Den här texten är endast avsedd som ett dokumentationshjälpmedel och har ingen rättslig verkan. EU-institutionerna tar inget ansvar för innehållet. De autentiska versionerna av motsvarande rättsakter, inklusive ingresserna, publiceras i Europeiska unionens officiella tidning och finns i EUR-Lex. De officiella texterna är direkt tillgängliga via länkarna i det här dokumentet

om arbetsordningen för den panel som avses i artikel 143 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046

I detta beslut fastställs arbetsordningen för den panel som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

Utnämning, utnämningens upphörande och avsättning av ordföranden och hans eller hennes ställföreträdare

Panelens ordförande ska utses av kommissionen för en icke förnybar mandatperiod på fem år i enlighet med artikel 143.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, efter en inbjudan att anmäla intresse. Förordnandet börjar löpa den dag som anges i det beslut genom vilket han eller hon utnämns. Beslutet ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning - C-serien.

Vid utgången av mandatperioden ska ordföranden, om panelens arbete så kräver, behålla sin funktion till dess att han eller hon har ersatts. Denna period får inte överskrida sex månader.

Ordföranden ska vara kommissionens särskilda rådgivare i den mening som avses i artikel 5 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen. Hans eller hennes kontrakt som särskild rådgivare ska till fullo respektera hans eller hennes oberoende och inte inverka på uppdragets varaktighet.

Om ordföranden inte längre uppfyller de villkor som krävs för fullgörandet av sitt uppdrag, kan kommissionen avsätta honom eller henne.

Gällande regler för utnämning, utnämningens upphörande och avsättning av ordföranden ska också tillämpas på hans eller hennes ställföreträdare. Bestämmelserna i punkterna 1 till 3 i denna artikel och de som anges i artikel 143 i förordning (EU) 2018/1046 gäller också för ordförandens ställföreträdare.

Om ordföranden är förhindrad att tjänstgöra, ska dennes arbetsuppgifter fullgöras av hans eller hennes ställföreträdare.

Om uppdraget som ordförande är vakant, ska ordförandens arbetsuppgifter fullgöras av hans eller hennes ställföreträdare fram till utnämningen av en ny ordförande.

Om både ordföranden och hans eller hennes ställföreträdare är förhindrade att tjänstgöra, ska hans eller hennes befogenheter utövas av den äldsta ständiga ledamot som företräder kommissionen.

Ordföranden ska företräda panelen.

Ordföranden leder dess möten och organiserar arbetet.

Ordföranden biträds av det ständiga sekretariat som avses i artikel 7.

Ordföranden får till var och en av de ständiga ledamöter som företräder kommissionen delegera sin undertecknanderätt, så att dessa kan underteckna för dennes räkning och för honom eller henne, samt ge ledamöterna instruktioner om de handlingar som avser ett särskilt problem eller för administrativa frågor.

Ordföranden ska, efter samråd med de ständiga ledamöterna, fastställa en möteskalender för panelen.

Ordföranden utövar övriga befogenheter som han eller hon tilldelas genom detta beslut.

Direktören för den centrala budgetavdelningen vid generaldirektoratet för budget ska, i enlighet med artikel 143.2 b i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, vara en av panelens två ständiga ledamöter som företräder kommissionen. Generaldirektören för generaldirektoratet för budget ska utse en tjänsteman i tjänstegruppen enhetschef eller motsvarande som ställföreträdare för den ständiga ledamoten.

Generaldirektören för generaldirektoratet för budget ska utse den andra ständiga ledamoten ad personam som ska företräda kommissionen bland de tjänstemän i kommissionen som innehar åtminstone lönegrad AD 14. Generaldirektören för generaldirektoratet för budget ska utse en tjänsteman i minst tjänstegruppen enhetschef eller motsvarande som ställföreträdare för denna ständiga ledamot.

