EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA REKOMMENDATION

av följande skäl:

HÄRIGENOM REKOMMENDERAS FÖLJANDE.

1.   TERMER

I denna rekommendation avses med små och medelstora företag betydelsen enligt definitionen i kommissionens rekommendation 2003/361/EG (8) och med mellanleverantör ett företag som är större än ett litet eller medelstort företag men som inte är huvudleverantör i ett kontrakt om leverans av sammansatta försvarssystem.

I hela denna rekommendation avses med upphandlande myndigheter både upphandlande myndigheter enligt definitionen i artikel 2.1 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (9) och upphandlande enheter enligt definitionen i artikel 4 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/25/EU (10). De rekommendationer som riktas till upphandlande myndigheter eller enheter avser kontrakt som tilldelas på försvars- och säkerhetsområdet i enlighet med artikel 2 i direktiv 2009/81/EG.

2.   OFFENTLIG UPPHANDLING

2.1   Långsiktiga planer och prioriteringar

Alltid när det är möjligt och lämpligt bör medlemsstaterna i ett tidigt skede informera om sina framtida långsiktiga planer om försvarsmateriel (krav och prioriteringar vad gäller kapacitet och forskning och teknik). Detta kan ske genom att planeringsdokument offentliggörs, riktade presentationer organiseras för företag (huvudleverantörer, små och medelstora företag och mellanleverantörer) från olika medlemsstater, information tillhandahålls på ett öppet och icke-diskriminerande sätt till försvarsindustrin, inklusive Aerospace and Defence Industries Association of Europe (ASD), nationella organisationer för försvarsindustrin och andra organisationer för företag i försvars- och säkerhetssektorn (t.ex. kluster), så att relevant information säkert sprids i hela EU. Det är viktigt att noga vaka över att åtgärderna inte leder till någon snedvridning av konkurrensen eller bryter mot principerna om icke-diskriminering och öppenhet.

2.2   Frivilligt offentliggörande och öppenhet

Så långt det är möjligt bör upphandlande myndigheter ta hjälp av metoder som ger tidig publicitet, t.ex. förhandsmeddelanden (11), riktade presentationer av mera konkreta upphandlingsplaner och specifika projekt. Sådana presentationer bör rikta sig till företag (huvudleverantörer, små och medelstora företag och mellanleverantörer) från olika medlemsstater. Den relevanta informationen bör spridas i hela försvarsindustrin, inbegripet till ASD, nationella organisationer för försvarsindustrin och andra organisationer för företag i försvars- och säkerhetssektorn (t.ex. kluster). Parallellt med användning av dessa metoder måste de upphandlande myndigheterna se till att de följer principerna om öppenhet och icke-diskriminering, och de måste klargöra att upphandlingsplanerna fortfarande är just planer.

Upphandlande myndigheter bör sträva efter att ge upphandlingar så bred publicitet som möjligt och gå utöver gällande krav i lagstiftningen. Detta innebär t.ex. att sprida uppgifterna i meddelandet om upphandling så brett som möjligt efter offentliggörandet i supplementet till Europeiska unionens officiella tidning (Tender Electronic Daily – TED) och ge ekonomiska aktörer som är intresserade av framtida upphandlingar en möjlighet att prenumerera på information om meddelanden.

Alltid när det går bör de upphandlande myndigheterna offentliggöra upphandlingar under det tröskelvärde som fastställs i artiklarna 8 och 9 i direktiv 2009/81/EG (12) genom att frivilligt annonsera på relevanta portaler och webbplatser (inte nödvändigtvis i TED) och skicka förfrågningar om information eller förfrågningar om offerter till potentiellt intresserade företag i hela EU. Det är viktigt att noga vaka över att sådana åtgärder inte snedvrider konkurrensen eller bryter mot principerna om icke-diskriminering och öppenhet. De upphandlande myndigheterna bör också använda enkla anbudsförfaranden till att konkurrensutsätta upphandlingar på lägre värden, även om detta inte är ett formellt krav enligt nationella regler.

