Meddelande om ledig tjänst CONS/AD/176/22

(2022/C 70 A/01)

 

ALLMÄN INFORMATION

Avdelning	ORG.2.A
Arbetsplats	Bryssel, Justus Lipsius-byggnaden
Tjänstebeteckning	Enhetschef – Biträdande protokollchef
Tjänstegrupp och lönegrad	AD 9
Krav på säkerhetsgodkännande	SECRET UE/EU SECRET
SISTA ANSÖKNINGSDAG	28 februari 2022 – kl. 12.00 (lokal tid, Bryssel)

Om oss

Rådets generalsekretariat hjälper Europeiska rådet, Europeiska unionens råd och deras förberedande organ inom alla deras verksamhetsområden. Det ger råd och stöd till Europeiska rådets och rådets medlemmar samt till de båda institutionernas ordförande. Det rör sig bland annat om juridisk och politisk rådgivning, samordning med andra institutioner, utarbetande av kompromisser och textredigering samt övervakning och alla praktiska uppgifter som är nödvändiga för att arbetet vid Europeiska rådet och rådet ska vara väl förberett och flyta smidigt.

Generaldirektoratet för organisatorisk utveckling och organisatoriska tjänster (GD ORG) ansvarar för den övergripande strategiska förvaltningen av organisatorisk utveckling och tjänster vid generalsekretariatet. Generaldirektoratet består för närvarande av fem direktorat (mänskliga resurser, protokoll och möten, fastigheter och logistik, finanser samt skydd och säkerhet).

Direktoratet för protokoll och möten (ORG.2) tillhandahåller kvalitativa tjänster som krävs för att hålla möten på hög nivå (hantering av evenemang, protokoll, tillhandahållande av lämpliga lokaler och teknik för möten, catering och förvaltning av delegaternas resekostnader). Tjänsterna tillhandahålls såväl i Bryssel som i Luxemburg och på andra platser i världen. Dess uppdrag är att reagera snabbt och flexibelt i syfte att tillhandahålla alla de tjänster som behövs för anordnandet av officiella möten och evenemang.

Direktoratet ansvarar också för protokoll, logistik och researrangemang för Europeiska rådets ordförande och medlemmar av hans kansli, i Belgien eller utomlands.

Direktoratet består för närvarande av 200 personer och de fyra enheterna ”protokoll”, ”möten”, ”catering” och ”stöd”, och det har en årlig budget på över 100 miljoner euro.

Protokollenheten ansvarar i dagens unika och krävande geopolitiska läge för Europeiska rådets och rådets alla protokollära arrangemang. Det rör sig om allt från bilaterala toppmöten i Bryssel till ceremonier för ackreditering av ambassadörer från tredjeländer, måltider för ambassadörer och för stats- och regeringschefer, i Bryssel eller på annat håll, och EU:s deltagande i evenemang på hög nivå utomlands. Enheten består av tre protokollgrupper som arbetar med inkommande besök och evenemang på hög nivå, protokollära måltider och mottagningar samt de tjänsteresor som Europeiska rådets ordförande och medlemmar av hans kansli genomför utanför generalsekretariatet. Dessutom finns det ett kontor som är ansvarigt för receptionsdiskarna och telefonväxeln.

Vårt erbjudande

Under överinseende av direktören för ORG.2 (protokoll och möten) och protokollchefen leder, stöder och motiverar du en engagerad enhet med ungefär 30 anställda som arbetar i en dynamisk och krävande miljö.

Du leder enheten och organiserar dess verksamhet och resurser så att den kan agera snabbt och flexibelt, och du tillhandahåller de tjänster som krävs – vid behov även utanför ordinarie arbetstid.

Du förväntas investera i personalutveckling och vidta åtgärder som ger de anställda möjlighet att utföra i sitt arbete på ett framgångsrikt sätt.

Du ser till att kommunikationen och samarbetet fungerar effektivt, både inom enheten och med generalsekretariatets övriga enheter och externa intressenter.

Du ansvarar för anordnandet av bilaterala toppmöten, ceremonier för ackreditering av ambassadörer från tredjeländer, ceremonier för undertecknande och formella gåvor. Du sköter alla inkommande protokollära besök (på minst ambassadörsnivå) vid Europeiska rådet och rådet och hos andra högre tjänstemän vid generalsekretariatet. Dessutom ansvarar du för de protokollära arrangemangen vid multilaterala toppmöten, måltider på hög nivå, mottagningar och ceremonier. Du ansvarar också för anordnandet av de tjänsteresor som Europeiska rådets ordförande och medlemmar av hans kansli genomför utanför generalsekretariatet.

