Kommissionens förordning (EG) nr 2355/2002

av den 27 december 2002

om ändring av kommissionens förordning (EG) nr 438/2001 om genomförandebestämmelser till rådets förordning (EG) nr 1260/1999 beträffande förvaltnings- och kontrollsystemen för stöd som beviljas inom ramen för strukturfonderna

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av förordning (EG) nr 1260/1999 av den 21 juni 1999 om allmänna bestämmelser för strukturfonderna(1), i dess ändrade lydelse genom förordning (EG) nr 1447/2001(2), särskilt artikel 53.2 i denna,

efter samråd med kommittén som inrättats i enlighet med artikel 147 i fördraget,

efter samråd med Kommittén för jordbrukets struktur och landsbygdens utveckling,

efter samråd med Kommittén för fiskets och vattenbrukets struktur, och

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 38.6 i förordning (EG) nr 1260/1999 skall de ansvariga myndigheterna i medlemsstaterna hålla samtliga verifikationer som rör utgifter och kontroller för stöd tillgängliga för kommissionen under de tre år som följer efter kommissionens slutbetalning, om inte annat beslutas i de bilaterala administrativa avtalen.

(2) Det bör fastställas vilka olika typer av verifikationer som inbegrips i denna skyldighet, i vilken form de skall sparas samt kravet att fastställa vilka organ som skall spara dem.

(3) Eftersom dokumenten i fråga utgör en del av den verifieringskedja som avses i artikel 7 i förordning (EG) nr 438/2001(3) bör denna artikel kompletteras med nödvändiga bestämmelser om sparande av dokument.

(4) Bestämmelserna om sparande av dokumenten påverkar inte tillämpningen av andra särskilda gemenskapsbestämmelser eller nationella bestämmelser.

(5) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från Kommittén för utveckling och omställning av regioner.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Artikel 7 i förordning (EG) nr 438/2001 skall ändras på följande sätt:

a) En ny punkt med följande lydelse skall införas efter punkt 2:

"2a. a) De verifikationer om utgifter och kontroller som avses i artikel 38.6 i förordning (EG) nr 1260/1999 skall omfatta följande:

- Dokument som avser särskilda faktiska utgifter som deklarerats och betalningar som gjorts i samband med stödet och som krävs för en tillfredsställande verifieringskedja, inbegripet dokument som utgör bevis på faktisk leverans av samfinansierade produkter eller tjänster.

- Rapporter och dokument i samband med kontroller som genomförts enligt artiklarna 4, 9, 10 och 15 i den här förordningen.

De behöriga nationella myndigheterna skall inrätta förfaranden för att fastställa vilket organ som skall förfoga över dokumenten under hela arkiveringstiden.

b) Dokumenten skall sparas antingen som original eller på allmänt erkända databärare.

Allmänt erkända databärare skall innefatta följande:

- Fotokopior av original.

- Mikrofiche av original.

- Elektroniska versioner av original på optiska databärare (t.ex. CD-rom, hårddisk eller magnetskiva).

- Dokument som endast finns i elektronisk version.

Förfarandet för certifieringen av att dokumenten på de allmänt erkända databärarna stämmer överens med originalen skall fastställas av de nationella myndigheterna och dessa skall kunna garantera att de sparade elektroniska versionerna uppfyller nationella rättsliga krav och kan användas för revision. När dokumenten endast finns i elektronisk version skall det datasystem där de elektroniska versionerna finns sparade uppfylla godkända säkerhetsnormer så att det finns garantier för att de sparade dokumenten uppfyller nationella rättsliga krav och kan användas för revision."

b) Punkt 3 a skall ersättas med följande:

"a) Att det finns rutiner som garanterar att de dokument som avses i punkt 2a sparas i enlighet med kraven i artikel 38.6 i förordning (EG) nr 1260/1999 och i enlighet med bilaga I till denna förordning."

Artikel 2

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 27 december 2002.

På kommissionens vägnar

Michel Barnier

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 161, 26.6.1999, s. 1.

(2) EGT L 139, 29.7.2001, s. 1.

(3) EGT L 63, 3.3.2001, s. 21.