EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION (EU) 2021/1582

av den 29 april 2021

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (CdT) för budgetåret 2019

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

—	med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåret 2019,

—	med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

—	med beaktande av yttrandet från utskottet för kultur och utbildning,

—	med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0084/2021), och av följande skäl:

Enligt inkomst- och utgiftsberäkningen (1) för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (centrumet) för budgetåret 2019 uppgick den slutliga budgeten till 45 750 404 EUR, vilket utgör en minskning med 2,95 % jämfört med 2018. 86,72 % av centrumets budget kommer från direkta bidrag från institutioner, andra byråer och organ.

B.	I sin rapport om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåret 2019 förklarar revisionsrätten att man har uppnått en rimlig säkerhet om att centrumets räkenskaper är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

Europaparlamentet noterar att insatser för budgetövervakning under budgetåret 2019 resulterade i ett budgetgenomförande på 93,03 %, vilket innebär en minskning med 1,91 % jämfört med året innan. Parlamentet noterar att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena var 85,11 %, vilket är en minskning med 2,82 % jämfört med 2018.

Europaparlamentet uppmanar med kraft centrumet att anta en hållbar affärsmodell i enlighet med sin tvååriga omstruktureringsplan som utarbetades som uppföljning på den externa studien Study on the Translation Centre as the Linguistic Shared Service Provider for the EU Agencies and Bodies (studie av översättningscentrum som tillhandahållare av gemensamma språktjänster för EU:s byråer och organ). Parlamentet noterar att enligt centrumets rapport om uppföljningen av ansvarsfrihetsförfarandet för budgetåret 2018 övervakades och rapporterades genomförandet av omstruktureringsplanen och underliggande projekt under 2019. Parlamentet uppmanar centrumet att fullt ut genomföra dessa åtgärder som skulle bidra till att anpassa den nya affärsmodellen till den tekniska utvecklingen.

Europaparlamentet noterar med oro att centrumet inte har fullbordat den bedrägeribekämpningsplan som enligt planerna skulle ha genomförts senast i slutet av 2018. Parlamentet noterar att åtgärder som inte slutfördes i 2018 års bedrägeribekämpningsplan har lagts till i uppsättningen nya åtgärder i bedrägeribekämpningsplanen för 2019–2020 och planerades vara slutförda i slutet av 2020. Parlamentet rekommenderar centrumet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om uppskjutna åtgärder och deras inverkan på den bedrägeririsk som centrumet skulle utsättas för.

Europaparlamentet beklagar att vissa av de andra byråernas inrättandeförordningar inte kräver att de alla använder centrumets tjänster, och påminner om att översättningscentrumet, i enlighet med sin inrättandeförordning, tillgodoser behoven av språktjänster hos unionens byråer och organ.

Europaparlamentet ifrågasätter behovet av att ha en styrelse som består av 72 personer, vilket komplicerar beslutsfattandet.

Europaparlamentet betonar vikten av att bevara och främja flerspråkighet inom unionens institutioner, organ och byråer och behovet av att behandla alla officiella språk lika. Parlamentet erkänner att centrumets översättningstjänster på ett ovärderligt sätt bidrar till att unionens institutioner, organ och byråer kan fungera väl och till att göra deras arbete transparent och tillgängligt för unionsmedborgarna på deras respektive modersmål.

Verksamhetsresultat

Europaparlamentet noterar att centrumet fortfarande i första hand använder input- och outputindikatorer som centrala resultatindikatorer för att bedöma resultatet av sin verksamhet och flera indikatorer för att förbättra sin budgetförvaltning. Parlamentet noterar den reviderade förhandsutvärderingen och den pågående efterhandsutvärderingen av centrumets program och verksamhet. Parlamentet uppmanar centrumet att vidareutveckla de centrala resultatindikatorerna för att utvärdera resultatet och effekterna av sin verksamhet, i syfte att få kvalitativa råd om hur centrumets resultat kan få ett större mervärde och hur centrumets affärsmodell kan förbättras.

