MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN - 2002 års granskning av genomförandet av verksamhetsbaserad förvaltning inom kommissionen, inklusive ett klargörande angående metoden för utarbetande av årliga verksamhetsrapporter

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning

2. Kommissionens interna förvaltningssystem: att bryta ny mark och befästa grundläggande principer och instrument

2.1. 2001: Genomförandets första år

2.2. 2002: Anpassning av det interna förvaltningssystemet till strategisk planering och programplanering

2.3. Utsikter och utmaningar inför 2003

3. Avdelningarnas huvudsakliga förvaltningsinstrument: förvaltningsplanen och den årliga verksamhetsrapporten

3.1. Systemets hörnsten: förvaltningsplanen

3.1.1. En konsoliderad struktur

3.1.2. Förenkling av begreppen

3.1.3. Betydelsen av genomförandet

3.2. Instrument för årsrapporteringen: den årliga verksamhetsrapporten

3.2.1. Klargörande av årsrapporternas struktur

3.2.2. Klargörande av metodik

3.2.3. Klargörande av processen

3.2.4. Budgetgenomförande för delad eller decentraliserad förvaltningsverksamhet

4. Cykelns allmänna tidsplan och flödesdiagram

1. Inledning

Detta meddelande härrör från slutsatserna av meddelandet om "genomförande av verksamhetsbaserad förvaltning (Activity-based management, ABM) inom kommissionen" [1], varigenom kommissionen begärde att en årlig utvärdering av genomförandet av verksamhetsbaserad förvaltning ska presenteras för kollegiet med början från 2002 års förfarande.

[1] Meddelande av den 25 juli 2001 (SEK(2001)1197/6&7). (Officiell svensk översättning saknas)

I det första avsnittet görs en sammanfattning över de viktigaste åtgärder som sedan 2001 har vidtagits för att genomföra verksamhetsbaserad förvaltning.

Vidare anges i avsnitt 3 ett antal justeringar av de instruktioner som förekommer i meddelandet om genomförande av verksamhetsbaserad förvaltning inom kommissionen.

2. Kommissionens interna förvaltningssystem: att bryta ny mark och befästa grundläggande principer och instrument

Kommissionen har åtagit sig att modernisera sitt interna förvaltningssystem som en del av den administrativa reformen. De politiska målen i centrum för reformen, dvs. att de politiska prioriteringarna förankras i kärnan av organisationen, kommer att ha större chans att fungera om man samtidigt inför ett förvaltningssystem som ger kommissionen möjlighet att på ett lämpligt sätt anslå resurser för prioriteringar och kärnverksamhet. Den första delen har genomförts genom inrättandet av strategisk planering och programplanering. Den andra delen har uppfyllts genom införandet av verksamhetsbaserad förvaltning. Dessa två delar tjänar samma politiska mål om än i skilda sammanhang.

2.1. 2001: Genomförandets första år

Under det fjärde kvartalet 2000, efter det att man antagit vitboken om reform av kommissionen, inrättades successivt en enhet för strategisk planering och programplanering [2], som inledde sin verksamhet i början av 2001. Huvuduppgiften för denna verksamhet är att utforma, sätta i gång och följa upp den cykel där kommissionens politiska prioriteringar definieras och att säkerställa en korrekt matchning mellan uppgifter och resurser för det efterföljande året.

[2] Anges i meddelandet av den 25 juli 2001 (SEK(2001)1197/6&7).

Det var nödvändigt att definiera begreppen och utveckla de praktiska instrumenten för att avdelningarna skulle kunna såväl tolka prioriteringarna i operativt hänseende som att följa upp verksamheten och utnyttjandet av resurser på ett sammanhängande och enhetligt sätt. I meddelandet om verksamhetsbaserad förvaltning [3] anges strukturen och funktionen för kommissionens nya interna förvaltningssystem.

[3] Meddelande om verksamhetsbaserad förvaltning [Activity-Based Management, ABM] (SEK(2001)1197/6&7).

2.2. 2002: Anpassning av det interna förvaltningssystemet till strategisk planering och programplanering

Under 2002 har man fokuserat insatserna på att förbättra det interna förvaltningssystemet för att cykeln ska bli mer effektiv. Den andra cykeln förbättrades på följande punkter:

* Kommissionen valde ut tre prioriteringar av bred karaktär, som var fördelade över kommissionens hela verksamhetsfält och som kompletterade varandra, för att även kunna ge en inriktning till alla avdelningar inom kommissionen.

* En omfattande interinstitutionell dialog utvecklades med såväl Europaparlamentet som rådet, vilka godkände de tre centrala prioriteringarna för EU:s dagordning för 2003. Denna dialog grundade sig på en tidsplan som överenskommits med parlamentet och i augusti gjorde kommissionen en bedömning av uppföljningen av den årliga politiska strategin.

* Den nya budgetförordningen antogs, vilken utgör det rättsliga instrument varigenom förvaltningen av resurser planeras genom mål och indikatorer. Budgetstrukturen grundas på kommissionens politik- och verksamhetsområden, och skyldigheten att överlämna årliga verksamhetsrapporter till budgetmyndigheten har fastställts.

* Kommissionens lagstiftnings- och arbetsprogram för 2003 utarbetades på grundval av den interinstitutionella dialogen, och man tillkännagav för första gången vilka förslag som skulle genomgå en utvidgad konsekvensbedömning under 2003.

* Till följd av cykelns olika moment har samtliga avdelningar utvecklat årliga förvaltningsplaner som fastställts på grundval av gemensamma normer. En fullständig handledning om verksamhetsbaserad förvaltning, med kodifierade regler och praxis, utvecklades och lades ut på kommissionens webbplats.

* Det integrerade resursförvaltningssystemet (IRMS), ett specifikt datoriserat program som utformats för att stödja verksamhetsbaserad förvaltning, införlivades till fullo inom kommissionen och används vid utarbetandet av kommissionens lagstiftnings- och arbetsprogram.

* Samtliga avdelningar utarbetade de första årliga verksamhetsrapporterna för 2001. Dessa sammanfördes därefter i sammanfattningen av de årliga verksamhetsrapporterna [4].

[4] KOM(2002) 426 av den 24 juli 2002.

I korthet:

År 2002 var ett år av konsolidering: den nya budgetförordningen antogs. En mer politiskt och resursmässigt meningsfull årlig politisk strategi följdes av en utvidgad interinstitutionell dialog och det åtföljande arbetsprogrammet. Kommissionen utarbetade de första årliga verksamhetsrapporterna och en sammanfattning av dessa. Samtidigt har det interna förvaltningssystemet utvecklats och förenklats. Det integrerade resursförvaltningssystemet (IRMS) infördes och tillämpades till fullo vid utarbetandet av 2003 års lagstiftnings- och arbetsprogram och förvaltningsplanen.

