EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 8.11.2023

COM(2023) 693 final

2023/0390(NLE)

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen
in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap met betrekking tot de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van de onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap

TOELICHTING

1.ONDERWERP VAN HET VOORSTEL

Dit voorstel betreft het besluit tot vaststelling van het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het regionale stuurcomité dat is opgericht krachtens het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (hierna “het verdrag” genoemd) en dat betrekking heeft op de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van de kosten van personen die extern zijn aan het permanente secretariaat van de Vervoersgemeenschap (hierna het “permanente secretariaat” genoemd) en die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap.

In wezen zal de voorgestelde wijziging van de regels het aantal ondersteunde deelnemers per delegerende instelling van één tot twee verhogen voor bepaalde op capaciteitsopbouw gerichte evenementen, alsook een dagvergoeding invoeren die gelijkwaardig is aan die van personeelsleden van de Vervoersgemeenschap. Het beoogde besluit van het regionale stuurcomité zal een gemeenschappelijke reeks regels invoeren inzake de vergoeding van de onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap. Dit besluit vervangt de krachtens Besluit nr. 2020/5 1 en Besluit nr. 2021/02 2 van het regionale stuurcomité vastgestelde regels.

2.ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL

2.1Het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap

Op 1 mei 2019 hadden de Republiek Albanië, Bosnië en Herzegovina, de Republiek Noord-Macedonië, Kosovo 3* (hierna “Kosovo” genoemd), Montenegro en de Republiek Servië het verdrag geratificeerd. De Europese Unie is partij bij het verdrag en heeft op 4 maart 2019 een besluit van de Raad betreffende de sluiting van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap 4 aangenomen. Het verdrag is op 1 mei 2019 in werking getreden.

2.2Het regionale stuurcomité

a) bereidt de werkzaamheden van de ministerraad voor;

b) neemt besluiten tot instelling van technische comités;

c) doet aanbevelingen en neemt besluiten overeenkomstig het verdrag;

d) neemt passende maatregelen naar aanleiding van de vaststelling van nieuwe EU-handelingen, met name door de herziening van bijlage I bij het verdrag;

e) stelt, na raadpleging van de ministerraad, de directeur van het permanente secretariaat aan;

f) kan één of meer adjunct-directeuren van het permanente secretariaat aanstellen;

g) stelt de regels van het permanente secretariaat vast;

h) kan door een besluit de bijdragen aan de begroting wijzigen;

i) stelt de jaarlijkse begroting van het verdrag op;

j) stelt een besluit vast waarin de procedure voor de uitvoering van de begroting, voor het voorleggen en nazien van de rekeningen en voor inspecties wordt gespecificeerd;

k) neemt besluiten over geschillen die door de overeenkomstsluitende partijen zijn voorgelegd;

l) stelt algemene beginselen vast inzake de toegang tot documenten die in het bezit zijn van bij of op grond van het verdrag opgerichte instanties;

m) neemt ten behoeve van de ministerraad jaarlijkse verslagen aan over de verwezenlijking van het uitgebreide netwerk;

n) bepaalt de termijnen waarbinnen en de wijze waarop de Zuidoost-Europese partijen bepaalde EU-handelingen moeten omzetten.

Het regionale stuurcomité bestaat uit één vertegenwoordiger en één plaatsvervanger van elke overeenkomstsluitende partij. Alle EU-lidstaten kunnen deelnemen als waarnemer. Het regionale stuurcomité handelt met eenparigheid van stemmen.

2.3Begroting en financiële voorschriften

3.NAMENS DE UNIE IN TE NEMEN STANDPUNT

Sommige Zuidoost-Europese partijen hebben in het verleden aangegeven moeilijkheden te ondervinden bij de deelname aan verschillende evenementen en officiële vergaderingen van de Vervoersgemeenschap vanwege overheidsbeperkingen op reiskosten. Daardoor was het vaak onmogelijk fysiek aanwezig te zijn op vergaderingen. De institutionele structuur en de toewijzing van verantwoordelijkheden binnen sommige Zuidoost-Europese partijen maakt soms de deelname van meer dan één vertegenwoordiger per delegerende instelling noodzakelijk.