Den ledamot som företräder den delegerade utanordnaren (nedan kallad den hänskjutande utanordnaren), och hans eller hennes ställföreträdare, är tjänsteman eller tillfälligt anställd personal som utses i enlighet med arbetsordningen och de interna administrativa reglerna hos den institution, den byrå eller det organ som avses i enlighet med artikel 73.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046. De ska minst utföra uppgifter på enhetschefsnivå eller delegationschefsnivå.

Observatörerna ska delta i panelens överläggningar, utan att delta i antagandet av rekommendationerna.

Kommissionens rättstjänst har automatiskt rätt att delta som observatör i varje ärende som lämnas in till panelen och lämnar synpunkter på eget initiativ eller på begäran av ordföranden. Därmed deltar en av dess medlemmar i panelens samtliga överläggningar. Rättstjänsten ska underrättas om alla skriftliga förfaranden.

I ärenden där begäran från den hänskjutande utanordnaren bland annat grundas på uppgifter från Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), ska dennes företrädare delta i panelens möten samt delta i muntliga och skriftliga förfaranden. Han eller hon kan lämna synpunkter på begäran av ordföranden.

I fall där den hänskjutande myndighetens begäran helt eller delvis grundar sig på information som överförts av Europeiska åklagarmyndigheten, ska Europeiska åklagarmyndighetens överföring av information och dess deltagande som observatör följa bestämmelserna i det avtal som avses i artikel 103.1 i rådets förordning (EU) 2017/1939.

I andra ärenden får Olaf bjudas in för att på begäran av ordföranden lämna information eller yttranden. Europeiska åklagarmyndigheten får också uppmanas att lämna information eller yttranden, på begäran av ordföranden, i enlighet med bestämmelserna i det avtal som avses i artikel 103.1 i rådets förordning (EU) 2017/1939.

Utanordnare (andra än den hänskjutande utanordnaren) i kommissionen, ett europeiskt kontor som inrättats av kommissionen, ett genomförandeorgan, i någon annan institution eller byrå eller ett annat europeiskt kontor eller organ som berörs av det ärende som lämnats in till panelen får delta som observatörer. Dessa utanordnare får delta i panelens överläggningar, ska underrättas om skriftliga förfaranden och på begäran av ordföranden lämna muntliga och skriftliga synpunkter.

Ordföranden får, efter samråd med ständiga ledamöter i panelen bjuda in andra observatörer att delta i panelens överläggningar och uppmana dem att lämna muntliga och skriftliga synpunkter.

Panelens ständiga sekretariat ska tillhandahållas av tjänstemän eller tillfälligt anställda i generaldirektoratet för budget och vara administrativt knutet till detta generaldirektorat.

Under ordförandens ledning ska det ständiga sekretariatet

kontrollera kvaliteten vad gäller hänskjutande utanordnare, deras utsedda företrädare och observatörer,

kontrollera att hänskjutandena är fullständiga och innehåller alla de handlingar och uppgifter som behövs, inklusive informationsdokument,

identifiera andra utanordnare som berörs av ärendet och som kan föreslås som möjliga observatörer,

vidta åtgärder och ta kontakter som är nödvändiga med den hänskjutande utanordnaren, kommissionens rättstjänst och andra enheter som är eller kan vara kopplade till ärendet i fråga för att få uppdaterad information om hänskjutandena,

fastställa de projekt som ska granskas av panelen och vidarebefordra dem till ordföranden, till övriga ledamöter och observatörer som deltar i avgörandet av ett ärende,

föreslå ordföranden ett utkast till mötesschema för panelen,

utarbeta ett utkast till dagordning för panelens möten och vidarbefordra den till ledamöterna och deltagarna i panelen,

kontrollera närvaron av de personer som behövs och att de handlingar som krävs finns för att säkerställa att panelens överläggningar är korrekta,

delta i panelens överläggningar och uppföljningen av dem,

uppföra ett sammanfattande protokoll från varje möte och lämna till det ledamöterna,

underrätta de ekonomiska aktörerna,

underrätta den hänskjutande utanordnaren om den rekommendation som panelen antagit,

säkerställa uppföljning av all korrespondens som riktas till panelen eller som rör dess verksamhet,

föra ett register över de rekommendationer som panelen antagit och de beslut som den delegerade utanordnaren fattat,

säkerställa offentliggörande av beslut om uteslutning och ekonomiska sanktioner som avses i artikel 140 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

