BILAGA I

I.   INLEDNING

Ett av målen med EU:s miljöpolitik är att uppmuntra alla typer av organisationer att använda miljöledningssystem och minska sin miljöpåverkan. Miljöledningssystem är ett av de verktyg som företag och andra organisationer kan använda för att förbättra sin miljöprestanda och samtidigt spara energi och andra resurser. EU vill framför allt uppmuntra organisationer att delta i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas), som är ett ledningsverktyg som företag och andra organisationer kan använda för att utvärdera, rapportera och förbättra sin miljöprestanda.

Emas inrättades 1993 och har utvecklats med tiden. Emas-förordningen (1) utgör den rättsliga grunden för ordningen och omarbetades senast 2009.

Denna användarhandledning för Emas har utarbetats i enlighet med artikel 46.5 i Emas-förordningen. Syftet med dokumentet är att ge tydliga, enkla råd till organisationer som är intresserade av Emas. Tanken är att ge steg för steg-anvisningar som är enkla att följa. Handledningen innehåller de huvudsakliga punkterna i Emas och de steg som ska tas av organisationer som vill delta i ordningen. Tanken med dokumentet är att göra det lättare för organisationer att delta i Emas miljöledningssystem och därmed få fler att delta i ordningen. Det är även viktigt att komma ihåg att det övergripande syftet med förordningen är att harmonisera genomförandet i alla medlemsstater och upprätta en gemensam rättslig ram. När det gäller frågor om global Emas-registrering hänvisas till kommissionens beslut 2011/832/EU (2) av den 7 december 2011 om en handledning för företagsregistrering i EU och tredjeland samt global registrering enligt förordning (EG) nr 1221/2009.

II.   VAD ÄR MILJÖLEDNINGS- OCH MILJÖREVISIONSORDNINGEN (EMAS)?

Emas är ett frivilligt verktyg för alla organisationer inom alla ekonomiska sektorer inom eller utanför EU som vill

—	ta ett miljömässigt och ekonomiskt ansvar,

—	förbättra sin miljöprestanda,

—	förmedla sina resultat på miljöområdet till samhället och berörda parter i allmänhet.

Nedan följer en beskrivning steg för steg av vad man behöver göra för att registrera sig och genomföra ordningen.

Organisationer som registrerar sig i Emas måste

—	visa att de uppfyller miljölagstiftningen,

—	åta sig att ständigt förbättra sin miljöprestanda,

—	visa att de har en öppen dialog med alla berörda parter,

—	se till att arbetstagarna deltar i arbetet med att förbättra organisationens miljöprestanda,

—	offentliggöra och uppdatera en godkänd miljöredovisning enligt Emas för extern kommunikation.

Det finns ytterligare några krav. Organisationerna måste

—	göra en miljöutredning (och då bland annat identifiera alla direkta och indirekta miljöaspekter),

—	registrera sig hos ett behörigt organ när organisationen har kontrollerats och godkänts.

När organisationen har registrerats har den rätt att använda Emas-logotypen.

III.   KOSTNADER OCH FÖRDELAR MED ATT GENOMFÖRA EMAS

I allmänhet hjälper miljöledningssystem som Emas organisationer att öka sin resurseffektivitet, minska riskerna och föregå med gott exempel med sin offentliga försäkran om god praxis. Kostnaderna för att genomföra en sådan ordning uppvägs av besparingarna.

Fördelar

En studie (3) om kostnader och fördelar förenade med att registrera sig i Emas har genomförts. I en undersökning ombads deltagarna att ange de största fördelarna med registreringen utifrån en lista med alternativ. ”Energi- och resursbesparingar” hamnade i topp (21 %), vilket framgår av figur 1. Detta följdes av ”färre negativa incidenter” (18 %) och ”bättre relationer med berörda parter” (17 %).

Figur 1

Fördelar med att genomföra Emas (% av alla svar)

Besparingar till följd av ökad effektivitet

”Energi- och resursbesparingar” var den fördel som rankades högst. Undersökningen visade att energibesparingarna i sig översteg de årliga kostnaderna för att underhålla Emas för organisationer av alla storlekar. Detta tyder på att större organisationer lätt skulle kunna få tillbaka kostnaderna för att genomföra Emas.

Färre negativa incidenter

Denna fördel rankades som nummer två. Flera faktorer, till exempel färre överträdelser av miljölagstiftningen, spelade in. Detta hänger uppenbarligen ihop med fördelarna i form av bättre relationer med tillsynsmyndigheterna.

Bättre relationer med berörda parter

Organisationerna ansåg att relationerna med berörda parter var en viktig fördel, särskilt när det gäller offentlig förvaltning och tjänsteföretag.

Fler marknadsmöjligheter

Registrering i Emas kan vara fördelaktigt för affärerna. Den kan bidra till att behålla befintliga kunder och leda till nya affärsmöjligheter. Vid offentlig upphandling kan det vara en fördel att ha ett Emas-miljöledningssystem. Även om organisationer som deltar i offentliga upphandlingar inte uttryckligen kan kräva att anbudsgivarna är registrerade i Emas kan företag som är registrerade använda detta för att visa att de har de tekniska förutsättningarna att uppfylla miljöledningskraven.

Dessutom kan organisationerna uppmuntra sina leverantörer att ha ett miljöledningssystem som en del av sin miljöpolicy. Att vara registrerad i Emas kan göra de interna förfarandena mellan företag lättare för båda parter.

Regellättnader

Emas-registrerade organisationer kan ha rätt till regellättnader. Det kan finnas fördelar för företag i tillverkningssektorn enligt direktivet om samordnade åtgärder för att förebygga och begränsa föroreningar (4).

Flera medlemsstater ger även fördelar till organisationer som är registrerade i Emas när det gäller nationella och regionala lagar och förordningar på miljöområdet. Dessa fördelar kan till exempel innebära förenklade rapporteringskrav, färre inspektioner, lägre avfallsavgifter och längre intervaller mellan tillståndsförnyelser

Det kan till exempel röra sig om en minskning av avfallsavgifterna med 50 %, en minskning av avgifterna för licensieringsförfaranden med 20–30 %, en minskning av avgifterna för övervakning och tillsyn enligt nationell lagstiftning med upp till 100 %, en minskning av avgifterna för offentliga tjänster som utförs av statliga myndigheter med 30 %, eller en minskning av avgifterna för licensieringsförfaranden för ytvatten, avgifterna för tillstånd för uttag av grundvatten och avgifterna för licensieringsförfaranden för avfallsupplag med 30 %. Det finns även fördelar i samband med administreringen av övervakning och hantering av farliga kemikalier, avfallshanteringskrav (belägg för tekniska övervakningsåtgärder krävs ej) och övervakning av växthusgaser.

Kostnader och fördelar

Företagen bör se Emas-registreringen som en investering. Att genomföra Emas är förenat med både interna och externa kostnader, till exempel för konsulthjälp, personal för att genomföra och följa upp åtgärder, inspektioner, registreringsavgifter osv.

De faktiska kostnaderna och fördelarna varierar kraftigt, till exempel beroende på organisationens storlek och verksamhet, nuvarande miljöledningspraxis, vilket land det rör sig om osv. I allmänhet leder Emas dock till betydande besparingar. Olika studier har visat att organisationer får tillbaka kostnaderna för genomförandet i form av ökade intäkter relativt snart, oftast inom ett till två år (5)  (6)  (7)  (8)  (9).

Tabell 1

Kostnader och potentiella årliga besparingar till följd av ökad effektivitet med Emas  (10)

(euro)
Organisationsstorlek (11)	Potentiella besparingar till följd av ökad effektivitet	Kostnader för att genomföra Emas under första året (12)	Årliga kostnader för Emas (13)
Mikroorganisationer	3 000 –10 000	22 500	10 000
Små organisationer	20 000 –40 000	38 000	22 000
Medelstora organisationer	Upp till 100 000	40 000	17 000
Stora organisationer	Upp till 400 000	67 000	39 000
Uppgifterna om ”potentiella årliga besparingar till följd av ökad effektivitet” baseras enbart på energibesparingar. Det finns inga uppgifter om besparingar till följd av resurseffektivisering.
Källa: Costs and Benefits of EMAS to Registered Organisations, studie på uppdrag av Europeiska kommissionen, 2009.

I Emas verktygslåda för små organisationer (14) ges många andra exempel på kostnader/fördelar.

På det hela taget har mikroorganisationer och små organisationer proportionellt sett högre fasta och externa kostnader än medelstora eller stora organisationer, eftersom de senare kan utnyttja stordriftsfördelar, där en högre andel av kostnaderna täcks internt av miljöavdelningar, och har lägre externa kostnader eftersom de inte har lika stort behov av konsulter. Även mycket stora organisationer rekommenderas dock att i detalj undersöka kostnaderna för genomförandet.

Emas har ganska stora likheter med energiförvaltningssystem såsom EN 16001 och ISO 50001. Eftersom energiförvaltning ingår i Emas har Emas-registrerade organisationer redan förbättrat sin energieffektivitet, och uppfyller därmed de flesta kraven i EN 16001 och ISO 50001. Detta kan därför också leda till minskade kostnader.

Organisationer som överväger att registrera sig i Emas bör även beakta det tekniska och finansiella stöd eller de subventioner som medlemsstater, nationella, regionala eller lokala myndigheter och Emas behöriga organ erbjuder.

IV.   EMAS-FÖRORDNINGEN

Emas-ordningen inrättades genom förordning (EG) nr 1221/2009 (även kallad Emas III) och är direkt tillämplig i alla medlemsstater.

1.   ALLMÄNT

1.1   TILLÄMPNINGSOMRÅDE

Sedan 2001 kan alla offentliga eller privata organisationer genomföra Emas. Sedan Emas III infördes är ordningen även öppen för utomeuropeiska organisationer eller europeiska företag som är verksamma i utomeuropeiska länder. I det senare fallet finns det en särskild vägledning om företagsregistrering i EU, i tredjeland och global registrering.

Organisation: företag, bolag, firma, rörelse, myndighet eller institution, med säte inom eller utanför gemenskapen, eller en del av eller en kombination av dessa, oavsett om de är juridiska personer eller ej, offentliga eller privata, som har sina egna funktioner och sin egen administration.

Emas kan genomföras på en, flera eller samtliga anläggningar som tillhör privata eller offentliga organisationer inom alla verksamhetsområden (15). En anläggning är den minsta enhet som kan registreras.

Anläggning: en bestämd geografisk plats som står under en organisations kontroll och som omfattar verksamhet, produkter och tjänster, inklusive all infrastruktur, utrustning och material; en anläggning är den minsta enhet som kan vara föremål för registrering.’

En bestämd geografisk plats bör tolkas på följande sätt:

En fysisk kontinuitet av mark, byggnader, utrustning eller infrastruktur, eventuellt avbruten av externa element under förutsättning att den funktionella och organisatoriska kontinuiteten i verksamheten är garanterad.

1.2   KRAV

Det allmänna förfarandet för att genomföra Emas kan sammanfattas enligt följande:

1.	Organisationen bör börja med att göra en miljöutredning, en inledande analys av hela organisationens verksamhet, för att fastställa relevanta direkta och indirekta miljöaspekter, samt tillämplig miljölagstiftning.

2.	Därefter måste organisationen genomföra ett miljöledningssystem i enlighet med kraven i EN ISO 14001 (bilaga II till Emas-förordningen).

3.	Systemet måste följas upp genom interna revisioner och en genomgång av ledningen.

4.	Organisationen upprättar en miljöredovisning enligt Emas.

5.	Miljöutredningen och miljöledningssystemet kontrolleras och miljöredovisningen godkänns av en ackrediterad eller licensierad Emas-kontrollant.

6.	När organisationen har godkänts lämnar den in en ansökan om registrering till det behöriga organet.

I enlighet med artikel 46 i Emas-förordningen håller kommissionen på att utarbeta ”sektorspecifika referensdokument” (16) för ett antal prioriterade sektorer i samråd med medlemsstaterna och andra berörda parter.

Varje dokument innehåller följande delar:

—	Bästa miljöledningspraxis.

—	Miljöprestandaindikatorer för de berörda specifika sektorerna.

—	Vid behov riktmärken för resultat i världsklass och poängsystem för att ange miljöprestandanivåer.

Emas-registrerade organisationer ska beakta relevanta sektorspecifika referensdokument på två olika nivåer:

1.	När de utvecklar och genomför sitt miljöledningssystem mot bakgrund av miljöutredningarna (artikel 4.1 b).

2.	När de utarbetar miljöredovisningen (artikel 4.1 d och 4.4).

Emas-deltagande är en pågående process. Varje gång en organisation ser över sin miljöprestanda och planerar förbättringar ska den ta hjälp av det sektorspecifika referensdokumentet (om ett sådant finns) på särskilda områden för att komma fram till vilka problem som ska tacklas härnäst i en stegvis strategi.

Figur 2

Generell tidsplan för genomförandet av Emas

Tabell 2

Preliminär tidsplan för genomförandet av Emas. Den angivna tiden för varje åtgärd är genomsnittlig och kan vara kortare eller längre beroende på vilken medlemsstat det rör sig om, organisationens storlek osv.

Emas	Månad 1	Månad 2	Månad 3	Månad 4	Månad 5	Månad 6	Månad 7	Månad 8	Månad 9	Månad 10
Miljöutredning	X	X
Miljöledningssystem		X	X	X	X	X	X
Generella krav		X
Miljöpolicy		X
Planering: Övergripande och detaljerade miljömål		X
Planering: Miljöprogram			X	X	X
Införande och tillämpning: Resurser, roller, ansvar och befogenheter					X
Införande och tillämpning: Personalens kompetens, utbildning och medvetenhet samt arbetstagarnas delaktighet					X
Införande och tillämpning: Kommunikation (intern och extern)						X
Införande och tillämpning: Dokumentation och dokumentstyrning		X	X	X	X	X
Införande och tillämpning: Verksamhetsstyrning						X	X
Införande och tillämpning: Beredskapsplaner							X
Uppföljning: Övervakning och mätning, utvärdering av att lagstadgade krav och andra krav följs, avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder samt redovisande dokument					X	X	X
Uppföljning: Intern revision							X	X
Ledningens genomgång								X
Emas-miljöredovisning									X
Kontroll och godkännande									X
Registrering										X

2.   HUR EMAS GENOMFÖRS

2.1   MILJÖUTREDNING

Första steget för att genomföra Emas är att göra en grundlig analys av organisationens interna struktur och verksamhet. Syftet är att fastställa miljöaspekter (definieras nedan) som hänger samman med miljöpåverkan. Detta är grunden i arbetet med att upprätta ett formellt miljöledningssystem.

Miljöutredning: en inledande heltäckande analys av de miljöaspekter, den miljöpåverkan och den miljöprestanda som är förknippad med organisationens verksamhet, produkter och tjänster.

Analysen måste innehålla följande:

—	Lagstadgade krav som gäller för organisationen.

—	Fastställande av direkta och indirekta miljöaspekter.

—	Kriterier för att bedöma miljöaspekternas betydelse.

—	Undersökning av alla befintliga miljöledningsrutiner och -förfaranden.

