ISSN 1977-1061 |
||
Europeiska unionens officiella tidning |
C 191 |
|
Svensk utgåva |
Meddelanden och upplysningar |
62 årgången |
Innehållsförteckning |
Sida |
|
|
IV Upplysningar |
|
|
UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER, BYRÅER OCH ORGAN |
|
|
Europeiska kommissionen |
|
2019/C 191/01 |
||
2019/C 191/02 |
||
|
UPPLYSNINGAR OM EUROPEISKA EKONOMISKA SAMARBETSOMRÅDET |
|
|
Eftas övervakningsmyndighet |
|
2019/C 191/03 |
Inget statligt stöd i den mening som avses i artikel 61.1 i EES-avtalet |
|
V Yttranden |
|
|
ADMINISTRATIVA FÖRFARANDEN |
|
|
Europeiska kommissionen |
|
2019/C 191/04 |
||
|
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) |
|
2019/C 191/05 |
SV |
|
IV Upplysningar
UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER, BYRÅER OCH ORGAN
Europeiska kommissionen
6.6.2019 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 191/1 |
Eurons växelkurs (1)
5 juni 2019
(2019/C 191/01)
1 euro =
|
Valuta |
Kurs |
USD |
US-dollar |
1,1257 |
JPY |
japansk yen |
121,96 |
DKK |
dansk krona |
7,4682 |
GBP |
pund sterling |
0,88631 |
SEK |
svensk krona |
10,6255 |
CHF |
schweizisk franc |
1,1163 |
ISK |
isländsk krona |
139,50 |
NOK |
norsk krona |
9,7738 |
BGN |
bulgarisk lev |
1,9558 |
CZK |
tjeckisk koruna |
25,657 |
HUF |
ungersk forint |
321,51 |
PLN |
polsk zloty |
4,2778 |
RON |
rumänsk leu |
4,7243 |
TRY |
turkisk lira |
6,4344 |
AUD |
australisk dollar |
1,6114 |
CAD |
kanadensisk dollar |
1,5070 |
HKD |
Hongkongdollar |
8,8257 |
NZD |
nyzeeländsk dollar |
1,6943 |
SGD |
singaporiansk dollar |
1,5364 |
KRW |
sydkoreansk won |
1 324,33 |
ZAR |
sydafrikansk rand |
16,5890 |
CNY |
kinesisk yuan renminbi |
7,7754 |
HRK |
kroatisk kuna |
7,4155 |
IDR |
indonesisk rupiah |
15 990,01 |
MYR |
malaysisk ringgit |
4,6711 |
PHP |
filippinsk peso |
58,280 |
RUB |
rysk rubel |
73,3295 |
THB |
thailändsk baht |
35,302 |
BRL |
brasiliansk real |
4,3427 |
MXN |
mexikansk peso |
22,0886 |
INR |
indisk rupie |
78,0475 |
(1) Källa: Referensväxelkurs offentliggjord av Europeiska centralbanken.
6.6.2019 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 191/2 |
KOMMISSIONENS BESLUT
av den 17 april 2019
om fastställande av nya kravspecifikationer för den metod för pelarbedömning som ska tillämpas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046
(2019/C 191/02)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (1), särskilt artiklarna 154.3 och 154.4, och
av följande skäl:
(1) |
Enligt artikel 154.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (nedan kallad budgetförordningen) ska kommissionen göra en bedömning av de system, regler och förfaranden som används av de personer eller enheter som förvaltar unionens medel inom ramen för indirekt förvaltning om den har för avsikt att förlita sig på sådana system, regler och förfaranden för åtgärdens genomförande. Syftet med bedömningen är att säkerställa en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som föreskrivs när kommissionen genomför budgeten inom ramen för direkt förvaltning. |
(2) |
Dessutom ska kommissionen enligt artikel 154.4 i budgetförordningen bedöma om personer eller enheter som förvaltar unionens medel inom ramen för indirekt förvaltning har inrättat ett antal specifika system, regler och förfaranden för till exempel intern kontroll, redovisning och datahantering. Kommissionen kan även efter överenskommelse bedöma andra regler och förfaranden som personen eller enheten i fråga tillämpar. |
(3) |
De bedömningar som ska göras enligt artiklarna 154.3 och 154.4 i budgetförordningen utförs vanligen av externa revisorer på basis av en uppsättning kravspecifikationer som kommissionen har fastställt. |
(4) |
Med tanke på de andra krav som härrör från budgetförordningen, däribland reglerna om budgetgarantier, och mot bakgrund av unionens nyligen antagna politiska åtgärder i fråga om skatteflykt, penningtvätt och finansiering av terrorism måste de befintliga kravspecifikationerna liksom metoderna för att genomföra bedömningarna ses över. |
(5) |
Med beaktande av artikel 154.4 i budgetförordningen bör kravspecifikationerna täcka nio olika områden (eller pelare) av vilka en del är obligatoriska för alla personer och enheter (nämligen intern kontroll, redovisning, extern revision), och en del beror av den verksamhet som personen eller enheten ska bedriva (som kan finansieras via bidrag, upphandling eller finansieringsinstrument, och under dessa kategorier, uteslutande från tillgång till finansiering, offentliggörande av information om mottagare och skydd av personuppgifter). Kravspecifikationerna för alla tillämpliga pelare bör säkerställa att kommissionen får bevis för att skyddsnivån för unionens ekonomiska intressen är likvärdig med den som föreskrivs när kommissionen genomför budgeten inom ramen för direkt förvaltning, med hänsyn tagen till eventuella tillsynsåtgärder som införts av kommissionen i enlighet med artikel 154.5 i budgetförordningen. Dessutom föreskrivs det i artikel 154.6 c i budgetförordningen att kommissionen får besluta att inte kräva en förhandsbedömning enligt punkterna 3 och 4 för de förfaranden som särskilt krävs av kommissionen, inbegripet dess egna och de som anges i grundläggande akter. |
(6) |
Med beaktande av proportionalitetsprincipen bör inte kravspecifikationerna innehålla krav på någon viss organisationsstruktur eller ett visst antal specialiserade medarbetare, eftersom detta skulle vara oproportionellt för små enheter. Vid tillämpningen av principerna i kravspecifikationerna är det emellertid inte lämpligt att skapa undantag för nya och/eller små enheter, eftersom det är viktigt att säkerställa en hög ledningsstandard. |
(7) |
Enligt artikel 279.3 i budgetförordningen ska den befintliga pelarbedömning som genomförs i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (2) fortsätta att tillämpas och ska ses över beroende på vad som är lämpligt. I den mån de kravspecifikationer som fastställs i detta beslut innehåller krav som inte förekom i de tidigare kravspecifikationerna måste personer och enheter som har bedömts enligt de tidigare kravspecifikationerna undergå en kompletterande bedömning med avseende på dessa krav. |
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Enda artikel
De kravspecifikationer som ska användas vid genomförandet av bedömningar enligt artiklarna 154.3 och 154.4 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 fastställs i bilaga till detta beslut.
Utfärdat i Bryssel den 17 april 2019.
På kommissionens vägnar
Günther OETTINGER
Ledamot av kommissionen
(1) EUT L 193, 30.7.2018, s. 1.
(2) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).
BILAGA
<DEN UPPHANDLANDE MYNDIGHETENS BREVPAPPER>
KRAVSPECIFIKATIONER FÖR EN FÖRHANDSBEDÖMNING PER PELARE AV EN ENHET SOM ANSÖKER OM ATT ANFÖRTROS GENOMFÖRANDE AV EU-BUDGETEN INOM RAMEN FÖR INDIREKT FÖRVALTNING
[ENHETENS NAMN]
Sökande enhet: |
[Enhetens namn och fullständiga adress] |
Land: |
[Det land där enheten är etablerad] |
Referens/datum för beställning av tjänster: |
[Referens/datum för beställning av tjänster eller annat motsvarande dokument utfärdat av enheten] |
Bedömningsperiod: |
[Det år (tolvmånadersperiod) som slutar den dag då fältarbetet för bedömningen (förfaranden på plats) inleds] |
Bedömningens startdatum: |
[Preliminärt startdatum. Bedömningens uppskattade avtalsdatum (orderdatum)] |
Bedömningens slutdatum: |
[Preliminärt slutdatum. Det uppskattade datumet för mottagande av slutrapporten] |
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. |
Inledning | 4 |
2. |
Syften | 6 |
3. |
Standarder och vägledning | 7 |
4. |
Krav på revisorn | 7 |
5. |
Omfattning | 9 |
6. |
Bedömningsförfaranden | 11 |
7. |
Övrigt | 13 |
Bilagor | 14 |
ANVISNINGAR FÖR ANVÄNDNINGEN AV DESSA KRAVSPECIFIKATIONER All gråtonad <kursiv> text är vägledande och bör tas bort. Text i [text] ska fyllas i av enheten. Den föreskrivna texten och formuleringarna i dessa kravspecifikationer bör alltid användas och får inte ändras. Dessa anvisningar bör tas bort ur kravspecifikationerna. |
1. INLEDNING
Bakgrund
I artikel 154 i budgetförordningen (1) för Europeiska unionens allmänna budget fastställs de olika sätt på vilka budgeten kan genomföras, däribland ”indirekt förvaltning”. Vid indirekt förvaltning kan kommissionen anförtro förvaltningen av medel från unionen eller budgetgarantier åt de länder, organisationer och organ (nedan kallade enheter) som anges i artikel 62 i budgetförordningen. Dessa enheter kan vara av följande slag:
— |
Tredjeländer eller organ som utsetts av dem, till exempel inrikesministeriet, Konungariket Kambodja. |
— |
Internationella organisationer eller deras organ, till exempel Förenta nationernas utvecklingsprogram (UNDP). |
— |
Offentligrättsliga organ, till exempel Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). |
— |
Privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter, i den utsträckning som dessa har tilldelats tillräckliga ekonomiska garantier, till exempel Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
När sådana enheter förvaltar EU-medel är de skyldiga att säkerställa en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som krävs enligt budgetförordningen. Närmare bestämt måste de uppfylla krav som rör nio ”pelare”. Dessa pelare utgörs av
1) |
det interna kontrollsystemet, |
2) |
redovisningssystemet, |
3) |
en oberoende extern revision |
liksom regler och förfaranden för
4) |
tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av bidrag, |
5) |
upphandling, |
6) |
finansieringsinstrument (2) |
samt
7) |
uteslutning från tillgång till finansiering, |
8) |
offentliggörande av information om mottagare och |
9) |
skydd för enskilda med hänsyn till personuppgiftshanteringen. |
Enheter som önskar arbeta med EU-medel inom ramen för indirekt förvaltning måste därför genomgå en heltäckande pelarbedömning. På basis av resultaten av pelarbedömningen beslutar kommissionen huruvida i) den kan anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter och ii) ingå särskilda avtal (det vill säga överenskommelser om medverkan till indirekt förvaltning) med enheten. Om den rättsliga grunden så kräver kan dessa villkor emellertid anges i avtalet med kommissionen eller genom hänvisning till vägledningar (till exempel handledningen för nationella programkontor när det gäller Erasmus) för att säkerställa ett harmoniserat genomförande och likabehandling av stödmottagare för ett EU-program i alla deltagande länder.
Nedan anges de kravspecifikationer på grundval av vilka [den upphandlande myndighetens fullständiga namn och adress] ska anlita en revisor med uppdrag att genomföra en pelarbedömning av [enhetens namn] och rapportera om denna bedömning. Dessa kravspecifikationer bifogas enhetens [beställning av tjänster eller motsvarande dokument].
I dessa kravspecifikationer samt i bilagorna 1–4, som utgör en integrerad del av dem, gäller följande definitioner:
— |
pelarbedömning , bedömning eller uppdrag : detta granskningsuppdrag. I detta sammanhang är pelarna de övergripande områden som omfattas av denna bedömning. Dessa inbegriper intern kontroll, redovisning, oberoende extern revision, uteslutning från tillgång till finansiering, offentliggörande av information om mottagare och skydd av personuppgifter. Det måste alltid göras en bedömning av enheten för att kontrollera om den uppfyller kraven på dessa områden. Vid sidan av de ovannämnda sex obligatoriska pelarna finns det tre frivilliga pelare som omfattar regler och förfaranden för bidrag, upphandling och finansieringsinstrument. |
— |
revisor: det revisionsföretag som anlitas för att utföra uppdraget och lämna en rapport om det till kommissionen. Termen revisor kan avse den eller de personer som genomför bedömningen, vanligen uppdragsledaren eller andra medlemmar i revisionsteamet. Uppdragsledaren är den partner eller andra person i företaget som i) är ansvarig för uppdraget och genomförandet av det samt för den rapport som företaget utfärdar och som ii) har erhållit erforderliga befogenheter från en branschorganisation eller ett rättsligt organ eller ett tillsynsorgan. |
— |
enhet: den enhet som omfattas av pelarbedömningen. Enheten är vanligen (3) den upphandlande myndigheten för denna bedömning. |
— |
kommissionen: Europeiska kommissionen, som kan företrädas av en avdelning eller en enhet inom ett av kommissionens generaldirektorat eller av en EU-delegation, allt efter omständigheterna. |
2. SYFTEN
Revisorn anlitas för att bedöma de system som har införts samt de kontroller, regler och förfaranden som enheten tillämpar för varje pelare utifrån de kriterier som kommissionen har fastställt för respektive pelare. Syftet med denna pelarbedömning är att i) göra det möjligt för revisorn att rapportera om huruvida enheten uppfyller kraven i punkterna a–f i artikel 154.4 i budgetförordningen för Europeiska kommissionens allmänna budget och i artikel 29.1 i budgetförordningen för Europeiska utvecklingsfonden för varje relevant pelare och ii) formulera en slutsats angående huruvida enheten
— |
har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som bygger på bästa internationella praxis och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, samt säkerställer att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden, |
— |
tillämpar ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid, vilket bygger på internationella redovisningsstandarder och uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, |
— |
är föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten i fråga och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, |
— |
i alla väsentliga hänseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, <ta bort om denna pelare inte är tillämplig> |
— |
i alla väsentliga hänseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av upphandling och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, <ta bort om denna pelare inte är tillämplig> |
— |
i alla väsentliga hänseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållande av finansiering med EU-medel/budgetgarantier i form av finansieringsinstrument/budgetgarantier och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, <ta bort om denna pelare inte är tillämplig> |
— |
tillämpar lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument, |
— |
offentliggör information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt och |
— |
säkerställer ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen. |
Dessutom kan revisorn i samförstånd med den berörda enheten och utan att det inverkar på det slutliga bedömningsresultatet bedöma om enheten uppfyller standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och antagna internationella och europeiska standarder avseende kontroller av skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner, åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Om enheten samtycker till att låta sig bedömas på dessa speciella punkter får revisorn i uppdrag att rapportera om detta inom ramen för pelare 6. När EU-anslag genomförs via finansieringsinstrument, oavsett om dessa omfattas av budgetgarantier eller inte, är enheten i fråga skyldig att genom lämpliga avtalsarrangemang rätta sig efter de villkor i budgetförordningen som är tillämpliga i det berörda fallet och som tas upp i tilläggsavsnitten 6B och 6C, även om den valt att inte genomföra någon perlarbedömning enligt dessa avsnitt.
3. STANDARDER OCH VÄGLEDNING
Den revisor som genomför denna pelarbedömning ska omfattas av följande regelverk:
— |
Ifacs International Framework for Assurance Engagements och International Standard on Assurance Engagements (ISAE) 3000 om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information, i den utsträckning som dessa kan tillämpas på denna specifika pelarbedömning. |
— |
Ifacs Code of Ethics for Professional Accountants, utfärdad av Ifacs International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA), som fastställer grundläggande etiska principer för revisorer när det gäller integritet, objektivitet, oberoende, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet, professionellt beteende och tekniska standarder. |
— |
Ifacs International Standards on Quality Control (ISQC), som fastställer standarder och ger vägledning om revisorers system för kvalitetskontroll. |
4. KRAV PÅ REVISORN
4.1 Allmänna principer
Revisorn ska vara en oberoende extern revisor som är medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution som i sin tur är medlem i Internationella revisorsförbundet (Ifac) och som är behörig att genomföra revisioner.
Revisorn ska vara funktionellt oberoende av enheten i fråga. Således får en internrevisor hos en enhet som ska bedömas inte genomföra en pelarbedömning.
Genom att godta dessa kravspecifikationer bekräftar revisorn att han eller hon uppfyller minst ett av följande villkor:
— |
Revisorn och/eller företaget är medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution som i sin tur är medlem i Internationella revisorsförbundet (Ifac). |
— |
Revisorn och/eller företaget är medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution. Revisorn förbinder sig att genomföra uppdraget i enlighet med Ifacs standarder och de etiska regler som fastställs i dessa kravspecifikationer, trots att organisationen inte är medlem i Ifac. |
— |
Revisorn och/eller företaget är registrerad som lagstadgad revisor i ett offentligt register hos ett offentligt tillsynsorgan i en EU-medlemsstat i överensstämmelse med de principer för offentlig tillsyn som anges i Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG. Detta är tillämpligt på revisorer och revisionsföretag som är baserade i en EU-medlemsstat (4). |
— |
Revisorn och/eller företaget är registrerad som lagstadgad revisor i ett offentligt register hos ett offentligt tillsynsorgan i ett tredjeland och detta register omfattas av principer för offentlig tillsyn som fastställs i det berörda landets lagstiftning (detta är tillämpligt på revisorer och revisionsföretag som är baserade i ett tredjeland). När den underliggande rättsliga grunden (till exempel Erasmus) tillåter kan revisorn vara det oberoende revisionsorgan som har utsetts i enlighet med artikel 155.1 i budgetförordningen. |
4.2 Kvalifikationer, erfarenhet och teamets sammansättning (5)
Kvalifikationer och erfarenhet
Revisorn ska ha tillräcklig personal med i) lämpliga yrkeskvalifikationer och erfarenhet av Ifacs standarder, särskilt ISAE 3000 om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information och ii) erfarenhet av att utföra institutionella bedömningar eller bedömningar av regelefterlevnad och/eller att genomföra systemrevisioner eller motsvarande uppdrag avseende enheter vilkas storlek och komplexitetsgrad är jämförbara med enhetens i fråga.
Dessutom ska revisionsteamet som helhet besitta följande:
— |
Erfarenhet av institutionella bedömningar eller bedömningar av regelefterlevnad och/eller systemrevisioner eller motsvarande uppdrag avseende EU-finansierade program och projekt som finansieras av nationella och/eller internationella givare och institutioner. Det är önskvärt att den som leder fältarbetsteamet, det vill säga antingen revisionschefen (kategori 2) eller den seniora revisorn (kategori 3) har erfarenhet av systemrevisioner avseende EU-finansierade åtgärder för bistånd till tredjeländer och/eller andra EU-finansierade åtgärder och/eller institutionella bedömningar eller bedömningar av regelefterlevnad avseende organisationer i sektorn för utvecklingsbistånd och/eller den ekonomiska sektorn. |
— |
[Kan tilläggas: goda kunskaper i [ange språk]] |
Revisionsteamets sammansättning
Det revisionsteam som ska genomföra pelarbedömningen ska bestå av en revisor i kategori 1 som har det yttersta ansvaret för bedömningen samt av revisorer i kategorierna 2–4 i en lämplig sammansättning. Revisorn ska föreslå och använda sig av ett revisionsteam som är sammansatt på ett sätt som lämpar sig för uppdraget.
Kommissionen delar in revisorerna i fyra kategorier.
Kategori 1 – Revisionspartner
En revisionspartner ska vara en högt kvalificerad expert som besitter relevanta yrkeskvalifikationer och som har eller har haft en högre chefsbefattning inom offentlig revision.
Denna person bör vara medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution och måste ha minst tolv års yrkeserfarenhet som professionell revisor eller redovisningsekonom inom offentlig revision. Erfarenhet av att arbeta med mottagarländer för EU:s externa bistånd beaktas också.
En revisionspartner, eller en annan person som har en liknande ställning, är den person hos revisionsföretaget som är ansvarig för revisionen och genomförandet av den samt för den rapport som företaget utfärdar. Revisionspartnern har erhållit erforderliga befogenheter från en branschorganisation eller ett rättsligt organ eller ett tillsynsorgan och är behörig att bestyrka räkenskaper enligt lagstiftningen i det land där revisionsföretaget har sitt säte.
Kategori 2 – Revisionschef
Revisionschefer bör vara kvalificerade experter som har relevanta universitetsexamina eller yrkeskvalifikationer. De bör ha minst sex års erfarenhet som professionella revisorer eller redovisningsekonomer inom offentlig revision samt relevant erfarenhet av att leda revisionsteam.
Kategori 3 – Senior revisor
Seniora revisorer bör vara kvalificerade experter som har relevanta universitetsexamina eller yrkeskvalifikationer samt minst tre års yrkeserfarenhet inom offentlig revision.
Kategori 4 – Biträdande revisor
Biträdande revisorer bör ha relevanta universitetsexamina och minst sex månaders yrkeserfarenhet inom offentlig revision.
Meritförteckningar
Revisorn ska tillställa den upphandlande myndigheten meritförteckningar för partnern eller den andra person hos revisionsföretaget som ansvarar för pelarbedömningen och ska skriva under rapporten, samt meritförteckningar för de revisionschefer, seniora revisorer och biträdande revisorer som föreslås ingå i revisionsteamet. Meritförteckningarna ska innehålla uppgifter om de typer av uppdrag som personalen har utfört, dess förmåga och kapacitet att genomföra bedömningen samt dess relevanta specifika erfarenhet. Den upphandlande myndigheten ska granska meritförteckningarna innan den undertecknar en orderblankett eller någon annan tillämplig avtalshandling som rör detta uppdrag, och förbehåller sig rätten att tillbakavisa dem om de inte anses motsvara de krav som uppdraget ställer.
5. OMFATTNING
5.1 Plats och period som bedömningen omfattar
Pelarbedömningen ska genomföras i [ plats(-er) ]. <Det är mycket viktigt att rätt plats/rätta platser för bedömningen anges.> Revisorn bör bekräfta platsen eller platserna för den upphandlande myndigheten innan fältarbetet inleds och se till att såväl relevanta stöddokument som nyckelpersonerna är tillgängliga under bedömningen. Revisorn bör ta hänsyn till att enheterna vanligen vill ha ett antal möten där bedömningen planeras och utkastet till rapport diskuteras, och att detta kan medföra ytterligare resor (se avsnitt 7).
Den period som bedömningen omfattar bör normalt vara det år (det vill säga den tolvmånadersperiod) som slutar den dag då fältarbetet för bedömningen inleds, det vill säga den dag då revisorn påbörjar förfaranden och tester för bedömningen på plats (på den plats där enheten har sitt säte).
5.2 Uppdragets kontext
Användning av bilaga 1 Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning
Revisorn ska bilda sig en preliminär uppfattning om uppdragets kontext på basis av bilaga 1 Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning. Bilden av uppdragets kontext ska vara tillräckligt tydlig för att revisorn ska kunna tillställa den upphandlande myndigheten en meningsfull offert.
Användning av bilaga 2a Frågeformulär
Enheten ska tillställa revisorn en ifylld bilaga 2a så snart som möjligt efter det att revisorn har anlitats av den upphandlande myndigheten, men innan revisorn påbörjar sin bedömning.
I ett senare skede blir bilaga 2a ett stödverktyg som revisorn kan använda vid utformningen, planeringen och genomförandet av bedömningsförfarandena och för att ta hänsyn till de kriterier som Europeiska kommissionen anser att det är avgörande eller viktigt att den enhet som omfattas av bedömningen uppfyller.
Det ifyllda frågeformuläret i bilaga 2a är en mycket viktig källa till information och underlag för revisorns bedömning. Det är emellertid inte på något sätt den enda källa som revisorn ska använda vid planeringen och genomförandet av bedömningsförfarandena eller för att komma fram till sina slutsatser. Alla uppgifter som enheten fyller i och lämnar är preliminära, och ska omfattas av de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga. Revisorn får inte förlita sig på någon information innan bedömningsförfarandena har visat att den är tillräckligt korrekt och fullständig för bedömningen och för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna.
Således kan revisorn fritt ändra, komplettera och lägga till uppgifter i kolumnen för iakttagelser. Revisorn kan också lägga till fler frågor om detta anses nödvändigt för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna.
Revisorn måste ta hänsyn till de specifika omständigheterna för uppdraget och använda ett professionellt omdöme under hela bedömningsprocessen. Revisorn har alltid hela ansvaret för att utforma, planera och genomföra de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga vid sidan av frågorna och förfarandena i frågeformuläret i bilaga 2a .
Revisorn ska fylla i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier (se avsnitt 5.4 nedan) och dra en slutsats för varje bedömd pelare på grundval av informationen i frågeformuläret i bilaga 2a och resultaten av bedömningsförfarandena.
5.3 Förfaranden och tester för varje pelare – art, omfattning och tidsplan
Revisorn måste bedöma utformningen av relevanta system, kontroller, regler och förfaranden för varje pelare. Detta betyder att revisorn bör genomföra förfaranden och tester som läggs till grund för slutsatser om huruvida systemen, kontrollerna, reglerna och förfarandena är på plats, det vill säga existerar.
Revisorn ska också bedöma effektiviteten hos system, kontroller, regler och förfaranden för alla relevanta pelare (se avsnitt 2 – ”Mål” ovan) utom pelaren ”oberoende extern revision”, för vilken revisorn endast bedömer utformningen av förfarandena för extern revision.
Utformningen av och effektiviteten hos relevanta system, kontroller, regler och förfaranden ska bedömas utifrån de kriterier som kommissionen har fastställt för varje pelare (se avsnitt 5.4 nedan). Därför måste revisorn använda de frågeformulär som kommissionen tillhandahåller.
Revisorn fastställer art, omfattning och tidsplan för alla förfaranden och tester som revisorn anser nödvändiga för att komma fram till en slutsats om utformningen av och effektiviteten hos system, kontroller, regler och förfaranden.
5.4 Kriterier och väsentlighet
Europeiska kommissionen har fastställt kriterier i tre nivåer för varje pelare genom att formulera (huvud-)frågor i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier och i bilaga 2a Frågeformulär.
För att avgöra vad som är väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden måste revisorn ta hänsyn till de kriterier och väsentlighetsnivåer (det vill säga tröskelvärden) som kommissionen har fastställt, eftersom dessa faktorer kan påverka kommissionens beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning.
Nivå 1 (budgetförordningen)
För varje pelare finns det en övergripande fråga på nivå 1 (i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier) som har utformats på basis av budgetförordningen. Denna fråga är grundläggande. Det finns bara två möjliga typer av slutsatser:
— |
Svaret på frågan på nivå 1 är ”ja”. Detta innebär att enheten uppfyller kraven för pelaren i fråga. Revisorns slutsats ska vara positivt formulerad, vilket motsvarar ett uttalande utan reservation. |
— |
Svaret på frågan på nivå 1 är ”nej”. Detta innebär att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga. I detta fall ska slutsatsen ha formen av ett negativt utlåtande, vilket motsvarar ett uttalande med reservation enligt de internationella standarderna. |
Nivå 2 (viktiga pelarkomponenter)
Huvudfrågorna på nivå 2 sammanhänger med kriterier som kommissionen betraktar som avgörande. Därför fastställs huvudfrågor och kriterier för varje pelares viktiga komponenter. Komponenterna är i princip ”underpelare” som i sin tur består av grupper av frågor i bilaga 2a Frågeformulär.
Revisorn måste använda sitt professionella omdöme för att åsätta poäng på en skala från 0 till 10 till varje komponent på nivå 2 i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier på grundval av de uppgifter och de bevis som har erhållits genom tillämpning av bilaga 2a .
Nivå 3 (frågeformulär med grupper av frågor)
Bilaga 2a Frågeformulär innehåller grupper av frågor som rör de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2. Dessa grupper av detaljerade frågor är icke uttömmande exempel. Detta innebär att revisorn bör använda minst dessa (grupper av) frågor för att fastställa en poäng för respektive komponent på nivå 2.
Revisorn kan formulera ytterligare frågor och genomföra kompletterande tester och förfaranden om revisorn anser att detta är nödvändigt eller lämpligt. Revisorn ska använda sitt professionella omdöme för att åsätta poäng till de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2 på grundval av alla frågorna i bilaga 2a .
5.5 Begränsningar av omfattningen
Revisorn ska meddela den upphandlande myndigheten om eventuella begränsningar av omfattningen av arbetet som konstateras före eller under bedömningen, och föra en diskussion med den upphandlande myndigheten om vilka åtgärder som kan krävas och huruvida bedömningen kan fortsätta.
