1.   Ombudsmannen ska godta klagomål som lämnas in skriftligen. Ombudsmannen ska vidta lämpliga åtgärder för att hjälpa personer med funktionsnedsättning att utöva sin rätt att inge klagomål.

2.   Klagande ska i sitt klagomål fastställa om någon information i detta är konfidentiell. Fastställandet av att information är konfidentiell ska inte hindra ombudsmannen från att i syfte att genomföra en undersökning vidarebefordra informationen i fråga till berörd institution. Ombudsmannen ska informera institutionen om vilken information klaganden anser vara konfidentiell.

3.   Ombudsmannen får, när så är lämpligt och med medgivande av den person som lämnat in klagomålet, överföra ett klagomål till en annan behörig myndighet.

1.   Ombudsmannen ska behandla klagomål på EU-institutionernas officiella språk och arbetsspråk (2). Ombudsmannen ska kommunicera med klaganden på det språk som klagomålet är avfattat på, såvida inte klaganden godtar kommunikation på ett annat av EU-institutionernas officiella språk och arbetsspråk.

2.   Ombudsmannen ska besluta om ett klagomål är tillåtligt i enlighet med artikel 2.4 i stadgan. Sekretariatet får begära att klaganden lämnar ytterligare uppgifter eller handlingar för att ombudsmannen ska kunna fatta ett sådant beslut.

3.   Om ett klagomål är otillåtligt ska ombudsmannen underrätta klaganden om detta och arkivera klagomålet.

4.   Om ombudsmannen kommer fram till att det finns grund för att undersöka ett tillåtligt klagomål inleder ombudsmannen en undersökning. Om ombudsmannen anser att det inte finns grund för att genomföra en undersökning, inbegripet när ett klagomål är uppenbart ogrundat, ska ombudsmannen underrätta klaganden om detta och arkivera klagomålet.

5.   Ombudsmannen kan i förekommande fall informera den berörda institutionen om otillåtliga klagomål eller klagomål där ombudsmannen anser att det inte finns grund för att inleda en undersökning.

6.   I enlighet med artikel 2 i stadgan får ombudsmannen, om denne anser det lämpligt, vidta åtgärder för att se till att ett klagomål behandlas med prioritet, med beaktande av ett klagomåls särskilda natur, bland annat i ärenden som rör visselblåsning och trakasserier.

7.   Ombudsmannen ska behandla otillbörlig kommunikation och klagomål som utgör förfarandemissbruk i enlighet med de riktlinjer som antagits för det ändamålet. Dessa riktlinjer ska offentliggöras på ombudsmannens webbplats.

1.   Om ombudsmannen anser att det finns grund för att inleda en undersökning ska ombudsmannen fastställa vilka påståenden från klaganden som ska omfattas av undersökningen.

2.   Ombudsmannen kan be berörd institution att bemöta dessa påståenden i ett svar. Ombudsmannen kan även be berörd institution att i sitt svar ange sina synpunkter på särskilda aspekter av påståendena, och på särskilda frågor som har sitt upphov i eller har samband med klagomålet.

3.   På ombudsmannens begäran ska institutionerna förse ombudsmannen med information, inklusive handlingar, för användning i en undersökning i enlighet med artikel 5 i stadgan. Ombudsmannens undersökningsgrupp får granska informationen och inspektera handlingar, antingen i den berörda institutionens lokaler eller på elektronisk väg. Säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter ska tillhandahållas i den berörda institutionens lokaler, om inte annat överenskommits med ombudsmannen.

4.   Institutionens svar på de frågor som avses i punkterna 2 och 3 ska lämnas inom den tidsram som ombudsmannen anger. Denna ska normalt inte vara längre än tre månader. Den exakta tidsramen för att lämna ett svar ska vara rimlig, och hänsyn ska tas till undersökningens komplexitet och brådskande karaktär. Om ombudsmannen anser att undersökningen är av allmänintresse ska tidsramen för att svara vara så kort som rimligen är möjligt. Om den berörda institutionen inte har möjlighet att lämna ett svar inom angiven tidsram ska den upprätta en motiverad begäran om förlängning.

5.   Ombudsmannen kan be berörd institution att anordna ett möte med ombudsmannens undersökningsgrupp för att tydliggöra frågor som omfattas av undersökningen.

6.   Ombudsmannen får höra tjänstemän eller andra anställda vid en institution i enlighet med artikel 7 i stadgan.

7.   Ombudsmannen kan, i syfte att genomföra en undersökning, begära att en medlemsstat genom sin ständiga representation tillhandahåller information eller handlingar som avser det påstådda administrativa missförhållandet vid en institution. Detta ska ske i enlighet med bestämmelserna i stadgan.

