Kommissionens förordning (EG) nr 2222/2000

av den 7 juni 2000

om finansiella bestämmelser för tillämpningen av rådets förordning (EG) nr 1268/1999 om gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärder för jordbruket och landsbygdens utveckling i kandidatländerna i Central- och Östeuropa under föranslutningsperioden

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1268/1999 av den 21 juni 1999 om gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärder för jordbruket och landsbygdens utveckling i kandidatländerna i Central- och Östeuropa under föranslutningsperioden(1), särskilt artiklarna 9.2 och 12.2 i denna, och

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 11.1 i rådets förordning (EG) nr 1266/1999(2) om samordning av stödet till kandidatländerna inom ramen för föranslutningsstrategin skall kommissionen genomföra gemenskapsstödet i enlighet med reglerna i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(3), särskilt artikel 114 i denna. Enligt artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1268/1999 skall det ekonomiska stödet överensstämma med principerna i rådets förordning (EG) nr 1258/1999 av den 17 maj 1999 om finansieringen av den gemensamma jordbrukspolitiken(4). Den förordningen gäller för såväl utvecklings- som garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket, men den innehåller också vissa särskilda bestämmelser för garantisektionen som faller under avdelning VIII i budgetförordningen.

(2) Syftet med Sapard är att en förvaltningsstruktur skall kunna byggas upp i de berörda länderna. I det särskilda föranslutningsprogrammet för jordbruket och landsbygdens utveckling (Sapard) krävs det av de kandidatländer som anges i artikel 1.1 i förordning (EG) nr 1268/1999 att de följer upp ett stort antal projekt som vart och ett för det mesta är av begränsad ekonomisk omfattning. Det är önskvärt att förvaltningen delegeras till länderna själva, och enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 är en sådan delegering möjlig. I enlighet med det synsättet bör förvaltningen av Sapard därför skötas av organ i kandidatländerna.

(3) Minimikriterierna och villkoren för en ansökan om decentraliserad förvaltning enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 fastställs i bilagan till den förordningen. Dessa kriterier och villkor är i princip desamma som de utbetalande organen måste uppfylla för att följa de regler för garantisektionen vid EUGFJ som fastställs i bilagan till förordning (EG) nr 1663/95(5), senast ändrad genom förordning (EG) nr 2245/1999(6). Mot bakgrund av detta bör det organ som inrättas i varje kandidatland fungera enligt bestämmelserna för garantisektionen vid EUGFJ.

(4) De bestämmelser för garantisektionen vid EUGFJ som fastställs i förordning (EG) nr 1663/95 gäller i första hand utbetalningsrutinerna. Organen i kandidatländerna kommer emellertid att utöver utbetalningarna även ha ansvaret för själva genomförandet. Därför måste nödvändiga kriterier fastställas även för denna funktion.

(5) En ackreditering bör beviljas för en viss period under förutsättning att nödvändiga kriterier/minimikriterier uppfylls.

(6) Ett krav för att kommissionen skall kunna avstå från det förhandsgodkännande som anges i artikel 12.1 i förordning (EG) nr 1266/1999 och delegera förvaltningsansvaret till ett kandidatland är att kandidatlandets nationella ackreditering av Sapard-organet måste godkännas.

(7) Det är lämpligt att för vissa finansiella transaktioner i möjligaste mån använda sig av befintliga organ i kandidatländerna. I varje land finns redan en nationell fond till vilken Phare-stödet överförs, och enligt punkt 2 v i bilagan till förordning (EG) nr 1266/1999 skall den nationella utanordnaren ha det fullständiga ansvaret för medlen. När det gäller Sapard är det därför lämpligt att utse den nationella fonden i varje kandidatland till den behöriga myndighet som skall ackreditera Sapard-organet och därefter övervaka att ackrediteringskriterierna uppfylls. Den nationelle utanordnaren skall fungera som kontaktperson för den finansiella information som kommissionen och kandidatlandet utväxlar.

(8) Enligt artikel 31.2 i rådets förordning (EG) nr 1260/1999 av den 21 juni 1999 om allmänna bestämmelser för strukturfonderna(7) skall det första åtagandet verkställas när kommissionen antar beslutet om att godkänna stödet. Detta förfarande kan under nuvarande omständigheter, och med hänsyn till utbetalningarna av gemenskapens budgetåtaganden, anses vara en lämplig modell att i tillämpliga delar använda inom Sapard.

(9) Enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 skall kommissionen genomföra kontroller i efterhand. EUGFJ:s förfarande för granskning och godkännande av räkenskaperna är ett effektivt system för att granska de decentraliserade organens utbetalningar och för att vid behov återvinna oriktiga eller otillbörliga utbetalningar som kandidatländerna gjort.

(10) Tillämpningsföreskrifterna för Sapard bör fastställas genom bilaterala avtal som sluts mellan kommissionen och varje kandidatland. Kommissionen och respektive kandidatland bör därför ingå ett flerårigt finansieringsavtal med villkor för hur Sapard-stödet får användas. För detta gemenskapsstöd bör det även finnas årliga finansieringsavtal.

(11) För att skydda gemenskapens finansiella intressen bör kandidatländerna ha motsvarande skyldigheter som medlemsstaterna i fråga om de kontroller av hur Sapard-stödet används som gemenskapens tjänstemän kommer att genomföra.