—	Utvärdering av återkoppling från undersökningar av tidigare tillbud.

Miljöaspekt: en del av en organisations verksamhet, produkter eller tjänster som påverkar eller kan påverka miljön. Miljöaspekter kan vara insatsrelaterade (till exempel förbrukning av råvaror och energi) eller resultatrelaterade (utsläpp i luften, avfallsproduktion osv.).

Figur 3

Förhållandet mellan verksamheter, miljöaspekter och miljöpåverkan

Organisationen behöver rutiner för att se till att verksamheter som vid den första miljöutredningen konstaterats ha betydande miljöpåverkan följs upp senare. Miljöaspekter och därmed förenad miljöpåverkan kan ändras, liksom organisationens verksamhet. Om ändringarna är väsentliga kan miljöutredningen behöva uppdateras. En organisation bör även vara medveten om nya händelser, metoder, forskningsresultat osv. som kan vara till hjälp när den ska göra en ny bedömning av sina miljöaspekter och bedöma om det behövs en ny miljöutredning om organisationens verksamhet ändras väsentligt.

Hur genomförs en miljöutredning?

Organisationen måste

—	identifiera miljöaspekter som härrör från organisationens tillverkningsprocess, verksamhet eller tjänster, och

—	fastställa kriterier för att bedöma aspekternas betydelse. Kriterierna måste vara heltäckande och måste kunna vara föremål för oberoende kontroll.

Organisationen bör komma ihåg att den måste redovisa de miljöaspekter som den identifierar och resultaten av utvärderingen för externa berörda parter.

Hur identifieras miljöaspekterna?

Organisationen måste samla in all relevant information.

Detta kan innebära följande:

—	Besöka anläggningar för att följa upp förfarandenas insatser och resultat (och vid behov göra anteckningar eller ritningar).

—	Samla in kartor och bilder över platsen.

—	Identifiera tillämplig miljölagstiftning.

—	Samla in alla miljötillstånd, licenser och liknande dokument.

—	Kontrollera alla informationskällor (inkommande fakturor, mätare, uppgifter om utrustning osv.).

—	Kontrollera användningen av produkter (ofta är inköps- och säljavdelningarna en lämplig utgångspunkt).

—	Identifiera centrala personer (ledningspersoner och arbetstagare). Be arbetstagare inom alla interna system att komma med synpunkter.

—	Be att få information av underleverantörer som kan ha ett väsentligt inflytande på en organisations miljöprestanda.

—	Ta hänsyn till tidigare tillbud samt resultatet av övervakning och tillsyn.

—	Identifiera situationer vid igångsättning och stängning och identifierade risker.

Organisationen måste ta hänsyn till både direkta och indirekta miljöaspekter, och definitionerna nedan bör vara till hjälp för att identifiera dessa:

Direkt miljöaspekt: en miljöaspekt som är förknippad med en organisations verksamhet, produkter och tjänster och som den har direkt ledningskontroll över.

Indirekt miljöaspekt: en miljöaspekt som kan följa av en organisations samverkan med tredje part och som i rimlig grad kan påverkas av organisationen.

Det är viktigt att ta hänsyn till indirekta aspekter. Detta gäller både den privata och offentliga sektorn, vilket innebär att till exempel lokala myndigheter, tjänsteföretag och finansinstitut vid miljöutredningen måste ta hänsyn till aspekter även utanför anläggningen.

Organisationen måste kunna visa att den har identifierat betydande miljöaspekter förenade med sina upphandlingsförfaranden och att den i sitt ledningssystem har tagit itu med betydande miljöpåverkan förenad med dessa.

Tabell 3

Exempel på direkta och indirekta aspekter

Miljöaspekter
Direkta aspekter	Indirekta aspekter
— Utsläpp i luften — Utsläpp i vatten — Avfall — Användningen av naturresurser och råvaror — Lokala frågor (buller, vibrationer, lukt) — Markanvändning — Utsläpp i luften i samband med transport — Risk för miljöolyckor och nödsituationer	— Frågor som rör produktlivslängd — Kapitalinvesteringar — Försäkringsverksamhet — Administrativa och planeringsmässiga beslut — Entreprenörers, underleverantörers och leverantörers miljöprestanda — Val av tjänster och deras sammansättning, t.ex. transport eller catering

Direkta miljöaspekter måste omfatta tillhörande lagstadgade krav och tillståndsbegränsningar, och om det t.ex. finns utsläppsgränsvärden eller andra krav för specifika föroreningar så bör dessa utsläpp betraktas som direkta miljöaspekter.

Bedömning av miljöaspekter

Nästa steg är att koppla samman miljöaspekterna med deras miljöpåverkan. I tabell 4 ges ett exempel på sådana kopplingar.

Tabell 4

Exempel på miljöaspekter och miljöpåverkan

Verksamhet	Miljöaspekt	Miljöpåverkan
Transport	— Använda maskinoljor — Koldioxidutsläpp från lastbilar och maskiner	— Jord-, vatten- och luftföroreningar — Växthuseffekten
Bygg	— Utsläpp i luften, buller, vibrationer osv. från byggmaskiner — Markanvändning	— Buller samt jord-, vatten- och luftföroreningar — Förstörelse av marktäcket — Förlust av biologisk mångfald
Kontorstjänster	— Användning av material som papper, toner osv. — Elförbrukning (som indirekt leder till koldioxidutsläpp)	— Föroreningar i form av blandat kommunalt avfall — Växthuseffekten
Kemisk industri	— Avloppsvatten — Utsläpp av flyktiga organiska föreningar — Utsläpp av ämnen som bryter ned ozonskiktet	— Vattenföroreningar — Fotokemiskt ozon — Nedbrytning av ozonlagret

När miljöaspekterna och deras miljöpåverkan har identifierats är nästa steg att göra en detaljerad bedömning av respektive aspekt för att se om det finns betydande miljöaspekter.

Betydande miljöaspekt: en miljöaspekt som har eller kan ha en betydande miljöpåverkan.

Organisationen bör ta ställning till följande punkter när den bedömer miljöaspektens betydelse:

i)	Potential att orsaka miljöskada.

ii)	Den lokala, regionala och globala miljöns känslighet.

iii)	Aspektens eller påverkans storlek, antal, frekvens och reversibilitet.

iv)	Förekomsten av och kraven i relevant miljölagstiftning.

v)	Betydelse för intressenter och organisationens anställda.

Baserat på dessa kriterier kan organisationen upprätta ett internt förfarande eller använda andra verktyg för att bedöma miljöaspekternas betydelse. Det finns mycket användbar information i Emas verktygslåda för små och medelstora företag (17).

Vid bedömningen av miljöaspekternas betydelse är det viktigt att inte bara ta hänsyn till normala driftsförhållanden utan även förhållanden under igångsättning och stängning samt vid nödsituationer. Hänsyn ska tas till tidigare, nuvarande och planerade verksamheter.

För varje miljöaspekt ska motsvarande miljöpåverkan bedömas utifrån följande:

—	Omfattning – utsläppsnivåer, energi- och vattenförbrukning osv.

—	Allvarlighetsgrad – faror, giftighet osv.

—	Frekvens/sannolikhet.

—	Berörda parters farhågor.

—	Lagstadgade krav.

Tabell 5

Bedömning av miljöaspekter

Bedömningskriterier	Exempel
Vilka av organisationens resultat eller verksamheter kan påverka miljön negativt?	Avfall: blandat kommunalt avfall, förpackningsavfall, farligt avfall
Omfattningen av aspekter som kan påverka miljön	Mängden avfall: stor, medelstor, liten
Allvarlighetsgraden av aspekter som kan påverka miljön	Avfallets farlighetsgrad, materialets giftighet: hög, medelhög, låg
Frekvensen av aspekter som kan påverka miljön	Hög, medelhög, låg
Allmänhetens och arbetstagarnas medvetenhet om aspekter som rör organisationen	Allvarliga, vissa, inga klagomål
Delar av organisationens verksamhet som omfattas av miljölagstiftning	Tillstånd och övervakningskrav enligt avfallslagstiftningen
Anm.: Det är lämpligt att kvantifiera kriterier och vissa aspekters övergripande betydelse.

Hur regelefterlevnaden kontrolleras

Regelefterlevnad: fullständigt uppfyllande av tillämpliga lagstadgade miljökrav, inklusive tillståndsvillkor.

Medlemsstaterna måste se till att organisationer åtminstone har tillgång till information och stöd i följande frågor:

—	Information om tillämpliga lagstadgade miljökrav.

—	Information om vilka som är behöriga tillståndsmyndigheter för specifika miljökrav.

Tillsynsmyndigheterna är skyldiga att besvara frågor, åtminstone från små organisationer, om tillämpliga lagstadgade miljökrav och om hur organisationerna kan gå till väga för att uppfylla dessa lagstadgade krav.

För att identifiera alla tillämpliga lagstadgade krav måste man i tillämpliga fall ta hänsyn till miljölagstiftning på olika nivåer, till exempel nationella, regionala eller lokala krav, inklusive tillstånd och licenser.

Organisationen måste även ta hänsyn till andra relevanta krav, till exempel upphandlingsvillkor, affärskontrakt, frivilliga överenskommelser som organisationen har undertecknat eller ingått osv.

Det är viktigt att i det här läget identifiera vilka lagstadgade krav som gäller så att organisationen kan precisera eventuella krav som inte är uppfyllda. Vid behov måste organisationen sedan vidta åtgärder för att uppfylla all relevant miljölagstiftning (se punkt 2.2.5.2 om utvärdering av regelefterlevnad).

2.2   MILJÖLEDNINGSSYSTEM

Miljöledningssystem: den del av det övergripande ledningssystemet som omfattar organisationsstruktur, planering, ansvar, praxis, rutiner, processer och resurser för att utveckla, genomföra, uppfylla, revidera och underhålla miljöpolicyn samt för att hantera miljöaspekter.

2.2.1    Generella krav

Till att börja med måste organisationen definiera och dokumentera miljöledningssystemets tillämpningsområde.

Varje anläggning som ska registreras i Emas måste uppfylla alla krav i Emas-förordningen.

Organisationen måste inrätta, dokumentera, genomföra och underhålla ett miljöledningssystem i enlighet med avsnitt 4 i EN ISO 14001. Om organisationen har genomfört ett miljöledningssystem (utöver ISO 14001) som kommissionen har erkänt (18) behöver den inte upprepa de punkter som redan har blivit officiellt erkända när den ska uppfylla kraven i Emas-förordningen.

2.2.2    Miljöpolicy

Miljöpolicy: en organisations övergripande intentioner och riktlinjer i fråga om miljöprestanda, formellt uttryckt av organisationens högsta ledning […]. Den utgör grunden för åtgärder och fastställande av övergripande och detaljerade miljömål.

Miljöpolicyn måste omfatta följande punkter:

—	Åtagande att uppfylla lagstadgade och andra krav som kan relateras till organisationens miljöaspekter.

—	Åtagande att förebygga föroreningar.

—	Åtagande att ständigt förbättra sin miljöprestanda.

Miljöpolicyn utgör grunden för åtgärder och för fastställande av strategiska övergripande och detaljerade miljömål (se nedan). Den måste vara tydlig och innehålla de främsta prioriteringarna utifrån vilka man sedan kan fastställa specifika övergripande och detaljerade mål.

2.2.3    Planering

När organisationen har klarat av de grundläggande frågor som beskrivs ovan är det dags att gå vidare till planeringen.

2.2.3.1   Övergripande och detaljerade miljömål

Övergripande miljömål: ett övergripande miljömål som följer av miljöpolicyn och som en organisation bestämmer sig för att uppfylla och som är kvantifierat där så är möjligt.

Detaljerat miljömål: ett detaljerat resultatkrav som följer av de övergripande miljömålen, som är tillämpligt på organisationen eller delar därav och som behöver fastställas och uppfyllas för att de övergripande miljömålen ska uppnås.

Organisationen måste upprätta och dokumentera de övergripande och detaljerade målen för varje aspekt som är relevant för organisationen i enlighet med dess miljöpolicy.

När målen har definierats är nästa steg att fastställa konkreta detaljerade mål för dem. Med hjälp av detaljerade mål kan organisationen planera specifika åtgärder som ska genomföras för att uppnå en bra miljöledning.

Figur 4

Förhållandet mellan övergripande mål, detaljerade mål och åtgärder

Exempel:

Övergripande miljömål	Minimera produktionen av farligt avfall
Detaljerat miljömål	Minska användningen av organiska lösningsmedel i processen med 20 % på tre år
Åtgärd	Återanvända lösningsmedel när detta är möjligt Återvinna organiska lösningsmedel

Övergripande och detaljerade mål bör om möjligt vara mätbara och förenliga med organisationens miljöpolicy. Här är ”SMART-kriterierna” användbara:

—	Specific (specifika) – varje detaljerat mål bör vara inriktat på en enda fråga.

—	Measurable (mätbara) – varje detaljerat mål bör uttryckas i kvantitativa termer.

—	Achievable (nåbara) – de detaljerade målen bör kunna uppnås.

—	Realistic (realistiska) – de detaljerade målen bör vara krävande och leda till kontinuerliga förbättringar, men inte alltför ambitiösa. De kan alltid ändras när de har uppfyllts.

—	Time-bound (tidsbegränsade) – det bör finnas en tidsfrist för att uppnå varje mål.

Emas-registrerade organisationer ska beakta de relevanta delarna av de sektorspecifika referensdokument som finns för deras sektor och som avses i artikel 46 i Emas-förordningen. De bör användas vid utarbetandet och översynen av organisationens miljömål och detaljerade mål i enlighet med de relevanta miljöaspekter som har identifierats i miljöutredningen. Det är emellertid inte obligatoriskt att nå riktmärkena för resultat i världsklass, eftersom Emas överlåter till organisationerna själva att bedöma om riktmärkena och tillämpningen av bästa praxis är rimliga för dem med avseende på kostnader och nytta.

2.2.3.2   Miljöprogram

Miljöprogram: en beskrivning av nuvarande eller planerade åtgärder, ansvar och medel för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål och tidpunkten för när dessa övergripande och detaljerade miljömål senast ska uppnås.

Miljöprogrammet är ett verktyg för att hjälpa organisationen att planera och genomföra förbättringar från dag till dag. Det bör hållas uppdaterat och tillräckligt detaljerat för att ge en överblick över de framsteg som görs för att uppfylla målen. I programmet bör organisationen specificera vem som är ansvarig för att uppnå de övergripande och detaljerade målen samt ange vilka resurser som krävs och vilka tidsramar som gäller. Resurserna i sig (t.ex. finansiella, tekniska eller personalresurser) får inte räknas som övergripande miljömål.

I praktiken upprättas programmet ofta i tabellform och omfattar följande uppgifter:

—	Övergripande miljömål, kopplade till direkta och indirekta aspekter.

—	Specifika detaljerade miljömål för att uppnå de övergripande målen.