Overheidsbeperkingen op reiskosten binnen de Zuidoost-Europese partijen hebben ook geleid tot aanzienlijke extra administratieve lasten voor het permanente secretariaat omdat de meerderheid van de Zuidoost-Europese partijen die aan evenementen deelneemt, uitzonderingen en vooruitbetaling van deelneming vraagt, waardoor het permanente secretariaat de reis en het verblijf van tevoren organiseert.

Tot de beoogde wijzigingen in de terugbetalingsregels die momenteel van toepassing zijn, behoren een voorstel om het aantal ondersteunde deelnemers per delegerende instelling van één tot twee te verhogen voor bepaalde op capaciteitsopbouw gerichte evenementen, alsook de harmonisatie van de regels die van toepassing zijn op externe deskundigen en deelnemers van de Zuidoost-Europese partijen, met inbegrip van de invoering van een dagvergoeding die gelijkwaardig is aan die van de personeelsleden van de Vervoersgemeenschap. Naar verwachting zal de invoering van een dagvergoeding de administratieve lasten voor het permanente secretariaat doen afnemen, omdat het niet meer vooraf reizen en/of verblijf zal moeten boeken voor de deelnemers van de Zuidoost-Europese partijen.

De vaststelling van het beoogde besluit door het regionale stuurcomité is derhalve noodzakelijk voor de uitvoering van het verdrag en voor de goede werking van het permanente secretariaat en de organen van de Vervoersgemeenschap. Omdat de Unie partij is bij het verdrag, dient zij een standpunt in te nemen over het beoogde besluit.

In dat opzicht wordt eraan herinnerd dat het verdrag één van de elementen is die de regionale samenwerking in de Westelijke Balkan moeten versterken, zoals verder uitgelegd in het voorstel van de Commissie voor een besluit van de Raad betreffende de ondertekening van het verdrag 5 .

4.RECHTSGRONDSLAG

4.1Procedurele rechtsgrondslag

4.1.1 Beginselen

4.1.2 Toepassing op het onderhavige geval

Het regionale stuurcomité is een lichaam dat is opgericht krachtens een overeenkomst, namelijk het verdrag.

Het besluit dat door het regionale stuurcomité moet worden vastgesteld, is een handeling met rechtsgevolgen. De beoogde handeling zal overeenkomstig artikel 25, lid 1, van het verdrag volkenrechtelijk bindend zijn. De reden daarvoor is dat, krachtens artikel 35 van het verdrag, het regionale stuurcomité bevoegd is om een besluit vast te stellen waarin de procedures voor de tenuitvoerlegging van de begroting worden gespecificeerd. Krachtens artikel 25, lid 1, van het verdrag, is een besluit van het regionale stuurcomité bindend voor de overeenkomstsluitende partijen.

De beoogde handelingen strekken niet tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van het verdrag.

De procedurele rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit is derhalve artikel 218, lid 9, VWEU.

4.2Materiële rechtsgrondslag

4.2.1.Beginselen

De materiële rechtsgrondslag voor een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit wordt in de eerste plaats bepaald door de doelstelling en de inhoud van de beoogde handeling ten aanzien waarvan namens de Unie een standpunt wordt ingenomen. Wanneer de beoogde handeling een tweeledige doelstelling heeft of bestaat uit twee componenten, waarvan er een kan worden gezien als hoofddoelstelling of hoofdcomponent, terwijl de andere doelstelling of de andere component slechts ondergeschikt is, moet het overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit op één materiële rechtsgrondslag worden gebaseerd, namelijk die welke vereist is voor de hoofddoelstelling of de hoofdcomponent dan wel de belangrijkste doelstelling of component.

Wanneer een beoogde handeling tegelijkertijd meerdere onlosmakelijk met elkaar verbonden doelstellingen of componenten heeft, zonder dat de ene ondergeschikt is aan de andere, moet een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit bij wijze van uitzondering de verschillende desbetreffende rechtsgrondslagen als materiële rechtsgrondslag hebben.

4.2.2.Toepassing op het onderhavige geval

De beoogde handelingen zijn noodzakelijk voor de correcte werking van het verdrag. Het verdrag heeft doelstellingen en componenten op het gebied van enerzijds wegvervoer, spoorvervoer en vervoer over de binnenwateren, vervoerswijzen die onder artikel 91 VWEU vallen, en anderzijds op het gebied van zeevervoer, dat onder artikel 100, lid 2, VWEU valt. Door hun horizontale karakter bestrijken de beoogde handelingen al die aspecten.

