1.   I denna förordning fastställs åtgärderna avseende god distributionssed för aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel.

2.   Denna förordning ska tillämpas på importörer och distributörer av aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och på tillverkare som distribuerar aktiva substanser som de tillverkat och som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel.

3.   Denna förordning ska inte tillämpas på intermediat av aktiva substanser som används i veterinärmedicinska läkemedel.

1.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska utveckla och upprätthålla ett kvalitetssystem.

2.   Kvalitetssystemet ska ta hänsyn till omfattningen av, strukturen för och komplexiteten i dessa aktörers verksamhet och de förändringar av denna verksamhet som kan förutses.

3.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska säkerställa att alla delar av kvalitetssystemet har tillräckliga resurser i form av kompetent personal samt lämpliga och tillräckliga lokaler, utrustning och faciliteter.

1.   Kvalitetssystemet ska fastställa ansvar, processer och principer för kvalitetsriskhantering.

2.   Det ska säkerställa att följande skyldigheter är fullgjorda:

1.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska utse en fysisk person som ansvarig för kvalitetssystemet på varje plats där distributionsverksamhet bedrivs.

2.   De personer som ansvarar för kvalitetssystemet ska ha fastställda befogenheter och ansvar för att säkerställa att ett kvalitetssystem genomförs och upprätthålls och ska ha personligt ansvar för att fullgöra sina skyldigheter.

3.   De personer som ansvarar för kvalitetssystemet får delegera arbetsuppgifter, men inte ansvar.

1.   Det ska anges skriftligen vilket ansvar all den personal har som är involverad i distributionen av aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel.

2.   Personalen ska få utbildning om kraven i denna förordning för god distributionssed för aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel. Personalen ska också ha tillräcklig kompetens och erfarenhet för att säkerställa att aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel hanteras, lagras och distribueras på rätt sätt.

1.   Personalen ska få grundläggande och fortlöpande utbildning som är relevant för rollerna och som baseras på instruktioner och genomförs enligt ett skriftligt utbildningsprogram.

2.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska föra register över all utbildning och regelbundet bedöma och dokumentera utbildningens effektivitet.

1.   Lokaler och utrustning ska vara placerade, utformade, konstruerade och underhållna på lämpligt sätt för att säkerställa

2.   Utrymmen, belysning och ventilation ska vara tillräckliga för att säkerställa erforderlig separering, lämpliga lagringsförhållanden och renlighet.

3.   Sådan övervakningsutrustning som behövs för att garantera kvalitetsegenskaperna hos de aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska vara kalibrerad mot certifierade spårbara standarder enligt en godkänd tidsplan.

4.   Mottagning och avsändning ska om möjligt ske på olika platser. Om det inte går ska de ske på olika tider.

5.   Utrymmena för att ta emot aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska skydda leveranserna mot rådande väderförhållanden vid avlastningen.

6.   Dessa utrymmen ska vara åtskilda från lagringsutrymmet.

7.   Lämplig städutrustning och lämpliga rengöringsmedel ska väljas och användas på ett sådant sätt att de inte utgör en källa till kontaminering.

8.   Lokalerna ska vara skyddade från intrång av fåglar, gnagare, insekter och andra djur. Ett program för bekämpning av gnagare och skadedjur ska genomföras och upprätthållas. Dess effektivitet ska övervakas.

9.   Defekt utrustning får inte användas och ska antingen avlägsnas eller märkas som defekt. Utrustningen ska bortskaffas på ett sådant sätt att felaktig användning förhindras.

10.   Det ska finnas separata utrymmen för lagring av aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och som är mottagna, placerade i karantän, kasserade, indragna respektive returnerade, även sådana med skadad förpackning.

11.   Eventuella system som i tillämpliga fall ersätter en fysisk separering, t.ex. elektronisk separering genom ett datoriserat system, ska ge likvärdig säkerhet och ska genomgå lämplig validering.

12.   Separerade utrymmen och produkter ska identifieras på lämpligt sätt.

1.   Dokumentationen ska uppfylla följande krav:

2.   När fel i dokumentationen har konstaterats ska de korrigeras utan dröjsmål, och det ska klart framgå vem som gjort korrigeringen och när.

3.   Eventuella ändringar i dokumentationen ska vara undertecknade och daterade. Vid en ändring ska den ursprungliga informationen gå att läsa. Om det är relevant ska skälet till ändringen anges.

4.   Varje anställd ska lätt ha tillgång till all dokumentation som är nödvändig för de uppgifter som ska utföras.

5.   All dokumentation om hur de aktörer som avses i artikel 1.2 efterlever den goda distributionssed för aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel som fastställs i denna förordning ska tillhandahållas på begäran av de behöriga myndigheterna.

6.   Förhållanden och kontrollåtgärder avseende originaldokument och officiella kopior, uppgiftshantering och register ska anges för alla pappersbaserade och elektroniska system och hybridsystem.

