1.   En ansökan om tillgång till handlingar som riktar sig till en särskild representant ska lämnas in skriftligen, även i elektronisk form per e-post som skickas till funktionsbrevlådan EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Ansökan ska vara tillräckligt detaljerad, så att den särskilda representanten kan identifiera den eller de begärda handlingarna och behandla ansökan inom de tidsfrister som anges i förordningen.

3.   Så snart ansökan ha registrerats ska en bekräftelse om mottagande skickas till sökanden.

4.   De sökandes personuppgifter ska behandlas i enlighet med tillämpliga regler för skydd av personuppgifter (2).

1.   Den särskilda representanten ska besvara ursprungliga och bekräftande ansökningar inom 15 arbetsdagar räknat från och med dagen för registrering av ansökan.

2.   Om en ansökan inte är tillräckligt detaljerad eller alltför generell ska den särskilda representanten omgående kontakta sökanden i syfte att förtydliga begäran eller begränsa dess omfattning i enlighet med artikel 6.2 och 6.3 i förordningen. Om sökanden inte svarar inom tio arbetsdagar ska den särskilda representanten på nytt kontakta sökanden och bevilja denne ytterligare fem arbetsdagar för att förtydliga begäran eller begränsa dess omfattning så att den särskilda representanten kan identifiera de begärda handlingarna och hantera ansökan på ett effektivt sätt. Om sökanden inte förtydligar ansökan eller begränsar dess omfattning ska den anses ha avslagits. Tidsfristen för svar ska börja löpa först från och med den tidpunkt då den särskilda representanten tar emot relevant information från sökanden.

3.   I undantagsfall får tidsfristerna i enlighet med artiklarna 7.3 eller 8.2 i förordningen förlängas med 15 arbetsdagar, särskilt om

Sökanden ska informeras om varje eventuell förlängning och om skälen till denna.

1.   Besked på ursprungliga ansökningar ska undertecknas av den särskilda representantens kontorschef, som ska fungera som kontaktperson för tillgång till handlingar inom den berörda särskilda representantens kontor. I frånvaro av en kontorschef ska den särskilda representanten utse en kontaktperson för tillgång till handlingar från personalen.

2.   Besked på bekräftande ansökningar ska undertecknas av den berörda särskilda representanten.

3.   Utrikestjänstens arbetsgrupp för öppenhet och insyn ska, både i det ursprungliga och det bekräftande skedet av behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, stödja och ge råd till de särskilda representanterna och deras kontor, utan att detta påverkar tillämpningen av ovanstående punkter. Unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik ska i komplicerade fall när så är lämpligt rådfrågas om det beslut som ska fattas.

1.   När en särskild representant mottar en ansökan om tillgång till en handling som denne innehar, men som härrör från tredje part, ska samråd först ske med den berörda tredje parten, såvida det inte med hänsyn till de undantag som anges i förordningen är uppenbart att handlingen ska eller inte ska lämnas ut.

2.   Tillgång till handlingen ska beviljas utan samråd med den berörda tredje parten om handlingen redan har offentliggjorts av sin upphovsman, har offentliggjorts av andra EU-institutioner och EU-organ, eller om det är tydligt att ett utlämnande av hela eller delar av handlingen uppenbart inte skadar något av de intressen som anges i artikel 4 i förordningen.

3.   Samråd måste ske med den berörda tredje parten om handlingen omfattas av artikel 9 i förordningen eller om handlingen härrör från en medlemsstat och denna enligt artikel 4.5 i förordningen har begärt att den särskilda representanten inte ska lämna ut handlingen utan att medlemsstaten dessförinnan har lämnat sitt medgivande. En sådan begäran från en medlemsstat ska göras skriftligen.

4.   Samråd med den tredje parten ska ske skriftligen och den tredje parten ska ges en rimlig tidsfrist för svar med hänsyn till de tidsfrister som anges i artikel 3 ovan. Den tredje parten ska lämna sina synpunkter skriftligen.

5.   Om den tredje parten inte lämnar ett svar inom den föreskrivna tidsfristen eller om det inte är möjligt att identifiera eller spåra den tredje parten ska den särskilda representanten fatta beslut om ansökan mot bakgrund av de undantag som anges i förordningen, med hänsyn tagen till den tredje partens legitima intressen enligt de uppgifter som den särskilda representanten har tillgång till.

6.   Om den särskilda representanten avser att ge tillgång till en handling i strid mot den tredje partens uttryckliga vilja ska den underrätta den tredje parten om sin avsikt att lämna ut handlingen inom den tidsfrist som fastställs i förordningen.

1.   En begäran om samråd med en särskild representant från en medlemsstat eller en unionsinstitution, ett unionsorgan eller en unionsbyrå som mottagit en ansökan om utlämnande av en handling som de innehar och som härrör från en särskild representant ska sändas per e-post till EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Den särskilda representanten ska lämna sitt yttrande snarast möjligt med beaktande av den tidsfrist för svar som eventuellt är tillämplig, dock senast inom fem arbetsdagar.

1.   Om en ansökan om tillgång gäller en handling som omfattas av artikel 9 i förordningen eller en annan handling som klassificerats i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser, som skyddar Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen, ska ansökan behandlas av tjänstemän som har rätt att befatta sig med handlingen.

2.   Alla beslut om att helt eller delvis vägra tillgång till en sekretessbelagd handling ska motiveras på grundval av något av undantagen i artikel 4 i förordningen. Om det visar sig att tillgång till den begärda handlingen inte kan vägras på grundval av dessa undantag, ska den tjänsteman som behandlar ansökan säkerställa att sekretessen hävs för handlingen innan den överlämnas till sökanden.

1.   Handlingar som det beviljas tillgång till ska översändas med post eller e-post. Om de begärda handlingarna är omfattande eller svåra att hantera, får sökanden uppmanas att ta del av handlingarna på plats. Ett sådant besök ska vara gratis.

2.   Om handlingen redan har gjorts tillgänglig får svaret bestå av att upplysa sökanden om hur denne kan få tillgång till den begärda handlingen, till exempel genom att tillhandahålla publikationshänvisningar eller ange en webbadress där den är tillgänglig.

3.   Om det antal exemplar av handlingen som ska sändas med post omfattar mer än 20 sidor, får en avgift på 0,10 euro per sida samt porto tas ut av sökanden. Avgifter för handlingar på andra typer av medier ska bestämmas från fall till fall, men de får inte överstiga ett skäligt belopp.

1.   Handlingar som offentliggörs av en särskild representant efter en ansökan om tillgång till handlingar publiceras med stöd av utrikestjänsten och finns därför i utrikestjänstens offentliga register.

2.   I enlighet med artikel 9 i förordningen ska handlingar som omfattas av den bestämmelsen registreras i utrikestjänstens offentliga register endast med upphovsmannens samtycke.

1.   Detta beslut ska tillämpas på alla särskilda representanter.

2.   Detta beslut får verkan samma dag som det antas.