STANDARDISERAD ARBETSORDNING FÖR KOMMITTÉER

ARBETSORDNING FÖR [KOMMITTÉNS NAMN]

2011/C 206/06

[KOMMITTÉNS NAMN] HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av [den grundläggande aktens fullständiga titel] (1), särskilt artikel […] [den artikel genom vilken kommittén inrättades],

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 182/2011 av den 16 februari 2011 om fastställande av allmänna regler och principer för medlemsstaternas kontroll av kommissionens utövande av sina genomförandebefogenheter (2), särskilt artikel 9.1,

med beaktande av den standardiserade arbetsordning som kommissionen offentliggjort (3),

och

[med beaktande av rådets beslut av den 26 juli 2010 om hur den europeiska avdelningen för yttre åtgärder ska organiseras och arbeta (2010/427/EU)] (4).

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Kallelse till möte

1.   Kommittén ska sammankallas av ordföranden, antingen på dennes initiativ eller på begäran av en enkel majoritet av kommitténs ledamöter.

2.   Om det skriftliga förfarandet i det fall som avses i artikel 3.5 andra stycket i förordning (EU) nr 182/2011 avslutas utan resultat, ska ordföranden kalla till ett kommittémöte inom skälig tid.

3.   Gemensamma möten med andra kommittéer får sammankallas för att diskutera frågor som faller inom kommittéernas respektive behörighetsområden (5).

Artikel 2

Dagordning

1.   Ordföranden ska upprätta en dagordning och översända den till kommittén.

2.   I dagordningen ska åtskillnad göras mellan

Artikel 3

Möteshandlingar

1.   För tillämpningen av artikel 3.3 andra stycket i förordning (EU) nr 182/2011 ska ordföranden med beaktande av hur brådskande och komplex frågan är översända kallelsen till mötet, utkastet till dagordning och utkastet till den genomförandeakt som kommittén ombes yttra sig över till kommitténs ledamöter i god tid före mötet, senast 14 kalenderdagar före mötesdagen (7). Andra mötesrelaterade handlingar, särskilt sådana som åtföljer utkastet till genomförandeakt, ska såvitt det är möjligt översändas inom samma tidsfrist.

Alla handlingar ska översändas i enlighet med artikel 12.2.

2.   I vederbörligen motiverade fall får ordföranden på eget initiativ eller på begäran av en ledamot av kommittén förkorta tidsfristen i punkt 1 för översändande av handlingar. Tidsfristen får, utom i ytterst brådskande fall (8), inte vara kortare än fem kalenderdagar.

Artikel 4

Kommitténs yttrande

1.   Kommittén ska yttra sig över utkastet till genomförandeakt inom den tidsfrist som ordföranden fastställt i enlighet med artikel 3.3 andra stycket i förordning (EU) nr 182/2011.

2.   När det rådgivande förfarandet tillämpas och leder till omröstning ska kommittéledamöterna fatta beslut med enkel majoritet, i enlighet med artikel 4.1 i förordning (EU) nr 182/2011.

När granskningsförfarandet tillämpas ska kommittéledamöterna fatta beslut med kvalificerad majoritet, i enlighet med artikel 5.1 i förordning (EU) nr 182/2011.

3.   Om ingen ledamot av kommittén invänder mot detta, får ordföranden utan formell omröstning fastställa att kommittén i samförstånd har avgivit ett positivt yttrande om utkastet till genomförandeakt.

4.   Ordföranden får i samråd med kommittémedlemmarna på eget initiativ eller på begäran av en ledamot av kommittén skjuta upp en omröstning till slutet av mötet eller till ett senare möte.

5.   I enlighet med artikel 3.4 andra stycket i förordning (EU) nr 182/2011 ska ordföranden sträva efter att finna lösningar som vinner största möjliga stöd inom kommittén. Före en omröstning ska ordföranden informera kommittén om det sätt på vilket diskussionerna och förslag till ändringar har beaktats, särskilt vad gäller förslag som har ett brett stöd inom kommittén.