1.   Instruktioner ska beskriva den distributionsverksamhet som påverkar kvaliteten hos de aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel. Denna verksamhet omfattar

2.   Instruktionerna ska godkännas, undertecknas och dateras av den person som ansvarar för kvalitetssystemet.

3.   Giltiga och godkända instruktioner ska användas. Dokumenten ska vara tydliga och tillräckligt detaljerade. Rubrik, typ av dokument och syfte ska anges. Dokumenten ska ses över regelbundet och hållas uppdaterade. Det ska göras versionskontroll av instruktionerna. Det ska finnas ett system som förhindrar att den tidigare versionen av ett dokument används av misstag efter att dokumentet har reviderats. Tidigare eller föråldrade instruktioner ska avlägsnas från arbetsstationerna och arkiveras.

1.   Registren ska vara tydliga och upprättas vid den tidpunkt när respektive transaktion sker på ett sådant sätt att all viktig verksamhet eller alla viktiga händelser kan spåras.

2.   Registren ska sparas i minst ett år efter utgångsdatumet för den sats av aktiva substanser som de gäller. I fråga om aktiva substanser med datum för omtest ska registren sparas i minst tre år efter att hela satsen har distribuerats.

3.   Registren ska säkerställa att ursprung och destination är spårbara när det gäller aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och att alla som levererar eller får leveranser av dessa aktiva substanser kan identifieras. Varje inköp och försäljning ska registreras. De register som ska sparas och hållas tillgängliga ska innehålla

1.   Leveranser ska undersökas vid mottagandet för kontroll av att

2.   Aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel med bruten försegling eller skadad förpackning eller som misstänks kunna vara kontaminerade ska åtskiljas från andra produkter fysiskt eller, om det finns ett likvärdigt elektroniskt system, elektroniskt, och orsaken till problemet ska undersökas.

3.   Aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och som kräver särskilda lagringsåtgärder, såsom narkotika och produkter som kräver särskild lagringstemperatur eller fuktighet, ska omedelbart identifieras och lagras i enlighet med skriftliga anvisningar och tillämplig nationell rätt.

4.   Om de aktörer som avses i artikel 1.2 misstänker att en aktiv substans som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och som de anskaffat eller importerat är en förfalskad aktiv substans som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel, ska de åtskilja den från andra produkter fysiskt eller, om det finns ett likvärdigt elektroniskt system, elektroniskt och underrätta den nationella behöriga myndigheten i den medlemsstat där de är registrerade.

5.   Kasserade aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska identifieras, kontrolleras och åtskiljas fysiskt eller, om det finns ett likvärdigt elektroniskt system, elektroniskt för att förhindra att de utan tillstånd används vid tillverkning och att de distribueras vidare. Uppgifter om destruktion ska finnas lätt tillgängliga.

1.   Aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska lagras under de förhållanden som fastställts av tillverkaren, t.ex. vid kontrollerad temperatur och fuktighet vid behov, och på ett sådant sätt att man förhindrar kontaminering eller sammanblandning. Lagringsförhållandena ska övervakas och uppgifterna registreras och sparas. Uppgifterna ska regelbundet ses över av den person som ansvarar för kvalitetssystemet.

2.   Om det krävs särskilda lagringsförhållanden ska lagringsutrymmet underställas kvalificering och användas inom de angivna avgränsningarna.

3.   Lagringsutrymmena ska vara rena och fria från skräp, damm och skadedjur och andra djur. Det ska vidtas adekvata skyddsåtgärder mot spill eller sönderslagning och kontaminering.

4.   Det ska finnas ett system som säkerställer att lagret omsätts, t.ex. så att uttag ur lagret sker enligt principen att produkter med tidigaste utgångsdatum eller datum för omtest används först, med regelbundna och frekventa kontroller av att systemet fungerar som det ska. Systemen för elektronisk lagerhantering ska genomgå validering.

5.   Aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och som har passerat utgångsdatum ska åtskiljas från det godkända lagret fysiskt eller, om det finns ett likvärdigt elektroniskt system, elektroniskt och inte levereras.

1.   När lagring eller transport av aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel utkontrakteras ska de aktörer som avses i artikel 1.2 säkerställa att kontraktstagaren känner till och följer de tillämpliga lagrings- och transportvillkoren.

2.   Det ska finnas ett skriftligt avtal mellan kontraktsgivaren och kontraktstagaren där vardera partens skyldigheter tydligt fastställs.

3.   Kontraktstagaren får inte lägga ut någon del av det arbete som ska utföras enligt avtalet på en tredje part utan skriftligt medgivande från kontraktsgivaren.

1.   När det gäller leveranser inom unionen får de aktörer som avses i artikel 1.2 endast leverera aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel till andra distributörer, tillverkare, apotek eller personer med tillstånd enligt nationell rätt.

2.   Aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska transporteras i enlighet med de villkor som angetts av tillverkaren och på ett sådant sätt att deras kvalitet inte försämras. Produktens, satsens och behållarens identitet ska alltid bevaras. All ursprungsmärkning på behållarna ska gå att läsa. Det ska vidtas åtgärder för att förhindra obehörigt tillträde till de aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel under transporten av dem.