8.   När en institution eller medlemsstat lämnar information eller handlingar till ombudsmannen i enlighet med punkterna 2, 3, 5 eller 7 ska den tydligt identifiera säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter eller annan information som den anser vara konfidentiell. Ombudsmannen får inte lämna ut sådan information, vare sig till klaganden eller till allmänheten, utan att institutionen eller den berörda medlemsstatens behöriga myndighet dessförinnan har lämnat sitt skriftliga medgivande. Ombudsmannen ska behandla säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter i enlighet med de bestämmelser som fastställs i stadgan och i ombudsmannens beslut om säkerhetsbestämmelser och säkerhetsförfaranden för tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter.

9.   På ombudsmannens begäran ska institutionerna lämna svar på det språk som används för klagomålet. Vid behov kan ombudsmannen begära att institutionerna tillhandahåller kopior av relevanta handlingar på det språk som används för klagomålet. Om ombudsmannen begär detta ska ombudsmannen agera på ett sätt som står i proportion till klagandens behov och som är rimligt med tanke på institutionernas resurser.

10.   Ombudsmannen ska behålla handlingar eller uppgifter som erhållits från en institution eller en medlemsstat under en undersökning och som av den institutionen eller medlemsstaten identifierats som konfidentiella, inbegripet säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter, endast så länge undersökningen pågår och tidsfristen för att behandla en begäran om omprövning enligt artikel 9.3 inte har löpt ut. Sådana handlingar eller uppgifter ska förstöras efter det att undersökningen har avslutats och tidsfristen för behandling av begäran om omprövning har löpt ut. Ombudsmannen kan be en institution eller medlemsstat att behålla sådana handlingar eller uppgifter under en period om minst fem år efter att de har informerats om att ombudsmannen inte längre har kvar handlingarna eller uppgifterna.

11.   Om en institution eller medlemsstat inte tillhandahåller det stöd som beskrivs i punkterna 2, 3, 5 och 7 ska ombudsmannen påminna berörd institution eller medlemsstat om varför detta stöd är nödvändigt. Om frågan, efter diskussion med berörd institution eller medlemsstat, inte kan lösas på ett för ombudsmannen tillfredsställande sätt kan ombudsmannen informera Europaparlamentet, som ska vidta lämplig åtgärd.

12.   Ombudsmannen kan i samband med utförandet av en undersökning be klaganden eller en tredje part att tillhandahålla information eller handlingar till ombudsmannen eller tydliggöra information eller handlingar som redan tillhandahållits till ombudsmannen. Ombudsmannen kan i lämpliga fall inhämta klagandens synpunkter på institutionens ståndpunkt, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 5.8 i stadgan. Ombudsmannen kan även be om ett möte med klaganden för att klargöra frågor som omfattas av undersökningen. Ombudsmannen får avsluta en undersökning om klaganden har underlåtit att tillhandahålla begärd information som behövs för att slutföra undersökningen.

13.   Ombudsmannen får beställa studier eller expertutlåtanden som anses relevanta för utövandet av ombudsmannens ämbetsområde, även i de fall som anges i artikel 2.6 i stadgan.

1.   Om ombudsmannen anser att ett klagomål kan lösas ska ombudsmannen sträva efter att nå en lösning med berörd institution för att undanröja det administrativa missförhållandet.

2.   Berörd institution ska svara på ombudsmannens förslag till lösning inom angiven tidsram. Denna ska normalt inte vara längre än tre månader. Den exakta tidsramen för att lämna ett svar ska vara rimlig, och hänsyn ska tas till undersökningens komplexitet och brådskande karaktär. Om ombudsmannen anser att undersökningen är av allmänintresse ska tidsramen för att svara vara så kort som rimligen är möjligt. Om den berörda institutionen inte har möjlighet att lämna ett svar inom angiven tidsram ska den upprätta en motiverad begäran om förlängning.

3.   Ombudsmannen ska informera klaganden om den föreslagna lösningen och om institutionens svar på detta förslag efter att svar erhållits från berörd institution. Klaganden kan lämna in kommentarer till ombudsmannen inom en månad.

1.   Ombudsmannen kan komma med förslag till förbättringar under undersökningens gång.

2.   Om ombudsmannen finner att det inte föreligger något administrativt missförhållande, att en lösning har nåtts eller att inga ytterligare undersökningar är motiverade ska undersökningen avslutas med ett beslut där slutsatser anges. I det beslut genom vilket undersökningen avslutas kan ombudsmannen föreslå förbättringar när det gäller frågor som identifierats under undersökningens gång. Ombudsmannen ska skicka beslutet till klaganden och till berörd institution.

3.   Om ombudsmannen konstaterar administrativa missförhållanden ska ombudsmannen ge lämpliga rekommendationer till berörd institution i enlighet med artikel 4.1 i stadgan och be berörd institution att avge ett yttrande om rekommendationen/rekommendationerna inom tre månader. I yttrandet ska det anges huruvida institutionen har genomfört eller avser att genomföra rekommendationen/rekommendationerna och i så fall hur. Ombudsmannen ska vidarebefordra yttrandet till klaganden, som kan lämna in kommentarer om det inom en månad.

