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Document 32006D0758

2006/758/CE: Decisione della Commissione, del 22 settembre 2006 , che modifica il manuale Sirene

OJ L 317, 16.11.2006, p. 41–80 (ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
OJ L 142M , 5.6.2007, p. 545–584 (MT)
Special edition in Bulgarian: Chapter 19 Volume 009 P. 4 - 43
Special edition in Romanian: Chapter 19 Volume 009 P. 4 - 43

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2006/758/oj

16.11.2006   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 317/41


DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 22 settembre 2006

che modifica il manuale Sirene

(2006/758/CE)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato sull'Unione europea,

vista la decisione 2004/201/GAI del Consiglio, del 19 febbraio 2004, sulle procedure di modifica del manuale Sirene (1), in particolare l'articolo 2,

considerando quanto segue:

(1)

Il manuale Sirene (2) è un insieme d'istruzioni destinate agli operatori degli uffici Sirene di ciascuno Stato membro. Esso descrive nel dettaglio le norme e le procedure che disciplinano lo scambio bilaterale o multilaterale delle informazioni complementari necessarie per applicare alcune disposizioni della convenzione del 1990 di applicazione dell'accordo di Schengen, del 14 giugno 1985, relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (3) (di seguito «convenzione Schengen»).

(2)

Il mandato di arresto europeo (MAE) (4) costituisce la prima concretizzazione, nel diritto penale, del principio del riconoscimento reciproco. Esso abolisce la procedura formale di estradizione tra gli Stati membri per le persone che si sottraggono alla giustizia dopo essere state condannate definitivamente e accelera le procedure di estradizione per le persone sospettate di aver commesso un reato. Il mandato di arresto europeo sostituisce tutti gli strumenti precedenti riguardanti l'estradizione tra Stati membri, incluse le pertinenti disposizioni del titolo III della convenzione Schengen. La maggior parte delle nuove segnalazioni ai sensi dell'articolo 95 della convenzione Schengen (persone ricercate per l'arresto ai fini di estradizione) sarà accompagnata da un MAE. È quindi opportuno che le procedure di lavoro e i controlli specifici che gli uffici Sirene devono espletare preventivamente, sia al loro interno che nell'ambito di una collaborazione, siano integrati e adeguati alle esigenze del mandato di arresto europeo.

(3)

La decisione 2005/211/GAI del Consiglio, del 24 febbraio 2005, relativa all'introduzione di alcune nuove funzioni del Sistema d'informazione Schengen, anche nel quadro della lotta contro il terrorismo (5) ha introdotto alcune nuove funzioni nella versione attuale del Sistema d'informazione Schengen (di seguito «SIS»), in particolare per quanto riguarda l'accesso ad alcuni tipi di dati inseriti nel SIS e la registrazione delle trasmissioni di dati a carattere personale. Occorre quindi adeguare di conseguenza le procedure di lavoro che regolano l'attività interna e la collaborazione degli uffici Sirene.

(4)

Lo sviluppo tecnico del Sirpit (Sirene Picture Transfer) richiede l'adozione di procedure di lavoro specifiche che regolino l'attività interna e la collaborazione degli uffici Sirene interessati, affinché possano scambiare fotografie e impronte digitali elettronicamente per identificare le persone rapidamente e senza errori. È opportuno che queste procedure siano incluse nella versione riveduta del manuale Sirene.

(5)

Le procedure di lavoro, l'infrastruttura tecnica e i requisiti di sicurezza e di personale degli uffici Sirene sono evoluti nel tempo. Il manuale Sirene invece non è stato modificato dal 1999. Di conseguenza, occorre ora modificarlo sensibilmente per garantire l'uniformità delle procedure di lavoro, dell'infrastruttura tecnica, delle misure di sicurezza e dei requisiti di personale. Data l'entità delle modifiche da apportare è opportuno sostituire l'attuale testo del manuale Sirene con una versione riveduta e aggiornata.

(6)

La decisione 2003/19/CE del Consiglio, del 14 ottobre 2002, relativa alla declassificazione di talune parti del manuale Sirene adottato dal comitato esecutivo istituito dalla convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen del 14 giugno 1985 (6) prevede che le parti declassificate del manuale Sirene vengano pubblicate nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

(7)

La presente decisione costituisce la base giuridica necessaria per modificare il manuale Sirene limitatamente alle materie che rientrano nel campo di applicazione del trattato sull'Unione europea (di seguito «trattato UE»). La decisione 2006/757/CE della Commissione, del 22 settembre 2006, che modifica il manuale Sirene (7), costituisce la base giuridica necessaria per modificare il manuale Sirene limitatamente alle materie che rientrano nel campo di applicazione del trattato che istituisce la Comunità europea (di seguito «trattato CE»). Il fatto che la base giuridica necessaria per adottare la versione riveduta del manuale Sirene consti di due strumenti distinti non pregiudica il principio dell'unità del manuale. Tuttavia, per motivi di chiarezza, è opportuno che questo figuri negli allegati di entrambe le decisioni.

(8)

Il Regno Unito partecipa alla presente decisione ai sensi dell'articolo 5 del protocollo sull'integrazione dell'acquis di Schengen nell'ambito dell'Unione europea allegato al trattato UE e al trattato CE, e dell'articolo 8, paragrafo 2, della decisione 2000/365/CE del Consiglio, del 29 maggio 2000, riguardante la richiesta del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord di partecipare ad alcune delle disposizioni dell'acquis di Schengen (8).

(9)

L'Irlanda partecipa alla presente decisione ai sensi dell'articolo 5 del protocollo sull'integrazione dell'acquis di Schengen nell'ambito dell'Unione europea allegato al trattato UE e al trattato CE, e dell'articolo 6, paragrafo 2, della decisione 2002/192/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2002, riguardante la richiesta dell'Irlanda di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen (9).

(10)

In relazione all'Islanda e alla Norvegia, la presente decisione costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi dell'accordo concluso tra il Consiglio dell'Unione europea e la Repubblica d'Islanda e il Regno di Norvegia sull'associazione di questi due Stati all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen, che rientra nel settore contemplato all'articolo 1, lettera G, della decisione 1999/437/CE del Consiglio (10) relativa ad alcune modalità per l'applicazione del suddetto accordo.

(11)

In relazione alla Svizzera, la presente decisione costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi dell'accordo tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen, che rientra nel settore contemplato all'articolo 1, lettera G, della decisione 1999/437/CE, in combinato disposto con l'articolo 4, paragrafo 1, della decisione 2004/849/CE del Consiglio (11) relativa alla firma, a nome dell'Unione europea, nonché all'applicazione provvisoria di alcune disposizioni del suddetto accordo.

(12)

La presente decisione è un atto basato sull'acquis di Schengen o altrimenti ad esso correlato ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, dell'atto di adesione del 2003.

(13)

Le misure previste dalla presente decisione sono conformi al parere del comitato istituito ai sensi dell'articolo 3 della decisione 2004/201/GAI,

DECIDE:

Articolo unico

1.   Per le materie che rientrano nel campo di applicazione del trattato UE, il manuale Sirene è sostituito dalla versione di cui all'allegato 1 della presente decisione.

2.   I riferimenti al manuale Sirene così sostituito si intendono fatti alla versione del manuale figurante nell'allegato 1 della presente decisione e vanno letti secondo la tavola di concordanza di cui all'allegato 2 della presente decisione.

Fatto a Bruxelles, il 22 settembre 2006.

Per la Commissione

Franco FRATTINI

Vicepresidente


(1)  GU L 64 del 2.3.2004, pag. 45.

(2)  GU C 38 del 17.2.2003, pag. 1.

(3)  GU L 239 del 22.9.2000, pag. 19.

(4)  Decisione quadro 2002/584/GAI del Consiglio, del 13 giugno 2002, relativa al mandato d'arresto europeo e alle procedure di consegna tra Stati membri (GU L 190 del 18.7.2002, pag. 1).

(5)  GU L 68 del 15.3.2005, pag. 44.

(6)  GU L 8 del 14.1.2003, pag. 34.

(7)  Cfr. pag. 1 della presente Gazzetta ufficiale.

(8)  GU L 131 dell'1.6.2000, pag. 43.

(9)  GU L 64 del 7.3.2002, pag. 20.

(10)  GU L 176 del 10.7.1999, pag. 31.

(11)  GU L 368 del 15.12.2004, pag. 26.


ALLEGATO 1

VERSIONE RIVEDUTA DEL MANUALE SIRENE (1)

INDICE

Introduzione

1.

SISTEMA D'INFORMAZIONE SCHENGEN (SIS) E UFFICI SIRENE NAZIONALI

1.1.

Base giuridica (articolo 92, paragrafo 4, della convenzione Schengen)

1.2.

Ufficio Sirene

1.3.

Manuale Sirene

1.4.

Principi

1.4.1.

Disponibilità

1.4.2.

Continuità

1.4.3.

Sicurezza

1.4.4.

Accessibilità

1.4.5.

Comunicazioni

1.4.6.

Regole di traslitterazione

1.4.7.

Qualità dei dati

1.4.8.

Strutture

1.4.9.

Archiviazione

1.5.

Personale

1.5.1.

Competenze

1.5.2.

Formazione

1.5.3.

Scambi di personale

1.6.

Infrastrutture tecniche

1.6.1.

Introduzione automatica dei dati

1.6.2.

Cancellazione automatica dei dati

1.6.3.

Scambio di dati tra uffici Sirene

1.6.4.

Qualità dei dati SIS

2.

PROCEDURE GENERALI

2.1.

Segnalazioni multiple (articolo 107)

2.1.1.

Scambio di informazioni in caso di segnalazioni multiple

2.1.2.

Verifica dell'esistenza di segnalazioni multiple su una persona

2.1.3.

Trattative in caso di segnalazioni incompatibili (formulario E)

2.2.

Scambio di informazioni in seguito a hit

2.2.1.

Comunicazione di ulteriori informazioni

2.3.

Se l'azione richiesta a seguito di un hit non può essere eseguita (articolo 104, paragrafo 3)

2.4.

Se cambia la finalità della segnalazione (articolo 102, paragrafo 3)

2.4.1.

Procedura per cambiare finalità

2.5.

Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 106)

2.5.1.

Procedura di rettifica

2.6.

Diritto di accesso ai dati e diritto di rettifica degli stessi (articoli 109 e 110)

2.6.1.

Scambio di informazioni relative al diritto di accesso ai dati e al diritto di rettifica degli stessi

2.6.2.

Informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

2.6.3.

Informazioni sulle procedure di accesso e di rettifica

2.7.

Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

2.8.

Identità usurpata

2.9.

Sirpit (Sirene Picture Transfer)

2.9.1.

Sviluppo e origine del Sirpit (Sirene Picture Transfer)

2.9.2.

Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l'archiviazione

2.9.3.

Requisiti tecnici

2.9.4.

Servizio nazionale di identificazione

2.9.5.

Uso del formulario L Sirene

2.9.6.

Procedura Sirpit

2.9.6.1.

L'ufficio Sirene della scoperta procede al raffronto

2.9.6.2.

L'ufficio Sirene segnalante procede al raffronto

2.9.6.3.

Maschera di input

2.10.

Cooperazione tra forze di polizia (articoli 39-46)

2.10.1.

Competenze specifiche in materia di polizia e di sicurezza. Titolo III (articoli 39 e 46)

2.11.

Sovrapposizione di ruoli tra Sirene e Interpol

2.11.1.

Priorità delle segnalazioni SIS sulle segnalazioni Interpol

2.11.2.

Scelta del canale di comunicazione

2.11.3.

Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

2.11.4.

Trasmissione di informazioni a Stati terzi

2.11.5.

Hit e cancellazione della segnalazione

2.11.6.

Miglioramento della cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN di Interpol

2.12.

Cooperazione tra Europol ed Eurojust

2.13.

Tipi particolari di ricerca

2.13.1.

Ricerca mirata geograficamente

2.13.2.

Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate

2.14.

Aggiunta di un flag

2.14.1.

Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

2.14.2.

Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

2.14.3.

Richiesta di aggiunta di un flag

2.14.4.

Richiesta di aggiunta sistematica di un flag per i cittadini di uno Stato membro

3.

SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 95

3.1.

Verifiche dello Stato membro prima di introdurre la segnalazione

3.2.

Verifica volta a stabilire se il diritto nazionale degli Stati membri autorizza l'arresto ai fini di consegna o estradizione

3.3.

Segnalazioni multiple

3.3.1.

Verifica di segnalazioni multiple (articolo 107)

3.3.2.

Scambio di informazioni

3.3.3.

Inserimento di alias

3.4.

Informazioni supplementari agli Stati membri

3.4.1.

Informazioni supplementari in relazione a un MAE

3.4.2.

Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

3.4.3.

Ulteriori informazioni volte a stabilire l'identità di una persona

3.4.4.

Trasmissione dei formulari A e M

3.5.

Aggiunta di un flag su richiesta di un altro Stato membro

3.5.1.

Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

3.5.2.

Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

3.5.3.

Richiesta di aggiunta di un flag

3.5.4.

Richiesta di aggiunta sistematica di un flag per i cittadini di uno Stato membro

3.6.

Intervento degli uffici Sirene a seguito di segnalazione ex articolo 95

3.7.

Scambio di informazioni in seguito a hit

3.7.1.

Informazione degli Stati membri in caso di hit

3.7.2.

Comunicazione di ulteriori informazioni

3.7.3.

In caso di hit

3.8.

Cancellazione di una segnalazione

3.8.1.

Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

3.9.

Identità usurpata

3.9.1.

Raccolta e comunicazione di informazioni sulla persona la cui identità è stata usurpata

3.9.2.

Comunicazione di informazioni sulla persona la cui identità è stata usurpata

4.

SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 96

4.1.

Introduzione

4.2.

Segnalazioni ex articolo 96

4.3.

Inserimento di alias

4.4.

Identità usurpata

4.4.1.

Raccolta e comunicazione di informazioni sulla persona la cui identità è stata usurpata

4.5.

Rilascio di titoli di soggiorno o visti

4.6.

Non ammissione o allontanamento dal territorio Schengen

4.7.

Scambio di informazioni sui cittadini di paesi terzi non ammessi

4.8.

Informazione degli Stati Schengen in caso di hit

5.

SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 97

5.1.

Segnalazioni ex articolo 97

5.2.

Aggiunta di un flag

5.2.1.

Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

5.2.2.

Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

5.2.3.

Richiesta di aggiunta di un flag

5.3.

In caso di hit

5.3.1.

Comunicazione di ulteriori informazioni

6.

SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 98

6.1.

Segnalazioni ex articolo 98

6.2.

In caso di hit

6.2.1.

