27.5.2021

Europeiska unionens officiella tidning

C 200/1

KOMMISSIONENS TILLKÄNNAGIVANDE RÖRANDE VÄGLEDNING OM ANVÄNDNING AV FÖRENKLADE KOSTNADSALTERNATIV INOM DE EUROPEISKA STRUKTUR- OCH INVESTERINGSFONDERNA (ESI) ‒ OMARBETAD VERSION

(2021/C 200/01)

Vägledning om förenklade kostnadsalternativ: Schablonfinansiering, standardiserade skalor av enhetskostnader och enhetsbelopp

(enligt artiklarna 67, 68, 68a och 68b i förordning (EU) nr 1303/2013, artikel 14 i förordning (EU) nr 1304/2013 och artikel 19 i förordning (EU) nr 1299/2013)

Omarbetad version efter ikraftträdandet av förordning (EU, Euratom) 2018/1046

ANSVARSFRISKRIVNING:

Detta är ett arbetsdokument från kommissionens avdelningar. Det bygger på tillämplig EU-lagstiftning och innehåller teknisk vägledning avsedd för organ som arbetar med övervakning, kontroll eller genomförande av de europeiska struktur- och investeringsfonderna. Denna vägledning påverkar dock inte EU-domstolens och tribunalens tolkningar eller kommissionens beslut.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Kapitel 1:

Inledning

1.1.

Syfte

1.2.

Varför används förenklade kostnadsalternativ?

Kapitel 2:

Övergripande principer och tillämpningsområde

2.1.

När används förenklade kostnader?

2.2.

Användning av förenklade kostnadsalternativ

2.2.1

Princip

2.2.2

Undantag: fall där användning av förenklade kostnadsalternativ är obligatorisk [avsnittet har omarbetats enligt omnibusförordningen]

2.2.3

Tillämpning i tidshänseende och övergångsbestämmelser

2.3.

Kombination av alternativ

2.3.1.

Allmänna principer

2.3.2.

Exempel på kombinationer

2.4.

Offentlig upphandling och användning av förenklade kostnadsalternativ

2.4.1

Användning av förenklade kostnadsalternativ vid offentlig upphandling

2.4.2

Användning av schablonsatser för beräkning av direkta personalkostnader i insatser som genomförs genom offentlig upphandling

2.5.

De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med bestämmelserna om statligt stöd

2.5.1

De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn

2.6.

Användning av förenklade kostnader inom insatser som genererar nettoinkomster

2.6.1.

Insatser som genererar nettoinkomster när de har avslutats (artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

2.6.2.

Insatser som genererar nettoinkomster under genomförandet och som inte omfattas av artikel 61.1–61.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser

2.7.

Korsfinansiering inom Eruf och ESF

2.7.1.

Deklarering av åtgärder som omfattas av artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser vad gäller förenklade kostnadsalternativ

2.7.2.

Exempel

2.8.

Särskilda bestämmelser för Ejflu och europeiskt territoriellt samarbete

Kapitel 3:

Olika typer av förenklade kostnadsalternativ

3.1.

Schablonfinansiering

3.1.1

Fastställande av kostnadskategorier

3.1.2

Särskilda schablonfinansieringssystem för beräkning av kostnadskategorier i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika bestämmelserna

3.1.2.1

Beräkningsmetoder för indirekta kostnader

3.1.2.2

Schablonsats för bestämning av direkta personalkostnader

3.1.2.3

Schablonsats för bestämning av alla andra kostnader för insatsen än direkta personalkostnader

3.1.2.4

Motivering av de schablonsatser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser

3.1.2.5

Tillämpningsperiod

3.2.

Standardiserade skalor av enhetskostnader

3.2.1

Allmänna principer

3.2.2

Personalkostnader enligt timsats (artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

3.2.3

Fastställande av stödberättigande personalkostnader enligt en beräknad timsats

3.2.4

Deltidsanställda på insatsen med fast arbetstid per månad

3.2.5

Tillämpningsperiod

3.3.

Enhetsbelopp

3.3.1

Allmänna principer

3.3.2

Ändringar som införts genom omnibusförordningen och tillämpning i tidshänseende

3.3.3

Exempel på enhetsbelopp

3.4.

Schablonbelopp för tekniskt stöd

3.4.1.

Tillämpningsområde

3.4.2.

Betalningsansökningar och ersättningar

3.4.3.

Schablonsatsens inverkan på anslag för tekniskt stöd inom det operativa programmet/landsbygdsutvecklingsprogrammet

3.4.4.

Verifieringskedja och konsekvenser av rättelser

Kapitel 4:

Fastställande av förenklade kostnadsalternativ

4.1.

Förenklade kostnadsalternativ måste fastställas på förhand

4.2.

En rättvis, rimlig och kontrollerbar beräkningsmetod

4.2.1

Allmänna principer

4.2.1.1

En rättvis beräkningsmetod

4.2.1.2

En rimlig beräkningsmetod

4.2.1.3

En kontrollerbar beräkningsmetod

4.2.2

Metoderna i praktiken

4.2.2.1

Användning av ”statistiska” uppgifter, expertbedömningar eller annan objektiv information (artikel 67.5 a i)

4.2.2.2

Användning av uppgifter som är specifika för de enskilda stödmottagarna (artikel 67.5 a ii och iii i förordningen om gemensamma bestämmelser)

4.3.

Budgetförslag

4.3.1

Andra fonders tillämpning av budgetförslag som metod för att fastställa enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser före omnibusförordningens ikraftträdande

4.4.

Tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser från andra områden

Från unionens övriga politikområden

Artikel 67.5 b i förordningen om gemensamma bestämmelser

Artikel 68 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser

Från bidragssystem som finansieras helt av medlemsstaterna

Schablonsatser under perioden 2007–2013

Bedömning av om olika insatser och stödmottagare är liknande

4.5.

Användning av satser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser eller i de fondspecifika bestämmelserna

4.6.

Anpassning i tidshänseende av schablonsatser, enhetsbelopp och standardiserade skalor av enhetskostnader

4.7.

Särskilda metoder för bestämning av belopp i enlighet med de fondspecifika bestämmelserna

Kapitel 5:

Konsekvenser för revision och kontroll

5.1.

Behovet av en gemensam revisions- och kontrollmetod

5.2.

Revisionsmyndighetens roll i utformningen av förenklade kostnadsalternativ

5.3.

Allmänt tillvägagångssätt för förvaltningskontroll och granskning

5.3.1

Kontroll av att beräkningsmetoden för det förenklade kostnadsalternativet är korrekt

5.3.2

Kontroll av att metoden tillämpas korrekt

5.3.2.1

Kontroll av att schablonsatsen tillämpas korrekt

5.3.2.2

Kontroll av att standardiserade skalor av enhetskostnader tillämpas korrekt

5.3.2.3

Kontroll av att enhetsbelopp tillämpas korrekt

5.3.2.4

Kontroll när en kombination av alternativ används inom samma insats

5.3.3

Möjliga fel eller oriktigheter kopplade till tillämpning av förenklade kostnadsalternativ

Bilaga I:

Exempel på förenklade kostnadsalternativ

Bilaga II:

Exempel på förenklade kostnadsalternativs förenlighet med bestämmelser om statligt stöd

Bilaga III:

Förenklade kostnadsalternativ och Eruf-specifika åtgärder

Bilaga IV:

Förenklade kostnadsalternativ och EHFF-specifika åtgärder

KAPITEL 1

Inledning

1.1. Syfte

Detta dokument innehåller teknisk vägledning om kostnader som deklarerats som schablonbelopp eller enhetsbelopp eller enligt standardiserade skalor av enhetskostnader (nedan kallade förenklade kostnadsalternativ) som gäller för de europeiska struktur- och investeringsfonderna. Syftet med dokumentet är att dela god praxis med målet att uppmuntra medlemsstaterna till att följa den. Den omfattar de möjligheter som erbjuds genom den rättsliga ramen för de europeiska struktur- och investeringsfonderna för programperioden 2014–2020.

Efter ikraftträdandet av förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (nedan kallad omnibusförordningen) den 2 augusti 2018 beaktar denna reviderade upplaga av vägledningen ändringarna i förordning (EU) nr 1303/2013 (2) (nedan kallad förordningen om gemensamma bestämmelser) och förordning (EU) nr 1304/2013 (3) (nedan kallad förordningen om Europeiska socialfonden) som infördes genom omnibusförordningen. Dessa ändringar bygger på och utvidgar de möjligheter som infördes 2014 och tar hänsyn till rekommendationerna från högnivågruppen om förenkling (4). De utökar också ett antal alternativ som tidigare endast har tillhandahållits i fondspecifika bestämmelser för samtliga europeiska struktur- och investeringsfonder.

Den här versionen av vägledningen innehåller också ytterligare förtydliganden som bygger på frågor från medlemsstaterna och berörda parter som inkommit under den rådande programperioden.

Den här vägledningen tar inte upp gemensamma handlingsplaner, förenklade kostnadsalternativ som används inom ramen för artikel 14.1 i förordningen om Europeiska socialfonden (5) eller finansiering som inte är kopplad till kostnader som avses i artikel 67.1 e i förordningen om gemensamma bestämmelser.

1.2. Varför används förenklade kostnadsalternativ?

När man använder förenklade kostnadsalternativ beräknas de stödberättigande kostnaderna för en verksamhet enligt en på förhand definierad metod baserat på produktion, resultat eller någon annan kostnad som tydligt har identifierats på förhand antingen baserat på ett belopp per enhet eller genom att tillämpa en procentsats. Förenklade kostnadsalternativ är således en alternativ metod för att beräkna stödberättigande kostnader för en verksamhet istället för den traditionella metoden: beräkning på grundval av de kostnader som faktiskt har uppkommit och betalats (artikel 67.1 a i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. ”verkliga kostnader”). Med förenklade kostnadsalternativ krävs det inte längre att varje euro av samfinansierade utgifter ska kunna spåras till enskilda verifikationer: Detta är den största fördelen med förenklade kostnadsalternativ eftersom det hela innebär en avsevärd minskning av den administrativa bördan.

Förenklade kostnadsalternativ innebär också att de mänskliga resurser och administrativa insatser som krävs för att förvalta struktur- och investeringsfonderna kan inriktas mer på att förverkliga de politiska målen eftersom mindre resurser krävs för att samla in och kontrollera (finansiella) handlingar.

De kommer också att göra det lättare för små stödmottagare att få tillgång till struktur- och investeringsfonderna (6) (ESF, Eruf, Ejflu, EHFF, CF) tack vare den förenklade förvaltningen.

Förenklade kostnadsalternativ bidrar slutligen till en mer korrekt användning av de europeiska struktur- och investeringsfonderna (en lägre felkvot). Revisionsrätten har i flera år upprepade gånger rekommenderat kommissionen att uppmuntra och utöka användningen av förenklade kostnadsalternativ, särskilt eftersom de är mindre felbenägna. Rätten konstaterade i sin årsrapport för 2017 (7) att 135 av 1 437 granskade transaktioner under de föregående fem åren använde förenklade kostnadsalternativ. I dessa påträffades inga kvantifierbara fel vilket fick domstolen att dra slutsatsen att projekt som använder förenklade kostnadsalternativ är mindre felbenägna än projekt som använder verkliga kostnader (8). Efter 2018 års särskilda rapport om ”nya alternativ för att finansiera landsbygdsutvecklingsprojekt” drog rätten slutsatsen att förenklade kostnadsalternativ kan medföra avsevärda förenklingar och minska den administrativa bördan för både stödmottagare och myndigheter i medlemsstaterna (9).

KAPITEL 2

Övergripande principer och tillämpningsområde

2.1. När används förenklade kostnader?

Förenklade kostnader får endast användas i fråga om insatser som finansieras med bidrag och återbetalningspliktigt stöd (artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Utom för de fall där användningen av förenklade kostnadsalternativ är obligatorisk rekommenderas förenklade kostnadsalternativ när en eller flera av följande förutsättningar föreligger:

—	Medlemsstaterna vill att förvaltningen av de europeiska struktur- och investeringsfonderna ska inriktas mer på utfall och på att uppnå resultat än på insatser.

—	De verkliga kostnaderna är svåra att kontrollera (många verifikationer för små belopp med begränsad eller ingen specifik inverkan på det förväntade utfallet av insatserna, komplexa fördelningsinstrument osv.).

—	Tillförlitliga data om ekonomiskt och kvantitativt genomförande av insatserna finns tillgängliga (10).

—	Förenklad dokumenthantering.

—	Insatserna tillhör en standardram.

—	Metoder som baseras på förenklade kostnadsalternativ finns redan för liknande insatser och stödmottagare inom ramen för ett nationellt finansierat system eller ett annat EU-instrument.

Anm.:

Förenklade kostnadsalternativ kan inte användas om stödet till en insats tillhandahålls i form av ett finansieringsinstrument eller ett pris. Om stödformen för en insats är en kombination av ett bidrag eller återbetalningsbart stöd och ett finansieringsinstrument eller pris kan förenklade kostnadsalternativ användas för den del av stödet som ges i form av ett bidrag eller återbetalningsbart stöd. Med förbehåll för vissa undantag gäller förenklade kostnadsalternativ inte för insatser som stödmottagarna genomför genom upphandling.

2.2. Användning av förenklade kostnadsalternativ

2.2.1 Princip

Med undantag av insatser som omfattas av tillämpningsområdet för artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser (11) är det inte obligatoriskt för medlemsstaterna att använda förenklade kostnadsalternativ. Den förvaltande myndigheten eller övervakningskommittén för program för europeiskt territoriellt samarbete får besluta att göra användningen av dessa valfri eller obligatorisk för samtliga eller vissa projekt- eller verksamhetskategorier och för en hel insats eller del av en insats. I syftet att säkerställa att principen om öppenhet och principen om likabehandling av stödmottagare respekteras bör tillämpningsområdet för de förenklade kostnadsalternativen, det vill säga de projekt- och verksamhetskategorier inom vilka de kan användas, preciseras och offentliggöras i inbjudan att lämna projektförslag.

2.2.2 Undantag: fall där användning av förenklade kostnadsalternativ är obligatorisk [avsnittet har omarbetats enligt omnibusförordningen]

I artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att stöd för ESF- och Eruf-insatser där det offentliga stödet inte överstiger 100 000 euro ska ske i form av enhetskostnader, enhetsbelopp (klumpsummor i artikeln) eller schablonsatser. Det är således obligatoriskt att använda förenklade kostnadsalternativ.

Syftet med den här bestämmelsen är att begränsa kontroller på verkliga kostnader vilket med hänsyn till dessa insatsers låga värde inte vore kostnadseffektivt.

Beloppet på 100 000 euro måste betraktas som det maximala offentliga stödet som ska betalas till stödmottagaren, enligt det som fastställs i dokumentet som anger villkoren för stöd till stödmottagaren (Eruf och ESF samt motsvarande offentlig nationell finansiering som ska betalas till stödmottagaren som det högsta belopp som anges i finansieringsavtalet eller beslutet i förekommande fall). Det inbegriper varken det offentliga stödet från stödmottagaren, i tillämpliga fall, eller de löner eller ersättningar som betalas av en tredje part till förmån för deltagarna i en insats. Det är bara det planerade offentliga stödet som avgör om artikel 67.2a måste tillämpas eller inte.

Om en insats får stöd från både Eruf och ESF beaktas det belopp som tillhandahålls från båda fonderna i beräkningen av insatsens ”offentliga stöd”. Dessutom, om det offentliga stödets totalsumma inte överstiger 100 000 euro gäller skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ för stödet som tillhandahålls av båda fonder (dvs. både Eruf och ESF).

Exempel:

Följande budget föreslås för ett offentligt organ avseende en insats med totala stödberättigande kostnader på 105 000 euro:

(euro)
Offentlig nationell finansiering	20 000
ESF	22 500
Eruf	22 500
Självfinansiering	25 000
Ersättningar som den offentliga arbetsförmedlingen betalar till deltagarna	15 000
Summa finansieringsplan	105 000

Trots totala stödberättigande kostnader på 105 000 euro hamnar denna insats fortfarande i den kategori insatser där förenklade kostnader är obligatoriska. Stödet som tillhandahålls av båda fonderna och den offentliga nationella finansieringen medtas i beräkningen av det offentliga stödet till insatsen.

Ingen hänsyn tas till ett offentligt organs självfinansiering (25 000 euro) för att fastställa det offentliga stöd som betalas till stödmottagaren.

De ersättningar som den offentliga arbetsförmedlingen betalar till praktikanter (15 000 euro) räknas inte heller med eftersom en tredje part betalar dessa till deltagarna.

Det offentliga stödet motsvarar därför 45 000 euro (Eruf+ESF) + 20 000 euro = 65 000 euro, vilket understiger tröskeln på 100 000 euro.

Den här skyldigheten har två undantag:

—	Insatser eller ett projekt som ingår i en insats som endast genomförs genom offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster. (se artikel 67.4 första meningen i förordningen om gemensamma bestämmelser).

—	Insatser som får stöd inom ramen för statligt stöd som inte utgör stöd av mindre betydelse (12) (se artikel 67.2a första stycket).

När skyldighet att använda förenklade kostnadsalternativ föreligger gäller den summan av insatsens stödberättigande utgifter, med två undantag på grundval av artikel 67.2a andra och tredje stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser:

De kostnadskategorier som en schablonsats tillämpas på.

De kostnadskategorier där en schablonsats tillämpas får beräknas på grundval av verkliga kostnader (t.ex. om den schablonsats på upp till 15 procent för indirekta kostnader som fastställs i artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser används kan valfria direkta personalkostnader deklareras på grundval av verkliga kostnader).

2.	Löner och ersättningar som utbetalas till deltagare om den schablonsats på upp till 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser används (13).

Om den schablonsats på upp till 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser tillämpas får löner och ersättningar som utbetalas till deltagare (som utgör ytterligare stödberättigande kostnader som inte medräknas i schablonsatsen) återbetalas på grundval av verkliga kostnader.

Anm.: För ESF:

Före omnibusförordningens ikraftträdande var det obligatoriskt för små insatser som stöddes av ESF att använda förenklade kostnadsalternativ. I tidigare artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden fastställdes det att bidrag och återbetalningspliktigt stöd till insatser för vilka det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro skulle fastställas med förenklade kostnadsalternativ utom när det gällde insatser som får stöd inom ramen för en statlig stödordning.

Trots att denna bestämmelse utgick i och med omnibusförordningen gäller den fortsättningsvis för insatser som stöds inom ramen för sådana inbjudningar att lämna förslag som offentliggjorts före omnibusförordningens ikraftträdande (14).

Skyldigheten enligt artikel 14.4 skiljer sig från artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser inom följande områden:

1.	Insatser där stöd utgör stöd av mindre betydelse undantas från skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ (15).

2.	Löner och ersättningar som utbetalas till deltagarna får inte deklareras på grundval av verkliga kostnader när schablonsatsen på 40 procent enligt artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden tillämpas (eftersom de inte kan deklareras utöver dessa kostnader).

Det är endast stödet från Europeiska socialfonden och motsvarande nationella stöd som betalas till stödmottagaren enligt det som föreskrivs i avtalet som ska beaktas i beräkningen av tröskelvärdet på 50 000 euro (eftersom artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden endast gäller för Europeiska socialfonden).

Nuläge: huvudsakliga ändringar av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ som införs genom omnibusförordningen:

Skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ utökas till stöd som tillhandahålls av Eruf. I och med införandet av en ny punkt 2a i artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser som gäller för både Eruf och ESF behövdes inte längre artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden och den har därför utgått.

2.	Tröskeln ökar från 50 000 euro till 100 000 euro.

3.	Insatser där stöd utgör stöd av mindre betydelse omfattas av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ.

2.2.3 Tillämpning i tidshänseende och övergångsbestämmelser

Artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller endast för insatser som stöds inom ramen för sådana inbjudningar att lämna projektförslag som offentliggjorts efter det datum då omnibusförordningen trädde i kraft (dvs. efter den 2 augusti 2018). Den gäller inte för insatser som stöds enligt inbjudningar som offentliggjorts före detta datum, även om dokumentet som fastställer villkoren för stöd (t.ex. finansieringsbeslutet/bidragsöverenskommelsen) utfärdas efter omnibusförordningens ikraftträdande. Insatser som får stöd utan att omfattas av en inbjudan att lämna projektförslag (dvs. direkta anslag) måste följa kraven i artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser, i de fall där bidragsöverenskommelsen eller dokumentet med villkoren för stödet undertecknades den 2 augusti 2018 eller senare.

I enlighet med artikel 152.7 i förordningen om gemensamma bestämmelser får den förvaltande myndigheten eller övervakningskommittén för programmet för europeiskt territoriellt samarbete besluta att inte tillämpa obligatoriska förenklade kostnadsalternativ under en period på högst tolv månader från och med 2 augusti 2018. Denna period får förlängas med en period som den förvaltande myndigheten (övervakningskommittén för program för europeiskt territoriellt samarbete) anser vara lämplig om obligatorisk tillämpning av förenklade kostnadsalternativ anses skapa en orimlig administrativ börda.

Dessa övergångsbestämmelser som fastställts i artikel 152.7 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska inte vara tillämpliga på bidrag och återbetalningspliktigt stöd som får stöd från ESF för vilket det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro. Detta beror på att insatser som stöds av ESF med offentligt stöd som inte överstiger 50 000 euro redan omfattades av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ före ikraftträdandet av omnibusförordningen (artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden).

Därför gäller artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser från och med omnibusförordningens ikraftträdande för insatser som stöds av Europeiska socialfonden där det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro (dvs. inbjudan att lämna projektförslag som offentliggjorts efter det att omnibusförordningen trätt i kraft).

Detta får en stor inverkan om stödet från den europeiska stödfonden utgör stöd av mindre betydelse.

Enligt artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden omfattades inte insatser där stödet utgjorde stöd av mindre betydelse av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ. Artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller dock endast ett undantag för insatser som får stöd inom ramen för statligt stöd som inte utgör stöd av mindre betydelse. Detta innebär att insatser som stöds av Europeiska socialfonden där det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro före den 2 augusti 2018 och sedan den 2 augusti 2018 inte överstiger 100 000 euro och är stöd av mindre betydelse inte längre undantas från skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ. Slutligen kan möjligheten att skjuta upp tillämpningen av artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser inte användas för ESF-insatser med ett offentligt stöd som inte överskrider 50 000 euro i enlighet med det sista stycket i artikel 152.7 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

För insatser och projekt som valts i samband med inbjudan om att lämna projektförslag innan omnibusförordningens ikraftträdande gäller artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden. Insatser som stöds av ESF som får offentligt stöd (som inte överstiger 50 000 euro) måste använda förenklade kostnadsalternativ men insatser som får stöd som betraktas som statligt stöd, inbegripet stöd av mindre betydelse, undantas från denna skyldighet.

Övriga konsekvenser av omnibusförordningen

Gemensamt stöd från ESF och Eruf

Om en insats stöds av både ESF och Eruf och insatsen har blivit vald inom ramen för en inbjudan att lämna projektförslag som offentliggjorts före omnibusförordningens ikraftträdande tas stödet från Eruf inte med i beräkningen av tröskelvärdet för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ, utan endast stöd från ESF samt motsvarande offentligt nationellt stöd beaktas. Endast den del av insatsen som stöds av ESF (och motsvarande nationellt offentligt stöd) ska omfattas av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ, eftersom artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden endast gäller för ESF och det inte fanns någon bestämmelse enligt vilken Eruf-stöd till sådana insatser ska använda förenklade kostnadsalternativ.

För insatser och projekt som omfattas av inbjudningar att lämna projektförslag som offentliggjorts efter omnibusförordningens ikraftträdande beaktas stödet från både ESF och Eruf vid beräkningen av det offentliga stödet, såvida inte den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för programmen för europeiskt territoriellt samarbete) använder övergångsbestämmelserna.

Korsfinansiering

Vid korsfinansiering i enlighet med artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, till exempel för insatser som stöds av ESF (dvs. ESF används för att tillhandahålla stöd för kostnader som berättigar till stöd från Eruf) ska hela stödbeloppet från ESF samt motsvarande offentliga nationella stöd medtas vid beräkningen av huruvida det offentliga stödet omfattas av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ (eftersom det är offentligt stöd till en insats som inte stöds av Eruf, utan endast av ESF).

Insatser och projekt inom ramen för inbjudningar att lämna projektförslag som offentliggjorts före omnibusförordningens ikraftträdande måste bedömas mot bakgrund av artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden (16). Även om hela beloppet från ESF samt motsvarande offentliga nationella finansiering beaktas för att avgöra om insatsen är föremål för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ enligt denna bestämmelse, gäller skyldigheten endast den del av stödet som omfattas av ESF:s regler, dvs. den del av stödet som omfattas av reglerna för Eruf är inte föremål för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ.

I insatser och projekt som får stöd enligt en inbjudan att lämna projektförslag som har offentliggjorts efter omnibusförordningens ikraftträdande är den del av stödet som är föremål för regler som ska tillämpas på Eruf också föremål för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ i fall där den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för program för europeiskt territoriellt samarbete) inte har använt övergångsbestämmelserna i artikel 152.7 förordningen om gemensamma bestämmelser.

2.3. Kombination av alternativ

2.3.1. Allmänna principer

Artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser ger den förvaltande myndigheten möjlighet att välja mellan fem alternativ för att förvalta bidrag och återbetalningspliktigt stöd som medfinansieras av de europeiska struktur- och investeringsfonderna.