(12) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är i enlighet med yttrandet från kommittén för Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL 1

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 1

Giltighetsområde för denna förordning

1. I den här förordningen fastställs villkoren för överföring enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 av förvaltningen av stödet enligt förordning (EG) nr 1268/1999 till organ i de 10 kandidatländer som avses i artikel 1.1 i den förordningen.

2. Kommissionen har för avsikt att begära att kandidatländerna skall uppfylla dessa villkor genom att låta dem ingå i de finansieringsavtal som förhandlas fram med varje land.

Artikel 2

Definitioner

I denna förordning gäller följande definitioner:

a) Med kandidatländer avses de länder som anges i artikel 1.1 i förordning (EG) nr 1268/1999.

b) Med den nationella fonden avses den fond som skall inrättas av kandidatlandet och vara ansvarig inför den nationella utanordnaren; det är denne som har det fullständiga ansvaret för medlen. Fonden skall vara behörig myndighet. Den nationelle utanordnaren skall fungera som kontaktperson för den finansiella information som kommissionen och kandidatlandet utväxlar.

c) Med den behöriga myndigheten avses det organ i kandidatlandet som skall

i) utfärda, övervaka och återkalla ackrediteringen för det Sapard-organ som fyller de funktioner som anges i artikel 1.2 i förordning (EG) nr 1663/95, och

ii) utse det attesterande organet.

d) Med Sapard-organet avses det organ som skall inrättas av kandidatlandet och agera under dess ansvar; det skall ha två funktioner, dels en genomförandefunktion, dels en utbetalningsfunktion. Det får endast finnas ett ackrediterat Sapard-organ i varje kandidatland.

e) Med det attesterande organet avses det organ som skall i sin verksamhet ha en oberoende ställning gentemot samordningsorganet och Sapard-organet och som skall attestera räkenskaperna, sammanställa rapporter om förvaltnings- och kontrollsystem och kontrollera den nationella delfinansieringen.

f) Med det fleråriga finansieringsavtalet avses det avtal i vilket bestämmelserna för Sapards delfinansiering fastställs.

g) Med det årliga finansieringsavtalet avses det avtal i vilket det slutliga stödet för året i fråga anges, på grundval av dels de anslag som tagits upp i gemenskapens budget samt tillägg och ändringar, dels i förekommande fall de bestämmelser som fastställts genom det fleråriga finansieringsavtalet.

h) Med Sapards eurokonto avses det konto som den nationelle utanordnaren på eget ansvar öppnar vid ett finansiellt institut. Kontot skall ge upphov till ränta på marknadsmässiga villkor, vara avsett för de utbetalningar som avses i artikel 8, endast användas för Sapard-transaktioner och föras i euro.

i) Med budgetår avses kalenderåret 1 januari-31 december.

KAPITEL 2

DELEGERAD FÖRVALTNING

Artikel 3

Delegerad förvaltning av stöd

1. Innan beslut fattas om att delegera förvaltningen av stöd till kandidatländerna skall kommissionen kontrollera att villkoren i artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999, nedan kallade villkoren, är uppfyllda, och att bestämmelserna i artiklarna 4-6 samt bilagan till den här förordningen följs.

För att försäkra sig om att dessa villkor och bestämmelser är uppfyllda respektive följs skall kommissionen

- granska den nationella fondens rutiner och organisation för genomförandet av Sapard-programmet och Sapard-organets rutiner och organisation. Vid behov skall detta även gälla andra organ om uppgifter har delegerats i enlighet med artiklarna 4.4, 5.3 och 6.2,

- genomföra kontroller på platsen.

2. Beslutet om att delegera förvaltningen till ett organ får vara temporärt, under förutsättning att villkoren, funktionerna och kriterierna i bilagan till den här förordningen samt bestämmelserna i artiklarna 4-6 är uppfyllda.

3. Kommissionen skall kontinuerligt övervaka att villkoren och bestämmelserna i denna förordning och dess bilaga uppfylls. Om det i något skede visar sig att så inte är fallet skall kommissionen omedelbart återkalla sitt beslut och

- inte göra några nya finansiella åtaganden för gemenskapens räkning,

- upphöra med överföringar av pengar till kandidatlandet och

- om detta visar sig nödvändigt, besluta om finansiella korrigeringar för kandidatlandet.

Artikel 4

Den behöriga myndighetens uppgifter

1. I den behöriga myndighetens uppgifter skall i tillämpliga delar de uppgifter ingå som anges i artikel 1.3, 1.4, 1.6 och 1.7 i förordning (EG) nr 1663/95. En tillfällig ackreditering får göras för en period som skall fastställas i förhållande till hur allvarligt det problem är som gäller genomförandet av nödvändiga ändringar av rutiner för förvaltning och bokföring.

2. Den behöriga myndighetens beslut att ackreditera Sapard-organet skall fattas efter en granskning av rutiner för handläggning, utbetalningar, kontroller och bokföring. Detta innebär också granskning av förfaranden för projekturval, anbudsinfordran, tilldelning av kontrakt, samt av att reglerna för allmän upphandling följs, med beaktande av kriterierna i bilagan. Granskningen skall göras i enlighet med internationellt accepterade revisionsnormer. Vid en tillfällig ackreditering måste bestämmelserna i bilagan följas, särskilt när det gäller kravet på skriftliga förfaranden, åtskillnad av ansvar, kontroller före projektgodkännande och utbetalning, utbetalningsrutiner, bokföringsrutiner, datasäkerhet, internrevision och i tillämpliga fall bestämmelser för offentlig upphandling.