Europaparlamentet noterar att med 309 047 sidor minskade antalet översatta, ändrade, redigerade och granskade sidor med 16,2 % jämfört med 2018, vilket var ett rekordår, men påminner om att denna volym var 2,4 % högre än prognosen i den ursprungliga budgeten och 8,3 % högre än prognosen i den ändrade budgeten för 2019.

Europaparlamentet gläder sig över att centrumet genomfört en handlingsplan för kvalitetssäkring i översättningen för perioden 2019–2020, med fokus på att förbättra kvaliteten på de språktjänster som erbjuds kunderna och centrumets operativa effektivitet.

10.

Europaparlamentet noterar att centrumet positionerar sig som tillhandahållare av gemensamma språktjänster för EU:s byråer, och att dess huvuduppgift inte överlappar andra byråers uppgifter. Parlamentet noterar vidare att centrumet samarbetat med Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån och Europeiska miljöbyrån för att genomföra ett gemensamt verktyg för e-rekrytering (Systal), och har regelbundet utbytt kunskap och erfarenheter med andra EU-byråer genom byråernas kontor för stödsamordning och deltagit i möten och verksamhet i EU-byråernas nätverk. Parlamentet rekommenderar centrumet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om Systal och att aktivt sträva efter att dela användningen av detta verktyg med andra EU-byråer. Parlamentet uppmuntrar centrumet att fortsätta på denna väg för samarbete och utbyte av kunskap och erfarenheter.

11.

Europaparlamentet välkomnar att centrumet som en del av sin tvååriga omstruktureringsplan kommit överens om ett samarbetsprogram med Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet bestående av fem it-projekt som inte bara är av strategisk betydelse för båda organisationerna utan också kommer att gynna andra EU-byråer.

12.

Europaparlamentet välkomnar centrumets vilja att utveckla synergier med andra byråer, såsom vid genomförandet av Systal. Parlamentet uppmanar centrumet att fortsätta att utveckla sina synergier och att öka samarbetet och utbytet av god praxis med andra EU-byråer i syfte att förbättra effektiviteten (personalresurser, fastighetsförvaltning, it-tjänster och säkerhet).

13.

Europaparlamentet betonar att centrumet har utvidgat sin kundportfölj genom att underteckna samarbetsavtal med det gemensamma företaget för ett europeiskt högpresterande datorsystem, Europeiska arbetsmyndigheten och kommissionens generaldirektorat för inre marknaden, industri, entreprenörskap samt små och medelstora företag.

14.

Europaparlamentet påminner om vikten av att öka digitaliseringen av centrumet när det gäller intern drift och förvaltning, men också för att påskynda digitaliseringen av förfarandena. Parlamentet betonar att centrumet måste fortsätta att vara proaktivt i detta avseende för att till varje pris undvika en digital klyfta mellan EU-byråerna. Parlamentet betonar dock behovet av att vidta alla nödvändiga säkerhetsåtgärder för att undvika att den behandlade informationens onlinesäkerhet äventyras.

Personalpolitik

15.

Europaparlamentet noterar att 93,26 % av tjänsterna i tjänsteförteckningen var tillsatta den 31 december 2019. Av de 141 tillfälligt anställda och 52 tjänstemän som får tillsättas enligt unionsbudgeten (jämfört med 189 godkända tjänster 2018) hade 48 tjänstemän respektive 132 tillfälligt anställda tillsatts. Parlamentet noterar dessutom att 23 kontraktsanställda arbetade för centrumet 2019.

16.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att en jämn könsfördelning uppnåddes 2019 vad gäller centrumets befattningar på chefsnivå (60 % män och 40 % kvinnor) och i styrelsen (53 % män och 47 % kvinnor). Parlamentet noterar med oro att män är underrepresenterade i centrumets totala personalstyrka (37 % män och 67 % kvinnor). Parlamentet uppmanar centrumet att i framtiden säkerställa en jämn könsfördelning bland personalen.