Du leder det kontor som ansvarar för generalsekretariatets receptionsdiskar och telefonväxel.

Du förvaltar budgetposterna för formella föremål som gåvor, blommor och medaljer samt för vissa typer av catering och ser till att avtalen på detta område genomförs.

Du ser till att generalsekretariatet har tillräckliga och uppdaterade uppgifter om sin protokollära verksamhet och, i tillräcklig utsträckning, om medlemsstaterna och tredjeländer. Du ser till att det finns fullständiga och ordnade handlingar om protokollära evenemang i överensstämmelse med dataskyddsregistren.

Som biträdande protokollchef bistår och/eller ersätter du vid behov protokollchefen för att ge Europeiska rådets ordförande eller Europeiska rådet protokollärt stöd i hela världen, beroende på evenemanget.

Du kan planera och organisera arbetet på ett flexibelt sätt men måste ta hänsyn till arbetstider och tjänsteutövningens krav. Atypiska arbetstider förekommer regelbundet i samband med genomförandet av evenemang som är komplicerade eller äger rum på hög nivå. Planeringen av ledighet och frånvaro måste anpassas till evenemangskalendern. Tjänsten är operativ till sin karaktär, och den kräver därför att du ofta är personligen på plats, och den är inte förenlig med regelbundet distansarbete. Du och din personal kan utnyttja generalsekretariatets flexibla arbetsformer, bland annat tillfälligt distansarbete.

Den här tjänsten medför regelbundna tjänsteresor, vanligtvis utanför EU. Du kan behöva vara tillgänglig med kort varsel och utanför ordinarie arbetstid.

Vi söker

Vi söker en chef med diplomatisk fingertoppskänsla och med gedigen geopolitisk överblick. Dessa egenskaper är nyckelkompetenser för arbetet.

Det krävs god social kompetens och interkulturell lyhördhet, bl.a. förmåga att skapa och upprätthålla yrkesmässiga relationer med en lång rad interna och externa intressenter från hela världen.

God kunskap om EU:s politik och institutioner krävs. Erfarenhet av att vara nationell diplomat, inbegripet tjänstgöring utomlands, är en fördel.

Erfarenhet av att anordna stora evenemang med deltagande av politiska företrädare på hög nivå och kunskap om protokollära regler är en fördel.

Serviceinriktning, förutseende, omedelbar reaktionsförmåga och kreativitet vid problemlösning är väsentligt för arbetet, på samma sätt som för all personal vid direktoratet.

Den framtida enhetschefen ska ha resiliens i kombination med flexibilitet och förmåga till anpassning med kort varsel. Det är viktigt med god organisations- och kommunikationsförmåga.

Som chef vid generalsekretariatet förväntas du ge råd till överordnade och intressenter, leda personalen, förvalta de ekonomiska resurserna och företräda generalsekretariatet. Du kan läsa mer om vad som förväntas av dig i generalsekretariatets övergripande chefsprofil (1).

Du måste dessutom ha följande egenskaper:

—	Ledarskapsförmåga och förmåga att ge dina medarbetare vägledning, motivation och inflytande i en mångkulturell och skiftande miljö, med särskild inriktning på personalutveckling, samt förmåga att främja mångfald och inkludering.

—	Förmåga att aktivt lyssna på och tillgodose intressenters synpunkter och behov, och att vägleda dem till ett konstruktivt resultat.

—	Förmåga att föra en öppen dialog med personalen för att skapa en konstruktiv och positiv arbetsmiljö, aktivt främja innovation och lyssna på deras idéer om nya strategier, nya arbetsmetoder och tillämpning av den senaste tekniken.

—	Förmåga att underlätta samarbetsinriktat arbete med övergripande projekt och frågor, bland annat med personal från andra enheter, och sörja för konsekvens inom de arbetsområden som är gemensamma för hela organisationen.

—	Förmåga att planera framåt, bland annat när det gäller personal, ekonomi, budget och logistik, samt förmåga att prioritera, samordna och organisera arbetet i ett stort antal parallella verksamheter.

—	Förmåga att ta ansvar för sitt eget och arbetslagets resultat samt för de beslut som fattas, genom förebildsbeteende och hantering av egen utveckling.

—	Förmåga att hantera förändringar och stödja personalen vid förändringar.

—

Förmåga att företräda enheten internt och generalsekretariatet i interinstitutionella diskussioner. Generalsekretariatet uppmuntrar intern rörlighet bland sina chefer, som bör ha bred erfarenhet, och du bör därför både vilja och kunna arbeta inom olika verksamhetsområden under din karriär vid generalsekretariatet.