2.3. Utsikter och utmaningar inför 2003

Nästa år kommer att bli det första året efter konsolideringen då den politiska cykeln och dess interna förvaltningssystem kommer att vara fullständigt operationella.

* Kommissionen kommer för tredje gången att anta den årliga politiska strategin. Följande årliga politiska strategi kommer att omfatta en förstärkt flerårig politisk dimension som utgångspunkt för en interinstitutionell diskussion om Europeiska rådets fleråriga strategiska programplanering.

* Budgeten kommer för första gången att antas i form av en verksamhetsbaserad budget.

* För att stärka informationsunderlaget för politiskt beslutsfattande kommer konsekvensbedömningar att utgöra ett permanent inslag i cykeln. Vid tidpunkten för den årliga politiska strategin och lagstiftnings- och arbetsprogrammet kommer kommissionen att besluta vilka konsekvensbedömningar som ska genomföras.

* Utvärderingen ska tillhandahålla information till beslutsprocessen angående politiska prioriteringar och motsvarande resursfördelning. Den ska bidra till ett vederbörligt genomförande av verksamheten och utgöra ett regelrätt rapporteringsverktyg. Dessa mål var vägledande för meddelandet Focus on results: strengthening evaluation of Commission activities [Fokusering på resultat: Förstärkt utvärdering av kommissionens verksamhet]. [5] De två första åren då dessa åtgärder genomfördes har blivit föremål för en rapport [6], där man föreslår nio rekommendationer för att ytterligare förstärka användningen av utvärdering inom kommissionen. Dessa nio rekommendationer kommer att genomföras av de centrala avdelningarna och de generaldirektorat som förvaltar driftsbudgeten och bistås av kommissionens nätverk för utvärdering.

[5] SEK(2000)1051 av den 26 juli 2000.

[6] Rapport av den 10 oktober 2002 om genomförandet av meddelandet Focus on results: strengthening evaluation of Commission activities [Fokusering på resultat: Förstärkt utvärdering av kommissionens verksamhet]. Rapporten är tillgänglig på följande adress: http://www.cc.cec/budg/networks/i/ evaluation/en/notices/index.htm. Rekommendationerna anges i avsnittet "Sammanfattning av slutsatser och rekommendationer".

* Övervakning av genomförandet av prioriteringarna och målen kommer att utvecklas både inom avdelningarna, där man på ett strukturerat sätt kommer att följa upp deras förvaltningsplaner, och inom kommissionen, genom en nyligen inrättad avdelningsövergripande samordningsgrupp som ska säkerställa uppföljningen av lagstiftnings- och arbetsprogrammet och övervaka förvaltningsplanernas nyckelinitiativ.

* En annan viktig inriktning i det arbete som utförts med konsolideringen av det interna förvaltningssystemet har varit att klargöra begreppen, både vad gäller förvaltningsplanen och den årliga verksamhetsrapporten.

* Inom ramen för utvecklandet av driftskompatibilitet, som leds av ADMIN/DI, kommer IRMS att utveckla sin roll som IT-medium för att stödja genomförandet av verksamhetsbaserad förvaltning inom kommissionen.

I korthet:

År 2003 kommer att bli det första året då alla delar i denna cykel till fullo har införts och då det interna förvaltningssystemet fullständigt har anpassats för att stödja cykeln, inbegripet den första officiella verksamhetsbaserade budgeten. Det är resultatet av ett vittomfattande klargörande- och förenklingsförfarande. Övervakning av resultaten kommer att prioriteras både inom generaldirektoraten och inom hela kommissionen.

3. Avdelningarnas huvudsakliga förvaltningsinstrument: förvaltningsplanen och den årliga verksamhetsrapporten

De grundläggande principerna för kommissionens interna förvaltningssystem har tolkats utifrån en operativ synvinkel som två huvudsakliga instrument: den årliga förvaltningsplanen och den årliga verksamhetsrapporten. Dessa instrument har på grundval av gemensamma instruktioner redan införts inom samtliga avdelningar. De har utformats med hänsyn till planering, övervakning och rapportering för att motsvara förvaltningssystemets krav både på central nivå och avdelningsnivå.

Inrättandet av dessa instrument har krävt en hög grad av engagemang och insatser från alla avdelningar, vilket normalt är fallet när nya förvaltningsdelar införs i en organisation. Dessutom har man genomfört en mycket omfattande satsning på förtydligande och förenkling, vilket torde underlätta arbetet inom avdelningarna. Vid behov är kommissionen beredd att ytterligare rationalisera processen under de kommande åren.

3.1. Systemets hörnsten: förvaltningsplanen

Förvaltningsplanen är det instrument som ska användas för att tolka de politiska riktlinjerna och prioriteringarna inom generaldirektoraten. Den grundar sig på gemensamma normer och ett gemensamt språk, vilket ska möjliggöra jämförbarhet och ansvar inom hela kommissionen. Förvaltningsplanen täcker all verksamhet inom avdelningen och inbegriper såväl det dagliga arbetet som den löpande verksamheten. Den utgör hörnstenen i den verksamhetsbaserade förvaltningen, eftersom den är det förvaltningsinstrument som används inom kommissionens samtliga avdelningar och som är cykelns huvudsakliga informationskälla. Den ger å ena sidan möjlighet för varje avdelning att planera, följa upp och rapportera om sin verksamhet, sina åtgärder och resurser, i enlighet med avdelningens uppdragsformulering och fastställda mål. Å andra sidan utgör den underlag för den information som svaren till skrivelsen om den årliga politiska strategin, budgeten och den årliga verksamhetsrapporten kommer att grunda sig på.

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

3.1.1.

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

En konsoliderad struktur

I jämförelse med förvaltningsplanen 2002 har strukturen för 2003 års förvaltningsplan konsoliderats enligt följande:

* Uppdragsformuleringen står fast, såvida inte avdelningen har genomgått omfattande interna förändringar.

* Strategiska mål på avdelningsnivå är normalt sett relativt stabila, och indikatorer krävs inte nödvändigtvis på den här nivån. De huvudsakliga initiativen för den årliga politiska strategin är väl kända genom utvecklingen av hela den politiska cykeln och bekräftas i lagstiftnings- och arbetsprogrammet. Fördelningen av medel måste anpassas till den budget som budgetmyndigheten antar.

* De specifika målen på verksamhetsnivå bör härröra från de strategiska målen på avdelningsnivå och bedöms vid behov genom relevant(a) indikator(er) vid behov. Medlen för att uppfylla de specifika målen är åtgärderna. En åtgärd genomförs under en viss tidsperiod och resurser förbrukas för att åstadkomma de resultat som kan bidra till genomförandet av ett specifikt mål. Åtgärderna förekommer därför på övergripande nivå, vilket förenklar övervakningen. De medför en rad resultat som normalt sett är föremål för förvaltning på mellannivå.