3.   Det ska finnas ett system för att enkelt identifiera hur varje sats av aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel har distribuerats så att den kan dras in.

1.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska till de berörda kunderna anmäla all information eller alla händelser som de får kännedom om och som kan orsaka leveransavbrott.

2.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska vidarebefordra all den information om kvalitet och lagstiftning rörande aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel som de fått från den aktiva substansens ursprungliga tillverkare till den berörda kunden, och all sådan information som de fått från kunden till den aktiva substansens ursprungliga tillverkare.

3.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska till den berörda kunden lämna namn eller företagsnamn och stadigvarande adress eller säte för den aktiva substansens ursprungliga tillverkare samt satsnummer. En kopia av det ursprungliga analysintyget från den aktiva substansens ursprungliga tillverkare ska lämnas till kunden.

4.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska på begäran lämna namn eller företagsnamn och stadigvarande adress eller säte för den aktiva substansens ursprungliga tillverkare samt satsnummer till de behöriga myndigheterna. Den aktiva substansens ursprungliga tillverkare får svara direkt till den behöriga myndigheten eller genom sina godkända ombud.

1.   Reklamationer, oavsett om de framförts muntligt eller skriftligt, ska registreras och undersökas i enlighet med en instruktion.

Vid en reklamation av kvaliteten hos en aktiv substans som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska de aktörer som avses i artikel 1.2 i tillämpliga fall granska reklamationen tillsammans med den aktiva substansens ursprungliga tillverkare för att avgöra om ytterligare åtgärder bör vidtas, antingen i förhållande till andra kunder som kan ha fått den aktiva substansen eller i förhållande till den behöriga myndigheten, eller båda. Den berörda parten ska göra en undersökning av skälet till reklamationen och dokumentera det.

2.   Uppgifterna om reklamationen ska innefatta

3.   Uppgifter om reklamationer ska sparas så att man kan utvärdera trender, produktrelaterad frekvens och allvarlighetsgrad med avseende på ytterligare och, i tillämpliga fall, omedelbara korrigerande åtgärder. Dessa uppgifter ska göras tillgängliga vid de behöriga myndigheternas inspektioner.

4.   Om en reklamation skickas vidare till den aktiva substansens ursprungliga tillverkare ska de uppgifter som de aktörer som avses i artikel 1.2 sparar innefatta eventuella svar från den ursprungliga tillverkaren, inklusive datum och den information som lämnats.

5.   I händelse av en allvarlig eller potentiellt livshotande situation ska de aktörer som avses i artikel 1.2 underrätta och rådfråga lokala, nationella eller internationella myndigheter, beroende på vad som är tillämpligt, och följa deras anvisningar.

1.   Returnerade aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska identifieras som sådana och åtskiljas från andra produkter fysiskt eller, om det finns ett likvärdigt elektroniskt system, elektroniskt i avvaktan på resultatet av en undersökning av dessa returnerade aktiva substanser.

2.   Aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och som inte längre är under tillsyn av de aktörer som avses i artikel 1.2 får endast returneras till det säljbara lagret om samtliga följande kriterier är uppfyllda:

3.   Bedömningen enligt punkt 2 ska ta hänsyn till typen av aktiv substans som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel, de eventuella särskilda lagringsvillkor som krävs och den tid som har förflutit sedan den levererades. Vid behov och om det råder tvivel om kvaliteteten hos den returnerade aktiva substans som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska den aktiva substansens ursprungliga tillverkare rådfrågas.

4.   Uppgifterna om returnerade aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel ska registreras och sparas. För varje retur ska dokumentationen innehålla

5.   Endast behörig personal med lämplig utbildning får släppa den aktiva substansen som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel fri för återföring till det säljbara lagret.

6.   Aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel och som återförs till det säljbara lagret ska placeras så att systemet för att omsätta lagret fungerar effektivt.

1.   Det ska finnas en instruktion som anger under vilka omständigheter man ska överväga att dra in en aktiv substans som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel.

2.   I instruktionen för indragning ska det anges

3.   Den person som ansvarar för kvalitetssystemet ska involveras i indragningar.

1.   De aktörer som avses i artikel 1.2 ska genomföra och registrera egeninspektioner för att övervaka genomförandet och efterlevnaden av den goda distributionssed för aktiva substanser som används som utgångsmaterial i veterinärmedicinska läkemedel som fastställs i denna förordning.

2.   Egeninspektioner ska genomföras regelbundet enligt en tidsplan som anges i kvalitetssystemet.

3.   Egeninspektionerna ska genomföras opartiskt och noggrant av särskilt utsedd kompetent personal.

4.   Resultaten av alla egeninspektioner ska dokumenteras. Rapporterna ska innehålla alla de observationer som gjorts under inspektionen och föreläggas den berörda personalen och ledningen.

5.   Det ska vidtas nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder och göras en översyn av de korrigerande och förebyggande åtgärdernas effektivitet.

1.   Det system för farmakovigilans som innehavarna av godkännande för försäljning har inrättat och upprätthåller i enlighet med artikel 77.1 i förordning (EU) 2019/6 ska uppfylla kraven i den här förordningen.