—

Åtgärder, skyldigheter, resurser och tidsramar för varje detaljerat mål: — Beskrivning av åtgärderna. — Person som ansvarar för det detaljerade målet. — Lägesbeskrivning vid genomförandets början. — De resurser som behövs för att uppnå det detaljerade målet. — Övervakningsfrekvens för att uppnå målet. — Slutresultat som ska uppnås, inklusive tidsfrist. — Ovanstående förfarande måste dokumenteras.

Både direkta och indirekta aspekter bör beaktas vid upprättandet av programmet. Organisationen bör åta sig att kontinuerligt förbättra sin miljöprestanda.

När organisationerna beslutar vilka åtgärder som ska vidtas för att förbättra miljöprestandan bör de ta hänsyn till de relevanta delarna i de sektorspecifika referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen, om sådana dokument finns för deras sektor.

De bör särskilt överväga relevant bästa miljöledningspraxis och relevanta riktmärken för resultat i världsklass (som ger en indikation på miljöprestandanivån för de bäst presterande organisationerna) för att identifiera åtgärder och insatser och eventuellt fastställa prioriteringar för att (ytterligare) förbättra sin miljöprestanda.

Det är emellertid inte obligatoriskt att uppfylla bästa miljöledningspraxis eller riktmärkena för resultat i världsklass, eftersom Emas överlåter till organisationerna själva att bedöma om riktmärkena och genomförandet av bästa praxis är rimliga för dem med avseende på kostnader och nytta.

2.2.4    Införande och tillämpning

2.2.4.1   Resurser, roller, ansvar och befogenheter

Om Emas ska fungera måste den högsta ledningen vara beredd att tillhandahålla de resurser och organisationsstrukturer som behövs för att bära upp systemet. Det rör sig bland annat om personalresurser och specialistkunskaper hos personalen, organisatorisk infrastruktur, teknik och finansiella resurser.

Vid miljöutredningen granskar organisationen den befintliga organisatoriska infrastrukturen, ledningspraxis och rutiner. I det här läget är det dags att vid behov anpassa interna strukturer och rutiner.

Organisationens högsta ledning måste utse en representant för ledningen, dvs. en person som är ytterst ansvarig för miljöledningssystemet. Representantens roll är att se till att alla kraven i miljöledningssystemet är uppfyllda, att systemet fungerar och är uppdaterat samt att hålla övriga i ledningsgruppen informerade om hur systemet fungerar. Representanten bör rapportera om för- och nackdelar med systemet och om vilka förbättringar som behövs.

Representanten bör vara kvalificerad och ha erfarenhet av miljöfrågor och kunskap om lagstadgade miljökrav, ledningsaspekter, arbete i arbetsgrupper, ledarskap och samordning. Organisationen måste se till att denna kompetens finns inom organisationen.

Kompetens, utbildning och medvetenhet

Organisationen måste ringa in vilken erfarenhet och kunskap som personalen behöver för att uppvisa god miljöledning.

Den måste upprätta, införa och upprätthålla rutiner för att identifiera utbildningsbehov och göra vad som krävs för att se till att den personal som arbetar med miljöledningssystemet har tillräcklig kunskap om följande:

—	Organisationens miljöpolicy.

—	Lagstadgade krav och andra miljökrav som är tillämpliga på organisationen.

—	De övergripande och detaljerade mål som fastställts för organisationen som helhet och för sitt specifika arbetsområde.

—	Miljöaspekter och miljöeffekter samt metoder för att övervaka dem.

—	Sina roller och skyldigheter inom miljöledningssystemet.

Alla som arbetar för eller åt organisationen bör vara medvetna om sina roller inom Emas och systemets fördelar för miljön. De bör få, eller åtminstone ha tillgång till, utbildning i miljömedvetenhet och om organisationens miljöledningssystem.

Figur 5

Flödesschema över utbildning inom miljöledningssystemet

Miljömedvetenhet kan uppnås genom utbildning eller andra åtgärder, till exempel kommunikationskampanjer, undersökningar osv.

Aktivt involverade arbetstagare är en drivkraft för kontinuerliga förbättringar och de bidrar till att förankra Emas i organisationen. De kan bli involverade genom till exempel en miljökommitté, arbetsgrupper, förslagssystem, incitamentprogram eller andra åtgärder.

Arbetstagarna bör ha olika roller på olika nivåer när det gäller utvecklingen och genomförandet av systemet. De skulle till exempel kunna delta i följande delar:

—	Identifiera miljöaspekter.

—	Upprätta och omarbeta rutiner och/eller instruktioner.

—	Komma med förslag till övergripande och detaljerade miljömål.

—	Delta i ett internt revisionsförfarande.

—	Upprätta miljöredovisningen enligt Emas.

Ledningen måste ge arbetstagarna löpande återkoppling och be arbetstagarna om detsamma.

2.2.4.2   Kommunikation

Det är viktigt med bra intern och extern tvåvägskommunikation för att genomföra ett Emas-registrerat miljöledningssystem på ett bra sätt. Organisationen måste inse behovet av att kommunicera med berörda parter om miljöfrågor och värdet av att göra detta. Den är skyldig att offentliggöra miljöredovisningen och måste identifiera vad som kommer att kommuniceras och till vem. Den måste övervaka resultatet av kommunikationen och avgöra om den har varit effektiv.

Den interna kommunikationen bör gå i båda riktningarna (uppifrån och ned och nedifrån och upp). Detta kan ske med hjälp av intranät, broschyrer, interna publikationer, nyhetsbrev, förslagslådor, möten, anslagstavlor osv.

Extern kommunikation kan vara miljöredovisningen, internet, aktionsdagar, pressmeddelanden, broschyrer och användningen av Emas-logotypen om detta är möjligt och tillåtet (19).

2.2.4.3   Dokumentation och dokumentstyrning

Det bör finnas dokumentation om miljöledningssystemet som omfattar följande:

—	Miljöpolicy.

—	Övergripande och detaljerade miljömål.

—	Beskrivning av miljöledningssystemets tillämpningsområde.

—	Beskrivning av miljöledningssystemets huvudsakliga delar.

—	Roller, skyldigheter och myndigheter.

—	Rutiner för hantering av verksamhetsstyrningen.

—	Operativa förfaranden.

—	Arbetsinstruktioner.

Dokumentationen bör vara tydlig och koncis för att undvika förvirring eller missförstånd.

Emas-dokumenten kan integreras i andra ledningssystem (kvalitets-, energi-, arbetsmiljösystem osv.) eller vice versa för att optimera dem, undvika överlappning och minska byråkratin.

Små och medelstora företag bör sträva efter att förse sin personal med tydlig, enkel och användarvänlig dokumentation.

Miljöledningshandledning

Miljöledningshandledningen omfattar miljöpolicy, miljöprotokoll och verksamheter. Handledningen bör integreras i organisationens årliga förvaltningsplan. Den behöver inte vara lång eller komplex. Den bör hjälpa personalen att förstå hur organisationen har inrättat och strukturerat sina miljöledningssystem, hur miljöledningssystemets olika delar hänger ihop och vilken roll vissa individer har inom ordningen. Handledningen är inte obligatorisk, även om de flesta organisationer väljer att ha en.

Rutiner

I dokumentationen om rutiner beskrivs HUR, NÄR och av VEM specifika åtgärder måste vidtas.

Det kan till exempel vara rutiner för att

—	identifiera och utvärdera betydande aspekter,

—	hantera regelefterlevnaden,

—	hantera identifierade betydande miljöaspekter,

—	hantera övervakning och mätning,

—	hantera beredskap för nödsituationer,

—	hantera avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder,

—	identifiera och hantera kompetens, utbildning och medvetenhet,

—	hantera kommunikation,

—	hantera dokument,

—	hantera redovisande dokument,

—	hantera interna revisioner.

Arbetsinstruktioner

Arbetsinstruktionerna måste vara tydliga och lätta att förstå. De bör förklara en verksamhets relevans, de miljörisker som är förenade med den, specifik utbildning för den personal som ansvarar för att genomföra den och hur den ska övervakas. Det kan vara lämpligt att illustrera instruktionerna med bilder, piktogram eller på andra sätt för att se till att alla arbetstagare lätt kan förstå dem.

Dokumenthantering

Organisationen måste inrätta, genomföra och underhålla rutiner för att hantera de dokument som utarbetats för miljöledningssystemet. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt redovisande dokument (se punkt 2.2.5.4).

Det innebär att det krävs rutiner för följande:

Figur 6

Dokumenthantering inom ett miljöledningssystem

Systemet bör se till att de olika versionerna av dokumenten finns kvar och att de förblir läsbara och lättidentifierbara.

Organisationen kan inkludera dokument från externa källor eftersom de ofta är viktiga för att se till att miljöledningssystemet fungerar som det ska. Sådana dokument kan innehålla information från lokala myndigheter och offentlig förvaltning, användarhandböcker för utrustning, arbetsmiljöinformation osv.

2.2.4.4   Verksamhetsstyrning

Verksamhetsstyrning handlar om att identifiera och planera verksamheter som har betydande miljöaspekter som är förenade med policyn samt övergripande och detaljerade mål (se figur 7). Den kan även omfatta åtgärder som underhåll av utrustning, igångsättning och stängning, hantering av entreprenörer vid anläggningarna och tjänster som tillhandahålls av leverantörer eller försäljare. Det måste finnas rutiner för att hantera konstaterade risker, fastställa detaljerade mål och mäta miljöprestanda (helst med hjälp av tydliga miljöindikatorer). Rutinerna vid normala förhållanden måste definieras. Onormala förhållanden och nödsituationer måste definieras och beskrivas. Rutinerna för verksamhetsstyrningen bör dokumenteras väl och lämnas in för intern revision.

Figur 7

Verksamhetsstyrning

2.2.4.5   Beredskap och agerande vid nödlägen

Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera möjliga nödlägen och olyckor för att

—	undvika risken för olyckor,

—	beskriva hur organisationen ska agera vid olyckor,

—	förhindra eller mildra negativ miljöpåverkan.

Beredskapsplanen är viktig i industrin och i organisationer som bedriver potentiellt riskfylld verksamhet.

Organisationen måste regelbundet se över sin beredskap (bland annat lämplig utbildning) och sina beredskapsrutiner. Den bör ändra dem vid behov, särskilt efter nödsituationer eller olyckor. Rutinerna bör även testas med jämna mellanrum.

Figur 8

Beredskapsplaner

2.2.5    Uppföljning

2.2.5.1   Övervakning och mätning

Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta betydande faktorer, till exempel utsläpp i luften, avfall, vatten och buller, för att skapa mervärde av resultaten. Organisationen är skyldig att rapportera om kärnindikatorer för prestanda (se punkt 2.3.2).

De lagstadgade övervakningskraven måste beaktas, och övervakningskriterierna, såsom tillsynsfrekvens och metod, måste vara förenliga med dem. Information om dessa kan användas för att garantera följande:

—	Efterlevnad av lagstadgade krav och förordningar.

—	Korrekt utvärdering av miljöprestanda.

—	En fullständig och tydlig miljöredovisning enligt Emas.

Beroende på organisationens behov kan även andra faktorer mätas och övervakas:

—	Betydande miljöaspekter.

—	Miljöpolicy och övergripande miljömål.

—	Personalens medvetenhet m.m.

Mätutrustningen måste kalibreras med jämna mellanrum för att uppfylla lagstiftningen och visa korrekta resultat.

2.2.5.2   Utvärdering av regelefterlevnad

Regelefterlevnaden är ett viktigt krav i Emas-förordningen och en organisation kan inte registrera sig utan att uppfylla kraven i lagstiftningen och den måste därför ha rutiner för att regelbundet se över och utvärdera detta.

Organisationen gör detta bäst genom att upprätta en förteckning över all relevant lagstiftning och alla specifika krav, därefter jämföra detta med organisationens specifika omständigheter (se tabell 6). Större, mer komplexa organisationer kan behöva använda databaser eller anlita extern hjälp.

Om kontrollanten konstaterar avvikelser som inte har åtgärdats får den inte godkänna miljöredovisningen eller underteckna den slutliga deklarationen (bilaga VII).

Tabell 6

Exempel på en enkel utvärdering av regelefterlevnaden

Tillämplig miljölagstiftning	Specifikt krav	Organisationens status	Resultat
Avfallslagstiftning	— Tillstånd för avfallsproduktion — Avfallshantering	— För gammalt tillstånd — Avfallshantering under kontroll	Skaffa ett uppdaterat tillstånd
Lagstiftning om luftföroreningar	— Utsläppsgränser (NOx, SOx, partiklar osv.) — Tillstånd för pannor	— Under gränsvärdena — Uppdaterat tillstånd	OK
Bullerlagstiftning	— Bullergränser på området	— Under tillåten nivå	OK
Avloppsreningslagstiftning	— Specifik rening (från P och N) — Gränsvärden för spillvatten — Tillstånd för utsläpp i vattendrag	— Inte i drift ännu — Efterlevs inte fullt ut — Tillstånd inte uppdaterat	Åtgärda situationen
Växthusgaslagstiftning	— Tilldelning av gränsvärden för växthusgaser	— Under gränsvärdena	OK. Kan sälja en del utsläppsrätter

2.2.5.3   Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder

Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser från kraven i Emas-förordningen.

Det måste bland annat finnas rutiner för hur man ska

—	identifiera och korrigera avvikelser,

—	utreda avvikelsernas orsak och verkan,

—	utvärdera behovet av åtgärder för att förhindra att avvikelserna upprepas,

—	dokumentera resultaten av korrigerande åtgärder,

—	utvärdera behovet av åtgärder för att förhindra avvikelser,

—	genomföra lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra sådana avvikelser, och

—	granska de korrigerande och förebyggande åtgärdernas ändamålsenlighet.

Med avvikelse avses all typ av underlåtenhet att uppfylla de grundläggande krav som anges i rutiner och tekniska anvisningar.

Avvikelser kan bero på den mänskliga faktorn eller felaktigt genomförande. Ändringar för att korrigera avvikelserna och förhindra att de upprepas måste göras så snart som möjligt.

Avvikelser kan upptäckas genom

—	verksamhetsstyrning,

—	intern/extern revision,

—	ledningens genomgång, eller

—	den dagliga verksamheten.

Korrigerande och förebyggande åtgärder

Emas representant för ledningen måste informeras om avvikelser för att i tillämpliga fall kunna fatta beslut om att vidta korrigerande åtgärder.

Om tänkbara avvikelser har identifierats måste Emas representant för ledningen informeras för att i tillämpliga fall kunna fatta beslut om att vidta förebyggande åtgärder.

Både korrigerande och förebyggande åtgärder bör dokumenteras. Det kan därför vara nödvändigt att ändra miljöledningssystemets dokumentation.

2.2.5.4   Kontroll av redovisande dokument

Organisationen måste inrätta ett dokumentationssystem för att visa att den uppfyller kraven på miljöledningssystemet.

Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för sin dokumenthantering. Dessa bör omfatta frågor som identifiering, lagring, skydd, hämtning, arkivering och gallring av redovisande dokument.

De redovisande dokumenten ska vara och förbli identifierbara, tydliga, uppdaterade och spårbara.

Exempel på redovisande dokument:

—	El-, vatten- och råvaruförbrukning.

