12.10.2007   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 269/1


RÅDETS BESLUT 2007/643/GUSP

av den 18 september 2007

om de finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyrån och om upphandlingsregler och bestämmelser för de finansiella bidragen från Europeiska försvarsbyråns driftsbudget

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av rådets gemensamma åtgärd 2004/551/GUSP av den 12 juli 2004 om inrättande av en europeisk försvarsbyrå (1), särskilt artikel 18.1, och

av följande skäl:

(1)

Den 13 september 2004 antog rådet beslut 2004/658/GUSP om de finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyråns allmänna budget (2).

(2)

Den 21 november 2005 antog rådet beslut 2005/821/GUSP om ändring av beslut 2004/658/GUSP (3) i vilket det föreskrevs att byråns styrelse skall se över och vid behov ändra dessa finansiella bestämmelser före den 31 december 2006.

(3)

Den 13 november 2006 antog styrelsen beslut 2006/29 (Cor.) som ändrade och ersatte avdelningarna I, II och IV i de befintliga ”finansiella bestämmelserna för byråns allmänna budget” med ”Finansiella bestämmelser för Europeiska försvarsbyrån”.

(4)

Den 14 december 2006 antog styrelsen beslut 2006/34 som ändrade och ersatte avdelning III i de befintliga ”finansiella bestämmelserna för byråns allmänna budget” med ”Upphandlingsregler och bestämmelser för de finansiella bidragen från Europeiska försvarsbyråns driftsbudget”.

(5)

När styrelsen antog de ovan nämnda besluten föreslog den även att rådet permanent ger styrelsen befogenhet att ändra dessa bestämmelser.

(6)

De nya finansiella bestämmelser som antagits av byråns styrelse bör bekräftas och byråns styrelse bör inom vissa gränser vid behov ges befogenhet att se över och ändra dessa bestämmelser.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1.   De finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyrån och upphandlingsregler och bestämmelser för de finansiella bidragen från Europeiska försvarsbyråns driftsbudget fastställs i bilagan. Dessa bestämmelser skall ersätta bestämmelserna i bilagan till beslut 2004/658/GUSP med styrelsens ändringar (4).

2.   Styrelsen skall vid behov se över och anta tekniska ändringar av dessa bestämmelser, särskilt för att säkerställa att de överensstämmer med gällande gemenskapsbestämmelser. Materiella ändringar av tillämpningsområde och syfte, av principerna för budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen och av allmänna bestämmelser för upphandling samt alla nya bestämmelser med betydande budgetkonsekvenser skall underställas rådet för godkännande.

Artikel 2

Detta beslut får verkan samma dag som det antas.

Artikel 3

Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 18 september 2007.

På rådets vägnar

R. PEREIRA

Ordförande


(1)  EUT L 245, 17.7.2004, s. 17.

(2)  EUT L 300, 25.9.2004, s. 52.

(3)  EUT L 305, 24.11.2005, s. 43.

(4)  Styrelsens beslut 2005/06 av den 21 juni 2005.


BILAGA

FINANSIELLA BESTÄMMELSER FÖR EUROPEISKA FÖRSVARSBYRÅN

INNEHÅLL

TILLÄMPNINGSOMRÅDE

 

AVDELNING I

PRINCIPER I DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

Artikel 1

Allmän budget

Artikel 2

Driftsbudget

Artikel 3

Finansieringsram

Artikel 4

Antagande av den allmänna budgeten

Artikel 5

Öronmärkta inkomster

Artikel 6

Byråns förvaltning av utgifter på de deltagande medlemsstaternas vägnar

Artikel 7

Bidrag

Artikel 8

Budgetöverskott

Artikel 9

Budgetprinciper

Artikel 10

Redovisningsprinciper

Artikel 11

Överföringar

Artikel 12

Ändringsbudget

Artikel 13

Reviderad budget

AVDELNING II

GENOMFÖRANDE AV DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

KAPITEL 1

Finansiell personal

Artikel 14

Principen om åtskillnad mellan funktioner

Artikel 15

Utanordnarens roll

Artikel 16

Utanordnarens ansvar

Artikel 17

Åtskillnad mellan initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma

Artikel 18

Förfaranden för förvaltning och intern kontroll

Artikel 19

Räkenskapsförarens roll

Artikel 20

Räkenskapsförarens ansvar

KAPITEL 2

Den finansiella personalens ansvar

Artikel 21

Allmänna bestämmelser

Artikel 22

Regler för utanordnare genom delegering

Artikel 23

Regler för räkenskapsförarna

KAPITEL 3

Inkomster

Artikel 24

Göra byråns inkomster disponibla

Artikel 25

Beräkning av fordringar

Artikel 26

Fastställande av fordringar

Artikel 27

Godkännande av inkassering

Artikel 28

Inkassering av medel

Artikel 29

Dröjsmålsränta

KAPITEL 4

Kostnader

Artikel 30

Allmänna principer

Artikel 31

Definition av det budgetmässiga åtagandet

Artikel 32

Åtagandemekanismen

Artikel 33

Godkännande av åtagande

Artikel 34

Kontroll av utgifter

Artikel 35

Godkännande av utgifter

Artikel 36

Utbetalning

Artikel 37

Betalningsfrister

KAPITEL 5

Datasystem

Artikel 38

Dataprogram för redovisning

KAPITEL 6

Internrevision

Artikel 39

Internrevisorns roll

Artikel 40

Internrevisorns ansvar

AVDELNING III

EKONOMISK RAPPORTERING OCH ÅRLIG REVISION

Artikel 41

Budget- och rapportkalender

Artikel 42

Kvartalsvis rapportering

Artikel 43

Revisorskollegium

Artikel 44

Årlig revision

Artikel 45

Avslutande artikel

TILLÄMPNINGSOMRÅDE:

Genom de finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyrån genomförs och kompletteras närstående artiklar om ekonomiska aspekter i rådets gemensamma åtgärd 2004/551/GUSP av den 12 juli 2004 om inrättande av en europeisk försvarsbyrå (1).

AVDELNING I

PRINCIPER I DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

Artikel 1

Allmän budget

1.   Den allmänna budgeten skall utgöras av inkomster och utgifter för ett budgetår.

2.   Den allmänna budgeten skall fullt ut beakta de gränser som fastställs i byråns finansieringsram vilken godkänts av rådet i enlighet med artikel 3.

3.   Utgifterna skall utgöras av anslag för personal och verksamhet, operativa och preliminära anslag. Inkomsterna skall bestå av diverse inkomster, även avdrag från lön till personalen och ränteintäkter på byråns bankkonton, samt bidrag från de medlemsstater som deltar i byrån (”deltagande medlemsstater”).

4.   Den fungerande budgeten skall utgöras av den allmänna budgeten med undantag av driftsbudgeten enligt definitionen i artikel 2 nedan.

Artikel 2

Driftsbudget

1.   Driftsbudgeten skall utgöra en del av den allmänna budgeten och bestå av anslag för anskaffande av extern rådgivning, i synnerhet operativ analys, som är av stor vikt för att byrån skall kunna utföra sina uppgifter, och för specifik verksamhet inom forskning och teknik som är till allmän nytta för de deltagande medlemsstaterna, i synnerhet tekniska fallstudier och förberedande genomförbarhetsstudier.

2.   Verkställande direktören skall regelbundet underrätta styrelsen om aktuell och kommande verksamhet enligt driftsbudgeten.

Artikel 3

Finansieringsram

Rådet skall vart tredje år enhälligt godkänna en finansieringsram för byrån för de följande tre åren. I denna finansieringsram skall överenskomna prioriteringar anges, och den skall utgöra ett rättsligt bindande budgettak. Den första finansieringsramen skall omfatta tiden 2007-2009.

Artikel 4

Antagande av den allmänna budgeten

1.   Chefen för byrån skall senast den 30 juni varje år lämna styrelsen en samlad beräkning av förslaget till allmän budget för kommande år, med fullt iakttagande av finansieringsramens gränser.

2.   Chefen för byrån skall senast den 30 september varje år ge styrelsen budgetförslaget. Förslaget skall innehålla

a)

de anslag som anses nödvändiga

i)

för att täcka kostnaderna för byråns drift och anställda samt kostnader för möten,

ii)

för anskaffande av extern rådgivning, i synnerhet operativ analys, som är av stor vikt för att byrån skall kunna utföra sina uppgifter, och för specifik verksamhet inom forskning och teknik som är till allmän nytta för de deltagande medlemsstaterna, i synnerhet tekniska fallstudier och förberedande genomförbarhetsstudier,

b)

en beräkning av de inkomster som behövs för att täcka utgifterna.

3.   Styrelsen skall sträva efter att se till att de anslag som avses i punkt 2 a ii utgör en väsentlig del av de totala anslag som avses i punkt 2. Dessa anslag skall avspegla de verkliga behoven och ge utrymme för byråns operativa uppgift.

4.   Det allmänna budgetförslaget skall åtföljas av en detaljerad tjänsteförteckning och detaljerade motiveringar.

5.   Styrelsen får enhälligt besluta att det allmänna budgetförslaget dessutom skall täcka ett särskilt projekt eller program, när detta klart är till allmän nytta för samtliga deltagande medlemsstater.

6.   Anslagen skall delas in i avdelningar och kapitel alltefter utgifternas art eller ändamål och, i mån av behov, ytterligare delas in i artiklar.

7.   Varje avdelning får innehålla ett kapitel kallat ”preliminära anslag”. Dessa anslag skall införas här om det av goda skäl råder osäkerhet angående storleken av de anslag som behövs eller angående användningsområdet för de införda anslagen.

8.   Inkomsterna skall bestå av

a)

övriga inkomster,

b)

bidrag som inbetalas av de medlemsstater som deltar i byrån, i förhållande till bruttonationalinkomsten (BNI).

Det allmänna budgetförslaget skall innehålla rubriker för öronmärkta inkomster och det härför förutsedda beloppet skall om möjligt anges.

9.   Styrelsen skall anta det allmänna budgetförslaget senast den 31 december varje år, inom byråns finansieringsram. Vid godkännandet skall styrelsen ledas av byråns chef, eller av en företrädare som utsetts av honom eller henne inom rådets generalsekretariat, eller av en styrelseledamot som uppmanats till detta av honom eller henne. Verkställande direktören skall förklara att budgeten har antagits och underrätta de deltagande medlemsstaterna om detta.

10.   Om det allmänna budgetförslaget inte har antagits i början av ett budgetår, får ett belopp som motsvarar högst en tolftedel av budgetanslagen för det föregående budgetåret användas varje månad för ett kapitel eller annan underavdelning i budgeten. Detta arrangemang skall dock inte få till följd att byrån får förfoga över medel som överstiger en tolftedel av de anslag som anges i det allmänna budgetförslag som är under utarbetande. Styrelsen får genom beslut med kvalificerad majoritet på förslag av verkställande direktören ge sitt tillstånd till utgifter som överstiger en tolftedel. Verkställande direktören får begära de bidrag som behövs för att täcka de anslag som beviljats enligt denna punkt. Dessa bidrag skall betalas inom 30 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.

Artikel 5

Öronmärkta inkomster

1.   Byrån får, som öronmärkta inkomster för ett särskilt ändamål, i sin allmänna budget ta emot finansiella bidrag för att täcka andra kostnader än de som avses under artikel 4.2 a i

a)

från Europeiska unionens allmänna budget från fall till fall, i full överensstämmelse med de regler, förfaranden och beslutsprocesser som är tillämpliga,

b)

från deltagande medlemsstater, tredjeländer eller andra tredje parter.

2.   Öronmärkta inkomster får endast användas för det särskilda ändamål som de är avsedda för.

Artikel 6

Byråns förvaltning av utgifter på de deltagande medlemsstaternas vägnar

1.   Styrelsen får på förslag av verkställande direktören eller en deltagande medlemsstat besluta att de deltagande medlemsstaterna på avtalsenlig grund får anförtro byrån den administrativa och finansiella förvaltningen av viss verksamhet inom dess ansvarsområde.

2.   Styrelsen får i sitt beslut bemyndiga byrån att ingå avtal på vissa deltagande medlemsstaters vägnar. Den får bemyndiga byrån att från dessa deltagande medlemsstater i förväg uppbära de medel som behövs för att kunna infria ingångna avtal.

Artikel 7

Bidrag

1.   Fastställande av bidrag för vilka fördelningsnyckeln enligt bruttonationalinkomsten (”BNI-fördelningsnyckeln”) skall tillämpas.

1.1

När BNI-fördelningsnyckeln skall tillämpas, skall fördelningen av bidragen mellan de deltagande bidragsgivande medlemsstaterna fastställas enligt den på bruttonationalinkomsten grundade fördelningsnyckeln så som anges i artikel 28.3 i EU-fördraget och i enlighet med rådets beslut 2000/597/EG, Euratom av den 29 september 2000 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (2) eller varje annat rådsbeslut som kan komma att ersätta detta.

1.2

Varje bidrag skall beräknas enligt de uppgifter som fastställts i kolumnen ”Egna medel på grundval av BNI” i tabellen ”Sammanställning av finansieringen av den allmänna budgeten efter slag av egna medel och per medlemsstat” som bifogas till Europeiska gemenskapernas senast antagna budget. Bidraget från varje deltagande bidragsgivande medlemsstat skall vara proportionellt i förhållande till dess andel av de deltagande bidragsgivande medlemsstaternas totala BNI.

2.   Tidsplan för erläggande av bidrag

2.1

De bidrag som är avsedda att finansiera EU:s allmänna budget skall betalas av de deltagande medlemsstaterna i tre lika stora delbetalningar, senast den 15 februari, 15 juni och 15 oktober det berörda budgetåret.

2.2

När en ändringsbudget antas skall de nödvändiga bidragen betalas av de berörda deltagande medlemsstaterna inom 60 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.

2.3

Varje deltagande medlemsstat skall erlägga de bankavgifter som avser betalningen av dess egna bidrag.

Artikel 8

Budgetöverskott

Budgetöverskott som uppstår under budgetåret, som resultatet av en skillnad mellan inkomster och utgifter, skall betraktas som ett tillgodohavande för de deltagande medlemsstaterna och återbetalas till dem som ett avdrag från det tredje bidraget från följande budgetår (15 oktober).

Artikel 9

Budgetprinciper

1.   Budgetar, som skall upprättas i euro, skall vara de rättsakter där, för varje budgetår, samtliga inkomster och utgifter som förvaltas av byrån fastställs och godkänns.

2.   De anslag som tas upp i en budget skall beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december samma år.

3.   För varje budget skall inkomster och utgifter balansera varandra. Alla inkomster och utgifter skall tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra.

4.   I budgeten skall det förekomma såväl differentierade anslag, i form av åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden, som icke-differentierade anslag.

5.   Åtagandebemyndigandena skall täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga. Åtaganden kan dock göras övergripande eller delas in i årliga delåtaganden. Åtaganden skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som gjorts till och med den 31 december.

6.   Betalningsbemyndigandena skall täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under det berörda budgetåret och/eller som ingåtts under tidigare budgetår. Betalningarna skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de budgetmässiga åtaganden som gjorts till och med den 31 december.

7.   Ett budgetårs inkomster skall tas upp i räkenskaperna för budgetåret på grundval av de belopp som tagits emot under det budgetåret.

8.   Alla inkomster och utgifter skall medföra att en budgetpost tillgodogörs eller belastas, inom ramen för de anslag som förts in där.

9.   Anslagen skall användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

10.   Behandling av tillgångar och avskrivningar: alla uppkomna kostnader för förvärv av tillgångar skall belasta budgeten. Ingen avskrivningskostnad skall tillämpas.

Artikel 10

Redovisningsprinciper

1.   Redovisningarna skall upprättas på grundval av de allmänt godtagna redovisningsprinciper som tillämpas i Europeiska unionen och särskilt följande:

a)

Kontinuerlig verksamhet, vilket innebär att byråns verksamhet skall anses ha obegränsad varaktighet.

b)

Försiktighetsprincipen, vilket innebär att tillgångarna eller inkomsterna inte skall övervärderas och att skulder eller kostnader inte skall undervärderas.

c)

Beständiga redovisningsmetoder, vilket innebär att de olika beståndsdelarna i årsredovisningen skall vara disponerade på samma sätt från budgetår till budgetår, och även redovisnings- och värderingsreglerna skall förbli desamma. Räkenskapsföraren får endast göra avsteg från principen om beständiga redovisningsmetoder i undantagsfall, särskilt om ändringen innebär att de transaktioner och uppgifter som redovisningen skall återge redovisas på ett bättre sätt.

d)

Uppgifterna skall vara jämförbara, vilket innebär att det för varje post i redovisningen anges ett motsvarande belopp för föregående budgetår som jämförelse. Hänsyn skall tas till om det skett någon ändring i fråga om redovisningen eller klassificeringen av någon av posterna, och jämförelsebeloppen från föregående budgetår skall i så fall anpassas på samma sätt.

e)

Väsentlighetsprincipen, vilket innebär att alla transaktioner som på ett väsentligt sätt påverkar de sammanställda uppgifterna skall tas upp i redovisningen. Varje transaktions relativa vikt skall bedömas utifrån såväl dess natur som beloppet.

f)

Principen om att inte tillämpa kvittning, vilket innebär att kvittningar inte får göras mellan fordringar och skulder eller mellan kostnader och intäkter, annat än om kostnaden och intäkten följer av en och samma transaktion, liknande transaktioner eller risksäkringstransaktioner (hedging) och under förutsättning att den enskilda intäkten eller kostnaden inte är väsentlig.

g)

Principen om att innehåll går före form, vilket innebär att de konteringshändelser som tas upp i redovisningen anges på grundval av sin ekonomiska natur.

h)

Periodiserad redovisning, vilket innebär att transaktioner och händelser skall tas upp i räkenskaperna när de sker och inte i det skede då in- eller utbetalningen inträffar.

i)

Spårbarhet för tillgångar och avskrivningar, vilket innebär att byrån skall föra inventarieförteckningar där kvantiteten och värdet på samtliga materiella, immateriella och finansiella tillgångar, inbegripet eventuella avskrivningar, anges.

2.   Om räkenskapsföraren i något fall bedömer att det finns skäl att göra avsteg från redovisningsprinciperna i punkt 1 skall denna avvikelse tas upp och vederbörligen motiveras.

Artikel 11

Överföringar

1.   Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades skall förfalla.

2.   Åtagandebemyndiganden som inte har tagits i anspråk i slutet av budgetåret får emellertid överföras till påföljande budgetår om de avser belopp som motsvarar åtagandebemyndiganden för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande, dvs. urvalet av potentiella kontraktsparter, är slutförda den 31 december. Åtaganden för dessa belopp kan göras till och med den 31 mars påföljande år.

3.   Betalningsbemyndiganden får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslag som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår inte täcker behoven. Specifika åtaganden får överföras endast en gång.

4.   Anslag som tagits upp i reserven och personalanslag får inte överföras.

5.   Öronmärkta inkomster som inte har använts och anslag som är disponibla den 31 december och som härrör från öronmärkta inkomster som avses i artikel 5 skall överföras automatiskt till påföljande budgetår och får endast användas för det särskilda ändamål som de är avsedda för. De disponibla anslag som motsvarar öronmärkta inkomster vilka överförts mellan budgetår skall användas först.

6.   Verkställande direktören skall senast den 15 februari förelägga styrelsen ett förslag till överföring till påföljande budgetår. Styrelsen skall fatta beslut senast den 15 mars.

Artikel 12

Ändringsbudget

1.   Under oundvikliga, exceptionella eller oförutsedda omständigheter får verkställande direktören föreslå en ändringsbudget inom de gränser som anges i finansieringsramen i enlighet med artikel 3.

2.   Förslaget till ändringsbudget skall utarbetas, föreslås och antas, med därefter följande underrättelse, i enlighet med samma förfarande som det som gäller för den allmänna budgeten, med de i finansieringsramen fastställda gränserna. Styrelsen skall agera med hänsyn till hur brådskande frågan är.

