26.7.2016   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 200/1

EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING (EU) 2016/1191

av den 6 juli 2016

om främjande av medborgares fria rörlighet genom förenkling av kraven på framläggande av vissa officiella handlingar i Europeiska unionen och om ändring av förordning (EU) nr 1024/2012

EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 21.2,

med beaktande av Europeiska kommissionens förslag,

efter översändande av utkastet till lagstiftningsakt till de nationella parlamenten,

med beaktande av Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs yttrande (1),

i enlighet med det ordinarie lagstiftningsförfarandet (2), och

av följande skäl:

(1)

Unionen har satt som mål att upprätthålla och utveckla ett område med frihet, säkerhet och rättvisa utan inre gränser, där personers fria rörlighet är säkerställd. För att säkerställa att officiella handlingar fritt kan cirkulera inom unionen och därigenom främja den fria rörligheten för unionsmedborgare bör unionen anta konkreta åtgärder för att förenkla de befintliga administrativa kraven i samband med framläggande i en medlemsstat av vissa officiella handlingar som utfärdats av myndigheterna i en annan medlemsstat.

(2)

Alla medlemsstater är avtalsslutande parter i Haagkonventionen av den 5 oktober 1961 om slopande av kravet på legalisering av utländska allmänna handlingar (nedan kallad Apostillkonventionen) genom vilken ett system med förenklad cirkulation för officiella handlingar som utfärdats av andra avtalsslutande stater i konventionen infördes.

(3)

I enlighet med principen om ömsesidigt förtroende och för att främja den fria rörligheten för personer inom unionen bör det i denna förordning föreskrivas ett system med ytterligare förenkling av administrativa förfaranden för vissa officiella handlingars cirkulation och bestyrkta kopior av sådana när dessa officiella handlingar och bestyrkta kopior av dem utfärdas av en medlemsstats myndighet för framläggande i en annan medlemsstat.

(4)

Det system som föreskrivs i denna förordning bör inte påverka personers möjlighet att, om de så önskar, fortsätta att dra nytta av andra system som undantar officiella handlingar från krav på legalisering eller liknande förfaranden och som är tillämpliga mellan medlemsstaterna. Denna förordning bör framför allt ses som ett separat och oberoende instrument i förhållande till Apostillkonventionen.

(5)

Samexistens mellan det system som föreskrivs i denna förordning och andra system som är tillämpliga mellan medlemsstaterna bör garanteras. Vad gäller Apostillkonventionen bör denna förordning emellertid inte hindra medlemsstater från att utfärda en apostill om en person väljer att begära en sådan, även om det inte bör vara möjligt för medlemsstaternas myndigheter att kräva en apostill när en person förelägger dem en officiell handling som omfattas av denna förordning och som är utfärdad i en annan medlemsstat. Vidare bör denna förordning inte hindra en person från att fortsätta att i en medlemsstat använda en apostill som utfärdats i en annan medlemsstat. Detta innebär att Apostillkonventionen fortfarande skulle kunna användas, på en persons begäran, i förbindelser mellan medlemsstater. Om en person begär en apostill på en officiell handling som omfattas av denna förordning, bör de utfärdande nationella myndigheterna använda lämpliga medel för att informera personen om att det enligt det system som fastställs i denna förordning inte längre krävs någon apostill om personen avser lägga fram handlingen i en annan medlemsstat. Medlemsstaterna bör under alla omständigheter göra denna information tillgänglig via något lämpligt medel.

(6)

Denna förordning bör omfatta officiella handlingar utfärdade av myndigheterna i en medlemsstat i enlighet med dess nationella lagstiftning vilkas främsta syfte är att fastställa ett av följande förhållanden: födelse, att en person är i livet, dödsfall, namn, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd), skilsmässa, hemskillnad eller annullering av äktenskap, registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), upplösning av registrerat partnerskap, hemskillnad eller annullering av registrerat partnerskap, föräldraskap, adoption, hemvist och/eller bostadsort eller medborgarskap. Denna förordning bör också omfatta officiella handlingar som utfärdats för en person i den medlemsstat där den personen är medborgare för att bekräfta att denna person inte förekommer i kriminalregister. Denna förordning bör dessutom omfatta officiella handlingar som kan krävas av unionsmedborgare som är bosatta i en medlemsstat där de inte är medborgare när de i enlighet med relevant unionslagstiftning vill rösta och/eller kandidera i val till Europaparlamentet eller kommunala val i den medlemsstat där de är bosatta.

(7)

Genom denna förordning bör medlemsstaterna inte åläggas att utfärda officiella handlingar som inte förekommer i deras nationella rätt.

(8)

Denna förordning bör också tillämpas på bestyrkta kopior av officiella handlingar som utfärdats av en behörig myndighet i den medlemsstat där den ursprungliga officiella handlingen utfärdades. Denna förordning bör dock inte omfatta kopior av bestyrkta kopior.

(9)

Denna förordning bör även omfatta elektroniska versioner av officiella handlingar och flerspråkiga standardformulär som är lämpade för elektroniskt utbyte. Medlemsstaterna bör dock i enlighet med nationell rätt fatta beslut om huruvida och enligt vilka villkor officiella handlingar och flerspråkiga standardformulär i elektroniskt format kan läggas fram.

(10)

Denna förordning bör inte tillämpas på pass eller identitetskort som utfärdats i en medlemsstat eftersom sådana handlingar inte är föremål för legalisering eller liknande förfaranden när de läggs fram i en annan medlemsstat.

(11)

Denna förordning, och framför allt den mekanism för administrativt samarbete som fastställs i den, bör inte tillämpas på folkbokföringshandlingar som utfärdats på grundval av relevanta konventioner från Internationella civilståndskommissionen.

(12)

Officiella handlingar som avser en namnändring bör också anses vara officiella handlingar vars främsta syfte är att fastställa en enskild persons namn.

(13)

Begreppet civilstånd bör tolkas som en hänvisning till en enskild persons status som gift, separerad eller ogift, inbegripet som ensamstående, skild eller änkling/änka.

(14)

Begreppet föräldraskap bör tolkas som rättsförhållandet mellan ett barn och barnets föräldrar.

(15)

Vid tillämpningen av denna förordning bör begreppen hemvist, bostadsort och medborgarskap tolkas i enlighet med nationell rätt.

(16)

Begreppet kriminalregister bör tolkas som att det avser det eller de nationella register för domar som avkunnats enligt nationell rätt. Dom bör tolkas som ett lagakraftvunnet avgörande av en brottmålsdomstol mot en fysisk person med avseende på en brottslig gärning om detta avgörande införs i den dömande medlemsstatens kriminalregister.

(17)

Förenkling av kraven för framläggande i en medlemsstat av officiella handlingar som utfärdats i en annan medlemsstat bör ge konkreta fördelar för unionsmedborgare. Eftersom handlingar som utfärdas av privatpersoner har en annan rättslig karaktär bör dessa undantas från denna förordnings tillämpningsområde. Officiella handlingar som utfärdats av myndigheter i tredjeländer bör inte heller omfattas av denna förordnings tillämpningsområde, inbegripet när de redan har godtagits som äkta av myndigheterna i en medlemsstat. Uteslutningen av officiella handlingar som utfärdats av myndigheter i tredjeländer bör utvidgas till att omfatta bestyrkta kopior gjorda av myndigheterna i en medlemsstat av officiella handlingar som utfärdats av myndigheterna i ett tredjeland.

