EUROPEISKA KOMMISSIONEN
Bryssel den 30.9.2016
COM(2016) 628 final
RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET
Årsrapport om internrevisioner 2015
(Artikel 99.5 i budgetförordningen)
{SWD(2016) 322 final}
EUROPEISKA KOMMISSIONEN
Bryssel den 30.9.2016
COM(2016) 628 final
RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET
Årsrapport om internrevisioner 2015
(Artikel 99.5 i budgetförordningen)
{SWD(2016) 322 final}
1. Inledning
2. IAS uppdrag: Oberoende, objektivitet och ansvarighet. Rapportens mål och omfattning
3. Översikt av revisionsarbetet
3.1. Genomförande av revisionsplanen 2015
3.2. Statistik om IAS rekommendationer
4. Sammanfattning av revisionsarbetet
4.1. Slutsatser om resultatrevisioner
4.1.1. Resultat för kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan: horisontella processer (t.ex. HR, IT och bedrägeribekämpning)
4.1.2. Resultat vid genomförandet av budgetens operativa anslag
4.1.3. Resultat för politikområden som inte medför utgifter
4.2. IAS begränsade slutsatser om den interna kontrollen i respektive generaldirektorat
4.3. Övergripande yttrande om kommissionens ekonomiska förvaltning
5. Samråd med kommissionens panel för finansiella oegentligheter
6. Slutsatser
7. Förkortningar
1.Inledning
Denna rapport är framtagen för att informera Europaparlamentet och rådet om arbetet som genomförs av kommissionens tjänst för internrevision (IAS), i enlighet med artikel 99.5 i budgetförordningen. Den bygger på en rapport som upprättats av kommissionens internrevisor enligt artikel 99.3 i förordningen, gällande IAS revisionsrapporter och rådgivande rapporter som färdigställts under 2015 i kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan 1 . I överensstämmelse med dess rättsliga grund innehåller den en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer 2 . De revisionsrapporter som färdigställdes under perioden 1 februari 2015 till 31 januari 2016 ingår i denna rapport. Rekommendationer som genomförts efter brytdagen den 31 januari 2016 beaktas inte.
2.IAS uppdrag: Oberoende, objektivitet och ansvarighet. Rapportens mål och omfattning
Syftet med tjänsten för internrevision är att ge kommissionen oberoende och objektiva garantier samt konsulttjänster som ska ge mervärde till och förbättra kommissionens verksamhet. IAS hjälper kommissionen att nå sina mål genom att skapa systematiska och disciplinerade arbetssätt samt ge rekommendationer om hur riskhantering, kontroller och styrningsprocesser kan förbättras. Dess uppgifter omfattar att utvärdera och ge lämpliga rekommendationer för hur styrningsprocessen kan förbättras vid genomförandet av följande mål: främja lämplig etik och lämpliga värderingar inom organisationen, säkerställa effektiv hantering av organisationens resultat och ansvar samt effektiv kommunikation av risk- och kontrollinformation till lämpliga delar av organisationen. Därmed främjar man en kultur av effektiv och ändamålsenlig hantering inom kommissionen och dess avdelningar. IAS oberoende är förankrat i budgetförordningen 3 och i den uppdragsstadga 4 som kommissionen har antagit. IAS rapporterar alla sina revisioner till kommittén för revisionsuppföljning (APC). Kommittén för revisionsuppföljning bistår kommissionärskollegiet genom att säkerställa att det arbete som utförs av IAS, de tidigare internrevisionsenheterna (IAC) och Europeiska revisionsrätten beaktas av kommissionens avdelningar och följs upp på lämpligt sätt.
IAS utför sitt arbete i enlighet med budgetförordningen, de internationella riktlinjerna för yrkesmässig internrevision och de yrkesetiska riktlinjerna från institutet för internrevisorer.
IAS utför inte revisioner av medlemsstaternas system för kontroll av kommissionens medel. Sådana revisioner, som omfattar enskilda stödmottagare, utförs av medlemsstaternas internrevisorer, nationella revisionsmyndigheter, andra generaldirektorat vid kommissionen och Europeiska revisionsrätten. IAS utför dock revisioner av åtgärder som vidtas av kommissionens avdelningar för att övervaka och granska organ i medlemsstaterna och andra organ som ansvarar för utbetalning av EU-medel, exempelvis Förenta nationerna. Enligt budgetförordningen kan IAS utföra dessa uppdrag på plats, även i medlemsstaterna.