3. Den behöriga myndigheten skall övervaka ackrediteringarna och, om ackrediteringskriterierna inte längre uppfylls, återkalla dem och omgående underrätta kommissionen om detta.

4. Den behöriga myndigheten får delegera den granskning som avses i punkt 2 till andra organ. Den nationella utanordnaren skall emellertid under alla förhållanden ha det övergripande ansvaret.

Artikel 5

Sapard-organets uppgifter

1. I Sapard-organets genomförandefunktion skall följande ingå:

- ansökningsomgångar,

- projekturval,

- kontroller av ansökningar om godkännande av projekt, vilket görs utifrån kravspecifikationer och villkor samt regler för stödberättigande, utifrån innehållet i det godkända Sapard-programmet för jordbruk och landsbygdens utveckling, nedan kallat programmet, och vid behov även enligt bestämmelserna för offentlig upphandling,

- att fastställa avtalsenliga skyldigheter mellan organet och potentiella stödmottagare och utfärda tillstånd att påbörja arbetet,

- att genomföra kontroller på platsen, både före och efter det att ett projekt godkänts,

- att följa upp och se till att projekten utvecklas,

- att rapportera om situationen i fråga om åtgärder som genomförs gentemot vissa indikatorer.

2. I Sapard-organets utbetalningsfunktion skall följande ingå:

- kontroller av begäran om utbetalning,

- kontroller på platsen för att fastställa att utbetalningarna gäller stödberättigande åtgärder,

- att godkänna utbetalningar,

- att göra utbetalningarna,

- att redovisa åtaganden och utbetalningar,

- att om så krävs kontrollera stödmottagarna efter det att utbetalningarna skett för att försäkra sig om att kraven och villkoren för fortsatt stöd är uppfyllda.

3. Om genomförande- och utbetalningsfunktionen är åtskilda får de utföras av andra parter, under förutsättning att bestämmelserna i punkt 2.3 i bilagan följs. Utbetalningsfunktionen samt bokföringen av åtaganden och betalningar får inte delegeras. Projektgodkännande, kontroller på platsen och utbetalningsrutiner skall grundas på en lämplig ansvarsfördelning.

4. De behöriga myndigheterna skall överlämna alla föreslagna ändringar av Sapard-organets genomförande- eller utbetalningsfunktion till kommissionen.

5. Om Sapard-organet inte samtidigt är förvaltningsmyndighet i enlighet med artikel 9 i kommissionens förordning (EG) nr 2759/1999(8) skall det ge den myndigheten den information som krävs för att den skall kunna fullgöra sina uppgifter.

Artikel 6

Det attesterande organets uppgifter

1. Det attesterande organet skall

- attestera årsredovisningarna för såväl Sapard-organet som för Sapards eurokonto,

- varje år rapportera om huruvida Sapard-organets förvaltnings- och kontrollsystem är sådana att organet kan förvissa sig om att utgifterna är stödberättigande enligt bestämmelserna i artikel 8.1,

- kontrollera att den nationella samfinansiering som avses i artikel 9.1 förekommer och att den följer gällande regler.

2. När det utför dessa uppgifter skall det attesterande organet följa bestämmelserna i artikel 3 i förordning (EG) nr 1663/95 och eventuella riktlinjer från kommissionen. Om det organ som utsetts är det nationella revisionsorganet eller motsvarande får vissa eller samtliga uppgifter som avses i artikel 3.1 i förordning (EG) nr 1663/95 delegeras till andra organ, under förutsättning att uppgifterna kan utföras effektivt. Det attesterande organet skall emellertid under alla förhållanden ha det övergripande ansvaret.

3. Attesteringen av årsredovisningarna och den rapport om iakttagelser som avses i artikel 3.1 i förordning (EG) nr 1663/95 och artikel 13.1 skall vara klara före den 15 april följande år och meddelas kommissionen senast den 30 april.

KAPITEL 3

UTBETALNING OCH KONTROLL

Artikel 7

Budgetåtaganden

1. Kommissionens beslut om att ge tillstånd att underteckna det årliga finansieringsavtalet skall innebära att åtaganden för dessa anslag görs i gemenskapens budget.

2. Det första årliga finansieringsavtalet får endast undertecknas på kommissionens vägnar under förutsättning att

- programmet har godkänts av kommissionen, och att

- det fleråriga finansieringsavtalet har undertecknats av båda parter.

3. Kommissionen skall återta delar av ett åtagande i enlighet med regeln i artikel 31.2 andra stycket i förordning (EG) nr 1260/1999 och kraven i artikel 10.

Artikel 8

Kommissionens utbetalningar

1. Gemenskapen får endast samfinansiera Sapard-stöd som beviljats enligt bestämmelserna i det program som godkänts av kommissionen; stödet skall ingå i det fleråriga och det årliga finansieringsavtalet, och det skall vara förenligt med det kommissionsbeslut som avses i artikel 3.1.

2. Utbetalningarna skall göras i euro till Sapards eurokonto i enlighet med bestämmelserna i artikel 32.1, 32.2 andra stycket och 32.3, med undantag för vad som sägs under a, d och i andra och tredje stycket från slutet, samt i 32.4 a och b i förordning (EG) nr 1260/1999.

