(1)

I tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen, som fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (tjänsteföreskrifterna) (2), föreskrivs att de anställda ska avstå från varje handling eller beteende som kan skada deras ställning, inbegripet alla former av psykologiska eller sexuella trakasserier.

(2)

Kommissionen har antagit en policy för att förebygga och hantera faktiska eller potentiella fall av psykologiska och sexuella trakasserier inom arbetslivet, såsom föreskrivs i kommissionens beslut C(2023) 8630 (3).

(3)

I beslut C(2023) 8630 fastställs dels funktionen som konfidentiell chefsrådgivare (chefsrådgivare), dels ett informellt förfarande som offer för trakasserier eller vittnen till sådana trakasserier kan använda för att kontakta chefsrådgivaren. Chefsrådgivaren är den viktigaste kontaktpunkten för personer som utsatts för trakasserier när det gäller att ge snabb och konfidentiell rådgivning, information om tillgängliga tjänster och stöd. Denne kan tilldela ett ärende till en av de konfidentiella rådgivarna inom ramen för det informella förfarandet eller, i undantagsfall, besluta att själv utföra samma arbetsuppgifter som konfidentiella rådgivare gör. De konfidentiella rådgivarna tar emot, lyssnar på, stöder, informerar och vägleder offren i sina försök att finna en tillfredsställande lösning i en situation som offren uppfattar som trakasserier. Det informella förfarandet syftar till att erbjuda lämpligt stöd med avseende på de frågor som offret tar upp, utan att ge en rättslig bedömning av beteendet. Vid återkommande anklagelser om trakasserier inom samma generaldirektorat eller avdelning kan chefsrådgivaren informera den berörda generaldirektören eller avdelningschefen och, om offret samtycker, kommissionens utrednings- och disciplinbyrå (IDOC). Chefsrådgivaren kan också kontakta relevanta personer eller tjänster för att tillhandahålla information eller råd om lämpliga åtgärder utan att det påverkar deras respektive befogenheter.

(4)

Inom ramen för detta informella förfarande som genomförs av chefsrådgivaren och de konfidentiella rådgivarna samlar kommissionen in och behandlar information. Sådan information kan omfatta personuppgifter om offret, den påstådda förövaren, potentiella vittnen och andra berörda personer.

(5)

Utöver det informella förfarandet bör chefsrådgivaren också, när så är relevant, kunna underlätta genomförandet av tillfälliga skyddsåtgärder och kompletterande åtgärder samt kunna kontakta berörda avdelningar. I detta sammanhang har chefsrådgivaren också tillgång till personuppgifter om offret, de påstådda förövarna, potentiella vittnen och alla andra berörda personer.

(6)

Dessutom kan chefsrådgivaren uppmanas att ge råd till offer för trakasserier som inledde det formella förfarandet. Som en del av detta förfarande kan offret, i enlighet med artikel 39.2 i beslut C(2023) 8630, be chefsrådgivaren att avge ett oberoende yttrande om aspekter av den preliminära undersökningen och denne kan i det sammanhanget få tillgång till personuppgifter om offret, den påstådda förövaren, vittnen och andra berörda personer.

(7)

För att fullgöra sitt uppdrag får chefsrådgivaren och de konfidentiella rådgivarna samla in och behandla flera kategorier av personuppgifter, till exempel uppgifter om identifiering, kontakt och beteende samt personuppgifter som avses i artikel 10.1 och artikel 11 i förordning (EU) 2018/1725. Kommissionen fungerar som personuppgiftsansvarig.

(8)

När kommissionen utför sina arbetsuppgifter i enlighet med tjänsteföreskrifterna är den skyldig att respektera fysiska personers rättigheter i samband med behandling av personuppgifter som erkänns genom artikel 8.1 i stadgan om de grundläggande rättigheterna och artikel 16.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, samt de rättigheter som fastställs i förordning (EU) 2018/1725. Samtidigt är all personal vid kommissionen skyldig att följa reglerna om konfidentialitet.

(9)

Under vissa omständigheter är det nödvändigt att väga vissa av de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 mot behovet av att kommissionen på ett verkningsfullt sätt reagerar på påståenden om trakasserier och annat olämpligt beteende, och att andra registrerades grundläggande rättigheter och friheter respekteras fullt ut. I detta syfte finns det enligt i artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725 en möjlighet för kommissionen att, på stränga villkor, begränsa tillämpningen av artiklarna 14–22, 35 och 36 i förordning (EU) 2018/1725 samt artikel 4 i den förordningen, i den mån dess bestämmelser motsvarar de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–20 i förordning (EU) 2018/1725. Om begränsningar inte föreskrivs i en rättsakt som har antagits på grundval av fördragen är det nödvändigt att anta interna regler enligt vilka kommissionen får begränsa dessa rättigheter.