3.Översikt av revisionsarbetet
3.1.Genomförande av revisionsplanen 2015
På brytdagen den 31 januari 2016 hade 100 % av de planerade åtagandena i 2015 års revisionsplan fullgjorts i enlighet med målet för revision i kommissionen samt i dess avdelningar och genomförandeorgan 5 .
Totalt slutfördes 139 uppdrag (inklusive revisioner, uppföljningar, begränsade revisioner, riskbedömningar och en förvaltningsskrivelse), fördelade enligt nedanstående tabell.
|
2015 |
2014 |
2013 |
||||
|
|
Uppdrag |
Rapporter |
Uppdrag |
Rapporter |
Uppdrag |
Rapporter |
|
Revision |
38 |
52 6 |
25 7 |
31 |
22 8 |
23 |
|
Uppföljning |
96 |
– 9 |
53 |
– |
48 |
– |
|
(Begränsad) revision |
2 |
2 |
5 |
5 |
4 |
4 |
|
Förvaltningsskrivelse |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
|
IT-riskbedömning |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
|
Gemensamma sjukförsäkringssystemet 10 Riskbedömning |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Samråd |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Totalt |
139 |
57 |
85 |
38 |
75 |
28 |
Det ökade antalet uppdrag som IAS slutförde under 2015 jämfört med föregående år beror främst på centraliseringen av internrevisionsfunktionen. Under 2015 fick IAS 60 nya befattningar som gradvis har fyllts. Tack vare det ingick nya uppdrag i revisionsplanen enligt den ökade kapacitet som fanns tillgänglig. Den slutliga revisionsplanen för 2016 innehåller 101 revisionsuppdrag (exklusive uppföljningsuppdrag), varav 67 planeras slutföras under 2016.
I enlighet med sin stadgar och internationella standarder samt för att säkerställa att revisionsplanen genomförs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt planerar IAS sitt revisionsarbete på grundval av en riskbedömning och en kapacitetsanalys. Genomförandet övervakas sedan regelbundet och justeras efter behov.
3.2.Statistik om IAS rekommendationer
Antalet rekommendationer som utfärdades av IAS (inklusive antalet som godtogs) under 2015 var som följer:
|
|
Nya rekommendationer |
Godtagna rekommendationer |
Ej godtagna rekommendationer |
||
|
Prioritering |
|
|
Procent |
|
Procent |
|
Absolut nödvändig |
1 |
1 |
100 % |
0 |
Ej tillämpligt |
|
Mycket viktig |
80 |
80 |
100 % |
0 |
Ej tillämpligt |
|
Viktig |
128 |
128 |
100 % |
0 |
Ej tillämpligt |
|
Önskvärd |
7 |
7 |
100 % |
0 |
Ej tillämpligt |
|
Totalt |
216 |
216 |
100 % |
0 |
Ej tillämpligt |
De enheter som varit föremål för revision utarbetade handlingsplaner för alla godtagna rekommendationer. Handlingsplanerna lämnades in till IAS och bedömdes vara tillfredsställande.
I följande tabell redogörs det för genomförandet av de godtagna rekommendationer som gavs under perioden 2011–2015, enligt bedömning från de enheter som varit föremål för revision 11 , per den 31 januari 2016 12 . Rekommendationer som genomförts efter brytdagen den 31 januari 2016 beaktas inte.