REKRYTERINGSPOLITIK

De sökande måste uppfylla följande krav vid tidpunkten för ansökan:

a)	Allmänna villkor — Vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater. — Åtnjuta fullständiga medborgerliga rättigheter. — Ha fullgjort alla skyldigheter enligt gällande värnpliktslagstiftning.

b)

Särskilda villkor — Universitetsexamen (2). — Minst 12 års relevant yrkeserfarenhet. Dokumenterad erfarenhet av att leda grupper är också ett krav. — Eftersom engelska och franska i stor utsträckning används för kommunikationen inom generalsekretariatet och med andra institutioner krävs det synnerligen goda kunskaper i ett av dessa språk och goda kunskaper i det andra. Kunskaper i andra officiella EU-språk och ytterligare språk är en fördel.

Anm.:

1.

Tjänsten kräver säkerhetsgodkännande för tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade handlingar (nivån SECRET UE/EU SECRET). De som söker tjänsten måste vara beredda att genomgå säkerhetsprövning i enlighet med rådets beslut 2013/488/EU (3). För att tjänsten ska kunna tillsättas måste den utvalda sökanden ha erhållit ett giltigt intyg om säkerhetsgodkännande. En sökande som saknar säkerhetsgodkännande erbjuds ett avtal som tillfälligt anställd i avvaktan på säkerhetsprövningen.

2.	Godkända sökande måste vara beredda att genomgå generalsekretariatets arbetsledarutbildning.

URVALSFÖRFARANDE

Tillsättningsmyndigheten ska bistås av en rådgivande urvalskommitté när den väljer ut sökande som ska gå vidare. Den rådgivande urvalskommittén bistås av ett utvärderingscentrum som drivs av externa rekryteringskonsulter. De rapporter som upprättas av utvärderingscentrumet för samma typ av tjänst upphör att gälla två år efter den dag då den aktuella urvalsprocessen ägde rum eller då ramavtalet mellan generalsekretariat och utvärderingscentrumet i fråga löper ut, beroende på vilket som infaller först.

Den rådgivande urvalskommittén gör en inledande utvärdering med utgångspunkt i de ansökningar som de som sökt tjänsten har lämnat in och jämför samtliga sökandes kvalifikationer, erfarenhet och motivation. Med utgångspunkt i den jämförande bedömningen väljer den rådgivande urvalskommittén ut de sökande som den anser ska kallas till en första intervju. Eftersom det första urvalet grundar sig på en jämförande bedömning av ansökningarna finns det ingen garanti för att sökande som uppfyller kraven i detta meddelande kallas till en första intervju. Den rådgivande urvalskommittén gör ett första urval efter intervjuerna. De utvalda sökandena kallas till utvärderingscentrumet och till en andra intervju med den rådgivande urvalskommittén.

Den preliminära planeringen för urvalsförfarandet är följande:

—	De sökande som väljs ut för intervjuer ska enligt planeringen informeras under första hälften av mars 2022.

—	De första intervjuerna planeras att genomföras senast i mitten av mars 2022.

—	Den del av urvalsförfarandet som sker vid utvärderingscentrumet väntas äga rum under andra hälften av mars 2022.

—	Den andra intervjuomgången planeras att genomföras under första hälften av april 2022.

Anm.: Ovannämnda planering är endast preliminär och kan i synnerhet komma att påverkas av restriktiva åtgärder med anledning av covid-19-pandemin.

RÄTTSLIG GRUND

Tjänsten offentliggörs vid alla Europeiska unionens institutioner och även utanför institutionerna, i enlighet med artikel 29.1 och 29.2 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen (4).

ANMÄRKNING

Denna befattning betecknas som känslig, och den som får tjänsten kan därför efter fem år förflyttas till en annan befattning.

SÅ ANSÖKER DU

Sista ansökningsdag är den 28 februari 2022 kl. 12.00 (lokal tid, Bryssel).

Ansökningar kan godtas bara om de inkommer med e-post till applications.management@consilium.europa.eu (5) senast den sista ansökningsdagen och senast det angivna klockslaget. Ansökningar som inkommer för sent beaktas inte.

Den e-postadress som anges ovan ska användas för all korrespondens om urvalsförfarandet (ärenderaden måste innehålla rubriken CONS/AD/176/22)

Innan de sökande skickar in sin ansökan bör de noggrant kontrollera att de uppfyller de krav som förtecknas ovan under ”Rekryteringspolitik”. Annars riskerar de att automatiskt uteslutas från urvalsförfarandet.

