1.   I denna förordning fastställs föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (Europeiska ombudsmannens stadga).

2.   Ombudsmannen ska agera oavhängigt gentemot unionens institutioner, organ och byråer i enlighet med de befogenheter som ombudsmannen tilldelats genom fördragen, och med vederbörlig hänsyn till artiklarna 20.2 d och 228 i EUF-fördraget samt artikel 41 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna om rätten till god förvaltning.

3.   I utförandet av de uppgifter som avses i fördragen och i denna förordning får ombudsmannen inte ingripa i mål som är anhängiga vid domstol, och ombudsmannen får inte heller ifrågasätta domstolsavgöranden eller en domstols behörighet att meddela avgöranden.

1.   Ombudsmannen ska bidra till upptäckten av administrativa missförhållanden i verksamheten inom unionens institutioner, organ och byråer, med undantag av Europeiska unionens domstol i dess rättsliga funktion, och vid behov föreslå rekommendationer för att avhjälpa dessa administrativa missförhållanden. Handlingar som företas av någon annan myndighet eller person får inte vara föremål för klagan hos ombudsmannen.

2.   Varje unionsmedborgare eller varje fysisk eller juridisk person som har sin hemvist eller sitt säte i en av unionens medlemsstater får, antingen direkt eller genom en ledamot av Europaparlamentet, inge ett klagomål till ombudsmannen gällande fall av administrativa missförhållanden i verksamheten inom unionens institutioner, organ och byråer, med undantag av Europeiska unionens domstol i dess rättsliga funktion. Ombudsmannen ska underrätta institutionen, organet eller byrån i fråga så snart ett klagomål inges till ombudsmannen, under iakttagande av unionens regler i fråga om skyddet för personuppgifter.

3.   Klagomålet ska innehålla en tydlig hänvisning till föremålet för klagomålet och klagandens identitet. Klaganden får begära att klagomålet, eller delar av det, behandlas konfidentiellt.

4.   Ett klagomål ska göras inom tre år från den dag då klaganden fick kännedom om de omständigheter på vilka klagomålet grundar sig och föregås av lämpliga hänvändelser till de berörda institutionerna, organen och byråerna.

5.   Ombudsmannen ska avgöra om ett klagomål omfattas av ombudsmannens behörighetsområde och, om så är fallet, om det är tillåtligt. Om ett klagomål inte omfattas av ombudsmannens behörighetsområde eller är otillåtligt, får ombudsmannen, innan klagomålet avvisas, råda klaganden att inge klagomålet till en annan myndighet.

6.   Klagomål som inges till ombudsmannen ska inte påverka tidsfrister för överklaganden i administrativa förfaranden eller domstolsförfaranden.

7.   När ombudsmannen måste förklara ett klagomål som otillåtligt eller avsluta behandlingen på grund av pågående eller avslutade rättsliga åtgärder rörande omständigheter som tagits upp i ett klagomål, ska resultatet av de undersökningar som ombudsmannen redan gjort arkiveras utan ytterligare åtgärder.

8.   Klagomål som rör arbetsförhållanden mellan unionens institutioner, organ och byråer och deras tjänstemän och övriga anställda, med undantag för fall som rör sexuella trakasserier, får inte inges till ombudsmannen om inte alla andra möjligheter att framföra interna administrativa begäranden och klagomål, särskilt de förfaranden som avses i artikel 90 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda i unionen och som fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (4) (tjänsteföreskrifterna), har uttömts av den berörda personen och tidsfristerna för svar från den institution, det organ eller den byrå till vilken hänvändelsen har gjorts har gått ut.

9.   Ombudsmannen ska så snart som möjligt underrätta klaganden om vilka åtgärder som vidtagits avseende klagomålet.

1.   Ombudsmannen ska på eget initiativ eller på grund av ett klagomål genomföra alla undersökningar, även sådana som följer upp tidigare undersökningar, som ombudsmannen anser vara berättigade för att utreda misstänkta administrativa missförhållanden i verksamheten inom unionens institutioner, organ och byråer. Ombudsmannen ska agera utan att föregående godkännande krävs och i god tid underrätta den berörda institutionen, det berörda organet eller den berörda byrån om sådana åtgärder. Den berörda institutionen, det berörda organet eller den berörda byrån får översända användbara kommentarer eller bevismaterial till ombudsmannen. Ombudsmannen får även begära att institutionen, organet eller byrån i fråga översänder sådana kommentarer eller bevismaterial.