|
Genomförd |
Oavslutade (antal månader försening) |
|||||||||
|
År |
Prioritering |
Totalt |
Antal |
Procent |
Antal |
Procent |
Ingen försening |
0–6 |
6–12 |
Över 12 |
|
2011 |
Absolut nödvändig |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Mycket viktig |
47 |
47 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Viktig |
101 |
99 |
98 % |
2 |
2 % |
0 |
0 |
0 |
2 |
|
|
Önskvärd |
10 |
10 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Totalt 2011 |
158 |
156 |
99 % |
2 |
1 % |
0 |
0 |
0 |
2 |
|
|
2012 |
Absolut nödvändig |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Mycket viktig |
68 |
62 |
91 % |
6 |
9 % |
0 |
0 |
3 |
3 |
|
|
Viktig |
123 |
113 |
92 % |
10 |
8 % |
2 |
2 |
0 |
6 |
|
|
Önskvärd |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Totalt 2012 |
191 |
175 |
92 % |
16 |
8 % |
2 |
2 |
3 |
9 |
|
|
2013 |
Absolut nödvändig |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Mycket viktig |
48 |
40 |
83 % |
8 |
17 % |
5 |
0 |
0 |
3 |
|
|
Viktig |
73 |
60 |
82 % |
13 |
18 % |
1 |
1 |
1 |
10 |
|
|
Önskvärd |
6 |
6 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Totalt 2013 |
127 |
106 |
83 % |
21 |
17 % |
6 |
1 |
1 |
13 |
|
|
2014 |
Absolut nödvändig |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Mycket viktig |
45 |
19 |
42 % |
26 |
58 % |
5 |
14 |
7 |
0 |
|
|
Viktig |
77 |
53 |
69 % |
24 |
31 % |
6 |
8 |
9 |
1 |
|
|
Önskvärd |
3 |
3 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Totalt 2014 |
125 |
75 |
60 % |
50 |
40 % |
11 |
22 |
16 |
1 |
|
|
Rekommendationer som övertagits från internrevisionsenheter |
Absolut nödvändig |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Mycket viktig |
281 |
233 |
83 % |
48 |
17 % |
10 |
23 |
5 |
10 |
|
|
Viktig |
583 |
466 |
80 % |
117 |
20 % |
20 |
40 |
23 |
34 |
|
|
Önskvärd |
44 |
44 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Totalt från internrevisionsenheter |
908 |
743 |
82 % |
165 |
18 % |
30 |
63 |
28 |
44 |
|
|
2015 |
Absolut nödvändig |
1 |
0 |
0 % |
1 |
100 % |
1 |
0 |
0 |
0 |
|
Mycket viktig |
80 |
6 |
8 % |
74 |
92 % |
69 |
5 |
0 |
0 |
|
|
Viktig |
128 |
9 |
7 % |
119 |
93 % |
109 |
10 |
0 |
0 |
|
|
Önskvärd |
7 |
0 |
0 % |
7 |
100 % |
7 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Totalt 2015 |
216 |
15 |
7 % |
201 |
93 % |
186 |
15 |
0 |
0 |
|
|
TOTALT 2011–2015 |
1 725 |
1 270 |
74 % |
455 |
26 % |
235 |
103 |
48 |
69 |
|
|
Varav ”absolut nödvändig” eller ”mycket viktig” |
570 |
407 |
72 % |
163 |
28 % |
90 |
42 |
15 |
16 |
|
Den stora ökningen av totalantalet öppna rekommendationer beror främst på att tidigare rekommendationer från internrevisionsenheter har tagits över av IAS genom centraliseringen av internrevisionsfunktionen.
Sammantaget anser de enheter som varit föremål för revision att 1 270 eller 74 % av det totala antalet godtagna rekommendationer som getts under perioden 2011–2015 är genomförda, vilket lämnar totalt 455 oavslutade rekommendationer (eller 26 %). Av de 455 oavslutade rekommendationerna klassas en som absolut nödvändig, dock inte försenad, och 162 anses vara mycket viktiga.
Av de totalt 455 oavslutade rekommendationerna är 220 försenade, vilket representerar 13 % av det totala antalet godtagna rekommendationer. Av dessa är 31 mycket viktiga rekommendationer mycket försenade (mer än sex månader jämfört med den ursprungliga genomförandedagen). Ytterligare en mycket viktig rekommendation med stor försening ska läggas till denna siffra från en revisionsrapport som utfärdades före denna rapportperiod (2011–2015). Sammantaget representerar dessa endast 1,9 % av det totala antalet godtagna rekommendationer under perioden 2011–2015.
Sammantaget anser IAS att situationen ser bra ut. Den är jämförbar med tidigare rapporter och ett tecken på att kommissionens avdelningar noggrant genomför mycket viktiga rekommendationer och därmed minskar de risker som identifierats. De rekommendationer som bedömts som mycket viktiga och vars genomförande är mycket försenat, dvs. mer än sex månader sent, måste dock uppmärksammas. Kommittén för revisionsuppföljning har regelbundet informerats om läget för genomförandet av IAS rekommendationer (ledningens bedömning och resultat av uppföljningsuppdrag som genomförts av IAS). Särskild uppmärksamhet har lagts på mycket viktiga rekommendationer med över sex månaders försening. Kommittén för revisionsuppföljning beslöt att vidta specifika åtgärder genom att påminna avdelningarna om deras ansvar att vid behov genomföra IAS rekommendationer.
Det totala antalet rekommendationer som utfärdats under perioden 2011–2015 för vilka en uppföljningsrevision har utförts uppgår till 1 004 jämfört med de 1 270 som de enheter som varit föremål för revision rapporterat som klara för granskning.