En giltig ansökan måste innehålla följande dokument i pdf-format (observera att låsta, lösenordsskyddade och elektroniskt undertecknade dokument inte godtas):

a)

Ansökningsformuläret, som ska vara korrekt ifyllt och daterat (filen ska namnges enligt följande: ”XXX (DITT EFTERNAMN) – Application form.pdf”). Du kan ladda ned det elektroniska ansökningsformuläret (på engelska eller franska) genom att klicka på länken nedan eller kopiera och klistra in den i webbläsaren (6): https://www.consilium.europa.eu/media/53249/gsc-application_form_senior_management_en.docx https://www.consilium.europa.eu/media/53248/gsc-application_form_senior_management_fr.docx

b)

Ett detaljerat cv (7), på engelska eller franska, helst i Europass-format (http://europass.cedefop.europa.eu). Ditt cv ska täcka hela din karriär och bland annat innehålla en förteckning över kvalifikationer, språkkunskaper, yrkeserfarenhet och nuvarande arbetsuppgifter (filen ska namnges enligt följande: ”XXX (DITT EFTERNAMN) – CV.pdf”).

c)	Ett personligt brev på engelska eller franska (filen ska namnges enligt följande: ”XXX (DITT EFTERNAMN) – Motivation letter.pdf”).

d)

Kopior av examensbevis och av handlingar och intyg som styrker yrkeserfarenhet, samlade i ett pdf-dokument. Det räcker inte att enbart skicka in det cv som nämns i led b. De styrkande handlingarna ska vara utfärdade av tredje part (filen ska namnges enligt följande: ”XXX (DITT EFTERNAMN) – Supporting documents.pdf”).

Om dessa handlingar inte bifogas är ansökan ogiltig.

Samtliga styrkande handlingar som nämns under d) måste förses med löpande numrering (bilaga 1, 2 osv.) och vara samlade som nämnts ovan.

Ansökningar som inkommer per post eller via molnbaserade lösningar för datalagring eller plattformar för fildelning beaktas inte.

En godkänd sökande kommer att uppmanas att visa upp originalhandlingarna.

Sökande får ett e-postmeddelande med en bekräftelse på att ansökan har tagits emot. Tekniska problem i samband med e-post kan dock aldrig helt uteslutas. Du bör därför skriva till applications.management@consilium.europa.eu om du inte får något e-postmeddelande med en bekräftelse Eftersom den rådgivande urvalskommittén påbörjar sitt arbete kort efter den sista ansökningsdagen bör eventuella kontroller av huruvida ansökan har mottagits göras inom en vecka efter detta datum.

MÅNGFALD OCH INKLUDERING

Rådets generalsekretariat tillämpar en personalpolitik för mångfald och inkludering. För mer information – se policyn för mångfald och inkludering: https://www.consilium.europa.eu/sv/general-secretariat/jobs/diversity-and-inclusion/

OMPRÖVNING AV ANSÖKNINGAR

Förfarandet för framställningar om klagomål, överklagande och hänskjutande till Europeiska ombudsmannen anges i bilaga I till detta meddelande om ledig tjänst.

SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Reglerna för behandlingen av personuppgifter vid urvalsförfarandet återfinns i bilaga II till detta meddelande om lediga tjänster.

---

(1)  https://www.consilium.europa.eu/media/53273/gsc-manager-profile-sv.pdf

(2)  Enligt artikel 5.3 c i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska unionen krävs minst

i)	en utbildningsnivå som motsvarar avslutad universitetsutbildning, styrkt av ett examensbevis, när normal studietakt kräver minst fyra år, eller

ii)	en utbildningsnivå som motsvarar avslutad universitetsutbildning, styrkt av ett examensbevis, när normal studietakt kräver minst tre år, samt minst ett års lämplig yrkeserfarenhet.

(3)  Rådets beslut 2013/488/EU av den 23 september 2013 om säkerhetsbestämmelser för skydd av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter (EUT L 274, 15.10.2013, s. 1).

(4)  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

(5)  Denna e-postadress är kopplad till en funktionsbrevlåda som endast kan behandla meddelanden med känslighetsinställningen ”Normal”. E-postmeddelanden med annan känslighetsinställning (t.ex. ”Personligt”, ”Privat” eller ”Konfidentiellt”) kan inte behandlas. Välj därför inställningen ”Normal”. Meddelandet får inte vara större än 25 MB. Om e-postmeddelandet och bilagorna tillsammans är större än så, ska bilagorna fördelas på flera meddelanden.

(6)  Om du behöver mer information och/eller om du får tekniska problem kan du skriva till applications.management@consilium.europa.eu

(7)  Ditt cv ska inte innehålla något foto.