2.3   Kvalitetsinformation

De upphandlande myndigheterna bör förse marknaden med meningsfulla och exakta kortfattade uppgifter (t.ex. en beskrivning av upphandlingen i meddelanden som offentliggörs i TED). Detta gör det möjligt för företag att sortera och hitta möjligheter, att fatta väl underbyggda beslut om huruvida det lönar sig att lämna ett anbud.

Om det går bör de komplettera informationen med en inofficiell översättning till engelska eller till något av de andra språk som ofta används i försvarsindustrin, antingen på den upphandlande myndighetens webbplats eller för uppladdning i TED.

2.4   Uppdelning i poster

De upphandlande myndigheterna bör överväga möjligheten att dela upp kontrakt i poster. De kan också överväga att dela upp upphandlingen i poster, men bör då kräva att de företag som tilldelas de olika posterna samverkar med den ekonomiska aktör som har kontrakt på samordning av hela projektet (huvudleverantören).

2.5   Beredning och handläggning av förfaranden

När de upphandlande myndigheterna fastställer tidsfrister för mottagande av anbudsansökan och anbud ska de enligt artikel 33 i direktiv 2009/81/EG särskilt ta hänsyn till hur komplex upphandlingen är och hur lång tid som behövs för att utarbeta anbuden, men de får inte frångå de minimitidsfrister som fastställs i den artikeln. Alltid när det går bör de upphandlande myndigheterna tillåta mer tid för att lämna in anbudet än vad som krävs enligt bestämmelserna i den artikeln. En längre tidsperiod kommer att ge näringslivet, särskilt de små och medelstora företagen, mer tid att besluta om huruvida de vill lämna anbud, att utarbeta och lämna in anbudet, och att vidta de åtgärder som behövs för att bilda konsortier eller organisera utkontraktering på underleverantörer.

Elektronisk upphandling, särskilt inlämning av anbud på elektronisk väg, bidrar till att rationalisera förfarandena och minskar byråkratin och de administrativa kostnaderna. Detta kan minska hindren för tillträde till marknaden (kostnader förknippade med inlämning av anbud), särskilt för mindre företag med begränsade administrativa resurser. Alltid om det går, men med hänsyn tagen till upphandlingens innehåll och särskilt till behovet att skydda konfidentiella uppgifter, bör de upphandlande myndigheterna använda elektronisk upphandling.

I meddelandet om upphandling bör de upphandlande myndigheterna konsekvent göra potentiella anbudsgivare uppmärksamma på möjligheten att förlita sig på kapacitet hos andra parter, även underleverantörer (13) eller andra deltagare i samma konsortium eller grupp (14), för att uppfylla lämplighetskriterierna i enlighet med artikel 41.2 och 41.3 samt artikel 42.2 och 42.3 i direktiv 2009/81/EG.

Upphandlande myndigheter bör sträva efter att minska administrativt arbete kopplat till upphandlingsförfarandet. Till exempel bör de så långt det är möjligt undvika att hålla många förhandlingsmöten och endast begära in de uppgifter eller handlingar som krävs för förfarandet i fråga.

2.6   Urval på kvalitetsaspekter

De upphandlande myndigheterna bör se till att urvalskriterierna är proportionerliga och undvika krav som inte är absolut nödvändiga. När det gäller teknisk och yrkesmässig kapacitet bör de välja urvalskriterier som tillåter en bedömning av om anbudsgivaren har behövlig kapacitet för det aktuella kontraktet, inte allmän kapacitet. När det gäller ekonomisk och finansiell ställning bör kravet på minsta årliga omsättning inte vara större än två gånger det uppskattade kontraktsvärdet.

Krav kopplade till försörjningstrygghet och informationssäkerhet som används som icke-obligatoriska uteslutningskriterier, urvalskriterier eller villkor för fullgörande av kontraktet bör också vara proportionerliga och i överensstämmelse med vad den enskilda upphandlingen kräver. När sådana krav används bör man särskilt se till att de begränsas till vad som är nödvändigt för att uppnå det eftersträvade målet, och att de inte i onödan inskränker konkurrensen. I de fall då det krävs ett säkerhetsgodkännande och de upphandlande myndigheterna ställs inför anbudsgivare med säkerhetsgodkännande från en annan medlemsstat bör medlemsstaterna se till att ändamålsenliga och snabba åtgärder vidtas för att, med beaktande av artikel 22 i direktiv 2009/81/EG, bedöma om säkerhetsgodkännandet är likvärdigt med det som utfärdas enligt nationell lag i den upphandlande myndighetens medlemsstat (15). Medlemsstaterna bör se till att deras företag i försvarsindustrin kan uppfylla andra medlemsstaters krav på försörjningstrygghet och informationssäkerhet på ett trovärdigt sätt.

