—

Επικούρηση του γενικού γραμματέα κατά την άσκηση των καθηκόντων του

—

Διοίκηση, συντονισμός και εμψύχωση των υπηρεσιών που υπάγονται άμεσα στον Γενικό Γραμματέα

—

Ενδεχομένως, άσκηση καθηκόντων δευτερεύοντος διατάκτη

—

Εκπροσώπηση του Γραφείου του γενικού γραμματέα σε διάφορες διοργανικές επιτροπές και φορείς

—

Άσκηση γραμματειακών καθηκόντων για το προεδρείο και τους κοσμήτορες

—

Άσκηση γραμματειακών καθηκόντων για τις ομάδες εργασίας του προεδρείου και των κοσμητόρων

—

Οργάνωση και προετοιμασία των συνεδριάσεων αυτών των οργάνων καθώς και των ομάδων εργασίας του προεδρείου και των κοσμητόρων, συμπεριλαμβανομένων των εξωτερικών συνεδριάσεων

—

Προετοιμασία των φύλλων προεδρίας, των πρακτικών και των επιστολών παρακολούθησης των συνεδριάσεων και κάθε άλλου σχετικού εγγράφου στις διάφορες γλώσσες

—

Προετοιμασία των φακέλων, ενημερωτικών εγγράφων, ανακοινώσεων του προεδρείου και των κοσμητόρων, συνοπτικών εγγράφων κ.λπ. σε συνεργασία με τα γραφεία της προεδρίας και του γενικού γραμματέα και με τις αρμόδιες υπηρεσίες, στις διάφορες γλώσσες

—

Εξασφάλιση της τήρησης των χρονοδιαγραμμάτων και διεκπεραίωση των προβλέψεων των παραπομπών στο προεδρείο

—

Παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων που λαμβάνονται από τα όργανα

—

Προετοιμασία των επιστολών προς υπογραφή του προέδρου για τις αποστολές των αντιπροέδρων και των προέδρων των επιτροπών, τις αντιπροσωπείες των κοινοβουλευτικών επιτροπών και τις δημόσιες ακροάσεις

—

Προετοιμασία των επιστολών προς υπογραφή των αντιπροέδρων και των κοσμητόρων

—

Μέριμνα για τη συλλογή των ρυθμίσεων που σχετίζονται με τις αρμοδιότητες του προεδρείου και της διάσκεψης των προέδρων: επικαιροποίηση και δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των αποφάσεων του προεδρείου

—

Μέριμνα για την ηλεκτρονική διακίνηση των φακέλων συνεδριάσεων, τη συντήρηση και τη βελτίωση των εργαλείων εργασίας

—

Διεκπεραίωση του «ευαίσθητου» επίσημου ταχυδρομείου

—

Μέριμνα για τη δημοσίευση των εγγράφων συνεδρίασης στο Intranet/Διαδίκτυο

—

Μέριμνα για την τροφοδότηση του μητρώου και για τη διάθεση των εγγράφων που ζητούν οι πολίτες

—

Διαχείριση των νέων προγραμμάτων πληροφορικής (NewPrequest, SharePoint) για τη γραμματεία του προεδρείου και των κοσμητόρων, καθώς και για τη γραμματεία της διάσκεψης των προέδρων

—

Διαχείριση των εσωτερικών/εμπιστευτικών αρχείων και, σε συνεργασία με την υπηρεσία αρχείων, της ψηφιοποίησής τους και ενσωμάτωσής τους σε ένα αποδοτικό εργαλείο πληροφορικής

—

Διαχείριση των αιτήσεων άδειας για δεξιώσεις, παραγγελίες καφέ, πρόσβαση επισκεπτών, εξαιρέσεις λόγω ηλικίας, διαχείριση δικαιολογητικών εγγράφων (ιατρικά πιστοποιητικά, πιστοποιητικά θανάτου κ.λπ.) που υποβάλλονται στους κοσμήτορες για τις δικαιολογημένες απουσίες των βουλευτών από τις συνεδριάσεις ολομελείας

—

Διαχείριση των αποστολών των βοηθών των αντιπροέδρων και των κοσμητόρων

—

Άσκηση γραμματειακών καθηκόντων για τη διάσκεψη των προέδρων

—

Προετοιμασία, στις διάφορες γλώσσες, των φύλλων προεδρίας και κάθε άλλου σχετικού εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων και των πρακτικών

—

Προετοιμασία, στις διάφορες γλώσσες, φακέλων, ενημερωτικών εγγράφων, συνθέσεων κ.λπ. σε συνεργασία με τα γραφεία του προέδρου και του γενικού γραμματέα και με τις αρμόδιες υπηρεσίες