Av det totala antalet rekommendationer som utfärdats och följts upp under perioden (1 004) har 911 (91 %) stängts av revisorn. Det innebär att IAS bedömning är att 9 % av rekommendationerna inte ännu kan anses vara genomförda på ett ändamålsenligt sätt och har därför inte stängts efter att uppföljningsrevisionen slutförts. Detta är en ökning jämfört med föregående år (5 %). Detta kan förklaras med att IAS utförde flera uppföljningsrevisioner under andra halvan av 2015 som även omfattade en granskning av genomförandet av rekommendationer som ännu inte bedömts klara för granskning av enheten som varit föremål för revision. De flesta av dessa rekommendationer härrörde från internrevisionsenheter, och IAS tog tillfället i akt att göra en lägesbedömning samtidigt som man bedömde andra rekommendationer från samma revision som enheten som varit föremål för revision bedömt vara klara för granskning. IAS bedömde dessutom de framsteg som gjorts för utvalda rekommendationer med direkt koppling till förfarandet för uppbyggnad av rimliga garantier i samband med den årliga verksamhetsrapporten. Syftet var att erbjuda generaldirektoraten det senaste läget för rapportering i verksamhetsrapporten. Detta var en ny metod jämfört med tidigare år.
Om man neutraliserar effekten av detta (dvs. genom att bara beakta rekommendationer som ledningen rapporterat som klara för granskning) minskar den totala procentandelen rekommendationer som anses oavslutade efter en uppföljningsrevision till 4 %, vilket är i linje med tidigare rapporter.
4.Sammanfattning av revisionsarbetet
4.1.Slutsatser om resultatrevisioner
Till följd av kommissionens övergång till en allt mer resultatbaserad kultur och större fokus på värde för pengarna fortsatte IAS att utföra resultatrevisioner 13 och revisioner som omfattar viktiga resultatelement (övergripande revisioner) under 2015 som en del i den strategiska revisionsplanen 2013–2015.
Dessa revisioner tog upp en rad olika aspekter som rör resultat:
–Generaldirektorat och avdelningar upplever ett ökat tryck på ekonomiska och mänskliga resurser medan de samtidigt behöver visa att de uppfyller sina mål och ger värde för pengarna. IAS fokuserade på 1) hur generaldirektoraten och avdelningarna hanterar, övervakar och rapporterar om de specifika målen som är under deras kontroll och kan nås genom deras resultat och åtgärder, 2) användningen av deras interna resurser och 3) hur de utvärderar fördelarna med befintliga interna processer och kontroller.
–Den fleråriga budgetramen 2014–2020 lägger större vikt vid resultatuppfyllelse och nya bestämmelser i de mekanismer som införts på rättsliga grunder och syftar till att stärka resultatramarna för utgiftsprogrammen 2014–2020.
IAS fokuserade på hur generaldirektoraten och avdelningarna hanterar, övervakar och rapporterar om resultatet av EU:s politik. Revisionerna rör både utgiftsprogram och aktiviteter som inte medför utgifter. Politikmålen definieras vanligen via allmänna mål till vilka generaldirektoraten och avdelningarna i viss mån bidrar. Huruvida de allmänna målen nås eller inte påverkas dock även av andra externa faktorer och tredjeparter.
I enlighet med IAS metoder och bästa praxis bedöms resultatet indirekt, vilket innebär en bedömning av huruvida och hur ledningen har inrättat system avsedda att mäta aktiviteternas resultat (effektivitet och ändamålsenlighet). På detta sätt strävar IAS efter att säkerställa att generaldirektoraten och avdelningarna i första hand har skapat resultatramar inklusive verktyg för att mäta resultatet (dvs. nyckeltal) och övervakningssystem 14 . Detta beror delvis på att ett stort antal av de rättsliga grunderna till utgiftsprogrammen ställer upp mål som är bredare än vad kommissionen själv kan uppnå. Det innebär att mål och SMART-riktmärken först måste skapas på kommissionsnivå för att i största möjliga mån avskilja kommissionens respektive utgiftsprograms specifika mål och resultat. Huruvida utgiftsprogrammens mål och resultat nås beror på andra stora aktörer, särskilt när EU-program genomförs med delad och indirekt förvaltning (t.ex. med medlemsstater eller regioner).
I följande avsnitt anges IAS slutsatser om de olika resultataspekterna av de revisioner som utförts 2015.