3.1.2. Gradvist införande och förenkling av begreppen

* En mycket flexibel metod har tillämpats när det gäller mål och indikatorer: för 2003 är de endast obligatoriska på verksamhetsnivå (med beaktande av att de strategiska målen på avdelningsnivå kan ersättas av förteckningen över specifika mål för all verksamhet). Dessutom är endast resultatindikatorer obligatoriska på verksamhetsnivå, såvida inte avdelningen anser att effektindikatorer är lämpligare.

* Åtgärder visas inte separat, utan integreras på verksamhetsnivå, vilket ger större samstämmighet till presentationen av förvaltningsplanen. För att kunna garantera en tydlig och snabb rapportering bör åtgärderna definieras på övergripande nivå, eftersom ett rimligt antal åtgärder underlättar uppföljningen och förvaltningen av dessa. Internt skulle de kunna utvecklas närmare för den dagliga förvaltningen.

3.1.3. Betydelsen av genomförandet

Man har fäst uppmärksamhet vid behovet av att tillförsäkra ett grundligt genomförande av förvaltningsplanerna. Detta kommer att bli den viktigaste delen under 2003.

* En viktig aspekt är den interna processen: det är avgörande att man inom ledande befattningar ger en första inriktning till förberedelserna av förvaltningsplanen genom att upprätta strategiska och specifika mål. Detta ger en inriktning åt verksamhetens huvuddel och motiverar förvaltningen på mellannivå och dess personal att föreslå lämpliga åtgärder för att målen ska uppnås. Processen avstannar inte i och med fullbordandet av planeringsversionen i början av januari: därefter är det nödvändigt att etablera en uppföljnings- och granskningsprocess som gör det möjligt för cheferna att på ett dynamiskt sätt övervaka genomförandet av förvaltningsplanen och att vid behov omarbeta prioriteringar, tidsplaner och resursfördelning.

* Ett grundligt genomförande av den årliga förvaltningsplanen kommer att underlätta förberedelsen av motsvarande årliga verksamhetsrapport.

3.2. Instrument för årsrapporteringen: den årliga verksamhetsrapporten

Den årliga verksamhetsrapporten är det interna förvaltningssystemets andra grundläggande instrument, eftersom den omfattar en översikt av de resultat som varje avdelning har uppnått och som har granskats av kollegiet genom sammanfattningen av de årliga verksamhetsrapporterna. Den har således ett värde både som förvaltningsinstrument och som politiskt instrument. I linje med systemets logik redovisas verkställandet av den årliga förvaltningsplanen i den årliga verksamhetsrapporten. Man har lagt ned stor möda på att förtydliga de årliga verksamhetsrapporternas struktur och metodik.

3.2.1. Klargörande av årsrapporternas struktur

Innehållet i årsrapporten återspeglar förvaltningsplanen och struktureras enligt följande avsnitt:

* Genomgripande årsöversikt med avseende på den globala miljön, politikområden (inberäknat såväl den årliga politiska strategins prioriteringar som övrig kärnverksamhet) och förvaltningens huvudsakliga skeenden och resultat, läget för reformens genomförande, globala resurser.

* Analys för varje verksamhetsområde av hur målen har uppfyllts och en jämförelse mellan faktiska och förväntade resultat, betoning på de årliga politiska strategiåtgärder som genomförts under 2002, resursunderlag.

* Vid behov, svar på revisionsrättens rekommendationer och rekommendationerna i den interna revisionsavdelningens slutförda revisioner, samt uppföljning av den handlingsplan som härrör från den årliga verksamhetsrapporten från föregående år.

* Utvärdering av interna kontrollsystem.

* Allmänna slutsatser.

* Förklaring från generaldirektören eller avdelningschefen, vid behov med förbehåll.

Årsrapporten kommer att innehålla tre bilagor:

* En beskrivning av den interna process som genomförts för att åstadkomma årsrapporten, däribland interna samråd, informationsflöde, källor och relevant dokumentation.

* Avdelningens utkast till räkenskaper.

* Tabellrapportering av avdelningens genomförande av kommissionens standarder för internkontroll.

3.2.2. Klargörande av metodik

I sammanfattningen av utförandet av de första årsrapporterna kunde kommissionen konstatera ett behov av att förbättra och förtydliga metoden för årsrapporterna, i synnerhet beträffande förbehåll, väsentliga brister, vidaredelegering och överlappning.

Efter granskning anses följande klargöranden vara lämpliga:

1. Syftet med förklaringen är inte en utvärdering av de politiska resultaten, utan en garanti för att den berörda avdelningen fungerar väl. Den delegerade utanordnaren ska därför, på grundval av de interna kontrollsystemens befintlighet och funktionalitet, ge en "förvaltningsförklaring" om de ekonomiska transaktionernas korrekthet och laglighet (och principen om sund ekonomisk förvaltning). Denna förvaltningsförklaring ska åtskiljas från den "revisionsförklaring" som utfärdas av revisorer, vare sig dessa är interna eller, som i fallet med revisionsförklaringen från revisionsrätten.

Förklaringen är ett yttrande om de ansvarsområden som tilldelats enligt stadgan, inom området för kontrollsystem, sund ekonomisk förvaltning och transaktioners laglighet och korrekthet. Förklaringen utgör en uttrycklig försäkran av det personliga ansvaret och redovisningsskyldigheten när det gäller förvaltningen av de resurser som står till generaldirektörens förfogande.

När den delegerade utanordnaren analyserar verksamheten inom hans/hennes avdelning i samband med utövandet av detta ansvar, kan han/hon finna organisatoriska brister eller ofullkomligheter inom den berörda enheten. I sådana fall kan han/hon göra ett förbehåll i syfte att informera kommissionen om problemet och meddela de åtgärder och tidsramar som planerats för att åtgärda detta.

Svårhanterliga risker (till exempel att man inte kunnat uppnå vissa av de politiska mål som tilldelats avdelningen) och immateriella brister (se nedan) kan inte anges genom ett förbehåll utan bör tydligt definieras som en specifik "kommentar" i årsrapporten.

2. Bedömningen av risknivån inom avdelningen tillkommer uteslutande generaldirektören, som fastställer risken för väsentliga brister enligt avdelningens rådande förhållanden. Eftersom förbehållen inte tolkades konsekvent under det första förfarandet, är det dock nödvändigt att definiera en gemensam kvalitativ och kvantitativ tröskel som när den överskrids medför att brister är generellt betydande eller väsentliga och att ett förbehåll bör göras. En brist kan antas vara väsentlig (och därför utgöra föremål för ett förbehåll) när den kan inrangeras bland följande kategorier:

* Om den handlar om att en eller flera av bestämmelserna för internkontroll inte har uppfyllts.

* Om den inverkar eller kan komma att inverka på kommissionens anseende.

* Om den berör en fråga som lagts fram av revisionsrätten, eller en kritisk fråga som fastställts av den interna revisionstjänsten.

