9.12.2015   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 409/160

RAPPORT

om årsredovisningen för Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet för budgetåret 2014 med myndighetens svar

(2015/C 409/18)

INLEDNING

1.

Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (nedan kallad myndigheten) ligger i Parma och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 178/2002 (1). Myndighetens viktigaste uppdrag är att tillhandahålla de vetenskapliga uppgifter som behövs för utarbetandet av unionens lagstiftning om livsmedel och livsmedelssäkerhet och att samla in och analysera uppgifter för att kunna beskriva och övervaka risker, samt informera om riskerna på ett opartiskt sätt (2).

INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

2.

I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i myndighetens system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen.

REVISIONSFÖRKLARING

3.

Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat

a)

myndighetens årsredovisning, som består av räkenskaperna (3) och rapporterna om budgetgenomförandet (4) för det budgetår som slutade den 31 december 2014,

b)

lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

Ledningens ansvar

4.

Ledningen har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för myndigheten som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta (5).

a)

I ledningens ansvar för myndighetens årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare (6) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Den verkställande direktören godkänner myndighetens årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av myndighetens finansiella ställning.

b)

Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt.

Revisorns ansvar

5.

Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet (7) om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida myndighetens årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

6.

Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna. När revisionsrätten upprättade denna rapport och revisionsförklaring beaktade den det revisionsarbete som den oberoende externa revisorn utfört avseende myndighetens räkenskaper i enlighet med artikel 208.4 i EU:s budgetförordning (8).

7.

Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring.

Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet

8.

Revisionsrätten anser att myndighetens årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av myndighetens finansiella ställning per den 31 december 2014 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i myndighetens budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare.

Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna

9.

Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2014 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

10.

Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden.

ÖVRIGA KOMMENTARER

11.

År 2005 trädde EU:s nya tjänsteföreskrifter i kraft, som bland annat innehåller bestämmelser om att framtida löner till tjänstemän som rekryterats före den 1 maj 2004 inte ska vara lägre än enligt de tidigare tjänsteskrifterna. Vid revisionen upptäckte vi att man inte följde detta, vilket ledde till en för låg betalning på totalt 87  000 euro under perioden 2005–2014 när det gällde åtta av de 71 tjänstemän som var anställda vid den tiden. Myndigheten kommer att göra de kompletterande löneutbetalningarna i vederbörlig ordning.

UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER

12.

En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I.

Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 8 september 2015.

För revisionsrätten

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Ordförande

(1)  EGT L 31, 1.2.2002, s. 1.

(2)  I bilaga II sammanfattas myndighetens behörighet och verksamhet i informationssyfte.

(3)  Här ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

(4)  Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

(5)  Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).

(6)  De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

(7)  Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.

(8)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).

BILAGA I

Uppföljning av tidigare års kommentarer

År

Revisionsrättens kommentar

Genomförande av korrigerande åtgärder

(Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.)

2012

Vid de högriskbedömningar som utfördes av en extern konsult under 2012 och av kommissionens internrevisionstjänst i februari 2013 identifierades ett antal potentiellt allvarliga risker som gällde hur myndighetens internkontroller fungerade, särskilt avseende datahantering, kontinuitet och it-säkerhet. Myndigheten inledde en omfattande självbedömning av sitt internkontrollsystem under 2012. Processen pågår och korrigerande åtgärder planeras genomföras under 2013.

Pågår

2013

Enligt myndighetens självbedömning av systemet för intern kontroll 2012 och 2013 är merparten av normerna för intern kontroll uppfyllda. Det är ännu inte fallet med norm för intern kontroll nr 4 (personalbedömning och personalutveckling) och norm nr 11 (dokumenthantering) avseende vilka korrigerande åtgärder som höll på att vidtas när granskningen genomfördes.

Har genomförts

2013

Myndighetens årliga arbetsprogram innehåller inte tillräckliga uppgifter om planerade upphandlingar och bidrag för att underbygga finansieringsbeslut i den mening som avses i artikel 64 i tillämpningsföreskrifterna för myndighetens budgetförordning. Om sådana uppgifter fanns med i det årliga arbetsprogrammet skulle övervakningen av upphandlingar och bidrag bli mer ändamålsenlig.

Har genomförts

BILAGA II

Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Parma)

Behörighet och verksamhet

Unionens behörighetsområde enligt fördraget

Informationsinsamling

—

Gemensamma jordbrukspolitiken (artikel 38 i EUF-fördraget).

—

Inre marknadens funktionssätt (artikel 114 i EUF-fördraget)

—

Folkhälsa (artikel 168 i EUF-fördraget)

—

Gemensam handelspolitik (artikel 206 i EUF-fördraget)

Myndighetens behörighet

(Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 178/2002)

Mål

—

Tillhandahålla vetenskapliga yttranden och vetenskapligt och tekniskt stöd för lagstiftning och politik inom alla områden som har direkt eller indirekt effekt på livsmedels- och fodersäkerhet.

—

Informera om riskerna när det gäller livsmedelssäkerhet på ett opartiskt sätt.

—

Bidra till att en hög skyddsnivå för människors liv och hälsa uppnås.

—

Samla in och analysera uppgifter för att göra det möjligt att beskriva och övervaka risker.

Uppgifter

—

Avge vetenskapliga yttranden och publicera vetenskapliga undersökningar.

—

Främja enhetliga riskbedömningsmetoder.

—

Bistå kommissionen.

—

Söka, analysera och sammanställa nödvändiga vetenskapliga och tekniska uppgifter.