Comunicazione di ulteriori informazioni

7.

SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 99

7.1.

Segnalazioni ex articolo 99, paragrafo 2

7.2.

Inserimento di alias

7.3.

Consultazione degli Stati membri in caso di segnalazioni afferenti alla sicurezza dello Stato

7.4.

Aggiunta di un flag

7.4.1.

Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

7.4.2.

Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

7.4.3.

Richiesta di aggiunta di un flag

7.5.

Comunicazione di ulteriori informazioni in caso di hit

8.

SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 100

8.1.

Segnalazioni di veicoli ai sensi dell'articolo 100

8.1.1.

Verifica dell'esistenza di segnalazioni multiple su un veicolo

8.1.2.

Il caso specifico della segnalazione di veicoli

8.2.

Comunicazione di ulteriori informazioni in caso di hit

9.

STATISTICHE

INTRODUZIONE

Il 14 luglio 1985 cinque paesi — il Regno del Belgio, la Repubblica federale di Germania, la Repubblica francese, il Granducato di Lussemburgo e il Regno dei Paesi Bassi — hanno firmato a Schengen, comune del Lussemburgo, un accordo per il «… libero attraversamento delle frontiere interne da parte di tutti i cittadini degli Stati membri e … la libera circolazione delle merci e dei servizi».

Una delle condizioni per attuare l'accordo era pervenire a eliminare le frontiere interne senza pregiudicare la sicurezza degli Stati, il che presupponeva che fosse assicurata la protezione di tutti i territori degli Stati membri.

Gruppi specializzati sono stati quindi incaricati di valutare misure concrete per evitare eventuali carenze sul piano della sicurezza una volta entrato in vigore l'accordo.

L'esito pratico dei lavori è contenuto in due documenti, uno tecnico (lo studio di fattibilità) l'altro giuridico (la convenzione).

Lo studio di fattibilità, sottoposto ai ministri e segretari di Stato dei cinque paesi firmatari dell'accordo nel novembre 1988, detta i principi tecnici generali per istituire il Sistema d'informazione Schengen (SIS).

Oltre a esporre la struttura del sistema di informazione, lo studio ne descrive le specifiche essenziali per la sua organizzazione e quindi il suo corretto funzionamento. L'acronimo «Sirene», con il quale è stata battezzata questa struttura, sta per «Supplementary Information REquest at the National Entries».

Il documento è la sintesi di una procedura che permette di trasmettere all'utente interessato le informazioni supplementari necessarie all'azione nei casi in cui sia stato individuato un hit consultando il sistema.

La convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen (2) (di seguito «convenzione Schengen»), firmata il 19 giugno 1990 dai cinque paesi fondatori ai quali si sono poi aggiunti l'Italia il 27 novembre 1990, la Spagna e il Portogallo il 25 giugno 1991, la Grecia il 6 novembre 1992, l'Austria il 28 aprile 1995 e la Danimarca, la Svezia e la Finlandia il 19 dicembre 1996, definisce tutte le norme giuridiche vincolanti per gli Stati membri. Il 19 dicembre 1996 anche la Norvegia e l'Islanda hanno concluso un accordo di cooperazione con gli Stati membri.

Nel 1999 l'acquis/convenzione di Schengen è stato integrato nel quadro normativo dell'Unione europea con i protocolli allegati al trattato di Amsterdam. Il 12 maggio 1999 il Consiglio ha adottato una decisione per determinare, conformemente alle disposizioni pertinenti del trattato che istituisce la Comunità europea e del trattato sull'Unione europea, la base giuridica per ciascuna delle disposizioni o decisioni che costituiscono l'acquis di Schengen.

La convenzione, inoltre, stabilisce le procedure comuni e le regole di cooperazione tra le parti. Il titolo IV è interamente dedicato al Sistema d'informazione Schengen.

Il SIS deve permettere alle autorità competenti per i seguenti settori:

a)

controlli alle frontiere;

b)

altri controlli di polizia e doganali all'interno del paese e relativo coordinamento;

c)

rilascio di visti, titoli di soggiorno e amministrazione in materia di stranieri;

di accedere a segnalazioni relative a persone, veicoli e oggetti, mediante una procedura di interrogazione automatizzata.

Il SIS è composto di due parti, un sistema centrale (SIS C) e i sistemi nazionali (SIS N, uno per ciascun paese), e funziona in base al seguente principio: i sistemi nazionali non possono scambiarsi direttamente i dati informatici ma possono farlo solo tramite il sistema centrale.

Gli Stati membri devono tuttavia avere la possibilità di scambiarsi le informazioni supplementari necessarie all'attuazione di talune disposizioni previste dalla convenzione e quelle necessarie al corretto funzionamento del SIS secondo procedure bi- o multilaterali.

Per ottemperare agli obblighi di funzionamento stabiliti dallo studio di fattibilità e dalla convenzione di applicazione, ogni sistema nazionale d'informazione Schengen (SIS N) deve quindi possedere quel complemento d'informazioni indispensabile per utilizzare il sistema informatico Sirene.

È tramite questo servizio tecnico e operativo che saranno scambiate tutte le informazioni supplementari richieste.

Gli Stati membri hanno concordato il seguente principio.

Ciascuno Stato membro istituisce un «ufficio nazionale Sirene» quale unico punto di contatto a disposizione degli altri partner 24 ore su 24.

I fondamenti giuridici, i casi d'intervento, le procedure applicabili e i principi organizzativi generali degli uffici Sirene sono stati definiti congiuntamente da tutti gli Stati membri in modo da disporre di un corpus di norme comuni. Tali accordi figurano nel presente «manuale Sirene».

1.   SISTEMA D'INFORMAZIONE SCHENGEN (SIS) E UFFICI SIRENE NAZIONALI

Il SIS, istituito a norma del titolo IV della convenzione del 1990 di applicazione dell'accordo di Schengen del 14 giugno 1985 relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione Schengen) (3), rappresenta uno strumento fondamentale per l'applicazione delle disposizioni dell'acquis di Schengen integrate nell'ambito dell'Unione europea.

1.1.   Base giuridica (articolo 92, paragrafo 4, della convenzione Schengen) (4)

Gli Stati membri si scambiano, tramite le autorità appositamente designate (cosiddette Sirene), tutte le informazioni necessarie in relazione all'inserimento di segnalazioni e all'azione appropriata da intraprendere nei casi in cui, a seguito di ricerche effettuate nel sistema d'informazione Schengen, siano reperite persone o oggetti i cui dati figurano già nel sistema.

1.2.   Ufficio Sirene

Il SIS funziona in base al principio secondo cui i sistemi nazionali non possono scambiarsi direttamente i dati informatici, ma debbono passare per il sistema centrale (SIS C).

Gli Stati membri Schengen devono tuttavia avere la possibilità di scambiarsi le informazioni supplementari necessarie ad attuare talune disposizioni previste dalla convenzione e quelle necessarie al corretto funzionamento del SIS secondo procedure bi- o multilaterali.

Per ottemperare agli obblighi di funzionamento stabiliti dalla convenzione, ogni Stato Schengen deve istituire un'autorità centrale che funga da punto di contatto unico per lo scambio di informazioni supplementari relative ai dati SIS. Questo punto di contatto, denominato ufficio Sirene, deve essere operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

1.3.   Manuale Sirene

Il manuale Sirene è un insieme d'istruzioni destinate agli uffici Sirene, che descrive nel dettaglio le regole e le procedure applicabili allo scambio bilaterale o multilaterale delle informazioni supplementari di cui al punto 1.2.

1.4.   Principi

La cooperazione tramite Sirene si fonda sui seguenti principi di base.

1.4.1.   Disponibilità

Ciascuno Stato membro istituisce un ufficio nazionale Sirene che funge da punto di contatto unico per gli Stati membri che applicano la convenzione Schengen. L'ufficio deve essere operativo 24 ore su 24, anche per analisi, assistenza e soluzioni tecniche.

1.4.2.   Continuità

Ogni ufficio Sirene crea una struttura interna che garantisca la continuità della gestione, del personale e dell'infrastruttura tecnica.

I responsabili degli uffici Sirene si riuniscono almeno due volte l'anno per valutare la qualità della cooperazione tra i rispettivi servizi, prendere le misure tecniche ed organizzative necessarie in caso di difficoltà e adattare le procedure, se necessario.

1.4.3.   Sicurezza

Sicurezza dei locali

Per proteggere i locali degli uffici Sirene sono necessarie misure di sicurezza fisica e organizzativa. Tali misure specifiche saranno determinate in base ai risultati della valutazione della minaccia svolta da ciascuno Stato Schengen. Le raccomandazioni e le migliori pratiche indicate nel volume 2 dell'UE-catalogo Schengen: Sistema d'informazione Schengen, Sirene, devono essere tradotte in pratica, analogamente alla decisione 2001/264/CE del Consiglio (5).

Le misure specifiche potranno variare, in quanto dovranno rispondere a minacce concrete nelle immediate vicinanze dell'ufficio Sirene e nel luogo esatto in cui è ubicato. Potranno includere:

finestre esterne con vetri di sicurezza,

porte di sicurezza chiuse,

mura di recinzione in mattoni/cemento,

impianti di allarme antintrusione, registri delle entrate, delle uscite e degli eventi insoliti,

guardie di sicurezza in loco o rapidamente disponibili,

sistemi di estinzione incendi e/o collegamento diretto con i vigili del fuoco,

locali separati per impedire l'ingresso negli uffici Sirene di personale non partecipante a misure di cooperazione di polizia internazionale o non autorizzato ad accedere ai documenti, e/o

alimentazione elettrica d'emergenza sufficiente.

Sicurezza del sistema

I principi che regolano la sicurezza del sistema sono enunciati all'articolo 118 della convenzione Schengen.

Idealmente, ciascun ufficio Sirene dovrebbe disporre di un computer e di una banca dati di sicurezza (backup) in un altro sito, in caso di gravi emergenze nell'ufficio Sirene.

1.4.4.   Accessibilità

Per adempiere all'obbligo di fornire informazioni supplementari, il personale Sirene deve avere accesso diretto o indiretto a tutte le informazioni nazionali pertinenti e al parere di esperti.

1.4.5.   Comunicazioni

Operative

Gli Stati membri Schengen scelgono di comune accordo quale canale usare per le comunicazioni Sirene. Solo in caso di indisponibilità, viene scelto caso per caso un altro mezzo di comunicazione, il più appropriato a seconda delle circostanze, tenendo conto delle disponibilità tecniche e dei requisiti di sicurezza e di qualità che la comunicazione deve soddisfare.

I messaggi scritti si dividono in due categorie: testi liberi e formulari standard. Questi ultimi devono rispettare le istruzioni di cui all'allegato 5. I formulari B  (6), C  (7) e D  (8) non saranno più in uso e sono cancellati dall'allegato 5.

Per la massima efficienza delle comunicazioni bilaterali tra il personale Sirene, sarà usata una lingua comune a entrambe le parti.

L'ufficio Sirene risponde il più rapidamente possibile a tutte le richieste d'informazione inviate dagli altri Stati membri attraverso i rispettivi uffici Sirene. In ogni caso, il termine di risposta non deve superare le 12 ore.

L'ordine di priorità nel lavoro quotidiano è determinato in base al tipo di segnalazione e all'importanza del caso.

Non operative

Per le informazioni non operative, l'ufficio Sirene userà l'apposito indirizzo e-mail SIS-NET.

1.4.6.   Regole di traslitterazione

Vanno rispettate le regole di traslitterazione di cui all'allegato 2.

1.4.7.   Qualità dei dati

A ogni ufficio Sirene compete il ruolo di coordinare la garanzia di qualità dei dati introdotti nel SIS. Gli uffici Sirene dovranno pertanto disporre della necessaria competenza per svolgere questa funzione ai sensi dell'articolo 92, paragrafo 4, e dell'articolo 108. Occorre quindi che a livello nazionale esista una qualche forma di controllo della qualità dei dati, nonché di verifica del rapporto segnalazioni/hit e del contenuto dei dati.

È opportuno che vengano introdotte norme nazionali per la formazione degli utenti finali ai principi e alle pratiche attinenti alla qualità dei dati.

1.4.8.   Strutture

Tutte le agenzie nazionali, compresi gli uffici Sirene, incaricate della cooperazione di polizia internazionale devono essere organizzate in modo strutturato, così da evitare conflitti di competenza con altri organi nazionali che svolgano funzioni analoghe e duplicazioni di lavoro.

1.4.9.   Archiviazione

a)

Ogni Stato membro determina le modalità di archiviazione delle informazioni.

b)

L'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante deve tenere a disposizione degli altri Stati membri tutte le informazioni relative alle proprie segnalazioni.

c)

Gli archivi di ogni ufficio Sirene devono permettere un accesso rapido alle informazioni, in modo da rispettare i tempi molto brevi di trasmissione delle informazioni.

d)

Le informazioni e altri messaggi inviati dagli altri Stati membri sono archiviati conformemente alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati e della vita privata dello Stato membro ricevente. Si applicano inoltre le disposizioni del titolo IV della convenzione Schengen e la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (9). Nei limiti del possibile, queste informazioni supplementari non saranno conservate presso gli uffici Sirene una volta cancellata la segnalazione corrispondente.

e)

Identità usurpata: le informazioni relative alle identità usurpate saranno soppresse una volta cancellata la segnalazione corrispondente.

1.5.   Personale

1.5.1.   Competenze

Il personale degli uffici Sirene deve conoscere il maggior numero di lingue possibile e il personale in servizio deve essere in grado di comunicare con tutti gli uffici Sirene.

Il personale deve possedere le necessarie conoscenze:

nelle materie giuridiche nazionali e internazionali,

sulle autorità di contrasto del proprio paese,

sui sistemi giudiziari e di gestione dell'immigrazione nazionali ed europei.

Il personale deve avere l'autorità necessaria per trattare autonomamente tutti i casi in gestione.

In caso di richieste speciali o se è necessaria una consulenza (legale), deve poter ricorrere a superiori gerarchici e/o esperti.

Gli operatori in servizio fuori dell'orario di ufficio devono avere le stesse competenze e conoscenze e la stessa autorità, e devono poter ricorrere a esperti in qualsiasi momento.

La consulenza legale è richiesta sia per i casi ordinari che per quelli eccezionali. A seconda dei casi, possono fornire consulenza legale sia i membri del personale aventi le competenze giuridiche necessarie, sia esperti appartenenti alle autorità giudiziarie.

Le autorità nazionali competenti tengono conto di tutte queste competenze e conoscenze nell'assumere nuovo personale e organizzano, se necessario, corsi o sessioni di formazione interna a livello nazionale e internazionale.