Om ordföranden eller dennes ställföreträdare, annan ledamot eller ställföreträdare, tjänstemän och övrig personal i panelens sekretariat, och varje annan person som deltar i panelens möten eller har kännedom om handlingar som rör ett ärende, befinner sig i en situation som kan ge upphov till en potentiell intressekonflikt, ska de genast underrätta övriga ledamöter och sekretariatet. Detsamma gäller om de befinner sig i en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt.

Ingen av de personer som avses i punkt 1 får delta i överläggningarna eller antagandet av rekommendationen. Till handlingarna i ärendet ska ett meddelande läggas där det noteras hur risken för intressekonflikten har behandlats.

Olaf samarbetar nära med panelen i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 ( 1 ), med iakttagande av processuella och grundläggande rättigheter och skyddet av visselblåsare.

När en begäran från den hänskjutande utanordnaren baseras på uppgifter från Olaf, ska panelen samråda med Olaf innan underrättelsen delges den ekonomiska aktören, för att inte negativt påverka sekretessen vid rättsliga förfaranden och utredningar som utförs eller samordnas av Olaf, däribland skydd av visselblåsare, och av nationella rättsliga förfaranden och utredningar, om dessa är kända.

Underrättelsen till de ekonomiska aktörerna eller deras anställda av information som härrör från, eller som rör, utredningar som utförs eller samordnas av Olaf ska kräva Olafs medgivande.

Formerna för samarbetet med Europeiska åklagarmyndigheten fastställs i det avtal som avses i artikel 103.1 i rådets förordning (EU) 2017/1939.

Panelen ska lämna en rekommendation om någon utanordnare i kommissionen, någon annan institution eller ett europeiskt kontor som inrättats av kommissionen, eller ett genomförandeorgan eller något annat europeiskt kontor eller organ eller europeisk byrå begär det.

När hänskjutandet inte härrör från kommissionen, ska nödvändiga kontakter omedelbart tas av det ständiga sekretariatet för att säkerställa att båda sidor iakttar sekretessen kring utbytet av uppgifter som rör ärendet i fråga.

Begäran ska sändas i konfidentiell form, till sekretariatet per e-post, till följande adress: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

När en hänskjutande utanordnare får kännedom om sådana uppgifter som avses i artikel 136 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 ska han eller hon så snart som möjligt hänskjuta ärendet till panelen från det att uppgifterna kommit till hans eller hennes kännedom, utom i vederbörligen motiverade fall.

Begäran om rekommendation ska innehålla alla uppgifter som krävs enligt de bestämmelser som avses i artikel 142.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046. Den ska också innehålla andra relevanta uppgifter som avses i artikel 136 i den förordningen, inbegripet, i förekommande fall, Olafs rapporter och information från Europeiska åklagarmyndigheten för att vidta lämpliga åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen. Den ska innehålla ett vederbörligen ifyllt informationsdokument.

På initiativ av ordföranden eller på begäran av en annan ledamot i panelen får sakomständigheterna och den preliminära rättsliga bedömningen upprättas och rekommendationen antas genom ett skriftligt förfarande. Alla ledamöter i panelen får invända mot användningen av skriftligt förfarande. Observatörerna ska delta i detta förfarande.

Den ekonomiska aktören har rätt att, i enlighet med artikel 143.5 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, lämna synpunkter, utom om det föreligger tvingande berättigade skäl att bevara sekretessen i utredningen eller i nationella rättsliga förfaranden.