I enlighet med artikel 67.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser får dessa alternativ endast kombineras i följande fall, för att förhindra dubbelfinansiering av samma utgifter:

1.	De måste vart och ett avse olika kategorier av stödberättigande kostnader. eller

2.	De måste tillämpas för olika projekt inom ramen för samma insats. eller

3.	De måste tillämpas för successiva faser i en insats.

2.3.2. Exempel på kombinationer

Exempel 1: Finansiering av olika projekt som ingår i samma insats (ESF)

Exempel på en insats som består av ett utbildningsprojekt för unga arbetslösa och därefter ett seminarium för potentiella arbetsgivare i regionen:

Kostnaderna i samband med utbildningen skulle kunna betalas på grundval av standardiserade skalor av enhetskostnader (t.ex. 1 000 euro/utbildningsdag). Seminariet skulle kunna betalas på grundval av enhetsbelopp.

Eftersom det finns två olika projekt inom samma insats finns det ingen risk för dubbelfinansiering, eftersom kostnaderna för varje projekt är tydligt åtskilda.

Exempel 2: Successiva faser i en insats (ESF) – i linje med artikel 67.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser

Exempel på en insats som redan inletts och som förvaltas utifrån verkliga kostnader som den förvaltande myndigheten vill fortsätta förvalta på grundval av förenklade kostnader. Två faser måste tydligt anges. Den första fasen kan beräknas utifrån verkliga kostnader fram till ett visst datum. Den andra fasen, dvs. för framtida utgifter, kan exempelvis beräknas utifrån standardiserade skalor av enhetskostnader om enhetskostnaderna inte täcker några av de utgifter som tidigare fått stöd.

Om en sådan möjlighet utnyttjas bör den avse alla stödmottagare i samma situation (insyn och likabehandling). Det kan medföra en viss administrativ börda eftersom ändringar måste göras i det dokument där stödvillkoren anges, om detta inte redan gjorts. Medlemsstatens myndigheter måste göra en utförlig beskrivning av varje fas i insatsen. Insatsen bör delas upp i minst två separata, finansiellt identifierbara och helst fysiska utvecklingsstadier för de berörda faserna. Detta för att säkerställa ett insynsvänligt genomförande och övervakning samt att underlätta kontroller.

Exempel 3: Olika kategorier av stödberättigande kostnader (ESF)

Exempel på ett utbildningsprogram med en kombination av

—	en standardiserad skala av enhetskostnader för utbildarnas löner, t.ex. 450 euro/dag,

—	verkliga kostnader hyra av rum = 800 euro/månad enligt hyresavtal under 12 månader,

—	ett schablonbelopp för indirekta kostnader, t.ex. 10 procent av de direkta kostnaderna.

Om 200 utbildningsdagar kan styrkas i slutet av utbildningen kommer bidraget att betalas ut enligt följande:

Direkta kostnader (typ 1 (17)):

—	Lön till utbildarna 200 dagar × 450 euro = 90 000 euro

—	Utbildningslokal: 12 månader × 800 euro = 9 600 euro

—	Delsumma direkta kostnader: 99 600 euro

Indirekta kostnader (typ 2): 10 % av de direkta kostnaderna = 10 % × 99 600 euro = 9 960 euro

Stödberättigande utgifter: (90 000 euro + 9 600 euro) + 9 960 euro = 109 560 euro

I det här fallet verkar olika kostnadskategorier gälla: utbildarnas löner, hyreskostnader för rummet samt indirekta kostnader. För att kontrollera att det inte har skett någon dubbelfinansiering måste myndigheterna dock se till att den standardiserade skalan av enhetskostnader inte är knuten till några av kostnaderna för lokalhyra eller till andra indirekta kostnader (t.ex. lön till den administrativa personalen eller räkenskapsföraren). På samma sätt gäller att definitionen av indirekta kostnader inte får omfatta kostnader som täcks av de standardiserade skalorna av enhetskostnader eller de verkliga kostnaderna för lokalhyra.

Om det finns en risk för överlappning eller om det är omöjligt att visa att det inte förekommer några överlappningar, kommer den förvaltande myndigheten att behöva välja det lämpligaste alternativet för att undvika (risken för) eventuell dubbelfinansiering.

2.4. Offentlig upphandling och användning av förenklade kostnadsalternativ

2.4.1 Användning av förenklade kostnadsalternativ vid offentlig upphandling

Enligt artikel 67.4 första meningen i förordningen om gemensamma bestämmelser får förenklade kostnader inte användas när en insats enligt definitionen i artikel 2.9 i förordningen om gemensamma bestämmelser eller ett projekt som ingår i en insats (som i sig stöds i form av ett bidrag eller återbetalningsbart stöd) enbart genomförs av stödmottagaren genom upphandling av bygg- och anläggningsarbete, varor eller tjänster. I enlighet med den andra meningen i artikel 67.4 om offentlig upphandling inom en insats eller ett projekt som ingår i en insats är begränsad till vissa kostnadskategorier, får förenklade kostnadsalternativ tillämpas på ”hela den insats eller det projekt som ingår i insatsen”. Den här meningen infördes av omnibusförordningen för att förtydliga den tidigare ordalydelsen i artikel 67.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Den förtydligar att förenklade kostnadsalternativ kan användas för att beräkna alla kostnader för insatsen, inbegripet kostnader som var föremål för offentlig upphandling, i fall där vissa varor eller tjänster inom ett projekt eller en insats har lagts ut på entreprenad genom en offentlig upphandling.

Kommissionen betraktar insatser ”som omfattas av offentliga upphandlingskontrakt” som insatser som genomförs genom tilldelning av offentliga kontrakt i enlighet med direktiv 2004/18/EG (med bilagor), direktiv 2009/81/EG och direktiv 2014/24/EU som upphäver direktiv 2004/18/EG eller offentliga kontrakt under tröskelvärdena i samma direktiv.

Huruvida en insats eller ett projekt endast genomförs genom offentlig upphandling eller inte beror på insatsen eller projektets omfattning enligt medlemsstaternas definition.

För att bedöma detta är det nödvändigt att definiera de projekt som insatsen består av på lägsta möjliga nivå. Om den offentliga upphandlingen omfattar alla kostnadskategorier för ett projekt kan de förenklade kostnadsalternativen inte tillämpas på det projektet.

I vissa fall kan en stödmottagare lägga ut hela eller merparten av en insats eller ett projekt genom offentlig upphandling. I sådant fall förblir kanske endast verksamhet relaterad till ”projektförvaltning” eller ”kommunikation” hos stödmottagaren. I sådana fall är det tydligt att insatsen eller projektet inte ”endast” genomförs genom offentlig upphandling och förenklade kostnader kan tillämpas på hela projektet eller insatsen. När merparten av projektet i praktiken genomförs genom offentlig upphandling är det kanske inte en effektiv resursanvändning att utforma ett förenklat kostnadsalternativ för kostnadskategorier som omfattas av upphandling eftersom majoriteten av kostnaderna redan omfattas av upphandlingen. Medan detta inte rekommenderas får de förvaltande myndigheterna dock bedöma huruvida förenklade kostnader ska användas för hela projektet om det inte uteslutande genomförs genom offentlig upphandling.

Exempel (ESF): Ett bidrag på 20 000 000 euro ges till en offentlig arbetsförmedling (”stödmottagaren”) för att denna under två års tid ska se till att 5 000 långtidsarbetslösa återintegreras på arbetsmarknaden (”insatsen”): Insatsen kommer att genomföras via flera projekt: 7 000 000 euro för skräddarsydda stödprojekt som genomförs internt, utbildningar som dels genomförs direkt av stödmottagaren (för 5 000 000 euro), dels uteslutande läggs ut på entreprenad genom offentlig upphandling (8 000 000 euro). Eftersom stödmottagaren är en offentlig enhet kommer de utbildningsinstitut som anlitas för de projekt som ska läggas ut på entreprenad att väljas genom förfaranden för offentlig upphandling och de förenklade kostnadsalternativen kommer inte att vara tillämpliga på den här typen av projekt i insatsen. Förenklade kostnadsalternativ kan endast användas för ett belopp på 12 000 000 euro. För de utbildningsprojekt som stödmottagaren genomför med egna medel får en del av utgifterna läggas ut på entreprenad genom förfaranden för offentlig upphandling och ändå ingå i de förenklade kostnadsalternativen (externa sakkunniga, städtjänster osv.).

Exempel (Eruf): En kommun får ett bidrag på högst 1 000 000 euro i stödberättigande kostnader för byggandet av en väg. För detta måste kommunen tilldela ett offentligt upphandlingskontrakt för bygg- och anläggningsarbeten till ett beräknat värde av 700 000 euro. Dessutom har kommunen vissa andra kostnader på 300 000 euro (exproprieringar, kostnader för rättsliga tvister (18), övervakning av framstegen på plats, miljöstudier utförda av kommunens personal, kampanjer, godkännandetester av vägen osv.). För beloppet på 300 000 euro i direkta kostnader kan förenklade kostnadsalternativ tillämpas (t.ex. indirekta kostnader som en schablonsats), under förutsättning att kostnaderna är stödberättigande enligt nationella bestämmelser och unionsbestämmelser.

Exempel (Eruf): En stödmottagare (kommun) får ett bidrag på högst 1 000 000 euro i stödberättigande kostnader för byggandet av en väg.

Den förvaltande myndigheten vill tillämpa artikel 68.1 b i förordningen om gemensamma bestämmelser för att beräkna de indirekta kostnaderna för denna insats som inte blivit föremål för offentlig upphandling fullt ut. Den förvaltande myndigheten vill dock minska effekterna på de indirekta kostnaderna av anlitandet av underleverantörers personal. Den beslutar att dra av de direkta personalkostnaderna för underleverantörers personal från de direkta personalkostnader som schablonsatsen tillämpas för.

Följande budget föreslås för insatsen:

Projekt 1: arbete (förfarande för offentlig upphandling)	700 000 euro
Projekt 2: Övriga kostnader:	298 500 euro
Direkta personalkostnader	50 000 euro
Varav direkta personalkostnader för underleverantörers personal	10 000 euro
Övriga direkta kostnader	242 500 euro
Indirekta kostnader	(Direkta personalkostnader – direkta personalkostnader för underleverantörers personal × 15 % = 40 000 euro × 15 % = 6 000 euro)
Summa deklarerade kostnader	998 500 euro

När insatserna genomförs genom förfaranden för offentlig upphandling är priset i meddelandet om upphandling per definition enhetskostnader eller ett enhetsbelopp som utgör grunden för betalningar från stödmottagaren till entreprenören. Men när det gäller artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska de kostnader som fastställs och betalas av stödmottagaren på grundval av belopp som fastställts genom offentlig upphandling vara verkliga kostnader som faktiskt uppkommit och betalats av stödmottagaren enligt artikel 67.1 a i förordningen om gemensamma bestämmelser (19).

Exempel (ESF):

Om en stödmottagare genomför en utbildning med offentlig upphandling kan stödmottagaren i upphandlingsmeddelandet begära att anbudsgivarna lämnar ett pris för varje deltagare som får behörighet vid utbildningens slut.

Ett kontraktsvillkor kan därför vara följande: en behörig deltagare = 1 000 euro.

Om tio deltagare har fått behörighet vid utbildningens slut, kan stödmottagaren deklarera 10 000 euro i stödberättigande utgifter till den förvaltande myndigheten.

Dessa 10 000 euro kommer att betraktas som verkliga kostnader. Utgiften kommer därför att kontrolleras eller revideras genom en granskning av det offentliga upphandlingsförfarandet och ett iakttagande av kontraktsvillkoren (i det här fallet finns det bevis för behöriga deltagare enligt erlagda enhetskostnader). Kringkostnaderna för utbildningen (lokalhyra, personalkostnader osv.) kommer inte att kontrolleras eftersom kontraktet inte ger någon ersättning i detta avseende.

2.4.2 Användning av schablonsatser för beräkning av direkta personalkostnader i insatser som genomförs genom offentlig upphandling

Enligt det som föreskrivs i artikel 68a i förordningen om gemensamma bestämmelser krävs inte en beräkning för att bestämma metodologin vid beräkning av direkta personalkostnader enligt en schablonsats på upp till 20 procent av andra direkta kostnader än personalkostnader, förutsatt att insatsen inte omfattar offentliga byggentreprenadkontrakt som överskrider det tröskelvärde som fastställts i artikel 4 a i direktiv 2014/24/EU. Det innebär att även om insatsen direkta kostnader delvis omfattas av sådana offentliga byggentreprenadkontrakt som överskrider det tröskelvärde som fastställts i artikel 4 a i direktiv 2014/24/EU kan schablonsatsen på 20 procent som definierats i förordningen användas men detta kräver att en metod för att bestämma den tillämpliga satsen utarbetas.

2.5. De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med bestämmelserna om statligt stöd

Det bör betonas att de statliga bestämmelserna om statligt stöd som fastställts i fördraget är allmänt tillämpliga. Dessutom ska insatserna enligt artikel 6 i förordningen om gemensamma bestämmelser följa gällande unionslagstiftning och nationell lagstiftning avseende deras genomförande. Detta inkluderar förenlighet med regler om statligt stöd. Närhelst finansiering kan utgöra statligt stöd enligt definitionen i artikel 107 i EUF-fördraget måste därför dessa bestämmelser följas vid beräkning och förvaltning av förenklade kostnadsalternativ enligt artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Förvaltande myndigheter måste därför säkerställa att kostnadskategorierna enligt vilka förenklade kostnadsalternativ fastställs är berättigade enligt både regelverket för de europeiska struktur- och investeringsfonderna och regelverket för statligt stöd. De måste också säkerställa att de högsta stödnivåerna som fastställs i reglerna om statligt stöd respekteras.

Gruppundantagsförordningar, dvs. kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 (20) (den allmänna gruppundantagsförordningen), gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn (EU) nr 702/2014 och gruppundantagsförordningen för fiskerisektorn (EU) nr 1388/2014 föreskriver undantag från medlemsstaternas skyldighet att anmäla stödordningar och ad hoc-stöd som uppfyller villkoren i dessa.

Det bör dock anmärkas att allt stöd som beviljas av offentliga myndigheter inte är föremål för regler om statligt stöd. Först måste en bedömning göras om huruvida stödet som beviljas en insats kan betraktas som statligt stöd enligt definitionen i artikel 107.1 i EUF-fördraget. Mer information om begreppet statligt stöd finns i kommissionens tillkännagivande (21) där kommissionens uppfattning av artikel 107.1 i fördraget förtydligas, enligt domstolen och tribunalens tolkning. Hänsyn bör även tas till bestämmelserna i förordningarna (22) om stöd av mindre betydelse. Bidrag som utgör stöd av mindre betydelse utgör inte statligt stöd i den mening som avses i artikel 107 i fördraget. Om en insats som finansieras med medel från de europeiska struktur- och investeringsfonderna omfattas av tillämpningsområdet för motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse innebär det därför att bidraget från de europeiska struktur- och investeringsfonderna inte utgör statligt stöd. I fall av stöd av mindre betydelse finns det därför inget behov av att bedöma förenligheten med regelverket om statligt stöd utan endast av de regler som gäller för de europeiska struktur- och investeringsfonderna och villkoren för att betrakta stödet som stöd av mindre betydelse.

För att en insats ska kunna gagnas av motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse måste villkoren (som fastställs i förordningen) uppfyllas.

1.	Det beviljade bidraget omfattas av tillämpningsområdet för artikel 1 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

2.	Det beviljade bidraget följer de tak som fastställts i artikel 3 av motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

3.	Det beviljade bidraget följer kraven om beräkning av bruttobidragsekvivalent som fastställts i artikel 4 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

4.	Det beviljade bidraget följer reglerna om kumulering som fastställts i artikel 5 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

5.	Det beviljade bidraget följer övervakningskravet som fastställts i artikel 6 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

2.5.1 De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn

Kontroller av huruvida insatser som finansieras av de europeiska struktur- och investeringsfonderna är förenliga med den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn bör omfatta följande steg:

—

Stödberättigande kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn och reglerna om de europeiska struktur- och investeringsfonderna

I första hand, när den förvaltande myndigheten vill bevilja stöd som anses utgöra statligt stöd bör villkoren för att bevilja stödet kontrolleras enligt den relevanta kategorin för beviljande av stöd/undantag enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn.

Därefter ska den förvaltande myndigheten inom ramen för denna bidragskategori kontrollera huruvida de kostnader som förväntas för en insats är stödberättigande, såväl på grundval av relevanta undantagsbestämmelser enligt den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn som på grundval av reglerna för de europeiska struktur- och investeringsfonderna.

I detta avseende innebär artikel 7.1 i den allmänna gruppundantagsförordningen och artikel 7.1 i gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn, båda ändrade genom förordning (EU) 2017/1084 av den 14 juni 2017, att stödberättigande kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn får beräknas i enlighet med de förenklade kostnadsalternativen i förordningen om gemensamma bestämmelser, förutsatt att verksamheten åtminstone delvis finansieras genom en unionsfond som möjliggör användning av de förenklade kostnadsalternativen och att kostnadskategorin är berättigad enligt undantaget i den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn.

Det innebär att i fall där ett förenklat kostnadsalternativ har upprättats i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser eller fondspecifika bestämmelser kommer beloppet som regel användas till att kontrollera förenligheten med regler om statligt stöd, förutsatt att kostnadskategorin i sig är stödberättigande enligt reglerna om statligt stöd och att bidraget uppfyller alla villkor i den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn.

Om förenklade kostnadsalternativ används ska kostnadskategorierna som beräknas baserat på de förenklade kostnadsalternativen identifieras i den metod som används för att bestämma beloppet för den förenklade kostnaden. Om sådana förenklade kostnadsalternativ som definieras i förordningen om gemensamma bestämmelser eller andra fondspecifika bestämmelser används bör detta säkerställas av den förvaltande myndigheten i samband med utfärdandet av inbjudningar att lämna förslag om insatser som kan vara föremål för regler om statligt stöd genom att fastställa de kostnadskategorier som finansieras med medel från de europeiska struktur- och investeringsfonderna för insatsen och som följer den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn. Det bör också framgå av dokumentet som fastställer villkoren för stöd för insatsen vilka kostnadskategorier som anses vara stödberättigande för denna insats.

I syftet att kontrollera huruvida indirekta kostnader (när det gäller de europeiska struktur- och investeringsfonderna) är stödberättigande enligt den allmänna gruppundantagsförordningen bör det anmärkas att indirekta kostnader ofta utgör driftskostnader enligt definitionen i artikel 2.39 i den allmänna gruppundantagsförordningen (”I driftskostnaderna ingår kostnader såsom kostnader för personal, material, inköpta tjänster, kommunikation, energi, underhåll, hyror och administration”). Om driftskostnaderna är stödberättigande enligt den allmänna gruppundantagsförordningen innebär det därför att även de indirekta kostnaderna inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna får betraktas som stödberättigande kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen. För schablonsatsen på 40 procent (artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser) bör det framgå tydligt i dokumentet som fastställer villkoren för stödet vilka kostnadskategorier som omfattas av dessa 40 procent.

—

Kontroll av högsta stödnivå

När ett förenklat kostnadsalternativ har upprättats i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 67, 68, 68a och 68b i förordningen om gemensamma bestämmelser eller motsvarande bestämmelser i de fondspecifika bestämmelserna får detta belopp användas för att kontrollera förenligheten med den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn, även avseende stödnivån. Därför, i likhet med det som skulle gälla vid användning av verkliga kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen (eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn) får det belopp som fastställts genom metoden för beräkning av förenklade kostnadsalternativ användas för att kontrollera förenligheten med den högsta stödnivån enligt motsvarande kategori av statligt stöd.

Eftersom den metod som används måste vara förenlig med en sund ekonomisk förvaltning, måste förvaltningsmyndigheterna använda sig av en rimlig och försiktig hypotes för att säkerställa att de förenklade kostnaderna motsvarar de verkliga kostnaderna. Därmed kan beloppet som bestämts i den förenklade kostnaden användas för att göra det lättare att påvisa förenligheten med högsta stödintensitet, högsta stödbelopp eller anmälningströskelvärden enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn. Metoden kommer att bli föremål för revision för att säkerställa att den är förenlig med tillämpliga bestämmelser om de europeiska struktur- och investeringsfonderna samt om statligt stöd.

För ett exempel, se bilaga II.

2.6. Användning av förenklade kostnader inom insatser som genererar nettoinkomster

Förenklade kostnadsalternativ är ett sätt att beräkna kostnaderna, en insats ”utgiftssida”. I teorin bör användningen av förenklade kostnadsalternativ därför inte påverkas av om en insats genererar inkomster eller inte. För att bevara den förenklande effekten innehåller förordningen om gemensamma bestämmelser vissa särskilda bestämmelser för insatser som genererar inkomster och som stöds i form av enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader.

2.6.1. Insatser som genererar nettoinkomster när de har avslutats (artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller för insatser som genererar nettoinkomster

a)	endast när de har avslutats eller

b)	medan de genomförs och efter det att de har avslutats.

I enlighet med artikel 61.7 f i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller inte artikel 61.1–61.6 i förordningen insatser som genererar nettoinkomster när de avslutats och som stöds i form av enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader. Om insatserna genererar nettoinkomster under genomförandet och efter att de har avslutande, dvs. om artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller, behöver nettoinkomsterna i enlighet med artikel 61.7 f i förordningen om gemensamma bestämmelser inte tas med i beräkningen för insatser där det offentliga stödet ges i form av enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader. Om schablonsatser används ska nettoinkomsterna från insatsen bestämmas på förhand och avräknas från projektets stödberättigande utgifter.

2.6.2. Insatser som genererar nettoinkomster under genomförandet och som inte omfattas av artikel 61.1–61.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser (23)

När enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader används inom insatser som genererar nettoinkomster under genomförandet, behöver dessa nettoinkomster inte dras av från de stödberättigande utgifterna, förutsatt att inkomsterna har beaktats på förhand vid beräkningen av enhetsbeloppet eller de standardiserade skalorna av enhetskostnader (enligt artikel 65.8 f i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Om nettoinkomsterna inte har beaktats på förhand vid beräkningen av enhetsbeloppen eller de standardiserade skalorna av enhetskostnader, måste de nettoinkomster som genererats under genomförandet dras av från de stödberättigande utgifter som fått medfinansiering från de europeiska struktur- och investeringsfonderna senast i den ansökan om slutbetalning som lämnas in av stödmottagaren, proportionellt fördelat mellan de stödberättigande och de icke-stödberättigande delarna av kostnaderna (artikel 65.8 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Om finansiering till en schablonsats väljs, måste nettoinkomster som inte har beaktats vid godkännandet av en insats och som genererats direkt under genomförandet av insatsen dras av från de stödberättigande utgifter som fått medfinansiering från de europeiska struktur- och investeringsfonderna (med tillämpning av schablonsatsen) senast i den ansökan om slutbetalning som lämnas in av stödmottagaren, proportionellt fördelat mellan de stödberättigande och icke-stödberättigande delarna av kostnaderna (artikel 65.8 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Exempel (ESF)

En konferens anordnas för att främja företagande. Stödmottagaren lämnar ett budgetförslag där det uppges att de totala stödberättigande kostnaderna beräknas uppgå till 70 000 euro. Vid konferensen kommer det att tas en inträdesavgift på 3 euro.

Arrangören räknar med 200 besökare. Den förväntade inkomsten blir 3 × 200 = 600 euro.

Konferensen blir mycket lyckad och antalet besökare överstiger förväntningarna (300 personer). Med tanke på att den här insatsen endast medfinansieras av ESF är artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser inte tillämplig, eftersom nettoinkomsterna inte genereras efter det att insatsen har avslutats. Artikel 65.8 i förordningen om gemensamma bestämmelser är dock tillämplig.

—	Alternativ 1: Den genererade inkomsten har beaktats på förhand

Det fastställda enhetsbeloppet innebär att om konferensen äger rum, kommer de totala stödberättigande kostnaderna för insatsen att vara 70 000 euro – 600 euro = 69 400 euro.

Det offentliga stödet för insatsen ges i form av ett enhetsbelopp och inkomsten har beaktats vid fastställandet av enhetsbeloppet. Det verkliga antalet besökare påverkar inte det stödberättigande beloppet (enhetsbeloppet). Verifieringskedjan kommer att kräva bevis på att konferensen genomförts och på inträdesavgiften.

—	Alternativ 2: Den genererade inkomsten har beaktats på förhand men förutsättningarna förändras under genomförandet

Det fastställda enhetsbeloppet innebär att om konferensen äger rum, kommer de totala stödberättigande kostnaderna för insatsen att vara 70 000 euro – 600 euro = 69 400 euro. Det offentliga stödet för insatsen ges i form av ett enhetsbelopp och inkomsten har beaktats vid fastställandet av enhetsbeloppet.

Arrangören beslutar dock till sist att ändra inträdesavgiften från 3 euro till 5 euro. I detta fall bör likviditetsgapet dras av ((5 euro × 300) – 600 euro = 900 euro).

De totala stödberättigande kostnaderna kommer att vara 69 400 euro – 900 euro = 68 500 euro.

—	Alternativ 3: Den genererade inkomsten har inte beaktats på förhand

Det fastställda enhetsbeloppet innebär att om konferensen äger rum, kommer de totala stödberättigande kostnaderna för insatsen att vara 70 000 euro. Det offentliga stödet för insatsen ges i form av ett enhetsbelopp och inkomsten har inte beaktats vid fastställandet av enhetsbeloppet.