3. Kommissionen skall göra en första utbetalning till Sapards eurokonto. Denna utbetalning, som får göras i delbetalningar, får uppgå till högst 49 % av det årliga anslag till respektive kandidatland som fastställs i bilagan till kommissionens beslut nr 1999/595/EG(9). Utbetalningen får endast göras om det beslut om Sapard-organets ackreditering har fattats som avses i artikel 3.1 och efter det att det fleråriga och det första årliga finansieringsavtalet har undertecknats. Utbetalningen skall återbetalas om ingen ansökan om utbetalning enligt artikel 10 har inkommit till kommissionen inom 18 månader från dagen för utbetalningen.

4. Därefter skall utbetalningar göras enligt reglerna i artikel 10.

5. Gemenskapen får inte samfinansiera omräkningskostnader, bankavgifter eller växelkursförluster.

Artikel 9

Sapard-organets utbetalningar

1. Sapard-organets utbetalningar till stödmottagarna skall

- göras i nationell valuta och på lämpligt sätt debiteras Sapards eurokonto. Utbetalningsorder till stödmottagare skall normalt utfärdas inom fem dagar efter debiteringen.

- baseras på utgiftsdeklarationer från stödmottagaren. Dessa får endast omfatta projekt som valts ut och utgifter som betalats från och med det datum då kommissionen fattade det beslut som avses i artikel 3.1.

Gemenskapens bidrag skall utbetalas samtidigt som det nationella bidraget. När det gäller stödmottagare inom den offentliga sektorn får det nationella bidraget dock komma före gemenskapens.

2. Det totala offentliga stödet för separata åtgärder och för vad som beviljas på projektnivå skall vara lätt identifierbart på Sapard-organnivå.

3. Sapard-organet skall registrera varje betalning, med minimikravet att ange

- belopp i nationell valuta, och

- motsvarande belopp i euro.

4. För höga utbetalningar, dvs. belopp som är högre än det belopp som skall betalas ut enligt Sapard-organets noteringar, skall utan dröjsmål registreras på Sapards eurokonto och reduceras i den ansökan till kommissionen om utbetalning som avses i artikel 10.

5. Återstoden av stödet skall betalas ut i enlighet med artikel 32.4 a och b i förordning (EG) nr 1260/1999, och efter det att det beslut som avses i artiklarna 13 och 14 har antagits.

6. Sapard-organet skall handlägga stödmottagarnas ansökningar om utbetalning inom en fastställd tidsfrist. Om utbetalningsordern utfärdas mer än tre månader efter det att hela underlaget har mottagits får gemenskapens delfinansiering minskas enligt bestämmelserna i artikel 4.2 i kommissionens förordning (EG) nr 296/96(10).

Artikel 10

Ansökan om utbetalning av gemenskapens stöd

1. Kommissionen skall endast beakta sådana ansökningar om utbetalning som kvartalsvis sammanställs av Sapard-organet. De skall vara utformade i enlighet med ett formulär som fastställts av kommissionen och lämnas in till kommissionen av den nationelle utanordnaren inom en månad efter varje kvartalsslut. Ytterligare ansökningar får lämnas endast om det finns risk för att Sapards eurokonto töms innan ansökningarna för nästa kvartal har behandlats.

2. Minimikravet är att ansökan skall innehålla uppgifter om

- de utgifter för vilka Sapard-organet betalat ut stöd till stödmottagarna under föregående kvartal, med angivande av belopp i såväl nationell valuta som i euro; beloppen för respektive åtgärder och för både det nationella stödet och stödet från gemenskapen skall anges,

- återstående gemenskapsmedel på Sapards eurokonto efter den senaste debiteringen,

- utestående fordringar som skall återvinnas.

3. Kommissionen skall kontrollera ansökningarna om utbetalning utifrån de villkor som anges i artikel 32.3 b, c, e och f i förordning (EG) nr 1260/1999.

4. De utgifter som anges i en ansökan om utbetalning skall ersättas av kommissionen, i regel inom två månader efter det att en korrekt ansökan om utbetalning mottagits och efter det att de kontroller som avses i punkt 3 har genomförts.

Artikel 11

Växelkurs och ränta

1. Omräkningskursen mellan euro och nationell valuta skall vara den växelkurs som offentliggörs av Europeiska centralbanken:

- För Sapard-organets utbetalningar: på kommissionens näst sista arbetsdag under månaden före den månad då utgiften bokfördes på Sapard-organets konto. Det datum då utbetalningsordern till stödmottagaren utfärdas skall vara det datum som anges i bokföringen.

- För Sapard-organets för höga utbetalningar: på kommissionens näst sista arbetsdag under månaden före den månad då den för höga utbetalningen först konstaterades.

- För belopp som fastställts i beslutet om godkännande av räkenskaperna och i förenlighetsbeslutet: på kommissionens näst sista arbetsdag under månaden före den månad då beslutet fattades.

2. Om tidsgränserna enligt artiklarna 13.5 och 14.4 inte iakttas skall ränta räknas på eventuella utestående belopp med Euribor-räntesatsen för inlåning på tre månader som publicerats av Europeiska centralbanken plus 1,5 procentenheter. Den räntesatsen skall vara det månatliga genomsnittet för den månad då det beslut som avses i dessa artiklar tillkännagjordes.