Om inte annat följer av artikel 143.5 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 ska en informationsskrivelse med de faktiska sakomständigheterna och deras preliminära rättsliga bedömning, i vilken panelen bara ska överväga uppgifter som den ekonomiska aktören känt till, sändas till den senare. I princip ska denna skrivelse sändas per e-post.

Den ekonomiska aktören ska lämna skriftliga synpunkter till sekretariatet i elektronisk form till följande adress: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu eller till den e-postadress som den ekonomiska aktören underrättats om genom informationsskrivelsen, med eventuella bilagor, i form av en elektronisk fil i standardiserat format som skapats med hjälp av någon vanligt förekommande programvara för kontor.

De skriftliga synpunkterna får inte överstiga tio sidor, exklusive bilagor, utom i ärenden som vederbörligen motiveras av att ärendet är juridiskt komplicerat eller innehåller komplicerade sakomständigheter.

Generellt beviljas den ekonomiska aktören en tidsfrist på tre veckor för att inkomma med synpunkter. Denna frist börjar löpa dagen efter underrättelsen om sakomständigheterna och deras preliminära rättsliga bedömning. Om den ekonomiska aktören enligt avtal har godkänt att på elektronisk väg kommunicera med utanordnaren, ska informationsskrivelsen sändas på elektroniskt väg.

I undantagsfall kan en frist, efter en motiverad begäran från den ekonomiska aktören, förlängas under en period som inte får överstiga hälften av den period som ursprungligen beviljades.

Vid utgången av den fastställda tidsfristen och om ingen motiverad begäran om förlängning har lämnats, eller vid utgången av den förlängda tidsfristen, avslutas det kontradiktoriska förfarandet.

Om ordföranden konstaterar att den ekonomiska aktören inte lämnade in några synpunkter inom tidsfristen, ska förfarandet fortsätta och ordföranden ska sammankalla panelen för att anta rekommendationen.

Ordföranden och de andra ledamöterna ska sträva efter att uppnå enighet om innehållet i skrivelsen som underrättar den berörda ekonomiska aktören om anklagelserna, deras preliminära rättsliga bedömning och rekommendationen.

Panelen ska underrätta den hänskjutande utanordnaren och observatörerna om sin rekommendation.

Så snart sekretariatet har kontrollerat hänskjutandet och undersökt ärendet i enlighet med bestämmelserna i artikel 7, ska sekretariatet sända det till ordföranden och ledamöterna i panelen. Ordföranden ska kontrollera handläggningen av ärendet efter att, i förekommande fall, ha begärt ytterligare kontrollåtgärder eller utredningsåtgärder.

Förfarandets varaktighet, som inleds när ordföranden kontrollerar handläggningen av ärendet och avslutas när ett yttrande och, i förekommande fall, en rekommendation lämnas till den hänskjutande utanordnaren, får i princip inte överstiga tre månader. Ordföranden kan förlänga denna period, särskilt för att säkerställa att rätten att bli hörd iakttas.

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 8.1 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 och artikel 22a i tjänsteföreskrifterna ( 2 ) ska ledamöterna i panelen och dess sekretariat samt alla personer som, oavsett i vilken egenskap, har deltagit i arbetet eller panelens möten eller medverkat i utarbetandet av handlingarna, synpunkterna eller ståndpunkterna iaktta strikt sekretess i enlighet med sina eventuella administrativa ansvar, ansvar enligt tjänsteföreskrifterna eller avtalsrättsliga ansvar. Detsamma gäller för ordföranden och dennes ställföreträdare.

Behandling av ansökningar om tillgång till handlingar och skydd av personuppgifter

Förordningarna (EG) nr 1049/2001 och (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på panelens arbete.

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER AVSEENDE UTÖVANDET AV RÅDGIVANDE BEFOGENHETER SOM AVSES I ARTIKEL 93 I BUDGETFÖRORDNINGEN

Bestämmelserna i artiklarna 1–4, 8, 12, 13, 17 och 18 i kapitel I i denna förordning gäller för panelens utövande av de rådgivande befogenheter som den tilldelats genom artikel 93 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

Bestämmelserna i övriga artiklar i kapitel I i denna förordning gäller också för panelens utövande av den befogenhet som avses i punkt 1, om inget annat föreskrivs i detta kapitel.