Un personale con un alto grado di esperienza può operare autonomamente e gestire i casi in modo efficace. Di conseguenza, è opportuno un turnover debole del personale ed è necessario il sostegno univoco del management per poter conseguire tale delega delle responsabilità.

1.5.2.   Formazione

Livello nazionale

A livello nazionale, una formazione sufficiente garantirà un personale con le competenze richieste dal presente manuale.

Si raccomanda che gli uffici Sirene partecipino alla formazione di tutte le autorità che inseriscono segnalazioni, ponendo l'accento sulla qualità dei dati e su un uso ottimale del SIS.

Livello internazionale

Almeno una volta l'anno saranno organizzati corsi comuni di formazione per rafforzare la cooperazione tra gli uffici Sirene permettendo l'incontro tra colleghi di uffici diversi, per scambiare informazioni sui metodi di lavoro nazionali e costituire un corpus di conoscenze omogeneo ed equivalente. In questo modo il personale capirà meglio l'importanza del proprio operato e di una reciproca solidarietà per la sicurezza comune degli Stati membri.

1.5.3.   Scambi di personale

Gli uffici Sirene possono anche considerare la possibilità di organizzare scambi di personale con altri uffici Sirene. L'obiettivo sarebbe quello di approfondire la conoscenza dei metodi di lavoro, vedere come sono organizzati gli altri uffici Sirene e stabilire contatti personali con colleghi di altri Stati membri.

1.6.   Infrastrutture tecniche

In linea generale, le risorse tecniche sono i mezzi scelti per attuare la comunicazione delle informazioni tra gli uffici Sirene.

Ogni ufficio Sirene deve disporre di un sistema informatico di gestione che consenta il trattamento automatico di buona parte del flusso dei dati quotidiani.

1.6.1.   Introduzione automatica dei dati

Il mezzo privilegiato per introdurre le segnalazioni è il trasferimento automatico nel SIS N delle segnalazioni nazionali che soddisfano i criteri d'introduzione nel SIS. Il trasferimento automatico, compresi i controlli della qualità dei dati, deve essere anche trasparente e non richiedere ulteriori interventi dell'autorità che inserisce la segnalazione.

1.6.2.   Cancellazione automatica dei dati

Quando il sistema nazionale autorizza il trasferimento automatico delle segnalazioni nazionali nel SIS, come esposto nel punto precedente, la cancellazione di una segnalazione SIS dalla banca dati nazionale deve comportarne anche la cancellazione automatica dal suo equivalente SIS.

Poiché le segnalazioni multiple sono vietate, si raccomanda di conservare a livello nazionale, ogni qualvolta possibile e necessario, tutte le segnalazioni successive di una stessa persona, per poterle introdurre una volta scaduta la prima segnalazione.

1.6.3.   Scambio di dati tra uffici Sirene

Devono essere rispettate le istruzioni in materia di scambio di dati tra uffici Sirene (10).

1.6.4.   Qualità dei dati SIS

Perché ciascun ufficio Sirene possa fungere da coordinatore della garanzia di qualità dei dati (cfr. punto 1.4), occorre predisporre il necessario sostegno IT.

2.   PROCEDURE GENERALI

Le procedure descritte di seguito si applicano alla quasi totalità degli articoli da 95 a 100; le procedure specifiche a ciascun articolo figurano nella descrizione dell'articolo seguente:

2.1.   Segnalazioni multiple (articolo 107)

Talvolta possono riscontrarsi più segnalazioni di paesi diversi per uno stesso soggetto. È essenziale che ciò non crei confusione all'utente finale e che questi sappia chiaramente cosa fare quando si trova a inserire una segnalazione. Occorrerà pertanto stabilire diverse procedure per individuare le segnalazioni multiple e delle regole di priorità per il loro inserimento nel SIS.

Ciò presuppone che:

si verifichi, prima di inserire una segnalazione, se lo stesso soggetto non sia già segnalato nel SIS,

si consultino gli altri Stati membri quando l'inserimento di una segnalazione dà luogo a segnalazioni multiple fra loro incompatibili.

2.1.1.   Scambio di informazioni in caso di segnalazioni multiple

Una stessa persona può essere oggetto di una sola segnalazione per Stato membro nel SIS.

Più Stati membri possono inserire una segnalazione per una stessa persona se le segnalazioni sono compatibili o possono coesistere.

Le segnalazioni ex articolo 95 sono compatibili con quelle di cui agli articoli 97 e 98 e possono anche coesistere con quelle di cui all'articolo 96, nel qual caso però le procedure ex articolo 95 hanno priorità su quelle di cui all'articolo 96.

a)

Le segnalazioni ex articoli 96 e 99 sono incompatibili tra loro e con quelle di cui agli articoli 95, 97 o 98, senza pregiudizio della coesistenza delle segnalazioni degli articoli 95 e 96.

Nell'ambito dell'articolo 99, le segnalazioni ai fini della «sorveglianza discreta» sono incompatibili con quelle per il «controllo specifico».

b)

L'ordine di priorità delle segnalazioni è il seguente:

arresto per consegna o estradizione (articolo 95),

non ammissione negli Stati Schengen (articolo 96),

messa sotto protezione (articolo 97),

sorveglianza discreta (articolo 99),

controllo specifico (articolo 99),

comunicazione dell'indirizzo (articoli 97 e 98).

Per motivi di interesse nazionale essenziale è possibile derogare a questo ordine di priorità, previa consultazione tra gli Stati membri.

Tavola delle segnalazioni

Ordine di importanza

Articolo 95

Articolo 96

Articolo 97

protezione

Articolo 99

(SD) persona

Articolo 99

(CS) persona

Articolo 97

indirizzo

Articolo 98

Articolo 99

(SD) veicolo

Articolo 99

(CS) veicolo

Articolo 100

Articolo 95

possono coesistere

no

no

X

X

X

Articolo 96

possono coesistere

no

no

no

no

no

X

X

X

Articolo 97 protezione

no

no

no

X

X

X

Articolo 99 sorveglianza discreta persona

no

no

no

no

no

no

X

X

X

Articolo 99 controllo speciale persona

no

no

no

no

no

no

X

X

X

Articolo 97 indirizzo

no

no

no

X

X

X

Articolo 98

no

no

no

X

X

X

Articolo 99 (SD) veicolo

X

X

X

X

X

X

X

no

no

Articolo 99 (CS) veicolo

X

X

X

X

X

X

X

no

no

Articolo 100

X

X

X

no

no

X

X

no

no

(X = non applicabile)

2.1.2.   Verifica dell'esistenza di segnalazioni multiple su una persona

Per evitare segnalazioni multiple incompatibili fra loro occorre distinguere accuratamente fra soggetti aventi caratteristiche similari. È pertanto essenziale che gli uffici Sirene si consultino e cooperino tra loro e che ogni Stato membro attui le procedure tecniche appropriate per individuare tali casi prima di introdurre la segnalazione.

I criteri usati per stabilire se due identità possono essere identiche figurano nell'allegato 6 del manuale.

È disposta la seguente procedura:

a)

se introducendo una nuova segnalazione nel SIS risulta esservi già una persona con gli stessi criteri di identità obbligatori (cognome, nome, data di nascita), si dovrà procedere a una verifica prima di convalidare la nuova segnalazione;

b)

l'ufficio Sirene si metterà in contatto con l'ufficio Sirene nazionale segnalante per verificare se si tratta effettivamente dello stesso soggetto (formulario L);

c)

se i criteri risultano identici e potrebbero riferirsi alla stessa persona, l'ufficio Sirene applicherà la procedura per l'inserimento di segnalazioni multiple. Se invece i criteri risultano riferirsi a due persone diverse, l'ufficio Sirene convaliderà la domanda di nuova segnalazione.

2.1.3.   Trattative in caso di segnalazioni incompatibili (formulario E)

Se una nuova segnalazione contrasta con una segnalazione già introdotta dal medesimo Stato membro, l'ufficio Sirene nazionale provvede affinché nel SIS figuri un'unica segnalazione. Ogni Stato membro può scegliere quale procedura applicare.

Se la segnalazione è incompatibile con quella di uno o più Stati membri, ne è richiesto l'accordo.

È disposta la seguente procedura:

a)

se le segnalazioni sono compatibili, non è necessaria la consultazione tra uffici Sirene; se le segnalazioni sono indipendenti fra loro, lo Stato membro che vuole inserire una nuova segnalazione decide se procedere alla consultazione;

b)

se le segnalazioni sono incompatibili, o se la loro compatibilità è dubbia, gli uffici Sirene si consultano affinché sia inserita un'unica segnalazione;

c)

se una segnalazione incompatibile con segnalazioni precedenti diventa prioritaria a seguito della consultazione, gli Stati membri che hanno introdotto le precedenti segnalazioni le ritirano non appena sia inserita la nuova. Gli eventuali disaccordi vanno risolti con negoziati tra uffici Sirene; se non è possibile giungere a un accordo in base all'ordine di priorità stabilito, è mantenuta nel SIS la segnalazione più vecchia;

d)

se viene cancellata una segnalazione, il SIS C ne dà comunicazione agli Stati membri che non sono riusciti a inserire una segnalazione. L'ufficio Sirene sarà quindi avvertito automaticamente con un messaggio del SIS N che è possibile inserire una segnalazione rimasta in sospeso. L'ufficio Sirene applica l'intera procedura di inserimento di una segnalazione nella rispettiva categoria.

2.2.   Scambio di informazioni in seguito a hit

Quando un utente finale effettua una ricerca nel SIS e trova una segnalazione corrispondente ai criteri richiesti, ottiene un cosiddetto «hit» (risposta/riscontro positivo).

L'utente finale può chiedere all'ufficio Sirene informazioni supplementari per un'effettiva applicazione delle procedure stabilite alle tabelle SIS 4, 10 o 16 dell'allegato 4.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell'hit e dell'esito relativo.

È disposta la seguente procedura:

a)

l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante deve di norma essere informato degli hit riguardanti le persone o gli oggetti che ha segnalato.

Se necessario, l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante comunica allora all'ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l'hit tutte le pertinenti informazioni specifiche e le misure particolari da adottare.

Nel comunicare l'hit alla parte segnalante, viene precisato l'articolo della convenzione Schengen applicabile in caso di hit nella rubrica 090 del formulario G.

Se l'hit riguarda una persona segnalata ai sensi dell'articolo 95, l'ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l'hit ne informa telefonicamente l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, previo invio di un formulario G;

b)

gli uffici Sirene degli Stati membri che hanno inserito segnalazioni ai sensi dell'articolo 96 non devono essere necessariamente informati degli hit su base sistematica, ma possono esserlo in casi eccezionali. Si può trasmettere, per esempio, un formulario G se sono necessarie informazioni supplementari;

c)

il SIS C comunica automaticamente a tutti gli Stati membri la cancellazione di una segnalazione.

2.2.1.   Comunicazione di ulteriori informazioni

È disposta la seguente procedura:

a)

gli uffici Sirene possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni degli articoli da 95 a 100; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria;

b)

gli uffici Sirene comunicano, per quanto possibile, dati medici sulle persone segnalate a norma dell'articolo 97, qualora occorra prendere misure per la loro protezione. I dati trasmessi sono conservati per il tempo strettamente necessario e usati esclusivamente per le cure mediche degli interessati;

c)

se le operazioni conseguenti a un hit lo richiedono (è stato scoperto un reato o individuata una minaccia per l'ordine pubblico e la sicurezza pubblica, occorre individuare più chiaramente un oggetto, un veicolo o una persona, ecc.), le informazioni trasmesse a integrazione di quelle prescritte dal titolo IV della convenzione Schengen, in particolare per gli articoli 99 e 100, sono trasmesse in virtù degli articoli 39 e 46 della stessa convenzione. Ogni Stato membro adotta le misure appropriate per garantire uno scambio efficace delle informazioni complementari in conformità degli articoli 39 e 46;

d)

gli uffici Sirene trasmettono il più rapidamente possibile tali «ulteriori informazioni» con formulario P, in risposta al formulario G, quando l'hit riguarda la segnalazione di un veicolo di cui all'articolo 100.

2.3.   Se l'azione richiesta a seguito di un hit non può essere eseguita (articolo 104, paragrafo 3)

Ai sensi dell'articolo 104, paragrafo 3, lo Stato membro che si trovi nell'impossibilità di eseguire l'azione richiesta da una segnalazione ne informa senza indugio lo Stato membro segnalante usando un formulario H.

Se, a seguito di un hit, l'azione richiesta non può essere eseguita, lo scambio dei dati si svolge come segue:

a)

lo Stato membro che riscontra l'hit informa immediatamente lo Stato membro segnalante, tramite il suo ufficio Sirene, di non poter eseguire l'azione e ne precisa i motivi in un formulario H:

b)

Gli Stati membri interessati possono allora concordare una procedura da seguire, compatibile con il loro diritto interno e con le disposizioni della convenzione Schengen.

2.4.   Se cambia la finalità della segnalazione (articolo 102, paragrafo 3)

Ai sensi dell'articolo 102, paragrafo 3, i dati possono essere usati per una finalità diversa da quella per cui è stata inserita la segnalazione, ma solo in presenza di hit, per prevenire una minaccia grave imminente per l'ordine pubblico o la sicurezza pubblica, per gravi ragioni di sicurezza dello Stato o per prevenire un reato grave.

L'articolo subordina tale cambiamento di finalità alla preventiva autorizzazione dello Stato membro segnalante.

Se viene cambiata la finalità di una segnalazione, lo scambio di dati si svolge come segue:

a)

tramite il proprio ufficio Sirene, lo Stato membro che ha riscontrato l'hit espone allo Stato membro segnalante i motivi per cui chiede di cambiare la finalità originaria (formulario I);

b)

lo Stato membro segnalante esamina senza indugio se la richiesta può essere accolta e, tramite il proprio ufficio Sirene, comunica la decisione allo Stato membro che ha riscontrato l'hit;

c)

se del caso, lo Stato membro segnalante subordina l'autorizzazione a condizioni sull'uso dei dati.

2.4.1.   Procedura per cambiare finalità

È disposta la seguente procedura.

Previo accordo dello Stato membro segnalante, lo Stato membro che ha riscontrato l'hit utilizza i dati per la finalità che ha chiesto e per cui ha ottenuto l'autorizzazione, e tiene conto delle eventuali condizioni.

2.5.   Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 106)

I paragrafi 2 e 3 dell'articolo 106 contengono disposizioni per la rettifica degli errori di diritto o di fatto.

Se i dati sono di diritto o di fatto errati o inaccettabili, lo scambio di informazioni si svolge come segue.

