EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION (EU) 2018/1410

av den 18 april 2018

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa för budgetåret 2016

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

—	med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa för budgetåret 2016,

—	med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

—	med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A8-0111/2018), och av följande skäl:

Den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten betonar att det inom ramen för förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet är särskilt viktigt att ytterligare stärka unionsinstitutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet samt att tillämpa resultatbaserad budgetering och god förvaltning av personalresurser.

Enligt dess beräkning av inkomster och utgifter (1) uppgick den slutliga budgeten för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (nedan kallad byrån) för budgetåret 2016 till 82 267 949 EUR, vilket är en ökning med 21,77 % jämfört med 2015, beroende på det nya upphandlingsförfarandet för informationssystemet för viseringar och det biometriska matchningssystemet. Byråns budget kommer huvudsakligen från unionens budget.

Revisionsrätten har i sin rapport om årsredovisningen för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa för budgetåret 2016 förklarat att man har uppnått en rimlig säkerhet om att byråns räkenskaper är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

Uppföljning av ansvarsfriheten för 2013 och 2015

Europaparlamentet noterar med oro antalet frågor som kvarstår och pågående korrigerande åtgärder som svar på revisionsrättens kommentarer under 2013 och 2015 med anknytning till ett ramavtal för upphandling av tjänster och förhållandet mellan byrån och Schengenassocierade länder. Parlamentet uppmanar bestämt byrån att omgående vidta åtgärder för att korrigera denna situation.

Kommentarer om transaktionernas laglighet och korrekthet

Europaparlamentet kritiserar skarpt att byrån mottagit och godkänt leveranser på 2 800 000 EUR utan att ha varken budget eller rättsliga åtaganden (kontrakt) för dem. Parlamentet noterar att de rättsliga åtagandena gjordes retroaktivt för att rätta till inköpen. Parlamentet noterar dessutom att inköpen enligt byrån gjordes på detta sätt för att hantera brådskande operativa krav, och också som svar på snabbt växande lagringsbehov som krävdes av medlemsstaterna. Parlamentet uppmanar byrån att avsevärt förbättra budgetplaneringen och budgetgenomförandet. Parlamentet anser att byrån hade kunnat förutse medlemsstaternas växande lagringsbehov. Parlamentet anser att unionens regler för offentlig upphandling möjliggör ett brådskande förfarande, och att ett retroaktivt undertecknande av kontrakt om brådskande inköp sålunda inte överensstämmer med unionsrätten.

Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

Europaparlamentet noterar att insatser för uppföljning av budgeten under budgetåret 2016 resulterade i ett genomförande av budgeten på 97,9 %, och att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena var 97,6 %.

Europaparlamentet konstaterar att byrån i juni 2015 undertecknade ett byggkontrakt för sina lokaler i Strasbourg till ett värde av 21 500 000 EUR. Parlamentet noterar dessutom att betalningar i flera faser hade överenskommits som huvudbetalningsmetod. Parlamentet noterar med oro att byrån ändrade kontraktet i juli 2015 för att göra förskottsbetalningar som standardmetod för att öka budgetutnyttjandet. Parlamentet är allvarligt bekymrat över att byrån i november 2016 hade betalat hela kontraktsbeloppet, trots att mindre än hälften av arbetet hade slutförts. Parlamentet noterar utifrån byråns svar att förfinansieringen hade anknytning till en matchande finansiell garanti och en fullgörandegaranti på 5 %. Byrån uppmanas att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av detta kontrakt.

Åtaganden och överföringar till efterföljande budgetår

Europaparlamentet noterar att enligt revisionsrättens rapport är de åtaganden som fördes över till efterföljande budgetår inom avdelning II (administrativa utgifter) höga och uppgår till 5 000 000 EUR, dvs. 63 %, av de gjorda åtagandena (under 2015 var beloppet 9 000 000 EUR, dvs. 50 %). Parlamentet påminner om att överföringarna till efterföljande budgetår huvudsakligen avser underhåll av byggnader och konsulttjänster som ska tillhandahållas 2017.

Europaparlamentet konstaterar att enligt byråns svar ser man fortlöpande över och planerar överföringarna inom avdelningarna I och II med målet att med tiden minska dem till ett strikt nödvändigt minimum, och att endast 474 000 EUR av de 19,5 miljoner EUR i icke-differentierade anslag som fördes över till 2016 hade förfallit, vilket motsvarar 2,42 %.