—	Avfallsproduktion (farligt och ofarligt avfall).

—	Utsläpp av växthusgaser.

—	Incidenter, olyckor och klagomål.

—	Lagstadgade krav.

—	Revisionsrapporter och ledningens genomgångar.

—	Tillsynsrapporter.

—	Betydande miljöaspekter.

—	Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder.

—	Kommunikation och utbildning.

—	Förslag från personalen.

—	Utbildning och seminarier.

2.2.6    Intern revision

Emas ägnar särskild uppmärksamhet åt den interna revisionen i bilaga III.

Intern miljörevision: en systematisk, dokumenterad, regelbunden och objektiv utvärdering av en organisations miljöprestanda och de ledningssystem och processer som upprättats för att skydda miljön.

Organisationen måste upprätta ett internt revisionsförfarande som en del av ledningssystemet. Detta måste omfatta skyldigheter och krav för planering och genomförande av revisioner, rapportering av resultat och bevarande av redovisande dokument, fastställande av revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder.

Målet med den interna revisionen är att

—	avgöra om miljöledningssystemet uppfyller kraven i Emas-förordningen,

—	avgöra om det har genomförts och underhållits ordentligt,

—	garantera att organisationens ledning får den information som den behöver för att granska organisationens miljöprestanda,

—	avgöra om miljöledningssystemet är ändamålsenligt.

Revisionen måste genomföras objektivt av oberoende personal. Den interna revisorn kan vara en utbildad medarbetare eller en extern person eller grupp.

Allmänna regler

—	Upprätta ett revisionsprogram.

—

Fastställ revisionens omfattning. Detta beror på organisationens storlek och typ. Vid angivelse av revisionens omfattning måste organisationen ange vilka ämnesområden som omfattas, vilka verksamheter som ska granskas, vilka miljökriterier som ska beaktas och vilken period som revisionen ska omfatta.

—	Ange vilka resurser som behövs för att genomföra revisionen, till exempel välutbildad personal med god kunskap om verksamheten, tekniska aspekter, miljöaspekter och lagstadgade krav.

—	Se till att alla åtgärder i organisationen genomförs i enlighet med tidigare definierade rutiner.

—	Identifiera potentiella nya problem och inrätta åtgärder för att förhindra att de inträffar.

Den interna revisionens olika steg

Figur 9

Den interna revisionens olika steg

2.2.6.1   Revisionsprogram och revisionsfrekvens

Revisionsprogrammet måste omfatta följande:

—	Specifika mål för den interna revisionen.

—	Information om hur det kan kontrolleras om miljöledningssystemet är enhetligt och förenligt med organisationens policy och program samt uppfyller kraven i Emas-förordningen.

—	Efterlevnad av tillämplig miljölagstiftning.

Organisationen måste varje år göra interna revisioner för att få en ordentlig överblick över betydande miljöaspekter. Revisionscykeln, som omfattar hela organisationens verksamhet, måste fullbordas inom tre år. Små organisationer får förlänga denna period till fyra år.

Hur ofta en viss verksamhet granskas varierar beroende på följande:

—	Verksamhetens art, omfattning och komplexitet.

—	Betydelsen av den miljöpåverkan som är förenad med verksamheten.

—	Hur viktiga och brådskande de problem är som upptäckts vid tidigare revisioner.

—	Tidigare miljöproblem.

I regel måste komplexa verksamheter med en mer betydande miljöpåverkan granskas oftare.

För att få ett tillfredsställande resultat måste all personal som deltar i en intern revision ha en tydlig uppfattning om de övergripande miljömålen och alla deltagares specifika roller (styrelseledamöter, ledningspersoner, anställda, revisorer osv.).

2.2.6.2   Internrevisionsåtgärder

Det är viktigt att på förhand förbereda den interna revisionen. Det första steget är att identifiera revisorn/revisionsgruppen. Organisationen kan använda sin egen personal som revisorer eller anlita externa revisorer. De måste vara objektiva och opartiska och ha erforderlig kompetens och utbildning. Revisorn/revisionsgruppen bör göra följande:

—	Utarbeta en bra revisionsplan, genom att samla in information om övergripande mål, omfattning, plats och datum efter överenskommelse med organisationen.

—	Överlämna revisionsplanen till organisationen i god tid.

—	Upprätta checklistor.

—	Fördela arbetsuppgifterna inom revisionsgruppen.

För att revisionen ska vara meningsfull måste revisionsgruppen kontrollera efterlevnaden med miljölagstiftningen, om de övergripande och detaljerade målen har uppfyllts, och om ledningssystemet är ändamålsenligt och tillräckligt.

Revisionsförfarandet måste innehålla följande steg:

—	Ta reda på hur ledningssystemet fungerar.

—	Utvärdera systemets styrkor och svagheter.

—	Samla in relevant faktaunderlag (t.ex. uppgifter, redovisande dokument och andra handlingar).

—	Utvärdera revisionsresultaten.

—	Utarbeta slutsatser av revisionen.

—	Rapportera resultat och slutsatser av revisionen.

2.2.6.3   Rapportering av resultat och slutsatser av revisionen

Syftet med revisionsrapporten är att förse ledningen med

—	skriftligt underlag om revisionens omfattning,

—	information om i vilken utsträckning de övergripande målen har uppfyllts,

—	information om huruvida de övergripande målen är förenliga med organisationens miljöpolicy,

—	information om övervakningssystemets tillförlitlighet och ändamålsenlighet,

—	förslag till korrigerande åtgärder vid behov.

Rapporten måste överlämnas till Emas representant för ledningen som, om avvikelser (inklusive bristande regelefterlevnad) har konstaterats, slutför de korrigerande åtgärderna.

2.2.7    Ledningens genomgång

Den högsta ledningen måste regelbundet (minst en gång per år) gå igenom ledningssystemet för att se till att det är ändamålsenligt och effektivt. Ledningens genomgång måste dokumenteras, och dokumentationen bevaras.

Innehållet i ledningens genomgång

Insatsfaktorer:

—	Resultatet av den interna revisionen, bland annat en utvärdering av regelefterlevnad.

—	Extern kommunikation.

—

Klagomål.

—	I vilken utsträckning de övergripande och detaljerade målen har uppfyllts.

—	Status för korrigerande och förebyggande åtgärder.

—	Uppföljning av ledningens tidigare genomgångar.

—	Ändrade omständigheter, t.ex. ändrad lagstiftning, miljöförändringar.

—	Rekommendationer om förbättringar.

Resultatfaktorer omfattar alla beslut och verksamheter, ändringar av miljöpolicyn, övergripande och detaljerade miljömål och andra aspekter av miljöledningssystemet.

2.3   EMAS-MILJÖREDOVISNING

Miljöredovisning: utförlig information till allmänheten och andra intressenter om en organisations struktur och verksamhet, miljöpolicy och miljöledningssystem, miljöaspekter och miljöpåverkan, miljöprogram samt övergripande och detaljerade miljömål, miljöprestanda och efterlevnad av tillämpliga lagstadgade miljökrav.

Miljöredovisningen är en av de saker som gör Emas unikt jämfört med andra miljöledningssystem.

För allmänheten bekräftar den organisationens åtagande om att vidta åtgärder för miljön.

För organisationen är miljöredovisningen ett bra tillfälle att förklara vad den gör för att förbättra miljön.

I Emas-förordningen anges vissa minimikrav för vad miljöredovisningen ska innehålla men organisationen kan själv bestämma hur detaljerad den vill vara samt välja struktur och layout, så länge innehållet är tydligt, tillförlitligt, trovärdigt och korrekt. Det är upp till organisationen att besluta om den vill inkludera sin miljöredovisning i årsredovisningen eller i andra rapporter, t.ex. om företagets sociala ansvar.

2.3.1    Minimikrav på innehållet i miljöredovisningen enligt Emas

1.   En klar och entydig beskrivning av den organisation som ska registreras enligt Emas och en sammanfattning av dess verksamhet, produkter och tjänster samt, i förekommande fall, dess relation till eventuella moderorganisationer

Inkludera diagram, kartor, flödesscheman, flygfotografier osv. för att illustrera innehållet. Nace-koder bör också anges för att beskriva verksamheten.

2.   Organisationens miljöpolicy och en kort beskrivning av organisationens miljöledningssystem

Det är viktigt med en korrekt beskrivning av systemet för att ge tydlig information om arbetsstrukturen. Miljöpolicyn måste inkluderas.

3.   En beskrivning av alla betydande direkta och indirekta miljöaspekter som resulterar i betydande miljöpåverkan från organisationens sida och en förklaring av arten av påverkan i relation till dessa aspekter (bilaga I.2 till Emas-förordningen)

Direkta och indirekta miljöaspekter bör anges separat. Både de direkta och de indirekta miljöaspekternas miljöpåverkan bör anges med hjälp av tabeller eller flödesscheman.

4.   En beskrivning av de övergripande och detaljerade miljömålen satta i relation till de betydande miljöaspekterna och den betydande miljöpåverkan

Använd förteckningar över övergripande och detaljerade mål samt indikatorer för att bedöma de framsteg som görs för att förbättra prestandan. Inkludera miljöprogrammet och hänvisa till specifika vidtagna eller planerade åtgärder för att förbättra prestandan.

5.   En sammanfattning av tillgängliga uppgifter om organisationens miljöprestanda i relation till dess övergripande och detaljerade miljömål med avseende på dess betydande miljöpåverkan. Rapporteringen ska avse kärnindikatorer och andra befintliga indikatorer för miljöprestanda som kan vara av relevans, i enlighet med avsnitt C i bilaga IV till Emas-förordningen

Kärnindikatorerna är inriktade på sex huvudområden: energi, material, vatten, avfall, biologisk mångfald (genom markanvändning) och utsläpp (se punkt 2.3.2.2).

Organisationen ska även rapportera sin prestanda enligt övriga, mer specifika indikatorer för betydande miljöaspekter som nämns i miljöutredningen (se punkt 2.3.2.3). Om inga kvantitativa uppgifter finns tillgängliga för att rapportera betydande direkta eller indirekta miljöaspekter ska organisationerna rapportera sina prestanda på grundval av kvalitativa indikatorer.

Om de sektorspecifika referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen finns för den specifika sektorn bör organisationerna ta hänsyn till de relevanta sektorspecifika miljöprestandaindikatorerna i det sektorspecifika referensdokumentet när de väljer vilka indikatorer (20) de ska använda i miljöprestandarapporteringen.

6.   Övriga faktorer med avseende på miljöprestanda, bl.a. miljöprestanda i relation till lagstadgade krav och deras betydande miljöpåverkan

Använd tabeller och/eller diagram för att jämföra lagstadgade referensgränsvärden med gränsvärden som uppmätts och/eller beräknats av organisationen.

Det är inte alltid möjligt att mäta miljöprestanda med hjälp av data. Mjuka faktorer är också relevanta och kan omfatta beteendeförändringar, förbättrade rutiner och andra åtgärder för att förbättra miljöprestanda.

Vid rapporteringen om dessa andra faktorer bör organisationerna ta hänsyn till de relevanta sektorspecifika referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen. De bör därför ange i sin miljöredovisning hur de har använt relevant bästa miljöledningspraxis och i förekommande fall riktmärken för resultat i världsklass för att identifiera åtgärder och insatser och eventuellt fastställa prioriteringar för att (ytterligare) förbättra sin miljöprestanda.

Organisationen bör bedöma relevansen och tillämpligheten för bästa miljöledningspraxis och riktmärkena för resultat i världsklass med beaktande av de betydande miljöaspekter som organisationen själv har identifierat i sin miljöutredning samt tekniska och ekonomiska aspekter.

De delar av det sektorspecifika referensdokumentet (indikatorer, bästa miljöledningspraxis eller riktmärken för resultat i världsklass) som inte anses vara relevanta för de betydande miljöaspekter som organisationen har identifierat i miljöutredningen bör inte rapporteras eller beskrivas i miljöredovisningen.

7.   En hänvisning till de tillämpliga lagstadgade miljökraven

Emas kräver regelefterlevnad. Miljöredovisningen utgör en möjlighet att ange hur organisationen uppfyller detta.

Även om Emas-registrerade organisationer bör ha en intern förteckning över alla relevanta lagstadgade krav är det inte nödvändigt att inkludera dem i miljöredovisningen. Här räcker det med en beskrivning.

8.   Miljökontrollantens namn och ackrediterings- eller licensnummer samt datum för godkännandet

Om organisationen offentliggör sin miljöredovisning som en del av en annan rapport bör den ange att det rör sig om en miljöredovisning och att den har godkänts av miljökontrollanten. Även om det inte är obligatoriskt att bifoga den deklaration som avses i artikel 25.9 till miljöredovisningen anses det vara bästa praxis att göra det.

2.3.2    Kärnindikatorer och andra relevanta indikatorer för miljöprestanda

2.3.2.1   Kärnindikatorer

Organisationerna måste informera om de kärnindikatorer för miljöprestanda som berör organisationens direkta miljöaspekter. De bör även rapportera om andra resultatindikatorer som berör mer specifika miljöaspekter. De bör ta hänsyn till sektorspecifika referensdokument om sådana finns.

Kärnindikatorer avser alla typer av organisationer. De används för att mäta prestandan inom följande viktiga områden:

—

Energi.

—

Material.

—

Vatten.

—

Avfall.

—	Markanvändning med avseende på biologisk mångfald.

—

Utsläpp.

Varje kärnindikator består av en siffra A (tillförsel), en siffra B (produktion) och en siffra R för förhållandet A/B.

i)   Siffra A (tillförsel)

Tillförseln (siffra A) rapporteras enligt följande:

Energi:

a)	Total årlig energianvändning, uttryckt i MWh eller GJ.

b)	Den procentuella andelen av (a) som kommer från förnybara energikällor som produceras av organisationen.

Indikatorn (b) anger den procentuella andelen av den årliga energianvändningen som kommer från förnybara energikällor som faktiskt produceras av organisationen. Energi som köps av en energileverantör ingår inte i den här indikatorn och kan anses utgöra en del av åtgärderna inom miljöanpassad offentlig upphandling.

Material:

Årligt massflöde för olika material som används, uttryckt i ton, utom energibärare och vatten.

Det årliga massflödet för olika material kan delas in efter användningsområde. De kan till exempel inkludera råvaror som metall, trä eller kemikalier, eller halvfabrikat, beroende på organisationens verksamhet.

Vatten:

Sammanlagd årlig vattenförbrukning, uttryckt i m3.

För denna indikator måste organisationen rapportera den sammanlagda mängd vatten som organisationen förbrukar.

Det är lämpligt att förtydliga de olika typerna av vattenförbrukning och att rapportera förbrukningen efter vattenkälla, t.ex. ytvatten eller grundvatten.

Annan användbar information kan vara mängden avloppsvatten, renat och återanvänt avloppsvatten, regnvatten och återvinning av gråvatten.

Avfall:

Detta omfattar den sammanlagda årliga produktionen av

—	avfall (fördelat på avfallstyp), uttryckt i ton,

—	farligt avfall, uttryckt i ton eller kilo.