3.   Om de gränsvärden som fastställts i finansieringsramen anses otillräckliga på grund av exceptionella eller oförutsedda omständigheter, skall styrelsen lägga fram en ändringsbudget för enhälligt antagande av rådet och med full hänsyn till de bestämmelser som avses i artikel 4.2 och 4.3.

Artikel 13

Reviderad budget

1.   Vid behov får verkställande direktören förelägga styrelsen en reviderad budget för det innevarande budgetåret som bygger på faktiska utgifter för de nio första månaderna och beräknade utgifter fram till budgetårets slut inom ramen för den antagna budgeten.

2.   Verkställande direktören får göra överföringar av anslag mellan avdelningar på totalt högst 10 % av anslagen för budgetåret, mellan kapitel och mellan artiklar.

3.   Verkställande direktören skall underrätta styrelsen om sina avsikter minst tre veckor innan han eller hon genomför en sådan anslagsöverföring som avses i punkt 2. Om det finns vederbörligen motiverade skäl som tagits upp inom denna tidsfrist av en deltagande medlemsstat, skall styrelsen fatta beslut.

4.   Verkställande direktören får göra överföringar inom artiklar och föreslå styrelsen andra överföringar.

AVDELNING II

GENOMFÖRANDE AV DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

KAPITEL 1

Finansiell personal

Artikel 14

Principen om åtskillnad mellan funktioner

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner skall vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.

Artikel 15

Utanordnarens roll

1.   Verkställande direktören skall fungera som utanordnare för byråns räkning.

2.   Byrån skall i sina interna administrativa regler fastställa till vilken nivå i organisationen verkställande direktören kan delegera ansvaret som utanordnare med iakttagande av villkoren i byråns arbetsordning och hur omfattande befogenheterna skall vara för de anställda som tilldelas dem.

3.   Utanordnarens befogenheter får bara delegeras till personal som rekryteras direkt av byrån med tidsbegränsade kontrakt och som utses bland medborgare från de deltagande medlemsstaterna i enlighet med artikel 11.3.1 i rådets gemensamma åtgärd 2004/551/GUSP.

4.   Den som delegerats en befogenhet som utanordnare får inte handla utöver vad som anges i det dokument genom vilket delegeringen beslutas. Den delegerade ansvariga utanordnaren får för sina uppgifter anlita en eller flera anställda med uppdrag att under den förstnämndes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för att genomföra budgeten och redovisningen.

Artikel 16

Utanordnarens ansvar

1.   Utanordnaren skall ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att denna sker på ett lagligt och korrekt sätt samt i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2.   För att verkställa utgifter skall den delegerade utanordnaren göra budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollera och godkänna utgifter samt vidta de förberedelser som krävs för att anslag skall kunna utnyttjas.

3.   Verkställigheten av inkomster skall innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den kan också innefatta att fastställda fordringar skrivs av.

4.   Den delegerade utanordnaren skall i enlighet med de miniminormer som fastställs av byrån, och med beaktande av de risker som är förenade med förvaltningsmiljön samt de finansierade åtgärdernas art, inrätta en organisatorisk struktur samt interna system och förfaranden för förvaltning och kontroll som är anpassade till de uppgifter som han eller hon skall utföra, inklusive efterhandskontroller i erforderliga fall. Innan en transaktion får godkännas skall dess operativa och ekonomiska aspekter kontrolleras av tjänstemän som är oberoende av den tjänsteman som tagit initiativet till transaktionen. Förhands- och efterhandskontrollen av transaktionen samt initiativet till densamma skall vara åtskilda funktioner.

5.   Alla anställda som ansvarar för att kontrollera finansiella transaktioner skall ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De skall följa byråns regler för tjänsteutövning.

6.   Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, utgör en oegentlighet eller ett brott mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning eller de bestämmelser som gäller för yrket och som denne är skyldig att följa, skall skriftligen underrätta utanordnaren om detta. Om denne inte vidtar någon åtgärd skall den anställde skriftligen underrätta den instans som avses i artikel 22.3. Utanordnaren skall, när det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning.

7.   Utanordnaren skall genom en årlig verksamhetsrapport med bifogade uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen hålla styrelsen underrättad om sina åtgärder. Rapporten skall innehålla en redogörelse för de resultat som uppnåtts i förhållande till de uppställda målen, vilka risker som är förenade med de aktuella åtgärderna, vilka resurser som utnyttjats och hur systemet för intern kontroll fungerar. Internrevisorn skall ta del av den årliga verksamhetsrapporten och av andra uppgifter som fastställts.

Artikel 17

Åtskillnad mellan initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma

1.   Med initiativ till en transaktion skall avses alla uppgifter som normalt utförs av den personal som avses i artikel 16.4 och 16.5 innan den behöriga utanordnaren, som har erhållit sina befogenheter via delegering, antar en rättsakt som utgör led i budgetgenomförandet.

2.   Med förhandskontroll av en transaktion skall avses alla kontroller som utförs på förhand av den behöriga delegerade utanordnaren för att kontrollera transaktionens operativa och ekonomiska aspekter.

3.   Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet skall vara att kontrollera följande:

a)

Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra tillämpliga fördrag, tillämplig lagstiftning och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b)

Att principerna för en sund ekonomisk förvaltning tillämpas.

4.   Efterhandskontroller, och vid behov kontroller på plats, av dokument syftar till att kontrollera att de transaktioner som finansieras via budgeten har utförts på ett korrekt sätt och att i synnerhet villkoren i punkt 3 har uppfyllts. Kontrollerna kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys.

5.   Tjänstemän och övriga anställda som ansvarar för de kontroller som anges i punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som de som initierar transaktioner enligt punkt 1 och får inte heller vara deras underordnade.

Artikel 18

Förfaranden för förvaltning och intern kontroll

Reglerna och förfarandena för förvaltning och intern kontroll skall syfta till

a)

att uppfylla målen för byråns politik, program och åtgärder enligt principen om en sund ekonomisk förvaltning,

b)

att respektera EU-rätten och byråns normer för kontrollerna,

c)

att skydda byråns tillgångar och information,

d)

att förebygga och upptäcka oegentligheter, felaktigheter och bedrägerier,

e)

att identifiera och förebygga risker knutna till förvaltningen av medlen,

f)

att framställa tillförlitlig information om finansiella frågor och förvaltning,

g)

att förvara styrkande handlingar om åtgärder som sammanhänger med eller följer på budgetgenomförandet eller handlingar som utgör led i budgetgenomförandet,

h)

att förvara handlingar rörande de förhandssäkerheter som byrån kräver samt att föra en journal för att möjliggöra en lämplig kontroll av dessa säkerheter.

Artikel 19

Räkenskapsförarens roll

Byrån skall utnämna en räkenskapsförare bland den personal som rekryteras direkt av byrån med tidsbegränsade kontrakt och som utses bland medborgare från de deltagande medlemsstaterna i enlighet med artikel 11.3.1 i den gemensamma åtgärden. Räkenskapsföraren skall utses av styrelsen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom yrkeskvalifikationer eller motsvarande yrkeserfarenhet.

Artikel 20

Räkenskapsförarens ansvar

1.   Räkenskapsföraren skall såsom byråns ansvarige

a)

ansvara för att betalningar fullgörs på korrekt sätt samt för att kräva in inkomster och driva in fastställda fordringar, inbegripet dröjsmålsränta i enlighet med artikel 29,

b)

utarbeta och redovisa räkenskaperna,

c)

ansvara för räkenskaperna,

d)

fastställa regler och metoder för hur räkenskaperna skall föras samt utforma kontoplanen,

e)

fastställa och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnaren utformar för att lämna eller styrka bokföringsuppgifter,

f)

förvalta likvida medel.

2.   Räkenskapsföraren skall från utanordnarna, som skall ansvara för uppgifternas tillförlitlighet, få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande redovisning av byråns tillgångar samt av budgetgenomförandet.

3.   Endast räkenskapsföraren skall ha befogenhet att praktiskt handlägga finansiella medel och andra tillgångar. Han eller hon skall ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

4.   Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till underordnade bland den personal som rekryteras direkt av byrån med tidsbegränsade kontrakt och som utses bland medborgare från de deltagande medlemsstaterna i enlighet med artikel 11.3.1 i den gemensamma åtgärden. De uppgifter som överlåts skall anges i den handling genom vilken delegeringen sker.

KAPITEL 2

Den finansiella personalens ansvar

Artikel 21

Allmänna bestämmelser

1.   Delegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att vidta eventuella disciplinåtgärder.

2.   Räkenskapsförare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att vidta eventuella disciplinåtgärder.

3.   Bestämmelserna i detta kapitel skall inte påverka möjligheten att ställa de anställda som avses i denna artikel till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller de deltagande medlemsstaterna är delaktiga i.

4.   Varje utanordnare eller räkenskapsförare skall kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk ersättning. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns intressen, skall sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning.

Artikel 22

Regler för utanordnare genom delegering

1.   Utanordnaren kan bli skyldig att helt eller delvis ersätta den skada som byrån lidit till följd av ett allvarligt fel som utanordnaren begått i eller i samband med tjänsten, särskilt när han eller hon fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta dessa finansiella bestämmelser. Detsamma gäller om en utanordnare genom att begå ett allvarligt fel underlåter att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, eller utan giltig orsak underlåter eller dröjer med att upprätta ett betalningskrav, eller utan giltig orsak underlåter eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och därigenom förorsakar byrån ett civilrättsligt ansvar gentemot tredje man.

2.   En delegerad utanordnare som anser att ett beslut som han eller hon anmodas att fatta strider mot gällande bestämmelser eller mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning, skall skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade utanordnaren skriftlig och motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, skall utanordnaren befrias från ansvar. Den delegerade utanordnaren skall, när det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning.

3.   Byrån skall inrätta en särskild självständigt fungerande instans med ansvar för att undersöka förekomsten av finansiella oegentligheter samt konsekvenserna av sådana oegentligheter. Byrån skall på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk ersättning skall inledas. Om instansen upptäcker ett systemfel skall den överlämna en rapport med sina rekommendationer till utanordnaren och till den delegerade utanordnaren, förutsatt att denne inte är den inblandade, samt till internrevisorn.

Artikel 23

Regler för räkenskapsförarna

En räkenskapsförare kan bli skyldig att helt eller delvis ersätta den skada som byrån lidit till följd av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten. Särskilt följande åtgärder utgör ett allvarligt fel som förskottsförvaltare kan ställas till ansvar för:

a)

När han eller hon begår fel som orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b)

När han eller hon gör otillbörliga ändringar i bankkonton.

c)

När han eller hon gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

d)

När han eller hon inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

KAPITEL 3

Inkomster

Artikel 24

Göra byråns inkomster disponibla

En beräkning av de inkomster som utgörs av diverse inkomster och bidrag från de deltagande medlemsstaterna skall föras in i den allmänna budgeten i euro. Bidragen från de deltagande medlemsstaterna skall täcka summan av de anslag som har tagits upp i EU:s allmänna budget efter avdrag av diverse inkomster.

Artikel 25

Beräkning av fordringar

1.   Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för byrån skall den behörige utanordnaren göra en beräkning av fordringen.

2.   För dessa belopp skall den behörige utanordnaren upprätta ett betalningskrav.

Artikel 26

Fastställande av fordringar

1.   Fastställande av en fordran skall vara den handling genom vilken den delegerade utanordnaren skall

a)

kontrollera att gäldenärens skulder existerar,

b)

bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dettas storlek,

c)

kontrollera fordringens förfallovillkor.

2.   Byråns inkomster och varje fordran som utgörs av ett fast belopp och är förfallen till betalning skall fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären, och båda dokumenten skall upprättas av den behörige utanordnaren.

3.   Betalningar som skett på felaktiga grunder skall återkrävas.

Artikel 27

Godkännande av inkassering

1.   Ett godkännande av en inkassering skall vara den handling genom vilken den delegerade behöriga utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som han eller hon har fastställt genom att utfärda ett betalningskrav.

2.   Byrån får införa ett formellt förfarande för att fastställa fordringar på andra gäldenärer än stater genom ett beslut som skall omfattas av de civilprocessrättsliga regler som gäller i den medlemsstat där ett sådant förfarande genomförs.

Artikel 28

Inkassering av medel

1.   Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskraven för fordringar som den delegerade behöriga utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Han eller hon skall på lämpligt sätt se till att byråns fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

Räkenskapsföraren skall kräva in medel för alla fordringar byrån har.

2.   Om den behöriga utanordnaren överväger att avstå från att kräva in en fastställd fordran skall han eller hon först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och överensstämmer med principerna för en sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet enligt de förfaranden och kriterier som fastställs i genomförandebestämmelserna. Beslutet att avstå från att begära in en fordran skall motiveras.

Artikel 29

Dröjsmålsränta

1.   Ränta skall beräknas på alla fordringar som inte betalats tillbaka före förfallodagen enligt punkterna 2 och 3.

2.   Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats på förfallodagen är den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien; den räntesats som används som utgångspunkt skall vara den som gäller den första kalenderdagen i den månad då förfallodagen infaller, ökad med

a)

sju procentenheter när fordran har uppkommit i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster,

b)

tre och en halv procentenheter i alla andra fall.

3.   Ränta skall beräknas från kalenderdagen efter den förfallodag som anges i debetnotan, till den kalenderdag då hela fordran är återbetald.

4.   Vid delbetalning skall avräkning först göras på de dröjsmålsräntor som fastställs enligt punkterna 2 och 3.

5.   Om en gäldenär vars skuld utgörs av böter ställer en finansiell säkerhet som godkänns av räkenskapsföraren i stället för att göra en preliminär betalning skall ränta räknas från förfallodagen och beräknas till den räntesats som avses i punkt 2, men endast ökad med en och en halv procentenhet.

6.   För att förhindra dröjsmålsränta på bidrag från deltagande medlemsstater skall dessa medlemsstater minst 30 dagar före förfallodagen för delbetalningarna enligt artikel 7.2.1 från byrån erhålla de undertecknade originalen av breven om begäran om bidrag.

KAPITEL 4

Kostnader

Artikel 30

Allmänna principer

1.   Varje utgift skall vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

2.   Utgiftsåtagandet skall föregås av ett finansieringsbeslut som fattats av byrån eller av de myndigheter till vilka ansvaret för sådana beslut delegerats av byrån.

Artikel 31

Definition av det budgetmässiga åtagandet

1.   Ett budgetmässigt åtagande skall bestå i att avdela de anslag som är nödvändiga för att effektuera senare betalningar för att uppfylla ett rättsligt åtagande. Ett rättsligt åtagande skall vara den handling genom vilken utanordnaren ingår eller fastställer en förpliktelse som ger upphov till en utgift. Det budgetmässiga och det rättsliga åtagandet skall ingås av samma utanordnare, utom i de vederbörligen motiverade fall som anges i genomförandebestämmelserna.

2.   Budgetåtagandet skall benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är kända. Budgetåtagandet skall benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera det enskilda åtagandet fortfarande saknas. Budgetåtagandet skall benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

3.   Budgetåtaganden för åtgärder som sträcker sig över mer än ett budgetår får delas upp i årliga delåtaganden bara om detta är tillåtet enligt grundrättsakten och om det gäller administrativa utgifter. Om budgetåtagandet på detta sätt är uppdelat i årliga delåtaganden skall detta anges i det rättsliga åtagandet, utom när det gäller personalutgifter.

Artikel 32

Åtagandemekanismen

1.   För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar budgeten skall den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetåtagande innan han eller hon ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

2.   Övergripande budgetåtaganden skall täcka hela den sammanlagda kostnaden för motsvarande enskilda rättsliga åtaganden som ingås till och med den 31 december år n + 1.

Om inte annat följer av artikel 31.3 skall de enskilda rättsliga åtaganden som rör enskilda eller preliminära budgetåtaganden ingås senast den 31 december år n.

Vid utgången av de perioder som anges i första och andra styckena skall den behöriga utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetåtaganden.

När ett enskilt rättsligt åtagande ingås som en följd av ett övergripande åtagande skall den behöriga utanordnaren, före undertecknande, föra in beloppet i budgeträkenskaperna och räkna av beloppet mot det övergripande åtagandet.

3.   För rättsliga åtaganden som ingåtts för åtgärder som sträcker sig över mer än ett budgetår och för motsvarande budgetåtaganden, skall – utom när det gäller personalutgifter – ett sista datum för genomförande fastställas i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

De delar av dessa åtaganden som inte har genomförts sex månader efter detta datum skall dras tillbaka och motsvarande anslag skall förfalla.

När ett rättsligt åtagande inte har lett till någon utbetalning under en period på tre år skall den behöriga utanordnaren dra tillbaka det.

Artikel 33

Godkännande av åtagande

1.   När ett budgetåtagande ingås skall den behöriga utanordnaren försäkra sig om

a)

att rätt budgetrubrik belastas,

b)

att anslagen är disponibla,

c)

att utgifterna överensstämmer med bestämmelserna i fördragen, i budgeten, i detta beslut och i tillämplig lagstiftning,

d)

att principerna för en sund ekonomisk förvaltning har följts.

2.   När ett rättsligt åtagande ingås, skall utanordnaren försäkra sig om

a)

att det finns täckning för åtagandet i form av motsvarande budgetåtagande,

b)

att utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med bestämmelserna i fördragen, i budgeten, i detta beslut och i tillämplig lagstiftning,

c)

att principerna för en sund ekonomisk förvaltning har följts.

Artikel 34

Kontroll av utgifter

Kontrollen av utgifter skall vara den handling genom vilken den behöriga utanordnaren

a)

kontrollerar att borgenärens anspråk existerar,

b)

bestämmer eller kontrollerar fordringens riktighet och belopp,

c)

kontrollerar fordringens förfallovillkor.

Artikel 35

Godkännande av utgifter

Godkännande av utgifter skall vara den handling genom vilken den behöriga utanordnaren efter att ha kontrollerat att det finns disponibla anslag och genom att utfärda en betalningsorder ger räkenskapsföraren i instruktion att betala en utgift som han eller hon har kontrollerat.

Artikel 36

Utbetalning

1.   En utbetalning får endast ske under förutsättning att det är styrkt att motsvarande verksamhet överensstämmer med bestämmelserna i grundrättsakten eller kontraktet och omfattar en eller flera av följande transaktioner:

a)

Betalning av hela beloppet.

b)

Betalning i en eller flera mellanliggande utbetalningar

2.   Vid bokföringen skall det göras åtskillnad mellan de olika typer av utbetalning som avses i punkt 1.

3.   Utbetalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Artikel 37

Betalningsfrister

1.   Utbetalningar skall göras inom 45 kalenderdagar från den dag då en godkänd begäran om betalning registrerades av den behöriga avdelningen hos den behöriga utanordnaren. Med betalningsdag avses det datum då byråns konto debiteras.

En begäran om betalning skall inte godkännas om en eller flera nödvändiga uppgifter saknas.

2.   Trots vad som sägs i punkt 1 skall den tidsfrist som anges där vara 30 kalenderdagar om det gäller betalningar som rör kontrakt om tjänster eller varukontrakt, såvida inget annat anges i kontraktet.

3.   För de kontrakt eller överenskommelser där betalning endast kan ske efter det att en rapport har godkänts, skall de tidsfrister som avses i punkterna 1 och 2 börja löpa när den berörda rapporten har godkänts, vilket skall meddelas uttryckligen genom att betalningsmottagaren informeras eller underförstått eftersom tidsfristen för godkännande enligt kontraktet har gått ut utan att ha förlängts genom ett formellt dokument till betalningsmottagaren.

Denna tidsfrist för godkännande får inte överstiga

a)

20 kalenderdagar för enkla kontrakt om tillhandahållande av varor och tjänster,

b)

45 kalenderdagar för andra kontrakt och överenskommelser om bidrag, och

c)

60 kalenderdagar för kontrakt i vilka det tekniska arbete som tillhandahålls är särskilt svårt att utvärdera.