Lo Stato membro che constata un errore in un dato ne informa, tramite il proprio ufficio Sirene, lo Stato membro segnalante con il formulario J.

2.5.1.   Procedura di rettifica

È disposta la seguente procedura:

a)

se gli Stati membri sono d'accordo, lo Stato membro segnalante rettifica l'errore applicando la procedura nazionale;

b)

se non c'è accordo, l'ufficio Sirene dello Stato membro che ha constatato l'errore lo comunica all'autorità nazionale abilitata a sottoporre la questione all'autorità di controllo comune.

2.6.   Diritto di accesso ai dati e diritto di rettifica degli stessi (articoli 109 e 110)

Chiunque ha il diritto di accedere ai dati che lo riguardano e di chiederne la rettifica. L'accesso è consentito conformemente al diritto interno del paese in cui è presentata la richiesta.

Nessuno Stato membro può autorizzare l'accesso alla segnalazione introdotta da un altro Stato membro senza averlo consultato preventivamente.

2.6.1.   Scambio di informazioni relative al diritto di accesso ai dati e al diritto di rettifica degli stessi

Se è necessario informare le autorità nazionali di una richiesta di accesso o di verifica dei dati, lo scambio di informazioni si svolge come segue.

È disposta la seguente procedura:

a)

ogni ufficio Sirene applica il diritto nazionale in materia di diritto di accesso ai dati. A seconda dei casi, gli uffici Sirene trasmettono alle autorità nazionali competenti le richieste di accesso o di rettifica dei dati, ovvero decidono al riguardo nei limiti delle loro competenze;

b)

se richiesti dalle autorità nazionali competenti, gli uffici Sirene degli Stati membri interessati trasmettono le informazioni relative all'esercizio di tale diritto d'accesso.

2.6.2.   Informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

Nella misura del possibile, lo scambio di informazioni relative a segnalazioni inserite nel SIS da un altro Stato membro avviene tramite gli uffici Sirene nazionali.

È disposta la seguente procedura:

a)

la richiesta di accesso è trasmessa quanto prima allo Stato membro segnalante affinché possa prendere posizione;

b)

lo Stato membro segnalante comunica la propria posizione allo Stato membro che ha ricevuto la richiesta; e

c)

terrà conto dei termini di legge per l'esame della richiesta.

Se lo Stato membro segnalante comunica la sua posizione all'ufficio Sirene dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta, l'ufficio Sirene fa in modo che tale posizione sia comunicata quanto prima all'autorità competente a decidere della richiesta.

2.6.3.   Informazioni sulle procedure di accesso e di rettifica

È disposta la seguente procedura.

Gli uffici Sirene si tengono reciprocamente informati delle disposizioni nazionali adottate in materia di accesso e rettifica dei dati personali e eventuali modifiche. A tal fine, usano i formulari K.

2.7.   Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

È opportuno informare gli Stati membri che non sono riusciti a inserire la propria segnalazione che è stato riscontrato un hit ed è stata cancellata la segnalazione.

Salvo i casi che fanno seguito a un hit, una segnalazione può essere cancellata direttamente dal SIS C (scaduto il termine di validità), o indirettamente dal servizio che ha inserito la segnalazione (non sussistono più le condizioni per il suo mantenimento).

In entrambi i casi, il messaggio di cancellazione del SIS C deve essere trattato automaticamente dal SIS N.

2.8.   Identità usurpata

Si ha usurpazione di identità (cognome, nome, data di nascita) quando il reo usa l'identità di una persona reale, per esempio, quando un documento è usato a scapito del suo effettivo titolare.

Lo Stato membro che inserisce il codice 3 nel campo «categorie di identità» deve inviare il formulario Q non appena introduce o modifica la segnalazione nel SIS.

Se consultando il SIS l'agente che procede al controllo trova un codice 3 nel campo «categorie di identità», deve contattare l'ufficio Sirene nazionale per ottenere informazioni supplementari e stabilire se la persona controllata è quella ricercata oppure è la persona di cui è stata usurpata l'identità.

Non appena sia chiaro che vi è stata usurpazione di identità, va inserito un codice «3» nella segnalazione. L'interessato deve fornire all'ufficio Sirene nazionale dello Stato membro segnalante, conformemente alle procedure nazionali, le informazioni necessarie, ossia le proprie generalità, i documenti di identità, e/o compilare il formulario Q.

Le fotografie e le impronte digitali della persona dall'identità usurpata devono inoltre figurare nella pratica dell'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, alla seguente condizione.

Nel formulario Q, solo il numero Schengen fa riferimento ai dati della persona ricercata dalla segnalazione SIS. Le informazioni della rubrica 052 (data di rilascio del documento) sono obbligatorie. La rubrica 083 (informazioni particolari relative alla segnalazione) deve sempre indicare il servizio cui rivolgersi per ulteriori informazioni sulla segnalazione.

Tali informazioni possono essere trattate solo previa autorizzazione esplicita, e liberamente rilasciata, della persona dall'identità usurpata.

Inoltre, quando scopre che una persona segnalata nel SIS usurpa l'identità di un terzo, lo Stato membro segnalante deve verificare se è necessario mantenere l'identità usurpata nella segnalazione SIS (per ritrovare la persona ricercata).

I dati della persona la cui identità è stata usurpata sono forniti esclusivamente per stabilire l'identità della persona controllata e non possono, in nessun caso, essere usati per altri fini. Le informazioni sulle identità usurpate devono essere eliminate una volta cancellata la segnalazione.

2.9.   Sirpit (Sirene Picture Transfer)

2.9.1.   Sviluppo e origine del Sirpit (Sirene Picture Transfer)

Gli uffici Sirene devono essere in grado di scambiare impronte digitali e fotografie a scopi di identificazione.

La procedura Sirpit permette agli uffici Sirene, in caso di dubbi sull'identità di una certa persona, di scambiare rapidamente e elettronicamente fotografie e impronte digitali, in modo da poter paragonare le impronte digitali e le fotografie della persona da identificare con quelle della persona segnalata.

Nell'ambito della cooperazione di polizia, lo scambio di fotografie e impronte digitali è autorizzato pure nei casi previsti dagli articoli 39 e 46 della convenzione Schengen, a condizione che di tali casi si occupino anche gli uffici Sirene.

2.9.2.   Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l'archiviazione

Qualsiasi uso ulteriore di fotografie e impronte digitali scambiate con Sirpit, inclusa l'archiviazione, deve essere conforme al titolo VI della convenzione Schengen, in particolare agli articoli 126 e 129 (e, se applicabili, alle disposizioni della direttiva 95/46/CE) e alla legislazione vigente nel settore degli Stati interessati.

2.9.3.   Requisiti tecnici

Ogni ufficio Sirene deve soddisfare i requisiti tecnici Sirpit.

L'ufficio Sirene deve essere in grado sia di scambiare elettronicamente richieste di raffronti o verifiche e i relativi risultati, sia di trasmettere elettronicamente, e senza alterazioni, richieste ai rispettivi servizi nazionali di identificazione e di riceverne i risultati.

Le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse in allegato a una maschera di input, concepita appositamente per Sirpit.

2.9.4.   Servizio nazionale di identificazione

Il servizio nazionale di identificazione riceve richieste provenienti solo dal proprio ufficio Sirene nazionale, e ne trasmette i risultati solo a tale ufficio.

2.9.5.   Uso del formulario L Sirene

La trasmissione (richiesta di raffronto e risultati) via Sirpit è annunciata inviando un formulario L con il mezzo usato abitualmente per tutti i formulari Sirene. Il formulario L è trasmesso contestualmente alle impronte digitali e/o alle fotografie.

Per i casi di cui agli articoli 39 e 46 della convenzione Schengen, il formulario L è sostituito da un formulario di notifica convenuto.

2.9.6.   Procedura Sirpit

L'ufficio Sirene del paese in cui è rintracciata la persona è denominato «ufficio Sirene della scoperta».

L'ufficio Sirene del paese che ha introdotto la segnalazione nel SIS è denominato «ufficio Sirene segnalante».

La procedura ammette due possibilità.

2.9.6.1.   L'ufficio Sirene della scoperta procede al raffronto

a)

L'ufficio Sirene della scoperta invia un formulario G usando il mezzo elettronico consueto e chiede, nel campo 089, al Sirene segnalante di inviare quanto prima un formulario L insieme alle impronte digitali e alle fotografie eventualmente disponibili.

b)

L'ufficio Sirene segnalante risponde con un formulario L. Se dispone delle impronte digitali e delle fotografie, l'ufficio Sirene segnalante indica nel campo 083 che tali impronte digitali e/o fotografie sono trasmesse ai fini del raffronto.

c)

L'ufficio Sirene della scoperta invia le impronte digitali e le fotografie al proprio servizio di identificazione nazionale per il raffronto e chiede di ricevere i risultati per lo stesso canale.

d)

L'ufficio Sirene della scoperta trasmette i risultati all'ufficio Sirene segnalante con un formulario L (campo 083).

2.9.6.2.   L'ufficio Sirene segnalante procede al raffronto

a)

L'ufficio Sirene della scoperta invia un formulario G e un formulario L usando il mezzo elettronico consueto, e indica nel campo 083 del formulario L che le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse ai fini del raffronto.

b)

L'ufficio Sirene segnalante invia le impronte digitali e le fotografie al proprio servizio di identificazione nazionale per il raffronto e chiede di ricevere i risultati per lo stesso canale.

c)

L'ufficio Sirene segnalante trasmette i risultati all'ufficio Sirene della scoperta con un formulario L (campo 083).

Dopo il raffronto, le impronte digitali e le fotografie della persona segnalata possono essere conservate nella pratica dell'ufficio Sirene della scoperta, nell'eventualità che siano necessari nuovi raffronti.

Le impronte digitali e le fotografie di una persona scambiate tramite Sirpit che non corrispondono ai dati della persona segnalata devono essere trattate in conformità del titolo VI della convenzione Schengen, in particolare degli articoli 126 e 129 (e, se applicabili, delle disposizioni della direttiva 95/46/CE) e della legislazione vigente nel settore degli Stati interessati. Di norma, ciò dovrebbe comportare la cancellazione delle impronte digitali e delle fotografie in questione.

2.9.6.3.   Maschera di input

La maschera di input sarà elaborata sul modello della maschera Interpol già esistente (norma ANSI/NIST).

Conterrà i seguenti dati:

1)

numero d'identificazione Schengen (articoli 95-100) (11)  (12);

2)

numero di riferimento (articolo 39 o 46) (11)  (12);

3)

data delle impronte digitali;

4)

data della fotografia;

5)

motivo del rilevamento delle impronte (11)  (13);

6)

cognome (11)  (14);

7)

nome (11)  (14);

8)

cognome da nubile;

9)

identità accertata?;

10)

data di nascita (11);

11)

luogo di nascita;

12)

cittadinanza;

13)

sesso (11);

14)

informazioni supplementari;

15)

osservazioni.

2.10.   Cooperazione tra forze di polizia (articoli 39-46)

La cooperazione di polizia tra gli Stati membri non si limita all'uso delle informazioni presenti nel SIS.

Valgono le seguenti raccomandazioni:

a)

che gli uffici Sirene degli Stati membri scambino tutte le informazioni utili nel rispetto delle disposizioni nazionali prese in applicazione degli articoli 39-46, usando l'indirizzo di posta elettronica SIS-NET; e

b)

che gli uffici Sirene si tengano reciprocamente informati delle disposizioni prese a livello nazionale, e successive modifiche.

Un hit può portare alla scoperta di un reato o di una minaccia grave alla sicurezza pubblica. La precisa identificazione di un soggetto può essere essenziale, e lo scambio di informazioni (fotografie o impronte digitali, per esempio) è un fattore particolarmente importante. Gli articoli 39 e 46 autorizzano tali scambi, che devono svolgersi in conformità del titolo VI della convenzione.

2.10.1.   Competenze specifiche in materia di polizia e di sicurezza. Titolo III (articoli 39 e 46)

Il titolo III della convenzione Schengen contiene varie disposizioni supplementari in materia di cooperazione giudiziaria e di polizia.

Valgono le seguenti raccomandazioni:

a)

che ciascuno Stato membro attribuisca al proprio ufficio Sirene competenze specifiche in materia di polizia e sicurezza, in conformità del titolo III della convenzione;

b)

che gli Stati membri si tengano reciprocamente informati delle disposizioni nazionali prese per i rispettivi uffici Sirene, e successive modifiche.

2.11.   Sovrapposizione di ruoli tra Sirene e Interpol

Il SIS non è inteso a sostituire Interpol né a riprodurne il ruolo. Sebbene alcuni compiti si sovrappongano, i principi di azione e cooperazione tra gli Stati membri in ambito Schengen sono sostanzialmente diversi da quelli di Interpol. È pertanto necessario stabilire delle regole di cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN (uffici centrali nazionali) a livello nazionale.

Si concordano i seguenti principi.

2.11.1.   Priorità delle segnalazioni SIS sulle segnalazioni Interpol

Le segnalazioni SIS e lo scambio di tutte le informazioni a quelle relative hanno sempre priorità sulle segnalazioni e sullo scambio di informazioni tramite Interpol. Tale disposizione è importante soprattutto in caso di segnalazioni contrastanti.

2.11.2.   Scelta del canale di comunicazione

Il principio della priorità delle segnalazioni Schengen sulle segnalazioni Interpol deve essere rispettato, e ciò vale anche per gli UCN degli Stati membri. Una volta creata la segnalazione Schengen, saranno gli uffici Sirene a provvedere a tutte le comunicazioni relative alla segnalazione e alle sue finalità. Lo Stato membro che voglia cambiare canale di comunicazione dovrà consultare prima le altre parti. Tale cambiamento è possibile solo in casi particolari.

2.11.3.   Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

Vista la priorità delle segnalazioni SIS sulle segnalazioni Interpol, queste ultime saranno limitate a casi eccezionali (quando cioè non sia possibile, né ai sensi della convenzione né sul piano tecnico, inserire una segnalazione nel SIS ovvero non si disponga di tutte le informazioni necessarie per creare una segnalazione SIS). Non sono ammesse, nello spazio Schengen, segnalazioni parallele nel SIS e di Interpol. Le segnalazioni diffuse tramite Interpol che riguardano anche lo spazio Schengen o parte dello stesso (zona Interpol di diffusione 2) devono recare la seguente dicitura: «Zona 2 salvo per gli Stati Schengen».

2.11.4.   Trasmissione di informazioni a Stati terzi

Spetta all'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante decidere se trasmettere informazioni a Stati terzi (autorizzazione, scelta del mezzo e del canale di diffusione). A tal fine, l'ufficio Sirene tiene conto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali di cui alla convenzione Schengen e alla direttiva 95/46/CE. Il ricorso al canale Interpol dipende dalle disposizioni o procedure nazionali.