När stödmottagaren begär ersättning (70 000 euro), kommer den att behöva bevisa att konferensen ägt rum. Den kommer också att behöva dra av den verkliga inkomst som genereras under genomförandet (3 euro × 300 = 900 euro).

I detta fall kommer enhetsbeloppet att vara 70 000 euro – 900 euro = 69 100 euro.

2.7. Korsfinansiering inom Eruf och ESF

2.7.1. Deklarering av åtgärder som omfattas av artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser vad gäller förenklade kostnadsalternativ

Enligt artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser om Eruf eller ESF tillhandahåller stöd till en del av en insats för vilken kostnaderna är stödberättigande för någon annan fond (korsfinansiering) tillämpas den andra fondens regler (24) på den delen av insatsen. Korsfinansiering får ske upp till en gräns på 10 procent av unionsfinansieringen för varje insatsområde.

Med undantag för schablonsatser får ett enskilt förenklat kostnadsalternativ användas när det gäller stödberättigande kostnader enligt någon av fonderna.

Trots tillämpning av förenklade kostnadsalternativ måste medlemsstaterna respektera taket på 10 procent för varje insatsområde (per fond och regionkategori i tillämpliga fall). Det korsfinansierade beloppet ska bedömas och kontrolleras, från insats till insats, på grundval av de uppgifter som används för att fastställa de förenklade kostnadsalternativen.

Särskilt när det gäller schablonfinansiering vid korsfinansiering, bör skilda schablonsatser tillämpas – en för den ESF-relaterade delen och en för den Eruf-relaterade delen av insatsen. Schablonsatserna för ESF respektive Eruf för liknande insatser ska tillämpas för ESF- respektive Eruf-delen. Det är inte möjligt att använda ett genomsnitt av de två satserna eftersom utgifterna måste vara spårbara för att säkerställa förenligheten med det övergripande taket på 10 procent för korsfinansiering. Om det inte finns någon schablonsats för den andra fonden för en liknande typ av insats (t.ex. därför att bestämmelsen inte tillämpas för den andra fonden (25) eller för att inga liknande insatser finansieras av den andra fonden) måste den förvaltande myndigheten besluta vilken schablonsats som ska tillämpas i enlighet med de allmänna rättsliga principer som fastställs i artikel 67.5 och artikel 68 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser.

2.7.2. Exempel

Exempel på korsfinansiering mellan ESF och Eruf med enhetskostnader eller enhetsbelopp

Om den standardiserade skalan för en ESF-insats på 6 euro/timme × deltagare innehåller inköp av utrustning på 0,50 euro/timme som är berättigande till stöd från Eruf blir det korsfinansierade beloppet 0,50 euro × det antal ”timmar × deltagare” som har genomförts.

Samma princip gäller för enhetsbelopp: Om det utförliga budgetförslaget inbegriper korsfinansierade utgifter, kommer dessa att redovisas och kontrolleras separat. Till exempel i ett enhetsbelopp på 20 000 euro som finansieras genom ett ESF-program ingår Eruf-utgifter på motsvarande 5 000 euro. När insatsen avslutas kommer det korsfinansierade beloppet vara det belopp som fastställts på förhand (5 000 euro av 20 000 euro) eller ”noll” om anslaget inte betalas ut på grund av att det på förhand fastställda resultatet inte har uppnåtts. Den binära principen för enhetsbelopp, om beloppet inte jämkas genom att fastställa delmål, tillämpas även på korsfinansierade utgifter.

Exempel på korsfinansiering mellan ESF och Eruf med schablonfinansiering

Det korsfinansierade beloppet vid schablonsatser för indirekta kostnader blir beloppet av ”korsfinansierade direkta kostnader” plus indirekta kostnader beräknade genom den schablonsats som är tillämplig på dessa ”korsfinansierade direkta kostnader”.

Till exempel i en insats på 15 000 euro som finansieras genom ett Eruf-program motsvarar de direkta ESF-kostnaderna 3 000 euro, och de indirekta kostnaderna beräknas som 10 procent av de direkta kostnaderna (300 euro). Det korsfinansierade beloppet skulle därmed bli 3 300 euro. Om de direkta kostnaderna minskas i slutet av insatsen ska det korsfinansierade beloppet (medräknat indirekta kostnader) minskas enligt samma princip.

2.8. Särskilda bestämmelser för Ejflu och europeiskt territoriellt samarbete

Särskilda bestämmelser om Ejflu

För en förteckning över Ejflu-åtgärder som omfattas av förenklade kostnadsalternativ, se bilaga III till denna vägledning.

Särskilda bestämmelser om europeiskt territoriellt samarbete

På EU-nivå fastställs särskilda bestämmelser om stödberättigande utgifter för samarbetsprogram med avseende på personalkostnader, kontorskostnader, administrativa utgifter, rese- och boendekostnader, kostnader för externa sakkunniga och tjänster samt utrustningskostnader.

Utan att det påverkar bestämmelserna om stödberättigande utgifter i förordningen om gemensamma bestämmelser och förordningen om europeiskt territoriellt samarbete och i de särskilda bestämmelserna om stödberättigande utgifter för samarbetsprogrammet, fastställer övervakningskommittén ytterligare bestämmelser om stödberättigande utgifter för samarbetsprogram i allmänhet.

För frågor som inte omfattas av bestämmelserna ovan, ska de nationella reglerna i den medlemsstat där utgiften uppkommit tillämpas.

KAPITEL 3

Olika typer av förenklade kostnadsalternativ

3.1. Schablonfinansiering

När det gäller schablonfinansiering beräknas sådana specifika kategorier av stödberättigande kostnader som tydligt har angetts på förhand med tillämpning av en procentsats, som fastställts på förhand för en annan eller flera andra kategorier av stödberättigande kostnader.

3.1.1. Fastställande av kostnadskategorier

I ett schablonfinansieringssystem finns det högst tre olika kostnadskategorier:

—	Typ 1: Kategorier av stödberättigande kostnader utifrån vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen.

—	Typ 2: Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen.

—	Typ 3: Andra kategorier av stödberättigande kostnader, i relevanta fall: Schablonsatsen tillämpas inte för dessa och de beräknas inte med schablonsatsen.

Vid tillämpning av ett schablonfinansieringssystem måste den förvaltande myndigheten fastställa de kostnadskategorier som omfattas av respektive typ: Alla kostnadskategorier ska omfattas av någon – endast en – av de tre olika typerna. Det bör noteras att en typ i vissa fall kan definieras såsom motsats till en annan typ eller andra typer (i ett system där det bara finns direkta (typ 1) och indirekta (typ 2) kostnader, skulle indirekta kostnader t.ex. kunna betraktas som samtliga stödberättigande kostnader som inte är stödberättigande direkta kostnader).

Förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller inte någon begränsning av de kategorier av stödberättigande kostnader som kan användas för schablonfinansiering. Användningen av schablonfinansiering bör dock främst syfta till förenkling och minskning av felkvoten. Schablonsatser är därmed bäst lämpade för kostnader som är relativt låga och som är dyra att verifiera.

Om en insats (26) består av fler än ett projekt får schablonsatsen tillämpas på projektnivå, förutsatt att verksamheten och kostnaderna mellan projekten är tydligt åtskilda.

3.1.2. Särskilda schablonfinansieringssystem för beräkning av kostnadskategorier i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika bestämmelserna

Vissa särskilda system för finansiering till en schablonsats definieras på lagstiftningsnivå. De flesta av dessa kan användas utan att den förvaltande myndigheten behöver fastställa en beräkningsmetod för att bestämma den tillämpliga satsen. Dessa schablonsatser beskrivs i artiklarna 68 (med undantag för led a om det inte finns någon nationell metod för liknande insatser), 68a och 68b. Under dessa bestämmelser tillämpas en schablonsats på en viss kostnadskategori (direkta kostnader, direkta kostnader som inte är personalkostnader eller direkta personalkostnader) för att beräkna andra kostnadskategorier (indirekta kostnader, direkta personalkostnader respektive återstående stödberättigande kostnader för en insats).

För att använda något de ovanstående systemen måste den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för programmet för europeiskt territoriellt samarbete) definiera de kostnadskategorier som täcks av schablonsatsen, dvs. direkta och indirekta kostnader samt direkta personalkostnader. Det är enbart medlemsstatens ansvar att fastställa sina kostnadskategorier på ett konsekvent, otvetydigt och icke-diskriminerande sätt. Detta är särskilt relevant för definitionen av direkta personalkostnader som en schablonsats för övriga kostnader tillämpas på.

Detta bör fastställas tydligt i nationella bestämmelser om stödberättigande eller i bestämmelser om program för europeiskt territoriellt samarbete.

Följande definitioner tillhandahålls som allmän vägledning:

—	Direkta kostnader är kostnader som är direkt kopplade till genomförandet av insatsen eller projektet där en direkt koppling till den specifika insatsen eller det specifika projektet kan påvisas.

—

Indirekta kostnader är däremot vanligtvis sådana kostnader som inte är direkt kopplade eller som inte direkt kan kopplas till genomförandet av den berörda insatsen. Sådana kostnader kan omfatta administrativa utgifter för vilka det är svårt att exakt bestämma det belopp som tillhör en särskilt insats eller projekt (typiska administrativa utgifter/personalutgifter, till exempel förvaltningskostnader, rekryteringsutgifter, kostnader för revisor eller lokalvård osv. samt utgifter för telefon, vatten eller el osv.).

—

Personalkostnader (27) definieras i nationella regler och är vanligtvis kostnader som uppstår till följd av ett avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare eller tjänstekontrakt för extern personal (förutsatt att kostnaderna kan fastställas på ett tydligt sätt). Om en stödmottagare upphandlar tjänster av en extern utbildare för att utbilda sin egen personal, måste de olika kostnadstyperna anges på fakturan. Utbildarens lön kommer att betraktas som en extern personalkostnad. Om utbildarens personalkostnader inte kan identifieras som en särskild kategori från de andra kostnadskategorierna, till exempel utbildningsmaterial, kan de inte användas som grundval för schablonsatser, till exempel schablonsatsen på 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Med personalkostnader menas enligt definitionen i nationella regler den totala ersättning, inklusive vårdförmåner enligt kollektivavtal, som utbetalas till personer i utbyte mot arbete som berör insatsen. De inbegriper även skatter och arbetsgivaravgifter (första och andra pelaren, tredje pelaren endast om det anges i ett kollektiv- eller anställningsavtal) samt sociala avgifter som arbetsgivaren måste eller kan välja att betala. Personalkostnader kan vara direkta eller indirekta kostnader och avgörs från fall till fall.

För tillämpningen av de schablonsatser som anges i artikel 68 första stycket b och artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser (eller andra schablonsatser som fastställts av den förvaltande myndigheten på grundval av artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser som ska tillämpas på direkta personalkostnader) kan det totala värdet av ersättningen enligt de nationella reglerna betraktas som personalkostnader eftersom de representerar den verkliga ersättningen för personens arbete i verksamheten och bör därför beaktas för andra typer av kostnader för verksamheten (som beräknas genom att tillämpa schablonbelopp på de direkta personalkostnaderna). Detta gäller även fall där lönen (delvis) återbetalas eller finansieras av tredje part (t.ex. direkt personal rekryterades med en rekryteringssubvention, schablonsatsen tillämpas på ersättningens totalbelopp även om en del av den betalades av tredje part).

Resekostnader anses dock inte vara personalkostnader, utom utgifter för pendelresor till arbetsplatsen om de nationella reglerna avgöra att de är del av bruttoanställningskostnaderna. Löner eller ersättningar som betalas ut till deltagare i ESF-insatser betraktas inte heller som personalkostnader.

3.1.2.1. Beräkningsmetoder för indirekta kostnader

I artikel 68 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att indirekta kostnader som uppstår till följd av genomförandet av en insats får beräknas på grundval av någon av de schablonsatser som fastställs i leden a, b eller c. Det är valfritt att använda dessa schablonsatser för att beräkna indirekta kostnader, dvs. den förvaltande myndigheten får avgöra om dessa schablonsatser, verkliga kostnader eller andra förenklade kostnadsalternativ ska användas på grundval av artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser (till exempel kan indirekta kostnader medtas i ett enhetsbelopp eller i enhetskostnader som fastställs med någon av de metoder som fastställs i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

—

I led a föreskrivs ett allmänt schablonfinansieringssystem för indirekta kostnader med en schablonsats på upp till 25 procent av stödberättigande direkta kostnader. Syftet med den här bestämmelsen är att införa ett tak på mängden indirekta kostnader som kan beräknas på grundval av en schablonsats. Till skillnad från artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser måste den schablonsats som ska användas motiveras enligt en av de beräkningsmetoder som fastställs i artikel 67.5 a eller c i förordningen om gemensamma bestämmelser (dvs. en rättvis, rimlig och kontrollerbar beräkningsmetod eller en metod som tillämpas som del av bidragssystem som endast finansieras av medlemsstaten för en liknande insatstyp). Detta är ett flexibelt system. Det skulle kunna baseras på någondera av följande:

—	Endast två kostnadstyper – typ 1: direkta kostnader och typ 2: indirekta kostnader.

—

Tre kostnadstyper – typ 1: ”begränsade” direkta kostnader (dvs. en underkategori till direkta kostnader), typ 2: indirekta kostnader som beräknas enligt typ 1 och typ 3: direkta kostnader som inte är ”begränsade” kostnader (typ 1).

Det är till exempel möjligt att fastställa en schablonsats som kommer att tillämpas på stödberättigande direkta personalkostnader (vilket är en underkategori till stödberättigande direkta kostnader). Den schablonsats som tillämpas på stödberättigande direkta personalkostnader kan vara högre än den 15 procent som fastställs i artikel 68 b i förordningen om gemensamma bestämmelser förutsatt att schablonsatsen inte överstiger 25 procent av de stödberättigande direkta kostnaderna (för att respektera det tak som fastställts i artikel 68 a i förordningen om gemensamma bestämmelser). Därför måste den förvaltande myndigheten alltid kontrollera om beloppet (dvs. beloppet som beräknas på grundval av schablonsatsen) inte är högre än 25 procent av de stödberättigande direkta kostnaderna, oavsett vilken underkategori eller vilka underkategorier av direkta kostnader som myndigheten använder för att fastställa schablonsatsen för beräkning av indirekta kostnader.

—

Led b inför en schablonsats på upp till 15 procent av de direkta personalkostnaderna för beräkning av de indirekta kostnaderna. Denna schablonsats får utnyttjas direkt av den förvaltande myndigheten, utan någon ytterligare motivering.

Detta är ett exempel på ett system där det finns tre kostnadskategorier: typ 1: direkta personalkostnader, typ 2: indirekta kostnader och typ 3: direkta kostnader som inte är personalkostnader (se bilaga I för ett exempel på detta).

—

Det är möjligt enligt led c att använda en schablonsats för indirekta kostnadsalternativ som förekommer på unionens politikområden, såsom de som används inom Horisont 2020, Life osv. I artiklarna 20 och 21 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 av den 3 mars 2014 (28) fastställs ytterligare bestämmelser om de schablonsatser som ska tillämpas för indirekta kostnader inom unionens politikområden och om tillämpningsområdet för dessa inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna (se avsnitt 4.4).

3.1.2.2. Schablonsats för bestämning av direkta personalkostnader

I artikel 68a.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att de direkta personalkostnaderna för en insats får beräknas som en schablonsats på upp till 20 procent av insatsens andra direkta kostnader än personalkostnader. Det innebär att endast direkta personalkostnader får beräknas som en schablonsats (som tillämpas på andra kostnader än personalkostnader) utan att det föreligger en skyldighet för medlemsstaten att utföra en beräkning för att bestämma den tillämpliga satsen.

Om de direkta kostnaderna för insatsen omfattar offentliga byggentreprenadkontrakt som överstiger tröskelvärdet som fastställs i artikel 4 a i direktiv 2014/24/EU måste en beräkning för att bestämma den tillämpliga satsen utföras för att tillämpa ovanstående schablonsats.

Direkta personalkostnader som fastställs på ett sådant sätt kan utgöra grunden för tillämpning av en schablonsats enligt artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser (en schablonsats på upp till 15 procent av stödberättigande personalkostnader för beräkning av indirekta kostnader). Omvänt kan direkta personalkostnader som beräknas på grundval av denna schablonsats inte vara grundval för schablonsatsen enligt artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser (en schablonsats på upp till 40 procent av de stödberättigande direkta personalkostnaderna för att beräkna de återstående stödberättigande kostnaderna för insatsen), se artikel 68b.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Det är valfritt att använda den här schablonsatsen för att beräkna direkta personalkostnader, dvs. den förvaltande myndigheten får besluta huruvida schablonsatsen, verkliga kostnader eller andra förenklade kostnadsalternativ enligt artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska användas.

3.1.2.3. Schablonsats för bestämning av alla andra kostnader för insatsen än direkta personalkostnader

Direkta personalkostnader får enligt artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser användas för att beräkna alla återstående stödberättigande kostnader i insatsen, utifrån en schablonsats på upp till 40 procent av stödberättigande kostnader. ”Alla andra stödberättigande kostnader” för insatsen omfattar alla andra stödberättigande direkta kostnader (utom direkta personalkostnader), indirekta kostnader och, för Eruf, ESF och Ejflu, kostnader som avses i artikel 68b.1 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser.

—

Återstående stödberättigande kostnader samt löner och ersättningar till deltagare

Artikel 68b infördes genom omnibusförordningen och bygger på artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden (före ändringen genom omnibusförordningen), i vilken denna schablonsats fastställdes för insatser som stöds av Europeiska socialfonden. Genom omnibusförordningen utvidgas användningen av den här schablonsatsen till alla de europeiska struktur- och investeringsfonderna. Det finns dock en viktig skillnad mellan de två bestämmelserna.

Artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden innehöll inget undantag för löner och ersättningar till deltagare. Därför ansågs de utgöra del av ”insatsens återstående stödberättigande kostnader”. Det innebär att det enligt artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden inte var möjligt för stödmottagare att redovisa löner och ersättningar till deltagare utöver de kostnader som beräknats på grundval av schablonsatsen och de direkta personalkostnaderna. Därmed blev det oattraktivt att använda artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden, eftersom tillämpning av en schablonsats på 40 procent på de stödberättigande direkta personalkostnaderna ofta inte var tillräckligt för att täcka kostnaderna för löner och ersättningar till deltagarna.

I och med omnibusförordningen utvidgades inte bara den här schablonsatsen till att gälla alla europeiska struktur- och investeringsfonder, utan den innebär också att man vid insatser som genomförs inom ESF, Eruf eller Ejflu får betrakta löner och ersättningar till deltagarna som ytterligare stödberättigande kostnader som inte omfattas av schablonsatsen (artikel 68b.1 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser). Det innebär att efter omnibusförordningens ikraftträdande kan sådana löner (dvs. [månatliga] bruttolöner till anställda) och ersättningar (till exempel arbetslöshetsersättning, men inte traktamenten eller reseersättningar) deklareras utöver de direkta personalkostnaderna och den schablonsats som tillämpas för insatser som använder artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Det bör noteras att ”löner och ersättningar till deltagare” inte bara omfattar löner och ersättningar som utbetalas av en stödmottagare utan även fall där dessa löner eller ersättningar utbetalas av en tredje part, då dessa betraktas som stödberättigande kostnader. Detta är till exempel fallet för ESF när de uppfyller villkoren i artikel 13.5 i förordningen om Europeiska socialfonden (29).

—

Användning av schablonsatsen på 40 procent

Den här bestämmelsen gör det möjligt för den förvaltande myndigheten att använda en schablonsats på upp till 40 procent, utan krav på att den måste göra en beräkning för att fastställa den tillämpliga satsen. Det innebär att den förvaltande myndigheten får använda en valfri sats som inte överstiger 40 procent utan att det behöver motiveras. Detta påverkar inte behovet av att säkerställa likabehandling mellan stödmottagarna. Den förvaltande myndigheten får dock fastställa en högre sats än 40 procent på grundval av någon av de metoder som fastställs i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser (dvs. utanför tillämpningsområdet för artikel 68b).

Slutligen, vilket förklaras i avsnitt 3.1.2.2 kan schablonsatsen på upp till 40 procent enligt artikel 68b.2 inte tillämpas på en insats om insatsens totala direkta personalkostnader beräknas på grundval av en schablonsats (till exempel schablonsatsen enligt artikel 68a.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Exempel

De uppskattade kostnaderna för en utbildning:

Summa direkta kostnader	55 000
Direkta personalkostnader	30 000
Boendekostnader	4 000
Resekostnader	5 000
Måltider	1 000
Informations-/offentlighetsåtgärder	5 000
Ersättningar till deltagare från en offentlig arbetsförmedling	10 000
Summa indirekta kostnader	5 000
Indirekta personalkostnader	4 000
El, telefon	1 000

Den förvaltande myndigheten kan besluta att tillämpa artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser för detta projekt. I sådant fall ska bidragsöverenskommelsen föreskriva följande högsta anslag:

Direkta personalkostnader: 30 000 euro

Övriga kostnader: 30 000 × 40 % = 12 000 euro

Eftersom de ersättningar som utbetalas till deltagaren av den offentliga arbetsförmedlingen kan deklareras utöver de direkta personalkostnaderna och schablonsatsen, uppgår de totala stödberättigande kostnaderna till:

Summa kostnader: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 euro

3.1.2.4. Motivering av de schablonsatser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser

De schablonsatser som anges i artikel 68 första stycket b samt i artiklarna 68a.1 och 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser möjliggör användning av en sats ”upp till” den sats som fastställs i den berörda artikeln utan att medlemsstaterna måste utföra en beräkning för att fastställa satsen. Det innebär att den förvaltande myndigheten får använda valfri sats upp till den sats som avses i den berörda artikeln och inte behöver motivera varför satsen valdes, även om den är lägre än den sats som fastställs i förordningen. Om en lägre sats har valts är det inte nödvändigt att göra en beräkning.

I samband med beslut om vilken schablonsats som ska tillämpas måste principen om likabehandling av stödmottagarna respekteras.

3.1.2.5. Tillämpningsperiod

De ändringar av artikel 68 i förordningen om gemensamma bestämmelser och de nya artiklarna 68a och 68b i förordningen om gemensamma bestämmelser som införts genom omnibusförordningen är tillämpliga från och med förordningens ikraftträdande, dvs. från och med den 2 augusti 2018 (30).

Dessa bestämmelser kan användas för insatser där potentiella stödmottagare ännu inte har valts (dvs. inbjudan är fortfarande öppen eller en ny inbjudan har offentliggjorts). Eftersom dessa bestämmelser ger fler fördelar till stödmottagarna får de också användas för insatser som redan håller på att genomföras, under följande kumulativa villkor:

—	Villkoret för stöd (på grundval av de nya bestämmelserna) ska införas för framtiden, dvs. det framtida genomförandet av insatsen.

—	Principen om likabehandling av stödmottagarna måste respekteras.

—	För insatser som redan genomförs måste stödmottagaren samtycka till att villkoren ändras och att ersättningen sker på grundval av ett förenklat kostnadsalternativ.

—

Det ska finnas en tydlig separation mellan ersättningsperioden på grundval av verkliga kostnader (eller tidigare bestämmelser som är kopplade till förenklade kostnadsalternativ) och den period som bygger på förenklade kostnadsalternativ som införts genom omnibusförordningen. Om till exempel en schablonsats på 15 procent för indirekta kostnader införs baserat på de stödberättigande direkta personalkostnaderna (artikel 68 b i förordningen om gemensamma bestämmelser) bör det fastställas att från och med ett visst datum (”datum x”, ej före den 2 augusti 2018) kommer de indirekta kostnaderna att beräknas och ersättas på grundval av den schablonsatsen, dvs. denna schablonsats för indirekta kostnader kommer att tillämpas på alla personalkostnader som uppkommit från och med samma datum (”datum x”). Samma princip tillämpas på schablonsatsen på 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser, inbegripet möjligheten att deklarera löner och ersättningar till deltagare. För till exempel ESF-insatser som har fått stöd på grundval av artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden innan ikraftträdandet av omnibusförordningen kunde endast löner och ersättningar som betalats till deltagare från och med ”datum x” deklareras som ytterligare stödberättigande kostnader).

Exempel

En förvaltande myndighet vill beräkna alla återstående stödberättigande kostnader för en insats genom att tillämpa en schablonsats på insatsens stödberättigande direkta kostnader på 150 000 euro. I enlighet med artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser beslutar den förvaltande myndigheten att tillämpa en schablonsats på 35 procent. Det innebär att summan stödberättigande kostnader för insatsen är 150 000 euro + (150 000 euro × 0,35) = 202 500 euro.

Exempel (de europeiska struktur- och investeringsfonderna): Lokalt ledd utveckling (LLU)

Den förvaltande myndigheten har, baserat på tidigare erfarenhet, gjort en bedömning av den typiska andelen löpande kostnader och ledningskostnader för en viss lokal aktionsgrupp och jämfört denna med utgifterna för genomförandet av lokala insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet. Även om stödet från de europeiska struktur- och investeringsfonderna inte får överstiga taket på 25 procent av de sammanlagda offentliga utgifterna inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin enligt artikel 35.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, visar erfarenheten att den procentuella andelen faktiskt är lägre i de flesta fall.