(18)

Syftet med denna förordning är inte att ändra medlemsstaternas materiella rätt när det gäller födelse, att en person är i livet, dödsfall, namn, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd), skilsmässa, hemskillnad eller annullering av äktenskap, registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), upplösning av registrerat partnerskap, hemskillnad eller annullering av registrerat partnerskap, föräldraskap, adoption, hemvist och/eller bostadsort, medborgarskap, avsaknad av noteringar i kriminalregister eller sådana officiella handlingar som en medlemsstat kan kräva av en kandidat i val till Europaparlamentet eller kommunala val eller av en väljare i sådana val, om denna är medborgare i den medlemsstaten. Denna förordning bör inte heller påverka erkännande i en medlemsstat av rättsverkan avseende innehållet i en officiell handling som utfärdats i en annan medlemsstat.

(19)

För att främja den fria rörligheten för unionsmedborgare bör officiella handlingar som omfattas av denna förordning och bestyrkta kopior av dessa undantas från alla former av legalisering och liknande förfaranden.

(20)

Även övriga förfaranden, nämligen kravet på att i varje instans tillhandahålla bestyrkta kopior och översättningar av officiella handlingar, bör förenklas för att ytterligare underlätta officiella handlingars cirkulation mellan medlemsstaterna.

(21)

För att överbrygga språkhinder och därigenom ytterligare underlätta officiella handlingars cirkulation mellan medlemsstaterna bör flerspråkiga standardformulär upprättas på alla unionens institutioners officiella språk för officiella handlingar avseende födelse, att en person är i livet, dödsfall, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd), registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), hemvist och/eller bostadsort samt avsaknad av noteringar i kriminalregister.

(22)

Syftet med de flerspråkiga standardformulären bör vara att underlätta översättningen av de officiella handlingar till vilka de är fogade. Dessa formulär bör således inte cirkuleras som fristående handlingar mellan medlemsstaterna. De bör inte ha samma syfte eller mål som utdrag ur eller ordagranna avskrifter av folkbokföringshandlingar, flerspråkiga utdrag ur folkbokföringshandlingar, flerspråkiga och kodade utdrag ur folkbokföringshandlingar eller flerspråkiga och kodade folkbokföringsintyg som fastställs i Internationella civilståndskommissionens konvention nr 2 om kostnadsfritt utfärdande och undantag från legalisering av utdrag ur folkbokföringshandlingar, nr 16 om utfärdande av flerspråkiga utdrag ur folkbokföringshandlingar och nr 34 om flerspråkiga och kodade utdrag ur folkbokföringshandlingar och flerspråkiga och kodade folkbokföringsintyg.

(23)

De flerspråkiga standardformulär som fastställs genom denna förordning bör avspegla innehållet i de officiella handlingar till vilka de är fogade och i möjligaste mån undanröja behovet av att översätta dessa officiella handlingar. För ett antal officiella handlingar, vilkas innehåll inte nödvändigtvis avspeglas korrekt i ett flerspråkigt formulär, till exempel vissa kategorier av domstolsbeslut, kan ändamålet att avlägsna behovet av översättning inte tillgodoses på rimligt sätt. Medlemsstaterna bör underrätta kommissionen om de officiella handlingar till vilka flerspråkiga standardformulär kan fogas som lämpligt översättningsstöd. Medlemsstaterna bör sträva efter att foga ett flerspråkigt standardformulär till så många officiella handlingar som omfattas av denna förordnings tillämpningsområde som möjligt.

(24)

En person som lägger fram en officiell handling åtföljd av ett flerspråkigt standardformulär bör inte vara skyldig att tillhandahålla en översättning av den officiella handlingen. Den myndighet för vilken den officiella handlingen läggs fram bör dock i sista hand besluta om innehållet i det flerspråkiga standardformuläret är tillräckligt för hanteringen av den officiella handlingen.

(25)

Den myndighet för vilken den officiella handlingen läggs fram får, om det krävs för hanteringen av den officiella handlingen, i undantagsfall begära att den som lägger fram den officiella handlingen också tillhandahåller en översättning eller translitterering av det flerspråkiga standardformulärets innehåll till det officiella språket i dess medlemsstat eller, om medlemsstaten har flera officiella språk, det officiella språk eller ett av de officiella språk på den ort där den officiella handlingen läggs fram och när det språket även är ett av unionens institutioners officiella språk.

(26)

Flerspråkiga standardformulär bör på begäran utfärdas till personer som har rätt att få de offentliga handlingar till vilka de flerspråkiga standardformulären ska fogas. Flerspråkiga standardformulär bör inte få någon rättsverkan avseende erkännande av innehållet i de medlemsstater där de läggs fram.

(27)

Vid ifyllandet av ett flerspråkigt standardformulär som ska bifogas en viss officiell handling bör den myndighet som utfärdar formuläret från förlagan till det flerspråkiga standardformuläret endast kunna välja de landsspecifika uppgiftsrubriker som är relevanta för den berörda officiella handlingen, för att säkerställa att det flerspråkiga standardformuläret endast innehåller den information som finns i den officiella handling till vilken formuläret ska fogas.

(28)

Det bör vara möjligt att integrera den elektroniska versionen av ett flerspråkigt standardformulär från den europeiska e-juridikportalen på en annan plats, som är tillgänglig på nationell nivå, och att utfärda det från den platsen.

(29)

Medlemsstaterna bör ha möjlighet att skapa elektroniska versioner av flerspråkiga standardformulär med användning av annan teknik än den som används i den europeiska e-juridikportalen, förutsatt att de flerspråkiga standardformulär som utfärdas av medlemsstaterna med hjälp av sådan annan teknik innehåller den information som krävs enligt denna förordning.

(30)

Lämpliga skyddsåtgärder bör införas för att förebygga bedrägerier och förfalskning av officiella handlingar och bestyrkta kopior av dessa som rör sig mellan medlemsstaterna.

(31)

För att möjliggöra snabba och säkra gränsöverskridande informationsutbyten och underlätta ömsesidigt bistånd bör det genom denna förordning inrättas en effektiv mekanism för administrativt samarbete mellan de myndigheter som medlemsstaterna utser. Användningen av denna mekanism för administrativt samarbete bör stärka det ömsesidiga förtroendet mellan medlemsstaterna på den inre marknaden och bör baseras på det informationssystem för den inre marknaden (IMI) som inrättas genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1024/2012 (3).

(32)

Förordning (EU) nr 1024/2012 bör därför ändras, så att vissa bestämmelser i den här förordningen läggs till i förteckningen över bestämmelser om administrativt samarbete i unionsakter som genomförs genom IMI i enlighet med bilagan till förordning (EU) nr 1024/2012.

(33)

För att garantera en hög säkerhetsnivå och ett starkt uppgiftsskydd vid tillämpningen av denna förordning och för att förebygga bedrägerier, bör kommissionen se till att IMI sörjer för officiella handlingars säkerhet och tillhandahåller en säker metod för elektronisk överföring av dessa handlingar. Kommissionen bör tillhandahålla ett verktyg i IMI som bestyrker information som utbyts genom systemet, när den hämtas ur systemet. Medlemsstaternas myndigheter som utbyter information rörande officiella handlingar bör dessutom, i enlighet med förordning (EU) nr 1024/2012, vidta nödvändiga åtgärder för att se till att de officiella handlingar och personuppgifter som utväxlas via IMI samlas in, bearbetas och används för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka de ursprungligen inlämnades. I förordning (EU) nr 1024/2012 fastställs dels de bestämmelser som krävs för att sörja för skydd av personuppgifter och en hög säkerhetsnivå och konfidentialitet för informationsutbyte i IMI, dels kommissionens ansvar i detta avseende. I förordning (EU) nr 1024/2012 föreskrivs dessutom att IMI-aktörerna endast ska utbyta och behandla personuppgifter för de ändamål som anges i den unionsrättsakt på vilken utbytet grundas och för de ändamål för vilka de ursprungligen inlämnades.