3. De räntor som uppbärs på Sapards eurokonto får endast användas för programmet. På dessa räntor får inga andra avgifter tas ut än sådana som är av skattemässig art.

Artikel 12

Åtgärder på kommissionens initiativ

Om kommissionen inte tilldelar kandidatlandet hela den årliga fördelningen enligt artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1268/1999 skall kommissionen fatta ett särskilt beslut från fall till fall om hur det belopp som inte beviljats skall användas.

Artikel 13

Beslut om godkännande av räkenskaperna

1. Utan att det påverkar de beslut som avses i artikel 14 skall kandidatlandet för varje budgetår utarbeta en årlig deklaration som den nationelle utanordnaren skall överlämna till kommissionen, i den form som kommissionen fastställt. Den skall åtföljas av en attestering samt en granskningsrapport i enlighet med bestämmelserna i artikel 6.1 b i förordning (EG) nr 1258/1999 och artikel 4 och artikel 5.1 a, c och e, samt artikel 5.2 i förordning (EG) nr 1663/95.

2. De dokument som avses i punkt 1 skall lämnas in till kommissionen senast den 30 april året efter respektive budgetår.

Bestämmelserna i artikel 7.1 första och näst sista meningen, artikel 7.2 c samt artikel 7.3 och 7.4 i förordning (EG) nr 296/96 skall tillämpas. För budgetåret "n" skall samtliga transaktioner som i Sapard-organets räkenskaper registrerats under detta budgetår beaktas.

3. Kommissionen skall före den 30 september varje år efter budgetåret i fråga godkänna Sapard-organets räkenskaper i enlighet med bestämmelserna i artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1258/1999 och artikel 7 i förordning (EG) nr 1663/95 (nedan kallat beslutet om godkännande av räkenskaperna). Detta beslut skall också gälla Sapards eurokonto, samt det belopp som skall krediteras Sapards eurokonto i enlighet med artikel 9.4 och artikel 11.3.

4. Kommissionen skall före den 31 juli året efter budgetårets slut meddela det berörda kandidatlandet vad som framkommit vid kontroller av de uppgifter som lämnats. Om kommissionen på grund av omständigheter som kandidatlandet råder över inte kan godkänna landets räkenskaper före den 30 september skall landet i fråga få ett meddelande om vilka ytterligare granskningar kommissionen tänker genomföra.

5. Det belopp som fastställs i beslutet om godkännande av räkenskaperna skall i normala fall läggas till eller dras av från en av kommissionens följande utbetalningar till kandidatlandet i fråga. Om det belopp som enligt detta beslut skall dras av är högre än eventuella efterföljande utbetalningar skall belopp som inte täcks av återstoden krediteras kommissionen i euro senast två månader efter det att beslutet tillkännagavs. Från fall till fall får emellertid kommissionen besluta att ett belopp som skall krediteras kommissionen skall räknas av från en annan utbetalning som kommissionen skall göra till kandidatlandet i fråga via något av gemenskapens instrument.

Artikel 14

Beslut om godkännande av utgifter som är förenliga med reglerna

1. Kommissionen skall, i de fall den kan konstatera att utgifter inte är förenliga med reglerna i artikel 8.1 andra stycket, fatta ett beslut (nedan kallat förenlighetsbeslut) om att sådana utgifter inte får omfattas av gemenskapens samfinansiering.

2. Förfarandena vid detta förenlighetsbeslut skall vara de som gäller för tillämpningen av artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1258/1999 och artikel 8 i förordning (EG) nr 1663/95.

3. En finansiell korrigering kan även innebära en schablonkorrigering i de fall Sapard-organet inte har föranstaltat om eller genomfört kontroller på ett korrekt sätt, eller att kompensation för en korrigering i form av ersättning för utgifter för andra projekt inte accepteras.

4. Det belopp som skall återvinnas i enlighet med det förenlighetsbeslut som avses i punkt 1 skall meddelas den nationella utanordnaren, som i sin tur skall se till att detta belopp krediteras kommissionen i euro inom två månader efter det att beslutet tillkännagavs. Det belopp som fastställs i beslutet får inte återigen tilldelas Sapard-programmet. Från fall till fall får emellertid kommissionen besluta att ett belopp som skall krediteras kommissionen skall räknas av från en annan utbetalning som kommissionen skall göra till kandidatlandet i fråga via något av gemenskapens instrument.

Artikel 15

Registrering och kontrollbestämmelser

1. Sapard-organet och den nationella fonden skall ge kommissionen tillträde till alla dokument under fem år efter dagen för slutbetalningen till stödmottagaren.

2. När kontroller genomförs enligt artikel 9 i förordning (EG) nr 1268/1999 skall bestämmelserna i rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96(11) och artikel 8.1 och 8.2 samt artikel 9.1 och 9.2 i förordning (EG) nr 1258/1999 gälla i tillämpliga delar för genomförandet av Sapard-programmet.

3. Kandidatländerna skall tillämpa kommissionens förordning (EG) nr 1681/94(12) i fråga om oegentligheter och upprättandet av ett informationssystem.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 7 juni 2000.

På kommissionens vägnar

Franz Fischler

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 161, 26.6.1999, s. 87.

