om arbetsordningen för och sammansättningen av Tekniska kommissionen för informationsbehandling inom Administrativa kommissionen för social trygghet för migrerande arbetare

ADMINISTRATIVA KOMMISSIONEN FÖR SOCIAL TRYGGHET FÖR MIGRERANDE ARBETARE HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av artikel 81 d i rådets förordning (EEG) nr 1408/71 av den 14 juni 1971 om tillämpningen av systemen för social trygghet när anställda, egenföretagare eller deras familjer flyttar inom gemenskapen (1), enligt vilken Administrativa kommissionen skall främja och utveckla samarbete mellan medlemsstaterna genom att modernisera förfarandena för informationsutbyte, särskilt genom att anpassa informationsflödet mellan institutionerna till telematiskt utbyte, med beaktande av utvecklingen av databehandlingen i varje medlemsstat för att påskynda beviljandet av förmåner,

med beaktande av artikel 117c.1 i rådets förordning (EEG) nr 574/72 av den 21 mars 1972 om tillämpningen av förordning (EEG) nr 1408/71 om tillämpningen av systemen för social trygghet när anställda eller deras familjer flyttar inom gemenskapen (2), enligt vilken Administrativa kommissionen skall utarbeta och fastställa arbetsordning och sammansättning för en teknisk kommission, som enligt artiklarna 117, 117a och 117b skall utarbeta rapporter och lägga fram motiverade yttranden innan beslut fattas,

med beaktande av konsekvenserna av utvidgningen av Europeiska unionen den 1 maj 2004 när det gäller tekniska kommissionens verksamhet.

1. Administrativa kommissionen för social trygghet för migrerande arbetare skall inrätta en teknisk kommission för informationsbehandling enligt artikel 117c.1 i förordning (EEG) nr 574/72. Kommissionen skall kallas ”Tekniska kommissionen”.

2. Tekniska kommissionens arbetsuppgifter är de som nämns i artikel 117c.2 i förordning (EEG) nr 574/72.

3. Tekniska kommissionens mandat skall med hänsyn tagen till dess särskilda arbetsuppgifter fastställas av Administrativa kommissionen för social trygghet för migrerande arbetare, som kan ändra dessa uppgifter efter behov.

Tekniska kommissionen skall vid behov upprätta rapporter och motiverade yttranden på grundval av teknisk dokumentation och undersökningar. Kommissionen kan av nationella myndigheter begära all relevant information som den anser nödvändig för att på ett adekvat sätt utföra sina uppgifter.

1. Tekniska kommissionen skall bestå av två ledamöter från varje medlemsstat, varav en skall utses till ordinarie ledamot och den andra till suppleant. Uppgifter om varje medlemsstats företrädare skall lämnas till Administrativa kommissionens generalsekretariat av medlemsstatens regeringsföreträdare i Administrativa kommissionen.

2. Rapporter och motiverade yttranden skall godkännas med enkel majoritet av alla ledamöter i Tekniska kommissionen. Varje medlemsstat har en röst som skall avges av den ordinarie ledamoten eller, om denne inte är närvarande, av dennes suppleant. I Tekniska kommissionens rapporter och motiverade yttranden skall det anges om besluten i dem har fattats enhälligt eller med enkel majoritet. Minoritetens synpunkter eller reservationer skall anges.

3. En företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission eller en av denne utsedd person skall fungera som rådgivare i Tekniska kommissionen.

Ordförandeskapet i Tekniska kommissionen skall innehas ett halvår i taget av antingen en ordinarie ledamot eller en annan företrädare från den medlemsstat, vars företrädare i Administrativa kommissionen innehar kommissionens ordförandeskap under samma tidsperiod. Ordföranden för Tekniska kommissionen skall rapportera om Tekniska kommissionens verksamhet i enlighet med de önskemål som ordföranden i Administrativa kommissionen har.

Tekniska kommissionen kan inrätta tillfälliga arbetsgrupper för särskilda frågor. Tekniska kommissionen skall beskriva de uppgifter som sådana arbetsgrupper skall arbeta med, inom vilken tidsperiod uppdraget skall vara avslutat samt de ekonomiska konsekvenserna av dess åtgärder i det arbetsprogram som nämns i artikel 7.

Administrativa kommissionens sekretariat skall förbereda och anordna Tekniska kommissionens sammanträden och föra protokoll vid dessa.