(34)

Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (4) kommer att reglera den behandling av personuppgifter som genomförs i medlemsstaterna vid tillämpning av denna förordning och under övervakning av offentliga oberoende myndigheter som utses av medlemsstaterna. Utbyte eller överföring av information och handlingar som genomförs av medlemsstaternas myndigheter bör vara förenligt med direktiv 95/46/EG. Vidare bör det specifika syftet med sådant utbyte och sådan överföring vara dessa myndigheters kontroll av officiella handlingars äkthet via IMI, och denna kontroll bör endast utföras inom dessa myndigheters respektive behörighetsområde. Detta bör inte hindra medlemsstaterna från att tillämpa sina lagar och andra författningar om allmänhetens tillgång till officiella handlingar.

(35)

Medlemsstaternas myndigheter bör ömsesidigt bistå varandra för att underlätta tillämpningen av denna förordning, särskilt när det gäller tillämpningen av mekanismen för administrativt samarbete mellan de myndigheter som utsetts av medlemsstaterna, om myndigheterna i en medlemstat för vilken en officiell handling eller en bestyrkt kopia av denna läggs fram hyser rimliga tvivel om den officiella handlingens eller bestyrkta kopians äkthet.

(36)

Om myndigheterna i en medlemsstat för vilken en officiell handling eller dess bestyrkta kopia läggs fram hyser rimligt tvivel om dessa handlingars äkthet, bör de ha möjlighet att kontrollera mallarna för handlingar i IMI:s arkiv och, om tvivlet kvarstår, via IMI lämna in en begäran om information till de relevanta myndigheterna i den medlemsstat där dessa handlingar utfärdades, antingen genom en begäran direkt till den myndighet som utfärdade den officiella handlingen eller framställde den bestyrkta kopian eller genom kontakt med den centrala myndigheten i den medlemsstaten. De myndigheter till vilka begäran riktas bör besvara denna inom kortast möjliga tidsperiod och under alla förhållanden inom fem arbetsdagar eller, om begäran behandlas genom en central myndighet, tio arbetsdagar. Tidsfristen på tio arbetsdagar kan i synnerhet avse fall där de myndigheter som mottar begäran ännu inte är registrerade i IMI. Om dessa tidsfrister inte kan iakttas, bör den myndighet till vilken begäran riktas och den begärande myndigheten komma överens om en förlängning av tidsfristen.

(37)

Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 (5) bör tillämpas vid beräkning av de tidsfrister som föreskrivs i den här förordningen.

(38)

I exceptionella fall kan det vara omöjligt för medlemsstaternas myndigheter att kontrollera en handlings äkthet. Detta bör endast inträffa om kontroll inte är möjlig på grund av sådana omständigheter som att kopior av nationella handlingar fysiskt förstörts eller gått förlorade, exempelvis på grund av att en viss folkbokföringsbyrås eller domstols arkiv förstörts, eller att det saknas register. Det bör därför finnas ett svarsalternativ i IMI som avspeglar denna möjlighet.

(39)

Om svaret från den myndighet till vilken begäran riktas inte bekräftar den officiella handlingens eller dess bestyrkta kopias äkthet eller om inget svar erhålls från den myndigheten, bör inte den begärande myndigheten vara skyldig att behandla den officiella handlingen eller den bestyrkta kopian. Vidare bör i sådana fall den begärande myndigheten eller den person som lade fram den officiella handlingen eller den bestyrkta kopian kunna använda alla till buds stående medel för att bevisa att den officiella handlingen eller dess bestyrkta kopia är äkta. För att säkerställa att denna förordning är effektiv bör situationer där inget svar mottas via IMI utgöra undantagsfall.

(40)

Om det är nödvändigt kan IMI-samordnaren eller de behöriga centrala myndigheterna hjälpa till att finna en lösning på de svårigheter som medlemsstaternas myndigheter kan möta i användningen av IMI, inklusive i fall då inget svar erhålls på en begäran om information eller när det inte är möjligt att enas om en förlängning av svarsfristen.

(41)

Medlemsstaternas myndigheter bör dra nytta av de tillgängliga IMI-funktionerna, bland annat tillhandahållandet av ett flerspråkigt system för kommunikation och användningen av översatta standardfrågor och standardsvar samt ett arkiv med mallar för officiella handlingar som används på den inre marknaden.

(42)

Medlemsstaternas centrala myndigheter bör tillhandahålla stöd i samband med begäran om information och bör framför allt ta emot, överföra, och vid behov besvara en sådan begäran och tillhandahålla de uppgifter som krävs i samband med denna begäran, särskilt i situationer där varken den begärande myndigheten eller den myndighet till vilken begäran riktas är registrerad i IMI.

(43)

Vid tillämpningen av denna förordning bör medlemsstaternas centrala myndigheter kommunicera med varandra och utöva sina uppgifter genom att använda IMI. Kommunikation mellan myndigheter i samma medlemsstat bör ske i enlighet med nationella förfaranden.

(44)

Förhållandet mellan denna förordning och befintlig unionsrätt bör klargöras. I detta avseende bör denna förordning inte påverka tillämpningen av unionsrätt som innehåller bestämmelser om legalisering, liknande förfaranden eller andra förfaranden, såsom rådets förordning (EG) nr 2201/2003 (6). Den här förordningen bör inte heller påverka tillämpningen av unionsrätt om elektroniska signaturer och elektronisk identifiering. Om bestämmelserna i den här förordningen står i strid med en bestämmelse i en annan unionsakt som styr specifika aspekter av förenklingen av kraven för framläggande av officiella handlingar och som förenklar dessa krav ytterligare, såsom Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/36/EG (7), Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG (8) samt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 987/2009 (9), bör bestämmelsen i den andra unionsakten som innebär ytterligare förenkling ha företräde.

(45)

Denna förordning bör inte heller påverka användningen av andra system för administrativt samarbete som upprättas genom unionsrätt och ger möjlighet till informationsutbyte mellan medlemsstaterna inom specifika områden, såsom rådets direktiv 93/109/EG (10) eller förordning (EG) nr 987/2009. Den här förordningen bör tillämpas i synergi med sådana specifika system.

(46)

För att vara förenlig med sina allmänna mål, bör denna förordning, i förhållandet mellan två eller flera medlemsstater, när det gäller frågor där den är tillämplig och i den utsträckning som föreskrivs i förordningen, ha företräde framför bilaterala eller multilaterala avtal eller överenskommelser i vilka medlemsstaterna är part, när dessa rör frågor som omfattas av denna förordning.

