A.

I sin ovannämnda rapport angav revisionsrätten att den uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

B.

Den 6 november 2003 beviljade Europaparlamentet ansvarsfrihet (5) för chefen för byrån med avseende på genomförandet av byråns budget för budgetåret 2001 på grundval av rapporten från revisionsrätten. I resolutionen sades bland annat att Europaparlamentet

1.

Europaparlamentet noterar följande siffror vad gäller räkenskaperna för Europeiska miljöbyrån för budgetåren 2002 och 2001:

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

2.

Europaparlamentet noterar byråns svar på frågeformuläret med avseende på överföringar och särskilt dess ståndpunkt beträffande den fleråriga typen på många av dess projekt och uppmanar därför byrån att ytterligare förklara sin analys av de alternativ som erbjuds av den nya budgetförordningen, i synnerhet differentierade anslag i samband med överenskommelser med Europeiska ämnescentrum i syfte att reducera överföringarna och bättre följa ettårsprincipen.

3.

Europaparlamentet välkomnar byråns upprättande av en intern revisionsenhet men betonar vikten av samarbete med kommissionens interna revisionsenhet.

4.

Europaparlamentet upprepar sin anmodan till byrån att snabbt genomföra nödvändiga åtgärder till stöd för det decentraliserade registrerings- och arkiveringssystemet i syfte att göra det möjligt för ekonomiavdelningarna att bättre övervaka byråns verksamheter och program.

5.

Europaparlamentet är djupt bekymrat över den upprepade kritik som anförts av revisionsrätten med avseende på bristerna i de dokument som tillhandahållits till stöd för begäran om utbetalningar och förväntar sig att byrån vidtar snabba åtgärder för att lösa detta problem samt rapporterar till behörigt parlamentsutskott när väl registrerings-, arkiverings- och diariesystemet är färdigt och i drift.

6.

Europaparlamentet noterar byråns åtagande i svaret till frågeformuläret att inga ytterligare anslagsöverenskommelser med internationella organ kommer att träffas i framtiden och att dessa enbart kommer att förekomma i samband med EES-förordningen och den nya budgetförordningen.

7.

Europaparlamentet noterar också byråns förtydligande med avseende på lokaler som har erbjudits till Royal Awards Foundation och särskilt att den senare fr.o.m. den 1 januari 2003 betalar kostnaderna för det kontor som stiftelsen utnyttjar vid byråns anläggning. Parlamentet noterar likaså byråns avsikt att upphöra med värdskapet för stiftelsen men förväntar sig icke desto mindre att byrån tar hänsyn till revisionsrättens observationer, för att på detta sätt undvika liknande kritik i framtiden.

8.

Europaparlamentet upprepar sin ståndpunkt i sina resolutioner (7), som åtföljer beslutet om ansvarsfrihet som beviljats organen för 2001, med avseende på införandet av den nya budgetförordningen. Parlamentet uppmanar kommissionen och organen att fortsätta sitt samarbete, i synnerhet vad gäller frågor kring räkenskapsföring, internrevision, ledning och kontrollrutiner, för att säkerställa att sammanhållna harmoniserade ramar för organens verksamhet fastställs.

9.

Europaparlamentet påminner om att det uttryckte oro i sitt betänkande om ansvarsfrihet för 2001 beträffande avsaknaden av kontroller av organen genom kommissionens internrevisionstjänst (IAS). Parlamentet uttrycker sin allvarliga oro över att sådana kontroller inte förefaller ha ägt rum under detta år och ber kommissionen och IAS att förklara skälen till denna avsaknad och att komma med uppgifter om det antal personer, som finns tillgängliga för internrevisorn för att genomföra kontroller hos organen. Parlamentet förväntar sig att kommissionen anger hur den kan garantera att tillräckliga och korrekta kontroller genomförs i de decentraliserade organen och då särskilt av IAS.

10.

