in EU Delegations on the administrative support needed to manage operations financed under the EDFs.
(54) Global commitments relate to financing decisions. Individual commitments relate to individual contracts.
Source: 2014 consolidated accounts of the 8th, 9th, 10th and 11th EDFs.
(55) Include initial allocations to the 8th, 9th, 10th and 11th EDFs, co-financing, interest, sundry resources and transfers from previous EDFs.
(56) As a percentage of resources.
(57) Negative amounts correspond to decommitments.
(58) Global commitments relate to financing decisions.
(59) Individual commitments relate to individual contracts.
(60) Net commitments after decommitments. Net payments after recoveries.
Source: Court of Auditors, based on the EDF reports on financial implementation and financial statements at 31 December 2014.
ANNEX 1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS
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2014 |
2013 |
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SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
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Total transactions: |
165 |
165 |
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ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
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Estimated level of error |
3,8 % |
3,4 % |
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Upper Error Limit (UEL) |
5,6 % |
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Lower Error Limit (LEL) |
2,1 % |
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ANNEX 2
FOLLOW-UP OF PREVIOUS RECOMMENDATIONS FOR THE EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS
Year |
Court recommendation |
Court's analysis of the progress made |
Commission reply |
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Fully implemented |
Being implemented |
Not implemented |
Not applicable (1) |
Insufficient evidence |
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In most respects |
In some respects |
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2012 |
Recommendation 1: EuropeAid should review its RER methodology (see the 2012 annual report, paragraph 51, recommendation 1). |
x |
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Recommendation 2: EuropeAid should provide an accurate description in the AAR of the results of RER studies (see the 2012 annual report, paragraph 51, recommendation 2). |
x |
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Recommendation 3: EuropeAid should ensure the timely clearance of expenditure (see the 2012 annual report, paragraph 51, recommendation 3). |
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x |
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Recommendation 4: EuropeAid should promote better document management by implementing partners and beneficiaries (see the 2012 annual report, paragraph 51, recommendation 4). |
x |
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Recommendation 5: EuropeAid should take effective measures in order to enhance the quality of expenditure verifications carried out by external auditors (see the 2012 annual report, paragraph 51, recommendation 5). |
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x |
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Recommendation 6: EuropeAid should ensure the correct application of specific conditions for budget support payments (see the 2012 annual report, paragraph 51, recommendation 6). |
x |
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Recommendation 7: EuropeAid should make sure that recovery orders in respect of interest on prefinancing over 7 50 000 euro are issued annually (see the 2012 annual report, paragraph 51, recommendation 7). |
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x |
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2011 |
Recommendation 1: EuropeAid should improve the management of contract awarding procedures, by setting out clear selection criteria and better documenting the evaluation process (see the 2011 annual report, paragraph 59(a)). |
x |
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Recommendation 2: EuropeAid should introduce documented risk-based planning and systematic follow-up for verification visits [see paragraph 40] and on-the-spot monitoring visits (see the 2011 annual report, paragraph 59(b)). |
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x |
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Recommendation 3: EuropeAid should render compulsory the guidelines on risk analysis for the preparation of annual audit plans by delegations and EuropeAid’s headquarters (see the 2011 annual report, paragraph 59(c)). |
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x |
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Recommendation 4: EuropeAid should review the design of KPIs to ensure that they are unambiguous and easy to interpret (see the 2011 annual report, paragraph 59(d)). |
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x |
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Recommendation 5: EuropeAid should assess the IAC’s capacity to perform its task effectively (see the 2011 annual report, paragraph 59(e)). |
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x |
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(1) EuropeAid's internal audit function has been centralised within the Internal Audit Service (IAS). IAC ceased to exist at the end of February 2015.