4.3Conclusie

4.4 Bekendmaking van de beoogde handeling

Overeenkomstig artikel 25, lid 2, van het verdrag worden de besluiten van het regionale stuurcomité bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

2023/0390 (NLE)

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen
in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap met betrekking tot de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van de onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 91 en artikel 100, lid 2, in samenhang met artikel 218, lid 9,

Gezien het voorstel van de Europese Commissie,

Overwegende hetgeen volgt:

1.Het verdrag is namens de Europese Unie goedgekeurd op 4 maart 2019 7 en in werking getreden op 1 mei 2019.

2.Het regionale stuurcomité werd door het verdrag opgericht voor het beheer en de goede uitvoering van het verdrag. Krachtens artikel 35 van het verdrag kan het regionale stuurcomité besluiten vaststellen waarin de procedures voor de tenuitvoerlegging van de begroting worden gespecificeerd.

3.Naar verwachting zal het regionale stuurcomité een besluit nemen met betrekking tot de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van de onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap. Dit besluit vervangt de krachtens Besluit nr. 2020/5 8 en Besluit nr. 2021/02 9 van het regionale stuurcomité vastgestelde regels.

4.Het is passend om het standpunt te bepalen dat namens de Unie in het regionale stuurcomité moet worden ingenomen, aangezien het beoogde besluit voor de Unie bindend zal zijn.

5.Aangezien een dergelijk besluit noodzakelijk is voor de goede werking van het permanente secretariaat en de organen van de Vervoersgemeenschap, is het passend het standpunt vast te stellen dat namens de Unie in het stuurcomité moet worden ingenomen met betrekking tot de vaststelling ervan.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap met betrekking tot de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van de onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap, die de krachtens Besluit nr. 2020/5 en Besluit nr. 2021/02 van het regionale stuurcomité vastgestelde regels vervangt, wordt gebaseerd op het ontwerpbesluit van het stuurcomité in de bijlage bij dit besluit.

Kleine wijzigingen van het ontwerpbesluit kunnen zonder nader besluit van de Raad worden goedgekeurd door de vertegenwoordigers van de Unie in het regionale stuurcomité.

Artikel 2

Dit besluit is gericht tot de Commissie.

Gedaan te Brussel,

(1)    betreffende de regels inzake de vergoeding van de kosten die worden gemaakt door externen die worden uitgenodigd om als deskundige deel te nemen aan vergaderingen

(2)    betreffende de regels inzake de vergoeding van de kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap

(3) *    Deze benaming laat de standpunten over de status van Kosovo onverlet en is in overeenstemming met Resolutie 1244 (1999) van de VN-Veiligheidsraad en het advies van het Internationaal Gerechtshof over de onafhankelijkheidsverklaring van Kosovo.

(4)    Besluit (EU) 2019/392 van de Raad van 4 maart 2019 betreffende de sluiting, namens de Europese Unie, van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (PB L 71 van 13.3.2019, blz. 1).

(5)    COM(2017) 324 final, onder “Algemene context”.

(6)    Arrest van het Hof van Justitie van 7 oktober 2014, Duitsland/Raad, zaak C-399/12, ECLI:EU:C:2014:2258, punten 61 tot en met 64.

(7)    Besluit (EU) 2019/392 van de Raad van 4 maart 2019 betreffende de sluiting, namens de Europese Unie, van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (PB L 71 van 13.3.2019, blz. 1).

(8)    betreffende de regels inzake de vergoeding van de kosten die worden gemaakt door externen die worden uitgenodigd om als deskundige deel te nemen aan vergaderingen

(9)    betreffende de regels inzake de vergoeding van de kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap

EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 8.11.2023

COM(2023) 693 final

BIJLAGEN

bij

Voorstel voor een besluit van de Raad

betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap betreffende de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap

Bijlage

ONTWERP

BESLUIT nr. 202X/

VAN HET REGIONALE STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP

betreffende de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap

HET REGIONALE STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,

Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap en met name artikel 24, lid 1, en artikel 35,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

De in de bijlage uiteengezette gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap, wordt hierbij vastgesteld.

De bij dit besluit vastgestelde gemeenschappelijke reeks regels vervangt de regels die zijn vastgesteld krachtens Besluit nr. 2020/5 en Besluit nr. 2021/02 van het regionale stuurcomité.