6. BEDÖMNINGSFÖRFARANDEN
Revisorn bör genomföra bedömningen i enlighet med bilaga 3 Bedömningsförfaranden, där dokumentation och bevis, planering, fältarbete och rapportering tas upp. I bilaga 3 beskrivs dels bedömningsförfaranden som revisorn ska tillämpa, dels förfaranden som revisorn kan välja att använda. Revisorn bör uppmärksamma de specifika aspekter som behandlas i avsnitten 6.1–6.3 nedan. Revisorn bör tillämpa vederbörlig professionell omsorg och omdöme, och fastställa bedömningsförfarandenas art, omfattning och förläggning i tiden med utgångspunkt från bedömningens syften, omfattning och kontext.
6.1 Dokumentation och bevis
I enlighet med ISAE 3000 bör revisorn upprätta dokumentation och inhämta tillräckliga ändamålsenliga bevis för att styrka iakttagelserna under bedömningen och dra rimliga slutsatser som kan ligga till grund för resultatet av bedömningen för varje pelare. Revisorn ska använda sitt professionella omdöme för att avgöra om bevisen är tillräckliga och ändamålsenliga (se bilaga 3.1).
6.2 Planering och fältarbete
Bedömningens start
Bedömningens officiella startdatum är det datum då den upphandlande myndighetens orderblankett eller en annan tillämplig avtalshandling som rör bedömningen undertecknas. Därefter ska revisorn snarast möjligt komma överens med enheten om ett startdatum för fältarbetet.
Förberedande möte med enheten
Enheten ska planera in ett förberedande möte med revisorn (se bilaga 3.2.1), vilket ska avhållas hos [enhetens namn och adress]. Enheten ska informera kommissionen om detta möte, vid vilket kommissionens företrädare kan närvara.
Planering av bedömningen och fältarbetet
Revisorns förfaranden bör inkludera att bilda sig en tillräcklig uppfattning om uppdragets kontext för att kunna utforma och genomföra ytterligare bedömningsförfaranden. Detta inbegriper att
— |
inhämta bevis om utformningen av system, kontroller, regler och förfaranden (bilaga 3.3.1), |
— |
genomföra test av effektiviteten hos system, kontroller, regler och förfaranden (bilaga 3.3.2), |
— |
ta stickprov och välja ut poster för testning på andra sätt när så är lämpligt (bilaga 3.3.3) och |
— |
i tillämpliga fall använda det arbete som har utförts av internrevisionen (bilaga 3.3.4). |
6.3 Rapportering
Användning av rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4
Det är obligatoriskt att använda rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4.
Språk
Rapporten bör upprättas på [språk]. [En sammanfattning av bedömningsrapporten på [engelska/franska] bör tillhandahållas tillsammans med rapporten] (se bilaga 3.3.1). < Stryk om ej tillämpligt.>
Iakttagelser
Det finns två typer av iakttagelser:
— |
Viktiga iakttagelser är iakttagelser som rör väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden. Väsentlighetsrekvisitet innebär att revisorn anser att dessa faktorer är så viktiga för kommissionen att de kan påverka dess beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning. När väsentliga iakttagelser görs avseende en pelare måste därför revisorn avge ett negativt utlåtande för denna pelare. Till viktiga iakttagelser räknas också fall där flera iakttagelser som var för sig inte rör någon väsentlig svaghet eller brist sammantagna påvisar en sådan väsentlig svaghet eller brist. Den sammanlagda effekten av sådana iakttagelser är så betydande (det vill säga väsentlig) att revisorn måste dra slutsatsen att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga (slutsatsen är således ”nej”). |
— |
Andra iakttagelser är alla icke-väsentliga iakttagelser som revisorn anser att enheten bör informeras om. Dessa iakttagelser gäller svagheter och brister hos system, kontroller, regler och förfaranden som var för sig eller sammantagna medför en mindre omedelbar risk för att målen för pelaren i fråga inte kommer att nås. |
Iakttagelserna ska rapporteras i det (tabell-)format som anges i rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4. Revisorns iakttagelser, oavsett om de tillhör typen ”viktiga” eller ”andra” kan föranleda tillsynsåtgärder från kommissionens sida i enlighet med artikel 154.5 i budgetförordningen.
Rekommendationer
Det finns två typer av rekommendationer:
— |
Viktiga rekommendationer avser väsentliga svagheter och brister hos system, kontroller, regler eller förfaranden samt fall där kommissionens kriterier och/eller internationellt accepterade standarder för pelare (fortlöpande) inte har uppfyllts eller följts. |
— |
Andra rekommendationer rör alla andra iakttagelser som inte är väsentliga. I dessa fall har svagheterna och bristerna hos system, kontroller, regler och förfaranden ingen stor och omedelbar påverkan på målen för dessa system, kontroller, regler eller förfaranden. Enheten bör icke desto mindre genomföra de föreslagna åtgärderna, eftersom den då får möjlighet att förbättra sina system, kontroller, regler eller förfaranden och göra dem mer ändamålsenliga och/eller effektiva. |
Rekommendationerna ska rapporteras i det (tabell-)format som anges i rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4.
Slutsatser
Bedömningsrapporten bör innehålla en slutsats för varje pelare. Det finns två typer av slutsatser. Slutsatserna kan antingen vara positivt formulerade (det vill säga ”har infört”, ”använder”, ”omfattas av” eller ”tillämpar”) eller negativt formulerade (det vill säga ”har inte infört”, ”använder inte”, ”omfattas inte av” eller ”tillämpar inte”).
Slutsatser med förbehåll (det vill säga med formuleringen ”förutom när det gäller”) får inte användas i en pelarbedömning.
Bedömningsrapportens datum
Utkast och sista utkast till rapporterna bör ha de datum då dessa skickas för samråd. Den slutliga bedömningsrapporten bör ha det datum då den slutliga rapporten från den oberoende revisorn undertecknas (bilaga 3.4.2).
Förfaranden och tidsplan för överlämnande av utkast till och slutliga bedömningsrapporter
Revisorn bör tillämpa de förfaranden och följa den tidsplan för samrådet och överlämnandet av utkasten och den slutliga bedömningsrapporten som anges i bilagorna 3.4.3 och 3.4.4.
Revisorn bör särskilt uppmärksamma följande:
— |
Revisorn bör överlämna ett utkast till rapport till enheten senast [21; ska fastställas av den upphandlande myndigheten] kalenderdagar efter datumet för det avslutande mötet (det vill säga när fältarbetet har avslutats). |
— |
Perioden mellan det avslutande mötet och överlämnandet av den slutliga bedömningsrapporten till enheten bör inte överstiga [105; ska fastställas av den upphandlande myndigheten] kalenderdagar eller [15] veckor. Revisorn bör förklara och dokumentera eventuella förseningar med rapporteringen i arbetsdokumenten. |
7. ÖVRIGT
7.1 Information om förfaranden för att beräkna och rapportera kostnader
Information om de metoder som används för att beräkna och rapportera kostnader och som en enhet lämnar som underlag för denna bedömning ska inte betraktas som godkänd av kommissionen när det gäller budgeten för någon viss åtgärd. Ett sådant godkännande är bara möjligt när de specifika förfaranden som fastställs i kommissionens beslut om förhandsbedömning av metoderna med enhetskostnader och schablonbelopp (sammantaget kallade: förenklade kostnadsalternativ) har tillämpats. Om ingen förhandsbedömning av förenklade kostnadsalternativ har genomförts ska stödberättigandet hos kostnader för en åtgärd fastställas enbart genom hänvisning till bestämmelserna i relevanta avtal med enheten.
7.2 Uppföljning
Den upphandlande myndigheten kan begära att revisorn ska vara behjälplig också vid uppföljningen av den slutliga bedömningsrapporten. Vidare kan den upphandlande myndigheten begära att revisorn ska göra en ny bedömning av en eller flera pelare om den slutliga bedömningsrapporten visar att enheten inte har uppfyllt kraven för pelaren eller pelarna i fråga.
Dessa kravspecifikationer omfattar inte ytterligare hjälp från revisorns sida i samband med den upphandlande myndighetens uppföljning av den slutliga bedömningsrapporten. Om sådan hjälp behövs måste den upphandlande myndigheten utfärda ett tillägg till ordern eller den andra avtalshandling som har utfärdats för detta uppdrag.
7.3 Andra frågor
Bilagor
Bilaga 1 |
Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning |
Bilaga 2 |
Frågeformulär och bedömningskriterier |
Bilaga 2a |
Frågeformulär |
Bilaga 3 |
Bedömningsförfaranden |
Bilaga 4 |
Bedömningsrapport |
VIKTIGT: Bilagorna 1–4 utgör en integrerad del av dessa kravspecifikationer.
(1) Förordning (EU, Euratom) 2018/1046.
(2) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.
(3) Kommissionen kan vara den upphandlande myndigheten i vederbörligen motiverade fall.
(4) Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG av den 17 maj 2006 om lagstadgad revision av årsbokslut och sammanställd redovisning och om ändring av rådets direktiv 78/660/EEG och 83/349/EEG samt om upphävande av rådets direktiv 84/253/EEG (EUT L 157, 9.6.2006, s. 87), i dess ändrade lydelse genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/56/EU av den 16 april 2014 (EUT L 158, 27.5.2014, s. 196).
(5) När revisionsorganet inte tillhör den privata sektorn bör motsvarande grader av senioritet, kvalifikationer och erfarenhet tillämpas.
Bilaga 1
Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning
ENHET SOM BEDÖMNINGEN OMFATTAR |
<ange enhetens fullständiga namn> |
||
PELARE |
PELARE SOM BEDÖMNINGEN OMFATTAR (1) |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
|
JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt> |
||
|
JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt> |
||
|
JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt> |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
Pelarna 1, 2, 3, 7, 8 och 9 omfattas alltid av bedömningen (3). Pelarna 4–6 kan omfattas av bedömningen, beroende på vilket slags budgetgenomförandeuppgifter som ska anförtros. |
KONTAKTUPPGIFTER |
|||
Enhet: [den omfattade enhetens fullständiga namn] |
|||
Adress |
|
Land |
|
Telefon |
|
Fax |
|
Webbplats |
|
||
Främsta kontaktperson |
|||
Namn |
|
Befattning |
<ange verkställande funktion, till exempel styrelseledamot, verkställande direktör, finansdirektör> |
E-post: |
|
Tfn/Fax |
|
Europeiska unionens delegation i [land] <ta bort denna tabell om den inte är tillämplig> |
|||
Adress |
|
Land |
|
Telefon |
|
Fax |
|
Främsta kontaktperson |
|||
Namn |
|
Befattning |
|
E-post: |
|
Tfn/Fax |
|
Europeiska kommissionens avdelning som ansvarar för finansieringsprogrammet i fråga <stryk om ej tillämpligt> |
|||
Främsta kontaktperson |
|||
Namn |
|
Funktion/enhet |
|
E-post: |
|
Tfn/Fax |
|
PELARE 1 – INTERN KONTROLL
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av det interna kontrollsystemet som inbegriper följande punkter:
— |
Kontrollmiljön.
|
— |
Riskbedömning. |
— |
Kontrollåtgärder avseende bland annat:
|
— |
Information och kommunikation.
|
— |
Övervakning.
|
PELARE 2 – REDOVISNING
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av redovisningssystemet:
— |
Redovisningssystem och -principer. |
— |
Budgetering. |
— |
Redovisning och budgetering i fråga om projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument. |
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av den externa revisionsfunktionen som inbegriper följande punkter:
— |
Den rättsliga ramen för extern revision. |
— |
Enhetens externa revisor och revisionsstandarder. |
PELARE 4 – BIDRAG
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens bidragssystem som inbegriper följande punkter:
— |
Lagstiftning och övriga regelverk. |
— |
Tilldelningsprinciper, särskilt åtgärder för att undvika intressekonflikter under hela tilldelningsprocessen. |
— |
Typer av bidrag. |
— |
Organisation (uppgifter och ansvarsfördelning). |
— |
Dokumentation och registrering av bidragsprocessen. |
— |
Bidragsförfaranden, såsom
|
PELARE 5 – UPPHANDLING
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens upphandlingssystem som inbegriper följande punkter:
— |
Lagstiftning och övriga regelverk. |
— |
Principer för tilldelning av kontrakt, särskilt
|
— |
Typer av upphandlingar (byggentreprenader, tjänster, varor) som används. |
— |
Typer av konkurrensutsatta upphandlingsförfaranden som används. |
— |
Organisation (uppgifter och ansvarsfördelning). |
— |
Dokumentation och registrering av upphandlingsprocessen. |
— |
Upphandlingsförfaranden:
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (4)
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av finansieringsinstrumenten som inbegriper följande punkter:
— |
Lagstiftning och övriga regelverk. Aspekter som ska tas upp:
|
— |
Grundprinciper: finansieringsinstrument ska användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, öppenhet, proportionalitet, icke-diskriminering, likabehandling och subsidiaritet, samt i överensstämmelse med målen för dem. |
— |
Riktlinjer och operativa regler för användningen av finansieringsinstrument. |
— |
Organisation (uppgifter och ansvarsfördelning). |
— |
System för hantering av kreditrisker och internt system för riskvärdering i tillämpliga fall (endast för enheter som planerar att ansöka om en budgetgaranti från EU). |
— |
Regler och förfaranden för kontroller som rör skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner. |
— |
Regler och förfaranden för kontroller som rör penningtvätt eller finansiering av terrorism. |
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens system för uteslutning som inbegriper följande punkter:
— |
Lagstiftning och övriga regelverk. |
— |
Kriterier för uteslutning. |
— |
Förfaranden. Ange särskilt om de ovan förtecknade aspekterna omfattas av förfarandena och hur förfarandena tillämpas. |
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens system för att offentliggöra information om mottagare av medel som inbegriper följande punkter:
— |
Lagstiftning och övriga regelverk. |
— |
Krav för offentliggörande. Ange särskilt om följande aspekter omfattas av förfarandena och hur förfarandena tillämpas:
|
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens system för att skydda personuppgifter som inbegriper följande punkter:
— |
Lagstiftning och övriga regelverk. |
— |
Krav för skydd av personuppgifter. Ange särskilt om dessa krav ingår som en del av förfarandena och hur förfarandena tillämpas. |
(1) Enheten bör ange om pelarna omfattas av bedömningen genom att skriva JA eller NEJ.
(2) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.
(3) I undantagsfall där varken reglerna och förfarandena för bidrag, upphandling eller finansieringsinstrument bedöms (alltså ingen av pelarna 4–6) behöver inte heller pelarna 7 och 8 bedömas (regler och förfaranden för uteslutning respektive för offentliggörande).
(4) Finansieringsinstrument inbegriper även budgetgarantier.
Bilaga 2
FRÅGEFORMULÄR OCH BEDÖMNINGSKRITERIER
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Har enheten inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som bygger på bästa internationella praxis och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, och säkerställer enheten att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (fem komponenter för intern kontroll) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../50 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de fem komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 2 – REDOVISNING |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid, vilket bygger på internationella redovisningsstandarder och uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för redovisning) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../30 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION |
|||||||||||||||
Nivå 1 (budgetförordningen). Är enheten föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
JA/NEJ |
||||||||||||||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för oberoende extern revision) |
POÄNG (0–10) |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
Total poäng |
../30 |
||||||||||||||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 4 – BIDRAG |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för bidrag) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../30 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 5 – UPPHANDLING |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för upphandling) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../30 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (3) |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel/budgetgarantier genom finansieringsinstrument/budgetgarantier och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för finansieringsinstrument) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../30 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – kompletteringsavsnitt 6A (kompletterande frågor om budgetgarantier (4) |
|||
Nivå 2 – kriterier/frågor (fyra ytterligare komponenter för budgetgarantier) Har enheten ett system för hantering av kreditrisker och använder den ett internt riskvärderingssystem som är anpassat till dess verksamhets art, omfattning och komplexitetsgrad? |
JA/NEJ |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../40 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 2 är JA om den totala poängen för alla de fyra komponenterna är minst 70 % och poängen för varje komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 2 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – kompletteringsavsnitt 6B och 6C (kan tilläggas (5) ) |
|||||
Nivå 1. Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument eller budgetgarantier som stöds av EU-medel standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå, så att den a) inte stöder åtgärder som bidrar till skatteflykt och b) inte inlåter sig på verksamhet tillsammans med enheter som av skatteskäl har sitt säte eller är etablerade i icke samarbetsvilliga jurisdiktioner? |
JA/NEJ |
||||
Nivå 2 – kriterier/frågor (två komponenter för kontroller som rör skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner) |
POÄNG (0–10) |
||||
Kontroller som rör skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument/budgetgarantier som stöds av EU-medel standarder som motsvarar tillämplig union-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå (6), så att den
|
../10 |
||||
Nivå 1. Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument eller budgetgarantier standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå, så att den c) inte stöder åtgärder som bidrar till penningtvätt och finansiering av terrorism och d) inte ingår nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som har identifierats som högrisktredjeländer? |
JA/NEJ |
||||
Nivå 2 – kriterier/frågor (två komponenter för kontroller som rör åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism) |
POÄNG (0–10) |
||||
Åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument/budgetgarantier standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå som ger rimlig säkerhet, så att den
|
../10 |
||||
Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för det berörda avsnittet är minst 70 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen för det berörda avsnittet understiger 70 %. |
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument (8) ? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för uteslutning av tillgång till finansiering) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../30 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för de enskilda komponenterna 1 eller 3 är minst 2/10 eller 20 % eller poängen för den enskilda komponenten 2 är minst 5/10 eller 50 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för de enskilda komponenterna 1 eller 3 är lägre än 2/10 eller 20 % eller poängen för den enskilda komponenten 2 är lägre än 5/10 eller 50 %. |
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE SAMT ANNAN INFORMATION |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Offentliggör enheten information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt (9) ? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för offentliggörande av information om mottagarna) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../30 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER |
|||
Nivå 1 (budgetförordningen). Säkerställer enheten ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen (10) ? |
JA/NEJ |
||
Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för skydd av personuppgifter) |
POÄNG (0–10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Total poäng |
../30 |
||
POÄNG Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %. Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %. |
(1) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier..
(2) Se artikel 209.4 i 2018 års budgetförordning.
(3) Hänvisningar till finansieringsinstrument och EU-medel anses även inkludera budgetgarantier.
(4) Endast tillämpligt om enheten planerar att ansöka om en budgetgaranti från EU.
(5) När EU-anslag genomförs via finansieringsinstrument är enheten i fråga skyldig att genom lämpliga avtalsarrangemang rätta sig efter de villkor i budgetförordningen som är tillämpliga i det berörda fallet och som tas upp i upp i tilläggsavsnitten 6B och 6C, även om den valt att inte genomföra någon pelarbedömning enligt dessa avsnitt.
(6) EU:s skattepolitik och rättsliga ram inbegriper särskilt och tills vidare uppförandekoden för företagsbeskattning av den 1 december 1997 (EGT C 2, 6.1.1998), rådets direktiv 2011/96/EU av den 30 november 2011 om ett gemensamt beskattningssystem för moderbolag och dotterbolag hemmahörande i olika medlemsstater (EUT L 345, 29.12.2011, s. 8), rådets direktiv 2003/49/EG av den 3 juni 2003 om ett gemensamt system för beskattning av räntor och royalties som betalas mellan närstående bolag i olika medlemsstater (EUT L 157, 26.6.2003, s. 49), kommissionens rekommendation 2012/772/EU av den 6 december 2012 om aggressiv skatteplanering (EUT L 338, 12.12.2012, s. 41), rådets direktiv 2011/16/EU om administrativt samarbete i fråga om beskattning och om upphävande av direktiv 77/799/EEG (EUT L 64, 11.3.2011, s. 1), kommissionens åtgärdspaket mot skatteflykt: Nästa steg i riktning mot effektiv beskattning och ökad transparens i EU (COM/2016/23), kommissionens rekommendation (EU) 2016/136 av den 28 januari 2016 om genomförandet av åtgärder mot missbruk av skatteavtal (EUT L 25, 2.2.2016, s. 67), rådets direktiv (EU) 2016/1164 av den 12 juli 2016 om fastställande av regler mot skatteflyktsmetoder som direkt inverkar på den inre marknadens funktion (EUT L 193, 19.7.2016, s. 1) samt Ekofinrådets slutsatser av den 12 februari, 8 mars, 25 maj, 17 juni, 8 november och den 5 december 2016, den 5 december 2017, 23 januari och den 13 mars 2018.
(7) Med beaktande av direktiv (EU) 2015/849.
(8) Bedömningen av tredje parter ska uteslutas från finansiering genom bidrag, upphandling och/eller finansieringsinstrument ska göras efter det att bedömningen för respektive pelare (bidrag, upphandling och finansieringsinstrument) har genomförts. Hänvisningar och EU-medel anses även inkludera budgetgarantier.
(9) Bedömningen av offentliggörandet av information om mottagarna av bidrag, upphandling och/eller finansieringsinstrument ska göras efter det att bedömningen för respektive pelare (bidrag, upphandling och finansieringsinstrument) har genomförts.
(10) I linje med förordningarna (EU) 2018/1725 och (EU) 2016/679.
Bilaga 2A
FRÅGEFORMULÄR
PELARE |
PELARE SOM BEDÖMNINGEN OMFATTAR (1) |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
|
JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt> |
||
|
JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt> |
||
|
JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt> |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
|
JA |
||
Pelarna 1, 2, 3, 7, 8 och 9 omfattas alltid av bedömningen. Pelarna 4–6 kan omfattas av bedömningen, beroende på vilket slags genomförandeuppgifter som ska anförtros. |
SYFTE MED OCH ANVÄNDNING AV DETTA DOKUMENT
1. |
I det första skedet ombeds revisorn att besvara relevanta frågor i bilaga 2a och översända en ifylld bilaga 2a till den upphandlande myndigheten (om denna inte också är enheten) och revisorn.
Observera att enheten ska besvara de frågor som har markerats med ”SBAE” (ska besvaras av enheten) i kolumnen med rubriken ”Enhetens kommentarer”. Huvudfrågorna ska alltid besvaras av revisorn, på grundval av dennes professionella omdöme och genomförda bedömningsförfaranden och tester. Den upphandlande myndigheten ska tillställa revisorn en ifylld bilaga 2a så snart som möjligt efter det att revisorn har anlitats, men innan revisorn påbörjar sin bedömning. |
2. |
I ett senare skede blir bilaga 2a ett stödverktyg som revisorn kan använda vid utformningen, planeringen och genomförandet av bedömningsförfarandena och för att ta hänsyn till de kriterier som Europeiska kommissionen anser att det är avgörande eller viktigt att den enhet som omfattas av bedömningen uppfyller.