Generaldirektorat och avdelningar tillråds och uppmuntras att utveckla sina egna tröskelvärden för att informera beslutsprocessen om vad som ska rapporteras som väsentliga förbehåll. Det är inte meningsfullt att tillämpa nivåer för hela kommissionen på strikt basis för alla generaldirektorat och avdelningar, eftersom typen av risk och kontroll skiljer sig avsevärt från ett generaldirektorat till ett annat. Värdena bör anpassas för varje generaldirektorat och avdelning. De bör anses som interna instrument för att hjälpa beslutsprocessen snarare än att ses som ett officiellt angivet värde. Värdena bör grundas på generaldirektoratets bedömning av den risk och kontrollI som gäller för det generaldirektoratet och som motiveras och dokumenteras internt, men inte redovisas i den årliga verksamhetsrapporten.

* Ett förbehåll kommer i regel att hävas året därpå, till följd av att avhjälpande åtgärder har genomförts, men om den har effekt längre än ett år måste generaldirektörerna förnya förbehållet.

3. För korsdelegering har de övergångsåtgärder som tillämpades 2002 befästs (dvs. de vidaredelegerade anslagen ska rapporteras i den årliga verksamhetsrapporten och i den delegerade utanordnarens förklaring), med tilläggskravet att den delegerade utanordnaren tydligt bör redogöra för de villkor som gäller för vidaredelegeringen i det skriftliga avtalet om vidaredelegering (t.ex. regelbunden rapportering, kontroller, osv.).

4. I överensstämmelse med de rapporteringskrav som fastställs i stadgan om vidaredelegering av utanordnare, har man inte planerat för en stegvis ansvarsdelegering ner i hierarkin genom förklaringar liknande den som generaldirektören undertecknar. Förklaringen måste dock grunda sig på dokumenterad rapportering inifrån generaldirektoratet. Rapportens bilaga 1 (se punkt 3.2.1) ska tillhandahålla all nödvändig information om det interna förfarandet och informationsflödet.

Mer detaljerade instruktioner till avdelningarna finns i de uppdaterade riktlinjerna för den delegerade utanordnarens förklaring i bilaga 1. Dessa är obligatoriska. Ytterligare instruktioner om förberedelserna för 2002 års verksamhetsrapport delas ut av generalsekreteraren och generaldirektören för budget.

3.2.3. Klargörande av processen

* För att förbättra samstämmigheten i de förklaringar och förbehåll som gjorts med tillämpning av dessa riktlinjer kommer ett expertgranskningsförfarande att anordnas. Härigenom ska generaldirektörerna, senast 4 veckor före tidsfristen för presentationen av verksamhetsrapporterna, lägga fram de reservationer som de ämnar anföra så att dessa kan granskas, särskilt beträffande väsentliga brister, under ett av generaldirektörernas sammanträden innan verksamhetsrapporterna har färdigställts. Detta påverkar inte generaldirektörernas personliga ansvar att underteckna sina förklaringar.

* Den person som ansvarar för förberedelsen av årsrapporten och för undertecknandet av förklaringen för år n ska, i händelse av att generaldirektören byts ut, tjänstgöra som generaldirektör vid den tidpunkt då årsrapporten ska avslutas och förklaringen undertecknas (1 april år n+1). Behovet av att säkerställa avdelningens kontinuitet mellan avgående och tillträdande generaldirektör medför att efterträdaren måste godkänna samtliga ansvarsområden och uppgifter som tillkommer hans/hennes nya åliggande.

3.2.4. Budgetgenomförande för delad eller decentraliserad förvaltningsverksamhet

Även om ovanstående viktiga principer när det gäller förbehåll berör de flesta budgetaspekter, står det klart att den del av budgeten som behandlar delad förvaltning och/eller decentraliserade förvaltningsfunktioner berättigar till särskild uppmärksamhet för att belysa de specifika kontroll- och riskfrågor som uppstår då ansvarsområden delas mellan kommissionen och tredje part.

Från ett användarperspektiv är det avgörande att kontroll- och riskmiljöns beskaffenhet uttrycks så tydligt som möjligt i huvudrapporten, för att man till fullo ska vara insatt i förhållandena kring de eventuella förbehåll som gjorts av den delegerade utanordnaren.

Med detta i åtanke bör generaldirektoraten, i de årliga verksamhetsrapporterna, utvidga och klargöra dessa ansvarsområdens beskaffenhet och se till att förklaringen inte uppvisar någon tvetydighet.

4. Cykelns allmänna tidsplan och flödesdiagram

Betydande arbete har lagts ned för att förbättra samverkan mellan cykelns olika delar och informationsplattformen i det huvudsakliga förvaltningsinstrumentet, dvs. den årliga verksamhetsplanen. Till följd av detta kommer all information i förvaltningsplanen att användas under hela cykeln för att ingå i den årliga politiska strategin, det preliminära budgetförslaget, lagstiftnings- och arbetsprogrammet och de årliga verksamhetsrapporterna.

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

>Plats för tabell>

Bilaga

Riktlinjer för förklaringen från delegerad utanordnare och hans/hennes förbehåll i den årliga verksamhetsrapporten

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning

2. De grundläggande elementen i förklaringen

2.1 Omfattning och innehåll

2.2 Förbehåll

2.3 Väsentlighetsbegreppet

2.4 Krav för att göra förbehåll och rapportera dem

3. Procedurfrågor

3.1 Förfarande för framförande av förbehåll/förbehåll när det gäller en annan avdelnings funktion

3.2 Byte av generaldirektör

3.3 Underdelegering till en delegerad utanordnare

3.4 Budgetgenomförande av verksamheter med delad eller decentraliserad förvaltning

BILAGA 1: Ordalydelsen på försäkran på engelska, franska och svenska

BILAGA 2: Terminologi

1. Inledning

Innehållet och omfattningen för de årliga verksamhetsrapporterna (nedan kallade årsrapporter) och försäkringarna samt de förfaranden som hör hit fastställdes för första gången i de två meddelanden (SEK(2001)875/6 och SEK(2001)1197/6 och 7) som kommissionen antagit. På grundval av de specifikationer som fastställts i meddelandena ovan och de interna riktlinjerna till generaldirektörerna av den 8 april 2002 utfördes en första cykel med årsrapporter 2002 för 2001. Kommissionen antog en sammanfattning av årsrapporterna från generaldirektörerna den 24 juli 2002, och den överlämnades till parlamentet och rådet tillsammans med de berörda årsrapporterna. Denna sammanfattning innehåller en handlingsplan i vilken det i en specifik åtgärd förutses att metoden för att förbereda årsrapporter ska klargöras (Åtgärd 10).

Enligt stadgan för delegerade utanordnare ska varje generaldirektör eller avdelningschef årligen rapportera om sitt generaldirektorats eller sin avdelnings verksamhet och förvaltningen av dess medel. Denna skyldighet tar sig uttryck i en rapport och en förklaring.