—

Εξασφάλιση της τήρησης των χρονοδιαγραμμάτων και διεκπεραίωση των προβλέψεων των παραπομπών στη διάσκεψη των προέδρων

—

Διαβίβαση των φακέλων συνεδριάσεων

—

Παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων που λαμβάνονται από τη διάσκεψη των προέδρων

—

Άσκηση γραμματειακών καθηκόντων για τις ομάδες εργασίας της διάσκεψης των προέδρων

—

Διεκπεραίωση του «ευαίσθητου» επίσημου ταχυδρομείου

—

Μέριμνα για τη δημοσίευση των εγγράφων συνεδρίασης στο Intranet/Διαδίκτυο

—

Μέριμνα για την τροφοδότηση του μητρώου και τη διάθεση των εγγράφων που ζητούν οι πολίτες

—

Διαχείριση των εσωτερικών/εμπιστευτικών αρχείων· συνέχιση, σε συνεργασία με την υπηρεσία αρχείων, της μελέτης ψηφιοποίησής τους και ενσωμάτωσής τους σε ένα αποδοτικό εργαλείο πληροφορικής

—

Μέριμνα για τη συλλογή και την επικαιροποίηση των ρυθμίσεων που σχετίζονται με τις αρμοδιότητες της διάσκεψης των προέδρων

—

Συστηματική σύνταξη εκθέσεων σχετικά με όλα τα προγράμματα/έργα του «Parliamentary Project Portfolio» εύκολα αναγνώσιμων και πλούσιων σε περιεχόμενο, ώστε να εξασφαλίζεται επαρκής ενημέρωση για τη λήψη αποφάσεων από την ομάδα διοίκησης («Management Team»), σε στενή συνεργασία με τους χορηγούς και τους διαχειριστές των διαφόρων προγραμμάτων/έργων

—

Παροχή στήριξης για την υλοποίηση του «Parliament Project Portfolio» και της στρατηγικής του εναρμόνισης

—

Υποστήριξη του mainstreaming του «Strategic Execution Framework» (στρατηγικού εκτελεστικού πλαισίου)

—

Υποστήριξη της «Project Based Work» (εργασία βάσει έργου) στο εσωτερικό της Γενικής Γραμματείας, ανάπτυξη ειδικών προτύπων και βασικών αρχών σε αυτόν τον τομέα, υποστήριξη της ανταλλαγής καλών πρακτικών μεταξύ γενικών διευθύνσεων με την παροχή αποτελεσματικών εργαλείων και τεκμηρίωσης

—

Κατάρτιση επιμορφωτικών προγραμμάτων και παροχής συμβουλών (coaching) για τη μεθοδολογία της «Project Based Work» στο πλαίσιο του «Strategic Execution Framework», σε συνεργασία με την ΓΔ Προσωπικού

—

Παροχή στήριξης στους χορηγούς και στους διαχειριστές των διαφόρων προγραμμάτων/έργων κατά την άσκηση των καθηκόντων τους

—

Υποστήριξη της ανάπτυξης και εφαρμογής «δομών-μήτρα», καθώς και της ανταλλαγής των καλύτερων πρακτικών μεταξύ γενικών διευθύνσεων

—

Ανάπτυξη «πίνακα αποτελεσμάτων» σχετικά με τις μήτρες έργων και ενεργειών

—

Μεγέθυνση των ικανοτήτων διαχείρισης κινδύνων της Γενικής Γραμματείας, ιδίως σε σχέση με την «εργασία βάσει έργου» (Project Based Work)

—

Προετοιμασία των ετήσιων εκθέσεων ανασκόπησης της διοίκησης και της περιβαλλοντικής δήλωσης, ιδίως στο ζήτημα του αποτυπώματος άνθρακα

—

Προετοιμασία και παρακολούθηση του σχεδίου δράσης EMAS

—

Οργάνωση των εσωτερικών και εξωτερικών λογιστικών ελέγχων και υποστήριξη της έμπρακτης εφαρμογής, συμπεριλαμβανομένων των νομικών ελέγχων και του ελέγχου για το αποτύπωμα άνθρακα

—

Εφαρμογή του ετήσιου συστήματος αντιστάθμισης των εκπομπών άνθρακα

—

Παρακολούθηση της συμμόρφωσης προς τους περιβαλλοντικούς κανόνες και της περιβαλλοντικής ανάλυσης

—

Διοργάνωση εκδηλώσεων και επικοινωνιακών και επιμορφωτικών δράσεων για την ευαισθητοποίηση του προσωπικού