Det ifyllda frågeformuläret är en mycket viktig källa till information och underlag för revisorns bedömning. Det är emellertid inte på något sätt den enda källa som revisorn ska använda vid planeringen och genomförandet av bedömningsförfarandena eller för att komma fram till sina slutsatser. Alla uppgifter som enheten fyller i och lämnar ska omfattas av de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga. Revisorn får inte förlita sig på någon information innan bedömningsförfarandena har visat att den är tillräckligt korrekt och fullständig för bedömningen och för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna. Således kan revisorn fritt ändra, komplettera och lägga till uppgifter i kolumnen ”Revisorns kommentarer”. Revisorn kan också lägga till fler frågor om detta anses nödvändigt för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna. Användning av kolumnen ”Revisorns kommentarer” – det rekommenderas starkt att revisorn i så stor utsträckning som möjligt lämnar kortfattade kommentarer och redogörelser i kolumnen, och undviker att skriva in längre texter. Revisorn kan anpassa kolumnens bredd och/eller längd så att informationen och kommentarerna ryms. Alternativt kan revisorn använda bilagor (till exempel långa redogörelser och/eller dokument som har erhållits från enheten) och hänvisa till dem. Revisorn har alltid hela ansvaret för att utforma, planera och genomföra de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga för att komma fram till en slutsats för varje pelare som omfattas av bedömningen. Revisorn måste ta hänsyn till de specifika omständigheterna för uppdraget och använda ett professionellt omdöme under hela bedömningsprocessen. |
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
|
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
Har enheten inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, och säkerställer enheten att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden? |
|
Vägledning Artikel 154 i budgetförordningen Kommissionen kan godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av enheter och personer som har anförtrotts förvaltningen av medel från unionen eller budgetgarantier ger motsvarande skydd för unionens finansiella intressen och rimliga garantier för att målen med förvaltningen uppnås. |
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Utgör enhetens kontrollmiljö en god grund för den interna kontrollen i organisationen? OBS: Kontrollmiljön inbegriper styrnings- och förvaltningsfunktionerna och den inställning till och medvetenhet om enhetens interna kontroll som de som ansvarar för styrning och förvaltning har, hur dessa personer agerar samt den interna kontrollens betydelse inom enheten. |
|
||||
|
|
||||
1.1.1 |
Finns det en skriftlig uppförandekod som sprids till all personal, eller en personalhandbok som innehåller bestämmelser som främjar ett etiskt uppförande och etiska värden? |
SBAE |
|
||
1.1.2 |
Betonar ledningen vikten av integritet och etiska värden och påtalar denna vikt för personalen (signaler uppifrån)? |
SBAE |
|
||
1.1.3 |
Finns det förfaranden (till exempel disciplinära påföljder, ekonomiskt och personligt ansvar) för medarbetare som inte tillämpar reglerna om integritet och de etiska värdena? |
SBAE |
|
||
1.1.4 |
Finns det förfaranden för att hantera potentiella intressekonflikter på ledningsnivå? |
SBAE |
|
||
|
|
||||
1.2.1 |
Har enheten en tydlig organisationsstruktur (det vill säga den ram inom vilken en enhets åtgärder för att nå sina mål planeras, genomförs, kontrolleras och granskas) som stöder god förvaltning och styrning? |
SBAE |
|
||
1.2.2 |
Hur ser beslutsstrukturen ut och vilket är det högsta beslutsfattande organet? |
SBAE |
|
||
1.2.3 |
Har rapporteringsordningen och ansvarsområdena fastställts på ett tydligt sätt? Exempel: beskrivs ansvar, befogenheter och rapporteringsordningar tydligt i anställningskontrakt och/eller driftshandböcker? |
SBAE |
|
||
1.2.4 |
Finns det befattningsbeskrivningar? |
SBAE |
|
||
1.2.5 |
Hur fördelas befogenheter och ansvar för operativ verksamhet och hur fastställs rapporteringsförhållanden och tillståndshierarkier? |
SBAE |
|
||
1.2.6 |
Vilka policyer och rutiner finns det för till exempel rekrytering, introduktion, utbildning, utvärdering, rådgivning, befordran, ersättningar och korrigerande åtgärder? |
SBAE |
|
||
|
|
||||
1.3.1 |
Finns det ett organ som övervakar ledningen (till exempel tillsynsmyndighet, revisionskommitté, styrelse eller verkställande organ) som är oberoende i förhållande till enhetens ledning? |
SBAE |
|
||
1.3.2 |
Finns det regler för hur medlemmarna i övervakningsorganet utses och lämnar sina uppdrag och om ersättningen till dem? |
SBAE |
|
||
1.3.3 |
Om det inte finns något övervakningsorgan: har enhetens ledning vidtagit åtgärder för att fullgöra sina skyldigheter i fråga om övervakning av ledningen? |
SBAE |
|
||
1.3.4 |
Har enheten någon funktion för internrevision? Om ja, se avsnitt 5.2. |
SBAE |
|
||
1.3.5 |
Om nej: hur (det vill säga genom vilka andra åtgärder) utövar ledningen övervakning över den interna kontrollens utveckling och resultaten av den? |
SBAE |
|
||
|
|
||||
1.4.1 |
Har enheten formella skriftliga policyer och rutiner för personalfrågor? |
SBAE |
|
||
1.4.2 |
Har enheten policyer för rekrytering och löner? |
SBAE |
|
||
1.4.3 |
Har enheten ett system för personalutveckling (som omfattar utvecklings- och utbildningsbehov) och belöningar? |
SBAE |
|
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
|||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Identifierar enheten risker för att dess mål inte ska nås i hela enheten och analyseras riskerna i syfte att fastställa hur de ska hanteras? |
|
||||||||||
2.1 |
Sätter enheten upp tillräckligt specifika mål för att risker som rör målen ska kunna identifieras och bedömas? |
|
|
||||||||
2.2 |
Har enheten förfaranden för riskbedömning som gör att ledningen kan identifiera, bedöma och åtgärda befintliga eller potentiella problem som kan förhindra att enhetens mål nås? |
SBAE |
|
||||||||
2.3 |
Bedöms riskerna per projekt eller för enheten som helhet? |
SBAE |
|
||||||||
2.4 |
Har förfarandena för riskbedömning dokumenterats? |
SBAE |
|
||||||||
2.5 |
Har enheten ett riskregister? |
SBAE |
|
||||||||
2.6 |
Har enheten förfaranden för riskbedömning som fyller följande funktioner:
|
SBAE |
|
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
|||||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): vidtar enheten ändamålsenliga och effektiva kontrollåtgärder? |
|
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.1.1 |
Vidtar enheten kontrollåtgärder som uppfyller följande kriterier:
|
SBAE |
|
||||||||||||||
3.1.2 |
Inriktar sig enhetens kontrollåtgärder på följande viktiga aspekter:
|
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.2.1 |
Är åtskillnaden mellan funktioner formellt fastställd, till exempel i en drift- eller förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.3.1 |
Hur är enhetens registersystem huvudsakligen utformat (elektroniskt, pappersbaserat, driftsinstruktioner, användning av databaser och elektroniska arkiveringssystem)? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.3.2 |
Identifiera och dokumentera centrala egenskaper hos registersystemet/förfarandena. |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.3.3 |
Har enheten någon specifik policy eller några specifika förfaranden för dokumentation och registrering av processerna för bidrag, upphandling och finansieringsinstrument? Observera att särskilda krav på till exempel öppenhet och konfidentialitet kan vara tillämpliga. |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.4.1 |
Har enheten formella och skriftliga förfaranden och kontroller för sina it-system? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.4.2 |
Har enheten lämpliga och effektiva förfaranden för att initiera, godkänna, registrera, behandla och rapportera transaktioner? |
|
|
||||||||||||||
3.4.3 |
Tillämpar enheten en lämplig mix av manuella och automatiserade element i sin interna kontroll, som tar hänsyn till arten och komplexitetsgraden hos enhetens användning av informationsteknik och datoriserade informationssystem? |
|
|
||||||||||||||
3.4.4 |
Inbegriper kontrollerna över enhetens it-system effektiva allmänna it-kontroller och applikationskontroller? |
|
|
||||||||||||||
Vägledning om datoriserade informationssystem |
|||||||||||||||||
Enhetens affärsprocesser resulterar i transaktioner som initieras, registreras, behandlas och rapporteras av informationssystemet, vilket antingen är manuellt eller datoriserat eller består av en blandning av manuella och datoriserade förfaranden. Finns det en lämplig åtskillnad mellan de viktiga redovisningsfunktionerna att initiera, godkänna, registrera, behandla (det vill säga överföra till huvudboken) transaktioner och utarbeta finansiella rapporter? It-användningen påverkar det sätt på vilket kontrollåtgärderna genomförs. Kontroller över it-system är effektiva när de bibehåller informationens integritet och skyddet för de data som behandlas i dessa system samt inbegriper effektiva allmänna it-kontroller och applikationskontroller. Allmänna it-kontroller är policyer och rutiner som gäller för många applikationer och bidrar till att applikationskontrollerna fungerar effektivt. De tillämpas i stordator-, minidator- och slutanvändarmiljöer. Allmänna it-kontroller som bibehåller informationens integritet och skyddet för de data som behandlas innehåller vanligen kontroller över
Applikationskontroller är manuella eller automatiserade processer som vanligen körs på affärsprocessnivå och tillämpas på enskilda applikationers behandling av transaktioner. Applikationskontroller kan vara förebyggande eller detekterande till sin natur, och utformas för att säkra räkenskapernas integritet. Således sammanhänger applikationskontroller med rutiner som används för att initiera, registrera, behandla och rapportera transaktioner eller andra finansiella data. Dessa kontroller bidrar till att säkerställa att genomförda transaktioner är godkända och registreras och behandlas på ett korrekt och fullständigt sätt. Några exempel är redigeringskontroller av indata och kontroller av sifferföljder med manuell uppföljning av avvikelserapporter eller korrigering av inmatningen av data. Användningen av manuella eller automatiserade element i den interna kontrollen påverkar också det sätt på vilket transaktioner initieras, registreras, behandlas och rapporteras:
En enhets mix av manuella och automatiserade element i den interna kontrollen varierar med arten och komplexitetsgraden hos enhetens användning av informationsteknik. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.5.1 |
Beaktar enheten potentialen för fel, bedrägerier och oegentligheter när den bedömer riskerna för att målen inte uppnås? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.5.2 |
Identifierar enheten (känsliga) befattningar där det finns risk för hemlig samverkan (till exempel kassa- och bankhantering, upphandlings- och inköpsfunktioner), och vidtas det övervakningsåtgärder (till exempel jobbrotation, ytterligare kontroller)? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.5.3 |
Finns det förfaranden för att rapportera och följa upp fel, bedrägerier och oegentligheter? |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.6.1 |
Har enheten en beskrivning av sitt system för tillgångsförvaltning, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.6.2 |
Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för tillgångsförvaltning, det vill säga rutiner och förfaranden för förvärv och förvaltning av mark och byggnader, maskiner, fordon, utrustning och immateriella tillgångar (till exempel immateriella rättigheter och licenser). Observera att särskild uppmärksamhet bör ägnas upphandlingsregler som är tillämpliga på förvärv av anläggningstillgångar och immateriella tillgångar (se pelare 5 ”Upphandling”). |
|
|
||||||||||||||
Vägledning Dokumentera det ovannämnda förfarandet med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens system för tillgångsförvaltning. Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden (åtskillnad mellan funktioner) när det gäller processerna för förvärv och inköp av tillgångar, bokföring av tillgångar (användning av tillgångsregister och körjournaler för fordon), kontroller och förfaranden för åtkomst, kontroll- och övervakningsförfaranden, säkerhets- och åtkomstförfaranden, tillgångarnas tillgänglighet och överlåtelse av tillgångar. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.7.1 |
Har enheten en beskrivning av sitt system för lagerhantering, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.7.2 |
Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för lagerhantering (rutiner och förfaranden för förvärv, inköp och hantering av lager bestående av till exempel material, verktyg, reservdelar och kontorsmaterial). Observera att särskild uppmärksamhet bör ägnas upphandlingsregler som är tillämpliga på förvärv av förrådsartiklar, varor och material (se pelare 5 ”Upphandling”). |
|
|
||||||||||||||
Vägledning Dokumentera det ovannämnda förfarandet med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens system för lagerhantering. Exempel på relevanta frågor: i) roller och ansvarsområden när det gäller lagerhanteringen, förvärvs- och inköpsförfarandena och lagerredovisningen, ii) skyddsåtgärder, åtkomst och användning, iii) kontroll- och övervakningsförfaranden, inventering och avstämningar och iv) användning och avyttring av varulager. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.8.1 |
Har enheten en beskrivning av sitt system för bankhantering, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.8.2 |
Gör enheten regelbundna (minst månatliga) avstämningar av bokföringsdata (i huvudboken och kassaboken) mot data om banktillgodohavanden, och på ett sådant sätt att inga väsentliga avvikelser lämnas utan förklaring? |
|
|
||||||||||||||
3.8.3 |
Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för bankhantering (rutiner och förfaranden för hantering av banktillgodohavanden). |
|
|
||||||||||||||
Vägledning Dokumentera det ovannämnda förfarandet med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens förfaranden för bankhantering. Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden (åtskillnad mellan funktioner, åtkomsträttigheter, användning av en separat ekonomifunktion) när det gäller hanteringen av banktillgodohavanden, typ av konton (till exempel räntebärande konton, använda valutor), användning av dubbel attestering, regelbundna avstämningar, övervakning och kontroll, användning av särskilda bankkonton för projekt, finanspolicy. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.9.1 |
Har enheten en beskrivning av sitt system för kassahantering, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.9.2 |
Gör enheten regelbundna (minst månatliga) avstämningar av bokföringsdata (i huvudboken och kassaboken) mot data om banktillgodohavanden, och på ett sådant sätt att inga väsentliga avvikelser lämnas utan förklaring? |
|
|
||||||||||||||
3.9.3 |
Finns det lämpliga förfaranden för innehavet av kontanter och kassainventering? |
|
|
||||||||||||||
3.9.5 |
Reglerar och avstämmer enheten bevakningskonton och förskottskonton, det vill säga för gjorda kontantbetalningar, från vilka inga utgifter ännu har registrerats, minst en gång i månaden inom 30 dagar efter varje månads utgång? Sådana förskottskonton kan avse resekostnader eller vara operativa förskottskonton (3). Det kan också röra sig om transfereringar till andra enheter, vilka klassificeras som utgifter när de görs trots att eventuella öronmärkta delar av transfereringarna ska rapporteras periodiserat. |
|
|
||||||||||||||
3.9.6 |
Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för kassahantering (rutiner och förfaranden för hantering av likvida medel). |
|
|
||||||||||||||
Vägledning Dokumentera det ovannämnda förfarandet med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens förfaranden för kassahantering. Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden (åtskillnad mellan funktioner, åtkomsträttigheter, användning av en separat ekonomifunktion) när det gäller kassahanteringen, förfaranden för kassahantering och begränsningar av kassainnehaven, regelbundna inventeringar och avstämningar av handkassor, hantering av förskott i kontanter (användning, tillstånd, gränser, övervakning och reglering). |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.10.1 |
Har enheten en beskrivning av sitt system för rekrytering, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.10.2 |
Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för rekrytering (rutiner och förfaranden för hantering av utlandsstationerad, lokal och annan personal). |
|
|
||||||||||||||
3.10.3 |
Gör en genomgång av rekryteringsprocessen från godkännandet av urvalsprocessen till undertecknandet av anställningskontraktet. |
|
|
||||||||||||||
Vägledning Dokumentera de ovannämnda förfarandena med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens rekryteringsförfaranden. Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden när det gäller personalhantering och rutiner för urval och godkännande, fastställande och godkännande av löner, ersättningar och andra anställningsvillkor, användning av anställningskontrakt, befattningsbeskrivningar. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.11.1 |
Har enheten en beskrivning av sitt system för löne- och arbetstidshantering, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.11.2 |
Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för löne- och arbetstidshantering (det vill säga rutiner och förfaranden för hantering av löner och närvaro/frånvaro). |
|
|
||||||||||||||
3.11.3 |
Finns det en direkt koppling mellan personaldatabasen (4) och löneredovisningen för att säkerställa att uppgifterna överensstämmer? Görs avstämningar regelbundet (i princip månatligen)? |
|
|
||||||||||||||
3.11.4 |
Är systemen för löne- och arbetstidshantering sammankopplade i syfte att säkerställa att lönerna i tillämpliga fall beräknas korrekt? |
|
|
||||||||||||||
3.11.5 |
Finns det begränsningar av befogenheterna att ändra i lönelistan och finns det någon verifieringskedja? |
|
|
||||||||||||||
3.11.6 |
Finns det lämpliga förfaranden för (att godkänna) ändringar i personalakterna? |
|
|
||||||||||||||
3.11.7 |
Finns det förfaranden för att identifiera svagheter hos kontrollerna och/eller spökarbetare? Genomförs till exempel (årliga) revisioner av lönesystemet av en internrevisionsfunktion? |
|
|
||||||||||||||
3.11.8 |
Har enheten ett system för att allokera kostnader för personal, löner och övriga projektrelaterade kostnader till projekt? |
|
|
||||||||||||||
3.11.9 |
Vilka principer (det vill säga rimligheten hos de grundläggande antagandena och fördelningsnycklarna) använder enheten för att allokera kostnader för löner och lönebikostnader till projekt? På vilket sätt godkänns och registreras den tid som personalen lägger ned på specifika projekt? |
|
|
||||||||||||||
Vägledning Dokumentera de ovannämnda förfarandena med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens system för löne- och arbetstidshantering. Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden när det gäller löne- och arbetstidshantering, registrering, beräkning och godkännande av löner och lönekomponenter (fast/rörlig, övertid, sociala avgifter). Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt enhetens system för arbetstidshantering: förfaranden för registrering av närvaro (användning av tidrapporter) och förfaranden för övervakning, kontroll och godkännande. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
Huvudfråga (nivå 3): |
|
||||||||||||||||
3.12.1 |
Har enheten en beskrivning av sina kontroller av andra lönerelaterade utgifter och ersättningar, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.12.2 |
Vilka förfaranden och kontroller finns det för att fastställa och betala ersättningar för resor och boende (det vill säga dagtraktamenten)? |
|
|
||||||||||||||
3.12.3 |
Vilka förfaranden och kontroller finns det för att fastställa och betala ersättning för utgifter för utbildning och personalutveckling? |
|
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.13.1 |
Vilka förfaranden har enheten för upphandling av tjänster från externa tjänsteleverantörer (till exempel studier och forskning, reklam, marknadsföring, publicitet och synliggörande, utvärderingar, revision, redovisningstjänster och juridiska tjänster, tekniskt stöd, översättning och tolkning, anordnande av konferenser och seminarier och synliggörande)? Observera att särskild uppmärksamhet bör ägnas upphandlingsregler som är tillämpliga på förvärv av tjänster (se pelare 5 ”Upphandling”). |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.14.1 |
Har enheten en beskrivning av sina kontroller av andra utgifter än löner, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.14.2 |
Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för utgiftskontroll (rutiner och förfaranden för utgiftskontroll). |
|
|
||||||||||||||
Vägledning Dokumentera de ovannämnda förfarandena med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens förfaranden för utgiftskontroll. Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden när det gäller utgiftskontroll, administrativa förfaranden som säkerställer att utgiftskontrollen överensstämmer med enhetens förfaranden, attestering och godkännande av utgifter, genomförande av regelbundna jämförelser mellan budgeterade och faktiska kostnader. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.15.1 |
Har enheten en beskrivning av sina kontroller för övervakning av verksamheten, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.15.2 |
Vilka åtgärder vidtar enheten för att övervaka verksamheten, det vill säga de resultat som uppnås när det gäller att genomföra aktiviteter och projekt? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.15.3 |
Har enheten antagit kvalitetsstandarder (till exempel ISO)? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.15.4 |
Finns det interna standarder, om externa standarder inte används? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.15.5 |
Har enheten förfaranden för utvärdering av verksamheten (i förväg, under genomförandet och i efterhand)? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.15.6 |
Vem gör dessa utvärderingar (internt eller externt) och hur rapporteras resultaten och följs upp? |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.16.1 |
Har enheten en beskrivning av sina förfaranden för att säkerställa efterlevnad av regler och bestämmelser för användning av medel, eller en förfarandehandbok? |
SBAE |
|
||||||||||||||
3.16.2 |
Har enheten förfaranden som säkerställer att faktiska kostnader och erhållna intäkter för aktiviteter och projekt överensstämmer med tillämpliga regler, det vill säga villkoren i kontrakt och överenskommelser? |
|
|
||||||||||||||
3.16.3 |
Har enheten förfaranden som säkerställer att specifika regler och villkor är väl kända och följs? Sådana regler och villkor kan till exempel röra utgifters stödberättigande, upphandlingsförfaranden (se pelare 5), ursprung, synligheten hos EU-finansierade åtgärder och överföringen av tillgångar när projekt har avslutats. |
|
|
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
||||
|
||||
Vägledning Information är nödvändig för att enheten ska kunna fullgöra sina skyldigheter i fråga om intern kontroll som stöder uppnåendet av dess mål. Enhetens ledning erhåller eller genererar och använder relevant och kvalitativ information från både interna och externa källor som stöd för andra delar av den interna kontrollen. Intern rapportering (intern information och kommunikation) Den interna rapporteringen omfattar finansiell rapportering och rapportering till enhetens ledning om kvalitativa aspekter av genomförandet av aktiviteter och projekt inom enheten. Extern rapportering (extern information och kommunikation) Man kan urskilja två flöden av extern information och kommunikation:
Detta omfattar rapporteringsflödena från stödmottagarna till enheten och dessas ansvarsskyldighet i förhållande till enheten. Rapporteringen bygger på specifika regler och villkor som enheten fastställer i syfte att uppfylla kraven (däribland rapporteringskraven) för finansiering som tillhandahålls av EU och andra givare. Dessa rapporteringsflöden utgör en viktig del av den interna kontrollen. De två typer av extern rapportering som beskrivs ovan behandlas under pelare 2 ”Redovisning”. |
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
|||||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten kontroller och förfaranden som säkerställer en tillförlitlig rapportering – såväl intern som extern (inkommande och utgående) – i linje med tillämpliga krav och standarder? |
|
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.1.1 |
Erhåller eller genererar enheten och använder relevant och kvalitativ information (från interna och/eller externa källor) som underlag för sina förvaltningsberättelser? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.1.2 |
Får enhetens ledning regelbundna (månatliga, kvartalsvisa) rapporter om framsteg som har gjorts i fråga om måluppnåelse och med aktiviteter och projekt? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.1.3 |
Omfattar informationen kvalitativa aspekter av genomförandet, såsom användning av resultatindikatorer, genomförandestatus och förseningar, centrala problem och frågor? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.1.4 |
Omfattar informationen finansiella aspekter, såsom jämförelser mellan budget och utfall och analyser av kostnader per aktivitet/projekt? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.1.5 |
Sprider enheten information som behövs för att den interna kontrollen ska fungera till de egna medarbetarna, inklusive om den interna kontrollens mål och ansvaret för den? |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.2.1 |
Upprättar och presenterar enheten årsredovisningar som är tillförlitliga? Med ”tillförlitlig” menas att de finansiella rapporterna
|
|
|
||||||||||||||
Vägledning Att lämna årsredovisningar är en viktig förutsättning för öppenhet. Förmågan att upprätta årsredovisningar i rätt tid är en viktig indikator på hur väl redovisningssystemet fungerar och vilken kvalitet bokföringen håller. För att de finansiella rapporterna ska vara användbara och bidra till öppenhet måste de vara begripliga för läsaren och behandla transaktioner, tillgångar och skulder på ett genomblickbart och konsekvent sätt. Det är detta som standarder för finansiell rapportering syftar till. En del länder har egna standarder för finansiell rapportering inom den offentliga sektorn, vilka fastställs av regeringen eller något annat behörigt organ. För att bli allmänt accepterade anpassas sådana nationella standarder vanligen till internationella standarder som de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (IPSAS), av vilka en del är relevanta för länder som använder sig av periodiserad redovisning och andra är relevanta för system som bygger på redovisning av in- och utbetalningar. |
|||||||||||||||||
4.2.2 |
Har den finansiella information som lämnas i de finansiella rapporterna följande egenskaper som gör den användbar för användarna?
|
|
|
||||||||||||||
4.2.3 |
Upprättar och presenterar enheten årsredovisningar som överensstämmer med tillämpliga internationella standarder? Vilket ramverk för finansiell rapportering är tillämpligt? Vilka grundläggande regler och bestämmelser måste enheten följa när den upprättar och presenterar sina årsredovisningar? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.2.4 |
Andra upplysning enligt god praxis Lämnar enheten i sina finansiella rapporter upplysningar om följande punkter:
|
|
|
||||||||||||||
4.2.5 |
Följer enheten nationella standarder för redovisning (inbegripet finansiell rapportering) som är tillämpliga i det land där den är etablerad? Exempel: Världsbanken, det vill säga Internationella banken för återuppbyggnad och utveckling (IBRD) och Internationella utvecklingsfonden (IDA) följer god redovisningssed i Förenta staterna (US GAAP). |
|
|
||||||||||||||
4.2.6 |
Följer enheten internationella standarder för redovisning (inbegripet finansiell rapportering) eller redovisningsprinciper och -regler som föreskrivs genom särskilda förordningar eller konventioner?
|
SBAE |
|
||||||||||||||
4.2.7 |
I enlighet med vilken redovisningsprincip upprättas och presenteras enhetens finansiella rapporter?
Fotnot: Enligt periodiseringsprincipen redovisas transaktioner och andra händelser när de inträffar (inte bara när kontanter eller motsvarande mottas eller betalas). Således registreras transaktioner och händelser i bokföringen och redovisas i de finansiella rapporterna för de perioder då de uppkommer. Vid periodiserad redovisning redovisas tillgångar, skulder, nettotillgångar/eget kapital, intäkter och kostnader. |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.2.8 |
Vilket räkenskapsår tillämpar enheten? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.2.9 |
Omfattar enhetens finansiella rapporter följande delar:
|
SBAE |
|
||||||||||||||
4.2.10 |
Lämnas enhetens finansiella rapporter till extern revision inom sex månader efter räkenskapsårets slut? |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.3.1 |
Har enheten särskilda rapporteringsförfaranden för aktiviteter, projekt eller (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument som finansieras av EU eller andra givare? |
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.4.1 |
Har enheten särskilda rapporteringsförfaranden för aktiviteter, projekt, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument som finansieras av EU eller andra givare? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.4.2 |
Ställer enheten upp villkor för stödmottagarnas rapportering om de finansiella och kvalitativa aspekterna av genomförandet av aktiviteter, projekt, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.4.3 |
Lämnas det tydlig och korrekt information om rapporteringsvillkoren (till exempel användning av kravspecifikationer, användning av (webbaserade) riktlinjer, instruktioner, broschyrer)?