2.   Utan att det påverkar ombudsmannens främsta uppgift som är att hantera klagomål, får ombudsmannen genomföra undersökningar på eget initiativ av mer strategisk natur för att identifiera upprepade eller särskilt allvarliga fall av administrativa missförhållanden, för att främja bästa administrativa praxis inom unionens institutioner, organ och byråer och för att proaktivt ta itu med strukturella frågor av allmänt intresse som omfattas av ombudsmannens behörighetsområde.

3.   Ombudsmannen får inleda strukturerade och regelbundna dialoger med unionens institutioner, organ och byråer och anordna offentliga samråd innan denne utfärdar rekommendationer eller i ett senare skede. Ombudsmannen får även systematiskt analysera och bedöma framstegen vid den berörda institutionen, det berörda organet eller den berörda byrån och utfärda ytterligare rekommendationer.

4.   Unionens institutioner, organ och byråer ska förse ombudsmannen med all information som denne begär av dem och ge ombudsmannen tillgång till relevanta dokument. Tillgången till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller handlingar ska vara förenlig med reglerna om unionsinstitutionens, unionsorganets eller unionsbyråns hantering av konfidentiell information.

De institutioner, organ eller byråer som tillhandahåller säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller handlingar i enlighet med första stycket ska underrätta ombudsmannen i förväg om att dessa är klassificerade på detta sätt.

Vid tillämpningen av bestämmelserna i första stycket ska ombudsmannen i förväg ha kommit överens med institutionen, organet eller byrån i fråga om villkoren för hantering av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller handlingar.

Institutionerna, organen eller byråerna i fråga ska ge ombudsmannen tillgång till handlingar som härrör från en medlemsstat och som är hemliga enligt lag endast efter det att ombudsmannen har infört lämpliga åtgärder och garantier för hantering av handlingar som säkerställer en likvärdig nivå av konfidentialitet, i linje med artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 och i enlighet med säkerhetsbestämmelserna för den berörda unionsinstitutionen, det berörda unionsorganet eller den berörda unionsbyrån.

Tjänstemän och övriga anställda vid unionens institutioner, organ och byråer ska på ombudsmannens begäran vittna om förhållanden som rör en pågående undersökning av ombudsmannen. De ska yttra sig på sin institutions, sitt organs eller sin byrås vägnar. De ska fortsätta att vara bundna av de förpliktelser som följer av de för dem gällande föreskrifterna. När de är bundna av tystnadsplikt, ska detta inte tolkas som att den också omfattar uppgifter som är av relevans för klagomål eller undersökningar som rör trakasserier eller administrativa missförhållanden.

5.   Ombudsmannen ska regelbundet undersöka förfarandena gällande det administrativa arbetet vid unionens institutioner, organ och byråer och bedöma om de är tillräckligt effektiva för att förhindra intressekonflikter, garantera opartiskhet och säkerställa full respekt för rätten till god förvaltning. Ombudsmannen får identifiera och bedöma eventuella fall av intressekonflikter på alla nivåer som skulle kunna utgöra en källa till administrativa missförhållanden, och i sådana fall ska ombudsmannen utarbeta särskilda slutsatser och informera Europaparlamentet om resultaten i ärendet.

6.   I den mån som deras nationella rätt tillåter det, ska de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna, på begäran av ombudsmannen eller på eget initiativ, snarast till ombudsmannen överlämna alla uppgifter eller handlingar som kan bidra till att utreda fall av administrativa missförhållanden i verksamheten inom unionens institutioner, organ eller byråer. Om sådana uppgifter eller handlingar omfattas av nationell rätt om hantering av konfidentiell information eller av bestämmelser som hindrar dess spridning, får den berörda medlemsstaten tillåta ombudsmannen att ta del av dessa uppgifter eller handlingar under förutsättning att ombudsmannen åtar sig att hantera dem i överenskommelse med den behöriga myndighet som lämnade dem. En beskrivning av handlingen ska under alla omständigheter lämnas.