(2) EGT L 161, 26.6.1999, s. 68.

(3) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1.

(4) EGT L 160, 26.6.1999, s. 103.

(5) EGT L 158, 8.7.1995, s. 6.

(6) EGT L 273, 23.10.1999, s. 5.

(7) EGT L 161, 26.6.1999, s. 1.

(8) EGT L 331, 23.12.1999, s. 51.

(9) EGT L 226, 27.8.1999, s. 23.

(10) EGT L 39, 17.2.1996, s. 5.

(11) EGT L 292, 15.11.1996, s. 2.

(12) EGT L 178, 12.7.1994, s. 43.

BILAGA

FUNKTIONER OCH KRITERIER FÖR ACKREDITERING SOM SAPARD-ORGAN

1. FUNKTIONER

Sapard-organet skall ha följande huvudfunktioner i fråga om utgifter:

1.1 Godkänna åtaganden och utbetalningar: Det belopp som skall betalas ut till den som inkommit med en begäran om utbetalning, eller till en leverantör, skall fastställas. Reglerna i finansieringsavtalet skall följas, särskilt reglerna för stödberättigande, samt för projekturval, anbudsinfordran, kontraktstilldelning. Kontroller av utfört arbete och tillhandahållna tjänster skall genomföras.

1.2 Sköta själva utbetalningarna: Organets bank, eller i vissa fall ett statligt utbetalningskontor, skall ges i uppdrag att betala ut det godkända beloppet till den som inkommit med en begäran om utbetalning eller till leverantören (eller dennes befullmäktigade).

1.3 Bokföra åtaganden och utbetalningar: Åtaganden och utbetalningar skall registreras i organets särskilda räkenskaper för utgifter, vilket normalt skall ske i elektronisk form. Periodiska sammanställningar över utgifter skall utarbetas, inklusive de periodiska och årliga deklarationer som skall skickas till kommissionen. I räkenskaperna skall det också finnas uppgifter om de utestående fordringar som skall återvinnas.

1.4 Genomföra kontroller: Underlaget för ansökningar och begäran om utbetalningar skall kontrolleras så att det finns garantier för att de är förenliga med reglerna i finansieringsavtalet och med kraven och villkoren i åtagandet. Kontrollerna skall i förekommande fall också genomföras innan projekten väljs ut. De skall omfatta granskning, kontroller av kvantitet och kvalitet i fråga om varor eller tjänster som levererats, analyser och stickprov, kontroller innan utbetalningar görs, samt kontroller av att finansieringsavtalets övriga regler för stödberättigande utgifter följs. För att det skall finnas garantier för att utgifter verkligen är stödberättigande kan det i vissa fall krävas granskningar av teknisk art, till exempel ekonomiska och finansiella bedömningar, kontroller med inriktning på jordbruk, eller kontroller av teknisk eller vetenskaplig karaktär.

1.5 Rapportera: Det skall finnas garantier för att utvecklingen inom enskilda projekt och insatser rapporteras på ett sätt som gör att den övergripande åtgärden genomförs effektivt.

2. KRITERIA

2.1 Sapard-organet skall ha en sådan administrativ struktur att de tre olika funktionerna, dvs. godkännande, utbetalningar samt bokföringen, är skilda åt. En administrativ enhet på lägre nivå skall ansvara för var sin funktion. Detta skall åskådliggöras i ett organigram.

2.2 Sapard-organet skall införa följande rutiner, eller rutiner som ger motsvarande garantier:

2.2.1 Det skall finnas skriftliga anvisningar för mottagande, registrering och handläggning av ansökningar om godkännande av projekt, begäran om utbetalning, fakturor, verifikationer och kontrollrapporter. Det skall också finnas en beskrivning av de dokument som skall användas.

Rutinerna skall ge garantier för att alla krav är uppfyllda innan en begäran om utbetalning eller ett projekt handläggs.

2.2.2 Fördelningen av arbetsuppgifterna skall vara sådan att en handläggare inte får ansvara för mer än en av de tre funktionerna, dvs. att godkänna projekt, att godkänna utbetalningar, respektive att betala ut och bokföra beloppen. En handläggare får inte utföra någon av dessa uppgifter utan att arbetet sker under överinseende av en annan handläggare. Varje handläggares arbetsuppgifter skall anges skriftligen, inklusive gränserna för hans eller hennes befogenheter i ekonomiskt avseende. Personalen skall få den utbildning som krävs, och det skall finnas ett system för att personal på känsliga poster roterar, alternativt för att överinseendet utvidgas.

2.2.3 En tjänsteman som ansvarar för godkännande skall ha en fullständig checklista med de kontroller som skall genomföras. I de dokument som utgör underlaget skall han/hon intyga att dessa kontroller har utförts. Detta kan göras på elektronisk väg, i enlighet med villkoren i punkt 2.2.6.

Det skall kunna dokumenteras att samtliga anställdas arbete granskas av en högre tjänsteman. Analyser, bedömningar och godkännanden av projekt skall dokumenteras skriftligt. Principerna för sund och effektiv förvaltning skall ligga till grund för projektanalyserna.

2.2.4 En ansökan/begäran får endast godkännas efter det att tillräckliga kontroller har visat att den är förenlig med reglerna i finansieringsavtalet och innehållet i Sapard-programmet. Med detta avses kontroller enligt reglerna för den specifika åtgärd under vilken stöd söks, samt kontroller för att undvika och upptäcka bedrägerier och oegentligheter, med särskilt beaktande av de risker som föreligger.