|
SBAE |
|
||||||||||||||
4.4.4 |
Övervakar/kontrollerar enheten om rapporteringsvillkoren uppfylls? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.4.5 |
Erhåller och granskar enheten regelbundna lägesrapporter från stödmottagarna? |
SBAE |
|
||||||||||||||
4.4.6 |
Åtgärdar enheten effektivt och skyndsamt problem som upptäcks vid granskningen av dessa rapporter? Exempel på sådana problem: betydande skillnader mellan budgeterade och faktiska kostnader, ovanliga utgiftsposter, utgifter som (kanske) inte är stödberättigande, förseningar med genomförande av projekt och projektaktiviteter som inte genomförs som planerat. |
SBAE |
|
PELARE 1 – INTERN KONTROLL |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Övervakar enheten (komponenterna i) sitt system för interna kontroller på ett regelbundet och effektivt sätt? |
|
|
|||
|
|
||||
5.1.1 |
Hur övervakar enheten huvudsakligen (komponenterna i) sitt system för interna kontroller? |
SBAE |
|
||
5.1.2 |
Hur initierar enheten åtgärder för att avhjälpa brister i (komponenterna i) sitt system för interna kontroller? |
SBAE |
|
||
|
|
||||
5.2.1 |
Standarder och arbetsbeskrivning för internrevisionen Följer internrevisionsfunktionen internationella standarder för yrkesutövningen och de etiska regler som har utfärdats av Institute of Internal Auditors (www.theiia.org)? |
SBAE |
|
||
Vägledning Det krävs regelbunden och korrekt återkoppling till ledningen om hur det interna kontrollsystemet fungerar, från en internrevisionsfunktion eller motsvarande övervakningsfunktion. I en del länder gör internrevisionsfunktionen enbart en inledande kontroll av transaktionerna, som då anses utgöra en del av den interna kontrollen. |
|||||
5.2.2 |
Standarder och arbetsbeskrivning för internrevisionen (fortsättning) Har internrevisionsfunktionen antagit en intern arbetsbeskrivning som överensstämmer med Institute of Internal Auditors definition av internrevision, etiska regler och standarder? Fotnot: En arbetsbeskrivning för internrevisionen är ett formellt dokument i vilket syftet med internrevisionsfunktionens arbete, dess befogenheter och ansvarsområde fastställs. I arbetsbeskrivningen för internrevisionen fastställs i) internrevisionens ställning inom organisationen och formerna för rapporteringen till styrelsen från internrevisionsfunktionens chef, ii) tillgången till dokument, personal och lokaler som har relevans för utförandet av uppdragen och iii) omfattningen av internrevisionens verksamhet. Det slutliga godkännandet av arbetsbeskrivningen för internrevisionen görs av enhetens högsta ledning eller ett övervakningsorgan (revisionskommitté) beroende på vad som är tillämpligt. |
SBAE |
|
||
5.2.3 |
Oberoende Vilken plats har internrevisionsfunktionen i enhetens organisationsstruktur? |
SBAE |
|
||
5.2.4 |
Oberoende Är internrevisionsfunktionen oberoende, det vill säga inte underkastad villkor som hotar dess förmåga att fullgöra sina skyldigheter i fråga om internrevision på ett opartiskt sätt? |
SBAE |
|
||
5.2.5 |
Oberoende (fortsättning) Har chefen för internrevisionsfunktionen direkt och obegränsad tillgång till den högsta ledningen och övervakningsorganet, beroende på vad som är tillämpligt? |
SBAE |
|
||
5.2.6 |
Arbetets mål och omfattning Vilket slags uppgifter har internrevisionsfunktionen? |
SBAE |
|
||
5.2.7 |
Arbetets mål och omfattning (fortsättning) Vilken verksamhet bedrivs eller ska bedrivas av internrevisionsfunktionen? |
SBAE |
|
||
5.2.8 |
Arbetets mål och omfattning Fastställs det i arbetsbeskrivningen för internrevisionen vilket slags (gransknings-)tjänster som ska tillhandahållas till enheten? OBS: Med ”granskningstjänster” avses internrevisorns objektiva bedömning av bevis i syfte att tillhandahålla ett oberoende utlåtande eller slutsatser om en enhet, verksamhet, funktion, process, system eller annat. Granskningsuppdragets art och omfattning fastställs i International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. |
SBAE |
|
||
5.2.9 |
Arbetets mål och omfattning Gör internrevisionsfunktionen en riskbedömning för aktiviteterna och/eller de organisatoriska funktionerna (till exempel avdelningar, enheter)? OBS: En effektiv internrevision (eller systemövervakning) bör också kännetecknas av en fokusering på högriskområden. |
SBAE |
|
||
5.2.10 |
Arbetets mål och omfattning Utarbetar internrevisionsfunktionen en flerårig (vanligen treårig) revisionsplan samt årliga verksamhetsplaner? Hur och av vem väljs föremålen för revisionen ut och godkänns? |
SBAE |
|
||
5.2.11 |
Arbetets mål och omfattning (fortsättning) Innefattar dessa planer en lämplig uppsättning typer av revisionsuppgifter, såsom efterlevnad, räkenskapsrevisioner, revisioner av lönesystemet, systemrevisioner som inkluderar informationsteknik, revisioner med fokus på rättsutredningar och förvaltningsrevisioner? |
SBAE |
|
||
5.2.12 |
Arbetets mål och omfattning Arbetar internrevisionsfunktionen med all verksamhet som enheten administrerar? |
SBAE |
|
||
5.2.13 |
Rapportering Utarbetas och utfärdas rapporterna från internrevisionen enligt en fastställd tidsplan, och översänds de till enhetens högsta ledning och ett övervakningsorgan eller en revisionskommitté, beroende på vad som är tillämpligt? |
SBAE |
|
||
5.2.14 |
Rapportering (fortsättning) Lämnar internrevisionsfunktionen regelbundna (det vill säga månatliga, kvartalsvisa) lägesrapporter till enhetens ledning och ett övervakningsorgan/en revisionskommitté beroende på vad som är tillämpligt? |
SBAE |
|
||
5.2.15 |
Uppföljning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer Behandlas och åtgärdas de iakttagelser och rekommendationer som internrevisionen resulterar i (till enhetens högsta ledning och ett övervakningsorgan eller en revisionskommitté, beroende på vad som är tillämpligt)? |
SBAE |
|
||
5.2.16 |
Uppföljning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer Reagerar enhetens ledning snabbt på internrevisionens iakttagelser? |
SBAE |
|
||
5.2.17 |
Uppföljning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer Genomförs internrevisionens rekommendationer skyndsamt och i sin helhet? OBS: En effektiv internrevision (eller systemövervakning) bör också kännetecknas av åtgärder från ledningen med anledning av internrevisionens iakttagelser. Detta är av avgörande betydelse, eftersom underlåtenhet att reagera på iakttagelser riskerar att göra internrevisionsfunktionen mindre motiverad. |
SBAE |
|
||
|
|
||||
5.3.1 |
Inkluderar ledningen en rapport om effektiviteten hos sitt system för intern kontroll (det vill säga en internkontrollrapport) i enhetens årsredovisning? Om ja: granska enhetens internkontrollrapporter för de senaste tre åren och den oberoende revisorns rapport om ledningens bedömning av effektiviteten hos systemet för intern kontroll. Om ja: vilket slags uttalande (med eller utan reservation) lämnade de externa revisorerna i fråga om ledningens bedömning av effektiviteten hos systemet för intern kontroll? |
SBAE |
|
PELARE 2 – REDOVISNING |
|||||||||||
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
||||||||||
Tillämpar enheten ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid, vilket bygger på nationella och/eller internationella redovisningsstandarder och uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
||||||||||
Vägledning Redovisningsprinciper är de principer, grunder, sedvänjor och regler samt den praxis som ett företag tillämpar vid upprättandet och utformningen av finansiella rapporter. En tillförlitlig grund innebär att enheten tillämpar redovisningsprinciper som är relevanta för användarnas beslutsfattande och tillförlitliga i och med att de finansiella rapporterna
Artikel 154 i budgetförordningen Kommissionen kan godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av enheter och personer som ska anförtros budgetgenomförandeuppgifter för kommissionens räkning ger motsvarande skydd för unionens finansiella intressen och rimliga garantier för att målen med förvaltningen uppnås. |
PELARE 2 – REDOVISNING |
|||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||
|
|
|
|||||
Huvudfråga (nivå 2): Använder enheten ett lämpligt redovisningssystem och har den tydliga och skriftliga redovisningsprinciper? |
|
||||||
1.1 |
Tillämpar enheten redovisningsprinciper som uppfyller följande krav:
|
|
|
||||
1.2 |
Har enheten en handbok med redovisningsprinciper och -förfaranden, inklusive detaljerade beskrivningar av redovisningsförfaranden för olika typer av finansiella och bokföringsmässiga transaktioner? |
SBAE |
|
||||
1.3 |
Använder enheten sig av ett ekonomisystem med dubbel bokföring? OBS: Ett ekonomisystem med dubbel bokföring är en uppsättning regler för registreringen av finansiell information i ett redovisningssystem där varje transaktion eller händelse påverkar minst två olika konton i huvudboken. |
SBAE |
|
||||
1.4 |
Har enheten en kontoplan som korrekt återspeglar dess verksamhet och aktiviteter? |
SBAE |
|
||||
1.5 |
Gör enheten regelbundna avstämningar av konton för kassa och bank (i tillämpliga fall)? |
SBAE |
|
||||
1.6 |
Gör enheten regelbundna avstämningar och regleringar av bevakningskonton och förskottskonton? Finns det separata konton (i huvudboken) för bokföring av förskott och slutbetalningar för olika projekt? Observera att en tillförlitlig rapportering av finansiell information förutsätter att bokföringsrutinerna hela tiden kontrolleras och verifieras. Detta är en viktig del av den interna kontrollen och grunden för information av god kvalitet till ledningen och för externa rapporter. En grundläggande förutsättning för tillförlitliga data är att uppgifter från olika källor stäms av snabbt och ofta. |
SBAE |
|
||||
1.7 |
Gör redovisningssystemet det möjligt att behandla och rapportera bokföringsinformation och finansiell information som rör specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument oberoende av om dessa finansieras av enheten själv och/eller från externa källor (såsom Europeiska kommissionen)? |
SBAE |
|
||||
1.8 |
Kan enheten säkerställa ett redovisningsspår för transaktioner (inkomster och utgifter) som rör specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument oberoende av om dessa finansieras av enheten själv och/eller från externa källor (såsom kommissionen)? |
SBAE |
|
||||
1.9 |
Hur registreras förskottsbetalningar till enheten från externa organisationer (till exempel kommissionen) för finansiering av specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument i enhetens bokföring? |
SBAE |
|
||||
1.10 |
Har enheten förfaranden för att reglera förskott som den betalar till stödmottagare (regleras till exempel förskott på basis av de revisionsrapporter om medelsanvändningen som stödmottagarna lämnar in)? |
|
|
PELARE 2 – REDOVISNING |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
|
|
|
|||
Huvudfråga (nivå 2): har enheten ett budgetsystem och budgetförfaranden som resulterar i genomblickbara och tillförlitliga budgetar för dess verksamhet och aktiviteter? |
|
||||
2.1 |
Är budgetförfarandena formaliserade (till exempel genom en budgethandbok eller cirkulärskrivelser)? |
SBAE |
|
||
2.2 |
Med vilka intervall upprättas budgetar (år, halvår, kvartal)? |
SBAE |
|
||
2.3 |
Vilka är de viktigaste aktörerna i budgetprocessen? |
SBAE |
|
||
2.4 |
Vilka redovisningskällor och andra uppgiftskällor används? |
SBAE |
|
||
2.5 |
Har enheten ett lämpligt system för budgetklassificering (exempel på klassificeringskriterier: operativa kostnader och kapitalkostnader, verksamhetsbaserade eller funktionella budgetar, analytisk klassificering, klassificering utifrån projekt/underprojekt). |
SBAE |
|
||
2.6 |
Ger budgetarna en konsekvent och tydlig bild av beräknade/uppskattade kostnader i linje med enhetens verksamhet, aktiviteter och projekt? |
SBAE |
|
||
2.7 |
Är budgetarna genomblickbara och heltäckande, och återspeglar de enhetens verksamhet korrekt? |
|
|
||
2.8 |
Är de antaganden som används vid upprättandet av budgetarna och för kalkyler av beräknade och uppskattade kostnader rimliga? Bygger de nycklar för kostnadsfördelningen som används för att beräkna kostnadsuppgifterna i budgetarna på logiska, konsekventa och rimliga antaganden och principer? |
|
|
||
2.9 |
Är budgetuppgifterna relevanta och tillförlitliga, så att ledningen och/eller andra användare har någon verklig nytta av dem? |
SBAE |
|
||
2.10 |
Hur och av vem godkänns budgetarna? |
SBAE |
|
||
2.11 |
Kan redovisningssystemet producera heltäckande rapporter över faktiska utgifter i förhållande till den ursprungliga budgeten? |
SBAE |
|
||
2.12 |
Anges de faktiska totala utgifterna i rapporterna i förhållande till de totala utgifterna i den ursprungliga budgeten för perioden (kvartalet, halvåret), och utfärdas rapporterna inom en rimlig tidsperiod (en månad) efter periodens slut? |
SBAE |
|
||
2.13 |
Granskas skillnader mellan faktiska utgifter och ursprungligen budgeterade utgifter och förklaras ordentligt? |
SBAE |
|
||
2.14 |
Finns det ett lämpligt förfarande för att godkänna betydande avvikelser i utgiftsfördelningen i förhållande till den ursprungliga budgeten? |
SBAE |
|
||
2.15 |
Redovisas även utgifter som uppstår genom transfereringar till delar (till exempel kontor på andra orter) av enheten som arbetar på ett oberoende/självständigt sätt i förhållande till enhetens huvudkontor i rapporterna om budgetgenomförandet? |
SBAE |
|
PELARE 2 – REDOVISNING |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Syftet med frågorna i detta avsnitt är att bedöma om enhetens redovisningssystem kan producera tillförlitliga rapporter i rätt tid om enhetens – och/eller stödmottagarnas – användning av medel för specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument (5). Användarna av dessa rapporter är enhetens ledning och/eller externa parter som har tillhandahållit finansiering (såsom Europeiska kommissionen). |
|||||
|
|
|
|||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten redovisnings- och budgetförfaranden som möjliggör en korrekt rapportering i rätt tid till givare/finansiärer (däribland Europeiska kommissionen) om användningen av medel som tillhandahålls för projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument, och den kapacitet och de processer som krävs för att ta fram redovisningar (6) ? |
|
||||
3.1 |
Har enheten ett redovisningssystem och förfaranden som gör det möjligt att generera relevant och tillförlitlig information som underlag för rapporter (med finansiell och kvalitativ information) och redovisningar om projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument som finansieras av EU eller andra givare? |
SBAE |
|
||
3.2 |
Möjliggör enhetens redovisningssystem generering av finansiella rapporter för specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument eller av aggregerade redovisningsuppgifter som direkt kan användas för att utarbeta finansiella rapporter och redovisningar? |
SBAE |
|
||
Vägledning En enhets informationssystem innehåller vanligen standardiserade bokföringsposter som behövs för att bokföra återkommande transaktioner. Ett exempel kan vara poster för bokföring av lönekostnader i huvudboken. En enhets finansiella rapportering inbegriper också icke standardiserade bokföringsposter som används för att bokföra icke återkommande, ovanliga transaktioner eller justeringar. Dessa kan behövas för att redovisa kostnadsposter (inklusive kostnadsfördelning) för specifika projekt som inte omfattas av standardiserade redovisningsförfaranden och bokföringsposter. I system med manuellt förda huvudböcker kan icke standardiserade bokföringsposter identifieras genom inspektion av bokföringsböcker, dagböcker och bokföringsunderlag. |
|||||
3.3 |
I vilken omfattning måste enheten göra nya bokföringsnoteringar, justera noteringar och/eller behandla och ändra finansiella uppgifter och kostnadsuppgifter manuellt på andra sätt för att upprätta fullständiga och tillförlitliga rapporter? |
SBAE |
|
||
3.4 |
I vilken omfattning använder enheten mellanliggande allokeringstabeller och/eller tabeller för (kostnads-)allokering för att spåra den finansiella information som presenteras i projektspecifik information till enhetens konton i huvudboken och/eller kostnadsbokföringen? |
SBAE |
|
||
3.5 |
I vilken omfattning använde enheten andra programvaror (till exempel kalkylprogram som Excel) som komplement till sina vanliga redovisningsprogram för att producera finansiella rapporter? |
SBAE |
|
||
3.6 |
Inhämta tillräcklig kunskap om hur finansiell information (det vill säga utgifter) om projekt redovisas i enhetens redovisningssystem (det vill säga viktiga antaganden, fördelningsprinciper) och hur denna information har utvunnits och inkluderats (automatiskt/manuella justeringar) i de finansiella rapporterna. |
SBAE |
|
||
3.7 |
Har enheten ett budgeteringssystem och förfaranden som gör det möjligt att generera relevant och tillförlitlig information som underlag för budgetering för projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument? OBS: i princip är samma frågor som om enhetens allmänna budgetprocess tillämpliga. |
SBAE |
|
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION |
|
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
Är enheten föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
Vägledning En extern revision av hög kvalitet är en viktig förutsättning för öppenhet i fråga om enhetens användning av resurser, däribland medel från givare. Den externa revisionens kvalitet beror främst på revisionens mål och omfattning, tillämpningen av lämpliga revisionsstandarder och den externa revisorns, det vill säga revisionsinstitutionens, opartiskhet och självständighet. |
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för den externa revisionen? |
|
||||
1.1 |
Är enheten föremål för en extern revision som utförs av ett oberoende professionellt externt revisionsföretag (privat sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder? Om ja: besvara frågorna i punkterna 2.1 (Principer) och 3 (Externa revisionsförfaranden) |
SBAE |
|
||
1.2 |
Är enheten föremål för en extern revision som utförs av en nationell revisionsinstitution (offentlig sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder? Om ja: besvara frågorna i avsnitt 3 nedan. Om ja: besvara frågorna i punkterna 2.2 (Principer) och 3 (Externa revisionsförfaranden). |
SBAE |
|
||
1.3 |
Är enheten föremål för en extern revision som utförs av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som verkar inom en specifik rättslig eller institutionaliserad ram (till exempel FN:s externa revisor) i enlighet med standarder som motsvarar de internationella revisionsstandarderna? Om ja: besvara frågorna i avsnitt 4 nedan. Om ja: besvara frågorna i punkterna 2.3 (Principer) och 3 (Externa revisionsförfaranden). |
SBAE |
|
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION |
|||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||
|
|||||||||
2.1.1 |
Genomförs revisionen av ett professionellt externt revisionsföretag som är medlem i ett etablerat nationellt redovisnings- eller revisionsorgan? Är det nationella redovisnings- eller revisionsorganet medlem i Ifac? |
|
|
||||||
2.1.2 |
Genomförs revisionen i enlighet med tillämpliga nationella revisionsstandarder, och överensstämmer dessa standarder med de internationella revisionsstandarder (ISA) som har utfärdats av International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)? |
|
|
||||||
2.1.3 |
Omfattas den revisor som utför revisionen av etiska regler som fastställer grundläggande etiska principer för revisorer när det gäller integritet, objektivitet, oberoende, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet, professionellt beteende och tekniska standarder? Är dessa etiska regler förenliga med Ifacs Code of Ethics for Professional Accountants, utfärdad av Ifacs International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA)? |
|
|
||||||
2.1.4 |
Respekteras den grundläggande principen om oberoende fullt ut? |
|
|
||||||
|
|||||||||
2.2.1 |
Genomförs revisionen av en nationell revisionsinstitution som är medlem i Intosai? |
|
|
||||||
2.2.2 |
Genomförs revisionen i enlighet med tillämpliga nationella revisionsstandarder och överensstämmer dessa standarder med Intosais standarder? |
|
|
||||||
2.2.3 |
Omfattas den revisor som utför revisionen av etiska regler som fastställer grundläggande etiska principer för revisorer när det gäller integritet, objektivitet, oberoende, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet, professionellt beteende och tekniska standarder? Är dessa etiska regler förenliga med Intosais etiska regler (ISSAI 30) eller motsvarande? |
|
|
||||||
2.2.4 |
Respekteras den grundläggande principen om oberoende fullt ut? |
|
|
||||||
|
|||||||||
2.3.1 |
Utförs revisionen av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som verkar inom en specifik rättslig eller institutionaliserad ram? Inhämta en kort beskrivning av denna ram. |
|
|
||||||
2.3.2 |
Utförs revisionen i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder (ISA) eller Intosais standarder? |
|
|
||||||
2.3.3 |
Omfattas den revisor som utför revisionen av etiska regler som fastställer grundläggande etiska principer för revisorer när det gäller integritet, objektivitet, oberoende, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet, professionellt beteende och tekniska standarder? Är dessa etiska regler förenliga med principerna i Ifacs Code of Ethics for Professional Accountants, utfärdad av Ifacs International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA), Intosais etiska regler (ISSAI 30) eller motsvarande etiska regler? |
|
|
||||||
2.3.4 |
Respekteras den grundläggande principen om oberoende fullt ut? |
|
|
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Omfattas enheten av lämpliga externa revisionsförfaranden? |
|
||||
2.1 |
Vilka typer av externa revisioner omfattas enheten av (till exempel årliga revisioner av enhetens finansiella rapporter, efterlevnadsrevisioner och andra revisioner)? Vilka mål och vilken omfattning har dessa revisioner? Omfattar revisionerna också laglighet och korrekthet i samband med finansiering som tillhandahålls av Europeiska kommissionen och/eller andra finansiärer? Hur ofta genomförs revisionerna? Till vilka rapporterar revisorn? |
SBAE |
|
||
2.2 |
Av vilken eller vilka revisorer genomförs dessa revisioner (se punkt 1 ”Rättslig ram”)? |
SBAE |
|
||
2.3 |
Inom hur många månader efter utgången av enhetens räkenskapsår utfärdas en revisionsberättelse om dess finansiella rapporter? Vilka typer av revisionsutlåtanden har utfärdats om de finansiella rapporterna under de senaste tre åren? |
SBAE |
|
||
2.4 |
Behandlas och åtgärdas de iakttagelser och rekommendationer som den externa revisionen resulterar i (till enhetens högsta ledning och ett övervakningsorgan eller en revisionskommitté, beroende på vad som är tillämpligt)? |
SBAE |
|
||
2.5 |
Reagerar enhetens ledning snabbt på iakttagelser från den externa revisionen? |
SBAE |
|
||
2.6 |
Genomförs rekommendationer från den externa revisionen skyndsamt och i sin helhet? |
SBAE |
|
PELARE 4 – BIDRAG |
|||||||
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
||||||
Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
||||||
Vägledning Enheten kan ingå bidragsavtal direkt med stödmottagarna (7). Ett bidrag är ett ekonomiskt bidrag i form av en donation som en viss mottagare erhåller för att finansiera aktiviteter som mottagaren utför eller finansiera verksamhet (det vill säga driftskostnaderna) som mottagaren bedriver. Enheten bör ha förfaranden som i rimlig utsträckning säkerställer att dessa stödmottagare uppfyller kraven på intern kontroll, redovisning och extern revision. De principer som ett bidragssystem bygger på ska fastställas i en väldefinierad och genomblickbar rättslig ram som tydligt anger lämpliga policyer, förfaranden, ansvarsskyldighet och kontroller. Det finns visserligen ett eget ramverk för bidragssystemet, men det drar även nytta av den övergripande kontrollmiljön, däribland allmänhetens tillgång till information, enhetens interna kontroller, enhetens redovisningssystem och den externa revisionen. Kommissionen kan godta regler och förfaranden för bidrag om följande villkor är uppfyllda:
|
PELARE 4 – BIDRAG |
|||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för tillhandahållandet av bidrag? |
|
||||||||||
1.1 |
Vilka typer av bidrag tillhandahåller enheten? Är begreppet ”bidrag” och formerna för bidragen (till exempel maximibelopp, andel av åtgärdens totala (stödberättigande) kostnader, användning av schablonbelopp etc.) klart definierade i ramverket? |
SBAE |
|
||||||||
1.2 |
Finns det riktlinjer för de sökande när bidrag tilldelas efter ansökningsomgångar, och beskrivs förfarandena och reglerna för hela processen från ansökan till tilldelning av bidrag tydligt i dessa riktlinjer?
|
SBAE |
|
||||||||
1.3 |
Använder enheten standardiserade mallar för bidragsavtal? Kan åtgärder och aktiviteter definieras på ett tydligt sätt i avtalsmallarna? Identifieras alla stödmottagare i avtalen? Specificeras minst följande i avtalen: syftet, stödmottagaren/stödmottagarna, varaktigheten, det maximala finansieringsbeloppet, en budget för åtgärden eller arbetsprogrammet samt stödmottagarens/stödmottagarnas skyldigheter? |
SBAE |
|
||||||||
1.4 |
Framgår gällande villkor, regler och kriterier tydligt av avtalen? Fastställs samordnarens och de övriga stödmottagarnas eventuella skyldigheter och ansvarsområden, samt villkoren för att lägga till eller ta bort en stödmottagare, tydligt av avtalen om ett bidrag tilldelas flera enheter? Ändringar av bidragsavtal får inte vara sådana att de påverkar beslutet om att tilldela bidraget eller, i relevanta fall, strida mot principen om likabehandling av de som ansöker om bidrag. Är dessa kriterier uppfyllda? Finns det grundläggande regler om stödberättigande kostnader (till exempel kostnader som faktiskt har burits av stödmottagaren)? |
SBAE |
|
PELARE 4 – BIDRAG |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Är följande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens system för tilldelning av bidrag: öppenhet, likabehandling, kriterier för stödberättigande och undvikande av intressekonflikter? I enlighet med den överbryggande principen om proportionalitet ska dessa principer vara integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens system för tilldelning av bidrag. Principerna är inte absoluta, och ett begränsat antal undantag kan göras förutsatt att sådana undantag tydligt anges, är rimliga och motiverade. |
|
||||
2.1 |
Öppenhet: Offentliggörs förslagsinfordringar med stor spridning och på ett lättillgängligt sätt? Har de sökande tillräckligt med tid på sig för att lämna in förslag? |
|
|
||
2.2 |
Likabehandling: Bedöms förslagsinfordringarna av en oberoende utvärderingskommitté som tillämpar tydliga och offentliggjorda kriterier? Görs urval och tilldelning endast på grundval av ansökan? Är kommunikation med de sökande tillåten i dessa skeden? |
|
|
||
2.3.1 |
Kriterier för stödberättigande: Innehåller systemet för tilldelning av bidrag kriterier för stödberättigande som är genomblickbara och icke-diskriminerande? Är kriterierna för stödberättigande offentliggjorda och lätt tillgängliga? |
|
|
||
2.3.2 |
Kriterier för stödberättigande: Finns det kriterier för att de sökande ska vara berättigade till bidrag (till exempel rättslig och administrativ ställning och regler om nationalitet)? |
|
|
||
2.3.3 |
Kriterier för stödberättigande: Finns det kriterier för stödberättigande för de åtgärder som ska finansieras med bidragen (till exempel typer av aktiviteter, sektorer eller teman och geografiska områden som omfattas av bidraget)? |
|
|
||
2.5 |
Undvikande av dubbelfinansiering: Innehåller systemet för tilldelning av bidrag grundläggande regler som tydliggör att samma kostnader som avser samma åtgärd inte kan finansieras två gånger? |
|
|
||
2.6 |
Undvikande av intressekonflikter: Innehåller systemet för tilldelning av bidrag förfaranden och regler som syftar till att förhindra intressekonflikter under hela tilldelningsprocessen? |
|
PELARE 4 – BIDRAG |
|||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av bidrag? |
|
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.1.1 |
Publiceras förslagsinfordringar i nationella/internationella medier (till exempel tidningar, internet)? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.1.2 |
Är relevanta dokument tillgängliga och lätt åtkomliga (till exempel på webbplatser) för de sökande? Exempel på relevanta dokument: riktlinjer för de sökande med viktiga kriterier för till exempel stödberättigande sökande, åtgärder och utgifter, ansökningsblanketter, mallar för bidragsavtal eller överenskommelser och bilagor. |
SBAE |
|
||||||||||||
3.1.3 |
Ger systemet för tilldelning av bidrag möjlighet att tilldela bidrag utan förslagsinfordran (det vill säga direkt tilldelning)? Är villkoren för ett förfarande för direkt tilldelning strikta och begränsade till vederbörligen motiverade undantagsfall, till exempel bidrag till förmånsländer, krissituationer, monopolsituationer eller liknande? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.1.4 |
Innehåller systemet för tilldelning av bidrag en stöd- och informationsfunktion (har man till exempel organiserat informationsmöten för potentiella sökande eller inrättat en kontaktpunkt eller hjälpcentral, tillhandahåller man svar på vanliga frågor eller handböcker)?