Den förvaltande myndigheten fastställer en schablonsats på 17 procent av genomförandekostnaderna (utifrån en rättvis, rimlig och kontrollerbar metod i enlighet med artikel 67.1 d och artikel 67.5 a i förordningen om gemensamma bestämmelser, men inte artikel 68 a i den förordningen, eftersom schablonsatsen enligt artikel 35.2 i förordningen inte enbart gäller indirekta kostnader) av utgifterna för genomförandet av insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet, för att täcka följande kostnader:

—	Löpande kostnader (driftskostnader, personalkostnader, utbildningskostnader, kostnader kopplade till pr-verksamhet, finansiella kostnader samt kostnader kopplade till övervakning och utvärdering av strategin, se artikel 35.1 d i förordningen om gemensamma bestämmelser).

—

Kostnader kopplade till ledningsfunktioner inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin för att underlätta utbyte mellan berörda parter för att ge information, främja strategin och stödja potentiella stödmottagare i syfte att utveckla insatser och utarbeta ansökningar, se artikel 35.1 e i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Om den budget som tilldelas den lokala aktionsgruppen för genomförandet av insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet för perioden 2014–2020 är på 1,5 miljoner euro (typ 1), skulle den högsta budgeten för löpande kostnader och ledningskostnader vara 1,5 miljoner euro × 17 % = 255 000 euro (typ 2). Den totala budget som tilldelas den lokala aktionsgruppen är följaktligen 1 755 miljoner euro.

Under genomförandefasen innebär detta att när en stödmottagare begär ersättning för utgifterna för ett projekt, kommer den lokala aktionsgruppen också att kunna begära 17 procent av beloppet för dess löpande kostnader och ledningskostnader.

Om utgifterna för ett projekt motsvarar 1 000 euro (typ 1), kan den lokala aktionsgruppen deklarera 1 000 euro × 17 % = 170 euro (typ 2) till den förvaltande myndigheten i löpande kostnader och ledningskostnader.

Den lokala aktionsgruppen kommer inte att behöva tillhandahålla några verifikationer för löpande kostnader och ledningskostnader som deklareras på grundval av schablonsatsen, men den metod som använts för att fastställa schablonsatsen på 17 procent måste kunna verifieras.

Det bör noteras att schablonsatsen får fastställas separat enbart för löpande kostnader eller ledningskostnader.

Anm.:

Man bör komma ihåg att metoden för att fastställa schablonsatsen, liksom i exemplet ovan, inte nödvändigtvis är densamma som för att fastställa taket på 25 procent. Oavsett vilken metod som används för att fastställa schablonsatsen, måste dock bestämmelserna om taket för löpande kostnader och ledningsfunktioner i artikel 35.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser iakttas.

3.2. Standardiserade skalor av enhetskostnader

3.2.1. Allmänna principer

I fråga om standardiserade skalor av enhetskostnader kommer alla eller en del av de stödberättigande kostnaderna för en insats att beräknas på grundval av kvantifierade verksamhetstyper, bidrag, utfall eller resultat multiplicerat med standardiserade skalor av enhetskostnader som fastställts på förhand. Detta alternativ kan användas för alla typer av insatser, projekt eller delar av ett projekt, när det är möjligt att definiera kvantiteter i samband med en aktivitet och standardiserade skalor av enhetskostnader. Standardiserade skalor av enhetskostnader tillämpas vanligtvis för lätt identifierbara kvantiteter.

Standardiserade skalor av enhetskostnader kan vara processbaserade och syfta till att ge täckning genom en så bra approximering som möjligt av de verkliga kostnaderna för att utföra en insats. De kan också vara utfallsbaserade (utfalls- eller resultatbaserade) eller definieras på grundval av både processen och utfallet. Dessutom får olika enhetskostnader definieras för olika verksamhetstyper som utgör en insats.

Förvaltande myndigheter bör beakta transaktionsspår när de väljer mellan process- och utfallsbaserade enhetskostnader.

Exempel (ESF)

Processbaserad: För avancerad IT-utbildning på 1 000 timmar för 20 deltagare, kan de stödberättigande kostnaderna beräknas utifrån en timkostnad för utbildningen × antalet timmar för deltagarna. Timkostnaden har fastställts i förväg av den förvaltande myndigheten och anges i det dokument där stödvillkoren anges.

Om man till exempel antar att den förvaltande myndigheten fastställer utbildningskostnaden till 7 euro per timme och deltagare, blir det högsta bidraget till projektet 1 000 timmar × 20 deltagare × 7 euro/timme /deltagare = 140 000 euro.

Vid insatsens slut fastställs de slutliga stödberättigande kostnaderna utifrån det verkliga antalet timmar per deltagare (vilket kan omfatta en viss motiverad frånvaro), efter deltagarnas verkliga deltagande och levererade kurser. Det kommer fortfarande att behöva lämnas bevis på deltagarnas närvaro med uppgift om utbildningsverksamhet och den verkliga närvaron.

Om det i slutändan endast var 18 personer som deltog i utbildningen, varav 6 var med på 900 timmar, fem på 950 timmar, fem på 980 timmar och de återstående två var med på 1 000 timmar, skulle det totala antalet timmar × antalet deltagare vara

900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 timmars utbildning sammanlagt × deltagare.

De stödberättigande utgifterna blir alltså 17 050 utbildningstimmar × 7 euro = 119 350 euro.

Resultatbaserad: Den avancerade IT-utbildningen på 1 000 timmar består av fem moment på 200 timmar var. En rättvis, rimlig och kontrollerbar metod enligt artikel 67.5 a i förordningen om gemensamma bestämmelser användes för att bestämma summan av kostnaderna för att tillhandahålla denna IT-utbildning för 25 deltagare. Summan på 140 000 euro kopplas sedan till de godkända deltagarna. Baserat på en tidigare underkännandegrad på 20 procent (dvs. fem deltagare) är enhetskostnaderna per deltagare och godkänt moment 140 000 euro/20 deltagare/5 moment = 1 400 euro (enhetskostnader per deltagare per godkänt moment).

Verifieringskedjan skulle bestå av ett dokument som påvisar deltagarens behörighet och ett intyg för varje slutfört moment eller hela kursen. Någon tidrapport krävs inte.

Exempel (utfallsbaserade skalor för Eruf): Stödmottagaren, en regional församling, inrättar en rådgivningstjänst för små och medelstora företag i regionen. Tjänsten tillhandahålls av den regionala församlingens rådgivare. Baserat på tidigare redovisning från församlingens rådgivningsavdelning, beräknas värdet för en dags rådgivning till 350 euro/dag. Bidraget beräknas utifrån följande formel: antalet dagar × 350 euro. Det kommer fortfarande att finnas ett behov av korrekt tidsrapportering av utbildningsverksamheten och rådgivarnas närvaro.

Exempel (resultatbaserade skalor för ESF): Ett arbetssökarprogram på sex månader (insatsen) skulle kunna finansieras på grundval av standardiserade skalor av enhetskostnader (t.ex. 2 000 euro per person) för var och en av de 20 deltagare i insatsen som får en anställning och som behåller den under en i förväg angiven period, till exempel sex månader. Enhetskostnaderna på 2 000 euro per godkänd deltagare fastställdes med hänsyn till bokföringskostnader för alla deltagare. Beloppet omfattar även utgifter för underkända deltagare.

Beräkning av det högsta möjliga bidraget till insatsen: 20 personer × 2 000 euro/förmedlad anställning = 40 000 euro.

De slutliga stödberättigande kostnaderna beräknas utifrån det verkliga utfallet av insatsen: Om endast 17 personer kom ut på arbetsmarknaden och behöll sina anställningar under den angivna perioden, blir de slutliga stödberättigande kostnaderna utifrån vilka bidraget ska betalas ut till stödmottagaren 17 × 2 000 euro = 34 000 euro.

Exempel (utfallsbaserade skalor för Ejflu): Investeringar i skogsområdesutveckling och förbättring av skogars livskraft (artikel 21 i förordning (EU) nr 1305/2013)

En skogsbrukare ska få stöd för beskogning och underhåll av tre hektar skog i sju år. Kostnaderna (för beskogning och underhåll) har fastställts på förhand av den förvaltande myndigheten utifrån typen av skog. Denna metod ska ingå i landsbygdsutvecklingsprogrammet. Kostnaderna är följande: 2 000 euro per hektar för etablering av skog och för underhåll, 600 euro per hektar det första året och 500 euro per hektar efterföljande år.

De totala stödberättigande kostnaderna skulle därför bli

3 hektar × 2 000 euro per hektar + 3 hektar × 600 euro per hektar + (3 hektar × 500 euro per hektar) × 6 år = 16 800 euro.

Exempel (processbaserade skalor för EHFF): Datainsamling (fartygskostnader)

Dagskostnaderna för fartygsanvändning beräknas baserat på historiska data (genomsnitt för tidigare år). Antalet dagar som tilldelas till projektet upptecknas sedan i loggböcker.

3.2.2. Personalkostnader enligt timsats (artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Beräkning av timsats

I artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs en särskild metod för att fastställande av personalkostnader (31). I enlighet med den artikeln får personalkostnader fastställas genom att en timsats beräknas enligt följande:

Formula

Före omnibusförordningens ikraftträdande föreskrevs den här metoden för beräkning av personalkostnader i artikel 68.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Genom omnibusförordningen infördes dock ytterligare ändringar av denna bestämmelse (nu under nya artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser) för att förtydliga dess tillämpning och göra det möjligt att tillämpa den på personer som arbetar deltid.

Fastställda personalkostnader enligt det ovanstående avser genomförande av en insats. Med ”genomförande av en insats” menas att man ombesörjer samtliga steg i en insats. Det finns ingen avsikt att utesluta några personalkostnader som rör särskilda steg i en insats.

Nämnaren, det vill säga en årsarbetstid på 1 720 timmar, är en standard som kan tillämpas direkt, utan att medlemsstaten måste göra någon föregående beräkning. Summan är baserad på medlemsstaternas genomsnittliga veckoarbetstid multiplicerat med 52 veckor och från vilken semesterledighet och genomsnittliga allmänna helgdagar har dragits av.

Täljaren måste dock motiveras. I förordningen om gemensamma bestämmelser avses den ”senaste dokumenterade årliga bruttoanställningskostnaden”. Men bruttoanställningskostnad definieras inte i förordningen om gemensamma bestämmelser. I enlighet med artikel 65.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska det i nationella bestämmelser om stödberättigande fastställas vad som ingår i årliga bruttoanställningskostnader, med hänsyn till sedvanliga redovisningsmetoder (se avsnitt 4.2.2) (32) och nationella bestämmelser (t.ex. kan det i nationella bestämmelser fastställas att kostnader för pendling till arbetsplatsen är en del av de bruttoanställningskostnaderna).

Förordningen avser beräkningen av timsatser genom att använda de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna. Det innebär att de uppgifter som används måste vara de mest aktuella som finns tillgängliga. Därför är beräkningsmetoder som bygger på stödmottagarens historiska uppgifter vanligtvis inte relevanta. Syftet med termen ”senaste” i artikel 68a.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser är att säkerställa att uppgifterna är tillräckligt aktuella och alltså representerar verkliga personalkostnader.

Årliga bruttopersonalkostnader behöver inte hänvisa till ett kalenderår eller budgetår (de kan vara uppgifter från tidsperioden från oktober 2015 till september 2016). Det viktiga är att bruttopersonalkostnaden täcker en fullständig tolvmånadersperiod. Det kan vara de tolv månaderna som föregår slutet på en rapporteringsperiod (för insatsen eller programmet), tolv månader före bidragsöverenskommelsen eller det senaste kalenderåret. Om uppgifter från en fullständig tolvmånadersperiod inte finns tillgängliga får de enligt artikel 68a i förordningen om gemensamma bestämmelser härledas från något av följande:

—

De tillgängliga dokumenterade bruttopersonalkostnaderna (en förvaltande myndighet kan till exempel använda uppgifter om en anställd för vilken fyra månaders uppgifter finns tillgängliga och extrapolera dessa till en årlig bruttopersonalkostnad, i förekommande fall med hänsyn till semesterersättning eller ersättning för den så kallade trettonde månaden).

—	Anställningsavtalet, med hänsyn till tillämpliga arbetsgivaravgifter och andra obligatoriska betalningar.

—	Kollektivavtal.

De årliga bruttopersonalkostnaderna kan beräknas på grundval av personens verkliga anställningskostnader. För månader med ofullständiga uppgifter får extrapolerade värden användas för att uppnå en god uppskattning av de verkliga kostnaderna under en tolvmånadersperiod.

Den årliga bruttopersonalkostnaden får baseras på de genomsnittliga personalkostnaderna för ett större antal anställda, till exempel anställda på samma nivå eller genom andra åtgärder som stort sett motsvarar personalkostnadsnivån.

De senaste årliga bruttopersonalkostnaderna måste dokumenteras: Detta kan ske genom redovisning, lönerapporter, hänvisning till offentligt tillgängliga avtal eller handlingar osv. De måste inte granskas på förhand men de måste vara granskningsbara.

Under vissa omständigheter kan timsatsen även fastställas när projektet inleds. Det går till exempel att fastställa när en person inleder sin medverkan i projektet (undertecknande av anställningsavtal eller ändring av en befattning) eller när stödmottagaren rapporterar sina kostnader till den förvaltande myndigheten. I detta fall måste dokumentet där stödvillkoren fastställs också fastställa användningen av denna metod.

3.2.3. Fastställande av stödberättigande personalkostnader enligt en beräknad timsats

Antalet arbetade timmar måste fastställas i enlighet med bestämmelserna om stödberättigande för motsvarande verksamhetsprogram. Endast arbetade timmar bör användas för att beräkna och redovisa de stödberättigande personalkostnaderna. Årlig ledighet ingår t.ex. redan i beräkningen av personalkostnaderna per timme. Sjukledighet får deklareras som personalkostnader om de relaterade kostnaderna uppbärs av stödmottagaren (dvs. stödmottagaren måste betala dem). Om en tredje part uppbär kostnaderna (t.ex. långtidssjukskrivning för vilken kostnaderna uppbärs av socialförsäkringssystemet) eller när det gäller obetald ledighet eller frånvaro (t.ex. ej motiverad frånvaro) som inte medför kostnader för stödmottagaren ska motsvarande ej arbetade timmar/dagar inte medräknas vid beräkningen av de stödberättigande personalkostnaderna som får redovisas. Detta beror på att stödmottagaren inte haft några kostnader i sådana fall. Om personalkostnader uppstår för ytterligare personal som ersätter den sjuklediga (eller i övrigt frånvarande) personen är dessa personalkostnader dock stödberättigande (dvs. motsvarande arbetade timmar medtas i beräkningen av stödberättigande personalkostnader).

Enligt artikel 68a.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser får deklarerade arbetstimmar inte överskrida antalet timmar som används i beräkningsmetoden som baseras på artikel 68a.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Det innebär att om 1 720 har använts som nämnare får antalet deklarerade timmar inte överskrida 1 720. 1 720 timmar utgör därmed ett maxantal timmar som kan deklareras för arbete inom en insats under en tolvmånadersperiod. Om en proportion av 1 720 användes som nämnare gäller samma princip (t.ex. för deltidsanställda som arbetar 50 procent är nämnaren 860 timmar. Därmed kan högst 860 timmar deklareras för dessa anställda. För anställda som är tilldelade till flera insatser gäller taket proportionerligt för varje insats för sig).

I artikel 68a.3 andra stycket föreskrivs att detta inte gäller för europeiskt territoriellt samarbete för personer som arbetar med insatsen på deltid, om timsatsen kan multipliceras med det verkliga antalet arbetstimmar och gränsen på 1 720 timmar överstigs.

När regeln om 1 720 timmar tillämpas kan beloppet för timsatsen betraktas som en enhetskostnad. Denna enhetskostnad kan användas för att ersätta utgifter för personalkostnader eller användas för att beräkna alla indirekta kostnader (till exempel genom att tillämpa schablonsatsen på 15 procent i enlighet med artikel 68 första stycket b eller för att beräkna alla återstående berättigande kostnader (genom att tillämpa schablonsatsen på 40 procent i enlighet med artikel 68b.1). Totalbeloppet som definieras efter att sådana schablonsatser har tillämpats ska också betraktas som enhetskostnader.

Om det rör sig om ett projekt som genomförts under flera års tid, kan den förvaltande myndigheten välja att uppdatera personalkostnaden per timme när nya uppgifter finns till förfogande eller tillämpa samma personalkostnad för hela genomförandeperioden. Om genomförandeperioden är mycket lång, är det lämpligt att fastställa olika etapper som avgör när och hur personalkostnaden per timme kan revideras.

3.2.4. Deltidsanställda på insatsen med fast arbetstid per månad

När anställda arbetar deltid på ett uppdrag men med en fast procentsats för tid per månad föreskrivs i artikel 68a.5 i förordningen att det inte finns något krav på ett system för registrering av arbetstid för att verifiera antalet arbetade timmar. Arbetsgivaren bör dock utfärda ett dokument som anger den fasta procentsatsen för arbetad tid på insatsen per månad och denna procentsats kan användas för att beräkna de stödberättigande personalkostnaderna. Denna procentsats kan också fastställas i anställningsavtalet. Om en person till exempel arbetar 60 procent av sin arbetstid på ett projekt kan de stödberättigande direkta personalkostnaderna beräknas genom att multiplicera bruttopersonalkostnaden (baserat antingen på verkliga kostnader eller beräknade enhetskostnader) med 60 procent.

3.2.5. Tillämpningsperiod

Ändringarna som har införts genom omnibusförordningen till 1 720-timmarsmetoden tillämpas från och med förordningens ikraftträdande, dvs. den 2 augusti 2018. Den förvaltande myndigheten får dock tillämpa den på pågående insatser under förutsättning att vissa villkor uppfylls (se 3.1.2.5).

Exempel (Eruf): Vissa typer av projekt som riktas till små och medelstora företag i fråga om FoU och innovation har ofta en hög andel personalkostnader. Tillämpningen av standardiserade skalor av enhetskostnader som ett alternativ är en välkommen förenkling för dessa små och medelstora företag. Enhetskostnaderna för verksamhet uttrycks i det här fallet som en timkostnad för de timmar som de anställda verkligen lägger ner på projektet. Den fastställs i förväg i det dokument där stödvillkoren anges, där det högsta finansiella stödbeloppet anges som det högsta antalet arbetade timmar som får multipliceras med enhetskostnaden (de beräknade kostnaderna för den personal som deltar).

Syftet med den standardiserade enhetskostnaden är att täcka de verkliga kostnaderna genom att göra en så bra approximering som möjligt av de verkliga kostnaderna och att ta hänsyn till skillnader mellan regioner och branscher. Den standardiserade enhetskostnaden definieras som en personalkostnad per timme enligt följande formel:

Personalkostnad per timme = bruttoårslön (inklusive rättsliga avgifter) delad med genomsnittlig reglerad arbetstid (inklusive semester).

Exempel: Personalkostnad per timme = 60 000 euro/(1 980 timmar – 190 timmars årlig ledighet) = 60 000/1 790 = 33,52 euro/timme.

Det finansiella stödet till insatsen beräknas som timkostnaden multiplicerad med det verkliga och kontrollerade antalet arbetade timmar. Detta innebär att små och medelstora företag måste behålla alla styrkande handlingar för det antal timmar som personalen lagt på projektet och att den förvaltande myndigheten måste behålla alla sådana handlingar som motiverar personalkostnaden per timme. I princip medför ett mindre antal styrkta arbetstimmar ett mindre slutligt stödbelopp.

Ytterligare exempel: Samma som ovan, men personalkostnaden per timme baseras på artikel 68a.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Personalkostnad per timme = senast dokumenterade bruttoårslön (inklusive rättsliga avgifter) delad med 1 720 timmar.

Exempel: Timkostnad = 60 000 euro/1 720 timmar = 60 000/1 720 = 34,88 euro/timme.

3.3. Enhetsbelopp

3.3.1. Allmänna principer

När det gäller enhetsbelopp beräknas alla stödberättigande kostnader eller delar av stödberättigande kostnader i en insats på grundval av ett på förhand definierat belopp som motiveras av den förvaltande myndigheten (33), som betalas om den på förhand definierade verksamheten och/eller utfallen har slutförts.

Enhetsbelopp kan också vara lämpliga för bidrag när standardiserade skalor av enhetskostnader inte är en lämplig lösning, t.ex. vid produktion av en uppsättning verktyg, anordnande av ett litet lokalt seminarium osv.

I vissa fall kan förvaltande myndigheter avskräckas från att använda enhetsbelopp på grund av att resultatet ofta anses uppnått eller icke uppnått, vilket leder till en binär situation där betalning endast sker när resultatet har uppnåtts helt. Detta kan dock undvikas genom delbetalningar som är kopplade till slutförandet av särskilda förutbestämda delmål.

3.3.2. Ändringar som införts genom omnibusförordningen och tillämpning i tidshänseende

Före omnibusförordningen var användningen av enhetsbelopp begränsad till belopp under 100 000 euro i offentligt stöd. För att förenkla användningen av enhetsbelopp har denna gräns utgått i och med omnibusförordningen. Det innebär att den förvaltande myndigheten från och med omnibusförordningens ikraftträdande får fastställa enhetsbelopp där det offentliga stödet överstiger 100 000 euro.

3.3.3. Exempel på enhetsbelopp

Exempel (Eruf): För att främja lokala produkter vill en grupp småföretag delta tillsammans i en handelsmässa.

På grund av insatsens låga kostnader beslutar den förvaltande myndigheten att använda ett enhetsbelopp för att beräkna det offentliga stödet. Därför uppmanas gruppen av företag att föreslå en budget för kostnaderna för att hyra, sätta upp och bemanna utställningsmontern. Ett enhetsbelopp på 20 000 euro fastställs utifrån förslaget. Utbetalningen till stödmottagaren ska göras på grundval av ett bevis på att man har deltagit i mässan. Den överenskomna budgeten på 20 000 euro bör sparas för revisioner (verifikation av förhandsberäkningen av enhetsbeloppet).

Exempel (ESF): En icke-statlig organisation som driver ett daghem behöver stöd för att inleda en ny verksamhet. Organisationen anger ett enhetsbelopp i förslaget och lämnar in ett detaljerat budgetförslag för inledande av verksamheten och dess genomförande under ett år. Tanken är att verksamheten ska kunna bedrivas självständigt efter det första året. Enhetsbeloppet kan till exempel täcka lönekostnaderna för en person som ansvarar för att ta hand om barnen under ett år, avskrivning av ny utrustning, kostnader för att marknadsföra den nya verksamheten och indirekta kostnader för förvaltnings- och redovisningskostnader, vatten, el, värme, hyra osv.

På grundval av det detaljerade budgetförslaget beviljar den förvaltande myndigheten ett enhetsbelopp på 47 500 euro som ska täcka alla dessa kostnader. I slutet av insatsen betalas beloppet ut till den icke-statliga organisationen på grundval av prestationerna, om ett normalt antal (10) ytterligare barn har fått barnomsorg. I det här fallet skulle alltså de verkliga kostnaderna för verksamheten inte behöva motiveras.

Detta innebär dock att de stödberättigande kostnaderna blir 0 och att enhetsbeloppet inte betalas om endast nio barn fått barnomsorg. För att lösa detta kan ett delmål fastställas i dokumentet där stödvillkoren anges att halva totalsumman (23 750 euro) betalas om fem barn fått barnomsorg.

Exempel (ESF): En icke-statlig organisation vill anordna ett lokalt seminarium och ta fram verktyg för de socioekonomiska förhållandena för det romska samhället i en region i en medlemsstat. Dokumentet där stödvillkoren anges ska inbegripa ett detaljerat budgetförslag och målen för bidraget, dvs. 1) genomförande av seminariet och 2) framställning av verktyg för att göra arbetsgivarna i regionen mer medvetna om de särskilda problem som romerna står inför.

På grund av insatsens storlek och mål (liten insats med kostnader som inte är lätta att kvantifiera genom standardiserade skalor av enhetskostnader) samt stödmottagarens egenskaper (lokal icke-statlig organisation) beslutar sig den förvaltande myndigheten för att använda systemet med enhetsbelopp.

För att beräkna enhetsbeloppets storlek behöver den förvaltande myndigheten ett detaljerat budgetförslag för var och en av insatserna: Efter förhandlingar om det detaljerade budgetförslaget fastställs enhetsbeloppet till 45 000 euro fördelat på två projekt där 25 000 euro går till seminariet och 20 000 euro går till verktygen.

Om villkoren i det dokument där stödvillkoren anges respekteras (anordnande av seminariet och produktion av verktygen), kommer 45 000 euro att betraktas som stödberättigande kostnader vid avslutandet. De verifikationer som krävs för utbetalning av bidraget (och som sedan ska arkiveras) utgör bevis för att seminariet anordnades och att den färdiga uppsättningen verktyg producerades.

Om endast en del av projekten (t.ex. seminariet) genomförs, sänks bidraget för den delen (25 000 euro) beroende på vad som överenskommits enligt det dokument där stödvillkoren anges.

Exempel (Ejflu): Kvalitetssystem för jordbruksprodukter och livsmedel (artikel 16 i förordning (EU) nr 1305/2013)

En grupp jordbrukare som har fått stöd för att täcka sitt första deltagande i ett erkänt kvalitetssystem vill anordna PR-verksamhet för sina produkter. Den förvaltande myndigheten har beräknat kostnaden för verksamheten som ett enhetsbelopp (dvs. 15 000 euro/seminarium med minst 50 deltagare). Gruppen av jordbrukare måste ge bevis på att verksamheten utförts och på antalet deltagare (som ska vara minst 50).