Europaparlamentet noterade att överföringarna till efterföljande budgetår ofta är delvis eller helt och hållet motiverade av att byråernas verksamhetsprogram löper över flera år, och att detta inte nödvändigtvis behöver vara en svaghet i budgetplaneringen och budgetgenomförandet eller gå emot principen om budgetens ettårighet, i synnerhet om de planeras i förväg av byrån och om revisionsrätten informeras.

Upphandling och personalpolitik

Europaparlamentet noterar med oro att revisionsrätten identifierade upphandlingar där byrån inte hade gjort kontroller för att hitta den mest ekonomiska lösningen genom att inte kontrollera att entreprenören hade hittat det bästa priset. Parlamentet uppmanar byrån att ta principen om sparsamhet och kostnadseffektivitet på allvar och genomföra alla relevanta åtgärder för att undvika att denna situation upprepas.

Europaparlamentet noterar att byrån i maj 2016 undertecknade ett ramavtal på 194 000 000 EUR med ett konsortium för vidareutveckling och underhåll av informationssystemet för viseringar och det biometriska matchningssystemet för en period på högst sex år. Parlamentet noterar att kontraktet tilldelades genom ett offentligt upphandlingsförfarande. Parlamentet noterar också att ett huvudkrav för att anbudsgivare skulle godkännas var att de hade kommersiellt tillträde till tekniken bakom det biometriska matchningssystemet. Parlamentet uttrycker sin oro över en potentiell risk för förfarandets konkurrenskraft. Parlamentet noterar utifrån byråns svar att förvärvet av permanenta licenser är kopplat till deras efterföljande underhåll och resulterade i betydande besparingar på lång sikt, vilka uppskattas till 402 243,22 EUR över en fyraårsperiod. Parlamentet noterar att det i artikel I.19.1 i ramavtalets särskilda villkor föreskrivs en klausul om ”mest gynnade kund”, vilket ytterligare förstärker skyddet av byråns ekonomiska intressen i samband med att maskinvara eller programvara köps in från uppdragstagaren.

10.

Europaparlamentet noterar att 114 tjänster (av 118 godkända tjänster enligt unionens budget) var tillsatta den 31 december 2016, jämfört med 117 under 2015, enligt byråns tjänsteförteckning. Parlamentet noterar att byrån dessutom hade 26 kontraktsanställda, 47 tillfälligt anställda och sex utstationerade nationella experter.

11.

Europaparlamentet konstaterar med oro att den växande operativa risken för byråns verksamhet är kopplad till byråns underbemanning, så att samtidigt som de uppgifter som tilldelats den ständigt ökar har personalstyrkan minskat till följd av kravet på att minska personalen med 5 %. Parlamentet konstaterar att det finns ett antal verksamhetsområden vid byrån som antingen är underbemannade eller vars kontinuitet inte är säkrad (endast en anställd utför uppgifterna och har kunskaper om verksamheten). Parlamentet konstaterar med oro att en minskning av personalen och utläggning av arbeten på entreprenad ökar risken för ”svängdörrsmetoder” och informationsläckor. Parlamentet konstaterar med tillfredsställelse att byrån i sin uppförandekod har offentliggjort de allmänna principerna avseende skyldigheter efter avslutad tjänstgöring.

12.

Europaparlamentet konstaterar att byrån i allt större utsträckning är beroende av extern personal, som är dyrare att anställa än intern personal, och vilket innebär inneboende risker när det gäller att bibehålla kunskap och kapacitet inom byrån samt kontinuitet i dess verksamhet.

13.

Europaparlamentet välkomnar byråns policy för att hålla kvar personal, som genomförs av styrelsen och som omfattar en möjlighet för tillfälligt anställda att få tillsvidareanställning i slutet av sin första kontraktsperiod, vilket gör det möjligt för byrån att bevara viktig intern kompetens och expertis.

14.

Europaparlamentet noterar med oro bristen på en jämn könsfördelning bland tjänster som var tillsatta den 31 december 2016, då förhållandet var 28 % kvinnlig och 72 % manlig personal. Parlamentet beklagar att könsfördelningen till och med är skevare inom styrelsen, där förhållandet är 11 % kvinnor och 89 % män bland styrelseledamöterna. Parlamentet uppmanar byrån att ägna större uppmärksamhet åt en jämn könsfördelning bland personalen.