4.   Den behöriga utanordnaren kan förlänga tidsfristen för betalning genom att när som helst under den period som anges i punkt 1 informera borgenärerna om att det begärda beloppet inte kan betalas på grund av att det inte har förfallit till betalning eller att relevanta styrkande handlingar saknas. Om den behöriga utanordnaren får kännedom om uppgifter som kan tyda på att vissa utgifter som angivits i begäran om utbetalning inte berättigar till medel från gemenskapen får utanordnaren förlänga betalningsfristen på så sätt att kompletterande kontroller kan utföras, inklusive kontroller på platsen, för att fastställa om de aktuella utgifterna berättigar till utbetalning. Utanordnaren skall i så fall snarast möjligt underrätta betalningsmottagaren.

Tidsfristen för den återstående betalningen skall löpa från den dag då en korrekt begäran om betalning registrerats för första gången.

5.   När de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 har löpt ut kan borgenären, inom två månader efter mottagandet av den försenade betalningen, begära ränta enligt följande bestämmelser:

a)

Räntesatserna skall vara de som avses i artikel 29.2 första stycket.

b)

Ränta skall betalas från den kalenderdag som följer på den dag då tidsfristen för betalning löpte ut till och med betalningsdagen.

Bestämmelsen i första stycket i denna punkt skall inte tillämpas på de deltagande medlemsstaterna.

KAPITEL 5

Datasystem

Artikel 38

Dataprogram för redovisning

1.   Byråns dataprogram för redovisning skall avspegla de principer som fastställs i dessa finansiella bestämmelser.

2.   Dokument får undertecknas i säker datoriserad form eller elektroniskt.

KAPITEL 6

Internrevision

Artikel 39

Internrevisorns roll

1.   Byrån skall inrätta en funktion för internrevision som skall skötas enligt tillämpliga internationella normer. Den av byrån utsedda internrevisorn skall gentemot byrån vara ansvarig för att kontrollera att systemen och förfarandena för att genomföra budgeten fungerar tillfredsställande. Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare.

2.   Särskilda regler för internrevisorn skall fastställas av byrån för att garantera dennes totala oberoende i tjänsteutövningen och fastställa hans eller hennes ansvarsområden.

Artikel 40

Internrevisorns ansvar

1.   Internrevisorn skall ge råd till byrån i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja en sund ekonomisk förvaltning.

Internrevisorn skall framför allt ansvara för att

a)

bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur de olika avdelningarna genomför politik, program och åtgärder med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dessa,

b)

bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är lämpligt utformade och effektiva.

2.   Internrevisorns tjänsteutövning skall omfatta hela byråns verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn skall ha fullständig och obegränsad tillgång till all information som han eller hon behöver för sin tjänsteutövning, vid behov på platsen.

3.   Internrevisorn skall rapportera till byrån om sina konstateranden och rekommendationer. Byrån skall se till att lämpliga åtgärder vidtas för att följa upp internrevisorns rekommendationer. Internrevisorn skall vidare förelägga byrån en årlig rapport om internrevisionen med angivande av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits efter dessa rekommendationer.

4.   Verkställande direktören skall varje år till styrelsen överlämna en rapport med en sammanfattning av antal och typ av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits efter dessa rekommendationer.

AVDELNING III

EKONOMISK RAPPORTERING OCH ÅRLIG REVISION

Artikel 41

Budget- och rapportkalender

Byrån skall förelägga styrelsen följande dokument:

a)

Senast den 15 februari ett förslag till överföring enligt artikel 11.

b)

Senast den 30 juni en samlad beräkning av förslaget till allmän budget för det kommande året enligt artikel 4.1.

c)

Senast den 30 september ett förslag till allmän budget för det kommande året enligt artikel 4.9.

d)

Vid behov efter de nio första månaderna av budgetåret, en reviderad budget för det innevarande budgetåret enligt artikel 13.

e)

Kvartalsvisa ekonomiska rapporter enligt artikel 42.

f)

Rapporter om driftsbudgeten enligt artikel 2.

g)

Den revisionsberättelse om finanserna som godkänts av styrelsen den 1 september enligt artikel 44.

Artikel 42

Kvartalsvis rapportering

Verkställande direktören skall för styrelsen var tredje månad lägga fram en redovisning över verkställandet av inkomster och utgifter under de senaste tre månaderna och sedan början av budgetåret.

Artikel 43

Revisorskollegium

1.   Efter varje budgetårs slut skall extern revision genomföras av de utgifter, även den fungerande budget och driftsbudget, och inkomster som byrån förvaltar.

2.   Revisorskollegiet skall bestå av tre revisorer från tre olika deltagande medlemssstater som dessa ansvarar för, vid behov bistådda av personal.

3.   Ledamöterna i revisorskollegiet skall utnämnas för en period av tre på varandra följande revisioner, med undantag av de första ledamöterna som skall utnämnas för tre och två revisioner respektive en revision. Ett rättvist rotationssystem mellan de deltagande medlemsstater som önskar sända revisorer skall iakttas.

4.   Styrelsen skall utse revisorskollegiet bland de kandidater som föreslås av medlemsstaterna. Kandidaterna skall helst vara ledamöter i de högsta nationella revisionsinstitutionerna i de deltagande medlemsstaterna och erbjuda tillräckliga säkerhetsgarantier och garantier för oberoende. De skall vid behov kunna stå till förfogande för att utföra uppdrag för byråns räkning. När kollegieledamöterna utför dessa uppdrag

a)

skall de fortsatt avlönas av sitt ursprungliga revisionsorgan och skall från byrån endast få ersättning för sina kostnader i samband med tjänsteresa i överensstämmelse med de regler som gäller för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna i motsvarande lönegrad,

b)

får de begära och ta emot instruktioner endast från styrelsen; inom sitt revisionsmandat skall revisorskollegiet och dess ledamöter vara helt oberoende och ensamma ansvariga för genomförandet av den externa revisionen,

c)

skall de avlägga rapport om sitt uppdrag endast till styrelsen,

d)

skall de kontrollera att de inkomster och utgifter som byrån förvaltar har verkställts i överensstämmelse med tillämplig lagstiftning och principerna för en sund ekonomisk förvaltning, dvs. i överensstämmelse med principerna om sparsamhet, ändamålsenlighet och effektivitet.

5.   Revisorskollegiet skall varje år välja sin ordförande för det kommande budgetåret. Det skall anta tillämpliga regler för de revisioner som ledamöterna genomför i överensstämmelse med högsta internationella revisionsstandard. Revisorskollegiet skall godkänna de av ledamöterna upprättade revisionsrapporterna innan dessa överlämnas till verkställande direktören och styrelsen.

6.   Revisorerna skall se till att sekretesskyddet av informationen och skyddet av de uppgifter de får kännedom om under revisionsuppdraget respekteras i enlighet med de regler som gäller för denna information och dessa uppgifter.

7.   Revisorerna skall utan dröjsmål och utan anmälan i förväg ha tillgång till handlingar och till innehållet i all datorbaserad information om dessa inkomster och utgifter, inklusive de skriftliga handlingar som avses i artikel 22, samt ha tillträde till de lokaler där dessa handlingar och datamedier förvaras. De får ta kopior. De personer som medverkar i verkställandet av byråns inkomster och utgifter skall ge verkställande direktören och de personer som ansvarar för revision av dessa inkomster och utgifter den hjälp som är nödvändig för att de skall kunna fullgöra sitt uppdrag. Utgifter i samband med revisionen skall belasta byråns allmänna budget.

8.   Dessutom får styrelsen på förslag från verkställande direktören eller en medlemsstat när som helst utse externa revisorer, vars uppdrag och arbetsvillkor skall fastställas av styrelsen.

Artikel 44

Årlig revision

1.   Verkställande direktören skall senast den 31 mars året efter budgetårets slut för granskning och yttrande lägga fram ett utkast till årlig finansiell rapport för revisorskollegiet.

Den finansiella rapporten för Europeiska försvarsbyrån skall bestå av olika avsnitt, särskilt följande:

a)

Verksamhetsrapporten som skall ge en beskrivning av viktiga aspekter av budgetåret.

b)

Den årliga förvaltningsrapporten vilken för varje budget som förvaltas av byrån skall omfatta anslag, ingångna åtaganden och effektuerade betalningar, samt diverse inkomster och inkomster från de deltagande medlemsstaterna och andra parter.

c)

Balansräkningen vid utgången av budgetåret, vilken skall visa de tillgångar som tillhör byrån och skulder, med beaktande av värdeminskningar och eventuella avyttringar.

2.   Revisorskollegiet skall senast den 15 juni året efter budgetårets slut förelägga verkställande direktören sin årliga revisionsrapport med revisorskollegiets yttrande och iakttagelser om det utkast till finansiell rapport som avses i punkt 1.

3.   Senast den 15 juli året efter budgetårets slut skall verkställande direktören förelägga styrelsen den finansiella rapport som varit föremål för revision samt revisionsberättelsen, åtföljda av sina egna svar.

4.   Senast den 1 september året efter budgetårets slut skall styrelsen godkänna den finansiella rapport som varit föremål för revision och bevilja ansvarsfrihet för verkställande direktören och räkenskapsföraren för det berörda budgetåret.

5.   När styrelsen har godkänt den finansiella rapport som varit föremål för revision skall den offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

6.   De samlade räkenskaperna och inventariet skall bevaras av räkenskapsföraren under fem år från den dag då motsvarande ansvarsfrihet beviljades.

Artikel 45

Avslutande artikel

Dessa finansiella bestämmelser skall inte påverka befintliga åtgärder som vidtagits av de deltagande medlemsstaterna enligt artikel 296 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen eller enligt artiklarna 10 och 14 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster (3).


(1)  EUT L 245, 17.7.2004, s. 17.

(2)  EGT L 253, 7.10.2000, s. 42.

(3)  EUT L 134, 30.4.2004, s. 114. Direktivet senast ändrat genom rådets direktiv 2006/97/EG (EUT L 363, 20.12.2006, s. 107).


UPPHANDLINGSREGLER OCH BESTÄMMELSER FÖR DE FINANSIELLA BIDRAGEN FRÅN EUROPEISKA FÖRSVARSBYRÅNS DRIFTSBUDGET

INNEHÅLL

KAPITEL 1

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 1

Definitioner och tillämpningsområde

Artikel 2

Principer för kontraktstilldelning och upphandlingar uppdelade i poster

Artikel 3

Offentliggörande

Artikel 4

Upphandlingsförfaranden

Artikel 5

Tröskelvärden och beräkning av värdet på kontrakt

Artikel 6

Anbudsinfordran

Artikel 7

Deltagande i anbudsförfaranden

Artikel 8

WTO-avtalet om offentlig upphandling

Artikel 9

Uteslutningskriterier

Artikel 10

Avsaknad av intressekonflikt och falska uppgifter

Artikel 11

Central databas

Artikel 12

Administrativa eller ekonomiska påföljder

Artikel 13

Urvalskriterier och tilldelningsförfaranden

Artikel 14

Allmänna principer för anbud

Artikel 15

Kontakter mellan byrån och anbudssökande eller anbudsgivare

Artikel 16

Information till anbudssökande och anbudsgivare

Artikel 17

Annullering eller avbrytande av förfarandet

Artikel 18

Säkerheter

Artikel 19

Annullering av förfarandet

KAPITEL 2

GENOMFÖRANDEVILLKOR

Artikel 20

Ramavtal och specifika kontrakt

Artikel 21

Offentliggörande av kontrakt som omfattas av direktiv 2004/18/EG

Artikel 22

Offentliggörande av kontrakt som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG

Artikel 23

Offentliggörande av meddelanden

Artikel 24

Övriga sätt att offentliggöra kontrakt

Artikel 25

Olika typer av upphandlingsförfaranden

Artikel 26

Antalet anbudssökande vid selektivt eller förhandlat förfarande

Artikel 27

Förhandlade förfaranden

Artikel 28

Tävlingar

Artikel 29

Dynamiska inköpssystem

Artikel 30

Konkurrenspräglad dialog

Artikel 31

Förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling

Artikel 32

Förhandlat förfarande efter föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling

Artikel 33

Uppmaning till intresseanmälan

Artikel 34

Upphandlingar för låga belopp

Artikel 35

Tröskelvärden för förhandsinformation

Artikel 36

Tröskelvärden för förfarandena enligt direktiv 2004/18/EG

Artikel 37

Upphandlingsdokument

Artikel 38

Tekniska specifikationer

Artikel 39

Prisjusteringar

Artikel 40

Administrativa och ekonomiska påföljder

Artikel 41

Styrkande dokument

Artikel 42

Urvalskriterier

Artikel 43

Ekonomisk och finansiell kapacitet

Artikel 44

Teknisk kapacitet och yrkeskunnande

Artikel 45

Tilldelningsformer och -kriterier

Artikel 46

Användning av elektroniska auktioner

Artikel 47

Onormalt låga anbud

Artikel 48

Tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud

Artikel 49

Tidsfrister gällande tillgång till upphandlingsdokument

Artikel 50

Tidsfrister i brådskande fall

Artikel 51

Kommunikationsmetoder

Artikel 52

Öppning av anbud och begäran att få delta med anbud

Artikel 53

Kommittén för utvärdering av anbud och ansökningar att få delta med anbud

Artikel 54

Artikel 296 i EG-fördraget

KAPITEL 3

BESTÄMMELSER FÖR DE FINANSIELLA BIDRAGEN FRÅN DRIFTSBUDGETEN

Artikel 55

Tillämpningsområde

Artikel 56

Utvärdering av förslag

Artikel 57

Innehåll i meddelandena om ansökningsomgångar

Artikel 58

Ansökan om finansiella bidrag

Artikel 59

Innehållet i avtalet om finansiellt bidrag

Artikel 60

Styrkande handlingar vid betalningsbegäran

KAPITEL 1

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 1

Definitioner och tillämpningsområde

1.   Med offentliga kontrakt avses kontrakt med ekonomiska villkor, som ingås skriftligen av byrån som upphandlande myndighet, vilka gäller tillhandahållande mot betalning av lös eller fast egendom, utförande av byggentreprenader eller tillhandahållande av tjänster, där betalningen helt eller delvis belastar den allmänna budgeten.

Offentliga kontrakt skall omfatta

a)

köp- eller hyreskontrakt för en fastighet,

b)

varukontrakt,

c)

byggentreprenadkontrakt, eller

d)

tjänstekontrakt.

2.

a)

Fastighetskontrakt skall omfatta köp, tomträttsavtal, leasing, hyra eller hyrköp – med eller utan köpoption – av tomtmark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.

b)

Varukontrakt skall omfatta köp, leasing, hyra eller hyrköp – med eller utan köpoption – av varor. Ett kontrakt som avser leverans av varor och som dessutom som ett underordnat inslag omfattar monterings- och installationsarbeten skall betraktas som ett varukontrakt.

c)

Byggentreprenadkontrakt skall omfatta antingen genomförande, eller både projektering och genomförande, eller ett arbete som avser en av de verksamheter som avses i bilaga I till Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster (1) eller ett arbete av annat slag som uppfyller de specifikationer som fastställts av byrån. Med arbete menas ett resultat av bygg- och anläggningsverksamhet som fyller en självständig teknisk eller ekonomisk funktion.

d)

Tjänstekontrakt skall omfatta all intellektuell och icke-intellektuell verksamhet, dvs. all annan verksamhet än den som faller under kategorierna varor, bygg- och anläggningsarbeten eller fast egendom. De tjänster som avses finns förtecknade i bilagorna II A och II B till direktiv 2004/18/EG.

e)

Kontrakt som avser både produkter och tjänster skall betraktas som tjänstekontrakt om värdet av tjänsterna i fråga överskrider värdet av de produkter som ingår i kontraktet.

Ett kontrakt som avser tjänster och som omfattar arbete vilket endast utgör underordnad verksamhet i förhållande till kontraktets huvudändamål skall betraktas som ett tjänstekontrakt.

Ett kontrakt som avser tjänster som omfattas av bilaga II A till direktiv 2004/18/EG och tjänster som omfattas av bilaga II B till det direktivet skall anses omfattat av bilaga II A om värdet av de tjänster som förtecknas i den bilagan är högre än värdet av de tjänster som förtecknas i bilaga II B.

f)

Bestämningen av olika slag av kontrakt skall grunda sig på den referensnomenklatur som utgörs av den gemensamma terminologi vid offentlig upphandling som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 (2).

Vid skillnader mellan CPV-nomenklaturen och den statistiska näringsgrensindelningen i Europeiska gemenskapen (NACE-nomenklaturen) enligt bilaga I till direktiv 2004/18/EG eller mellan CPV-nomenklaturen och centrala produktindelningen (CPC-nomenklaturen) (provisorisk version) enligt bilaga II till det direktivet skall NACE-nomenklaturen respektive CPC-nomenklaturen ha företräde.

g)

Begreppen ”entreprenör”, ”varuleverantör” och ”tjänsteleverantör” avser varje fysisk eller juridisk person, offentlig enhet eller grupp av sådana personer och/eller organ som på marknaden erbjuder sig att utföra bygg- och anläggningsarbeten och/eller tillhandahåller sådana arbeten, varor eller tjänster. Begreppet ”ekonomisk aktör” betecknar såväl en entreprenör som en varuleverantör eller tjänsteleverantör. En ekonomisk aktör som har lämnat ett anbud skall betecknas ”anbudsgivare”. Den som ansöker om att få lämna anbud vid ett selektivt förfarande, inklusive en konkurrenspräglad dialog, eller ett förhandlat förfarande skall betecknas ”anbudssökande”.

h)

Begreppet ”driftsbudget” skall hänvisa till artikel 2 i de finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyrån och ”fungerande budget” till den allmänna budgeten (enligt artikel 1 i de finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyrån) med undantag av driftsbudgeten.

i)

Begreppet ”kontrakt som rör försvar” skall avse ett avtal byrån skall ingå på de områden där medlemsstaterna kan åberopa undantaget i artikel 10 i direktiv 2004/18/EG.

Artikel 2

Principer för kontraktstilldelning och upphandlingar uppdelade i poster

1.   Alla offentliga kontrakt som helt eller delvis finansieras genom den allmänna budgeten skall omfattas av principerna om insyn och öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering.

2.   Alla kontrakt om upphandling skall lämnas ut på anbud för ett så brett deltagande som möjligt, utom i de fall då förhandlat förfarande enligt artikel 4.1 f används.

3.   Det uppskattade värdet på en upphandling får inte fastställas i syfte att avsiktligt undanta den från reglerna i dessa finansiella bestämmelser. En upphandling får inte heller delas upp i detta syfte.

4.   Om en upphandling av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten delas upp i flera delar, som var och en omfattas av ett kontrakt, skall värdet av varje delkontrakt beaktas vid den totala beräkningen av det tillämpliga tröskelvärdet.

Om det sammanlagda värdet av delarna är minst lika med det tröskelvärde som skall tillämpas enligt artikel 36 skall artiklarna 3 och 4 tillämpas på vart och ett av delkontrakten, utom för delkontrakt vars uppskattade värde understiger 80 000 EUR för upphandling av tjänster eller varukontrakt, eller en miljon EUR för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, förutsatt att det sammanlagda värdet av dessa undantagna poster inte överstiger 20 % av det sammanlagda värdet av alla poster som ingår i upphandlingen i fråga.

5.   När ett planerat inköp av likartade varor kan medföra samtidiga kontrakt i skilda partier skall det uppskattade sammanlagda värdet för dessa partier vara utgångspunkten för bedömningen av tillämpligt tröskelvärde.

Artikel 3

Offentliggörande

1.   Utom i fråga om kontrakt som omfattas av sekretess och även om inte annat anges för sådana kontrakt som rör försvar skall alla kontrakt där värdet överstiger tröskelvärdena i direktiv 2004/18/EG offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

Meddelanden om upphandling skall offentliggöras i förväg med undantag för de fall med låga kontraktsbelopp som avses i artikel 34 och om inte annat anges.