Rapporteringen av avfall och farligt avfall är obligatorisk enligt Emas-förordningen. Det är god praxis att dela in avfallet efter typ för båda avfallsströmmarna. Organisationen bör utgå från resultatet av ledningens genomgång, inklusive lagstadgade krav om rapportering av avfall. En mer detaljerad rapportering kan göras enligt det nationella avfallsklassificeringssystemet för genomförande av den europeiska avfallsförteckningen.

Det kan vara kontraproduktivt och förvirrande ur kommunikationssynpunkt att redogöra för långa förteckningar över avfallstyper och därför kan ett alternativ vara att gruppera informationen enligt den europeiska förteckningen. De olika typerna av avfall, t.ex. metaller, plast, papper, slam och aska, kan därefter dokumenteras efter vikt eller volym. Det kan även vara lämpligt att lägga till information om mängden avfall som återanvänds, återvinns, används vid energiproduktion eller deponeras.

Markanvändning med avseende på biologisk mångfald:

Markanvändning, uttryckt i m2 bebyggt område.

Biologisk mångfald är en komplex och relativt ny kärnindikator. Vissa av de faktorer som leder till förlust av biologisk mångfald (klimatförändringen, utsläpp/föroreningar) ingår redan i miljöaspekter och relaterade indikatorer i Emas-förordningen, som omfattar energi- och vattenförbrukning, utsläpp, avfall osv.

Alla indikatorer för biologisk mångfald är inte relevanta för alla sektorer/organisationer och alla kan inte genomföras direkt när dessa aspekter börjar hanteras. Miljöutredningen bör ge en bra indikation om vilka faktorer som är relevanta. Organisationen bör inte bara ta hänsyn till lokal påverkan utan även direkt och indirekt påverkan på den biologiska mångfalden i stort, t.ex. utvinning av råvaror, upphandlingar/distributionskedjan, produktion och produkter, transport och logistik, marknadsföring och kommunikation. Det finns ingen indikator som berör alla organisationer.

Den biologiska mångfaldsindikatorn för markanvändning i bilaga IV till Emas-förordningen kan ses som en gemensam nämnare. Den omfattar endast organisationens anläggningar i bebyggda områden. Organisationerna rekommenderas dock att även inkludera hårdgjorda områden i indikatorn för markanvändning.

Utsläpp:

a)	Sammanlagda årliga utsläpp av växthusgaser (CO2, CH4, N2O, hydrofluorkarboner, perfluorkarboner och SF6), uttryckt i ton koldioxidekvivalenter.

b)	Sammanlagda årliga utsläpp i luften (vilket minst ska omfatta utsläpp av SO2, NOx och PM), uttryckt i kilogram eller ton. Anm.: Eftersom dessa ämnen har olika påverkan bör de inte sammanräknas.

Organisationen måste förtydliga vilken metod den har använt för att kvantifiera utsläppen, särskilt växthusgaser och luftföroreningar (21). Till att börja med måste organisationen ta hänsyn till gällande lagstadgade krav. Detta gäller uppenbarligen för organisationer vars anläggningar omfattas av EU:s system för handel med utsläppsrätter eller förordningen om ett europeiskt register över utsläpp och överföringar av föroreningar. I andra fall får eventuella europeiska, globalt erkända eller nationella/regionala gemensamma metoder tillämpas.

Även om rapporteringen av kärnindikatorer endast är obligatorisk för direkta aspekter måste organisationen ta hänsyn till alla betydande miljöaspekter, direkta och indirekta. Det är därför bäst att rapportera betydande indirekta växthusgasutsläpp, helst separat från direkta utsläpp.

ii)   Siffra B (produktion)

Den sammanlagda årliga produktionen (siffra B) är densamma för alla områden, men anpassas till olika typer av organisationer:

a)	Produktionssektorn (industrin): Ange det sammanlagda bruttoförädlingsvärdet, uttryckt i miljoner euro eller den sammanlagda årliga fysiska produktionen, uttryckt i ton. Små organisationer får ange den sammanlagda årliga omsättningen eller antalet anställda.

b)	Icke-produktionssektorerna (tjänster, förvaltning): Ange antalet anställda.

2.3.2.2   Kärnindikatorer och viss flexibilitet i samband med dessa – syfte

Det är viktigt att förstå syftet med indikatorerna och flexibiliteten i samband med dessa i Emas-förordningen (bilaga IV till Emas-förordningen).

I bilaga IV C.1 anges att indikatorerna måste

a)	ge en korrekt värdering av organisationens miljöprestanda,

b)	vara förståeliga och entydiga,

c)	tillåta årliga jämförelser för bedömningar av organisationens miljöprestanda,

d)	i förekommande fall möjliggöra jämförelse med referenstal inom den aktuella sektorn, det aktuella landet eller den aktuella regionen,

e)	möjliggöra en jämförelse med tillämpliga lagstadgade krav.

Detta är kärnindikatorernas huvudfunktioner.

Det finns dock viss flexibilitet kring hur indikatorerna används om detta gör det lättare för indikatorerna att fylla sin funktion.

Flexibiliteten gäller följande:

—

Villkor för användningen av den konfidentialitetsklausul som avses i bilaga IV C.1 – ”Om tillkännagivandet negativt skulle påverka konfidentialiteten när det gäller organisationens affärs- eller industriinformation […] får organisationen indexera denna information i sin rapportering, t.ex. genom att fastställa ett basår (med index 100) som utvecklingen av den faktiska förbrukningen/påverkan hänför sig till.” Denna klausul kan åberopas om användningen av en indikator skulle kunna röja känslig information som skulle kunna göra det möjligt för en konkurrent att beräkna genomsnittspriset för produktionen.

—

Villkor för att INTE rapportera om en viss kärnindikator i bilaga IV – I bilaga IV C.2 a och b om kärnindikatorer anges följande: ”Om en organisation kommer fram till att en eller flera kärnindikatorer inte är relevanta för deras betydande direkta miljöaspekter, får denna organisation välja att inte rapportera om dessa kärnindikatorer. Organisationen ska kunna motivera detta med hänvisning till sin miljöutredning.” För öppenhetens skull bör denna motivering även nämnas i miljöredovisningen. Eftersom varje kärnindikator består av en siffra A för tillförsel, B för produktion och R för förhållandet A/B gäller denna flexibilitet hela kärnindikatorn som sådan, inklusive det specifika förhållandet A/B.

—

Villkor för rapportering av en annan indikator (A/B) I STÄLLET FÖR en specifik kärnindikator som i bilaga IV – Om en organisation väljer att inte rapportera en eller flera specifika indikatorer enligt bilaga IV, utan väljer en annan i stället, måste denna indikator också ha en tillförselsiffra A och en produktionssiffra B. Om organisationen använder sig av denna flexibilitet bör den alltid motivera detta med hänvisning till miljöutredningen, där man visar hur det valda alternativet ger en bättre bild av den aktuella prestandan. För denna specifika bestämmelse bör organisationen ta hänsyn till Emas sektorspecifika referensdokument, om sådant finns för den aktuella sektorn. Exempel: i stället för ”antal anställda” kan ett företag som erbjuder boende för turister välja ”antal gästnätter”, en skola kan välja ”antal elever”, ett avfallshanteringsföretag kan välja ”mängd hanterat avfall i ton” och ett sjukhus kan välja ”antal övernattande patienter” osv.

—

Villkor för att använda andra sätt för att uttrycka tillförsel (A) och produktion (B), UTÖVER de specifika kärnindikatorer som anges i bilaga IV – En organisation kan även använda andra sätt för att uttrycka sammanlagd årlig tillförsel/påverkan inom ett visst område och den sammanlagda årliga produktionen. Exempel: en tjänsteorganisation kan i sin rapportering använda ”antal anställda” som ett mått på produktionen (B) för sin administrativa del och ett annat mått på produktionen för den specifika tillhandahållna tjänsten.

—

Måttenheter – Om de som anges i bilaga IV till Emas-förordningen inte tydligt återspeglar organisationens miljöprestanda och inte ger en tydlig bild ur kommunikationssynpunkt får organisationen använda sig av alternativa måttenheter, så länge den motiverar detta. Enheterna måste kunna omvandlas till dem som anges i förordningen. Helst bör en fotnot med en förklaring av omvandlingen infogas.

—	Användning av andra valutor än euro för bruttoförädlingsvärde eller årsomsättning – Även om det i Emas-förordningen står ”miljoner euro” som ett produktionsmått för bruttoförädlingsvärde får organisationer i länder som inte tillhör euroområdet använda sin nationella valuta.

2.3.2.3   Övriga relevanta indikatorer för miljöprestanda

Organisationen måste även rapportera sin prestanda enligt övriga relevanta indikatorer för betydande miljöaspekter som nämns i miljöutredningen.

Om sådana referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen finns för den specifika sektorn, ska bedömningen av organisationens miljöprestanda göras mot bakgrund av dokumentet i fråga.

Organisationerna bör därför ta hänsyn till de relevanta sektorspecifika miljöprestandaindikatorerna i det sektorspecifika referensdokumentet när de väljer vilka indikatorer (22) de ska använda i miljöprestandarapporteringen. De bör ta hänsyn till de indikatorer som föreslås i motsvarande sektorspecifika referensdokument samt indikatorernas relevans för de betydande miljöaspekter som organisationen identifierat i miljöutredningen. Indikatorerna bör endast beaktas om de är relevanta för de miljöaspekter som anses vara de mest betydande i miljöutredningen.

2.3.2.4   Lokal redovisningsskyldighet

Den lokala redovisningsskyldigheten är en viktig del av Emas-förordningen. Därför bör alla Emas-registrerade organisationer rapportera om varje anläggnings betydande miljöpåverkan på det sätt som beskrivs i bilaga IV till förordningen.

I vilket fall som helst bör information om trender när det gäller utsläpp till luft och vatten, vattenförbrukning, energianvändning och avfallsmängd anges på anläggningsnivå. När det kontrollförfarande för organisationer med flera anläggningar som beskrivs i punkt 2.4.3 i denna användarhandledning tillämpas, kan sådan information lämnas för grupper av anläggningar under förutsättning att siffrorna korrekt avspeglar utvecklingen på anläggningsnivå.

Organisationen får endast indexera informationen av konfidentialitetsskäl (se punkt 2.3.2.2).

Dessutom måste organisationen beakta att det är möjligt att göra fortlöpande förbättringar på permanenta anläggningar men inte på tillfälliga anläggningar. Om detta är en relevant aspekt bör det anges i miljöutredningen. Hänsyn bör även tas till möjligheten att tillämpa alternativa åtgärder, till exempel andra ”mjuka” (kvalitativa) indikatorer. I vilket fall som helst kan hänsyn tas till information om tillfälliga anläggningar när det gäller sektorer som omfattas av Emas sektorspecifika dokument.

Tabell 7

Exempel på användningen av kärnindikatorer för prestanda i offentlig förvaltning

Kärnindikator	Årlig tillförsel/påverkan (A)	Organisationens sammanlagda årliga produktion (B)	Förhållandet A/B
Energi	Årlig förbrukning i MWh, GJ	Antal anställda (icke-producerande sektorer)	MWh/person och/eller KWh/person
Material	Årlig förbrukning av papper i ton	Antal anställda (icke-producerande sektorer)	Ton/person och/eller antalet pappersark/person/dag
Vatten	Årlig förbrukning m3	Antal anställda (icke-producerande sektorer)	m3/person och/eller l/person
Avfall	Årlig avfallsproduktion i ton	Antal anställda (icke-producerande sektorer)	Ton avfall/person och/eller kg/person
	Årlig produktion av farligt avfall i kilo		kg farligt avfall/person
Markanvändning med avseende på biologisk mångfald	Markanvändning, m2 bebyggt område (inklusive hårdgjort område)	Antal anställda (icke-producerande sektorer)	m2 bebyggt område/person och/eller m2 hårdgjort område/person
Utsläpp av växthusgaser	Årliga utsläpp av växthusgaser i ton koldioxidekvivalenter	Antal anställda (icke-producerande sektorer)	ton koldioxidekvivalenter/person och/eller kg koldioxidekvivalenter/person

Tabell 8

Exempel på användningen av kärnindikatorer för prestanda i produktionssektorn

Kärnindikator	Årlig tillförsel/påverkan (A)	Organisationens sammanlagda årliga produktion (B)	Förhållandet A/B
Energi	Årlig förbrukning i MWh, GJ	Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton)	MWh/miljoner euro eller MWh/ton av produkten
Material	Årligt massflöde för olika material som används, i ton	Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton)	För vart och ett av de olika material som används: Material i ton/miljoner euro eller material i ton av produkten
Vatten	Årlig förbrukning m3	Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton)	m3/miljoner euro eller m3/ton av produkten
Avfall	Årlig avfallsproduktion i ton	Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton)	Ton avfall/miljoner euro eller ton avfall/ton av produkten
	Årlig produktion av farligt avfall i ton		Ton farligt avfall/miljoner euro eller ton farligt avfall/ton av produkten
Markanvändning med avseende på biologisk mångfald	Markanvändning, m2 bebyggt område (inklusive hårdgjort område)	Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton)	m2 bebyggt område och/eller m2 hårdgjort område/miljoner euro eller m2 bebyggt område och/eller m2 hårdgjort område/ton av produkten
Utsläpp av växthusgaser	Årliga utsläpp av växthusgaser i ton koldioxidekvivalenter	Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton)	Ton koldioxidekvivalenter/miljoner euro eller ton koldioxidekvivalenter/ton av produkten

2.4   KONTROLL OCH GODKÄNNANDE

Kontroll: den bedömning av överensstämmelse som genomförs av en miljökontrollant för att visa om en organisations miljöutredning, miljöpolicy, miljöledningssystem och interna miljörevision samt dess genomförande uppfyller kraven i denna förordning.

Godkännande: bekräftelse av den miljökontrollant som har utfört kontrollen att informationen och uppgifterna i en organisations miljöredovisning och uppdaterade miljöredovisning är tillförlitliga, trovärdiga och korrekta och uppfyller kraven i denna förordning.

2.4.1    Vem får kontrollera och godkänna Emas?

Endast ackrediterade eller licensierade miljökontrollanter får utföra dessa uppgifter.

Miljökontrollant: ett organ för bedömning av överensstämmelse enligt definitionen i [Europaparlamentets och rådet] förordning (EG) nr 765/2008 (23) eller en förening eller grupp av sådana organ som har fått ackreditering i enlighet med den här förordningen, eller en fysisk eller juridisk person eller en förening eller grupp av sådana personer som har fått licens att bedriva kontroll- och godkännandeverksamhet i enlighet med den här förordningen (24).

—

Organisationen kan kontakta det behöriga organet för Emas i sin medlemsstat eller det ackrediterings- eller licensieringsorgan som ansvarar för ackrediteringen av Emas-kontrollanter för att få information om ackrediterade miljökontrollanter. Om en organisation vill ha information om kontrollanter som är verksamma inom organisationens sektor från andra medlemsstater än den egna är denna information tillgänglig via EU:s Emas-register (25).