4.1.1.Resultat för kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan: horisontella processer (t.ex. HR, IT och bedrägeribekämpning)
4.1.1.1. Strategisk planering och programutformning
När det kommer till strategisk planering och programutformning genomför kommissionen robusta resultatramar baserade på 1) förhandsbestämning av allmänna och specifika mål med grund i kommissionens politiska inriktningar, utfört av generaldirektoraten och avdelningarna i deras förvaltningsplaner, 2) regelbunden mätning och övervakning av resultatindikatorer och 3) rapportering av resultat i de årliga verksamhetsrapporterna. Dessa decentraliserade ansvarsområden uppvägs på organisationsnivå av generalsekretariatet och GD Budget, som tillhandahåller de övergripande ramarna, samordnar arbetet och ger vägledning och stöd. IAS ansåg att ytterligare insatser krävs på både organisationsnivå och decentraliserad nivå för att ytterligare förbättra kvaliteten på indikatorerna. Efter revisionen har de centrala avdelningarna utfört en omfattande översyn av den strategiska planerings- och programcykeln, vilket främst ledde till nya anvisningar för planeringsdokumenten i november 2015. IAS har ännu inte utfört någon uppföljningsrevision. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 1.2).
I samband med detta har IAS utfört ett konsultuppdrag på begäran av ledningen för GD Finansiell stabilitet, som ledde till en rad rekommendationer och förslag för generaldirektoratets strategiska och årliga förvaltningsplaner och mer allmänt övergången till en resultatbaserad kultur. (Se arbetsdokument från kommissionens avdelningar 1, del 1, avsnitt 7.5).
4.1.1.2. Bedrägeribekämpning
När det gäller bedrägeribekämpning konstaterade IAS att generaldirektoraten och avdelningarna har utformat och på ett ändamålsenligt sätt genomfört en bedrägeribekämpningsstrategi i enlighet med Olafs riktlinjer på området. Ytterligare förbättringar behövs dock på både organisationsnivå och operativ nivå för att öka bedrägeribekämpningsstrategins effektivitet. IAS rekommenderade en förstärkning av bedrägeribekämpningsramarna och vägledningen på organisationsnivå samt en utveckling från oberoende bedömningar på hög nivå till en koordinerad insats inbäddad i den strategiska planerings- och programmeringscykeln. Avsikten med detta är att på ett effektivt sätt integrera bedrägeribekämpningsåtgärder i generaldirektoratens och avdelningarnas interna kontrollsystem. IAS ansåg dessutom att tillfälliga åtgärder är nödvändiga för att se över de forensiska revisionerna i GD Internationellt samarbete och utveckling och stärka kontrollerna av Cofund-projekt i Genomförandeorganet för forskning. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 1.3).
4.1.1.3. IT-säkerhet
På IT-området utgör effektiv IT-säkerhet en stor utmaning på grund av ständigt föränderliga hot som kan skada konfidentialiteten, integriteten och tillgängligheten för informationen som kommissionen innehar och bearbetar. I tidigare revisioner som IAS utfört under de senaste åren har man identifierat en serie systematiska och återkommande svagheter på området som har sammanfattats i en förvaltningsskrivelse riktad till de organisationsavdelningar som ansvarar för IT-säkerheten. Trots tillgängligheten på engagerad och tekniskt kompetent arbetskraft på operativ nivå ansåg IAS att kommissionen behöver stärka den faktiska översynen av informationssäkerhetsfrågor. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 9.2).
På lokal nivå bekräftade en revision av hanteringen av lokal IT i GD Konkurrens några av IT-säkerhetsproblemen och identifierade även andra problem som rör finansiering av IT, anpassning mellan verksamhet och IT samt projekt- och kvalitetsledning. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 9.1).
4.1.1.4. Det gemensamma stödcentret i forskningsfamiljen (verksamhetsprocess, IT-verktyg och styrning)
Det gemensamma stödcentret tillhandahåller gemensamma verksamhetsprocesser samt tjänster som rör IT, juridiska frågor, revision, information och data till generaldirektoratens och avdelningarnas forskningsfamilj. Centraliseringen av stödtjänster förväntades dessutom leda till effektivitetsvinster tack vare minskade kostnader, inbesparade tjänster och rationalisering av processer och förfaranden. IAS revision, som utfördes i ett tidigt skede av centrets verksamhet, tog upp de betydande framstegen beträffande harmonisering och förenkling av verksamhetsprocesser och IT-verktyg som lett till ett positivt resultat för mottagare av EU-stöd (begränsad tid för beviljande och minskad administrativ börda). Vissa svagheter återstår dock, i synnerhet vad gäller upplägget för styrning. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 4.7).