Enligt innehållet i åtgärd 10 i sammanfattningen av årsrapporterna för 2002 [7] och i linje med innehållet i meddelandet "2002 års granskning av genomförandet av verksamhetsbaserad förvaltning inom kommissionen, inklusive ett klargörande av metoden för utarbetande av årliga verksamhetsrapporter" syftar föreliggande riktlinjer [8] till att

[7] Åtgärd 10; Generalsekretariatet, tillsammans med GD Budget, GD Personal och administration samt internrevisionstjänsten, kommer att före slutet av 2002 se över och förbättra metodiken och handledningen för utarbetandet av årsrapporterna, och särskilt uppmärksamma frågan om väsentlighet, definiera omfattningen av de potentiella reservationer som ska tas med i försäkringarna samt hanteringen av korsdelegering.

[8] Dessa riktlinjer gäller också förvaltningen av den europeiska utvecklingsfonden.

* främja en allmän förståelse för de grundläggande elementen i förklaringen,

* klargöra omfattningen och användningen av förbehåll,

* definiera väsentlighetsbegreppet,

* i huvuddrag ange några specifika fall.

2. De grundläggande elementen i förklaringen

2.1 Omfattning och innehåll

När det gäller omfattningen, täcker förklaringen ett mer begränsat område än årsrapporten.

Det generella syftet med årsrapporten är att generaldirektören ska rapportera om de frågor som han/hon är ansvarig för, och resultaten av de politiska målen i relation till kommissionens politiska prioriteringar och nyckelinitiativ, men också om andra kärnverksamheter som uppdragits åt den berörda avdelningen. Årsrapporten är därför en bedömning av de politiska resultaten som avdelningen uppnått med tilldelade medel. I det avseendet är det en spegelbild av avdelningens förvaltningsplan, eftersom man rapporterar om hur de mål och verksamheter som fastställts i handlingsplanerna har uppnåtts med de medel som avdelningen tilldelats. I ett särskilt kapitel rapporterar generaldirektören om särskilda kontroll- och riskproblem som man stött på, och om de framsteg som gjorts vid genomförandet av solida system för internkontroll, som är i linje med kraven i kommissionens interna kontrollstandarder. Rapporten inkluderar även relevanta redovisningar.

Den förklaring som bifogas årsrapporten är ett uttryck för de ansvarsområden som tilldelats enligt stadgan för att upprätthålla de interna kontrollsystem som behövs för att ge rimlig försäkran om att transaktionerna är lagliga och korrekta, att sund finansiell förvaltning uppnåtts, samt att tilldelade medel använts för avsett ändamål. Förklaringen utgör därför ett uttryckligt bevis för det personliga ansvaret och pålitligheten i förvaltningen av de medel som generaldirektören förfogar över.

Vid granskningen av bevisen för att styrka denna förklaring kan den delegerade utanordnaren avslöja organisatoriska brister eller svagheter i internkontrollen på den berörda avdelningen. I sådant fall kan han/hon göra ett förbehåll, för att informera kommissionen och andra användare om problemet, och ange åtgärder och planerad tidsram för att lösa det. Att avdelningen inte har uppnått de politiska målen ska inte anges genom ett förbehåll, utan ska integreras som en särskild kommentar i årsrapportens text.

I den ansvarsförsäkran som generaldirektören eller avdelningschefen undertecknar enligt standardtexten, ska han/hon

* försäkra att lämnad information i hans/hennes rapport ger en rättvisande bild (begreppet rättvisande bild har en exakt betydelse för ekonomer och revisorer). När det gäller de årliga verksamhetsberättelserna betyder det att innehållet i årsrapporten ger en tillförlitlig och fullständig (inga materiella utelämnanden) och en korrekt bild av situationen på avdelningen.

* intyga att hon/han är rimligen säker på att de medel som tilldelats de verksamheter som beskrivs i rapporten har använts för avsett ändamål och enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning, och att de kontroller som tillämpats ger nödvändiga garantier för att de bakomliggande transaktionerna är lagliga och korrekta,

* bekräfta att hon/han inte är medveten om något ärende som inte är rapporterat här, som skulle kunna skada institutionens intressen.

Generaldirektörer och avdelningschefer kommer att ha möjlighet att grunda sina försäkringar på alla delar som står till deras förfogande, och särskilt resultaten från egenbedömningen, internkontroller utförda på förhand och i efterhand, inklusive pågående arbete av den interna revisionsfunktionen, Internrevisionstjänstens iakttagelser, ekonomistyrning och Olaf och den eventuella lärdom som dragits av revisionsrättens rapporter. Med beaktande till denna information ska generaldirektörerna särskilt uppmärksamma de delar av det interna kontrollsystemet (och alla granskningar av det) som särskilt har utformats, genomförts och använts för att ge garanti för användningen av medlen, sund ekonomisk förvaltning och att transaktionerna är lagliga och korrekta.

2.2 Förbehåll

Under genomförandet av den första årliga rapporteringen skapades viss förvirring genom att ett stort antal förbehåll infördes som inte överensstämde med nedanstående omfattning och definition, utan var allmänna påpekanden för att belysa generella risker för avdelningens fungerande, dess omgivning, eller politiska mål som den tilldelats, vilket inte tekniskt var avsett för att beskriva brister som kunde utgöra ett förbehåll. Ofta används termerna "iakttagelse", "förutsättning" och "förbehåll" och betraktades som likvärdiga i det avseende att de följde försäkran.

En brist kunde vara

* en svaghet i internkontrollens utformning eller funktion,

* att sund ekonomisk förvaltning inte uppnåtts,

* att kravet på laglighet och korrekthet inte respekterats,

* en risk som inte tillräckligt beaktades genom lämpliga kontrollåtgärder, eller

* ett fel eller utelämnande i de ekonomiska rapporterna.

För att få en allmän förståelse av grundbegreppet förbehåll ska endast de väsentliga brister som definierats nedan kunna utgöra ett förbehåll i förklaringen. Risker som inte kan hanteras och icke-väsentliga iakttagelser (se nedan) bör om så behövs tydligt anges i huvuddelen av årsrapporten och vara identifierbara som sådana i texten.

En brist i den interna kontrollen ska därför inte nödvändigtvis medföra ett förbehåll. Varje brist är inte tillräckligt betydelsefull för att berättiga till separat redovisning.

När generaldirektören gör denna bedömning bör han/hon tänka på det ansvar han/hon har och för vilket han/hon är redovisningsskyldig. Han/hon bör även beakta det faktum att den årliga verksamhetsrapporten, förklaringen och bifogad ekonomisk information vänder sig till kommissionen. Man bör vänta sig en rimlig nivå av säkerhet för att den presenterade informationen är riktig, men internkontrollsystemens beskaffenhet innebär att det är orimligt att förvänta sig absolut precision och att inget system kan ge absolut säkerhet mot risken för fel eller orättmätig användning av medel.