Artikel 5

Representation

1.   Varje medlemsstat ska betraktas som en (1) ledamot av kommittén. Varje ledamot av kommittén ska besluta om sin delegations sammansättning och underrätta ordföranden om denna. Med ordförandens tillstånd får delegationerna åtföljas av experter som inte tillhör delegationerna.

2.   Följande uppgifter ska meddelas ordföranden inom skälig tid före ett kommittémöte, senast fem kalenderdagar före mötesdagen:

Om ordföranden före kommittémötet inte invänder mot en experts deltagande, ska tillstånd enligt punkt 1 anses ha givits.

3.   Ersättningen från kommissionen för resekostnader ska betalas i enlighet med tillämpliga bestämmelser förutsatt att det finns tillgängliga budgetmedel för ändamålet.

4.   En medlemsstats delegation får företräda högst en annan medlemsstat. En medlemsstat som låter sig företrädas ska underrätta ordföranden om detta före mötet eller senast före en omröstning.

Artikel 6

Arbetsgrupper

1.   Kommittén får inrätta arbetsgrupper för särskilda frågor. En företrädare för kommissionen ska vara ordförande i arbetsgrupperna.

2.   Arbetsgrupperna ska under ordförandens ansvar avlägga rapport till kommittén.

Artikel 7

Tredje parter och experter

1.   Företrädare för [det berörda tredjelandets/den berörda organisationens namn] ska i enlighet med [den berörda rättsakten (t.ex. ett avtal som unionen ingått, ett associeringsrådsbeslut eller en annan rättsakt i vilken de berörda observatörernas närvaro föreskrivs)] inbjudas att närvara vid kommitténs möten.

2.   Företrädare för anslutande länder ska från och med dagen för undertecknandet av anslutningsfördraget inbjudas att närvara vid kommitténs möten.

3.   Ordföranden får på eget initiativ eller på begäran av en ledamot av kommittén besluta att bjuda in företrädare för andra tredje parter eller andra experter till kommitténs möten för att höra dem i särskilda frågor. En enkel majoritet av ledamöterna kan dock motsätta sig att dessa deltar i mötet.

4.   Sådana företrädare för tredje parter och experter som avses i punkterna 1, 2 och 3 får inte närvara vid eller delta i kommitténs omröstningar.

Artikel 8

Skriftligt förfarande

1.   Ordföranden får i enlighet med artikel 3.5 i förordning (EU) nr 182/2011 inhämta kommitténs yttrande genom skriftligt förfarande (9). Det skriftliga förfarandet får särskilt användas i fall där utkastet till genomförandeakt redan har diskuterats vid ett kommittémöte.

2.   Ordföranden ska utan dröjsmål – senast 14 kalenderdagar efter det att tidsfristen för att avge ett yttrande har löpt ut – informera kommitténs ledamöter om resultatet av det skriftliga förfarandet.

Artikel 9

Sekretariat

Kommissionen ska tillhandahålla kommittén och vid behov sådana arbetsgrupper som inrättats enligt artikel 6.1 sekretariatsstöd.

Artikel 10

Protokoll och sammanfattningar

1.   För tillämpningen av artikel 3.6 i förordning (EU) nr 182/2011 ska det under ordförandens ansvar upprättas ett protokoll från varje möte. Kommittéledamöterna ska ha rätt att begära att få sina ståndpunkter tagna till protokollet. Ordföranden ska utan dröjsmål – senast 1 månad efter mötet – översända protokollet till kommittéledamöterna.

Kommitténs ledamöter ska meddela ordföranden eventuella synpunkter på protokollutkastet skriftligen. Om det råder oenighet, ska frågan diskuteras i kommittén. Om oenigheten består, ska de berörda synpunkterna tas in i en bilaga till det slutliga protokollet.