7.   Om ombudsmannen inte får den begärda hjälpen ska parlamentet underrättas, som ska vidta lämpliga åtgärder.

8.   Om fall av administrativa missförhållanden konstateras efter en undersökning, ska ombudsmannen meddela institutionen, organet eller byrån i fråga, och när så är lämpligt utfärda rekommendationer. Institutionen, organet eller byrån ska inom tre månader sända ett detaljerat yttrande till ombudsmannen. Ombudsmannen får på en motiverad begäran av institutionen, organet eller byrån i fråga bevilja en förlängning av den tidsfristen, som inte får vara längre än två månader. Om institutionen, organet eller byrån i fråga inte avger något yttrande inom tidsfristen på tre månader eller inom den förlängda tidsfristen, får ombudsmannen avsluta undersökningen utan ett sådant yttrande.

9.   Ombudsmannen ska därefter överlämna en rapport till institutionen, organet eller byrån i fråga och, i synnerhet om arten eller omfattningen av det fall av missförhållande som upptäckts så kräver, till Europaparlamentet. Rapporten får innehålla rekommendationer. Ombudsmannen ska underrätta klaganden om undersökningens resultat, om yttrandet från institutionen, organet eller byrån i fråga samt om ombudsmannens rekommendationer i rapporten.

10.   Vid behov, i samband med en undersökning av en unionsinstitutions, ett unionsorgans eller en unionsbyrås verksamhet, får ombudsmannen på eget initiativ eller på begäran av Europaparlamentet framträda inför Europaparlamentet på den mest lämpliga nivån.

11.   Ombudsmannen ska, så långt det är möjligt, försöka att tillsammans med institutionen, organet eller byrån i fråga nå en lösning som undanröjer det administrativa missförhållandet och som tillgodoser klagomålet. Ombudsmannen ska underrätta klaganden om den föreslagna lösningen tillsammans med eventuella kommentarer från institutionen, organet eller byrån i fråga. Om den klagande så önskar ska klaganden ha rätt att när som helst inkomma med synpunkter, eller ytterligare uppgifter som inte var kända vid tiden för inlämnandet av klagomålet, till ombudsmannen.

12.   Vid slutet av varje årlig session ska ombudsmannen överlämna en rapport om resultaten av de undersökningar som ombudsmannen gjort till Europaparlamentet. Rapporten ska innehålla en bedömning av efterlevnaden av ombudsmannens rekommendationer och en bedömning av om de resurser som finns tillgängliga för ombudsmannens ämbetsutövning är tillräckliga. Dessa bedömningar får också bli föremål för separata rapporter.

1.   Ombudsmannen och ombudsmannens personal, på vilka artikel 339 i EUF-fördraget och artikel 194 i Euratomfördraget ska tillämpas, får inte avslöja information eller handlingar som de får tillgång till i sina undersökningar. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2, får de framför allt inte avslöja säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller handlingar som överlämnats till ombudsmannen, eller dokument som omfattas av unionsrätten i fråga om skyddet av personuppgifter, liksom sådan information som kan skada klaganden eller någon annan inblandad person.

2.   Om ombudsmannen anser att förhållanden som framkommit vid en undersökning kan omfattas av straffrättslig lagstiftning, ska ombudsmannen underrätta de behöriga nationella myndigheterna och, i den mån fallet omfattas av deras befogenhetsområde, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning och Europeiska åklagarmyndigheten. Om så är lämpligt ska ombudsmannen även underrätta den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som har maktbefogenheter över tjänstemannen eller den övriga anställda i fråga, som får tillämpa artikel 17 andra stycket i protokoll nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier.

Ombudsmannen får även underrätta unionsinstitutionen, unionsorganet eller unionsbyrån i fråga om förhållanden som ifrågasätter uppträdandet hos en av deras anställda och om all ihållande verksamhet som hindrar den pågående undersökningen.

Ombudsmannen ska rapportera sådana underrättelser till klaganden och de andra berörda personer vars identitet är känd.

1.   Ombudsmannen får samarbeta med samma slags myndigheter i medlemsstaterna under förutsättning att ombudsmannen iakttar tillämplig nationell rätt.