Exempel (EHFF): Stöd för framtagning av produktions- och marknadsföringsplaner för producentorganisationer.

Enhetsbeloppet (som ska betalas när planen har godkänts) är baserat på historiska data (producentorganisationernas senaste redovisning av timmar och andra kostnader). Programförberedelserna är uppdelade mellan olika verksamhetstyper för att ta fram ett genomsnittligt belopp som sedan multipliceras med den tillämpliga stödnivån.

3.4. Schablonbelopp för tekniskt stöd

3.4.1. Tillämpningsområde

Efter omnibusförordningens ikraftträdande använde kommissionen den nya befogenheten enligt artikel 67.5a i förordningen om gemensamma bestämmelser för att definiera finansiering till en schablonsats för den ersättning som de förvaltande myndigheterna betalar ut till en eller flera stödmottagare för kostnader för insatser som finansierats under insatsområdet tekniskt stöd. Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/1867 (34) trädde i kraft den 9 november 2019.

För ESF, Eruf, sammanhållningsfonden och Ejflu är schablonsatsen för fastställande av utgifter som härrör från tekniskt stöd fastställt på 4 procent av de andra typerna av utgifter. För Eruf-programmen inom europeiskt territoriellt samarbete och EHFF är schablonsatsen fastställd till 6 procent. Dessa schablonsatser får endast tillämpas på utgifter för insatser som omfattas av insatsområdena i något annat program än tekniskt stöd och som har varit föremål för förvaltningskontroll, eller om det gäller Ejflu, på grundval av utgifter för insatser som omfattas av andra landsbygdsutvecklingsåtgärder än tekniskt stöd och som har varit föremål för relevanta administrativa kontroller och deklareras från och med det budgetår för jordbruket som inleds den 16 oktober 2019 eller från och med ett efterföljande budgetår för jordbruket. Följaktligen är verksamhetsprogram som består uteslutande av tekniskt stöd uteslutna från den delegerade förordningens tillämpningsområde.

Det bör noteras att de utgifter som får ingå i grunden för beräkningen av schablonsatsen avser det totala värdet av stödberättigande betalningsanspråk även om inte alla fakturor täcktes av de administrativa kontrollerna, i linje med punkt 1.7 i riktlinjerna för medlemsstaternas förvaltningskontroller (EGESIF 14-0012_02) som gör det möjligt att kontrollera en ansökan om ersättning från stödmottagaren på grundval av ett urval av utgiftsposter.

Schablonsatsen får tillämpas från det räkenskapsår som inleds den 1 juli 2019, eller om det gäller Ejflu, från det budgetår för jordbruket som inleds den 16 oktober 2019 eller ett efterföljande budgetår för jordbruket. Tillämpningen av schablonsatsen kräver ingen programändring, förutom när det gäller Ejflu, där denna information ska inkluderas i eventuella efterföljande programändringar.

Det är upp till medlemsstaterna att välja att använda finansiering till en schablonsats. För att undvika risken för dubbel finansiering av samma utgift bör denna metod när den väl tillämpas vara den enda formen för ersättning för tekniskt stöd tills programmet har avslutats (35). Medlemsstaterna ska därför informera kommissionen om deras val att använda denna form av ersättning, i förekommande fall tillsammans med deras första betalningsansökan där denna schablonsats tillämpas.

3.4.2. Betalningsansökningar och ersättningar

Grunden för tillämpning av denna schablonsats är utgifter som har varit föremål för förvaltningskontroller efter ikraftträdandet av delegerad förordning (EU) 2019/1867 (dvs. efter den 9 november 2019) och från och med räkenskapsåret som börjar den 1 juli 2019. Utgifter som genomgått förvaltningskontroller före den 9 november 2019 undantas från denna grundval. Detta slutdatum (9 november 2019) avser inte datumet för att inkomma med en betalningsansökan till kommissionen. När det gäller Ejflu är grunden för tillämpning av den här schablonsatsen de utgifter som har varit föremål för administrativa kontroller och deklarerats till kommissionen från och med det budgetår för jordbruket som inleds den 16 oktober 2019 eller från och med ett efterföljande budgetår för jordbruket.

Om belopp har utelämnats från räkenskaperna på grund av deras löpande bedömning i enlighet med artikel 137.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, kan de inkluderas i en efterföljande betalningsansökan och inkluderas i grunden för beräkning av schablonsatsen om bedömningen är positiv och (ytterligare) förvaltningskontroller ägde rum efter den 9 november 2019.

Medlemsstaterna måste kunna påvisa att schablonsatsen endast har tillämpats på utgifter som uppfyller dessa villkor. Detta kan ske inom den förvaltande myndighetens och/eller det utbetalande organets it-system.

Det kan hända att en betalningsansökan innehåller utgifter som har genomgått förvaltningskontroller efter den 9 november 2019 (grundval för att tillämpa schablonsatsen för tekniskt stöd) och utgifter vars förvaltningskontroller redan hade slutförts vid det datumet. Det görs ingen åtskillnad mellan dessa utgifter i SFC. Det är medlemsstatens skyldighet att säkerställa att schablonsatsen endast tillämpas på rätt grundval, övervaka belopp för tekniskt stöd som ingår i betalningsansökan och säkerställa att dubbelfinansiering inte förekommer. En möjlig lösning skulle kunna vara att inkomma med två skilda betalningsansökningar och därmed garantera en tydlig verifieringskedja.

Kommissionen ska ersätta betalningsansökningar där belopp som den förvaltande myndigheten eller det utbetalande organet har beräknat genom att tillämpa schablonsatsen (4 procent respektive 6 procent) på samma sätt som någon annan betalningsansökan.

Det totala beloppet kan betalas till en enda stödmottagare eller delas upp mellan flera stödmottagare enligt överenskommelser på nationell nivå. Det får dock inte överstiga tröskelvärdet på 4 procent (respektive 6 procent). Det finns inget krav på att rättfärdiga uppdelningen enligt unionslagstiftningen.

Ersättningsmetoden kan även tillämpas på flerfondsprogram, även om det eller de insatsområden som ligger till grund för utgifterna får stöd från en annan fond än den fond som stöder insatsområdet för tekniskt stöd.

3.4.3. Schablonsatsens inverkan på anslag för tekniskt stöd inom det operativa programmet/landsbygdsutvecklingsprogrammet

Den sats som fastställs i delegerad förordning (EU) 2019/1867 ska tillämpas inom gränsen för anslaget till tekniskt stöd i programmet. Det innebär att tillämpningen av ersättning för tekniskt stöd på grundval av schablonsatsen inte har en inverkan på de anslag för tekniskt stöd som fastställs i programmen. När programmyndigheterna beslutar huruvida schablonersättning för tekniskt stöd är lämplig i deras program bör de ta hänsyn både till de anslag som är tillgängliga inom andra insatsområden än tekniskt stöd som ligger till grund för tillämpningen av schablonsatsen och till de anslag som är tillgängliga inom insatsområdet tekniskt stöd. Därmed gäller följande:

—

Om det tekniska stödbelopp som anslagits och som ännu inte ingår i en betalningsansökan för programmet utgör mindre än 4 procent (respektive 6 procent) av de återstående anslagen för annat än tekniskt stöd för programmet

—	ersätts utgiften för tekniskt stöd tills dess att totalbeloppet för tekniskt stöd som anslagits för det operativa programmet har nåtts; ingen ersättning för tekniskt stöd som överstiger detta anslag skulle förekomma.

—

Om det tekniska stödbelopp som anslagits och som ännu inte ingår i en betalningsansökan för programmet utgör mer än 4 procent (respektive 6 procent) av de återstående anslagen för annat än tekniskt stöd för programmet

—

säkerställer ersättningen enligt schablonsatsen inte en fullständig täckning av anslaget för tekniskt stöd eftersom endast den schablonsats som fastställts i delegerad förordning (EU) 2019/1867 skulle användas för att ersätta utgifter för tekniskt stöd (denna form av schablonersättning kan inte kombineras med ersättning för tekniskt stöd under verkliga kostnader).

3.4.4. Verifieringskedja och konsekvenser av rättelser

Artikel 125.4 a i förordningen om gemensamma bestämmelser och artikel 59 i förordning (EU) nr 1306/2013 gäller. Den förvaltande myndigheten eller det utbetalande organet (om detta är Ejflu) måste säkerställa att

—	alla utgifter som inte gäller tekniskt stöd som beaktats i tillämpningen av schablonsatsen har genomgått förvaltningskontroller efter 9 november 2019 och, i fall med Ejflu, att utgiften har genomgått administrativa kontroller och inte har redovisats i förväg till kommissionen,

—	schablonsatsen har tillämpats korrekt.

När det gäller Ejflu bör det i enlighet med artikel 48.2 a i förordning 809/2014 alltid kontrolleras att stödmottagaren är berättigad till tekniskt stöd, i syfte att även säkerställa förenligheten med artikel 51.2 andra stycket i förordning (EU) nr 1305/2013.

Förvaltningskontroller och revisioner kommer inte att kontrollera de utgifter som stödmottagaren haft eller betalat under genomförandet av de insatser som finansieras med denna metod.

För att förvaltningsmyndigheterna ska kunna övervaka att tekniskt stöd genomförs i enlighet med programreglerna och uppfyller de indikatorer som ingår i programmet kommer information om genomförandet av tekniskt stöd även fortsättningsvis att ingå i de årliga genomföranderapporterna och kan diskuteras i övervakningskommittéerna.

Minskningar av de utgifter som utgör grunden för beräkningen av schablonsatsen efter tillämpningen av finansiella korrigeringar kommer att påverka beräkningen av schablonsatsen, vilket leder till en proportionerlig minskning av bidrag för tekniskt stöd.

KAPITEL 4

Fastställande av förenklade kostnadsalternativ

I artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser införs flera metoder för beräkning av förenklade kostnader: Vissa av dem baseras på statistiska eller historiska uppgifter, andra på uppgifter från stödmottagarna eller på delar i förordningen. Efter ändringen av förordningen om gemensamma bestämmelser genom omnibusförordningen har ett nytt sätt att fastställa förenklade kostnadsalternativ ombesörjts: budgetförslag. Den här metoden bygger på artikel 14.3 i förordningen om Europeiska socialfonden som före omnibusförordningens ikraftträdande redan tillät förvaltande myndigheter att fastställa förenklade kostnadsalternativ från fall till fall (för en individuell insats som stöd av ESF) med hänvisning till ett budgetförslag (36).

Det är viktigt att säkerställa att metodologin dokumenteras korrekt när förenklade kostnadsalternativ fastställs.

4.1. Förenklade kostnadsalternativ måste fastställas på förhand (37)

I enlighet med artikel 125.3 c i förordningen om gemensamma bestämmelser måste den förvaltande myndigheten säkerställa att stödmottagaren förses med ett dokument som fastställer villkoren för stöd för varje insats. Det är viktigt att i detta dokument informera stödmottagarna om exakt vad som krävs för att styrka de deklarerade utgifterna och vilka prestationer eller resultat som ska uppnås.

Därför måste förenklade kostnadsalternativ definieras på förhand. Enligt artikel 67.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser. måste metoden som ska tillämpas för att fastställa de förenklade kostnaderna ingå senast i det dokument som fastställer villkoren för stödet. Relevanta metoder och villkor bör ingå i de bestämmelser om stödberättigande som gäller för programmet.

Förenklade kostnadsalternativ måste definieras i förväg och användningen av förenklade kostnadsalternativ ska framgå i inbjudningar att lämna projektförslag till potentiella stödmottagare för att säkerställa att principerna om öppenhet och likabehandling respekteras. Dessutom bör retroaktiv tillämpning för insatser som redan genomförs på grundval av verkliga kostnader undvikas eftersom likabehandlingen av stödmottagarna kan äventyras.

När de standardiserade skalorna av enhetskostnader och schablonsatsen eller schablonbeloppet (i fallet med enhetsbelopp) har fastställts, får beloppen inte ändras under eller efter genomförandet av en insats för att kompensera för en ökning av kostnaderna eller underutnyttjandet av den tillgängliga budgeten, såvida inte en justering över tiden tydligt uttrycks i inbjudan att lämna förslag (38) (t.ex. fleråriga insatser kan förutse en justering över tid kopplat till inflation).

När det gäller fleråriga insatser är det i undantagsfall möjligt att göra en avräkning och avsluta motsvarande verksamhet i insatsen efter att en första del av insatsen har genomförts och att därefter använda schablonsatser, standardiserade skalor av enhetskostnader eller enhetsbelopp för den återstående delen/perioden av insatsen. I sådana fall bör den period för vilken verkliga kostnader deklareras vara tydligt åtskild från den period för vilken kostnader deklareras utifrån de förenklade kostnadsalternativen för att undvika dubbeldeklarering av projektkostnader.

4.2. En rättvis, rimlig och kontrollerbar beräkningsmetod (39)

4.2.1. Allmänna principer

4.2.1.1. En rättvis beräkningsmetod

Beräkningen måste vara skälig, dvs. verklighetsbaserad, inte överdriven eller extrem. Om en viss standardiserad skala av enhetskostnader tidigare har legat på 1–2 euro, förväntar sig kommissionens avdelningar inte att skalan är 7 euro. Ur denna synvinkel är det oerhört viktigt vilken metod man använder för att fastställa enhetskostnaderna, schablonsatsen eller enhetsbeloppet. Den förvaltande myndigheten måste kunna förklara och motivera sina val. En ”idealisk” rättvis beräkningsmetod ska kunna anpassa beloppen efter särskilda villkor eller behov. Genomförandet av ett projekt kan t.ex. kosta mer i en avlägsen region än i en central sådan, på grund av högre transportkostnader. Denna faktor bör tas med i beräkningen när man fastställer enhetsbelopp eller schablonsatser som ska betalas för liknande projekt i de båda regionerna.

4.2.1.2. En rimlig beräkningsmetod

Den viktigaste tanken bakom begreppet ”rimlig” är att beräkningen inte får gynna vissa stödmottagare eller insatser framför andra. Beräkningen av standardiserade skalor av enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser måste garantera likabehandling av stödmottagare och/eller insatser. Skillnader i schablonsatser eller belopp ska motiveras objektivt, dvs. objektiva egenskaper hos stödmottagarna eller insatserna.

4.2.1.3. En kontrollerbar beräkningsmetod

Fastställandet av schablonsatser, standardiserade skalor av enhetskostnader eller enhetsbelopp ska baseras på skriftliga bevis som kan kontrolleras (40). Den förvaltande myndigheten måste kunna visa på vilka grunder det förenklade kostnadsalternativet har upprättats. Det är mycket viktigt att säkerställa överensstämmelse med principen om en sund finansiell förvaltning.

Det organ som fattar beslut om metoden med det förenklade kostnadsalternativet bör minst dokumentera följande:

—	En beskrivning av beräkningsmetoden, inbegripet viktiga steg i beräkningen.

—	Källor till de uppgifter som används för analysen och beräkningarna, inbegripet en bedömning av uppgifternas relevans för de planerade insatserna, och en bedömning av uppgifternas kvalitet.

—	Själva beräkningen för att fastställa värdet av det förenklade kostnadsalternativet.

4.2.2. Metoderna i praktiken

I förordningen om gemensamma bestämmelser anges flera möjligheter för uppfyllandet av kravet på rättvisa, rimlighet och kontrollerbarhet.

4.2.2.1. Användning av ”statistiska” uppgifter, expertbedömningar eller annan objektiv information (artikel 67.5 a i)

—	Statistiska uppgifter kan komma från nationella statistikkontor, Eurostat eller andra tillförlitliga källor.

—	En annan källa till statistiska uppgifter är statistisk analys av historiska uppgifter (båda, för projekt eller insatser som finansieras genom de europeiska struktur- och investeringsfonderna eller andra källor).

—

Annan objektiv information kan till exempel vara i form av

—	marknadsenkäter, marknadsundersökningar, osv. (lämplig dokumentation måste tillhandahållas)

—	ersättningssatser för resekostnader i medlemsstaterna

—	satser som fastställts på nationell/regional nivå (t.ex. kostnader för skollunch)

—	timsatser som fastställts i ett nationellt kollektivavtal

—	uppgifter om ersättning för motsvarande arbete.

—

En expertbedömning ska bygga på en särskild uppsättning kriterier och/eller sakkunskap inom ett särskilt kunskapsområde, tillämpnings- eller produktområde, inriktning, bransch och så vidare. Den måste vara väldokumenterad och specifik för de särskilda omständigheterna i varje fall. Förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller ingen definition av expertbedömningar. Det är upp till de förvaltande myndigheterna att ange villkoren för att en bedömning ska betraktas som en expertbedömning och säkerställa att inga intressekonflikter förekommer.

—

Maximivärden, såsom tröskelvärden eller takvärden som fastställs i nationella regler, kan i princip inte användas vid fastställande av en metod som bygger på artikel 67.5 a i förordningen om gemensamma bestämmelser (eller för att fastställa ett budgetförslag, se kapitel 4.3), om det inte kan påvisas att de representerar ett rättvist värde.

Resultaten från dessa metoder får tillämpas på en grupp insatser och stödmottagare.

4.2.2.2 Användning av uppgifter (41) som är specifika för de enskilda stödmottagarna (artikel 67.5 a ii och iii i förordningen om gemensamma bestämmelser)

De metoder som beskrivs nedan kommer att tillämpas på individuella stödmottagare. Med hänsyn till de krav som användningen av stödmottagarspecifika uppgifter medför, innebär dessa metoder dock en förenkling för stödmottagare som kommer att genomföra flera projekt under programperioden.

Kontrollerade historiska uppgifter för enskilda stödmottagare

Metoden baseras på insamling av gamla redovisningsuppgifter från stödmottagaren, i fråga om verkliga kostnader som faktiskt uppkommit för de kategorier stödberättigande kostnader som täcks av de definierade förenklade kostnadsalternativen. I nödvändiga fall bör uppgifterna endast avse stödmottagarens kostnadsställen eller avdelningar som är involverade i insatsen. Detta förutsätter i själva verket att stödmottagaren har ett fullgott analytiskt redovisningssystem. Det innebär också att alla utgifter som inte är stödberättigande ska tas bort vid en beräkning som stöder de förenklade kostnadsalternativen.

När en förvaltningsmyndighet beslutar att använda denna metod, bör den beskriva följande:

—	De kostnadskategorier som täcks.

—	Den beräkningsmetod som används.

—

Längden på den serie som ska erhållas: Redovisningsuppgifter för minst de senaste tre åren måste erhållas för identifiering av eventuella ovanliga omständigheter som skulle ha påverkat de verkliga kostnaderna ett visst år liksom tendenser som styr kostnadsbeloppen. Den treåriga referensperioden används för att årliga variationer ska kunna beaktas. Men om den förvaltande myndigheten kan påvisa att användning av uppgifterna under en period på mindre än tre år är motiverat kan detta vara godtagbart. Till exempel, om ett nytt program har upprättats och det endast finns uppgifter för två år kan detta räcka. Om treåriga uppgifter inte finns till följd av fallets särskilda egenskaper kan två års uppgifter godtas. Även detta måste dock bedömas från fall till fall.

—	Det referensbelopp som ska tillämpas, t.ex. de genomsnittliga kostnaderna under referensperioden eller de kostnader som registrerats de senaste åren.

—	Eventuella justeringar som behövs för att ändra referensbeloppet. Justeringar kan tillämpas för att uppdatera kostnader från föregående år till löpande priser.

Tillämpning av normala rutiner för kostnadsredovisning för enskilda stödmottagare

Normala redovisningsrutiner är rutiner som stödmottagaren använder sig av för att redovisa alla sina normala, dagliga verksamhetstyper och finanser (inbegripet sådana som inte är kopplade till EU-stöd). Dessa metoder bör vara förenliga med nationella regler och standarder på redovisningsområdet. Längden på användningen är inte avgörande. En redovisningsmetod är inte ”vanlig” om den har anpassats för en viss insats eller grupp av insatser, till exempel sådana som mottar EU-stöd, och avviker från den eller de redovisningsmetoder som används i andra fall.

Det är viktigt att göra åtskillnad mellan verkliga kostnader och kostnader som fastställts enligt enskilda stödmottagares normala rutiner för kostnadsredovisning.

Med verkliga kostnader alltså avses kostnader som beräknats så exakt som möjligt (kostnader som stödmottagaren faktiskt haft) för den tid då insatsen pågår. Det är till exempel godtagbart att använda standardtimme som måttenhet för personalkostnader per timme (se t.ex. metoden med 1 720 timmar i avsnitt 3.2.2). Måttenheten för att beräkna ”verkliga kostnader” är dock de totala stödberättigande personalkostnaderna för varje enskild person som varit delaktig i insatsen.

En timkostnad som baseras på stödmottagarens rutiner för kostnadsredovisning kan beräknas utifrån de genomsnittliga lönekostnaderna för en större grupp anställda. Detta genomsnitt är normalt sett en löneklass eller liknande, som överensstämmer med bruttopersonalkostnaden, men det kan också vara ett kostnadsställe eller en avdelning (som berörs av insatsen) där bruttolönekostnaden kan variera avsevärt inom gruppen av anställda.

För att säkerställa likabehandling av stödmottagarna och att bidraget inte täcker kostnader som inte är stödberättigande, måste det därför föreskrivas minimikrav i det dokument där stödvillkoren anges och där stödmottagarna får tillåtelse att använda sina rutiner för kostnadsredovisning. Syftet med minimikraven är att se till att rutinerna för kostnadsredovisning i teorin och i praktiken leder fram till ett rättvist och rimligt system. Detta innebär att stödmottagaren måste ha ett acceptabelt analytiskt redovisningssystem. Det innebär också att alla utgifter som inte är stödberättigande ska tas bort vid beräkningen.

Gemensamma krav för användningen av uppgifter som är specifika för de enskilda stödmottagarna

Den förvaltande myndigheten ska kontrollera individuella stödmottagarspecifika uppgifter från fall till fall Detta måste ske senast när dokumentet som fastställer villkoren för stödet till stödmottagaren upprättas. Beroende på den försäkran som den förvaltande myndigheten fått från stödmottagarens interna ledning och kontrollsystem, kan stödmottagarspecifika uppgifter behöva bestyrkas av en extern revisor eller, om det rör sig om offentliga organ, en behörig och oberoende räkenskapsförare, för att tillförlitligheten i de referensuppgifter som den förvaltande myndigheten använder sig av ska kunna säkerställas. Intyganden av historiska uppgifter kan ske inom ramen för lagstadgade eller avtalsmässiga revisioner. Alla intyganden som görs på detta sätt kräver djupgående kunskaper hos den externa revisorn eller den oberoende räkenskapsföraren om bestämmelserna om de europeiska struktur- och investeringsfonderna med avseende på exempelvis verifieringskedjan, de underliggande kostnadernas stödberättigande karaktär och tillämplig lagstiftning. Därför får revisionsmyndigheten gärna bjudas in att stödja den här processen.

Om risken för fel eller oriktigheter i tidigare redovisningsuppgifter bedöms vara låg, kan beräkningsmetoden till exempel baseras på uppgifter som inte granskats på förhand av en revisor. Den förvaltande myndigheten måste objektivt kunna visa att risken faktiskt är låg och ange varför den anser att stödmottagarens redovisningssystem är tillförlitligt, komplett och korrekt.

4.3. Budgetförslag

Som anges i artikel 67.5 aa i förordningen om gemensamma bestämmelser sedan ikraftträdandet av omnibusförordningen och i artikel 14.3 i förordningen om Europeiska socialfonden i den version som var tillämplig fram till ikraftträdandet av omnibusförordningen, är budgetförslag ett alternativt sätt att fastställa förenklade kostnadsalternativ. Den förvaltande myndigheten eller övervakningskommittén för program för europeiskt territoriellt samarbete kan använda ett budgetförslag för att fastställa enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser för att ersätta stödmottagare.

Detta måste fastställas från fall till fall och i samråd med den förvaltande myndigheten för insatser där det offentliga stödet inte överstiger 100 000 euro. Beloppet måste betraktas som det högsta offentliga stöd som får betalas till stödmottagarna för hela insatsen, såsom anges i det dokument där stödvillkoren anges.

Syftet med den här möjligheten är att möjliggöra genomförandet av obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ för små insatser (se också artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser). Faktum är att det är möjligt att beräkna vissa förenklade kostnader med den här metoden om insatsen är mycket specifik. Budgetförslaget kommer att användas för att beräkna de specifika förenklade kostnadsalternativen för insatsen eller projektet. Den förvaltande myndigheten ska arkivera den handling som innehåller budgeten som en verifikation för att motivera de förenklade kostnadsalternativ som använts. Förvaltningskontrollen över insatsen eller projektet kommer enbart att baseras på de typer av förenklade kostnadsalternativ som tillämpas och inte på budgeten.

Budgeten bör bedömas av den förvaltande myndigheten på förhand på samma grunder som när verkliga kostnader används. I detta avseende rekommenderas det varmt att förvaltningsmyndigheterna fastställer parametrar eller högsta kostnadsnivåer för att åtminstone jämföra de största budgeterade kostnaderna mot parametrarna. Avsaknaden av parametrar eller högsta kostnadsnivåer kan göra det svårt för vilken förvaltningsmyndighet som helst att säkerställa likabehandling och iakttagande av principen om sund ekonomisk förvaltning. Även om det rekommenderas måste inte den förvaltande myndigheten jämföra det utförliga budgetförslaget från den potentiella stödmottagaren med liknande insatser när den bedömer budgeten.