17.

Europaparlamentet noterar att centrumet har antagit en policy för skydd för enskildas värdighet och förebyggande av mobbning. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att centrumet 2019 antog nya riktlinjer för chefsutveckling, som innehöll en utbildning om förebyggande av trakasserier under karriären för alla högre chefer och chefer på mellannivå, avdelningschefer och potentiella chefer.

18.

Europaparlamentet uppmuntrar centrumet att utveckla en långsiktig ram för personalpolitiken som behandlar balansen mellan arbete och privatliv, livslång vägledning och karriärutveckling, könsfördelning, distansarbete, geografisk balans samt rekrytering och integrering av personer med funktionsnedsättning.

Upphandling

19.

Europaparlamentet noterar med oro att centrumet enligt revisionsrättens rapport undertecknade avtal med företag om it-tjänster som innehöll en tvetydig formulering som skulle kunna innebära att personal från bemanningsföretag ställs till förfogande (”mise à disposition”), i stället för att man tillhandahåller tydligt definierade it-tjänster eller it-produkter, vilket inte skulle vara i linje med unionens sociala och arbetsrättsliga bestämmelser. Parlamentet konstaterar vidare att det totala beloppet för betalningar som centrumet gjorde i detta avseende uppgick till totalt 1 207 560 EUR under 2019. Parlamentet noterar centrumets svar att denna praxis genomförs inom ramen för ett interinstitutionellt ramavtal. Parlamentet noterar att ett fall av denna praxis för tillfället är under behandling i EU-domstolen. Parlamentet rekommenderar centrumet att följa det pågående domstolsärendet och informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultatet och de åtgärder som vidtagits för att rätta sig efter detta.

20.

Europaparlamentet noterar när det gäller uppföljningen av revisionsrättens iakttagelser från föregående år att centrumet i slutet av 2018 hade infört e-fakturering, men att det ännu inte hade infört de e-upphandlings- och e-inlämningsverktyg som kommissionen lanserat i syfte att införa en enhetlig modell för elektroniskt utbyte av information med tredjeparter som deltar i förfaranden för offentlig upphandling (e-upphandling). Parlamentet konstaterar att centrumet införde e-upphandling 2019, men att införandet av e-inlämning har försenats på grund av covid-19-krisen under 2020. Centrumet uppmanas att införa alla verktyg för att hantera upphandlingsförfarandena och att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av dem.

Förebyggande och hantering av intressekonflikter samt transparens

21.

Europaparlamentet konstaterar med oro att centrumet valde att endast offentliggöra styrelsens intresseförklaringar och inte meritförteckningarna på grund av styrelsens storlek (cirka 130 ledamöter och suppleanter). Parlamentet uppmärksammar att andra byråer offentliggör styrelseledamöternas meritförteckningar, trots att deras styrelser är större än centrumets. Parlamentet uppmanar därför centrumet att offentliggöra samtliga styrelseledamöters meritförteckningar, och att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtagits i detta avseende. Parlamentet noterar att direktörens meritförteckning och intresseförklaring har offentliggjorts på centrumets webbplats.

22.

Europaparlamentet konstaterar med oro att centrumet, även om det inte är avgiftsfinansierat, är beroende av intäkter från sina kunder (centrumet har uppgett att 99,2 % av dess inkomster kommer från avgifter som betalas av dess kunder), som är företrädda i centrumets styrelse, och att det därför finns en inneboende risk för intressekonflikter när det gäller prissättningen av centrumets produkter. Parlamentet noterar att centrumet, som en åtgärd för att mildra budgetkonsekvenserna av sådana intressekonflikter, upprätthåller en budgetreserv (”reserv för prisstabilitet”) för att balansera budgeten vid oförutsedda händelser eller minskad efterfrågan. Parlamentet noterar att detta i första hand är en reaktiv åtgärd, och uppmuntrar centrumet att även ta fram förebyggande åtgärder för att säkerställa att en rättvis prissättning upprätthålls för centrumets samtliga kunder.