—

En ackrediterad eller licensierad miljökontrollants behörighetsområde bestäms utifrån de Nace-koder och den näringsgrensindelning som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1893/2006 (26). När en organisation anlitar en miljökontrollant måste den försäkra sig om att kontrollanten är ackrediterad eller licensierad för den specifika Nace-kod som gäller för organisationens verksamhet.

—	En kontrollant som har ackrediterats eller licensierats i en medlemsstat får verka i alla EU-länder (27).

—	Information om ackrediterade eller licensierade kontrollanter finns tillgänglig på kommissionens Emas-webbplats eller kan erhållas via behöriga organ i medlemsstaterna.

Anm.: Organisationen bör kontrollera om kontrollanten minst fyra veckor före kontrollen har lämnat den information som anges i artikel 24 i Emas-förordningen till det ansvariga ackrediterings- eller licensieringsorganet för att möjliggöra tillsyn från ackrediterings- eller licensieringsorganet i den medlemsstat där kontrollanten vill verka. I avsaknad av tillsyn får det behöriga organet neka organisationen registrering.

2.4.2    Miljökontrollanternas uppgifter

1.	Kontrollera om organisationen uppfyller alla krav i Emas-förordningen när det gäller den inledande miljöutredningen, miljöledningssystemet, miljörevisionen och dess resultat samt miljöredovisningen.

2.

Kontrollera om organisationen uppfyller tillämpliga europeiska, nationella, regionala och lokala lagstadgade miljökrav. Anm. 1: Kontrollanten måste kontrollera om organisationen har upprättat, infört och underhållit rutiner för att regelbundet utvärdera att tillämpliga lagstadgade krav är uppfyllda (28). Kontrollanten gör en noggrann kontroll av företagets regelefterlevnad. En del av denna uppgift är att på grundval av inkommet faktaunderlag kontrollera att det inte finns några belägg för överträdelse av miljölagstiftningen (29). Kontrollanten får använda tillsynsmyndigheternas iakttagelser. Om den inte hittar några belägg för avvikelser anges detta i miljödeklarationen som undertecknas av kontrollanten. Kontrollantens uppgift är dock att med hjälp av sedvanliga revisionsmetoder kontrollera att kraven i förordningen är uppfyllda. Detta innebär att kontrollanten inte kommer att kunna kontrollera regelefterlevnaden på samma sätt som tillsynsmyndigheterna gör. Anm. 2: Om en kontrollant upptäcker en avvikelse eller bristande regelefterlevnad under perioden mellan två registreringar har den följande alternativ. Kontrollanten kan rapportera till det behöriga organet att organisationen i fråga måste avregistreras ur Emas-registret. Alternativt kan kontrollanten, om organisationen har visat att den i god tid har vidtagit åtgärder i samarbete med tillsynsmyndigheterna för att uppfylla de lagstadgade kraven, fortfarande underteckna deklarationen om kontroll och godkännande i bilaga VII till förordningen.

3.	Kontrollera organisationens kontinuerliga förbättringar av miljöprestandan.

4.	Kontrollera att den information som anges och används i miljöredovisningen samt eventuell annan miljöinformation som ska godkännas är tillförlitlig, trovärdig och korrekt.

5.

Besöka organisationen eller anläggningen. Rutinerna ser olika ut beroende på om organisationen har en eller flera anläggningar och det är viktigt att betona skillnaderna i respektive fall. Enligt Emas-förordningen (artikel 25.4) ska kontrollanten besöka organisationen vid varje kontroll/godkännande. a) Om organisationen bara har en anläggning så betyder det att kontrollanten måste besöka anläggningen varje år. b) Om det rör sig om en liten organisation som bara har en anläggning och om undantaget för små organisationer är tillämpligt (artikel 7) måste kontrollen/godkännandet göras efter två och fyra år vilket innebär att kontrollanten är skyldig att besöka anläggningen efter två och fyra år. c) Om det däremot rör sig om en registrerad organisation med flera anläggningar måste kontrollanten enligt artikel 25.4 fortfarande besöka organisationen vid varje kontroll/godkännande. Ur juridisk synvinkel kan denna skyldighet anses vara uppfylld om kontrollanten besöker organisationen (kanske en anläggning, kanske olika anläggningar) varje år. Med hänsyn till kontrollantens arbetsuppgifter och kontrollantens slutsats om regelefterlevnad, måste besöksprogrammet dock vara utformat på ett sådant sätt att varje anläggning som ingår i registreringsnumret för en organisation med flera anläggningar besöks (och genomgår en fullständig kontroll) åtminstone en gång på 36 månader. Om kontrollanten inte gör en fullständig kontroll av samtliga ingående anläggningar åtminstone en gång på 36 månader anses kontrollanten inte fullgöra sina skyldigheter enligt Emas III-förordningen. Detta innebär också att miljökontrollanten före den första registreringen av en organisation med flera anläggningar måste besöka samtliga dessa anläggningar. Som ett undantag från denna allmänna regel kan en urvalsmetod användas för kontroll av organisationer med flera anläggningar. Under förutsättning att vissa villkor är uppfyllda kan kontrollanter inom en period på 36 månader besöka ett urval av anläggningar som är representativa för organisationens verksamhet och som möjliggör en tillförlitlig och trovärdig bedömning av organisationens övergripande miljöprestanda och efterlevnad av kraven i Emas-förordningen. Denna urvalsmetod kan endast användas i samförstånd med miljökontrollanten och under förutsättning att kraven i punkt 2.4.3 är uppfyllda och att riktlinjerna för genomförandet i punkt 2.4.4 i denna användarhandledning har följts. När en organisation begär att få tillämpa urvalsmetoden ska kontrollanten därför kontrollera följande för att kunna besluta om det är lämpligt att använda en urvalsmetod: — Organisationen uppfyller kraven i punkt 2.4.3 i denna användarhandledning. — Riktlinjerna för genomförandet i punkt 2.4.4 har följts. Miljökontrollanten kan dessutom besluta att begränsa urvalsförfarandet om särskilda omständigheter innebär att urvalet av anläggningar inte kan ge tillräckligt förtroende för ledningssystemets effektivitet. Miljökontrollanterna bör fastställa sådana begränsningar på grundval av följande: — Miljöförhållanden eller andra relevanta omständigheter som är kopplade till organisationen. — Variationer i det lokala genomförandet av ledningssystemet för att hantera särskilda förhållanden vid de olika anläggningarna. — Organisationens tidigare efterlevnad (t.ex. enligt tillsynsmyndigheternas dokumentation av fall av bristande efterlevnad, antalet klagomål och utvärderingen av korrigerande åtgärder). I sådana fall bör kontrollanten dokumentera de särskilda skälen för att begränsa organisationers möjlighet att använda ett urvalsförfarande. Miljökontrollanten ska även utvärdera transparensen i grupperingen av liknande anläggningar enligt punkt 2.4.3.2 och grupperingens effekter på miljöredovisningens innehåll och på organisationens övergripande miljöprestanda. Resultaten och slutsatserna av denna utvärdering ska dokumenteras i kontrollrapporten. Miljökontrollanten ska föra detaljerad dokumentation över varje ansökan om användning av urvalsmetoden för organisationer med flera anläggningar, som ger en motivering för urvalsmetoden och de använda parametrarna/kriterierna, och som visar att urvalsförfarandet sker i enlighet med det här dokumentet.

6.

Om det under kontrollförfarandet upptäcks fall av avvikelse eller bristande regelefterlevnad i en organisation med flera anläggningar där urvalsmetoden har tillämpats ska kontrollanten — undersöka i vilken utsträckning denna avvikelse eller bristande regelefterlevnad är anläggningsspecifik eller om andra anläggningar kan ha påverkats, — ålägga organisationen att identifiera alla anläggningar som kan ha påverkats, att vidta nödvändiga korrigerande åtgärder inom dessa anläggningar och att anpassa ledningssystemet om kontrollanten har indikationer på att avvikelsen eller den bristande regelefterlevnaden kan tyda på en brist i det övergripande ledningssystemet som kan påverka andra anläggningar. I fall av avvikelse eller bristande regelefterlevnad som inte kan korrigeras genom att man vidtar korrigerande åtgärder i tid bör kontrollanten rapportera till det behöriga organet att organisationen i fråga måste avregistreras tillfälligt eller permanent från Emas-registret, — kräva belägg för dessa åtgärder och kontrollera deras effektivitet genom att utvidga urvalet till ytterligare anläggningar så snart de korrigerande åtgärderna har vidtagits, och — validera miljöredovisningen och underteckna deklarationen om kontroll och godkännande i enlighet med bilaga VII till förordningen först när kontrollanten är förvissad om att beläggen för att alla anläggningar uppfyller kraven i Emas-förordningen och alla rättsliga krav som avser miljön.

7.

Vid den första kontrollen ska kontrollanten åtminstone kontrollera att organisationen uppfyller följande krav: a) Att det finns ett fullt fungerande miljöledningssystem. b) Att det finns ett fullt inplanerat revisionsprogram. c) Att ledningens genomgång har slutförts. d) Om organisationen vill använda en urvalsmetod för kontroll av sina anläggningar: att bestämmelserna i punkterna 2.4.3 och 2.4.4 i denna användarhandledning följs. e) Att det har utarbetats en miljöredovisning enligt Emas-förordningen och att sektorspecifika referensdokument i tillämpliga fall har beaktats.

2.4.3    Krav för användning av en urvalsmetod för kontroll av organisationer med flera anläggningar

2.4.3.1   Allmänna principer

För organisationer med flera anläggningar kan det vara lämpligt att tillämpa en urvalsmetod för att anpassa kontrollinsatserna utan att äventyra förtroendet för ledningssystemets regelefterlevnad och fullständiga genomförande så att kontinuerliga förbättringar av miljöprestanda vid varje anläggning som omfattas av Emas-registreringen kan uppnås.

Om det är lämpligt enligt de kriterier som anges i punkt 2.4.3.2, och på organisationens begäran, kan miljökontrollanterna samtycka till användning av en urvalsmetod för att kontrollera organisationer med flera anläggningar.

2.4.3.2   Behörighetskriterier för organisationer

a)	Urvalsförfaranden i en organisation med flera anläggningar kan endast tillämpas på grupper av liknande anläggningar.

b)	Anläggningarnas likhet ska bestämmas utifrån belägenhet i samma medlemsstat, samma typ av verksamhet, samma förfarande, samma rättsliga krav, liknande miljöaspekter och miljöpåverkan, miljöpåverkan med jämförbar betydelse och liknande miljöledning och kontrollmetoder.

c)	Grupp(er) av liknande anläggningar ska i samförstånd med miljökontrollanten fastställas som en del av miljöledningssystemet. Dessa grupper ska återspeglas i internrevisionerna och i ledningens översyn och ska anges i miljöredovisningen.

d)	Alla anläggningar som på grund av bristande likhet inte ingår i en grupp ska uteslutas från urvalförfarandet och kontrolleras individuellt.

e)	Alla anläggningar som omfattas av Emas-registreringen ska stå under direkt kontroll och ledning av organisationen.

f)

Miljöledningssystemet ska kontrolleras och administreras centralt och vara föremål för den centrala ledningens genomgång. Alla anläggningar som omfattas av Emas-registreringen ska ingå i organisationens miljöledningssystem och interna revisionsprogram och de ska alla ha granskats internt (inbegripet granskning av regelefterlevnad) före den första registreringen. Organisationen måste också visa sin auktoritet och förmåga att inleda organisatoriska förändringar i alla anläggningar som omfattas av Emas-registreringen, om så krävs för att uppnå miljömål. Organisationen måste också visa sin förmåga att samla in och analysera data (inklusive men inte begränsat till de punkter som anges nedan) från alla anläggningar inklusive huvudkontoret: — Alla aspekter som ingår i miljörevisionen enligt bilaga I till Emas-förordningen (förordning EG nr 1221/2009), vilket bland annat inbegriper identifiering av de tillämpliga lagstadgade kraven, miljöaspekterna eller därtill kopplade effekter samt praxis och förfaranden för miljöledning. — Dokumentation om miljöledningssystemet och om förändringar av systemet. — Internrevision och utvärdering av resultaten, inklusive utvärdering av efterlevnaden av rättsliga krav som rör miljön. — Ledningens genomgång. — Miljöprestanda. — Klagomål. — Utvärdering av korrigerande åtgärder.

g)

Urval ska inte tillämpas för — organisationer till vilka incitament har beviljats på grundval av kravet att kontrollera alla anläggningar inom en kontrollcykel, — anläggningar belägna i tredjeländer, — anläggningar för vars verksamhet väsentligt annorlunda rättsliga miljökrav gäller, — anläggningar som omfattas av lagstiftning som reglerar utsläpp av förorenande ämnen, farligt avfall eller användning eller lagring av farliga ämnen (t.ex. Europaparlamentets och rådets direktiv 2010/75/EU (30) [direktivet om industriutsläpp] eller Europaparlamentets och rådets direktiv 2012/18/EU (31) [Sevesodirektivet]), — anläggningar som anger att risk för miljöolycka är en av deras betydande miljöaspekter. Dessa anläggningar ska uteslutas från användning av urvalsmetoden och ska kontrolleras individuellt.

h)	Organisationen ska vara verksam inom de ekonomiska sektorer där användning av en urvalsmetod är tillåten enligt punkt 2.4.3.3.

2.4.3.3   Ekonomiska sektorer inom vilka användning av en urvalsmetod kan tillåtas

a)

Kontroll av organisationer med flera anläggningar med hjälp av en urvalsmetod är tillåtet inom följande sektorer: Tabell 9 Ekonomiska sektorer inom vilka användning av en urvalsmetod är tillåten: Ekonomisk sektor Nace-kod Finansiella tjänster utom försäkring och pensionsfondsverksamhet 64 Försäkring, återförsäkring och pensionsfondsverksamhet utom obligatorisk socialförsäkring 65 Juridisk och ekonomisk konsultverksamhet 69 Konsulttjänster till företag 70.2 Arbetsförmedling, bemanning och andra personalrelaterade tjänster (t.ex. personaladministration, tillfällig anställning, rekrytering) 78 Resebyrå- och researrangörsverksamhet och andra resetjänster och relaterade tjänster 79 Kontorstjänster 82.1 Förskola och låg- och mellanstadium 85.1 och 85.2 Bibliotek och arkiv 91

b)

Medlemsstaterna får genomföra pilotprojekt inom andra sektorer som anges i tabell 10 för att få erfarenheter av användning av en urvalsmetod. De ska för detta ändamål meddela följande information till Europeiska kommissionen: — En klar och entydig beskrivning av den organisation som ska registreras enligt Emas, inbegripet en kort beskrivning av organisationens sammanhang och en sammanfattning av dess verksamhet, produkter och tjänster samt, i förekommande fall, dess relation till eventuella moderorganisationer. — Förteckningen över anläggningar för vilka urval bör tillämpas. — Grupperna av anläggningar, inbegripet metoden för gruppering. — De anläggningar som omfattas av begränsningar för urval och motivering av begränsningen. — En beskrivning av alla betydande direkta och indirekta miljöaspekter som resulterar i betydande miljöpåverkan från organisationens sida och en förklaring av hur typen av påverkan förhåller sig till de betydande direkta och indirekta aspekterna samt en identifiering av betydande miljöaspekter som är förknippade med de anläggningar för vilka urval bör tillämpas. — De potentiella risker som är förknippade med dessa miljöaspekter. — Organisationens miljöpolicy och en kort beskrivning av organisationens miljöledningssystem, inbegripet dess övergripande och detaljerade miljömål satta i relation till de betydande miljöaspekterna och den betydande miljöpåverkan. Om organisationen ännu inte har infört något miljöledningssystem bör den beskriva det planerade miljöledningssystemet och dess huvudsakliga mål. — En hänvisning till de tillämpliga lagstadgade miljökraven. Efter denna underrättelse informerar kommissionen Emas-kommittén om det planerade pilotprojektet och avger ett yttrande om dess lämplighet. Om en majoritet av medlemmarna i Emas-kommittén inte framför några invändningar inom två månader får pilotprojekt inledas enligt följande regler: — Organisationen följer alla krav i Emas-förordningen som gäller registrering eller förnyelse av registrering. — Urvalsmetoden bör fastställas i enlighet med de riktlinjer för genomförandet som beskrivs i punkt 2.4.4 i denna användarhandledning.