2.11.5.   Hit e cancellazione della segnalazione

Gli Stati Schengen garantiscono a livello nazionale che gli uffici Sirene e gli UCN si informino reciprocamente in caso di hit.

Solo l'autorità segnalante può procedere alla cancellazione della segnalazione.

2.11.6.   Miglioramento della cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN di Interpol

Ogni Stato membro adotta tutte le opportune disposizioni per uno scambio efficace delle informazioni a livello nazionale tra l'ufficio Sirene e gli UCN.

2.12.   Cooperazione tra Europol ed Eurojust

Per ottimizzare la cooperazione tra gli uffici Sirene, occorrono procedure appropriate sul piano nazionale.

2.13.   Tipi particolari di ricerca

2.13.1.   Ricerca mirata geograficamente

Una ricerca mirata geograficamente è la ricerca svolta in una zona geografica circoscritta, per la quale il paese richiedente dispone di indizi concreti sull'indirizzo della persona o sul luogo dell'oggetto ricercato. In questi casi, può essere dato seguito alla richiesta dell'autorità giudiziaria immediatamente dopo la sua ricezione.

Nello spazio Schengen, le ricerche mirate geograficamente si eseguono in base alla segnalazione nel SIS. Il formulario M corrispondente, da trasmettere al momento in cui è creata la segnalazione o sono acquisite le informazioni sull'indirizzo della persona ricercata o sul luogo dell'oggetto ricercato, deve contenere informazioni sull'indirizzo o sul luogo del ritrovamento. La segnalazione della persona ricercata sarà introdotta nel SIS affinché la domanda di arresto provvisorio sia immediatamente esecutiva (articolo 64 della convenzione e articolo 9, paragrafo 3, della decisione quadro MAE).

Tale segnalazione aumenta le probabilità di successo in caso di spostamento imprevisto della persona o dell'oggetto all'interno dello spazio Schengen, pertanto non introdurre nel SIS la segnalazione di una persona o di un oggetto ricercato è possibile solo in circostanze particolari (per esempio, non si dispone di informazioni sufficienti per creare una segnalazione SIS, ecc.).

2.13.2.   Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate

Gli uffici Sirene degli Stati membri richiesti dovrebbero inoltre ricorrere, nei casi opportuni, ai servizi di unità speciali di polizia per ricerche mirate. Occorre pertanto istituire una buona cooperazione con queste unità e organizzare uno scambio di informazioni. La cooperazione internazionale di queste unità di polizia non può tuttavia sostituire la segnalazione nel SIS. Tale cooperazione non deve in effetti contrastare con il ruolo dell'ufficio Sirene in quanto punto di convergenza delle ricerche effettuate tramite il SIS.

2.14.   Aggiunta di un flag

Su richiesta di un altro Stato membro è possibile aggiungere un flag (indicatore).

Ai sensi dell'articolo 94, paragrafo 4, dell'articolo 95, paragrafo 3, dell'articolo 97 e dell'articolo 99, paragrafo 6, lo Stato membro richiesto può rifiutare di eseguire sul suo territorio l'azione prescritta, chiedendo che sia aggiunto un flag alle segnalazioni di cui agli articoli 95, 97 o 99. I motivi della richiesta devono essere comunicati contestualmente.

2.14.1.   Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

Gli uffici Sirene si scambiano informazioni affinché gli Stati membri possano valutare l'opportunità di aggiungere un flag.

Il flag può essere aggiunto (o cancellato) in qualsiasi momento ai sensi dell'articolo 94, paragrafo 4, alle segnalazioni di cui agli articoli 95, 97 e 99. Quando è aggiunto un flag alle segnalazioni degli articoli 97 e 99, queste non appaiono sullo schermo dell'utente finale durante la consultazione del sistema. Per le segnalazioni dell'articolo 95 è prevista una procedura alternativa. Ogni Stato membro provvede a individuare il più rapidamente possibile le segnalazioni che potrebbero richiedere l'aggiunta di un flag.

2.14.2.   Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro che chiede l'aggiunta di un flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante, specificando i motivi;

b)

una volta effettuato lo scambio di informazioni, potrà essere necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure si potrà ritirare la richiesta.

2.14.3.   Richiesta di aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro richiesto chiede allo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai sensi degli articoli 95, 97 o 99 di aggiungere un flag. La richiesta va introdotta con il formulario F;

b)

lo Stato membro che ha inserito la segnalazione è tenuto ad aggiungere il flag immediatamente.

2.14.4.   Richiesta di aggiunta sistematica di un flag per i cittadini di uno Stato membro

È disposta la seguente procedura:

a)

uno Stato membro può chiedere all'ufficio Sirene di un altro Stato membro di aggiungere sistematicamente un flag alle segnalazioni dell'articolo 95 riguardanti i suoi cittadini;

b)

lo Stato membro che lo desideri presenta una richiesta scritta allo Stato membro di cui sollecita la cooperazione;

c)

lo Stato membro che riceve tale richiesta aggiunge un flag per lo Stato membro in questione immediatamente dopo aver creato la segnalazione;

d)

la procedura resta in vigore fino a quando non venga annullata con comunicazione scritta.

Se le circostanze di cui all'articolo 94, paragrafo 4, vengono meno, lo Stato membro che ha chiesto il flag deve quanto prima chiederne la soppressione.

3.   SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 95 (15)

Vanno rispettate le seguenti tappe:

verifiche dello Stato membro prima di introdurre la segnalazione,

segnalazioni multiple,

invio di informazioni supplementari agli Stati membri,

aggiunta di un flag su richiesta di un altro Stato membro,

intervento dell'ufficio Sirene a seguito di segnalazione ex articolo 95,

scambio di informazioni in caso di hit,

cancellazione di una segnalazione,

identità usurpata.

3.1.   Verifiche dello Stato membro prima di introdurre la segnalazione

La maggior parte delle nuove segnalazioni ai sensi dell'articolo 95 sarà d'ora in poi accompagnata da un mandato di arresto europeo (MAE). Una segnalazione ex articolo 95 può tuttavia dar luogo anche a un arresto provvisorio in attesa del mandato di arresto internazionale (MAI). In entrambi i casi, vanno effettuate prima le seguenti verifiche.

A emettere il MAE/MAI deve essere un'autorità giudiziaria competente dello Stato membro segnalante.

Il MAE/MAI e il formulario A [in particolare la sezione e) del MAE: «descrizione delle circostanze della commissione del o dei reati, compreso il momento e il luogo» e il campo 044 del formulario A: «descrizione dei fatti»] devono contenere informazioni sufficientemente dettagliate per permettere agli altri uffici Sirene di verificare la segnalazione.

3.2.   Verifica volta a stabilire se il diritto nazionale degli Stati membri autorizza l'arresto ai fini di consegna o estradizione

Lo Stato membro segnalante deve verificare se il diritto nazionale degli altri Stati membri autorizza l'arresto di cui intende fare richiesta.

È disposta la seguente procedura:

a)

verificare se tutti gli Stati membri sono in grado di dare seguito alla segnalazione;

b)

in caso di dubbio, consultare l'ufficio Sirene interessato trasmettendo o scambiando le informazioni necessarie alla verifica.

Ogni Stato membro prende misure tecniche e organizzative adeguate affinché le segnalazioni dell'articolo 95, paragrafo 2, seconda frase, siano inserite nel SIS solo previa informazione dell'ufficio Sirene dello Stato membro interessato.

3.3.   Segnalazioni multiple

3.3.1.   Verifica di segnalazioni multiple (articolo 107)

Ogni Stato membro può inserire nel sistema una sola e unica segnalazione per persona ricercata. È pertanto necessaria una verifica per individuare eventuali richieste multiple di segnalazione provenienti da uno stesso Stato membro. Nell'eventualità che ricorrano richieste multiple, è necessario stabilire una procedura a livello nazionale per decidere quale MAE figurerà nella segnalazione ex articolo 95. In alternativa, è possibile emettere un MAE unico per tutti i reati.

Talvolta si possono riscontrare più segnalazioni di paesi diversi per uno stesso soggetto. È pertanto necessario:

a)

verificare, prima di inserire la segnalazione, se il soggetto non sia già segnalato nel SIS;

b)

consultare gli altri Stati membri quando l'inserimento di una segnalazione ex articolo 95 rischia di generare segnalazioni multiple fra loro incompatibili (se, per esempio, esiste già una segnalazione ex articolo 99 per quel soggetto e nel contempo si deve introdurre una segnalazione ex articolo 95).

Le segnalazioni ex articolo 95 sono compatibili con quelle di cui agli articoli 97 e 98 e possono anche coesistere con quelle di cui all'articolo 96, nel qual caso però le procedure ex articolo 95 hanno priorità su quelle di cui all'articolo 96. Le segnalazioni dell'articolo 99 sono incompatibili con quelle dell'articolo 95.

L'ordine di priorità delle segnalazioni è il seguente:

arresto per consegna o estradizione (articolo 95),

non ammissione negli Stati Schengen (articolo 96),

messa sotto protezione (articolo 97),

sorveglianza discreta (articolo 99),

controllo specifico (articolo 99),

comunicazione dell'indirizzo (articoli 97 e 98).

Per motivi di interesse nazionale essenziale è possibile derogare a questo ordine di priorità, previa consultazione tra gli Stati membri.

Fino a quando la segnalazione non sarà cancellata, l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante mantiene traccia di tutte le richieste di introdurre una nuova segnalazione che, previa consultazione, siano state rifiutate in virtù delle disposizioni di cui sopra.

Se in uno Stato membro si verifica un hit, l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante può trasmettere tanti MAE quanti sono quelli emessi dalle autorità giudiziarie competenti del suo paese.

Può succedere che più Stati membri introducano una segnalazione per un MAE riguardante la stessa persona. In questa eventualità, in caso di arresto, spetta all'autorità giudiziaria di esecuzione dello Stato membro in cui è avvenuto l'arresto decidere quale mandato debba essere eseguito.

3.3.2.   Scambio di informazioni

Per evitare segnalazioni multiple incompatibili fra loro occorre distinguere accuratamente fra soggetti aventi caratteristiche similari.

È pertanto essenziale che gli uffici Sirene si consultino e cooperino tra loro e che ogni Stato membro attui le procedure tecniche appropriate per individuare tali casi prima di introdurre la segnalazione.

I criteri usati per stabilire se due identità possono essere identiche figurano nell'allegato 6 del manuale.

È disposta la seguente procedura:

a)

se introducendo una nuova segnalazione nel SIS risulta esservi già una persona con gli stessi criteri di identità obbligatori (cognome, nome, data di nascita), si dovrà procedere a una verifica prima di convalidare la nuova segnalazione;

b)

l'ufficio Sirene si metterà in contatto con il servizio nazionale richiedente per verificare se si tratta effettivamente dello stesso soggetto;

c)

se i criteri risultano identici e potrebbero riferirsi alla stessa persona, l'ufficio Sirene applicherà la procedura per l'inserimento di segnalazioni multiple. Se invece i criteri risultano riferirsi a due persone diverse, l'ufficio Sirene convaliderà la domanda di nuova segnalazione.

3.3.3.   Inserimento di alias

a)

Per evitare segnalazioni incompatibili in una qualunque categoria dovute all'inserimento di un alias, gli Stati membri interessati si comunicano l'alias in questione e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sulla effettiva identità della persona ricercata.

L'inserimento dell'alias compete allo Stato autore della prima segnalazione. Se a scoprire l'alias è un paese terzo, la questione è demandata alla parte che ha effettuato la prima segnalazione, a meno che il paese terzo non intenda creare una segnalazione su quell'alias.

b)

Gli altri Stati membri devono essere informati dell'esistenza di alias in relazione a una segnalazione inserita ai sensi dell'articolo 95.

c)

La segnalazione va introdotta nel SIS.

3.4.   Informazioni supplementari agli Stati membri

3.4.1.   Informazioni supplementari in relazione a un MAE

Vanno usati i formulari A e M, identici per tutti gli Stati membri, e le informazioni ivi contenute devono essere le stesse che figurano nel MAE.

Per il formulario A, indicare:

006-013: le informazioni pertinenti inserite nel SIS e corrispondenti alla sezione a) del MAE,

030: che il formulario A in questione corrisponde a un MAE, quindi il nome dell'autorità giudiziaria che ha emesso il mandato d'arresto [figurante nella sezione i) del MAE],

031: le pertinenti informazioni contenute nella sezione b) del MAE afferenti alla decisione su cui si fonda il mandato d'arresto,

032: la data del mandato di arresto,

033: la funzione dell'autorità giudiziaria che ha emesso il mandato [figurante nella sezione i) del MAE],

034: le pertinenti informazioni di cui alla sezione c), punto 1, del MAE, precisando ove applicabile:

se il reato o i reati per cui è stato emesso il mandato sono punibili con una pena o una misura di sicurezza privative della libertà a vita,

se l'ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede una revisione della pena o della misura comminata — su richiesta o al più tardi dopo 20 anni — affinché la pena o la misura in questione non sia eseguita,

e/o

se l'ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede l'applicazione di misure di clemenza alle quali la persona ha diritto in virtù della legge o della prassi dello Stato membro di emissione, affinché la pena o la misura in questione non sia eseguita.

035-037: le pertinenti informazioni di cui alla sezione b) del MAE,

038: le pertinenti informazioni di cui alla sezione c), punto 2, del MAE, precisando ove applicabile:

se il reato o i reati per cui è stato emesso il mandato sono punibili con una pena o una misura di sicurezza privative della libertà a vita,

se l'ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede una revisione della pena o della misura comminata — su richiesta o al più tardi dopo 20 anni — affinché la pena o la misura in questione non sia eseguita,

e/o

se l'ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede l'applicazione di misure di clemenza alle quali la persona ha diritto in virtù della legge o della prassi dello Stato membro di emissione, affinché la pena o la misura in questione non sia eseguita,

039: le informazioni di cui alla sezione c), punto 2, del MAE,

040: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative alle disposizioni di legge o al codice applicabili,

041: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative alla natura e alla qualificazione giuridica del reato/dei reati,

042: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative al momento in cui il reato/i reati sono stati commessi,

043: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative al luogo del reato/dei reati,

044: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative alle circostanze del reato/dei reati,

045: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative al grado di partecipazione della persona ricercata,

058: le informazioni di cui alla sezione a) del MAE relative ai segni particolari o alla descrizione della persona ricercata.