Den förvaltande myndigheten får också fastställa minimiriktvärden avseende kvaliteten på det förväntade utfallet eller resultatet.

Den förvaltande myndigheten ska uppvisa och arkivera granskningen av budgetförslaget och de relaterade verifikationerna. Budgetförslaget ingår inte i det dokument som upprättats mellan den förvaltande myndigheten och stödmottagaren och där villkoren för stödet anges (bidragsöverenskommelsen).

När en och samma stödmottagare får stöd vid flera tillfällen, rekommenderas att det utförliga budgetförslaget jämförs med tidigare insatser som erhållit stöd.

Exempel på användning av budgetförslag: En stödmottagare vill anordna ett seminarium med 50 deltagare för att presentera nya arbetsredskap.

Personalen tillbringar viss tid med att planera och anordna eventet, en lokal hyrs, några föreläsare kommer från utlandet och protokoll från eventet måste offentliggöras. Det finns också indirekta kostnader för personal (redovisningskostnader, ersättning till konferencier) och el, telefonräkningar, IT-support osv.

Följande budget föreslås (42):

Summa direkta kostnader	45 000
Direkta personalkostnader	30 000
Boendekostnader	4 000
Resekostnader	5 000
Måltider	1 000
Informations-/offentlighetsåtgärder	5 000
Summa indirekta kostnader	7 000
Indirekta personalkostnader	4 000
El, telefon	3 000

Den förvaltande myndigheten och stödmottagaren ska diskutera och komma överens om budgetförslaget. Beräkningen av det förenklade kostnadsalternativet kommer att baseras på dessa uppgifter.

Den förvaltande myndigheten kan besluta att beräkna bidraget utifrån enhetskostnader, baserad på antalet deltagare i seminariet: enhetskostnader = 52 000 euro/50 = 1 040 euro/deltagare.

I det dokument som upprättas mellan den förvaltande myndigheten och stödmottagaren och som innehåller villkoren för stödet måste följande specificeras: definitionen av standardiserade skalor av enhetskostnader (dvs. vad som menas med deltagare), högsta (minsta) antalet deltagare, hur detta ska motiveras och enskilda enhetskostnader (1 040 euro).

Dessutom får de schablonsatser som fastställs i artiklarna 68, 68a och 68b i förordningen om gemensamma bestämmelser tillämpas för att fastställa de relevanta kostnadskategorierna i ett budgetförslag.

En hänvisning till artikel 14.3 i förordningen om Europeiska socialfonden (för bidragsöverenskommelser som undertecknats före omnibusförordningens ikraftträdande) eller artikel 67.5 aa i förordningen om gemensamma bestämmelser (för bidragsöverenskommelser som undertecknats efter omnibusförordningens ikraftträdande) ska finnas i dokumentet med villkoren för stöd.

Exempel Ejflu: Användning av budgetförslag inom Leader

En lokal aktionsgrupp väljer ett bioekonomiskt projekt som inlämnats av en icke-statlig organisation med syftet att använda spillträ för att generera energi i samhällets byggnader.

Bidraget kommer att omfatta följande insatser: 1) åtgärder för att öka medvetenheten (t.ex. möten, reklammaterial), 2) genomförbarhetsstudie, 3) pilotprojekt, inbegripet investeringar i biogasenheter och 4) projektsamordning.

Beaktat insatsens art (integrerat projekt som består av en bredd av verksamhetstyper vars kostnader är svåra att kvantifiera med standardiserade skalor av enhetskostnader) väljer den lokala aktionsgruppen att använda ett enhetsbelopp. För att beräkna enhetsbeloppets storlek kommer den lokala aktionsgruppen att kontrollera det detaljerade budgetförslaget som den icke-statliga organisationen lämnat in tillsammans med ansökan. Detta budgetförslag kommer att visa kostnadsuppskattningar för alla kostnadskategorier som behövs för att genomföra alla fyra insatser i projektet. Den lokala aktionsgruppen kommer att bedöma rimligheten hos dessa belopp (eller summan av dessa) på grundval av tillgängliga metoder (t.ex. jämförelse med programmet eller stödmottagarens historiska uppgifter, marknadsundersökning, bedömning av den lokala aktionsgruppens sakkunniga) och anta dem vid behov, innan ett enhetsbelopp fastställs (i vårt exempel 45 000 euro). Den lokala aktionsgruppen kan besluta att bygga in ett delmål och därmed ha två betalningar: 25 000 euro för åtgärderna för att öka medvetenheten och studien samt 20 000 euro för pilotprojektet.

Dokumentet med villkoren för stödet bör tydligt ange de åtgärder som krävs för varje betalning och styrkande handlingar (dvs. deltagarförteckning, studiens utfall, bilder på biogasenheten, osv.). Om dessa villkor uppfylls kommer 45 000 euro betraktas som stödberättigande kostnader vid avslutandet. De verifikationer som krävs för utbetalning av bidraget (och som sedan ska arkiveras) utgör bevis för att åtgärderna för att öka medvetenheten, studien och pilotprojektet har utförts.

Om endast en av projektet faser (t.ex. åtgärderna för att öka medvetenheten och studien) genomförs, sänks bidraget för den delen (25 000 euro) beroende på vad som överenskommits enligt det dokument där stödvillkoren anges.

4.3.1. Andra fonders tillämpning av budgetförslag som metod för att fastställa enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser före omnibusförordningens ikraftträdande

Före omnibusförordningens ikraftträdande var användningen av ett budgetförslag som metod endast möjligt för Europeiska socialfonden för insatser med ett offentligt stöd som inte överskred 100 000 euro (artikel 14.3 i förordningen om Europeiska socialfonden).

Andra europeiska struktur- och investeringsfonder kan dock också använda ett budgetförslag för att motivera sina förenklade kostnadsalternativ om budgetförslaget betraktades som objektiv information avseende artikel 67.5 a i) i förordningen om gemensamma bestämmelser och förutsatt att relevanta fondspecifika bestämmelser följdes.

I och med omnibusförordningens ikraftträdande är ett budgetförslag nu en metod i artikel 67.5 aa för alla europeiska struktur- och investeringsfonder för insatser med offentligt stöd som inte överstiger 100 000 euro.

4.4. Tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser från andra områden

Från unionens övriga politikområden

Artikel 67.5 b i förordningen om gemensamma bestämmelser

Denna metod syftar främst till att samordna bestämmelserna på unionens olika politikområden. Avsikten är att förtydliga att om kommissionen redan har tagit fram förenklade kostnader för en viss typ av stödmottagare och insats inom ett politikområde, behöver inte medlemsstaten göra om detta för åtgärderna inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna, utan kan återanvända den metod och de förenklade kostnadsalternativ som används inom unionens politik på andra områden.

Alla tillämpliga metoder inom unionens andra politikområden kan användas för liknande insatser och stödmottagare. Metoder som har använts tidigare men avslutats är inte tillåtna. Om den metod som används inom unionens andra politikområden ändras under programperioden bör denna ändring även gälla för de projekt inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna som har valts ut efter det att metoden ändrades.

Vid återanvändning av en befintlig EU-metod bör den förvaltande myndigheten säkerställa och dokumentera

—	att hela metoden återanvänds (t.ex. definitionen av direkta/indirekta kostnader, stödberättigande utgifter och tillämpningsområde) och inte bara resultatet av denna (andelen av X %),

—	att metoden tillämpas för liknande typer av insatser och stödmottagare,

—	att det hänvisas till den metod som används inom andra av EU:s politikområden.

Artikel 68 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser

Artiklarna 20 och 21 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 (43) innehåller ytterligare bestämmelser om tillämpningen av schablonsatser för beräkning av indirekta kostnader på grundval av de metoder som används inom unionens övriga politikområden, och fastställer även tillämpningsområdet för dessa inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna enligt förordningen om gemensamma bestämmelser.

—

För insatser på området forskning och innovation: I den delegerade förordningen fastställs på vilka insatser den schablonsats på 25 procent för indirekta kostnader som är möjlig inom Horisont 2020 får tillämpas (44). Detta medför att alla relevanta delar av metoden för att tillämpa schablonsatsen för Horisont 2020 måste tillämpas. Direkta kostnader för underleverantörer och kostnader för resurser som tredje parter ställer till förfogande och som inte används i stödmottagarens lokaler samt ekonomiskt stöd till tredje parter måste undantas från de kostnader utifrån vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen (dvs. undantas från kostnader av den första typen). Eftersom schablonsatsen för Horisont 2020 är en schablonsats på 25 procent (och inte upp till 25 procent) är det inte möjligt för den förvaltande myndigheten att tillämpa en schablonsats som är lägre än 25 procent (eller högre) på grundval av artikel 68 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser.

—	Den delegerade förordningen innehåller också en förteckning över insatser som liknar de som ingår i Life-programmet, för vilka schablonsatsen på 7 procent för direkta kostnader enligt artikel 124.4 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (45) kan tillämpas.

I båda fallen bör det hänvisas till den delegerade förordningen och relevant artikel i det dokument där stödvillkoren anges. Dessutom kan sådana politikområden som inte anges i den delegerade förordningen också utgöra en grund för tillämpning av förenklade kostnadsalternativ enligt artikel 68 c i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Från bidragssystem som finansieras helt av medlemsstaterna (46)

Principen är densamma som för alternativ som används inom unionens politikområden (se ovan). Istället för att tillämpa metoder som används inom unionens politikområden tillämpas dock nationella metoder för förenklade kostnadsalternativ. De förenklade kostnadsalternativ som används i de nationella bidragssystemen (t.ex. stipendier och traktamenten) kan användas utan att ytterligare beräkningar behöver göras. De nationella metoderna som används kommer inte att bli föremål för revisioner. Revisionerna kommer endast att bedöma om valet av metod är väl motiverat och hur metoden tillämpas.

Alla tillämpliga nationella metoder kan användas för liknande insatser och stödmottagare som får stöd från de europeiska struktur- och investeringsfonderna på villkor att metoderna också används för insatser som enbart får stöd från nationella fonder. Till exempel kan en insats som stöder lärlingsplatser som finansieras helt av en nationell/regional resurs betraktas som ett nationellt system.

Om metoden ändras under programperioden bör samma ändring tillämpas, men endast på de projekt inom ramen för de europeiska struktur- och investeringsfonderna som valts ut i samband med inbjudningar att lämna förslag som offentliggjorts efter ändringen.

Vidare kommer inte nationella metoder som har avbrutits att kunna användas. Om metoden ändras/avbryts under programperioden bör de projekt inom ramen för de europeiska struktur- och investeringsfonderna som valts ut i samband med inbjudningar att lämna förslag efter detta ändras i enlighet härmed. Om metoden ändras under programperioden får dock metoden endast tillämpas på de projekt inom ramen för de europeiska struktur- och investeringsfonderna som valts ut i samband med inbjudningar att lämna förslag som offentliggjorts före metodens upphörande.

Regionala eller andra lokala beräkningsmetoder kan också användas, men de måste tillämpas i det geografiska område där de redan används.

Vid återanvändning av en befintlig nationell metod bör den förvaltande myndigheten säkerställa och dokumentera samma information som krävs vid återanvändning av en EU-metod, nämligen

—	att hela metoden återanvänds (t.ex. och i tillämpliga fall stödberättigande utgifter och tillämpningsområde) och inte bara resultatet av denna (enhetsbeloppet på X euro),

—	att metoden tillämpas för samma geografiska område eller ett mindre sådant (om en metod tillämpas i bara en region, kan den således återanvändas av regionen i fråga men inte av en annan region i medlemsstaten där den nationella metoden inte är tillämplig),

—	att metoden tillämpas för liknande typer av insatser och stödmottagare,

—	att hänvisningar till metoden och en motivering för att metoden ska användas för insatser som stöds av nationella medel.

Schablonsatser under perioden 2007–2013

Schablonsatser för att fastställa indirekta kostnader som upprättats under perioden 2007–2013 som utvärderats och godkänts av kommissionens avdelningar får fortsätta att tillämpas under perioden 2014–2020. Om det aktuella ESF- eller Eruf-programmet använder samma system och fortsätter att stödja samma typer av insatser, i samma geografiska område, inom de nya programmen, kommer kommissionens avdelningar att betrakta det förhandsgodkännande som gjorts för perioden 2007–2013, genom en skrivelse som undertecknats av relevant generaldirektorat, som giltigt för perioden 2014–2020. Alla ändringar av den godkända metoden är medlemsstatens ansvar.

Bedömning av om olika insatser och stödmottagare är liknande

I artikel 67.5 b och c i förordningen om gemensamma bestämmelser ges en medlemsstat möjlighet att återanvända befintliga beräkningsmetoder och tillhörande enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser som är tillämpliga för liknande insatser och stödmottagare. Det finns ingen indikation i förordningen om gemensamma bestämmelser på vad likhet mellan insatser och/eller insatser betyder. Det är upp till den förvaltande myndigheten att i varje enskilt fall bedöma huruvida likhetsvillkoret har uppfyllts. En insats och dess stödmottagare som redan är stödberättigande enligt ett program kan till exempel betraktas som liknande den ifrågavarande insatsen och stödmottagaren och beräkningsmetoden och de motsvarande enhetskostnaderna/schablonsatserna/enhetsbeloppen för det programmet kan återanvändas för den ifrågavarande insatsen. Som en allmän princip bör hänsyn tas till alla de delar av metoden som kan ha en inverkan på enhetskostnader/enhetsbelopp/schablonsatser. En granskning måste göras i varje enskilt fall.

4.5. Användning av satser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser eller i de fondspecifika bestämmelserna

Artikel 67.5 d i förordningen om gemensamma bestämmelser

I förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika förordningarna fastställs ett antal särskilda schablonsatser. Avsikten är att ge rättssäkerhet och minska den ursprungliga arbetsbördan eller behovet av tillgängliga uppgifter för att införa schablonsatsen, eftersom det inte ställs något krav på att en beräkning ska göras för att fastställa tillämpliga schablonsatser. Sådana metoder passar inte för alla slags insatser.

Schablonsatsen som fastställs enligt artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser som gäller för de fem europeiska struktur- och investeringsfonderna är en maximisats. Medlemsstaterna får använda denna schablonsats eller lägre schablonsatser utan att behöva göra någon specifik beräkning. Om den förvaltande myndigheten beslutar att inte tillämpa samma schablonsats för alla stödmottagare i en inbjudan att lämna projektförslag, bör den dock kunna styrka att principen om likabehandling och icke-diskriminering iakttagits.

4.6. Anpassning i tidshänseende av schablonsatser, enhetsbelopp och standardiserade skalor av enhetskostnader

Artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller inte någon bestämmelse om anpassning av förenklade kostnadsalternativ. En anpassning är därför inte obligatorisk. Den förvaltande myndigheten bör dock anpassa de förenklade kostnadsalternativen när den offentliggör en ny förslagsinfordran. Myndigheten kan även regelbundet göra en sådan anpassning för att beakta en indexering eller ekonomiska förändringar, t.ex. i fråga om energikostnader, lönenivåer osv. Kommissionen rekommenderar att metoden ska innefatta några automatiska anpassningar (t.ex. baserade på inflation eller löneutveckling). Därmed förblir det förenklade kostnadsalternativ en pålitlig uppskattning av verkliga kostnader.

Anpassade belopp ska endast tillämpas för projekt eller de faser i projektet som ska genomföras i framtiden, inte retroaktivt. För fleråriga insatser kan en årlig anpassning förutses i dokumentet med villkoren för stödet.

Inför eventuella revisioner bör den förvaltande myndigheten ha lämpliga verifikationer som motiverar de anpassade schablonsatserna eller beloppen.

4.7. Särskilda metoder för bestämning av belopp i enlighet med de fondspecifika bestämmelserna

Artikel 67.5 e i förordningen om gemensamma bestämmelser

Ytterligare metoder kan fastställas i de fondspecifika bestämmelserna. Före omnibusförordningens ikraftträdande definierade artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden en schablonsats på upp till 40 procent av stödberättigande personalkostnader för att täcka de återstående stödberättigande kostnaderna för en insats. Den här artikeln har utgått i och med omnibusförordningen och ersatts av artikel 68b i förordningen om gemensamma bestämmelser (se avsnitt 3.1.2.3).

KAPITEL 5

Konsekvenser för revision och kontroll

5.1. Behovet av en gemensam revisions- och kontrollmetod

Förenklade kostnadsalternativ kräver en uppskattning på förhand av kostnaderna på grundval av exempelvis historiska eller statistiska uppgifter. Eftersom dessa är genomsnitts- eller medianvärden, eller resultatet av någon annan statistiskt tillförlitlig metod är det oundvikligt att förenklade kostnadsalternativ i begränsad utsträckning över- eller underkompenserar i förhållande till de verkliga kostnaderna som stödmottagarna haft och betalat. Detta anses godtagbart under det gällande regelverket eftersom förenklade kostnadsalternativ som fastställts med hjälp av rätt metod anses vara en tillförlitlig uppskattning av de verkliga kostnaderna. En eventuell överkompensation utgör inte en vinst.

När förenklade kostnadsalternativ tillämpas kommer man vid kontroller och revisioner inte i efterhand att kontrollera de fakturor och belopp som betalats av stödmottagarna. Istället kommer man att kontrollera på förhand att metoden för upprättande av de förenklade kostnadsalternativen följer gällande regler och tillämpas korrekt.

Det här kapitlet beskriver tillvägagångssättet för förvaltningskontroller och revisioner av förenklade kostnadsalternativ. Medlemsstaterna uppmuntras också att beakta de grundförutsättningar som tagits fram gemensamt av revisionsrätten och kommissionens avdelningar med ansvar för de europeiska struktur- och investeringsfonderna och som är relevanta för alla organ som använder och kontrollerar förenklade kostnadsalternativ (47).

Vid kontroll och revision av förenklade kostnadsalternativ uppmuntras nationella myndigheter att upprätthålla ett gemensamt tillvägagångssätt för att säkerställa likabehandling när slutsatser om den deklarerade utgiftens lagenlighet och korrekthet dras.

5.2. Revisionsmyndighetens roll i utformningen av förenklade kostnadsalternativ

Det rekommenderas starkt att nationella revisorer utför kontroller på förhand av de förenklade kostnadsalternativens utformning och rapporterar utfallet av dessa kontroller före genomförandet. Ansvaret att definiera metoden och parametrarna för förenklade kostnadsalternativ faller helt och hållet på den förvaltande myndigheten. Om revisionsmyndigheten eller certifieringsorganet (för Ejflu) på förhand utför utvärdering och validering av denna metod och dess beräkning ökar det förenklade kostnadsalternativets kvalitet dock avsevärt, förutsatt att detta är förenligt med principen om åtskillnad av funktioner som fastställs i artikel 72 b i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Vid sådan bedömning utför revisorer en konsulttjänst som inte hindrar deras opartiskhet vid när de senare granskar de kostnader som deklareras på grundval av ett förenklat kostnadsalternativ under genomförandet. Om förhandsbedömningen av förenligheten utförs tillräckligt djupt och inom en väldefinierad ram och revisionsmyndigheten eller certifieringsorganet når till en positiv slutsats (dvs. formell validering av metoden för det förenklade kostnadsalternativet) kan revisionsmyndigheten eller certifieringsorganet använda resultatet av bedömningen för framtida (bekräftande) revisioner av förenklade kostnadsalternativ där stickprov av insatser används.

För programmet har det här tillvägagångssättet fördelen att det tillhandahåller den önskade rättssäkerheten och bidrar till att förebygga systematiska fel som kan få ekonomiska effekter om de endast upptäcks under genomförandet.

5.3. Allmänt tillvägagångssätt för förvaltningskontroll och granskning

I syfte att fastställa utgifternas lagenlighet och korrekthet när förenklade kostnadsalternativ används, kommer både kommissionen och medlemsstaterna vid revisioner och kontroller att verifiera att metoden utformas på korrekt sätt, att satserna eller beloppen (i förekommande fall) beräknas korrekt samt att de tillämpats korrekt.

I omnibusförordningen förtydligas – genom ändring av artikel 125.4 a i förordningen om gemensamma bestämmelser – tillämpningsområdet för de kontroller som ska utföras av den förvaltande myndigheten avseende kostnader som ersatts enligt förenklade kostnadsalternativ. I artikel 125.4 a i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att den förvaltande myndigheten ska kontrollera att medfinansierade varor och tjänster har levererats, att insatsen överensstämmer med tillämplig rätt samt med det operativa programmet och villkoren för stöd till insatsen.

För kostnader som återbetalas på grundval av förenklade kostnadsalternativ fastställs dessutom i artikel 125.4 a ii i förordningen om gemensamma bestämmelser att förvaltningskontroller (och följaktligen revisioner) ska ha till syfte att kontrollera att villkoren för återbetalning av utgifter till stödmottagaren har uppfyllts (till exempel enligt det som anges i bidragsöverenskommelsen).

För utgifter som ersätts på grundval av förenklade kostnadsalternativ innebär kravet enligt artikel 125.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser om att de medfinansierade produkterna och tjänsterna ska ha levererats, inte att kontrollerna ska syfta till att bekräfta detta eller begära dokumentation om underliggande kostnader.

För Ejflu fastställer artikel 48.2 d i genomförandeförordning (EU) nr 809/2014 att administrativa kontroller ska säkra att insatsens kostnader är stödberättigande, inbegripet att det är fråga om rätt kostnadsslag och beräkningsmetod när insatsen eller en del av denna omfattas av artikel 67.1 b, c och d i förordningen om gemensamma bestämmelser. Enligt punkt 3 b i samma bestämmelse behöver de kostnader som uppstår och de betalningar som utförts inte kontrolleras om en form eller metod som avses i artikel 67.1 b, c och d i förordningen om gemensamma bestämmelser tillämpas.

Därför omfattar tillämpningsområdet för förvaltningskontroll och granskning av utgifter för ersättningar baserat på en förenklad kostnadsmetod utfall/resultat för enhetskostnader och enhetsbelopp samt baskostnader när det gäller finansiering till en schablonsats. Förvaltningskontroller och revisioner kommer inte att omfatta individuella fakturor och särskilda förfaranden för offentlig upphandling som ligger till grund för utgifter som ersätts på grundval av förenklade kostnadsalternativ. Till följd av detta ska dessa underliggande ekonomiska handlingar eller upphandlingsdokument inte begäras med avsikten att kontrollera de utgifter som stödmottagaren haft och betalat.

Revisionen och kontrollen ska utföras på två nivåer:

1.	Kontroll av att beräkningsmetoden för fastställande av det förenklade kostnadsalternativet är korrekt.

2.	Kontroll av att de fastställda satserna och beloppen har tillämpats korrekt.

5.3.1. Kontroll av att beräkningsmetoden för det förenklade kostnadsalternativet är korrekt

Kontrollen av beräkningsmetoder sker vanligtvis för ett program (eller delar av sådana) eller flera program under en förvaltande myndighet eller ett förmedlande organs tillsyn. För förenklade kostnadsalternativ på grundval av stödmottagarnas egna uppgifter i enlighet med artikel 67.5 a ii och iii samt 67.5 aa i förordningen om gemensamma bestämmelser utförs den här kontrollen för särskilda stödmottagare.

I praktiken kommer granskningsmyndigheten kontrollera om det förenklade kostnadsalternativet fastställts i enlighet med kraven på beräkningsmetoder som fastställs i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser och relevanta bestämmelser som definierats av programmyndigheterna för sådana förenklade kostnadsalternativ.

Bedömningen av huruvida den metod som utformats av den förvaltande myndigheten var följden av en noga utförd analytisk process inbegriper

—	kontroll av att informationen om beräkningsmetoden är korrekt dokumenterad, lätt spårbar och tillämpas konsekvent,

—	verifiering av att de kostnader som ingår i beräkningarna är relevanta och stödberättigande,

—	verifiering av uppgifternas tillförlitlighet/riktighet,

—	verifiering av att de kostnadskategorier som omfattas av det förenklade kostnadsalternativet existerar,

—	utvärdering av den detaljerade beskrivningen av de steg som utförts för att fastställa det förenklade kostnadsalternativet.

Granskningen av beräkningsmetoden fokuserar på att verifiera om villkoren för att fastställa en metod har uppfyllts och ifrågasätter inte skälen till att välja en metod framför en annan. Valet av metod förblir den förvaltande myndighetens enskilda ansvar. Den förvaltande myndigheten bör dokumentera den fastställda beräkningsmetoden på lämpligt sätt och kunna visa på vilken grund schablonsatser, standardiserade skalor av enhetskostnader och enhetsbelopp har fastställts. Dokumentationen för beräkningsmetoden är föremål för kraven i de tillämpliga förordningarna (artiklarna 82, 87 och 88 i förordning (EU) nr 1306/2013 för Ejflu och artikel 140 i förordningen om gemensamma bestämmelser för de andra europeiska struktur- och investeringsfonderna).

För schablonsatser, enhetsbelopp och enhetskostnader som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser eller fondspecifika bestämmelser som inte kräver en beräkning för att fastställa gällande sats kommer granskningen att fokusera på definitionen av kostnadskategorierna (t.ex. direkta kostnader, indirekta kostnader, direkta personalkostnader). Det finns ingen rättslig grund för att begära underliggande dokument för förenklade kostnadsalternativ som fastställts i förordningen om gemensamma bestämmelser (revisorer får t.ex. inte begära att stödmottagarna ska tillhandahålla fakturor för verkliga kostnader för att bekräfta att stödmottagaren har haft indirekta kostnader motsvarande 15 procent om artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser har tillämpats).

