(1)

Kommissionens beslut C(2024)1420 (2) om medlingstjänster inrättar medlingstjänsten som en oberoende avdelning inom kommissionen. Dess uppgift är att underlätta en uppgörelse i godo på konflikter på arbetsplatsen eller tvister avseende rättigheter och skyldigheter för kommissionsanställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen (tjänsteföreskrifterna) och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska unionen som fastställts av rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (3).

(2)

Beslut C(2024)1420 inrättar ett informellt förfarande som gör det möjligt för alla som omfattas av beslutets tillämpningsområde att begära bistånd av medlingstjänsten.

(3)

Kommissionen och, inom ramen för detta beslut, medlingstjänsten på kommissionens vägnar, bidrar till en produktiv arbetsmiljö där alla medarbetare respekteras genom att tvister informellt görs upp i godo innan de trappas upp, och genom att förhindra att liknande situationer uppstår inom institutionen i framtiden. Medlingstjänsten tillhandhåller informell och konfidentiell rådgivning till varje anställd som begär dess bistånd (den begärande personen). Med den begärande personens samtycke kan medlingstjänsten också kontakta varje annan part som uppgetts av den begärande personen (den berörda personen) i samband med medling. Medling kräver alla berörda parters samtycke. Medlingstjänsten agerar på rent informell basis. Medlingstjänsten kan inte fatta beslut mot enskilda personer.

(4)

För att kunna utföra sina uppgifter på medlingsområdet samlar kommissionen in och behandlar information och flera olika kategorier av personuppgifter rörande personal och andra personer som omfattas av beslut C(2024)1420, inklusive identifieringsuppgifter för fysiska personer, kontaktinformation, information om yrkesroller och arbetsuppgifter, information angående uppträdande och prestationer privat och professionellt. Kommissionen kan också behandla känsliga personuppgifter som avses i artiklarna 10 och 11 i förordning (EU) 2018/1725 som den begärande personen frivilligt tillhandahållit.

(5)

Personuppgifterna lagras i en säker fysisk och elektronisk miljö för att förhindra olaglig åtkomst eller överföring av uppgifter till personer som inte har behov av att ta del av dem. När behandlingen avslutats lagras uppgifterna i enlighet med artikel 6.11 i beslut C(2024)1420.

(6)

Enligt förordning (EU) 2018/1725 ska kommissionen som personuppgiftsansvarig förse de registrerade med information om denna behandling och respektera deras rättigheter som registrerade.

(7)

När kommissionen utför sina uppgifter är den skyldig att respektera fysiska personers rättigheter i samband med behandling av personuppgifter som erkänns genom artikel 8.1 i stadgan om de grundläggande rättigheterna och artikel 16.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, samt de rättigheter som fastställs i förordning (EU) 2018/1725. Samtidigt ska kommissionen, inom ramen för verksamheten som medlingstjänst, respektera strikta sekretessregler gentemot den begärande personen och kan därför behöva väga en registrerads rättigheter mot andra registrerades grundläggande fri- och rättigheter.

(8)

Det är av avgörande vikt för den begärande personen att kontakterna omfattas av sekretess och att inga åtgärder vidtas utan den begärande personens samtycke. När en person vänder sig till medlingstjänsten för konfidentiell rådgivning avseende en konflikt, och inte samtycker till att medlingstjänsten kontaktar den berörda personen i medlingssyfte, kan medlingstjänsten inte informera den berörda personen. Att lämna ut sådana uppgifter skulle göra det ytterst svårt eller omöjligt att uppnå medlingstjänstens mål, särskilt målet att erbjuda en trygg miljö där den begärande parten fritt kan diskutera sin belägenhet och avgöra om ett medlingsförfarande ska inledas med den berörda personen. Kommissionen kan därför tillämpa undantaget i artikel 16.5 b i förordning (EU) 2018/1725 för att sekretesskydda behandlingen av personuppgifter i enlighet med artikel 5.1 i beslut C(2024)1420.

(9)

Under vissa omständigheter är det nödvändigt att väga de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 mot behovet av att kommissionen effektivt kan utföra uppgiften att tillhandahålla informell konfidentiell rådgivning, samt respekten för andra registrerades grundläggande rättigheter och friheter. I enlighet med artikel 25.1 h i förordning (EU) 2018/1725 får kommissionen därför föreskriva, på strikta villkor, begränsningar i tillämpningen av artiklarna 14–17, 19, 20 och 35, samt av öppenhetsprincipen som fastställs i artikel 4.1 a med avseende på de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–17, 19, 20 och 35 i förordningen.

(10)

Det kan särskilt vara fallet när den begärande personen indirekt lämnar uppgifter om andra berörda parter. I det fallet kan kommissionen besluta att begränsa den berörda personens rättigheter när utövandet av dessa rättigheter skulle leda till att uppgifter lämnas ut om en begärande part som inte samtyckt till att medlingstjänsten vidtar åtgärder för att underlätta en dialog med den berörda personen. I ett sådant fall får kommissionen besluta att begränsa rätten till tillgång till uppgifter som avser den berörda personen eller hans eller hennes andra rättigheter, för att skydda den begärande personens rättigheter och friheter. Kommissionen får besluta att göra detta i enlighet med artikel 25.1 h i förordning (EU) 2018/1725.

(11)

Den kan bli nödvändigt att skydda konfidentiell information om en begärande person. I sådana fall kan kommissionen behöva begränsa tillgången till uppgifter om identitet, uttalanden och andra personuppgifter som avser den begärande personen, inbegripet det faktum att han eller hon kontaktat medlingstjänsten, för att skydda den begärande personens rättigheter och friheter.