Internkontroller

23.

Europaparlamentet noterar att kommissionens tjänst för internrevision (IAS) 2019 genomförde en revision av eCdT, arbetsflödesverktyget för hantering av kundernas översättningsbeställningar, och drog slutsatsen att de förvaltnings- och internkontrollsystem som inrättats av centrumet för översättningsprocessen och för eCdT generellt sett är adekvat utformade, effektiva och ändamålsenliga, men att fyra viktiga områden identifierades där förbättringar rekommenderades. Parlamentet noterar att centrumet lämnade in en handlingsplan för att genomföra dessa rekommendationer, och att IAS ansåg att denna var tillräcklig för att minska de konstaterade riskerna.

24.

Europaparlamentet noterar att man efter självbedömningen av det interna kontrollsystemet 2019 drog slutsatsen att normerna för intern kontroll finns på plats och är effektiva, men att direktören drog slutsatsen att riskhanteringsprocessen bör prioriteras för att förbättra dess effektivitet och gav tjänstemannen med ansvar för riskhantering och intern kontrollsamordning i uppdrag att se över eller uppdatera flera dokument, såsom internkontrollstrategin, förfarandet för känsliga funktioner och riskhanteringspolicyn. Parlamentet konstaterar att centrumet i sin konsoliderade årliga verksamhetsrapport använder både interna kontrollnormer och kontrollprinciper för att beskriva sin verksamhet på detta område. Parlamentet rekommenderar centrumet att ta del av kommissionens reviderade ram för intern kontroll, som infördes 2017, och att anpassa ordalydelsen i sin konsoliderade årliga verksamhetsrapport till ramen för intern kontroll.

Övriga kommentarer

25.

Europaparlamentet noterar med oro att revisionsrätten i sitt uttalande under ”övriga upplysningar” konstaterar att centrumet i sin slutliga årsredovisning inte lämnade några vederbörliga upplysningar om de effekter av covid-19-åtgärder på centrumets pågående och planerade verksamheter som rimligen var kända vid tidpunkten för överlämnandet av den slutliga årsredovisningen. Parlamentet begär att centrumet bedömer effekterna och redovisar resultaten för budgetmyndigheten.

26.

Europaparlamentet noterar att centrumet inte konstaterade några personuppgiftsincidenter, enligt definitionen i förordning (EU) 2016/679 (2), och att inga klagomål riktades till centrumets dataskyddsombud. Parlamentet noterar dock att centrumet inte kunde lägga fram för styrelsen under 2019 det beslut som enligt artikel 25 i förordning (EU) 2016/679 syftar till att säkerställa inbyggt dataskydd och dataskydd som standard, på grund av det sena mottagandet av yttrandet från Europeiska datatillsynsmannen. Parlamentet uppmanar centrumet att anta detta beslut så snart som möjligt för att efterleva bestämmelserna i förordning (EU) 2016/679.

27.

Europaparlamentet välkomnar centrumets insatser för att säkra en kostnadseffektiv och miljövänlig arbetsplats och alla de åtgärder som centrumet har vidtagit för att minska sitt koldioxidavtryck och sin energiförbrukning och för att utveckla ett papperslöst arbetsflöde.

28.

Europaparlamentet välkomnar centrumets insatser för att främja användningen av den kostnadsfria kollektivtrafiken i Luxemburg och de initiativ som tagits för att bevara den biologiska mångfalden.

29.

När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 29 april 2021 (3) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

(1) EUT C 391, 18.11.2019, s. 57.

(2) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) (EUT L 119, 4.5.2016, s. 1).

(3) Antagna texter, P9_TA(2021)0215.