Pilotprojektet får inte pågå mer än tre år. Efter lyckat genomförande av ett pilotprojekt, inbegripet en positiv kontroll som bekräftar att organisationen uppfyller alla krav i Emas-förordningen, kan organisationen och dess anläggningar Emas-registreras i tre år, eller fyra år om undantaget i artikel 7 tillämpas.

En utvärdering av varje projekt ska redovisas till Emas-kommittén.

På grundval av utvärderingen av pilotprojektet kan Emas-kommittén rekommendera att inkludera sektorn i förteckningen över sektorer där användning av en urvalsmetod är tillåten (tabell 9).

Tabell 10

Ekonomiska sektorer inom vilka användning av en urvalsmetod kan tillåtas i pilotprojekt

Ekonomisk sektor	Nace-kod
Vattenförsörjning	36
Avloppsrening	37
Följande verksamheter som ingår i detaljhandel
Detaljhandel med brett sortiment (t.ex. stormarknader)	47.1
Specialiserad butikshandel med livsmedel, drycker och tobak	47.2
Specialiserad butikshandel med textilier	47.51
Specialiserad butikshandel med kultur- och fritidsartiklar	47.6
Specialiserad butikshandel med kläder	47.71
Specialiserad butikshandel med skodon och lädervaror	47.72
Specialiserad butikshandel med kosmetika och hygienartiklar	47.75
Specialiserad butikshandel med ur, guldsmedsvaror och smycken	47.77
Följande verksamheter som ingår i hotell- och restaurangverksamhet
Hotellverksamhet	55.1
Semesterbostäder och annan korttidsinkvartering	55.2
Restaurangverksamhet (men inte cateringverksamhet)	56.1
Barverksamhet	56.3
Dataprogrammering, datakonsultverksamhet o.d.	62
Fastighetsverksamhet: handel med och uthyrning av fastigheter (exklusive förvaltning av fastigheter)	68
Reklam och marknadsundersökning	73
Annan verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik	74
Övergripande offentlig förvaltning	84.11
Gymnasial, eftergymnasial och övrig utbildning	85.3 , 85.4 , 85.5 , 85,6
Vård och omsorg med boende	87
Öppna sociala insatser	88
Konstnärlig och kulturell verksamhet samt nöjesverksamhet	90
Musei- och annan kulturverksamhet	91
Sportverksamhet	93.1
Intressebevakning; religiös verksamhet	94

2.4.4    Genomföranderiktlinjer för användning av en urvalsmetod för kontroll av organisationer med flera anläggningar

2.4.4.1   Allmänna principer

a)	Organisationen ska utarbeta en tydlig beskrivning av i vilken omfattning urvalsmetoden är tänkt att tillämpas (antalet anläggningar, en förteckning över alla anläggningar som omfattas och en kort beskrivning av deras verksamhet, samt en angivelse av de anläggningar som uteslutits från urvalet).

b)

De anläggningar som organisationer föreslår ska omfattas av urvalsmetoden ska delas upp i en eller flera grupper av liknande anläggningar på det sätt som anges i punkt 2.4.3.2 c i denna användarhandledning. Likheten mellan en grupp av anläggningar måste garantera att kontrollen av ett urval anläggningar kommer att vara i hög grad representativ för hela gruppen. Som anges i punkt 2.4.3.2 d ska alla anläggningar som inte ingår i en grupp på grund av bristande likhet uteslutas från urvalförfarandet och kontrolleras individuellt.

c)

Kontrollanten ska samtycka till den föreslagna omfattningen, fastställa karaktären hos varje grupp av anläggningar och utarbeta en kontrollplan som ska innehålla en beskrivning av den metod och de kriterier som används för att fastställa grupper av anläggningar, den metod som ska användas för att välja ut anläggningarna (för både de slumpmässiga och de icke-slumpmässiga delarna) samt tidpunkten för kontrollen. Denna kontrollplan ska även omfatta centrala verksamheter och processer för varje grupp av anläggningar, de betydande miljöaspekter som är förknippade med varje grupp av anläggningar, och en uppskattning av risknivåer för miljöolyckor som är förknippade med dessa aspekter.

2.4.4.2   Urvalsmetoden

Urvalsmetoden för att välja ut anläggningar för besök på plats inom de olika grupperna av anläggningar ska uppfylla följande krav:

a)	Ett representativt urval ska göras från varje grupp av liknande anläggningar.

b)	Urvalet ska delvis vara selektivt grundat på de faktorer som anges nedan och delvis icke-selektivt (slumpmässigt), och ska resultera i ett representativt urval av skilda anläggningar.

c)	Inom varje grupp ska minst 50 % av urvalet av anläggningar (avrundat till närmaste högre heltal) väljas slumpmässigt (icke-selektivt). Miljökontrollanten ska dokumentera det förfarande som använts för att göra detta slumpmässiga urval.

d)

Metoden för den återstående selektiva delen av urvalet ska uppfylla följande krav: Metoden ska säkerställa att skillnaderna mellan de utvalda anläggningarna är så stor som möjligt och ska omfatta åtminstone följande aspekter: — Resultaten av miljöutredningen och interna granskningar av anläggningar eller tidigare kontroller. — Dokumentation av incidenter, klagomål och andra relevanta aspekter av korrigerande och förebyggande åtgärder. — Betydande variation i anläggningsstorlek. — Variationer och komplexitet i ledningssystemet och ledningsprocesserna vid anläggningarna. — Förändringar sedan den senaste kontrollen. — Ledningssystemets mognad och kunskap om organisationen. — Skillnader i kultur, språk och lagstadgade krav. — Geografisk spridning. Kontrollanten ska beakta dessa förhållanden och sträva efter att urvalet i möjligaste mån ska omfatta anläggningar som ännu inte har kontrollerats.

e)

Minimiantalet anläggningar som bör ingå i det urval som görs från varje grupp av anläggningar erhålls genom följande formel: — För den första Emas-registreringen och för förnyelse av registrering ska detta antal vara kvadratroten av antalet anläggningar som ingår i en grupp, multiplicerat med 2 och avrundat till närmaste högre heltal (t.ex. för en grupp om 100 anläggningar: √100 × 2 = 20).

f)

Urvalets storlek bör ökas om miljökontrollantens analys av de anläggningar som omfattas av Emas-registreringen visar på särskilda omständigheter när det gäller exempelvis följande faktorer: — Anläggningarnas storlek och antal anställda (t.ex. mer än 50 anställda på en anläggning). — Komplexiteten och risken för heterogena grupper av anläggningar. — Variationer i miljöprestanda. — Variationer i arbetsmetoder och rapportering av miljöpåverkan. — Variationer i verksamheten. — Betydelsen och omfattningen av miljöaspekter och förknippad miljöpåverkan. — Dokumentation av klagomål och andra relevanta aspekter av korrigerande och förebyggande åtgärder. — Resultat av interna revisioner och ledningens genomgång. Exempel på kontroll av en organisation med flera anläggningar med hjälp av en urvalsmetod: Ta exempelvis ett detaljhandelsföretag för kläder med följande anläggningar: — 100 butiker > 150 m2 — 400 butiker < 150 m2 — 3 lager med olika storlek och innehåll — 1 huvudkontor 1. Gruppering av anläggningar för tillämpning av urvalsmetoden: — Grupp 1: 100 butiker > 150 m2 — Grupp 2: 400 butiker < 150 m2 — Enskilda anläggningar: — 3 lager — 1 huvudkontor 2. Kontroll före den första registreringen: — Alla enskilda anläggningar (3 lager, 1 huvudkontor) — Grupp 1: minst √100 butiker × 2 = 20 butiker — Grupp 2: minst √400 butiker × 2 = 40 butiker 3. Kontroll före förnyelse av registrering: — Alla enskilda anläggningar bör besökas — Grupp 1: minst √100 butiker × 2 = 20 butiker — Grupp 2: minst √400 butiker × 2 = 40 butiker

2.4.5    Dokumentation i miljöredovisningen av motiveringen för urvalsstorlek och urvalsmetoder

De Emas-registrerade organisationer för vilka miljökontrollanten har använt en urvals-/kontrollplan, såsom anges i punkt 2.4.3 i denna användarhandledning, ska dokumentera denna urvalsplan i sin miljöredovisning. I miljöredovisningen bör organisationen (kortfattat) klargöra resonemanget bakom valet av metod för att gruppera anläggningar och urvalets storlek. Miljöredovisningen ska innehålla en förteckning över alla anläggningar och tydligt skilja mellan besökta och obesökta anläggningar.

2.5   REGISTRERINGSFÖRFARANDE

Emas III-förordningen innehåller vissa allmänna regler om registrering. Medlemsstaterna får anpassa dessa i sin egen miljölagstiftning.

När systemet har genomförts och kontrollerats och miljöredovisningen har godkänts är organisationens nästa steg att ansöka om registrering hos behörigt organ.

2.5.1    Vilket behörigt organ ska organisationen vända sig till?

Tabell 11

Behöriga organ  (32) för olika typer av registrering

Olika situationer	Registreringsorgan
Organisation med en anläggning i EU	Det behöriga organ som officiellt utsetts av den medlemsstat där organisationen är belägen.
Organisation med flera anläggningar inom en och samma medlemsstat (federal stat eller liknande)	Det behöriga organ som utsetts av medlemsstaten för detta ändamål.
Registrering av organisationer med flera anläggningar i flera EU-medlemsstater (företagsregistrering inom EU)	När det gäller företagsregistrering i EU är sätet för organisationens huvudkontor eller ledningscentral (i den ordningen) avgörande när det ska fastställas vilket som är det ledande behöriga organet.
Registrering av organisationer med en eller flera anläggningar i tredjeländer (registrering av tredjeländer)	Om en medlemsstat väljer att tillhandahålla registrering av tredjeländer i enlighet med artikel 3.3 i Emas-förordningen är registreringen i den specifika medlemsstaten i praktiken beroende av tillgången på ackrediterade kontrollanter. Den potentiella kontrollanten bör ackrediteras i den specifika medlemsstat som tillhandahåller registrering av tredjeländer, för det specifika tredjelandet och för den specifika näringsgrenen (vilket baseras på Nace-koderna).
Registrering av en organisation med flera anläggningar i medlemsstater och i tredjeländer (global registrering)	I vilken medlemsstat det behöriga organ som ansvarar för förfarandet ligger fastställs utifrån följande villkor som rangordnas i följande ordning: 1. När organisationen har huvudkontor som är beläget i en medlemsstat som tillhandahåller registrering av tredjeländer bör ansökan lämnas till det behöriga organet i den medlemsstaten. 2. Om organisationens huvudkontor inte är beläget i någon medlemsstat som tillhandahåller registrering av tredjeländer men har sin ledningscentral där, bör ansökan lämnas till det behöriga organet i den medlemsstaten. 3. Om den organisation som ansöker om global registrering varken har huvudkontor eller ledningscentral i någon medlemsstat som tillhandahåller registrering av tredjeländer måste organisationen inrätta en tillfällig ledningscentral i en medlemsstat som tillhandahåller registrering av tredjeländer och ansökan bör lämnas till det behöriga organet i den medlemsstaten. Anm.: Om mer än en medlemsstat omfattas av ansökan måste samordningsförfarandet mellan de berörda behöriga organen enligt avsnitt 3.2 (i handledningen för företagsregistrering i EU och tredjeland samt global registrering enligt förordning (EG) nr 1221/2009) följas. I så fall kommer det behöriga organet att fungera som ledande behörigt organ när det gäller de delar som rör företagsregistrering i EU i detta förfarande.
Anm.: När det gäller registrering kan de relevanta strukturerna skilja sig från en medlemsstat till en annan. I regel finns det ett behörigt organ per medlemsstat. I vissa medlemsstater är det dock vanligt att ha olika behöriga organ på regional nivå.

2.5.2    Dokument och/eller krav på registrering

Ansökan måste lämnas på det officiella språket i den medlemsstat där organisationen vill registreras. Den måste innehålla följande:

1.	En godkänd miljöredovisning enligt Emas (elektronisk eller tryckt version).

2.	En deklaration som undertecknats av miljökontrollanten som bekräftar att kontroll och godkännande har skett i enlighet med förordningen (bilaga VII till förordningen).

3.	Ett ifyllt ansökningsformulär (bilaga VI till förordningen) med information om organisationen, anläggningar och miljökontrollanten.

4.	Kvitto på betalda avgifter, om tillämpligt.

2.5.3    Villkor som ska uppfyllas före/under Emas-registreringen

1.	Kontroll och godkännande i enlighet med förordningen.

2.	Ett ifyllt ansökningsformulär, tillsammans med alla styrkande handlingar.

3.	Det behöriga organet ska på grundval av faktaunderlaget vara övertygat om att det inte finns några belägg för överträdelse av lagstadgade miljökrav. Lämpligt faktaunderlag kan vara en skriftlig rapport från tillsynsmyndigheten om att det inte finns några tecken på en sådan överträdelse.

4.	Inga relevanta klagomål från intressenter; eller att klagomål har lösts på ett tillfredsställande sätt.

5.	Det behöriga organet ska på grundval av faktaunderlaget vara övertygat om att organisationen uppfyller alla kraven i förordningen.

6.	Det behöriga organet har mottagit erforderlig avgift, om tillämpligt.

Det anses vara bästa praxis att ett behörigt organ fattar det slutgiltiga beslutet om Emas-registreringen för en ansökande organisation inom tre månader efter det att organisationen inkommit med en fullständig ansökan. Längre handläggningstid kan anses vara motiverat endast i undantagsfall.

2.5.4    Tillfällig eller permanent avregistrering av organisationer

Detta kan förekomma i följande fall:

—	Om ett behörigt organ har skäl att tro att en organisation inte uppfyller kraven i förordningen.

—	Om ett behörigt organ tar emot en skriftlig tillsynsrapport från ackrediterings- eller licensieringsorganet som visar att miljökontrollanten inte har fullgjort sina skyldigheter enligt denna förordning.