I godkännandefunktionen ingår att ansökningar skall kontrolleras så att det finns garantier för att kravspecifikationer och stödberättigandekriterier är uppfyllda, att ansökningarna är fullständiga, att det underlag som bifogas är korrekt samt för att ansökningarna lämnats in i tid, etc.

Dessa obligatoriska kontroller skall anges i en checklista, och för varje ansökan, eller varje omgång av ansökningar, skall det finnas ett intyg om att kontrollerna har genomförts.

Beträffande tjänster eller varor som levererats skall kontrollerna bestå av

- en dokumentkontroll av att kvantitet, kvalitet och pris enligt fakturan överensstämmer med vad som beställts,

- en fysisk kontroll av att varornas eller tjänsternas kvantitet, kvalitet och pris överensstämmer med fakturan eller blanketten för en begäran om utbetalning.

Denna kontroll kan göras kontinuerligt under den tid tjänsterna levereras, dvs. när de första eller löpande utbetalningarna görs.

2.2.5 Rutinerna skall ge garantier för att utbetalningar endast görs till den som inkommer med en begäran om utbetalning, till dennes bankkonto eller till dennes befullmäktigade. Utbetalningen skall göras av Sapard-organets bank, eller av ett statligt utbetalningskontor. Om check används skall den skickas per post senast fem arbetsdagar efter det att Sapard-bankkontot debiterats. Det skall finnas rutiner för att alla utbetalningar som inte kvitteras ut, eller checkar som inte löses in, krediteras Sapards eurokonto. Utbetalningar får inte göras kontant. Den attesterande tjänstemannens och/eller dennes överordnades godkännande får ges elektroniskt, under förutsättning att denna metod är tillräckligt säker och att identiteten på dem som undertecknar godkännandet registreras elektroniskt.

2.2.6 Om det finns en datoriserad handläggning av ansökningar, begäran om utbetalning eller fakturor, skall tillträdet till datasystemet skyddas och kontrolleras på ett sådant sätt

- att all information som registreras valideras så att inmatningsfel kan upptäckas och korrigeras,

- att uppgifter inte kan registreras, ändras eller godkännas av någon annan än tjänstemän som har tillstånd och individuella lösenord,

- att en tjänsteman som registrerar eller ändrar data får sin identitet registrerad. Lösenord skall ändras regelbundet för att förhindra missbruk. Datasystemen skall genom fysiska kontroller skyddas från otillåtet tillträde. Säkerhetskopior skall tas, och de skall förvaras på en separat och säker plats. Logikkontroller skall utföras så att motstridiga eller orimliga data kan upptäckas.

2.2.7 Rutinerna skall ge garantier för att ändringar beträffande belopp, kravspecifikationer eller villkor registreras. Anvisningar, databaser och checklistor skall uppdateras utan dröjsmål.

2.3 Hela eller delar av godkännande- och kontrollfunktionen kan delegeras till andra organ, under förutsättning att följande villkor uppfylls:

2.3.1 Dessa organs uppgifter och skyldigheter skall vara klart definierade, särskilt beträffande kontroller och granskning av att reglerna i finansieringsavtalet följs.

2.3.2 Dessa organ skall ha tillgång till effektiva system som gör att de kan fullgöra sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt.

2.3.3 Dessa organ skall uttryckligen ge Sapard-organet garantier för att de fullgör sina uppgifter, och de skall ge en beskrivning av sina arbetsmetoder.

2.3.4 Sapard-organet skall regelbundet och punktligt informeras om resultaten av genomförda kontroller, så att det går att hänvisa till att tillräckliga kontroller har gjorts innan en begäran om utbetalning godkänns eller en faktura betalas. Det arbete som utförts skall beskrivas i detalj, antingen i en rapport som åtföljer varje enskild ansökan eller omgång av ansökningar, eller i en årsrapport. Rapporten skall åtföljas av ett intyg om att respektive godkänd ansökan eller begäran om utbetalning är stödberättigande, samt om det utförda arbetets karaktär, omfattning och avgränsningar. De fysiska eller administrativa kontroller som gjorts skall anges. Metoden skall beskrivas, och resultaten av alla kontrollbesök och av de åtgärder som vidtagits beträffande avvikelser eller oegentligheter skall rapporteras. De dokument som utgör underlaget skall sändas till Sapard-organet, och de skall vara tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontroller av att ansökningar eller fakturor är stödberättigande har genomförts.

2.3.5 Sapard-organet skall innan ett projekt godkänns och utgifter betalas ha försäkrat sig om att övriga organ har rutiner som uppfyller kriterierna i denna bilaga.

2.3.6 Kriterier för bedömning och prioritering av ansökningar skall vara klart definierade och dokumenterade.

2.3.7 Om andra organ förvarar dokument som hänför sig till en godkänd begäran om utbetalning, till åtaganden för utgifter eller till genomförda kontroller, skall både dessa organ och Sapard-organet införa rutiner för att registrera var alla dokument som hänför sig till specifika utbetalningar förvaras. Dokumenten skall finnas tillgängliga för kontroller på organets kontor. Sådana kontroller får utföras på begäran av personer eller organ som normalt har rätt att kontrollera dokument av den här typen, dvs.