(47)

Vidare bör överenskommelser mellan två eller flera medlemsstater kunna bibehållas eller ingås i frågor som inte omfattas av denna förordnings tillämpningsområde, exempelvis officiella handlingars bevisvärde, flerspråkiga standardformulär med rättsverkan och undantag från legalisering av sådana handlingar och undantag från legalisering av officiella handlingar på andra områden än dem som omfattas av denna förordning. Medlemsstaterna bör även kunna bibehålla eller ingå överenskommelser i syfte att ytterligare förenkla cirkulationen mellan medlemsstaterna för officiella handlingar som omfattas av denna förordning.

(48)

Officiella handlingar som utfärdas av myndigheter i tredjeländer omfattas inte av tillämpningsområdet för denna förordning. Dessutom får inte avtal och överenskommelser om legalisering eller liknande förfarande för officiella handlingar som avser ämnen som omfattas av denna förordning och utfärdas av medlemsstaternas eller tredjeländers myndigheter och används i förbindelserna mellan medlemsstaterna och berörda tredjeländer påverka tillämpningen av denna förordning. Denna förordning bör därför inte hindra medlemsstater från att ingå bilaterala eller multilaterala internationella avtal med tredjeländer om legalisering eller liknande förfaranden för officiella handlingar som avser ämnen som omfattas av denna förordning och som utfärdas av medlemsstaternas eller tredjeländers myndigheter för användning i förbindelserna mellan medlemsstaterna och berörda tredjeländer. Medlemsstaterna bör inte heller, i den mån en eller flera medlemsstater är part i eller kan komma att besluta att bli part i sådana avtal och överenskommelser, hindras från att besluta att godta anslutning av nya avtalsslutande parter, särskilt vad gäller rätten att göra och anmäla invändningar mot nya anslutningar i enlighet med artikel 12 andra stycket i Apostillkonventionen, eller att tillämpa, ändra eller besluta om anslutning av nya avtalsslutande parter i 1968 års europeiska konvention om slopande av legalisering av handlingar upprättade av diplomatiska eller konsulära tjänstemän.

(49)

Eftersom flerspråkiga standardformulär enligt denna förordning inte har någon rättsverkan och det inte förekommer någon överlappning med de flerspråkiga standardformulären i Internationella civilståndskommissionens konventioner nr 16, nr 33 och nr 34 eller med levnadsintyg i Internationella civilståndskommissionens konvention nr 27, bör denna förordning inte påverka tillämpningen av dessa konventioner mellan medlemsstater eller mellan en medlemsstat och ett tredjeland.

(50)

En ad hoc-kommitté bestående av företrädare för kommissionen och medlemsstaterna och med en företrädare för kommissionen som ordförande bör inrättas för att vidta nödvändiga åtgärder för att underlätta tillämpningen av denna förordning, särskilt genom att utbyta bästa praxis när det gäller tillämpningen av förordningen mellan medlemsstaterna, förebyggande av bedrägeri rörande officiella handlingar, bestyrkta kopior och auktoriserade översättningar därav, användningen av elektroniska versioner av officiella handlingar, användningen av flerspråkiga standardformulär samt rörande upptäckta förfalskningar.

(51)

För att underlätta tillämpningen av denna förordning bör medlemsstaterna, i syfte att göra informationen tillgänglig för allmänheten genom alla lämpliga medel, särskilt genom den europeiska e-juridikportalen, via IMI förse kommissionen med kontaktuppgifter till sina centrala myndigheter, mallar för de mest använda officiella handlingarna inom ramen för sin nationella rätt eller, om det inte finns någon sådan mall för en handling, information om denna handlings särskilda kännetecken.

(52)

Medlemsstaterna bör också via IMI förmedla anonymiserade versioner av förfalskade handlingar som upptäckts och som kan tjäna som användbara och typiska exempel på möjliga förfalskningar. Utlämnande av sådana förfalskade dokument bör begränsas till förfalskade dokument som det är tillåtet att lämna ut enligt nationell rätt och bör inte påverka medlemsstaternas regler om utlämning av bevismaterial som samlats in under brottmålsförfaranden. Den information som medlemsstaterna förmedlar om förfalskade dokument bör inte offentliggöras.

(53)

För att underlätta tillämpningen av denna förordning bör medlemsstaterna också, för att göra informationen tillgänglig för allmänheten genom den europeiska e-juridikportalen, till kommissionen anmäla vilket eller vilka språk de kan godta för framläggande av officiella handlingar som utfärdas av en annan medlemsstats myndigheter, en vägledande förteckning över officiella handlingar som omfattas av denna förordnings tillämpningsområde, förteckningen över de officiella handlingar till vilka flerspråkiga standardformulär kan bifogas som lämpligt översättningsstöd, förteckningarna över personer som är behöriga att göra auktoriserade översättningar i enlighet med nationell rätt, där sådana förteckningar förekommer, en vägledande förteckning över de typer av myndigheter som enligt nationell rätt är behöriga att göra bestyrkta kopior, information om hur man kan fastställa vad som är auktoriserade översättningar och bestyrkta kopior samt information om bestyrkta kopiors särskilda kännetecken.

(54)

Information om mallarna för de mest använda officiella handlingarna eller dessa handlingars eller bestyrkta kopiors särskilda kännetecken bör göras allmänt tillgänglig endast i den mån sådan information redan är allmänt tillgänglig enligt nationell rätt i den medlemsstat vars myndigheter utfärdat den officiella handlingen eller framställt den bestyrkta kopian. Medlemsstaterna bör för detta ändamål underrätta kommissionen om vilka handlingar som är allmänt tillgängliga enligt deras nationella rätt.Vid tillämpningen av denna förordning bör information om de särskilda kännetecken för en officiell handling eller en bestyrkt kopia som medlemsstaterna bör meddela till kommissionen emellertid inte inbegripa information om särskilda säkerhetsdetaljer som inte är allmänt tillgängliga enligt nationell rätt i den medlemsstat vars myndigheter utfärdat den officiella handlingen eller framställt den bestyrkta kopian.

(55)

En medlemsstats anmälan till kommissionen av vilket eller vilka språk utöver de(t) egna som medlemsstaten kan godta vid framläggande av officiella handlingar som utfärdats av en annan medlemsstats myndigheter bör inte påverka möjligheten för dess myndigheter att, i enlighet med nationell rätt eller där så medges av den berörda medlemsstaten, godta ytterligare språk när en officiell handling som utfärdats av en annan medlemsstats myndigheter läggs fram för dem.

(56)

Denna förordning respekterar de grundläggande rättigheter och följer de principer som erkänns genom Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna, särskilt rätten till respekt för privatlivet och familjelivet, rätten till skydd av personuppgifter, rätten att ingå äktenskap och bilda familj och rörelse- och uppehållsfriheten. Denna förordning bör tillämpas i enlighet med dessa rättigheter och principer.

(57)

Eftersom målen för denna förordning, nämligen att främja unionsmedborgares fria rörlighet genom att förenkla vissa officiella handlingars fria cirkulation inom unionen, inte i tillräcklig utsträckning kan uppnås av medlemsstaterna utan snarare kan uppnås bättre på unionsnivå, kan unionen vidta åtgärder i enlighet med subsidiaritetsprincipen i artikel 5 i fördraget om Europeiska unionen. I enlighet med proportionalitetsprincipen i samma artikel går denna förordning inte utöver vad som är nödvändigt för att uppnå dessa mål.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

SYFTE, TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH DEFINITIONER

Artikel 1

Syfte

1.   I denna förordning fastställs, vad beträffar vissa officiella handlingar utfärdade av myndigheterna i en medlemsstat som ska läggas fram för myndigheterna i en annan medlemsstat, ett system för

a)

undantag från legalisering eller liknande förfaranden och

b)

förenkling av andra förfaranden.