—

Om en organisation underlåter att inom två månader efter begäran lämna något av följande dokument till det behöriga organet: Den godkända miljöredovisningen, en uppdaterad miljöredovisning eller en deklaration om kontroll och godkännande som undertecknats av kontrollanten (bilaga VII) och ansökningsformuläret (bilaga VI).

—	Om ett behörigt organ får kännedom om en överträdelse av lagstadgade miljökrav genom en skriftlig rapport från tillsynsmyndigheten.

Det behöriga organet får inte häva den tillfälliga avregistreringen förrän det får betryggande information om att organisationen uppfyller kraven i förordningen.

I Emas-förordningen anges inte hur lång en tillfällig avregistrering är och det är därför upp till respektive behörigt organ att bestämma detta. Den bör dock inte vara längre än tolv månader.

Figur 10

Emas pelare. Registreringsförfarande

2.6   VÄSENTLIGA ÄNDRINGAR

En organisation som gör ändringar när det gäller verksamhet, struktur, administration, rutiner, åtgärder, produkter eller tjänster måste ta hänsyn till ändringarnas miljöpåverkan eftersom de kan påverka Emas-registreringens giltighet. Mindre ändringar kan införlivas men väsentliga ändringar innebär att miljöutredningen, miljöpolicyn, miljöprogrammen, miljöledningssystemet och miljöredovisningen måste uppdateras. Alla uppdaterade dokument måste kontrolleras och godkännas inom sex månader. Efter godkännandet måste organisationen överlämna ändringarna till det behöriga organet med hjälp av formuläret i bilaga VI till förordningen.

Figur 11

Flödesschema över hanteringen av väsentliga ändringar enligt Emas

3.   ANVÄNDNING AV EMAS-LOGOTYPEN

Vad är Emas-logotypen?

Emas-logotypen är en grafisk bild som förknippas med följande:

—	Ett korrekt genomförande av Emas-ordningen.

—	Ett åtagande om att göra kontinuerliga förbättringar.

—	Ett aktivt arbetstagarinflytande.

—	Trovärdig information om organisationens miljöprestanda.

—	Bevisad regelefterlevnad.

Emas-logotypen är ett bra sätt att visa att organisationen är miljövänlig.

3.1   HUR EMAS-LOGOTYPEN SKA ANVÄNDAS

Endast organisationer med en giltig Emas-registrering får använda Emas-logotypen.

—	Organisationens registreringsnummer måste alltid anges i logotypen, förutom vid marknadsföring och reklam för Emas-ordningen.

—	Endast den officiella logotypen är giltig.

—	Om organisationen har flera anläggningar och alla inte ingår i registreringen får den endast använda logotypen för registrerade anläggningar och får inte ge intryck av att hela organisationen är registrerad.

—	Miljöredovisningen bör helst vara försedd med logotypen.

Figur 12

Emas-logotypen

Användning av Emas-logotypen vid marknadsföring och reklam för ordningen

Emas-logotypen får användas utan registreringsnummer endast för detta ändamål. Behöriga organ, ackrediterings- och licensieringsorgan och andra berörda parter får använda logotypen.

3.2   HUR EMAS-LOGOTYPEN INTE FÅR ANVÄNDAS

—	På produkter eller förpackningar, för att undvika sammanblandning med produktmärken.

—	Tillsammans med jämförande påståenden om andra verksamheter och tjänster.

Logotypen får inte användas på ett sätt som kan leda till sammanblandning med andra märken för produkter eller tjänster.

Tabell 12

Användningen av Emas-logotypen: Exempel

Nr	Exempel eller ändamål	Tillåten
1	Användningen av Emas-logotypen på en registrerad organisations brevpapper, kuvert, visitkort, företagsuniform, företagsdator, väska, Emas-flagga och andra liknande användningsområden, i marknadsföring och reklam på företagsnivå.	JA, tillsammans med registreringsnummer, eftersom det avser marknadsföring av en Emas-registrerad organisation.
2	Logotyp i sidhuvudet på dokument som lämnas till myndigheter och innehåller godkända uppgifter om organisationens prestanda.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
3	Logotyp på en folder som innehåller en rapport om en delvis registrerad organisation.	JA, tillsammans med registreringsnummer, men endast registrerade anläggningar får anges i logotypen.
4	Logotyp på en produkt med budskapet ”ekologisk produkt”.	NEJ, den kan sammanblandas med miljömärken för produkter.
5	Logotyp i en ombordtidskrift på ett registrerat flygbolag, tillsammans med viss godkänd information.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
6	Logotyp på ett flygplan, ett tåg, en buss, en firmabil eller -lastbil, eller på ett tunnelbanetåg som tillhör ett Emas-registrerat företag.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
7	Logotyp placerad på ett registrerat distributionsföretags lastbil tillsammans med företagets namn och ett godkänt påstående, t.ex. ”Vi har minskat den genomsnittliga dieselförbrukningen i vår lastbilsflotta med 20 % till x liter per 100 km mellan 2009 och 2012”.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
8	Logotyp stämplad på ett fotografi av ett oregistrerat boende för turister i en katalog för en registrerad resebyrå.	NEJ, användningen av logotypen är förvirrande. Den får endast användas av resebyrån.
9	Logotyp stämplad i en katalog för en registrerad resebyrå med godkänd information om hållbara turismåtgärder som genomförs av organisationen.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
10	Logotyp placerad på en intern kommuniké till anställda som enbart innehåller godkänd information om driften av miljöledningssystemet.	JA, registreringsnummer behöver inte anges i logotypen eftersom det är ett internt meddelande för allmänna informationsändamål.
11	Logotyp på nyhetsbrev eller på omslaget till en broschyr till kunder och leverantörer, där innehållet har hämtats ur den godkända miljöredovisningen.	JA, tillsammans med registreringsnummer, eftersom det är ett meddelande till allmänheten, med konkreta exempel från ett specifikt Emas-registrerat företag, från den registrerade organisationen.
12	Logotyp i den årliga miljörapporten från ett företag med både registrerade och oregistrerade anläggningar som är placerad överst i kapitlet om den godkända miljöredovisningen i vilket organisationens Emas-registrerade anläggningar är tydligt identifierbara.	JA, tillsammans med registreringsnummer. Om registreringen är en företagsregistrering där flera anläggningar är registrerade under samma nummer måste detta nummer användas. Om alla Emas-anläggningar är registrerade var för sig måste de enskilda anläggningarnas registreringsnummer framgå.
13	Logotyp som underliggande grafik till en sammanställning av godkända miljöuppgifter i en företagsrapport.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
14	En allmän broschyr för en statlig organisation som handlar om hur Emas-registrerade organisationer i allmänhet bäst kan återvinna eller bearbeta olika delar av sitt avfall.	JA, utan registreringsnummer, eftersom broschyren är avsedd att öka medvetenheten generellt och därför inte är kopplad till något registreringsnummer.
15	Logotyp tillsammans med godkänd miljöinformation om en organisations webbplats.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
16	Logotyp på den registrerade organisationens utställningsmonter som används för att marknadsföra den registrerade organisationen som sådan.	JA, tillsammans med registreringsnummer.
17	Logotyp på en registrerad organisations utställningsmonter men som används för att marknadsföra Emas som miljöledningssystem i allmänhet.	JA, registreringsnummer behöver inte anges i logotypen eftersom den används för marknadsföringsändamål.
18	Logotyp i en dagstidning, som underliggande grafik i en gemensam annons för två företag som meddelar sitt miljösamarbete i leveranskedjan (ett är registrerat, det andra är det inte).	NEJ, det är förvirrande, eftersom en av organisationerna inte är registrerad.
19	Logotyp utan registreringsnummer som används för marknadsföringsändamål av en oregistrerad organisation.	JA, men endast för Emas-relaterad marknadsföring och inte för marknadsföring av själva organisationen.
20	Logotyp på biljetter från en registrerad kollektivtrafikorganisation.	JA, registreringsnummer behöver inte anges i logotypen om den används för att marknadsföra Emas generellt. Om logotypen på biljetterna används för att marknadsföra en specifik Emas-registrerad organisation måste registreringsnumret för den specifika organisationen anges i logotypen.

4.   HANTERING AV ÖVERGÅNG FRÅN ANDRA MILJÖLEDNINGSSYSTEM TILL EMAS

Det finns ett ökande antal miljöledningssystem över hela EU som är avsedda att tillgodose de behov som finns inom specifika verksamhetsområden eller sektorer. Lokala eller regionala förvaltningar kan använda sådana system för att öka hållbarheten eller miljöprestandan. De mest relevanta av dessa system kan nås via en länk i en bilaga till denna handledning.

I Emas-förordningen nämns möjligheten att bedöma överensstämmelsen mellan förordningen och andra system. Ett officiellt erkännande av vissa eller alla delar av andra miljöledningssystem kan underlätta organisationens övergång till Emas. Förfarandet ser ut på följande sätt:

a)	Medlemsstaterna måste till kommissionen överlämna en skriftlig begäran om erkännande av hela eller delar av miljöledningssystemet.

b)	Medlemsstaterna ska i sin begäran analysera och specificera de relevanta delarna av miljöledningssystemet och motsvarande delar i Emas-förordningen och styrka att de överensstämmer med Emas-förordningen.

c)	Kommissionen överlämnar förslaget till Emas-kommittén (som inrättats i enlighet med artikel 49 i förordningen).

d)	Uppgifter om det erkända miljöledningssystemet, eller delar av det, ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning när kommissionen har godkänt dem.

Organisationer som har genomfört ett erkänt miljöledningssystem, eller delar av det, behöver inte upprepa de delar som redan har erkänts när de övergår till Emas.

Varje medlemsstat har sina egna förfaranden för att hantera ansökningar om erkännande. Det behöriga organet kan ge mer information om detta.

5.   EMAS III FÖR SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG

Små organisationer:

a)	mikroföretag samt små och medelstora företag enligt definitionen i kommissionens rekommendation 2003/361/EG av den 6 maj 2003, eller

b)	lokala myndigheter vars förvaltning omfattar mindre än 10 000 invånare eller andra offentliga myndigheter som har färre än 250 anställda och en årlig budget på högst 50 miljoner euro, eller en balansomslutning som inte överstiger 43 miljoner euro per år, däribland alla följande:

c)	Statliga eller andra offentliga förvaltningar, eller offentliga rådgivande organ på nationell, regional eller lokal nivå.

d)	Fysiska eller juridiska personer som har offentliga förvaltningsuppgifter enligt nationell lagstiftning, inbegripet särskilda uppgifter, verksamheter eller tjänster som rör miljön.

e)	Fysiska eller juridiska personer som har offentligt ansvar eller offentliga uppgifter eller som tillhandahåller offentliga tjänster som rör miljön under överinseende av ett organ eller en person som avses i led b.

Period för kontroll och intern revision

Små och medelstora företag kan välja att göra den fullständiga kontrollen på fyra år i stället för tre. Tidsperioden för intern revision kan också förlängas från ett år till två. Detsamma gäller för miljöredovisningen. Organisationen måste ändå vidarebefordra den icke-godkända uppdaterade miljöredovisningen till det behöriga organet varje år.

För att utnyttja denna möjlighet måste organisationen ansöka hos det behöriga organet som kan förlänga den tillåtna tidsperioden om kontrollanten har bekräftat att villkoren i artikel 7 är uppfyllda:

—	Att det inte föreligger några betydande miljörisker.

—	Att det inte har skett några väsentliga ändringar i organisationen.

—	Att organisationen inte bidrar till några betydande lokala problem.

Kontroll och godkännande

Miljökontrollanterna bör ta hänsyn till små organisationers särdrag för att undvika att belasta dem i onödan. Små och medelstora företag har ofta knappa resurser och medel och har därför inte samma kapacitet att klara omfattande rapportering och utdragna förfaranden. Kontrollanten bör även ta hänsyn till andra särdrag hos små och medelstora företag, till exempel personal med flera funktioner, utbildning på arbetsplatsen och förmågan att snabbt anpassa sig till förändringar. Det främsta målet är att objektivt visa att Emas-systemet är effektivt och att rutinerna står i proportion till verksamhetens storlek och komplexitet, personalens kompetens och typen av miljöpåverkan.

Avgifter

Det är upp till varje medlemsstat att fastställa avgifter för Emas-registreringen. Vissa medlemsstater tar inte ut någon avgift. Oavsett vilket står det i förordningen att avgifterna måste vara rimliga och stå i proportion till organisationens storlek.

Tekniskt och finansiellt stöd

Tekniskt och finansiellt stöd till Emas-ordningen i allmänhet, och till små och medelstora företag i synnerhet, måste ges på två nivåer. Medlemsstaterna måste tillhandahålla information om lagstadgade krav och tillsynsmyndigheter, samt teknisk information om ackrediterade eller licensierade kontrollanter, registreringsförfaranden, bidrag och finansiellt stöd. Kommissionen tillhandahåller information och underlättar för organisationer som vill registrera sig i Emas genom att erkänna delar av andra miljöledningssystem eller genom att integrera Emas i annan EU-politik.

Emas enkla metod

Även om Emas enkla metod (33) inte nämns i förordningen bör den beaktas som ett verktyg som står till små organisationers förfogande. Den hjälper dem att genomföra alla Emas-kraven snabbt, billigt och enkelt.

Grupper och stegvis ansats

Lokala myndigheter, i samarbete med handelskamrar, näringslivsorganisationer m.fl., kan ge stöd till små och medelstora företag som vill genomföra Emas genom att möjliggöra en gruppvis och stegvis ansats.

En ”grupp” är ett sätt att genomföra Emas som grupp, vilket är lämpligt för organisationer som är verksamma i samma sektor eller belägna i samma geografiska område. De kan genomföra Emas gemensamt och sedan gå vidare och registrera sig var för sig.

Den stegvisa ansatsen kan skräddarsys efter behoven i varje medlemsstat. Den kan till exempel kopplas till allmänna projekt eller planer, för att främja genomförandet av Emas i en kommun eller inom ett område där olika enheter planerar att uppmuntra organisationer att genomföra god miljöpraxis i olika faser eller på olika sätt.

Exempel: Ett bra exempel på denna ansats kan vara att ta en grupp små och medelstora företag i ett industriområde eller i en region som leds av kommunen i samarbete med en handelskammare och näringslivsorganisationer som är verksamma i området. De inblandade organisationerna kan delta i en stegvis genomförandeplan för Emas. Det första steget skulle vara att underlätta för alla företag att göra en miljöutredning enligt Emas. Det andra steget skulle vara att utforma och genomföra god förvaltning. Det tredje steget skulle vara att upprätta ett formellt miljöledningssystem, till exempel EN ISO 14001. Slutligen skulle företagen kunna välja Emas som huvudledningssystem.

Detta koncept skulle kunna utgöra en möjlighet att utarbeta marknadsföringsplaner i grupper av organisationer, i vissa sektorer eller inom specifika territorier där det finns ett intresse av att främja genomförandet av miljöledningssystem, formella eller informella, innan Emas slutligen genomförs fullt ut.