Offentliggörande av vissa uppgifter efter det att kontraktet tilldelats får utelämnas om offentliggörandet av uppgifterna skulle hindra tillämpningen av lagstiftningen, stå i strid med det allmänna intresset, byråns eller unionens intressen, vara till skada för offentliga eller privata företags legitima affärsintressen eller snedvrida den sunda konkurrensen mellan företagen.

2.   Kontrakt med ett värde som ligger under tröskelvärdena i artikel 34 skall offentliggöras på lämpligt sätt om inte annat anges.

Artikel 4

Upphandlingsförfaranden

Upphandlingsförfarandena skall ske i någon av följande former:

a)

Öppet förfarande.

b)

Selektivt förfarande.

c)

Tävlingar.

d)

Dynamiskt inköpssystem.

e)

Konkurrenspräglad dialog.

f)

Förhandlat förfarande.

Artikel 5

Tröskelvärden och beräkning av värdet på kontrakt

1.   Om inte annat anges för sådana kontrakt som rör försvar skall direktiv 2004/18/EG fastställa de tröskelvärden som avgör

a)

hur offentliggörandet enligt artikel 3 skall ske,

b)

valet av förfarande enligt artikel 4, och

c)

de motsvarande tidsfristerna.

2.   Den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skall bedöma om de tröskelvärden som avses i punkt 1 är uppnådda.

3.   Vid beräkning av det uppskattade värdet på ett kontrakt skall byrån inkludera den uppskattade sammanlagda ersättningen till leverantören.

Om en planerad upphandling innehåller optionsrätt eller en möjlighet till förlängning skall kontraktsvärdet baseras på den högsta tillåtna kostnaden med utnyttjande av options- och förlängningsklausulerna.

Beräkningen skall göras vid avsändandet av meddelandet om upphandling eller, om ett sådant inte skall offentliggöras, när byrån inleder tilldelningsförfarandet.

4.   För ramavtal och dynamiska inköpssystem är det värde som skall beaktas det högsta uppskattade värdet av samtliga planerade kontrakt under ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets hela löptid.

5.   För beräkning av värdet på kontrakt som gäller upphandling av tjänster skall följande beaktas:

a)

I fråga om försäkringstjänster: den premie som skall betalas och andra former av ersättningar.

b)

I fråga om banktjänster och andra finansiella tjänster: avgifter, provision och ränta samt andra ersättningsformer.

c)

Kontrakt som avser projektering: arvoden eller den provision som skall betalas och andra former av ersättning.

6.   Om ett tjänstekontrakt inte innehåller något totalpris eller om ett varukontrakt omfattar leasing, hyra eller hyrköp av varor skall det värde som skall tas till utgångspunkt för att beräkna det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:

a)

För kontrakt på bestämd tid

i)

med en löptid på högst 48 månader för tjänster, och högst 12 månader för varor: det samlade kontraktsvärdet för hela löptiden,

ii)

med en löptid på över 12 månader för varor: det samlade kontraktsvärdet inklusive varans uppskattade restvärde.

b)

För kontrakt på obestämd tid eller tjänstekontrakt med över 48 månaders löptid: månadskostnaden multiplicerad med 48.

7.   Om upphandlingskontrakten är återkommande eller skall förnyas inom en viss angiven period, skall det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:

a)

Antingen det faktiska totala värdet för en serie liknande kontrakt som slutits för samma kategori av tjänster eller varor under loppet av 12 månader eller under föregående budgetår, om möjligt jämkat med hänsyn till eventuella ändringar i kvantitet eller värde under de 12 månader som följer efter det första kontraktet, eller

b)

det uppskattade totala värdet för en serie kontrakt som slutits under loppet av de 12 månader som följer efter den första leveransen, alternativt under kontraktstiden, om denna är längre än 12 månader.

8.   För bygg- och anläggningsarbeten skall förutom värdet på byggkontraktet det uppskattade värdet på material eller utrustning som byrån tillhandahåller entreprenören för att byggkontraktet skall kunna fullföljas tas med i beräkningen.

Artikel 6

Anbudsinfordran

Syftet med kontraktet skall anges fullständigt, tydligt och exakt i upphandlingsdokumenten.

Artikel 7

Deltagande i anbudsförfaranden

1.   Deltagande i anbudsförfaranden skall på lika villkor vara öppet för alla fysiska och juridiska personer som omfattas av fördragen, samt för alla fysiska och juridiska personer i ett tredjeland som har ingått ett särskilt avtal med gemenskaperna i fråga om offentlig upphandling och vilkas deltagande sker på de villkor som anges i det avtalet.

2.   Deltagande i anbudsförfaranden för kontrakt som rör försvar skall på lika villkor vara öppet endast för sådana fysiska och juridiska personer som förfogar över en teknisk och/eller industriell bas som lämpar sig för det berörda kontraktet på någon av Europeiska unionens medlemsstaters territorium eller på territoriet för något tredjeland som har ingått ett administrativt avtal med byrån enligt vilket fysiska och juridiska personer i ett sådant land får delta i anbudsförfaranden för kontrakt som rör försvar i enlighet med det avtalets bestämmelser.

3.   Grupper av ekonomiska aktörer skall få lämna anbud eller anmäla sig som anbudssökande. Byrån får inte kräva att sådana grupper skall ha en viss juridisk form för att få lämna ett anbud eller en anbudsansökan, men den får kräva att den utsedda gruppen skall anta en viss juridisk form när den blivit tilldelad kontraktet, om det krävs för att kontraktet skall kunna fullgöras korrekt.

Artikel 8

WTO-avtalet om offentlig upphandling

Om det multilaterala avtalet om offentlig upphandling inom ramen för Världshandelsorganisationen är tillämpligt, utom för sådana kontrakt som rör försvar, skall även medborgare i de länder som har ratificerat det avtalet ha rätt att delta i anbudsförfaranden i enlighet med avtalets bestämmelser.

Artikel 9

Uteslutningskriterier

1.   Anbudssökande och anbudsgivare skall uteslutas från deltagande i upphandling om de

a)

är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar,

b)

har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom,

c)

har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen, såvida detta på något sätt kan styrkas av byrån,

d)

inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där byrån finns, eller där kontraktet skall genomföras,

e)

i en lagakraftvunnen dom har dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan olaglig verksamhet som skadar gemenskapens eller byråns ekonomiska intressen,

f)

i samband med ett annat upphandlingsförfarande som finansierats genom Europeiska unionens budget eller byråns allmänna budget har konstaterats bryta mot sina kontraktsförpliktelser på ett allvarligt sätt.

2.   Utan att det påverkar artikel 41 skall anbudssökande och anbudsgivare försäkra att de inte befinner sig i någon av de situationer som anges i punkt 1 i denna artikel.

Artikel 10

Avsaknad av intressekonflikt och falska uppgifter

Kontrakt får inte tilldelas anbudssökande eller anbudsgivare som i samband med upphandlingsförfarandet

a)

befinner sig i intressekonflikt,

b)

har lämnat felaktiga uppgifter till byrån i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i anbudsförfarandet, eller som inte har lämnat de uppgifter som krävs.

Artikel 11

Central databas

Byrån skall inrätta en central databas med närmare uppgifter om anbudssökande och anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som anges i artiklarna 9 och 10. Det enda syftet med denna databas skall vara att, med beaktande av gemenskapslagstiftningen om behandling av personuppgifter, säkerställa en korrekt tillämpning av artiklarna 9 och 10.

Artikel 12

Administrativa eller ekonomiska påföljder

En anbudssökande eller anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som medför uteslutning enligt artiklarna 9 och 10 kan, efter att ha getts möjlighet att yttra sig, bli föremål för administrativa eller ekonomiska påföljder från byråns sida.

Dessa påföljder kan bestå i

a)

att anbudssökanden eller anbudsgivaren under högst fem år utesluts från deltagande i upphandlingar som finansieras genom byråns allmänna budget,

b)

att entreprenören blir föremål för ekonomiska påföljder i det fall som avses i artikel 9.1 f, eller anbudssökanden eller anbudsgivaren i de fall som avses i artikel 10, om fallet bedöms som verkligt allvarligt, och påföljderna får inte överstiga värdet på det aktuella kontraktet.

De påföljder som utdöms skall stå i proportion till kontraktets betydelse och till hur allvarlig förseelsen är.

Artikel 13

Urvalskriterier och tilldelningsförfaranden

1.   Alla kontrakt skall tilldelas utifrån urvalskriterier, som syftar till att bedöma anbudsgivaren eller anbudssökandens kapacitet, samt tilldelningskriterier, som syftar till att värdera själva anbuden; dessa kriterier skall fastställas i förväg och anges i upphandlingsdokumenten.

2.   Kontrakt får tilldelas den som erbjuder det lägsta priset eller den vars bud ekonomiskt sett är mest fördelaktigt.

Artikel 14

Allmänna principer för anbud

1.   Förfarandena för inlämning och mottagande av anbud skall vara utformade så att det kan garanteras att en verklig konkurrens råder och att anbudens innehåll förblir hemligt tills de öppnas.

2.   Byrån får enligt villkoren i artikel 18 kräva att anbudsgivarna ställer en säkerhet som garanti för att anbuden inte dras tillbaka.

3.   Utom för kontrakt vars värde är lika med eller lägre än 60 000 EUR skall ansökningarna eller anbuden alltid öppnas av en särskild kommitté som utses för ändamålet. Alla ansökningar eller anbud som denna kommitté inte bedömer vara förenliga med gällande bestämmelser skall förkastas.

4.   Alla ansökningar eller anbud som godkänns som formellt korrekta av den kommitté som ansvarar för öppnandet skall därefter bedömas utifrån de i förväg fastställda urvals- och tilldelningskriterier som anges i upphandlingsdokumenten; denna bedömning skall utföras av en kommitté som särskilt utses för det ändamålet, och för att föreslå vem som skall tilldelas kontraktet.

Artikel 15

Kontakter mellan byrån och anbudssökande eller anbudsgivare

1.   Medan förfarandet för tilldelning av kontrakt pågår får kontakter mellan anbudssökandena eller anbudsgivarna och byrån endast ske på ett sätt som garanterar öppenhet och likabehandling enligt villkoren i punkterna 2 och 3. Sådana kontakter får varken leda till att villkoren för anbudsförfarandet ändras eller till att ett enskilt anbud ändras.

2.   Före sista anbudsdagen får byrån vad gäller de kompletterande dokument och upplysningar som avses i artikel 49

a)

på begäran av anbudsgivarna lämna ytterligare upplysningar som endast har till syfte att klargöra kontraktets art; upplysningarna skall sändas samma dag till alla anbudsgivare som begärt specifikationerna,

b)

på eget initiativ, om den uppmärksammar ett fel, oklarheter, förbiseenden eller någon annan typ av brister i meddelandet om upphandling, i anbudsinfordran eller i specifikationerna informera berörda parter om detta samma dag och på exakt samma villkor som gäller för upphandlingsdokumentet.

3.   Sedan anbuden öppnats får byrån kontakta en anbudsgivare om klargöranden krävs i fråga om ett anbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras; denna kontakt får emellertid inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet.

4.   Då kontakter ägt rum, skall detta noteras i ärendehandlingen.

5.   För upphandlingar av juridiska tjänster enligt bilaga II B till direktiv 2004/18/EG och för kontrakt som rör försvar får byrån upprätta sådana kontakter med anbudsgivarna som är nödvändiga för att kontrollera urvalskriterierna och/eller tilldelningskriterierna.

Artikel 16

Information till anbudssökande och anbudsgivare

1.   Utanordnaren skall avgöra vem som skall tilldelas kontraktet, utifrån de i förväg fastställda urvals- och tilldelningskriterier som anges i upphandlingsdokumenten samt upphandlingsbestämmelserna.

2.   Byrån skall informera alla anbudssökande och anbudsgivare vars ansökningar förkastats om orsaken till detta, och alla som lämnat formellt korrekta anbud och ansökningar som prövats skall, om de skriftligen begär detta, informeras om vilka relativa kvaliteter och fördelar som kännetecknar det anbud som slutligen valts, samt namnet på den som lämnat det anbudet. Information behöver dock inte lämnas ut om detta skulle hindra tillämpningen av lagstiftningen, stå i strid med det allmänna intresset, byråns eller unionens intressen, vara till skada för offentliga eller privata företags legitima affärsintressen eller snedvrida den lojala konkurrensen mellan dessa.

Byrån skall, samtidigt som den informerar de anbudssökande och anbudsgivare vars ansökningar eller anbud förkastats om att deras ansökningar eller anbud inte har godkänts, informera den anbudsgivare som slutligen valts om tilldelningsbeslutet och särskilt ange att det meddelade beslutet inte utgör något åtagande från byråns sida.

Artikel 17

Annullering eller avbrytande av förfarandet

Fram till dess att ett kontrakt undertecknats skall byrån ha rätt att avstå från att ingå ett enskilt avtal eller att avbryta upphandlingsförfarandet utan att anbudssökande eller anbudsgivare kan göra anspråk på någon ersättning. Sådana beslut måste motiveras och anbudssökande eller anbudsgivare skall underrättas.

Artikel 18

Säkerheter

1.   Byrån får och skall i vissa fall som anges nedan kräva att entreprenören i förväg ställer en säkerhet för att

a)

garantera ett fullgott genomförande av kontraktet,

b)

begränsa de ekonomiska risker som är förknippade med förskottsbetalningar.

2.   Byrån får kräva en säkerhet som utgör 1-2 % av kontraktets sammanlagda värde. Säkerheten frisläpps när kontraktet tilldelats någon part. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.

3.   När det krävs att leverantörer av varor, entreprenörer eller leverantörer av tjänster ställer en säkerhet i förväg, skall denna säkerhet täcka ett tillräckligt stort belopp och en tillräckligt lång period för att den skall kunna tas i anspråk. Säkerheten skall ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut. Den kan ersättas av en solidarisk borgen från tredje man som kan godtas av byrån. Säkerheten skall ställas i euro. Den skall innebära att banken, finansinstitutet eller tredje man ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för uppdragstagarens fullgörande av sina förpliktelser.

4.   Utanordnaren kan kräva att en säkerhet ställs för att garantera att förpliktelserna fullgörs i enlighet med de sedvanliga handelsvillkoren för kontrakt om leveranser och tjänster och i enlighet med de särskilda specifikationerna för bygg- och anläggningsarbeten. Säkerheten är obligatorisk över 345 000 EUR för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten. En säkerhet som motsvarar 10 % av det sammanlagda värdet av kontraktet kan ställas genom avdrag från betalningarna allt eftersom de görs. Den kan ersättas av ett avdrag från den slutliga utbetalningen i syfte att ställa en säkerhet fram till det slutgiltiga mottagandet av tjänsterna, varorna eller bygg- och anläggningsarbetena. Säkerheten skall frigöras enligt villkoren i kontraktet, utom då kontraktet inte har fullgjorts, eller har fullgjorts på ett bristfälligt sätt eller för sent. I sådana fall tas säkerheten i anspråk i proportion till omfattningen av den skada som orsakats.

5.   En säkerhet skall krävas vid förskottsbetalningar som överstiger 150 000 EUR eller i de fall som avses i artikel 42.6.

Om kontraktsparten är ett offentligt organ får emellertid den behörige utanordnaren avstå från att tillämpa detta krav, om detta är förenligt med hans eller hennes riskbedömning.

Säkerheten skall frigöras i takt med att förskottsbetalningarna regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till leverantören, i enlighet med villkoren i kontraktet.

Artikel 19

Annullering av förfarandet

1.   Om byrån under det att ett upphandlingsförfarande pågår eller ett kontrakt genomförs upptäcker att väsentliga fel eller oegentligheter begåtts eller att bedrägeri förekommit skall den avbryta genomförandet. Kontrakt skall tillfälligt upphävas för att kontrollera huruvida förmodade väsentliga felaktigheter, oegentligheter eller bedrägerier faktiskt har förekommit. Om misstankarna inte bekräftas skall genomförandet av kontraktet återupptas så snart kontrollen är slutförd (och byrån skall bevilja en förlängning av tidsfristerna för kontraktet).

2.   Om dessa fel, oegentligheter eller bedrägerier kan tillskrivas entreprenören, får byrån dessutom hålla inne planerade betalningar eller återkräva redan utbetalade belopp, i proportion till omfattningen av felen, oegentligheterna eller bedrägerierna.

3.   Som väsentliga fel eller oegentligheter skall räknas kontraktsbrott eller brott mot en bestämmelse som orsakas av en handling eller en försummelse som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på byråns budget.

KAPITEL 2

GENOMFÖRANDEVILLKOR

Artikel 20

Ramavtal och specifika kontrakt

1.   Ett ramavtal skall vara ett avtal som ingås mellan byrån och en eller flera ekonomiska aktörer i syfte att fastställa villkoren för kontrakt som kan tilldelas under en given tidsperiod, särskilt i fråga om tänkt pris och, i tillämpliga fall, uppskattade kvantiteter. Om ett ramavtal ingås med flera ekonomiska aktörer måste dessa vara minst tre till antalet, om det finns ett tillräckligt antal ekonomiska aktörer som uppfyller urvalskriterierna och/eller godtagbara anbud som uppfyller tilldelningskriterierna.

Ett sådant ramavtal med flera ekonomiska aktörer kan slutas i form av separata kontrakt med identiska villkor.

Ett ramavtal får inte löpa längre än fyra år, utom i vederbörligen styrkta undantagsfall, särskilt genom syftet med ramavtalet.

Byrån får inte använda ramavtal felaktigt eller på ett sätt som har till syfte eller effekt att konkurrensen förhindras, inskränks eller snedvrids.

Ramavtal skall jämställas med upphandlingar i fråga om bestämmelserna om tilldelning och offentliggörande.

2.   Specifika kontrakt som bygger på ramavtal skall tilldelas enligt villkoren i ramavtalet, men endast mellan byrån och de ekonomiska aktörer som från början är parter i ramavtalet.

Vid tilldelning av specifika kontrakt får parterna inte väsentligen ändra villkoren i detta ramavtal, särskilt i det fall som avses i punkt 3.

3.   Om ett ramavtal ingås med en enda ekonomisk aktör, skall specifika kontrakt tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet.

Vid tilldelningen av sådana specifika kontrakt får byrån skriftligen samråda med den ekonomiska aktör som är part i ramavtalet och vid behov anmoda denne att komplettera sitt anbud.

4.   Tilldelning av specifika kontrakt som grundar sig på ett ramavtal som ingåtts med flera ekonomiska aktörer skall ske i enlighet med följande förfarande:

a)

Genom tillämpning av villkoren i ramavtalet utan förnyad inbjudan att lämna anbud.

b)

Om inte alla villkor är fastställda i ramavtalet, efter det att parterna på nytt inbjudits att lämna anbud på grundval av samma villkor som, om det är nödvändigt, skall preciseras och, i förekommande fall, på grundval av andra villkor som anges i specifikationerna till ramavtalet.

För varje specifikt kontrakt som skall tilldelas enligt förfarandet i led b i det första stycket skall byrån skriftligen samråda med de ekonomiska aktörer som är i stånd att genomföra kontraktet och fastställa en tidsfrist som är tillräcklig för att lämna in anbud. Anbuden skall lämnas skriftligen. Byrån skall tilldela varje enskilt specifikt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som anges i specifikationerna till ramavtalet.

5.   Endast specifika kontrakt som ingåtts i enlighet med ramavtal skall föregås av ett budgetåtagande.

Artikel 21

Offentliggörande av kontrakt som omfattas av direktiv 2004/18/EG

1.   Vid kontrakt som omfattas av direktiv 2004/18/EG skall offentliggörandet bestå i ett förhandsmeddelande, ett meddelande om upphandling samt ett meddelande om tilldelning av kontraktet.

2.   I förhandsmeddelandet skall byrån i informationssyfte ange det beräknade totalbeloppet för kontrakten per tjänstekategori eller produktgrupp och de viktigaste villkoren i de byggentreprenadkontrakt som myndigheterna avser att tilldela under ett budgetår. Förhandsmeddelandet skall vara obligatoriskt endast i de fall då det beräknade totalvärdet av kontrakten motsvarar eller överskrider tröskelvärdena i artikel 35 och byrån har för avsikt att använda möjligheten att förkorta tidsfristerna för mottagande av anbud i enlighet med artikel 48.4.