När panelen avger det yttrande som avses i artikel 93.1 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, ska den bestå av de ledamöter som avses i artikel 143.2 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 och ytterligare tre ledamöter enligt följande:

En företrädare för tillsättningsmyndigheten med ansvar för disciplinärenden för den berörda institutionen eller det berörda organet,

en ledamot som utnämnts av personalkommittén för den berörda institutionen eller det berörda organet,

en anställd i rättstjänsten, ett europeiskt kontor som inrättats av kommissionen, genomförandeorgan eller ett annat europeiskt kontor eller organ eller europeisk byrå.

Var och en av dessa tre ledamöter ska ha en ställföreträdare som ska utses antingen av

den berörda tillsättningsmyndigheten,

den berörda personalkommittén eller

den berörda rättstjänsten.

Kommissionens rättstjänst ska utse en observatör när den anställde som berörs inte tillhör kommissionen.

Observatörsstatus innehas av den delegerade utanordnaren eller, i förekommande fall, chefen för kommissionens delegation i egenskap av vidaredelegerad utanordnare eller deras företrädare.

Olaf ska utse en observatör när information om en påstådd överträdelse av en bestämmelse i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 eller någon annan bestämmelse om ekonomisk förvaltning eller kontroll av transaktioner blir resultatet till följd information som Olaf har lämnat in.

Institutionens eller det berörda organets disciplinbyrå ska utse en observatör om tillsättningsmyndigheten hänskjuter ett ärende till panelen. I andra fall kan ordföranden uppmana den att utse en observatör.

Efter samråd med ledamöterna får ordföranden bjuda in andra observatörer.

Bestämmelserna i artikel 7 ska tillämpas, med undantag för dem som förtecknas i punkt 2 k.

Sekretariatet ska framför allt göra följande:

När panelen underrättas direkt om ett ärende av en anställd, hänskjuta ärendet till tillsättningsmyndigheten och, i enlighet med vad som anges i artikel 23.2, underrätta den anställde som överlämnade informationen om detta.

När ett ärende hänskjuts till panelen, kontrollera kvaliteten hos den hänskjutande utanordnaren och hans eller hennes utsedda företrädare.

I samförstånd med ordföranden fastställa de tre ytterligare ledamöterna i panelen och observatörerna samt kontrollera deras kvalitet.

Kontrollera att ärendena är fullständiga och innehåller alla nödvändiga handlingar och uppgifter, inklusive informationsdokument, en beskrivning av sakomständigheterna, påstådda oriktigheter och styrkande handlingar, inklusive utredningsrapporter.

Kontrollera att den anställde som berörs beretts tillfälle att yttra sig i vederbörlig ordning av tillsättningsmyndigheten eller, beroende på omständigheterna, av den delegerade utanordnaren.

Utarbeta utkast till yttranden som ska granskas av panelen för ett beslut och vidarebefordra dem till ordföranden, övriga ledamöter och observatörer som ombetts delta i avgörandet av ett ärende.

Överlämna de rekommendationer som avses i artikel 93.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 till den delegerade utanordnaren och den behöriga internrevisionstjänsten.

När panelen bedömer att ärendet ligger inom Olafs ansvarsområde, översända ärendet till tillsättningsmyndigheten och informera Olaf om detta.

I enlighet med artikel 93.1 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046, ska panelen sammankallas på begäran av någon i tillsättningsmyndigheten med ansvar för disciplinära frågor eller av en delegerad utanordnare, inbegripet en chef för en EU-delegation eller en ställföreträdare till honom eller henne, i egenskap av vidaredelegerad utanordnare, nedan kallad hänskjutande utanordnare.