Europaparlamentet betonar att det är väsentligt att kräva att organen underställs de undersökande befogenheterna hos OLAF på samma villkor som institutionerna (8) och uppmanar revisionsrätten att i tid för antagandet av resolutionen om ansvarsfrihet inkomma med uppgifter om huruvida de gemenskapsorgan som har anslutit sig till den interinstitutionella överenskommelsen av den 25 maj 1999 (9) om interna undersökningar genom OLAF gjort detta på samma villkor som dem som finns angivna i bilagan till denna överenskommelse.

11.

Europaparlamentet noterar att i vissa av organens svar till frågeformulären med avseende på det sätt på vilket det skulle kunna gå att ta itu med det återkommande problemet med betydande överföringar omnämns de möjligheter, som erbjuds genom den nya budgetförordningen där utrymme ges för att använda ”differentierade anslag” och uppmanar organen att på ett bättre sätt förklara sina analyser och att särskilt ange vilka av deras verksamheter, som är av flerårig art och som skulle kunna finansieras genom sådana anslag.

12.

Europaparlamentet uppmanar kommissionen att framlägga sin ståndpunkt avseende en sådan lösning och, om den skulle anse att en sådan lösning inte är genomförbar, att skissera upp alternativ, som möjliggör en betydande reducering av överföringarna.

13.

Europaparlamentet betonar att innan något beslut fattas att inrätta ett organ, måste kommissionen göra en noggrann analys av behovet och det tillförda värdet av de funktioner det skall utföra mot bakgrund av principerna om subsidiaritet, strikt budgetansvar och förenkling av rutiner.

14.

Europaparlamentet anmodar kommissionen att utföra en övergripande utredning av det arbete, som för närvarande utförs av olika gemenskapsorgan, som kanske är överlappande eller som tjänar samma syften, för att föreslå lämpliga lösningar, t.ex. eventuella sammanslagningar av organ.

15.

Europaparlamentet oroas av det faktum, att obalans råder mellan administrativa utgifter och driftsutgifter inom många organ, där de administrativa kostnaderna överstiger utgifterna för den operativa verksamheten. Parlamentet anmodar därför kommissionen och organen att ställa upp mål och en tidplan för att reducera de administrativa utgifternas andel av de totala utgifterna och noterar att många organ ser möjligheter i detta avseende, vilka har räknats upp i frågeformuläret.

16.

Europaparlamentet uppmuntrar organen, med hänvisning till svaren till frågeformuläret om interinstitutionellt samarbete, att förbättra det inbördes samarbetet för att uppfylla sina behov inom vissa områden (t.ex. utveckling av programvara) och reducera kostnaderna istället för att anta lösningar, som ursprungligen har utformats för kommissionens syften men som ofta visar sig vara alltför tungrodda och komplicerade för deras specifika behov.

17.

Europaparlamentet uppmanar de decentraliserade organen att utarbeta och utveckla en nära arbetsrelation med parlamentets behöriga utskott. Parlamentet uppmanar sina ständiga utskott med ansvar för de olika organens verksamhetsområden att samordna sina åtgärder med budget- och budgetkontrollutskotten för att säkerställa en effektiv kontroll av organens verksamhet.

18.

Europaparlamentet välkomnar den respons och de idéer som kommit fram från frågeformulären beträffande möjligheter till andra finansieringskällor. Parlamentet noterar att många nuvarande källor och förslag avser uthyrning av byggnader och anläggningar samt försäljning av publikationer och information, men inser att alla organ av bl.a. oberoendeskäl inte kommer att acceptera ytterligare finansieringskällor. Parlamentet betonar stordriftsfördelarna och de ekonomiska fördelarna med deltagande av länder utanför EU i verksamheten hos vissa organ, anmodar kommissionen och organen att ta fram konstruktiva förslag med avseende på vidare utveckling av nya källor till ytterligare finansiering, som skulle öka nivån för egna medel.

19.

Europaparlamentet välkomnar de ekonomiska bidragen från vissa medlemsstater eller regioner till organ med placering inom respektive område och anser att det är viktigt för rådet och kommissionen att begära sådana bidrag, i synnerhet i samband med att nya organ inrättas.