Utan att det påverkar tillämpningen av första stycket ska denna förordning inte hindra en person från att använda andra system som är tillämpliga i en medlemsstat avseende legalisering eller liknande förfaranden.

2.   Genom denna förordning upprättas även flerspråkiga standardformulär som ska användas som ett översättningsstöd och bifogas officiella handlingar gällande födelse, att en person är i livet, dödsfall, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd), registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), hemvist och/eller bostadsort samt avsaknad av noteringar i kriminalregister.

Artikel 2

Tillämpningsområde

1.   Denna förordning är tillämplig på officiella handlingar utfärdade av myndigheterna i en medlemsstat i enlighet med dess nationella rätt vilka ska läggas fram för myndigheterna i en annan medlemsstat och vilkas främsta syfte är att fastställa ett eller flera av följande fakta:

a)

Födelse.

b)

Att en person är i livet.

c)

Dödsfall.

d)

Namn.

e)

Äktenskap, inklusive behörighet att ingå äktenskap och civilstånd.

f)

Skilsmässa, hemskillnad eller annullering av äktenskap.

g)

Registrerat partnerskap, inklusive behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap.

h)

Upplösning av registrerat partnerskap, hemskillnad eller annullering av registrerat partnerskap.

i)

Föräldraskap.

j)

Adoption.

k)

Hemvist och/eller bostadsort.

l)

Medborgarskap.

m)

Avsaknad av noteringar i kriminalregister, under förutsättning att sådana officiella handlingar utfärdas till en unionsmedborgare av myndigheterna i den medlemsstat där han eller hon är medborgare.

2.   Denna förordning gäller även officiella handlingar som kan krävas av unionsmedborgare som är bosatta i en medlemsstat där de inte är medborgare när dessa unionsmedborgare vill rösta eller kandidera i val till Europaparlamentet eller kommunala val i den medlemsstat där de är bosatta, i enlighet med de villkor som anges i direktiv 93/109/EG respektive rådets direktiv 94/80/EG (11).

3.   Denna förordning gäller inte

a)

officiella handlingar utfärdade av myndigheterna i ett tredjeland, eller

b)

bestyrkta kopior av handlingar som avses i led a som gjorts av en myndighet i en medlemsstat.

4.   Denna förordning gäller inte erkännandet i en medlemsstat av rättsverkan när det gäller innehållet i officiella handlingar utfärdade av myndigheterna i en annan medlemsstat.

Artikel 3

Definitioner

I denna förordning avses med

1.    officiella handlingar :

a)

handlingar som härrör från en myndighet eller en tjänsteman tillhörande domstolsväsendet i en medlemsstat, inklusive handlingar som härrör från åklagarväsendet, en domstolstjänsteman eller en stämningsman (huissier de justice),

b)

administrativa handlingar,

c)

notariella handlingar,

d)

officiella intyg anbringade på handlingar som undertecknats av en privatperson, såsom officiella intyg om registreringen av en handling eller dess existens vid ett visst datum samt officiella autentiseringar eller notariell autentisering av namnunderskrift,

e)

handlingar upprättade i tjänsten av diplomatiska eller konsulära tjänstemän i en medlemsstat, oberoende av på vilken stats territorium, när sådana handlingar måste läggas fram inom en annan medlemsstats territorium eller för en annan medlemsstats diplomatiska eller konsulära tjänstemän på en tredjestats territorium,

2.    myndighet : en offentlig myndighet i en medlemsstat eller en enhet som handlar som företrädare för det allmänna och är bemyndigad enligt nationell rätt att utfärda eller motta en officiell handling som omfattas av denna förordning eller en bestyrkt kopia av den,

3.    legalisering : det formella förfarandet för att intyga riktigheten av en namnunderskrift från en person som innehar ett offentligt ämbete, den egenskap vari den som undertecknat handlingen har uppträtt samt, i förekommande fall, äktheten hos det sigill eller den stämpel som åsatts handlingen,

4.    liknande förfaranden : tillägg av det intyg som föreskrivs i Apostillkonventionen,

5.    andra förfaranden : kravet att tillhandahålla bestyrkta kopior och översättningar av officiella handlingar,

6.    central myndighet : den eller de myndigheter som av medlemsstaterna har utsetts i enlighet med artikel 15 för att fullgöra uppgifter som rör tillämpningen av denna förordning,

7.    bestyrkt kopia : en kopia av en officiell originalhandling vilken är undertecknad och intygad vara en korrekt och fullständig återgivning av den officiella originalhandlingen av en för detta genom nationell rätt bemyndigad myndighet i den medlemsstat som ursprungligen utfärdade den officiella handlingen.

KAPITEL II

UNDANTAG FRÅN LEGALISERING OCH LIKNANDE FÖRFARANDEN SAMT FÖRENKLING AV ANDRA FÖRFARANDEN SOM RÖR BESTYRKTA KOPIOR

Artikel 4

Undantag från legalisering och liknande förfaranden

Officiella handlingar som omfattas av denna förordning och bestyrkta kopior av dessa ska undantas från alla former av legalisering och liknande förfaranden.

Artikel 5

Förenkling av andra förfaranden som rör bestyrkta kopior

1.   Om en medlemsstat kräver att originalet av en officiell handling utfärdad av myndigheterna i en annan medlemsstat ska läggas fram, ska myndigheterna i den medlemsstat där den officiella handlingen läggs fram inte dessutom kräva ett framläggande av en bestyrkt kopia av den.

2.   Om en medlemsstat tillåter att en bestyrkt kopia läggs fram ska myndigheterna i medlemsstaten godta en bestyrkt kopia upprättad i en annan medlemsstat.

KAPITEL III

FÖRENKLING AV ANDRA FÖRFARANDEN SOM RÖR ÖVERSÄTTNINGAR OCH FLERSPRÅKIGA STANDARDFORMULÄR

Artikel 6

Förenkling av andra förfaranden som rör översättningar

1.   En översättning ska inte krävas, om

a)

officiella handlingar är avfattade på medlemsstatens officiella språk eller, om medlemsstaten har flera officiella språk, på det officiella språket eller ett av de officiella språken på den ort där den läggs fram eller på något annat språk som medlemsstaten uttryckligen har godtagit, eller

b)

officiella handlingar gällande födelse, att en person är i livet, dödsfall, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd), registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), hemvist och/eller bostadsort samt avsaknad av noteringar i kriminalregister i överensstämmelse med villkoren i denna förordning åtföljs av ett flerspråkigt standardformulär, förutsatt att den myndighet för vilken den officiella handlingen läggs fram anser att den information som finns i det flerspråkiga formuläret är tillräcklig för att behandla handlingen.

2.   En auktoriserad översättning som är gjord av en person som är behörig i enlighet med nationell rätt i en medlemsstat ska godtas i alla medlemsstater.

Artikel 7

Flerspråkiga standardformulär

1.   Officiella handlingar gällande födelse, att en person är i livet, dödsfall, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd), registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), hemvist och/eller bostadsort samt avsaknad av noteringar i kriminalregister, som meddelas av medlemsstaterna i enlighet med artikel 24.1 c ska, på begäran av den person som har rätt att motta den officiella handlingen, åtföljas av ett flerspråkigt standardformulär som upprättats i enlighet med denna förordning.