Artikel 38 i direktiv 2009/81/EG föreskriver att kontrollen av anbudsgivarnas lämplighet ska ske enligt de kriterier och med hjälp av de bevis som den upphandlande myndigheten fastställt i enlighet med direktivet. Sådana bevis kan vara intyg. De upphandlande myndigheterna behöver dock inte begära in intyg och andra former av styrkande handlingar samtidigt med anbudet. För att göra det lättare att delta i anbudsförfaranden bör de upphandlande myndigheterna överväga att när anbudet lämnas in godta egendeklarationer som preliminära bevis för följande:

—	Anbudsgivarens personliga ställning (artikel 39 i direktiv 2009/81/EG).

—	Anbudsgivarens lämplighet att utöva yrkesverksamheten (artikel 40 i direktiv 2009/81/EG).

—	Anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet (artiklarna 41–44 i direktiv 2009/81/EG).

De riktiga bevisen och intygen begärs då först in i tilldelningsskedet, dvs. innan kontraktet undertecknas, men efter utvärdering och val av uppdragstagare. I detta sammanhang bör medlemsstaterna överväga att tillåta de ekonomiska aktörerna att lämna in eller återanvända en egendeklaration via standardiserade egendeklarationer (se det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet i den allmänna lagstiftningen om offentlig upphandling, artikel 59 i direktiv 2014/24/EU), om nödvändigt kompletterad med uppgifter som inte omfattas av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet.

Inget hindrar de upphandlande myndigheterna från att begära in ytterligare uppgifter, även vissa eller alla av de styrkande handlingarna, om det uppstår tvivel i något skede av förfarandet, så att förfarandet säkert genomförs riktigt. Detta behövs kanske särskilt om den upphandlande myndigheten beslutar att begränsa antalet anbudsgivare eller gå in i en förhandling eller dialog (artikel 38.3 i direktiv 2009/81/EG). När en sådan begäran om uppgifter eller styrkande handlingar görs bör de upphandlande myndigheterna alltid se till att principen om icke-diskriminering följs.

De upphandlande myndigheterna bör inte kräva att anbudsgivare lämnar in styrkande handlingar som de redan har eller som de lätt kan hämta gratis från en nationell databas i någon av medlemsstaterna.

Alltid när det är möjligt bör de upphandlande myndigheterna medge anbudsgivare som ännu inte har säkerhetsgodkännande (om sådant krävs) extra tid för att skaffa sig det (artikel 42.1 j tredje stycket i direktiv 2009/81/EG). Rent allmänt bör de upphandlande myndigheterna alltid se till att de kan be ekonomiska aktörer att tillhandahålla handlingar och intyg gällande uteslutnings- och urvalskriterierna om något saknas eller att förtydliga handlingarna och intygen om något är oklart (artikel 45 i direktiv 2009/81/EG).

Medlemsstaterna bör göra det lätt att använda handlingar och intyg över gränserna. De bör i synnerhet se till att information om intyg och andra former av styrkande handlingar för anbudsförfaranden enligt direktiv 2009/81/EG förs in i e-Certis (16) och uppdateras regelbundet. Vid förfaranden enligt direktiv 2009/81/EG bör de upphandlande myndigheterna använda databasen e-Certis.

2.7   Utbildning och kapacitetsuppbyggnad

Medlemsstaterna bör anordna utbildning för tjänstemän som arbetar med offentlig upphandling, erbjuda möjligheter att utbyta erfarenheter och tillhandahålla handledningar. De bör tillhandahålla utbildning särskilt ägnad att belysa de små och medelstora företagens situation och typiska begränsningar (finansiella flöden, mänskliga resurser, immateriella rättigheter etc.).

