1.   Ad hoc delovni skupini izmenično predsedujeta predstavnik Evropske unije in predstavnik Ukrajine.

2.   Predstavnik Evropske unije je uradnik Generalnega direktorata Evropske komisije za mobilnost in promet. Predstavnik Ukrajine je uradnik ukrajinskega ministrstva, pristojnega za cestni promet.

3.   Evropska unija in Ukrajina se medsebojno uradno obvestita o imenu, položaju in kontaktnih podatkih uradnika, ki je predsednik ad hoc delovne skupine za Evropsko unijo in Ukrajino. Ta uradnik deluje kot predsednik za Evropsko unijo in Ukrajino do datuma, ko Evropska unija ali Ukrajina drugo pogodbenico k sporazumu (v nadaljnjem besedilu: pogodbenica) uradno obvesti o novem predsedniku.

4.   Ad hoc delovna skupina lahko na svoje sestanke po potrebi povabi strokovnjake in se posvetuje z njimi glede določenih točk dnevnega reda.

1.   Ad hoc delovna skupina deluje pod vodstvom Skupnega odbora, ustanovljenega s členom 7(1) Sporazuma.

2.   Predstavnika pogodbenic sporazumno sprejmeta poročilo ad hoc delovne skupine za Skupni odbor.

3.   Predstavnika pogodbenic sporazumno sprejmeta priporočila ad hoc delovne skupine za Skupni odbor.

4.   Kadar je to potrebno in ustrezno utemeljeno, se lahko poročila in priporočila ad hoc delovne skupine sprejmejo po pisnem postopku. V ta namen predstavnika pogodbenic izmenjata osnutek poročila ali priporočila, ki se nato potrdi z izmenjavo dopisov.

5.   Ad hoc delovna skupina poroča o svojih zapisnikih, poročilih in priporočilih ter jih posreduje predsedniku Skupnega odbora v 30 koledarskih dneh po koncu vsakega sestanka, v vsakem primeru pa v skladu s členom 7A(5) Sporazuma.

1.   Ad hoc delovna skupina se sestane, kadar koli to zahtevajo okoliščine, na podlagi pisnega zahtevka katere koli pogodbenice. Kraj in datum vsakega sestanka skupaj določita pogodbenici.

2.   Kadar ena od pogodbenic zahteva sestanek, sekretar druge pogodbenice odgovori v 15 delovnih dneh od prejema zahteve. V posebej nujnih primerih se lahko sestanki ad hoc delovne skupine skličejo v krajšem času, če se obe pogodbenici s tem strinjata.

3.   Sestanke ad hoc delovne skupine skupaj skličeta sekretarja.

1.   Vsaka od pogodbenic lahko zahteva, da predsednik doda točko na dnevni red sestanka. Take zahteve se predložijo sekretarjema pogodbenic najmanj 15 delovnih dni pred sestankom, kakršna koli podporna dokumentacija pa najmanj 10 delovnih dni pred sestankom.

2.   Sekretarja pogodbenicama posredujeta osnutek dnevnega reda najpozneje 5 delovnih dni pred sestankom. V izrednih primerih lahko pogodbenici sporazumno odločita, da bosta dodali točke na dnevni red v kratkem roku.

3.   Predstavnika pogodbenic na začetku vsakega sestanka sporazumno sprejmeta dnevni red. Točke, ki niso navedene na začasnem dnevnem redu, se lahko uvrstijo na dnevni red, druge točke osnutka dnevnega reda pa se lahko črtajo, prestavijo ali spremenijo, če s tem soglašata predstavnika pogodbenic.

1.   Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika, ki temelji na rezultatih vsakega sestanka.

2.   Osnutek zapisnika odobrijo in podpišejo predstavniki obeh pogodbenic.

3.   Sestanki niso javni, razen če se pogodbenici dogovorita drugače.

1.   Če Evropska unija ali Ukrajina ad hoc delovni skupini predloži informacije, ki so po njenih zakonih in drugih predpisih zaupne ali zaščitene pred razkritjem, druga pogodbenica informacije obravnava kot zaupne.

2.   Če Evropska unija ad hoc delovni skupini predloži informacije, ki so po njeni zakonodaji o informacijski varnosti, vključno s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2015/443 (2), zaupne ali zaščitene pred razkritjem, Ukrajina za prejete informacije zagotovi primerljivo raven zaupnosti in varstva. Če Ukrajina ad hoc delovni skupini predloži informacije, ki so po njenih zakonih in drugih predpisih zaupne ali zaščitene pred razkritjem, Evropska komisija prejete informacije obravnava kot zaupne.