|
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.1 |
Har enheten förfaranden för mottagande, registrering och förvaring av de sökandes förslag? Använder enheten elektroniska system/it-system för att registrera och behandla bidragsansökningar? Finns det åtgärder och kontroller som säkerställer integritet, tillgänglighet och när så är lämpligt konfidentialitet för dokumenten och skydd av personuppgifter? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.2 |
Får de sökande information om tidsfristerna för inlämnande av förslag? |
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.3.1 |
Innehåller systemet för tilldelning av bidrag regler som säkerställer att förslagen skyddas och hålls konfidentiella, särskilt genom att
|
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.4.1 |
Innehåller systemet för tilldelning av bidrag förfaranden för öppnandet av förslagen, särskilt genom att
|
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.5.1 |
|
SBAE |
|
||||||||||||
3.5.2 |
Blir förslagen föremål för administrativa och formella kontroller av utvärderingskommittén eller annan personal, vars arbete i sådana fall måste granskas av kommittén? Fokuserar dessa kontroller på att ansökningsblanketten är fullständigt och korrekt ifylld och att alla styrkande handlingar har lämnats in? Kan dessa kontroller resultera i att en ansökan tillbakavisas, vilket innebär att ett förslag inte utvärderas vidare? Kan de sökande tillhandahålla information som saknas eller styrkande handlingar eller ge klargöranden inom en fastställd tidsfrist? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.5.3 |
Blir förslagen föremål för kontroller av stödberättigandet av utvärderingskommittén eller annan personal, vars arbete i sådana fall måste granskas av kommittén? Görs dessa kontroller på basis av en checklista med kriterier för stödberättigande? OBS: Dessa kriterier för stödberättigande kan avse de sökande (till exempel rättslig och administrativ ställning, regler om nationalitet och grunder för uteslutning) och de åtgärder som ska finansieras med bidragen (till exempel typer av aktiviteter, sektorer eller teman och geografiska områden som omfattas av bidraget). Inbegriper dessa kontroller en granskning av erforderliga styrkande handlingar? Kan dessa kontroller resultera i att en ansökan tillbakavisas, vilket innebär att ett förslag inte utvärderas vidare? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.5.4 |
Blir förslagen föremål för kontroller av finansiell och operativ kapacitet av utvärderingskommittén eller annan personal, vars arbete i sådana fall måste granskas av kommittén? Görs dessa kontroller på basis av en checklista med kriterier? Innehåller systemet för tilldelning av bidrag tydliga, objektiva och icke-diskriminerande kriterier för bedömning av om de sökande har tillräcklig finansiell och operativ kapacitet? Anges och meddelas dessa kriterier i förslagsinfordran? OBS: Med ”finansiell kapacitet” avses tillgång till stabila finansieringskällor som är tillräckliga för bedrivandet av verksamheten under hela åtgärdsperioden. Med ”operativ kapacitet” avses tillgång till yrkesmässig kompetens, färdigheter, kvalifikationer och erfarenhet för att genomföra den föreslagna åtgärden. Bedömningar kan göras på basis av de styrkande handlingar som åtföljer förslaget, såsom finansiella rapporter och revisionsberättelser, och bevis för den sökandes genomförda åtgärder. Kan dessa kontroller resultera i att en ansökan tillbakavisas, vilket innebär att ett förslag inte utvärderas vidare? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.5.5 |
Innehåller systemet för tilldelning av bidrag tydliga förfaranden, regler och kriterier för utvärdering av förslag i förhållande till fastställda mål? Exempel på viktiga punkter: åtgärdens utformning, prioriteringar, typ av aktiviteter, kvalitetsaspekter, förväntad effekt, hållbarhet, effektivitet och ändamålsenlighet, synlighet. Använder man ett utvärderingsschema där alla relevanta utvärderingskriterier anges? Innehåller utvärderingsschemana en poängsättning för de viktigaste aspekterna av utvärderingen? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.5.6 |
Utarbetar och undertecknar utvärderingskommittén en utvärderingsrapport över alla förslag rankade efter tilldelade poäng? Bifogas ifyllda utvärderingsscheman till denna rapport? Innehåller dessa rapporter tydliga slutsatser om sökande vilkas förslag har antagits respektive inte har antagits? |
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.6.1 |
Fattas beslutet om tilldelning av bidrag på en lämplig nivå (till exempel att utvärderingskommittén lägger fram ett förslag och det formella beslutet fattas av enhetens högsta ledning)? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.6.2 |
Har bidragsbesluten en lämplig form (finns det beslutsmallar)? Utvisar bidragsbesluten det totala finansieringsbeloppet, uppgifter om stödmottagaren, åtgärdens/aktivitetens rubrik/beskrivning, skälen till tilldelningen i relevanta fall, i synnerhet om dessa inte överensstämmer med utvärderingskommitténs uppfattning, namnen på sökande vilkas förslag inte har antagits och skälen till detta? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.6.3 |
Fattas det särskilda beslut om ansökningar som inte antas? |
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.7.1 |
Får sökande vilkas förslag har antagits skriftliga meddelanden om tilldelningen av bidrag med relevanta uppgifter (till exempel åtminstone bidragsbeloppet) kort efter det att tilldelningsbeslutet har fattats? Får sökande vilkas förslag inte har antagits skriftliga meddelanden om tilldelningen av bidrag kort efter det att tilldelningsbeslutet har fattats, och anges skälen till att deras ansökningar avslås? |
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.8.1 |
Ingår enheten bidragsavtal med de sökande/stödmottagarna kort efter det att tilldelningsbeslutet har fattats? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.8.2 |
Innehåller bidragsavtalen villkor och regler för utbetalningen av bidrag, såsom krav på styrkande handlingar eller att bidragen dras in, upphör eller minskas vid bristfälligt, partiellt eller sent genomförande? Har stödmottagarna möjlighet att framföra synpunkter på detta? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.8.3 |
Har enheten förfaranden för att kontrollera att de kostnader som stödmottagarna uppger i sina begäranden om betalning (till exempel en deklaration i form av en finansiell rapport) är faktiska, korrekta, korrekt registrerade och stödberättigande kostnader i enlighet med villkoren i bidragsavtalet? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.8.4 |
Har enheten följande:
|
SBAE |
|
||||||||||||
3.8.5 |
Innehåller bidragsavtalen krav på intern kontroll, redovisning (inklusive finansiell rapportering) och extern revision? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.8.6 |
Har enheten förfaranden som i rimlig utsträckning säkerställer att stödmottagarna uppfyller (de avtalsmässiga) kraven på intern kontroll, redovisning och extern revision? |
|
|
PELARE 5 – UPPHANDLING |
|||||||||||
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
||||||||||
Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
||||||||||
Vägledning De principer som ett upphandlingssystem bygger på ska fastställas i en väldefinierad och genomblickbar rättslig ram som tydligt anger lämpliga policyer, förfaranden, ansvarsskyldighet och kontroller. En av de viktigaste principer som fastställs i denna rättsliga ram är användningen av öppenhet och konkurrens för att uppnå rättvisa och rimliga priser och valuta för pengarna överlag. Det finns visserligen ett eget ramverk för upphandlingssystemet, men det drar även nytta av den övergripande kontrollmiljön, däribland allmänhetens tillgång till information, enhetens interna kontroller, enhetens redovisningssystem och den externa revisionen. Principer i artikel 154 i budgetförordningen Kommissionen kan godta regler och förfaranden för upphandling om följande villkor är uppfyllda:
Den nationella lagstiftningen i medlemsstater eller tredjeländer som införlivar direktiv 2014/24/EU (som upphäver direktiv 2004/18/EG) bör anses vara likvärdig med de regler som tillämpas av institutionerna i enlighet med budgetförordningen. |
PELARE 5 – UPPHANDLING |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för upphandling? |
|
||||
1.1 |
Är den rättsliga ramen hierarkiskt uppbyggd och är det tydligt fastställt att den har företräde? |
SBAE |
|
||
1.2 |
Är den fritt och lätt tillgänglig för allmänheten på lämpliga sätt? |
SBAE |
|
||
1.3 |
Är den tillämplig på all upphandling som görs? |
SBAE |
|
||
1.4 |
Vilka typer av upphandling (till exempel byggentreprenader, tjänster och varor) regleras av detta ramverk? |
SBAE |
|
PELARE 5 – UPPHANDLING |
|||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||
Huvudfråga (nivå 2): Är följande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens upphandlingssystem: öppenhet, likabehandling, allmänhetens tillgång till upphandlingsinformation, undvikande av intressekonflikter och användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna? I enlighet med den överbryggande principen om proportionalitet ska dessa principer vara integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens upphandlingssystem. Principerna är inte absoluta, och ett begränsat antal undantag kan tillåtas förutsatt att sådana undantag tydligt anges, är rimliga och motiverade. |
|
||||||||
2.1 |
Öppenhet. Skapar upphandlingssystemet en tillräcklig öppenhet i hela upphandlingscykeln (det vill säga anbudsinfordran, utvärdering, tilldelning och tvistlösning) för att främja en rättvis och jämlik behandling av anbudsgivarna, det vill säga potentiella leverantörer och uppdragstagare? |
|
|
||||||
2.2.1 |
Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet förfaranden som säkerställer att alla berättigade anbudsgivare har samma möjligheter att konkurrera och som säkerställer icke-diskriminering? |
SBAE |
|
||||||
2.2.2 |
Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet bestämmelser om lika tillgång för alla potentiella anbudssökande? Några exempel: inga begränsningar till vissa anbudssökande, offentliggörande och annonsering som säkerställer största möjliga deltagande, bestämmelser som säkerställer att anbudsspecifikationerna inte innehåller omotiverade hinder för anbudssökandes tillgång (tekniska eller administrativa hinder (till exempel kriterier för urval, uteslutning och tilldelning) och hinder som sammanhänger med tidsplaner och tidsfrister). |
SBAE |
|
||||||
2.2.3 |
Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet bestämmelser om att onödiga restriktioner i fråga om anbudsgivarnas storlek, sammansättning och art ska undvikas? |
SBAE |
|
||||||
2.2.4 |
Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet regler som syftar till att hålla nere kostnaderna för att lämna anbud (till exempel genom att inte i onödan förändra anbudsformerna, inte kräva information som man inte har någon större nytta av, avsätta tillräckligt med tid för utarbetandet av anbuden och om möjligt använda elektroniska system för anbudsgivningen). |
SBAE |
|
||||||
2.2.5 |
Likabehandling. Försöker man utforma anbudsförfaranden så att anbudsuppgörelser undviks? Till exempel genom att hålla anbudsgivarnas identitet hemlig genom att identifiera dem med nummer i stället för namn och uppmuntra många anbudsgivare att delta. Vägledning: en anbudsuppgörelse innebär att anbudsgivarna kommer överens om att inte konkurrera under upphandlingsprocessen, vilket resulterar i att allmänheten får betala ett för högt pris. |
SBAE |
|
||||||
2.3 |
Offentliggörande av upphandlingsinformation. Ger upphandlingssystemet allmänheten tillgång till all relevant upphandlingsinformation, till exempel upphandlingsplaner, möjligheter att lämna anbud, tilldelning av kontrakt och information om resultaten av klagomål? Vägledning Det är viktigt att från öppenhetssynpunkt att sprida information till allmänheten på lämpliga sätt (till exempel via myndigheters eller förvaltningars webbplatser, upphandlingsjournaler, nationella eller regionala tidningar eller på begäran av upphandlingsorgan) om upphandlingsprocesserna och resultaten av dem. Ett bra och säkert informationssystem fångar upp data om upphandlingstransaktioner och genererar tillförlitliga uppgifter i rätt tid. |
SBAE |
|
||||||
2.4 |
Undvikande av intressekonflikter. Innehåller upphandlingssystemet förfaranden och regler för att förebygga intressekonflikter under hela upphandlingsförfarandet? |
|
|||||||
2.5.1 |
Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Innehåller upphandlingssystemet konkurrensutsatta anbudsförfaranden som medför att önskad kvalitet hos tjänster, varor och byggentreprenader erhålls till bästa möjliga pris? |
SBAE |
|
||||||
2.5.2 |
Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Klargörs de olika upphandlingsförfaranden som kan användas och hur de ska motiveras tydligt i upphandlingssystemet? Faktorer som bör beaktas:
|
|
|
||||||
2.5.3 |
Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Vilka av följande typer av upphandlingsförfaranden förekommer i upphandlingssystemet: öppet (internationellt eller lokalt), selektivt, ramkontrakt, dynamiskt inköpssystem, konkurrenspräglad dialog, förhandlat förfarande (användningen av förhandlade förfaranden bör begränsas till rimliga belopp eller vederbörligen motiverade fall), direktupphandling med flera? |
SBAE |
|
||||||
2.5.4 |
Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Har dessa förfaranden utformats på ett sätt som medger sund och öppen konkurrens? |
|
|
PELARE 5 – UPPHANDLING |
Vägledning om olika typer av upphandlingsförfaranden |
Öppet förfarande Vid öppna (internationella eller lokala) anbudsförfaranden får alla företag och andra typer av ekonomiska aktörer lämna anbud. Kontraktet ges maximal publicitet genom att ett meddelande offentliggörs i nationella eller internationella tidningar och i andra lämpliga medier. En fysisk eller juridisk person som vill lämna anbud kan be att få förfrågningsunderlaget (eventuellt mot betalning) i enlighet med de förfaranden som anges i meddelandet om upphandling. Anbuden granskas. Anbudsgivarnas rätt att delta och deras finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet kontrolleras och ett urval görs. Anbuden jämförs och kontraktet tilldelas. Ingen förhandling är tillåten. Selektivt förfarande Vid selektiva anbudsförfaranden kan alla företag och andra typer av ekonomiska aktörer begära att få lämna anbud, men endast de som uppfyller urvalskriterierna kan uppmanas att inkomma med anbud. Urvalskriterierna och de uppgifter som ska utföras beskrivs i det offentliggjorda meddelandet om upphandling. Förteckningen över alla anbudssökande som har svarat på meddelandet skärs ned till en slutlista med de högst kvalificerade, på basis av deras svar. Kontraktet ges maximal publicitet genom att ett meddelande offentliggörs i nationella eller internationella tidningar och i andra lämpliga medier. Förfrågningsunderlagen skickas ut till de anbudssökande på listan. När anbuden har analyserats jämförs de, och en anbudsgivare tilldelas kontraktet. Ingen förhandling är tillåten. Ramkontrakt Ett ramkontrakt är en överenskommelse mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera ekonomiska aktörer. Syftet är att fastställa villkoren för särskilda kontrakt som kan tilldelas under en given period, särskilt i fråga om varaktighet, ämne, pris, maximalt värde, genomföranderegler och planerade kvantiteter. Ramkontrakt med flera ekonomiska aktörer kallas ”multipla ramkontrakt”. Dessa sluts i form av separata kontrakt med identiska villkor. Både det lägsta och det högsta antalet aktörer med vilka den upphandlande myndigheten har för avsikt att sluta kontrakt ska framgå av specifikationerna. Dessa kontrakt får inte löpa längre än ett visst antal år (till exempel fyra), utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramkontraktet. Den upphandlande myndigheten får inte missbruka ramkontrakten eller använda dem på ett sätt som avser att hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. Specifika kontrakt som bygger på ramkontrakt tilldelas på villkoren i ramkontraktet och ska respektera principerna om öppenhet, proportionalitet, likabehandling, icke-diskriminering och rättvis konkurrens. Dynamiska inköpssystem Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för köp av sådant som vanligen används under en begränsad period. Det är öppet för alla företag eller andra ekonomiska aktören som uppfyller urvalskriterierna och har lämnat in preliminära anbud som överensstämmer med de tekniska kraven. Inga specifika tröskelvärden tillämpas. Den upphandlande myndigheten offentliggör ett meddelande om upphandling för varje enskilt kontrakt och uppmanar alla anbudsgivare som ingår i systemet att lämna anbud. Kontraktet tilldelas det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet (det vill säga att mest valuta för pengarna är det enda tilldelningskriteriet). Konkurrenspräglad dialog Vid särskilt komplicerade kontrakt får den upphandlande myndigheten, om den anser att vare sig användningen av öppet förfarande eller selektivt förfarande kommer att resultera i mest valuta för pengarna, använda sig av en konkurrenspräglad dialog. Ett kontrakt kan anses vara ”särskilt komplicerat” om den upphandlande myndigheten inte objektivt kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose dess behov eller mål eller specificera den rättsliga eller finansiella utformningen av projektet. Inga specifika tröskelvärden tillämpas. Den upphandlande myndigheten ska offentliggöra ett meddelande om upphandling där den anger sina behov och krav och definierar dessa i meddelandet eller i en bilaga. Den ska inleda en dialog med de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i meddelandet om upphandling. Denna dialog kan omfatta alla aspekter av upphandlingen. Den genomförs emellertid separat med varje anbudssökande på basis av dennas förslag till lösningar och idéer. Den upphandlande myndigheten ska säkerställa likabehandling av anbudsgivarna och hålla anbuden konfidentiella. Således får den inte välja ut de bästa lösningarna från olika anbudsgivare. Minst tre anbudssökande ska uppmanas att lämna anbud. Om färre anbudssökande än tre uppfyller urvalskriterierna kan den upphandlande myndigheten fortsätta förfarandet med den eller de som uppfyller kriterierna. Den upphandlande myndigheten får inte utöka detta antal genom att uppmana andra ekonomiska aktörer som inte har deltagit i förfarandet eller anbudssökande som inte uppfyller urvalskriterierna att lämna anbud. Den upphandlande myndigheten ska under dialogen behandla samtliga anbudsgivare lika och se till att de lösningar som har föreslagits och annan information som har lämnats under dialogen hålls konfidentiell, om inte den anbudssökande samtycker till att den sprids. Den upphandlande myndigheten ska upprätta en rapport som innehåller en motivering för det sätt på vilket dialogen genomfördes. Efter att ha informerat deltagarna om att dialogen är avslutad ska den upphandlande myndigheten uppmana dem att lämna sitt slutgiltiga anbud på grundval av de lösningar som har lagts fram och specificerats under dialogen. Anbuden ska innehålla all den information som krävs för att genomföra projektet. På den upphandlande myndighetens begäran kan anbuden klargöras, preciseras eller finjusteras, men detta får inte leda till att grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud ändras, eftersom en sådan ändring riskerar att snedvrida konkurrensen eller ha en diskriminerande effekt. På den upphandlande myndighetens begäran kan den anbudsgivare vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga anmodas att klargöra vissa aspekter i anbudet eller att bekräfta åtaganden som anges i detta, under förutsättning att det inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, snedvridning av konkurrensen eller diskriminering. Den upphandlande myndigheten får besluta om priser eller betalning till deltagarna i dialogen. Kontraktet tilldelas det anbud som överensstämmer med de tekniska kraven och är det mest ekonomiskt fördelaktiga (det vill säga att mest valuta för pengarna är det enda tilldelningskriteriet). Standardmallarna måste anpassas efter behov. Förhandlat förfarande/direktupphandling Ett kontrakt kan tilldelas direkt (genom direktupphandling eller förhandlat förfarande) under vissa omständigheter (till exempel när det kontrakt som ska tilldelas inte överstiger ett visst värde eller när exceptionella omständigheter motiverar en direkt tilldelning). Vid ett förhandlat förfarande ska en utvärderingskommitté tillsättas för att genomföra förfarandet. Den upphandlande myndigheten ska i samtliga fall upprätta en rapport där den förklarar hur deltagarna i förhandlingarna valdes ut och priset fastställdes samt grunderna för tilldelningsbeslutet. Den upphandlande myndigheten bör säkerställa att grundläggande principer för upphandlingsförfaranden tillämpas, såsom att kontrollera att regler för rätten att delta (nationalitetsregler) samt kriterier för urval och uteslutning följs. OBS: I enlighet med avsnitt 2 punkterna 11–12 i bilaga I till budgetförordningen bör förhandlade förfaranden begränsas till rimliga belopp eller vederbörligen motiverade fall. |
PELARE 5 – UPPHANDLING |
|||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för upphandling? |
|
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.1.1 |
Säkerställer upphandlingssystemet tillräcklig öppenhet i fråga om upphandlingen?
|
|
|
||||||||||||
3.1.2 |
Innehåller upphandlingssystemet regler om offentliggörande av ett meddelande om upphandling som inbegriper
|
SBAE |
|
||||||||||||
3.1.3 |
Innehåller upphandlingssystemet regler som ska meddelas potentiella leverantörer inom samma tidsperiod och på samma sätt, särskilt genom att
|
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||
3.2.1.1 |
Innehåller upphandlingssystemet regler som säkerställer att lämnad information skyddas och hålls konfidentiell, särskilt genom att
|
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||
3.2.2.1 |
Innehåller upphandlingssystemet ett tydligt förfarande för öppnandet av anbuden, särskilt genom att
|
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.3.1 |
Innehåller upphandlingssystemet tydliga, objektiva och icke-diskriminerande kriterier för
|
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.3.2 |
Anges och meddelas dessa urvalskriterier i meddelandena om upphandling? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.3.3 |
Innehåller upphandlingssystemet tydliga och objektiva kriterier för bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska och finansiella kapacitet? Exempel på kriterier: balansräkningsuppgifter för de senaste tre åren, uppgifter om omsättning/intäkter/rörelseresultat de senaste tre åren, antal anställda under de senaste tre åren. |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.3.4 |
Innehåller upphandlingssystemet tydliga och objektiva kriterier för bedömning av anbudsgivarnas tekniska och yrkesmässiga kapacitet? Exempel på kriterier: tillhandahållna tjänster, levererade varor och utförda byggentreprenader under de senaste tre åren, varuprover, beskrivningar, foton, specifikationer för levererade produkter och/eller utrustning. |
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.4.1 |
Innehåller upphandlingssystemet tydliga, objektiva och icke-diskriminerande kriterier för en detaljerad utvärdering av anbudens tekniska och finansiella aspekter? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.4.2 |
Finns det tydliga och objektiva kriterier och regler för att fastställa resultaten av utvärderingen (till exempel genom att ange viktiga kriterier för varje anbudssökande eller anbudsgivare)? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.4.3 |
Tilldelas kontrakten på basis av tydliga tilldelningskriterier som meddelas de anbudssökande? Tilldelas kontrakten till den anbudsgivare som erbjuder lägst pris eller enligt förfarandet för mest valuta för pengarna (det vill säga att det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet väljs)? |
SBAE |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.5.1 |
Genomförs utvärderingarna av fler än en person eller helst av en kommitté? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.5.2 |
Finns det fastställda kriterier för hur utvärderingskommittén utses? Kommittén kan eventuellt också bestå av externa experter, vid sidan av tjänstemän från olika avdelningar, beroende på upphandlingens värde och risknivån. |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.5.3 |
Har utvärderingskommittéernas roll, funktion, sammansättning och arbetsordning fastställts? Har ordförandens utan rösträtt och kommittémedlemmarnas med rösträtt ansvarsområden fastställts på ett tydligt sätt? Har kommittén en sekreterare som sköter alla administrativa uppgifter som sammanhänger med utvärderingsförfarandet? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.5.4 |
Finns det lämpliga förfaranden för förvaring av och tillgång till (konfidentiella) anbuds- och förslagshandlingar? |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.5.5 |
Finns det inte några intressekonflikter för de tjänstemän som ansvarar för utvärderingen (till exempel genom bestämmelser om obligatoriskt offentliggörande), och omfattas de av sekretesskrav? Om en utvärderingskommitté används måste medlemmarna väljas ut med hjälp av kriterier för integritet och yrkeskvalifikationer, och om möjligt bör kommittén ha en medlem som inte ingår i upphandlingsteamet. |
SBAE |
|
||||||||||||
3.2.5.6 |
Omfattas alla relevanta aspekter av utvärderingen av en skriftlig rapport som undertecknas av utvärderarna/utvärderingskommittén? |
SBAE |
|
PELARE 5 – UPPHANDLING |
Vägledning om utvärderingskommittéer |
Tillsättning och sammansättning Anbuden bör öppnas och utvärderas av utvärderare eller en utvärderingskommitté som formellt har utsetts av den upphandlande myndigheten, och som består av en ordförande utan rösträtt, en sekreterare utan rösträtt och ett udda antal medlemmar med rösträtt. Utvärderarna ska erhålla detaljerad information om tidsplanen och den arbetsbelastning uppdraget som utvärderare medför. Utvärderarna ska vara tillgängliga under den fastställda utvärderingsperioden. Ersättare för utvärderarna bör utses för varje förfarande, för att förhindra förseningar om de ordinarie utvärderarna inte är tillgängliga. De röstberättigade medlemmarna måste i tillräcklig grad behärska det språk på vilket anbuden är upprättade. De röstberättigade medlemmarna ska ha nödvändig teknisk och administrativ kunskap för att kunna yttra sig sakkunnigt om anbuden. Utvärderarnas identitet bör hållas konfidentiell. Opartiskhet och konfidentialitet Utvärderingskommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om opartiskhet och konfidentialitet. En medlem som har eller kan ha en faktisk eller potentiell intressekonflikt med en anbudsgivare eller sökande måste uppge detta och omedelbart avgå från utvärderingskommittén. Under förfarandet för tilldelning av kontrakt får kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudssökande, sökande eller anbudsgivare endast förekomma under omständigheter som garanterar öppenhet och likabehandling. Ingen information om granskning, klargöranden eller utvärdering av anbud eller förslag eller beslut om tilldelning av kontrakt får lämnas innan den upphandlande myndigheten har godkänt utvärderingsrapporten. Om en anbudsgivare, anbudssökande eller sökande försöker påverka processen på något sätt (genom att ta kontakt med medlemmar av utvärderingskommittén eller på annat sätt) kan dennas anbud eller förslag omedelbart uteslutas från vidare övervägande. Med undantag för mötet för öppnande av anbuden genomförs utvärderingskommitténs sammanträden bakom stängda dörrar. För att säkerställa sekretess får endast utvärderingskommitténs medlemmar närvara vid sammanträdena. Inga anbud eller förslag, förutom de kopior som utvärderarna erhåller, får lämna det rum eller den byggnad där utvärderingskommittén håller sina sammanträden innan kommittén har avslutat sitt arbete. De ska förvaras på en säker plats när de inte används. Kommittémedlemmarnas ansvarsområden Ordföranden ansvarar för samordningen av utvärderingsprocessen och för att säkerställa att den genomförs på ett opartiskt och genomblickbart sätt. Utvärderingskommitténs röstande medlemmar har ett kollektivt ansvar för de beslut som kommittén fattar. Kommitténs sekreterare ansvarar för alla administrativa uppgifter som sammanhänger med utvärderingsförfarandet. Häri ingår bland annat att föra protokoll vid utvärderingskommitténs sammanträden, bevara dokumentation och handlingar samt upprätta utvärderingsrapporter. Kommunikation med anbudsgivare eller sökande under utvärderingsprocessen med anledning av framställningar om klargöranden ska vara skriftlig. Tidsplan Utvärderingskommittén ska tillsättas i så god tid att medlemmarna har möjlighet att förbereda och genomföra utvärderingen. Utvärderingen av anbuden ska slutföras innan anbudens giltighetstid löper ut. Det är mycket viktigt att alla anbudsgivare får information utan dröjsmål, oavsett om de tilldelas kontraktet eller inte. När utvärderingen har slutförts bör den upphandlande myndigheten omgående fatta tilldelningsbeslutet genom att godkänna utvärderingsrapporterna. Giltighetstid Anbudsgivarna är bundna av sina anbud under den period som anges i anbudsinfordran och/eller förfrågningsunderlaget. Denna period ska vara tillräckligt lång för att den upphandlande myndigheten ska hinna granska anbuden, godkänna förslaget om tilldelning av kontraktet, meddela de anbudsgivare vilkas anbud har antagits och vilkas anbud inte har antagits samt sluta kontrakt. Anbudens giltighetstid bör fastställas till ett lämpligt antal kalenderdagar (till exempel 90 dagar) efter utgången av tidsfristen för lämnande av anbud. |
PELARE 5 – UPPHANDLING |
|||||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.2.6.1 |
Innehåller upphandlingssystemet regler om information till anbudsgivarna och en bredare allmänhet om resultatet av upphandlingsprocessen på följande sätt:
|
SBAE |
|
||||||||||||||
3.2.6.2 |
Innehåller upphandlingssystemet regler som gör det möjligt att på begäran avrapportera till leverantörerna genom att
|
SBAE |
|
||||||||||||||
|
|||||||||||||||||
3.3.1 |
Ger upphandlingssystemet information om hur man framför klagomål som rör upphandlingsprocessen? Granskas klagomål av en funktion eller ett organ som
|
SBAE |
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (8) |
||||||||||||||||||
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
||||||||||||||||
Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel/budgetgarantier genom finansieringsinstrument och i enlighet med de kriterier som Europeiska unionen har fastställt? |
|
|
||||||||||||||||
Vägledning Ett finansieringsinstrument kan utformas som kapitalinvesteringar, investeringar i form av kapital likställt med eget kapital, lån, garantier eller andra riskdelningsinstrument och kan vid behov kombineras med andra former av ekonomiskt stöd. Budgetförordning för Europeiska unionens allmänna budget. Kommissionen kan genomföra finansieringsinstrument inom ramen för indirekt förvaltning genom att anförtro uppgifter till enheter och deras finansiella intermediärer. I avdelning X i budgetförordningen för Europeiska unionens allmänna budget fastställs principer och villkor för genomförandet av finansieringsinstrument enligt följande:
Internationella redovisningsstandarder för enheter i den privata sektorn I IAS (internationell redovisningsstandard) 32 och 39 definieras ett finansiellt instrument som ”varje form av avtal som ger upphov till en finansiell tillgång i ett företag och en finansiell skuld eller ett egetkapitalinstrument i ett annat företag”. I IAS 32, Finansiella instrument, beskrivs kraven på redovisning av finansiella instrument, särskilt när det gäller klassificeringen av sådana instrument som finansiella tillgångar, finansiella skulder och egetkapitalinstrument. Standarden ger också vägledning om klassificeringen av därmed sammanhängande räntor, utdelningar och vinster/förluster, liksom om när finansiella tillgångar kan kvittas mot finansiella skulder. IAS 39 utfärdades på nytt i december 2003, var tillämplig på räkenskapsår som börjar den 1 januari 2005 eller senare och har ersatts av IFRS 9 Finansiella instrument, för räkenskapsår som börjar den 1 januari 2015 eller senare. I IFRS 9, Finansiella instrument, fastställs principer för redovisning och värdering av finansiella instrument och vissa avtal avseende köp eller försäljning av icke-finansiella poster. International Accounting Standards Board (IASB) utökar standarden allt eftersom den slutför de olika faserna i sitt heltäckande projekt om finansiella instrument, och den kommer i slutändan att helt ersätta IAS 39 Finansiella instrument: Redovisning och värdering. Internationella redovisningsstandarder för enheter i den offentliga sektorn För enheter i den offentliga sektorn är IPSAS, internationella redovisningsstandarder för den offentliga sektorn, 28–30 tillämpliga. Definitionerna av finansieringsinstrument och finansiella tillgångar, finansiella skulder och egetkapitalinstrument är i huvudsak desamma som i IAS 32. IFRS 9 har ingen motsvarighet i IPSAS, och är således inte tillämplig i IPSAS. Finansieringsinstrument kan kategoriseras utifrån hur de värderas:
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT |
|||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för användning och genomförande av finansieringsinstrument? Principerna för användning av finansieringsinstrument ska fastställas i en väldefinierad och genomblickbar rättslig ram som tydligt anger lämpliga policyer, förfaranden, ansvarsskyldighet och kontroller. Det finns visserligen ett eget ramverk för finansieringsinstrumenten, men de drar även nytta av den övergripande kontrollmiljön, enhetens interna kontroller, enhetens redovisningssystem och den externa revisionen. |
|
|
|||||||||||||
1.1 |
Har enheten en tydlig rättslig ram för finansieringsinstrument som innehåller
|
SBAE |
|
||||||||||||
1.2 |
Vilka typer av finansieringsinstrument använder enheten eller planerar den att använda? Skaffa en detaljerad beskrivning av följande:
|
SBAE |
|
||||||||||||
1.3 |
Hur tillhandahålls finansieringsinstrumenten till stödmottagarna (låntagarna)? På vilket sätt säkras de och med hjälp av vilken typ av ansvarsförbindelser och/eller garantier? Besvara den ovanstående frågan när det gäller
|
SBAE |
|
||||||||||||
1.4 |
Har enheten riktlinjer eller operativa bestämmelser och handböcker för de finansieringsinstrument som används? |
SBAE |
|
||||||||||||
1.5 |
Använder enheten standardiserade mallar för tillhandahållandet av finansieringsinstrument, såsom modellavtal? Besvara den ovanstående frågan när det gäller
|
SBAE |
|
||||||||||||
1.6 |
Framgår relevanta villkor tydligt av avtalen? |
SBAE |
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT |
|||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Är följande principer och villkor integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna för enhetens finansieringsinstrument? Grundläggande principer (artikel 209.1 i budgetförordningen). Finansieringsinstrument ska användas enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning, öppenhet, proportionalitet, icke-diskriminering, likabehandling och subsidiaritet, samt i överensstämmelse med deras mål och, där detta är tillämpligt, för den period som fastställts i den grundläggande akten för dessa finansieringsinstrument. Val av finansiella intermediärer (artikel 208 i budgetförordningen) De finansiella intermediärerna ska väljas ut på ett öppet, proportionellt och icke-diskriminerande sätt, som inte leder till intressekonflikter. De finansiella intermediärerna eller slutmottagarna av medel från finansieringsinstrumenten ska väljas ut med hänsyn till typen av finansieringsinstrument som ska genomföras, respektive enhets erfarenhet och ekonomiska och operativa förmåga samt den ekonomiska bärkraften i slutmottagarnas projekt. Valet av enhet ska motiveras på ett tydligt, begripligt och objektivt sätt, och får inte ge upphov till intressekonflikt. Villkor för finansieringsinstrument och budgetgarantier (artikel 209 i budgetförordningen) Finansieringsinstrument och budgetgarantier ska uppfylla följande grundläggande villkor: inriktas på marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, uppnå additionalitet, inte snedvrida konkurrensen på den inre marknaden och vara förenliga med reglerna för statligt stöd, medföra en hävstångseffekt, återspegla ett gemensamt intresse och ge en ersättning som är förenlig med riskdelningen. Vägledning I enlighet med den överbryggande principen om proportionalitet ska dessa principer vara integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna för enhetens finansieringsinstrument. Principerna är inte absoluta, och ett begränsat antal undantag kan göras förutsatt att sådana undantag tydligt anges, är rimliga och motiverade. |
|
|
|||||||||||
2.1.1 |
Grundprinciper. Är följande grundläggande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna för enhetens användning och genomförande av finansieringsinstrument/budgetgarantier:
|
SBAE |
|
||||||||||
2.2.1 |
Val av finansiella intermediärer. Vilket förfarande för val av finansiella intermediärer tillämpar enheten (10)? |
SBAE |
|
||||||||||
2.2.2 |
Val av finansiella intermediärer. Väljs de finansiella intermediärerna på ett öppet, proportionellt och icke-diskriminerande sätt, som inte leder till intressekonflikter? |
|
|
||||||||||
2.2.3 |
Val av finansiella intermediärer. Väljs de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna av medel från finansieringsinstrumenten ut med hänsyn till typen av finansieringsinstrument som ska genomföras, respektive enhets erfarenhet och ekonomiska och operativa förmåga samt den ekonomiska bärkraften i slutmottagarnas projekt? Görs valet på ett genomblickbart sätt, är det motiverat på objektiva grunder och ger inte upphov till någon intressekonflikt? |
|
|
||||||||||
2.3.1 |
Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att genomföra finansieringsinstrument som inriktas på marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, vilka anses ha ekonomisk bärkraft i enlighet med internationellt vedertagna standarder men inte ger tillräcklig finansiering från marknadskällor? |
SBAE |
|
||||||||||
2.3.2 |
Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att genomföra finansieringsinstrument som överensstämmer med additionalitetsprincipen (finansieringsinstrument bör inte syfta till att ersätta en medlemsstats finansieringsinstrument, privat finansiering eller andra finansiella insatser från EU:s sida)? |
SBAE |
|
||||||||||
2.3.3 |
Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att uppfylla villkoret att återspegla ett gemensamt intresse med hjälp av bestämmelser om till exempel medinvesteringar, krav på riskdelning eller finansiella incitament, samtidigt som de förhindrar intressekonflikter i förhållande till annan verksamhet som den förvaltande enheten bedriver? |
SBAE |
|
||||||||||
2.3.4 |
Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att uppnå och mäta en hävstångseffekt och en multiplikatoreffekt samt att i tillämpliga fall maximera privata investeringar? |
SBAE |
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT |
|||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten regler och förfaranden för användningen och genomförandet av finansieringsinstrument på ett effektivt sätt? |
|||||||
|
|||||||
3.1.1 |
Har enheten förfaranden för att övervaka användningen av finansieringsinstrument som bygger på finansiella intermediärers rapportering och redovisning samt på tillgängliga resultat av revisioner och kontroller som den finansiella intermediären har genomfört? |
SBAE |
|
||||
3.1.2 |
Om det inte finns någon finansiell intermediär: har enheten förfaranden för att direkt övervaka användningen av finansieringsinstrument på basis av slutmottagarnas rapportering och redovisning? |
SBAE |
|
||||
Vägledning: Övervakning av finansieringsinstrument
|
|||||||
|
|||||||
3.2.1 |
Vilka system för registrering och rapportering samt förfaranden finns för lån? |
SBAE |
|
||||
3.2.2 |
Är dessa system och förfaranden tillräckliga? |
|
|
||||
3.2.3 |
Godkänns låneavtal utifrån lämpliga och genomblickbara kriterier? |
|
|
||||
3.2.4 |
Stäms lånekontot (i huvudboken) av regelbundet (minst en gång i månaden) mot systemet för registrering av avtal? |
SBAE |
|
||||
|
|||||||
3.3.1 |
Vilka system för registrering och rapportering samt förfaranden finns för garantier? |
SBAE |
|
||||
3.3.2 |
Är dessa system och förfaranden tillräckliga? |
|
|
||||
3.3.3 |
Godkänns garantier utifrån lämpliga och genomblickbara kriterier? |
|
|
||||
3.3.4 |
Stäms lånekontot (i huvudboken) av regelbundet (minst en gång i månaden) mot systemet för registrering av avtal? |
SBAE |
|
||||
3.3.5 |
När det gäller budgetgarantier: kan enheten rapportera om genomförandet på ett korrekt sätt, inklusive – om bidraget ersätter utgifter – om räkenskaper över de utgifter som har uppkommit och tillhandahålla en förvaltningsförklaring som bekräftar att i) uppgifterna är rättvisande, fullständiga och korrekta, ii) bidraget har använts för sitt avsedda ändamål, iii) de kontrollsystem som har införts ger nödvändiga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och iv) tillhandahålla en sammanfattning av de slutliga revisionsrapporterna och av utförda kontroller, bland annat en analys av arten och omfattningen av fel och svagheter som har identifierats i systemen, samt åtgärder som har vidtagits eller planeras för att avhjälpa dem? |
|
|
||||
|
|||||||
3.4.1 |
Vilka system för registrering och rapportering samt förfaranden finns för räntesubventioner? |
SBAE |
|
||||
3.4.2 |
Är dessa system och förfaranden tillräckliga? |
|
|
||||
3.4.3 |
Godkänns räntesubventioner utifrån lämpliga och genomblickbara kriterier? |
|
|
||||
|
|||||||
3.5.1 |
Har enheten en strategi för eget kapital eller riktlinjer för kapitalinvesteringar och ett förfarande för tillbörlig aktsamhet som har godkänts av styrelsen eller något annat lämpligt styrande organ? |
SBAE |
|
||||
3.5.2 |
Utvärderar enheten systematiskt sina transaktioner med eget kapital i samband med att de godkänns och regelbundet under investeringstiden? Beskriv de uppgifter och metoder som används vid utvärderingen. |
|
|
||||
3.5.3 |
Har enheten en etablerad process för att hantera avvecklingen av sina kapitalinvesteringar? Innehåller strategin för eget kapital några krav på en plan för snabb avveckling? |
|
|
||||
3.5.4 |
Förvaltar enheten sina kapitalinvesteringar aktivt? Tillsätter den styrelseledamöter i de företag den investerar i (när det gäller direkta kapitalinvesteringar) eller använder sig av andra metoder för att noga övervaka dessa företags utveckling? Utser enheten ledamöter i de organ som företräder investerare när det gäller fondinvesteringar? |
SBAE |
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – KOMPLETTERANDE FRÅGOR OM BUDGETGARANTIER (kan tilläggas) (11) |
|||||||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten ett system för hantering av kreditrisker och använder den ett internt riskvärderingssystem som är anpassat till dess verksamhets art, omfattning och komplexitetsgrad? Vägledning De flesta enheter som genomför budgetgarantier är kreditinstitut eller värdepappersföretag som omfattas av regelverk och tillsyn, däribland regler om kreditrisker och riskvärdering och om de it-system och rutiner som används. Syftet med detta underavsnitt är att bedöma hur tillförlitlig enhetens funktion för riskhantering är, inklusive styrningen och det interna systemet för kreditriskvärdering, vilket är väsentligt för den följande bedömningen av riskdelningen mellan EU och enheten, liksom för ersättningen från EU som sammanhänger med den risk som EU tar (artikel 209.2 f i budgetförordningen). EU:s exponering för motparter när budgetgarantier lämnas inbegriper en ansvarsförbindelse, vilken motsvarar den del av unionens finansiella förpliktelser som inte i sin helhet täcks av avsättningar (artikel 211 i budgetförordningen). För att kunna bedöma risken för garantiutbetalningar till motparter som överstiger de tillgängliga avsättningarna måste kommissionen minst en gång om året granska de exponeringar för EU som varje budgetgaranti ger upphov till. I detta syfte ska motparterna årligen förse kommissionen med information om de utestående ekonomiska skyldigheter som budgetgarantierna orsakar unionen samt en riskbedömning och graderingsinformation om de transaktioner som täcks av budgetgarantin samt förväntade uteblivna betalningar (artikel 219.6 i budgetförordningen). Med denna information som underlag bedömer kommissionen om ansvarsförbindelserna ligger på en hållbar nivå (artikel 210.3 i budgetförordningen) och gör regelbundna översyner av avsättningsnivån för varje budgetgaranti (artikel 211.1 i budgetförordningen). Följande standarder för bankers tillsyn, övervakning och riskhantering finns:
|
|
|
|||||||||||||||||
6a.1 |
Riskpolicy/strategisk ram. Har enheten en sund policy och strategi för att identifiera, hantera, mäta och kontrollera risk (med fokus på kreditrisk)? |
|
|
||||||||||||||||
6a.1.1 |
Har enheten en riskpolicy som
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.1.2 |
Har enheten en riskstrategi eller riktlinjer som har godkänts av den högsta ledningen som
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.2 |
Riskhantering. Har enheten en organisatorisk ram som gör det möjligt att hantera, mäta och kontrollera kreditrisker på ett effektivt sätt, samt tillräckliga kvalitativa och kvantitativa mänskliga och tekniska resurser för att utföra de erforderliga uppgifterna? |
|
|
||||||||||||||||
6a.2.1 |
Är ansvarsfördelningen inom enheten klart fastställd, så att
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.2.2 |
Har det gjorts åtskillnad mellan funktionerna så att
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.2.3 |
Är riskhanteringsfunktionens verksamhet tillräckligt heltäckande, så att den i så hög grad som möjligt omfattar följande aspekter:
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.2.4 |
Fastställs delegeringen av godkännandebefogenheter till ledningen (13) tydligt i enhetens policyer och fattas besluten om godkännanden i enlighet med enhetens skriftliga policyer och riktlinjer och på rätt ledningsnivå? |
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.3 |
Har enheten ett väl fungerande system för identifiering, analys och övervakning av kreditrisker? |
|
|
||||||||||||||||
6a.3.1 |
Omfattar enhetens system för att identifiera risker
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.3.2 |
Gör funktionen för riskhantering en objektiv bedömning av kvaliteten hos enskilda krediter/investeringar och hos hela portföljen, inklusive av kreditriskvärderingen och de uppskattade förlusterna? Görs detta utlåtande i samband med godkännandet och omprövas det sedan under hela verksamhetsperioden? |
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.3.3 |
Tar mätningen av kreditrisker i så hög grad som möjligt hänsyn till följande aspekter:
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.3.4 |
Har enhetens informationssystem för (kredit-)riskhantering följande egenskaper:
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.4 |
Använder enheten ett internt riskvärderingssystem som är anpassat till dess verksamhets art, omfattning och komplexitetsgrad? |
|
|
||||||||||||||||
6a.4.1 |
Kan enheten dokumentera grunderna för sina val av värderingskriterier och tillhandahålla uppgifter och analyser som visar att värderingskriterierna och -förfarandena sannolikt kommer att resultera i värderingar som differentierar riskerna på ett meningsfullt sätt? |
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.4.2 |
Har enhetens system för riskvärdering i så hög grad som möjligt följande egenskaper:
|
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.4.3 |
Sparar enheten uppgifter om faktiska andelar betalningsinställelser inom olika riskklasser och uppgifter om förflyttning mellan riskklasser? |
SBAE |
|
||||||||||||||||
6a.4.4 |
Har enheten heltäckande policyer och förfaranden för en effektiv validering av värderingssystemet (14) och regelbundna oberoende granskningar av det interna riskvärderingssystemet? |
SBAE |
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – KOMPLETTERANDE FRÅGOR (kan tilläggas) (15) |
|||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument eller budgetgarantier som stöds av EU-medel standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå, så att den a) inte stöder åtgärder som bidrar till skatteflykt och b) inte inlåter sig på verksamhet tillsammans med enheter som av skatteskäl har sitt säte eller är etablerade i icke samarbetsvilliga jurisdiktioner? Vägledning Standarderna om skatteflykt syftar till att säkerställa att det finns regler för en effektiv beskattning och att dessa inte kringgås.
I enlighet med dessa standarder mot skatteflykt bör EU-finansierade projekt inte involvera aggressiv skatteplanering och bör grunda sig på sunda affärsmässiga skäl (andra än skatteskäl) och inte dra nytta av teknikaliteter i ett skattesystem eller oförenligheter mellan två eller flera skattesystem. Listan med ”kännetecken” i direktiv 2018/822/EU från den 25 maj 2018 underlättar identifieringen av transaktioner som kan innehålla inslag av skatteflykt eller missbruk, och kan användas som referens av bedömarna. Vid bedömningen av om enhetens förfaranden och regler för förhandsgranskningar med tillbörlig aktsamhet är tillräckligt omfattande för att den ska uppfylla kraven för denna pelare bör också följande faktorer beaktas:
Vid bedömningen bör hänsyn tas till relevanta riktlinjer från kommissionen, såsom Communication on new requirements against tax avoidance in EU legislation governing in particular financing and investment operations (C(2018) 1756 final) med senare uppdateringar. |
|||||||||||||||
6b.1 |
Innehåller organisationens regler om hur finansieringsinstrument som stöds av EU-medel väljs ut/genomförs en uttrycklig hänvisning till en bedömning av risker för skatteflykt och till förbud som sammanhänger med icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet, som återspeglar följande standarder:
|
|
SBAE |
||||||||||||
6b.2 |
Vilka regler och förfaranden har enheten när det gäller kontroller som rör skatteflykt, så att finansieringsinstrument som stöds av EU-medel inte används för att stödja åtgärder som bidrar till skatteflykt? |
|
SBAE |
||||||||||||
6b.2.1 |
Är enhetens förfaranden och regler för förhandsgranskningar med tillbörlig aktsamhet tillräckligt omfattande för att täcka de relevanta enheter som medverkar till projektets finansiella flöden? |
|
|
||||||||||||
6b.2.2 |
Gör enhetens skattemässiga due diligence-granskningar på förhand det möjligt att bedöma – om nödvändigt upp till den verkliga huvudmannen – om
|
|
|
||||||||||||
6b.2.3 |
Tar enheten i sina skattemässiga due diligence-granskningar på förhand hänsyn till att förekomsten av jurisdiktioner som har förbundit sig att åtgärda brister som har identifierats av EU bland de relevanta enheterna (22) utgör en potentiell risk för skatteflykt, till exempel relaterad till i) öppenhet, ii) rättvis beskattning och iii) erodering av skattebasen och flyttning av vinster (BEPS), och beaktar rådets slutsatser där kriterierna för EU:s förteckning över icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet fastställs? Om ja: identifierar enheten i sina skattemässiga due diligence-granskningar möjliga övervakningsåtgärder i syfte att rätta till sådana brister? |
|
|
||||||||||||
6b.3 |
När det gäller icke samarbetsvilliga jurisdiktioner: säkerställer enhetens regler och förfaranden att enheten när den genomför finansieringsinstrument som stöds av EU-medel
|
SBAE |
|
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – KOMPLETTERANDE FRÅGOR (kan tilläggas) (23) |
|||||||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument/budgetgarantier standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå? Innebär detta att den a) inte stöder åtgärder som bidrar till penningtvätt och finansiering av terrorism och b) inte ingår nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som EU har identifierat som högrisktredjeländer? Vägledning om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism Standarderna i fråga om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism har till syfte att förhindra att det finansiella systemet missbrukas för tvättning av pengar och finansiering av terrorism genom att vidta förebyggande åtgärder.
En granskning av enhetens regler och förfaranden bör omfatta
|
|||||||||||||||||||
6c.1 |
Har enheten lämpliga policyer, kontroller och förfaranden för att säkerställa att EU-finansierade åtgärder inte bidrar till penningtvätt eller finansiering av terrorism? |
|
|
||||||||||||||||
6c.1.1 |
Har enheten lämpliga policyer, kontroller och förfaranden för att identifiera och bedöma riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism, med beaktande av riskfaktorer inbegripet de som rör deras kunder, länder eller geografiska områden, produkter, tjänster, transaktioner eller distributionskanaler? |
|
|
||||||||||||||||
6c.1.2 |
Vidtar enheten när den tillhandahåller EU-medel till tredje parter följande åtgärder för kundkännedom:
Tillämpar enheten när den vidtar dessa åtgärder för kundkännedom skärpta åtgärder för kundkännedom, särskilt när det gäller
|
|
|
||||||||||||||||
6c.2 |
När det gäller jurisdiktioner som har identifierats som högrisktredjeländer: vidtar enheten med beaktande av direktiv (EU) 2015/849 följande åtgärder när den genomför ett EU-finansierat projekt:
|
|
|
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING |
|
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument (27) ? |
|
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING |
||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för uteslutning från finansiering? |
SBAE |
|
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||||||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Är följande kriterier för uteslutning integrerade med reglerna och förfarandena för tilldelning av upphandlingskontrakt, bidrag och/eller finansieringsinstrument (28)? |
SBAE |
|
|||||||||||||||||||||||||||
2.1 |
Utesluts tredje parter från tillgång till finansiering om de eller en person som har rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över dem, eller en person som är medlem av deras förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan, har blivit föremål för en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut av något av följande skäl (29):
Finns det undantag från ovanstående av skäl som är motiverade, såsom
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.2 |
Tas det hänsyn till proportionalitet vid beslut om uteslutning från finansiering? |
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.3 |
Tas det hänsyn till rätten till försvar vid beslut om uteslutning från finansiering? |
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.4 |
Tas det hänsyn till bedömningen av de korrigeringsåtgärder som enheten har vidtagit för att visa att den är tillförlitlig vid beslut om uteslutning från finansiering? |
|
|
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten på ett effektivt sätt regler och förfaranden för uteslutning (vid tillhandahållandet av bidrag/upphandling/finansieringsinstrument) som bygger på de krav som avses i punkt 2? |
SBAE |
|
|||
3.1 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för uteslutning vid tillhandahållandet av bidrag på ett effektivt sätt? |
|
|
||
3.2 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för uteslutning från upphandlingsprocessen på ett effektivt sätt? |
|
|
||
3.3 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för uteslutning från finansieringsinstrument på ett effektivt sätt? |
|
|
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION |
|
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
Offentliggör enheten information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt? |
|
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION |
||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för offentliggörande av information om mottagare, vilken omfattar i) uppgifter om mottagarna som är lämpliga att offentliggöra, ii) en hänvisning till en gemensam internationell standard som säkerställer skydd av de grundläggande rättigheterna och kommersiella intressen och iii) regelbundna uppdateringar av informationen? |
SBAE |
|
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION |
|||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||
Huvudfråga (nivå 2): Är följande krav integrerade med förfarandena och reglerna för offentliggörande? |
SBAE |
|
|||||
2.1 |
Offentliggör enheten generellt sett information om mottagarna av medel som åtminstone innehåller uppgifter om namn, ort, natur och syfte samt belopp? Finns det – utan att det påverkar tillämpningen av reglerna och förfarandena för skydd av uppgifter som behandlas under pelaren om dataskydd – några undantag av skäl som är motiverade, såsom
|
|
|
||||
2.2 |
Offentliggör enheten informationen regelbundet (till exempel minst en gång om året)? |
|
|
||||
2.3 |
Offentliggör enheten informationen på ett korrekt sätt, i enlighet med gemensamma internationella standarder? Vilka (till exempel IATI:s, OECD:s)? |
|
|
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten på ett effektivt sätt regler och förfaranden för offentliggörande (vid tillhandahållandet av bidrag/upphandling/finansieringsinstrument) som bygger på de krav som avses i punkt 2? |
SBAE |
|
|||
3.1 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för offentliggörande vid tillhandahållandet av bidrag på ett effektivt sätt? |
|
|
||
3.2 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för offentliggörande vid upphandlingar på ett effektivt sätt? |
|
|
||
3.3 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för offentliggörande vid användning av finansieringsinstrument på ett effektivt sätt? |
|
|
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER |
|
HUVUDFRÅGA (nivå 1) |
Revisorns kommentarer |
Säkerställer enheten ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen (31) ? |
|
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER |
||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
||
Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för skydd av personuppgifter? |
SBAE |
|
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER |
|||||||||||||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||||||||||||
Huvudfråga (nivå 2): Innehåller reglerna och förfarandena för skydd av personuppgifter följande krav? |
|
|
|||||||||||||
2.1 |
Generellt sett
|
|
|
||||||||||||
2.2 |
Bygger förfaranden och regler på principerna
|
|
|
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER |
|||||
|
Enhetens kommentarer |
Revisorns kommentarer |
|||
Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten på ett effektivt sätt regler och förfaranden (till exempel lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder) för skydd av personuppgifter (vid tillhandahållandet av bidrag/upphandling/finansieringsinstrument) som bygger på de krav som avses i punkt 2? |
|
|
|||
3.1 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för skydd av personuppgifter vid tillhandahållandet av bidrag på ett effektivt sätt? |
SBAE |
|
||
3.2 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för skydd av personuppgifter vid upphandlingar på ett effektivt sätt? |
SBAE |
|
||
3.3 |
Tillämpar enheten regler och förfaranden för skydd av personuppgifter vid användning av finansieringsinstrument på ett effektivt sätt? |
SBAE |
|
(1) Enheten/revisorn bör ange om pelarna omfattas av bedömningen genom att skriva JA eller NEJ.
(2) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.
(3) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier. Systemet med förskottskassa är ett slags finansiellt redovisningssystem. Det viktigaste av dessa är systemet med handkassa. Den grundläggande principen för ett system med förskottskassa är att ett fast belopp avsätts och att kassan sedan fylls på efter en viss tid eller när omständigheterna så kräver, på grund av att pengar har spenderats. Kassan fylls på från ett annat konto. Till exempel kan en handkassa fyllas på genom att en check löses in så att ett bankkonto belastas.
(4) En effektiv lönehantering bör basera sig på en personaldatabas (som inte nödvändigtvis måste vara datoriserad), vilken används för att generera en förteckning över alla medarbetare som ska ha betalt varje månad. Denna förteckning kan sedan jämföras med en godkänd personallista och uppgifter om enskilda medarbetare (eller personalfiler). Kopplingen mellan personaldatabasen och lönesystemet är en nyckelkontroll. Ändringar i personaldatabasen bör behandlas skyndsamt med hjälp av en ändringsrapport och resultatera i en verifieringskedja. Lönesystemet bör revideras regelbundet i syfte att upptäcka spökarbetare, fylla uppgiftsluckor och identifiera svagheter hos kontrollerna.
(5) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.
(6) I enlighet med artikel 209.4 i budgetförordningen.
(7) Begreppet ”stödmottagare” ska tolkas i vid mening: det kan även inkludera partner-/förmånsländer och enhetens genomförandepartner.
(8) Hänvisningar till finansieringsinstrument och EU-medel anses även inkludera budgetgarantier.
(9) När det gäller organisationer som ännu inte tillämpar de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (IPSAS) har det överenskommits att den finansiella rapporteringen får ske i enlighet med Internationella standarder för finansiell rapportering (IFRS).
(10) Ibland agerar internationella finansinstitut via organ i partnerlandet (nationella medel) som likställs med finansiella intermediärer.
(11) Endast tillämpligt om enheten planerar att ansöka om en budgetgaranti från EU.
(12) Efterlevnadsfunktionen anses också vara en del av den andra försvarslinjen.
(13) Det vill säga när besluten får fattas av en person, av två eller flera personer gemensamt eller av en kredit- eller investeringskommitté, beroende på transaktionens storlek och natur.
(14) Till exempel granskning av underlaget för utformning av modeller, utfallstester, riktmärkning och bedömning av värderingarnas tillförlitlighet.
(15) Enheten kan få denna pelare godkänd även om poängen för detta avsnitt inte når upp till tröskelvärdet under förutsättning att lämpliga övervakningsåtgärder vidtas i samband med att avtalet ingås.
(16) EU:s skattepolitik och rättsliga ram inbegriper särskilt och tills vidare uppförandekoden för företagsbeskattning av den 1 december 1997 (EGT C 2, 6.1.1998), rådets direktiv 2011/96/EU av den 30 november 2011 om ett gemensamt beskattningssystem för moderbolag och dotterbolag hemmahörande i olika medlemsstater (EUT L 345, 29.12.2011, s. 8), rådets direktiv 2003/49/EG av den 3 juni 2003 om ett gemensamt system för beskattning av räntor och royalties som betalas mellan närstående bolag i olika medlemsstater (EUT L 157, 26.6.2003, s. 49), kommissionens rekommendation 2012/772/EU av den 6 december 2012 om aggressiv skatteplanering (EUT L 338, 12.12.2012, s. 41), rådets direktiv 2011/16/EU om administrativt samarbete i fråga om beskattning och om upphävande av direktiv 77/799/EEG (EUT L 64, 11.3.2011, s. 1), kommissionens åtgärdspaket mot skatteflykt: Nästa steg i riktning mot effektiv beskattning och ökad transparens i EU (COM/2016/23), kommissionens rekommendation (EU) 2016/136 av den 28 januari 2016 om genomförandet av åtgärder mot missbruk av skatteavtal (EUT L 25, 2.2.2016, s. 67), rådets direktiv (EU) 2016/1164 av den 12 juli 2016 om fastställande av regler mot skatteflyktsmetoder som direkt inverkar på den inre marknadens funktion (EUT L 193, 19.7.2016, s. 1) samt Ekofinrådets slutsatser av den 12 februari, 8 mars, 25 maj, 17 juni, 8 november och den 5 december 2016, den 5 december 2017, 23 januari och den 13 mars 2018.
För mer information se: EU:s policy för icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en), åtgärdspaketet mot skatteflykt (kommissionens webbplats: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en, rådets webbplats: http://www.consilium.europa.eu/sv/policies/anti-tax-avoidance-package/), EU:s policy mot skadlig skattekonkurrens (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en) och det arbete som har gjorts av uppförandekodgruppen (företagsbeskattning) (rådets webbplats: http://www.consilium.europa.eu/sv/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/), EU:s arbete om administrativt samarbete inom området för direkt beskattning (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en) och om öppenhet för intermediärer (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en) och EU:s rättsliga ram om beskattning (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).
(17) Se särskilt punkt 1.2 i avsnitt IV.1 i kommissionens meddelande (C(2018)1756, 21.3.2018).
(18) Detta betyder till exempel att granska om de uppkomna vinsterna beskattas i enlighet med tillämpliga standardregler (gå annars till nästa enhetsnivå) och om de kanaliserade vinsterna beskattas i enlighet med tillämpliga standardregler (gå annars till nästa enhetsnivå, upp till de verkliga huvudmännen om nödvändigt). När det har fastställts att ett givet finansiellt flöde är föremål för en effektiv beskattning behövs det emellertid inga fler bevis för beskattningen av detta flöde.
(19) Detta skulle till exempel kunna inbegripa att tillhandahålla bevis för att en struktur är ekonomiskt motiverad, de olika enheternas ekonomiska substans (se till exempel sidan 125 ff i http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf och http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) och strukturens skattekonsekvenser.
(20) Om någon av de jurisdiktioner som anges i bilaga II till rådets slutsatser förekommer i en verksamhetsstruktur bör detta ge upphov till en granskning av varje enskilt fall och särskild uppmärksamhet ägnas åt att säkerställa att de problem som dessa jurisdiktioner har förbundit sig att åtgärda i syfte att uppfylla kriterierna för god förvaltning i skattefrågor inte exploateras i projekt som finansieras med EU-medel. Dessa problem kan sammanhänga med något av de kriterier som anges i bilaga V till rådets slutsatser från den 5 december 2017, det vill säga i) öppenhet och utbyte av information, ii) rättvis beskattning (inklusive kriterium 2.2) och iii) BEPS-standarderna. Finansiella flöden för projekt som finansieras med EU-medel bör till exempel inte omfattas av skadliga skattesystem som en jurisdiktion har förbundit sig att avskaffa. På samma sätt bör det, när en jurisdiktion ännu inte uppfyller kriterierna om öppenhet till följd av otillräckliga mekanismer för informationsutbyte med EU:s medlemsstater, kontrolleras om den icke redovisningsbara skatteinformationen i projektets finansiella flöden kan förhindra en effektiv beskattning av dessa flöden.
(21) Det enda undantag som medges i budgetförordningen är om åtgärden genomförs fysiskt i någon av dessa jurisdiktioner. När detta undantag tillämpas bör enheten bedöma var projektet är fysiskt lokaliserat (till exempel med hjälp av ett lämpligt test av den ekonomiska substansen) och om det finns tecken på att projektet i fråga bidrar till skatteflykt.
(22) Det vill säga jurisdiktioner som omnämns i bilaga II till rådets slutsatser.
(23) Enheten kan få denna pelare godkänd även om poängen för detta avsnitt inte når upp till tröskelvärdet under förutsättning att lämpliga övervakningsåtgärder vidtas i samband med att avtalet ingås.
(24) Med hänsyn tagen till förordning (EU) 2015/847 och direktiv (EU) 2015/849.
(25) Med beaktande av direktiv (EU) 2015/849.
(26) Med beaktande av direktiv (EU) 2015/849.
(27) Hänvisningar till finansieringsinstrument och EU-medel anses inkludera budgetgarantier.
(28) Om enheten tillämpar Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG (artikel 57), eller nationella lagar genom vilka detta direktiv införlivats, ska skyddet av EU:s finansiella intressen anses vara likvärdigt med det som följer av unionens regler, policyer och förfaranden.
(29) Direktiv 2014/24/EU (som upphäver direktiv 2004/18/EG) ska anses vara likvärdigt med EU:s budgetförordning. Detta avsnitt kan därför jämföras med system, regler och förfaranden där detta direktiv tillämpas, eller nationella lagar genom vilka reglerna i detta direktiv införlivats.
(30) Ej tillämpligt på finansieringsinstrument.
(31) Utan att det påverkar tillämpningen av förordning (EU) 2018/1725 och förordning (EU) 2016/679.
Bilaga 3
BEDÖMNINGSFÖRFARANDEN
3.1 Dokumentation av bedömning och bevis
1. Dokumentation av bedömningen (arbetsdokument)
I enlighet med ISAE 3000 bör revisorn upprätta dokumentation som ger
— |
tillräckliga och lämpliga uppgifter om underlaget för revisionsberättelsen och |
— |
bevis för att bedömningen har planerats och genomförts i enlighet med ISAE 3000 och tillämpliga rättsliga och tillsynsmässiga krav. |
Med ”dokumentation” eller ”arbetsdokument” avses uppgifter om genomförda bedömningsförfaranden, relevanta insamlade bevis och slutsatser som revisorn har dragit. Med ”bedömningsakt” avses en eller flera mappar eller andra lagringsmedier i fysisk eller elektronisk form som innehåller de uppgifter som utgör dokumentation av bedömningen eller arbetsdokumenten för ett visst uppdrag.
2. Bevis
I enlighet med ISAE 3000 bör revisorn säkerställa att bevis samlas in som stöd för revisorns slutsatser och för att bedömningen har genomförts i enlighet med Ifacs International Framework for Assurance Engagements och International Standard on Assurance Engagements (ISAE) 3000 om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information.
Revisorn bör inhämta tillräckliga ändamålsenliga bevis för att styrka iakttagelserna under bedömningen och dra rimliga slutsatser som kan ligga till grund för slutsatserna av bedömningen. Revisorn använder sitt professionella omdöme för att avgöra om bevisen är tillräckliga och ändamålsenliga.
3. Bevarande av dokumentation av bedömningen (arbetsdokument) <Den upphandlande myndigheten kan ta bort eller anpassa denna del>
Revisorn bör spara dokumentationen av uppdraget (samt bevis för arvoden och utgifter såsom fakturor för hotellvistelser, boardingkort för flygresor, biljettalonger, tidrapporter etc.) så att den kan inspekteras av den upphandlande myndigheten i fem år räknat från det datum då den upphandlande myndigheten betalar revisorns slutfaktura för uppdraget. Den upphandlande myndigheten bör på begäran och i enlighet med lagstiftningen i det land där det kontor som ansvarar för bedömning finns ha tillgång till dokumentationen av bedömningen under denna femårsperiod.