2.   De flerspråkiga standardformulär som avses i punkt 1 ska utfärdas av en behörig myndighet och ska vara försedda med datum för utfärdandet samt den utfärdande myndighetens underskrift och, i förekommande fall, den utfärdande myndighetens sigill eller stämpel.

Artikel 8

Användning av flerspråkiga standardformulär

1.   De flerspråkiga standardformulär som avses i artikel 7.1 ska bifogas de officiella handlingar som avses i den punkten och ska användas som ett översättningsstöd och ska inte ha någon självständig rättsverkan.

2.   De flerspråkiga standardformulären ska inte bestå av något av följande:

a)

Utdrag ur folkbokföringshandlingar.

b)

Ordagranna avskrifter av folkbokföringshandlingar.

c)

Flerspråkiga utdrag ur folkbokföringshandlingar.

d)

Flerspråkiga och kodade utdrag ur folkbokföringshandlingar.

e)

Flerspråkiga och kodade folkbokföringsintyg.

3.   De flerspråkiga standardformulären får endast användas i en annan medlemsstat än den där de utfärdades.

Artikel 9

Innehåll i flerspråkiga standardformulär

1.   Varje flerspråkigt standardformulär ska innehålla en standardiserad del omfattande följande:

a)

Det flerspråkiga standardformulärets titel.

b)

Den rättsliga grunden för utfärdandet av det flerspråkiga standardformuläret.

c)

Angivande av den medlemsstat där det flerspråkiga standardformuläret utfärdas.

d)

En ruta för ”viktiga upplysningar”.

e)

En ruta för ”anmärkning riktad till den utfärdande myndigheten”.

f)

Ett antal standardiserade uppgiftsrubriker och deras kodnummer.

g)

En ruta för undertecknande.

2.   De standardiserade delar som ska ingå i de flerspråkiga standardformulären gällande födelse, att en person är i livet, dödsfall, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd), registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), hemvist och/eller bostadsort samt avsaknad av noteringar i kriminalregister samt flerspråkiga ordlistor till de standardiserade uppgiftsrubrikerna återfinns i bilagorna I—XI.

3.   Varje flerspråkigt standardformulär ska också i tillämpliga fall innehålla en icke standardiserad del med de landspecifika uppgiftsrubriker som är avsedda att återge innehållet i den officiella handling till vilken det flerspråkiga standardformuläret ska fogas samt kodnumren för dessa uppgiftsrubriker.

4.   De landsspecifika uppgiftsrubriker som avses i punkt 3 i denna artikel ska av medlemsstaterna meddelas kommissionen i enlighet med artikel 24.2.

5.   Varje flerspråkigt standardformulär ska också innehålla en flerspråkig ordlista till såväl de standardiserade uppgiftsrubrikerna som till de landsspecifika uppgiftsrubrikerna på alla unionens institutioners officiella språk.

Artikel 10

Språk för utfärdande av flerspråkiga standardformulär

1.   De flerspråkiga standardformulären ska ifyllas av den utfärdande myndigheten på medlemsstatens officiella språk eller, om medlemsstaten har flera officiella språk, på det officiella språket eller ett av de officiella språken på den ort där det flerspråkiga standardformuläret utfärdas.

2.   Standarddelen och de landsspecifika uppgiftsrubrikerna för de flerspråkiga standardformulären ska finnas på båda följande språk:

a)

Det officiella språket i den medlemsstat i vilket det flerspråkiga standardformuläret utfärdas eller, om medlemsstaten har flera officiella språk, det officiella språk eller ett av de officiella språken på den ort där det flerspråkiga standardformuläret utfärdas, och när det språket även är ett av unionens institutioners officiella språk.

b)

Det officiella språket i den medlemsstat där den officiella handling till vilken det flerspråkiga standardformuläret fogas ska läggas fram eller, om medlemsstaten har flera officiella språk, det officiella språk eller ett av de officiella språken på den ort där den officiella handling till vilken det flerspråkiga standardformuläret fogas ska läggas fram, och när det språket även är ett av unionens institutioners officiella språk.

3.   Den standarddel och de landsspecifika uppgiftsrubriker som utfärdats på de två språk som avses i punkt 2 i denna artikel och den flerspråkiga ordlista som avses i artikel 9.5 ska ingå i ett enda flerspråkigt standardformulär.

Artikel 11

Avgift för att erhålla ett flerspråkigt standardformulär

För att ytterligare underlätta officiella handlingars fria cirkulation inom unionen ska medlemsstaterna säkerställa att avgiften för att erhålla ett flerspråkigt standardformulär inte överstiger produktionskostnaden för det flerspråkiga standardformuläret eller den officiella handling till vilken formuläret fogas, beroende på vilken som är lägst.

Artikel 12

Elektroniska versioner av flerspråkiga standardformulär

Den europeiska e-juridikportalen ska för varje medlemsstat innehålla förlagor till flerspråkiga standardformulär gällande födelse, att en person är i livet, dödsfall, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd) och, om tillämpligt, registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), hemvist och/eller bostadsort samt avsaknad av noteringar i kriminalregister, upprättade i enlighet med denna förordning på alla officiella språk i unionens institutioner, som innehåller följande:

a)

De standardiserade delar som återfinns i bilagorna I–XI.

b)

De landsspecifika uppgiftsrubriker som medlemsstaterna ska meddela kommissionen i enlighet med artikel 24.2.

KAPITEL IV

BEGÄRAN OM INFORMATION OCH ADMINISTRATIVT SAMARBETE

Artikel 13

Informationssystem för den inre marknaden

Det informationssystem för den inre marknaden (IMI) som inrättades genom förordning (EU) nr 1024/2012 ska användas vid tillämpning av artiklarna 14, 16, 22.1 och 22.2 i den här förordningen.

Artikel 14

Begäran om information vid fall av rimligt tvivel

1.   Om myndigheterna i en medlemsstat där en officiell handling eller dess bestyrkta kopia läggs fram hyser rimliga tvivel angående den officiella handlingens eller dess bestyrkta kopias äkthet ska de vidta följande åtgärder för att skingra sina tvivel:

a)

Kontrollera de tillgängliga mallar för handlingar i IMI:s arkiv som avses i artikel 22.

b)

Om tvivel kvarstår, lämna in en begäran om information genom IMI

i)

till den myndighet som utfärdade den officiella handlingen eller, i förekommande fall, den myndighet som framställde den bestyrkta kopian, eller till båda, eller

ii)

till den relevanta centrala myndigheten.

2.   Rimligt tvivel angående den officiella handlingens eller dess bestyrkta kopias äkthet som avses i punkt 1 kan i synnerhet gälla

a)

underskriftens äkthet,

b)

den egenskap vari den som undertecknat handlingen har uppträtt,

c)

sigillets eller stämpelns äkthet,

d)

tecken på att en handling kan ha förfalskats eller ha varit föremål för otillåtna ändringar.

3.   I en begäran om information enligt denna artikel ska det anges på vilka grunder de lämnas in.

4.   Begäran om information enligt denna artikel ska åtföljas av en kopia av den berörda officiella handlingen eller dess bestyrkta kopia, som har översänts elektroniskt genom IMI. Begäran och eventuella svar på dessa ska inte vara föremål för någon skatt, tull eller avgift.

5.   Myndigheterna ska besvara begäran om information enligt denna artikel inom kortast möjliga tidsperiod och under alla omständigheter inom en period som inte får överstiga fem arbetsdagar, eller tio arbetsdagar om begäran behandlas genom den centrala myndigheten.