När panelen informeras direkt av en anställd ska den överlämna ärendet till den behöriga tillsättningsmyndigheten eller, i förekommande fall, till den myndighet som är behörig att ingå anställningsavtal och informera den anställde om detta. Om den behöriga tillsättningsmyndigheten beslutar att hänskjuta ärendet till panelen ska den underrätta den anställde. Om den behöriga tillsättningsmyndigheten beslutar att inte hänskjuta ett ärende till panelen ska den informera panelen och den anställde om detta.

För att säkerställa ett effektivt skydd av visselblåsare, såsom föreskrivs i artikel 22a.3 i tjänsteföreskrifterna, får panelen besluta att, genom undantag från föregående stycke, inte informera den behöriga tillsättningsmyndigheten, utan informera Olaf om detta.

På initiativ av ordföranden eller på begäran av en ledamot i panelen får yttrandet antas genom skriftligt förfarande. Alla ledamöter i panelen eller, i förekommande fall, ordföranden får invända mot användningen av det skriftliga förfarandet. I sådana fall ska ordföranden kalla till ett möte inom en rimlig tidsperiod. Samma regel tillämpas när det gäller den rekommendation som avses i artikel 93.3 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

Panelen ska sträva efter att uppnå enighet om fastställandet av förekomsten av en finansiell oriktighet och motiveringen på vilken yttrandet eller rekommendationen grundar sig.

Om enighet inte kan uppnås ska frågan gå till omröstning, vid vilken

ordföranden har en röst,

de två ständiga ledamöter som företräder kommissionen har en röst tillsammans,

den ledamot som företräder den hänskjutande utanordnaren har en röst, och

de tre ytterligare ledamöterna har en röst vardera.

Punkterna 1 och 2 i denna artikel ska i tillämpliga delar gälla för antagandet av rekommendationer. Samförståndet eller omröstningen ska särskilt inriktas på den systembetingade karaktären hos en finansiell oriktighet.

Panelen ska utan dröjsmål informera den hänskjutande utanordnaren, den behöriga utanordnaren och observatörerna om yttrandet. Om Europeiska åklagarmyndigheten bjuds in som observatör ska de bestämmelser i det avtal som avses i artikel 103.1 i rådets förordning (EU) 2017/1939 tillämpas.

I enlighet med artikel 93.2 andra stycket i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 ska tillsättningsmyndigheten eller, i förekommande fall, den delegerade utanordnaren innan de hänskjuter ett ärende till panelen ge den anställde tillfälle att lämna sina synpunkter på de sakomständigheter som gäller honom eller henne. I enlighet med artikel 22.2 e ska det ständiga sekretariatet, efter hänskjutandet, kontrollera att den berörda parten beretts tillfälle att yttra sig i vederbörlig ordning.

Detta beslut ska ses över senast den dag som anges av kommissionen i enlighet med artikel 120.2 andra och tredje stycket i rådets förordning (EU, Euratom) 2017/1939 ( 3 ).

Beslut C(2011) 6109 ska upphöra att gälla.

Beslut (EU, Euratom) 2015/2463 ska upphöra att gälla.

Detta beslut träder i kraft den tredje dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Det ska tillämpas från och med dagen för tillämpningen av artikel 143.4 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

( 1 ) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 (EUT L 248, 18.9.2013, s. 1).

( 2 ) Rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 av den 29 februari 1968 om fastställande av tjänsteföreskrifter för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkor för övriga anställda i dessa gemenskaper samt om införande av särskilda tillfälliga åtgärder beträffande kommissionens tjänstemän (EGT L 56, 4.3.1968, s. 1).

( 3 ) Rådets förordning (EU) 2017/1939 av den 12 oktober 2017 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten (EUT L 283, 31.10.2017, s. 1).

		Officiella tidningen
		nr	sida	datum
►M1	KOMMISSIONENS BESLUT (EU) 2021/1081 av den 28 juni 2021	L 234	99	2.7.2021