5.3.2. Kontroll av att metoden tillämpas korrekt

—

Vid tillämpning av en schablonsats, av enhetskostnader eller av ett enhetsbelopp krävs ingen motivering av de verkliga kostnaderna för de kategorier utgifter som ingår i de förenklade kostnadsalternativen inbegripet, i tillämpliga fall, avskrivningar och naturabidrag. Naturabidrag som avses i artikel 69.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser kan beaktas vid beräkningen av värdet av en schablonsats, en standardiserad skala av enhetskostnader eller ett enhetsbelopp. När det förenklade kostnadsalternativet tillämpas finns det dock inget behov av att kontrollera förekomsten av naturabidrag och följaktligen att bestämmelserna i artikel 69.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser respekteras.

—	Kontroller av beräkningsmetoden kommer således vanligtvis att utföras av den förvaltande myndigheten (beroende på vilka metoder som används) eller av det förmedlande organet, medan kontroller av tillämpningen av den fastställda metoden kommer att göras på stödmottagarnivå.

5.3.2.1. Kontroll av att schablonsatsen tillämpas korrekt

Kontrollen av att schablonfinansieringen tillämpats korrekt inbegriper en kontroll av de kostnadskategorier inom insatsen som schablonsatsen tillämpas på, dvs. ”baskostnader” eller av beräkningen av dem i fall de har fastställs med hjälp av andra förenklade kostnadsalternativ. I förekommande fall ingår även en kontroll av andra kategorier av stödberättigande kostnader som inte medräknas i schablonfinansieringen (dvs. stödberättigande kostnader som schablonsatsen inte tillämpas på): De verkliga kostnader som stödmottagaren haft eller relaterade (ekonomiska) styrkande handlingar för de belopp som ersätts på grundval av schablonsatsen kontrolleras dock inte.

De nationella systemen ska ge en tydlig och klar definition av kostnadskategorier eller en på förhand upprättad förteckning av alla kategorier stödberättigande kostnader som schablonsatsen baseras på (och i relevanta fall övriga kategorier stödberättigande kostnader).

Vid kontroll av rätt tillämpning av schablonsatsen ska revisorerna göra följande:

—

Granska de programbestämmelser som berör detta alternativ och avtal med stödmottagaren för att bekräfta att

—	schablonbeloppet beaktar rätt kostnadskategorier, dvs. den beaktar rätt kategori och tillämpar den korrekta kategorin eller de korrekta kategorierna av stödberättigade kostnader som schablonbeloppet bygger på,

—	schablonbeloppets procentsats har tillämpats korrekt.

—

Kontrollera ”baskostnaderna”, till exempel utgifter som deklarerats på grundval av verkliga kostnader som schablonsatsen tillämpas på för att kontrollera att

—	det inte förekommer någon ej stödberättigande utgift i ”baskostnaderna”,

—

det inte förekommer någon dubbel deklaration av samma kostnadspost, dvs. att ”baskostnaden” eller någon annan verklig kostnad inte inkluderar någon kostnadspost som vanligtvis omfattas av schablonsatsen; administrativa kostnader som omfattas av en schablonsats för indirekta kostnader får för att undvika dubbelfinansiering inte ingå i någon annan kostnadskategori, såsom direkta verkliga kostnader för externa sakkunniga om de också innehåller indirekta kostnader för administration.

—

det belopp som fastställts genom att tillämpa schablonsatsen justeras proportionerligt om värdet på den baskostnad som schablonsatsen tillämpas på har ändrats. En eventuell minskning av det stödberättigande beloppet för ”baskostnader” som godkänts efter sådana kontroller av de kategorier av stödberättigande kostnader som schablonsatsen tillämpas på (dvs. i förhållande till den uppskattade budgeten eller till följd av en finansiell korrigering) för ”baskostnader” kommer att proportionerligt påverka de godtagna kostnadskategorierna som beräknas genom att tillämpa en schablonsats på ”baskostnaderna”.

5.3.2.2. Kontroll av att standardiserade skalor av enhetskostnader tillämpas korrekt

Kontrollerna av att de standardiserade skalorna av enhetskostnader tillämpas korrekt ska inbegripa en bedömning för att avgöra om de fastställda villkoren i fråga om utfall och/eller resultat för kostnadsersättning har uppfyllts.

Revisorn ska kontrollera följande:

—	Att de enheter som levererats av projektet i fråga om kvantifierade insatser, utfall eller resultat som omfattas av enhetskostnader är dokumenterade och därmed kontrollerbara och verkliga.

—	Att det deklarerade beloppet är lika med de fastställda enhetskostnaderna multiplicerade med antalet enheter som faktiskt har levererats av projektet.

—	Om det har fastställts andra villkor i det dokument där stödvillkoren anges, ska revisorerna även kontrollera att de villkoren har uppfyllts.

Revisorer och styrekonomer bör inte godta enhetskostnader som har betalats ut och deklarerats för kommissionen i förskott utan att motsvarande del av projektet har genomförts. Stödmottagaren är endast skyldig att redovisa och styrka antalet levererade enheter, inte den underliggande verkliga kostnaden.

5.3.2.3. Kontroll av att enhetsbelopp tillämpas korrekt

Med enhetsbelopp är slutförandet av insatsen grunden för att utlösa betalningen. Det är därför avgörande att få en bekräftelse på att utfallen/resultaten som rapporterats är verkliga. Kontrollen består därmed av att kontrollera huruvida de avtalade stegen (delmålen, i förekommande fall) i projektet har utförts fullständigt och utfallen/resultaten har levererats i enlighet med villkoren som fastställts av programmyndigheterna (utfallen/resultaten måste dokumenteras). De verkliga kostnaderna som uppbärs av stödmottagaren i förhållande till de levererade utfallen/resultaten kontrolleras inte.

5.3.2.4. Kontroll när en kombination av alternativ används inom samma insats

Om flera förenklade kostnadsalternativ kombineras måste revisionen och kontrollen bekräfta att alla kostnader i insatsen endast har deklarerats en gång, utöver de kontroller som krävs för varje typ av förenklad kostnad som beskrivs ovan. Detta inkluderar kontroll av att de metoder som används säkerställer att inga utgifter för en insats kan tas ut under mer än en typ av förenklat kostnadsalternativ och, om tillämpligt, direkta kostnader (dubbel deklaration av kostnader, till exempel både som direkta och som indirekta kostnader).

5.3.3. Möjliga fel eller oriktigheter kopplade till tillämpning av förenklade kostnadsalternativ

Här följer några exempel på saker som skulle kunna betraktas som fel eller oriktigheter:

—	Den metod som används för att beräkna de förenklade kostnadsalternativen respekterar inte de lagstiftningsmässiga kraven.

—	Resultaten av beräkningsmetoden har inte iakttagits vid fastställandet och tillämpningen av schablonsatserna.

—	En stödmottagare har inte följt de fastställda beloppen eller har deklarerat icke stödberättigande kostnader som inte ingår i de kategorier av stödberättigande kostnader som fastställts av den förvaltande myndigheten.

—	Samma kostnad har deklarerats dubbelt, dvs. som ”grundkostnader” (beräknad utifrån principen om verkliga kostnader, ett enhetsbelopp eller enhetskostnader) och som ”beräknade kostnader” (som tagits med i schablonsatsen).

—	”Grundkostnaderna” sänks utan en proportionell minskning av ”beräknade” stödberättigande kostnader (ingår i schablonsatsen).

—	Avsaknad av verifikationer för utfallen eller utfall som endast delvis har verifierats men som har betalats i sin helhet.

Om man i samband med en revision eller förvaltningskontroll upptäcker en oriktighet i de kategorier av stödberättigande kostnader som schablonsatsen ska tillämpas på, bör de beräknade stödberättigande kostnaderna minskas proportionellt till detta.

Exempel (Eruf): En kommun får ett bidrag på högst 1 000 000 euro i stödberättigande kostnader för byggandet av en väg.

Följande betalningsansökan görs för projektet:

Projekt 1: arbete (förfarande för offentlig upphandling)	700 000 euro
Projekt 2: övriga kostnader:	300 000 euro
Direkta personalkostnader (typ 1)	50 000 euro
Övriga direkta kostnader (typ 3)	242 500 euro
Indirekta kostnader (typ 2)	Direkta personalkostnader × 15 % = 7 500 euro
Summa deklarerade kostnader	1 000 000 euro

Den utgift som stödmottagaren deklarerat kontrolleras av den förvaltande myndigheten. Utgifter som inte är stödberättigande förekommer i de direkta personalkostnader som deklarerats.

Följande betalningsansökan godtas:

Projekt 1: arbete (förfarande för offentlig upphandling)	700 000 euro
Projekt 2: övriga kostnader:	300 000 288 500 euro
Direkta personalkostnader (typ 1)	50 000 40 000 euro
Övriga direkta kostnader (typ 3)	242 500 euro
Indirekta kostnader (typ 2)	Direkta personalkostnader × 15 % = 7 500 6 000 euro
Summa stödberättigande kostnader efter proportionerligt avdrag:	1 000 000 988 500 euro

Exempel (ESF): Enhetskostnader på 5 000 euro betalas för varje deltagare som slutför en utbildning.

Utbildningen börjar i januari och slutar i juni, och 20 personer förväntas delta. Beloppet för den förväntade stödberättigande utgiften är 20 × 5 000 euro = 100 000 euro. Varje månad skickar utbildaren en faktura på motsvarande 10 % av bidraget: 10 000 euro i slutet av januari och 10 000 euro i slutet av februari osv.

Eftersom ingen deltagare slutfört utbildningen i slutet av juni, betraktas alla dessa betalningar som förskottsbetalningar som inte kan deklareras till kommissionen. Först efter att det har påvisats att vissa personer har slutfört utbildningen kan ett belopp styrkas för kommissionen: Om 15 personer har slutfört utbildningen kan 15 × 5 000 euro = 75 000 euro intygas för kommissionen.

(1) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget.

(2) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 av den 17 december 2013 om fastställande av gemensamma bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och Europeiska havs- och fiskerifonden, om fastställande av allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden och Europeiska havs- och fiskerifonden samt om upphävande av rådets förordning (EG) nr 1083/2006.

(3) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1304/2013 av den 17 december 2013 om Europeiska socialfonden och om upphävande av rådets förordning (EG) nr 1081/2006.

(4) Andra sammanträdet för högnivågruppen av oberoende experter för övervakning av förenkling av de europeiska struktur- och investeringsfonderna.

(5) En särskild vägledning tar upp dessa två instrument.

(6) Europeiska socialfonden (ESF), Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf), Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (Ejflu), Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF), sammanhållningsfonden (CF).

(7) Finns på: https://www.eca.europa.eu/sv/Pages/DocItem.aspx?did=46515

(8) Årsrapport om genomförandet av budgeten, (2017) C 332/01, Europeiska revisionsrätten.

(9) Finns på: https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_EN.pdf

(10) Det bör anmärkas att det i förordningen om gemensamma bestämmelser även fastställs förenklade kostnadsalternativ som kan användas av den förvaltande myndigheten utan att någon beräkning behöver utföras. Därför kan de användas i detta fall även om det inte finns några tillgängliga tillförlitliga data för en viss typ av insatser.

(11) Samt artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden före omnibusförordningens ikraftträdande.

(12) För Europeiska socialfonden är detta en viktig ändring jämfört med den regel som fastställs i artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden, före omnibusförordningen.

(13) Denna schablonsats – som nu gäller för alla europeiska struktur- och investeringsfonder – bygger på den tidigare artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden, som endast gällde för ESF och som utgick i och med ikraftträdandet av omnibusförordningen. I motsats till artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden fastställer artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser att insatser som stöds av ESF, Eruf och Ejflu, som nu gäller för alla europeiska struktur- och investeringsfonder, betraktas löner och ersättningar till deltagarna betraktas som ytterligare stödberättigande kostnader som inte omfattas av schablonsatsen. De ingår inte i ”återstående stödberättigande kostnader” som beräknas enligt en schablonsats på 40 procent av stödberättigande direkta personalkostnader som fastställs i artikel 68b (se avsnitt 3.1.2.3 om artikel 68b).

(14) Se avsnitt 2.2.3 som innehåller ytterligare vägledning om tillämpning i tidshänseende av de ändringar som införts genom omnibusförordningen.

(15) I artikel 2.13 i förordningen om gemensamma bestämmelser definieras ”statligt stöd” som stöd som omfattas av artikel 107.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, vilket i den mening som avses i denna förordning ska anses inkludera stöd av mindre betydelse i den mening som avses i kommissionens förordning (EG) nr 1998/2006, kommissionens förordning (EG) nr 1535/2007 och kommissionens förordning (EG) nr 875/2007. Hänvisningen till statligt stöd i förordningen om Europeiska socialfonden ska tolkas enligt definitionen i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(16) Ändrad genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/779.

(17) En förklaring av de olika kostnadstyperna avseende finansiering till en schablonsats finns i avsnitt 3.1.1.

(18) Kostnader för rättsliga tvister är inte stödberättigande inom program för europeiskt territoriellt samarbete i enlighet med artikel 2.2 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 481/2014.

(19) Se det gemensamma uttalandet av rådet och kommissionen om artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser (COREPER/Rådets dokument 8207/12, ADD7 REV 1).

(20) Kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 av den 17 juni 2014 genom vilken vissa kategorier av stöd förklaras förenliga med den inre marknaden enligt artiklarna 107 och 108 i fördraget (EUT L 187, 26.6.2014, s. 1).

(21) Kommissionens tillkännagivande om begreppet statligt stöd som avses i artikel 107.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, EUT C 262, 19.7.2016, s. 1.

(22) Förordning (EU) nr 1407/2013 av den 18 december 2013 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse, förordning (EU) nr 1408/2013 av den 18 december 2013 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse inom jordbrukssektorn och förordning (EU) nr 717/2014 av den 27 juni 2014 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse inom fiskeri- och vattenbrukssektorn.

(23) Artikel 65.8 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(24) Artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser ändrades genom omnibusförordningen för att klargöra att alla regler som är tillämpliga på den andra fonden tillämpas på ESF eller Eruf när korsfinansiering förekommer.

(25) Detta var i synnerhet relevant före omnibusförordningens ikraftträdande eftersom artikel 14.2 och 14.3 i förordningen om Europeiska socialfonden innehöll särskilda bestämmelser om förenklade kostnadsalternativ som endast tillämpades på Europeiska socialfonden (och som även kunde tillämpas på en del av en insats som stöddes av Eruf i enlighet med artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. när Eruf tillhandahöll stöd till verksamhet av ESF-typ). Dessa bestämmelser har överförts till förordningen om gemensamma bestämmelser genom omnibusförordningen och tillämpas nu även på Eruf.

(26) En insats enligt artikel 2.9 i förordningen om gemensamma bestämmelser är ett projekt, ett avtal, en åtgärd eller en grupp projekt som valts ut av den förvaltande myndigheten.

(27) Definitionen gäller inte europeiskt territoriellt samarbete. När det gäller personalkostnader inom program för europeiskt territoriellt samarbete, se kommissionens delegerade förordning (EU) nr 481/2014.

(28) Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 av den 3 mars 2014 om komplettering av förordning (EU) nr 1303/2013 (EUT L 138, 13.5.2014, s. 5).

(29) Naturabidrag i form av löner eller ersättningar som betalas av en tredje part till förmån för deltagarna i en insats kan berättiga till stöd från ESF förutsatt att villkoren i bestämmelsen har uppfyllts, dvs. att naturabidrag uppkommer i enlighet med nationella regler, inklusive redovisningsregler och inte överstiger de kostnader som bärs av tredje part.

(30) Artikel 282.1 och 282.2 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

(31) Personalkostnader får också fastställas genom andra metoder som avses i förordningen om gemensamma bestämmelser, till exempel enhetskostnader med en annan nämnare än 1 720 timmar kan fastställas på grundval av artikel 67.1 b och artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(32) På grundval av artikel 18.1 i förordning (EU) nr 1299/2013 innehåller artikel 3 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 481/2014 särskilda bestämmelser om stödberättigande när det gäller personalkostnader i syfte att avgränsa vad som ska ingå i bruttopersonalkostnaderna för personal som anställs av stödmottagaren.

(33) Övervakningskommittén i fråga om europeiskt territoriellt samarbete.

(34) Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/1867 av den 28 augusti 2019 om komplettering av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 vad gäller fastställandet av finansiering till schablonsats – http://data.europa.eu/eli/reg_del/2019/1867/oj

(35) För Ejflu måste metoden tillämpas genom hela motsvarande budgetår.

(36) Detta alternativ var möjligt för insatser med offentligt stöd som inte överstiger 100 000 euro.

(37) Artikel 67.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(38) För stöd som inte anslås via inbjudan att lämna förslag bör detta framgå i det allmänna dokumentet som fastställer metoden för stödet.

(39) Artikel 67.5 a i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(40) Oavsett när metoden fastställts enligt artikel 67.5 a i förordningen om gemensamma bestämmelser, måste den kunna revideras så länge som den används.

(41) De metoder som omfattas av detta avsnitt är de som anges i artikel 67.5 a ii och iii i förordningen om gemensamma bestämmelser. Det budgetförslag som avses i artikel 14.3 i förordningen om Europeiska socialfonden (före omnibusförordningen) och artikel 67.5 aa i förordningen om gemensamma bestämmelser omfattas inte av dessa krav.

(42) Budgetförslaget ges endast som belysande exempel. Det bör inte betraktas som ett tillräckligt utförligt budgetförslag.

(43) Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 av den 3 mars 2014 om komplettering av förordning (EU) nr 1303/2013 (EUT L 138, 13.5.2014, s. 5).

(44) Artikel 29.1 i förordning (EU) nr 1290/2013 om reglerna för deltagande och spridning i Horisont 2020 – ramprogrammet för forskning och innovation (2014–2020).

(45) Artikel 124 i förordning nr 966/2012 har ersatts med artikel 181 i omnibusförordningen:

6. Den behöriga utanordnaren får godkänna eller kräva finansiering till en schablonsats för att täcka indirekta kostnader hos bidragsmottagaren på upp till 7 procent av de totala stödberättigande direkta kostnaderna för åtgärden. En högre schablonsats får godkännas genom ett motiverat beslut av kommissionen. […]

(46) Artikel 67.5 c i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(47) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_EN.pdf (Bilaga II – 1. Assurance on SCOs och 2. Performance of SCOs).

BILAGA I

Exempel på förenklade kostnadsalternativ

I denna bilaga ges ett exempel på ett bidrag till en stödmottagare som avser att anordna ett seminarium med 50 deltagare för att presentera nya arbetsverktyg. Personalen tillbringar viss tid med att planera och anordna eventet, en lokal hyrs, några föreläsare kommer från utlandet och protokoll från eventet måste offentliggöras. Det finns också indirekta kostnader för personal (redovisningskostnader, ersättning till konferencier) och el, telefonräkningar, IT-support osv.

Budgetförslaget (i euro) är följande i termer av ”verkliga kostnader”, och dess utformning kommer att bibehållas för samtliga möjligheter och alternativ så att skillnaderna kan tydliggöras:

Summa direkta kostnader	135 000	Summa indirekta kostnader	15 000
Direkta personalkostnader	90 000	Indirekta personalkostnader	12 000
Boendekostnader	12 000	El, telefon osv.	3 000
Resekostnader	15 000
Måltider	3 000
Informations-/offentlighetsåtgärder	15 000

Nedan anges olika alternativ när det gäller projekthanteringen, utifrån vilket förenklat kostnadsalternativ som valts.

Möjlighet 1: Standardiserade skalor av enhetskostnader (artikel 67.1 b i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Princip: Alla eller en del av de stödberättigande utgifterna beräknas på grundval av kvantifierade insatser, utfall eller resultat multiplicerat med de enhetskostnader som har fastställts i förväg.

För seminariet kan enhetskostnader på 3 000 euro per person som deltar i seminariet fastställas (med hjälp av någon av beräkningsmetoderna i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Följande budget skulle föreslås:

Högsta antal personer som deltar i seminariet = 50

Enhetskostnader/person som deltar i seminariet = 3 000 euro

Summa stödberättigande kostnader = 50 × 3 000 euro = 150 000 euro.

Om 48 personer deltar i seminariet, blir de stödberättigande kostnaderna följande: 48 × 3 000 euro = 144 000 euro

Verifieringskedja:

—	Den metod som används för att fastställa värdet av den standardiserade skalan av enhetskostnader bör dokumenteras och lagras.

—	Det dokument där stödvillkoren anges måste vara tydligt i fråga om den standardiserade skalan av enhetskostnader och de faktorer som leder till betalning.

—	Bevis på närvaro vid seminariet (närvarointyg).

Anm.:

I detta fall behöver inte deltagarnas stödberättigande kontrolleras. Ifall deltagarna i fråga måste ha en viss profil bör stödberättigandet alltid kontrolleras.

Möjlighet 2: Enhetsbelopp (artikel 67.1 c i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Princip: En stödberättigande utgift för en insats ska helt eller delvis ersättas på grundval av ett enda belopp som fastställts på förhand, i enlighet med fördefinierade avtalsvillkor om verksamhet och/eller utfall (motsvarande 1 enhet). Bidraget betalas ut om de på förhand fastställda villkoren om verksamhet och/eller utfall uppfylls.

Ett enhetsbelopp på 150 000 euro kan fastställas för anordnandet av seminariet (oberoende av antalet deltagare) för att presentera nya arbetsverktyg, vilken beräknats utifrån de metoder som anges i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Följande budget skulle föreslås:

Målet med enhetsbeloppet = att anordna ett seminarium för att presentera nya arbetsverktyg.

Summa stödberättigande kostnader = 150 000 euro

Om seminariet anordnas och nya arbetsredskap presenteras, är enhetsbeloppet på 150 000 euro stödberättigande. Ingen betalning görs om seminariet inte anordnas eller om nya arbetsverktyg inte presenteras.

Verifieringskedja:

—	Den metod som används för att fastställa värdet av enhetsbeloppet bör dokumenteras och lagras.

—	Det dokument där stödvillkoren anges måste vara tydligt i fråga om enhetsbeloppet och de faktorer som leder till betalning.

—	Bevis på seminariets genomförande och innehåll krävs (tidningsartiklar, inbjudningar och program samt bilder osv.).

Möjlighet 3: Schablonfinansiering (artikel 67.1 d i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Anm.:

De belopp som beräkningarna resulterar i är avrundade.

Allmän princip: Specifika kategorier av stödberättigande kostnader som tydligt har fastställts på förhand beräknas med tillämpning av en procentsats, som fastställts på förhand för en annan kategori eller flera andra kategorier av stödberättigande kostnader.

När olika typer av schablonfinansiering jämförs, bör alltid samtliga följande delar av metoden jämföras utöver schablonsatserna:

—	Kategorier av stödberättigande kostnader som en schablonsats tillämpas på (beräkningsgrund).

—	Schablonsatsen.

—	Kategorier av stödberättigande kostnader beräknade med schablonsatsen.

—	I tillämpliga fall, kategorier av stödberättigande kostnader som schablonsatsen inte tillämpas för och som inte beräknas med hjälp av schablonsatsen.

Alternativ 1: Den allmänna regeln om schablonfinansiering

Medlemsstaten använder en av de metoder som föreskrivs i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser (1) för att definiera en schablonsats på 47 procent som ska tillämpas på alla personalkostnader (både direkta och indirekta) för att bestämma insatsens övriga kostnader (2):

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av övriga stödberättigande kostnader (typ 1)	Personalkostnader = 90 000 + 12 000 = 102 000 euro
Schablonsats	47 %
Andra kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen (typ 2)	Övriga kostnader = 47 % av personalkostnaderna = 47 % × 102 000 = 47 940 euro
Andra kategorier av stödberättigande kostnader som schablonsatsen inte tillämpas för och som inte beräknas med hjälp av schablonsatsen (typ 3)	Ej tillämpligt

≥ Summa stödberättigande kostnader = 102 000 + 47 940 = 149 940 euro.

Budgetförslaget blir följande (i euro):

Personalkostnader (typ 1):	102 000	Övriga kostnader (typ 2) = Personalkostnader på 47 %	47 940
Direkta personalkostnader	90 000	(Beräkning)
Indirekta personalkostnader	12 000	Summa stödberättigande kostnader	149 940
(Vanligtvis baserade på verkliga kostnader.)

Verifieringskedja:

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av övriga stödberättigande kostnader

Direkta kostnader =

—	Tydlig definition av vad som utgör personalkostnader.

—	Bevis på sådana kostnader (lönespecifikationer, tidrapporter i relevanta fall osv.).

Schablonsats

Hänvisning till den metod som valts för schablonsatsen och till följande:

—	I fråga om punkt a, kravet på att den förvaltande myndigheten lagrar det dokument som styrker beräkningsmetoden.

—	I fråga om punkt b, korrekt tillämpning av metoden (som fortfarande gäller när insatsen väljs) och bevis på att stödmottagaren och typen av insatser är desamma.

—	I fråga om punkt c, bevis på att metoden som tillämpas på bidragssystem finansieras av medlemsstaten och fortfarande gäller när insatsen väljs samt bevis på att stödmottagaren och typen av insatser är desamma.

—	I fråga om punkt d, hänvisning till tillämpad metod.

Andra kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen

Ingen motivering behövs.