2.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa att systemet för farmakovigilans

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa att den sakkunniga person med ansvar för farmakovigilans som avses i artikel 77.8 i förordning (EU) 2019/6 har tillräcklig kontroll över systemet för farmakovigilans för att kunna främja, upprätthålla och förbättra efterlevnaden av artikel 78 i den förordningen. De ska säkerställa att det finns ett lämpligt förfarande för att identifiera och hantera eventuella intressekonflikter hos den sakkunniga personen med ansvar för farmakovigilans.

4.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska ha tillräckligt med kompetent personal med lämpliga kvalifikationer och lämplig utbildning som deltar i arbetet med farmakovigilans.

5.   Alla som deltar i förfarandena och processerna i det system för farmakovigilans som inrättats för arbetet med farmakovigilans ska säkerställa att systemet fungerar som det ska när de fullgör sin roll för innehavaren av godkännande för försäljning.

6.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska upprätta och dokumentera rutiner för backup för att säkerställa driftskontinuitet när det gäller fullgörandet av skyldigheterna avseende farmakovigilans.

7.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska vara fullt ansvariga för alla skyldigheter avseende farmakovigilans som lagts ut på tredje part i enlighet med förordning (EU) 2019/6 och den här förordningen.

1.   Den sakkunniga person med ansvar för farmakovigilans som avses i artikel 77.8 i förordning (EU) 2019/6 ska ha kvalifikationer och utbildning som innefattar dokumenterad erfarenhet av farmakovigilans.

2.   Den sakkunniga personen med ansvar för farmakovigilans ska ha slutfört veterinärutbildning enligt artikel 38 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/36/EG (2). Om denna utbildning inte är slutförd ska innehavarna av godkännande för försäljning vidta åtgärder för att säkerställa att den sakkunniga personen med ansvar för farmakovigilans fortlöpande bistås av en veterinär. Detta bistånd ska dokumenteras.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska inrätta och genomföra ett adekvat och effektivt kvalitetshanteringssystem för sitt arbete med farmakovigilans.

2.   kvalitetshanteringssystemet ska beskrivas i master file för systemet för farmakovigilans.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa att kvalitetshanteringssystemet innehåller detaljerade riktlinjer, processer och förfaranden för dokumenthantering, utbildning, revision och hantering av ändringar som omfattar verksamheten i enlighet med artiklarna 5–9. Dessa riktlinjer, processer och förfaranden ska omfatta en översyn av kvalitetshanteringssystemet med regelbundna riskbaserade intervaller, på grundval av fördefinierade kriterier.

4.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa att kvalitetshanteringssystemet innehåller detaljerade riktlinjer, processer och förfaranden för registerhanteringssystemet och insamlingen av uppgifter i enlighet med artiklarna 10–15 för följande arbete med farmakovigilans:

5.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa att kvalitetshanteringssystemet omfattar detaljerade riktlinjer, processer och förfaranden för riskhantering, övervakning av nytta/riskförhållandet, signalhantering och kommunikation till alla relevanta berörda parter i enlighet med artiklarna 16–20.

6.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa att kvalitetshanteringssystemet omfattar detaljerade riktlinjer, processer och förfaranden för underhållet av och tillgången till master file för systemet för farmakovigilans i enlighet med artiklarna 24 och 25.

7.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska tydligt ange roller och ansvarsområden för de personer som deltar i arbetet med farmakovigilans och dokumentation i enlighet med punkterna 3–6 i denna artikel.

8.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska inrätta ett kvalitetshanteringssystem med hjälp av följande:

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska inrätta och upprätthålla ett dokumenthanteringssystem för att bevara alla dokument som rör farmakovigilans. Dessa dokument ska vara arkiverade och indexerade så att de är lätta att få tillgång till under hela den tid de bevaras

2.   Dokumenten ska vara versionskontrollerade, i förekommande fall.

3.   Dokument och farmakovigilansdata om enskilda godkända veterinärmedicinska läkemedel ska bevaras så länge som produkten är godkänd och i fem år efter att godkännandet för försäljning har upphört att gälla.

1.   All personal som deltar i arbetet med farmakovigilans ska få grundläggande och fortsatt utbildning för sin roll och sina ansvarsområden när det gäller den verksamhet som nämns i artikel 4.3–4.6, även verksamhet som rör kliniska prövningar, klagomål på tekniska produkter, standarder, försäljning och marknadsföring.

2.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska ha ett system för utbildningshantering för att upprätthålla och utveckla personalens kompetens. Information om utbildningsplaner och dokumentation rörande farmakovigilans och en angivelse av var de finns ska finnas i led iv i bilaga IV i master file för systemet för farmakovigilans.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska genomföra revisioner av systemet för farmakovigilans med regelbundna riskbaserade intervaller för att säkerställa att det uppfyller kraven i denna förordning och för att kontrollera hur effektivt det är. Revisionerna ska planeras för att omfatta all farmakovigilans under en fastställd tid och kontrollera att den är förenlig med kvalitetshanteringssystemets principer, processer och förfaranden. De ska genomföras av enskilda som inte är direkt involverade i eller har något direkt ansvar för de frågor eller processer som revisionen avser.