Tekniska kommissionen skall lägga fram ett detaljerat arbetsprogram för Administrativa kommissionen för godkännande. Tekniska kommissionen skall också årligen rapportera om sin verksamhet mot bakgrund av sitt arbetsprogram till Administrativa kommissionen samt överlämna eventuella förslag till ändring av arbetsprogrammet.

Alla åtgärder som Tekniska kommissionen föreslår som medför kostnader som skall bäras av Europeiska gemenskapernas kommission skall godkännas av företrädaren för den institutionen.

De språk som skall användas i Tekniska kommissionen är de som erkänts som officiella språk vid gemenskapens institutioner i enlighet med artikel 290 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

De kompletterande bestämmelserna i den bifogade bilagan skall även gälla för Tekniska kommissionen.

BILAGA

KOMPLETTERANDE BESTÄMMELSER FÖR TEKNISKA KOMMISSIONEN

1. Närvaro vid sammanträden

a)	Om sittande ordförande är förhindrad att delta i ett av Tekniska kommissionens sammanträden, skall hans suppleant sitta ordförande.

b)	Vid Tekniska kommissionens sammanträden kan ledamöterna åtföljas av en eller flera experter när de frågor som behandlas kräver detta. Varje delegation får i regel inte bestå av fler än fyra personer.

Företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission eller en ledamot i sekretariatet eller en annan person som utses av Administrativa kommissionens generalsekreterare skall närvara vid alla sammanträden i Tekniska kommissionen eller dess tillfälliga arbetsgrupper. Vid dessa sammanträden får också en representant för en annan avdelning inom Europeiska gemenskapernas kommission delta, om detta är relevant för den fråga som behandlas.

2. Omröstning

a)	När en av Tekniska kommissionens ordinarie ledamöter är ordförande, skall dennes suppleant rösta i dennes ställe.

b)	Ordföranden skall ge alla närvarande ledamöter som lägger ned sin röst möjlighet att ange orsaken till detta.

c)	Om majoriteten av de närvarande ledamöterna lägger ned sina röster, skall det förslag som tagits upp till omröstning inte anses ha behandlats.

3. Dagordning

a)	Preliminär dagordning för varje sammanträde i Tekniska kommissionen skall upprättas av sekretariatet i samråd med Tekniska kommissionens ordförande. Vid behov får sekretariatet, innan en punkt tas med på dagordningen, be de berörda delegationerna att avge ett skriftligt yttrande om denna fråga.

b)	Den preliminära dagordningen skall i regel inbegripa de punkter som en ledamot eller företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission önskat ta upp till behandling och, vid behov, tillhörande handlingar som har inkommit till sekretariatet minst 20 arbetsdagar före sammanträdets början.

Den preliminära dagordningen skall sändas minst tio arbetsdagar före varje sammanträdes öppnande till ledamöterna i Tekniska kommissionen, till företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission och till alla andra personer som förväntas delta i sammanträdet. De handlingar som gäller punkterna på dagordningen skall sändas till dem så snart de är tillgängliga.

Dagordningen skall godkännas av Tekniska kommissionen vid sammanträdets öppnande. Det krävs enhällighet i Tekniska kommissionen för att ytterligare en punkt skall kunna läggas till på den preliminära dagordningen. Med undantag för brådskande fall kan Tekniska kommissionens ledamöter lämna sitt slutliga ställningstagande vid nästa sammanträde när det gäller punkter på den preliminära dagordningen till vilka de inte har fått relevanta handlingar på sitt eget språk fem arbetsdagar före sammanträdets öppnande.

4. Tillfälliga arbetsgrupper

a)	Tillfälliga arbetsgrupper skall ledas av en expert som utses av ordföranden för Tekniska kommissionen i samråd med företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission eller i annat fall av en expert som företräder samma stat som Administrativa kommissionens ordförande.

b)	Den tillfälliga arbetsgruppens ordförande skall kallas till Tekniska kommissionens sammanträde när en rapport från den tillfälliga arbetsgruppen behandlas.

5. Administrativa frågor

a)	Tekniska kommissionens ordförande får ge sekretariatet anvisningar för kommande sammanträden och för genomförandet av de uppgifter som hör till Tekniska kommissionen.

b)	Tekniska kommissionen skall genom skriftlig kallelse, som sänds till ledamöterna och till företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission tio arbetsdagar före sammanträdet, sammankallas av sekretariatet i samråd med Tekniska kommissionens ordförande.

c)	Protokoll skall föras vid varje sammanträde och skall i princip godkännas vid nästkommande sammanträde.