Förhandsmeddelandet skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer snarast möjligt och i vart fall före den 31 mars varje budgetår när det gäller varukontrakt och tjänstekontrakt och, beträffande byggentreprenadkontrakt, snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av programmet avseende sådana kontrakt.

Om byrån offentliggör förhandsmeddelandet om dess upphandlarprofil skall den på elektronisk väg, i det format och enligt de förfaranden som anges i punkt 3 i bilaga VIII till direktiv 2004/18/EG sända ett meddelande om offentliggörande av ett förhandsmeddelande om upphandlarprofil till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer.

3.   Meddelandet om upphandling skall vara byråns sätt att offentliggöra sin avsikt att inleda ett upphandlingsförfarande. Det skall vara obligatoriskt för upphandlingar vars slutsumma uppskattas till minst de tröskelvärden som fastställs i artikel 36 a och c. Meddelandet skall inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelats enligt ett ramavtal.

Om byrån avser att tilldela ett offentligt kontrakt grundat på ett dynamiskt inköpssystem skall den informera om detta genom ett förenklat meddelande om upphandling.

Om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling med elektroniska medel, särskilt i det dynamiska inköpssystem som anges i artikel 29, skall den Internetadress där dessa handlingar finns tillgängliga ingå i meddelandet om upphandling.

Vid en öppen anbudsinfordran skall det anges i detta meddelande vilken dag, tid och plats den kommitté som utsetts att öppna anbuden skall sammanträda, och att anbudsgivarna har rätt att närvara, utom för kontrakt som rör försvar.

När byrån önskar anordna en tävling skall den meddela sina avsikter i ett meddelande.

4.   I meddelandet om tilldelning av kontrakt skall resultatet av upphandlingsförfarandet anges. Det skall vara obligatoriskt för upphandlingar vars värde minst uppgår till de tröskelvärden som fastställs i artikel 36. Meddelandet skall inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelats enligt ett ramavtal.

Meddelandet om tilldelning skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer senast 48 kalenderdagar efter datum för undertecknandet av kontraktet.

Meddelanden om tilldelning av kontrakt på grundval av ett dynamiskt inköpssystem kan dock samlas och offentliggöras kvartalsvis. I sådana fall skall de sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer senast 48 kalenderdagar efter utgången av varje kvartal.

Om byrån har anordnat en projekttävling skall den sända ett meddelande om resultatet av projekttävlingen till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer.

5.   Meddelandena skall utformas enligt de standardformulär kommissionen har antagit på grundval av direktiv 2004/18/EG.

Artikel 22

Offentliggörande av kontrakt som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG

1.   Kontrakt med ett värde som ligger under tröskelvärdena i artiklarna 35 och 36 samt tjänstekontrakt som tas upp i bilaga II B till direktiv 2004/18/EG och kontrakt som rör försvar, utom kontrakt som omfattas av sekretess, skall offentliggöras på ett sätt som öppnar för konkurrens och garanterar ett opartiskt förfarande för tilldelning av kontrakten. Detta innebär följande:

a)

I de fall där inget meddelande om upphandling enligt artikel 21 har offentliggjorts, en uppmaning till intresseanmälan för upphandlingar som omfattar ett liknande område till ett värde som är minst lika med beloppet i artikel 33.1.

b)

Ett årligt offentliggörande av en förteckning över kontraktsparter med angivelse av det tilldelade kontraktets syfte och belopp, förutsatt att beloppet är större än eller lika med 25 000 EUR.

Det offentliggörande som anges i led b i punkt 1 skall inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelats enligt ett ramavtal eller för kontrakt som rör försvar.

2.   En förteckning över entreprenörer som tilldelats fastighetskontrakt skall offentliggöras årligen, med uppgift om kontraktens syfte och värde. En förteckning över entreprenörer vars kontrakt är belagda med sekretess enligt artikel 31.1 j skall årligen sändas till styrelsen med uppgift om kontraktens syfte och värde.

3.   Information om kontrakt vars värde uppgår till minst beloppet i artikel 33.1, utom information om kontrakt som rör försvar, skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. De årliga förteckningarna över entreprenörer skall sändas senast den 31 mars efter budgetårets slut.

Förhandspublicering och det årliga offentliggörandet av entreprenörerna för övriga kontrakt, utom kontrakt som omfattas av sekretess, skall ske på byråns webbplats på Internet. Publicering i efterhand skall ske senast den 31 mars påföljande budgetår. Det kan likaledes ske genom Europeiska unionens officiella tidning.

Artikel 23

Offentliggörande av meddelanden

1.   Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer skall offentliggöra de meddelanden som avses i artiklarna 21 och 22 i Europeiska unionens officiella tidning senast tolv kalenderdagar efter det att de sändes.

Den tidsfrist som avses i första stycket skall minskas till fem kalenderdagar vid de påskyndade förfaranden som avses i artikel 50.

2.   Byrån skall kunna bevisa vilken dag meddelandet sänts.

Artikel 24

Övriga sätt att offentliggöra kontrakt

1.   Utöver de former för offentliggörande som anges i artiklarna 21, 22 och 23 kan kontrakt offentliggöras på valfritt sätt, bl.a. elektroniskt. Ett sådant offentliggörande skall innehålla en hänvisning till ett eventuellt meddelande i Europeiska unionens officiella tidning, enligt artikel 23, och får inte föregå detta meddelande, som skall vara det enda giltiga.

2.   Vid offentliggörandet får inga anbudssökande eller anbudsgivare diskrimineras, och andra upplysningar får inte lämnas än de som ingår i meddelandet om upphandling, om ett sådant har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Artikel 25

Olika typer av upphandlingsförfaranden

1.   Tilldelning av ett kontrakt skall ske antingen efter anbudsinfordran genom ett öppet, selektivt eller förhandlat anbudsförfarande (även konkurrenspräglad dialog), efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling i Europeiska unionens officiella tidning, eller efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling, i förekommande fall efter en tävling.

2.   Anbudsinfordran är öppen om alla berörda ekonomiska aktörer kan lämna ett anbud. Detta gäller också de dynamiska inköpssystemen enligt artikel 29. Anbudsinfordran anses vara selektiv när alla ekonomiska aktörer kan begära att få delta, men endast de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 42 och som samtidigt skriftligen uppmanas av byrån får inkomma med ett anbud eller en lösning enligt den konkurrenspräglade dialog som avses i artikel 30.

Urvalsfasen kan genomföras antingen för varje enskilt kontrakt, även vid konkurrenspräglad dialog, eller i syfte att upprätta en förteckning över potentiella anbudssökande i det förfarande som avses i artikel 33.

3.   Vid ett förhandlat förfarande skall byrån vända sig till de anbudsgivare som utvalts och som uppfyller urvalskriterierna i artikel 42 och förhandla fram villkoren för kontraktet med en eller flera av dessa.

Vid förhandlade förfaranden med meddelande om upphandling enligt artikel 32 skall byrån samtidigt och skriftligen kalla alla utvalda anbudssökande till förhandlingar.

4.   Tävlingar är förfaranden som ger byrån möjlighet att, främst på sådana områden som arkitektur och byggnadsteknik eller databehandling, förvärva en ritning eller en plan som en jury föreslagit efter jämförelse av flera förslag, med eller utan utdelning av priser.

Artikel 26

Antalet anbudssökande vid selektivt eller förhandlat förfarande

1.   Vid ett selektivt förfarande, inklusive förfarandet enligt artikel 33, skall minst fem sökande uppmanas att lämna anbud under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Byrån får också föreskriva om högst 20 sökande, beroende på syftet med upphandlingen och på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. I detta fall skall intervallet och kriterierna anges i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan enligt artiklarna 21 och 22.

Under alla omständigheter skall antalet sökande som uppmanas att lämna anbud vara tillräckligt stort för att garantera en verklig konkurrens.

2.   Vid förhandlade förfaranden och selektiva förfaranden efter konkurrenspräglad dialog får antalet sökande som inbjuds till förhandlingar eller anbudslämnande inte vara lägre än tre under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Under alla omständigheter skall antalet sökande som uppmanas att lämna anbud vara tillräckligt stort för att garantera en verklig konkurrens.

Bestämmelserna i första och andra stycket gäller inte i följande fall:

a)

För de kontrakt med mycket lågt värde som avses i artikel 34.3.

b)

För upphandlingar av juridiska tjänster enligt bilaga II B till direktiv 2004/18/EG.

c)

För upphandlingar som är belagda med sekretess enligt artikel 31.1 j.

d)

För de fall som förtecknas i artikel 31 där byrån har rätt att inleda förhandlingar med endast en anbudsgivare eller tilldela kontraktet till endast en ekonomisk aktör.

3.   Om antalet anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna och miniminivåerna är lägre än det minimiantal som anges i punkterna 1 och 2 får byrån fortsätta förfarandet genom att inbjuda den eller de anbudssökande som har den erforderliga kapaciteten. Inbjudan får dock inte inbegripa ekonomiska aktörer som inte har begärt att få delta eller anbudssökande som inte har den erforderliga kapaciteten.

Artikel 27

Förhandlade förfaranden

Vid förhandlade förfaranden skall byrån och anbudsgivarna tillsammans förhandla om de anbud som lagts fram och anpassa dem till villkoren i det meddelande om upphandling som avses i artikel 21, eller i specifikationerna och i eventuella kompletterande dokument, i syfte att komma fram till vilket anbud som är mest fördelaktigt. Byrån skall under förhandlingarna garantera lika behandling av alla anbudsgivare.

Om byrån i enlighet med artikel 32 får tilldela kontrakt genom ett förhandlat förfarande efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling får den låta genomföra det förhandlade förfarandet successivt för att begränsa antalet anbud det skall förhandlas om, samtidigt som de tilldelningskriterier som anges i meddelandet om upphandling tillämpas. Det skall anges i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna om denna möjlighet kommer att utnyttjas.

Artikel 28

Tävlingar

1.   Reglerna för att anordna en tävling skall göras tillgängliga för dem som är intresserade av att delta. Antalet sökande som inbjuds att delta måste under alla omständigheter vara tillräckligt för att garantera en verklig konkurrens.

2.   Juryn skall utses av den behöriga utanordnaren. Den skall uteslutande bestå av fysiska personer utan anknytning till tävlingsdeltagarna. Om särskilda yrkeskvalifikationer krävs av tävlingsdeltagarna skall minst en tredjedel av juryledamöterna ha samma eller likvärdiga kvalifikationer.

Juryn skall vara självständig i sina yttranden. Bidragen skall läggas fram anonymt, och juryns yttranden skall uteslutande bygga på de kriterier som anges i meddelandet om tävlingen.

3.   Juryns förslag, som grundar sig på varje bidrags förtjänster, samt anmärkningar skall lämnas i ett protokoll som undertecknas av ledamöterna. Sökandena skall förbli anonyma fram till dess att juryn lämnat sitt yttrande. Anbudssökande kan uppmanas av juryn att svara på frågor som juryn har noterat i protokollet i syfte att klargöra ett projekt. Det skall upprättas ett fullständigt protokoll över dialogen.

4.   Byrån skall därefter fatta ett beslut med angivande av den valda sökandens namn och adress samt skälen till valet med hänsyn till de kriterier som offentliggjorts i meddelandet om tävlingen, i synnerhet om det skiljer sig från de förslag som lämnats i juryns yttrande.

Artikel 29

Dynamiska inköpssystem

1.   Det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 1.6 och artikel 33 i direktiv 2004/18/EG skall vara en helt elektronisk process för allmänna inköp som under hela den tid den pågår är öppen för varje ekonomisk aktör som uppfyller urvalskriterierna och som har lämnat ett preliminärt anbud som överensstämmer med specifikationerna och eventuella kompletterande handlingar. De preliminära anbuden får när som helst förbättras under förutsättning att de fortfarande överensstämmer med specifikationerna.

2.   För att genomföra ett dynamiskt inköpssystem skall byrån offentliggöra ett meddelande om upphandling med uppgift om att ett dynamiskt inköpssystem kommer att användas och med en hänvisning till den Internetadress där oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till förfrågningsunderlaget och alla kompletterande handlingar ges från det att meddelandet har offentliggjorts och till dess att inköpssystemet avvecklats.

I specifikationen skall byrån bland annat ange vilken typ av inköp som detta system avser och lämna all nödvändig information om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de tekniska specifikationerna och arrangemangen för anslutningen.

3.   Byrån skall under hela den tid som det dynamiska inköpssystemet varar ge alla ekonomiska aktörer möjlighet att lämna preliminära anbud för att få delta i systemet på de villkor som anges i punkt 1. Den skall genomföra utvärderingen av det preliminära anbudet inom 15 dagar från och med dess inlämnande. Den kan dock förlänga utvärderingsperioden om ingen inbjudan att lämna anbud förekommer under tiden.

Byrån skall snarast möjligt informera anbudsgivarna om att de tagits med i det dynamiska inköpssystemet eller att deras anbud har förkastats.

4.   Varje särskilt kontrakt skall bli föremål för inbjudan att lämna anbud. Före denna inbjudan skall byrån offentliggöra ett förenklat meddelande om upphandling med en uppmaning till alla berörda ekonomiska aktörer att lämna ett preliminärt anbud inom en tidsfrist som inte får underskrida 15 dagar räknat från den dag då det förenklade meddelandet om upphandling avsändes. Byrån får inte gå ut med denna inbjudan att lämna anbud förrän samtliga preliminära anbud som lämnats in under denna tid har utvärderats.

Därefter skall byrån uppmana alla anbudssökande som godkänts i systemet att lämna ett anbud inom en rimlig tidsfrist. Den skall tilldela kontraktet till den anbudsgivare som har lämnat det anbud som är mest fördelaktigt utifrån de tilldelningskriterier som angivits i det meddelande om upphandling som använts för att inrätta det dynamiska inköpssystemet. Dessa kriterier får vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud.

5.   Ett dynamiskt inköpssystem får inte sträcka sig över mer än fyra år, utom i vederbörligen motiverade undantagsfall.

Byrån får inte använda detta förfarande så att det hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen.

Inga administrativa avgifter får tas ut från de berörda ekonomiska aktörerna eller parterna i systemet.

Artikel 30

Konkurrenspräglad dialog

1.   Vid särskilt komplicerade kontrakt, när byrån anser att användningen av öppet förfarande eller befintliga arrangemang för selektivt förfarande inte medger tilldelning av kontrakt till det ekonomiskt mest förmånliga anbudet, får den använda sig av en konkurrenspräglad dialog enligt artikel 29 i direktiv 2004/18/EG.

Ett kontrakt skall anses vara ”särskilt komplicerat”, om byrån inte objektivt kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose deras behov eller mål, eller specificera den rättsliga eller finansiella utformningen av projektet.

2.   Byrån skall offentliggöra ett meddelande om upphandling där den anger sina behov och krav och definierar dessa i meddelandet och/eller i ett beskrivande dokument.

3.   Byrån skall inleda en dialog med de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 42 för att identifiera och definiera hur dess behov bäst skall kunna tillgodoses.

Under dialogen skall byrån garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare och sekretess för de föreslagna lösningarna eller annan information från någon deltagare i dialogen såvida han eller hon inte samtycker till att denna kan röjas.

Byrån får föreskriva att förfarandet skall äga rum i successiva steg för att minska det antal lösningar som skall diskuteras under dialogen, på grundval av de tilldelningskriterier som anges i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet om denna möjlighet är fastställd i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet.

4.   Efter att ha informerat deltagarna om att dialogen är avslutad skall byrån uppmana dem att lämna sitt slutliga anbud på grundval av den eller de lösningar som lagts fram och specificerats under dialogen. Dessa anbud skall innehålla alla de uppgifter som begärts och som är nödvändiga för projektets genomförande.

På byråns begäran kan dessa anbud klarläggas, preciseras och finjusteras, under förutsättning att detta inte leder till ändring av grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, eftersom en sådan ändring kan snedvrida konkurrensen eller ha en diskriminerande effekt.

På byråns begäran kan den anbudsgivare vars anbud har identifierats som det ekonomiskt mest fördelaktiga anmodas att klargöra vissa aspekter i anbudet eller att bekräfta åtaganden som anges i detta, under förutsättning att det inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, snedvridning av konkurrensen eller diskriminering.

5.   Byrån får besluta om priser eller betalning till deltagarna i dialogen.

Artikel 31

Förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling

1.   Byrån får använda sig av det förhandlade förfarandet utan att ha offentliggjort något meddelande om upphandling, oberoende av kontraktets beräknade värde, i följande fall:

a)

Om, efter avslutningen av det inledande förfarandet, inga anbud eller inga godtagbara anbud eller inga ansökningar har lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande, och under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de upphandlingsdokument som avses i artikel 37.

b)

Då det uppdrag som kontraktet gäller av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss ekonomisk aktör.

c)

Om detta är absolut nödvändigt i fall där man inte kan iaktta de tidsfrister som krävs vid de andra förfarandena och som föreskrivs i artiklarna 48, 49 och 50, på grund av synnerlig brådska, som föranleds av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas byrån vid upphandlingar som omfattas av direktiv 2004/18/EG.

d)

Om ett tjänstekontrakt följer på en tävling och kontraktet enligt gällande regler skall tilldelas vinnaren eller någon av vinnarna. I det senare fallet skall alla vinnare kallas till förhandlingar.

e)

Om det rör sig om kompletterande tjänster och byggentreprenader som inte ingick i den ursprungliga projektplanen och heller inte omfattas av det ursprungliga kontraktet, men som genom oförutsedda omständigheter har blivit nödvändiga för att det skall gå att utföra tjänsterna eller byggentreprenaderna, i enlighet med villkoren i punkt 2.

f)

Om det rör sig om nya tjänster eller byggentreprenader som är en upprepning av liknande tjänster eller byggentreprenader som av byrån tilldelats samma ekonomiska aktör i ett ursprungligt kontrakt, under förutsättning att de nya tjänsterna eller byggentreprenaderna är i överensstämmelse med ett grundläggande projekt och att detta projekt omfattades av ett ursprungligt kontrakt som tilldelats genom ett öppet eller selektivt förfarande, i enlighet med villkoren i punkt 3.

g)

Om det rör sig om varukontrakt:

i)

Om det rör sig om kompletterande leveranser som antingen syftar till att delvis förnya varor eller installationer, eller till att öka redan förekommande leveranser eller installationer, i de fall då ett byte av leverantör skulle tvinga byrån att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper med inkompatibilitet eller oproportionerliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll som följd. Varaktigheten av sådana kontrakt får inte överstiga tre år.

ii)

Om tillverkningen endast har forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, med undantag av tester av den kommersiella lönsamheten och kvantitetsproduktion för att täcka forsknings- och utvecklingskostnaderna.

iii)

Om det rör sig om varor som offererats och förvärvats på en varumarknadsplats.

iv)

För inköp av varor på särskilt gynnsamma villkor, antingen hos en varuleverantör som slutgiltigt avslutar sin affärsverksamhet eller hos en god man eller en likvidator vid insolvensförfarande, offentligt ackord eller förfarande av liknande slag enligt nationell lagstiftning.

h)

Om det rör sig om fastighetskontrakt, efter det att den lokala marknaden kartlagts.

i)

För kontrakt avseende juridiska tjänster enligt bilaga II B till direktiv 2004/18/EG, under förutsättning att dessa upphandlingar offentliggörs på lämpligt sätt.

j)

För kontrakt som byrån har belagt med sekretess eller för kontrakt som enligt gällande administrativa bestämmelser inte får genomföras utan särskilda säkerhetsåtgärder, eller om det är nödvändigt för att skydda byråns, en eller flera deltagande medlemsstaters eller unionens väsentliga intressen.

k)

För kontrakt vars värde är lika med eller understiger 60 000 EUR.

l)

För kontrakt som gäller forskning och utveckling och som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG.

m)

För andra kontrakt än de som förtecknas på annan plats i denna punkt och som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG när en uppmaning till intresseanmälan har offentliggjorts.

n)

Om kontraktet endast kan tilldelas en bestämd ekonomisk aktör, av skäl som sammanhänger med större preliminära investeringar i samband med försvarsmateriel eller teknik, unika specifika försvarsanläggningar, eller för att garantera försörjningstrygghet för försvarsmateriel eller teknik eller med tanke på behovet av att ytterligare utveckla en innovativ försvarsteknik som har utvecklats av en sådan aktör.

o)

Om Europeiska kommissionen eller en annan europeisk eller internationell organisation eller enhet har ingått ett avtal med en särskild ekonomisk aktör på området för säkerhetsforskning och det är lämpligt att tilldela denna samma ekonomiska aktör ett forskningskontrakt som rör försvar.

p)

För kontrakt som rör försvar som skall hyras inom ramen för ett program eller projekt som förvaltas i samarbete med en annan internationell organisation.