Medlemsstaterna bör också anordna utbildningar och ta fram informationsmaterial för varuleverantörer, tjänsteleverantörer och underleverantörer. Materialet bör vara allmänt tillgängligt (eller åtminstone tillgängligt för alla företag som är intresserade av försvarsupphandlingar). Detta kan särskilt gynna de små och medelstora företagen och mellanleverantörer.

3.   INDUSTRIPOLITIK

3.1   Finansiering

Medlemsstaternas lokala och regionala förvaltningsmyndigheter bör stödja små och medelstora företag och mellanleverantörer som är eller skulle kunna vara verksamma i försvarsleveranskedjorna. Medlemsstaterna kan göra förvaltningsmyndigheterna och potentiella stödmottagare (t.ex. små och medelstora företag, mellanleverantörer, forskningsinstitut eller universitet) mer medvetna om hur man kan använda de europeiska struktur- och investeringsfonderna på försvarsområdet. De är välkomna att använda den särskilda vägledning som Europeiska kommissionen håller på att utarbeta i detta avseende (17).

Medlemsstaterna bör överväga att ge de små och mellanstora företagen och mellanleverantörerna i försvarsindustrin tillgång till befintliga nationella finansieringsinstrument, om de inte redan har det.

Medlemsstaterna bör överväga andra typer av eventuellt stöd för små och medelstora företag, t.ex. riktade statliga garantier för små och medelstora företag och mellanleverantörer som deltar i gränsöverskridande europeiska och innovativa försvarsprojekt. Garantierna kan helt eller delvis täcka affärsrisken för mindre företag som deltar i sådana projekt eller för banker som finansierar dem (18).

Medlemsstaterna bör ge de små och medelstora företagen information och råd om finansieringsmöjligheter på nationell och europeisk nivå via forum, plattformar och andra verktyg i försvarssektorn eller i andra ekonomiska sektorer.

Medlemsstaterna uppmanas att föreslå smarta investeringsprojekt för framtida provnings- och utvärderingskrav. Detta bör ge de små och medelstora företagen och mellanleverantörerna tillträde till provnings- och utvärderingsanläggningar och därmed hjälpa dem att certifiera sina produkter och bidra till det europeiska försvarets kvalificerings- och certifieringsarbete.

3.2   Databaser

Varje medlemsstat bör göra en inventering av sin försvarsindustriella bas och stödja spridning av information om industrins kapacitet. Detta kan exempelvis göras genom att man skapar nya databaser eller lägger in uppgifter i befintliga baser hos nationella organisationer för försvarsindustrin.

Medlemsstaterna uppmanas att stödja åtgärder för att förbättra befintliga databaser och projekt om försvarsrelaterade företag, deras förmåga och tillgängliga finansieringssystem och finansieringsmöjligheter. Detta bör särskilt leda till sammankoppling av befintliga nationella databaser, av register hos de nationella organisationerna för försvarsindustrin och andra relevanta befintliga källor (t.ex. förteckningar över deltagare i försvarsrelaterade kluster). Sådana verktyg kan också innehålla information om företagens tekniska förmåga. I ett senare skede kan sådana databaser hjälpa de små och medelstora företagen och mellanleverantörer att koppla sina verksamhetsbeskrivningar till medlemsstaternas information om framtida program eller offentliggjorda meddelanden om upphandling. På så vis kan huvudleverantörer snabbt koppla ett litet eller mellanstort företags verksamhet till en viss typ av projekt eller en affärsmöjlighet.

3.3   Klusterbildning

Medlemsstaterna bör stödja konkurrenskraftig och regional spetskompetent klusterbildning på försvarsområdet och uppmuntra samarbete mellan regioner och medlemsstater. Man bör uppmuntra andra särskilda samarbetsformer i kluster genom att stötta aktivt deltagande från teknologicenter och vetenskapsparker, levande laboratorier, finansiärer eller projektgrupperingar, för att främja tekniskt tvärsektoriellt samarbete och tillväxt för små och medelstora företag i försvarsindustrin.