Zodra deze zijn vastgesteld, publiceert het permanente secretariaat van de Vervoersgemeenschap ze op de website van de Vervoersgemeenschap.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

Gedaan te … op … 2022.

Voor het regionale stuurcomité

                       De voorzitter

1.1.BIJLAGE

REGELS INZAKE DE VERGOEDING VAN KOSTEN VAN EXTERNEN DIE WORDEN UITGENODIGD OM DEEL TE NEMEN AAN VERGADERINGEN VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP

1.Toepassingsgebied

1.1.    Deze regels zijn van toepassing op personen die extern zijn aan het permanente secretariaat van de Vervoersgemeenschap (hierna het “permanente secretariaat” genoemd) en die worden uitgenodigd om deel te nemen aan de in punt 1.3 opgesomde vergaderingen of evenementen van de Vervoersgemeenschap.

1.1.Deze regels zijn van toepassing op de volgende personen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan de in lid 1.3 opgesomde vergaderingen van de Vervoersgemeenschap:

(a)leden van relevante organen van de Vervoersgemeenschap, onder meer de ministerraad, het regionale stuurcomité, technische comités, het sociale forum en het begrotingscomité;

(b)andere deelnemers die formeel worden uitgenodigd om deel te nemen aan de in punt 1.3 opgesomde vergaderingen van de Vervoersgemeenschap, waarbij in de uitnodigingsbrief duidelijk staat dat de Vervoersgemeenschap de kosten van hun deelname dekt;

(c)externe deskundigen (individuen uit de particuliere sector, overheidssector of niet-gouvernementele sector van de overeenkomstsluitende partijen van de Vervoersgemeenschap of een EU-lidstaat) die worden uitgenodigd om specifiek deskundig advies te geven op een door de Vervoersgemeenschap georganiseerde vergadering, en die geen lid zijn van de organen, taskforces, coördinatiegroepen of andere werkorganen van de Vervoersgemeenschap;

(d)alle personen die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van een gehandicapte persoon die onder punt a), b) of c) valt.

1.3.    De vergaderingen die onder deze regels vallen, zijn vergaderingen van de volgende samenstellingen, comités en andere fora van de Vervoersgemeenschap:

(a)de ministerraad, het regionale stuurcomité, de technische comités en het sociale forum;

(b)het begrotingscomité;

(c)taskforces, coördinatiegroepen en andere werkorganen die zijn opgericht bij besluiten of conclusies van de ministerraad of het regionale stuurcomité;

(d)in verband met het werkprogramma van de Vervoersgemeenschap door het permanente secretariaat georganiseerde conferenties, workshops en andere fora;

(e)andere vergaderingen in het kader van de tenuitvoerlegging van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (debatten op hoog niveau, workshops, enz.);

(f)selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (juryleden); alsmede

(g)selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (kandidaten).

1.4.    

(a)Voor vergaderingen van in het kader van het verdrag ingestelde organen, heeft op grond van deze regels hoogstens één officieel aangewezen vertegenwoordiger per ministerie, regelgevende instantie, agentschap, entiteit of andere begunstigde partij recht op vergoeding van kosten van de vergadering in kwestie.

(b)Voor initiatieven op het gebied van capaciteitsopbouw, hebben op grond van deze regels hoogstens twee vertegenwoordigers per ministerie, regelgevende instantie, agentschap, entiteit of andere begunstigde partij recht op vergoeding van kosten van het evenement in kwestie.

(c)In het geval dat de in de punten a) en b) opgesomde evenementen opeenvolgend plaatsvinden óf de voordragende instelling ruimere bevoegdheid over verschillende transportkwesties heeft, kan de directeur van het permanente secretariaat (hierna de “directeur” genoemd) bij een met redenen omkleed besluit van die regel afwijken.

(d)Het aantal deelnemers die recht hebben op vergoeding wordt, afhankelijk van de beschikbaarheid van financiering, per geval besloten.

1.5.    Deze regels hebben betrekking op de vergoeding van reiskosten en dagvergoedingen.

1.6.    Het maximumaantal uitgenodigde externe deskundigen per vergadering, ongeacht of zij al dan niet recht hebben op een vergoeding van hun kosten, bedraagt één per overeenkomstsluitende partij van de Vervoersgemeenschap en één per EU-lidstaat. Het aantal deskundigen uit de particuliere of niet-gouvernementele sector mag niet hoger zijn dan het aantal overheidsdeskundigen per evenement.