2.   För de kompletterande tjänster eller byggentreprenader som avses i punkt 1 e får byrån använda sig av ett förhandlat förfarande utan att först offentliggöra något meddelande om upphandling under förutsättning att den entreprenör som redan fullgör kontraktet anlitas, och

a)

om de kompletterande kontrakten av tekniska eller ekonomiska skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för byrån, eller

b)

om dessa tjänster eller byggentreprenader, även om de går att skilja från det ursprungliga kontraktet, är absolut nödvändiga för att kontraktet skall gå att fullfölja.

Utom i fråga om kontrakt som rör försvar får det sammanlagda värdet av de kompletterande kontrakten inte överstiga 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.

3.   I de fall som avses i punkt 1 f skall möjligheten att tillämpa ett förhandlat förfarande anges redan i samband med den ursprungliga upphandlingen och det beräknade sammanlagda beloppet av kommande tjänster eller byggentreprenader skall beaktas för beräkningen av de tröskelvärden som avses i artikel 36. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga kontraktet slutits.

Artikel 32

Förhandlat förfarande efter föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling

1.   Byrån får använda sig av det förhandlade förfarandet efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling, oberoende av kontraktets beräknade värde, i följande fall:

a)

Om det, efter det att ett öppet eller selektivt förfarande eller en konkurrenspräglad dialog har avslutats, konstateras att de anbud som lagts fram är felaktiga eller oacceptabla, i synnerhet med hänsyn till urvals- eller tilldelningskriterierna, under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i det upphandlingsdokument som avses i artikel 37, och utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2.

b)

I undantagsfall om bygg- och anläggningsarbete, varor eller tjänster är av sådant slag eller är förenade med sådana risker att anbudsgivaren inte kan ange något totalpris i förväg.

c)

Om de tjänster som skall tillhandahållas – särskilt finansiella och intellektuella tjänster – är sådana att det inte går att ange tillräckligt noggranna specifikationer för att välja det bästa anbudet enligt bestämmelserna för öppna eller selektiva förfaranden.

d)

Vid byggenreprenadkontrakt, om byggentreprenaden endast har forsknings-, experiment- eller utvecklingsändamål och inte syftar till att nå lönsamhet eller täcka forsknings- och utvecklingskostnader.

e)

Vid upphandling av de tjänster som avses i bilaga II B till direktiv 2004/18/EG, om inte annat följer av artikel 31.1 i och j.

f)

Utan att det påverkar artikel 31.1 för kontrakt som rör försvar när varken någon uppmaning till intresseanmälan eller något förhandsmeddelande har offentliggjorts.

2.   I de fall som avses i punkt 1 a får byrån avstå från att offentliggöra ett meddelande om upphandling om förhandlingarna kommer att föras med alla anbudsgivare och endast de anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som i ett föregående förfarande har lämnat in anbud som uppfyller de formella kraven för upphandlingsförfarandet.

Artikel 33

Uppmaning till intresseanmälan

1.   En uppmaning till intresseanmälan skall vara ett sätt att välja ut anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna in anbud under kommande selektiva anbudsinfordringar för kontrakt till ett värde som överstiger 60 000 EUR, om inte annat följer av artikel 31 eller 32. En uppmaning till intresseanmälan skall även användas som ett sätt att välja ut anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna in anbud under kommande anbudsinfordringar för kontrakt som rör försvar, oavsett värdet på kontraktet och oavsett om man använder ett selektivt eller förhandlat anbudsförfarande, om inte annat följer av artikel 31 eller 32.

2.   Den förteckning som upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan skall vara giltig i högst tre år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 22.1 a sänds till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer eller offentliggörs på byråns webbplats. Alla intresserade kan lämna in en ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, utom under periodens sista tre månader. En sådan förteckning kan delas upp i underkategorier efter den typ av upphandling för vilken förteckningen är giltig.

3.   När det gäller särskilda kontrakt skall byrån uppmana antingen alla anbudssökande i förteckningen eller bara vissa av dem, på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier, att lämna in ett anbud.

Artikel 34

Upphandlingar för låga belopp

1.   Upphandlingar vars värde är lika med eller lägre än 60 000 EUR i enlighet med den fungerande budgeten och vars värde understiger 137 000 EUR i enlighet med driftsbudgeten kan göras genom ett förhandlat förfarande med minst fem anbudssökande, om inte annat följer av artikel 31 eller 32.

Om byrån efter samråd med de anbudssökande erhåller endast ett anbud som är administrativt och tekniskt giltigt får kontraktet tilldelas förutsatt att tilldelningskriterierna uppfylls.

2.   Upphandlingar vars värde är lika med eller lägre än 25 000 EUR i enlighet med den fungerande budgeten och vars värde understiger 60 000 EUR i enlighet med driftsbudgeten kan göras genom ett förhandlat förfarande med minst tre anbudssökande.

3.   Upphandlingar vars värde är lika med eller lägre än 3 500 EUR i enlighet med den fungerande budgeten och vars värde understiger 5 000 EUR i enlighet med driftsbudgeten får tilldelas även om det bara föreligger ett anbud.

4.   Betalningar av belopp som uppgår till eller understiger 200 EUR för olika utgifter får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.

Artikel 35

Tröskelvärden för förhandsinformation

Tröskelvärdena för offentliggörandet av ett förhandsmeddelande skall vara

a)

750 000 EUR för upphandling av varor och tjänster enligt bilaga II A till direktiv 2004/18/EG,

b)

5 278 000 EUR för byggentreprenadkontrakt.

Artikel 36

Tröskelvärden för förfarandena enligt direktiv 2004/18/EG

De tröskelvärden som avses i artikel 5 skall vara följande:

a)

137 000 EUR för upphandling av varor och tjänster som finns förtecknade i bilaga II A till direktiv 2004/18/EG, med undantag för kontrakt som avser forskning och utveckling enligt kategori 8 i den bilagan.

b)

211 000 EUR för tjänstekontrakt enligt bilaga II B till direktiv 2004/18/EG och för kontrakt som avser forsknings- och utvecklingstjänster enligt kategori 8 i bilaga II A till det direktivet.

c)

5 278 000 EUR för byggentreprenadkontrakt.

Artikel 37

Upphandlingsdokument

1.   Bland dokumenten för anbudsinfordran skall följande alltid ingå:

a)

Anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog inom ramen för det förfarande som fastställs i artikel 30.

b)

Bifogade specifikationer med de allmänna villkoren för kontrakten eller, vid den konkurrenspräglade dialog som avses i artikel 30, en handling som beskriver byråns behov och krav, eller hänvisningen till den Internetadress där dessa specifikationer eller handlingar finns tillgängliga.

c)

Kontraktsförlagan.

Dokumenten för anbudsinfordran skall innehålla en hänvisning till de åtgärder för att offentliggöra upphandlingen som vidtas i enlighet med artiklarna 21-24.

2.   I anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog skall alltid följande anges:

a)

Formerna för hur anbuden skall lämnas in och presenteras, särskilt sista inlämningsdatum med klockslag, eventuella krav på att fylla i ett standardiserat svarsformulär, handlingar som skall bifogas, inklusive de handlingar som bestyrker finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet samt yrkeskunnande enligt artikel 42, om dessa uppgifter inte finns i meddelandet om upphandling, samt till vilken adress de skall sändas.

b)

Att inlämnandet av ett anbud innebär att tillämpliga specifikationer och allmänna villkor enligt punkt 1 godtas samt att den anbudsgivare som får kontraktet är bunden att stå fast vid sitt anbud under hela genomförandeperioden.

c)

Giltighetstiden för anbuden under vilken anbudsgivaren är bunden av villkoren i sitt anbud.

d)

Förbud mot all kontakt mellan byrån och anbudsgivaren under hela förfarandet, utom i undantagsfall och, när ett besök på plats planeras, precisering av de exakta villkoren för ett sådant besök.

e)

Vid konkurrenspräglad dialog, uppgift om vilken dag och på vilken adress som samrådet skall börja.

3.   I specifikationerna skall åtminstone följande anges:

a)

De uteslutnings- och urvalskriterier som är tillämpliga på upphandlingen, utom vid selektiva förfaranden, inklusive efter en konkurrenspräglad dialog, och förhandlade förfaranden med föregående offentliggörande av ett meddelande enligt artikel 32. I detta fall skall dessa kriterier anges endast i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan.

b)

Upphandlingens tilldelningskriterier och viktningen av kriterierna för tilldelning, eller prioritetsordningen för tillämpningen av dem, om detta inte anges i meddelandet om upphandling.

c)

De tekniska specifikationer som avses i artikel 38.

d)

De minimikrav som alternativa anbud måste uppfylla vid tilldelning enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 45.2, i de fall där byrån har angett i meddelandet om upphandling att alternativa anbud är tillåtna.

e)

Att beslutet av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om privilegier och immunitet för Europeiska försvarsbyrån och dess personal av den 10 november 2004, kompletterat med tilläggsprotokollet mellan Konungariket Belgien och byrån, är tillämpligt.

f)

Hur rätten att delta i upphandlingen skall styrkas, i enlighet med artikel 41.

g)

I det dynamiska inköpssystem som anges i artikel 29, vilken typ av inköp som detta system avser, samt lämna all nödvändig information om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de tekniska specifikationerna och arrangemangen för anslutningen.

4.   I kontraktsförlagan skall särskilt följande anges:

a)

Påföljder om bestämmelserna inte följs.

b)

De uppgifter som skall framgå av fakturorna eller de relevanta styrkande handlingarna.

c)

Vilken lagstiftning som är tillämplig på kontraktet och vilken domstol som är behörig vid eventuella tvister.

5.   Byrån får begära att anbudsgivaren skall uppge hur stor del av kontraktet som kommer att läggas ut på underentreprenörer samt vilka underentreprenörer som kommer att anlitas.

6.   Byrån får, i samband med utskickandet av tekniska specifikationer till berörda ekonomiska aktörer och val av ekonomiska aktörer samt tilldelning av kontrakt, ställa krav för att skydda den konfidentiella eller sekretessbelagda karaktären av den information som den lämnar ut.

7.   Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna om upplysnings- och informationsskyldigheter i fråga om ingångna kontrakt och gentemot anbudssökande och anbudsgivare får byrån inte offentliggöra uppgifter som lämnats in och förklarats sekretessbelagda av de ekonomiska aktörerna. Sådan information omfattar i synnerhet tekniska hemligheter, affärshemligheter och konfidentiella aspekter i anbuden eller ansökningar om att få lämna anbud. Sekretessbelagda uppgifter som utväxlas mellan byrån och anbudssökande eller anbudsgivare skall användas, översändas, lagras, hanteras och skyddas i enlighet med rådets beslut 2001/264/EG av den 19 mars 2001 om antagande av rådets säkerhetsbestämmelser (3).

Artikel 38

Tekniska specifikationer

1.   De tekniska specifikationerna skall vara utformade så att anbudssökande och anbudsgivare deltar på lika villkor och får inte skapa omotiverade hinder mot att upphandlingen öppnas för konkurrens. I specifikationerna skall också anges vilka egenskaper som krävs av produkter, tjänster, material eller arbeten med hänsyn till vad byrån avser att använda dem till.

2.   De egenskaper som avses i punkt 1 skall innefatta

a)

kvalitetsnivå,

b)

miljöprestanda,

c)

närhelst det är möjligt, tillgänglighetskriterier för funktionshindrade och utformning med tanke på alla användare,

d)

nivåer och förfaranden för bedömning av huruvida kraven är uppfyllda,

e)

ändamålsenlighet,

f)

säkerhet eller dimensioner, inklusive, vid varukontrakt, varubeteckning och bruksanvisning samt, för alla kontrakt, terminologi, symboler, provning och provningsmetoder, emballage, märkning och etikettering samt produktionsförfaranden och -metoder,

g)

vid byggentreprenadkontrakt även förfaranden för kvalitetssäkring samt regler med avseende på utformning och kostnadsberäkning, villkor för provning, inspektion och godkännande av arbeten, metoder eller konstruktionsteknik, samt andra tekniska villkor, som byrån kan föreskriva i allmänna eller särskilda bestämmelser rörande avslutade arbeten och de material eller delar som ingår i dessa.

3.   De tekniska specifikationerna skall utformas enligt följande alternativ:

a)

Med hänvisning till europeiska standarder, europeiska tekniska godkännanden, gemensamma tekniska specifikationer när sådana finns, internationella standarder eller andra tekniska referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen eller, om sådana inte finns, deras nationella motsvarigheter. Varje hänvisning skall åtföljas av orden ”eller motsvarande”.

b)

I form av prestanda- eller funktionskrav varvid miljöegenskaper kan ingå och som skall vara tillräckligt detaljerade för att anbudsgivarna skall kunna avgöra syftet med upphandlingen och för att byrån skall kunna tilldela kontraktet.

c)

Med en kombination av de kriterier som anges i de två föregående punkterna.

4.   Om byrån använder sig av möjligheten att hänvisa till de specifikationer som avses i punkt 3 a får den inte avvisa ett anbud med motiveringen att det inte överensstämmer med nämnda specifikationer, om anbudsgivaren eller anbudssökanden på ett sätt som byrån anser vara tillfredsställande bevisar att det motsvarar de krav som ställts.

Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.

5.   Om byrån väljer att i enlighet med punkt 3 b ange specifikationer i form av prestanda- eller funktionskrav, får den inte avvisa ett anbud som överensstämmer med en nationell standard för införlivande av en europeisk standard, ett europeiskt tekniskt godkännande eller gemensamma tekniska specifikationer, en internationell standard eller ett tekniskt referensmaterial som har utarbetats av ett europeiskt standardiseringsorgan, om dessa specifikationer avser de prestanda- eller funktionskrav som krävs.

Det åligger anbudsgivaren att på ett lämpligt sätt och på ett sådant sätt som byrån anser vara tillfredsställande visa att anbudet uppfyller byråns prestanda- eller funktionskrav. Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.

6.   Om byrån föreskriver miljöegenskaper i form av prestanda- eller funktionskrav får den använda detaljerade specifikationer, eller vid behov delar av dessa, såsom de fastställts för europeiska, multinationella eller nationella miljömärken eller andra miljömärken, under förutsättning att följande villkor är uppfyllda:

a)

De specifikationer som används är lämpliga för att definiera egenskaperna hos de varor eller tjänster som är föremål för upphandling.

b)

Kraven för märket har utarbetats på grundval av vetenskapliga rön.

c)

Miljömärkena har antagits genom ett förfarande i vilket samtliga berörda parter, t.ex. statliga organ, konsumenter, tillverkare, distributörer och miljöorganisationer, får delta.

d)

Miljömärkena är tillgängliga för samtliga berörda parter.

Byrån får ange att de varor eller tjänster som är försedda med miljömärket skall antas uppfylla de tekniska specifikationer som fastställs i förfrågningsunderlaget. Den skall godkänna andra lämpliga bevismedel, såsom teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.

7.   För tillämpningen av punkterna 4, 5 och 6 avses med erkända organ provnings- och kalibreringslaboratorier samt organ för inspektion och certifiering som uppfyller tillämpliga europeiska standarder.

8.   Utom i undantagsfall, som är vederbörligen motiverade mot bakgrund av syftet med upphandlingen, får specifikationerna inte innehålla uppgifter om viss tillverkare, visst ursprung eller särskilt framställningsförfarande, och de får heller inte hänvisa till ett varumärke, ett patent, en typ, ett visst ursprung eller viss produktion som skulle kunna gynna eller utesluta vissa produkter eller ekonomiska aktörer. Om en tillräckligt detaljerad och begriplig beskrivning av syftet med upphandlingen är omöjlig skall hänvisningen åtföljas av orden ”eller motsvarande”.

Artikel 39

Prisjusteringar

1.   I dokumenten för anbudsinfordran skall tydligt anges om anbudet skall göras till ett fast pris som inte får ändras.

2.   I motsatt fall skall det anges på vilket sätt och/eller på vilka villkor priset får ändras under kontraktets löptid. Byrån skall i sådana fall särskilt ta hänsyn till

a)

vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den genomförs,

b)

uppgifternas och kontraktets art och varaktighet,

c)

byråns ekonomiska intressen.

Artikel 40

Administrativa och ekonomiska påföljder

1.   Utan att det påverkar tillämpningen av kontraktsenliga påföljder skall anbudssökande eller anbudsgivare och entreprenörer som lämnat felaktiga uppgifter eller allvarligt har underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser vid en tidigare upphandling uteslutas från deltagande i alla upphandlingar som finansieras genom byråns allmänna budget under en period på upp till två år, räknat från den tidpunkt då förseelsen konstaterats, vilket skall bekräftas efter det att entreprenören getts tillfälle att yttra sig.

Denna period får förlängas till tre år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen.

Anbudsgivare eller anbudssökande som lämnat felaktiga uppgifter skall också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.

Entreprenörer som allvarligt underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser skall bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.

Procentsatsen får höjas till en nivå mellan 4 och 20 % om liknande händelser upprepas inom fem år från den första förseelsen.

2.   I de fall som avses i artikel 9.1 a, c och d skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i alla upphandlingar under en period på upp till två år räknat från den dag då förseelsen konstaterats, vilket skall bekräftas efter det att entreprenören getts tillfälle att yttra sig.

I de fall som avses i artikel 9.1 b och e skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i alla upphandlingar i minst ett och högst fyra år efter det att domen delgetts.

Dessa perioder får förlängas till fem år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen eller första domen.

3.   De fall som avses i artikel 9.1 e skall omfatta följande:

a)

Fall av bedrägerier som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, upprättad genom rådets akt av den 26 juli 1995 (4).

b)

Fall av korruption som avses i artikel 3 i konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, upprättad genom rådets akt av den 26 maj 1997 (5).

c)

Deltagande i en kriminell organisation, enligt definitionen i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott (6).

d)

Deltagande i penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt (7).

Artikel 41

Styrkande dokument

1.   Byrån skall som tillräckligt bevis för att anbudssökanden eller den anbudsgivare som skall tilldelas kontraktet inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 9.1 a, b eller e godta ett aktuellt utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. Byrån skall som tillräckligt bevis för att anbudssökanden eller anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 9.1 d godta ett aktuellt intyg från en behörig myndighet i det berörda landet.

Om landet i fråga inte utfärdar de handlingar eller intyg som avses i första stycket och för de övriga situationer som medför uteslutning enligt artikel 9 får dessa ersättas med en försäkran under ed eller åtminstone på heder och samvete som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen i fråga kommer från.

2.   I fråga om kontrakt vars värde understiger 60 000 EUR i enlighet med den fungerande budgeten och vars värde understiger 137 000 EUR i enlighet med driftsbudgeten får byrån, beroende på den riskbedömning som gjorts av utanordnaren, begära att anbudssökandena eller anbudsgivarna endast uppvisar ett intyg på heder och samvete att de inte befinner sig i någon av de situationer som anges i artiklarna 9 och 10.