Per il formulario M, indicare:

083: dove compare la dicitura «Informazioni sulla decisione emessa in absentia di cui alla sezione d) del mandato d'arresto europeo», si richiede ove applicabile:

a)

di rispondere se la decisione è stata emessa in absentia;

b)

nel qual caso, di specificare se l'interessato è stato chiamato a comparire di persona o informato in altro modo della data e del luogo dell'udienza in cui è stata pronunciata la decisione in absentia. Ove ciò non sia avvenuto, citare le garanzie giuridiche.

Dove compare la dicitura «Reato/reati di cui alla sezione e), punti I e II, del mandato d'arresto europeo», ove applicabile vanno inseriti uno o più reati quali definiti dalla legge dello Stato membro emittente e puniti in detto Stato membro con una pena o una misura di sicurezza privative della libertà della durata massima di almeno tre anni conformemente all'articolo 2, paragrafo 2, della decisione quadro [o alla sezione e), punto I, del MAE].

Il reato o i reati che rientrano nell'elenco di cui all'articolo 2, paragrafo 2, della decisione quadro sul MAE, vanno inseriti in extenso nel formulario M, secondo la formulazione dell'elenco.

Se il reato o i reati non rientrano nel citato elenco, vanno indicate le seguenti informazioni:

a)

se il mandato è stato emesso per fatti puniti dalla legge dello Stato membro emittente con una pena privativa della libertà o con una misura di sicurezza privativa della libertà della durata massima non inferiore a dodici mesi; oppure

b)

se è stata disposta la condanna a una pena o è stata inflitta una misura di sicurezza, se la condanna pronunciata è di durata non inferiore a quattro mesi.

Se le informazioni da inserire nel campo 083 del formulario M superano 1 024 caratteri, occorrerà inviare uno o più formulari M supplementari.

3.4.2.   Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

Le pratiche afferenti a persone ricercate per arresto ai fini dell'estradizione vanno preparate prima di inserire la segnalazione. Occorrerà verificare che le informazioni ivi contenute sono complete e presentate correttamente. Dovranno figurare le seguenti informazioni, mentre quelle relative all'azione penale o all'esecuzione della pena saranno fornite, in linea di massima, in alternativa:

006 Cognome: inserire quello usato per l'identità principale nella segnalazione SIS,

007 Nome,

009 Data di nascita,

010 Luogo di nascita,

011 Alias: inserire in extenso il primo alias e il numero totale di alias segnalati. Per trasmettere l'elenco completo di alias si può ricorrere a un formulario M,

012 Sesso,

013 Cittadinanza: questa rubrica va compilata il meglio possibile, avvalendosi delle informazioni disponibili. In caso di dubbi sulla loro attendibilità, inserire il codice «1W» aggiungendo la dicitura «cittadinanza presunta»,

030 Autorità giudiziaria che ha emesso il mandato o la decisione (nome e funzione del magistrato o denominazione ufficiale dell'ufficio giudiziario),

031 Numero di riferimento del mandato o della decisione (037). Si vedano anche i seguenti commenti,

032 Data del mandato o della decisione (036). Le domande relative all'azione penale o di esecuzione della pena possono essere raccolte in un allegato,

033 Autorità richiedente,

034 Pena massima/pena massima prevista,

035 Magistrato o ufficio giudiziario che ha emesso la decisione,

036 Data della decisione,

037 Numero di riferimento della decisione,

038 Pena inflitta,

039 Pena che rimane da scontare,

040 Testi di legge applicabili,

041 Qualificazione giuridica dei fatti,

042 Data/periodo del reato,

044 Descrizione dei fatti (e relative conseguenze),

045 Grado di partecipazione (autore-coautore-complice-altro).

Ogni Stato può usare la propria terminologia giuridica per indicare il grado di partecipazione.

Le informazioni devono essere sufficientemente dettagliate da permettere agli altri uffici Sirene di verificare la segnalazione, ma non al punto di sovraccaricare il sistema.

Se gli uffici Sirene non dovessero riuscire a ricevere il messaggio perché il numero di caratteri previsto, per motivi tecnici, per il formulario è insufficiente, si potrà ricorrere a un formulario M per completare l'informazione. La fine dell'invio sarà segnalata dalla dicitura «fine comunicazione» sull'ultimo formulario (rubrica 044 del formulario A o 083 del formulario M).

3.4.3.   Ulteriori informazioni volte a stabilire l'identità di una persona

Se necessario, l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante può, previa consultazione o su richiesta di un altro Stato membro, fornire ulteriori informazioni che aiutino a stabilire l'identità di una persona, riguardanti in particolare:

l'origine del passaporto o documento d'identità in possesso della persona ricercata,

il numero del passaporto o documento d'identità, la data, il luogo e l'autorità del rilascio, il termine ultimo di validità,

la descrizione della persona ricercata,

cognome e nome del padre e della madre,

eventuali fotografie e/o impronte digitali,

l'ultimo indirizzo conosciuto.

Nella misura del possibile queste informazioni, incluse le fotografie e le impronte digitali, saranno disponibili presso gli uffici Sirene, oppure immediatamente e permanentemente accessibili per una rapida trasmissione.

L'obiettivo comune è ridurre al minimo il rischio di trattenere indebitamente una persona la cui identità sia simile a quella della persona segnalata.

3.4.4.   Trasmissione dei formulari A e M

Le informazioni di cui ai punti 3.3.1 e 3.3.2 vanno trasmesse con il mezzo più rapido. Lo Stato membro segnalante invia i formulari A e M nello stesso momento in cui inserisce nel SIS la segnalazione ai sensi dell'articolo 95, paragrafo 2. Le ulteriori informazioni necessarie per l'identificazione saranno trasmesse previa consultazione e/o su richiesta di un altro Stato membro. Se necessario, si possono inviare più formulari A e M per descrivere vari MAE/MAI.

3.5.   Aggiunta di un flag su richiesta di un altro Stato membro

Ai sensi dell'articolo 95, paragrafo 3, lo Stato membro richiesto può rifiutare di eseguire sul suo territorio l'azione prescritta, chiedendo che sia aggiunto un flag alle segnalazioni di cui all'articolo 95. I motivi della richiesta devono essere comunicati contestualmente.

3.5.1.   Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

Gli uffici Sirene si scambiano informazioni affinché gli Stati membri possano valutare l'opportunità di aggiungere un flag.

Il flag può essere aggiunto (o cancellato) in qualsiasi momento ai sensi dell'articolo 94, paragrafo 4. Ogni Stato membro provvede a individuare il più rapidamente possibile le segnalazioni che potrebbero richiedere l'aggiunta di un flag.

3.5.2.   Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro che chiede l'aggiunta di un flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante, specificando i motivi;

b)

una volta effettuato lo scambio di informazioni, potrà essere necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure si potrà ritirare la richiesta.

3.5.3.   Richiesta di aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro richiesto chiede allo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai sensi dell'articolo 95 di aggiungere un flag; la richiesta va introdotta con il formulario F;

b)

lo Stato membro che ha inserito la segnalazione è tenuto ad aggiungere il flag immediatamente.

3.5.4.   Richiesta di aggiunta sistematica di un flag per i cittadini di uno Stato membro

È disposta la seguente procedura:

a)

uno Stato membro può chiedere agli uffici Sirene degli altri Stati membri di aggiungere sistematicamente un flag alle segnalazioni dell'articolo 95 riguardanti i suoi cittadini, se tale procedura è autorizzata;

b)

lo Stato membro che lo desideri presenta una richiesta scritta agli Stati membri di cui sollecita la cooperazione;

c)

gli Stati membri che ricevono tale richiesta aggiungono un flag per lo Stato membro in questione immediatamente dopo aver creato la segnalazione;

d)

la procedura resta in vigore fino a quando non venga annullata con comunicazione scritta.

Se le circostanze di cui all'articolo 94, paragrafo 4, vengono meno, lo Stato membro che ha chiesto il flag deve quanto prima chiederne la soppressione.

3.6.   Intervento degli uffici Sirene a seguito di segnalazione ex articolo 95

L'ufficio Sirene che riceve i formulari A e M, o l'unità associata, consulta quanto prima tutte le fonti disponibili per cercare di localizzare la persona. Il fatto che le informazioni fornite dallo Stato membro richiedente siano insufficienti perché lo Stato membro destinatario le accetti non deve impedire a quest'ultimo di effettuare le ricerche.

Se la segnalazione ex articolo 95 è convalidata e il soggetto è localizzato o arrestato in uno Stato membro, il MAE e/o i formulari A e M devono essere trasmessi all'autorità dello Stato membro competente per l'esecuzione del mandato. Se è richiesto l'originale del MAE, l'autorità giudiziaria che lo ha emesso lo invia direttamente all'autorità giudiziaria dell'esecuzione (salvo altrimenti disposto).

3.7.   Scambio di informazioni in seguito a hit

3.7.1.   Informazione degli Stati membri in caso di hit

È disposta la seguente procedura:

a)

l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante deve essere sempre informato degli hit riguardanti la persona che ha segnalato ai sensi dell'articolo 95.

Se necessario, l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante comunica allora all'ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l'hit tutte le pertinenti informazioni specifiche e le misure particolari da adottare.

Nel comunicare l'hit alla parte segnalante, viene precisato l'articolo della convenzione Schengen applicabile in caso di hit nella rubrica 090 del formulario G.

Se l'hit riguarda una persona segnalata ai sensi dell'articolo 95, l'ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l'hit ne informa telefonicamente l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, previo invio di un formulario G;

b)

lo Stato membro che ha notificato di voler inserire una segnalazione su una persona o un oggetto già segnalati, deve ricevere comunicazione da parte dello lo Stato membro segnalante di ogni eventuale hit riguardante la segnalazione iniziale;

c)

il SIS C comunica automaticamente a tutti gli Stati membri la cancellazione di una segnalazione. A questo punto, uno Stato membro può riconsiderare l'opportunità di inserire una segnalazione che prima era incompatibile con la segnalazione in seguito cancellata.

3.7.2.   Comunicazione di ulteriori informazioni

È disposta la seguente procedura:

a)

gli uffici Sirene possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni degli articoli da 95 a 100; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria;

b)

se le operazioni conseguenti a un hit lo richiedono (è stato scoperto un reato o individuata una minaccia per l'ordine pubblico e la sicurezza pubblica, occorre individuare più chiaramente un oggetto, un veicolo o una persona, ecc.), le informazioni trasmesse a integrazione di quelle prescritte dal titolo IV della convenzione Schengen, in particolare per gli articoli 99 e 100, sono trasmesse in virtù degli articoli 39 e 46 della stessa convenzione. Ogni Stato membro adotta le misure appropriate per garantire uno scambio efficace delle informazioni complementari in conformità degli articoli 39 e 46.

3.7.3.   In caso di hit

L'utente finale può chiedere all'ufficio Sirene informazioni supplementari per un'effettiva applicazione delle procedure stabilite alle tabelle SIS 4, 10 o 16 dell'allegato 4.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell'hit e dell'esito relativo.

Questa procedura ha implicazioni tecniche poiché comporta il trattamento della segnalazione. È possibile per esempio che la si debba cancellare, per permettere l'eventuale introduzione di un'altra segnalazione precedentemente esclusa dal sistema.

3.8.   Cancellazione di una segnalazione

È opportuno informare gli Stati membri che non sono riusciti a inserire la propria segnalazione che è stato riscontrato un hit ed è stata cancellata la segnalazione.

3.8.1.   Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

Salvo i casi che fanno seguito a un hit, una segnalazione può essere cancellata direttamente dal SIS C (scaduto il termine di validità), o indirettamente dal servizio che ha inserito la segnalazione (non sussistono più le condizioni il suo mantenimento).

In entrambi i casi, il messaggio di cancellazione del SIS C deve essere trattato automaticamente dal SIS N per permettere l'introduzione di una segnalazione rimasta in sospeso.

L'ufficio Sirene sarà quindi avvertito automaticamente con un messaggio del SIS N che è possibile inserire una segnalazione rimasta in sospeso.

L'ufficio Sirene applica l'intera procedura di inserimento di una segnalazione nella rispettiva categoria.

3.9.   Identità usurpata

Si veda il punto 2.8 sull'identità usurpata.

3.9.1.   Raccolta e comunicazione di informazioni sulla persona la cui identità è stata usurpata

Non appena sia chiaro che vi è stata usurpazione di identità, va inserito un codice «3» nella segnalazione. L'interessato deve fornire all'ufficio Sirene nazionale le informazioni necessarie, ossia le proprie generalità, i documenti di identità, e/o compilare il formulario Q.

Le fotografie e le impronte digitali della persona dall'identità usurpata devono inoltre figurare nella pratica dell'ufficio Sirene, alla seguente condizione.

Nel formulario Q, solo il numero Schengen fa riferimento ai dati della persona ricercata dalla segnalazione SIS. Le informazioni della rubrica 052 (data di rilascio del documento) sono obbligatorie. La rubrica 083 (informazioni particolari relative alla segnalazione) deve sempre indicare il servizio cui rivolgersi per ulteriori informazioni sulla segnalazione.

Tali informazioni possono essere trattate solo previa autorizzazione esplicita, e liberamente rilasciata, della persona dall'identità usurpata.

Inoltre, quando scopre che una persona segnalata nel SIS usurpa l'identità di un terzo, lo Stato membro segnalante deve verificare se è necessario mantenere l'identità usurpata nella segnalazione SIS (per ritrovare la persona ricercata).

3.9.2.   Comunicazione di informazioni sulla persona la cui identità è stata usurpata

I dati della persona la cui identità è stata usurpata sono forniti esclusivamente per stabilire l'identità della persona controllata e non possono, in nessun caso, essere usati per altri fini.

4.   SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 96 (16)

Vanno rispettate le seguenti tappe:

introduzione,

verifica di segnalazioni multiple (al punto 2.1 delle procedure generali),

scambio di informazioni in seguito a hit,

identità usurpata (punto 2.8 delle procedure generali),

procedura Sirpit (punto 2.9 delle procedure generali).

4.1.   Introduzione

Lo scambio di informazioni su cittadini di paesi terzi segnalati ai sensi dell'articolo 96 consente agli Stati membri di decidere di un'eventuale domanda di ammissione o visto. Se il soggetto si trova già nel territorio dello Stato membro, lo scambio permette di prendere le misure appropriate ai fini del rilascio di un titolo di soggiorno o dell'allontanamento.

Lo Stato membro che rileva l'hit può avere bisogno di precisazioni sulla segnalazione e può quindi chiedere allo Stato membro segnalante le seguenti informazioni:

tipo di decisione e motivazione,

autorità che ha preso la decisione,

data della decisione,

data di notifica della decisione,

data di esecuzione,

data in cui la decisione cessa di avere effetto o suo periodo di validità.