—

Identifiera och beskriva nya risker.

—

Inrätta ett nätverk för organisationer som är verksamma inom liknande områden.

—

Tillhandahålla vetenskapligt och tekniskt stöd i samband med krishantering.

—

Förbättra det internationella samarbetet.

—

Ge allmänheten och berörda parter tillförlitlig, objektiv och begriplig information.

—

Delta i kommissionens system för snabb varning.

Organisation

Styrelse

Sammansättning

14 ledamöter som utses av rådet (i samarbete med Europaparlamentet och kommissionen) och en företrädare för kommissionen.

Uppgift

Anta arbetsprogrammet och budgeten och se till att de genomförs.

Verkställande direktör

Utses av styrelsen på grundval av en lista över kandidater som kommissionen föreslår och efter en utfrågning i Europaparlamentet.

Rådgivande grupp

Sammansättning

En företrädare för varje medlemsstat.

Uppgift

Ge den verkställande direktören råd.

Vetenskaplig kommitté och vetenskapliga paneler

Utarbeta myndighetens vetenskapliga yttranden.

Extern revision

Europeiska revisionsrätten.

Intern revision

Myndighetens internrevisionsfunktion.

Europeiska kommissionens tjänst för internrevision.

Myndighet som beviljar ansvarsfrihet

Europaparlamentet på rådets rekommendation.

Medel till myndighetens förfogande 2014 (2013)

Budget

79,8 (78,1) miljoner euro, varav bidrag från unionen 100 % (100 %)

Personalstyrka den 31 december 2014

Tjänster enligt tjänsteförteckningen: 344 (351), varav tillsatta

—

anställda (tillfälligt anställda och tjänstemän): 330 (328),

—

övriga anställda (kontraktsanställda och utstationerade nationella experter): 119 (120).

Personalstyrka totalt (inklusive sju erbjudanden om anställning som hade skickats ut per den 31 december 2014): 449 (448), varav anställda med

—

uppgifter inom verksamheten: 333 (332),

—

administrativa uppgifter: 116 (116).

Produkter och tjänster 2014 (2013)

Vetenskaplig output och publikationer 2014

Verksamhet 1: Tillhandahållande av vetenskapliga yttranden och råd samt riskbedömningsmetoder

—

Vägledning från den vetenskapliga kommittén/de vetenskapliga panelerna: 1 (2)

—

Yttrande från den vetenskapliga kommittén/de vetenskapliga panelerna: 88 (44)

—

Vetenskaplig rapport från myndigheten: 11 (12)

—

Uttalande från myndigheten: 1 (2)

—

Uttalande från den vetenskapliga kommittén/de vetenskapliga panelerna: 3 (2)

Vetenskaplig output totalt för verksamhet 1 = 104 (62)

Verksamhet 2: Utvärdering av produkter, ämnen och anspråk som måste godkännas:

—

Slutsatser från sakkunnigbedömningen om bekämpningsmedel: 40 (45)

—

Vägledning från myndigheten: 4 (2)

—

Vägledning från den vetenskapliga kommittén/de vetenskapliga panelerna: 0 (3)

—

Yttrande från den vetenskapliga kommittén/de vetenskapliga panelerna: 197 (203)

—

Vetenskaplig rapport från myndigheten: 3 (0)

—

Uttalande från den vetenskapliga kommittén/de vetenskapliga panelerna: 3 (8)

—

Uttalande från myndigheten: 9 (6)

—

Motiverade yttranden: 84 (0)

Vetenskaplig output totalt för verksamhet 2 = 340 (267)  (1)

Verksamhet 3: Insamling av uppgifter, vetenskapligt samarbete och nätverksarbete

—

Vägledning från myndigheten: 4 (2)

—

Uttalande från myndigheten: 0 (0)

—

Motiverade yttranden: 0 (113)

—

Vetenskaplig rapport från myndigheten: 9 (7)

Vetenskaplig output totalt för verksamhet 3 = 13 (122)  (2)

Publikationer

—

Rapporter från evenemang: 10 (11)

—

Externa vetenskapliga rapporter: 79 (74)

—

Tekniska rapporter: 105 (70)

Publikationer totalt = 194 (155)

Output totalt = 651 (606)

—

Vetenskaplig output som får stöd av kommunikationsaktiviteter: 14 % (7 %)

—

Offentliga samråd: 49 (56)

—

Besök på webbplatsen: 2,8(4,7) miljoner

—

Prenumeranter på myndighetens tidskrift Highlights (höjdpunkter): 33  947(31  912)

—

Mediebevakning: 14  913(11  820)

—

Medieförfrågningar: 564 (625)

—

Pressmeddelanden: 10 (16)

—

Webbnyheter: 32 (54)

—

Intervjuer: 65 (95)

(1)  Motiverade yttranden utarbetades inom verksamhet 3 år 2013.

(2)  Motiverade yttranden utarbetas nu inom verksamhet 2.

Källa: Bilagan har tillhandahållits av myndigheten.

MYNDIGHETENS SVAR

11.

När det gäller revisionsrättens kommentar om de för låga löneutbetalningar som ägde rum 2005 för personal som redan hade rekryterats när 2004 års tjänsteföreskrifter trädde i kraft, vill vi framhålla att hanteringen och beräkningen av myndighetens personalkostnader ombesörjs av PMO (byrån för löneadministration och individuella ersättningar, som är en del av Europeiska kommissionen), precis som är fallet med andra EU-byråer.