I fråga om en grupp får byrån oavsett värdet på kontraktet godta att endast gruppens ledare uppvisar de handlingar som krävs enligt punkt 1 ovan under förutsättning att denna ledare förbinder sig att solidariskt med samtliga övriga medlemmar i gruppen vara ansvarig under upphandlingsförfarandet och, i tillämpliga fall, genomförandet av det följande kontraktet, samt under förutsättning att gruppens övriga medlemmar tillhandahåller byrån ett intyg på heder och samvete att de inte befinner sig i någon av de situationer som anges i artiklarna 9 och 10.

3.   De handlingar som avses i punkt 1 skall i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudssökanden eller anbudsgivaren är etablerad gälla juridiska och/eller fysiska personer, och, där så krävs enligt byråns bedömning, företagsledare eller andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudssökanden eller anbudsgivaren.

4.   Om byrån hyser tvivel om huruvida de anbudssökande eller anbudsgivarna befinner sig i någon av de situationer som medför uteslutning får den vända sig till de behöriga myndigheter som anges i punkt 1 för att få den information om denna situation som den anser nödvändig.

5.   Byrån får undanta en anbudssökande eller anbudsgivare från kravet att överlämna de bevishandlingar som avses i punkt 1 om ett sådant bevis redan har överlämnats för ett annat upphandlingsförfarande och förutsatt att handlingarna utfärdats högst ett år tidigare och att de fortfarande är giltiga.

Anbudssökanden eller anbudsgivaren skall i så fall intyga på heder och samvete att bevishandlingar redan har lagts fram vid ett tidigare upphandlingsförfarande och bekräfta att inga förändringar i sak har inträffat.

6.   Anbudsgivare skall uppge i vilken stat de har sitt säte eller sin hemvist och bestyrka detta på det sätt som normalt krävs enligt deras nationella lagstiftning.

Artikel 42

Urvalskriterier

1.   Byrån skall fastställa urvalskriterier som är öppna och tydliga och utformade så att lika behandling garanteras.

2.   Urvalskriterierna skall användas vid varje upphandlingsförfarande för att bedöma de anbudssökandes eller anbudsgivarnas finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande.

Byrån har rätt att fastställa en minimikapacitet under vilken anbudssökande inte godkänns.

3.   En anbudsgivare eller anbudssökande kan bli ombedd att styrka att han, enligt nationell lagstiftning, har rätt att utföra kontraktet, vilket bevisas av inskrivning i ett handels- eller yrkesregister, en försäkran under ed, ett intyg, medlemskap i en specialorganisation, uttryckligt tillstånd eller momsregistrering.

4.   Byrån skall i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran närmare ange vad som godtas som bevis för anbudsgivarnas eller anbudssökandenas rättsliga ställning och rättskapacitet.

5.   För att styrka anbudssökandens eller anbudsgivarens finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande liksom den minimikapacitet som krävs i enlighet med punkt 2 får byrån inte begära upplysningar utöver syftet med upphandlingen och skall beakta de ekonomiska aktörernas legitima intressen, särskilt i fråga om skyddet av företagets tekniska hemligheter och affärshemligheter.

6.   I fråga om upphandlingar vars värde uppgår till högst 60 000 EUR i enlighet med den fungerande budgeten och vars värde uppgår till högst 137 000 EUR i enlighet med driftsbudgeten får byrån, beroende på den riskbedömning som gjorts av utanordnaren, välja att inte begära att anbudssökandena eller anbudsgivarna uppvisar styrkande handlingar om deras finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande. I så fall får ingen förskottsbetalning eller mellanliggande betalning göras.

7.   Med hänsyn till de specifika kraven för ett fullgott genomförande av kontraktet får byrån begära följande kompletterande information om de anbudssökande och anbudsgivarna och deras eventuella underentreprenörer: ett giltigt säkerhetsgodkännande för anläggningen på lämplig nivå och säkerhetsprövning för de anställda som kommer att delta i genomförandet av kontraktet, information om deras tekniska eller industriella bas på någon av de deltagande medlemsstaternas territorium. Dessa krav skall framgå av meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran.

8.   För kontrakt som rör försvar får byrån, på grundval av öppenhet och icke-diskriminering, uppmuntra grupper av ekonomiska aktörer som uppfyller villkoren i artikel 7.2 och främja principer som liknar byråns regler för bästa praxis i försörjningskedjan för att främja ökad konkurrens och lika möjligheter för alla leverantörer, även små och medelstora företag längs försörjningskedjan. En hänvisning till principer som liknar byråns regler för bästa praxis i försörjningskedjan kan anges i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran.

Artikel 43

Ekonomisk och finansiell kapacitet

1.   Den ekonomiska och finansiella kapaciteten kan styrkas särskilt med hjälp av en eller flera av följande handlingar:

a)

Relevanta intyg från banker eller bevis om relevant ansvarsförsäkring för verksamheten.

b)

Balansräkning eller utdrag ur balansräkning för åtminstone de två senaste verksamhetsåren med årsbokslut i de fall då offentlig redovisning av balansräkningen krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där den ekonomiska aktören är etablerad.

c)

Uppgift om total omsättning och omsättning för de entreprenader, varor eller tjänster som upphandlingen gäller under en period som högst kan omfatta de tre senaste räkenskapsåren.

2.   Om en anbudsgivare eller anbudssökande av exceptionella skäl, som byrån anser vara berättigade, inte kan lämna de efterfrågade handlingarna får anbudsgivaren eller anbudssökanden bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som byrån bedömer lämpligt.

3.   En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt hänvisa till andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för byrån att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser för att genomföra kontraktet, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att bistå med dessa resurser.

En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 7.2 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.

Artikel 44

Teknisk kapacitet och yrkeskunnande

1.   Ekonomiska aktörers tekniska kapacitet och yrkeskunnande skall bedömas och bekräftas enligt bestämmelserna i punkterna 2 och 3. I samband med upphandlingar av varor som kräver installationsarbeten, tjänster och/eller bygg- och anläggningsarbeten skall förmågan särskilt bedömas på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet.

2.   Tjänsteleverantörens eller entreprenörens tekniska kapacitet och yrkeskunnande kan, beroende på de aktuella varornas, tjänsternas eller bygg- och anläggningsarbetenas art, kvantitet eller omfattning och användningsområde styrkas genom följande dokument:

a)

Uppgift om tjänsteleverantörens eller entreprenörens utbildning och yrkeskvalifikationer och/eller motsvarande uppgifter beträffande personer i ledande ställning, särskilt den eller de personer som skall ansvara för utförandet av tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena.

b)

En förteckning över

i)

de huvudsakliga tjänster och varuleveranser som utförts under de tre senaste åren, med uppgift om belopp, datum och offentliga eller privata mottagare,

ii)

arbeten som genomförts under de senaste fem åren, med angivelse av belopp, datum och ort. Förteckningen över de mest omfattande bygg- och anläggningsarbetena skall styrkas av intyg om att de utförts på tillfredsställande sätt, med uppgift om de utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt.

c)

En beskrivning av teknisk utrustning, redskap och material som skall användas av tjänsteleverantören eller entreprenören för att utföra ett tjänste- eller byggentreprenadkontrakt.

d)

En beskrivning av teknisk utrustning och de åtgärder som skall vidtas för att kvalitetssäkra varor och tjänster samt av tjänsteleverantörens eller entreprenörens undersöknings- och forskningsresurser.

e)

Namn på de tekniker eller tekniska organ som anlitas, även om de inte är direkt knutna till tjänsteleverantören eller entreprenören, särskilt sådana som ansvarar för kvalitetskontrollen.

f)

När det gäller varor: prover, beskrivningar och/eller autentiska fotografier och/eller intyg från officiella och behöriga institutioner eller organ för kvalitetskontroll, av vilka det skall framgå att varorna uppfyller specifikationerna eller gällande standarder.

g)

Uppgift om årsgenomsnittet för antalet anställda och antalet anställda med ledningsfunktion hos leverantören eller entreprenören under de senaste tre åren.

h)

Uppgift om hur stor del av kontraktet tjänsteleverantören eller entreprenören eventuellt tänker lägga ut på underentreprenad.

i)

Vid byggentreprenadkontrakt och offentliga tjänstekontrakt, och enbart i lämpliga fall, uppgifter om de miljöledningsåtgärder den ekonomiska aktören kan tillämpa vid genomförandet av kontraktet.

Då mottagaren av de tjänster eller varor som avses i b i varit byrån skall detta styrkas med intyg som utfärdats eller attesterats av den behöriga myndigheten.

3.   Om de tjänster eller varor som skall levereras är komplexa eller, i undantagsfall, är avsedda för ett särskilt ändamål får den tekniska kapaciteten och yrkeskunnandet kontrolleras av byrån själv eller, på dennas vägnar, av ett behörigt offentligt organ i tjänsteleverantörens eller entreprenörens etableringsland, förutsatt att detta organ ger sitt samtycke. Kontrollen skall gälla tjänsteleverantörens eller entreprenörens tekniska kapacitet och produktionskapacitet och, vid behov, dennes forsknings- och utvecklingsresurser samt kvalitetskontroll.

4.   Om byrån kräver uppvisande av intyg utfärdade av ett oberoende organ om att den ekonomiska aktören uppfyller vissa kvalitetssäkringsnormer, skall byrån hänvisa till kvalitetssäkringssystem som bygger på tillämpliga europeiska standarder på området som är certifierade av organ vilka uppfyller europeiska standarder för certifiering.

5.   Om byrån kräver uppvisande av intyg utfärdade av ett oberoende organ om att den ekonomiska aktören uppfyller vissa miljöledningsnormer, skall byrån hänvisa till gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (EMAS) som föreskrivs i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 761/2001 (8) eller till miljöledningsstandarder som bygger på relevanta europeiska eller internationella standarder och som certifierats av organ som uppfyller gemenskapslagstiftningen eller relevanta europeiska eller internationella standarder för certifiering. Byrån skall godta likvärdiga certifikat från organ i andra medlemsstater. Den skall även godta andra bevis på likvärdiga miljöledningsåtgärder som läggs fram av marknadsaktörerna.

6.   Tjänsteleverantören eller entreprenören får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt hänvisa till andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av sina förbindelser med dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för byrån att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser för att genomföra kontraktet, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att bistå med dessa resurser.

En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 7.2 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.

Artikel 45

Tilldelningsformer och -kriterier

1.   Utan att det påverkar artikel 10 skall kontrakt tilldelas på något av följande två sätt:

a)

Den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset får kontraktet, förutsatt att anbudet uppfyller angivna villkor och formella krav.

b)

Kontraktet tilldelas den som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

2.   Som det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet skall anses det som är mest kostnadseffektivt med hänsyn till kriterier som är motiverade av syftet med upphandlingen, t.ex. offererat pris, tekniska förtjänster, estetiska och funktionella egenskaper, miljöhänsyn, driftskostnader, lönsamhet, leverans- eller genomförandedatum samt service efter upphandlingen och tekniskt stöd.

3.   Byrån skall i meddelandet om upphandling, i specifikationerna eller i det beskrivande dokumentet precisera vilken vikt den kommer att fästa vid vart och ett av de kriterier som avgör vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning.

Viktningen av priskriteriet i förhållande till övriga kriterier får inte medföra att priskriteriet neutraliseras i valet av entreprenör, utan att byråns tariffer för ersättning för vissa tjänster påverkas, t.ex. tjänster som tillhandahålls av experter för utvärdering.

Om det i undantagsfall inte är tekniskt möjligt att göra en viktning, t.ex. på grund av syftet med upphandlingen, skall byrån endast meddela prioriteringsordning för kriterierna med det viktigaste först.

4.   För kontrakt som rör försvar skall det grundläggande kriteriet för urval av entreprenör vara den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen när det gäller det särskilda kravet, med beaktande av bl.a. kostnadsskäl (såväl anskaffning som livscykel), teknisk överensstämmelse, kvalitetssäkring och tidsplan för leverans samt, i förekommande fall, försörjningstrygghet och den föreslagna strategin för urval av försörjningskällor med beaktande av principerna för reglerna för bästa praxis i försörjningskedjan.

Artikel 46

Användning av elektroniska auktioner

1.   Vid öppna, selektiva eller förhandlade förfaranden enligt det fall som avses i artikel 32.1 a får byrån besluta att tilldelningen av ett offentligt kontrakt skall föregås av en elektronisk auktion enligt artikel 54 i direktiv 2004/18/EG om kontraktsspecifikationerna kan fastställas med exakthet.

Under samma omständigheter får elektronisk auktion användas vid förnyad inbjudan att lämna anbud för parter i ett ramavtal enligt artikel 20 och vid inbjudan att lämna anbud beträffande kontrakt som skall tilldelas inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem enligt artikel 29.

Den elektroniska auktionen skall grundas antingen på enbart priser i de fall kontraktet skall tilldelas på grundval av det lägsta priset, eller på priser och/eller värdet av aspekter i anbuden som angetts i specifikationerna, i de fall kontraktet skall tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

2.   Om byrån beslutar att använda elektronisk auktion skall den ange detta i meddelandet om upphandling.

Specifikationerna skall innehålla följande upplysningar:

a)

De aspekter vilkas värden kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen, under förutsättning att dessa aspekter är kvantifierbara, och kan uttryckas i siffror eller i procent.

b)

De eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för kontraktet.

c)

Vilka uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta i förekommande fall kommer att ske.

d)

Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen.

e)

På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud och särskilt vilka minsta skillnader som i förekommande fall krävs mellan anbuden.

f)

Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om arrangemangen och de tekniska specifikationerna för anslutning.

3.   Innan en elektronisk auktion inleds skall byrån genomföra en första fullständig utvärdering av anbuden i enlighet med tilldelningskriterierna och den fastställda viktningen för dessa.

Alla anbudsgivare som har lämnat godtagbara anbud skall inbjudas samtidigt på elektronisk väg att inkomma med nya priser och/eller nya värden. Inbjudan skall innehålla alla relevanta upplysningar om den individuella anslutningen till den elektroniska utrustning som används samt vilken dag och tid den elektroniska auktionen kommer att inledas. Den elektroniska auktionen får ske i flera på varandra följande etapper. Den elektroniska auktionen får inte inledas tidigare än två arbetsdagar efter den dag då inbjudan har skickats ut.

4.   Om tilldelningen av kontraktet skall ske på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, skall inbjudan åtföljas av resultatet av en fullständig bedömning av den berörda anbudsgivarens anbud som gjorts enligt den viktning som anges i artikel 45.3 första stycket.

I inbjudan skall även den matematiska formel anges som kommer att användas vid den elektroniska auktionen för att bestämma den nya automatiska rangordningen utifrån de nya priser och/eller värden som lämnas. Denna formel skall innefatta viktningen av alla de kriterier som fastställts för att bestämma det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, i enlighet med meddelandet om upphandling eller specifikationerna; för detta syfte skall emellertid eventuellt förekommande intervall anges i förväg med ett bestämt värde.

Om alternativa anbud är tillåtna skall separata formler ges för varje alternativ.

5.   Under varje etapp i en elektronisk auktion skall byrån omedelbart meddela alla anbudsgivare åtminstone tillräckliga upplysningar för att de vid varje tidpunkt skall ha kännedom om sin plats i rangordningen. Byrån får också ge ytterligare upplysningar om andra priser eller värden som har lämnats, under förutsättning att detta anges i specifikationerna. Den får också när som helst meddela antalet deltagare i den aktuella auktionsetappen. Den får emellertid under inga omständigheter röja anbudsgivarnas identitet under genomförandet av de olika etapperna i den elektroniska auktionen.

6.   Byrån skall avsluta den elektroniska auktionen på ett eller flera av följande sätt:

a)

På den dag och tid som fastställts på förhand i inbjudan att delta i auktionen.

b)

När den inte längre erhåller några nya priser eller nya värden som motsvarar kraven på minsta skillnader. I detta fall skall byrån i inbjudan att delta i auktionen ange hur långt efter det att den har mottagit det sista budet som den kommer att stänga den elektroniska auktionen.

c)

När det antal auktionsetapper som fastställts i inbjudan att delta i auktionen har genomförts.

Om byrån har beslutat att stänga den elektroniska auktionen enligt c, eventuellt i kombination med villkoren i b, skall tidsplanen för varje auktionsetapp anges i inbjudan att delta i auktionen.

7.   Efter att ha stängt den elektroniska auktionen skall byrån tilldela kontraktet i enlighet med artikel 45 på grundval av resultaten av den elektroniska auktionen.

Byrån får inte utnyttja elektroniska auktioner på otillbörligt sätt eller på ett sätt som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen eller ändrar föremålet för kontraktet, så som det utlystes genom meddelandet om upphandling och fastställdes i specifikationen.

Artikel 47

Onormalt låga anbud

1.   Om det i en viss upphandling förekommer anbud som verkar vara onormalt låga, skall byrån, innan den förkastar dessa anbud av endast detta skäl, skriftligen begära sådana förtydliganden om anbudens sammansättning som den anser sig behöva, och sedan parterna fått lämna sina synpunkter granska anbudets innehåll mot bakgrund av dessa förtydliganden. Dessa förtydliganden kan bland annat gälla överensstämmelsen med de bestämmelser om arbetarskydd och arbetsförhållanden som är i kraft på den ort där tillhandahållandet skall ske.

Byrån får särskilt beakta förtydliganden som gäller

a)

besparingar avseende tillverkningssättet för varorna, sättet att tillhandahålla tjänsterna eller byggmetoderna,

b)

tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden som anbudsgivaren kan räkna med, samt

c)

anbudets originalitet.

2.   Om byrån konstaterar att ett anbud är onormalt lågt på grund av statligt stöd får den inte förkasta anbudet enbart av detta skäl om anbudsgivaren inom en rimlig svarstid som skall fastställas av byrån kan bevisa att stödet har tilldelats definitivt och i enlighet med de förfaranden och beslut som anges i gemenskapens regler om statligt stöd.

Artikel 48

Tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud

1.   Tidsfristerna för mottagande av anbud och anbudsansökningar skall fastställas i kalenderdagar av byrån och skall vara tillräckligt långa för att de berörda skall ha rimlig tid på sig att utarbeta och lämna in sina anbud, med särskild hänsyn till hur komplicerad upphandlingen är, och om det är nödvändigt att göra ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats.

2.   För öppna förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som anges i artikel 36, skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 52 dagar från den dag då meddelandet om upphandlingen sändes ut.

3.   För selektiva förfaranden, inklusive vid användning av den konkurrenspräglade dialog som avses i artikel 30, och förhandlade förfaranden med offentliggörande av ett meddelande om upphandling där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som anges i artikel 36, skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 37 dagar från den dag då meddelandet om upphandling sändes ut.

Vid selektiva förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som anges i artikel 36, skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 40 dagar från den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.

Vid selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden efter en uppmaning till intresseanmälan enligt artikel 33 skall dock fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 21 dagar från den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.

4.   Om byrån i enlighet med artikel 21.2 har sänt ett förhandsmeddelande för offentliggörande eller själv har offentliggjort ett förhandsmeddelande om sin upphandlarprofil kan anbudsfristen i allmänhet minskas till 36 dagar, men får under inga förhållanden understiga 22 dagar från den dag då meddelandet om upphandling eller anbudsinfordran sändes ut.

En förkortad frist enligt första stycket får tillämpas bara om förhandsmeddelandet uppfyller följande villkor:

a)

Det innehåller all den information som krävs i meddelandet om upphandling, i den utsträckning denna information är tillgänglig när meddelandet offentliggörs.

b)

Det har avsänts för offentliggörande minst 52 dagar och högst tolv månader före den dag då meddelandet om upphandling avsändes.

5.   Tidsfristerna för mottagande av anbud kan sänkas med fem dagar, om samtliga upphandlingsdokument är fritt och direkt tillgängliga elektroniskt från den dag då meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan offentliggjordes.

Artikel 49

Tidsfrister gällande tillgång till upphandlingsdokument

1.   Förutsatt att begäran lämnas in i god tid före utgången av tidsfristen för inlämning av anbud skall, inom sex kalenderdagar efter det att begäran mottagits, specifikationerna eller de beskrivande dokumenten enligt förfarandet i artikel 30 och de kompletterande handlingarna sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt att få specifikationerna eller visat intresse för att delta i en dialog eller lämna anbud, om ej annat följer av punkt 4. Byrån skall inte vara skyldig att besvara en begäran om handlingar som lämnats in mindre än fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämnande av anbud.