2.   För tillämpningen av artikel 10 i förordning (EU) nr 182/2011 ska det under ordförandens ansvar upprättas en sammanfattning i vilken varje punkt på dagordningen och resultatet av omröstningen om de utkast till genomförandeakter som förelagts kommittén kortfattat redovisas. De enskilda ledamöternas ståndpunkter vid kommitténs överläggningar ska inte anges i sammanfattningen.

Artikel 11

Närvarolista och intressekonflikter

1.   Ordföranden ska vid varje möte upprätta en närvarolista som även visar vilka myndigheter eller organisationer de personer som medlemsstaterna utsett som sina företrädare är knutna till.

2.   I början av varje möte ska de personer som utsetts av medlemsstaterna, sådana experter som ordföranden i enlighet med artiklarna 5.1 och 7.3 givit tillstånd att delta i mötet och sådana företrädare för tredje parter som i enlighet med artikel 7 inbjudits att närvara vid mötet underrätta ordföranden om eventuella intressekonflikter (10) vad beträffar särskilda punkter på dagordningen.

Om det föreligger intressekonflikter, ska de berörda personerna på ordförandens anmodan lämna mötet medan de berörda punkterna på dagordningen behandlas.

Artikel 12

Korrespondens

1.   Korrespondens som rör kommittén ska sändas till kommissionen, ställd till kommitténs ordförande.

2.   Korrespondens till kommitténs ledamöter ska sändas till medlemsstaternas ständiga representationer, helst på elektronisk väg. Om en ständig representation meddelar kommissionen en särskild central elektronisk adress för korrespondens som rör kommittéernas arbete, ska den adressen användas för korrespondens. Korrespondens får dessutom sändas direkt till de personer som medlemsstaterna utsett som sina företrädare i kommittén.

Artikel 13

Tillgång till handlingar samt konfidentialitet

1.   Ansökningar om tillgång till kommittéhandlingar ska behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 (11). Kommissionen ska fatta beslut om sådana ansökningar i enlighet med sin arbetsordning, i dess lydelse enligt beslut 2001/937/EG, EKSG, Euratom (12). Om en ansökan riktar sig till en medlemsstat, ska denna tillämpa artikel 5 i förordning (EG) nr 1049/2001.

2.   Kommitténs överläggningar ska vara konfidentiella.

3.   Handlingar som förelagts kommitténs ledamöter, experter och företrädare för tredje parter ska vara konfidentiella (13), om det inte ges tillgång till dem enligt punkt 1 eller de inte på annat sätt offentliggörs av kommissionen.

4.   Kommitténs ledamöter, experter och företrädare för tredje parter ska vara skyldiga att följa de konfidentialitetskrav som anges i denna artikel. Ordföranden ska se till att experter och företrädare för tredje parter underrättas om dessa krav.

Artikel 14

Skydd av personuppgifter

Kommitténs och dess arbetsgruppers behandling av personuppgifter ska ske i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (14), under ordförandens ansvar: ordföranden ska fungera som registeransvarig i den mening som avses i artikel 2 d i förordningen.

(1)  EUT L […], […], s. […].

(2)  EUT L 55, 28.2.2011, s. 13.

(3)  EUT C […], […], s. […].

(4)  

(5)  

(6)  

(7)  

(8)  

(9)  

(10)  Exempelvis ges i artikel 52.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 248, 16.9.2002, s. 1) en särskild definition på intressekonflikt.

(11)  EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(12)  EGT L 345, 29.12.2001, s. 94.

(13)  I enlighet med artikel 339 i EUF-fördraget anges att ”medlemmarna av unionens institutioner, medlemmarna av kommittéer samt tjänstemän och övriga anställda i unionen ska, även efter det att deras uppdrag upphört, vara förpliktade att inte lämna ut upplysningar som omfattas av tystnadsplikt, särskilt uppgifter om företag, deras affärsförbindelser eller deras kostnadsförhållanden”.

(14)  EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.