4. Tillgång till enhetens handlingar och dokument
Revisorn bör alltid ha full och obegränsad tillgång till alla handlingar och dokument (däribland räkenskapshandlingar, avtal, mötesprotokoll, bankhandlingar, fakturor med mera) samt till enhetens personal och kontor i den mån detta är möjligt och relevant för bedömningen. Revisorn kan be enheten att få tillgång till dess banker (till exempel för att be om bekräftelser), konsulter och andra, eller till företag som enheten har anlitat.
3.2 Planering
1. Förberedande möte med enheten
Enheten planerar vanligen in ett förberedande möte med revisorn. Detta kan äga rum på enhetens huvudkontor eller annan plats, beroende på vad som är lämpligast och bekvämast för båda parter. Syftet med mötet är att diskutera uppläggningen av bedömningen, fältarbete och rapportering, samt att klargöra återstående frågor. Enheten och revisorn kan komma överens om andra sätt för att förbereda bedömningen (till exempel konferenssamtal). Under det förberedande mötet kan revisorn begära ytterligare information och dokument som anses vara nödvändiga eller till nytta för planeringen av bedömningen och fältarbetet.
Enheten bör informera kommissionen om detta möte, vid vilket kommissionens företrädare kan närvara.
2. Planeringsåtgärder, bedömningsplan och arbetsprogram
Revisorn bör planera bedömningen så att den kan genomföras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. God planering innebär att ägna tillräcklig uppmärksamhet åt viktiga områden i bedömningen, att skyndsamt identifiera och lösa potentiella problem och att organisera och hantera bedömningen så att den blir effektiv och ändamålsenlig.
Revisorn bör ha en bedömningsplan (eller ett liknande planeringsdokument, såsom en arbetsplan eller en planeringspromemoria) där bedömningsstrategin liksom viktiga principer för planering, fältarbete och rapportering fastställs. Revisorn bör ha arbetsprogram för bedömningen där tester och förfaranden beskrivs och dokumenteras.
3.3 Fältarbete
1. Insamling av bevis för utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler
Arbetet bör inbegripa en bedömning av utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler som är relevanta för pelaren i fråga.
Exempel på förfaranden för insamling av bevis för utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler:
— |
Tala med enhetens medarbetare som kan ha relevant information. |
— |
Utvärdera om tillgängliga beskrivningar ger en rättvisande bild av system, kontroller, förfaranden och regler som enheten har utformat och genomfört. |
— |
Granska juridiska dokument (till exempel lagar, förordningar, avtal och överenskommelser), interna instruktioner och riktlinjer (till exempel operativa bestämmelserna, handböcker för intern kontroll etc.) och andra dokument som revisorn kan anse vara relevanta. |
— |
Observera verksamhet och granska dokument, rapporter, tryckt och elektronisk dokumentation av behandling av transaktioner, redovisningsförfaranden (till exempel bankavstämningar) och andra viktiga förfaranden för godkännanden och intern kontroll (till exempel utgiftsrapporter för olika perioder, jämförelser mellan budget och utfall, granskning och godkännande av tidrapporter etc.), dokument som till exempel rör i) enhetens rättsliga ram för extern revision, ii) bidrags- och upphandlingsförfaranden och iii) finansieringsinstrument och transaktioner med finansieringsinstrument. |
— |
Upprepa kontroller och förfaranden. |
Revisorn kan vilja använda flödesscheman eller frågeformulär som hjälp för att bedöma utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler.
2. Test av system, kontroller och förfaranden
Arbetet bör inbegripa en bedömning av huruvida relevanta system, kontroller, förfaranden och regler fungerar effektivt.
System, kontroller, förfaranden och regler fungerar effektivt om de var för sig eller i kombination med andra system, kontroller, förfaranden och regler skapar rimlig säkerhet om att
— |
enhetens mål (till exempel mål för det interna kontrollsystemet eller för en bidrags- eller upphandlingsprocess) uppnås och särskilt att riskerna för att målen inte kommer att nås hanteras och kontrolleras ordentligt och att |
— |
fel, oriktigheter och bedrägerier förebyggs, upptäcks och skyndsamt åtgärdas. |
När revisorn utformar och genomför tester av kontrollerna bör revisorn
— |
dels genomföra andra förfaranden vid sidan av förfrågningar för att samla in bevis om
|
— |
dels fastställa sätt att välja ut poster för testning som på ett effektivt sätt bidrar till målen för förfarandet. |
När omfattningen av tester av kontroller, förfaranden eller regler fastställs måste revisorn beakta faktorer som egenskaperna hos den population som ska testas, kontrollernas, förfarandenas och reglernas natur, den frekvens med vilken de tillämpas (till exempel varje månad, varje dag, några gånger per dag) och den förväntade avvikelsegraden.
Tester av kontroller, förfaranden och regler kan inbegripa till exempel granskningar (av handlingar, dokument och tillgångar), observationer, intervjuer med ledningen och andra inom enheten samt bekräftelse, omkalkylering och upprepning av vissa förfaranden.
3. Stickprovstagning och andra sätt att välja ut poster för testning
När tester av system, kontroller, förfaranden och regler utformas och genomförs kan revisorn använda sig av stickprovstagning eller andra sätt att välja ut poster för testning. Stickprovstagning innebär att tillämpa förfarandena på mindre än 100 % av poster med relevans för bedömningen (till exempel ett urval av transaktioner eller kontotillgodohavanden) så att alla provtagningsenheter har chans att bli valda. Detta ger revisorn ett rimligt underlag för att dra slutsatser om hela populationen.
Statistiska eller icke-statistiska urvalsmetoder kan användas. Revisorn kan göra ett väl underbyggt urval av specifika poster i en population (till exempel poster med högt värde eller viktiga poster, alla poster som överstiger ett visst belopp, poster som ger information eller poster för test av kontrollverksamhet eller förfaranden eller regler). En selektiv granskning är inte en stickprovstagning.
En selektiv granskning av specifika poster är ofta ett effektivt sätt att samla in bevis, men det är inte detsamma som stickprovstagning. Resultaten av förfaranden som tillämpas på poster som har valts ut på detta sätt kan inte projiceras eller extrapoleras till hela populationen. Därför resulterar inte selektiva granskningar av specifika poster i bevis som omfattar återstoden av populationen. Stickprovstagning är å andra sidan utformat för att man ska kunna dra slutsatser om en hel population genom att testa ett stickprov från den.
4. Använda arbete som har utförts av internrevisionen
När revisorn anser att en internrevisionsfunktion sannolikt är relevant för bedömningen a) fastställer revisorn om och i vilken utsträckning internrevisorernas arbete kan användas och b) huruvida det arbete som i så fall används är tillräckligt för revisionens syften. Revisorn bör tillämpa ISA 610 Använda arbete som har utförts av internrevisionen i den mån denna standard är relevant för bedömningen.
5. Skriftliga uttalanden
När det gäller andra granskningsuppdrag än revisioner eller granskningar av historisk finansiell information (ISAE 3000) bör revisorn inhämta uttalanden från ledningen. Ett skriftligt uttalande är en förklaring från ledningen till revisorn i syfte att bekräfta någonting eller stödja andra bevis som har samlats in under bedömningen.
Revisorn kan begära att få ett uttalande signerat av den eller de personer i enhetens ledning som har det primära ansvaret för enhetens system, kontroller, förfaranden och regler.
6. Memorandum (”aide mémoire”)
Revisorn upprättar ett memorandum som ska diskuteras vid det avslutande mötet. Detta bör innehålla de viktigaste iakttagelserna under fältarbetet och revisorns rekommendationer. En kopia av memorandumet bör skickas till den upphandlande myndighetens revisionsansvariga.
7. Avslutande möte
Revisorn bör anordna ett avslutande möte med enheten. Enheten bör informera kommissionen om detta möte, vid vilket kommissionens företrädare kan närvara.
Syftet med detta möte är att diskutera memorandumet och få revisorns iakttagelser och rekommendationer bekräftade av enheten tillsammans med dess inledande synpunkter. Revisorn och enheten kan komma överens om den ytterligare information som enheten ska lämna och i tillämpliga fall en tidsfrist för detta. Revisorn kan informera enheten om rapporteringsrutinerna. Revisorn bör dokumentera alla (muntliga och skriftliga) kommentarer från enheten och kommissionens företrädare, och beakta dem vid upprättandet av bedömningsrapporten.
3.4 Rapportering
1. Grundläggande rapporteringskrav och språk
Revisorn bör rapportera bedömningsresultaten i enlighet med Ifacs International Framework for Assurance Engagements och ISAE 3000, rutinerna inom sitt revisionsföretag och dessa kravspecifikationer.
Rapporten bör upprättas skyndsamt och vara objektiv, tydlig, kortfattad och konstruktiv.
Rapporten bör upprättas på det språk som anges i avsnitt 6.4 av kravspecifikationerna. Om rapportspråket är ett annat än engelska eller franska bör revisorn också tillhandahålla en sammanfattning av rapporten på engelska eller franska.
2. Bedömningsrapportens datum
Utkast och sista utkast till rapporterna bör ha de datum då dessa skickas för samråd. Datumet på försättsbladet till den slutliga bedömningsrapporten bör vara det datum då den slutliga bedömningsrapporten undertecknas.
Fakta och händelser som revisorn har fått kännedom om innan den slutliga rapporten har undertecknats och som påverkar iakttagelserna i denna rapport måste beaktas. Revisorn har emellertid ingen skyldighet att göra förfrågningar hos enhetens ledning och/eller genomföra ytterligare förfaranden efter det avslutande mötet och innan den slutliga rapporten har undertecknats.
3. Förfarande för samråd och inlämnande av utkastet till rapport <Den upphandlande myndigheten kan anpassa denna del. Den föreslagna texten bygger på kommissionens förfaranden. OBS: de delar som handlar om att kommissionen konsulteras eller informeras måste behållas>
Revisorn bör inlämna ett utkast till rapport till den upphandlande myndigheten senast <21> kalenderdagar efter datumet för det avslutande mötet (det vill säga när fältarbetet har avslutats). Utkastet till rapport bör innehålla enhetens kommentarer i den mån dessa redan har inhämtats under fältarbetet och det avslutande mötet.
En pappersversion och en elektronisk version av utkastet till rapport bör lämnas in, tillsammans med ett följebrev. Ordet ”utkast” bör tydligt anges på alla versioner.
Enheten kan översända en kopia av utkastet till pelarbedömningsrapport till Europeiska kommissionen, för att inhämta kommissionens synpunkter i fråga om specifika delar av utkastet till rapport (1).
Den upphandlande myndigheten bör lämna sina kommentarer till revisorn inom 21 kalenderdagar efter mottagandet av utkastet till rapport.
Revisorn bör inlämna ett reviderat utkast till rapport till den upphandlande myndigheten där eventuella mottagna kommentarer beaktas inom <7> kalenderdagar efter mottagandet av kommentarerna.
Den upphandlande myndigheten bör lämna sina kommentarer till revisorn inom <21> kalenderdagar efter mottagandet av utkastet till rapport.
4. Förfarande för samråd och inlämnande av slutrapporten <Den upphandlande myndigheten kan anpassa denna del. Den föreslagna texten bygger på kommissionens förfaranden. OBS: de delar som handlar om att kommissionen konsulteras eller informeras måste behållas>
Om det inte fordras något ytterligare fältarbete bör revisorn lämna in ett sista utkast till rapport till den upphandlande myndigheten överlämna inom <7> kalenderdagar efter mottagandet av kommentarer om utkastet till rapport. Orden ”sista utkast” bör anges på försättsbladet till det sista utkastet till rapport. Den upphandlande myndigheten bör skriftligen informera revisorn om den godtar det sista utkastet till rapport inom <14> kalenderdagar efter mottagandet av det sista utkastet till rapport.
Revisorn bör lämna in en slutrapport inom <7> kalenderdagar efter mottagandet av kommentarerna om det sista utkastet till rapport.
Revisorn bör sedan överlämna en pappersversion i original och en elektronisk version av slutrapporten till enheten tillsammans med ett följebrev.
Rapporterna bör upprättas på revisorns brevpapper i original. Ordet ”slutlig” bör tydligt anges på alla versioner. Revisorn bör också översända en elektronisk version av slutrapporten (det vill säga en inskannad kopia (i pdf-format) av den undertecknade och daterade slutrapporten på revisorns brevpapper) till enheten.
Perioden mellan det avslutande mötet och inlämnandet av slutrapporten till den upphandlande myndigheten bör inte överstiga <105> kalenderdagar eller <15> veckor.
Revisorn bör översända en elektronisk version och en papperskopia av den slutliga pelarbedömningsrapporten till Europeiska kommissionen:
European Commission |
Directorate-General for […] |
Audit and Control Unit |
1040 Bruxelles/Brussel |
BELGIQUE/BELGIË |
(1) Utan att detta föregriper de tillsynsåtgärder som kommissionen ska vidta enligt artikel 154.5 i budgetförordningen.
Bilaga 4
PELARBEDÖMNINGSRAPPORT
<REVISORNS BREVPAPPER>
[UTKAST TILL, SISTA UTKAST TILL ELLER SLUTLIG] RAPPORT
[datum]
<när det gäller slutrapporten är detta det datum då den oberoende revisorns slutliga revisionsberättelse undertecknas, när det gäller utkast och sista utkast till rapporter är detta det datum då dessa rapporter översänds för samråd>
PELARBEDÖMNING
AV [ENHETENS NAMN]
Enhet som bedömningen omfattar: |
[Enhetens namn] |
Land: |
[Det land där enheten är etablerad] |
Revisor: |
[Revisionsföretag och kontor som ansvarar för bedömningen] |
Bedömningsperiod: |
[datum] till [datum] [detta bör normalt vara det år (tolvmånadersperiod) som slutar det datum då fältarbetet för bedömningen (arbeten på plats) inleds] |
Datum då fältarbetet har utförts: |
[datum] till [datum] |
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Oberoende granskningsrapport | 112 |
1. |
Sammanfattning | 117 |
2. |
Uppdragets kontext | 126 |
3. |
Internt kontrollsystem | 127 |
4. |
Redovisningssystem | 129 |
5. |
Oberoende extern revision | 129 |
6. |
Bidrag | 129 |
7. |
Upphandling | 130 |
8. |
Finansieringsinstrument | 130 |
9. |
Uteslutande från tillgång till finansiering | 131 |
10. |
Offentliggörande av information om mottagare | 131 |
11. |
Sydd av personuppgifter | 131 |
Bilagor | 133 |
ANVISNINGAR FÖR ANVÄNDNINGEN AV DENNA FÖRLAGA TILL RAPPORT Denna förlaga till rapport om en pelarbedömning ger revisorn ett rapportformat och en struktur och innehåller vägledning om innehållet i de olika avsnitten.
Den föreskrivna texten och formuleringarna i den oberoende revisorns granskningsrapport bör alltid användas och får inte ändras. Denna anvisningssida bör tas bort ur rapporten. |
OBEROENDE GRANSKNINGSRAPPORT
Pelarbedömning
[Enhetens fullständiga namn och adress]
Vi har genomfört en pelarbedömning (nedan kallad bedömning) av [namn], nedan kallad enheten. Syftet med denna bedömning är att ge Europeiska kommissionen rimliga garantier för att enheten uppfyller kraven i punkterna a–f i artikel 154.4 i budgetförordningen för Europeiska kommissionens allmänna budget och i artikel 29.1 i budgetförordningen för Europeiska utvecklingsfonden för följande pelare:
1. |
Internt kontrollsystem |
2. |
Redovisningssystem |
3. |
Oberoende extern revision |
4. |
Bidrag <stryk om ej tillämpligt> |
5. |
Upphandling <stryk om ej tillämpligt> |
6. |
Finansieringsinstrument (1)<stryk om ej tillämpligt> |
7. |
Uteslutning från tillgång till finansiering |
8. |
Offentliggörande av information om mottagare |
9. |
Skydd av personuppgifter |
Omfattningen av vårt arbete och våra slutsatser för var och en av pelarna förklaras nedan.
Ansvarsområden för enhetens ledning respektive revisorn
Enhetens ledning ansvarar för att säkerställa att de system, kontroller, regler och förfaranden som sammanhänger med pelarna överensstämmer med internationellt vedertagna standarder och de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt för varje pelare. Enhetens ledning ansvarar också för att tillhandahålla information, dokument och tillgång till systemen och enhetens personal för revisorn i den mån detta är nödvändigt och relevant för bedömningens syfte.
Vårt ansvar är att bedöma de system som har inrättats och de kontroller, regler och förfaranden som enheten tillämpar för varje pelare utifrån kriterierna för varje pelare och att rapportera våra iakttagelser i enlighet med kravspecifikationerna för detta uppdrag.
I dessa kravspecifikationer fastställs det att vi ska utföra vårt arbete i enlighet med International Standard for Assurance Engagements 3000 (utfärdad av Internationella revisorsförbundet) om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information i den mån denna standard kan tillämpas på den specifika kontexten för denna pelarbedömning. Enligt denna standard ska vi följa tillämpliga etiska normer när vi utför vårt arbete.
Arbetets omfattning för alla pelarna
Vårt uppdrag omfattar en bedömning för varje pelare och de system som har inrättats samt de kontroller, regler och förfaranden som enheten tillämpar.
Beroende på kraven för respektive pelare har vår bedömning omfattat utformning eller utformning och operativ effektivitet hos relevanta system, kontroller, förfaranden och regler.
Vår bedömning har inbegripit att jämföra fakta och uppgifter som rör system, kontroller, förfaranden och regler med kommissionens kriterier. Dessa kriterier och väsentlighetsnivåerna anges i kapitel 2.3 i vår detaljerade rapport.
För att avgöra vad som är väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden har vi tagit hänsyn till de kriterier och väsentlighetsnivåer som kommissionen har fastställt, eftersom dessa faktorer kan påverka kommissionens beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning.
Under denna bedömning har vi främst granskat de system, kontroller, förfaranden och regler som används för enhetens normala verksamhet. Slutsatserna av denna bedömning gäller inte specifika befintliga eller framtida åtgärder, projekt, kontrakt eller överenskommelser.
Mot bakgrund av de inbyggda begränsningarna är det inte säkerställt att systemet för intern kontroll och andra system, regler och förfaranden förbygger eller upptäcker fel. Om denna bakåtblickande bedömning av utformning och effektivitet hos system, kontroller, förfaranden och regler projiceras på framtida perioder finns det dessutom en risk att dessa system, kontroller, förfaranden och regler blir otillräckliga till följd av att förutsättningarna förändras eller att graden av efterlevnad av regler och förfaranden minskar.
Vi har tagit hänsyn till alla tillgängliga bevis som har presenterats för oss under vårt fältarbete, som vi avslutade den [datum för det avslutande mötet], samt de kommentarer och upplysningar som enheten och Europeiska kommissionen därefter har lämnat fram till denna rapports datum.
Vi anser att de bevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för våra slutsatser.
PELARE 1 – INTERNT KONTROLLSYSTEM
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem och säkerställer att detta system fungerar. Följaktligen omfattade våra förfaranden det interna kontrollsystemets utformning och operativa effektivitet.
Vårt arbete koncentrerades på de komponenter och kontroller i det interna kontrollsystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt och säkerställer att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos det interna kontrollsystemet beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt och säkerställer att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden.
PELARE 2 – REDOVISNINGSSYSTEM
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten använder ett system för redovisning som ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid. Våra förfaranden omfattade redovisningssystemets utformning och operativa effektivitet.
Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i redovisningssystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget använder ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos redovisningssystemet beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte använder ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten är föremål för en oberoende extern revision som utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten i fråga. Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen av det ramverk för extern revision som enheten omfattas av.
Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i ramverket för en oberoende extern revision som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget är föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos ramverket för en oberoende extern revision beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte är föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
PELARE – 4 BIDRAG
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom bidrag. Följaktligen omfattade våra förfaranden bidragssystemets utformning och operativa effektivitet.
Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i bidragssystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom bidrag i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos bidragssystemet beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom bidrag i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
PELARE 5 – UPPHANDLING
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling. Följaktligen omfattade våra förfaranden upphandlingssystemets utformning och operativa effektivitet.
Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i upphandlingssystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos upphandlingssystemet beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (2)
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument. Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de finansieringsinstrument som enheten använder.
Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i finansieringsinstrumenten som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos de finansieringsinstrument som enheten använder beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för uteslutning av tredje parter från tillgång till finansiering.
Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de åtgärder som enheten vidtar i detta syfte.
Vårt arbete koncentrerades på de grunder för uteslutning och de åtgärder som enheten har vidtagit som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget tillämpar lämpliga regler och förfaranden för uteslutning av tredje parter från tillgång till finansiering i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos enhetens system för uteslutning beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte tillämpar lämpliga regler och förfaranden för uteslutning av tredje parter från tillgång till finansiering i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten offentliggör information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt.
Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de åtgärder som enheten vidtar i detta syfte.
Vårt arbete koncentrerades på de krav som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget tillämpar lämpliga regler och förfaranden för offentliggörande av information om mottagare av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos enhetens system för offentliggörande av information om mottagare beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte tillämpar lämpliga regler och förfaranden för offentliggörande av information om mottagare av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten säkerställer ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen.
Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de åtgärder som enheten vidtar i detta syfte.
Vårt arbete koncentrerades på de krav och de åtgärder som enheten har vidtagit som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.
Slutsats
<denna formulering används om slutsatsen är positiv; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget tillämpar lämpliga regler och förfaranden för att säkerställa skyddet av personuppgifter i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
<denna formulering används om slutsatsen är negativ; ta bort denna del om den inte är tillämplig>
Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos enhetens system för uteslutning beskrivs.
På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte tillämpar lämpliga regler och förfaranden för att säkerställa skyddet av personuppgifter i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.
Distribution och användning
Enheten har beställt denna rapport, som endast är avsedd för information till och användning av enheten och Europeiska kommissionen.
Revisorns namnteckning <person eller företag eller bådadera, beroende på vad som är tillämpligt>.
Den undertecknande revisorns namn <person eller företag eller bådadera, beroende på vad som är tillämpligt>.
Revisorns adress <det kontor som ansvarar för revisionen>.
Datum för undertecknandet <används inte i utkast till rapporter. Det datum då den slutliga rapporten undertecknas.>
1. SAMMANFATTNING
1.1 Slutsatser
Nedan följer en sammanfattning av våra slutsatser för respektive pelare.
PELARE |
SLUTSATS |
||
|
JA/NEJ |
||
Har enheten inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, och säkerställer enheten att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden? |
|
||
|
JA/NEJ |
||
Använder enheten ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
||
|
JA/NEJ |
||
Är enheten föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
||
|
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
||
|
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? |
|
||
|
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt? Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden i fråga om följande: |
|
||
System för hantering av kreditrisk och användning av ett internt riskvärderingssystem? |
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner? |
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism? |
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
|
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument? |
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
|
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Offentliggör enheten information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt? |
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
|
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
||
Säkerställer enheten ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen (3)? |
JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT |
1.2 Färdplan
<Föreslagen längd på färdplanen: högst två sidor>
Vi har dragit slutsatsen att enheten inte helt uppfyller kraven för pelare [ange pelare].
Vi har funnit betydande svagheter och brister hos … <beskriv kortfattat de viktigaste svagheterna och bristerna hos pelarna i fråga i enlighet med iakttagelserna i avsnitt 1.3>.
Vi har lämnat ett antal viktiga rekommendationer i syfte att komma till rätta med dessa viktiga svagheter <beskriv kortfattat de viktiga rekommendationerna för pelarna i fråga i enlighet med rekommendationerna i avsnitt 1.3>.
Vi föreslår att enheten genomför dessa rekommendationer för att kunna anförtros budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning av Europeiska kommissionen.
I detta syfte föreslår vi en handlingsplan, det vill säga en färdplan som innehåller en tidsplan för att åtgärda och komma till rätta med svagheterna och bristerna. Vi har diskuterat och kommit överens om denna färdplan och tidsplanen för genomförandet av de åtgärder vi föreslår med enheten <Färdplanen bör i den utsträckning det är möjligt överenskommas med enheten innan revisorns slutrapport utfärdas. Om detta inte är möjligt bör skälen förklaras tydligt>.
Färdplan
<Beskriv färdplanen genom att ta upp nedanstående huvudpunkter för respektive pelare:
— |
En kort redogörelse för de viktigaste iakttagelserna, det vill säga väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, förfaranden och regler. |
— |
En kort redogörelse för den föreslagna handlingsplanen i syfte att komma till rätta med dessa svagheter och brister. Handlingsplanen bör tydligt utvisa vilka föreslagna åtgärder (det vill säga viktiga rekommendationer) som kommer att genomföras och hur de kommer att genomföras samt innehålla en tydlig och realistisk tidsplan.> |
1.3 Sammanfattning av iakttagelserna och rekommendationerna
Nedan följer en sammanfattning av våra iakttagelser och rekommendationer för respektive pelare.
Iakttagelser
Viktiga iakttagelser är iakttagelser som rör väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden. Väsentlighetsrekvisitet innebär att vi anser att dessa faktorer är så viktiga för kommissionen att de kan påverka dess beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning. Därför har vi gett uttryck för negativa slutsatser när vi har gjort väsentliga iakttagelser om en pelare.
Till viktiga iakttagelser räknas också fall där flera iakttagelser som var för sig inte rör någon väsentlig svaghet eller brist sammantagna påvisar en sådan väsentlig svaghet eller brist. Den sammanlagda effekten av sådana iakttagelser anses vara så viktig (det vill säga väsentlig) att vi måste dra slutsatsen att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga (slutsatsen är således ”nej”).
Andra iakttagelser är alla icke-väsentliga iakttagelser som vi anser att enheten bör informeras om. Dessa iakttagelser gäller svagheter och brister hos system, kontroller, regler och förfaranden som var för sig eller sammantagna medför en mindre omedelbar risk för att målen för pelaren i fråga inte kommer att nås.
Rekommendationer
Viktiga rekommendationer avser väsentliga svagheter och brister hos system, kontroller, regler eller förfaranden samt fall där Europeiska kommissionens kriterier och/eller internationellt accepterade standarder för pelare (fortlöpande) inte har uppfyllts eller följts.
Andra rekommendationer rör alla andra iakttagelser som inte är väsentliga. I dessa fall har svagheterna och bristerna hos system, kontroller, regler och förfaranden ingen stor och omedelbar påverkan på målen för dessa system, kontroller, regler eller förfaranden. Vi anser icke desto mindre att enheten bör genomföra de föreslagna åtgärderna, eftersom den då får möjlighet att förbättra sina system, kontroller, regler eller förfaranden och göra dem mer ändamålsenliga och/eller effektiva.
Våra rekommendationer beskrivs i kapitlen 3 till 8.
Vi föreslår att enheten genomför de viktiga rekommendationer på det sätt som anges i den färdplan som beskrivs i avsnitt 1.2 i denna rapport.
PELARE 1 – INTERNT KONTROLLSYSTEM |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 3.3.1 respektive 3.3.2. |
PELARE 2 – REDOVISNINGSSYSTEM |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 4.3.1 respektive 4.3.2. |
PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 5.3.1 respektive 5.3.2. |
PELARE 4 – BIDRAG |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 6.3.1 respektive 6.4.2. |
PELARE 5 – UPPHANDLING |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 7.3.1 respektive 7.3.2. |
PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 8.3.1 respektive 8.3.2. |
PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 9.3.1 respektive 9.3.2. |
PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 10.3.1 respektive 10.3.2. |
PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER |
|
Viktiga iakttagelser och rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
Andra iakttagelser/rekommendationer |
|
Nr |
Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen |
1. |
Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader> |
Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader> |
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
osv. |
|
|
|
OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 11.3.1 respektive 11.3.2. |
2. UPPDRAGETS KONTEXT
2.1 Kontext
I artikel 154 i budgetförordningen (4) för Europeiska unionens allmänna budget fastställs de olika sätt på vilka budgeten kan genomföras, däribland ”indirekt förvaltning”. Vid indirekt förvaltning kan kommissionen anförtro budgetgenomförandeuppgifter åt de länder, organisationer och organ (nedan kallade enheter) som anges i artikel 62 i budgetförordningen. Dessa enheter kan vara av följande slag:
— |
Tredjeländer eller organ som utsetts av dem, till exempel inrikesministeriet, Konungariket Kambodja. |
— |
Internationella organisationer eller deras organ, till exempel Förenta nationernas utvecklingsprogram (UNDP). |
— |
Offentligrättsliga organ, till exempel Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). |
— |
Privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter, i den utsträckning som dessa har tilldelats tillräckliga ekonomiska garantier, till exempel Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
När sådana enheter förvaltar EU-medel är de skyldiga att säkerställa en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som krävs enligt budgetförordningen. Närmare bestämt måste de uppfylla krav som rör nio ”pelare”. Dessa pelare utgörs av
(1) |
det interna kontrollsystemet, |
(2) |
redovisningssystemet, |
(3) |
en oberoende extern revision |
liksom regler och förfaranden för
(4) |
tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av bidrag, |
(5) |
upphandling, |
(6) |
finansieringsinstrument (5) |
samt
(7) |
uteslutning från tillgång till finansiering, |
(8) |
offentliggörande av information om mottagare och |
(9) |
skydd för enskilda med hänsyn till personuppgiftshanteringen. |
Enheter som önskar arbeta med EU-medel inom ramen för indirekt förvaltning måste därför genomgå en heltäckande pelarbedömning. På basis av resultaten av pelarbedömningen beslutar kommissionen huruvida i) den kan anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter och ii) ingå särskilda avtal (det vill säga avtal om indirekt förvaltning genom delegering) med enheten.