2.   Förutsatt att begäran lämnas in i god tid före utgången av tidsfristen för inlämning av anbud eller anbudsansökningar, skall kompletterande information om meddelandet om upphandling eller anbudsansökning samtidigt sändas till alla ekonomiska aktörer som visat intresse för att delta i förfarandet senast sex dagar före den dag den tillämpliga tidsfristen löper ut, eller, om begäran inkommer mindre än åtta kalenderdagar före tidsfristen, så snart som möjligt efter det att begäran inkommit. Byrån skall inte vara skyldig att besvara en begäran om kompletterande information som lämnats in mindre än fem arbetsdagar före den tillämpliga tidsfristen.

3.   Om specifikationerna och de kompletterande handlingarna eller informationen inte kan tillhandahållas inom de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2, eller om det inte går att lämna anbud utan ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats, skall de anbudsfrister som avses i artikel 48 förlängas så att alla ekonomiska aktörer kan få all den information som behövs för att utforma ett anbud. Denna förlängning skall offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med artiklarna 21-24.

4.   Vid ett öppet förfarande, inklusive det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 29, skall punkt 1 inte tillämpas om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling och de eventuella kompletterande handlingarna med elektroniska medel. Det meddelande om upphandling som avses i artikel 21.3 skall då innehålla adressen till den webbplats där dessa dokument finns tillgängliga.

Eventuella kompletterande dokument och information skall också vara fritt, fullständigt och direkt tillgängliga så snart som de sänts till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud.

Artikel 50

Tidsfrister i brådskande fall

1.   Om det på grund av vederbörligen motiverad tidsbrist inte är möjligt att iaktta minimitidsfristerna enligt artikel 48.3 för selektiva och förhandlade förfaranden med föregående meddelande om upphandling liksom för ett förhandlat förfarande utan offentliggörande för kontrakt som rör försvar får byrån fastställa följande tidsfrister, som skall räknas i kalenderdagar:

a)

För mottagande av anbudsansökningar får tidsfristen inte vara kortare än 15 dagar från den dag då meddelandet om upphandling sändes ut eller 10 dagar om meddelandet sändes till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer med elektroniska medel.

b)

För mottagande av anbud får tidsfristen inte vara kortare än tio dagar från den dag då anbudsinfordran sändes ut.

2.   Inom selektiva förfaranden och påskyndade förhandlade förfaranden skall kompletterande information om specifikationerna lämnas ut till samtliga anbudsgivare och anbudssökande senast fyra kalenderdagar före den fastställda sista dagen för mottagande av anbud, förutsatt att begäran gjorts i tid.

Artikel 51

Kommunikationsmetoder

1.   Formerna för inlämning av anbud eller anbudsansökningar skall bestämmas av byrån som får välja en uteslutande metod. Anbud och ansökningar om att få lämna anbud kan lämnas in brevledes eller elektroniskt. Ansökningar om att få lämna anbud kan också sändas per fax. I de två sistnämnda fallen skall ansökningar om att få lämna anbud bekräftas i ett brev som skall sändas före utgången av tidsfristerna i artikel 48.

Den kommunikationsmetod som väljs skall vara icke-diskriminerande och får inte leda till att de ekonomiska aktörernas tillträde till tilldelningsförfarandet inskränks.

Den kommunikationsmetod som väljs skall garantera att följande villkor iakttas:

a)

Varje anbud skall innehålla alla de uppgifter som är nödvändiga för att det skall kunna bedömas.

b)

Uppgifternas integritet skall bevaras.

c)

Den sekretess som gäller för anbuden skall bevaras och byrån skall inte ta del av innehållet i anbuden förrän fristen för att lämna anbud har löpt ut.

Byrån får kräva att elektroniska anbud skall vara försedda med en avancerad elektronisk signatur enligt Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG (9).

2.   Om byrån godkänner elektronisk inlämning av anbud och anbudsansökningar skall de verktyg som används liksom deras tekniska krav vara icke-diskriminerande, allmänt tillgängliga och kompatibla med informations- och kommunikationsprodukter som i allmänhet används. Information om de specifikationer som är nödvändiga för överföringen av anbud och anbudsansökningar, inbegripet kryptering, skall finnas tillgänglig för anbudssökande och anbudsgivare.

Bestämmelserna för mottagandet av anbud och ansökningar om att lämna anbud skall vidare stå i överensstämmelse med kraven i bilaga X till direktiv 2004/18/EG.

3.   Om inlämningen sker per brev får anbudsgivare och anbudssökande välja att lämna in anbud eller anbudsansökningar

a)

antingen genom en rekommenderad försändelse, varvid det datum som räknas skall vara den dag byrån verkligen mottar den rekommenderade försändelsen (under tjänstetid), eller

b)

direkt till byrån av anbudssökanden eller anbudsgivaren själv eller av ett ombud, inbegripet budföretag. Byrån skall ange till vilken avdelning anbudsansökningarna eller anbuden skall avlämnas mot ett daterat och undertecknat mottagningsbevis, varvid det datum som räknas skall vara den dag byrån verkligen mottar anbudsansökningarna eller anbuden (under tjänstetid).

4.   För att bibehålla sekretessen och undvika problem om anbuden sänds med post skall följande text finnas med i anbudsinfordran:

”Anbudshandlingarna skall läggas i ett inner- och ett ytterkuvert, vilka skall vara tillslutna. Innerkuvertet skall vara ställt till mottagande enhet, enligt uppgift i anbudsinfordran. Följande skall vara skrivet på innerkuvertet: ’Anbudsinfordran – får ej öppnas av postpersonalen’. Om självhäftande kuvert används måste de slutas med tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp.”

Artikel 52

Öppning av anbud och begäran att få delta med anbud

1.   Varje anbudsansökan och anbud som uppfyller villkoren i artikel 51.1 och 51.2 skall öppnas.

2.   För upphandlingar vars värde överstiger 60 000 EUR skall den behöriga utanordnaren utse en särskild kommitté som öppnar anbuden.

Den kommitté som ansvarar för att öppna anbuden skall bestå av minst tre ledamöter som skall företräda minst två organisatoriska enheter inom byrån, utan hierarkisk koppling sinsemellan, varvid åtminstone den ena inte får lyda under den behörige utanordnaren. Dessa ledamöter skall undvika alla intressekonflikter.

3.   Om anbudsansökningarna eller anbuden sänds med post eller budföretag eller överlämnas direkt skall en eller flera ledamöter av den kommitté som öppnar anbuden parafera de dokument som visar vilken dag och vilket klockslag anbuden mottogs.

Vidare skall de parafera

a)

antingen varje sida i varje anbud, eller

b)

första sidan och den finansiella översikt som bifogas varje anbud, förutsatt att originalanbudets integritet kan garanteras med lämplig teknik av en avdelning som är oberoende av utanordningsavdelningen.

Vid tilldelning av kontrakt till lägstbjudande i enlighet med artikel 45.1 a skall priserna i alla de formellt godtagbara anbuden offentliggöras.

Kommittéledamöterna skall underteckna protokollet från det möte då anbuden öppnades, i vilket skall anges vilka anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren och skälen till att de sistnämnda inte uppfyller villkoren med avseende på formerna för hur anbud skall lämnas enligt artikel 51.

Artikel 53

Kommittén för utvärdering av anbud och ansökningar att få delta med anbud

1.   Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren skall utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté för vardera etappen i förfarandet på grundval av de uteslutnings- och urvalskriterier respektive de tilldelningskriterier som tidigare tillkännagivits.

Utvärderingskommittén skall utses av den behöriga utanordnaren och skall avge ett rådgivande yttrande vid upphandlingar för belopp över det tröskelvärde som anges i artikel 34.2.

2.   Utvärderingskommittén skall bestå av minst tre ledamöter som skall företräda minst två organisatoriska enheter inom den berörda byrån, utan hierarkisk koppling sinsemellan, varvid åtminstone den ena inte får lyda under den behörige utanordnaren. Dessa ledamöter skall undvika alla intressekonflikter. Utvärderingskommittén får ha samma sammansättning som den kommitté som ansvarar för att öppna anbuden.

Externa experter får biträda kommittén efter beslut av behörig utanordnare. Den behörige utanordnaren skall försäkra sig om att dessa experter inte befinner sig i intressekonflikt.

3.   Anbudsansökningar och anbud skall avvisas om de inte uppfyller alla väsentliga eller särskilda krav som anges i dokumentationen för anbudsinfordran.

Utvärderingskommittén eller byrån får emellertid uppmana anbudssökande eller anbudsgivare att inom en tidsfrist som den anger komplettera eller förtydliga uppgifterna i de styrkande handlingar som skall framläggas för bedömningen av kriterierna för uteslutning och urval.

4.   I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 47 skall utvärderingskommittén begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.

Artikel 54

Artikel 296 i EG-fördraget

Dessa finansiella bestämmelser skall inte påverka befintliga åtgärder som vidtagits av medlemsstaterna enligt artikel 296 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen eller enligt artiklarna 10 och 14 i direktiv 2004/18/EG.

KAPITEL 3

BESTÄMMELSER FÖR DE FINANSIELLA BIDRAGEN FRÅN DRIFTSBUDGETEN

Artikel 55

Tillämpningsområde

1.   Byrån skall ha rätt att genom sin driftsbudget bidra till projekt som är avsedda att bidra till att uppnå ett mål som ingår i byråns årliga arbetsprogram vilka utvecklats och samfinansierats av privata eller offentliga enheter i någon av de deltagande medlemsstaterna eller i samarbete med någon annan europeisk institution eller internationell organisation.

2.   Styrelsen skall fatta beslut om det belopp i driftsbudgeten som skall användas som finansiella bidrag. Ett projekt kan ge upphov till endast en tilldelning av ett finansiellt bidrag från byrån.

3.   Finansiella bidrag från byrån skall omfattas av ett skriftligt avtal med bidragsmottagaren.

4.   Finansiella bidrag skall tilldelas efter meddelanden om ansökningsomgångar utom i de fall när Europeiska kommissionen eller en annan europeisk eller internationell organisation eller enhet har ingått ett avtal med en särskild ekonomisk aktör på området för säkerhetsforskning eller försvar och det är lämpligt att byrån tilldelar samma ekonomiska aktör ett finansiellt bidrag.

5.   Ett finansiellt bidrag får tilldelas ett projekt som redan har inletts endast om den sökande kan påvisa ett behov av att inleda projektet innan avtalet har undertecknats. I sådana fall får utgifter som berättigar till bidrag inte ha uppkommit innan ansökan om det finansiella bidraget inlämnats, utom i vederbörligen styrkta undantagsfall. Inga finansiella bidrag kan tilldelas i efterskott för projekt som redan avslutats.

6.   Finansiella bidrag får inte finansiera samtliga kostnader för projektet. Projektet måste innebära samfinansiering. Bidragsmottagaren skall bestyrka sin del av samfinansieringen, antingen den kommer från egna medel eller i form av ekonomiska överföringar från tredje man. Utanordnaren får i vederbörligen motiverade undantagsfall godta samfinansiering in natura. I detta fall får värdet inte överstiga de verkliga kostnaderna som vederbörligen skall styrkas genom bokföringsdokument.

7.   Det finansiella bidraget får inte syfta eller leda till ett överskott efter det att kostnaderna dragits av från intäkterna för det aktuella projektet vid det tillfälle då slutbetalning begärs av det finansiella bidraget för ett projekt.

8.   Följande bestämmelser skall gälla i tillämpliga delar för förfarandet för att tilldela ett finansiellt bidrag och underteckna avtalet med bidragsmottagaren: Artiklarna 2.1, 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51, 52 och 53, där, i tillämpliga fall, det system som skall tillämpas för finansiella bidrag skall vara systemet för kontrakt som rör försvar.

Artikel 56

Utvärdering av förslag

1.   Förslagen skall utvärderas på grundval av de uteslutnings- och urvalskriterier som offentliggjorts i meddelandet om ansökningsomgång av en utvärderingskommitté som inrättats i detta syfte för att avgöra vilka förslag som får finansieras.

2.   Urvalskriterierna skall offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång och skall möjliggöra en bedömning av den bidragssökandes ekonomiska och operativa förmåga att genomföra det projekt som föreslagits. Den sökande måste ha stabila finansieringskällor i tillräcklig omfattning för att fortsätta sin verksamhet under hela projektet eller det verksamhetsår för vilket det finansiella bidraget har tilldelats och för att själv delta i finansieringen av detta. Den sökande måste förfoga över den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra det föreslagna projektet.

3.   Tilldelningskriterierna skall göra det möjligt att tilldela finansiella bidrag till projekt som maximerar den sammantagna effektiviteten för byråns årliga arbetsprogram vars genomförande de skall säkra. Dessa kriterier skall fastställas på ett sätt som säkrar en god förvaltning av byråns medel och så att det senare skall vara möjligt att göra en utvärdering.

4.   När utvärderingskommittén har slutfört sin uppgift skall den behörige utanordnaren på grundval av utvärderingen välja ut bidragsmottagaren och fastställa det finansiella bidraget.

Artikel 57

Innehåll i meddelandena om ansökningsomgångar

1.   Meddelandena om ansökningsomgångar skall innehålla information om följande:

a)

Målsättning.

b)

Kriterier för bidragsberättigande, urval och tilldelning samt hithörande styrkande handlingar.

c)

Bestämmelser för finansiering genom byrån.

d)

Formerna och sista dagen för inlämnande av förslag och möjligt datum för när projekten kan inledas samt planerat datum för när tilldelningsförfarandet skall avslutas.

2.   Meddelandena om ansökningsomgångar skall offentliggöras på Europeiska försvarsbyråns webbplats på Internet och vid behov eventuellt på andra lämpliga sätt, däribland i Europeiska unionens officiella tidning, så att informationen får så bred spridning som möjligt bland potentiella bidragsmottagare.

Artikel 58

Ansökan om finansiella bidrag

1.   En ansökan skall göras på ett särskilt formulär i enlighet med de kriterier som fastställs i meddelandet om ansökningsomgång.

2.   Av ansökan skall framgå att den sökande existerar som juridisk person samt har ekonomisk och operativ kapacitet att genomföra det föreslagna projektet. För detta ändamål skall utanordnaren begära ett intyg på heder och samvete av de potentiella bidragsmottagarna. Inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen för det senaste avslutade räkenskapsåret samt alla övriga styrkande handlingar som begärts i meddelandet om ansökningsomgången skall, beroende på den bedömning av förvaltningsriskerna som gjorts av den ansvarige utanordnaren, även bifogas ansökan.

3.   Budgeten för projektet eller den driftsbudget som åtföljer ansökan skall vara balanserad vad gäller utgifter och inkomster och det skall tydligt anges vilka kostnader som berättigar till bidrag från byråns budget.

4.   För finansiella bidrag på över 25 000 EUR skall alla sökande till sin ansökan bifoga en extern revisionsrapport som sammanställts av en auktoriserad revisor. Rapporten skall bestyrka räkenskaperna för det senaste tillgängliga verksamhetsåret och ge en bedömning av sökandens ekonomiska kapacitet. Bestämmelsen i denna punkt är endast tillämplig på den första ansökan som lämnas in av en bidragsmottagare till en utanordnare under samma budgetår. Den ansvarige utanordnaren får, efter en bedömning av förvaltningsriskerna, undanta offentliga organ och europeiska institutioner eller internationella organisationer från denna skyldighet.

5.   Den sökande skall ange övriga finansieringskällor och belopp som beviljats eller sökts under samma budgetår för samma eller andra projekt eller för den löpande verksamheten.

Artikel 59

Innehållet i avtalet om finansiellt bidrag

I avtalet om finansiellt bidrag skall särskilt anges följande:

a)

Syftet med avtalet.

b)

Bidragsmottagaren.

c)

Avtalets giltighetstid, dvs.

i)

den dag då avtalet träder i kraft respektive slutdatum,

ii)

projektets startdatum och den tid det beräknas pågå.

d)

Det finansiella bidragets maximala belopp.

e)

Detaljerad beskrivning av projektet.

f)

De allmänna villkor som gäller för alla avtal av detta slag, t.ex. immateriella rättigheter, fastställande av tillämplig lagstiftning, behörig domstol vid tvister och att bidragsmottagaren godtar Europeiska försvarsbyråns och dess revisorers kontroller samt reglerna om efterhandspublicering enligt artikel 3.

g)

Beräknat finansiellt bidrag och detaljuppgifter om bidragsberättigande kostnader för projektet.

h)

Utbetalningstakten med beaktande av de ekonomiska riskerna, hur länge projektet pågår och hur det utvecklas samt bidragsmottagarens kostnader.

i)

Bidragsmottagarens skyldigheter, bl.a. i fråga om sund ekonomisk förvaltning samt verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter.

j)

Former och tidsfrister för rapporternas godkännande och utbetalningar från Europeiska försvarsbyrån.

k)

Bestämmelser om att Europeiska försvarsbyråns och dess revisorer skall ha befogenhet att kontrollera dokument och genomföra inspektioner på plats hos alla de leverantörer och underleverantörer som har tagit emot medel från byrån.

Artikel 60

Styrkande handlingar vid betalningsbegäran

1.   För varje finansiellt bidrag där finansieringen är uppdelad i delbetalningar, skall för varje ny utbetalning krävas att minst 70 % av totalbeloppet för den tidigare förhandsfinansieringen skall ha förbrukats. En sammanställning av de utgifter bidragsmottagaren ådragit sig skall styrka begäran om ny utbetalning.

2.   Bidragsmottagaren skall försäkra på heder och samvete att uppgifterna i ansökningarna om utbetalningar är fullständiga, tillförlitliga och rättvisande. Bidragsmottagaren skall även försäkra att de uppkomna kostnaderna kan anses bidragsberättigande i enlighet med avtalet om finansiellt bidrag och att begäran om utbetalning är underbyggd med adekvata styrkande handlingar som kan kontrolleras.

3.   En extern revision av redovisningarna och de underliggande räkenskaperna utförd av en auktoriserad revisor får begäras av den ansvarige utanordnaren för samtliga utbetalningar på grundval av hans eller hennes riskbedömning. Oavsett om ett finansiellt bidrag avser administrativa utgifter eller ett projekt som sådant skall revisionsberättelsen bifogas begäran om utbetalning. Denna skall utgöra ett intyg om att de kostnader som bidragsmottagaren har uppgett i den redovisning som utgör grund för begäran om betalning är verkliga, riktiga och bidragsberättigande i enlighet med avtalet om finansiellt bidrag.

Efter en riskbedömning får den ansvarige utanordnaren undanta offentliga organ, andra europeiska institutioner och internationella organisationer från skyldigheten att genomföra en extern revision.

4.   Beloppet av det finansiella bidraget skall inte betraktas som slutligt förrän institutionen godkänt en slutrapport och de slutliga räkenskaperna, utan att detta påverkar ytterligare kontroller i ett senare skede.


(1)  EUT L 134, 30.4.2004, s. 114. Direktivet senast ändrat genom rådets direktiv 2006/97/EG (EUT L 363, 20.12.2006, s. 107).

(2)  EGT L 340, 16.12.2002, s. 1.

(3)  EGT L 101, 11.4.2001, s. 1. Beslutet senast ändrat genom beslut 2007/438/EG (EUT L 164, 26.6.2007, s. 24).

(4)  EGT C 316, 27.11.1995, s. 48.

(5)  EGT C 195, 25.6.1997, s. 1.

(6)  EGT L 351, 29.12.1998, s. 1.

(7)  EGT L 166, 28.6.1991, s. 77. Direktivet ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG (EGT L 344, 28.12.2001, s. 76).

(8)  EGT L 114, 24.4.2001, s. 1. Förordningen senast ändrad genom rådets förordning (EG) nr 1791/2006 (EUT L 363, 20.12.2006, s. 1).

(9)  EGT L 13, 19.1.2000, s. 12.