15.

Europaparlamentet beklagar att inga specifika åtgärder har vidtagits i fråga om den skeva könsfördelningen i sammansättningen av byråns styrelse. Parlamentet uppmanar medlemsstaterna att säkerställa jämställdhet mellan könen när de utser sina ledamöter och suppleanter till byråns styrelse. Parlamentet uppmanar byrån att proaktivt påminna medlemsstaterna om vikten av en jämn könsfördelning.

16.

Europaparlamentet konstaterar med tillfredsställelse att byrån inte hade några klagomål, stämningar eller rapporterade fall kopplade till anställning eller avskedande av personal under 2016.

17.

Europaparlamentet konstaterar att byråns anställda under 2016 i genomsnitt var sjukskrivna 10,7 dagar. Parlamentet noterar utifrån byråns svar att antalet dagar som utnyttjades per anställd för friskvårdsaktiviteter under 2016 var mellan två och tre. Parlamentet noterar att byrån organiserat olika teambyggande aktiviteter med fler dagar tilldelade till operativ personal och färre till administrativ personal. Parlamentet uppmanar byrån att samråda med hälsovårdstjänsten om hur man minskar frånvaron på grund av sjukskrivning.

18.

Europaparlamentet konstaterar att byrån antog en policy för att skydda individens värdighet och förebygga kränkande behandling, mobbning och sexuella trakasserier 2015, och att information om genomförandebestämmelserna ingår i introduktionsprogrammet för nyanställda. Parlamentet noterar att byråns personal- och utbildningsenhet svarar på de anställdas frågor och ger information om dessa frågor. Parlamentet noterar att två klagomål lämnades in, behandlades och slutfördes med rekommendationer under 2016 och att inga ärenden togs till domstol.

19.

Europaparlamentet noterar att byrån inte förfogar över några tjänstefordon.

Förebyggande och hantering av intressekonflikter, öppenhet och demokrati

20.

Europaparlamentet noterar att byråns förvaltningskommitté godkände sina riktlinjer för visselblåsning den 23 maj 2016, och att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) lämnade ett positivt yttrande om texten. Parlamentet noterar emellertid att kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet inte stödde dem och informerade byrån om att kommissionen håller på att utarbeta nya riktlinjer. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att byrån under tiden, i sin uppförandekod som offentliggjorts på byråns webbplats, har offentliggjort de allmänna principer som är relevanta för visselblåsning. Parlamentet upprepar att transparens är av central betydelse för att skapa och bevara en förtroendefull relation mellan medborgarna, unionen och EU-institutionerna.

21.

Europaparlamentet noterar att alla styrelseledamöter är skyldiga att skriftligen lämna in en årlig offentlig intresseförklaring, vilken offentliggörs på byråns webbplats. Parlamentet noterar att verkställande direktörens och styrelseordförandens meritförteckningar även offentliggörs och hålls aktuella. Parlamentet noterar att byrån utarbetar nya regler för att förebygga och hantera intressekonflikter. Parlamentet beklagar att ledamöterna i styrelsen och den rådgivande gruppen har offentliggjort förklaringar om att det inte föreligger några intressekonflikter i stället för intresseförklaringar. Det är inte ledamöternas uppgift att själva förklara att det inte föreligger några intressekonflikter, utan en tredje part ska sörja för oberoende kontroller av intresseförklaringarna. Parlamentet uppmanar ledamöterna i styrelsen och den rådgivande gruppen att offentliggöra sina intresseförklaringar, och att i dessa förteckna eventuella medlemskap i andra organisationer. Parlamentet uppmanar byrån att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om denna fråga före utgången av juli 2018.

22.

Europaparlamentet noterar att den första årliga övervakningsrapporten om genomförandet av byråns bedrägeribekämpningsstrategi (april 2016) visade en låg genomförandegrad på under 60 %, medan nästa övervakningsrapport (november 2017) visade en nivå för det kvantitativa genomförandet på minst 80 %. Parlamentet noterar de framsteg som har gjorts i detta avseende. Parlamentet uppmanar byrån att konstant förbättra genomförandet av sin bedrägeribekämpningsstrategi.

23.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att byrån utarbetar en översyn av sin strategi för bedrägeribekämpning. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om antagandet och genomförandet av de nya reglerna.