2.   Inom ramen för sin ämbetsutövning ska ombudsmannen samarbeta med Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter och andra institutioner och organ och samtidigt undvika överlappningar med deras verksamhet.

1.   Ombudsmannen ska väljas, och kunna utses på nytt, i enlighet med artikel 228.2 i EUF-fördraget.

2.   Ombudsmannen ska utses bland personer som är unionsmedborgare, som fullt ut äger medborgerliga och politiska rättigheter, som uppvisar alla erforderliga bevis för oavhängighet, som inte har varit nationella regeringsmedlemmar eller ledamöter vid unionens institutioner under de senaste tre åren, som uppfyller motsvarande krav på opartiskhet som de som gäller för ett domarämbete i sina länder och som besitter en sådan erkänd kompetens och erfarenhet som krävs för att utöva ombudsmannaämbetet.

1.   Ombudsmannen ska upphöra att utföra de uppgifter som avses i fördragen och i denna förordning antingen vid slutet av sin ämbetsperiod eller vid frivillig avgång eller avsättning.

2.   Ombudsmannen ska stanna i sitt ämbete till dess att en ny ombudsman har valts, utom vid avsättning.

3.   Om ämbetet frånträds i förtid ska en ny ombudsman utses för den resterande delen av Europaparlamentets valperiod inom tre månader från den tidpunkt då ämbetet blev vakant. Fram till dess att en ny ombudsman har valts ska den chefstjänsteman som avses i artikel 13.2 ansvara för de brådskande ärenden som faller inom ombudsmannens behörighetsområde.

1.   Vid utförandet av de uppgifter som avses i fördragen och i denna förordning ska ombudsmannen agera i enlighet med artikel 228.3 i EUF-fördraget. Ombudsmannen ska avhålla sig från alla handlingar som är oförenliga med de nämnda uppgifterna.

2.   Vid ämbetstillträdet ska ombudsmannen avge en högtidlig försäkran inför domstolen i plenum om att ombudsmannen ämnar utöva de uppgifter som avses i fördragen och i denna förordning med fullständig oavhängighet och opartiskhet och att de förpliktelser som följer av ämbetet under eller efter ämbetsperiodens utgång kommer att respekteras fullt ut. Den högtidliga försäkran ska särskilt omfatta plikten att efter ämbetsperiodens utgång uppträda med integritet och diskretion när det gäller att acceptera vissa befattningar eller förmåner.

1.   Under ombudsmannens ämbetsperiod får ombudsmannen inte åta sig någon annan politisk eller administrativ uppgift eller utöva någon annan verksamhet oavsett om den är avlönad eller inte.

2.   Ombudsmannen ska ha samma ställning som en domare vid domstolen när det gäller lön, traktamenten och pension.

3.   Artiklarna 11–14 och 17 i protokoll nr 7 ska tillämpas på ombudsmannen samt tjänstemännen och övriga anställda vid ombudsmannens kansli.

1.   Ombudsmannen ska tilldelas en lämplig budget som är tillräcklig för att säkerställa ombudsmannens oberoende och för att utföra de uppgifter som avses i fördragen och i denna förordning.

2.   Ombudsmannen ska biträdas av ett kansli vars chefstjänsteman ombudsmannen ska utse.

3.   Ombudsmannen bör sträva efter en jämn könsfördelning när det gäller sammansättningen av ombudsmannens kansli.

4.   Tjänstemännen och övriga anställda vid ombudsmannens kansli ska lyda under de regler och bestämmelser som gäller för unionens tjänstemän och övriga anställda. Deras antal ska anpassas varje år som ett led i budgetprocessen och vara tillräckligt för att ombudsmannen ska kunna utföra sina uppgifter och hantera sin arbetsbörda på ett korrekt sätt.

5.   Tjänstemän och övriga anställda vid unionen och i medlemsstaterna som utses att tjänstgöra vid ombudsmannens kansli ska flyttas över i tjänstens intresse och ska garanteras återinträde i en tjänst vid sin ursprungliga institution, sitt ursprungliga organ eller sin ursprungliga byrå.

6.   I personalärenden ska ombudsmannen ha samma status som institutionerna i den mening som avses i artikel 1a i tjänsteföreskrifterna.