—

Παρακολούθηση της συνέχειας που δίδεται στις προτάσεις του προσωπικού

—

Διοργάνωση των συνεδριάσεων της διοικούσας επιτροπής, της διυπηρεσιακής ομάδας παρακολούθησης και των ομάδων εργασίας

—

Επαλήθευση της εύρυθμης λειτουργίας των συστημάτων και διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού

—

Επικούρηση του εσωτερικού ελεγκτή στη διεκπεραίωση των αντίστοιχων καθηκόντων

—

Προετοιμασία και έγκριση βάσιμου ετήσιου προγράμματος εργασίας οι προτεραιότητες του οποίου ορίζονται σε συνάρτηση με μια συνολική ανάλυση των κινδύνων

—

Προετοιμασία, για κάθε τομέα που υπόκειται σε έλεγχο, των μόνιμων φακέλων που περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες, τις περιγραφές συστημάτων, προγραμμάτων, δράσεων κ.λπ. που εξακολουθούν να ισχύουν για περισσότερα οικονομικά έτη

—

Ανάλυση των κινδύνων που αντιμετωπίζει κάθε διατάκτης και αξιολόγηση των αντίστοιχων συστημάτων διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου

—

Κατάρτιση και σύνταξη προγραμμάτων ελέγχου ειδικών για κάθε τομέα κινδύνου

—

Εξασφάλιση της επάρκειας και της ποιότητας των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου που εφαρμόζονται στις πράξεις εκτέλεσης του προϋπολογισμού, καθώς και της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των συστημάτων διαχείρισης και της επίδοσης των υπηρεσιών σε ό,τι αφορά την υλοποίηση των πολιτικών, των προγραμμάτων και των δράσεών τους

—

Εκτέλεση των διαδικασιών ελέγχου και προετοιμασία των σχετικών εγγράφων εργασίας

—

Επίβλεψη των εργασιών που εκτελούν οι ομάδες ελέγχου

—

Σύνταξη σχεδίων εκθέσεων, περιλαμβανομένων των συστάσεων που αποβλέπουν στη βελτίωση της ποιότητας των συστημάτων εσωτερικής διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου

—

Συζήτηση των εκθέσεων και των συστάσεων με τις ελεγχόμενες υπηρεσίες· οριστικοποίηση των εκθέσεων

—

Εξέταση της συνέχειας που δόθηκε στις συστάσεις της στο πλαίσιο ελέγχου εξακρίβωσης που διενεργείται το αργότερο έναν χρόνο μετά τη δημοσίευση της έκθεσής της

—

Υποβολή ετήσιας έκθεσης στο όργανο, στην οποία αναφέρονται ο αριθμός και το είδος των εσωτερικών ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν, οι συστάσεις που διατυπώθηκαν και η συνέχεια που δόθηκε σε αυτές τις συστάσεις

—

Πραγματοποίηση τακτικών συνεδριάσεων με τα αρμόδια όργανα, ιδίως με την επιτροπή λογιστικού ελέγχου, στο πλαίσιο της έγκρισης του ετήσιου προγράμματος εργασίας και της έκθεσης δραστηριοτήτων καθώς και των δραστηριοτήτων παρακολούθησης των ελέγχων

—

Μέριμνα για αυστηρή διοικητική παρακολούθηση των λογιστικών ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων των ανθρωποωρών που αφιερώνονται σε κάθε αποστολή, και ανάπτυξη των αναγκαίων μεθοδολογικών εργαλείων ώστε να βελτιστοποιηθεί η διαδικασία προγραμματισμού και να βελτιώνεται συνεχώς η ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών της μονάδας εσωτερικού ελέγχου

—

Ενημέρωση των υπευθύνων για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και των ενδιαφερομένων για τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους

—

Διεκπεραίωση εργασιών σύλληψης, ανάλυσης, ελέγχου και πληροφόρησης στον τομέα της προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σε συνεργασία με τις ενδιαφερόμενες υπηρεσίες της Γενικής Γραμματείας

—

Έκδοση γνωμοδοτήσεων και εσωτερική επικουρία στον συγκεκριμένο τομέα

—

Τήρηση μητρώου για τις διάφορες πραγματοποιηθείσες επεξεργασίες

—

Επισήμανση υπόψη του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων των πράξεων που είναι πιθανό να ενέχουν συγκεκριμένους κινδύνους

—

Συνεργασία με τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων καθώς και με τις αντίστοιχες υπηρεσίες των άλλων οργάνων

—

Μέριμνα για τον εσωτερικό συντονισμό σε θέματα προστασίας των δεδομένων

—

Εκπόνηση συμπληρωματικών εκτελεστικών διατάξεων

—

Παρακολούθηση της νομολογίας σε θέματα προστασίας των δεδομένων