4.1.1.5. Personal
På personalområdet konstaterade IAS att kommissionens sjukfrånvaro ligger på en stabil nivå, men att genomsnittsfrånvaron är väsentligt högre i byråerna (t.ex. OIB, OIL och PMO). Ansvaret för att hantera sjukfrånvaron ligger på både operativ nivå och organisationsnivå (GD Personal och säkerhet). Ledningen på båda nivåer är väl medvetna om sjukfrånvaron och fast beslutna att hantera den inom sina respektive ansvarsområden. Ytterligare åtgärder behövs dock på båda nivåer för att förbättra mätningen, övervakningen och rapporteringen av sjukfrånvaron, identifiera referensnivåer för sjukfrånvaro och verifiera sjukfrånvaron genom läkarintyg. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 1.1).
En annan fråga på personalområdet som togs upp 2015 var kunskapshanteringsprocessen i GD Konkurrens. IAS konstaterade att de kunskapsinhämtnings-, lagrings- och delningssystem som finns överlag är effektiva och ändamålsenliga, och hjälper personalen i GD Konkurrens att säkerställa hög kvalitet och konsekvent hantering av konkurrensärenden. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 7.4).
4.1.2.Resultat vid genomförandet av budgetens operativa anslag
4.1.2.1. Direkt förvaltning
När det gäller medel under direkt förvaltning har beredskapen i generaldirektoratens och avdelningarnas förvaltnings- och kontrollsystem för att genomföra budgetarna för de utgiftsprogram de ansvarar för (Horisont 2020, konsument- och hälsoprogram, Life-programmet, SMF-instrumentet och Fonden för ett sammanlänkat Europa) granskats i flera revisioner. Vissa av dessa revisioner fokuserade särskilt på stödhanteringsprocessen medan andra bedömde effektiviteten och ändamålsenligheten i systemen för förvaltning och kontroll av specifika program. IAS konstaterade i sin revision att de granskade generaldirektoraten och avdelningarna (GD Kommunikationsnät, GD Forskning och innovation, Genomförandeorganet för konsument-, hälso-, jordbruks- och livsmedelsfrågor samt Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet) har effektiva och ändamålsenliga processer för stödhantering. I Genomförandeorganet för konsument-, hälso-, jordbruks- och livsmedelsfrågor och Genomförandeorganet för små och medelstora företag har dock allvarliga svagheter identifierats i stödhanteringsprocesserna, som måste åtgärdas. Vissa genomförandeorgan, i synnerhet Genomförandeorganet för små och medelstora företag och Genomförandeorganet för innovation och nätverk, står inför stora utmaningar beträffande adekvat förvaltning av genomförandet av de olika utgiftsprogram som delegerats till dem. De svagheter som konstaterats i kontrollstrategin och processen för uppbyggnad av garantier för olika program som förvaltas av Genomförandeorganet för små och medelstora företag och Genomförandeorganet för innovation och nätverk utgör ett särskilt problemområde. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitten 2.5 (Genomförandeorganet för konsument-, hälso-, jordbruks- och livsmedelsfrågor), 4.1 (GD Kommunikationsnät), 4.8 (GD Forskning och innovation), 4.10 (Genomförandeorganet för små och medelstora företag), 4.11 (Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet) och 4.12 (Genomförandeorganet för innovation och nätverk)).
4.1.2.2. Indirekt förvaltning
(a)Externa åtgärder (EU:s förvaltningsfonder)
Inom ramen för de generaldirektorat vars verksamhet rör externa åtgärder genomfördes revisioner i GD Internationellt samarbete och utveckling och GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar rörande utformningen och genomförandet av EU:s förvaltningsfonder. I revisionen konstateras att de första förvaltningsfonderna har nått vissa framgångar med att attrahera ett begränsat antal givare och öka verksamhetens synlighet. Slutsatsen är dock att ytterligare ansträngningar krävs för att dra fullständig nytta av denna finansieringsmekanism vid hanteringen av de komplexa och ekonomiska utmaningar som genomförandet av projekt i krissituationer och känsliga miljöer medför. Särskilt styrningsprocesserna och förvaltningsfondernas operativa resultathantering bör stärkas. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 5.1).
(b)Kombination av olika förvaltningssätt: Erasmus+ (GD Utbildning och kultur samt Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur) och Europeiskt grannskapsinstrument/Instrument för stöd inför anslutningen (GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar)
Vissa finansieringsprogram genomförs via en kombination av olika förvaltningssätt. Detta är fallet för Erasmus+-programmet som förvaltas av GD Utbildning och kultur och Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur samt Europeiskt grannskapsinstrument och Instrument för stöd inför anslutningen som förvaltas av GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar.
