1.   Panelens ordförande ska utses av kommissionen för en icke förnybar mandatperiod på fem år, efter en inbjudan att anmäla intresse. Förordnandet börjar löpa den dag som anges i det beslut genom vilket han eller hon utnämns. Beslutet ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning – C-serien.

2.   Ordföranden ska vara kommissionens särskilda rådgivare i den mening som avses i artikel 5 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen. Hans eller hennes kontrakt som särskild rådgivare ska till fullo respektera hans eller hennes oberoende och inte inverka på uppdragets varaktighet.

3.   Om ordföranden inte längre uppfyller de villkor som krävs för fullgörandet av sitt uppdrag, kan kommissionen avsätta honom eller henne.

4.   Gällande regler för utnämning, utnämningens upphörande och avsättning av ordföranden ska också tillämpas på hans eller hennes ställföreträdare. Bestämmelserna i punkterna 1 till 3 i denna artikel och de som anges i artikel 143 i förordning (EU) 2018/1046 gäller också för ordförandens ställföreträdare.

1.   Om ordföranden är förhindrad att tjänstgöra, ska dennes arbetsuppgifter fullgöras av hans eller hennes ställföreträdare.

2.   Om uppdraget som ordförande är vakant, ska ordförandens arbetsuppgifter fullgöras av hans eller hennes ställföreträdare fram till utnämningen av en ny ordförande.

3.   Om både ordföranden och hans eller hennes ställföreträdare är förhindrade att tjänstgöra, ska hans eller hennes befogenheter utövas av den äldsta ständiga ledamot som företräder kommissionen.

1.   Ordföranden ska företräda panelen.

2.   Ordföranden leder dess möten och organiserar arbetet.

3.   Ordföranden biträds av det ständiga sekretariat som avses i artikel 7.

4.   Ordföranden får till var och en av de ständiga ledamöter som företräder kommissionen delegera sin undertecknanderätt, så att dessa kan underteckna för dennes räkning och för honom eller henne, samt ge ledamöterna instruktioner om de handlingar som avser ett särskilt problem eller för administrativa frågor.

5.   Ordföranden ska, efter samråd med de ständiga ledamöterna, fastställa en möteskalender för panelen.

6.   Ordföranden utövar övriga befogenheter som han eller hon tilldelas genom detta beslut.

1.   Direktören för den centrala budgetavdelningen vid generaldirektoratet för budget ska, i enlighet med artikel 143.2 b i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, vara en av panelens två ständiga ledamöter som företräder kommissionen. Generaldirektören för generaldirektoratet för budget ska utse en tjänsteman i lönegrad AD 11 eller högre som ställföreträdare för den ständiga ledamoten.

Generaldirektören för generaldirektoratet för budget ska personligen utse den andra ständiga ledamoten som ska företräda kommissionen och hans eller hennes ställföreträdare bland de tjänstemän i kommissionen som innehar åtminstone lönegrad AD 14 respektive AD 11.

2.   Den ledamot som företräder den delegerade utanordnaren (nedan kallad den hänskjutande utanordnaren), och hans eller hennes ställföreträdare, är tjänsteman eller tillfälligt anställd personal som utses i enlighet med arbetsordningen och de interna administrativa reglerna hos den institution, den byrå eller det organ som avses i enlighet med artikel 73.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046. De ska minst utföra uppgifter på enhetschefsnivå eller delegationschefsnivå.

1.   Observatörerna ska delta i panelens överläggningar, utan att delta i antagandet av rekommendationerna.

2.   Kommissionens rättstjänst har automatiskt rätt att delta som observatör i varje ärende som lämnas in till panelen och lämnar synpunkter på eget initiativ eller på begäran av ordföranden. Därmed deltar en av dess medlemmar i panelens samtliga överläggningar. Rättstjänsten ska underrättas om alla skriftliga förfaranden.

3.   I ärenden där begäran från den hänskjutande utanordnaren bland annat grundas på uppgifter från Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), ska dennes företrädare delta i panelens möten samt delta i muntliga och skriftliga förfaranden. Han eller hon kan lämna synpunkter på eget initiativ eller på begäran av ordföranden.

4.   I andra ärenden får Olaf bjudas in för att på begäran av ordföranden lämna relevant information eller synpunkter.

5.   Utanordnare (andra än den hänskjutande utanordnaren) i kommissionen, ett europeiskt kontor som inrättats av kommissionen, ett genomförandeorgan, i någon annan institution eller byrå eller ett annat europeiskt kontor eller organ som berörs av det ärende som lämnats in till panelen får delta som observatörer. Dessa utanordnare får delta i panelens överläggningar, ska underrättas om skriftliga förfaranden och på begäran av ordföranden lämna muntliga och skriftliga synpunkter.