L'obbligo di informazione previsto all'articolo 5, paragrafo 2, e le consultazioni di cui all'articolo 25 sono di competenza delle autorità incaricate del rilascio dei titoli di soggiorno o dei visti. Gli uffici Sirene non intervengono in queste procedure, salvo per trasmettere informazioni supplementari direttamente collegate alle segnalazioni (comunicazione di un hit, precisazioni in merito a un'identità, per esempio) o per cancellare le segnalazioni.

Gli uffici Sirene possono tuttavia partecipare alla trasmissione delle informazioni supplementari necessarie per l'allontanamento o il respingimento di un cittadino di paesi terzi, o alla trasmissione di informazioni conseguenti a tali operazioni.

Gli uffici Sirene fungono inoltre da autorità centrali per la trasmissione e il ricevimento di informazioni supplementari ai fini della procedura di consultazione di cui all'articolo 25, paragrafi 1 e 2, si scambiano i formulari N (articolo 25, paragrafo 1) e i formulari O (articolo 25, paragrafo 2) e, su richiesta delle autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno o dei visti, mantengono o cancellano la segnalazione.

Lo Stato membro che ha rilasciato un titolo di soggiorno, se scopre che il titolare è oggetto di una segnalazione ai sensi dell'articolo 96 inserita da un altro Stato membro, ne informa i rispettivi uffici Sirene (via fax, formulario M, ecc.), i quali avviano la procedura di consultazione di cui all'articolo 25, paragrafo 2, usando l'apposito formulario.

Se un terzo Stato membro (uno Stato membro cioè che né ha rilasciato il titolo di soggiorno, né ha segnalato il titolare) ritiene che vi siano motivi sufficienti per consultarsi, ne informa lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno e lo Stato membro segnalante.

4.2.   Segnalazioni ex articolo 96

La segnalazione va introdotta nel SIS.

4.3.   Inserimento di alias

Per evitare segnalazioni incompatibili in una qualunque categoria dovute all'inserimento di un alias, gli Stati membri interessati si comunicano l'alias in questione e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sulla effettiva identità della persona ricercata.

L'inserimento dell'alias compete allo Stato che ha effettuato la prima segnalazione. Se a scoprire l'alias è un paese terzo, la questione è demandata alla parte che ha effettuato la prima segnalazione, a meno che il paese terzo non intenda creare una segnalazione su quell'alias.

4.4.   Identità usurpata

Se consultando il SIS l'agente che procede al controllo trova un codice 3 nel campo «categorie di identità», deve contattare l'ufficio Sirene nazionale per ottenere informazioni supplementari e stabilire se la persona controllata è quella ricercata oppure è la persona di cui è stata usurpata l'identità.

4.4.1.   Raccolta e comunicazione di informazioni sulla persona la cui identità è stata usurpata

Si veda il punto 2.8 sull'identità usurpata.

4.5.   Rilascio di titoli di soggiorno o visti

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro richiesto che riscontri un hit in relazione a una segnalazione emessa ai sensi dell'articolo 96 può informarne lo Stato membro segnalante. Lo Stato membro segnalante può a sua volta, se lo ritiene opportuno, informare gli altri Stati membri;

b)

gli uffici Sirene degli Stati membri interessati possono, se richiesti e nel rispetto del diritto nazionale, prestare assistenza per la trasmissione delle necessarie informazioni ai servizi specializzati competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e dei visti;

c)

se la procedura di cui all'articolo 25 della convenzione Schengen porta alla cancellazione di una segnalazione a norma dell'articolo 96, gli uffici Sirene, se richiesti, prestano assistenza nel rispetto del diritto nazionale.

4.6.   Non ammissione o allontanamento dal territorio Schengen

È disposta la seguente procedura:

a)

uno Stato membro può chiedere di essere informato ogniqualvolta sia riscontrato un hit con le sue segnalazioni ex articolo 96.

Lo Stato membro che voglia avvalersi di questa possibilità ne fa domanda scritta agli altri Stati membri;

b)

uno Stato membro segnalante può, su iniziativa dello Stato membro richiesto, essere informato della scoperta di un hit e del respingimento o dell'allontanamento dal territorio Schengen del cittadino di paesi terzi segnalato a norma dell'articolo 96;

c)

se uno Stato membro rintraccia sul suo territorio una persona segnalata, lo Stato membro segnalante può trasmettere le informazioni necessarie per l'allontanamento/respingimento di un cittadino di paesi terzi. A seconda delle esigenze dello Stato membro che ha rintracciato la persona e dei dati di cui dispone lo Stato membro richiesto, saranno fornite le seguenti informazioni:

tipo di decisione e motivazione,

autorità che ha preso la decisione,

data della decisione,

data di notifica della decisione,

data di esecuzione della decisione,

data in cui la decisione cessa di avere effetto o suo periodo di validità.

Se la persona segnalata è fermata alla frontiera, si esegue l'azione disposta dallo Stato membro segnalante.

Per le eccezioni di cui agli articoli 5 o 25 della convenzione Schengen, le necessarie consultazioni tra gli Stati membri interessati si terranno attraverso gli uffici Sirene.

Lo scambio di informazioni complementari attraverso gli uffici Sirene può altresì rivelarsi assolutamente necessario in casi specifici per l'esatta identificazione di una persona.

4.7.   Scambio di informazioni sui cittadini di paesi terzi non ammessi

Quando un cittadino di paesi terzi rientrante nei casi di cui agli articoli 5 o 25 della convenzione Schengen fa domanda di titolo di soggiorno o di visto, l'autorità che rilascia tali documenti deve applicare norme particolari.

In circostanze eccezionali, può rivelarsi necessario comunicare agli Stati membri l'hit riscontrato. L'informazione sistematica non è invece auspicabile, dato il numero ingente di destinatari di segnalazioni ex articolo 96 presso le rappresentanze diplomatiche e consolari, e le distanze geografiche che le separano.

4.8.   Informazione degli Stati Schengen in caso di hit

Gli uffici Sirene degli Stati membri che hanno inserito segnalazioni ai sensi dell'articolo 96 non devono essere necessariamente informati degli hit su base sistematica, ma possono esserlo in casi eccezionali.

Gli uffici Sirene sono tuttavia tenuti a fornire statistiche al riguardo.

Gli hit devono essere registrati con precisione, specie quelli relativi a segnalazioni dell'articolo 96. Bisogna inoltre distinguere tra hit ottenuti sulle segnalazioni del proprio Stato membro e hit relativi alle segnalazioni di un altro Stato membro. Gli hit vanno classificati per categoria.

5.   SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 97 (17)

Vanno rispettate/considerate le seguenti tappe:

verifica di segnalazioni multiple (punto 2.1 delle procedure generali),

aggiunta di un flag su richiesta di un altro Stato membro,

scambio di informazioni in seguito a hit,

identità usurpata (punto 2.8 delle procedure generali),

procedura Sirpit (punto 2.9 delle procedure generali).

5.1.   Segnalazioni ex articolo 97

a)

La segnalazione va introdotta nel SIS.

b)

Va aggiunto un flag su richiesta di uno Stato membro.

5.2.   Aggiunta di un flag

Ai sensi dell'articolo 94, paragrafo 4, lo Stato membro richiesto può rifiutare di eseguire sul suo territorio l'azione prescritta, chiedendo l'aggiunta di un flag alla segnalazione in questione. Ciò può valere per le segnalazioni introdotte ai sensi dell'articolo 97. I motivi della richiesta devono essere comunicati contestualmente.

5.2.1.   Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

Gli uffici Sirene si scambiano informazioni affinché gli Stati membri possano valutare l'opportunità di aggiungere un flag.

Il flag può essere aggiunto (o cancellato) in qualsiasi momento ai sensi dell'articolo 94, paragrafo 4, alle segnalazioni di cui agli articoli 95, 97 e 99. Quando è aggiunto un flag alle segnalazioni degli articoli 97 e 99, queste non appaiono sullo schermo dell'utente finale durante la consultazione del sistema. Per le segnalazioni dell'articolo 95 è prevista una procedura alternativa. Ogni Stato membro provvede a individuare il più rapidamente possibile le segnalazioni che potrebbero richiedere l'aggiunta di un flag.

5.2.2.   Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro che chiede l'aggiunta di un flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante, specificando i motivi;

b)

una volta effettuato lo scambio di informazioni, potrà essere necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure si potrà ritirare la richiesta.

5.2.3.   Richiesta di aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro richiesto chiede allo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai sensi degli articoli 95, 97 o 99 di aggiungere un flag. La richiesta va introdotta con il formulario F;

b)

lo Stato membro che ha inserito la segnalazione è tenuto ad aggiungere il flag immediatamente.

5.3.   In caso di hit

L'utente finale può chiedere all'ufficio Sirene informazioni supplementari per un'effettiva applicazione delle procedure stabilite nelle tabelle SIS 4, 10 o 16 dell'allegato 4.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell'hit e dell'esito relativo.

Questa procedura ha implicazioni tecniche poiché comporta il trattamento della segnalazione. È possibile per esempio che la si debba cancellare, per permettere l'eventuale introduzione di un'altra segnalazione precedentemente esclusa dal sistema.

5.3.1.   Comunicazione di ulteriori informazioni

È disposta la seguente procedura:

a)

gli uffici Sirene possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni degli articoli da 95 a 100; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria;

b)

gli uffici Sirene comunicano, per quanto possibile, dati medici sulle persone segnalate a norma dell'articolo 97, qualora occorra prendere misure per la loro protezione.

I dati trasmessi sono conservati per il tempo strettamente necessario e usati esclusivamente per le cure mediche degli interessati;

c)

se le operazioni conseguenti a un hit lo richiedono (è stato scoperto un reato o individuata una minaccia per l'ordine pubblico e la sicurezza pubblica, occorre individuare più chiaramente un oggetto, un veicolo o una persona, ecc.), le informazioni trasmesse a integrazione di quelle prescritte dal titolo IV della convenzione Schengen, in particolare per gli articoli 99 e 100, sono trasmesse in virtù degli articoli 39 e 46 della stessa convenzione. Ogni Stato membro adotta le misure appropriate per garantire uno scambio efficace delle informazioni complementari in conformità degli articoli 39 e 46.

6.   SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 98 (18)

6.1.   Segnalazioni ex articolo 98

Vanno rispettate/considerate le seguenti tappe:

verifica di segnalazioni multiple (punto 2.1 delle procedure generali),

scambio di informazioni in seguito a hit,

identità usurpata (punto 2.8 delle procedure generali),

procedura Sirpit (punto 2.9 delle procedure generali),

introduzione della segnalazione nel SIS.

6.2.   In caso di hit

L'utente finale può chiedere all'ufficio Sirene informazioni supplementari per un'effettiva applicazione delle procedure stabilite nelle tabelle SIS 4, 10 o 16 dell'allegato 4.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell'hit e dell'esito relativo.

Questa procedura ha implicazioni tecniche poiché comporta il trattamento della segnalazione. È possibile per esempio che la si debba cancellare, per permettere l'eventuale introduzione di un'altra segnalazione precedentemente esclusa dal sistema.

6.2.1.   Comunicazione di ulteriori informazioni

È disposta la seguente procedura:

a)

gli uffici Sirene possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni degli articoli da 95 a 100; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria;

b)

se le operazioni conseguenti a un hit lo richiedono (è stato scoperto un reato o individuata una minaccia per l'ordine pubblico e la sicurezza pubblica, occorre individuare più chiaramente un oggetto, un veicolo o una persona, ecc.), le informazioni trasmesse a integrazione di quelle prescritte dal titolo IV della convenzione Schengen, in particolare per gli articoli 99 e 100, sono trasmesse in virtù degli articoli 39 e 46 della stessa convenzione. Ogni Stato membro adotta le misure appropriate per garantire uno scambio efficace delle informazioni complementari in conformità degli articoli 39 e 46.

7.   SSEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 99 (19)

Vanno rispettate/considerate le seguenti tappe:

verifica preventiva per garantire il rispetto della procedura di consultazione,

verifica di segnalazioni multiple (punto 2.1 delle procedure generali),

aggiunta di un flag su richiesta di un altro Stato membro,

scambio di informazioni in seguito a hit,

procedura Sirpit (punto 2.9 delle procedure generali).

7.1.   Segnalazioni ex articolo 99, paragrafo 2

a)

Introduzione della segnalazione nel SIS.

b)

Aggiunta di un flag su richiesta di un altro Stato membro.

7.2.   Inserimento di alias

a)

Per evitare segnalazioni incompatibili in una qualunque categoria dovute all'inserimento di un alias, gli Stati membri interessati si comunicano l'alias in questione e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sulla effettiva identità della persona ricercata. L'inserimento dell'alias compete allo Stato che ha effettuato la prima segnalazione. Se a scoprire l'alias è un paese terzo, la questione è demandata alla parte che ha effettuato la prima segnalazione, a meno che il paese terzo non intenda creare una segnalazione su quell'alias.

b)

Gli altri Stati membri devono essere informati dell'esistenza di alias in relazione a una segnalazione inserita ai sensi dell'articolo 99. Ogniqualvolta necessario, gli uffici Sirene trasmettono l'informazione alle rispettive autorità nazionali competenti per ciascuna categoria di segnalazione.

c)

La segnalazione va introdotta nel SIS.

7.3.   Consultazione degli Stati membri in caso di segnalazioni afferenti alla sicurezza dello Stato

Lo Stato membro che intenda effettuare una segnalazione ai fini della sorveglianza discreta o del controllo specifico in relazione alla sicurezza dello Stato consulta preventivamente gli altri Stati membri.

È necessaria una procedura specifica per preservare la riservatezza di certe informazioni: i contatti tra i servizi competenti per la sicurezza dello Stato saranno pertanto tenuti separati dai contatti tra gli uffici Sirene.

In ogni singolo caso, l'ufficio Sirene verifica il corretto svolgimento della procedura di consultazione e ne registra i risultati. Lo scambio di informazioni, invece, si svolgerà direttamente tra i servizi specializzati interessati.