- den personal på Sapard-organet som arbetar med en begäran om utbetalning,

- organets internrevision,

- det organ som attesterar Sapard-organets årsredogörelse,

- bemyndigade tjänstemän från Europeiska unionen.

2.3.8 Skriftliga avtal måste slutas mellan Sapard-organet och organ till vilka dess funktioner har delegerats. Av dessa avtal skall det klart framgå vilka uppgifter som dessa organ skall fullgöra, samt vilket underlag och rapporter som inom vissa fastställda tidsfrister skall skickas till Sapard-organet. Ett organigram skall visa hur hela systemet fungerar, inklusive vilka funktioner som delegerats till andra organ.

I överenskommelsen skall det finnas bestämmelser om att kommissionens tjänstemän och revisionsrätten skall få tillgång till den information som finns hos övriga organ. Tjänstemän från dessa institutioner skall kunna granska ansökningar samt kontrollera projekt och stödmottagare.

2.4 Bokföringsrutinerna skall ge garantier för att de utgiftsdeklarationer som skickas till kommissionen är fullständiga, för att de är korrekta med avseende på projekt och kontorubrik, samt för att de skickas i rätt tid. Eventuella fel eller luckor skall kunna upptäckas och korrigeras, i första hand genom att kontroller och avstämningar görs med intervaller på högst tre månader.

Sapard-organets bokföringsrutiner skall ge garantier för att man i euro och i nationell valuta, per projekt, kontrakt eller åtgärd/delåtgärd kan få fram en översikt över såväl totalkostnader som över utgifter för vilka åtaganden gjorts, delbetalningar, samt utbetalningar av återstoden. Det skall finnas tidsfrister för när åtaganden skall återtas i de fall arbeten inte utförts enligt den fastställda tidsplanen. Sådana återtaganden skall registreras i bokföringssystemet.

2.5 Sapard-organet skall ha en egen internrevision. Syftet är att se till att organets system för intern kontroll fungerar effektivt. Internrevisionsfunktionen skall vara oberoende i förhållande till organets övriga avdelningar, och den skall rapportera direkt till den högsta ledningen. Internrevisionen skall kontrollera att organets rutiner är förenliga med gemenskapens regler, samt att bokföringen är korrekt, fullständig och sker i tid. Kontrollerna kan begränsas till vissa utvalda åtgärder eller delåtgärder, eller till ett urval av transaktioner. En förutsättning för detta är att det finns en revisionsplan som under en period på högst tre år täcker in alla viktiga områden, inklusive de avdelningar eller organ som ansvarar för godkännanden, inklusive andra avdelningar till vilka vissa funktioner har delegerats. Internrevisionens arbete skall utföras enligt internationellt erkända principer. Det skall registreras i arbetsdokument och resultera i rapporter och rekommendationer till den högsta ledningen. För att kunna bedöma internrevisionsfunktionens effektivitet skall revisionsplaner och revisionsrapporter finnas tillgängliga för det attesterande organet och för tjänstemän från Europeiska unionen som är bemyndigade att genomföra revisioner.

2.6 Upphandlingsregler i fråga om tjänster, arbeten och leveranser som offentliga organ i ett kandidatland tillämpar skall följa reglerna i kommissionens handledning(1) "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries", med undantag för kravet på förhandsgodkännande från kommissionen.

2.7 Tjänster, arbeten, maskiner och leveranser som köps av privata företag måste ha sitt ursprung i gemenskapen eller i de länder som avses i artikel 1.1 i förordning (EG) nr 1268/1999. Detsamma gäller för leveranser och utrustning som köps in av en uppdragstagare för arbets- eller tjänsteavtal om leveranserna och utrustningen kommer att bli projektets egendom när avtalet har slutförts.

2.8 Särskilt för förverkade säkerheter, återbetalningar etc. skall det i Sapard-organets system gå att identifiera alla fordringar som inte återvunnits till Sapards eurokonto. Dessa fordringar skall registreras i en skuldreskontra innan de återvunnits. Skuldreskontran skall ses över med regelbundna intervaller så att förfallna skulder kan återvinnas.

2.9 För att få bredast möjliga urval av projektledare/aktörer skall Sapard-organet informera alla potentiella projektledare/aktörer om vilka möjligheter de har att få stöd. Innan en stödordning börjar gälla skall det finnas standardiserade ansökningsblanketter med tydliga anvisningar för hur de skall fyllas i och med stödvillkoren angivna.

2.10 Det skall finnas en fastställd handläggningstid för stödmottagarnas ansökningar.

2.11 Sapard-organet skall införa ett lämpligt system för att rapportera om utvecklingen inom varje projekt och åtgärd och för att mäta detta gentemot på förhand uppställda indikatorer. Efter övervakningskommitténs godkännande skall vid behov en översyn göras av dessa indikatorer.

Om de på förhand uppställda målen inte uppnås i tid skall åtgärder vidtas. Alla åtgärder som vidtas skall registreras.

I förvaltningen skall det finnas ett informationssystem som gör att relevanta rapporter om projekt och åtgärder kan spridas så snabbt som möjligt. Dessa rapporter skall på begäran skickas till förvaltningsmyndigheten och kommissionen.

(1) SEC (1999) 1801 slutlig "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries".