Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

Europaparlamentet noterar att insatserna för budgetövervakning under budgetåret 2021 resulterade i ett budgetgenomförande av åtagandebemyndigandena för det innevarande året på 97,26 %, vilket innebär en liten ökning med 0,46 % jämfört med 2020. Parlamentet beklagar att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena för det innevarande året var 63,53 %, vilket innebär en liten ökning med 1,38 % jämfört med 2020.

Europaparlamentet gläder sig dock över att byrån har slutfört alla åtgärder som vidtagits med anledning av revisionsrättens iakttagelser med avseende på genomförandet av budgeten för budgetåren 2018 och 2019.

Europaparlamentet noterar att byrån har en kvartalsvis planering av åtagande- och betalningsbemyndiganden under avdelning 3 i budgeten för det aktuella årliga arbetsprogrammet samt en månatlig planering för både åtagande- och betalningsbemyndiganden under genomförandefasen som regelbundet ses över. Parlamentet noterar dessutom att byrån under 2021 centraliserade de administrativa resurserna och expertisen för förvaltningen av alla sina upphandlingar, inbegripet planering, upphandling, tilldelning och övervakning. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om huruvida de förväntade resultaten i fråga om harmonisering och effektivitet har uppnåtts, särskilt när det gäller hanteringen av överföringar.

Verksamhetsresultat

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse byråns arbete med att ta fram, samla in och tillhandahålla tillförlitlig och relevant information, analyser och verktyg om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen som bidrar till unionens politik för att främja hälsosamma och säkra arbetsplatser i hela unionen.

Europaparlamentet noterar att byrån använder vissa åtgärder som centrala resultatindikatorer för att bedöma mervärdet av sin verksamhet och andra åtgärder för att förbättra sin budgetförvaltning, såsom genomförande av arbetsprogram, annullering av betalningsbemyndiganden och förmedlingskapacitet genom nätverksarbete. Parlamentet noterar särskilt att byrån använder en central resultatindikator för genomförandet av åtagandebemyndiganden. Parlamentet noterar att byrån har uppnått nästan alla sina mål och att sex av arbetsprogrammets punkter ställdes in eftersom pandemin påverkade resor och evenemang.

Europaparlamentet noterar att byrån under 2021 tillhandahöll resultatet av arbetsmiljööversikten med fokus på distansarbete och psykosociala riskfaktorers roll och arbetstagarnas deltagande i förebyggandet och hanteringen av muskel- och skelettbesvär som låg till grund för kampanjen för ett hälsosamt arbetsliv ”Friska arbetsplatser”, som inleddes i oktober 2020 för en period på 24 månader. Parlamentet noterar dessutom byråns verksamhet och översikter med fokus på digitalisering, psykologiska risker och hälso- och sjukvårdssektorn. Parlamentet välkomnar byråns deltagande i unionens svar på covid-19-krisen. Parlamentet noterar dessutom antagandet i juni 2021 av byråns strategiska ram för arbetsmiljö 2021–2027.

Europaparlamentet noterar vidare den roll som byrån kan spela för att stödja unionsinstitutionernas arbete med att skydda arbetstagare mot risker i samband med exponering för asbest i arbetet, skydda arbetstagare mot risker i samband med exponering för carcinogener, mutagena ämnen eller reproduktionstoxiska ämnen i arbetet, i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/37/EG (2), och översynen av rådets direktiv 98/24/EG (3).

Europaparlamentet noterar den framträdande roll som byrån har spelat vid genomförandet av principerna i den europeiska pelaren för sociala rättigheter och uppfyllandet av Portomålen. Parlamentet välkomnar byråns starka engagemang för att säkerställa att alla arbetstagare åtnjuter samma rättigheter i fråga om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, oavsett företagets storlek, typ av avtal eller anställningsförhållande, och för att genomföra nollvisionen för arbetsrelaterade dödsfall.

Europaparlamentet framhåller behovet av att säkerställa tillräckliga mänskliga och ekonomiska resurser så att byrån kan fortsätta att genomföra sitt arbetsprogram med en mycket hög genomförandegrad, särskilt mot bakgrund av genomförandet av EU:s nya strategiska ram för arbetsmiljö (2021–2027).

10.

Europaparlamentet noterar att byrån har ett nära samarbete med andra byråer, såsom Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Eurofound), byrån för grundläggande rättigheter, Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning och gemensamma forskningscentrumet, i frågor av gemensamt intresse, såsom sysselsättnings- och socialpolitiken, och håller på att formalisera sitt samarbete med Europeiska arbetsmyndigheten. Parlamentet noterar att byrån samarbetade med Eurostat i samband med utvecklingen av arbetsmiljöbarometern. Parlamentet noterar dessutom byråns stöd till Europeiska sjösäkerhetsbyrån vid utarbetandet av vägledning för hälsa och säkerhet i samband med åtgärder för att avlägsna oljeutsläpp, till Europeiska stödkontoret för asylfrågor i dess arbete med en omfattande vägledning om riskbedömning, med fokus på den psykosociala belastningen för tjänstemän som arbetar i första ledet, och bidraget till Frontex initiativ EU4BorderSecurity. Parlamentet noterar att byrån fortsatte att tillhandahålla logistiskt stöd till de nationella kontaktpunkterna och deras nätverk.

Personalpolitik

11.

Europaparlamentet noterar att 97,5 % av tjänsteförteckningen var genomförd den 31 december 2021 (39 tjänster för tillfälligt anställda var tillsatta av de 40 tjänster för tillfälligt anställda som får tillsättas enligt unionsbudgeten). Parlamentet noterar dessutom att 25 kontraktsanställda arbetade för byrån 2021.

12.

Europaparlamentet noterar rapporteringen om könsfördelningen för 2021 – på högsta ledningsnivå: 3 män (75 %) och 1 kvinna (25 %), på styrelsenivå: 65 män (66 %) och 34 kvinnor (34 %), och bland byråns totala personal: 21 män (33 %) och 43 kvinnor (67 %). Parlamentet uppmanar byrån att förbättra könsfördelningen totalt sett bland personalen, och att rapportera om eventuella framsteg i detta avseende till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. Parlamentet upprepar sin uppmaning till kommissionen och rådet att säkerställa en jämn könsfördelning när de nominerar ledamöter till byråns styrelse.

13.

Europaparlamentet noterar att byrån hade 64 anställda från 15 medlemsstater. Parlamentet är djupt oroat över underrepresentationen av personal från de återstående 12 medlemsstaterna. Parlamentet uppmanar bestämt byrån att ge högsta prioritet till geografisk balans i sina rekryteringsförfaranden och rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om utvecklingen i detta avseende.

14.

Europaparlamentet välkomnar att inga fall av trakasserier rapporterades under 2021 och att byrån har ett starkt engagemang för att främja strategier mot trakasserier, anordna regelbundna informationsmöten för sin personal och uppdatera en specialiserad intranätsida om ämnet.

Upphandling

15.

Europaparlamentet noterar att byrån har genomfört en strategi för sin finans- och upphandlingsfunktion som syftar till att optimera resursanvändningen, harmonisera processerna, bättre definiera roller och ansvarsområden och uppnå effektivitetsvinster. Parlamentet noterar vidare att genomförandet av denna strategi ledde till en optimal operativ modell för finansiering och upphandling för byrån.

16.

Europaparlamentet noterar med oro utifrån revisionsrättens rapport att i ett öppet upphandlingsförfarande som bestod av olika delar hade medlemmarna i utvärderingskommittén för en av delarna undertecknat förklaringen om avsaknad av intressekonflikter först efter det att kontraktet hade tilldelats, och att detta utgör en brist i upphandlingsförfarandet och strider mot kraven i artiklarna 61 och 150 i budgetförordningen. Parlamentet uppmanar byrån att följa budgetförordningen i framtida förfaranden.

Förebyggande och hantering av intressekonflikter samt transparens

17.

Europaparlamentet noterar byråns befintliga åtgärder och fortsatta insatser för att säkerställa transparens och förebygga och hantera intressekonflikter. Parlamentet noterar att beslutet om bestämmelser om mottagande av gåvor och gästfrihet för byråns personal antogs i december 2021. Parlamentet noterar att styrelseledamöterna uppmanas att utöver en intresseförklaring lämna en förklaring om att det inte föreligger några intressekonflikter. Parlamentet välkomnar att båda förklaringarna finns tillgängliga på byråns webbplats. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att inga fall av intressekonflikter rapporterades 2021.

Internkontroll

18.

Europaparlamentet välkomnar att byrån använder en strategi för bristande överensstämmelse som inte bara registrerar undantag på förhand utan även händelser i efterhand, i syfte att förbättra befintliga förfaranden och upptäcka brister i internkontrollen i tidigare skeden. Parlamentet noterar att de avvikelser som registrerades under 2021 inte visade på några betydande brister i de befintliga kontrollerna. Parlamentet välkomnar att byrån under 2021 på nytt deltog i den inbördes granskning av riskhantering i decentraliserade byråer som lanserats av kommissionen, genom att dela med sig av kunskap, metoder och kritiska risker till de övriga byråer som deltog i arbetsgruppen.

19.

Europaparlamentet påminner om att ramen för internkontroll antogs av styrelsen 2019 och att den bygger på kommissionens ram för internkontroll. Parlamentet noterar att man i bedömningen av ramen för internkontroll för rapporteringsåret 2021 drog slutsatsen att efterlevnaden och genomförandet av ramen är tillfredsställande.

20.

Europaparlamentet noterar att byråns register över verksamhetsrisker är kopplat till ramen för internkontroll och att båda är föremål för regelbundna översyner av den högsta ledningen. Parlamentet noterar att fyra risker som övervakades under 2021 kategoriserades som relaterade till den ”externa miljön”, två risker kategoriserades som relaterade till den ”interna miljön” och att ingen av dem klassificeras som ett potentiellt hot mot byråns anseende eller strategiska resultat.

21.

Europaparlamentet noterar att byrån under 2021 utarbetade och färdigställde sin nya strategi för bedrägeribekämpning 2022–2026. Parlamentet välkomnar att förfarandet för kartläggning och hantering av känsliga funktioner genomfördes 2021.

Digitalisering och den gröna omställningen

22.

Europaparlamentet påminner om de arrangemang för distansarbete och det dokumenthanteringssystem som antagits under tidigare år, och noterar att byrån inledde och ytterligare genomförde ett antal nya elektroniska interna förfaranden. Parlamentet noterar dessutom införandet av e-verktyg genom en bred användning av elektroniska möten, elektronisk upphandling (e-upphandling, e-anbud och verktyg för förvaltning av offentlig upphandling) och antagandet av e-underskrifter och e-arbetsflöden. Parlamentet välkomnar i detta avseende den gradvisa förenklingen och digitaliseringen av byråns administrativa områden.

23.

Europaparlamentet noterar byråns bidrag till en prognosstudie om den cirkulära ekonomin för att identifiera nya och framväxande risker för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen i samband med den gröna omställningen, som är relevanta för beslutsfattare och forskare.

24.

Europaparlamentet noterar att byrån inledde ett samarbete med CERT-EU genom ett servicenivåavtal för att säkerställa cyberskydd för byrån. Parlamentet noterar att flera säkerhetsrevisioner inleddes 2021 för att bedöma säkerhetsnivån för byråns applikationer och webbplatser. Parlamentet noterar att byrån på en byråövergripande nivå har börjat samordna genomförandet av en gemensam lösning för att tillhandahålla cybersäkerhetstjänster till unionens mindre byråer. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera om utvecklingen i detta avseende till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten.

Kontinuitet i verksamheten under covid-19-krisen

25.

Europaparlamentet noterar att på grund av covid-19-krisen var det en betydande del av 2021 års budget för tjänsteresor och möten som inte användes och som delvis överfördes via kredittransaktioner mellan avdelningar, kapitel, punkter och verksamheter.

26.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att byrån anordnade expertdiskussioner om pandemiberedskap på arbetsplatsen. Parlamentet noterar att byrån genomförde nästan all verksamhet (96 %) av sitt arbetsprogram som planerat, samtidigt som den också tog på sig och genomförde oplanerade covid-19-relaterade uppgifter.

27.

Europaparlamentet noterar att för att stödja de arrangemang för distansarbete för personalen som funnits sedan 2020 lanserade och byrån under 2021 nya elektroniska interna förfaranden och genomförde dem ytterligare för att underlätta verksamhetens kontinuitet.

28.

Europaparlamentet noterar att byrån under 2021 fortsatte att kommunicera och främja hälsa och säkerhet på arbetsplatsen på ett effektivt sätt, antingen direkt eller via sitt nätverk, och nästan helt online på grund av pandemirestriktionerna.

Övriga kommentarer

29.

Europaparlamentet välkomnar myndighetens samarbete på förvaltningsnivå med Eurofound, Europeiska arbetsmyndigheten och Europeiska jämställdhetsinstitutet (EIGE) och utbytet av utkast till arbetsprogram med Eurofound, Europeiska kemikaliemyndigheten och EIGE för att säkerställa synergier i respektive arbetsprogram. Parlamentet uppmanar bestämt byrån att ytterligare utforska synergier och möjligheter att utvidga sin verksamhet och sina samarbetsavtal med andra unionsorgan. Parlamentet uppmanar bestämt byrån att undersöka möjligheterna att dela resurser för överlappande uppgifter med andra unionsorgan.

30.

Europaparlamentet uppmanar byrån att öka sina insatser och rapportera relevant prestationsinformation till unionsmedborgarna och allmänheten på ett tydligt och lättillgängligt språk. Parlamentet uppmanar bestämt myndigheten att säkerställa större transparens och offentlig ansvarsskyldighet genom bättre användning av medier och sociala medier.

31.

När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 10 maj 2023 (4) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

(2) Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/37/EG av den 29 april 2004 om skydd för arbetstagare mot risker vid exponering för carcinogener eller mutagena ämnen i arbetet (sjätte särdirektivet enligt artikel 16.1 i rådets direktiv 89/391/EEG) (EUT L 158, 30.4.2004, s. 50).

(3) Rådets direktiv 98/24/EG av den 7 april 1998 om skydd av arbetstagares hälsa och säkerhet mot risker som har samband med kemiska agenser i arbetet (fjortonde särdirektivet enligt artikel 16.1 i direktiv 89/391/EEG) (EGT L 131, 5.5.1998, s. 11).