Om de tidsfrister som avses i första stycket inte kan respekteras, ska i undantagsfall den mottagande myndigheten och den begärande myndigheten enas om en förlängning av tidsfristen.

6.   Om den officiella handlingens eller dess bestyrkta kopias äkthet inte bekräftas, ska den begärande myndigheten inte ha skyldighet att behandla handlingarna.

Artikel 15

Utseende av centrala myndigheter

1.   För tillämpningen av denna förordning ska varje medlemsstat utse minst en central myndighet.

2.   Om en medlemsstat har utsett mer än en central myndighet, ska den utse den centrala myndighet till vilken kommunikation kan ställas för överföring till lämplig myndighet i den medlemsstaten.

Artikel 16

De centrala myndigheternas uppgifter

De centrala myndigheterna ska tillhandahålla stöd i samband med begäran om information enligt artikel 14 och ska i synnerhet

a)

överföra, ta emot och vid behov besvara denna begäran, och

b)

tillhandahålla all information som behövs när det gäller denna begäran.

KAPITEL V

FÖRHÅLLANDE TILL ANDRA UNIONSRÄTTSLIGA BESTÄMMELSER OCH ANDRA INSTRUMENT

Artikel 17

Förhållande till andra unionsrättsliga bestämmelser

1.   Denna förordning ska inte påverka tillämpningen av andra unionsrättsliga bestämmelser om legalisering, liknande förfaranden eller andra förfaranden och ska komplettera dessa bestämmelser.

2.   Denna förordning ska inte påverka tillämpningen av unionsrätt om elektroniska signaturer och elektronisk identifiering.

3.   Denna förordning ska inte påverka användningen av andra unionsrättsliga system för administrativt samarbete som föreskriver informationsutbyte mellan medlemsstaterna inom specifika områden.

Artikel 18

Ändring av förordning (EU) nr 1024/2012

I bilagan till förordning (EU) nr 1024/2012 ska följande punkt läggas till:

”9.

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/1191 av den 6 juli 2016 om främjande av medborgares fria rörlighet genom förenkling av kraven på framläggande av vissa officiella handlingar i Europeiska unionen och om ändring av förordning (EU) nr 1024/2012 (*): Artiklarna 14, 16, 22.1 och 22.2.

Artikel 19

Förhållande till internationella konventioner, avtal och överenskommelser

1.   Denna förordning påverkar inte tillämpningen av internationella konventioner i vilka en eller flera medlemsstater är part när denna förordning antas och som gäller frågor som omfattas av denna förordning.

2.   Trots vad som sägs i punkt 1 ska denna förordning, i förhållande till de frågor den är tillämplig på och i den utsträckning som föreskrivs i den, ha företräde framför andra bestämmelser i bilaterala eller multilaterala avtal eller överenskommelser som ingåtts av medlemsstaterna i förbindelserna mellan de medlemsstater som är parter i dessa.

3.   Denna artikel påverkar inte tillämpningen av bestämmelserna i artikel 1.1 andra stycket.

4.   Denna förordning ska inte hindra medlemsstaterna från att förhandla om, ingå, ansluta sig till, ändra eller tillämpa internationella avtal och överenskommelser med tredjestater när det gäller legalisering eller liknande förfaranden för officiella handlingar avseende ämnen som omfattas av denna förordnings tillämpningsområde, vilka utfärdas av medlemsstaternas eller tredjeländers myndigheter och används i förbindelserna mellan medlemsstaterna och berörda tredjeländer. Denna förordning ska inte hindra medlemsstaterna från att besluta om godtagande av nya avtalsslutande parters anslutning till sådana avtal och överenskommelser i vilka en eller flera medlemsstater är parter eller kan besluta om att bli parter.

KAPITEL VI

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 20

Ändamålsbegränsning

1.   Det enda syftet med medlemsstaternas utbyte och överföring av information och handlingar i enlighet med denna förordning ska vara att behöriga myndigheter ska kunna kontrollera officiella handlingars äkthet via IMI.

2.   Denna förordning påverkar inte tillämpningen av medlemsstaternas lagar och andra författningar om allmänhetens tillgång till officiella handlingar.

Artikel 21

Information om innehållet i denna förordning

Kommissionen och medlemsstaterna ska tillgängliggöra information om innehållet i denna förordning genom lämpliga medel, inbegripet genom den europeiska e-juridikportalen och medlemsstaternas myndigheters webbplatser.

Artikel 22

Information om centrala myndigheter och kontaktuppgifter

1.   Senast den 16 augusti 2018 ska medlemsstaterna genom IMI meddela

a)

vilken eller vilka centrala myndigheter de har utsett enligt artikel 15.1, deras kontaktuppgifter och, i förekommande fall, den myndighet som har utsetts i enlighet med artikel 15.2,

b)

mallarna för de mest använda officiella handlingarna inom ramen för deras nationella rätt eller, om det inte finns någon mall, information om den berörda officiella handlingens särskilda kännetecken, och

c)

anonymiserade versioner av förfalskade handlingar som upptäckts.

2.   Medlemsstaterna ska använda sig av IMI för att meddela eventuella senare ändringar av de uppgifter som avses i punkt 1.

3.   Kommissionen ska med lämpliga medel göra följande allmänt tillgängligt:

a)

Den information som avses i punkt 1 a.

b)

Information som avses i punkt 1 b som är allmänt tillgänglig enligt nationell rätt i den medlemsstat vars myndigheter utfärdat den officiella handlingen.

Artikel 23

Utbyte av bästa praxis

1.   En ad hoc-kommitté bestående av företrädare för kommissionen och medlemsstaterna och med en företrädare för kommissionen som ordförande ska inrättas.

2.   Den ad hoc-kommitté som avses i punkt 1 ska vidta alla åtgärder som är nödvändiga för att underlätta tillämpningen av denna förordning, särskilt genom att underlätta utbyte och regelbunden uppdatering av bästa praxis när det gäller

a)

tillämpningen av denna förordning mellan medlemsstaterna,

b)

förebyggande av bedrägeri rörande officiella handlingar, bestyrkta kopior och auktoriserade översättningar,

c)

användningen av elektroniska versioner av officiella handlingar,

d)

användningen av flerspråkiga standardformulär,

e)

upptäckta förfalskningar.

Artikel 24

Information som ska meddelas av medlemsstaterna

1.   Senast den 16 augusti 2018 ska medlemsstaterna meddela kommissionen följande:

a)

Vilka språk de kommer att godta för de officiella handlingar som ska läggas fram för deras myndigheter i enlighet med artikel 6.1 a.

b)

En vägledande förteckning över de nationella officiella handlingar som omfattas av tillämpningsområdet för denna förordning.

c)

Förteckningen över officiella handlingar till vilka flerspråkiga standardformulär kan fogas som lämpligt översättningsstöd.

d)

Förteckningarna över personer som är behöriga att göra auktoriserade översättningar i enlighet med nationell rätt, om sådana förteckningar finns.

e)

En vägledande förteckning över de typer av myndigheter som enligt nationell rätt är behöriga att utfärda bestyrkta kopior.

f)

Information om hur man kan fastställa vad som är auktoriserade översättningar och bestyrkta kopior.

g)

Information om dessa bestyrkta kopiors särskilda kännetecken.