6.   Ordföranden får, efter samråd med ständiga ledamöter i panelen bjuda in andra observatörer att delta i panelens överläggningar och uppmana dem att lämna muntliga och skriftliga synpunkter.

1.   Panelens ständiga sekretariat ska tillhandahållas av tjänstemän eller tillfälligt anställda i generaldirektoratet för budget och vara administrativt knutet till detta generaldirektorat.

2.   Under ordförandens ledning ska det ständiga sekretariatet

1.   Om ordföranden eller dennes ställföreträdare, annan ledamot eller ställföreträdare, tjänstemän och övrig personal i panelens sekretariat, och varje annan person som deltar i panelens möten eller har kännedom om handlingar som rör ett ärende, befinner sig i en situation som kan ge upphov till en potentiell intressekonflikt, ska de genast underrätta övriga ledamöter och sekretariatet. Detsamma gäller om de befinner sig i en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt.

2.   Ingen av de personer som avses i punkt 1 får delta i överläggningarna eller antagandet av rekommendationen. Till handlingarna i ärendet ska ett meddelande läggas där det noteras hur risken för intressekonflikten har behandlats.

1.   Olaf samarbetar nära med panelen i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (6), med iakttagande av processuella och grundläggande rättigheter och skyddet av visselblåsare.

2.   När en begäran från den hänskjutande utanordnaren baseras på uppgifter från Olaf, ska panelen samråda med Olaf innan underrättelsen delges den ekonomiska aktören, för att inte negativt påverka sekretessen vid rättsliga förfaranden och utredningar som utförs eller samordnas av Olaf, däribland skydd av visselblåsare, och av nationella rättsliga förfaranden och utredningar, om dessa är kända.

3.   Underrättelsen till de ekonomiska aktörerna eller deras anställda av information som härrör från, eller som rör, utredningar som utförs eller samordnas av Olaf ska kräva Olafs medgivande.

1.   Panelen ska lämna en rekommendation om någon utanordnare i kommissionen, någon annan institution eller ett europeiskt kontor som inrättats av kommissionen, eller ett genomförandeorgan eller något annat europeiskt kontor eller organ eller europeisk byrå begär det.

När hänskjutandet inte härrör från kommissionen, ska nödvändiga kontakter omedelbart tas av det ständiga sekretariatet för att säkerställa att båda sidor iakttar sekretessen kring utbytet av uppgifter som rör ärendet i fråga.

2.   Begäran ska sändas i konfidentiell form, till sekretariatet per e-post, till följande adress: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

3.   När en hänskjutande utanordnare får kännedom om sådana uppgifter som avses i artikel 136 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 ska han eller hon så snart som möjligt hänskjuta ärendet till panelen från det att uppgifterna kommit till hans eller hennes kännedom, utom i vederbörligen motiverade fall.

4.   Begäran om rekommendation ska innehålla alla uppgifter som krävs enligt de bestämmelser som avses i artikel 142.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046. Den ska också innehålla andra relevanta uppgifter som avses i artikel 136 i den förordningen, inbegripet, i förekommande fall, Olafs rapporter. Den ska innehålla ett vederbörligen ifyllt informationsdokument.

1.   Den ekonomiska aktören har rätt att, i enlighet med artikel 143.5 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, lämna synpunkter, utom om det föreligger tvingande berättigade skäl att bevara sekretessen i utredningen eller i nationella rättsliga förfaranden.

2.   Om inte annat följer av artikel 143.5 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 ska en informationsskrivelse med de faktiska sakomständigheterna och deras preliminära rättsliga bedömning, i vilken panelen bara ska överväga uppgifter som den ekonomiska aktören känt till, sändas till den senare. I princip ska denna skrivelse sändas per e-post.

3.   Den ekonomiska aktören ska lämna skriftliga synpunkter till sekretariatet i elektronisk form till följande adress: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu eller till den e-postadress som den ekonomiska aktören underrättats om genom informationsskrivelsen, med eventuella bilagor, i form av en elektronisk fil i standardiserat format som skapats med hjälp av någon vanligt förekommande programvara för kontor.

4.   De skriftliga synpunkterna får inte överstiga tio sidor, exklusive bilagor, utom i ärenden som vederbörligen motiveras av att ärendet är juridiskt komplicerat eller innehåller komplicerade sakomständigheter.

5.   Generellt beviljas den ekonomiska aktören en tidsfrist på tre veckor för att inkomma med synpunkter. Denna frist börjar löpa dagen efter underrättelsen om sakomständigheterna och deras preliminära rättsliga bedömning. Om den ekonomiska aktören enligt avtal har godkänt att på elektronisk väg kommunicera med utanordnaren, ska informationsskrivelsen sändas på elektroniskt väg.

6.   I undantagsfall kan en frist, efter en motiverad begäran från den ekonomiska aktören, förlängas under en period som inte får överstiga hälften av den period som ursprungligen beviljades.