(12)

Det kan också bli nödvändigt att begränsa den begärande personens rätt till information i situationer där medlingstjänsten måste kontakta läkartjänsten om brådskande åtgärder krävs för att skydda den begärande personens fysiska och psykiska integritet. I ett sådant fall kan medlingstjänsten besluta att inte informera den begärande person för att göra det möjligt för läkartjänsten att bedöma vilka åtgärder som kan vidtas för att erbjuda personen i fråga vård eller social omsorg. Kommissionen får besluta att göra detta i enlighet med artikel 25.1 h i förordning (EU) 2018/1725. I den specifika situationen skulle den begärande personens rättigheter skyddas genom läkartjänstens tystnadsplikt, och den begärande personen skulle informeras då läkartjänsten kontaktar vederbörande om den anser det nödvändigt.

(13)

Enligt beslut C(2024)1420 ska kommissionen säkerställa att begäranden om bistånd till medlingstjänsten behandlas konfidentiellt. För att säkerställa att uppgifterna hanteras konfidentiellt, samtidigt som den höga skyddsnivå för personuppgifter som föreskrivs i förordning (EU) 2018/1725 upprätthålls, måste interna regler antas enligt vilka kommissionen får begränsa registrerades rättigheter i enlighet med artikel 25.1 h i förordning (EU) 2018/1725.

(14)

De interna reglerna bör tillämpas på all behandling av uppgifter som kommissionen utför i samband med hanteringen av begäranden i enlighet med artikel 6 i beslut C(2024)1420.

(15)

Kommissionen bör, för att uppfylla kraven i artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725, informera alla enskilda personer som berörs av verksamhet som kommissionen bedriver som innebär behandling av de personernas personuppgifter samt om deras rättigheter, på ett tydligt och konsekvent sätt i form av dataskyddsmeddelanden som offentliggörs på kommissionens webbplats. I förekommande fall bör kommissionen på lämpligt sätt enskilt informera den begärande personen. Om den begärande personen samtyckt till att en annan berörd person kontaktas, bör kommissionen på lämpligt sätt enskilt informera den berörda personen.

(16)

Kommissionen bör endast tillämpa begränsningar när de respekterar andemeningen i de grundläggande rättigheterna och friheterna, är absolut nödvändiga och är en proportionerlig åtgärd i ett demokratiskt samhälle. Kommissionen bör motivera skälen till begränsningarna.

(17)

Vid tillämpningen av principerna om öppenhet, rättvisa och ansvarsskyldighet bör kommissionen hantera alla begränsningar på ett öppet sätt och registrera varje tillämpning av begränsningar i motsvarande register.

(18)

Enligt artikel 25.6 i förordning (EU) 2018/1725 ska den personuppgiftsansvarige informera den registrerade om de huvudsakliga skälen till begränsningen och om dennes rätt att ge in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen.

(19)

Enligt artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725 får kommissionen skjuta upp, utelämna eller neka tillhandahållandet av information rörande de huvudsakliga skälen till en begränsning av den registrerades rättigheter i de fall då tillhandahållandet av informationen på något sätt skulle kunna upphäva verkan av begränsningen.

(20)

När registrerades rättigheter begränsas bör kommissionen göra en bedömning från fall till fall om verkan av begränsningen skulle kunna upphävas av att kommissionen informerar om begränsningen.

(21)

Kommissionen bör upphäva begränsningen så snart som de förhållanden som motiverar begränsningen inte längre är tillämpliga och bedöma dessa med jämna mellanrum. I vissa fall kan det visa sig nödvändigt att bibehålla en begränsning till dess att personuppgifterna i fråga inte längre lagras av kommissionen. I sådana fall bör de registrerade inte informeras om behandlingen av deras personuppgifter. En sådan situation skulle kunna uppstå särskilt när det finns en hög risk för att den berörda personens utövande av sina rättigheter skulle undergräva andras rättigheter och friheter. Det gäller särskilt i fall där den begärande personen inte samtycker till att medlingstjänsten kontaktar den berörda personen för att inleda informell medling mellan parterna.

(22)

Kommissionen ska se över tillämpningen av begränsningarna när den begärande personen samtycker till att inleda informell medling eller senast när en begäran om bistånd avslutas.

(23)

Artiklarna 16.5, 17.4, 19.3 och 20.2 i förordning (EU) 2018/1725 innehåller undantag för registrerades rättigheter. Om dessa undantag är tillämpliga behöver kommissionen inte tillämpa en begränsning enligt detta beslut.

(24)

För att säkerställa skydd av de registrerades rättigheter och friheter och i enlighet med artikel 44.1 i förordning (EU) 2018/1725 bör kommissionen involvera den berörda dataskyddssamordnaren/de berörda dataskyddssamordnarna och Europeiska kommissionens dataskyddsombud under hela förfarandet samt dokumentera detta samråd. Särskilt bör dataskyddssamordnaren vid generaldirektoratet för personal som utsetts för att bistå den berörda kommissionsavdelningen rådfrågas i förväg om eventuella begränsningar som kan komma att tillämpas och verifiera att de överensstämmer med detta beslut.

(25)

Europeiska kommissionens dataskyddsombud bör göra en oberoende översyn av tillämpningen av begränsningar för att säkerställa efterlevnaden av detta beslut.

(26)

Europeiska datatillsynsmannen har hörts och avgav ett yttrande den 13 mars 2024.