2.   Senast den 16 februari 2017 ska varje medlemsstat meddela kommissionen på sitt eller sina officiella språk, om det eller de språken också är något av unionens institutioners officiella språk, de landsspecifika uppgiftsrubriker som ska ingå i de flerspråkiga standardformulären gällande födelse, att en person är i livet, dödsfall, äktenskap (inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd) och, om tillämpligt, registrerat partnerskap (inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i ett registrerat partnerskap), hemvist och/eller bostadsort samt avsaknad av noteringar i kriminalregister.

3.   Senast den 16 februari 2018 ska kommissionen offentliggöra de förteckningar över landsspecifika uppgiftsrubriker som mottagits enligt punkt 2 i Europeiska unionens officiella tidning och på den europeiska e-juridikportalen på alla unionens institutioners officiella språk.

4.   Medlemsstaterna ska meddela kommissionen eventuella senare ändringar av den information som avses i punkterna 1 och 2.

5.   Kommissionen ska genom e-juridikportalen göra följande information allmänt tillgänglig:

a)

Den information som avses i punkt 1 a–f.

b)

Den information som avses i punkt 1 g som är allmänt tillgänglig enligt nationell rätt i den medlemsstat vars myndigheter utfärdat den bestyrkta kopian.

Artikel 25

Ändringar av de landsspecifika uppgiftsrubrikerna i de flerspråkiga standardformulären

1.   Medlemsstaterna ska underrätta kommissionen om alla ändringar av de landsspecifika uppgiftsrubriker som avses i artikel 24.2.

2.   Kommissionen ska offentliggöra ändringar enligt punkt 1 av de landsspecifika uppgiftsrubrikerna i Europeiska unionens officiella tidning.

3.   Kommissionen ska via den europeiska e-juridikportalen offentliggöra de ändringar som avses i punkt 1 av de landsspecifika uppgiftsrubrikerna och ändra förlagan till de flerspråkiga standardformulären för respektive medlemsstat.

Artikel 26

Översyn

1.   Senast den 16 februari 2024 och därefter senast vart tredje år ska kommissionen för Europaparlamentet, rådet och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén lägga fram en rapport om tillämpningen av denna förordning, inklusive en utvärdering av eventuella praktiska erfarenheter som är relevanta för samarbetet mellan centrala myndigheter. Rapporten ska också innehålla en bedömning av lämpligheten av att

a)

utvidga denna förordnings tillämpningsområde till att omfatta officiella handlingar som rör andra frågor än de som avses i artikel 2 och i punkt 2 a i denna artikel,

b)

vid en sådan utvidgning av tillämpningsområdet som avses i led a i denna punkt upprätta flerspråkiga standardformulär för officiella handlingar gällande sådana frågor som anges i led a som kan komma att omfattas av denna förordning, och

c)

använda elektroniska system för direkt överföring av officiella handlingar och informationsutbyte mellan medlemsstaternas myndigheter för att utesluta varje möjlighet till bedrägeri i frågor som omfattas av denna förordning.

2.   Senast den 16 februari 2021 ska kommissionen för Europaparlamentet, rådet och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén lägga fram en rapport med en bedömning av lämpligheten av att

a)

utvidga denna förordnings tillämpningsområde till att omfatta

i)

offentliga handlingar rörande rättslig status och företrädarskap för ett bolag eller annan form av företag,

ii)

examens-, utbildnings- och andra formella kvalifikationshandlingar och

iii)

offentliga handlingar som intygar en officiellt erkänd funktionsnedsättning,

b)

upprätta flerspråkiga standardformulär gällande

i)

sådana officiella handlingar som avses i artikel 2.1 för vilka flerspråkiga standardformulär inte upprättas genom denna förordning, och

ii)

sådana officiella handlingar som anges i led a i denna punkt som kan komma att omfattas av denna förordnings tillämpningsområde,

c)

använda elektroniska system för direkt överföring av officiella handlingar och informationsutbyte mellan medlemsstaternas myndigheter för att utesluta varje möjlighet till bedrägeri i frågor som omfattas av förordningen.

3.   De rapporter som avses i punkterna 1 och 2 ska om så är lämpligt åtföljas av förslag till anpassningar, särskilt när det gäller en utvidgning av denna förordnings tillämpningsområde till att omfatta officiella handlingar som rör nya frågor enligt punkterna 1 a och 2 a, upprättande av nya flerspråkiga standardformulär enligt punkterna 1 b och 2 b samt användande av elektroniska system för direkt överföring av officiella handlingar och informationsutbyte mellan medlemsstaternas myndigheter enligt punkterna 1 c och 2 c.

Artikel 27

Ikraftträdande

1.   Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

2.   Den ska tillämpas från och med den 16 februari 2019, med undantag av

a)

artikel 24.2, som ska tillämpas från och med den 16 februari 2017,

b)

artiklarna 12 och 24.3, som ska tillämpas från och med den 16 februari 2018, och

c)

artiklarna 22 och 24.1, som ska tillämpas från och med den 16 augusti 2018.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Strasbourg den 6 juli 2016.

På Europaparlamentets vägnar

M. SCHULZ

Ordförande

På rådets vägnar

I. KORČOK

Ordförande

(1)  EUT C 327, 12.11.2013, s. 52.

(2)  Europaparlamentets ståndpunkt av den 4 februari 2014 (ännu ej offentliggjord i EUT) och rådets ståndpunkt vid första behandlingen av den 10 mars 2016 (ännu ej offentliggjord i EUT). Europaparlamentets ståndpunkt av den 10 maj 2016.

(3)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1024/2012 av den 25 oktober 2012 om administrativt samarbete genom informationssystemet för den inre marknaden och om upphävande av kommissionens beslut 2008/49/EG (EUT L 316, 14.11.2012, s. 1).

(4)  Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (EGT L 281, 23.11.1995, s. 31).

(5)  Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 av den 3 juni 1971 om regler för bestämning av perioder, datum och frister (EGT L 124, 8.6.1971, s. 1).

(6)  Rådets förordning (EG) nr 2201/2003 av den 27 november 2003 om domstols behörighet och om erkännande och verkställighet av domar i äktenskapsmål och mål om föräldraansvar samt om upphävande av förordning (EG) nr 1347/2000 (EUT L 338, 23.12.2003, s. 1).

(7)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/36/EG av den 7 september 2005 om erkännande av yrkeskvalifikationer (EUT L 255, 30.9.2005, s. 22).

(8)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på den inre marknaden (EUT L 376, 27.12.2006, s. 36).

(9)  Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 987/2009 av den 16 september 2009 om tillämpningsbestämmelser till förordning (EG) nr 883/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen (EUT L 284, 30.10.2009, s. 1).

(10)  Rådets direktiv 93/109/EG av den 6 december 1993 om fastställande av närmare bestämmelser för rösträtt och valbarhet vid val till Europaparlamentet för unionsmedborgare som är bosatta i en medlemsstat där de inte är medborgare (EGT L 329, 30.12.1993, s. 34).

(11)  Rådets direktiv 94/80/EG av den 19 december 1994 om närmare bestämmelser för rösträtt och valbarhet vid kommunala val för unionsmedborgare som är bosatta i en medlemsstat där de inte är medborgare (EGT L 368, 31.12.1994, s. 38).

BILAGA I

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA II

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA III

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA IV

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA V

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA VI

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA VII

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA VIII

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA IX

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA X

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

BILAGA XI

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden

Image

Text av bilden