Brister som, på grund av sin omfattning eller betydelse, endera i termer av kvantitet, enskild karaktär eller sammanhang (eller alla tre) ska redovisas separat i form av ett förbehåll i förklaringen och anses vara väsentliga. Endast väsentliga brister ska inkluderas som förbehåll för att säkerställa att förklaringen förblir meningsfull. En brist anses därför vara väsentlig om det är troligt att en förnuftig persons bedömning grundad på förklaringen och hithörande information skulle ha ändrats eller påverkats genom att ifrågavarande problem redovisats. Likaledes är en brist väsentlig om dess utelämnande skulle ha samma effekt.

Nyckelfrågan är därför hur man avgör väsentlighet.

2.3 Väsentlighetsbegreppet

Om en brist är väsentlig eller inte kan bedömas i kvantitativa och/eller kvalitativa termer, men i alla fall ska den ses i samband med den situation som gjorde att bristen uppstod, oavsett om detta är en svaghet i internkontrollens utformning och funktion, sund ekonomisk förvaltning, speciella risker eller kända fel eller utelämnanden.

Brister kan också vara väsentliga till sin natur och/eller på grund av sammanhanget. En brist som till sin natur är väsentlig handlar om inneboende egenskaper snarare än bara sitt ekonomiska värde (exempel: renommérisk). Fastän en brist inte är väsentligt till sin natur eller värde, kan den vara väsentlig genom sitt sammanhang beroende på de förhållanden under vilka den uppstår.

Att avgöra kvantitativa nivåer på väsentlighet kräver att den delegerade utanordnaren tar hänsyn till på vilken nivå som en brist i ekonomiska termer skulle rapporteras som en separat redovisning i förklaringen. Att använda kvantitativa trösklar hjälper rapporteringsförfarandet för att bestämma de viktigaste frågorna och ger den information på vars grundval besluten ska fattas.

En brist kan antas vara väsentlig om det hamnar under följande kategorier:

* Om det gäller icke-genomförande av en eller flera internkontrollstandarder.

* Om det påverkar eller kan påverka kommissionens rykte.

* Om det gäller en kritisk eller viktig fråga som tagits upp av revisionsrätten, eller i Internrevisionstjänstens slutliga revisioner.

Tröskelvärdet för den kvantitativa väsentligheten är 2 %, dvs. när beloppet på den transaktion (i vid mening) som påverkas av bristen utgör mer än 2 % av den budget som anslagits till den verksamhetsbaserade budgeteringen för den berörda avdelningen.

Generaldirektoraten och avdelningarna kan besluta att avvika från detta tröskelvärde om de bedömer att de risker och kontroller som grundas på generaldirektoratets bedömning av den risk- och kontrollmiljö som råder på det berörda generaldirektoratet eller avdelningen gör det normala tröskelvärdet inadekvat. Under sådana omständigheter bör de särskilda tröskelvärden som upprättats motiveras och dokumenteras i den årliga verksamhetsrapporten.

Det ska dock understrykas att kriterierna ovan endast är vägledande. De syftar till att hjälpa generaldirektören att göra den slutliga bedömningen om vad som är väsentligt under de specifika omständigheterna på avdelningen. Generaldirektörerna kan besluta om att frångå ovanstående riktlinjer om en annan nivå på väsentlighet är mer lämplig enligt de specifika omständigheterna för berörd avdelning.

Alla väsentliga brister ska presenteras i årsrapporten och redovisas i förklaringen, genom hänvisning till relevant(a) del(ar) i årsrapporten. När en brist är tänkt att redovisas, men förkastas som icke varande väsentlig, ska den delegerade utanordnaren försäkra sig om att hans/hennes avdelning behåller alla relevanta dokument i ärendet.

2.4 Krav för att göra förbehåll och rapportera dem

Förbehåll ska rapporteras enligt följande:

* Specifikt när det gäller deras orsak (internt kontrollsystemfel, specifik risk osv.) och vilken del av förklaringen som de påverkar (laglighet och korrekthet, sund ekonomisk förvaltning, användning av medel).

* Kvantifierbart när det gäller penningbelopp eller omfattning.

* De ska inkludera en kort sammanfattning av potentiell påverkan, till exempel i fråga om generaldirektoratets/avdelningens verksamhet, den ekonomiska informationens riktighet osv. och potentiell påverkan på garantierna i själva förklaringen.

* De ska inkludera korta detaljer för planerade korrigeringar för att ta itu med frågan som kommit upp, och de tänkta tidtabellerna som hör till detta.

Användningen av förbehåll ska begränsas till väsentliga brister som direkt påverkar innehållet i förklaringens lydelse och som generaldirektören tror skulle kunna påverka användarna av informationen.

Med hänsyn till tidsaxeln för korrigerande åtgärder, om bristen inte kan justeras före nästa årsrapport, ska förbehållet upprepas och framsteg ska rapporteras.

Förbehållen ska inte göra förklaringen meningslös, och det är möjligt, under extrema och teoretiska omständigheter, att generaldirektören inte kan lämna den garanti som krävs av förklaringen.

3. Procedurfrågor

3.1 Förfarande för framförande av förbehåll/förbehåll när det gäller en annan avdelnings funktion

Om en generaldirektör/avdelningschef önskar göra ett förbehåll om allvarliga svagheter i sitt interna kontrollsystem, som orsakas av ett annat generaldirektorat eller avdelning, kan han/hon göra det, men måste rapportera det till det andra generaldirektoratet minst en månad innan han/hon avslutar sin rapport, i samband med ovanstående förfarande. I det fallet är det viktigt att upprätta en dialog mellan berörda parter, och att fokusera på de generella handlingsplaner som ska föreslås kommissionen.

3.2 Byte av generaldirektör

Den person som är ansvarig för att förbereda årsrapporten och underteckna försäkran för år n, ska i händelse av att generaldirektören byts ut vara den generaldirektör som tjänstgör vid det tillfälle som årsrapporten avslutas och förklaringen undertecknas (1 april år n +1). Behovet av att säkerställa avdelningens kontinuitet mellan avgående och tillträdande generaldirektör innebär att efterträdaren måste godkänna samtliga ansvarsområden och uppgifter i sin nya funktion.

Stadgan om den delegerade utanordnarens arbetsuppgifter och skyldigheter innehåller inget undantag från denna princip. Dessutom ska efterträdaren vid tillträdet få all information som behövs för att förbereda rapporten och underteckna förklaringen. Detta påverkar självklart inte omfattningen av de båda generaldirektörernas ansvar som anges i tjänsteföreskrifterna, bestämmelserna i budgetförordningen och stadgan [9].

[9] Se bilaga 1 till PM till kommissionen om årsrapporterna och förklaringen SEK(2001)875/6 av den 27 juni 2001.