2.   En tredje part som fått i uppdrag att helt eller delvis utföra farmakovigilans, för eller tillsammans med innehavarna av godkännande för försäljning, ska gå med på att granskas av innehavarna av godkännande för försäljning eller för deras räkning.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska utarbeta en riskbaserad tidsplan för revisioner. Processen för riskbaserad planering ska beskrivas och motiveringen till den riskbaserade tidsplanen ska dokumenteras. En förteckning över planerade och slutförda revisioner, inklusive kvarstående kritiska och viktiga iakttagelser, ska dokumenteras i led ii i bilaga IV i master file för systemet för farmakovigilans.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska ha rutiner för hantering av korrigerande och förebyggande åtgärder, för att mildra eventuella avvikelser som påvisats i samband med revisioner, den dagliga driften och resultaten av inspektioner. Anknytande korrigerande och förebyggande åtgärder ska vara dokumenterade för de fem senaste åren.

2.   De planer för korrigerande och förebyggande åtgärder som begärts av den behöriga myndigheten ska skriftligt dokumentera en effektiv process, som systematiskt hanterar och minimerar konstaterade risker eller brister. De ska omfatta en orsaksanalys, hantering av klara, möjliga korrigerande och förebyggande åtgärder, hantering av tidsramar för åtgärder samt kommunikation till relevanta berörda parter.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska övervaka och bedöma de korrigerande och förebyggande åtgärdernas effektivitet. Eventuella ändringar i samband med dessa åtgärder ska utvärderas.

4.   Hanteringen av ändringar ska omfatta en kontrollerad ändringsprocess, inklusive övervakning och dokumentering av de korrigerande eller förebyggande åtgärdernas effektivitet samt kommunikation till relevanta berörda parter.

1.   Det dokumenthanteringssystem som avses i artikel 5 ska innehålla ett registerhanteringssystem för att ta emot, registrera, sammanställa och bedöma information om biverkningar och för att registrera säkerhetsinformation.

2.   Beskrivningen av registerhanteringssystemet för att registrera biverkningar och säkerhetsinformation i avsnitt D i master file för systemet för farmakovigilans ska innehålla följande information:

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning får använda unionsdatabasen för farmakovigilans som sitt elektroniska registerhanteringssystem för att registrera biverkningar. I det fallet ska det anges i avsnitt D i master file för systemet för farmakovigilans att det registerhanteringssystem som används är unionsdatabasen för farmakovigilans.

1.   Information om misstänkta biverkningar ska registreras och kodas med användning av internationellt vedertagna standarder. Den senaste versionen av standarderna ska användas i enlighet med de angivna genomförandedatumen.

2.   Dokumentationen om biverkningar ska innehålla minst följande:

3.   Om produktnamnet inte finns i den första rapporten från primärkällan ska innehavarna av godkännande för försäljning göra rimliga ansträngningar för att erhålla det berörda läkemedlets namn eller åtminstone en del av dess handelsnamn. Om varken namnet eller handelsnamnet är känt eller kan erhållas ska den aktiva substansens namn anges i registerhanteringssystemet.

4.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska göra rimliga ansträngningar för att vid behov begära kompletterande information för att underlätta undersökningen av misstänkta biverkningar, inklusive resultaten av lämpliga diagnostiska tester, så att det säkerställs att de rapporterade uppgifterna om biverkningar är fullständiga.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska registrera biverkningar i unionsdatabasen för farmakovigilans.

2.   Ett språk som är gängse inom medicinsk vetenskap ska användas för att registrera okodad information i unionsdatabasen för farmakovigilans, inklusive sådan information som rör biverkningar med ursprung utanför unionen.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska regelbundet bevaka den medicinska litteraturen för att kunna identifiera biverkningar som rör deras veterinärmedicinska läkemedel. Metoden för litteraturbevakning och bevakningens frekvens ska baseras på ett riskbaserat tillvägagångssätt. Den ska omfatta minst följande: aktiv substans, produkttyp, stabilitet i antalet och incidensen av rapporterade biverkningar som observeras på marknaden över tid samt farmakovigilansprofilens stabilitet.

1.   För att möjliggöra en heltäckande analys av rapporter om biverkningar från tredjeländer ska innehavarna av godkännande för försäljning i unionens produktdatabas registrera motsvarande produktnamn och godkännandenummer för samma produkt eller, om samma produkt inte är godkänd i unionen, för en liknande produkt som är godkänd i unionen, i enlighet med VICH:s (International Cooperation on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Veterinary Medicinal Products) riktlinje 24 (3). Innehavarna av godkännande för försäljning ska vid behov uppdatera informationen.