För Erasmus+ har både GD Utbildning och kultur och Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur genomfört effektiva interna kontrollsystem som kan ge rimliga garantier till de vidaredelegerade utanordnarna. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitten 6.2 (GD Utbildning och kultur) och 6.3 (Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur)).
I GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar identifierade IAS dock allvarliga svagheter i kontrollstrategin för Instrument för stöd inför anslutningen, i synnerhet vid erhållandet av garantier för mottagarländernas förmåga att genomföra sina budgetar. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 5.3).
Vad gäller det nya instrumentet för stöd inför anslutningen under programmet 2014–2020 har GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar inte förberett sig tillräckligt för att genomföra en resultatbedömningsram för mottagarländerna. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 5.2).
(c)Indirekt förvaltning: befintliga övervakningsarrangemang (GD Internationellt samarbete och utveckling, GD Energi, GD Inre marknaden, industri, entreprenörskap samt små och medelstora företag samt GD Transport och rörlighet)
Vad gäller indirekt förvaltade fonder fokuserade flera revisioner på befintliga övervakningsprogram i generaldirektorat och avdelningar (GD Internationellt samarbete och utveckling, GD Energi, GD Inre marknaden, industri, entreprenörskap samt små och medelstora företag och GD Transport och rörlighet) vid förvaltningen av specifika program (fredsbevarande resurs för Afrika, Fonden för ett sammanlänkat Europa, stödprogrammet för kärnkraftsavveckling och Galileo). På detta område identifierades mycket allvarliga svagheter i generaldirektoratets kontroll- och övervakningsstrategier som kan äventyra politikmålen, vilket ledde till absolut nödvändiga och mycket viktiga rekommendationer som kräver omedelbara åtgärder. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitten 5.4 (GD Internationellt samarbete och utveckling), 4.4 (GD Energi), 7.1 (GD Inre marknaden, industri, entreprenörskap samt små och medelstora företag) och 4.6 (GD Transport och rörlighet)).
4.1.2.3. Delad förvaltning
(a)Gapanalys: beredskap att hantera utgiftsprogrammens nya rättsliga krav och resultatfokus, utformningen av förvaltnings- och kontrollsystem
Under 2014 fokuserade IAS i en rad revisioner på hur generaldirektoraten och avdelningarna har reagerat på de nya rättsliga kraven i finansieringsprogrammen för perioden 2014–2020. Dessa gapanalysrevisioner slutfördes 2015 (GD Havsfrågor och fiske och GD Migration och inrikes frågor) och identifierade en rad risker som kommissionen utsätts för till följd av det gemensamma lagstiftningsförfarandet och som behöver minskas vid utformning och genomförande av generaldirektoratens och avdelningarnas förvaltnings- och kontrollsystem. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitten 2.4 (GD Havsfrågor och fiske) och 6.1 (GD Migration och inrikes frågor)).
(b)Delad förvaltning: övervakning av medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem, resultatorientering och resultatramar samt förhandsvillkor
Vad gäller delad förvaltning identifierades allvarliga svagheter i övervakningen av medlemsstaternas befintliga förvaltnings- och kontrollsystem för vissa politikområden (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling – miljöanpassning) som kan äventyra politikmålen. (Se bilaga 1, del 1, avsnitt 2.1).
Dessutom behöver bedömningen av resultatrelaterade faktorer, resultatorienteringen och resultatramarna samt bedömning, övervakning och rapportering av förhandsvillkor stärkas på flera politikområden (GD Regional- och stadspolitik samt GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering) för att säkerställa att resultat och att önskade politikmål nås. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 3.1).
4.1.3.Resultat för politikområden som inte medför utgifter
Vad gäller politikområden som inte medför utgifter gav en revision i GD Handel slutsatsen att generaldirektoratet har säkerställt en effektiv och ändamålsenlig hantering av de handelsskyddsinstrument som skyddar Europeiska unionen mot snedvridning av handeln. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 7.3).
En annan revision fokuserade på stödet från Eurostat vid produktionen av indikatorer som används för att mäta framstegen mot EU:s strategiska mål. IAS konstaterade att Eurostats operativa processer vid produktionen av europeisk statistik och nyckeltal sammantaget är tillfredsställande. Vid användningen av ”övrig statistik” ansågs dock inte dataunderlaget vara lika oberoende, robust och tillförlitligt som den europeiska statistiken. I synnerhet fann IAS inga bevis för att den övriga statistik som generaldirektoraten använder för att visa på framsteg mot målen i Europa 2020 är föremål för en liknande kvalitetsgranskning som den process Eurostat har genomfört för den europeiska statistiken. (Se arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, del 1, avsnitt 8.1).