24.

Europaparlamentet konstaterar att byrån har informerat parlamentet om att den inte har kontakt med lobbyister.

25.

Europaparlamentet noterar att byrån under 2016 mottog elva ansökningar om tillgång till handlingar, och att byrån gav full tillgång till handlingar i nio fall, men vägrade tillgång för två ansökningar med hänsyn till skyddet av affärsintressen och skyddet av syftet med inspektioner, utredningar och revisioner. Parlamentet förväntar sig att byrån, när den fattar beslut om att begränsa tillgången till handlingar för att skydda affärsintressen också tar medborgarnas intressen och unionens engagemang för större öppenhet på största allvar, samtidigt som hänsyn tas till alla relevanta regler och föreskrifter.

26.

Europaparlamentet noterar att ett ärende, där en begäran om tillgång till handlingar vägrats, skickades vidare till Europeiska ombudsmannen som genomförde en inspektion i slutet av 2016 och början av 2017 och avslutade ärendet i mars 2017 med en rapport undertecknad och daterad den 3 mars 2017. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om ombudsmannens beslut och om eventuella efterföljande förfaranden.

Huvudsakliga resultat

27.

Europaparlamentet välkomnar byråns tre viktigaste resultat 2016, nämligen följande:

—	Byrån genomförde ett kvalitetsstyrningssystem för organisationen.

—	Byrån säkerställde en stabil och fortlöpande drift av de system som den anförtrotts och tillhandahöll samtidigt kommissionen ett brett stöd vid utvecklingen av ett antal viktiga rättsliga förslag.

—	Byrån spelade en nyckelroll i all utveckling relaterad till driftskompatibilitet mellan it-system på området rättsliga och inrikes frågor och tillhandahöll betydande bidrag för att stödja och underlätta arbetet för den expertgrupp på hög nivå för driftskompatibilitet som leds av kommissionen.

28.

Europaparlamentet noterar att det enligt revisionsrättens rapport genomfördes en extern utvärdering av byrån på kommissionens vägnar från mars till december 2015 och att resultaten presenterades i mars 2016. Parlamentet noterar att man i utvärderingen drog slutsatsen att byrån bidrar till den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa och utför sina uppgifter på ett ändamålsenligt sätt. Parlamentet noterar dessutom att utvärderarna för att förbättra den operativa förvaltningen ytterligare utfärdade 64 rekommendationer, varav sju av dem anses vara kritiska och elva mycket viktiga. Parlamentet välkomnar att byrån har utarbetat en plan för att ta itu med rekommendationerna och att den för närvarande genomförs. Byrån uppmanas att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av denna plan.

29.

Europaparlamentet välkomnar byråns fortlöpande samarbete med de övriga byråer som arbetar med rättsliga och inrikes frågor. Parlamentet noterar att årsrapporten från EU-byråernas nätverk visar att byrån under 2016 deltog i ett större antal gemensamma aktiviteter med andra byråer än under något annat tidigare år.

30.

Europaparlamentet noterar att 2016 var det mest intensiva och krävande året för byrån sedan dess inrättande, och att byrån ändå fungerade bra och genomförde sitt årliga arbetsprogram fullt ut och utförde nästan alla sina aktiviteter enligt planeringen och uppnådde sina operativa mål. Parlamentet noterar dessutom att byrån åtog sig ett antal ytterligare uppgifter under året.

Internrevision

31.

Europaparlamentet noterar på basis av revisionsrättens rapport att tjänsten för internrevision (IAS) i sin granskningsrapport i juli 2016 konstaterade att den övergripande utformningen och det praktiska genomförandet av processer säkerställer att byrån sköter Schengens informationssystem II, informationssystemet för viseringar och Eurodacsystemet på ett sätt som möjliggör ett kontinuerligt och oavbrutet utbyte av uppgifter mellan de nationella myndigheterna med hjälp av dessa system. Parlamentet gläder sig över att byrån enligt den externa utvärdering som utfördes för kommissionens räkning bedriver sin verksamhet och fullgör sina uppgifter på ett effektivt sätt. Parlamentet noterar dessutom att IAS ansåg att det finns utrymme för att förbättra processernas effektivitet när det gäller konfigurationsledning och förändringshantering, frisläppande och testhantering, problemhantering samt service- och tillbudshantering. Parlamentet noterar att byrån och IAS enades om en plan för att vidta korrigerande åtgärder. Byrån uppmanas att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av denna plan.