2.   Det totala antalet djur som uppvisar en biverkning under en bestämd tidsperiod, multiplicerat med 100 och dividerat med en uppskattning av antal behandlade djur under den perioden, ska ge incidensen av rapporterade biverkningar. För att beräkna det uppskattade antalet behandlade djur utifrån den information om försäljningsvolym som krävs enligt artikel 58.12 i förordning (EU) 2019/6 ska innehavarna av godkännande för försäljning identifiera och tillhandahålla en faktor till unionens produktdatabas för vart och ett av sina veterinärmedicinska läkemedel per land, djurslag som läkemedlet är avsett för och förpackningsstorlek. I enlighet med doseringsanvisningarna för produkten kommer faktorn att avgöra hur många djur som kan behandlas med en enda förpackning av en viss förpackningsstorlek, oberoende av formulering. För att beräkna incidensen för rapporter om biverkningar från tredjeländer genom det uppskattade antalet behandlade djur ska innehavarna av godkännande för försäljning lämna information om försäljningsvolym för varje veterinärmedicinskt läkemedel, sammantaget för alla tredjeländer efter djurslag som läkemedlet är avsett för och för samma eller en jämförbar förpackningsstorlek.

3.   Läkemedelsmyndigheten ska offentliggöra en vägledning om den matematiska formeln för att beräkna faktorn. Innehavarna av godkännande för försäljning ska registrera sina antaganden om fördelningen av försäljningen per djurslag som läkemedlet är avsett för och behandlingsregim per djurslag som läkemedlet är avsett för, som de använder för beräkning av faktorn i master file för systemet för farmakovigilans. Innehavarna av godkännande för försäljning ska vid behov uppdatera faktorn.

1.   Övervakningsstudier efter utsläppandet på marknaden får utföras av innehavarna av godkännande för försäljning på deras eget initiativ eller ska utföras av innehavarna av godkännande för försäljning på begäran av en behörig myndighet eller läkemedelsmyndigheten, i enlighet med artikel 76.3 och 76.4 i förordning (EU) 2019/6.

2.   Frivilliga övervakningsstudier efter utsläppandet på marknaden ska omedelbart efter att de påbörjats anmälas till den ansvariga behöriga myndigheten eller läkemedelsmyndigheten. Innehavaren av godkännande för försäljning ska senast ett år efter att insamlingen av uppgifter slutförts lämna in protokollet och den slutliga rapporten till den behöriga myndigheten eller till läkemedelsmyndigheten, beroende på vad som är tillämpligt.

3.   När det gäller en begärd övervakningsstudie efter utsläppandet på marknaden ska innehavaren av godkännande för försäljning lämna in utkastet till studieprotokoll för godkännande till den behöriga myndigheten eller till läkemedelsmyndigheten, beroende på vad som är tillämpligt, senast två månader innan studien genomförs.

4.   Innehavaren av godkännande för försäljning ska underrätta den behöriga myndigheten på det territorium där övervakningsstudien efter utsläppandet på marknaden utförs, om den behöriga myndigheten inte har begärt studien.

5.   Innehavaren av godkännande för försäljning ska lämna in studieprotokollet, en sammanfattning av den slutliga studierapporten samt den slutliga studierapporten till den behöriga myndighet, eller läkemedelsmyndigheten, som begärt en övervakningsstudie efter utsläppandet på marknaden, beroende på vad som är tillämpligt, och till den behöriga myndigheten på det territorium där studien utförts.

6.   Innehavaren av godkännande för försäljning ska lämna in alla relevanta dokument på ett språk som är gängse inom medicinsk vetenskap, utom studier som ska utföras för veterinärmedicinska produkter som bara är godkända i en enda medlemsstat. I fråga om dessa studier ska innehavaren av godkännande för försäljning tillhandahålla en översättning av titeln, en sammanfattning av studieprotokollet och en sammanfattning av den slutliga studierapporten på ett språk som är gängse inom medicinsk vetenskap.

7.   Innehavaren av godkännande för försäljning ska säkerställa att all information om studien hanteras och förvaras på ett sådant sätt att den kan rapporteras, tolkas och kontrolleras på ett korrekt sätt. Innehavaren av godkännande för försäljning ska se till att analysdata och statistikprogram som används för att generera de uppgifter som ingår i den slutliga studierapporten lagras i elektronisk form och kan tillhandahållas för revison och inspektion på begäran av den behöriga myndigheten eller läkemedelsmyndigheten, beroende på vad som är tillämpligt.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa att systemet för farmakovigilans innehåller ett riskhanteringssystem för att vidta lämpliga åtgärder för att vid behov minimera identifierade risker.

2.   Riskhanteringssystemet ska innefatta en process för att övervaka nytta/riskförhållandet för produkterna och utföra signalhantering. Det ska också innefatta ett kommunikationssystem i enlighet med artikel 20.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska säkerställa fortlöpande bedömning och dokumentera riskhanteringsåtgärderna och resultatet av åtgärderna för riskminimering i master file för systemet för farmakovigilans.

1.   Signalhanteringen ska minst bestå av farmakovigilansprocesserna för detektion, prioritering, validering och bedömning av signaler samt dokumentering av resultatet.