4.2.IAS begränsade slutsatser om den interna kontrollen i respektive generaldirektorat
Efter centraliseringen av internrevisionsfunktionen avgav IAS för första gången i februari 2016 en slutsats om den interna kontrollen 15 i varje generaldirektorat och avdelning. Slutsatserna var avsedda att bidra till 2015 års verksamhetsrapporter för berörda generaldirektorat och avdelningar och ersatte de tidigare internrevisionsenheternas yttranden om kontrollerna. Slutsatserna om de interna kontrollerna baserades på det revisionsarbete som utförts under de senaste tre åren och omfattar alla öppna rekommendationer som utfärdats av IAS och internrevisionsenheterna (i den mån de övertagits av IAS). I slutsatserna läggs särskild vikt vid alla öppna rekommendationer som klassats som absolut nödvändiga eller den kombinerade effekten av en rad rekommendationer som klassats som mycket viktiga eftersom de kan innebära att ett förbehåll måste utfärdas till respektive generaldirektorats eller avdelnings årliga verksamhetsrapport. IAS slutsatser om den interna kontrollen är begränsade till de hanterings- och kontrollsystem som var föremål för revision och omfattar inte sådana som inte har reviderats av IAS eller internrevisionsenheter under de senaste tre åren.
4.3.Övergripande yttrande om kommissionens ekonomiska förvaltning
IAS utfärdar även, i enlighet med sin uppdragsstadga, ett årligt övergripande yttrande 16 om kommissionens ekonomiska förvaltning. Det baseras på revisionsarbete som utförts inom kommissionens ekonomiska förvaltning av både IAS och de tidigare internrevisionsenheterna under de senaste tre åren (2013–2015). De beaktar även uppgifter från andra källor, som Europeiska revisionsrättens utlåtanden. Det övergripande yttrandet utfärdas parallellt med denna rapport och omfattar samma räkenskapsår.
I likhet med tidigare versioner är det övergripande yttrandet för 2015 kvalificerat beträffande de förbehåll som gjorts i de delegerade utanordnarnas revisionsförklaringar. Som underlag för sitt yttrande har IAS beaktat den kombinerade effekten av de belopp som bedöms vara utsatta för risker enligt redovisningen i de årliga verksamhetsrapporterna med hänsyn till korrigeringsförmågan enligt tidigare finansiella korrigeringar och återvinningar. Med tanke på storleken av tidigare finansiella korrigeringar och återvinningar och under förutsättning att korrigeringarna för 2015 års betalningar kommer att ligga på en jämförbar nivå har EU:s budget ett lämpligt skydd som helhet (inte nödvändigtvis enskilda politikområden) och över tid (ibland flera år i efterhand).
Utan ytterligare förbehåll för yttrandet lade internrevisorn till tre upplysningar av särskild betydelse som gäller följande:
–Kontrollstrategier på forskningsområdet för programmen 2014–2020.
–Övervakningsstrategier för tredje parter som genomför åtgärder och program.
–Programmet för kärnreaktoravveckling och avfallshantering vid Gemensamma forskningscentrumet.
5.Samråd med kommissionens panel för finansiella oegentligheter
Inga systemrelaterade fel rapporterades under 2015 av panelen för finansiella oegentligheter enligt artikel 73.6 i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.
6.Slutsatser
Till följd av de revisioner som utförts i år och tidigare år av tjänsten för internrevision har det upprättats handlingsplaner. Genomförandet av dessa handlingsplaner bidrar till att kommissionens ramverk för intern kontroll stadigt förbättras.
IAS kommer att genomföra uppföljningsrevisioner avseende verkställandet av handlingsplaner. Dessa handlingsplaner kommer att granskas av kommittén för revisionsuppföljning, som kommer att informera kollegiet på vederbörligt sätt.
IAS kommer att fortsätta fokusera på revisioner av finansiell förvaltning, regelefterlevnad och resultat.
7.Förkortningar
|
Förkortning |
Beskrivning |
|
APC |
Kommittén för revisionsuppföljning |
|
ESI-fonderna |
De europeiska struktur- och investeringsfonderna |
|
GD |
Generaldirektorat |
|
IAS |
Tjänsten för internrevision |
|
SWD |
Arbetsdokument från kommissionens avdelningar |