Alternativ 2: Schablonfinansiering av indirekta kostnader (artikel 68 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser)

I enlighet med artikel 68 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser, ska medlemsstaten utforma ett schablonsystem där en schablonsats på 11,1 procent – beräknad enligt någon av metoderna i artikel 67.5 a eller c i förordningen om gemensamma bestämmelser – tillämpas för de stödberättigande direkta kostnaderna: Schablonsatsen beräknas på grundval av en rättvis, rimlig och kontrollerbar beräkningsmetod eller en metod som tillämpas inom bidragssystem som helt och hållet finansieras av medlemsstaten för liknande typer av insatser och stödmottagare.

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av stödberättigande indirekta kostnader (typ 1)	Stödberättigande direkta kostnader = 135 000 euro
Schablonsats	11,1 % (får inte överstiga 25 % och måste motiveras)
Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen (typ 2)	Indirekta kostnader (beräknade) = 11,1 % av stödberättigande direkta kostnader = 11,1 % × 135 000 = 14 500 euro
Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen inte ska tillämpas och som inte beräknas med hjälp av schablonsatsen (typ 3)	Ej tillämpligt eftersom det inte finns några andra stödberättigande kostnader.

≥ Summa stödberättigande kostnader = 135 000 + 14 500 = 149 500 euro

Budgetförslaget blir följande (i euro):

Direkta kostnader (typ 1)	135 000	Indirekta kostnader (typ 2) = 11,1 % av de direkta kostnaderna	14 500
Direkta personalkostnader	90 000	(Beräkning)
Boendekostnader	12 000
Resekostnader	15 000	Summa stödberättigande kostnader	149 500
Måltider	3 000
Informations-/offentlighetsåtgärder	15 000
(Vanligtvis baserade på verkliga kostnader.)

Verifieringskedja:

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen

Direkta kostnader =

—	Tydlig definition av vad som utgör direkta kostnader.

—	Bevis på sådana kostnader (lönespecifikationer, tidrapporter i relevanta fall, publicitetsbevis och fakturaunderlag osv.)

Schablonsats

Hänvisning till den metod som valts för schablonsatsen och till följande:

—	I fråga om punkt a, kravet på att den förvaltande myndigheten lagrar det dokument som styrker beräkningsmetoden.

—	I fråga om punkt b, korrekt tillämpning av metoden och bevis på att stödmottagaren och typen av insatser är desamma.

—	I fråga om punkt c, bevis på att metoden tillämpas på bidragssystem som finansieras helt av medlemsstaterna väljs samt bevis på att stödmottagaren och typen av insatser är desamma.

Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen

Ingen motivering behövs.

Alternativ 3: Schablonfinansiering av indirekta kostnader (artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Medlemsstaten kan besluta att välja schablonsystemet i artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser: Schablonsatsen på upp till 15 procent för beräkning av de indirekta kostnaderna är tillämplig endast för de stödberättigande direkta personalkostnaderna. Själva schablonsatsen behöver inte motiveras eftersom den fastställs i förordningen.

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen (typ 1)	Direkta personalkostnader = 90 000 euro
Schablonsats	15 % (Ingen motivering behövs)
Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen (typ 2)	Indirekta kostnader (beräknade) = 15 % av direkta kostnader = 15 % × 90 000 = 13 500 euro
Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen inte ska tillämpas och som inte beräknas med hjälp av schablonsatsen (typ 3)	Övriga direkta kostnader (boendekostnader, resekostnader samt kostnader för måltider, information och reklam) = 45 000 euro

Summa stödberättigande kostnader = direkta personalkostnader + beräknade indirekta kostnader + övriga direkta kostnader = 90 000 + 13 500 + 45 000 = 148 500 euro

Budgetförslaget blir följande (i euro):

Direkta personalkostnader (typ 1)	90 000	≥	Indirekta kostnader (typ 2) = 15 % direkta personalkostnader	13 500
			(Beräkning)
Övriga direkta kostnader (typ 3):
Boendekostnader	12 000
Resekostnader	15 000		Summa stödberättigande kostnader	148 500
Måltider	3 000
Informations-/offentlighetsåtgärder	15 000
(Vanligtvis baserade på verkliga kostnader.)

Verifieringskedja:

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen

Direkta personalkostnader =

—	Tydlig definition av vad som utgör direkta personalkostnader.

—	Bevis på lönekostnader (lönespecifikationer, tidrapporter i relevanta fall, kollektivavtal för att motivera vårdförmåner om tillämpligt, utförliga fakturor från externa leverantörer).

Schablonsats

Det bör hänvisas till artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser i det dokument där stödvillkoren anges.

Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen

Ingen motivering behövs.

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen inte ska tillämpas och som inte beräknas med hjälp av schablonsatsen

Övriga direkta kostnader såsom boendekostnader, resekostnader samt kostnader för måltider, information och reklam bör styrkas med relevanta fakturor och bevis på de tjänster som tillhandahållits om detta krävs.

Alternativ 4: schablonfinansiering enligt artikel 68 b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser

Medlemsstaten kan besluta att använda schablonsystemet i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser: en schablonsats på upp till 40 procent tillämpas endast på de direkta personalkostnaderna för att beräkna alla övriga kostnader för insatsen (3). Själva schablonsatsen behöver inte motiveras eftersom den fastställs i förordningen (4).

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen (typ 1)	Stödberättigande direkta personalkostnader = 90 000 euro
Schablonsats	40 % (Ingen motivering behövs)
Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen (typ 2)	Alla övriga kostnader = 40 % av stödberättigande direkta personalkostnader = 40 % × 90 000 = 36 000 euro
Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen inte ska tillämpas och som inte beräknas med hjälp av schablonsatsen (typ 3)	Sedan omnibusförordningens ikraftträdande kan löner och ersättningar till deltagare deklareras i tillägg till schablonsatsen på 40 procent och direkta personalkostnader (artikel 68b.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Summa stödberättigande kostnader = direkta personalkostnader + alla andra beräknade kostnader = 90 000 + 36 000 = 126 000 euro

Budgetförslaget blir följande (i euro):

Direkta personalkostnader (typ 1)	90 000	=>	Alla övriga kostnader (typ 2) = 40 % direkta personalkostnader	36 000
(Vanligtvis baserade på verkliga kostnader.)
			(Beräkning)
			Summa stödberättigande kostnader	126 000

Verifieringskedja:

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen

Direkta personalkostnader =

—	Tydlig definition av vad som utgör direkta personalkostnader.

—	Bevis på lönekostnader (lönespecifikationer, tidrapporter i relevanta fall, kollektivavtal för att motivera vårdförmåner om tillämpligt, utförliga fakturor från externa leverantörer).

Schablonsats

Det bör hänvisas till artikel 68b i förordningen om gemensamma bestämmelser i det dokument där stödvillkoren anges.

Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen (typ 2)

Ingen motivering behövs.

Det är dock rekommenderat att specificera vilka typ av kostnadskategorier som omfattas av denna schablonsats för att påvisa förenlighet med regler om statligt stöd i förekommande fall.

Kategorier av stödberättigande kostnader på vilka schablonsatsen inte ska tillämpas och som inte beräknas med hjälp av schablonsatsen (typ 3)

Bevis på löner och ersättning till deltagare.

(1) Enligt punkt a, b, c, eller d.

(2) Om de kategorier av stödberättigande kostnader som beräknats utifrån schablonsatsen var indirekta kostnader, bör schablonsatsen begränsas till 25 procent enligt artikel 68 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(3) Utom löner och ersättningar för deltagare (artikel 68b.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

(4) En motivering behövs om schablonsatsen överstiger 40 procent. En schablonsats på över 40 procent kan dock endast tillämpas i andra fall än de som omfattas av artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden.

BILAGA II

Exempel på förenklade kostnadsalternativs förenlighet med bestämmelser om statligt stöd

Ett företag får ett bidrag inom ramen för en statlig stödordning för att genomföra ett utbildningsprojekt för sin personal. Det offentliga stödet uppgår till 387 000 euro. Stödet är lägre än det tröskelvärde på 2 miljoner euro som anges i artikel 4.1 n i kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 (1) och därför är den allmänna gruppundantagsförordningen tillämplig.

Stödmottagaren och den förvaltande myndigheten kommer överens om att använda standardiserade skalor av enhetskostnader för att fastställa kurskostnaden per deltagare.

När det gäller utbildningsstöd föreskriver artikel 31 i den allmänna gruppundantagsförordningen följande:

1.	Stöd till utbildning ska anses vara förenligt med den inre marknaden i den mening som avses i artikel 107.3 i fördraget och ska undantas från anmälningsskyldigheten i artikel 108.3 i fördraget om villkoren i denna artikel och i kapitel I är uppfyllda.

2.	Stöd får inte beviljas för utbildning som företagen anordnar i syfte att följa tvingande nationella normer för utbildning.

De stödberättigande kostnaderna ska vara följande:

a)	Personalkostnader för lärare, för de timmar då lärarna deltar i utbildningen.

Driftskostnader för utbildare och deltagare som har direkt samband med utbildningsprojektet, t.ex. resekostnader, logikostnader, material och utrustning som har ett direkt samband med projektet, avskrivning på hjälpmedel och utrustning, i den utsträckning de används uteslutande för utbildningsprojektet.

c)	Kostnader för rådgivning i samband med utbildningsprojektet.

d)	Personalkostnader för deltagare och allmänna indirekta kostnader (administrativa kostnader, hyra, allmänna omkostnader) för de timmar då deltagarna deltar i utbildningen.

Stödnivån får inte överskrida 50 procent av de stödberättigande kostnaderna. Den får höjas upp till en högsta tillåten stödnivå på 70 procent av de stödberättigande kostnaderna, enligt följande:

a)	Med 10 procentenheter om utbildningen ges till arbetstagare med funktionshinder eller arbetstagare med sämre förutsättningar.

b)	Med 10 procentenheter om stödet ges till medelstora företag och med 20 procentenheter om stödet ges till små företag.

Om stödet beviljas inom sjötransportsektorn får stödnivån höjas till 100 procent av de stödberättigande kostnaderna, under förutsättning att följande villkor är uppfyllda:

a)	De som deltar i utbildningen är inte aktiva besättningsmedlemmar utan ingår i reservbesättning ombord.

b)	Utbildningen sker ombord på fartyg som är registrerade i unionen.

Den förvaltande myndigheten beslutar att införa standardiserade skalor av enhetskostnader för att fastställa de stödberättigande utgifterna för projekten. Den använder sig av statistiska uppgifter (enligt artikel 67.5 a i i förordningen om gemensamma bestämmelser) om en liknande utbildning i ett visst geografiskt område.

Efter lämplig behandling av de statistiska uppgifterna, är de genomsnittliga kostnaderna per utgiftspost för denna typ av kurs med ett liknande antal deltagare följande:

(euro)		(euro)
Direkta kostnader		Indirekta kostnader
Utbildare – lön	100 000	Administrativa kostnader	17 500
Utbildare – resekostnader	10 000	Arrenden	15 000
Deltagare – lön	140 000	Allmänna omkostnader	12 500
Deltagare – boende	55 000	Summa indirekta kostnader	45 000
Deltagare – resekostnader	25 000
Ej avskrivningsbara förbrukningsvaror	5 000
Reklam	2 000
Arrangörskostnader	5 000
Summa direkta kostnader	342 000

När den förvaltande myndigheten behandlar uppgifterna, ska den bortse från alla icke stödberättigande kostnader.

Artikel 31 av den omarbetade allmänna gruppundantagsförordningen (2) omfattar följande kostnadskategori som stödberättigande kostnader:

—	Logikostnader för deltagare med och utan funktionsnedsättning.

Därför kan logikostnader för deltagare nu ingå i den standardiserade skalan av enhetskostnader. Beräkningen har gjorts enligt följande:

Summa stödberättigande kostnader för utbildningen

(Summa kostnader – icke-stödberättigande kostnader)

387 000 – 0 = 387 000 euro

Förväntat antal deltagare som fullgör utbildningen

300

Kostnader per deltagare som fullgör utbildningen (standardiserad skala av enhetskostnader)

387 000 euro/300 deltagare = 1 290 euro/deltagare

Den preliminära finansieringen av utbildningsprojektet är följande:

Offentlig finansiering (nationell + ESF)	193 500 euro
Privat finansiering (självfinansiering)	193 500 euro
Nivå av statligt stöd	50 %

I artikel 31.4 i kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 begränsas stödnivån till 50 procent av de stödberättigande kostnader som fastställts i dokumentet där stödvillkoren för projektet anges. Den preliminära budgeten överensstämmer med detta krav.

Efter att projektet genomförts kommer de stödberättigande kostnaderna att baseras på det verkliga antalet deltagare som fullgjort utbildningen. Om endast 200 deltagare fullgör utbildningen kommer stödet att vara följande:

Summa stödberättigande kostnader som ska deklareras till kommissionen	1 290 × 200 euro = 258 000 euro
Offentlig finansiering (nationell + ESF)	129 000 euro
Privat finansiering (självfinansiering)	129 000 euro
Nivå av statligt stöd	50 %

(1) I dess ändrade lydelse enligt kommissionens förordning (EU) 2017/1084 av den 14 juni 2017. Innan denna förordning om ändring den allmänna gruppundantagsförordningen träder i kraft undantogs kostnader för logi från stödberättigande kostnader, utom när det gäller de minsta nödvändiga logikostnaderna för deltagare med funktionsnedsättning.

(2) Kommissionens förordning (EU) nr 651/2014.

BILAGA III

Förenklade kostnadsalternativ och Eruf-specifika åtgärder

Utifrån den vägledning som ges, presenteras en rad åtgärder nedan som kan omfattas av målet med förenklade kostnadsalternativ. Listan är inte uttömmande utan är bara en indikation på hur man kan gå till väga för att genomföra landsbygdsutvecklingsprogrammen på lämpligt sätt. Man har uteslutit de betalningar som anges i förordningen och som redan är föremål för en standardiserad skala av enhetskostnader (dvs. per hektar eller djurenhet).

Åtgärd enligt förordning (EU) nr 1305/2013 eller förordning (EU) nr 1303/2013		Kod	Delåtgärd för programplanering (om relevant)	Förenklade kostnads-alternativ (Ja/Nej)	Anmärkningar
Artikel 14	Kunskapsöverförings- och informationsåtgärder	1	Stöd till yrkesutbildning och kompetensutveckling	Ja	Ej tillåtet om åtgärden vidtas genom offentlig upphandling Tillåtet med intern leverantör
			Stöd till demonstrationsverksamhet och informationsåtgärder	Ja
			Stöd till kortvariga utbytes- och besöksprogram inom jord- och skogsbruk	Ja
Artikel 15	Rådgivningstjänster samt företagslednings- och avbytartjänster inom jordbruket	2	Hjälp med utnyttjande av rådgivningstjänster	Nej
			Stöd till inrättande av företagslednings-, avbytar- och rådgivningstjänster, liksom rådgivningstjänster inom skogsbruket	Nej
			Stöd för att främja fortbildning av rådgivare	Nej
Artikel 16	Kvalitetssystem för jordbruksprodukter och livsmedel	3	Stöd till första deltagande i kvalitetssystem	Ja
Artikel 16	Kvalitetssystem för jordbruksprodukter och livsmedel	3	Stöd till informationsåtgärder och främjande åtgärder som genomförs av producentgrupper på den inre marknaden	Ja
Artikel 17	Investeringar i fysiska tillgångar	4	Stöd till investeringar i jordbruksföretag	Ja
			Stöd till investeringar i beredning och saluföring och/eller utveckling av jordbruksprodukter	Ja
			Stöd till investeringar i infrastruktur som avser utveckling, modernisering eller anpassning av jord- och skogsbruket	Ja
			Stöd till icke-produktiva investeringar som är knutna till fullgörandet av målen för miljö- och klimatvänligt jordbruk	Ja
Artikel 18	Återställande av produktionspotential inom jordbruket som skadats av naturkatastrofer samt införande av lämpliga förebyggande åtgärder	5	Stöd till investeringar i förebyggande åtgärder som syftar till att minska konsekvenserna av sannolika naturkatastrofer, allvarliga klimathändelser och andra katastrofer	Ja
Artikel 18		5	Stöd till investeringar för återställande av jordbruksmark och produktionspotential inom jordbruket som skadats i samband med naturkatastrofer, allvarliga klimathändelser och andra katastrofer	Ja
Artikel 19	Jordbruks- och affärsutveckling	6	Nyetableringsstöd till unga jordbrukare	Nej
			Nyetableringsstöd för annan verksamhet än jordbruksverksamhet i landsbygdsområden	Nej
			Nyetableringsstöd för utveckling av småbruk	Nej
			Stöd till investeringar för att skapa och utveckla annan verksamhet än jordbruk	Ja
			Betalningar till jordbrukare som är stödberättigade enligt ordningen för småbrukare, som permanent överlåter sitt företag till en annan jordbrukare	Nej
Artikel 20	Grundläggande tjänster och förnyelse av samhällen på landsbygden	7	Stöd för utarbetande och uppdatering av planer för utveckling av kommuner och samhällen på landsbygden och deras grundläggande tjänster och av skydds- och förvaltningsplaner för Natura 2000-områden och andra områden med högt naturvärde	Ja
			Stöd till investeringar som syftar till upprättande, förbättring eller utvidgning av alla typer av småskalig infrastruktur, inklusive investeringar i förnybar energi och energibesparing	Ja
			Stöd till bredbandsinfrastruktur, inklusive dess upprättande, förbättring och utvidgning, passiv bredbandsinfrastruktur och tillhandahållande av tillgång till bredband och offentlig e-förvaltning	Ja
			Stöd till investeringar som syftar till upprättande, förbättring och utvidgning av grundläggande tjänster för landsbygdsbefolkningen, inbegripet fritid och kultur, och den tillhörande infrastrukturen	Ja
			Stöd till investeringar för offentligt bruk i infrastruktur för rekreationsändamål, turistinformation och småskalig turistinfrastruktur	Ja
			Stöd till utredningar och investeringar i samband med underhåll, restaurering och uppgradering av natur- och kulturarvet i landsbygdssamhällen, på landsbygden och i områden med högt naturvärde, inbegripet socioekonomiska aspekter samt åtgärder för att öka miljömedvetenheten	Ja
			Stöd till investeringar som är inriktade på omlokalisering av verksamhet och ombyggnad av byggnader eller andra inrättningar i eller i närheten av landsbygdssamhällen och som syftar till att förbättra livskvaliteten eller att förbättra det berörda landsbygdssamhällets miljöprestanda	Ja
			Övriga	Ja
Artikel 21	Investeringar i skogsområdesutveckling och förbättring av skogars livskraft	8	Stöd till beskogning/skapande och underhåll av skogsmark	Ja	Förutom underhåll
			Stöd till inrättande och underhåll av system för trädjordbruk	Ja	Förutom underhåll
			Stöd till förebyggande av skador på skogar som uppstår till följd av skogsbränder och naturkatastrofer och andra katastrofer	Ja
			Stöd till återställande av skador på skogar som uppstår till följd av skogsbränder och naturkatastrofer och andra katastrofer	Ja
			Stöd till investeringar som förbättrar skogsekosystemens klimattålighet och miljövärde	Ja
			Stöd till investeringar i skogsbruksmetoder och i bearbetning, mobilisering och marknadsföring av skogsbruksprodukter	Ja
Artikel 27	Inrättande av producentgrupper och producentorganisationer	9	Inrättande av producentgrupper och producentorganisationer inom jordbruks- och skogssektorn	Nej
Artikel 28	Miljö- och klimatvänligt jordbruk	10	Stöd för åtaganden att bedriva miljö- och klimatvänligt jordbruk	Nej
Artikel 28	Miljö- och klimatvänligt jordbruk	10	Stöd för bevarande och hållbar användning och utveckling av genetiska resurser i jordbruket	Ja
Artikel 29	Ekologiskt jordbruk	11	Betalning för omställning till ekologiska odlingsmetoder	Nej
Artikel 29	Ekologiskt jordbruk	11	Betalning för att bibehålla ekologiska odlingsmetoder	Nej
Artikel 30	Stöd inom ramen för Natura 2000 och ramdirektivet för vatten	12	Ersättning för Natura 2000-jordbruksområden	Nej
			Ersättning för Natura 2000-skogsbruksområden	Nej
			Ersättning för jordbruksområden som omfattas av förvaltningsplaner för avrinningsdistrikt	Nej
Artikel 31	Stöd till områden med naturliga eller andra särskilda begränsningar	13	Ersättning i bergsområden	Nej
			Ersättning för andra områden med väsentliga naturliga begränsningar	Nej
			Ersättning för andra områden som påverkas av särskilda begränsningar	Nej
Artikel 33	Djurens välbefinnande	14	Stöd för djurens välbefinnande	Nej
Artikel 34	Tjänster för miljö- och klimatvänligt skogsbruk samt skogsskydd	15	Stöd till åtaganden på skogs- och miljöområdet	Nej
Artikel 34		15	Stöd till bevarande och främjande av skogsgenetiska resurser	Ja
Artikel 35	Samarbete	16	Stöd till inrättandet av operativa grupper inom det europeiska innovationspartnerskapet för produktivitet och hållbarhet inom jordbruket	Ja
			Stöd till pilotprojekt och för utveckling av nya produkter, metoder, processer och tekniker	Ja
			Samarbete mellan små aktörer i syfte att utveckla gemensamma arbetsprocesser och dela anläggningar och resurser samt för utveckling och/eller marknadsföring av turismtjänster	Ja
			Stöd till horisontellt och vertikalt samarbete mellan aktörer i försörjningskedjan för att inrätta och utveckla korta leveranskedjor och lokala marknader, och till verksamhet i ett lokalt sammanhang som främjar utvecklingen av korta leveranskedjor och lokala marknader	Ja
			Stöd till gemensamma åtgärder för begränsning av och anpassning till klimatförändringar och till gemensamma angreppssätt när det gäller miljöprojekt och tillämplig miljöpraxis	Ja
			Stöd till horisontellt och vertikalt samarbete mellan aktörer i försörjningskedjan för hållbart tillhandahållande av biomassa för användning i livsmedel och energiproduktion och industriprocesser	Ja
			Stöd till andra strategier än lokalt ledda utvecklingsstrategier	Ja
			Stöd till upprättande av skogsbruksplaner eller motsvarande instrument	Ja
			Stöd för diversifiering av verksamhet inom jordbruket till verksamhet med anknytning till hälso- och sjukvård, social integration, jordbruk med stöd från lokalsamhället samt utbildning i fråga om miljö och livsmedel	Ja
			Övriga	Ja
Artikel 36	Riskhantering	17	Skörde-, djur- och växtförsäkring	Nej	Ingen förenkling (endast administrativa kostnader för inrättandet av den gemensamma fonden)
			Gemensamma fonder för allvarliga klimathändelser, djur- och växtsjukdomar, angrepp av skadegörare och miljöolyckor	Nej
			Inkomststabiliserande verktyg	Nej
Artikel 40	Finansiering av kompletterande nationellt direktstöd för Kroatien	18	Finansiering av kompletterande nationellt direktstöd för Kroatien	Nej
Artikel 35	Stöd till lokalt ledd utveckling inom ramen för Leader	19	Förberedande stöd	Ja
			Stöd till genomförande av insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin	Ja
			Förberedelser inför och genomförande av samarbetsverksamhet i den lokala aktionsgruppen	Ja
			Stöd till löpande kostnader och ledningsfunktioner	Ja
Artiklarna 51–54	Tekniskt stöd	20	Bidrag för tekniskt stöd (annat än det nationella landsbygdsnätverket)	Ja
Artiklarna 51–54	Tekniskt stöd	20	Stöd för att bilda och driva det nationella landsbygdsnätverket	Ja

BILAGA IV

Förenklade kostnadsalternativ och EHFF-specifika åtgärder

Nedan förtecknas sådana kompensationsåtgärder inom EHFF som har likheter med och därmed eventuellt kan lämpa sig för förenklade kostnadsalternativ. Förteckningen är inte uttömmande. Artiklarna i förteckningen avser förordning (EU) nr 508/2014 (i dess ändrade lydelse).

Artikel	Kompensationssystem	Möjliga typer av förenklade kostnadsalternativ
33 och 34.3	Tillfälligt eller definitivt upphörande med fiskeverksamhet	Enhetsbelopp/enhetskostnader
40.1 h	För skador på fångst som orsakats av skyddade däggdjur och fåglar	Enhetskostnader
53.3	Omställning till ekologiskt vattenbruk (kompensation för extrakostnader/inkomstbortfall)	Enhetskostnader
54.2	Särskilda krav för vattenbruk med hänsyn till Natura 2000 (kompensation för extrakostnader/inkomstbortfall)	Enhetskostnader
55	Folkhälsa – tillfälligt upphävande av odlade blötdjur	Schablonsats (procent av omsättning enligt artikel 55.2 b)
70–72	Kompensation för extrakostnader i de yttersta randområdena	Fastställt i kompensationsplan som godkänts av kommissionen (artikel 72)

Utöver kompensationsåtgärderna inom EHFF uppmuntras förvaltande myndigheter att använda förenklade kostnadsalternativ när det gäller EHFF-stöd för datainsamling (artikel 77).

		ISSN 1977-1061
Europeiska unionens officiella tidning		C 200

Svensk utgåva	Meddelanden och upplysningar	64 årgången 27 maj 2021

Innehållsförteckning		Sida
	IV Upplysningar
	UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER, BYRÅER OCH ORGAN
	Europeiska kommissionen
2021/C 200/01	Kommissionens tillkännagivande rörande vägledning om användning av förenklade kostnadsalternativ inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna (ESI) ‒ omarbetad version	1