Medlemsstaterna bör uppmuntra inhemska kluster att engagera sig i europeiska strategiska klusterpartnerskap (19) som stöds av EU:s program för företagens konkurrenskraft och små och medelstora företag (Cosme). Målsättningen för sådana partnerskap är dubbel, nämligen att hjälpa företagen in på marknader utanför EU, och att främja smarta specialiseringsinvesteringar i EU. Medlemsstaterna bör också uppmuntra kluster att delta i samarbete inom EU via ansökningsomgångar inom programmet Horisont 2020 (20).

Medlemsstaterna uppmanas att inrikta sig på försvarssektorn när de utvecklar och genomför politik och åtgärder till stöd för (regionala) kluster. För detta ändamål kan de använda sig av befintliga verktyg och nätverk på EU-nivå, t.ex. europeiska nätverket av regioner med försvarsanknytning (21). De bör också ge bred publicitet åt den europeiska plattformen för klustersamarbete (22) som kontaktfrämjande verktyg mellan sina kluster och över 500 klusterorganisationer, och därmed möjligheter till samarbete inom och utöver EU för sina små och medelstora företag.

3.4   Innovation, forsking och teknik

Medlemsstaterna uppmanas att ge särskilt stöd till små och medelstora företag med innovativa koncept och teknik som kan tillämpas inom försvaret. Dessutom bör särskilda nätverk av nationella kontaktpunkter tillhandahålla information om reglerna för deltagande i forskningsprojekt och tilldelning av forskningsbidrag. De bör också anordna evenemang för kontakt- och tjänsteförmedling.

Medlemsstaterna bör sträva efter att utforma forskningsprojekt som passar för små och medelstora företag. Vidare bör deras försvarsforskningsinstitut undersöka i vilken mån det är möjligt att involvera små och medelstora företag i projekten.

Medlemsstaterna bör se till att information om förvaltning av immateriella rättigheter finns tillgänglig inom myndigheter verksamma med försvarsupphandlingar (t.ex. genom kontaktuppgifter till lämpliga institutioner eller broschyrer på plats i myndigheternas lokaler).

Medlemsstaterna bör stödja öppen referensarkitektur för modulära försvarssystem, vilket innebär att små och medelstora företag kan konstruera och sälja delsystem och komponenter på ett självständigt och konkurrenskraftigt sätt.

3.5   Kompetens

Medlemsstaterna bör ha en god överblick över vilken kompetens som behövs i den nationella försvarsindustrin.

Medlemsstaterna bör dra nytta av den nyligen antagna nya kompetensagendan för Europa och de möjligheter den ger att åtgärda brister på EU-nivå samt på nationell och regional nivå (23).

Medlemsstaterna bör uppmuntra samarbete mellan industrin, utbildningsinstitutioner och andra relevanta organisationer och eftersträva samordnade åtgärder för att anpassa utbudet till efterfrågan bättre och främja användningen av EU-verktyg och EU-instrument för att uppnå målen. Medlemsstaterna bör överväga att använda de europeiska struktur- och investeringsfonderna (24), särskilt Europeiska socialfonden (25), för att komma till rätta med kompetensbrister.

3.6   Små och medelstora företags kapacitet

Medlemsstaterna bör sprida information om gränsöverskridande framgångar för att uppmuntra små och medelstora företag och underleverantörer att lägga anbud över gränserna. De bör också stödja anordnandet av gränsöverskridande leverantörskonferenser (B2B-arrangemang och träffar med huvudleverantörer) för att ge de små och medelstora företagen bättre förståelse för huvudleverantörernas krav, arbetssätt och för vilken industriell kompetens de efterfrågar samt tillhandahålla plattformar och möjligheter till gränsöverskridande kontakter mellan små och medelstora företag.

Detta kan exempelvis göras genom att man ger bidrag till arrangörerna i proportion till framgång i form av antal deltagande små och medelstora företag och nystartade företag. Bidragen kan gå till olika försvarssektorer på ett balanserat sätt. Detta skulle kunna hjälpa små och medelstora företag att delta i internationella B2B-arrangemang, tjänsteresor utomlands och andra internationella evenemang.

Medlemsstaterna bör också använda befintliga verktyg på EU-nivå mer systematiskt för att stödja de små och medelstora företagens gränsöverskridande verksamhet, särskilt riktad tjänsteförmedling, exempelvis via Enterprise Europe Network (26).