2.Reiskosten

2.1.    Alle deelnemers hebben recht op een vergoeding van de reiskosten van de in de uitnodiging genoemde plaats van vertrek (privé- of werkadres) naar de plaats van de vergadering, op basis van het voor de betrokken afstand meest geschikte vervoermiddel. In het algemeen wordt voor afstanden van minder dan 400 km geopteerd voor een reis met de trein in tweede klas (enkele reis, op basis van de officiële afstand per spoor) en voor afstanden van 400 km of meer voor een reis per vliegtuig in economy class.

2.2.    De directeur tracht er bij de organisatie van vergaderingen voor te zorgen dat deskundigen gebruik kunnen maken van de goedkoopste reistarieven.

2.3.    Reiskosten worden alleen vergoed na overlegging van bewijsstukken.

2.4.    Als er geen lucht- of spoorvervoer beschikbaar is of dat vervoer niet kosteneffectief is, mag met de auto of bus worden gereisd.

2.5.    De kilometervergoeding voor trajecten met een privéwagen bedraagt 0,28 EUR.

2.6.    Reiskosten worden vergoed tot 700 EUR.

3.Dagvergoeding

3.1.    Onder de dagvergoeding vallen de kosten van verblijf, lokale overstappen, maaltijden, fooien en andere occasionele uitgaven.

3.2.    De dagvergoedingstarieven voor de door de EU gefinancierde contracten voor externe ondersteuning zijn van toepassing, overeenkomstig de meest recente schaal.

Het geldende dagvergoedingstarief is dat van de plaats waar de uitgenodigde deelnemer overnacht. Voor de dag waarop de reis begint, wordt een volledige dagvergoeding betaald, maar voor de dag waarop de reis eindigt, wordt geen dagvergoeding betaald; de dagvergoeding wordt dus berekend op basis van het aantal overnachtingen.

Een dagvergoeding wordt alleen betaald wanneer het tijdschema van de vergadering niet verenigbaar is met de vertrektijden van vliegtuigen of treinen.

   Het aantal nachten mag niet groter zijn dan het aantal vergaderdagen plus één.

3.3.    Een dagvergoeding met betrekking tot een extra nacht op de plaats waar de vergadering plaatsvindt kan bij wijze van uitzondering worden vergoed, mits de directeur daar vooraf mee instemt, indien de besparing op de vervoerskosten die de deelnemer hierdoor kan bereiken groter is dan de extra dagvergoeding door de verlenging van het verblijf.

3.4.    Andere kosten in verband met het verblijf in het hotel worden niet vergoed (internet, telefoon, fotokopieën, minibar, niet inbegrepen ontbijt enz.).

3.5.    Deelnemers die maximaal 50 km reizen naar de plaats waar de vergadering plaatsvindt, hebben geen recht op een dagvergoeding.

3.6.    In de volgende gevallen gelden verlaagde dagvergoedingstarieven:

a) als de reis om deel te nemen aan een vergadering geen overnachting omvat:

i) voor een reistijd van 8 uur of meer wordt 50 % van de dagvergoeding voor de betrokken bestemming betaald;

ii) voor een reistijd tussen 5 en 8 uur wordt 35 % van de dagvergoeding betaald;

       iii) voor een reistijd van maximaal 5 uur wordt 20 % van de dagvergoeding betaald;

b) als gratis maaltijden zoals lunch of diner worden aangeboden, wordt voor elke gratis maaltijd 10 % van de dagvergoeding in mindering gebracht.

Een maaltijd wordt als gratis beschouwd in alle gevallen waarin een lunch of diner deel uitmaakt van de agenda van de vergadering of het evenement.

4.Boeken van tickets en verblijf

4.1.    Deelnemers die worden uitgenodigd voor een in punt 1.3,  a) tot en met e), vermelde vergadering boeken hun eigen tickets en verblijf. De boekingen gebeuren zo vroeg mogelijk, zodat het voordeligste tarief kan worden verkregen. Slechts in uitzonderlijke gevallen en met inachtneming van de bepalingen die zijn vastgelegd in punt 6 wordt een voorschot betaald of wordt de reis of het verblijf namens de deelnemers geboekt door het permanente secretariaat.

4.2.    Voor deelnemers die worden uitgenodigd voor een in punt 1.3,  f) en g), vermelde vergadering worden de reis en het verblijf geregeld door het permanente secretariaat.