Den generaldirektör som ska underteckna årsrapporten ska från sin företrädare (inklusive de som "tjänstgör som" generaldirektörer) få ett "testamente" (internt, för att användas av dennes efterträdare), där denne rapporterar om sin förvaltning för den del av året som han/hon var ansvarig för. Hans/hennes efterträdare har då rätt att i årsrapporten, som han/hon undertecknar i efterhand, kommentera den situation som företrädaren lämnade.

Rapporten från den avgående generaldirektören ska särskilt omfatta följande delar:

* En beskrivning av resultaten i förhållande till målen (se årlig förvaltningsplan).

* En beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att försäkra ett lämpligt överlämnande av dokumentation och information om politiska, operativa, ekonomiska och organisatoriska frågor, inklusive internkontroller och, vid behov, en redovisningsbilaga med nivån på genomförda åtaganden och betalningar, för att säkra verksamhetens kontinuitet och för att identifiera potentiella problem.

* Indikation av problem, befintliga eller potentiella, som kan bli föremål för ett förbehåll i nästa årsrapport, och de åtgärder som vidtagits eller föreslagits för att lösa de identifierade problemen.

Ett utkast till rapporten ska av den avgående generaldirektören ges till den tillträdande generaldirektören i god tid innan bytet sker. En dialog ska föras mellan de båda generaldirektörerna för att undvika alla missförstånd och bristande klarhet i den överlämnade informationen. Rapporten ska läggas fram för kommissionen innan bytet av generaldirektör sker.

Slutligen fastställs i sammanfattningen av årsrapporten för 2001 att kommissionsledamöterna kan be generaldirektören att lägga fram sin verksamhetsrapport för det berörda parlamentsutskottet. Återigen ska principen om avdelningens kontinuitet gälla. Därför ska den generaldirektör som är ansvarig för avdelningen, på begäran av den ansvarige kommissionen, i september lägga fram årsrapporten för föregående år, oavsett om han/hon var ansvarig för avdelningen under det året eller inte.

3.3 Underdelegering till en delegerad utanordnare

Detta avsnitt gäller endast underdelegeringar mellan delegerade utanordnare [10].

[10] Det erinras om att detta avsnitt grundas på innehållet i stadgan om utanordnarnas ansvar genom delegation.

* Den delegerande delegerade utanordnaren och den delegerade utananordnaren genom underdelegering undertecknar en överenskommelse som innehåller instruktioner som den förstnämnde lämnat om hur ofta rapporter och kontroller ska genomföras av den senare.

* Den underdelegerade utanordnaren informerar skriftligen den delegerade utanordnaren om de sannolika förbehåll och lösningar som han/hon föreslår ska tillämpas på förvaltningen av de underdelegerade medlen.

* Förklaringen från den delegerade utanordnaren täcker de underdelegerade medlen, och om det behövs, anger han/hon de förbehåll (och lösningar) som han/hon tycker är lämpliga på grundval av rapporteringen från den underdelegerade utanordnaren.

* Om den underdelegerade utanordnaren inte uppfyller sin skyldighet att rapportera om förvaltningen av de underdelegerade medlen, ska han/hon ta fullt ansvar för denna brutna överenskommelse och den delegerade utanordnaren ska klart ange detta i sin förklaring.

3.4 Budgetgenomförande av verksamheter med delad eller decentraliserad förvaltning

Även om ovanstående nyckelprinciper om förbehåll berör budgetaspekter, står det klart att den del av budgeten som behandlar delad förvaltning och/eller decentraliserade förvaltningsfunktioner berättigar till särskild uppmärksamhet för att belysa de särskilda kontroll- och riskfrågor som uppstår när ansvarsområden delas mellan kommissionen och tredje part.

För verksamheter som genomförs under delad eller decentraliserad förvaltning [11], kräver stadgan för delegerade utanordnare att årsrapporten ska innehålla en beskrivning av de åtgärder som den delegerade utanordnaren vidtagit för att

[11] Det bör noteras att budgetstöd när det gäller yttre bistånd är en form av centraliserad förvaltning.

- avgöra i vilken omfattning de mottagande staterna har infört adekvata förvaltnings- och kontrollsystem, och i vilken omfattning dessa system ger en tillfredsställande garanti när det gäller den bakomliggande verksamhetens korrekthet enligt gällande lagstiftning,

- kontrollera riktigheten på de uppgivna beloppen,

- genomföra ekonomiska korrigeringar där mottagande stats kontrollförfaranden har visat sig vara inadekvata.

Från användarens perspektiv är det viktigt att kontroll- och riskmiljöns karaktär förmedlas klart i texten i huvudrapporten för att de helt ska förstå sammanhanget och eventuella förbehåll från generaldirektören. Den särskilda oro som revisionsrätten uttryckt när det gäller årsrapporterna och förklaringarna för 2001 gällde oförenligheter och otydligheter beträffande behovet av att ta upp delade och decentraliserade förvaltningsfrågor. Revisionsrätten ansåg att det inte alltid stod klart vad förklaringen täckte när det gällde ansvar och angav vissa avdelningar med delade förvaltningsfunktioner, där förklaringen föreföll omfatta hela budgeten, medan själva årsrapporten huvudsakligen var koncentrerad till frågor som mer direkt låg under revisionsrättens kontroll.

Generaldirektörerna ska i årsrapportens huvuddel utveckla och klargöra karaktären på detta ansvar och se till att förklaringen inte innehåller några otydligheter. För att uppnå detta ska generaldirektörerna i själva rapporten ange följande:

- Karaktären och omfattningen (penningbelopp) av verksamheter som omfattas av delad förvaltning och/eller decentraliserade förvaltningsfunktioner.

- Grunden för att etablera ramverket för kontroller och ansvarsfördelningen, det vill säga kortfattat redogöra för beslutsförfarandet, inklusive den rättsliga grund, som kommissionen och tredje part använt när man inrättade ramverket.

- En sammanfattning av de viktigaste ansvarsområdena och de uppgifter som både kommissionen och berörda tredje parter genomfört.

- En sammanfattning av de detaljer i ramverket för kontroll som måste iakttas av tredje part, och den övervakning som kommissionen fastställt.