2.2 Beskrivning av den enhet som omfattas av bedömningen
<Beskriv enheten. Föreslagen högsta längd: två sidor.
Enhetens viktigaste egenskaper och särdrag, dess organisationsstruktur, arten hos dess verksamhet etc.>
2.3 Kriterier för bedömningen och för väsentlighet
Europeiska kommissionen har fastställt kriterier i tre nivåer för varje pelare genom att formulera (huvud-)frågor i bilagorna 2 och 2a till kravspecifikationerna (Frågeformulär och bedömningskriterier och Frågeformulär). För att avgöra vad som är väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden har vi tagit hänsyn till de kriterier och väsentlighetsnivåer (det vill säga tröskelvärden) som kommissionen har fastställt, eftersom dessa faktorer kan påverka kommissionens beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning.
Nivå 1 (budgetförordningen)
För varje pelare finns det en övergripande fråga på nivå 1 (i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier) som har utformats på basis av budgetförordningen. Det finns bara två möjliga svar:
— |
Svaret på frågan på nivå 1 är ”ja”. Detta innebär att enheten uppfyller kraven för pelaren i fråga. Vår slutsats är positiv, vilket motsvarar ett uttalande utan reservation. |
— |
Svaret på frågan på nivå 1 är ”nej”. Detta innebär att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga. I detta fall är vår slutsats negativ, vilket motsvarar ett uttalande med reservation enligt de internationella standarderna. |
Nivå 2 (viktiga pelarkomponenter)
Huvudfrågorna på nivå 2 sammanhänger med kriterier som kommissionen betraktar som avgörande. Därför fastställs huvudfrågor och kriterier för varje pelares viktiga komponenter. Komponenterna är i princip ”underpelare” som i sin tur består av grupper av frågor i bilaga 2a Frågeformulär.
Vi har använt vårt professionella omdöme för att åsätta poäng på en skala från 0 till 10 till varje komponent på nivå 2 i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier på grundval av de uppgifter och de bevis som har erhållits genom tillämpning av bilaga 2a .
Nivå 3 (frågeformulär med grupper av frågor)
Bilaga 2a Frågeformulär innehåller grupper av frågor som rör de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2. Dessa grupper av detaljerade frågor har gett oss vägledning och är princip icke uttömmande exempel. Detta innebär att vi kan – men inte nödvändigtvis måste – använda (alla) dessa (grupper av) frågor för att fastställa en poäng för respektive komponent på nivå 2.
Vi har formulerat ytterligare frågor och genomfört kompletterande förfaranden och tester när vi har ansett det nödvändigt eller lämpligt. Vi har till fullo använt vårt professionella omdöme för att åsätta poäng till de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2 på grundval av alla frågorna i bilaga 2a .
3. INTERNT KONTROLLSYSTEM
3.1 Beskrivning av systemet för intern kontroll
<Beskriv huvuddragen hos enhetens system för intern kontroll. Föreslagen högsta längd: två sidor>
3.2 Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen
<Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma pelaren för det interna kontrollsystemet. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.>
3.3 Iakttagelser och rekommendationer
Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
<Tabellformatet nedan är obligatoriskt och ska alltid användas>
3.3.1 Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Iakttagelse/rekommendation nr [nummer] |
Benämning: [kort beskrivning av iakttagelsen och rekommendationen] |
Beskrivning av iakttagelsen: [beskriv iakttagelsen i detalj, och ange fakta, kriterier, orsak och verkan] |
|
Beskrivning av rekommendationen: [beskriv rekommendationen i detalj] |
|
Kommentarer från enheten: [ange om enheten håller med om iakttagelsen/rekommendationen eller inte och vilka kommentarer enheten har gjort] |
|
Kommentarer från kommissionen: [beskriv kommissionens kommentarer] |
|
Ytterligare kommentarer från revisorn: [ifylles endast om enheten inte håller med om en iakttagelse/rekommendation som revisorn ändå står fast vid. I sådana fall bör revisorn tillbakavisa enhetens kommentarer här och ange skälen till att iakttagelsen kvarstår] |
3.3.2 Andra iakttagelser och rekommendationer
Iakttagelse/rekommendation nr [nummer] |
Benämning: [kort beskrivning av iakttagelsen och rekommendationen] |
Beskrivning av iakttagelsen: [beskriv iakttagelsen i detalj, och ange fakta, kriterier, orsak och verkan] |
|
Beskrivning av rekommendationen: [beskriv rekommendationen i detalj] |
|
Kommentarer från enheten: [ange om enheten håller med om iakttagelsen/rekommendationen eller inte och vilka kommentarer enheten har gjort] |
|
Kommentarer från kommissionen: [beskriv kommissionens kommentarer] |
|
Ytterligare kommentarer från revisorn: [ifylles endast om enheten inte håller med om en iakttagelse/rekommendation som revisorn ändå står fast vid. I sådana fall bör revisorn tillbakavisa enhetens kommentarer här och ange skälen till att iakttagelsen kvarstår] |
4. REDOVISNINGSSYSTEM
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
4.1 Beskrivning av redovisningssystemet
[…]
4.2 Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen
<Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma pelaren för redovisningssystemet. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.>
4.3 Iakttagelser och rekommendationer
Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
i. |
Viktiga iakttagelser och rekommendationer […] |
ii. |
Andra iakttagelser och rekommendationer […] |
5. OBEROENDE EXTERN REVISION
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
a. |
Beskrivning av ramverket för oberoende extern revision […] |
b. |
Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen <Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma pelaren för oberoende extern revision. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.> |
c. |
Iakttagelser och rekommendationer Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
|
6. BIDRAG
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
a. |
Beskrivning av bidragssystemet […] |
b. |
Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen <Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma bidragspelaren. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.> |
c. |
Iakttagelser och rekommendationer Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
|
7. UPPHANDLING
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
a. |
Beskrivning av upphandlingssystemet […] |
b. |
Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen <Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma upphandlingspelaren. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.> |
c. |
Iakttagelser och rekommendationer Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
|
8. FINANSIERINGSINSTRUMENT (6)
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
a. |
Beskrivning av finansieringsinstrumenten […] |
b. |
Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen <Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma pelaren för finansieringsinstrument. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.> |
c. |
Iakttagelser och rekommendationer Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
|
9. UTESLUTANDE FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
a. |
Beskrivning av det system som används för att utesluta mottagare från tillgång till finansiering […] |
b. |
Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen <Provide a summary description of the work, i.e. procedures and tests performed to assess the pillar on exclusion from access to funding. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.> |
c. |
Iakttagelser och rekommendationer Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
|
10. OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
a. |
Beskrivning av det system som används för offentliggörande av information om mottagare […] |
b. |
Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen <Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma pelaren för offentliggörande av information om mottagare. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.> |
c. |
Iakttagelser och rekommendationer Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
|
11. SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
<Se kapitel 3: Internt kontrollsystem. Struktur och innehåll bör vara desamma.>
a. |
Beskrivning av det system som används för att säkerställa skyddet av personuppgifter […] |
b. |
Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen <Ge en kortfattad beskrivning av arbetet, det vill säga förfarandena och de tester som har gjorts för att bedöma pelaren för skydd av personuppgifter. Beskriv kortfattat de kriterier som har använts för att bedöma denna pelare. Revisorn kan hänvisa till kapitel 2.3 och det ifyllda frågeformuläret och kriterierna i bilagorna 2 och 3.> |
c. |
Iakttagelser och rekommendationer Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.
|
(1) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses inkludera budgetgarantier.
(2) Detta inkluderar budgetgarantier, beskattning och krav i fråga om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Ange slutsatser för varje underavsnitt (6a, 6b, 6c) vid sidan av de generella slutsatserna för pelaren som helhet.
(3) Utan att det påverkar tillämpningen av förordningarna (EU) 2018/1725 och (EU) 2016/679.
(4) Förordning (EU, Euratom) 2018/1046.
(5) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.
(6) Inklusive budgetgarantier.
Bilaga 1
Personer som har kontaktats eller medverkat till bedömningen
Revisorn – [revisionsföretagets namn] |
|
[Namn 1] |
[ange den befattning eller titel som den person hos revisionsföretaget har som har det yttersta ansvaret för uppdraget och resultatet av det, samt för den rapport som utfärdas för företagets räkning, till exempel partner, styrelseledamot eller motsvarande] |
[Namn 2, kan tilläggas] |
[kan tilläggas (om det inte strider mot revisionsföretagets praxis och personalpolitik). Ange den befattning eller titel som den person hos revisionsföretaget har som har lett revisionen, till exempel direktör] |
Den enhet som omfattas av bedömningen – [enhetens namn] |
|
[Namn 1] |
[ange befattning eller titel hos enheten, till exempel styrelseledamot, finansdirektör, redovisningsekonom, programchef] |
[Namn 2] |
[som för namn 1] |
[Namn 3, etc.] |
[som för namn 1] |
<De följande tabellerna bör endast fyllas i om och när kommissionen har medverkat till bedömningen och/eller har konsulterats om ett utkast till bedömningsrapport. Annars kan tabellerna tas bort>
Generaldirektoratet för internationellt samarbete och utveckling/Annat generaldirektorat |
|
[Namn 1] |
[ange befattning eller titel och enhet hos kommissionen, till exempel chef för ekonomi, avtal och revision] |
[Namn 2] |
[som för namn 1] |
[Namn 3, etc.] |
[som för namn 1] |
Europeiska unionens delegation i [land] |
|
[Namn 1] |
[ange befattning hos EU-delegationen, till exempel chef för ekonomi och avtal, programansvarig, avtalsansvarig, ekonomiansvarig etc.] |
[Namn 2] |
[som för namn 1] |
[Namn 3, etc.] |
[som för namn 1] |
[Ange namnen på eventuella andra externa organisationer eller personer som har kontaktats eller medverkat till revisionen, såsom enhetens lagstadgade revisorer eller tekniska assistenter. Ta bort denna tabell om den inte är tillämplig]
[Namn 1] |
[ange befattning eller titel i organisationen] |
[Namn 2, etc.] |
[som för namn 1] |
Bilaga 2
Frågeformulär och bedömningskriterier
<Denna bilaga ska innehålla en kopia av bilaga 2 till kravspecifikationerna, det vill säga frågeformuläret och kriterierna ifyllda av revisorn >.
Bilaga 3
Frågeformulär
<Denna bilaga ska innehålla en fullständig kopia av bilaga 2a till kravspecifikationerna, det vill säga frågeformuläret ifyllt av revisorn. Revisorn kan tillhandahålla detta dokument som en separat bilaga till denna rapport.
UPPLYSNINGAR OM EUROPEISKA EKONOMISKA SAMARBETSOMRÅDET
Eftas övervakningsmyndighet
6.6.2019 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 191/137 |
Inget statligt stöd i den mening som avses i artikel 61.1 i EES-avtalet
(2019/C 191/03)
Eftas övervakningsmyndighet anser att följande åtgärd inte utgör statligt stöd i den mening som avses i artikel 61.1 i EES-avtalet:
Datum för antagande av beslutet |
: |
20 mars 2019 |
Ärende nr |
: |
81036 |
Beslut nr |
: |
018/19/KOL |
Eftastat |
: |
Norge |
Benämning (och/eller stödmottagarens namn) |
: |
Kontant återbetalning av skattevärdet av kostnader för petroleumprospektering |
Rättslig grund |
: |
Petroleumsskatteloven |
Typ av stödåtgärd |
: |
|
Syfte |
: |
|
Typ av stöd |
: |
Inget stöd |
Budget |
: |
|
Stödnivå |
: |
|
Varaktighet |
: |
|
Sektorer av ekonomin som berörs |
: |
Utvinning av råolja och naturgas |
Den beviljande myndighetens namn och adress |
: |
|
Övriga uppgifter |
: |
Originalversionen av beslutet, från vilken alla konfidentiella uppgifter har tagits bort, finns på Eftas övervakningsmyndighets webbplats: http://www.eftasurv.int/state-aid/state-aid-register/decisions/
V Yttranden
ADMINISTRATIVA FÖRFARANDEN
Europeiska kommissionen
6.6.2019 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 191/138 |
INBJUDAN ATT LÄMNA FÖRSLAG – EACEA/12/2019
Erasmus+-programmet, programområde 3 – Stöd till politiska reformer
Europeisk ungdom tillsammans
(2019/C 191/04)
1. INLEDNING – BAKGRUND (1)
Många unga är aktiva i EU-relaterade aktiviteter; de går med i alleuropeiska organisationer eller sysslar med mindre strukturerade icke-formella utbyten med unga från andra europeiska länder, och de visar en positiv inställning till och stöd för den europeiska integrationsprocessen (2). I den rollen kan de bli kraftfulla ambassadörer för det europeiska projektet och bygga broar över kontinenten, mellan östra och västra Europa och längs linjen mellan nord och syd, för att inspirera andra med sitt sätt att uppleva Europa och sin europeiska identitet.
Programmet Erasmus+ för ungdomar främjar olika mobilitetsformat, bland annat utbyten för ungdomar och rörlighet för arbetande ungdomar, och stöder ungdomsorganisationer. Analysen av erfarenheterna avslöjar ett fruktbart och aktivt samarbete mellan organisationer och unga över landgränserna. Programmet Erasmus+ är framgångsrikt med att locka till sig och engagera unga. Det finns ett stort intresse för deltagande, och just nu kan bara ett av tre mobilitetsprojekt (ungdomsutbyten, rörlighet för arbetande ungdomar) och ett av fem partnerskap (gränsöverskridande ungdomsinitiativ) stödjas.
EU-kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker har påpekat att (3)”…Europa måste vara en jämlikhetens union och en union av jämlikar. Jämlikhet mellan dess medlemsländer, stora eller små, i öst eller väst, i nord eller syd.” Unga är huvudaktörer i att få detta att hända. De är kanske ofta mindre engagerade än äldre sett till traditionella former av deltagande, som att rösta eller höra till ett politiskt parti, men majoriteten av dem säger sig vara intresserade av politik och har starkare känslor av medborgarskap i EU än äldre grupper.
Innan förslaget om EU:s nya ungdomsstrategi, som antogs i november 2018 (4), lades fram för kommissionen, genomfördes ett antal förberedande aktiviteter och samråd med unga, bland annat en Eurobarometer-undersökning. EU:s ungdomsstrategi kommer att utgöra ramen för EU:s aktiviteter för EU:s ungdomspolitik under de närmaste åren och bygga vidare på Europeiska ungdomsmål som unga har lagt fram.
Samråden bekräftade att majoriteten av de unga som deltog i undersökningen vill att EU prioriterar frågor som utbildning, kompetens och miljöskydd.
2. SYFTE
Omfattningen av åtgärderna inom ”Europeisk ungdom tillsammans” bör bygga på den erfarenhet som samlades in genom projektet ”Nya idéer för Europa” (5), Europeiska ungdomsmål (6) och resultaten från Eurobarometer om ungdomars prioriteringar (7) och andra initiativ till ungdomspolitik och ungdomsprogram, bland annat projekt som har valts ut inom denna åtgärd under 2018, i syfte att främja ungas deltagande i EU:s civila liv samt gränsöverskridande utbyten och mobilitet.
2.1 Allmänna målsättningar
Projekt inom ”Europeisk ungdom tillsammans” syftar till att skapa nätverk som främjar regionala partnerskap och ska drivas i nära samarbete med unga från hela Europa (länder inom programmet Erasmus+). Nätverken ska ordna utbyten, främja utbildning (t.ex. för ungdomsledare) och göra det möjligt för unga att själva upprätta gemensamma projekt.
”Europeisk ungdom tillsammans” ska stödja initiativ från minst fem ungdomsorganisationer från fem olika stödberättigande länder i programmet Erasmus+ för att utbyta idéer om EU, uppmuntra till bredare medborgardeltagande och främja en känsla av europeiskt medborgarskap. Initiativet har som mål att sammanföra europeisk ungdom från hela Europa: öst, väst, nord och syd.
De tematiska prioriteringarna är aktivt medborgarskap, nätverksbyggande, europeiska värderingar och europeiskt medborgarskap, demokratiskt deltagande, demokratisk motståndskraft och social inkludering.
2.2 Särskilda mål
Initiativet ska särskilt stödja,
— |
främjande och utveckling av mer strukturerat samarbete mellan olika ungdomsorganisationer för att bygga upp eller stärka partnerskap, |
— |
ungdomsorganisationer som sysslar med initiativ för att uppmuntra unga att delta i den demokratiska processen och i samhället genom att ordna utbildningar, visa upp gemensamma drag bland unga européer och uppmuntra till diskussion och debatt om deras förbindelse med EU, dess värderingar och demokratiska grunder; |
— |
främja deltagande av underrepresenterade grupper av unga i politiken, i ungdomsorganisationer och andra organisationer i det civila samhället genom att engagera sårbar och socioekonomiskt missgynnad ungdom. |
Det är inriktat på icke-statliga ungdomsorganisationer, offentliga organ för ungdom och informella grupper av ungdomar, särskilt sådana som är aktiva på gräsrotsnivå, som skulle kunna föreslå projekt som innefattar minst fem partner som har kapacitet att mobilisera unga människor i partnerskap som täcker olika länder och regioner i länderna inom programmet Erasmus+.
Mobilitetsaktiviteter i stor skala för ungdomar bör utgöra en viktig del av projekt inom ”Europeisk ungdom tillsammans”. Mobilitetsaktiviteterna bör innefatta gränsöverskridande utbyten samt icke-formella eller informella utbildningar för ungdomar från hela Europa (öst, väst, nord och syd) för att stödja målen i föreliggande inbjudan. Mobilitetsaktiviteterna måste motiveras tydligt i enlighet med målen i inbjudan.
Alla ovanstående aktiviteter ska bidra till att nå ännu fler unga för att få fram en mångfald av röster, nå ungdomar inom och utanför ungdomsorganisationer och ungdomar med färre möjligheter, och i detta syfte använda en rad olika kanaler.
3. BEHÖRIGHETSKRITERIER
Ansökningar som uppfyller följande kriterier kommer att bli föremål för en grundlig prövning.
Endast juridiska personer med säte i Erasmus+-programländer får lämna in ansökningar (8).
3.1. Vem kan söka bidrag?
Deltagande organisationer kan vara
— |
ideella organisationer, föreningar och icke-statliga organisationer, inklusive europeiska ungdomsorganisationer, |
— |
sociala företag, |
— |
offentliga organ på lokal, regional eller nationell nivå, |
— |
regionförbund, |
— |
europeiska grupperingar för territoriellt samarbete, |
— |
vinstdrivande organ som är aktiva inom företags sociala ansvar |
etablerade i ett land inom programmet Erasmus+.
Minimikravet för sammansättning av partnerskap för denna inbjudan är minst fem partner från fem olika länder som är berättigade till deltagande i programmet Erasmus+. Ansökande organisationer bör påvisa sin förmåga att säkerställa god geografisk balans när det gäller partner från olika delar av länderna inom programmet Erasmus+. Detta innebär partnerorganisationer med största möjliga geografiska spridning från olika regioner i öst, väst, nord och syd.
3.2. Länder som omfattas
— |
EU-medlemsstater: Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern, Österrike. |
— |
De länder i Europeiska frihandelssammanslutningen (Efta) som ingår i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES): Island, Liechtenstein, Norge. |
— |
De kandidatländer som omfattas av en föranslutningsstrategi i enlighet med de allmänna principer och villkor som fastställs i de ramavtal som ingåtts med dessa länder med avseende på deras deltagande i EU-program: Nordmakedonien, Serbien (9) och Turkiet. |
3.3. Verksamhet som kan få bidrag
Finansieringen från Europeiska unionen enligt denna inbjudan tar formen av ett åtgärdsbidrag till stöd för en del av kostnaderna som de utvalda organen tar på sig när de utför ett antal verksamheter. Dessa verksamheter måste vara direkt kopplade till de allmänna och särskilda målen med inbjudan och måste beskrivas i detalj i en projektbeskrivning som omfattar hela perioden som bidrag söks för.
Följande typer av verksamhet är stödberättigande:
— |
Mobilitetsaktiviteter är exempelvis ungdomsutbyten i stor skala, bland annat nätverkande och icke-formella eller informella utbildningsmöjligheter och utveckling av projekt av unga. |
— |
Aktiviteter som underlättar ungdomars tillgång till och deltagande i EU:s politiska aktiviteter för ungdomar. |
— |
Utbyten av erfarenhet och god praxis, nätverkande och partnerskap med andra ungdomsorganisationer, deltagande i möten eller seminarier med andra intressenter och/eller politiska beslutsfattare med sikte på att öka den politiska påverkan på målgrupper, sektorer och/eller system. |
— |
Initiativ och evenemang för att utveckla nätverk som omfattar europeiska icke-statliga organisationer/civilsamhällets organisationer i EU. |
— |
Verksamheter för medvetandehöjning, information, spridning och främjande (seminarier, workshoppar, kampanjer, möten, offentliga debatter, samråd osv.) om EU:s politiska prioriteringar på ungdomsområdet. |
Verksamheterna ska vara av gränsöverskridande slag och kan utföras på EU-nivå eller på nationell, regional eller lokal nivå.
Generellt sett så ska deltagande organisationer sträva efter att förena ungdomar på gräsrotsnivå med olika bakgrunder för att säkerställa att allt fler ungdomar på den nivån nås.
Projekttiden måste vara mellan 9 och 24 månader. Tiden kan inte förlängas.
4. PROJEKTENS RESULTAT OCH VARAKTIGHETSTID
De beviljade projekten bör uppvisa hur de förväntas bidra till EU:s övergripande ungdomspolitik genom att
— |
utgå från målen i EU:s ungdomsstrategi för 2019–2027 och mer specifikt genom att visa hur de bidrar till strategins prioriteringar som syftar till att engagera, sammanföra och stärka ungdomar, |
— |
utgå från resultaten av Nya idéer för Europa, Europeiska ungdomsmål och andra liknande kampanjer och opinionsundersökningar som rör Europas framtid och koppla dem till den politiska utvecklingen på lokal/regional/nationell nivå eller på EU-nivå, |
— |
förbättra ungas inblandning i det demokratiska livet i termer av aktivt medborgarskap och engagemang med beslutsfattare (egenmakt, ny kompetens, ungas inblandning i projektutformning osv.), |
— |
hjälpa till att förbättra förmågan hos ungdomssektorn på gräsrotsnivå att arbeta gränsöverskridande och främja gränsöverskridande utbildning och samarbete mellan unga människor och beslutsfattare, |
— |
vidareutveckla befintlig bästa praxis och nå längre än de vanliga nätverken, |
— |
sprida resultaten på ett ändamålsenligt och attraktivt sätt bland unga som är involverade i ungdomsorganisationer, för att på så vis bereda väg för mer systematiska partnerskap, och även bland unga som inte har koppling till ungdomsstrukturer eller de som kommer från missgynnade bakgrunder. |
Projekttiden måste vara mellan 9 och 24 månader. Tiden kan inte förlängas.
5. TILLDELNINGSKRITERIER
Giltiga ansökningar kommer att bedömas på grundval av gallring, urval och tilldelningskriterier. Uteslutnings- och urvalskriterierna finns i de detaljerade anvisningarna, som återfinns på https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en.
Följande tilldelningskriterier gäller för finansiering av ett projekt:
— |
Projektets relevans (30 procent). |
— |
Kvaliteten på projektets utformning och genomförande (20 procent). |
— |
Kvaliteten på partnerskapet och arrangemangen för samarbete (30 procent). Inkludering av hur unga involveras i alla faser av projektets genomförande och hur hänsyn tas till skiljelinjerna mellan öst och väst och mellan nord och syd. |
— |
Effekter, spridning och hållbarhet (20 procent). |
Endast de förslag som har uppnått
— |
minst tröskelvärdet 60 procent av totalsumman (dvs. den sammanlagda poängsumman för de fyra tilldelningskriterierna) och |
— |
minst tröskelvärdet 50 procent av varje kriterium |
kommer i fråga för EU-finansiering.
6. BUDGET
Den totala budget som är tillgänglig för samfinansiering av projekt inom denna inbjudan är 5 000 000 euro.
Det finansiella bidraget från EU är minst 100 000 euro och får inte överstiga 500 000 euro. Det är begränsat till en högsta medfinansieringsgrad på 80 procent av de totala stödberättigande projektkostnaderna.
Genomförandeorganet förbehåller sig rätten att inte fördela samtliga tillgängliga medel.
7. ANSÖKNINGSFÖRFARANDE OCH SISTA ANSÖKNINGSDAG
Ansökningspaketet ska lämnas in online med hjälp av korrekt och vederbörligen ifylld e-ansökningsblankett. Det ska innehålla alla relevanta och tillämpliga bilagor och verifikationer.
Blanketten eForm finns på engelska, franska och tyska på följande internetadress:
http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en
och ska fyllas i på ett av EU:s officiella språk.
Den ifyllda ansökningsblanketten ska skickas in elektroniskt senast den 18 juli 2019 kl. 12.00 (lokal tid i Bryssel), tillsammans med relevanta bilagor (10):
Andra obligatoriska administrativa bilagor måste skickas till genomförandeorganet per e-post inom samma tidsfrist.
De sökande ombeds att noggrant läsa all information om inbjudan att lämna förslag EACEA/12/2019 och ansökningsförfarandet samt att använda de dokument som ska ingå i ansökan (ansökningspaketet) på:
https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en
8. ALL INFORMATION OM INBJUDAN
All information om inbjudan att lämna förslag (EACEA/12/2019), inklusive de detaljerade anvisningarna, finns på följande webbplats:
https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en
E-postadress för kontakt:
EACEA-YOUTH@ec.europa.eu
(1) Se C(2018)774 av den 15 februari 2018 (WPI 3.18): https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus2/files/c-2018-774-en.pdf.
(2) Se Europabarometern 455 ”Europeisk ungdom” (september 2017), offentliggjord i januari 2018: http://ec.europa.eu/commfrontoffice/publicopinion/index.cfm/survey/getsurveydetail/instruments/flash/surveyky/2163.
(3) http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-17-3165_sv.htm.
(4) Rådets resolution 2018/C 4556/014, offentliggjord i december 2018: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/PDF/?uri=CELEX:42018Y1218(01)&from=SV
(5) Se https://europa.eu/youth/have-your-say/new-narrative-for-europe_sv.
(6) https://ec.europa.eu/youth/policy/youth-strategy_en
(7) Flash Eurobarometer 478, http://ec.europa.eu/commfrontoffice/publicopinion/index.cfm/survey/getsurveydetail/instruments/special/surveyky/2224
(8) https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus2/files/files/resources/erasmus-plus-programme-guide_sv.pdf.
(9) De anpassningar av budgeten som har gjorts i och med att Serbien har blivit ett programland i Erasmus+-programmet ska gälla från den 1 januari 2019 under förutsättning att kommissionens beslut antas om godkännande av (ändringen av) avtalet mellan Europeiska unionen och Serbien om Serbiens deltagande i Erasmus+: unionens program för allmän utbildning, yrkesutbildning, ungdom och idrott från den 1 januari 2019.
(10) Eventuella andra administrativa dokument som krävs enligt ansökningsanvisningarna ska skickas per e-post till Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur senast den 18 juli 2019 (kl. 12 lokal tid i Bryssel) till följande e-postadress: EACEA-YOUTH@ec.europa.eu.
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)
6.6.2019 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 191/143 |
MEDDELANDE OM ALLMÄNT UTTAGNINGSPROV
(2019/C 191/05)
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) anordnar följande allmänna uttagningsprov:
|
Epso/AD/374/19 – HANDLÄGGARE (AD 7) INOM FÖLJANDE OMRÅDEN:
|
Meddelandet om uttagningsprov offentliggörs på 24 språk i Europeiska unionens officiella tidning C 191 A av den 6 juni 2019.
Läs mer på Epsos webbplats: https://epso.europa.eu/