7.   Vid utgången av den fastställda tidsfristen och om ingen motiverad begäran om förlängning har lämnats, eller vid utgången av den förlängda tidsfristen, avslutas det kontradiktoriska förfarandet.

8.   Om ordföranden konstaterar att den ekonomiska aktören inte lämnade in några synpunkter inom tidsfristen, ska förfarandet fortsätta och ordföranden ska sammankalla panelen för att anta rekommendationen.

1.   Så snart sekretariatet har kontrollerat hänskjutandet och undersökt ärendet i enlighet med bestämmelserna i artikel 7, ska sekretariatet sända det till ordföranden och ledamöterna i panelen. Ordföranden ska kontrollera handläggningen av ärendet efter att, i förekommande fall, ha begärt ytterligare kontrollåtgärder eller utredningsåtgärder.

2.   Förfarandets varaktighet, som inleds när ordföranden kontrollerar handläggningen av ärendet och avslutas när ett yttrande och, i förekommande fall, en rekommendation lämnas till den hänskjutande utanordnaren, får i princip inte överstiga tre månader. Ordföranden kan förlänga denna period, särskilt för att säkerställa att rätten att bli hörd iakttas.

1.   Bestämmelserna i artiklarna 1–4, 8, 12, 13, 17 och 18 i kapitel I i denna förordning gäller för panelens utövande av de rådgivande befogenheter som den tilldelats genom artikel 93 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

2.   Bestämmelserna i övriga artiklar i kapitel I i denna förordning gäller också för panelens utövande av den befogenhet som avses i punkt 1, om inget annat föreskrivs i detta kapitel.

1.   När panelen avger det yttrande som avses i artikel 93.1 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, ska den bestå av de ledamöter som avses i artikel 143.2 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 och ytterligare tre ledamöter enligt följande:

2.   Var och en av dessa tre ledamöter ska ha en ställföreträdare som ska utses antingen av

1.   Kommissionens rättstjänst ska utse en observatör när den anställde som berörs inte tillhör kommissionen.

2.   Observatörsstatus innehas av den delegerade utanordnaren eller, i förekommande fall, chefen för kommissionens delegation i egenskap av vidaredelegerad utanordnare eller deras företrädare.

3.   Olaf ska utse en observatör när information om en påstådd överträdelse av en bestämmelse i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 eller någon annan bestämmelse om ekonomisk förvaltning eller kontroll av transaktioner blir resultatet till följd information som Olaf har lämnat in.

4.   Institutionens eller det berörda organets disciplinbyrå ska utse en observatör om tillsättningsmyndigheten hänskjuter ett ärende till panelen. I andra fall kan ordföranden uppmana den att utse en observatör.

5.   Efter samråd med ledamöterna får ordföranden bjuda in andra observatörer.

1.   Bestämmelserna i artikel 7 ska tillämpas, med undantag för dem som förtecknas i punkt 2 k.

2.   Sekretariatet ska framför allt göra följande:

1.   I enlighet med artikel 93.1 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, ska panelen sammankallas på begäran av någon i tillsättningsmyndigheten med ansvar för disciplinära frågor eller av en delegerad utanordnare, inbegripet en chef för en EU-delegation eller en ställföreträdare till honom eller henne, i egenskap av vidaredelegerad utanordnare, nedan kallad hänskjutande utanordnare.

2.   När panelen informeras direkt av en anställd ska den överlämna ärendet till den behöriga tillsättningsmyndigheten eller, i förekommande fall, till den myndighet som är behörig att ingå anställningsavtal och informera den anställde om detta. Om den behöriga tillsättningsmyndigheten beslutar att hänskjuta ärendet till panelen ska den underrätta den anställde. Om den behöriga tillsättningsmyndigheten beslutar att inte hänskjuta ett ärende till panelen ska den informera panelen och den anställde om detta.

För att säkerställa ett effektivt skydd av visselblåsare, såsom föreskrivs i artikel 22a.3 i tjänsteföreskrifterna, får panelen besluta att, genom undantag från föregående stycke, inte informera den behöriga tillsättningsmyndigheten, utan informera Olaf om detta.

1.   Panelen ska sträva efter att uppnå enighet om fastställandet av förekomsten av en finansiell oriktighet och motiveringen på vilken yttrandet eller rekommendationen grundar sig.

2.   Om enighet inte kan uppnås ska frågan gå till omröstning, vid vilken

Vid lika röstetal ska ordföranden ha utslagsröst.

3.   Punkterna 1 och 2 i denna artikel ska i tillämpliga delar gälla för antagandet av rekommendationer. Samförståndet eller omröstningen ska särskilt inriktas på den systembetingade karaktären hos en finansiell oriktighet.

1.   Beslut C(2011) 6109 ska upphöra att gälla.

2.   Beslut (EU, Euratom) 2015/2463 ska upphöra att gälla.