5.Terugbetalingsprocedure

5.1.    Om terugbetaling van reis- en verblijfkosten te krijgen, moeten de deelnemers een verzoek om vergoeding van kosten indienen (hierna “terugbetalingsverzoek” genoemd). Het terugbetalingsverzoek moet:

(a)worden opgesteld op basis van het formulier in aanhangsel 1;

(b)uiterlijk 15 kalenderdagen na de datum van de vergadering in elektronische vorm worden ingediend bij het permanente secretariaat; en

(c)vergezeld gaan van een volledige reeks originele bewijsstukken, zoals tickets en rekeningen of, bij online reserveringen, de afdruk van de elektronische reservering en de instapkaart voor de heenreis; op deze documenten moeten de reisklasse, de reistijd en het betaalde bedrag vermeld staan.

5.2.    Correspondentie over terugbetalingen wordt toegezonden aan het permanente secretariaat via finance@transport-community.org.

5.3.    De terugbetaling geschiedt in EUR. De toepasselijke wisselkoers is de wisselkoers op de datum van de vergadering.

5.4.    De terugbetaling geschiedt via een bankoverschrijving naar de rekening van de instelling of organisatie die de deelnemer aanwijst, waarbij gebruik wordt gemaakt van de overeenkomstig punt 5.5 ingediende bankgegevens. De terugbetaling kan echter geschieden op een particuliere bankrekening van de deelnemer indien die instelling of organisatie daar schriftelijk om verzoekt.

5.5.    De bankgegevens die overeenkomstig punt 5.4 moeten worden ingediend, moeten de volgende informatie met betrekking tot de begunstigde bevatten: naam en adres van de rekeninghouder, naam van de bank, bankrekeningnummer (IBAN) en SWIFT-code (BIC).

6.Vooruitbetaling van reis- en verblijfkosten

6.1.    In uitzonderlijke gevallen kan een aanwijzende instelling of organisatie bij het permanente secretariaat een verzoek om vooruitbetaling van reiskosten indienen voor een deelnemer die is uitgenodigd voor een in punt 1.3, letters a) tot en met e), vermelde vergadering. In dergelijke gevallen worden de reis en het verblijf door het permanente secretariaat geboekt.

6.2.    Punt 6.1 is niet van toepassing op krachtens punt 1.2,  c) uitgenodigde deelnemers.

6.3.    Vooruitbetalingsverzoeken worden opgesteld op basis van het formulier in aanhangsel 2 en uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering naar het permanente secretariaat gestuurd via finance@transport-community.org.

6.4.    De directeur stelt het besluit vast om een overeenkomstig punt 6.3 ingediend verzoek in te willigen dan wel af te wijzen.

6.5.    Na de inwilliging van een verzoek overeenkomstig punt 6.4, en gelet op de ontwerpagenda van de vergadering, boekt het permanente secretariaat de reis van de betrokken deelnemer. Het permanente secretariaat stuurt de boekingsbevestigingen voor het ticket per e-mail naar de deelnemer.

6.6.    Door te verzoeken om vooruitbetaling van reiskosten verbindt de deelnemer zich ertoe de vergadering bij te wonen.

6.7.    Indien de deelnemer voor wie vooruitbetaling van reiskosten werd toegestaan, niet in staat is om aan de vergadering deel te nemen om redenen die niet rechtstreeks aan de Vervoersgemeenschap kunnen worden toegeschreven, vergoedt de aanwijzende instelling of organisatie de door het permanente secretariaat gemaakte kosten voor de organisatie van de reis (bv. geboekte ticketkosten, met inbegrip van annuleringskosten).

7.    Administratieve en slotbepalingen

7.1.    De directeur is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van deze regels.

7.2.    Het permanente secretariaat bewaart gedurende een periode van vijf jaar de bescheiden, documenten en bewijsstukken met betrekking tot de terugbetalingen, m.i.v. documenten in verband met uitzonderlijke regelingen.

7.3.    Deze regels worden bij de vaststelling ervan bekendgemaakt op de website van de Vervoersgemeenschap.

1.2.Aanhangsel 1

VERZOEK OM TERUGBETALING VAN REISKOSTEN

1.3.Aanhangsel 2

VERZOEK OM VOORUITBETALING VAN REISKOSTEN