2.   Även om innehavarna av godkännande för försäljning ansvarar för samma eller ett liknande läkemedel i enlighet med VICH:s (International Cooperation on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Veterinary Medicinal Products) riktlinje 24 (4), som har godkänts i olika medlemsstater genom olika godkännandeförfaranden, får signalhanteringen utföras på aktiv substans-nivå för alla produkter sammantagna.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska utföra signalhantering med hjälp av ett riskbaserat tillvägagångssätt och övervaka uppgifterna med en frekvens som står i proportion till den identifierade risken. Det riskbaserade tillvägagångssättet ska ta hänsyn till följande: typ av produkt, hur lång tid den funnits på marknaden och farmakovigilansprofilens stabilitet, identifierade och potentiella risker samt behovet av kompletterande information. Det riskbaserade tillvägagångssättet ska tillämpas för att fastställa metod, omfattning och frekvens för signalhanteringen, och motiveringen ska dokumenteras.

4.   Bedömningen av signaler ska bestå av en analys och en utvärdering av en signals potentiella inverkan på nytta/riskförhållandet för en produkt, och ska möjliggöra jämförelse mellan olika produkter eller produktgrupper, inklusive analys på aktiv substans-nivå och stratifierade analyser.

5.   Läkemedelsmyndigheten ska offentliggöra en vägledning om bästa praxis för signalhantering.

6.   Resultaten av signalhanteringen ska registreras och motiveringen ska vara tillgänglig för inspektion.

7.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska göra minst en analys av signaldetektionen per år för var och en av sina aktiva substanser eller produkter i unionsdatabasen för farmakovigilans.

8.   Innehavare av godkännande för försäljning som använder unionsdatabasen för farmakovigilans som sitt registerhanteringssystem för rapporter om biverkningar ska utföra signalhantering i unionsdatabasen för farmakovigilans.

9.   När innehavarna av godkännande för försäljning inte använder unionsdatabasen för farmakovigilans för signalhantering ska de säkerställa att deras registerhanteringssystem för rapporter om biverkningar innehåller alla de rapporter om biverkningar som de ansvarar för. De ska särskilt säkerställa att rapporter om biverkningar som rör deras veterinärmedicinska läkemedel och som har rapporterats till unionsdatabasen för farmakovigilans från andra källor också registreras i deras egen databas.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska fortlöpande övervaka nytta/riskförhållandet för sina produkter med beaktande av all tillgänglig information från veterinärer, annan hälso- och sjukvårdspersonal, allmänheten, rapporter om biverkningar från andra innehavare av godkännande för försäljning eller behöriga myndigheter som registrerats i unionsdatabasen för farmakovigilans samt vetenskaplig litteratur.

2.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska fortlöpande övervaka nytta/riskförhållandet och vidta nödvändiga åtgärder för riskminimering så att deras veterinärmedicinska läkemedel används så säkert som möjligt.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska beakta varje biverknings potentiella inverkan på nytta/riskförhållandet för deras produkter, utom om det inte finns något orsakssamband mellan produkterna och biverkningen.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska årligen registrera en slutsats om nytta/riskförhållandet för var och en av sina produkter i unionsdatabasen för farmakovigilans och bekräfta att signalhanteringen har utförts.

2.   Resultatet av signalhanteringen ska ingå i den slutsats som avses i punkt 1, om en eller flera nya validerade signaler i samband med medicinskt viktiga uttryck i det veterinärmedicinska lexikonet VeDDRA har identifierats, även om det inte anses nödvändigt att vidta vidare åtgärder. I slutsatsen ska det anges om nytta/riskförhållandet fortfarande anses vara gynnsamt och om det anses nödvändigt att vidta vidare åtgärder för att förbättra nytta/riskförhållandet.

3.   När innehavarna av godkännande för försäljning identifierar en ny risk eller en ändring av nytta/riskförhållandet för en av sina produkter ska en sammanfattning av analysen och en slutsats om nytta/riskförhållandet registreras i unionsdatabasen för farmakovigilans. Detta ska göras i enlighet med tidsfristerna i artikel 81.2 i förordning (EU) 2019/6 genom anmälan till den behöriga myndigheten eller läkemedelsmyndigheten, beroende på vad som är tillämpligt.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska ha en övergripande kommunikationsplan som identifierar relevanta berörda parter i unionen, inklusive veterinärer, annan hälso- och sjukvårdspersonal, kunder och allmänheten. I händelse av brådskande säkerhetsproblem ska planen ange hur man i rimlig tid ska kunna informera om problem till följd av farmakovigilansdata eller i anslutning till annan relevant säkerhetsinformation.

2.   Kommunikationsplanen ska innehålla information om hur innehavarna av godkännande för försäljning

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska använda nätverket för databearbetning i unionsdatabasen för farmakovigilans för kommunikation av varningar avseende farmakovigilansdata.

1.   Informationen i den master file för systemet för farmakovigilans som krävs enligt artikel 77.2 i förordning (EU) 2019/6 ska vara korrekt och återspegla systemet för farmakovigilans.