È disposta la seguente procedura:

a)

prima di inserire una segnalazione, il servizio competente per la sicurezza dello Stato contatta direttamente i propri equivalenti Schengen. L'obiettivo è essenzialmente quello di appurare se vi siano obiezioni alla segnalazione prevista;

b)

concluso lo scambio di informazioni, quello stesso servizio di sicurezza trasmette i risultati dello scambio all'ufficio Sirene nazionale;

c)

l'ufficio Sirene informa gli altri uffici Sirene affinché possano consultare i rispettivi servizi competenti per la sicurezza dello Stato (formulario M);

d)

l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, una volta accertato che la procedura è stata debitamente completata, convalida l'inserimento della segnalazione;

e)

nell'eventualità che uno Stato membro riscontri delle difficoltà in relazione alla segnalazione, il suo ufficio Sirene ne informa lo Stato membro segnalante;

f)

se quest'ultimo intende comunque mantenere la segnalazione, lo Stato membro richiesto può chiedere l'aggiunta di un flag. Il flag sarà ritirato se da un esame attento dovesse risultare inutile, altrimenti sarà mantenuto con la conseguente sospensione della procedura di norma prevista per quella segnalazione.

7.4.   Aggiunta di un flag

Ai sensi dell'articolo 99 lo Stato membro richiesto può rifiutare di eseguire sul suo territorio l'azione prescritta, chiedendo l'aggiunta di un flag alla segnalazione in questione. Ciò può valere per le segnalazioni introdotte ai sensi dell'articolo 99. I motivi della richiesta devono essere comunicati contestualmente.

7.4.1.   Scambio di informazioni all'aggiunta di un flag

Gli uffici Sirene si scambiano informazioni affinché gli Stati membri possano valutare l'opportunità di aggiungere un flag.

Il flag può essere aggiunto (o cancellato) in qualsiasi momento ai sensi dell'articolo 94, paragrafo 4, alle segnalazioni di cui agli articoli 95, 97 e 99. Quando è aggiunto un flag alle segnalazioni degli articoli 97 e 99, queste non appaiono sullo schermo dell'utente finale durante la consultazione del sistema. Per le segnalazioni dell'articolo 95 è prevista una procedura alternativa. Ogni Stato membro provvede a individuare il più rapidamente possibile le segnalazioni che potrebbero richiedere l'aggiunta di un flag.

7.4.2.   Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro che chiede l'aggiunta di un flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante, specificando i motivi;

b)

una volta effettuato lo scambio di informazioni, potrà essere necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure si potrà ritirare la richiesta.

7.4.3.   Richiesta di aggiunta di un flag

È disposta la seguente procedura:

a)

lo Stato membro richiesto chiede allo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai sensi degli articoli 95, 97 o 99 di aggiungere un flag. La richiesta va introdotta con il formulario F;

b)

lo Stato membro che ha inserito la segnalazione è tenuto ad aggiungere il flag immediatamente.

7.5.   Comunicazione di ulteriori informazioni in caso di hit

È disposta la seguente procedura:

a)

gli uffici Sirene possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni degli articoli da 95 a 100; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria;

b)

se le operazioni conseguenti a un hit lo richiedono (è stato scoperto un reato o individuata una minaccia per l'ordine pubblico e la sicurezza pubblica, occorre individuare più chiaramente un oggetto, un veicolo o una persona, ecc.), le informazioni trasmesse a integrazione di quelle prescritte dal titolo IV della convenzione Schengen, in particolare per gli articoli 99 e 100, sono trasmesse in virtù degli articoli 39 e 46 della stessa convenzione. Ogni Stato membro adotta le misure appropriate per garantire uno scambio efficace delle informazioni complementari in conformità degli articoli 39 e 46;

c)

in caso di hit in relazione a una segnalazione dell'articolo 99, paragrafo 3, l'ufficio Sirene che lo ha trovato trasmette i risultati (sorveglianza discreta o controllo specifico) al suo equivalente (ufficio Sirene richiedente) con un formulario G, informandone il proprio servizio competente per la sicurezza dello Stato.

Se il servizio competente per la sicurezza dello Stato dello Stato membro che ha riscontrato l'hit decide di aggiungere un flag, contatta l'ufficio Sirene nazionale affinché solleciti l'apposizione di tale flag dall'ufficio Sirene richiedente (formulario F). Non sarà tenuto a spiegarne i motivi, ma la domanda di flag andrà introdotta usando i canali Sirene.

È necessaria una procedura specifica per preservare la riservatezza di certe informazioni: i contatti tra i servizi competenti per la sicurezza dello Stato saranno pertanto tenuti separati dai contatti tra gli uffici Sirene. Di conseguenza, i motivi della domanda di flag saranno discussi direttamente tra i servizi per la sicurezza dello Stato, e non già passando per gli uffici Sirene.

8.   SEGNALAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 100 (20)

Vanno rispettate/considerate le seguenti tappe:

verifica di segnalazioni multiple,

scambio di informazioni in seguito a hit,

procedura Sirpit (punto 2.9 delle procedure generali).

8.1.   Segnalazioni di veicoli ai sensi dell'articolo 100

8.1.1.   Verifica dell'esistenza di segnalazioni multiple su un veicolo

Nella segnalazione di un veicolo devono figurare i seguenti dati identificativi:

numero di immatricolazione, e/o

numero di serie.

Entrambi i dati possono figurare nel SIS.

Per verificare l'esistenza di segnalazioni multiple si confrontano i numeri. Se introducendo una nuova segnalazione nel SIS risulta esservi già lo stesso numero di serie e/o di immatricolazione, allora si può presumere che la nuova segnalazione darà luogo a segnalazioni multiple sullo stesso veicolo. Tuttavia, questo metodo di verifica è efficace solo quando vengono usati gli stessi elementi descrittivi, pertanto il raffronto non è sempre possibile.

L'ufficio Sirene deve segnalare all'attenzione degli utenti nazionali che possono insorgere problemi quando il raffronto viene fatto su uno solo dei numeri: una risposta positiva non significa automaticamente che vi siano segnalazioni multiple e una risposta negativa non significa che il veicolo in questione non sia segnalato.

I dati identificativi usati per stabilire se due veicoli siano identici figurano in dettaglio nell'allegato 6 del presente manuale.

Quanto alle procedure di consultazione, gli uffici Sirene dovranno applicare per i veicoli le stesse procedure che per le persone.

8.1.2.   Il caso specifico della segnalazione di veicoli

Valgono le seguenti raccomandazioni generali:

a)

uno stesso veicolo può essere oggetto di una sola segnalazione per Stato membro nel SIS;

b)

più Stati membri possono inserire una segnalazione per uno stesso veicolo se le segnalazioni sono compatibili o possono coesistere?;

c)

nell'ambito dell'articolo 99, le segnalazioni di veicoli ai fini della «sorveglianza discreta» sono incompatibili con quelle per il «controllo specifico» (formulario E);

d)

le segnalazioni ex articolo 99 sono incompatibili con quelle dell'articolo 100;

e)

fino a quando la segnalazione non sarà cancellata, l'ufficio Sirene dello Stato membro segnalante mantiene traccia di tutte le richieste di introdurre una nuova segnalazione che, previa consultazione, siano state rifiutate in virtù delle disposizioni di cui sopra.

Tavola delle segnalazioni compatibili

Priorità per ordine di importanza decrescente

Base della compatibilità

Articolo 99

Sorveglianza discreta

Articolo 99

Sorveglianza discreta

Articolo 99

Controllo specifico

Articolo 99

Controllo specifico

Articolo 100

Articolo 100

8.2.   Comunicazione di ulteriori informazioni in caso di hit

È disposta la seguente procedura:

a)

gli uffici Sirene possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni degli articoli da 95 a 100; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria;

b)

se le operazioni conseguenti a un hit lo richiedono (è stato scoperto un reato o individuata una minaccia per l'ordine pubblico e la sicurezza pubblica, occorre individuare più chiaramente un oggetto, un veicolo o una persona, ecc.), le informazioni trasmesse a integrazione di quelle prescritte dal titolo IV della convenzione Schengen, in particolare per gli articoli 99 e 100, sono trasmesse in virtù degli articoli 39 e 46 della stessa convenzione. Ogni Stato membro adotta le misure appropriate per garantire uno scambio efficace delle informazioni complementari in conformità degli articoli 39 e 46.

Gli uffici Sirene trasmettono il più rapidamente possibile tali «ulteriori informazioni» con formulario P, in risposta al formulario G, quando l'hit riguarda la segnalazione di un veicolo di cui all'articolo 100.

(NB: Trattandosi di una risposta urgente e considerato che non sarà possibile in un primo momento raccogliere tutte le informazioni, si concorda che alcune rubriche saranno facoltative piuttosto che obbligatorie e che gli sforzi saranno diretti a raccogliere le informazioni afferenti alle rubriche essenziali, ad esempio: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166 e 167).

9.   STATISTICHE

Una volta l'anno gli uffici Sirene forniscono statistiche sugli hit. Le statistiche riguardano tutti gli articoli e tutti i tipi di segnalazione. La relazione va inviata elettronicamente al segretariato generale del Consiglio.


(1)  Il presente testo è identico a quello allegato alla decisione 2006/757/CE (cfr. pag. 1 della presente Gazzetta ufficiale).

(2)  GU L 239 del 22.9.2000, pag. 19.

(3)  Cfr. nota 2.

(4)  Salvo diversamente disposto, tutti gli articoli citati devono essere intesi come articoli della convenzione del 1990 di applicazione dell'accordo di Schengen del 14 giugno 1985 relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione Schengen).

L'articolo 92, paragrafo 4, ha preso effetto in conformità dell'articolo 1, paragrafo 1, della decisione 2005/451/GAI del Consiglio (GU L 158 del 21.6.2005, pag. 26) e dell'articolo 2, paragrafo 1, della decisione 2005/211/GAI del Consiglio (GU L 68 del 15.3.2005, pag. 44).

(5)  GU L 101 dell'11.4.2001, pag. 1.

(6)  Informazioni a seguito di una segnalazione relativa alla sicurezza dello Stato.

(7)  Verifica dell'esistenza di doppie segnalazioni riguardanti la stessa persona.

(8)  Verifica dell'esistenza di doppie segnalazioni riguardanti lo stesso veicolo.

(9)  GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31.

(10)  Documento SN 1503/1/00, versione n. 5.1.

(11)  Obbligatorio.

(12)  Da inserire nel campo 1 oppure nel campo 2.

(13)  Da inserire solo nei casi di cui all'articolo 39 o 46 (campo 2).

(14)  Può essere inserita la dicitura «sconosciuto».

(15)  «Persone ricercate per l'arresto ai fini di estradizione».

(16)  Stranieri segnalati ai fini della non ammissione (articoli 2, 25 e 96).

(17)  Persone scomparse o persone che, ai fini della loro tutela o per prevenire minacce, devono essere provvisoriamente poste sotto protezione.

(18)  Testimoni, persone citate a comparire dinanzi all'autorità giudiziaria nell'ambito di un procedimento penale.

(19)  Persone o veicoli ai fini di una sorveglianza discreta o di un controllo specifico.

(20)  Oggetti ricercati a scopo di sequestro o di prova in un procedimento penale.


ALLEGATO 2

TAVOLA DI CONCORDANZA

Versione sostituita del manuale Sirene 2003/C 38/01

Versione riveduta del manuale Sirene che sostituisce la versione 2003/C 38/01

Introduzione

Introduzione

1

 

2

1

2.3 (riservato)

Il contenuto di questa sezione è ora disponibile sotto forma di documento GLOBALl SIS DOCUMENT (5914/06 SIRIS 29/COMIX 113) e viene regolarmente aggiornato e diffuso in seno al gruppo di lavoro SIS.

Allegato 5 (riservato)

I moduli B, C e D non devono essere più usati e sono cancellati dall'allegato 5

3.1

3

3.1.1

3.1

3.1.2

3

3.4

3.4.1

3.4.2

3.4.3

3.4.4

3.4.5

3.1.3

2

2.1

2.1.1

3

3.2

3.2.1

3.2.2

3.2.3

3.3

3.3.1

3.3.2

3.3.3

3.1.4

2.15

2.15.1

2.15.2

2.15.4

3

3.5

3.5.1

3.5.2

3.5.3

3.5.4

5

5.2

5.2.1

5.2.2

5.2.3

7

7.4

7.4.1

7.4.2

7.4.3

7.4.4

7.5

3.1.5

2

2.2

2.2.1

2.2.2

3

3.1.6

4

4.1

4.6

4.7

3.1.7

2

2.3

3.1.8

2.

2.4

2.5

3.1.9

2

2.6

3.1.10

2

2.7

2.7.1

2.7.2

2.7.3

2.7.4

3.2

2

3.2.1

2.12

3.2.2

2.12.1

3.2.3

2.13

2.13.1

2.13.2

2.13.3

2.13.4

2.13.5

2.13.6

2.14

2.14.1

2.14.2

4

3

4.1.1

3.1

3.1.2

3.4

3.4.1

4.1.2

7

7.3

4.2

3

4.2.1

3.4

3.4.2

3.4.3

3.4.4

3.4.5

3.6

4.3

2

2.1.3

3.2

3.2.1

3.3

3.3.1

4.3.1

2

2.1.2

3

3.3.3

4.3.2

8

8.1.1

8.1.2

4.3.3

2

2.1.3

4.4

2

4.4.1

2.15

4.4.2

2.15.1

4.4.3

2.15.2

2.15.3

2.15.4

3

3.5

3.5.1

3.5.2

3.5.3

3.5.4

5

5.2

5.2.1

5.2.2

5.2.3

7

7.4

7.4.1

7.4.2

7.4.3

7.4.4

7.5

4.5

2

4.5.1

2.2.1

4.5.2

2.2.2

3

3.7

3.7.1

3.7.2

3.7.3

3.7.4

4.6

4

4.6.1

4.1

4.6.2

4.2

4.5

4.6

4.7

4.7

2

4.7.1

2.3

3.7.3

4.8

2

4.8.1

2.4

4.8.2

2.5

4.9

2

4.9.1

2.6

4.9.2

2.7

4.10

2

4.10.1

2.7

4.10.2

2.7.1

4.10.3

2.7.2

2.7.3

5

5.1

5.1.1

2

5.1.2.1

3

5.1.2.2

4

5.1.2.3

5

5.1.2.4

6

5.1.2.5

5.1.2.6

7

5.1.2.7

8

5.2

3

5.2.1

3.4.5

7

7.2

5.3

2

5.3.1

2.8

5.3.2

2.8.1

3

3.8

3.8.1

 

2.9

2.9.1

 

2.10

2.10.1

2.10.2

2.10.3

2.10.4

2.10.5

2.11

 

3.1.1

3.2.3

3.4.1

 

3.9

3.9.1

3.9.2

 

4.3

4.4

4.4.1

4.4.2

4.8

 

9

Allegati 1, 2, 3 e 4 (riservati)

Allegati 1, 2 e 4 (riservati)

Introduzione e moduli

Introduzione e moduli

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M e P negli allegati 5 e 6 (riservati)

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M e P negli allegati 5 e 6 (riservati)


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