32.

Europaparlamentet konstaterar att IAS utfärdade två revisionsförklaringar 2016: en revision av it-verksamheten och en revision av personalplanering och personalfördelning, prestationsbedömning, befordran och utbildning. Parlamentet noterar att IAS drog slutsatsen att det fortfarande finns svagheter i byråns process för hantering av personalresurser, särskilt delar som inte helt överensstämmer med förfarandemässiga aspekter av genomförandebestämmelserna och byråns egna interna riktlinjer. Parlamentet noterar att en handlingsplan har utarbetats för att ta itu med alla resultat. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av denna handlingsplan.

33.

Europaparlamentet konstaterar att IAS utfärdade följande tre revisionsförklaringar:

—	En revision av utformningen av det interna kontrollsystemet för delegeringsavtalet om smarta gränser, där IAS ansåg att utformningen av det interna kontrollsystemet som inrättades av byrån var lämpligt vid tidpunkten den 23 maj 2016.

—

En revision av återuppbyggnadsprojektet i Strasbourg, där IAS inte kunde ge rimlig försäkran om ändamålsenligheten och effektiviteten hos det interna kontrollsystemet som införts för projektet, eftersom nödvändiga projektdokument saknades, och man uttryckte oro över sättet att organisera projekt- och kontraktsförvaltningen. Parlamentet noterar att en handlingsplan har utarbetats för att ta itu med alla resultat. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av denna handlingsplan.

—

En slutlig revisionsförklaring om it-projektledning, där IAS ansåg att projektledningsprocessen var i brådskande behov av en översyn och förbättring. Parlamentet noterar att en handlingsplan har utarbetats. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av denna handlingsplan.

34.

Europaparlamentet noterar att byrån den 31 december 2016 hade 22 pågående revisionsrekommendationer som bedömdes vara ”mycket viktiga”, däribland tio revisionsrekommendationer som nyligen hade utfärdats. Parlamentet noterar att ingen ”kritisk” fråga är oavslutad. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av dessa revisionsrekommendationer.

Övriga kommentarer

35.

Europaparlamentet noterar att avtalet om den tekniska webbplatsen med värdmedlemsstaten, Frankrike, trädde i kraft den 28 augusti 2016.

36.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att man för att säkerställa en kostnadseffektiv och miljövänlig arbetsplats har inbegripit miljö- och klimatprestandakriterier i de tekniska specifikationerna i byråns anbud, och att tillämpliga energieffektivitetsregler tillämpas för de byggnader som förvaltas direkt av byrån.

37.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att för att säkerställa ytterligare minskning eller kompensation av koldioxidutsläpp ska byråns resehanteringspolicy sträva efter att minska flygresorna till att bara omfatta nödvändiga resor genom att i hög grad utnyttja videokonferenser mellan byråns två huvudkontor.

38.

Europaparlamentet noterar att ett visst informationsutbyte mellan byrån och kommissionen som skulle möjliggöra en noggrann förberedelse för verksamhet efter brexit inte har införts fullständigt, eftersom vissa rättsliga aspekter, såsom tillträde till de system som förvaltas av byrån och användningen av uppgifter som införts av Förenade kungariket i dem efter brexit, behöver hanteras närmare. Parlamentet uppmanar kommissionen att hjälpa byrån med lösningar så snart som förhandlingsprocessen med Förenade kungariket bidragit med tillräcklig information.

39.

Europaparlamentet gläder sig över att byrån säkerställde en stabil och fortlöpande drift av de system den anförtrotts, och tillhandahöll ett brett stöd till kommissionen i utvecklingen av flera viktiga lagstiftningsförslag (systemet för in- och utresa (EES), EU-systemet för reseuppgifter och resetillstånd (Etias), det europeiska informationssystemet för utbyte av uppgifter ur kriminalregister (Ecris-TCN-systemet) samt omarbetningarna av Eurodacsystemet och andra generationen av Schengens informationssystem (SIS II).

40.

När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 18 april 2018 (2) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

(1) EUT C 113, 30.3.2016, s. 191.

(2) Antagna texter, P8_TA(2018)0133 (se sidan 393 detta nummer av EUT)..