2.   Avtalsvillkoren mellan innehavare av godkännande för försäljning och tredje part avseende farmakovigilans ska vara tydligt dokumenterade, detaljerade och uppdaterade.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning får i förekommande fall använda separata system för farmakovigilans för olika kategorier av veterinärmedicinska läkemedel. Varje sådant system ska beskrivas i en separat master file för systemet för farmakovigilans.

1.   Master file för systemet för farmakovigilans ska bestå av en central del som beskriver systemet för farmakovigilans, tillsammans med bilagor innehållande detaljerad information.

2.   Den centrala delen av master file för systemet för farmakovigilans ska innehålla följande avsnitt:

3.   Master file för systemet för farmakovigilans ska innehålla följande bilagor:

4.   I förekommande fall kan information lämnas i form av tabeller eller flödesdiagram.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska se till att master file för systemet för farmakovigilans är uppdaterad och vid behov revidera den med beaktande av de erfarenheter som gjorts och den vetenskapliga och tekniska utvecklingen.

2.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska se till att den sakkunniga personen med ansvar för farmakovigilans har ständig åtkomst till master file för systemet för farmakovigilans för att kunna utföra de uppgifter som avses i artikel 78 i förordning (EU) 2019/6.

3.   Master file för systemet för farmakovigilans ska vara versionskontrollerad, med angivelse av när den senast uppdaterades.

4.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska i en loggbok registrera alla ändringar av innehållet i den centrala delen av master file för systemet för farmakovigilans som gjorts under de senaste fem åren. I loggboken ska innehavarna av godkännande för försäljning ange det ändrade avsnittet, typen av ändring, datum, ansvarig person och i förekommande fall orsaken till ändringen.

5.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska på begäran inom sju dagar lämna en kopia av sin loggbok, eller någon annan del av master file för systemet för farmakovigilans, till den behöriga myndigheten eller läkemedelsmyndigheten, beroende på vad som är tillämpligt.

6.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska underrätta den behöriga myndigheten eller läkemedelsmyndigheten om alla ändringar av informationen i sammanfattningen av master file för systemet för farmakovigilans, genom att lämna in en ändring i enlighet med artikel 61 i förordning (EU) 2019/6.

7.   Efter att det system som beskrivs i master file för systemet för farmakovigilans formellt har avslutats ska innehavarna av godkännande för försäljning spara en elektronisk version av det i fem år.

1.   Master file för systemet för farmakovigilans ska förvaras antingen på den plats i unionen där innehavaren av godkännande för försäljning huvudsakligen utför farmakovigilansen eller på den plats i unionen där den sakkunniga personen med ansvar för farmakovigilans är verksam.

2.   Master file för systemet för farmakovigilans får lagras och tillhandahållas i elektronisk form. De medier som används för lagring eller tillhandahållande ska vara sökbara och läsbara över tid.

3.   På begäran ska ett tryckt exemplar av master file för systemet för farmakovigilans i enlighet med artikel 22.2 och 22.3, eller delar därav, tillhandahållas för revision och inspektion. Det tryckta exemplaret eller den begärda delen ska vara fullständig och läsbar.

4.   Master file för systemet för farmakovigilans ska ständigt vara omedelbart tillgänglig för inspektion på den plats där den förvaras. Om master file för systemet för farmakovigilans lagras i elektronisk form räcker det att de uppgifter som lagras i elektronisk form är direkt tillgängliga.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska vara redo för kontroller i enlighet med artikel 123 i förordning (EU) 2019/6 och ska också säkerställa att följande aktörer är redo för kontrollerna:

2.   Inspektioner av farmakovigilans i enlighet med artikel 123.6 i förordning (EU) 2019/6 får göras på plats eller på distans.

1.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska vara redo för inspektion av sitt system för farmakovigilans och motsvarande master file för systemet för farmakovigilans i enlighet med artiklarna 123.6 och 126 i förordning (EU) 2019/6 och ska säkerställa detsamma för varje aktör som nämns i artikel 26.1.

2.   Innehavarna av godkännande för försäljning får underställas inspektion på den plats där master file för systemet för farmakovigilans finns eller på vilken som helst av de platser där de aktörer finns som är föremål för inspektion i enlighet med punkt 1. När det gäller en tredje part som utför farmakovigilans får den plats som ska inspekteras ligga inom eller utanför unionen.

3.   Innehavarna av godkännande för försäljning ska tillhandahålla all nödvändig information som de behöriga myndigheterna eller läkemedelsmyndigheten begärt i enlighet med artikel 79.6 i förordning (EU) 2019/6 med avseende på inspektioner på plats eller på distans.

4.   Inspektionerna av farmakovigilans får vara antingen rutininspektioner eller riktade inspektioner; de får vara produktspecifika eller inspektioner av det generella systemet för farmakovigilans. I samband med en inspektion ska innehavarna av godkännande för försäljning

5.   Den behöriga myndigheten eller läkemedelsmyndigheten får anmoda innehavarna av godkännande för försäljning att överlämna planen för korrigerande och förebyggande åtgärder i enlighet med artikel 9.2.