20.

Europaparlamentet påminner om sin ståndpunkt (10) att de många olika formerna i uppbyggnaden av de befintliga organen föreföll att vara ”varken transparenta eller begripliga och med tanke på olikheterna i arbetsuppgifter inte heller motiverade”. Parlamentet uppmanar kommissionen att genomföra en granskning av samtliga befintliga organ i syfte att i tillämpliga fall föreslå ändringar av rättsakterna om deras inrättande (11) föratt anpassa dessa till modeller som skall omfattas av de framtida rambestämmelserna. Parlamentet instruerar sina behöriga utskott att följa upp denna omfattande granskningsuppgift, som bör genomföras så snart som möjligt och ta hänsyn till de övergripande frågor, som finns omnämnda i denna resolution om ansvarsfrihet.

21.

Europaparlamentet uppmanar kommissionen att lägga fram lämpliga förslag, som syftar till att skapa sådana harmoniserade ramar för organen, innan eller åtminstone parallellt med att förslag till rättsakter om de nya organen läggs fram. Parlamentet insisterar på att en interinstitutionell överenskommelse med gemensamma riktlinjer utgör en nödvändig förutsättning för att skapa de harmoniserade ramarna.

22.

Europaparlamentet noterar att organens organisationsscheman, som en följd av den nya budgetförordningen, upprättas av budgetansvariga. Parlamentet betonar vikten av denna förändring för förfarandet med organens ansvarsfrihet under kommande år med avseende på granskning av tillämpningen av tjänsteföreskrifterna vad gäller rekrytering, policy för befordran, antal obesatta poster och rekryteringspolitik.

23.

Europaparlamentet noterar att som svar på ett frågeformulär i samband med budgetförfarandet för 2004 konstaterades det, att det genomsnittliga antalet år före befordran var avsevärt mindre hos flera organ än enligt kommissionens policy, att antalet obesatta poster var avsevärt högre i jämförelse med andra institutioner och att flera av de begärda nya befattningarna inte erbjöds på lägsta nivå. Parlamentet anser att personalpolitiken bör utgöra en viktig del av en granskning av de befintliga organen.

24.

Europaparlamentet anser att organens personalpolitik skall ta hänsyn till den nya budgetförordningen, tjänsteföreskrifterna och den bästa praxis som vanligen följs av institutionerna. Krav har ställts på kommissionen att före budgetförfarandet 2005 komma med riktlinjer avseende personalpolitiken, i synnerhet då antalet obesatta poster, befordringsgången och rekryteringsnivån samt en standardprofil för karriär.

25.

Europaparlamentet påminner om principen att organen i möjligaste mån skall anställa personal med tidsbestämda avtal, för att bibehålla sin flexibilitet och effektivitet.

26.

Europaparlamentet är bekymrat över de allvarliga brister som upptäcktes i anslutning till urvalsrutinerna hos Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk, t.ex. diffusa beskrivningar, ofullständiga anteckningar från urvalskommittéer och kriterier för bedömning av sökande som inte hade definierats i förväg (12). Parlamentet är mycket oroat över att detta eventuellt inte utgör ett isolerat fall utan att organen i allmänhet kanske har svårigheter att hantera dessa ganska komplexa procedurer på ett rättvist och transparent sätt.

27.

Europaparlamentet anser att de av organen upprättade urvalsrutinerna skall uppfylla samma normer som de som har upprättats av Europeiska byrån för uttagningsprov för rekrytering av personal (EPSO) och att de inte skall uppfattas som en bakdörr för att lätt ta sig in på en tjänst inom EU:s förvaltning.

28.

Europaparlamentet uppmanar kommissionen att komma med förslag för att säkerställa att organen kommer i åtnjutande av lämpligt stöd från EPSO när de skall upprätta urvalsrutiner och att det finns en mekanism för extern validering av resultatet av sådana rutiner innan rekrytering äger rum.