(10)

För att säkerställa konfidentialiteten och effektiviteten i förfarandena mot trakasserier, inbegripet administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning, antog kommissionen beslut (EU) 2019/165 (4) respektive beslut (EU) 2022/121 (5), som begränsar utövandet av registrerades rättigheter enligt artikel 25.1 b, c, g och h i förordning (EU) 2018/1725.

(11)

Kommissionen kan behöva förena de registrerades rättigheter med behovet av att skydda både målen för det informella förfarande som genomförs av chefsrådgivaren och de konfidentiella rådgivarna och fullgörandet av chefsrådgivarens andra arbetsuppgifter enligt beslut C(2023) 8630.

(12)

Den kan särskilt behöva väga de rättigheter som den påstådde förövaren har som registrerad, såsom rätten att få tillgång till sina personuppgifter som samlats in av chefsrådgivaren och de konfidentiella rådgivarna, mot alla andra berörda personers grundläggande rättigheter och friheter, exempelvis offret och potentiella vittnen. Kommissionen får besluta att göra detta, särskilt för att skydda dessa personer mot eventuella repressalier från de personer mot vilka beskyllningar riktats, i de fall då detta inte har lett till åtgärder från administrationens sida. Kommissionen får besluta att göra detta i enlighet med artikel 25.1 h i förordning (EU) 2018/1725.

(13)

Det kan vara nödvändigt att skydda konfidentiella uppgifter om en anställd som har kontaktat chefsrådgivaren eller konfidentiella rådgivare i samband med ett förfarande rörande trakasserier. I sådana fall kan kommissionen behöva begränsa tillgången till uppgifter om identitet, uttalanden och andra personuppgifter som avser det påstådda offret, vittnen och andra berörda personer för att skydda rättigheterna och friheterna för alla parter.

(14)

Kommissionen bör, för att uppfylla kraven i artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725, informera alla enskilda personer som berörs av verksamhet som kommissionen bedriver som innebär behandling av de personernas personuppgifter samt om deras rättigheter, vilket bör göras på ett tydligt och konsekvent sätt i form av dataskyddsmeddelanden som offentliggörs på kommissionens webbplats. I förekommande fall bör kommissionen på lämpligt sätt enskilt informera de registrerade som deltar i det informella rapporteringsförfarandet.

(15)

I artikel 16.5 i förordning (EU) 2018/1725 föreskrivs undantag från de registrerades rätt till information. Om dessa undantag är tillämpliga behöver kommissionen inte tillämpa en begränsning av rätten till information enligt detta beslut. Vid anklagelser om psykologiska och sexuella trakasserier som ger upphov till ett informellt förfarande bör personuppgifterna förbli konfidentiella. Att lämna denna information till den påstådda förövaren skulle allvarligt försämra möjligheterna att uppnå förfarandets syfte. Dessa undantag bör därför tillämpas på påstådda förövares rätt till information när det gäller personuppgifter som samlats in av chefsrådgivaren och de konfidentiella rådgivarna.

(16)

Kommissionen bör tillämpa begränsningar endast när de är förenliga med andemeningen i de grundläggande rättigheterna och friheterna, är absolut nödvändiga och är en proportionell åtgärd i ett demokratiskt samhälle. Kommissionen bör motivera dessa begränsningar. Vid tillämpningen av principerna om öppenhet, rättvisa och ansvarsskyldighet bör kommissionen hantera alla begränsningar på ett öppet sätt och dokumentera hur de tillämpas.

(17)

Enligt artikel 25.6 i förordning (EU) 2018/1725 ska den personuppgiftsansvarige informera den registrerade om de huvudsakliga skälen till begränsningen och om dennes rätt att inge ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen.

(18)

Enligt artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725 får personuppgiftsansvariga skjuta upp, utelämna eller neka tillhandahållandet av information rörande de huvudsakliga skälen till en begränsning av den registrerades rättigheter i de fall då tillhandahållandet av informationen på något sätt skulle kunna upphäva verkan av begränsningen. Kommissionen bör i varje enskilt fall bedöma huruvida meddelandet av begränsningen skulle upphäva dess verkan.

(19)

Kommissionen bör upphäva begränsningen så snart som de skäl som motiverar begränsningen inte längre är tillämpliga och bedöma dessa med jämna mellanrum.

(20)

Dataskyddssamordnaren vid generaldirektoratet för personal bör rådfrågas i förväg om eventuella begränsningar som kan komma att tillämpas och verifiera att de överensstämmer med detta beslut.

(21)

Kommissionens dataskyddsombud bör göra en oberoende översyn av tillämpningen av begränsningar för att säkerställa efterlevnaden av detta beslut.

(22)

Europeiska datatillsynsmannen har hörts i enlighet med artikel 41.2 i förordning (EU) 2018/1725 och avgav ett yttrande den 13 oktober 2023.