När generaldirektörerna gör förbehåll ska de tillämpa kraven enligt punkt 2.4 ovan, det vill säga framlägga orsaken, kvantifiera omfattningen, uppskatta effekten och kortfattat beskriva de korrigerande åtgärder som redan vidtagits eller som är planerade. För att försäkra sig om att användaren fullständigt förstår förbehållet ska generaldirektören dessutom

- ange var det operativa ansvaret för svagheten ligger, endera på generaldirektörens avdelning, medlemsstaterna eller länder utanför gemenskapen (eller en kombination av detta);

- för den brist som identifierats, lämna information om berörda fastställda penningbelopp, särskilt de utgifter som är ett resultat av brister i kontroll och som ännu inte har varit föremål för ett beslut av kommissionen om uteslutande av finansiering, men som kommer att föreslås för ett sådant beslut;

- redovisa de belopp som betalats under åren för att ange den summa för vilken det kan råda osäkerhet om de bakomliggande transaktionernas korrekthet och laglighet i de fall där gemenskapsmedel har börjat utbetalas, fastän medlemsstaterna och länderna utanför gemenskapen ännu inte har infört ett ramverk för kontroll av förvaltningen av gemenskapsmedel eller, där ett sådant ramverk finns, men ännu inte granskats av generaldirektörens avdelning. Denna redovisning motsvarar systematiskt ett förbehåll;

- göra en uppskattning av de belopp som inte omfattas av förklaringen om de bakomliggande transaktionernas laglighet och korrekthet i de fall där generaldirektörens avdelning har sett över ramverket för kontroll, men övervakning inte har skett fullt ut eller där eventuell ekonomisk uteslutning ännu inte har bedömts. Det kräver även ett förbehåll;

- bedöma samstämmigheten mot bakgrund av förbehållens omfattning och räckvidd, mellan dessa förbehåll och garantierna i förklaringen.

bilaga 1: Ordalydelsen på förklaringen på engelska, franska och svenska

I, the undersigned,

Director-General of Head of Service of

In my capacity as authorising officer by delegation

Declare that the information contained in this report gives a true and fair view [12].

[12] True and fair in this context means a reliable, complete and correct view on the state of affairs in the service

State that I have reasonable assurance that the resources assigned to the activities described in this report have been used for their intended purpose and in accordance with the principles of sound financial management, and that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the legality and regularity of the underlying transactions.

This reasonable assurance is based on my own judgement and on the information at my disposal, such as the results of the self-assessment, ex post controls, the work of the internal audit capability, the observations of the Internal Audit Service2 and Financial Control2 and the lessons learnt from the reports of the Court of Auditors2 for years prior to the year of this declaration.

Confirm that I am not aware of anything not reported here which could harm the interests of the institution.

However the following reservations should be noted:

[where appropriate

the authorising officer by delegation could, by way of reservations, note any particular risks which may have been run in using appropriations, or report any malfunctions; in this case an indication should be given of remedial measures taken or planned by the authorising officer by delegation].

Place ................., date .................

.........(signature)

Modèle de déclaration de l'ordonnateur délégué couvrant le rapport d'activité annuel à partir de 2002

Je soussigné

Directeur général de Chef de Service de

en ma qualité d'ordonnateur délégué

Déclare par la présente que les informations contenues dans le présent rapport sont sincères et véritables [13].

[13] Sincère et véritable dans ce contexte signifie une vue fiable, complète et correcte de l'état des affaires dans le service.

Affirme avoir une assurance raisonnable que les ressources allouées aux activités décrites dans le présent rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément au principe de bonne gestion financière et que les procédures de contrôle mises en place donnent les garanties nécessaires quant à la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.

Cette assurance raisonnable se fonde sur mon propre jugement et sur les éléments d'information à ma disposition, comme, par exemple, les résultats de l'auto-évaluation, des contrôles ex post, des travaux de "l'internal audit capability", des observations du Service d'audit interne et du Contrôle financier, ainsi que des enseignements retirés des rapports de la Cour des comptes relatifs aux exercices antérieurs à celui de cette déclaration

Confirme en outre n'avoir connaissance d'aucun fait non signalé pouvant nuire aux intérêts de l'institution.

Toutefois les réservations suivantes doivent être relevées :

[le cas échéant.

L'ordonnateur délégué pourra au titre des réservations relever notamment les risques particuliers auxquels l'exécution de ses crédits auront été exposés, ou relever des dysfonctionnements; dans ce cas, elles doivent être accompagnées de l'indication des mesures prises ou envisagées par l'ordonnateur délégué pour y remédier].

Fait à ................., le .........(signature)

Icke officiell översättning:

Jag, undertecknad,

Generaldirektör för Avdelningschef för

I min egenskap av delegerad utanordnare

försäkrar att informationen i denna rapport ger en rättvisande bild [14].

[14] Rättvisande bild betyder i detta sammanhang en tillförlitlig, fullständig och korrekt bild av situationen ¨på avdelningen.

Jag intygar att jag har rimliga garantier för att de medel som anslagits för den verksamhet som beskrivs i denna rapport har använts för det syfte de var avsedda för och i enlighet med principerna för sund finansiell förvaltning, samt att de kontroller som gjorts ger nödvändiga garantier för att de bakomliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

Dessa rimliga garantier grundas på min egen bedömning och den information jag har till mitt förfogande, t.ex. resultatet av egenbedömning, efterhandskontroller, den interna revisionsfunktionens arbete, Internrevisionstjänstens och ekonomistyrningens iakttagelser och den lärdom som dragits av revisionsrättens rapporter för de år som föregår det år som denna förklaring gäller.

Jag bekräftar att jag inte känner till något som inte är rapporterat här, som skulle kunna skada institutionens intressen.

Dock ska följande förbehåll noteras:

[Vid behov

kan den delegerade utanordnaren, genom förbehåll, notera särskilda risker som kan ha funnits vid användningen av anslag, eller rapportera om funktionsstörningar. I sådant fall ska en indikation lämnas om de åtgärder som vidtagits eller planerats av den delegerade utanordnaren för att avhjälpa störningen].

Ort ................. datum

.........(namnteckning)

bilaga 2: terminologi

För att undvika missförstånd i samband med revisionsrättens revisionsförklaring föreslås det att förklaringen ska anges som "förklaring från delegerad utanordnare".

Laglighet syftar på frågan om uppfyllelse av gällande bestämmelser. Korrekthet betyder iakttagande av interna förfaranden, riktlinjer och uppförandekodex. Principen om sund ekonomisk förvaltning överensstämmer med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Enligt definitionen i den nya budgetförordningen kräver principen om sparsamhet att de medel som institutionen använder för att genomföra sin verksamhet ska göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad, principen om effektivitet avser förhållandet mellan de medel som används och de resultat som uppnås, och principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås med användning av tillgängliga medel.

Egenbedömningen återspeglar, så som förvaltningen av generaldirektoratet anser, nivån på internkontrollsystemens uppfyllelse av de bestämmelser som finns under den berörda perioden. Dessutom ger den möjlighet att identifiera svagheter i de interna kontrollsystemen med hänsyn till egenskaperna hos generaldirektoratets transaktioner och omgivning. Slutligen ger en förvaltningsbedömning möjlighet till identifikation av större riskområden för generaldirektoratets/avdelningens goda funktion

Internrevisionen definieras som den avdelning eller enhet som står för oberoende, objektiva försäkringar och konsulttjänster för att tillföra värde till en organisations verksamhet och förbättra den. Internrevisionsverksamheten hjälper en organisation att uppnå sina mål genom att erbjuda en systematisk, disciplinerad metod för att utvärdera och förbättra effektiviteten hos riskhanterings-, kontroll- och styrningsprocesser.