4.   Efter att ha analyserat berörd institutions yttrande och eventuella kommentarer som klaganden har lämnat i enlighet med artikel 3 kan ombudsmannen avsluta undersökningen och fastställa slutsatser. Om ombudsmannen avslutar undersökningen genom att konstatera att det föreligger ett administrativt missförhållande kan han eller hon upprepa eventuella tidigare rekommendationer.

5.   Om ombudsmannen får kännedom om att den fråga som undersöks har blivit föremål för ett rättsligt förfarande ska ombudsmannen avsluta undersökningen och informera klaganden och institutionen.

1.   Ombudsmannen ska regelbundet rapportera till Europaparlamentet om sina undersökningar, bland annat genom en årlig rapport som ska innehålla en bedömning av efterlevnaden av ombudsmannens rekommendationer samt förslag till lösningar och förbättringar. Rapporten ska också, i tillämpliga fall, innehålla resultatet av ombudsmannens undersökningar relaterade till trakasserier, visselblåsning och intressekonflikter inom institutionerna.

2.   Ombudsmannen kan lämna en särskild rapport till Europaparlamentet efter att ha informerat den berörda institutionen om att en sådan rapport kommer att upprättas. Särskilda rapporter kan omfatta alla undersökningar där ombudsmannen upptäcker administrativa missförhållanden och som ombudsmannen anser vara av särskilt allmänintresse.

1.   I enlighet med ombudsmannens uppgifter såsom de definieras i artiklarna 1.3 och 3.3 i stadgan ska ombudsmannen på eget initiativ genomföra undersökningar som ombudsmannen finner grund för.

2.   Ombudsmannen kan, utanför ramen för undersökningarna, skriftligen kontakta institutionerna för att öka medvetenheten, dela med sig av sina iakttagelser eller samla information om administrativ praxis. Ombudsmannen får, inom de gränser som anges i artikel 1.3 och i enlighet med artikel 3.3 i stadgan, besluta att genomföra undersökningar på eget initiativ efter sådana kontakter med institutionerna.

3.   De förfaranden som är tillämpliga på undersökningar som inleds till följd av ett klagomål ska tillämpas på undersökningar på eget initiativ under punkterna 1 och 2 i den mån de är relevanta för dessa undersökningar.

1.   Ombudsmannen ska hålla klaganden informerad om hur undersökningen fortlöper.

2.   När som helst under undersökningen får klaganden lämna kommentarer eller ytterligare information som inte var känd när klagomålet lämnades in och som omfattas av ombudsmannens undersökning.

3.   Klaganden ska ha rätt att begära omprövning av beslut som fattats i enlighet med artikel 3.3 och 3.4 och av slutsatser i ett beslut om att avsluta en undersökning, med undantag för om administrativa missförhållanden har konstaterats. De detaljerade bestämmelserna om hur ombudsmannen ska hantera begäranden om omprövning ska fastställas i ett beslut som fattas av ombudsmannen och offentliggöras på ombudsmannens webbplats.

4.   I samband med en begäran om omprövning i enlighet med punkt 3 ska klaganden ha rätt att begära tillgång till ombudsmannens ärendeakt i klagomålet. Utlämnande av uppgifter i ärendeakten till klaganden ska ske i enlighet med bestämmelserna i stadgan, särskilt artikel 5.8.

5.   För att skydda klagandens eller tredje parts berättigade intressen kan ombudsmannen identifiera uppgifter i ett klagomål eller andra handlingar som konfidentiella och informera institutionen om detta. Under exceptionella omständigheter, till exempel vid klagomål som rör visselblåsning, får ombudsmannen besluta att inte informera den berörda institutionen om klagandens identitet.

6.   Klaganden får dra tillbaka sitt klagomål när som helst under undersökningen. Detta ska inte hindra ombudsmannen från att inleda en undersökning på eget initiativ om föremålet för klagomålet.

1.   Ombudsmannen kan samarbeta med ombudsmän och liknande organ i medlemsstaterna, däribland genom Europeiska ombudsmannanätverket, i enlighet med stadgan.

2.   Medlemmarna i Europeiska ombudsmannanätverket kan ställa frågor till ombudsmannen om ämnen som rör Europeiska unionen. Om ombudsmannen anser det lämpligt kan ombudsmannen begära ett svar på frågan från den berörda institutionen.

1.   Ombudsmannen upphäver de genomförandebestämmelser som antogs den 20 juli 2016.

2.   Detta beslut träder i kraft den 10 oktober 2023. Det ska gälla samtliga undersökningar som pågår detta datum, alla undersökningar som inleds detta datum och alla klagomål där ombudsmannen, detta datum, ännu inte har tagit ställning.

3.   Ombudsmannen ska offentliggöra detta beslut i Europeiska unionens officiella tidning och på ombudsmannens webbplats.